Embed Size (px)
Citation preview
LAPORAN PROJEK
KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF
BAHTERA EMAS
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR,
UiTM SHAH ALAM - SELANGOR
(Gabungan ahli : Kolej UiTM Sg Buloh, Unit Kemudahan Kolej UiTM Shah Alam dan
Kolej UiTM Puncak Alam, Selangor)
Tajuk Projek :
Mempercepatkan Proses Semakan
Maklumat Dan Sahkan Terimaan
Borang / Dokumen Kolej Selepas
Pendaftaran Kolej
I. PENGENALAN
1
PENGENALAN
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
DIKENALI SEBAGAI DEWAN LATIHAN RIDA. DITUBUHKAN PADA
TAHUN 1956. DIILHAMKAN OLEH DATO’ ONN JA’AFAR
DITUKARKAN KEPADA MAKTAB MARA (1965 – 1967)
INSTITUT TEKNOLOGI MARA (1967 – 1999)
DINAIK TARAF KEPADA UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA OLEH PERDANA
MENTERI OLEH DATO SERI Dr MAHATDIR MOHAMAD PADA
(AUGUST 26, 1999)
MENAWARKAN LEBIH 200 PROGRAM DIBAWAH 21 FAKULTI
PADA MASA KINI UiTM MEMPUNYAI 14 CAWANGAN DISELURUH NEGARA
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (UiTM) TELAH MENJADI IPTA PERTAMA DI
NEGARA INI YANG MENDAPAT PENGIKTIRAFAN PERSIJILAN
ANTARABANGSA DAN MENUJU KE ARAH UNIVERSITI BERTARAF
ANTARABANGSA
2
VISI UiTM
Menjadikan UiTM sebuah
universiti unggul yang
berteraskan kesarjanaan dan
kecermelangan akademik
bagi menerajui dinamisme
bumiputra dalam semua
bidang profesioanal bertaraf
dunia supaya terlahir graduan
yang berdaya saing, global
dan beretika
MISI UiTM
Mempertingkatkan keilmuan
dan kepakaran bumiputra
dalam semua bidang
menerusi penyampaian
program profesional,
penyelidikan serta
penglibatan masyarakat yang
berlandaskan kepada nilai-
nilai murni dan etika
keprofesionalan
VISI & MISI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (UiTM)
3
Bahagian HAL EHWAL PELAJAR (HEP)
Menjadi bahagian Yang unggul dalam
memberi perkhidmatan dan usaha-usaha
pembangunan pelajar
Bahagian HAL EHWAL PELAJAR (HEP)
Membantu melahirkan graduan bumiputera
unggul yang menepati ciri-ciri Model Graduan UiTM berteraskan kepada keseimbangan dan kesepaduan dari segi intelek, jasmani dan rohani, emosi dan sosial.
Bahagian Hal Ehwal Pelajar (HEP) Universiti Teknologi MARA (UiTM) berperanan penting
dalam pengurusan pelajar bagi seluruh sistem universiti selaras dengan peruntukan Akta
173 dan Akta 174 sejak tahun 1976 dan pindaan-pindaannya di bawah kawalan Naib
Canselor UiTM
Bahagian Hal Ehwal pelajar antara bahagian yang penting dalam membantu Universiti
Teknologi MARA melahirkan graduan profesional yang mempunyai Kemahiran Insaniah(KI)
dan berpersonaliti Unggul untuk memenuhi keperluan global.
Peranan ini dimainkan menerusi 2 fungsi terasnya (core business) iaitu :
1. Pembangunan dan Kepimpinan Pelajar
2. Kemudahan dan Perkhidmatan Pelajar
PENGENALAN BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
VISI MISI
4
UNIT PENGURUSAN KOLEJ SG BULOH
Ramlah (Hjh) Nik Nazim
Suhaili Rossaidi
Mohd Akram
TIMBALAN PENGARAH HEP UITM
KAMPUS UiTM SG. BULOH
PENGETUA
KOLEJ UITM
KAMPUS UiTM
SG. BULOH
UNIT HAL EHWAL ISLAM
UNIT KERJAYA DAN
KAUNSELING
TIMBALAN REKTOR HEP PUNCAK ALAM SELANGOR
BAHAGIAN DAN UNIT UNIT-UNIT HEP Puncak
Alam SELANGOR
UNIT PENGURUSAN
KOLEJ DAN NR:
Hjh Junaidah
NAIB CANSELOR
TIMBALAN NAIB CANSELOR HEP
PENOLONG NAIB CANSELOR UiTM
KAMPUS UiTM SG. BULOH REKTOR UiTM
PUNCAK ALAM, SELANGOR
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR HEP
UITM SHAH ALAM
UNIT KEMUDAHAN KOLEJ (UKK):
Azlin
UNIT IT HEP: Fadillah
CARTA ORGANISASI KUMPULAN KEDUDUKAN AHLI BAHTERA EMAS (GABUNGAN AHLI UNIT KEMUDAHAN KOLEJ SHAH ALAM, KAMPUS UiTM
SUNGAI BULOH & KOLEJ PUNCAK ALAM)
BAHAGIAN & UNIT-UNIT
HEP SHAH ALAM
5
NAMA KUMPULAN:
BAHTERA EMAS
DITUBUHKAN PADA:
07 JANUARI 2016
- (GABUNGAN AHLI DARI
UNIT KEMUDAHAN KOLEJ SHAH ALAM,
KOLEJ PUNCAK ALAM DAN
KOLEJ UiTM SG BULOH)
BILANGAN PROJEK :
PROJEK PERTAMA
BILANGAN AHLI:
8 ORANG
PENCAPAIAN KUMPULAN:
BARU MENYERTAI KIK 2016
MEMENANGI ANUGERAH PENJIMATAN
KOS KIK ZON TENGAH 2016
PENGENALAN
KUMPULAN
PROFAIL KUMPULAN
KIK BAHTERA EMAS
6
MOTO
ETIKA
OBJEKTIF
MATLAMAT
KERJASAMA DAN KREATIF
CEKAP DAN BERKESAN
MEMBERIKAN PERKHIDMATAN YANG
BERKUALITI DAN BERKESAN
PENYELESAIAN MASALAH DENGAN
CEKAP DAN BERKESAN
MOTO,ETIKA,OBJEKTIF DAN MATALAMAT
KUMPULAN KIK BAHTERA EMAS
7
3 ‘V’ kuning ibarat
bahtera yang
melambangkan
gabungan Unit
Pengurusan Kolej
UiTM di negeri
Selangor iaitu Unit
Kemudahan Kolej
Shah Alam, Kolej
Puncak Alam dan
Kolej UiTM Kampus
Sungai Buloh
Separa bulat
berwarna ungu
melambangkan
ahli terdiri
daripada staf
UITM
Layar berlogo
UiTM
melambangkan
ahli menjayakan
misi dan visi
UiTM
DEFINISI LOGO
8
NAMA AHLI JAN FEB MAC APR MEI JUN JULY OGOS SEPT
JUMLAH
KEHADIR
AN
HAJAH RAMLAH // // // // / / / / / 13
HAJAH JUNAIDAH
// // // // / / / / / 13
AZLIN // // // // / / / / / 13
NIK NAZIM // // // // / / / / / 13
SUHAILI // // // // / / / / / 13
FADHILAH // // // // / / / / R 12*
ROSSAIDI // // // // / / / / R 12
AKRAM // // // // / / / / / 13
KEKERAPAN MESYUARAT
MASA
TEMPAT
JUMLAH KEHADIRAN
MESYUARAT
PERATUS KEHADIRAN
Minit Mesyuarat
1 -2KALI 1 BULAN IKUT KEPERLUAN
3.00 – 5 Petang (Hari Jumaat)
Bilik Mesyuarat Kolej atau Unit Kemudahan Kolej
98.1%
102/104 / X R S Sakit /
Cuti
Bersalin
Urusan
Rasmi Cuti Rehat Hadir
Petunjuk
JADUAL KEHADIRAN MESYUARAT
JANUARI 2016 HINGGA SEPTEMBER 2016
Kaedah panggilan mesyuarat dan maklumat
perlaksanaan projek kepada ahli : Perjumpaan
bersemuka(mesyuarat), E-mail Staf & telefon
*staf berpindah kampus 9
(1) PLAN
(MERANCANG) a) Tetapkan Tema projek
b) Kenalpasti projek
c) Pilih Projek
d) Jelaskan Projek
e) Tetapkan objektif projek
f) Tetapkan sasaran projek
g) Analisis proses
h) Analisis Sebab dan Akibat
i) Jelaskan punca paling
mungkin
j) Cadangan penyelesaian
k) Analisis cadangan
penyelesaian
l) Persembahan pengurusan
(2) DO
(MELAKSANAKAN) m) Merancang pelaksanaan
cadangan penyelesaian
n) Ujicuba cadangan
penyelesaian
(3) CHECK
(MEMERIKSA) o) Menyemak
pencapaian uji cuba
p) Menambahbaik hasil
projek
q) Memantau hasil
projek
(4) ACTION
(TINDAKAN) r) Meminda SOP
s) Menyeragamkan hasil
projek
t) Menilai hasil projek
u) Menilai kemajuan
kumpulan
MODUS OPERANDI PROJEK KUMPULAN MENGIKUT PDCA
10
BIL AKTIVITI BILANGAN MENGIKUT MINGGU – TAHUN 2016
JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGOS SEPT
P
1. PENUBUHAN KUMPULAN
2. MENGENAL PASTI & MEMILIH PROJEK
3. MENJELASKAN PROJEK , MENETAPKAN OBJEKTIF & SASARAN
PROJEK
4. MENGANALISA MASALAH /PROSES , MENGUMPUL & ANALISA
DATA
5. MENGANALISA SEBAB DAN AKIBAT
6. MENJELASKAN PUNCA PALING MUNGKIN
7. CADANGAN PENYELESAIAN DAN ANALISA CADANGAN
PENYELESAIAN
8. PERSEMBAHAN PENGURUSAN
D 9. MERANCANG PELAKSANAAN CADANGAN PENYELESAIAN
10. PERLAKSANAAN PROJEK (UJI CUBA)
C 11. MENGAWASI KEPUTUSAN + TAMBAHBAIK HASIL PROJEK
12. MENILAI KEPUTUSAN + MEMANTAU HASIL PROJEK
A
13. TINDAKAN PEMBETULAN / MENGAWASI KEPUTUSAN + PINDA SOP
IKUT KEPERLUAN
14. PERSEMBAHAN KPD KETUA BAHAGIAN – KESELURUHAN PROJEK +
PENYERAGAMAN HASIL PROJEK
15. PIAWAIAN PROJEK/PENYERAGAMAN + MENILAI KEMAJUAN
KUMPULAN
Perancangan Pelaksanaan Catatan:
JADUAL PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN PROJEK
07 Jan 2016 Penubuhan
Kumpulan
Persembahan Pengurusan 1
(Surat diterima 5 Mei 2016)
26 Ogos 2016 Persembahan
Pengurusan 2
11
Bil Nama Ahli Brain
Storming
Kumpul
Data
Dokumentasi Persembahan Survey &
Analisa
Perlaksanaan Penyediaan
Bahan
1. Ramlah Bt A. Rahaman (Hjh) 1 1 1 1 1 1 1
2. Hjh Junaidah Bt Tahir 1 1 1 1 1
3. Fadhilah Hj Mohd Azmir 1 1 1 1
4. Nik Nazim B. Nik Mohd
Kamail
1 1 1 1 1 1 1
5. Suhaili Bt Ajib 1 1 1 1 1 1 1
6. Rossaidi B. Suaid 1 1 1 1 1 1 1
7. Muhammad Akram B. Mohd
Shariff
1 1 1 1 1 1 1
8. Azlin Ahmad
1 1 1
MATRIX PENGLIBATAN AHLI-AHLI DAN AGIHAN TUGAS
100% PENGLIBATAN SEMUA AHLI : (PROJEK DIJALANKAN DI KOLEJ (PERUBATAN-PERGIGIAN), UiTM SUNGAI BULOH)
12
II. PEMILIHAN PROJEK /
MASALAH DAN DEFINISI
13
BIL
MASALAH
PENCADANG
1 Meletakkan ABATE dalam tangki/pam tandas pelajar sukar Hjh Junaidah
2 Pelajar tidak membuat aduan kerosakan peralatan di bilik Muhammad Akram
3 Maklumat tidak sampai ke pengetahuan pelajar Fadhilah
4 Proses semakan maklumat dan sahkan terimaan borang/dokumen kolej selepas
pendaftaran kolej lambat
Ramlah dan Suhaili
5 Proses Kiraan Kehadiran dan merit aktiviti pelajar untuk permohonan kolej lambat Azlin
6 Banyak surat-surat /bungkusan pribadi berdaftar pelajar tidak dituntut di pejabat
kolej
Nik Nazim dan
Rossaidi
KAEDAH : BRAINSTORMING
SENARAI MASALAH YANG DIKENALPASTI
14
BIL
MASALAH
KESAN
PENGGUNA PEKERJA PERKHIDMATAN
1 Meletakkan ABATE dalam tangki/pam
tandas pelajar sukar
Kedudukan pam
tinggi
Kurang staf dan tiada
alatan / kaedah yang
sesuai – tindakan
lambat
Menjejaskan
perkhidmatan
2 Pelajar tidak membuat aduan kerosakan
peralatan di bilik
Pelajar tidak dapat
menggunakan
peralatan tersebut
Tambahan masa
diguna oleh staf
untuk pemeriksaan
kerosakan semasa
cuti semester
Menjejaskan imej
3 Maklumat tidak sampai kepengetahuan
pelajar
Pelajar tidak tahu
info yang
dikeluarkan
Kerap menampal
notis atau info
dipapan notis
Menjejaskan
perkhidmatan
4 Proses semakan maklumat dan sahkan
terimaan borang/dokumen kolej selepas
pendaftaran kolej lambat
Banyak borang
diterima dan perlu
dilengkapkan
semasa pendaftaran
kolej
Banyak borang dan
Semakan maklumat
bagi sahkan terimaan
borang – proses
menjadi lambat
Menjejaskan
perkhidmatan dan imej
5 Proses kiraan kehadiran dan merit
aktiviti pelajar untuk permohonan kolej
lambat
JPK dan SRK lapor
kurang pelajar hadir
aktiviti tapi kupon
habis
Kenalpasti kupon
aktiviti, jenis aktiviti
dan kiraan merit
aktiviti ikut kategori
Menjejaskan imej dan
perkhidmatan
6 Banyak surat-surat /bungkusan peribadi
berdaftar pelajar tidak dituntut di
pejabat kolej
Terlepas tempoh
tuntut surat daftar
Lambakan surat
daftar dipejabat
Menjejaskan
perkhidamtan
HURAIAN DAN KESAN MASALAH TERPILIH YANG
DIKENALPASTI
Masalah dipilih dilihat dari segi kesan kepada pengguna,pekerja dan perkhidmatan 15
Tajuk Permasalahan 1 &
Alasan
Perbincangan 1 Perbincangan 2 Cadangan & Keputusan
Ahli
Sukar meletakkan ABATE
dalam tangki/pam tandas
pelajar.
Alasan: Kedudukan pam
tandas tinggi
Contoh: Tangki / pam
tandas pelajar : Jenis
Tandas cangkung
Tidak semua kolej
tangki/pam tandas tinggi
kerana ada menggunakan
tangki/pam tandas
rendah.
Contohnya Kolej Kampus
Kesihatan UiTM Sungai
Buloh - Tangki tandas/
pam tandas pelajar :
Jenis tandas duduk
Projek Kumpulan KIK
Pusat Kesihatan UiTM ada
membuat inovasi
(rekacipta alat) untuk
meletakkan abate
ditempat yang tinggi dan
sukar – alat tersebut
dinamakan saito
** ‘SAITO’ adalah “ROI”
KEPADA HEP(Pusat
Kesihatan) ahli kik saizen
- terhasil daripada
program KIK UiTM .
UiTM khasnya HEP(Pusat
Kesihatan) boleh
manfaatkannya – supaya
inovasi tersebut boleh
dikembangkan dan
digunapakai untuk faedah
UiTM terutama di kolej .
Ini dapat kurangkan kos
UiTM
Cadangan : Tajuk masalah
digugurkan dengan undian
6 daripada 8 orang
Alat ‘saito’ inovasi
Pusat Kesihatan(HEP)
16
Tajuk Pemasalahan
2 & Alasan
Perbincangan 1 Perbincangan 2 Perbincangan 3 Keputusan Ahli
Pelajar tidak
membuat aduan
kerosakan peralatan
bilik
Alasan : Terdapat
kerosakan
peralatan
/perabot semasa
pemeriksaan
selepas pelajar
‘clearance’
Telah ada on-line e
Aduan fasiliti
diperkenalkan
Info penggunaan e-
Aduan fasiliti perlu
di uar-uarkan dan
ada panduan
kaedah
penggunaannya
Kolej UiTM Sungai
Buloh – Pelajar
membuat aduan on-
line (e-Aduan
Fasiliti), jika
bermasalah on-line
baru mereka rujuk
pihak unit kolej
untuk bantuan dan
tindakan.
Link e-aduan fasiliti
dicatit dalam
peraturan kolej dan
ditampal setiap bilik
pelajar sebagai
rujukan
Cadangan : tajuk
masalah ini diterima
dengan undian 5
daripada 8 orang.
17
Link e-aduan
fasiiliti
Tajuk Permasalahan
3 & Alasan
Perbincangan 1 Perbincangan 2 Keputusan Ahli
Maklumat tidak
sampai
kepengetahuan
pelajar
Alasan : Jawapan
‘TAK TAHU’ yang
selalu diterima
daripada pelajar
jika
kedapatan
melanggar
peraturan
atau sebagainya
Notis/ Memo
ditampal setiap
level, blok atau
taklimat juga telah
diberikan pada
pelajar oleh pihak
kolej
Di Kolej UiTM Sg
Buloh info
dikeluarkan melalui
notis/memo,
taklimat (ikut
keperluan),
whatsapp serta
Cadangan : tajuk
masalah ini diterima
dengan undian 5
daripada 8 orang.
**INFO - melalui
kerjasama
Jawatankuasa
Perwakilan Pelajar
(whatsapp/viral oleh
Jawatankuasa
Perwakilan kolej
kepada ketua blok
dari ketua blok
kepada ketua level
daripada ketua level
kepada ketua rumah
atau ‘group
postingperubatan’).
Notis/ Memo
ditampal di papan
notis atau taklimat
dan FaceBook
18
Tajuk Pemasalah 4 & Alasan Perbincangan 1 Keputusan Ahli
Proses semakan maklumat dan
sahkan terimaan borang/dokumen
kolej selepas pendaftaran kolej
lambat
Alasan : Banyak borang perlu
disemak dan disahkan bagi
pastikan borang dilengkapkan
dengan betul.
Akibatnya: Kelewatan proses
berlaku.
Andaian minima 4 borang kolej dikira
bagi 1 pelajar (borang pribadi, Aku
Janji Kolej, Penerimaan/Penyerahan
perabot bilik pelajar ‘Borang
Clearance’ dan Aku Janji Sewaan
Perabot)
Anggaran Borang Kolej perlu diproses:
a. Kolej Perindu anggaran 450 pelajar x
4 = 1,800 borang perlu diproses
b. Kolej Sg. Buloh anggaran 300 pelajar
x 4 = 1,200 borang perlu diproses.
c. Puncak Alam anggaran 2,000 pelajar
x 4 = 8,000 borang perlu diproses
***(Norma kerja: penerimaan
borang/dokumen kolej selepas
pendaftaran pelajar di kolej – purata
proses borang untuk 1 orang 600saat
(10minit)).
AHLI KIK BERSETUJU SEMUA KOLEJ
MENGHADAPI PEMASALAHAN YANG
SAMA
Cadangan : tajuk masalah
ini diterima dengan
persetujuan sebulat suara
ahli kumpulan.
19
Tajuk Pemasalahan 5 &
Alasan
Perbincangan 1 Keputusan Ahli
Proses kiraan kehadiran
dan merit aktiviti
pelajar untuk
permohonan kolej
lambat
Alasan:
Kupon aktiviti yang
ditampal di kad
aktiviti perlu
disediakan,disahkan
dan dikira merit
mengikut jenis
aktiviti yang
pelajar hadir untuk
pastikan
permohonan kolej
mereka berjaya
‘E – Touch system /‘stand
alone’ oleh Team Xcellent 5S
HEP untuk gantikan sistem
kupon aktiviti dalam mengira
kehadiran dan merit aktiviti
pelajar untuk permohonan
kolej.
‘E - Touch System’( “ROI”
KEPADA HEP oleh ahli Team
Xcellent 5S - terhasil daripada
Inovasi 5S HEP, UiTM
Pihak HEP(Kolej) boleh
manfaatkannya – supaya
inovasi tersebut boleh
dikembangkan dan
digunapakai untuk faedah
bersama . Ini dapat kurangkan
kos kolej dan UiTM
Cadangan :tajuk
masalah ini digugurkan
dengan undian 6
daripada 8 orang.
Kupon & kad aktiviti
‘Scanner’
antara alat yang
boleh digunakan
dalam sistem e-
Touch
20
Tajuk Permasalahan
6 & Alasan
Perbincangan 1 Perbincangan 2
Perbincangan 3
Cadangan &
Keputusan Ahli
Banyak surat – surat
/ bungkusan
peribadi berdaftar
pelajar tidak
dituntut di pejabat
kolej.
Alasan : Terdapat
lambakan surat-
surat/bungkusan
daftar di pejabat
kolej yang lambat
/ tidak dituntut.
Masalah perlu
ruang untuk
tangani lambakan
tersebut
Di Kolej UiTM Sungai
Buloh; kurang
masalah
– Pelajar selalu
datang menyemak
buku daftar
mengambil surat
daftar atau
bungkusan mereka
semasa tiada kuliah
atau selepas kuliah.
Surat yang tidak
dituntut diambil
semula oleh
penghantar surat
daftar (POS LAJU).
Di UiTM Segamat
satu ruang
disewakan kepada
Johor services untuk
urusan pos laju
(kolej tidak urus
urusan
surat/bungkusan
pribadi berdaftar
pelajar)
Di UiTM Perak
urusan pos laju
surat/bungkusan
pribadi berdaftar
pelajar di urus oleh
koperasi. (Koperasi
caj pelajar surat
daftar RM1 dan
bungkusan RM2)
Pihak kolej boleh
mencadang kepada
kampus urusan, pos
laju (pribadi) diurus
oleh ruangniaga –
faedah kolej boleh
jana pendapatan
daripada sewaan
ruang yang
digunakan oleh
syarikat
**Cadangan :tajuk
masalah ini
digugurkan dengan
undian 5 daripada 8
orang
21
Nombor Masalah
Penting Keupayaan Ranking
2 5 4 3
3 6 5 2
4 7 6 1
KEPENTINGAN RENDAH
KEPENTINGAN TINGGI
KEU
PAYAAN
REN
DAH
KEU
PAYAAN
TIN
GG
I
DITOLAK DITERIMA
0
0
1
1
4
2
2 2
3
3
3 6
4
7
7
8
8 9
9
10
10
Nota : Skala
Undian
PEMILIHAN MASALAH – MATRIK ANALISA DATA
6
22
BIL
PERKARA/MASALAH
OBJEKTIF
ORGANISASI
(X 4)
DATA
MUDAH
DIPEROLEHI
(X3)
IMEJ
JABATAN
(X2)
PENJIMATAN
MASA (X1)
JUMLAH
1 Pelajar tidak membuat aduan
kerosakan peralatan di bilik
2(8)
3(9)
5(10)
1(1)
28
2 Maklumat tidak sampai
kepengetahuan pelajar
5(20)
4(12)
3(6)
6(6)
44
3 Proses semakan maklumat dan
sahkan terimaan
borang/dokumen kolej selepas
pendaftaran kolej lambat
6(24)
5(15)
7(14)
6(6)
59
PETUNJUK PEMBERAT:
a) Objektif Organisasi (x4)
b) Mudah kumpul data (x3)
c) Meningkatkan imej jabatan (x2)
d) Penjimatan masa (x1)
PEMILIHAN MASALAH - MATRIK ANALISA FAEDAH (SKALA MATA DENGAN PEMBERAT)
Nota: Jumlah mata dibuat secara
undian didarab dengan pemberat
JUMLAH KESELURUHAN 131
23
Proses semakan maklumat dan sahkan terimaan
borang/dokumen kolej selepas pendaftaran kolej
lambat
- MARKAH TERTINGGI - BIDANG TUGAS HAKIKI KOLEJ - KEMAMPUAN DAN KEUPAYAAN AHLI - PERMASALAHAN TERSEBUT JUGA BERLAKU DI KOLEJ
YANG LAIN
KUMPULAN BAHTERA EMAS MEMILIH TAJUK MASALAH :
TAJUK MASALAH DIPILIH
24
III. PENJELASAN MASALAH / TAJUK
PROJEK
25
TAJUK PROJEK
26
LATAR BELAKANG PROJEK – (Ahli sebulat suara mengsyorkan Projek di laksanakan di Kolej UiTM Sg. Buloh)
Semasa pendaftaran kolej , pelajar semak nama bilik di papan notis dan
terus kebilik. Dalam bilik tersebut disediakan sampul surat berisi borang-
borang kolej untuk dilengkapkan dan kunci bilik.
Terdapat 4 jenis borang yang perlu dilengkapkan. Setelah borang di isi,
pelajar ke kaunter untuk serahan borang. Disini bermula projek untuk
selesaikan masalah.
Apabila staf menerima borang daripada pelajar, proses berikut
dilaksanakan
i. Semak jumlah borang yang diterima
ii.Semak maklumat disetiap borang kolej tersebut :
- Tiada gambar mohon pelajar tampal gambar, salah tandaan/isi
maklumat yang teruk - serah borang baru dan ajar cara isi borang,
maklumat yang tidak lengkap – dikembalikan pada pelajar untuk
lengkapkan.
iii. Sahkan terimaan borang kolej yang lengkap
Masa proses terimaan borang kolej selepas pendaftaran kolej bagi 1
orang pelajar bertambah lambat dari satu sesi ke sesi seterusnya
disebabkan terdapat masalah seperti data yang didapati iaitu:
- Sesi 2013 : borang bermasalah 164 borang
- Sesi 2014 : borang bermasalah bertambah kepada 211 borang
- Sesi 2015 : borang bermasalah meningkat sebanyak 300 borang
1
2
3
4
27
ISTILAH
MAKSUD
BORANG-BORANG KOLEJ
Borang yang digunakan semasa pendaftaran kolej iaitu Borang Peribadi atau Kad
Peribadi,Borang Penerimaan / Penyerahan Kelengkapan Rumah (Borang Clearance), Aku Janji
Penerimaan Kemudahan Perabot Rumah / bilik Kolej Kediaman (Sewaan Perabot), Borang Aku
Janji Pelajar Kolej
BORANG TIDAK LENGKAP
Pelajar tidak mengisi maklumat dalam ruang yang disediakan. Contoh: Tiada pendapatan
ibu/bapa dicatat, tidak ada tandatangan pelajar di borang atau kad peribadi pelajar, tidak
catat jenis darah, tidak catat bilangan adik beradik, tidak catat nama waris untuk dihubungi,
tidak catat kod kursus, tiada gambar dilekatkan pada borang
BORANG SALAH ISI ATAU
TANDAAN
Pelajar tidak prihatin dengan maklumat yang perlu dicatit. Contoh: Penandaan ok (/) pada
ruang penerimaan barang di Borang Penerimaan / Penyerahan Kelengkapan Rumah (Borang
Clearance) sedangkan DIPERLUKAN jumlah item tersebut .
BORANG CLEARANCE
PNC
Borang Penerimaan / Penyerahan Kelengkapan Rumah/ Bilik yang perlu dilengkapkan dan
ditandatangani oleh pelajar semasa mendaftar masuk dan mendaftar keluar apabila keluar
daripada kolej
Penolong Naib Canselor
TERMINOLOGI
28
Jumlah Borang/Dokumen Kolej Yang Tidak Lengkap Dan
Salah Diisi Yang Diterima Daripada Pelajar Meningkat
mengakibatkan:
Kerja Berulang dan Lambat
Beban Kerja Bertambah
Kepenatan
Kelewatan Menyiapkan Kerja
Menjejaskan Imej
KESAN JIKA MASALAH INI DIBIARKAN
29
What ?
Proses semakan maklumat dan sahkan terimaan
borang/dokumen kolej selepas pendaftaran
kolej lambat
Where ?
Di Kolej Kediaman UiTM Kampus Sungai
Buloh
DEFINISI MASALAH (TEKNIK 5W1H)
When ?
Semasa proses semakan maklumat dan untuk
sahkan terimaan borang/dokumen kolej selepas
pendaftaran kolej daripada pelajar .
30
Who ? Pelajar dan Staf kolej
Why ?
Terdapat proses semakan dan sahkan terimaan
borang/dokumen 300 pelajar pada September 2015
mengambil masa 8 hari (purata proses borang bagi satu pelajar
900 saat (15 minit) melebihi masa norma proses sepatutnya 600 saat
(10 minit)
DEFINISI MASALAH (TEKNIK 5W1H)
Menentukan maklumat yang diperlukan dicatit oleh
setiap pelajar pada setiap borang / dokumen kolej
sebelum disahkan dan diterima
31
How ?
Mula
Menerima borang/dokumen pendaftaran
kolej seperti 1. Kad/Borang Peribadi
2. Kad Aktiviti Kolej
3. Borang Penerimaan Kelengkapan Bilik Pelajar
(Borang Clearance)
4. Borang Akujanji Penerimaan Sewaan Perabot
5. Slip Penghuni Bilik(Slip pintu)
6. Borang Maklumbalas Pendaftaran Pelajar
7. Borang Kebenaran guna alatan elektrik
8. Borang Akujanji Kolej
Ambil borang yang lengkap dan
kumpul untuk fail.
**Memberi semula borang/dokumen
berikut kepada pelajar: 1. Slip Penghuni Bilik (Slip pintu)
2. Borang Akujanji Penerimaan
Sewaan Perabot(Salinan Pelajar
3. Kad Aktiviti
Tamat
1min /
(60
saat)
8 min /
(480
saat)
Tempoh proses serahan dokumen 1 pelajar Masa 10min atau 600saat
Staf Pejabat kolej
Terima
borang/dokumen
Semak jumlah semua
borang/ dokumen
Yang Diterima
1min /
(60
saat)
Tamat
Semak maklumat pada
borang/ dokumen, dan
Sahkan
Pelajar hadir ke
kolej ikut surat
tawaran
Pelajar terima kunci bertag
dan sampul ada semua
borang/ dokumen pendaftaran
kolej
Pelajar masuk bilik
ikut nombor tag kunci
Pelajar lengkapkan
borang/ dokumen
dan hantar
Ambil borang/dokumen
lengkap. (**Serah
semula borang untuk
kegunaan pelajar)
Semak maklumat di borang,
tampal gambar dan sahkan
semua borang kolej pelajar
yang lengkap
Pro
ses
berm
ula
** NOTA:
Untuk Kolej lain yang
terlibat sahaja
NORMA KERJA: PROSES CARTA ALIR PENERIMAAN BORANG/DOKUMEN
KOLEJ SELEPAS PENDAFTARAN PELAJAR DI KOLEJ
Serahan
selepas
daftar
kolej
32
1
3
2
Mempercepatkan proses semakan maklumat dan sahkan terimaan
borang/dokumen kolej yang banyak selepas pendaftaran kolej
Mengurangkan bebanan tugas staf dengan mengurangkan
proses kerja semakan dan sahkan borang kolej yang berulang
Memberikan perkhidmatan memudahkan pelanggan(pelajar)
selaras dengan objektif Bahagian Hal Ehwal Pelajar
OBJEKTIF PROJEK
2 M 1B
MESRA
MEMBANTU
BERSUNGGUH-SUNGGUH
TEMA PROJEK
33
BENCHMARKING
UNIVERSITI PEGAWAI YANG DIRUJUK KAEDAH
Kolej Siswa,
Universiti Malaysia Terengganu
(UMT)
En. Wan Adzmani Wan Othman
Jawatan :
Penolong Pendaftar Kanan
No. telefon :
09-668 4283
Emel : [email protected]
Pelajar baru yang ditawarkan kolej
kediaman perlu memberi maklumbalas
sama ada setuju atau tidak menduduki
kolej kediaman. Bagi pelajar yang
setuju, pelajar akan diberi nombor
bilik selepas pembayaran dilakukan.
Dokumen yang siap dicetak perlu
diserahkan kepada pihak kolej pada
hari pendaftaran untuk mendapatkan
kunci.
Bahagian Pembangunan Pelajar,
Jabatan Hal Ehwal Pelajar,
Universiti Utara Malaysia
(UUM)
Pn. Nabila Azmi
Jawatan :
Penolong Pengarah
No. telefon :
04-928 4023
Emel : [email protected]
Nama pelajar baru dijanakan melalui
sistem dan tiada borang pendaftaran.
Pelajar melengkapkan butiran pada
buku pendaftaran dan mengambil
kunci bilik.
Kolej Tun Dr. Ismail
Universiti Teknologi Malaysia
(UTM)
Pn. Norsidah Othman
Jawatan :
Pengurus Asrama
No. telefon :
07-553 1951
Emel : [email protected]
Tiada borang pendaftaran disediakan.
Pelajar perlu mencetak dokumen
butiran diri melalui sistem yang
disediakan.
Seksyen Penempatan Pelajar
Universiti Putra Malaysia
(UPM)
Pn. Hjh. Salmah Mohd Noor
Jawatan :
Pegawai Tadbir
No. telefon :
03-8947 1325
Emel : salmahnor.upm.edu.my
Pelajar perlu mengisi beberapa borang
seperti butiran diri dan kokurikulum
dalam sistem (e-daftar) serta perlu
ditandatangan dan dicetak seterusnya
dihantar semasa hari pendaftaran.
Borang clearance dilengkapkan semasa
mendaftar keluar. 34
SASARAN PROJEK
Mempercepatkan atau memendekkan masa proses semakan dan
sahkan penerimaan borang kolej selepas pendaftaran kolej
MENGAPA
Memastikan 80% proses semakan dan sahkan penerimaan borang
kolej selepas pendaftaran kolej dapat mengikut norma kerja
yang ditetapkan.
SASARAN PROJEK
35
(Kiraan : 900-600/900x100 =33.3%
SASARAN PENURUNAN MASA
PROSES BORANG : 33.3% (DARIPADA 900 SAAT (15 MINIT)
KEPADA 600 SAAT (10 MINIT)
Justifikasi:
MEMATUHI NORMA
KERJA YANG
DITETAPKAN
Aktiviti Proses
Tem
poh P
rose
s (S
aat)
0
100
300
200
600
500
400
900
800
700
SASARAN
33.3%
Semakan
maklumat
dan sah
borang/
dokumen
kolej
Semakan
borang/
dokumen
yang
diterima
Serahan
semula
borang/
dokumen
untuk
pelajar
RAJAH PARETO SEBELUM PROJEK
Tajuk : Mempercepatkan proses semakan maklumat dan sahkan terimaan
borang / dokumen kolej selepas pendaftaran kolej
36
Perbincangan dengan pengurusan Hal Ehwal Pelajar
Kampus Sungai Buloh (Timbalan Pengarah HEP
Kampus Prof Madya Dr Ikmal Hisham dan Pengetua
Dr Mohamad Ikhsan Selamat) untuk menjalankan
aktiviti kumpulan KIK.
Penerangan kepada PNC Kampus Sungai
Buloh merangkap Rektor UiTM Kampus
Selangor; Profesor Dato’ Dr Abu Bakar
Abdul Majeed , berhubung projek dan
Kolej UiTM Sungai Buloh dipilih untuk
ujicuba projek
PERSEMBAHAN PENGURUSAN
Perbincangan dengan pihak pengurusan untuk kebenaran menjalankan
aktiviti kumpulan di Kolej Kampus UiTM Sungai Buloh
37
PERMOHONAN & KELULUSAN PROJEK
SURAT PERMOHONAN MENJALANKAN PROJEK KIK PADA 15 JANUARI DAN KELULUSAN PADA 27 JANUARI 2016
38
IV. TEKNIK PENYELESAIAN MASALAH
39
Mula
Menerima borang/dokumen pendaftaran
kolej seperti 1. Kad Peribadi
2. Kad Aktiviti Kolej
3. Borang Penerimaan Kelengkapan Bilik Pelajar
(Borang Clearance)
4. Borang Akujanji Penerimaan Sewaan Perabot
5. Slip Penghuni Bilik(Slip pintu)
6. Borang Maklumbalas Pendaftaran Pelajar
7. Borang kebenaran guna alatan elektrik
8. Borang Akujanji Kolej
Ambil borang yang lengkap dan kumpul untuk fail.
**Memberi borang/dokumen berikut kepada pelajar:
1. Slip Penghuni Bilik (Slip pintu)
2. Borang Akujanji Penerimaan Sewaan
Perabot(Salinan Pelajar
3. Kad Aktiviti
Tamat
1min /
13 min Semak maklumat di borang,
tampal gambar dan sahkan
semua borang kolej pelajar
yang lengkap
Prestasi proses sesi September 2015 Tempoh proses terimaan
dokumen 1 pelajar Masa 15min atau 900saat . Bintang merah
proses bermasalah
1min /
(780 saat)
(60
saat)
(60
saat)
Pelajar terima kunci bertag
dan sampul ada semua
borang/
dokumen pendaftaran kolej
Pelajar masuk bilik
ikut nombor tag kunci
Pelajar lengkapkan
borang/ dokumen
dan hantar
Pelajar hadir ke
kolej ikut surat
tawaran
Staf Pejabat kolej
Terima
borang/dokumen
Semak semua
borang-borang
Yang Diterima
Tamat
Semak maklumat
pada
borang/dokumen dan
Sahkan
Ambil
borang/dokumen
lengkap. (**Serah
semula borang untuk
kegunaan pelajar)
Pro
ses
berm
ula
ANALISA PROSES - PRESTASI PROSES PADA SEPTEMBER SESI 2015
Aktiviti
bermasalah
** NOTA:
Untuk Kolej lain yang terlibat sahaja
CARTA ALIR PENERIMAAN BORANG/DOKUMEN KOLEJ SELEPAS PENDAFTARAN PELAJAR DI KOLEJ
Serahan
selepas
daftar
kolej
40
Proses semakan
maklumat dan
sahkan terimaan
borang /dokumen
kolej selepas
pendaftaran kolej
lambat
MANUSIA KAEDAH
PERALATAN PERSEKITARAN
Borang tak
lengkap
Banyak Borang
Tak Ada Salinan Slip Pendapatan
Keluarga
Borang salah
isi/tandaan
Manual
Belum ada
kaedah baru
Kaunter sesak
masa puncak
Satu
kaunter
Tertinggal
Gambar/ Slip
pendapatan
keluarga
Terlupa bawa
gambar /slip
pendapatan
keluarga Nak
cepat
Salah isi maklumat
Maklumat isi
tak lengkap
Tak
Prihatin
Staf 3 orang
KAEDAH BRAIN STORMING
RAJAH SEBAB & AKIBAT 1
Tak Ada
Gambar
41
Bil Punca Masalah Kekerapan Kekerapan
Terkumpul
1 Borang Tak Lengkap
Diisi
100 100
2. Borang Salah
Isi/tandaan
90 190
3. Tak Ada Gambar
14
204
4. Tak Ada Salinan Slip
Pendapatan Keluarga
13
217
5 Borang Banyak 8 225
JUMLAH 225
Sumber kajian : Purata 3 tahun terhadap pelajar yang menyerahkan
dokumen selepas pendaftaran kolej pelajar sesi 2013/2014 – 2015
Disediakan : Pn Suhaili
Punca masalah kelewatan proses terimaan borang kolej selepas pendaftaran kolej
PENGESAHAN PUNCA MASALAH - RINGKASAN LEMBARAN SEMAKAN 1
Disahkan oleh: Hj Hasnor Mohd Jan
Fasilitator
42
Bil Punca Masalah
1 Borang Tak Lengkap Diisi
2. Borang Salah Isi/tandaan
3 Tak Ada Gambar
4. Tak Ada Salinan Slip
Pendapatan Keluarga
5 Borang Banyak
Sumber kajian : Purata 3 tahun terhadap pelajar yang
menyerahkan dokumen selepas pendaftaran kolej
pelajar sesi 2013/2014 - 2015
0
20
40
60
80
100
120
1 2 3 4 5
1 3 2 5 4
PENGESAHAN PUNCA MASALAH - CARTA TURUS
Disahkan oleh: Hj Hasnor Mohd Jan
Fasilitator
43
Proses semakan
maklumat dan
sahkan terimaan
borang /dokumen
kolej selepas
pendaftaran kolej
lambat
MANUSIA KAEDAH
PERALATAN PERSEKITARAN
Borang tak
lengkap
Banyak Borang
KAEDAH BRAIN STORMING
RAJAH SEBAB & AKIBAT 2
44
Punca Masalah
1
Penyebab yang
Mungkin
Penemuan Kesimpulan Penyelesaian
yang perlu
Tanggung jawab
Borang Banyak 1. Kad Peribadi
2. Kad Aktiviti Kolej
3. Borang
Penerimaan/
Kelengkapan Bilik
Pelajar (Borang
Clearance)
4. Borang Akujanji
Penerimaan Sewaan
Perabot
5.Slip Penghuni
Bilik(Slip pintu)
6. Borang
Maklumbalas
Pelajar
7. Borang kebenaran
guna alat elektrik
8. Borang Akujanji
Pelajar Kolej
1. Setiap borang
kolej
membawa
maksud
keperluan
tersendiri .
2. Berlaku salah
isi/tandaan
pada borang
kolej
- (Majoriti kolej
menggunakan
melebihi daripada 2
borang)
- Kolej UiTM Sungai
Buloh 4 borang
- Kolej Perindu 6
borang
- Kolej Puncak Alam 8
borang
Benar
Tambahbaik
borang kolej yang
boleh selesaikan
semua alasan
sebab borang-
borang kolej yang
lain boleh
digugurkan.
Hjh Ramlah
Hjh Junaidah
Nik Nazim
Suhaili
Kolej Perindu : 6
borang kolej
Kolej Sg Buloh: 4 borang
kolej
VERIFIKASI PUNCA PALING MUNGKIN
Salah isi atau tandaan
Kolej Perindu : 6 borang
kolej
45
Punca Masalah
2
Penyebab yang
Mungkin
Penemuan Kesimpulan Penyelesaian yang
perlu
Tanggung
jawab
Borang Tak
Lengkap
1. Pelajar tidak
prihatin
2. Pelajar tidak
tahu ada
keperluan
lain untuk
borang kolej
iaitu gambar
atau slip
pendapatan
keluarga
1. Ada maklumat
tidak dicatit
2. Borang tidak ada
gambar
3. Tiada slip
pendapatan
keluarga
- Borang dipulangkan
kepada pelajar untuk
dilengkapkan
Benar
Mencari kaedah :
1. Maklumat
sampai kepada
pelajar sebelum
mendaftar kolej
Hjh Ramlah
Hjh Junaidah
Nik Nazim
Suhaili
VERIFIKASI PUNCA PALING MUNGKIN
Pelajar diminta lengkapkan borang 46
4.
V. TINDAKAN PEMBETULAN &
PELAKSANAAN
47
Borang
Banyak
Sebab Utama Matlamat Level 1 Level 2 Level 3
‘Simplify’
keperluan untuk
maklumat diBorang
Kolej supaya
pelajar tak keliru
dan melengkapkan
maklumat yang
diperlukan oleh
pengurusan kolej
Semak semula
setiap
keperluan’
maklumat di Borang Kolej
yang ada
Semak juga
maklumat pada
borang yang
digunapakai
dengan
Akademik ,
gugurkan info
bertindih cth,
GPA dan CGPA
CADANGAN PENYELESAIAN - Rajah Pokok (Faktor Peralatan 1)
Alternatif
guna borang
lain lebih
sesuai sebagai
gantian dan
mudah serta
tak kelirukan
pelajar
Hanya 1 atau 2
borang sahaja
diguna semasa
pendaftaran
kolej
48
BIL
CADANGAN
PENYELESAIAN
SEBAB (1)
KEPENTINGAN
UiTM
KEPUASAN
PELANGGAN
PENJIMATAN
MASA
PENJIMATAN
KOS
1
2
‘Simplify’ Borang
Kolej yang ada
bagi memudahkan
pelajar
Tambahbaik borang
kolej yang boleh
selesaikan semua
alasan sebab
borang-borang
kolej yang lain
boleh digugurkan.
Petunjuk :
x x
Memenuhi Kriteria
Tidak Memenuhi Kriteria
CADANGAN PENYELESAIAN - Analisa Cadangan Penyelesaian Mengikut Kriteria Projek
49
CADANGAN
PENYELESAIAN
SEBAB (1)
PRO
KONTRA
CADANGAN
PENYELESAIAN
KEPADA KONTRA
KEPUTUSAN
1. ‘Simplify’
Borang Kolej yang
ada bagi
memudahkan
pelajar
2. Tambahbaik
borang kolej yang
boleh selesaikan
semua alasan
sebab borang-
borang kolej yang
lain boleh
digugurkan.
Borang mudah
difahami untuk
dilengkapkan
Borang tidak
banyak ,1 atau 2
borang sahaja
digunapakai dan
boleh
mempercepatkan
proses
CADANGAN PENYELESAIAN - Analisa Pro dan Kontra Cadangan Penyelesaian
50
Borang tak
lengkap
Sebab Utama Level 1 Level 2 Level 3 Matlamat
CADANGAN PENYELESAIAN - Rajah Pokok (Faktor Peralatan 2)
Memastikan
maklumat keperluan
borang kolej sampai
kepada pelajar
Mempaparkan
borang kolej
di web
kampus atau
web kolej
bersama-
sama surat
tawaran UiTM
Pelajar print
borang kolej
daripada web
dan lengkapkan
sebelum
mendaftar
Bincang dengan
pihak akademik
untuk ‘tumpang’
paparkan borang
kolej diweb untuk
pelajar
‘download’
‘Nota’ dicatat
diborang sebagai
tambahan , perlu
ada salinan slip
pendapatan
keluarga/gambar d
Pelajar baca
dan faham
kandungan
borang kolej
sebelum
datang
mendaftar
51
BIL
CADANGAN
PENYELESAIAN SEBAB
(2)
KEPENTINGAN
UiTM
KEPUASAN
PELANGGAN
PENJIMATAN
MASA
PENJIMATAN
KOS
1
2
Mempaparkan borang
kolej di web kampus
atau web kolej
bersama-sama surat
tawaran UiTM
Catatan ‘nota’ di
borang untuk
maklumat tambahan
keperluan pengurusan
x x
Petunjuk : Memenuhi Kriteria
Tidak Memenuhi Kriteria
CADANGAN PENYELESAIAN - Analisa Cadangan Penyelesaian Mengikut Kriteria Projek
52
CADANGAN
PENYELESAIAN
SEBAB (2)
PRO
KONTRA
CADANGAN
PENYELESAIAN
KEPADA
KONTRA
KEPUTUSAN
1. Mempaparkan
borang kolej di
web kampus atau
web kolej
bersama-sama
surat tawaran
UiTM
2. Catatan ‘nota’
diborang untuk
maklumat
tambahan
keperluan
pengurusan
Maklumat
sampai
kepada
pelajar
sebelum
mendaftar
kolej
Borang yang
lengkap
diterima
daripada
pelajar
CADANGAN PENYELESAIAN - Analisa Pro dan Kontra Cadangan Penyelesaian
53
BIL CADANGAN PENCADANG
1
2
3
Semak dan Permudahkan maklumat yang diperlukan diborang
agar menepati keperluan untuk kolej. Gugurkan penggunaan
borang jika borang tersebut mempunyai maksud yang sama
dengan borang lain di Hal Ehwal Pelajar
Penambahbaikan maklumat di borang agar ianya boleh
digunakan dalam beberapa perkara pengurusan di kolej secara
sah dari sudut undang-undang atau arahan pentadbiran .
Contoh:
Borang kolej yang diperkenalkan ibarat perjanjian (kontrak)
antara pelajar dengan pengurusan kolej sebaik sahaja pelajar
mendaftar kolej (check in) sehingga pelajar clearance
kolej(check out). Borang kolej tersebut mestilah dapat
menyelesaikan semua alasan borang-borang lain yang
digugurkan
Pemakluman atau mempaparkan borang kolej di laman web bagi
memudahkan pelajar yang berjaya mendapat kolej melayar
laman web yang dicadangkan, download borang, lengkapkan
keperluan borang dan bawa borang yang lengkap diisi semasa
mendaftar di kolej.
Suhaili
Ramlah (hjh)
Nik Nazim
RUMUSAN CADANGAN PENYELESAIAN
54
WHAT
Masalah
1
WHY
Situasi sekarang
WHERE
Tempat
berlaku
WHEN
Tindakan
Penyelesaian
WHO
Pengendali
Penyelesaian
HOW
Cara Penyelesaian
Keputusan
Borang
Banyak
1. Setiap borang kolej
membawa maksud
keperluan tersendiri .
(Majoriti kolej
menggunakan
melebihi daripada 2
borang)
2. Berlaku salah
isi/tandaan pada
borang kolej
Kolej UiTM
Sungai Buloh
April 2016
Hjh Ramlah
Nik Nazim
Suhaili
1. ‘Simplify atau
Tambahbaik borang
supaya borang tersebut
boleh digunapakai
dalam apa saja situasi
di kolej
2.Dapatkan khidmat
nasihat pejabat
undang2 UiTM agar
borang boleh
diterimapakai sebagai
‘borang kontrak
penginapan antara
pelajar dan
pengurusan kolej’.
(Borang Kolej dan Aku
Janji Kolej sahaja
dicadang
digunakan)
1. Gugurkan borang
akujanji sewaan
perabot dan borang
‘clearance’ kerana
gantian‘Aku Janji
Pelajar Kolej’
mencukupi
2. Gugurkan kad aktiviti
kerana boleh guna
kaedah e - Touch (
“ROI” KEPADA HEP
oleh ahli Team
Xcellent 5S - terhasil
daripada Inovasi 5S
HEP, UiTM ).
Borang kolej sebelum 2B-Web
- Slip penempatan
- Kad aktiviti pelajar
- Aku janji kemudahan sewaan perabot
- Peraturan Kolej Kediaman
- Borang penerimaan/penyerahan
Kelengkapan Bilik Pelajar(Clearance)
- Borang Pengesahan Akuan Tanggungan
- Borang Peribadi Pelajar
PELAN PERANCANGAN TINDAKAN PENYELESAIAN
(5W 1H)
Mohon kerjasama pejabat
Penasihat undang2 UiTM agar 2
borang mencukupi dan ianya dapat
menyelesaikan semua alasan
borang lain yang digugurkan 55
Di”notakan” di borang
kolej perlu ada salinan
slip pendapatan keluarga
WHAT
Masalah
2
WHY
Situasi sekarang
WHERE
Tempat
berlaku
WHEN
Tindakan
Penyelesaian
WHO
Pengendali
Penyelesaian
HOW
Cara Penyelesaian
Keputusan
Borang Tak
Lengkap
Terdapat Maklumat
tidak diisi oleh
pelajar atau tidak
ada gambar atau
tiada slip
pendapatan
keluarga (rujuk
kad/borang pribadi)
Kolej UiTM
Sungai Buloh
Mac 2016
Hjh Ramlah
Nik Nazim
Suhaili
Semak dan Tambahbaik
borang kolej agar
maklumat yang diperlukan
ikut kehendak kolej .
. Memaparkan borang kolej
dalam web kampus / kolej
bersama surat tawaran
akademik
Di”notakan” di borang
kolej perlu ada salinan
slip pendapatan keluarga,
untuk makluman pelajar
semasa mengisi borang
Dicadang tambah ruang
maklumat ‘check in’ dan
‘check out’(Clearance)
di borang kolej baru
. Pelajar boleh print
borang kolej daripada
web dan lengkapkan
beserta gambar sebelum
datang mendaftar kolej
Salah satu daripada Borang asal Kolej,
Maklumat yang digugurkan:
- Jenis darah
- Cgpa / cgpa
- Senarai nama adik beradik (sama dengan
borang HEP- Borang Pengesahan Akuan
Tanggungan)
- Jawatan / pencapaian peribadi
- Nama adik beradik
PELAN PERANCANGAN TINDAKAN PENYELESAIAN
(5W 1H)
Tambahan di borang baru
-Maklumat check-in
- Maklumat clearance
56
Jenis Borang Tindakan Alasan / Catatan Keputusan
Borang Maklumat peribadi sahaja
Digugurkan Tambah baik keperluan maklumat peribadi di
Borang Kolej
1. 2B (2 Borang Kolej yang
ditambahbaik yang
menyelesaikan semua alasan
sebab borang-borang lain yang
diguna untuk pendaftaran kolej
digugurkan)
2. Borang kolej sebagai
‘kontrak’ pelajar dan
pengurusan kolej sebaik mereka
‘check-in’ bagi membolehkan
tuntutan gantirugi pada
‘vadalism’ di kolej
3. 2 borang kolej yang
digunakan:
1. Borang Kolej Kediaman
2. Akujanji Pelajar Kolej
Borang penerimaan/penyerahan
Kelengkapan Bilik
Pelajar(Clearance)
Digugurkan 1. Penggantian memadai borang inventori
2. Tambahbaik maklumat di borang kolej
3. Borang Aku Janji Kolej boleh digunakan
sepenuhnya untuk tuntutan gantirugi
kerosakan peralatan kolej akibat ‘vandalism’
Kad aktiviti pelajar Cadang
digugurkan
CadanganPenggunaan e- Touch (inovasi ROI
kepada HEP oleh team XCELLENT 5S HEP)
Aku janji penerima kemudahan
perabot bilik /sewaan perabot
Digugurkan Penggunaan Akujanji Pelajar Kolej
Borang pengesahan pendapatan
keluarga
Digugurkan Penggunaan Borang Pengesahan Akuan
Tanggungan oleh HEP
Slip penempatan Digugurkan Memadai dengan surat tawaran berjaya
Slip layar pintu Digugurkan Kerjasama Staf Resident Kolej (SRK) dengan
pelajar kolej, meletakkan sendiri slip layar pintu
Borang pendaftaran peralatan
elektrik
Pelajar ambil
dipejabat
selepas
‘check in’
Pelajar sah sebagai penghuni kolej baru boleh
mendaftar alatan letrik yang dibenarkan
RINGKASAN JUSTIFIKASI BAGI PELAN PERANCANGAN TINDAKAN
PENYELESAIAN (5W 1H)
57
Aku janji Pelajar
Kolej termasuk :
1. Akur dengan
Akta 174
(Bahagian III) ,
peraturan kolej
dan arahan
semasa
pentadbiran
2. Bersedia
menerima
tindakan
pengurusan jika
melanggar nya
Butiran
maklumat asas
pribadi pelajar
untuk
keperluan
kolej
Pengakuan pelajar &
* Nota : Maklumat
tambahan yang
diperlukan
Bahagian ‘check-in’
bilik
Bahagian ‘check-out’
bilik atau
‘Clearance’
MODEL PENYELESAIAN 1
2B- 2 Borang Kolej adalah Borang Kontrak antara Pelajar dan Pengurusan Kolej
(Borang 1: Borang Kolej (maklumat pelajar) dan Borang ke 2 : Akujanji Kolej)
BORANG KOLEJ 1 BORANG KOLEJ KE-2 58
MODEL PENYELESAIAN 2
2B-Web 2 Borang Kolej dipaparkan di laman Web Kampus atau Kolej
(Borang Pertama Borang Kolej(maklumat pelajar) dan Borang ke Dua Akujanji Kolej)
59
KELULUSAN CADANGAN PENYELESAIAN
SURAT KELULUSAN PELAKSANAAN CADANGAN PENYELESAIAN BERTARIKH 05 MEI 2016
60
PROSES PENDAFTARAN DAN TERIMAAN BORANG KOLEJ
APA SIAPA BILA
Perbincangan dengan pihak
Hal Ehwal Akademik untuk
paparkan borang kolej
bersama surat tawaran ‘pre
medic’
Hjh Ramlah
Suhaili
April 2016
Di hari pendaftaran kolej –
terima borang kolej daripada
pelajar, semak, sah dan catit
nombor bilik, serah kunci
bertag nombor bilik pada
pelajar.
Pelajar tandatangan
pengesahan terima kunci
(check in)
Staf tandatangan sebagai
pengesahan terima borang
kolej
Hjh Ramlah
Suhaili
Nik Nazim
Rossaidi
Mohd Akram
21 Mei 2016
PELAN BERTINDAK UJICUBA(PENYELESAIAN)
61
i. Perbincangan dengan Hal Ehwal
Akademik Fakulti Perubatan mohon
untuk disertakan bersama borang
kolej dan Aku Janji Pelajar Kolej
(2B-Web) semasa mengeluarkan
tawaran kepada pelajar pra
perubatan (Pre-Med) pada Mei 2016
ii. Serahan borang kolej dan Aku
Janji Pelajar Kolej (2B-Web) ke
staf Akademik Fakulti, untuk
disertakan dengan tawaran
pelajar dipaparkan di web Fakulti
Perubatan/Kampus
TINDAKAN PENYELESAIAN
62
Pelajar hadir ke
kolej ikut surat
tawaran
Pelajar bawa
borang diprint dan
lengkap diisi
berserta dokumen
perludokumen dan
hantar
Pelajar ke kaunter
pendaftaran kolej
untuk serah borang
dan dokumen masa
mendaftar
Staf terima dan
Semak borang /
dokumen ,catitt
nombor bilik pada
borang, serah kunci
bertag nombor bilik
pada pelajar
Pelajar
tandatangan dan
terima kunci ,
staf simpan
borang
Tarikh Ujicuba : 21 Mei 2016
Tempat : Kolej Kediaman UiTM Sungai Buloh
Aktiviti : Pendaftaran Kolej pelajar pra-
perubatan(pre-med)
Terima
borang/dokumen,
semak, catit
nombor bilik
(ambil borang –
simpan)
(Terimaan borang
sama di hari
pendafftaran)
1 minit
(60saat)
1 minit
(60saat)
serah
kunci
bertag
nombor
bilik
Tamat
UJICUBA
Serahan
selepas
daftar
kolej
63
Tarikh Ujicuba: 21 Mei 2016
Aktiviti : Pendaftaran Kolej Pelajar Pra Perubatan(PreMed)
Jumlah Kehadiran : 80
Tempoh proses 1 pelajar : 1 minit (60 saat)
Pelajar serah borang
kolej /dokumen
yang telah diprint
dan lengkap diisi
i. Pelajar terima kunci
bertag nombor bilik
setelah tandatangan di
dalam borang.
ii. Borang staf terima
dan simpan
1 minit (60saat)
PRESTASI 2B-WEB
Pelajar print borang dari
‘web’ dan lengkapkan
sebelum datang mendaftar
kolej
64
Butiran Sebelum Projek Selepas Projek
Anggaran
Penggunaan
Kertas untuk
borang kolej
4 helai x rm0.40
x 80pelajar =
rm128.00
0 helai x rm0.40
x 80pelajar = rm0
Tajuk Aktiviti : Pendaftaran Kolej Pelajar Pra Perubatan (Pre Med)
Tarikh : 21 Mei 2016
Lokasi : Kolej UiTM Sungai Buloh
Anggaran Kehadiran: 80 orang
KOS UJICUBA
65
SASARAN PROJEK : 33.3%
(Kiraan : 900 - 60/900 x 100 = 93.3%)
(Kiraan : 900 - 600/900 x 100 = 33.3%
RAJAH PARETO SELEPAS PROJEK
Terima borang
dan Semakan
maklumat dan
sah borang/
dokumen kolej
Serah kunci
kepada
pelajar dan
simpan
borang
PENCAPAIAN
PROJEK
KEPADA:
93.3% Tem
poh P
rose
s (S
aat)
0
100
300
200
600
500
400
900
800
700
Disahkan : Hj Hasnor Mohd Jan
Fasilitator
Tarikh Ujicuba: 21 Mei 2016
Aktiviti : Pendaftaran Kolej Pelajar Pra Perubatan(PreMed)
Jumlah Kehadiran : 80 Aktiviti Proses
Selepas penggunaan 2B – Web : Penurunan tempoh proses dari 900saat kepada 60 saat
PENCAPAIAN penurunan proses : 93.3%
66
Pelajar hadir ke
kolej ikut surat
tawaran
Pelajar bawa
borang diprint dan
lengkap diisi
berserta dokumen
perlu dan hantar
Pelajar serah
borang dan dokumen
masa mendaftar
Staf kolej
Terima dan
semak borang
kolej/ dokumen
catit nombor bilik
pada borang, serah
kunci bertag nombor
bilik pada pelajar,
simpan borang
Tamat
Tarikh Ujicuba : 21 Mei 2016
Tempat : Kolej UiTM Sungai Buloh
Aktiviti : Pendaftaran Kolej pelajar pra-perubatan(pre-med)
Ok?
YA
Staf kolej
sedia borang kolej -
‘standby’.
Pelajar perlu lengkapkan
TIDAK
Proses semak dan sah penerimaan borang
kolej = (1 minit/ 60saat)
PDPC - Process Decision Program Chart
Serahan
selepas
daftar
kolej
67
2B – 2 Borang Kolej –
tindakan Pembetulan
2B-Web ditambahbaik untuk lebih mesra penggunaanya
Borang Akujanji kolej seperti
borang ‘perjanjian’ antara
pelajar dan pengurusan kolej’)
Borang selepas pembetulan
Maklumat Lepasan :
SPM/ setaraf
Dan
Diploma/ STPM/setaraf
Bertujuan ianya boleh
difahami kerana
digunapakai oleh Bahagian
Pengambilan Pelajar
Taraf Kelayakan
Premedik,Ijazah,Master/Phd
/Profesional
2B – 2 Borang Kolej
yang diperkenalkan Borang asal
Maklumat Lepasan :
SPM/Asasi/Setaraf
Diploma
Taraf Pengajian:
Premedik,Ijazah,Master/
Phd
TINDAKAN PEMBETULAN
68
VI. PENCAPAIAN KEPUTUSAN
69
SEBELUM SELEPAS
SASARAN PROJEK : 33.3%
(Kiraan : 900-600/900x100 =33.3%)
UNTUK PENDEKKAN MASA PROSES =900 Saat kepada 600 saat
PENCAPAIAN PROJEK : (Kiraan : 900 - 60/900x100) =93.3%
BERJAYA PENDEKKAN MASA PROSES = 900 saat kepada 60 saat
RAJAH PARETO PERBANDINGAN
PENCAPAIAN
: 93.3%
Tem
poh P
rose
s (S
aat)
Semakan
maklumat dan
sah borang/
dokumen kolej
Serah kunci
dan terima
serta simpan
borang
0
100
300
200
600
500
400
900
800
700
Tem
poh P
rose
s (S
aat)
0
100
300
200
600
500
400
900
800
700
SASARAN
: 33.3%
Semakan
maklumat dan
sah borang/
dokumen
kolej
Semakan
borang/
dokumen
yang
diterima
Serahan
semula
borang/
dokumen
untuk pelajar
Tarikh Ujicuba: 21 Mei 2016
Aktiviti : Pendaftaran Kolej Pelajar Pra Perubatan(PreMed)
Jumlah Kehadiran : 80
Tempoh proses borang selepas pendaftaran kolej bagi 1 pelajar :
1 minit (60 saat)
Disahkan : Hj Hasnor Mohd Jan
Fasilitator
Aktiviti Proses Aktiviti Proses
70
UCAPAN PENGHARGAAN DARI PENGETUA DAN DATO’ PNC
PENGHARGAAN DARIPADA PENGURUSAN
71
Jenis Borang Nama Kolej Anggaran Kos Sebelum 2B-Web
(Anggaran 100 orang Pelajar)
Penjimatan Kos Ikut Kolej
dilaksanakan Selepas 2B-Web
1. Slip penempatan
2. Slip layar pintu
3. Kad aktiviti pelajar
4. Aku janji penerima
kemudahan perabot bilik
/sewaan perabot
5. Borang Maklumat peribadi
6. Borang pendaftaran
peralatan elektrik
7. Borang pengesahan
pendapatan keluarga
8. Borang
penerimaan/penyerahan
Kelengkapan Bilik
Pelajar(Clearance)
Kampus Puncak Alam
8 Jenis borang kolej
**Ikut keperluan kolej
RM0.40 x 8 borang x 18,370
pelajar = RM58,784.00
(Kos borang kolej pendaftaran)
RM58,784.00
(1 kali pendaftaran kolej)
Kolej Perindu UiTM Shah Alam
6 Jenis borang kolej
**Ikut keperluan kolej
RM0.40 x 6 borang x 1,600
pelajar = RM3,840.00
RM3,840.00
(1 kali pendaftaran kolej)
Kampus UiTM SG Buloh
(Perubatan & Pergigian)
4 Jenis borang kolej
**Ikut keperluan kolej
RM0.40 x 4 borang x 1,045
pelajar = RM1,672.00
(Kos bagi 1 kali pendaftaran)
RM1,672.00
(1 kali pendaftaran kolej)
Anggaran Kos Borang Bagi Kolej Puncak Alam, Kolej Perindu & Kolej UiTM Sungai Buloh
FAEDAH KETARA : PENJIMATAN KOS
Statistik kapasiti kolej daripada Unit
Kemudahan Kolej UiTM Shah Alam
kemas kini 9 Jun 2016. Lampiran
72
FAEDAH KETARA : KOS SECARA PERBANDINGAN
Perkara
Anggaran Kos 15 kolej di
UiTM Selangor
Anggaran Kos kolej bagi 12
kampus
Anggaran Jumlah Keseluruhan
1 kali pendaftaran
Penggunaan 8 Borang
Anggaran 8 jenis borang
kolej
RM0.40 x 8 borang x
24,111 pelajar =
RM77,155.20
RM0.40 x 8 borang x 60,694
pelajar = RM194,220.80
RM77,155.20
+ RM194,220.80
= RM271,376.00
Penggunaan 4 Borang
Anggaran 4 jenis borang
kolej sahaja
RM0.40 x 4 borang x
24,111 pelajar =
RM38,577.60
RM0.40 x 4 borang x 60,694
pelajar = RM97,110.40
RM38,577.60 +
RM97,110.40
= RM135,688.00
Penggunaan 2B sahaja
2B (2 borang tanpa
dipaparkan di Web – Model 1)
RM0.40 x 2 borang x
24,111 pelajar =
RM19,288.80
RM0.40 x 2 borang x 60,694
pelajar = RM48,555.20
RM19,288.80 +
RM48,555.20 =
RM67,844.00
Penggunaan 2B-Web
2B-Web (2 borang
dipaparkan di Web – Model 2)
RM00.00 RM00.00 RM00.00
Penggunaan 8 borang VS 2B sahaja
(2 borang tanpa dipaparkan di Web –Model 1)
RM271,376.00 – RM67,844.00 =
RM203,532.00
Penggunaan 4 borang VS 2B sahaja
(2 borang tanpa dipaparkan di Web – Model 1)
RM135,688.00 - RM67,844.00 =
RM67,844.00
Penggunaan 8 borang berbanding dengan 2B-
Web – (Model 2)
RM271,376.00 – RM00.00 =
RM271,376.00
Penggunaan 4 borang berbanding 2B-Web -
(Model 2)
RM135,688.00 – RM00.00 =
RM135,688.00
** Penjimatan kos perbandingan untuk 1 kali pendaftaran kolej seluruh sistem UiTM ikut data
Unit Kemudahan Kolej - Lampiran
73
Pelajar masuk bilik, isi
borang – 4 / 8 jenis borang
(ikut kolej)
i. Staf terima, semak jumlah
borang
ii Staf semak maklumat dan sahkan
borang
Pelajar masukan dokumen
dalam kotak mengikut level
rumah/bilik
Pelajar bawa borang yang
diprint dan lengap di isi – 2
borang Kolej (borang kolej dan Aku janji pelajar
kolej)
Staf semak borang dan catit
nombor rumah/bilik
mengikut tag kunci
Pelajar tandatangan di borang dan
terima kunci. (Staf terima borang
kolej lengkap) : 1 min(60 saat)
15min atau 900saat
1 minit (60saat) : (Proses terimaan borang kolej lengkap)
FAEDAH KETARA :PENJIMATAN MASA
74
Pelajar tengok nama dan
no rumah di papan notis
Pelajar masuk bilik, isi
borang – 4 / 8 jenis borang
(ikut kolej)
i. Staf terima, semak jumlah
borang
ii Staf semak maklumat dan
sahkan borang
iii. Borang tak lengkap serah
semula pada pelajar untuk
lengkapkan
Pelajar masukan dokumen
dalam kotak mengikut level
rumah/bilik
Anggaran masa minimum : 15 Min (900 saat)
Terdapat 2 proses berasingan : 1.Pendaftaran 2. Proses
terimaan / semakan borang kolej selepas pendaftaran
Pro
ses
2:
Peneri
maan b
ora
ng
sele
pas
pendaft
ara
n
(15 m
in =
900 s
aat)
j Pro
ses
1:
Pendaft
ara
n k
ole
j
(1 m
in =
60 s
aat)
j
Layari Web Medik
2 pro
ses
dala
m 1
uru
san :
Pendaft
ara
n d
an
teri
ma b
ora
ng k
ole
j lengkap s
ere
nta
k
(2 m
in =
120 s
aat)
j
FAEDAH KETARA : SECARA PERBANDINGAN PROSES TERIMAAN BORANG KOLEJ SELEPAS
PENDAFTARAN KOLEJ DENGAN PROSES 2B-WEB
75
1. Penjimatan kos operasi.
i. Penjimatan penggunaan kertas.
ii. Penjimatan Proses Kerja : 2 proses
berjalan serentak dalam 1 masa
iaitu proses pendaftaran dan
proses semakan serta sahkan
terimaan borang selepas
pendaftaran kolej.
2. Kurangkan bebanan kerja staf dalam
penyediaan borang-borang kolej dan
proses berulang, tumpuan boleh
diberi kepada tugas hakiki lain
3. Memudahkan pengurusan
pendaftaran (check-in) dan
pengurusan ‘clearance’ (check-out)
pelajar kolej.
SUMBANGAN 2B-WEB KEPADA PENGURUSAN KOLEJ DAN
PELANGGAN
1. Memudahkan pelajar baca dan
fahamkan kandungan dan keperluan
maklumat di 2 borang kolej yang
dilayar diweb sebelum buat
keputusan bersetuju untuk
mendaftar kolej dan seterusnya
melengkapkannya
2. Memudahkan pelajar kerana boleh
menyediakan kehendak keperluan
borang pendaftaran kolej sebelum
datang mendaftar
3. Memudahkan dan mempercepatkan
pendaftaran dan proses serahan
borang kolej selepas pendaftaran
Pengurusan Kolej Pelanggan
76
PENINGKATAN KEPUASAN HATI PELANGGAN
SEBELUM PROJEK
YA TIDAK
57% 43%
SELEPAS PROJEK
YA TIDAK
0% 100%
Maklumbalas staf kepada proses
semakan borang kolej sebelum
projek dan selepas projek 2B-
Web
77
VII. TINDAKAN PENYERAGAMAN
78
Perbincangan antara Pengurus Kolej Angsana
Puncak Alam dengan Ahli Kumpulan KIK Bahtera
Emas pada tarikh 3 Sept 2016
PROMOSI PROJEK 2B-WEB
Kolej Selayang Kampus Perubatan
Tarikh : 12 Ogos 2016
79
Perbincangan dengan pegawai di
Pejabat Undang-Undang UiTM agar 2B
– Web , boleh digunapakai sebagai
“Borang Perjanjian (Kontrak)
Penginapan Antara Pelajar dan
Pengurusan Kolej” sebaik sahaja
pelajar tandatangan borang untuk
‘check in’
Tertakluk dengan
AKTA 174
(Bahagian III)
Jika bersalah bersedia bayar
ganti rugi atau dikenakan
tindakan tatatertib
Borang Kolej
Borang
Aku janji Kolej
PEMANTAUAN PROJEK
80
1. Perbincangan dengan Bahagian Pengambilan Pelajar
untuk war-warkan bersama surat tawaran.
2. Melalui Bahagian Pengambilan Pelajar –
Perbincangan telah diadakan pada 14 Julai dan 18
Ogos 2016. Cadangan 2B-Web digunapakai pada
pengambilan pelajar pada tahun 2017
Perbincangan bersama
Pengarah Bahagian
Pengambilan Pelajar 18 Ogos
2016 Perbincangan bersama Penolong Pendaftar
Bahagian Pengambilan Pelajar 14 Julai 2016
2Borang di paparkan web
fakulti Perubatan UiTM
Kampus Sungai Buloh/Selayang
Penggunaan borang 2B-
Web di Kampus Selayang
untuk pelajar Perubatan
pada 26 Ogos 2016 melalui
surat kelulusan PNC
bertarikh 27 Julai 2016
Penggunaan borang 2B-
Web di Kampus UiTM
Sungai Buloh untuk
pelajar Tahun 1
Perubatan dan Pergigian
pada 1 September 2016 .
Penggunaan borang 2B di
Kolej Rafflesia Puncak
Alam 26 November 2016
TINDAKAN PENYERAGAMAN
81
PINDAAN PROSES KERJA DALAM FAIL MEJA
UNIT PENGURUSAN KOLEJ
FAKULTI PERUBATAN UiTM
FAIL MEJA PENGURUS ASRAMA
No. Dokumen : FM / UiTM / FPR / UPK SB / PA-01 /G.25
PERKHIDMATAN
Tajuk Proses Kerja: Penerimaan Borang Kolej semasa pendaftaran Di Kolej Kediaman
Keluaran : 02 Pindaan : 02 Tarikh : 21/06/2016
CARTA ALIR
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula Menerima borang kolej daripada pelajar - Menerima borang kolej lengkap dengan gambar - Borang Akujanji Pelajar Kolej Semak maklumat borang kolej dan Aku janji Pelajar Kolej yang diisi. Catit nombor bilik pelajar ikut tag kunci bilik dan sahkan borang lengkap dan fail. Pelajar tandatangan diborang dan terima kunci bilik bertag nombor bilik, Tamat
Dasar Penempatan Kolej JKE Bil. 15/2008 Rekod statistik penempatan pelajar Rekod inventori bilik i. Borang Kolej ii. Borang Aku janji Pelajar Kolej iii. Buku Panduan Kolej Rekod Kunci Bilik Pelajar Senarai nama pelajar (http://hep.isis.uitm.edu.my/ehep)
UNIT PENGURUSAN KOLEJ FAKULTI PERUBATAN UiTM
FAIL MEJA PENGURUS ASRAMA
No. Dokumen : FM / UiTM / FPR / UPK SB / PA-01 /G.25
PERKHIDMATAN
Tajuk Proses Kerja: Penerimaan Borang Kolej selepas pendaftaran Di Kolej Kediaman
Keluaran : 02 Pindaan : 01 Tarikh : 05/03/2011
6.0 CARTA ALIR
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula Menerima borang kolej daripada pelajar - Kad pribadi dan gambar foto pelajar - Borang Penerimaan Kelengkapan bilik (Clearance) - Borang Akujanji Penerimaan Perabot Sewaan - Borang Akujanji Pelajar Kolej
Semak maklumat borang kolej yang diisi, tampal gambar, dan sahkan borang lengkap dan fail. Serah borang yang perlu untuk pelajar seperti salinan Borang Penerimaan Kelengkapan Bilik (Clearance). Tamat
Dasar Penempatan Kolej JKE Bil. 15/2008 Rekod statistik penempatan pelajar Rekod inventori bilik i. Kad Peribadi Pelajar ii. Borang Penerimaan Kelengkapan Bilik iii. Buku Panduan Kolej viii. Borang Soal Selidik Kepuasan Pelanggan Rekod Kunci Bilik Pelajar Senarai nama pelajar (http://hep.isis.uitm.edu.my/ehep)
TINDAKAN PENYERAGAMAN
82
VIII. PENILAIAN KUMPULAN
83
KESULITAN DIHADAPI CARA MENGATASI
Ahli Kumpulan terdiri daripada
berbagai kolej UiTM di Selangor
Peranan fasilitator dan ketua untuk
mendapatkan kebenaran dari ketua
jabatan bagi membenarkan staf mereka
menyertai kumpulan KIK
Kehadiran sukar capai 100%. Maklumat
disampaikan melalui wsap, email, telefon
Permulaan projek untuk ujicuba
Kolej Kampus UiTM Sungai Buloh dipilih
untuk permulaan projek dan ujicuba
Berurusan dengan Bahagian lain
Mendapat kerjasama dan sokongan
Pengurusan Tertinggi Kampus- Dato’
Penolong Naib Canselor (Profesor Dato Dr
Abu Bakar Abd Majeed) dengan
mengeluarkan surat permohonan
berurusan dengan Bahagian berkaitan
KESULITAN MELAKSANAKAN PROJEK
84
BIL NAMA SEMANGAT KERJASAMA KEMAHIRAN KIK TANGGUNGJAWAB CETUSAN IDEA KEYAKINAN DIRI PENGURUSAN MASA KOMUNIKASI
SB SL SB SL SB SL SB SL SB SL SB SL SB SL
1 HJH RAMLAH 3 4 4 5 3 4 3 4 4 5 3 4 3 4
2 HJH JUNAIDAH 3 4 3 4 3 4 3 4 4 5 3 4 3 4
3 AZLIN 2 3 2 3 3 4 3 4 3 4 3 4 3 4
4 NIK NAZIM 2 3 2 3 3 4 3 4 3 4 3 4 3 4
5 SUHAILI 2 3 2 3 3 4 3 4 3 4 3 4 3 4
6 ROSSAIDI 2 3 2 3 3 4 3 4 3 4 3 4 3 4
7 FADZILLAH 3 4 2 3 3 4 3 4 3 4 3 4 3 4
8 AKRAM 3 4 2 3 3 4 3 4 3 4 3 4 3 4
JUMLAH 20 28 19 27 24 32 24 32 26 34 24 32 24 32
JUMLAH PURATA 2.5 3.5 2.4 3.4 3 4 3 4 3.25 4.25 3 4 3 4
PERATUS 50 70 47.5 67.5 60 80 60 80 65 85 60 80 60 80
PENINGKATAN % 20 20 20 20 20 20 20
Petunjuk:
1. Lemah
2. Sederhana
3. Baik
4. Sangat Baik
5. Cemerlang
SB: Sebelum
SL: Selepas
LEMBARAN SEMAKAN – PENILAIAN PENCAPAIAN AHLI KUMPLAN SEBELUM DAN SELEPAS
PROJEK
PENCAPAIAN AHLI KUMPULAN
85
PENCAPAIAN AHLI KUMPULAN - CARTA RADAR
0
20
40
60
80
100
SemangatKerjasama
Kemahiran KIK
Tanggungjawab
Cetusan IdeaKeyakinan Diri
PengurusanMasa
Komunikasi
Sebelum
Selepas
86
Program Keperluan Ahli Tindakan Pelaksanan
Kursus
Kemahiran KIK
Semua Ahli Fasilitator Cadangkan ahli
mohon dan hadir
kursus berkaitan
Kursus
Pengendalian
Komputer
Semua Ahli Fasilitator Cadangkan ahli
mohon dan hadir
kursus berkaitan
Kursus
Kemahiran
Komunikasi
Semua Ahli Fasilitator Cadangkan ahli
mohon dan hadir
kursus berkaitan
FAEDAH PEMBELAJARAN YANG BOLEH DIDAPATI DARIPADA KIK OLEH AHLI KUMPULAN
i. MEMPERCEPATKAN KERJA DAN PENJIMATAN MASA KERJA
ii. KEBOLEHAN MENGGUNAKAN KKOMPUTER
iii. BERKONGSI IDEA DAN BEKERJASAMA DALAM KERJA
PELAN TINDAKAN PEMBANGUNAN KUMPULAN
87
IX. SOALAN - SOALAN YANG
DITIMBULKAN OLEH KUMPULAN
88
Terdapat kolej menggunakan kaedah ‘drop-key box’ untuk proses ‘clearance’
kerana memudahkan pelajar. Mengapa kumpulan kik memilih cara ‘clerance’
perlu juga datang untuk tandatangan borang di pejabat . Apa kelebihan 2B-Web.
Gambar borang pre medic
mohon ‘clearance’ diluar
waktu pejabat dan kaeda h
‘drop-key box’
Gambar borang JKP
agenda D3740
bertarikh 8Mac2012
– Lampiran
disertakan
Jawapan 1 : 2B-Web ibarat kontrak antara pelajar dan
pengurusan kolej bila pelajar check in (akur dengan Akujanji
Pelajar Kolej) , dan perlu pelepasan ‘kontrak’ dengan check
out’
Jawapan 2 : Kelebihan lain 2B- Web ialah :
a. Pada PELAJAR : Pelajar boleh buat pilihan semasa clearance,
jika pelajar ingin pulang selepas waktu pejabat, pelajar boleh
mohon di pejabat kolej:-
i. Staf akan catat di borang bahagian ‘clearance’ - kunci akan
diletakkan ke dalam peti kunci pejabat’ Pelajar perlu
tandatangan di borang kolej bahagian ‘clearance’ , dan mereka
boleh masukkan kunci di ‘drop key box’ selepas waktu pejabat.
b. Pada PENGURUSAN KOLEJ
Staf akan ‘check’ kunci tersebut dalam ‘drop key box’ merujuk
pada borang pelajar, jika kunci tiada atau kunci palsu
dimasukan dalam ‘drop key box’ atau bilik pelajar tidak bersih,
maka kompaun akan dikenakan pada pelajar. Ini merujuk
kepada Surat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan
Agenda D3740 bertarikh 8 Mac 2012 Rujukan: 100-
BBI(K.K9/4/1)(JKP 176/2012)
8.1. SOALAN-SOALAN YANG DIKEMUKAKAN OLEH AHLI
89
Gambar : Perbincangan bersama Ketua Unit IT
Kampus UiTM, Sungai Buloh bagi mendapatkan
‘Input’ untuk perancangan Fasa 2
CARTA ALIR BORANG 2B-Web atas talian
FASA 2 :
MAKLUMAT
PRIBADI PELAJAR
Akan
diintegerasikan
dengan sistem e-
kolej dalam
sistem e-Hep
sedia ada Jika tiada nombor
pelajar kena daftar
dulu
Jika ada nombor
pelajar boleh login
terus borang
Terdapat Universiti membuat Pendaftaran kolej on line maka tiada borang perlu diproses selepas pendaftaran
pelajar. Kenapa kumpulan masih mencadangkan penggunaan borang 2B-Web untuk dibawa bersama semasa
pendaftaran.
Jawapan 1 : hasil ujicuba 2B-Web proses borang kolej selepas pendaftaran hanya 1 minit (60 saat) sahaja
berbanding proses sebelum projek (900saat). Ianya tidak membebankan tugas untuk diteruskan.
Jawapan 2 : 2 Borang Kolej tersebut masih perlu dibawa semasa pendaftaran kerana( ia sebagai pelan
kontigensi) sekiranya berlaku ‘server down’ atau elektrik terputus. Proses pendaftaran kolej dan proses
penerimaan borang kolej masih boleh dijalankan tanpa gangguan.
Jawapan 3 : 2 borang kolej merupakan borang perjanjian (kontrak) antara penghuni & pengurusan sebaik
sahaja penghuni ‘check-in’. Oleh itu borang perlu diserahkan ke pengurusan kolej
Penerangan cadangan sambungan projek Fasa 2.
** Proses FASA 2 seperti Carta alir Borang 2B-Web atas talian.
Permohonan secara online adalah dalam perancangan projek kumpulan
dalam fasa 2 , maklumat pribadi di borang akan diintegerasikan dengan
e-kolej dalam sistem e-HEP seperti carta alir dibawah.
8.2. SOALAN-SOALAN YANG DIKEMUKAKAN OLEH AHLI
90
Timbalan Naib Canselor HEP UiTM
Penolong Naib Canselor UiTM Kampus Kesihatan Sungai Buloh
Rektor Selangor
Timbalan Rektor HEP Selangor
Timbalan Pengarah Hal Ehwal Pelajar Kampus Kesihatan UiTM Sungai Buloh
Pengarah Hal Ehwal Pelajar UiTM Shah Alam
Pengetua-pengetua kolej
Pejabat HEP Fakulti Perubatan
Bahagian Penasihat Undang-undang
Bahagian Pengambilan Pelajar
Bahagian Infotech Kampus Kesihatan UiTM Sungai Buloh, Shah Alam & Puncak Alam
Individu yang terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam menjayakan
projek ini
SEKALUNG PENGHARGAAN
91
