BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEMrepository.dinamika.ac.id/id/eprint/2305/4/BAB_III.pdf · Kosong Form Presensi Terisi Jadwal Perkuliahan Rekap ... nilai akhir Data Instruktur

11

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini akan dijelaskan proses pengembangan perangkat lunak dengan

menggunakan metode Waterfall diantaranya Planning, Analyzing, dan Design.

3.1 Analisis Sistem

Proses akademik pada SHS meliputi pendaftaran, penjadwalan kuliah,

pembelajaran teori, pembelajaran praktik, ujian teori, ujian praktik serta

penempatan siswa yang akan magang baik di dalam negeri maupun luar negeri.

Pendaftaran dilakukan secara bergelombang dalam 1 tahun, terdapat 5-6 gelombang

pada setiap tahunnya, 5 gelombang untuk jurusan manajemen perhotelan, pastry

and bakery, food product, room divison, F&B bartending dan 6 gelombang untuk

jurusan kapal pesiar. Alur proses akademik di SHS adalah, calon siswa datang dan

mendaftar sesuai jurusan di SHS, setelah itu mengikuti orientasi selama beberapa

hari. Saat siswa mengikuti orientasi, bagian akademik melakukan penjadwalan

kuliah. Perkuliahan dimulai 1 minggu setelah siswa mengikuti orientasi.

Saat ini proses kegiatan bagian akademik di SHS masih menggunakan

Microsoft Excel dan berdiri sendiri pada setiap komputer (Stand Alone).

Berdasarkan pencatatan kegiatan akademik seperti itu ditemukan beberapa

masalah, diantaranya penyimpanan data belum terpusat sehingga bagian akademik

kesulitan dalam mengolah data yang masih ada pada beberapa komputer. Hal

tersebut berdampak pada lamanya bagian akademik dalam menjalankan proses

bisnisnya.

12

Permasalahan kedua adalah bagian akademik masih kesulitan untuk

mencari detail lulusan dari SHS dalam kurun waktu tertentu, dikarenakan file masih

berupa kertas yang disimpan pada beberapa lemari penyimpanan, Sehingga terdapat

pertanyaan dari instansi / perusahaan terkait lulusan SHS secara mendetail, bagian

akademik masih kesulitan untuk mencari data tersebut dan membutuhkan waktu

yang relatif lama.

3.1.1 Document flow proses administrasi SHS

Proses administrasi akademik pada SHS sampai saat ini masih dikerjakan

secara manual dengan cara di tulis pada buku / kertas pada setiap prosesnya dan

penyimpanan data masih berupa kertas dan disimpan dalam lemari penyimpanan

berkas, dimulai dari penulisan data mahasiswa kedalam buku induk dan melakukan

penjadwalan. Dilanjutkan dengan proses perkuliahan, setelah proses perkuliahan,

dilanjutkan dengan mengentrykan data presensi kedalam daftar presensi dan

selanjutnya merekapitulasi nilai. Setelah proses tersebut selesai maka proses

berikutnya adalah penambahan data siswa yang akan magang / OJT. Setelah

mahasiswa tersebut OJT, maka mahasiswa tersebut akan dinyatakan lulus dari SHS

serta mendapatkan transkrip perkuliahan selama di SHS. untuk proses nya dapat

dilihat pada Gambar 3.1

13

Docflow Akademik 1

Siswa Staff Kabag Instruktur

Mulai

Isi formulir

Formulir terisi

Tulis di buku induk

Penjadwalan

Jadwal Perkuliahan

Form Presensi Kosong

Form Presensi Terisi

Jadwal Perkuliahan

Rekap Presensi

Presensi dan nilai ujian

Presensi dan nilai ujian

Jadwal Perkuliahan

Presensi dan nilai ujian terisi

Presensi dan nilai ujian terisi

Hitung nilai akhir

Data Instruktur

Data Matkul

Data Nilai Akhir

Hasil Rekap Presensi

Proses Kelulusan

Daftar peserta OJT

Sertifikat dan Transkrip

Proses OJT

Data Siswa Lulus

Surat / Sertifikat OJT

Selesai

1

2

3

44

1

Jadwal Perkuliahan

3

Buat form presensi

Gambar 3. 1 Docflow Akademik SHS

14

3.2 Analisisis Permasalahan

Berdasarkan identifikasi masalah yang ada, maka dilakukan analisis sistem

pada SHS. Proses analisis dilakukan mulai dari proses pendaftaran mahasiswa

sampai dengan mahasiswa tersebut lulus dari SHS. Permasalahan yang terjadi

adalah data yang tidak terpusat pada bagian akademik, dan bagian akademik

kesulitan mengolah data akademik yang masih ada pada beberapa komputer. Serta

ditambahnya kesulitan dalam mencari data tentang mahasiswa / alumni SHS. Hal

tersebut berdampak pada lamanya proses bisnis yang dilakukan bagian akademik

SHS. Untuk mengatasi hal tersebut, bagian akademik pada SHS membutuhkan

sebuah aplikasi yang dapat membantu proses berjalannya administrasi akademik

pada SHS. Fungsi yang dibangun terdiri dari proses pendaftaran, proses pembagian

matakuliah, entry presensi harian, Cetak form ujian, entry dan hitung nilai akhir,

pendataan proses OJT, Proses kelulusan dan mencetak transkrip nilai mahasiswa.

Aplikasi ini berbasis web yang bisa diakses pada jaringan intranet. Manfaat dari

aplikasi ini adalah : mampu mencatat data administrasi mahasiswa selama proses

akademik berlangsung dan sampai mahasiswa tersebut lulus dari SHS.

3.3 Analisis Kebutuhan

Pada proses Analyzing yang dilakukan pada metode waterfall akan

dijelaskan pada 3 sub bab dibawah ini, diantaranya kebutuhan user, Kebutuhan

fungsional dan model pengembangan yang digambarkan dan dijelaskan melalui

diagram input proses output (IPO).

15

3.3.1 Kebutuhan User

Analisis kebutuhan pengguna dilakukan agar fungsi yang dibangun sesuai

dengan kebutuhan masing-masing pengguna. Berdasarkan hasil wawancara dan

observasi, maka ditemukan deskripsi dari kebutuhan pengguna terhadap proses

akademik yang ada di SHS. Namun, kebutuhan dari masing-masing pengguna

masih terdapat kelemahan pada setiap proses bisnisnya. Gambar tabel 3.1 dibawah

adalah penjelasan mengenai kebutuhan dari masing-masing pengguna yang baru

guna mengurangi permasalahan yang dialami pada proses akademik. Kebutuhan

pengguna ini akan menjadi acuan dalam pengembangan aplikasi administrasi

akademik pada SHS.

Tabel 3. 1 Tabel User Requirment

No Pengguna Tugas Kebutuhan User

1 Kabag

Akademik

1. Melakukan proses pendaftaran

2. Membuat Jurusan

3. Membuat Tahun Gelombang

4. Proses buka dan tutup semester

5. Membuat kurikulum dan

penyusunan kurikulum

6. Setting kurikulum

7. Setting mahasiswa aktif

8. Melihat histori akademik

9. Melihat histori kelas per

semester

1. Mampu melakukan

proses pendaftaran

2. Mampu melihat data

mahasiswa

3. Mampu membuat

Jurusan.

4. Mampu merubah Jurusan

5. Mampu melihat jurusan

6. Mampu membuat tahun

dan gelombang

7. Mampu melihat tahun

dan gelombang

8. Mampu membuat

semester

9. Mampu melihat semester

10. Mampu membuat dan

menyusun kurikulum

11. Mampu melihat

kurikulum

12. Mampu mengatur

penggunaan kurikulum

13. Mampu melihat


14. Mampu melakukan

proses keaktifan

mahasiswa

16

No Pengguna Tugas Kebutuhan User

15. Mampu melakukan

proses tutup semester

16. Mampu melihat histori

akademik


histori per kelas

2 Staff

Akademik

1. Melakukan proses pendaftaran

2. Melakukan penambahan

matakuliah

3. Melakukan entry presensi

4. Melakukan entry nilai

5. Melakukan entry Data OJT

6. Melakukan proses kelulusan

7. Mencetak transkrip

8. Mencetak form nilai

9. Melihat histori akademik

1. Mampu melakukan

proses pendafaran


mahasiswa

3. Mampu menambahkan

data mata kuliah

4. Mampu melihat mata

kuliah

5. Mampu melakukan entry

data presensi


presensi

7. Mampu melakukan entry

data nilai ujian dan

harian


nilai ujian, harian dan

nilai akhir

9. Mampu menambahakan

data OJT

10. Mampu melakukan

proses kelulusan

11. Mampu mencetak

transkrip mahasiswa

12. Mampu mencetak form

nilai


histori akademik

mahasiswa

3 Mahasiswa Melihat Jadwal 1. Mampu menampilkan

data jadwal

17

3.3.2 Kebutuhan Fungsional

Adapun kebutuhan fungsional dalam penelitian ini diantaranya :

Tabel 3. 2 Kebutuhan Fungsional

NO Kebutuhan Fungsional Pengguna

1 Fungsi proses pendaftaran mahasiswa Kabag, Staff

2 Fungsi menampilkan data mahasiswa Kabag, Staff

3 Fungsi pencatatan data jurusan Kabag

4 Fungsi menampilkan data jurusan Kabag

5 Fungsi pencatatan data tahun gelombang Kabag

6 Fungsi menampilkan data tahun gelombang Kabag

7 Fungsi pencatatan mata kuliah Kabag, Staff

8 Fungsi menampilkan data mata kuliah Kabag

9 Fungsi pencatatan kurikulum Kabag

10 Fungsi menampilkan data kurikulum Kabag

11 Fungsi setting penggunaan kurikulum Kabag

12 Fungsi menampilkan susunan kurikulum Kabag

13 Fungsi proses buka semester Kabag

14 Fungsi proses tutup semester Kabag

15 Fungsi proses pembagian mata kuliah Kabag

16 Fungsi pencatatan presensi Staff

17 Fungsi filter mahasiswa ujian Staff

18 Fungsi proses hitung nilai akhir Staff

19 Fungsi proses OJT Staff

20 Fungsi proses kelulusan Kabag, Staff

21 Fungsi cetak form presensi ujian dan nilai Kabag, Staff

22 Fungsi cetak transkrip nilai Kabag, Staff

23 Fungsi lihat histori akademik Kabag, Staff

24 Fungsi lihat histori semester Kabag, Staff

25 Fungsi lihat jadwal mahasiswa Mahasiswa

26 Fungsi mencari data mahasiswa Kabag, Staff

18

3.4 Perancangan Sistem

Dalam perancangan aplikasi ini menurut SDLC ada beberapa tahapan yang

dilakukan. Adapun tahapan dalam pencangan system yang dilakukan adalah

pembuatan alur system, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram

(ERD), Struktur database, desain GUI, dan desain ujicoba.

3.4.1 Alur sistem

Terdapat diagram Input Proses Ouput, dan System flowchart pada

pengembangan aplikasi administrasi akademik pada Surabaya hotel school.

A. Diagram IPO

Diagram IPO pembuatan aplikasi administrasi akademik ini dijelaskan pada

gambar 3.2.

19

IPO AKADEMIK SHS

Proses OutputInput

Data mahasiswa

Jurusan

Proses Pendaftaran 1

Formulir Pendaftaran

Gelombang

1Data siswa

perkelompok (KRS)

Entry Presensi

Data Jadwal Kuliah

Data Presensi

Data Siswa yg boleh / tidak mengikuti ujian

Cetak Form presensi dan nilai ujian

3

Form Presensi ujian dan nilai Ujian Kosong

Form Presensi ujian dan nilai Ujian terisi

Hitung nilai Akhir

Data Rekap Nilai Akhir

5

Proses OJT

3

Data Peserta OJT

2

5

7

7

Proses Kelulusan

Transkrip Kelulusan

3

Histori Siswa

2 3 5

Informasi Histori siswa

Mata Kuliah

Semester

Kurikulum

Data Kurikulum

Proses Tutup Semester

2

Data Transkrip

6

6

6

histori Kelas Informasi Histori Kelas

5

Data Rekap presensi

Data nilai 8

8

Data Daftar Siswa Lulus

Proses Pembagian Mata Kuliah

Pembuatan & Penyusunan Kurikulum

Setting Kurikulum & Semester

Proses buka semester

Set Mahasiswa Aktif

Gambar 3. 2 Diagram IPO

20

Gambar 3.2 menjelaskan bagaimana 8 input data yang ada, dimasukkan ke

dalam 10 proses dan menghasilkan 15 output.

1. Input

a. Data Jurusan

Data Jurusan adalah data yang berisi jurusan program studi yang ada

di SHS diantaranya: Pastry and bakery, food product, room division, food

and beverages bartending, dan Kapal Pesiar.

b. Data Tahun Gelombang

Data gelombang adalah data yang berisi periode gelombang

pendaftaran setiap tahunnya yang mencakup semua jurusan yang ada di SHS

data gelombang terdiri dari 2 data, yaitu data Tahun dan data gelombang.

c. Data Mata Kuliah

Data mata kuliah merupakan data yang berisi daftar mata kuliah

semua jurusan yang nantinya akan ditempuh siswa di SHS. Nantinya data

matakuliah akan dikumpulkan pada proses pembuatan kurikulum.

d. Formulir Pendaftaran

Formulir pendaftaran merupakan data siswa yang telah mendaftar di

SHS dan akan di entrykan ke dalam aplikasi administrasi akademik. Data

tersebut merupakan data pribadi siswa yang telah mandaftar di SHS.

e. Semester

Semester merupakan inputan yang digunakan untuk menjalankan

proses pembagian matakuliah pada sub proses proses buka dan tutup

semester.

21

f. Kurikulum

Kurikulum merupakan inpitan yang digunakan untuk mengetahui

kurikulum yang ada pada SHS. Nantinya data kurikulum akan digunakan

pada proses pembagian mata kuliah pada sub proses setting kurikulum dan

penyusunan kurikulum.

g. Data jadwal Kuliah

Data jadwal kuliah merupakan data yang berasal dari proses

Penjadwalan kuliah, dimana proses tersebut dirancang dan di bangun pada

judul Tugas Akhir yang lain. Data jadwal kuliah digunakan pada proses

presensi yang ada pada SHS.

h. Form presensi ujian dan nilai terisi

Form presensi ujian dan nilai terisi merupakan form yang diterima

oleh instruktur setelah instruktur memberikan form tersebut ke bagian akademik

untuk dimasukkan kedalam proses hitung nilai akhir.

2. Proses

a. Proses Pendaftaran

Proses pendaftaran merupakan proses yang memiliki masukan data

siswa yang didapat dari formulir pendaftaran, data jurusan serta data tahun

gelombang. Proses pendaftaran ini mempunyai keluaran data siswa yang

akan digunakan untuk proses akademik di SHS.

b. Proses pembagian mata kuliah

Proses pembagian matakuliah merupakan Proses yang memiliki 4 sub

proses diantaranya Pembuatan dan Penyusunan kurikulum, proses buka dan

tutup semester, proses setting kurikulum dan semester, serta proses set

22

mahasiswa aktif. Keluaran dari proses pembagian matakuliah ini adalah data

kurikulum dan data siswa perkelompok. Dimana data siswa perkelompok

akan digunakan sebagai masukan pada proses penjadwalan yang dikerjakan

pada judul Tugas akhir yang lain

c. Proses Presensi

Proses presensi merupakan proses yang nantinya memiliki fungsi

untuk menyimpan data presensi harian proses tersebut memiliki input Form

presensi terisi yang didapat dari instruktur. proses ini nantinya akan

menghasilkan data presensi harian.

d. Cetak form presensi ujian dan nilai ujian

Cetak form presensi ujian dan nilai ujian merupakan proses cetak yang

menghasilkan sebuah form yang akan digunakan instruktur untuk

mengisikan nilai yang diperoleh mahasiswa. Pada saat mencetak form nilai,

nantinya aplikasi akan menghitung jumlah presensi mahasiswa, jika

presensi dibawah prasyarat 75% maka data mahasiswa akan berwarna

hitam, namu jika tidak memenuhi prasyarat maka akan ada tanda khusus

pada form nilai. Selanjutnya form ini akan diberikan kembali oleh

instruktur ke bagian akademik untuk di masukkan ke dalam aplikasi.

e Hitung nilai akhir

Proses hitung nilai akhir merupakan proses yang memiiki masukan

form nilai ujian dan nilai harian yang telah diisi sebelumnya oleh instruktur.

Pada proses ini akan dilakukan perhitungan nilai akhir yang didapatkan dari

nilai ujian maupun nilai harian yang dihitung berdasarkan persentase bobot

23

nilai yang telah diatur sebelumnya. Pada proses ini juga melakukan

rekapitulasi nilai akhir yang disimpan pada tabel detail nilai kelas.

f. Tutup Semester

Proses tutup semester merupakan proses yang digunakan untuk

merekapitulasi data presensi untuk dijadikan histori akademik, serta

memindahkan detail data perkuliahan yang masih ada pada beberapa tabel

Database untuk dipindahkan pada beberapa tabel, diantaranya tabel

transkrip dan tabel detail nilai kelas serta akan menghapus semua data

transaksi yang sebelumnya ada pada beberapa tabel.

g. Proses OJT

Proses OJT merupakan proses yang nantinya akan mengumpulkan data

siswa yang memenuhi syarat untuk berangkat OJT. Serta proses yang

nantinya menyimpan data mahasiswa yang telah OJT yang akan digunakan

sebagai pemicu proses kelulusan siswa.

h. Proses Kelulusan

Proses Kelulusan merupakan proses yang nantinya akan

menentukan siswa berhak lulus / tidak.proses ini menghasilkan transkrip

data nilai mahasiswa serta akan mengupdate data siswa menjadi data siswa

lulus.

i. Proses Histori mahasiswa

Proses histori mahasiswa merupakan proses yang nantinya akan

mencari detail data histori akademik mahasiswa selama di SHS. Keluaran

dari proses ini adalah data histori siswa

24

j. Proses histori kelas

Proses histori kelas merupakan proses yang nantinya menampilkan data

detail dari setiap kelas per semester. Proses ini memiliki keluaran data

histori akademik per kelas.

3. Output

a. Data mahasiswa

Data Siswa merupakan data yang berasalh dari form pendaftaran yang

diisi oleh calon siswa saat melakukan pendaftaran. Isi dari formulir data

pribadi diantaranya, Nama Lengkap, Alamat lengkap, Tempat dan tanggal

lahir, agama, Pendidikan Terakhir, Nama orang tua (wali), alamat Orang tua

(wali) , Pekerjaan orang tua (wali). Untuk isi dari form personal data siswa

diantaranya Nomer formulir, Jurusan, Gelombang, Tahun ajaran, Nama

Lengkap, Tempat tanggal lahir, Alamat lengkap, Telp / HP, Pendidikan

formal yang pernah di tempuh, pendidikan non formal / kursus dan

pelatihan, pengalaman kerja, Data Orang tua / wali.

b. Data kurikulum

Data kurikulum merupakan data kumpulan matakuliah yang telah

dikelompokkan berdasarkan jurusan. Data tersebut akan digunakan

mahasiswa untuk melakukan proses pembelajaran.

c. Data siswa perkelompok

Data siswa perkelompok merupakan hasil dari proses pembagian

matakuliah. Data ini berisi data mahasiswa, semester aktif dan data

pemngambilan matakuliah apa saja yang harus di ampu oleh mahasiswa.

25

Data ini nantinya digunakan pada proses penjadwalan untuk dilakukan

penjadwalan matakuliah.

d. Data Presensi

Data presensi adalah data yang berasal dari proses entry data presensi.

Data tersebut akan digunakan untuk mencetak form presensi ujian dan nilai

ujian yang nanti kan diberikan kepada instruktur.

e. Data siswa yang boleh dan tidak untuk mengikuti ujian

Data siswa yang boleh dan tidak untuk mengikuti ujian merupakan data

yang berasal dari proses cetak form presensi ujian serta nilai yang akan

diberikan kepada instruktur. Nantinya data mahasiswa yang tidak

diperbolehkan ikut ujian karena presensi akan ditandai secara otomatis dari

sistem.

f. Form presensi ujian dan nilai ujian kosong

Form presensi ujian dan nilai ujian kosong berasal dari proses cetak

form presensi dan nilai ujian. Form ini nantinya berisi data siswa yang

diperbolehkan dan tidak diperbolehkan mengikuti ujian. Mahasiswa yang

tidak diperbolehkan mengikuti ujian akan diberi tanda khusus. Setelah form

ini terisi, maka form presensi ujian dan nilai ujian akan dikembalikan oleh

instruktur ke bagian akademik.

g. Data rekapitulasi nilai akhir

Output rekap nilai data nilai akhir merupakan output yang didapat dari

proses hitung nilai. Proses perhitungan nilai didapatlkan dari perhitungan

nilai ujian, nilai harian yang telah dikalikan dengan persentase masing-

masing nilai.

26

h. Data Nilai

Data nilai merupakan data yang berisi nilai harian, nilai ujian, dan hasil

nilai akhir yang didapatkan dari perhitungan nilai ujian dan nilai harian yang

telah dihitung berdasarkan bobot masing-masing nilai. Data nilai akan

ditampilkan pada transkrip nilai.

i. Data transkrip

Data transkrip merupakan data yang menyimpan detail data akademik

siswa pada masa perkuliahan. Data tersebut akan tersimpan ketika proses

tutup semester dijalankan.

j. Data Rekap presensi

Data rekap presensi berasal dari proses tutup semester, data ini

digunakan untuk menyimpan histori presensi akademik mahasiswa.

k. Data Peserta OJT

Data peserta OJT merupakan data yang digunakan oleh bagian

akademik sebagai acuan yang berisi siswa yang diperbolehkan untuk

menjalankan magang atau tidak dan mengisi data detail tempat mahasiswa

tersebut magang.

l. Transkrip SHS

Transkrip kelulusan SHS merupakan hasil output berupa file pdf yang

berisi nilai selama masa perkuliahan. Transkrip ini merupakan tanda bahawa

mahasiswa tersebut telah menyelesaikan studi di SHS.

m. Data siswa lulus

Data siswa lulus adalah output yang dihasilkan oleh proses kelulusan

siswa, proses ini nantinya akan mengupdate data siswa menjadi lulus.

27

n. Histori mahasiswa

Histori siswa merupakan data yang berisi histori akademik terkait

Persen kehadiran, nilai akhir dan nilai huruf yang didapatkan mahasiswa

o. Histori kelas

Histori kelas merupakan data yang berisi histori akademik per kelas.

Data ini berisi hasil rekapitulasi nilai akhir dan jumlah mahasiswa pada 1

kelas yang dapat mengikuti ujian serta jumlah keseluruhan total mahasiswa

pada kelas tersebut.

B. Sistem Flow

Dalam pembuatan aplikasi administrasi akademik dibutuhkan system flow

yang sesuai dengan proses bisnis akademik pada SHS. Berikut penjelasan system

flow yang dibuat untuk membantu proses pembuatan apliakasi administrasi

akademik pada SHS.

1. System Flow Proses Pendaftaran Siswa

Proses Pendaftaran siswa dimulai dari calon mahasiswa memberikan formulir

pendaftaran ke bagian akademik, dilanjutkan dengan staff akademik melakukan

entry data siswa, pada saat memasukkan data siswa terdapat proses generate nim

yang memiliki output Nim mahasiswa yang telah di filter berdasarkan tahun

gelombang, jurusan, dan nim terakhir dari tabel mahasiswa. Sysflow proses

pendaftaran mahasiswa dapat dilihat pada gambar 3.3

28

Sysflow Proses Pendaftaran

Siswa Staff Akademik System

mulai



Entry Data SiswaGenerate NIM

Simpan data mahasiswa

Tabel Jurusan

Tabel Mahasiswa

Tabel Tahun

Gelombang

Selesai

Gambar 3. 3 Sysflow Proses Pendaftaran

2. System Flow Proses Pembagian Mata Kuliah (Pembuatan dan penyusunan

kurikulum)

Proses Pembagian mata kuliah dimulai dari pembuatan kurikulum oleh

kabag akademik. Pada proses entry data kurikulum terdapat beberapa data

diantaranya data jurusan, id tahun kurikulum, nama kurikulum, dan status aktif

kurikulum. Setelah proses pembutan kurikulum selesai maka dilanjutkan

dengan proses penambahan data matakuliah pada kurikulum yang telah dibuat,

pada saat penambahan data tersebut maka kabag juga mengatur kontrak

matakuliah terkait jumlah pertemuan, durasi, dan syarat presensi. Semua data

tersebut disimpan pada tabel ‘menyusun’. Gambar dapat dilihat pada gambar

3.4

29

Sysflow Proses pembagian mata kuliah

(Buat kurikulum dan menyusun)

System Kabag Akademik

Mulai

Entry data kurikulum

Simpan kurikulum

Pilih dan setting matakuliah pada

kurikulum

Tabel Kurikulum

Tabel Matakuliah

Tabel Menyusun

Tabel Jurusan

Simpan susunan matkul pada

kurikulum

Selesai

Tampil daftar Matakuliah

Pilih menu tambah data mata kuliah

Get data matkul

Gambar 3. 4 System Flow Proses Pembagian Mata Kuliah (Pembuatan dan

penyusunan kurikulum)

3. System Flow Proses Pembagian Mata Kuliah (Setting Kurikulum)

Setelah data matakuliah dan kurikulum tersimpan maka selanjutnya proses

Setting kurikulum, dimana proses setting kurikulum merupakan proses yang

mengatur penggunaan kurikulum pada tahun gelombang tertentu. Prosesnya

dimulai oleh Kabag akademik memilih tahun gelombang terlebih dahulu dan

memilih kurikulum yang akan digunakan atau yang aktif pada tahun gelombang

tersebut. Data tersebut disimpan pada tabel ‘menggunakan’ . Gambar dapat

dilihat pada gambar 3.5

30

Sysflow Proses pembagian mata kuliah

(Set Kurikulum)


MulaiKurikulum

Tabel Tahun

Gelombang

Simpan Set

Kurikulum

Tabel

menggunakan

Pilih Tahun

Gelombang, dan

Kurikulum

Selesai

Gambar 3. 5 System Flow Proses Pembagian Mata Kuliah (Setting Kurikulum)

4. System Flow Proses Pembagian Mata Kuliah (Buat Semester)

Proses selanjutnya adalah proses pembukaan semester aktif untuk jurusan

dan gelombang tertentu. Dimulai dengan kabag memilih Gelombang yang sudah

ada, memilih jurusan yang sudah ada dan mengisikan semester aktif nya. Data

tersebut disimpan pada tabel semester. Gambar proses pembuatan semester dapat

dilihat pada gambar 3.6

Sysflow Proses pembagian mata kuliah (Buat semester)


MulaiTabel

Jurusan

Tabel Tahun

Gelombang

Simpan Semester

Tabel

Semester

Buat Semester

Selesai

Gambar 3. 6 System Flow Proses Pembagian Mata Kuliah (Buat Semester)

31

5. System Flow Proses Pembagian Mata Kuliah (Set Keaktifan Mahasiswa)

Proses selanjutnya adalah proses set mahasiswa aktif. Proses tersebut adalah

proses yang mempunyai fungsi untuk mengatur keaktifan mahasiswa semester

tertentu, Jika mahasiswa tersebut aktif, maka data akan disimpan pada tabel

‘mengampu’, jika mahasiswa tersebut cuti, maka data akan disimpan pada tabel

‘cuti’ dan jika tidak aktif dan tidak cuti maka mahasiswa tersebut tidak memiliki

status keaktifan pada semester tertentu. Output pada proses pembagian matakuliah

ini nantinya digunakan pada proses penjadwalan matakuliah. Sysflow proses set

keaktifan mahasiswa dapat dilihat pada gambar 3.7

Sysflow Proses pembagian mata kuliah (Set Mhs aktif)


Mulai

Tabel Jurusan

Tabel mengampu

Cari mahasiswa

Pilih Jurusan & pilih Tahun gelombang

Tabel Tahun Gelombang

Tabel Mahasiswa

Tabel Cuti

Tampil mahasiswa

Pilih semester dan setting keaktifan

Update keaktifan mahasiswa

Read status keaktifan

menyusun

Menggunakan

Tabel Semester

Update Status

Selesai

TAktif?

Simpan Cuti

Simpan mengampu

Y

Gambar 3. 7 System Flow Proses Pembagian Mata Kuliah (Set Keaktifan

Mahasiswa)

32

6. System Flow Entry presensi harian

Proses Entry Presensi harian dimulai setelah instruktur memberikan daftar

absensi pada bagian akademik SHS, setelah mendapat form presensi maka staff

akademik akan memasukkan tanggal perkuliahan yang didapat dari tabel jadwal

matakuliah, setelah memilih tanggal perkuliahan, maka selanjutnya staff akdemik

mengisi status kehadiran instruktur, setelah status instruktur dinyhatakan hadir,

maka proses presensi dapat dilakukan dengan mengisi daftra hadir siswa yang

didapat dari tabel peserta perkuliahan. Setelah di masukkan kedalam sistem, data

presensi disimpan pada tabel presensi. Sysflow entry presensi harian dapat dilihat

pada gambar 3.8

Sysflow Proses Entry Presensi harian

SystemStaff Akademik

Tabel

transaksi

Kuliah

Tampil jadwal

Kuliah

Form Presensi

Terisi

Mulai Proses cari

perkuliahan

Pilih tanggal

perkuliahan

Pilih jadwal kuliah, isi

presensi instruktur

Tampil daftar

peserta

perkuliahan

Tabel

peserta

Proses load

data peserta

Entry Presensi

Simpan data

presensi

Tabel

presensi

Selesai

Gambar 3. 8 System Flow Entry presensi harian

33

7. System Flow cetak form nilai ujian

Cetak form form nilai ujian dimulai dengan memilih Kelas matakuliah yang

didapat dari tabel kelas, setelah memasukkan data kelas kedalam sistem, maka

sistem akan menghitung jumlah persentase kehadiran Instruktur dengan persentase

kehadiran siswa, jika kehadiran siswa kurang dari prasyarat kehadiran, maka nama

mahasiswa pada form yang tercetak akan diberi tanda khusus agar instruktur dapat

membedakan antara mahasiswa yang dapat mengikuti ujian atau tidak. Setelah form

tercetak, form nilai diberikan kepada instruktur. Sysflow cetak form presensi ujian

dan nilai dapat dilihat pada gambar 3.9

Cetak Form Presensi ujian dan nilai ujian

SystemStaff

Mulai

Pilih kelas

matakuliah Cetak Form nilai

Presensi

Form presensi dan

nilai

Selesai

Gambar 3. 9 Sysflow Cetak form presensi ujian dan nilai ujian

8. System Flow proses hitung nilai akhir

Proses Hitung nilai akhir dimulai ketika staff akademik menerima form presensi

ujian dan nilai ujian terisi dari instruktur dan dari form tersebut staff akademik akan

34

mencari data kelas pada aplikasi dan ketika data kelas sudah dipilih, aplikasi akan

menampilkan daftar peserta, setelah daftar peserta tampil. Jika ada perubahan

persentase nilai, maka staff akademik harus mengubah komposisi nilai antara nilai

harian dan nilai ujian. Setelah data persentase tersebut disimpan pada table kelas,

maka instruktur memasukan data nilai. Setelah data nilai tersimpan, maka aplikasi

akan menghitung jumlah nilai akhir sesuai persentase yang diberikan oleh

instruktur serta mencari grade nilai sesuai nilai akhir yang didapatkan oleh masing-

masing mahasiswa, data akan disimpan pada tabel nilai.setelah proses tersenut,

aplikasi akan merekapitulasi data nilai utnuk mencari jumlah mahasiswa yang

mendapatkan nilai A, B, C dan D serta presentasenya, Data tersebut disimpan pada

tabel Detail nilai kelas. Sysflow hitung nilai akhir dapat dilihat pada gambar 3.10.

35

Sysflow Hitung nilai akhir

Staff Akademik System

Mulai

Cari kelas

Tabel Nilai

Selesai

Form Presensi dan Form nilai

terisi

Cari kelas

Tampil Data kelas

Pilih kelas

Tampil daftar peserta

PesertaAmbil Daftar peserta kelas

Entry Nilai

Ada perubahan persentase nilai?

Ubah Persentase nilai

Y

Simpan persentase nilai

T

Tabel Kelas

Simpan dan Hitung

1

1

Tampil daftar peserta dan

nilai

Tampilkan data peserta & nilai

Proses hitung persentase nilai

Rekap nilai

Tabel Deta il

nila i kelas

1

Tabel Grade

Nilai

Gambar 3. 10 Sysflow Hitung Nilai Akhir

36

9. System Flow Proses Tutup Semester

Proses tutup semester dilakukan ketikan semester pembelajaran telah terhapus.

Proses tersebut diawali dengan Kabag akademik memilih semester yang akan

ditutup. Seleah memilih akan ada konfirmasi dari sistem, setelah terkonfirmasi

maka aplikasi akan melakukan beberapa proses, diantaranya, akan menghitung dan

merekapitulasi presensi, mengambil data nilai, menghitung kehaditan instruktur,

dan dari data hasil rekapitulasi tersebut, akan disimpan pada table transkrip. Setelah

data transkrip terseimpan maka system akan melakukan rekapitulasi presensi per

kelas yang nantinya data akan di simpan pada table kelas serta akan ditampilkan

pada proses lihat histori semester. Setelah data telah selesai di proses, maka

selanjutnya aplikasi akan menghapus data transaksi, diantarantya data Jadwal

matakuliah, data presensi, data nilai akhir, data transaksi kuliah, data mengampu,

data dan data peserta. Gambar Sysflow tutup semester dapat dilihat pada gambar

3.11

37

Proses tutup semester


Mulai

Pilih semester

Proses tutup semester

Tabel Presensi

Tabel nilai akhir

Konfirmasi tutup

semester

YA

Tabel Transaksi

Kuliah

Tabel Peserta

Tabel Jadwal

Tabel mengampu

Tabel Transkrip

Proses hapus transaksi

Hapus Data Selesai

TIDAK

Hitung dan rekap

presensi

Ambil data nilai

Menghitung kehadiran instruktur

Tabel Kelas

Tabel Grade nilai

Data transkrip sudah ada ?

Rekap per kelas

1

Update data kelas

Cek data transkrip

Proses insert

Proses Update

TIDAK

YA

1

Gambar 3. 11 System Flow Proses Tutup Semester

10. System Flow Proses OJT

Proses OJT merupakan proses penginputan data OJT kedalam aplikasi, staff

akademik hanya dapat memasukkan data OJT kedalam daftar peserta OJT yang

memenuhi syarat, syarat peserta OJT yaitu mahasiswa telah menempuh semua

matakuliah yang ada pada kurikulum pada saat siswa tersebut mendaftar di SHS.

38

Setelah memenuhi syarat maka data OJT dapat dimasukkan kedalam sistem.

Gambar Sysflow proses OJT dapat dilihat pada gambar 3.12

Sysflow Proses OJT

SystemStaff Akademik

Mulai

Cek data peserta

OJT

Data Peserta OJT

Tabel OJT

Entry Data OJT

(sertifikat)

Tampil Data

peserta OJT

Simpan data OJT

Selesai

Tabel menyusun

Tabel Transkrip

Gambar 3. 12 System Flow Proses OJT

11. System Flow Proses Kelulusan

Proses Kelulusan pada SHS dimulai oleh kabag memasukkan data tahun

gelombang, data jurusan, dari kedua data tersebut, sistem akan mencari daftar nama

yang dapat diluluskan pencarian data dicari dari tabel OJT karena persyaratan untuk

lulus adalah mahasiswa tersebut telah menempuh OJT. setelah sistem menampilkan

data siswa yang dapat di proses kelulusannya, maka user akan memilih data

mahasiswa yang sertifikatnya dapat dicetak / tidak, jika mahasiswa tersebut tidak

mempunya permasalahan, maka sertifikat dapat dicetak, namun jika mahasiswa

tersebut memiliki permasalahan, maka user harus mengisi alasan pengambilan

sertifikat terlebih dahulu sebelum memproses untuk mencetak sertifikat mahasiswa.

Gambar proses kelulusan dapat dilihat pada gambar 3.13.

39

Sysflow Proses Kelulusan


Mulai

Entry Tahun

Gelombang

Entry Jurusan

Cari mahasiswa

yg bisa lulus

Tampil Mahasiswa

yang akan

diluluskanPilih mahasiswa yang

akan diluluskan

Simpan data

mahasiswa Lulus

Proses Cetak

Transkrip

Transkrip Nilai

Mahasiswa

Selesai

Tabel Transkrip Tabel OJT

Tabel

mahasiswa

Update Status mhs

Bisa Cetak

Transkrip ?Y

Entry alasan

Update Tanggal ambil

Transkrip

T

Simpan Alasan

Update alasan lain

Tabel Jurusan

Tabel tahun

Gelombang

Gambar 3. 13 Sysflow Proses Kelulusan

12. System Flow lihat jadwal mahasiswa

Proses lihat jadwal mahasiswa adalah proses yang menampilkan data jadwal

perkuliahan mahasiswa. Dimulai ketika mahasiswa memasukkan nim, maka system

akan mencari jadwal matakuliah siswa tersebut dari tabel jadwal matkul. Gambaran

Sysfow nya dapat dilihat pada gambar 3.14

40

Sysflow Lihat Jadwal

System Mahasiswa

Cari data jadwal

Tabel Mahasiswa

Entry NIM Mahasiswa

Tampil data jadwal

Mulai

Tabel jadwal

Selesai

Gambar 3. 14 Sysflow lihat Jadwal

13. System flow Lihat histori Kelas

Sysflow liohat histori kelas merupakan proses yang nantinya akan menampilkan

data histori akademik pada setiap kelas diantaranya data jumlah mahasiswa yang

dapat mengikuti ujian, data yang mendapat nilai A, B C dan D. Gambar sysflownya

dapat dilihat pada gambar 3.15

41

Sysflow Lihat histori kelas

Staff Akademik System Kabag Akademik

Mulai

Pilih Semester

Pilih semester

Cari data histori

Tabel Kelas

Tabel Detail nilai kelas

Tabel semester

Tampil data Histori

Tampil data Histori

Selesai

Gambar 3. 15 Sysflow lihat histori kelas

14. System Flow Lihat Histori dan Jadwal mahasiswa

Proses lihat histori merupakan proses yang menampilkan data tentang histori

siswa / alumni selama menempuh pendidikan di SHS, dimulai ketika User ( Staff /

Kabag) mengisi NIM yang akan dicari historinya, maka sistem akan mencari data

histori diantaranya data nilai, data presensi yang didapat dari tabel Transkrip jika

telah tutup semester, atau tabel presensi dan nilai akhir jika belum ada proses tutup

semester. Gambar lihat histori dan jadwal dapat dilihat pada gambar 3.16

42

Sysflow Lihat histori akademik

Staff Akademik System Kabag Akademik

Entry Nim Mahasiswa

Cari Data histori

Tabel Transkrip

Tabel Nilai

Tabel Presensi

Tabel Mahasiswa

Tampil data Histori

Selesai

Mulai

Tampil data Histori

Entry NIM Mahasiswa

Gambar 3. 16 Sysflow Proses lihat histori

3.4.2 Context Diagram

Setelah proses perancangan menggunakan perancangan menggunakan

System Flow, Langkah selanjutnya adalah pembuatan Data Flow Diagram (DFD).

Yang merupakan penggambaran arus data dari sistem secara terstruktur dan jelas,

sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang baik. DFD merupakan diagram

yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data dan sistem

secara logika.

43

A. Context Diagram

Gambaran sistem pada Context Diagram menggambarkan tentang

informasi apa saja dan data yang keluar masuk ke dalam aplikasi administrasi

akademik ini. Pada aplikasi ini terdapat 4 external Entity yaitu. Staff akademik,

Siswa, Kabag Akademik, dan Aplikasi penjadwalan. Penjelasanya dapat dilihat

pada gambar 3.17

Gambar 3. 17 Context Diagram aplikasi administrasi akademik SHS

B. DFD Level 0 Aplikasi Administrasi Akademik

Langkah selanjutnya setelah membuat Context Diagram adalah membuat

Data Flow Diagram (DFD) level 0 dengan cara membagi Context diagram menjadi

proses yang lebih detail. Pada DFD Level 0 ini terdapat 3 proses yang utama, yaitu

Persiapan data awal, Administrasi serta laporan. Sedangkan external entitynya

Data Mahasiswa

Data nilai akhir

Data Presensi

Data OJT

Data Jurusan

Data tahun gelombang

Data Kurikulum

data semester

Data Set Kurikulum

Data Kurikulum

Data HistoriData Jadwal

Data JurusanData Mahasiswa

Data Mahasiswa Aktif

Data Mata Kuliah

data semester

Data Set Kurikulum

Data Siswa Lulus


Data Siswa Lulus

Data HistoriData Jadwal

Data JurusanData Mahasiswa

Data nilai akhir


Data OJT

Data Mata Kuliah

Data PresensiData Siswa Lulus


Data Jadwal

Data Detail nilai kelas

Data Siswa Lulus

Data Transaksi Kuliah

Data Peserta

Data Jadwal

Data Kelas

Data Histori kerja

Data Histori kerja

Data Mahasiswa

1

Aplikasi Administrasi

Akademik

Staff Akademik

Kabag Akademik

Mahasiswa

APLIKASI

PENJADWALAN

44

adalah Staff akademik, Kabag akademik dan mahasiswa. Gambar DFD level 0

dapat dilhat pada gambar 3.18.

Gambar 3. 18 DFD Level 0 Aplikasi Administrasi Akademik

Data

tah

un

ge

lom

ban

gD

ata

Ju

rusan

Data

Ku

riku

lum

data

se

me

ste

rD

ata

Se

t K

uri

ku

lum

Data

tah

un

ge

lom

ban

gD

ata

Ku

riku

lum

data

se

me

ste

rD

ata

Se

t K

uri

ku

lum

Data

Ju

rusan

Data

Mata

Ku

liah

Data

Mata

Ku

liah

Data

Mah

asis

wa

Data

Pre

se

nsi

Data

nilai akh

irD

ata

OJT

Data

Sis

wa L

ulu

s

Data

nilai akh

ir

Data

Jad

wal

Data

Pre

se

nsi

Data

OJT

Data

Ju

rusan

Data

tah

un

ge

lom

ban

g

Data

Sis

wa L

ulu

s

Data

Jad

wal

Data

Ju

rusan

Data

tah

un

ge

lom

ban

g

Data

Mah

asis

wa

Data

Ku

riku

lum

Data

Mata

Ku

liah

data

se

me

ste

r

Data

Me

ny

usu

n

Data

Se

t K

uri

ku

lum

Data

Me

ng

am

pu

Data

Cu

ti

Data

Ke

las

Data

Jad

wal

Data

Pe

se

rta

Data

Tra

nsaksi K

uliah

Data

Me

ny

usu

n

Data

Me

ng

am

pu

data

se

me

ste

r

Data

Pre

se

nsi

Data

nilai akh

ir

Data

OJT

Data

Tra

nskri

p

Data

Mah

asis

wa

Data

Ju

rusan

Data

tah

un

ge

lom

ban

g

Data

Jad

wal

Data

Pre

se

nsi

Data

nilai akh

ir

Data

Tra

nskri

p

Data

Mah

asis

wa

Data

Ko

ta

Data

Gra

de

Nilai

Data

His

tori

Ke

rja

Data

Ke

las

Data

De

tail N

ilai K

ela

s

Data

De

tail N

ilai K

ela

sD

ata

De

tail N

ilai K

ela

s

Data

In

str

uktu

r

data

se

me

ste

r

Data

His

tori

Data

Sis

wa L

ulu

s

Data

Mah

asis

wa A

kti

fD

ata

Mah

asis

wa

Data

His

tori

Data

Mah

asis

wa

Data

Pe

se

rta

Data

Tra

nsaksi K

uliah

Data

Ke

las

Data

Jad

wal

Data

His

tori

Ke

rja

Data

His

tori

Ke

rja

Data

Tra

nskri

p

Data

Tra

nskri

p

Data

Sis

wa L

ulu

s

Data

Mah

asis

wa

1

Pers

iap

an

Data

Aw

al

Sta

ff A

kad

em

ik

Kab

ag

Akad

em

ik

Mah

asis

wa

2

ad

min

istr

asi

3

His

tori

dan

Tra

nskri

p

1T

ab

el

Ju

rus

an

2T

ab

el

Ta

hu

n G

elo

mb

an

g

3T

ab

el

ma

ha

sis

wa

5T

ab

el

Ku

rik

ulu

m

6T

ab

el

Ma

tku

l

7T

ab

el

Se

me

ste

r

8T

ab

el

me

nyu

su

n

9T

ab

el

Me

ng

gu

na

ka

n

10

Ta

be

l m

en

ga

mp

u

11

Ta

be

l C

uti

12

Ta

be

l K

ela

s

13

Ta

be

l J

ad

wa

l

14

Ta

be

l P

es

ert

a

15

Ta

be

l T

ran

sa

ks

i k

uli

ah

16

Ta

be

l P

res

en

si

17

Ta

be

l N

ila

i

18

Ta

be

l s

isw

a O

JT

19

Ta

be

l T

ran

sk

rip

20

Ta

be

l K

ota

21

Ta

be

l G

rad

e N

ila

i

22

Ta

be

l H

isto

ri K

erj

a

23

Ta

be

l D

eta

il K

ela

s

24

Ta

be

l in

str

uk

tur

AP

LIK

AS

I P

EN

JA

DW

AL

AN

45

C. DFD Level 1 Persiapan Data Awal

Gambar 3.18 adalah decompose dari proses persiapan data awal. Proses ini

memiliki 6 proses diantaranya Buat jurusan, Buat tahun gelombaxng,

Pembagian mata kuliah, Simpan matakuliah, simpan kurikulum, , dan simpan

data mahasiswa.. Penjelasannya dapat dilihat pada gambar 3.19.

Gambar 3. 19 DFD Level 1 Persiapan data awal

Dat

a Ju

rusa

n

Dat

a ta

hun

gelo

mba

ng

Dat

a Ju

rusa

n

Dat

a ta

hun

gelo

mba

ng

Dat

a K

urik

ulum

Dat

a K

urik

ulum

Dat

a M

ata

Kul

iah

Dat

a S

et K

urik

ulum

Dat

a S

et K

urik

ulum

Dat

a M

ata

Kul

iah

Dat

a M

ahas

isw

a

Dat

a M

ahas

isw

a

Dat

a Ju

rusa

n

Dat

a ta

hun

gelo

mba

ng

Dat

a M

ata

Kul

iah

Dat

a M

ahas

isw

a

data

sem

este

r

Dat

a ta

hun

gelo

mba

ng

Dat

a Ju

rusa

n

Dat

a Ju

rusa

n

Dat

a ta

hun

gelo

mba

ng

data

sem

este

r

Dat

a K

urik

ulum

Dat

a M

enyu

sun

Dat

a M

ata

Kul

iah

Dat

a M

ata

Kul

iah

Dat

a S

et K

urik

ulum

Dat

a M

enga

mpu

Dat

a ta

hun

gelo

mba

ng

Dat

a Ju

rusa

n

Dat

a C

uti

Dat

a M

ahas

isw

a

Dat

a M

ahas

isw

a

data

sem

este

r

Dat

a K

ota

Dat

a H

isto

ri K

erja

Dat

a ta

hun

gelo

mba

ngD

ata

Juru

san

Dat

a M

ahas

isw

a

Dat

a M

ahas

isw

a A

ktif

Dat

a H

isto

ri K

erja

Dat

a H

isto

ri K

erja

data

sem

este

r

1.1

Bua

t Jur

usan

Staf

f Aka

dem

ikK

abag

Aka

dem

ik

1.2

Bua

t Tah

un

dan

Gel

omba

ng

1.3

Pem

bagi

an M

atak

ulia

h

1.5

Sim

pan

Mat

akul

iah

1.6

Pend

afta

ran

Mah

asis

wa

1Ta

bel J

urus

an

2Ta

bel T

ahun

Gel

omba

ng

3Ta

bel m

ahas

isw

a

5Ta

bel K

urik

ulum

6Ta

bel M

atku

l

7Ta

bel S

emes

ter

8Ta

bel m

enyu

sun

9Ta

bel M

engg

unak

an

10Ta

bel m

enga

mpu

11Ta

bel C

uti

20Ta

bel K

ota

22Ta

bel H

isto

ri K

erja

46

D. DFD Level 2 Pembagian mata kuliah

Proses pembagian matakuliah merupakan hasil decompose daripembagian

matakuliah, pada proses ini ada beberapa sub proses yaitu pembuatan

kurikulum, penyusunan kurikulum, Setting pemakaian kurikulum, setting

mahasiswa aktif serta membuat semester. Gambar DFD Level 2 dapat dilihat

pada gamber 3.20.

Gambar 3. 20 DFD Level 2 Pembagian mata kuliah

E. DFD Level 1 Administrasi

Gambar 3.19 merupakan DFD level 1 dari proses administrasi dimana

terdapat 3 Entity yaitu Staff Akademik, kabag akademik dan Aplikasi

penjadwalan serta 6 proses yaitu , Proses Presensi, Cetak Form nilai, proses

hitung nilai, tutup semester, update data ojt, dan proses kelulusan. Lebih

jelasnya akan dijelaskan pada gambar 3.21

Data Kurikulum

Data Kurikulum

Data Mata Kuliah

Data Jurusan

Data Kurikulum

Data Kurikulum

Data MenyusunData Mata Kuliah

Data Set Kurikulum


Data Kurikulum

Data Set Kurikulum


Data Cuti

Data Mahasiswa

Data Menyusun

data semester


Data Jurusan

data semester


Data Jurusan

Data Set Kurikulum


Data Set Kurikulum

data semesterdata semester

Kabag Akademik1.3.1

Simpan

Kurikulum

1.3.2

Tambah

matakuliah ke

kurikulum

5 Tabel Kurikulum

8Tabel

menyusun6

Tabel

Matkul

9 Tabel

Menggunakan

10Tabel

mengampu 2Tabel Tahun

Gelombang

1 Tabel Jurusan

1.3.3

Setting

Kurikulum

11 Tabel

Cuti

3 Tabel

mahasiswa

1.3.4

Set mahasiswa

Aktif

7Tabel

Semester1.3.5

Buat Semester

47

Gambar 3. 21 DFD Level 1 Administrasi

Da

ta P

ese

rta

Da

ta P

rese

nsi

Da

ta P

rese

nsi

Da

ta T

ransa

ksi K

ulia

h

Da

ta M

enyu

sun

Da

ta K

ela

s

Da

ta n

ilai a

khir

Da

ta M

eng

am

pu

Da

ta n

ilai a

khir

da

ta s

em

este

r

Da

ta T

ranskri

p

Da

ta n

ilai a

khir

Da

ta P

rese

nsi

Da

ta M

eng

am

pu

Da

ta K

ela

s

Da

ta J

ad

wa

l

Da

ta P

ese

rta

Da

ta T

ransa

ksi K

ulia

h

Da

ta T

ranskri

p

Da

ta T

ranskri

p

Da

ta O

JT

Da

ta O

JT

Da

ta S

isw

a L

ulu

sD

ata

Ma

ha

sis

wa

Da

ta ta

hun g

elo

mb

ang

Da

ta J

uru

sa

n

Da

ta O

JT

Da

ta T

ranskri

p

Da

ta K

ela

s

Da

ta P

ese

rta

Da

ta M

enyu

sun

Da

ta G

rad

e N

ilai

Da

ta D

eta

il N

ilai

Ke

las

Da

ta K

ela

s

Da

ta T

ransa

ksi K

ulia

h

Da

ta P

ese

rta

Da

ta P

rese

nsi

Da

ta P

rese

nsi

Da

ta O

JT

Da

ta n

ilai a

khir

Da

ta M

eng

am

pu

Da

ta S

isw

a L

ulu

s

Sta

ff A

ka

de

mik

Ka

ba

g A

ka

de

mik

12

Ta

be

l K

ela

s

13

Ta

be

l J

ad

wa

l

14

Ta

be

l P

es

ert

a

15

Ta

be

l T

ran

sa

ks

i k

uli

ah

2.1

Pro

se

s P

res

en

si

2.2

Pro

se

s h

itu

ng

nil

ai

8T

ab

el

me

nyu

su

n

10

Ta

be

l m

en

ga

mp

u

7T

ab

el

Se

me

ste

r

16

Ta

be

l P

res

en

si 17

Ta

be

l N

ila

i

18

Ta

be

l s

isw

a O

JT

2.3

Pro

se

s t

utu

p s

em

es

ter

19

Ta

be

l T

ran

sk

rip

2.4

Pro

se

s E

ntr

y O

JT

3T

ab

el

ma

ha

sis

wa

2.5

Pro

se

s K

elu

lus

an

1T

ab

el

Ju

rus

an

2T

ab

el

Ta

hu

n

Ge

lom

ba

ng

2.6

ce

tak

fo

rm n

ila

i

21

Ta

be

l G

rad

e N

ila

i

23

Ta

be

l D

eta

il K

ela

s

AP

LIK

AS

I P

EN

JA

DW

AL

AN

48

F. DFD Level 1 Histori dan Laporan

Gambar 3.22 menggambarkan tentang DFD level 1 pada proses histori dan

laporan. proses tersebut merupakan proses yang mnenampilkan data histori

siswa serta data jadwal matakuliah mahasiswa. Gambarnya dpat dilihat pada

gambar 3.22

Gambar 3. 22 DFD Level 1 Histori dan Laporan

3.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD menjelaskan tabel apa saja yang akan diginakan dalam pembuatan

aplikasi administrasi akademik SHS. ERD terbagi menjadi Conceptual Data Model

(CDM) dan Physical Data Model (PDM). Penjelasannya ada pada gambar 3.23 dan

3.24

Data Jadwal

Data Mahasiswa

Data Jadwal

Data Mahasiswa

Data nilai akhir

Data PresensiData Transkrip

Data Transkrip

Data Kelas

Data Instruktur

Data Detail Nilai

Kelas

data semester

Data Jadwal

Data Grade Nilai

Data HistoriData Histori

Data TranskripData Transkrip

Data Detail Nilai

Kelas

Staff

Akademik

Mahasiswa

Kabag

Akademik

13 Tabel Jadwal

16 Tabel Presensi

17 Tabel Nilai

19 Tabel Transkrip

3 Tabel mahasiswa

3.1

Lihat jadwal

3.2

Lihat Histori

akademik

3.3

Cetak Transkrip

21Tabel Grade

Nilai

12 Tabel Kelas

23 Tabel Detail Kelas

24 Tabel instruktur

3.4

Lihat Histori Kelas

7 Tabel Semester

APLIKASI

PENJADWALAN

49

A. Conceptual Data Model (CDM)

CDM berfungis untuk menggambarkan secara keseluruhan konsep struktur

basis data yang dirancang untuk suatu program aplikasi.CDM dpada adplikasi

administrasi akademik ini terdiri atas 23 tabel. Adapun CDM untuk aplikasi

administrasi akademik ini dapat dilihat pada gambar 3.23.

Gambar 3. 23 CDM aplikasi administrasi akademik SHS

B. Physical Data Model (PDM)

PDM berfungsi untuk menggambarkan secara detail rancangan basis data

dan merupakan hasil dari generate dari CDM. Adapun model rancangan PDM

pada aplikasi administrasi akademik ini dapat dilihat pada gambar 3.24 Pada

gambar 3.24 terdapat table yang berwarna ungu, table tersebut dipergunakan

pada judul tugas akhir yang lain.

Menyusun

Mempunyai

mengambil

membagi

Terdapat

Ditempati

Memasuki

Mengajar

Memiliki

Menjalanakan

Memiliki

Histori Kerja

Peserta

Menggunakan

memili lki

memiliki

Mengisi

memilikimelakukan

Mencatat

Mencatat

memiliki

memiliki

mempunyai

membagi

melakukan

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

mengampu menyimpan

mengisi

Jurusan

Id Jurusan

Nama Jurusan

Inis Jurusan

...

Tahun Gelombang

id_Tahun gelombang

Id Tahun

Id Gelombang

...

Kurikulum

Id Kurikulum

Nama Kurikulum

Tahun Kurikulum

Status Kurikulum

...

Mata Kuliah

Id matkul

Nama Matkul

Jenis Matkul

...

Instruktur

Id Instruktur

Nama Instruktur

HP instruktur

Status Instruktur

Realisasi

...

Mahasiswa

Id Mahasiswa

No urut

Nama Mahasiswa

Tanggal Lahir Mahasiswa

Tempat Lahir mahasiswa

Agama mahasiswa

Alamat Mahasiswa

HP mahasiswa

Pendidikan Terakhir

Tanggal masuk

Nama Ortu

Telp Ortu

Alamat Ortu

Pekerjaan ortu

Tanggal Keluar

Alasan keuangan

Alasan Absensi

Alasan lain

Nomor Sertifikat

Tanggal ambil sertifikat

Catatan lain

Status Mahasiswa

Foto

Jadwal Matkul

ID Jadwal

Hari Jadwal

Jam Mulai

Jam Selesai

Presensi

Tanggal

Status Hadir

Ruang

ID Ruang

Nama Ruang

Kapasitas Ruang

Lantai

Jenis Ruang

...

Kelas

ID Kelas

Nama Kelas

Nilai_harian

Nilai_Ujian

Siswa OJT

Id Ojt

Waktu mulai

Waktu Selesai

Tempat

CP

telp

...

Nilai akhir

Nilai_harian

Nilai_Ujian

Nilai akhir

id_grade

Pengguna

Id pengguna

Nama pengguna

Password pengguna

Jabatan pengguna

...Histori Kerja

Id_Kerja

Tahun Kerja

Tempat Kerja

...

kota

ID kota

Nama_Kota

Transkrip

ID transkrip

Semester

NA

kehadiran

kehadiran_persen

...

semester

ID_SEMESTER

Semester

Grade_nilai

id_grade

range_awal

range_akhir

nilai_huruf...

cuti

ID_cuti

transaksi_kuliah

Tanggal

Jam Mulai

Jam Selesai

Status Hadir

...

Detail_nilai _kelas

Jumlah

jumlah_persen

Mengampu

ID_MENGAMPU

50

Gambar 3. 24 PDM aplikasi administrasi akademik SHS

Juru

san

Id J

urus

an

Nam

a Ju

rusa

n

Inis

Juru

san

char

(30)

varc

har(5

0)

char

(2)

<pk>

Tahu

n G

elom

bang

id_T

ahun

gel

omba

ng

Id T

ahun

Id G

elom

bang

...

char

(30)

char

(4)

char

(2)

<pk>

Kurik

ulum

Id K

uriku

lum

Id J

urus

an

Nam

a Ku

rikul

um

Tahu

n Ku

rikul

um

Stat

us K

uriku

lum

...

char

(30)

char

(30)

varc

har(5

0)

char

(30)

char

(30)

<pk>

<fk>

Mat

a Ku

liah

Id m

atku

l

ID_J

ENIS

_MAT

KUL

Nam

a M

atku

l

char

(30)

Varc

har(2

0)

varc

har(1

00)

<pk>

<fk>

Mah

asisw

a

Id M

ahas

iswa

id_T

ahun

gel

omba

ng

Id J

urus

an

ID ko

ta

Nam

a M

ahas

iswa

Tang

gal L

ahir

Mah

asisw

a

Tem

pat L

ahir

mah

asisw

a

Agam

a m

ahas

iswa

Alam

at M

ahas

iswa

HP m

ahas

iswa

Pend

idika

n Te

rakh

ir

Tang

gal m

asuk

Nam

a O

rtu

Telp

Ortu

Alam

at O

rtu

Peke

rjaan

ortu

Tang

gal K

elua

r

Alas

an ke

uang

an

Alas

an A

bsen

si

Alas

an la

in

Nom

or S

ertif

ikat

Tang

gal a

mbi

l ser

tifika

t

Cata

tan

lain

Stat

us M

ahas

iswa

Foto

...

varc

har(3

0)

char

(30)

char

(30)

char

(10)

varc

har(1

00)

date

varc

har(5

0)

varc

har(1

0)

varc

har(2

00)

char

(20)

varc

har(5

0)

date

varc

har(1

00)

char

(20)

varc

har(2

00)

varc

har(1

00)

date

varc

har(2

00)

varc

har(2

00)

varc

har(2

00)

varc

har(5

0)

date

varc

har(2

00)

varc

har(2

0)

varc

har(2

00)

<pk>

<fk2

>

<fk1

>

<fk3

>

Jadw

al M

atku

l

ID J

adwa

l

ID R

uang

ID K

elas

Hari

Jadw

al

Jam

Mul

ai

Jam

Sel

esai

...

varc

har(3

0)

char

(30)

varc

har(3

0)

varc

har(1

0)

time

time

<pk>

<fk1

>

<fk2

>

Pres

ensi

ID J

adwa

l

ID_M

ENG

AMPU

Tang

gal

Stat

us H

adir

varc

har(3

0)

VARC

HAR(

100)

date

varc

har(1

00)

<fk1

>

<fk2

>

Ruan

g

ID R

uang

Nam

a Ru

ang

Kapa

sitas

Rua

ng

Lant

ai

Jeni

s Rua

ng

...

char

(30)

varc

har(1

00)

int

char

(10)

varc

har(1

00)

<pk>

Kela

s

ID K

elas

ID_S

EMES

TER

Id m

atku

l

Id In

struk

tur

Nam

a Ke

las

perse

n ni

lai h

aria

n

Perse

n ni

lai u

jian

ikut u

jian

jum

lah

pese

rta

varc

har(3

0)

varc

har(2

0)

char

(30)

char

(30)

varc

har(1

00)

inte

ger

Inte

ger

Inte

ger

Inte

ger

<pk>

<fk3

>

<fk1

>

<fk2

>

Sisw

a O

JT

Id O

jt

Id M

ahas

iswa

Wak

tu m

ulai

Wak

tu S

eles

ai

Tem

pat

CP telp

...

char

(30)

varc

har(3

0)

date

date

varc

har(9

9)

varc

har(9

9)

char

(20)

<pk>

<fk>

Nila

i akh

ir

ID_M

ENG

AMPU

Nila

i_Ha

rian

Nila

i_Uj

ian

NIla

i Akh

ir

id_g

rade

VARC

HAR(

100)

inte

ger

inte

ger

char

(3)

varc

har(3

)

<pk,f

k3>

<fk2

>

Peng

guna

Id p

engg

una

Nam

a pe

nggu

na

Pass

word

pen

ggun

a

Jaba

tan

peng

guna

...

int

varc

har(1

00)

varc

har(1

00)

varc

har(1

00)

<pk>

Histo

ri Ke

rja

Id_K

erja

Id M

ahas

iswa

Tahu

n Ke

rja

Tem

pat K

erja

...

char

(30)

varc

har(3

0)

date

varc

har(5

0)

<pk>

<fk>

kota

ID ko

ta

Nam

a_Ko

ta

char

(10)

varc

har(1

00)

<pk>

Tran

skrip

Id M

ahas

iswa

ID_S

EMES

TER

Id m

atku

l

NA NH keha

dira

n

keha

dira

n_pe

rsen

...

varc

har(3

0)

varc

har(2

0)

char

(30)

varc

har(5

)

Varc

har(1

0)

varc

har(1

0)

varc

har(5

)

<fk1

>

<fk3

>

<fk2

>se

mes

ter

ID_S

EMES

TER

Id J

urus

an

id_T

ahun

gel

omba

ng

Sem

este

r

STAT

US

Perio

de_a

wal

Perio

de_a

khir

...

varc

har(2

0)

char

(30)

char

(30)

varc

har(1

0)

varc

har(2

)

date

date

<pk>

<fk1

>

<fk2

>

Gra

de_n

ilai

id_g

rade

rang

e_aw

al

rang

e_ak

hir

nila

i_hu

ruf

...

varc

har(3

)

varc

har(3

)

varc

har(3

)

varc

har(1

0)

<pk>

cuti

ID_S

EMES

TER

Id M

ahas

iswa

varc

har(2

0)

varc

har(3

0)

<fk1

>

<fk2

>

trans

aksi_

kulia

h

ID J

adwa

l

Tang

gal

Jam

Mul

ai

Jam

Sel

esai

Stat

us H

adir

varc

har(3

0)

date

time

time

varc

har(1

00)

<fk>

Men

yusu

n

Id K

uriku

lum

Id m

atku

l

Sem

este

r

JML_

PERT

SY_P

RES

Dura

si

...

char

(30)

char

(30)

char

(2)

char

(10)

doub

le

char

(2)

<pk,f

k1>

<pk,f

k2>

Men

gam

pu

ID_M

ENG

AMPU

Id M

ahas

iswa

Id m

atku

l

ID_S

EMES

TER

...

VARC

HAR(

100)

varc

har(3

0)

char

(30)

varc

har(2

0)

<pk>

<fk1

>

<fk2

>

<fk3

>

Pese

rta

Id M

ahas

iswa

ID K

elas

varc

har(3

0)

varc

har(3

0)

<pk,f

k1>

<fk2

>

Men

ggun

akan

id_T

ahun

gel

omba

ng

Id K

uriku

lum

char

(30)

char

(30)

<pk,f

k1>

<pk,f

k2>

jeni

s_m

k

ID_J

ENIS

_MAT

KUL

NAM

A_JE

NIS_

MAT

KUL

Varc

har(2

0)

Varc

har(3

0)

<pk>

Instr

uktu

r

Id In

struk

tur

Nam

a In

struk

tur

HP in

struk

tur

Stat

us In

struk

tur

Real

isasi

...

char

(30)

varc

har(1

00)

char

(20)

varc

har(2

00)

int

<pk>

Deta

il_ni

lai_

kela

s

ID K

elas

id_g

rade

jum

lah

jum

lah_

perse

n

varc

har(3

0)

varc

har(3

)

inte

ger

doub

le

<fk1

>

<fk2

>

51

3.4.4 Desain Database

Tabel yang akan digunakan pada aplikasi yang telah dijelaskan pada PDM

adalah sebagai berikut:

A. Tabel Master Mahasiswa

Tabel master mahasiswa digunakan untuk menyimpan data pribadi

mahasiswa primary Key pada tabel mahasiswa adalah Id_Mahasiswa sedangkan

Foreign Key pada tabel master mahasiswa adalah Id_jurusan,

Id_tahun_gelombang, id_OJT, Struktur tabelnya ada pada tabel 3.3 dibawah ini.

Tabel 3. 3 Tabel master Mahasiswa

Nama Field Tipe Data

Keterangan

PK FK Tabel Asal

Id_mahasiswa Char(30) √ - -

Id_tahun_gelombang Char(30) - √ Tahun_gelombang

Id_Jurusan Char(30) - √ Jurusan

Id_kota Char(10) - √ Kota

Nama_Mahasiswa Varchar(100) - - -

Alamat _mahasiswa Varchar(200) - - -

Tempat_Lahir_mahasiswa Varchar(50) - - -

Tanggal_Lahir_mahasiswa Date - - -

-Agama_mahasiswa Varchar(10) - - -

H-P_Mahasiswa Char(20) - - -

P-endidikan_terakhir Varchar(50) - - -

Tanggal_masuk Date - - -

52


Keterangan

PK FK Tabel Asal

Nama_Ortu_Mahasiswa Varchar(100) - - -

Telp_ortu Char(20) - - -

Alamat_Ortu Varchar(200) - - -

Pekerjaan_Ortu Varchar(100) - - -

Tanggal_keluar Date - - -

Alasan_keuangan Varchar (200) - - -

Alasan_absensi Varchar (200) - - -

Alasan_lain Varchar (200) - - -

Nomor_sertifikat Varchar (50) - - -

Tanggal_ambil_sertifikat Date - - -

Catatan_lain Varchar (200) - - -

Status_mahasiswa Varchar (20) - - -

Foto Varchar (200) - - -

B. Tabel Master Kurikulum

Tabel master kurikulum merupakan tabel yang menyimpan detail atribut

kurikulum, mempunyai Primary key Id_Kurikulum dan mempunyai field

diantaranya Id_Jurusan, Tahun_kurikulum dan Status_kurikulum. Struktur

tabelnya dapat dilihat pada tabel 3.4 dibawah ini.

53

Tabel 3. 4 Tabel master kurikulum


Keterangan

PK FK Tabel Asal

Id_Kurikulum Char(20) √ - -

Id_Jurusan Char(4) - √ Jurusan

Nama Kurikulum Varchar(99) - - -

Tahun_kurikulum Char(30) - - -

Status_kurikulum Char(30) - - -

C. Tabel Master Jurusan

Tabel Master jurusan merupakan tabel master yang menyimpan detail jurusan

yang terdiri dari 2 atribut diantaranya Id_jurusan sebagai primary Key. Mempunyai

field diantaranya nama_jurusan dan field inis_jurusan. Struktur tabelnya dapat

dilihat pada tabel 3.5 dibawah ini.

Tabel 3. 5 Tabel master jurusan


Keterangan

PK FK Asal Tabel

Id_Jurusan Char(4) √ - -

Nama Jurusan Varchar(99) - √ -

Inis_Jurusan Char(2) - - -

D. Tabel Master Tahun Gelombang

Tabel master tahun gelombang merupakan tabel yang menyimpan tahun ajaran

dan gelombang penerimaan mahasiswa baru, terdiri dari 3 atribut diantaranya

54

Id_tahun sebagai Primary Key, Id_Gelombang sebagai Primary Key dan

Id_Kurikulum sebagai Foreign Key. Struktur tabelnya dapat dilihat pada tabel 3.6

Tabel 3. 6 Tabel master tahun gelombang


Keterangan

PK FK Tabel Asal

Id_Tahun_gelombang Char(30) √ - -

Id_Gelombang Char(2) - - -

Id_tahun Char(2) - - -

E. Tabel Master Instruktur

Tabel master instruktur merupakan tabel yang menyimpan detail data diri dari

instruktur yang mengajar di SHS, pada tabel tersebut memiliki Id_Instruktur

sebagai Primary Key. Struktur tabelnya dapat dilihat pada gambar 3.7.

Tabel 3. 7 Tabel master instruktur


Keterangan

PK FK Tabel Asal

Id_Instruktur Char(30) √ - -

Nama_Instruktur Varchar(100) - - -

HP_Instruktur Char(20) - - -

Status_instruktur Varchar(200) - - -

Realisasi Int - - -

55

F. Tabel Master Mata kuliah

Tabel Master mata kuliah merupakan tabel yang menyimpan data mata kuliah

yang terdiri dari 3 atribut. Id_Matkul sebagai Primary Key, Id_Jenis_matkul

sebagai Foreign Key1, Struktur tabelnya dapat dilihat pada tabel 3.8 dibawah ini.

Tabel 3. 8 Tabel master mata kuliah


Keterangan

PK FK Tabel Asal

Id_Matkul Char(30) √ - -

Id_Jenis_matkul varchar(20) - √ Jenis Matkul

Nama_matkul Varchar(100) - - -

G. Tabel Mengampu

Tabel mengampu merupakan tabel transaksi yang berasal dari tabel Mata

kuliah dan tabel Mahasiswa. Terdiri 2 atribut, diantaranya Id_mahasiswa sebagai

Primary key dan Foreign Key1 serta Id_matkul sebagai Primary Key dan Foreign

Key2. Struktur tabelnya dapat dilihat pada tabel 3.9.

Tabel 3. 9 Tabel mengampu


Keterangan

PK FK Tabel Asal

Id_mengampu Varchar (100) √ - -

Id_Mahasiswa Char(20) - √ Mahasiswa

Id_Matkul Char(10) - √ Matkul

Id_semester Varchar(20) - √ Semester

56

H. Tabel Presensi

Tabel presensi merupakan tabel yang menyimpan presensi harian maupun

presensi ujian. Memiliki 7 atribut diantaranya Id_Presensi sebagai primary key,

id_mahasiswa sebagai Foreign Key2, Nama_kelas sebagai Foreign Key1. Struktur

tabelnya dapat dilihat pada tabel 3.10.

Tabel 3. 10 Tabel Presensi


Keterangan

PK FK Tabel Asal

Id_Mengampu varchar(100) √ - Mengampu

Id_jadwal Varchar(30) - √ Jadwal_matkul

Tanggal date - - -

Status_Hadir Varchar(100) - - -

I. Tabel Nilai Akhir

Tabel nilai akhir merupakan tabel yang menyimpan detail nilai akhir

matakuliah mahasiswa. Memiliki id_nilai_akhir sebagai Primary key. Struktur


Tabel 3. 11 Tabel Nilai Akhir


Keterangan

PK FK Tabel Asal

Id_mengampu Varchar(100) √ - Mengampu

Nilai_Akhir Char(3) - - -

Id_grade Varchar(3) - - -

57

J. Tabel Siswa OJT

Tabel siswa OJT adalah tabel yang menyimpan data magang mahasiswa di

SHS, memiliki Id_ojt sebagai Primary key, Id_mahasiswa sebagai Foreign Key.

Struktur tabelnya dapat dilihat pada tabel 3.12.

Tabel 3. 12 Tabel Siswa OJT


Keterangan

PK FK Tabel Asal

Id_Ojt Char(20) √ - -

Id_mahasiswa Char(20) - √ Mahasiswa

Waktu_mulai Date - - -

Waktu_Selesai Date - - -

Tempat Varchar(100) - - -

CP Varchar(100) - - -

Telp Char(20) - - -

K. Tabel Menyusun

Tabel menyusun merupakan tabel yang berisi matakuliah dalam satu

kurikulum, pada tabel tersebut memiliki id_kurikulum sebagai primary key 1 dan

foreign key1 serta id_matkul sebahai primary key 2 dan foreign key 2. Struktur


58

Tabel 3. 13 Tabel menyusun


Keterangan

PK FK Tabel Asal

Id_kurikulum Char(30) √ √ Kurikulum

Id_matkul Char(30) √ √ Matkull

Semester Char (2) - √ Semester

Jml_pert Char (10) - - -

Sy_pres Double - - -

L. Tabel kota

Tabel Kota merupakan tabel yang menyimpan data kota yang digunakan untuk

mengisi identitas mahasiswa. Struktur tabelnya dapat dilihat pada tabel 3.14.

Tabel 3. 14 Tabel Kota


Keterangan

PK FK Tabel Asal

Id_Kota Char(10) √ - -

Nama_kota Varchar (100) - - -

M. Tabel Grade Nilai

Tabel grade nilai merupakan tabel yang menyimpan data Grade nilai angka dan

huruf yang digunakan sebagai acuan untuk memberi nilai huruf kepada mahasiswa.

Struktur tabelnya dapat dilihat pada tabel 3.15

59

Tabel 3. 15 Tabel Grade Nilai


Keterangan

PK FK Tabel Asal

Id_Grade Varchar(3) √ - -

Range_awal Varchar(3) - - -

Range_akhir Varchar(3) - - -

Nilai_huruf Varchar(10) - - -

N. Tabel Menggunakan

Tabel menggunakan adalah tabel yang menyimpan data penggunaan kurikulum

oleh tahun gelombang tertentu. Tabel tersebut memiliki id_tahun_gelombang

sebagai Primary key1 dan id_kurikulum sebagai primary key2. Struktur tabelnya

dapat dilihat pada tabel 3.16.

Tabel 3. 16 Tabel menggunakan

Nama Field

Tipe

Data

Keterangan

PK FK Tabel Asal

Id_tahun_gelombang Char(30) √ - Tahun_Gelombang

Id_kurikulum Char(30) √ - Kurikulum

O. Tabel Cuti

Tabel cuti merupakan tabel yang menyimpan data mahasiswa yang tidak aktif

pada semester tertentu. Tabel tersebut mempunyai id_semester sebagai

foreignkey1 dan id_mahasiswa sebagai foreignkey2. Struktur tabelnya dapat dilihat

pada tabel 3.17.

60

Tabel 3. 17 Tabel cuti


Keterangan

PK FK Asal Tabel

Id_semester varchar(20) - √ Semester

Id_mahasiswa varchar(30) - √ Mahasiswa

P. Tabel Histori Kerja

Tabel Histori kerja merupakan tabel yang menyimpan data histori kerja

mahasiswa sebelum masuk ke SHS. Tabel tersebut memiliki id_kerja sebagai

primary key. Struktur tabelnya dapat dilihat pada tabel 3.18.

Tabel 3. 18 Tabel Histori kerja


Keterangan

PK FK Asal Tabel

Id_kerja Char(30) √ - -

Id_mahasiswa varchar(30) - √ Mahasiswa

Tahun Kerja Date - - -

Tempat Kerja Varchar (50) - - -

Q. Tabel Detail Nilai kelas

Tabel detail nilai kelas merupakan tabel yang menyimpan data detail hasil rekap

per kelas. Tabel tersebut memiliki id_kelas dan ID_Grade sebagai primary key.

Struktur tabelnya dapat dilihat pada tabel 3.19

61

Tabel 3. 19 Tabel Detail nilai kelas


Keterangan

PK FK Asal Tabel

ID_KELAS Char(30) Primary key - Kelas

ID_GRADE varchar(30) - √ Grade_nilai

JUMLAH Date - - -

Jumlah persen Double - - -

3.4.5 Desain User Interface

Desain user interface digunakan sebagai panduan dalam menentukan letak

aplikasi. Desain user interface pada aplikasi ini di buat sesederhana mungkin agar

mudah untuk digunakaan oleh pengguna. Selanjutnya akan dijelaskan pada sub bab

dibawah ini.

a. Tampilan Utama Login user

Pada halaman login ini terdapat textbox username dan textbox password

yang digunakan untuk menentukan hak akses pada aplikasi ini. Selanjutnya

dijelaskan pada gambar 3.25.

Gambar 3. 25 Tampilan desain menu login

62

b. Tampilan Login Mahasiswa

Pada halaman login mahasiswa ini terdapat textbox untuk mengisikan NIM

mahasiswa dan button mahasiswa untuk memproses fungsi login mahasiswa

Selanjutnya dijelaskan pada gambar 3.26.

Gambar 3. 26 Tampilan Login Mahasiswa

c. Tampilan utama Kabag akademik

Setelah melakukan Login sebagai Kabag, maka tampilan aplikasi akan berubah

seperti gambar 3.27. pada posisi seperti ini, aplikasi menunggu pilihan menu dari

User, dan user dapat memilih beberapa menu diantaranya Maintenance data,

Laporan, Panduan aplikasi dan logout.

63

Gambar 3. 27 Tampilan utama Kabag

d. Tampilan Kabag menu maintenance jurusan

Setelah user memilih menu Maintenance data, maka user dapat memilih sub

menu, diantaranya sub menu Maintenance data jurusan. Sub menu ini berfungsi

menyimpan data jurusan yang ada pada SHS. Pada sub menu ini terdapat beberapa

Textbox diantaranya Id jurusan, Nama jurusan, Inisialisasi Jurusan,. Lebih jelasnya


64

Gambar 3. 28 Tampilan desain maintenance jurusan

e. Tampilan Kabag menu maintenance tahun dan gelombang

Menu Maintenance tahun dan gelombang adalah menu yang berfungsi untuk

menyimpan tahun ajaran dan gelombang pendaftaran jurusan di SHS. Lebih

jelasnya akan dijelaskan pada gambar 3.29.

65

Gambar 3. 29 Maintenance tahun dan gelombang

f. Tampilan Kabag menu maintenance matakuliah

Menu maintenance mata kuliah merupakan menu yang berfungsi untuk

menyimpan mata kuliah yang terdiri dari Id matakuliah, Nama matakuliah, jenis

mata kuliah, dan aksi untuk edit masa kuliah. Lebih jelasnya akan di jelaskan pada

gambar 3.30.

Gambar 3. 30 Maintenance mata kuliah

66

g. Tampilan Kabag menu maintenance kurikulum

Menu pembagian matakuliah pembuatan kurikulum merupakan menu yang

berfungsi untuk menambah dan mengedit kurikulum yang berlaku di SHS, terdiri

dari id kurikulum, id jurusan, dan memilih daftar matakuliah yang termasuk dalam

kurikulum tersebut. Lebih jelasnya akan dijelaskan pada gambar 3.31.

Gambar 3. 31 Maintenance Kurikulum

h. Tampilan Kabag menu cari siswa dan lulusan

Menu cari siswa ini berfungsi untuk mencari daftar siswa dan lulusan yang

pada semua jurusan. Pada menu ini terdapat 1 textbox untuk mencari siswa melalui

Id / nama siswa. Lebih jelasnya akan dijelaskan pada gambar 3.32.

67

Gambar 3. 32 Menu cari siswa

i. Tampilan Kabag Set Mahaasiswa Aktif

Menu kabag set mahasiswa adalah menu yang berfungsi untuk mengatur

mahasiswa yang akan mengikuti perkulihan pada semester tertentu, di filter

berdasarkan jurusan dan tahun gelombang yang aktif. Desain GUI nya dapat dilihat

pada gambar 3.33.

Gambar 3. 33 Tampilan Set Siswa Aktif

68

j. Tampilan Kabag Setting Semester

Menu tampilan kabag setting semester merupakan menu yang nantinya akan

digunakan untuk membuka sesmter akademik serta menutup semester ketika

proses pembelajaraan pada saat semester tersebut telah berakhir. Desain GUI nya


Gambar 3. 34 GUI Setting Semester

k. Tampilan Kabag Setting kurikulum

Menu tampilan kabag setting kurikulum merupakan menu yangn nantinya

mengatur penggunaan kurikulum pada gelombang pendaftaran tertentu pada setiap

proses pembagian matakuliah. Desain GUInya dapat dilihat pada gambar 3.35

69

Gambar 3. 35 GUI Setting kurikulum

l. Tampilan Kabag proses lulus

Menu tampilan kabag proses lulus merupakan proses yang nantinya akan

memproses kelulusan siswa dan ketika menyimpan data siswa lulus akan

mendownload transkrip yang akan di berikan kepada siswa sebagai bukti studi di

SHS. Desain GUI nya dapat dilihat pada gambar 3.34

Gambar 3. 36 Kabag Entry siswa lulus

70

m. Tampilan Staff akademik

Menu tampilan staff akademik merupakan menu tampilan utama setelah user

melaklukan login sebagai Staff akademik. Pada menu ini user dapat memilih menu

sesuai hak akses staff akademik, diantaranya Maintenance data, administrasi,cari,

pancuan aplikasi dan logout. Untuk desain guinya dapat dilihat pada gambar 3.37

Gambar 3. 37 Tampilan halaman utama Staff akademik

n. Tampilan Staff menu proses pendaftaran mahasiswa

Menu proses pendaftaran mahasiswa merupakan menu yang berfungsi untuk

mengisi biodata mahasiswa . terdapat beberapa form yang harus diisi termasuk

mengupload foto siswa yang nantinya akan disimpan ke dalam database. Lebih

jelasnya akan dijelaskan melalui gambar 3.38.

71

Gambar 3. 38 Menu Entry data mahasiswa

o. Tampilan Staff menu entry presensi

Menu Entry presensi merupakan menu yang digunakan untuk mengisi presensi

perkuliah teori maupun perkuliahan praktik. Didalam menu tersebut terdapat

beberapa inputan yang digunakan untuk mencari data perkuliahan pada tanggal

tertentu dan akan menampilkan data perkuliahan yang akan diisi presensinya. Lebih

jelasnya akan dijelaskan melalui gambar 3.39.

Gambar 3. 39 Tampilan menu Entry presensi

72

p. Tampilan Staff menu entry nilai akhir

Menu entry nilai akhir merupakan menu yang berfungsi untuk mengisi form

nilai yang didapat dari instruktur. Lebih jelasnya dijelaskan pada gambar 3.40.

Gambar 3. 40 Menu entry nilai akhir

q. Tampilan staff menu entry data OJT

Menu data OJT merupakan menu yang berfungsi untuk mengisi data OJT yang

dilakukan siswa SHS. Didalam menu tersebut terdapat beberapa Textbox yang

digunakan untuk menyimpan beberapa data diantaranya tempat OJT dan contact

person CP yang dapat dihubungi. Lebih jelasnya dijelaskan melalui Gambar 3.41.

73

Gambar 3. 41 Entry data OJT

r. Tampilan staff cetak transkrip

Menu Cetak transkrip adalah menu yang digunakan untuk mencetak ulang

transkrip untuk mahasiswa yang telah lulus. Pada menu tersebut yang menjadi

inputan merupakan data jurusan dan data tahun gelombang Tampilan GUI nya

dapat diluhat pada gambar 3.42

Gambar 3. 42 GUI Cetak Transkrip

74

s. Tampilan Staff cetak form nilai

Menu cetak form nilai adalah menu yang nantinya akan menjadi acuan untuk

mencetak form nilai yang akan diberikan ke instruktur untuk mengisi nilai yang

nantinya akan direkap kedalam aplikasi. Tampilan menunya dpat dilihat pada

gambar 3.43

Gambar 3. 43 GUI menu cetak form nilai

t. Tampilan lihat histori kelas

Tampilan menu histori kelas adalah menu yang nantinya akan menampilkan

hisori berubah rekap nilai dan presensi pada setiap kelas. Masukan yang

dibutuhkan adalah semester. Nantinya aplikasi akan menampilkan data histori

meliputi idkelas, nama insturktur, nama kelas, jumlah mahasiswa yang dapat

mengikuti ujian, jumlah peserta pada setiap kelas, serta rekap nilai yang

diampilkan panada detail nilai. Gambar GUInya dapat dilihat pada gambar 3.42

75

Gambar 3. 44 Tampilan histori kelas

u. Tampilan lihat histori mahasiswa

Tampilan lihat histori mahasiswa merupakan tampilan yangn nantinya akan

menampilkan data histori data akademik mahasiswa selama perkuliahan, baik

perkuliahan yang belum tutup semester maupun yang telah tutup semester.

Tampilan GUI histori mahasiswa dapat dilihat pada gambar 3.44.

Gambar 3. 45 GUI lihat histori mahasiswa

76

3.4.6 Desain Uji Coba Fitur Dasar sistem

Desain ujicoba fitur dasar sistem dilakukan dengan metode Black Box

Testing dimana aplikasi akan diuji dengan melakukan uji coba untuk membuktikan

bahwa aplikasi yang telah dibuat sesuai dengan tujuan yang akan dicapai. Hal-hal

yang akan diujikan ada pada Tabel 3.20

Tabel 3. 20 Rencana pengujian aplikasi

Requirment yang diuji Fungsi yang diuji

Uji coba Login Melakukan Login

Uji coba maintenance jurusan Melakukan create read dan update data

jurusan.

Uji coba maintenance tahun dan

gelombang

Melakukan create dan read tahun dan

gelombang.

Uji coba proses pembagian

matakuliah

1. Melakukan Pembuatan dan penyusunan

kurikulum

2. Melakukan proses buka semester

3. Melakukan pengaturan penggunaan

kurikulum

4. Melakukan proses keaktifan mahasiswa

Uji coba proses pendaftaran

mahasiswa

Melakukan create read dan update data

mahasiswa.

Uji coba entry data presensi Melakukan create read dan update data

presensi.

Uji coba cetak form presensi dan

nilai

Melakukan proses cetak form presensi ujian

dan form nilai

Uji coba hitung nilai akhir Melakukan create read dan update data nilai.

Uji coba entry data OJT Melakukan create dan read data OJT.

Uji coba proses kelulusan Melakukan read dan update mahasiswa.

Uji coba Cetak transkrip Menampilkan hasil cetak transkrip nilai

mahasiswa

Uji coba melihat histori

mahasiswa

Melakukan view data histori mahasiswa

Uji coba melihat histori kelas Melakukan View data histori kelas

a. Uji coba login

Proses login dilakukan dengan cara memasukkan username dan password.

Berdasarkan username dan password ini akan diketahui hak akses masing-masing

pengguna. Desain uji coba dapat dilhat pada tabel 3.21.

77

Tabel 3. 21 Desain uji coba login

Test

Case ID Tujuan Input Output Diharapkan

a.1 Deskripsi Username,

Password, login data yang

valid

Username,

Password benar

Login berhasil, masuk

ke halaman utama

aplikasi.

a.2 Deskripsi Username,

Password, login data yang

tidak valid

Username,

Password salah

Muncul pesan

“Username dan

password Salah”

b. Uji coba maintenance jurusan

Uji coba maintenance jurusan bertujuan untuk menguji fungsi melakukan

create,update dan read data jurusan. Desain uji coba dapat dilihat pada tabel 3.22.

Tabel 3. 22 Desain uji coba maintenance jurusan

Test

Case ID Tujuan Input

Output

Diharapkan

b.1 Menampilkan data

jurusan yang telah

disimpan

Menu maintenance

jurusan

b.2 Mengisi data jurusan Id_jurusan, Nama

Jurusan

Data jurusan

tersimpan dalam

database dan

berhasil di

tampilkan pada

tabel Jurusan

c. Uji coba maintenance tahun dan gelombang

Uji coba maintenance tahun dan gelombang bertujuan untuk menguji fungsi

melakukan create,update dan read data tahun dan gelombang. Desain uji coba

dapat dilihat pada tabel 3.22

78

Tabel 3. 22 Desain uji coba maintenance tahun dan gelombang

Test


Output

Diharapkan

c.1 Mengisi data tahun dan

gelombang

Id_tahun,

Id_Gelombang,

Id_kurikulum

Data tahun dan

gelombang

tersimpan serta di

tampilkan dalam

tabel tahun dan

gelombang

c.2 Menampilkan data tahun dan gelombang

Menu tahun dan gelombang

Data tahun dan gelombang berhasil

di tampilkan dalam

tabel tahun dan

gelombang

d. Uji coba proses pembagian matakuliah

Uji coba proses pembagian matakuliah bertujuan untuk menguji fungsi

melakukan create,update dan read data pembagian matakuliah, diantaranya data

kurikulum, data semester, data pengaturan penggunaan kurikulum, dam proses

keaktifan mahasiswa. Desain uji coba dapat dilihat pada tabel 3.23

Tabel 3. 23 Desain uji coba proses pembagian matakuliah

Test


Output

Diharapkan

d.1 Melakukan pembuatan dan

penyusunan kurikulum

Id_kurikulum,

Tahun

Kurikulum,

Jurusan, Nama

kurikulum,

Status

kurikulum,

id_matkul,

semester

pelaksanaan

matkul, jumlah pertemuan

matkul

Data kurikulum

tersimpan dan data

penyusunan

kuriukulum dapat

tersimpan dan dapat

ditampilkan di

system.

d.2 Mengubah data susunan

kurikulum

Id_kurikulum,

id_matkul,

Semester

Data susunan

kurikulum berhasil

diubah dan

79

Test


Output

Diharapkan

pelaksanaan,

jumlah

pertemuan

ditampilkan pada

tabel kurikulum

d.3 Melakukan proses buka

semester

Id jrusan, id

tahun

gelombang,

semester

Data semester

berhasil disimpan.

d.4 Melakukan pengaturan


(set kurikulum)

Id semester, id

kurikulum

Data penggunaan

kurikulum

tersimpan pada

tabel

‘menggunakan’ dan

dapat ditampilkan

pada sistem

d.5 Melakukan proses

keaktifan mahasiswa

Id_matkul, id

mahasiswa, id

semester

Data keaktifan

mahasiswa

tersimpan pada

tabel mengampu

serta dapat

ditampilkan pada

sistem

e. Uji coba pendaftaran mahasiswa

Uji coba cari pendaftaran mahasiswa bertujuan untuk menguji fungsi

melakukan Create, Update ,Read data mahasiswa yang disimpan. Desain uji coba


Tabel 3.24 Desain uji coba pendaftaran mahasiswa

Test

Case

ID

Tujuan Input Output

Diharapkan

e.1 Mengisikan

data mahasiswa

Id_mahasiswa, Id_tahun,

id_gelombang, id_Jurusan,

Nama_mahasiswa,

Alamat_mahasiswa,

tempat_lahir_mahasiswa,

tanggal_lahir_mahasiswa,

agama_mahasiswa,

Pendidikan_terakhir_mahasis

wa, Nama_ortu, Alamat_ortu,

Pekerjaan_ortu

Data mahasiswa

tersimpan pada tabel

mahasiswa dan data

mahasiswa

ditampilkan pada

tabel mahasiswa

80

Test

Case

ID

Tujuan Input Output

Diharapkan

e.2 Mengubah data

mahasiswa

Id_mahasiswa, Id_tahun,

id_gelombang, id_Jurusan,

Nama_mahasiswa,

Alamat_mahasiswa,

tempat_lahir_mahasiswa,

tanggal_lahir_mahasiswa,

agama_mahasiswa,

Pendidikan_terakhir_mahasis

wa, Nama_ortu, Alamat_ortu,

Pekerjaan_ortu

Data mahasiswa

berhasil diubah dan

ditampilkan pada

tabel mahasiswa

e.3 Menampilkan

data mahasiswa

Menu Entry data mahasiswa Data mahasiswa

berhasil ditampilkan

pada tabel

mahasiswa.

f. Uji coba entry data presensi

Uji coba cari Entry data presensi bertujuan untuk menguji fungsi melakukan

Create, Update ,Read data presensi yang disimpan. Desain uji coba dapat dilihat

pada tabel 3.25

Tabel 3. 25 Desain uji coba entry data presensi

Test


Output

Diharapkan

f.1 Mengisikan data

presensi

Id_presensi, Id_mahasiswa,

Nama_kelas,

Presensi_mahasiswa,

Presensi_matkul, Tanggal,

Status_hadir

Data presensi

tersimpan pada

tabel presensi dan

ditampilkan pada

tabel presensi.

f.2 Mengubah data

presensi

Id_presensi, Id_mahasiswa,

Nama_kelas,

Presensi_mahasiswa,

Presensi_matkul, Tanggal,

Status_hadir

Data presensi

berhasil diubah,

dan berhasil

ditampilkan pada

tabel presensi.

f.3 Menampilkan data

presensi

Menu Entry data presensi Data presensi

berhasil

ditampilkan

81

g. Uji coba hitung nilai

Uji coba hitung nilai merupakan pengujian yang berfungsi untuk menguji

fungsi melakukan Create, Update, read data presensi yang disimpan. Desain uji

coba dapat dilihat pada tabel 3.26

Tabel 3. 26 Desain uji coba entry nilai akhir

Test


g.1 Mengisi data nilai Id_nilai_akhir,

Id_mahasiswa,

nilai_akhir.

Data nilai akhir

tersimpan dan data

nilai akhir ditampilkan

pada tabel nilai akhir

g.2 Menampilkan data

nilai

Menu Entry nilai Data nilai akhir

berhasil ditampilkan

pada tabel nilai akhir.

h. Uji coba entry data OJT

Uji coba entry data OJT merupakan pengujian yang berfungsi untuk menguji

fungsi melakukan Create, Update, Read data OJT yang disimpan. Desain uji coba


Tabel 3. 27 Desain uji coba entry data OJT

Test


Output

Diharapkan

h.1 Mengisi data OJT siswa Id_Ojt,

Id_mahasiswa,

Waktu_mulai,

Waktu_selesai,

Tempat,cp.

Data Ojt berhasil

terseimpan dan

ditampilkan pada

tabel OJT.

h.2 Menampilkan data OJT

siswa

Menu Entry data

OJT

Data Ojt berhasil

ditampilkan pada

tabel OJT

82

i. Uji coba proses kelulusan

Uji coba proses kelulusan merupakan ujicoba yang berfungsi untuk menguji

fungsi Update data status mahasiswa . Desain uji coba dapat dilihat pada tabel 3.28

Tabel 3. 28 Desain uji coba entry kelulusan

Test


Output

Diharapkan

i.1 Mengisi data kelulusan

siswa

Id_mahasiswa,

Nama_mahasiswa,

Status mahasiswa

berubah menjadi

“LULUS”

j. Uji coba Cetak Transkrip

Uji coba cetak transkrip merupakan uji coba yang berfungsi untuk menguji

fungsi cetak transkrip dari satu atau lebih mahasiswa. Desain uji coba dapat dilihat

pada tabel 3.29.

Tabel 3. 29 Desain uji coba cetak transkrip

Test


Output

Diharapkan

j.1 Mampu menampilkan

transkrip berkestensi

“.pdf”

id_Mahasiswa Aplikasi dapat

menampilkan

transkrip yang di

download dan

berisi detail data

akademik

makahasiswa

k. Uji coba cetak form nilai

Uji coba cetak form presensi ujian dan form nilai merupakan uji coba yang

berfungsi untuk menguji fungsi cetak form presensi ujian dan nilai dari satu kelas.

Desain uji coba dapat dilihat pada tabel 3.30

83

Tabel 3. 30 Uji coba cetak form nilai

Test


k.1 Mampu menampilkan

form nilai berkestensi

“.pdf”

id_kelas Aplikasi dapat

menampilkan form nilai

yang di download dan

berisi daftar nilai yang

akan diisi instruktur

l. Uji coba lihat data histori akademik mahasiswa

Uji coba lihat data histori akademik mahasiswa merupakan uji coba yang

berfungsi untuk menguji fungsi lihat data histori akademik mahasiswa selama

perkuliahan di SHS. Desain uji coba dapat dilihat pada tabel 3.31

Tabel 3. 31 Uji coba lihat data histori akademik mahasiswa

Test


l.1 Mampu menampilkan

data histori akademik

mahasiswa

Id_mahasiswa Aplikasi dapat menampilkan

data histori akademik

mahasiswa

m. Uji coba lihat data histori kelas

Uji coba lihat data histori kelas merupakan uji coba yang berfungsi untuk

menguju fungsi lihat data histori kelas pada semester tertentu. Desain uji coba


Tabel 3. 32 Uji coba lihat data histori kelas

Test


m.1 Mampu menampilkan data

histori kelas pada semester

tertentu.

Id_semester Aplikasi dapat

menampilkan detail

data histori perkelas

pada semester tertentu.

Documents

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEMrepository.dinamika.ac.id/id/eprint/2305/4/BAB_III.pdf · Kosong Form Presensi Terisi Jadwal Perkuliahan Rekap ... nilai akhir Data Instruktur