Upload
others
View
2
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Prosedur
2.1.1. Definisi Prosedur
Menurut Koontz dan Weihrich dalam Nuraida (2014 : 43) mengatakan
bahwa “Prosedur merupakan bagian dari rencana kantor. Jenis-jenis rencana
meliputi misi, tujuan, strategi, kebijaksanaan, prosedur, peraturan, program, dan
anggaran”.
Menurut Narko dalam (Wijaya & Irawan, 2018) “Prosedur adalah urut-urutan
pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang yang disusun untuk menjamin
adanya perlakuan yang sama terhadap penanganan transaksi perusahaan yang
berulang-ulang”
Menurut Moekijat dalam Nuraida (2014 : 43) mengatakan bahwa “Prosedur
perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah (atau
pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan) melakukan suatu pekerjaan, berhubungan
dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di
mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
Menurut Sutabri dalam (Kusuma Wardani & AR Topowijono, 2014) “Prosedur
merupakan suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan
7
beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk
menjamin penangganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-
ulang”.
Menurut Mulyadi dalam (Rahmawati, 2012) “Prosedur merupakan suatu
kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau
lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara transaksi perusahaan yang
berulang- ulang”.
Menurut Nuraida (2014 : 43) dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan:
1. Metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang
akan datang.
2. Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.
3. Pedoman untuk bertindak
2.1.2. Metode Penulisan Prosedur
Menurut Nuraida (2014 : 47) Penulisan prosedur perlu diketahui untuk
mencari cara yang paling efektif dan efisien bagi setiap kantor dalam membuat
pedoman kerja. Banyak cara atau metode yang dapat dipilih untuk menulis
prosedur, di antaranya sebagai berikut:
1. Deskriptif
Ini adalah cara yang paling sederhana sehingga prosedur yang dituliskan juga
merupakan prosedur yang sederhana yang tidak memerlukan simbol-simbol
khusus. Kontrak kerja sama dengan supplier biasanya menggunakan prosedur
deskriptif.
8
2. Chart
Jika perusahaan semakin berkembang maka struktur organisasi perusahaan dan
prosedur kerja pun semakin rumit dan kompleks. Oleh karena itu, jika semua
prosedur dibuat dalam bentuk tertulis, akan lebih sulit dimengerti oleh para
pelaksana. Prosedur kerja yang dibuat dalam bentuk gambar atau simbol
bertujuan agar terlihat lebih sederhana bagi pelaksana sehingga lebih mudah
dipahami dan diterapkan dalam pekerjaan sehari-hari. Untuk mempermudah
analisis terhadap prosedur atau metode kerja serta mempermudah komunikasi,
sebaiknya informasi disajikan secara visual. Untuk keperluan tersebut, disusun
berbagai simbol (kode) bagi setiap kegiatan yang penting. Simbol dapat berupa
gambar-gambar visual yang melukiskan instruksi-instruksi, macam kegiatan,
perpindahan satu kegiatan ke kegiatan yang lain, dan sebagainya sehingga
tampak jelas kaitan atau ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang
lain.
2.1.3. Tahapan Penulisan Prosedur
Menurut Nuraida (2014 : 55) Prosedur kerja kantor harus mendukung
pencapaian tujuan bagian, departemen, divisi, dan organisasi secara keseluruhan,
serta menciptakan arus kerja yang efisien untuk mempermudah pengambilan
keputusan oleh yang berwenang serta mempermudah pelaksanaan kegiatan
operasional kantor sehari-hari. Untuk itu ada beberapa tahapan yang harus dilalui,
yaitu sebagai berikut:
9
1. Identifikasi pekerjaan atau operasi yang akan dikerjakan dan dianalisis
dengan sistem yang sudah ada.
2. Selaraskan logika prosedur yang akan dibuat dengan seluruh prosedur yang
ada di perusahaan.
3. Buat urutan langkah yang paling cocok dan logis.
a. Hindarkan penulisan yang panjang lebar.
b. Buat tiap langkah ke arah penyelesaian pekerjaan.
c. Hindarkan keterlambatan, pengulangan, dan back tracking, yaitu
pegawai harus kembali ke tahap awal prosedur lagi apabila
mengalami hambatan di tengah-tengah pelaksanaan suatu prosedur.
d. Minimalkan duplikasi dokumen. Artinya, jangan sampai dokumen
diberikan kepada orang yang tidak membutuhkan sehingga
menimbulkan ketidak efisienan.
e. Cantumkan dengan jelas penanggung jawab pada setiap kegiatan
dalam prosedur tersebut dan sesuaikan dengan kemampuan
individu
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa Prosedur kerja ada pada setiap
bagian dalam perusahaan. Prosedur kerja yang baik mencerminkan pengelolaan
sistem informasi manajemen yang baik yang mempermudah dan menyederhanakan
pelaksanaan pekerjaan dan bukan untuk mempersulit, apalagi sampai menghambat
pelaksanaan pekerjaan kantor. Secara garis besar, prosedur kerja harus mendukung
pencapaian tujuan secara efisien, mempermudah koordinasi intern dan ekstern,
serta membantu terciptanya informasi yang baik dan siap pakai.
10
2.2. Administrasi
2.2.1. Pengertian Administrasi
Secara etimologis, “administrasi” berasal dari bahasa latin yang terdiri dari
kata ad dan ministrare. Kata ad artinya intensif, sedangkan ministrare artinya
melayani, membantu, atau mengarahkan. Jadi, pengertian administrasi adalah
melayani secara intensif. Administrasi dari perkataan administrare atau kata benda
administrario juga berasal dari kata administravius yang masuk ke dalam bahasa
Inggris, yakni administration. Adapula yang berpendapat bahwa kata administrasi
diambil dari kata ad dan ministro. Ad mempunyai arti “kepada” dan ministro berarti
“melayani”, yang berarti pelayanan atau pengabdian.
Menurut Burhanuddin dalam Athoillah (2013 : 11) mengatakan bahwa, ”kata
administrasi diambil dari kata “ad” dan “ministro”. Ad mempunyai arti “kepada”
dan ministro berarti “melayani”. Dengan demikian, diartikan sebagai pelayanan
atau pengabdian terhadap subjek tertentu”.
Selain itu, kata administrate berasal dari bahasa Belanda, yang artinya lebih
sempit dan terbatas pada keterangan yang diperoleh secara sistematis, yang
berfungsi mencatat hal-hal yang terjadi dalam organisasi sebagai bahan laporan
bagi pimpinan, di dalamnya merupakan kegiatan tulis-menulis, mengirim, dan
menyimpan keterangan dan kaitkan pula dengan aktivitas administrasi perkantoran
yang hanya merupakan salah satu bidang dari aktivitas administrasi yang
sebenarnya.
Menurut Al-Buraey dalam Athoillah (2013 : 131):
Administrasi, ad atau to dalam bahasa Inggris artinya “ke” atau “kepada” dan
ministrare sama artinya dengan kata to serve atau to conduct yang berarti
“melayani”, “membantu”, atau “mengarahkan”. Dalam bahasa Inggris, to
11
administer berarti pula “mengatur”, “memelihara” (to look after), dan
mengarahkan atau mengurus.
Menurut Siagian dalam (Wijaya & Irawan: 2018) administrasi adalah ”
keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan
atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya”.
Menurut Waldo dalam Athoillah (2013 : 133) mendefinisikan “Administrasi
sebagai bentuk daya upaya manusia yang kooperatif, yang mempunyai tingkat
rasionalitas tinggi”.
Menurut Pfiffner dalam Athoillah (2013 : 133) mengatakan bahwa
“Administrasi adalah suatu proses yang terutama tersangkut-paut dengan alat-alat
untuk menyelenggarakan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan”.
Menurut Siagian dalam (Herliana, 2016) menyatakan bahwa “Administrasi
adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang
didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya”.
Dari berbagai definisi yang dikemukakan oleh pakar administrasi di atas,
dapat dipahami bahwa administrasi memiliki arti sempit dan arti yang luas. Dalam
arti sempit, administrasi adalah kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan,
pencatatan, dan pembukuan informasi, serta pembuatan file-file seluruh komponen
dalam organisasi. Dalam arti luas, administrasi sama dengan arti manajemen, yaitu
proses kerja sama seluruh personal dalam organisasi yang erat kaitannya dengan
fungsi-fungsi manajemen dalam upaya mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2.2.2. Ruang Lingkup Administrasi
12
Menurut Siagian dalam Athoillah (2013 : 146) Ruang lingkup administrasi
terdiri atas beberapa bidang, yaitu:
1. bidang tata usaha, yang terdiri atas:
a. organisasi dan struktur pegawai tata usaha.
b. anggaran belanja dan keuangan.
c. masalah kepegawaian dan personalia organisasi.
d. korespondensi atau surat-menyurat.
e. pengangkatan, pemindahan, penempatan laporan, pengisian, buku
induk, buku laporan, dan sebagainya.
2. bidang personalia, yang meliputi:
a. pendataan pegawai.
b. penempatan pegawai.
c. pembinaan pegawai.
d. kebijakan-kebijakan normatif bagi pegawai.
e. kenaikan gaji berkala.
f. kepangkatan pegawai.
3. bidang pengawasan, meliputi:
a. panduan pembinaan pegawai.
b. norma-norma kerja sama antar organisasi.
c. kode etik organisasi dan kepegawaian.
d. sistem penilaian kepegawaian.
e. sistem evaluasi pelaksanaan kinerja organisasi.
Menurut Athoillah (2013 : 147) dengan bidang-bidang tersebut di atas, ruang
lingkup utama administrasi, meliputi:
13
1. Pengadministrasian seluruh program kerja organisasi;
2. Pengadministrasian seluruh pegawai atau anggota organisasi;
3. Pengadministrasian anggaran pendapatan dan pembelanjaan (input dan
output)
4. Pengadministrasian keuangan;
5. Pengadministrasian inventaris organisasi;
6. Pengadministrasian informasi dan surat-menyurat;
7. Pengadministrasian tata tertib dan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga
organisasi;
8. Pengadministrasian absensi personal organisasi;
9. Pengadministrasian berbagai panduan berorganisasi;
10. Pegadministrasian hasil-hasil kegiatan;
11. Pengadministrasian hasil-hasil evaluasi;
12. Pengadministrasian hasil dan strategi pemberdayaan organisasi;
13. Pengadministrasian berbagai pandangan, konsep, dan rumusan-rumusan
berbagai alternatif pemecahan masalah.
Seluruh kegiatan administrasi yang berkaitan dengan ketatausahaan,
pengadministrasian anggaran keuangan, dan belanja perusahaan, juga inventaris
perusahaan digolongkan pada administrasi materiil. Adapun pengadministrasian
tata tertib dan kode etik kepegawaian, absensi pegawai, pemberdayaan pegawai,
dan kegiatan-kegiatan pegawai, digolongkan pada administrasi personal.
2.2.3. Konsep-Konsep Administrasi
14
Menurut Siagian dalam Athoillah (2013 : 144) Konsep administrasi
mempunyai konotasi yang luas, antara lain sebagai berikut:
1. mempunyai pengertian sama dengan manajemen yang berusaha
memengaruhi dan menyuruh orang agar bekerja secara produktif.
2. memanfaatkan manusia, material, uang, dan metode secara terpadu guna
mencapai tujuan institusional.
3. mencapai suatu tujuan melalui orang lain, fungsi eksekutif pemerintah, dan
memanfaatkan sistem kerja sama interaktif yang rfisien dan efektif.
Pada dasarnya, perhatian utama administrasi adalah tujuan, manusia, sumber,
dan waktu. Kalau digabungkan dan dilihat dari bentuk dan perilakunya, keempat
unsur tersebut akan tampak sebagai suatu satuan sosial tertentu, yang sering disebut
organisasi. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah
subsistem dari organisasi yang unsur-unsurnya terdiri atas unsur-unsur organisasi,
yaitu tujuan, orang-orang, sumber, dan waktu.
2.2.4. Unsur-Unsur Administrasi
Menurut Athoillah (2013 : 145) unsur-unsur penting yang terdapat dalam
administrasi adalah sebagai berikut:
1. Segenap proses pengarahan dan pengintegrasian segala sesuatu, baik personal,
spiritual, dan materiil yang berhubungan dengan pencapaian tugas organisasi.
2. Suatu proses keseluruhan, kegiatan bersama dalam organisasi yang meliputi
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengordinasian, pengawasan,
pembiayaan, dan pelaporan dengan menggunakan atau memanfaatkan fasilitas
15
yang tersedia, baik personal, materiil maupun spiritual untuk mencapai suatu
tujuan secara efektif dan efisien.
3. Adanya cara bekerja sama dalam rangka mencapai tujuan pendidikan yang
efektif, yang berarti mendatangkan hasil yang baik dan tepat, sesuai dengan
tujuan organisasi yang telah ditentukan.
4. Adanya pelaksanaan pimpinan yang mewujudkan aktivitas kerja sama yang
efektif bagi tercapainya tujuan-tujuan organisasi.
5. Semua kegiatan organisasi dari yang meliputi usaha-usaha besar, seperti
perumusan kebijakan, pengarahan usaha, koordinasi, konsultasi,
korespondensi, kontrol, dan seterusnya, sampai pada pemecahan masalah.
6. Semua aspek dan kegiatan ditujukan untuk mencapai tujuan yang dicita-
citakan.
2.2.5. Fungsi-Fungsi Administrasi
Menurut Athoillah (2013 : 148) Administrasi memiliki fungsi-fungsi
tersendiri, sebagaimana dalam manajemen. Fungsi-fungsi tersebut adalah.
1. Pengelolaan perlengkapan
Pengelolaan perlengkapan khususnya dalam administrasi material. Pengertian
material adalah seluruh barang yang merupakan milik organisasi, sebagaimana
dalam administrasi negara, terdapat barang milik negara atau kekayaan negara,
yang dapat berwujud tahan lama (inventaris) maupun yang berwujud pakai
habis,yang satuannya dapat diukur, ditimbang, dan dihitung, kecuali surat-surat
berharga yang menunjang pelaksanaan tugas.
16
Pengelolaan perlengkapan merupakan salah satu fungsi administrasi, yang juga
merupakan fungsi manajemen, dalam organisasi yang berkaitan dengan unsur-
unsur administrasi lainnyaa, yaitu perencanaan, penentuan kebutuhan,
anggaran, pengadaan, penyimpanan, penyaluran, inventarisasi, pemeliharaan,
penghapusan, serta pengendalian.
2. Pembukuan perencanaan
Dalam administrasi, fungsi perencanaan berkaitan dengan perencanaan
kebutuhan perlengkapan dan penganggaran. Dalam pelaksanaan, administrator
melakukan beberapa kegiatan administratif, yaitu:
a. mendata seluruh perlengkapan yang ada.
b. memeriksa kualitas material yang dimiliki.
c. mengelompokkan barang-barang yang dimiliki.
d. memisahkan perlengkapan yang tidak layak pakai dan masih layak pakai.
e. menampung usulan pengadaan barang.
f. melaporkan seluruh usulan.
g. merapatkan kebutuhan yang akan diadakan.
h. membicarakan rehabilitasi, rekonstruksi perlengkapan.
i. memperkirakan anggaran pembelanjaan.
j. mempersiapkan biaya pemeliharaan.
3. Pelaporan
Pembukuan seluruh perencanaan merupakan informasi yang sangat penting
bagi organisasi. Kepentingan tersebut dapat dijadikan bahan kajian dan
observasi internal dan eksternal organisasi, terutama berhubungan dengan arah
kemajuan dan pertumbuhan organisasi.
17
4. Fungsi pengawasan administratif
Fungsi pengawasan administratif didasarkan pada data-data dan fakta yang
tertulis. Misalnya, pembukuan seluruh aktivitas organisasi, jadwal kegiatan,
absensi karyawan, pembendaharaan, dan sebagainya. Pencocokan antara data
yang tertulis dengan fakta di lapangan sangat penting agar pengawasan dapat
terus ditingkatkan.
5. Fungsi filing
Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan arsip secara sistematis
sehingga setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan
cepat. Hal ini karena arsip sangat berperan dalam organisasi, yaitu sebagai
“pusat ingatan”. Pentingnya menyimpan data disebabkan oleh berbagai alasan.
Salah satunya adalah sebagai bahan informasi bagi organisasi dan rujukan kerja
organisasi demi ketertiban manajerialnya.
6. Fungsi kerja sama
Fungsi kerja sama merupakan salah satu fungsi administrasi, terutama
berkaitan dengan seluruh proses pengadministrasian yang terdapat di dalam
organisasi, sebagaimana terjadinya proses pengarsipan yang berlaku untuk
berbagai bidang pekerjaan karena adanya tugas dan kewajiban yang berbeda-
beda, tetapi merupakan kesatuan sistem.
7. Fungsi komunikasi
Kerja sama tidak dapat berlangsung dengan sempurna apabila di dalamnya
tidak terjadi komunikasi yang baik. Komunikasi adalah hubungan yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk menyampaikan pesan dengan baik.
Pihak pertama disebut komunikator dan pihak kedua disebut komunikan.
18
Ketiga unsur ini (komunikator, komunikan, dan pesan) harus ada dalam
komunikasi. Unsur lainnya antara lain sarana.
8. Fungsi laporan
Laporan dapat berbentuk lisan maupun tulisan. Laporan secara lisan biasanya
berlaku untuk kegiatan yang tidak resmi yang permintaannya pun dalam
keadaan tidak resmi. Misalnya, seorang ketua panitia menanyakan kegiatan
yang telah dilakukan oleh seksi komunikasi massa, lalu panitia tersebut
menjelaskannya secara lisan. Adapun laporan yang dilakukan dalam kegiatan
resmi harus berbentuk lisan.