Embed Size (px)
Citation preview
CHƯƠNG 1:
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ
TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
I. Tìm hiểu chung về tổ chức hạch toán kế toán
1. Khái niệm và ý nghĩa tổ chức hạch toán kế toán
1.1. Khái niệm
Lý thuyết hạch toán kế toán đã chỉ rõ: Hạch toán kế toán là một hệ thống thông tin và kiểm tra về vốn và các mối quan hệ kinh tế pháp lý bằng chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán. Hệ thống này chính là những phương pháp kế toán đã bao hàm đặc tính của đối tượng hạch toán kế toán. Do đó, các phương pháp kế toán này chính là những yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán.
Lý thuyết hạch toán kế toán cũng đã chỉ rõ tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là những mối liên hệ giũa các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán là chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản kế toán, tính giá và cân đối tổng hợp kế toán. Từ đó, nội dung cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán đó là:
- Tổ chức bộ sổ kế toán.
- Tổ chức công tác kế toán.
- Tổ chức bộ máy kế toán.
Mỗi một tổ chức nói trên đều chứa đựng những yếu tố cơ bản của hệ thống hạch toán và đều là những mặt không thể tách rời trong tổ chức hạch toán kế toán. Bản thân mỗi mặt lại chứa đựng các yếu tố cơ bản cấu thành nên bản chất của hạch toán kế toán và tạo thành một hình thức vật chất hay một nghề hoặc một hệ thống tác nghiệp riêng của hạch toán kế toán.
1.2. Ý nghĩa của tổ chức hạch toán kế toán trong tổ chức quản lý
Kế toán là công cụ quan trọng để quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị. Tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp một cách khoa học và hợp lý để đưa công tác kế toán vào nề nếp có ý nghĩa quan trọng, đảm bảo cho kế toán thực hiện được đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu quy định, phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, để kế toán trở thành một công cụ đắc lực trong quản lý kinh tế.
Tổ chức tốt hạch toán kế toán sẽ giúp cho đơn vị có được bộ máy kế toán toàn diện hoạt động có hiệu quả , tinh giảm được bộ máy quản lý nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích đầy đủ cho quản lý.
2. Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán
1
Khái niệm của tổ chức hạch toán kế toán đã chỉ rõ, tổ chức hạch toán chính là mối liên hệ giữa các yếu tố: chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp- cân đối kế toán. Nội dung tổ chức hạch toán kế toán đã được xác định với ba lĩnh vực chủ yếu là công tác kế toán, bộ sổ kế toán và bộ máy kế toán. Vì vậy, đối tượng chung của tổ chức hạch toán kế toán là mối liên hệ giữa các yếu tố phù hợp nội dung, hình thức và bộ máy kế toán. Tuy nhiên, trong tổ chức thực tiễn, mỗi yếu tố của hạch toán kế toán cần được chuyển hoá từ nhận thức thành những công việc cụ thể với những bước công việc cụ thể. Vì vậy, các mối liên hệ kể trên phải được tạo ra từ chính việc tổ chức từng yếu tố của hệ thống hạch toán kế toán cũng như tổ chức cả chu trình kế toán vơi đầy đủ các yếu tố này.
3. Nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán
3.1. Những căn cứ để tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý
Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán ở đơn vị cần phải dựa vào các căn cứ sau:
- Căn cứ vào chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước nói chung và chế độ kế toán hiện hành nói riêng.
- Căn cứ vào đặc điểm, tính chất hoạt động và mục đích hoạt động của đơn vị.
- Căn cứ vào quy mô, phạm vi hoạt động của đơn vị, bộ máy hoạt động của đơn vị.
- Căn cứ vào khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có của đơn vị.
- Căn cứ vào trình độ trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán ở đơn vị.
Tổ chức khoa học, hợp lý công tác hạch toán kế toán không những đảm bảo được chất lượng, hiệu quả của công tác kế toán mà còn tiết kiệm được chi phí hạch toán.
3.2. Nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán
Nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán là ban hành các văn bản pháp lý về kế toán và nghệ thuật tổ chức đưa các văn bản pháp lý vào thực tiễn hoạt động thể hiện ở các đơn vị đó là:
- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở đơn vị để thực hiện được toàn bộ công việc kế toán ở đơn vị với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng công việc kế toán cho từng bộ phận, từng người trong bộ máy kế toán.
- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán.
- Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị về các công việc có liên quan đến công tác kế toán ở đơn vị.
2
- Tổ chức hướng dẫn mọi người trong đơn vị chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ.
4 . Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán
Tổ chức hạch toán kế toán ở đơn vị là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp toàn bộ thông tin về hoạt động sản xuất, kinh doanh, sử dụng kinh phí ở đơn vị nhằm phục vụ cho công tác quản lý kinh tế ,tài chính ở đơn vị đó.
4.1. Xác định mô hình tổ chức kế toán
Dựa vào những đặc điểm về quy mô tổ chức sản xuất kinh doanh và những điều kiện của đơn vị để xác định mô hình tổ chức kế toán phù hợp. Việc lựa chọn mô hình tổ chức kế toán phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp, nhằm cung cấp đầy đủ kịp thời, chính xác thông tin, phục vụ hữu hiệu công tác quản lý doanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm các nội dung: xác định số lượng nhân viên kế toán, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán, mối quan hệ giữa bộ phận kế toán và giữa phòng kế toán với các phòng ban khác trong doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Đảm bảo sự chỉ đạo toàn diện, tập trung, thống nhất công tác kế toán của Nhà nước.
- Tổ chức bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực.
- Phù hợp với tổ chức kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Tạo điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán.
Hiện nay mô hình bộ máy kế toán có 3 hình thức:
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung.
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán.
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (Vừa tập trung vừa phân tán).
4.2. Tổ chức khối lượng công tác hạch toán kế toán
Xét về nội dung công tác kế toán, xuất phát từ kết cấu của đối tượng hạch toán kế toán có thể chia khối lượng công tác kế toán thành những phần hành riêng biệt.Việc phân chia các phần hành kế toán trước hết dựa vào đặc điểm của vốn trong quá trình vận động cũng như quy mô (số lượng) nghiệp vụ ở từng đơn vị kế toán ở cơ sở. Từ các phần hành kế toán được phân chia một cách logic từ xây dựng cơ bản đến mua sắm đến thanh lý TSCĐ; từ thu mua đến dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu; từ hạch toán chi phí tực tiếp kinh doanh cho từng loại hoạt động cụ thể cho đến phân chia chi phí chung cho từng loại hoạt động; từ dự trữ cho đến tiêu thụ sản phẩm hàng hóa để có lợi nhuận và phân phối lợi nhuận.
3
Xét về hình thức kế toán, việc tổ chức bộ sổ kế toán từ bản chứng từ đến bản tổng hợp là quy trình có tính nguyên tắc, song việc kết hợp các hình thức riêng biệt, tên từng mẫu biểu cụ thể lại hết sức đa dạng.
4.3. Tổ chức bộ máy kế toán
Xét về bộ máy kế toán, mỗi con người làm nghề kế toán cũng như mỗi loại máy móc dùng trong công tác kế toán phải thực hành được quy trình từ chứng từ đến tổng hợp- cân đối kế toán. Tuy nhiên, số lượng cũng như kết cấu của từng bộ máy cụ thể lại hết sức đa dạng tùy thuộc vào quy mô công tác kế toán, hình thức kế toán, trình độ của nhân viên kế toán và nhu cầu sử dụng thông tin do kế toán cung cấp.
Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức sắp xếp nhân công, nhân sự kế toán để thực hiện toàn bộ công việc kế toán ở đơn vị. Hiện nay, tổ chức bộ máy kế toán có thể theo các phương thức tổ chức trực tuyến, tổ chức trực tuyến tham mưu, tổ chức chức năng.
4.4. Tổ chức trang bị các phương tiện kế toán
Hiện đại hóa công tác kế toán và bồi dưỡng đào tạo cán bộ kế toán là một công việc cần thiết và lâu dài. Trong điều kiện kỹ thuật tin học phát triển cao và được ứng dụng rộng, kế toán trưởng đơn vị phải có kế hoạch dần dần áp dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán thông tin hiện đại vào công tác kế toán, thực hiện áp dụng kế toán trên máy vi tính, đồng thời có kế hoạch bồi dưỡng cán bộ kế toán về trình độ nghiệp vụ cũng như sử dụng thành thạo phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, từ đó cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho lãnh đạo đơn vị trong quản lý kinh tế, quản lý đơn vị.
5. Những nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán
Cũng như mọi hoạt động khác, tổ chức hạch toán kế toán cũng phải hướng tới mục tiêu cuối cùng là hiệu quả. Tuy nhiên, hạch toán kế toán lại là hoạt động đặc biệt sản xuất ra những thông tin có ích về vốn phục vụ cho quản lý nên hiệu quả của tổ chức hạch toán kế toán cần phải xem xét toàn diện. Chính vì vậy, tổ chức hạch toán kế toán cần được tiến hành theo một số nguyên tắc nhất định.
Một là, bảo đảm tính thống nhất giữa kế toán và quản lý. Kế toán là một phân hệ trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin và kiểm tra về hoạt động tài chính của các đơn vị hạch toán. Vì vậy, về nguyên tắc, tổ chức hạch toán kế toán phải đảm bảo tính thống nhất trong cả hệ thống quản lý nói chung. Những biểu hiện chủ yếu của nguyên tắc này như sau:
- Bảo đảm tính thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị quản lý.
- Tôn trọng tính hoạt động liên tục của đơn vị quản lý.
- Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý.
4
- Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán với quản lý, trên cơ sở đó tăng dần quy mô thông tin và sự hài hoà giữa kế toán và quản lý.
- Bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn với kế toán và không được tách rời hoạt động kế toán và doanh nghiệp không được hoạt động khi thiếu phân hệ kế toán.
Hai là, bảo đảm tính thống nhất trong hệ thống kế toán trong đơn vị kế toán. Theo đó, trong một đơn vị kế toán cần tôn trọng những quan hệ có tính thống nhất như:
- Trong mỗi phần hành kế toán cần tổ chức khép kín quy trình kế toán.
- Tuỳ tính phức tạp của đối tượng để định các bước của quy trình kế toán và chọn hình thức kế toán thích hợp.
- Tuỳ tính phức tạp của đối tượng, phương pháp kế toán để lựa chọn hình thức kế toán và bộ máy kế toán và ngược lại khi trình độ cán bộ kế toán được nâng cao có thể tăng thêm tương ứng mức độ khoa học của phương pháp và hình thức kế toán .
Ba là, bảo đảm tính quốc tế của nghề và nghiệp kế toán như một ngành kỹ thuật quản lý chuyên sâu. Theo đó:
- Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng như trang bị kỹ thuật phải hướng đến trình độ và chuẩn mực quốc tế của kế toán.
- Phải tôn trọng các quy ước và chuẩn mực kế toán quốc tế như: đơn vị hạch toán, giá hạch toán, tính thận trọng...”thực chất”, “phù hợp” v.v...trong kế toán quốc tế.
II. Cơ sở lý luận của tổ chức hạch toán kế toán
1. Đặc điểm của đối tượng và phương pháp kế toán-nguồn gốc của mọi nguyên lý tổ chức hạch toán kế toán
Lý thuyết hạch toán kế toán đã chỉ rõ mối quan hệ chặt chẽ giữa đối tượng và phương pháp kế toán về mặt lý thuyết. Tổ chức hạch toán kế toán cần tạo ra mối liên hệ này từ việc ban hành các văn bản pháp lý của kế toán đến việc tổ chức thực hiện các văn bản đó. Rõ ràng, mỗi đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán như TSCĐ, vật liệu..., các quá trình kinh doanh, thanh toán đến tình hình tài chính...của mỗi đơn vị hạch toán kế toán cũng khác nhau. Vì vậy, hình thức biểu hiện cụ thể của mỗi phương pháp trong từng đối tượng cụ thể nêu trên cũng rất khác nhau. Tất nhiên, ngay trong mỗi đối tượng cụ thể trên cũng có thể chi tiết thành những bộ phận có những đặc điểm riêng. Những đặc điểm đó cũng cần được xem xét đầy đủ trong tổ chức hạch toán kế toán.
2. Lý luận về tổ chức cần được ứng dụng cụ thể trong tổ chức hạch toán kế toán
Lý luận về tổ chức luôn quan tâm đến hệ thống và mối quan hệ giữa các yếu tố theo một trật tự nhất định của tất cả các mặt, các quá trình và đặc biệt quan tâm đến yếu tố con người trong hoạt động của tổ chức.
5
Tổ chức hạch toán kế toán có lĩnh vực hoạt động riêng-hoạt động sản xuất ra những thông tin có ích về tài chính cho quản lý bằng những phương pháp ‘công nghệ” riêng của mình như chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán. Vì vậy, những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức: từ hệ thống phân hệ, yếu tố của hệ thống qua đối tượng, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức về cơ cấu, về bộ máy tổ chức ...cần được nghiên cứu đầy đủ trong tổ chức kế toán.
Đặc biệt trong lý luận tổ chức luôn coi trọng con người là yếu tố cơ bản của mọi hoạt động. Những nhà kế toán cũng là những con người nhưng đòi hỏi am hiểu những kiến thức của kế toán, biết cách làm kế toán. Đó là loại lao động quản lý đặc trưng với những chức danh cụ thể từ trợ lý đến chuyên viên cao cấp. Chính vì lẽ đó trên thế giới đã có luật riêng về lao động kế toán.
3. Các chuẩn mực quốc tế về kế toán (ISAC) chỗ dựa trực tiếp của tổ chức kế toán ở từng quốc gia
Với đặc trưng là một nghề quản lý, trên góc độ chuyên môn, kế toán mang tính quốc tế cao. Vì vậy, từ ngày 29/6/1973 Uỷ ban chuẩn mực kế toán quốc tế (International Accounting Standards committee) gọi tắt là ISAC đã ra đời và hiện nay đã ban hành 31 chuẩn mực kế toán quốc tế nhằm mục đích:
- Thống nhất các chính sách và chuẩn mực kế toán của nhiều nước khác nhau.
- Hoàn thiện chất lượng của các báo cáo tài chính.
- Tăng mức độ so sánh các chỉ tiêu kinh tế.
- Tăng mức độ tin cậy và tính hữu ích của các báo cáo tài chính. Theo các chuẩn mực này, có 3 tính chất quan trọng chi phối việc lựa chọn và áp dụng chính sách kế toán.
1. Tính thận trọng hay bảo toàn.
2. Tính thực chất hay trọng yếu.
3. Tính chất cơ bản của các biểu mẫu.
Nghiên cứu các tiêu chuẩn kế toán quốc tế là yêu cầu quan trọng trong tổ chức hạch toán kế toán. Tất nhiên, các chuẩn mực kế toán quốc tế này không bỏ qua các nguyên tắc của nước sở tại.
III. Cơ sở thực tiễn để thực hiện các nội dung của tổ chức hạch toán kế toán
1. Cơ sở xác định mô hình tổ chức kế toán
Để xác định mô hình tổ chức kế toán cần căn cứ vào cơ sở sau:
- Quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị
- Không gian bố trí các đơn vị.
- Trình độ quản lý ở các đơn vị.
6
Từ các cơ sở trên phải xác định mức độ phân cấp quản lý tài chính và trình độ kế toán ở các đơn vị để xác định mô hình kế toán phù hợp. Phân cấp quản lý tài chính là việc phân chia quyền hạn trong kinh doanh và quản lý sử dụng vốn trong các đơn vị, xây dựng kế hoạch kinh doanh và quyết định các phương án, tình huống trong kinh doanh, quản lý tài sản của đơn vị.
Khi đơn vị có phân cấp quản lý tài chính thì mức độ phân cấp nhiều hay ít và trình độ kế toán ở các đơn vị sản xuất quyết định nên mô hình tổ chức kế toán tương ứng. Cụ thể:
- Đối với mô hình kế toán tập trung: thường áp dụng đối với các đơn vị có quy mô không lớn, bố trí các đơn vị sản xuất kinh doanh tập trung, không có phân cấp quản lý tài chính.
- Đối với mô hình kế toán tập trung vừa phân tán: thường áp dụng đối với đơn vị có quy mô khá lớn, bố trí các đơn vị sản xuất kinh doanh trng không gian rộng và có đặc thù ngành nghề khác nhau, có phân cấp quản lý tài chính nhưng không hoàn chỉnh.
- Đối với mô hình kế toán phân tán: thường áp dụng với các đơn vị có quy mô lớn, bố trí các đơn vị sản xuất kinh doanh xa nhau, trình độ quản lý ở các đơn vị cao, có phân cấp quản lý tài chính hoàn chỉnh (thường là các tổng công ty, xí nghiệp liên hiệp, các đơn vị mà bên trong là những xí nghiệp thành viên).
2. Những cơ sở tổ chức khối lượng công tác kế toán
2.1. Xét theo giai đoạn hạch toán
Dựa vào chế độ chứng từ, đặc điểm loại hình kinh doanh, những đặc thù trong quá trình hình thành nền kinh tế để tổ chức hệ thống chứng từ phù hợp với đặc điểm của đơn vị.
Dựa vào hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành, đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để lựa chọn những tài khoản cấp I, cấp II sử dụng phù hợp với đặc điểm của đơn vị.
Dựa vào các hình thức kế toán được ban hành để lựa chọn một hình thức tổ chức sổ kế toán phù hợp. Với mỗi hình thức kế toán, Nhà nước đã quy định kết cấu, trình tự ghi... đối với các sổ kế toán tổng hợp. Còn đối với hệ thống sổ kế toán chi tiết, phải dựa vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý để tổ chức các sổ phù hợp.
Hiện nay ở nước ta có 5 hình thức sổ kế toán:
- Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
- Hình thức Nhật ký chung.
- Hình thức Nhật ký- chứng từ.
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
7
Lập các báo cáo kế toán theo quy định là công việc cuối cùng của công tác kế toán. Báo cáo kế toán có hai loại:
Đối với báo cáo tài chính: dựa vào chế độ báo cáo kế toán của Nhà nước trên cơ sở đó phân công và hướng dẫn người lập đúng nội dung, biểu mẫu, phương pháp theo quy định của Nhà nước.
Đối với báo cáo quản trị: dựa vào đặc điểm ngành kinh doanh và yêu cầu quản lý ở từng bộ phận cũng như toàn đơn vị để xác định các báo cáo kế toán quản trị cần thiết, từ đó xây dựng nội dung, chỉ tiêu và phương pháp tính cho từng báo cáo, bảo đảm yêu cầu cung cấp thông tin cho toàn bộ đơn vị.
2.2. Xét theo đối tượng kế toán
Việc tổ chức kế toán được tiến hành theo từng phần hành kế toán. Như vậy, trưóc hết phải phân chia các đối tượng đó ra thành các phần hành kế toán. Sau đó, tiến hành tổ chức kế toán cho phù hợp với đặc điểm từng phần hành.
Việc phân chia ra các phần hành kế toán phải dựa vào quy mô, đặc điểm ngành kinh doanh, nhu cầu hợp lý để phân chia cho phù hợp.
Tổ chức kế toán cho từng phần hành phải dựa vào đặc điểm từng phần hành và các chế độ kế toán hiện có liên quan để xác định về tổ chức chứng từ, sổ kế toán và báo cáo tổng hợp cho phù hợp với đặc điểm từng phần hành.
3. Cơ sở tổ chức bộ máy kế toán
3.1. Khái niệm: Bộ máy kế toán là một tập hợp các cán bộ nhân viên kế toán nhằm đảm bảo thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở một đơn vị . Mỗi nhân viên trong bộ máy kế toán đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn trong quá trình tiến hành công tác kế toán đồng thời cũng có mối liên hệ qua lại chặt chẽ với nhau trong quá trình thực hiện công việc của mỗi người.
Việc phân công trong bộ máy kế toán gồm các kế toán phần hành đảm nhiệm một hay một số phần hành kế toán và kế toán tổng hợp. Trong đó, giữa các phần hành kế toán có mối liên hệ ngang, có tính chất tác nghiệp với nhau. Còn kế toán tổng hợp có mối liên hệ với tất cả các kế toán phần hành để được cung cấp số liệu bảo đảm cho hạch toán tổng hợp tất cả các phần hành và lập báo cáo kế toán.
3.2. Phương thức tổ chức bộ máy kế toán và điều kiện vận dụng
Phương thức tổ chức trực tuyến: Kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán không qua khâu trung gian nào. Mối liên hệ trong bộ máy kế toán đơn giản, thực hiện trực tiếp trong một cấp kế toán của đơn vị. Phương thức này được vận dụng đối với các đơn vị có quy mô không lớn, tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý tập trung và không có bộ phận công việc chuyên sâu và phức tạp.
8
Phương thức tổ chức trực tuyến tham mưu: Bộ máy kế toán hình thành vừa có tính trực tuyến, vừa có tính tham mưu giữa các bộ phận kế toán với kế toán trưởng. Đối với các bộ phận thực hiện các mảng công việc chuyên sâu thì kế toán trưởng phải sử dụng mối liên hệ tham mưu trong quá trình chỉ đạo. Đối với các công việc khác thì chỉ đạo trực tiếp. Phương thức này được vận dụng đối với các đơn vị có quy mô tương đối lớn, có các bộ phận công việc chuyên sâu, phức tạp.
Phương thức tổ chức chức năng: Bộ máy kế toán được chia thành những bộ phận độc lập, đảm nhiệm những công việc riêng rẽ, thường gọi là những tổ, những bộ phận kế toán. Lúc này đầu mối liên hệ chỉ đạo từ kế toán trưởng đến các bộ phận kế toán giảm nhiều vì có sự tham mưu của các trưởng tổ (bộ phận) cho kế toán trưởng. Phương thức này được vận dụng đối với các đơn vị có quy mô lớn, công tác kế toán chia thành nhiều bộ phận, phục vụ những mảng quản lý tương đối cách biệt nhau.
4. Cơ sở tổ chức trang bị các phương tiện kế toán
- Điều kiện về tài chính.
- Trình độ cán bộ kế toán.
- Yêu cầu cung cấp thông tin cho quản lý.
- Tính hiệu quả của phương tiện kế toán.
IV. Khoa học tổ chức hạch toán kế toán với các môn khoa học khác
Với đối tượng đã xác định, tổ chức hạch toán kế toán hướng vào việc giải quyết các vấn đề sau:
- Tổ chức các phương pháp hạch toán kế toán.
- Tổ chức các phần hành kế toán chủ yếu.
- Tổ chức khoa học lao động trong bộ máy kế toán .
- Tổ chức bộ sổ kế toán trong những loại hình đơn vị hạch toán.
Với ý nghĩa là "cầu nối" giữa lý thuyết hạch toán kế toán với các môn hạch toán trong các đơn vị cụ thể, tổ chức hạch toán kế toán chỉ nghiên cứu những nguyên lý chung hay những mô hình chung trong tổ chức hạch toán kế toán và là cơ sở cho việc nghiên cứu tổ chức hạch toán kế toán trong các loại hình đơn vị hạch toán. Trên góc độ đó, tổ chức hạch toán kế toán có quan hệ mật thiết với các môn học thuộc các nhóm khác nhau: các môn học về kinh tế và tổ chức quản lý vĩ mô và vi mô; các môn học về tài chính và tiền tệ; các môn khoa học về kế toán và kiểm toán.
Với các môn học kinh tế vĩ mô và vi mô, tổ chức hạch toán kế toán có được những mô hình chung về kinh tế và tổ chức quản lý từ Nhà nước đến cơ sở, các công thức chung về các chỉ tiêu kinh tế, các quan hệ cơ bản giữa cá mặt, các yếu tố của các quá trình cũng như tính quy luật chung của quản lý kinh tế và quản trị doanh nghiệp. Đó là những căn cứ quan trọng cho việc xây dựng các mô hình về tổ chức các phần hành kế toán, thiết kế các hình thức tổ chức kế toán để xác định hệ thống chỉ tiêu cần cho quản lý kinh tế và quản trị doanh nghiệp.
9
Các môn học tài chính tiền tệ như tài chính Nhà nước, tài chính doanh nghiệp, lưu thông tiền tệ, kinh doanh tiền tệ và tín dụng ...là những môn học gắn liền với đối tượng của hạch toán kế toán và từ đó, trực tiếp chi phối trình tự, nội dung của các phương pháp kế toán và bộ sổ kế toán. Chẳng hạn, sự ra đời của các sắc thuế mới, các phương thức thanh toán mới không chỉ ảnh hưởng trực tiếp tới các bản chứng từ, tới nội dung và trình tự tính giá, tới quy định tổ chức thanh toán...Vì vậy, tổ chức hạch toán kế toán phải kế thừa được những nội dung với phương pháp sẵn có của mình, vừa phải phát triển chúng cho phù hợp với những đổi mới trong lĩnh vực tài chính và tiền tệ.
Các môn khoa học về phương pháp như toán học, tin học và cả đến phương pháp luận của triết học ngày nay đã xâm nhập sâu vào các ngành chuyên môn hẹp trong đó có kế toán. Sự xâm nhập này chính là những tiền đề trực tiếp cho sự phát triển sau này của tổ chức hạch toán kế toán .
Tổ chức hạch toán kế toán có mối quan hệ trực tiếp với các môn khoa học kế toán và kiểm toán. Trong quan hệ này, chức năng "cầu nối" cần được hiểu theo quan hệ hai chiều trong đó tổ chức hạch toán kế toán vừa là cơ sở cho các môn kế toán và kiểm toán chuyên ngành, vừa phải phát triển tương ứng với những yêu cầu mới và những nội dung mới của những môn học cụ thể.
Với ý nghĩa là môn nguyên lý chung về tổ chức, trong hệ thống các môn học kế toán, tổ chức hạch toán kế toán tổng kết những vấn đề chung về lý luận và phương pháp luận tổ chức quản lý ứng dụng vào tổ chức hạch toán kế toán. Trên cơ sở đó, tổ chức hạch toán kế toán hướng dẫn ứng dụng những lý thuyết chung về kế toán, về quản lý vào tổ chức kế toán trong từng ngành, từng doanh nghiệp cụ thể bảo đảm tính thống nhất trong và ngoài hệ thống hạch toán kế toán.
10
CÂU HỎI ÔN TẬP 1.Tổ chức hạch toán kế toán là gì? Mục đích và ý nghĩa?2.Nội dung tổ chức hạch toán kế toán? (Khối lượng công tác kế toán? 3.Tổ chức lao động kế toán và bộ máy kế toán).
4.Căn cứ chủ yếu để xây dựng mô hình tổ chức hạch toán kế toán? 5.Nguyên tắc chủ yếu nào chi phối công tác tổ chức hạch toán kế toán?
11
CHƯƠNG 2:
TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
I. Khái quát chung về tổ chức chứng từ kế toán
1. Khái niệm
Thông tin kế toán là thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị, mà các hoạt động này được biểu hiện qua các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Vì vậy, thu nhận thông tin kế toán là thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị.
Thu nhận thông tin kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán, có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán và là căn cứ để kiểm tra hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
Một trong những đặc trưng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tin kế toán phải có căn cứ chứng từ. Chứng từ kế toán là bằng chứng xác minh nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành theo địa điểm và thời gian phát sinh của chúng. Phương pháp chứng từ kế toán là một phương pháp kế toán được sử dụng để ghi nhận thông tin kế toán vào các bản chứng từ kế toán. Tổ chức thu nhận thông tin kế toán vào chứng từ kế toán là công việc chủ yếu của tổ chức công tác hạch toán kế toán ở đơn vị
Tổ chức chứng từ kế toán là xác định chủng loại, số lượng, nội dung, kết cấu và quy chế quản lý sử dụng chứng từ kế toán cho các đối tượng kế toán. Nói một cách cụ thể, tổ chức chứng từ kế toán là thiết lập các bước thủ tục cần thiết để hình thành bộ chứng từ cho từng nghiệp vụ phát sinh, gắn với từng đối tượng hạch toán kế toán nhằm thiết lập hệ thống thông tin ban đầu hợp pháp, hợp lệ cho việc xử lý tài liệu kế toán và ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán là phương tiện thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại tổng hợp kế toán.
Chứng từ kế toán rất đa dạng và phong phú bao gồm nhiều chỉ tiêu nhiều loại khác nhau bao quát nhiều loại tài sản, lĩnh vực hoạt động của đơn vị. Do đó, chứng từ kế toán cần được tổ chức theo các quy định của chế độ, để đảm bảo cơ sở pháp lý của chứng từ. Đồng thời cần tổ chức chứng từ kế toán phù hợp với đặc trưng của đơn vị nhằm phục vụ tốt yêu cầu quản lý của đơn vị.
2.Ý nghĩa của tổ chức chứng từ kế toán
- Về mặt quản lý: Việc ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng cho lãnh đạo để ra được các quyết định hợp lý. Vì vậy, tổ chức tốt công tác chứng từ
12
kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ để tạo điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của đơn vị.
- Về mặt kế toán: Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có chứng từ hợp lệ mới có giá trị ghi sổ, đồng thời tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện mã hóa thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán.
- Về mặt pháp lý: Chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những người có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, là căn cứ để trọng tài kinh tế giải quyết các tranh chấp trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và kiểm tra của thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.
2. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ cần xuất phát từ các nguyên tắc sau:
- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ tổ chức quản lý để xác định số lượng chung loại các chứng từ thích hợp. Tổ chức chứng từ có quan hệ tỷ lệ với quy mô sản xuất, trình độ quản lý và chủng loại chứng từ. Nếu quy mô sản xuất lớn, trình độ quản lý cao sẽ cần nhiều loại chứng từ hơn để ghi chép nhiều loại nghiệp vụ kinh tế và đảm bảo thông tin nhanh cho quản lý.
- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình hình biến động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ thích hợp và luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan.
- Tổ chức chứng từ phải căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cúng như yêu cầu quản lý tài sản khác nhau mà có quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau, chẳng hạn, việc luân chuyển chứng từ tiền mặt sẽ khác với việc luân chuyển chứng từ về kho...
- Tổ chức chứng từ phải căn cứ vào các chế độ do Nhà nước ban hành được áp dụng thống nhất để tăng cường tính pháp lý của chứng từ, bảo đảm cho chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế.
3. Nội dung của tổ chức chứng từ kế toán
3.1. Xác định chủng loại, số lượng chứng từ kế toán cho từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc từng đối tượng kế toán
Tài sản của đơn vị kinh doanh thường xuyên vận động. Mỗi sự vận động phải đựợc ghi chép trên chứng từ. Vì vậy, trước hết phải lựa chọn chứng từ phù hợp để ghi chép nó và đáp ứng yêu cầu quản lý tài sản. Do tính đa dạng của sự vận động tài sản- đối tượng hạch toán kế toán, nên cần nhiều loại chứng từ để đáp ứng yêu cầu này. Tập hợp các chủng loại chứng từ sử dụng trong đơn vị là hệ thống bản chứng từ kế toán.
13
Vì vậy, lựa chọn chứng từ ban đầu sử dụng chúng trong đơn vị là một khâu quan trọng của tổ chức hạch toán kế toán. Việc lựa chọn chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Các chứng từ sử dụng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết của chứng từ: tên chứng từ, tên và địa chỉ của đơn vị xảy ra nghiệp vụ kinh tế, các cá nhân có liên quan; ngày, tháng, số thứ tự chứng từ; nội dung kinh tế của nghiệp vụ; chữ ký của những người chịu trách nhiệm; và các yếu tố bổ sung của chứng từ.
- Các chứng từ kế toán sử dụng phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế toán sau này. Thực tế chỉ ra rằng nếu chứng từ chưa phản ánh hết các thông tin cần cho yêu cầu quản lý sẽ dẫn đến khó khăn cho việc ghi sổ và tổng hợp kế toán.
- Các chứng từ kế toán phải dựa trên cơ sở biểu mẫu quy định do Nhà nước ban hành. Nếu doanh nghiệp áp dụng chứng từ không theo quy định của Nhà nước thì chứng từ đó không được coi là hợp lệ. Tuy nhiên, để đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của Nhà nước về chứng từ , nếu đơn vị sử dụng chứng từ chưa có trong chế độ thì phải có văn bản của Nhà nước đồng ý cho sử dụng.
- Việc lựa chọn chứng từ kế toán còn phải đảm bảo yêu cầu ghi chép bằng tay hoặc bằng máy và tuỳ theo điều kiện của từng đơn vị.
Bước tổ chức này nhằm xác định trách nhiệm, tiếp nhận hình thành chứng từ kế toán, phản ánh phù hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các đối tượng kế toán. Khi xác định chủng loại, số lượng chứng từ kế toán cho từng loại nghiệp vụ, cần chú ý:
a) Xác định chứng từ bắt buộc, chứng từ hướng dẫn
Chứng từ bắt buộc được sử dụng trong trưòng hợp đối tượng quan trọng, thể hiện quan hệ giữa các pháp nhân, phản ánh các đối tượng có nhu cầu quản lý chặt chẽ. Chứng từ bắt buộc do Nhà nước ban hành có quy dịnh chung về biểu mẫu, nội dung và phương pháp lập. Ví dụ như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng....
Chứng từ hướng dẫn phản ánh các quan hệ kinh tế trong nội bộ đơn vị. Ví dụ như hợp đồng giao khoán, phiếu xuất vật tư...
b) Xác định chứng từ mệnh lệnh, chứng từ thực hiện (chấp hành)
Chứng từ mệnh lệnh là những giấy tờ mang quyết định của cấp trên, được dùng để truyền đạt mệnh lệnh, chỉ thị của cấp trên cho bộ phận cấp dưới thi hành. Chứng từ mệnh lệnh là cơ sở hình thành chứng từ thực hiện và thường được đính kèm với chứng từ thực hiện để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ thực hiện. Ví dụ: Lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư, lệnh điều động tài sản...
Chứng từ thực hiện phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua việc phản ánh mức độ thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm vật chất của các bên có liên quan trong việc thực hiện các nghiệp vụ đó. Chứng từ
14
thực hiện chỉ được lập trên cơ sở mệnh lệnh hoặc có các yếu tố thay thế chứng từ mệnh lệnh và được đính kèm với chứng từ mệnh lệnh mới có giá trị pháp lý. Ví dụ: Phiếu xuất (nhập) vật tư, phiếu thu (chi)....
c) Xác định chứng từ gốc, chứng từ tổng hợp, chứng từ thủ tục kế toán phục vụ việc ghi sổ kế toán
Chứng từ gốc được dùng để phản ánh trực tiếp đối tượng kế toán và được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ gốc của nghiệp vụ bao gồm cả chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện. Vì vậy, chứng từ gốc có đầy đủ giá trị và hiệu lực pháp lý cho quản lý và cho kế toán.
Chứng từ tổng hợp là phương tiện tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cùng loại, có tác dụng làm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ. Chứng từ tổng hợp không có ý nghĩa độc lập, chúng chỉ trở thành phương tiện thông tin và chứng minh khi có chứng từ gốc đi kèm theo. Ví dụ như “Bảng tổng hợp chứng từ gốc”. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc để lập “Bảng tổng hợp chứng từ gốc” theo nội dung nghiệp vụ. Định kỳ, căn cứ vào “Bảng tổng hợp chứng từ gốc” để ghi sổ kế toán. “Bảng tổng hợp chứng từ gốc” có thể thiết kế theo các mẫu sau:
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC
Số....ngày......Ghi Có TK 152
Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng
Số tiền
Số Ngày
001 3/9/200N
Xuất vật liệu dùng cho sản xuất.
Xuất nhiên liệu phục vụ cho máy móc sản xuất.
..................
621
627
28.000.000
2.000.000
Tổng cộng
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐCSố....ngày......
Chứng từ
Diễn giải
Ghi Nợ (Có) TK...Ghi Có (Nợ) các TK
Số NgàyTổng cộng TK... TK... TK...
Tổng cộng
15
Chứng từ thủ tục kế toán được dùng để tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan theo những đối tượng kế toán cụ thể để tiện lợi cho việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu. Chứng từ thủ tục kế toán là chứng từ trung gian, do đó nó phải đính kèm với các chứng từ gốc mà nó tổng hợp. Ví dụ như là “Chứng từ ghi sổ”
CHỨNG TỪ GHI SỔSố...ngày...
Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Tổng cộng
Kèm theo ………….chứng từ gốc.
Ngoài ra, kế toán cũng cần xác định loại chứng từ bên trong hay bên ngoài lập cần có đối với mỗi loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh để có trách nhiệm lập, tiếp nhận, kiểm tra, xử lý ....
Sau khi xác định chủng loại, số lượng chứng từ cho từng loại nghiệp vụ phát sinh thuộc từng đối tượng, kế toán cần phân loại, sắp xếp các loại chứng từ để xác định danh mục chứng từ sử dụng ở đơn vị. Trong đó, hình thành từng bộ chứng từ cho mỗi loại nghiệp vụ thuộc các đối tượng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế. Danh mục này phải phù hợp với biểu mẫu do Nhà nước quy định.
Ví dụ: Các chứng từ về tiền mặt bao gồm: phiếu thu, phiếu chi; chứng từ về vật tư bao gồm: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa, biên bản kiểm kê tồn kho.
3.2.Tổ chức quá trình lập chứng từ
Tổ chức quá trình lập chứng từ là sử dụng các chứng từ hoàn thiện, nhất là việc lựa chọn các phương thức hợp lý ghi chứng từ, đồng thời là việc tuân thủ theo chế độ Nhà nước về sử dụng chứng từ kế toán. Bước tổ chức này nhằm xác định quy chế lập và trách nhiệm hình thành chứng từ, bảo đảm cho chứng từ kế toán hình thành đúng quy định của chế độ, yêu cầu ghi sổ kế toán, quản lý điều hành ở đơn vị... Đối với mỗi loại chứng từ cần xác định rõ cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm lập để đảm bảo chứng từ được lập đúng và kịp thời khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Chứng từ lập phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Lập đúng mẫu quy định (dù là mẫu bắt buộc hay mẫu hướng dẫn).
- Ghi đủ các yếu tố pháp lý quy định của chứng từ.
16
- Không được tẩy xóa chứng từ, nếu hỏng phải hủy và lập lại (Đối với chứng từ lập thành quyển thì việc hủy bỏ được thực hiện bằng cách gạch bỏ, không xé khỏi sổ).
- Đảm bảo chế độ nhân liên của chứng từ theo yêu cầu luân chuyển của chứng từ giữa các bộ phận trong đơn vị và các phần hành kế toán.
Nội dung chủ yếu của tổ chức lập chứng từ:
- Lựa chọn các chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Lựa chọn các phương tiện kỹ thuật lập chứng từ.
- Xác định thời gian lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ kinh tế.
3.3.Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ
Bước tổ chức này có ý nghĩa rất quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và có thể phát hiện sai sót hoặc dấu hiệu tiêu cực. Vì vậy kiểm tra chứng từ có các nội dung sau:
- Kiểm tra chứng từ có đúng mẫu và đầy đủ các yếu tố của chứng từ cũng như trình tự lập của các chứng từ trong bộ chứng từ ở từng khâu, từng giai đoạn.
- Kiểm tra việc lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và việc tuân thủ theo chứng từ do Nhà nước ban hành, đặc biệt là các yếu tố: nội dung kinh tế của nghiệp vụ, chữ ký của các bên có liên quan, tính toán số liệu trên chứng từ cả bằng số và bằng chữ. Đôí với chứng từ tổng hợp phải kiểm tra chứng từ gốc đi kèm.
- Kiểm tra nội dung kinh tế của nghiệp vụ so với thực tế và kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Cần phải đối chiếu nội dung nghiệp vụ kinh tế với chế độ quy định về kinh tế tài chính hiện hành. Đây là nội dung quan trọng nhất của quá trình kiểm tra chứng từ, bởi vì sau khi kiểm tra xác định đầy đủ tính hợp pháp của chứng từ sẽ làm căn cứ để ghi sổ kế toán và cung cấp thông tin cho lãnh đạo.
- Kiểm tra việc định khoản kế toán trên chứng từ, nhằm đảm bảo định khoản đúng, phù hợp với chế độ thể lệ hiện hành, làm căn cứ cho việc phân loại, tổng hợp thông tin kế toán ở giai đoạn sau.
- Việc kiểm tra chứng từ còn được tiến hành theo định kỳ kiểm tra kế toán hoặc kiểm toán đơn vị.
Chứng từ kế toán còn được kiểm tra bởi kiểm toán nội bộ (nếu có) và kiểm toán Nhà nước, kiểm toán độc lập. Những lần kiểm tra này sẽ bổ sung cho nhau nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán.
3.4.Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ
Chỉ sau khi chứng từ được kiểm tra, chứng từ mới là căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp hoặc chi tiết nhất định tùy theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nội dung tổ chức này gồm có:
17
- Phân loại chứng từ kế toán theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh phù hợp với việc quản lý tài sản của đơn vị, theo tính chất các khoản chi phí, thu nhập theo đối tượng.
- Ghi kịp thời, chính xác chứng từ kế toán đúng với nội dung tài khoản tổng hợp và chi tiết, nhằm cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo.
- Kiểm tra tính phù hợp của chứng từ và sổ kế toán về nội dung kinh tế và số liệu để loại trừ việc ghi sai nội dung kinh tế hoặc số liệu, nhằm đảm bảo tính chính xác của việc ghi sổ kế toán.
- Áp dụng máy vi tính vào ghi sổ kế toán để nâng cao tính chính xác, kịp thời của thông tin kế toán, giảm bớt thời gian ghi sổ và tổng hợp kế toán, nhằm nâng cao tính hiệu suất của công việc kế toán.
3.5.Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ
Trong năm, khi các chứng từ đã được ghi sổ kế toán thì chứng từ được bảo quản tại nơi người giữ sổ kế toán bởi vì còn có thể sử dụng lại chứng từ để kiểm tra đối chiếu với sổ sách kế toán. Người giữ sổ kế toán phải có trách nhiệm bảo quản chứng từ kế toán. Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt, các chứng từ, sổ sách kế toán đã sử dụng trong năm được chuyển vào lưu trữ. Chứng từ kế toán được lưu trữ theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian, theo từng loại chứng từ kế toán.
Ví dụ: Lưu trữ chứng từ tiền mặt gồm các phiếu thu, phiếu chi cùng các chứng từ gốc đi kèm, các báo cáo qũy hoặc bảng tổng hợp chứng từ đã ghi theo trình tự thời gian ghi sổ... được gói buộc, ghi tháng, năm để tiện tra cứu và sắp xếp chứng từ kế toán.
Nội dung tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ bao gồm:
- Trong năm kế toán, chứng từ do người sử dụng ghi sổ bảo quản, đánh số thứ tự theo thời gian. Người đó phải có trách nhiệm bảo quản trong thời gian đó, nếu có sự thay đổi về nhân sự thì phải có biên bản bàn giao.
- Khi báo cáo quyết toán được duyệt thì chứng từ phải được đưa vào lưu trữ.
- Sau khi đã đưa chứng từ vào lưu trữ, nếu có nhu cầu sử dụng lại phải có sự đồng ý của kế toán trưởng. Nếu đem ra ngoài đơn vị phải được kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
3.6. Tổ chức quá trình luân chuyển chứng từ
Các giai đoạn trên được thực hiện theo một trình tự nhất định, qua các bộ phận nhất định trong đơn vị, có quan hệ mật thiết với nhau và tạo nên đường vận động của các loại chứng từ. Do đó, đặt ra vấn đề lập chương trình luân chuyển chứng từ nhằm đảm bảo cho việc lập và luân chuyển chứng từ đi vào nề nếp ở đơn vị, phục vụ tốt cho việc điều hành và quản lý sản xuất kinh doanh ở đơn vị. Cũng như để đảm bảo cho việc ghi sổ kế toán được kịp thời thì cần thiết phải lập trước kế hoạch, chương trình luân chuyển chứng từ cho từng loại chứng từ.
18
Để xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ, cần phải căn cứ vào đặc điểm của đơn vị về quy mô, về tổ chức sản xuất và quản lý, tình hình tổ chức hệ thống thông tin, nhu cầu, khả năng cung cấp và sử dụng thông tin trong đơn vị. Đồng thời, phải căn cứ vào vị trí, đặc điểm luân chuyển của từng loại chứng từ.
Nội dung cơ bản của việc xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ:
- Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan đến lập chứng từ, kiểm tra ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán, như phòng vật tư, phòng kế toán, phòng kế hoạch...
- Xác định rõ trách nhiệm vật chất của những người tham gia thực hiện và xác minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ví dụ: Kế toán viên lập chứng từ; kế toán trưởng; thủ kho; thủ qũy; người nhận tiền, vật tư, tài sản; thủ trưởng đơn vị...
- Xác định trình tự vận động của chứng từ kế toán từ khi lập chứng từ đến khi đưa chứng từ kế toán vào lưu trữ, do vậy giúp người tổ chức kế toán rút ngắn thời gian vận động của chứng từ, thúc đẩy tốt cho hoạt động kinh doanh của đơn vị. Trình tự vận động của chứng từ được biểu hiện thông qua sơ đồ luân chuyển sau:
- Góp phần tổ chức thông tin nội bộ đơn vị được tốt, tránh trùng lắp giữa các bộ phận và tăng tính chính xác, kịp thời thông tin kế toán.
II. Tổ chức lập và luân chuyển một số loại chứng từ chủ yếu
1. Tổ chức chứng từ tiền mặt
1.1.Tổ chức chứng từ thu tiền mặt
Để tổ chức chứng từ thu tiền mặt, kế toán phải xác định bộ chứng từ cần sử dụng, bao gồm chứng từ cơ sở (hóa đơn, hợp đồng kinh tế, khế ước vay, giấy nhận nợ...) và chứng từ thực hiện (phiếu thu).
Chứng từ cơ sở nhằm chứng minh nguồn gốc khoản tiền cần thu và tùy vào từng nghiệp vụ cụ thể để thu, như thu nợ vay, thu tiền bán hàng...
Chứng từ thực hiện (phiếu thu) dùng để xác định số tiền mặt thực tế nhập qũy, là căn cứ để thủ qũy thu tiền, ghi sổ qũy và chuyển giao cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Phiếu thu có mẫu như sau:
19
Nghiệp vụ phát sinh
Lập và luân chuyển chứng từ
Ghi sổ kế toán
Bảo quản, lưu trữ
Đơn vị:................. Mẫu số 01- TT
Ban hành theo QĐ số 15/BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006
của Bộ Tài chính
Quyển số.....................
Số................................
PHIẾU THU Nợ:............
Ngày....tháng.......năm 200... Có: ............
Họ tên người nộp tiền :……………………………………………..
Địa chỉ:...............................................................................................
Lý do nộp:...........................................................................................
Số tiền:..............................(Viết bằng chữ).........................................
Kèm theo............................................................chứng từ gốc:
Ngày... tháng..... năm 200...
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
đóng dấu)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ).........................................................
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý) :......................................................
+ Số tiền quy đổi :....................................................................................
(liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
Phương pháp lập:
- Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số thứ tự từng quyển (dùng trong 1 năm) ở ngoài bìa để tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra, lưu trữ. Trong mỗi phiếu thu phải có ghi số quyển và số của từng phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Từng phiếu thu phải ghi rõ ngày tháng năm lập phiếu; ngày tháng năm thu tiền.
- Ghi rõ họ tên, địa chỉ người nộp tiền hoặc bộ phận công tác nào của đơn vị.
- Ghi rõ nội dung nộp tiền vào qũy, như thu tiền bán hàng, thu tạm ứng, thu nợ...
- Ghi đồng thời số tiền bằng số và bằng chữ .
- Ghi số lượng chứng từ gốc đính kèm (chứng từ cơ sở).
20
- Phiếu thu phải có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan: người nộp tiền, người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ qũy.
Trình tự luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
Phương án 1:
Bước 1: Người nộp tiền đề nghị nộp tiền và trình các chứng từ cơ sở.
Bước 2: Kế toán lập phiếu thu thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung và ký vào phiếu. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng.
Bước 3: Kế toán trưởng duyệt và ký. Sau đó, chuyển cho thủ qũy.
Bước 4: Sau khi nhận đủ số tiền, ghi số tiền bằng chữ và ký, thủ qũy giữ một liên để ghi sổ qũy, một liên giao cho người nộp, một liên lưu nơi nộp phiếu (liên này không dùng để ghi sổ). Cuối ngày, thủ qũy kiểm kê qũy và báo cáo qũy kèm theo chứng từ gốc, chuyển cho phòng kế toán.
Bước 5: Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi vào các sổ sách có liên quan. Sau khi ghi sổ, các chứng từ gốc được đưa vào lưu trữ.
Phương án 2:
Bước 1: Người nộp tiền đề nghị nộp tiền và trình các chứng từ cơ sở.
Bước 2: Kế toán lập phiếu thu thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung và ký vào phiếu.
Bước 3: Sau khi nhận đủ số tiền, ghi số tiền bằng chữ và ký, thủ qũy giữ một liên để ghi sổ qũy, một liên giao cho người nộp, một liên lưu nơi nộp
21
Kế toán
trưởng
Người nộp tiền
Kế toán TM
Thủ qũy
Kế toán
Nghiệp vụ phát
sinh
Lập phiế
u thu
Ký duyệt
Thu tiền nhập quỹ
Ghi sổ
Bảo quản, lưu trữ
Người nộp tiền
Kế toán TM
Thủ quỹ
Kế toán
Kế toán trưởng
Nghiệp vụ phát
sinh
Lập phiếu thu
Thu tiền nhập quỹ
Ghi sổ
Ký duyệt
Bảo quản, lưu trữ
phiếu (liên này không dùng để ghi sổ). Cuối ngày, thủ qũy kiểm kê qũy và báo cáo qũy kèm theo chứng từ gốc, chuyển cho phòng kế toán.
Bước 4: Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi vào các sổ sách có liên quan. Sau khi ghi sổ, các chứng từ gốc được chuyển cho kế toán trưởng.
Bước 5: Kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chứng từ được đưa vào lưu trữ bảo quản.
1.2.Tổ chức chứng từ chi tiền mặt
Để tổ chức chứng từ chi tiền mặt, kế toán phải xác định bộ chứng từ sử dụng, bao gồm chứng từ mệnh lệnh (lệnh chi của thủ trưởng đơn vị) và chứng từ thực hiện (phiếu chi).
Chứng từ mệnh lệnh là cơ sở để biểu thị nghiệp vụ chi tiền cần thực hiện nhưng không phải là chứng từ chứng minh nghiệp vụ chi tiền đã xảy ra.
Chứng từ thực hiện (phiếu chi) dùng để xác định số tiền mặt thực tế xuất khỏi qũy, là căn cứ để thủ qũy chi tiền, ghi sổ qũy và kế toán ghi sổ kế toán.
Phiếu chi có mẫu như sau:
Đơn vị:................. Mẫu số 02- TT
Ban hành theo QĐ số 15/BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006
của Bộ Tài chính
Quyển số.....................
Số................................
PHIẾU CHI Nợ:............
Ngày....tháng.......năm 200... Có: ............
Họ tên người nhận tiền :……………………………………………..
Địa chỉ:...............................................................................................
Lý do nhận:...........................................................................................
Số tiền:..............................(Viết bằng chữ).........................................
Kèm theo............................................................chứng từ gốc:
Ngày... tháng..... năm 200...
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, họ tên, (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đóng dấu)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ).........................................................
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý) :......................................................
+ Số tiền quy đổi :....................................................................................
(liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
22
Phương pháp lập:
Nội dung và cách lập phiếu chi tiền mặt tương tự như phiếu thu và phải được kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt lệnh trước khi kế toán và thủ qũy thực hiện nghiệp vụ chi tiền mặt.
Trình tự luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
Phương án 1:
Bước 1: Xuất phát từ nhu cầu lĩnh tiền, người nhận tiền lập giấy đề nghị chi tiền. Người nhận tiền đem giấy đề nghị chi tiền trình cho thủ trưởng đơn vị.
Bước 2: Thủ trưởng xét duyệt đề nghị chi và ký duyệt lệnh chi.
Bước 3: Lệnh chi được chuyển đến kế toán tiền mặt. Căn cứ vào lệnh chi, kế toán lập phiếu chi thành 2 liên (hoặc 3 liên trong trường hợp các tổng công ty, công ty chi tiền cho cấp dưới) và ghi đầy đủ nội dung. Sau đó, chuyển cho kế toán trưởng.
Bước 4: Kế toán trưởng ký duyệt. Sau đó, chuyển cho thủ qũy.
Bước 5: Sau khi chi tiền, ghi số tiền bằng chữ và ký, thủ qũy giữ một liên để ghi sổ qũy, một liên giao cho người nhận (nếu có) để làm chứng từ gốc để lập phiếu thu và nhập quỹ của đơn vị cần tiền , một liên lưu nơi nộp phiếu (liên này không dùng để ghi sổ). Cuối ngày, thủ qũy kiểm kê qũy và báo cáo qũy kèm theo chứng từ gốc, chuyển cho phòng kế toán.
Bước 6: Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi vào các sổ sách có liên quan. Sau khi ghi sổ, các chứng từ gốc được đưa vào lưu trữ.
Phương án 2:
23
Người nhận tiền
Kế toán TM
Thủ quỹ
Kế toán
Kế toán
trưởng
Thủ trưởng đơn vị
Nghiệp vụ phát
sinh
Lập phiếu chi
Xuất qũy
Ghi sổ
Ký duyệt
Ký duyệt
Bảo quản, lưu trữ
Người nhận tiền
Thủ trưởng đơn vị
Kế toán TM
Kế toán
trưởngg
Thủ qũy
Kế toán
Nghiệp vụ phát
sinh
Lệnh chi tiền
Lập phiếu chi
Ký duyệt
Xuất qũy
Ghi sổ
Bảo quản, lưu trữ
Bước 1: Xuất phát từ nhu cầu lĩnh tiền, người nhận tiền lập giấy đề nghị chi tiền
Bước 2: Kế toán lập phiếu chi thành 2 liên (hoặc 3 liên trong trường hợp các tổng công ty, công ty chi tiền cho cấp dưới) và ghi đầy đủ nội dung.
Bước 3: Sau khi chi tiền, ghi số tiền bằng chữ và ký, thủ qũy giữ một liên để ghi sổ qũy, một liên giao cho người nhận (nếu có) để làm chứng từ gốc để lập phiếu thu và nhập quỹ của đơn vị cần tiền , một liên lưu nơi nộp phiếu (liên này không dùng để ghi sổ). Cuối ngày, thủ qũy kiểm kê qũy và báo cáo qũy kèm theo chứng từ gốc, chuyển cho phòng kế toán.
Bước 4: Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi vào các sổ sách có liên quan. Sau khi ghi sổ, phiếu chi được chuyển đến kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Sau đó, chứng từ được đưa vào bảo quản lưu trữ.
2.Tổ chức chứng từ vật tư
2.1.Tổ chức chứng từ nhập vật tư
Để tổ chức chứng từ nhập vật tư, kế toán phải xác định bộ chứng từ sử dung, bao gồm chứng từ cơ sở (hóa đơn, hợp đồng kinh tế, phiếu đề nghị nhập vật tư...) và chứng từ thực hiện (phiếu nhập kho).
Phiếu nhập kho dùng để xác định số lượng, giá trị vật tư, hàng hóa, sản phẩm nhập kho làm căn cứ cho thủ kho ghi thẻ kho và kế toán ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho có mẫu như sau:
24
Đơn vị:................. Mẫu số 01- VT
Ban hành theo QĐ số 15/BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006
của Bộ Tài chính
Quyển số.....................
Số................................
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày....tháng.......năm 200...
Nợ:.............
Có: ............
Họ tên người giao hàng:.......................................................................
Theo..............Số...............ngày................tháng.............năm 200..........Nhập tại kho:...................................Địa điểm:...................................................
STT
Tên quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hóa
Mã số
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá
Thành tiền
Ghi chúTheo
chứng từ
Thực nhập
A B C D 1 2 3 4 D
Tổng cộng
- Tổng số tiền (viết bằng chữ):.................................................................
- Số chứng từ gốc kèm theo:....................................................................
Nhập ngày.....tháng......năm 200....Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(hoặc bộ phận có
nhu cầu nhập )
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
25
Phương pháp lập phiếu nhập kho:
- Căn cứ vào phiếu nhập kho để lập phiếu nhập kho. Ngoài bìa ghi số quyển, thứ tự trong quyển đánh dần từ đầu năm đến cuối năm.
- Ghi ngày tháng năm lập phiếu nhập kho, họ tên địa chỉ người nhập kho.
- Ghi rõ nhập vào kho nào: vật liệu, sản phẩm, hàng hóa.
- Ghi rõ số lượng, đơn giá của từng loại. Số lượng nhập kho theo chứng từ do người viết phiếu ghi; số lượng nhập kho thực tế do thủ kho ghi
-Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập cùng một phiếu nhập kho.
Phương pháp luân chuyển chứng từ nhập kho
Bước 1: Người giao hàng đề nghị nhập hàng. Người giao hàng phải trình các chứng từ cơ sở (Hóa đơn, chứng từ hợp lệ của bên bán và biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm, hàng hóa).
Bước 2: Bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập phiếu nhập kho thành 2 liên (đối với vật tư, hàng hóa mua vào) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất), ghi đầy đủ các nội dung và ký. Sau đó, chuyển phiếu nhập kho cho thủ trưởng đơn vị hoặc bộ phận phụ trách.
Bước 3: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ, kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Sau đó, thủ kho căn cứ vào số hàng thực tế nhập kho để ghi vào cột thực nhập và ký vào phiếu nhập kho. Thủ kho giữ liên 2 để ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán, liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) người nhập giữ.
Bước 4: Kế toán định kỳ nhận được các chứng từ gốc, kiểm tra các chứng từ và ghi vào các sổ sách có liên quan. Sau khi ghi sổ xong, các chứng từ gốc được đưa vào lưu trữ.
2.2.Tổ chức chứng từ xuất kho vật tư
26
Nghiệp vụphát sinh
Lập phiếunhập kho
Nhập kho
Ghi sổ
Người giao hàng
Bộ phận mua hàng (Phòng cung ứng)/ Bộ phận SX
Thủ kho
Kế toán
Bảo quản, lưu trữ
Để tổ chức chứng từ xuất kho vật tư, kế toán cần xác định bộ chứng từ sử dụng, bao gồm chứng từ mệnh lệnh (lệnh xuất kho...) và chứng từ thực hiện (phiếu xuất kho).
Phiếu xuất kho dùng để xác định số lượng, giá trị vật liệu, sản phẩm, hàng hóa xuất kho, là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán ghi sổ kế toán. Mẫu phiếu xuất kho như sau:Đơn vị:................. Mẫu số 02- VT
Địa chỉ:................. Ban hành theo QĐ số 15/BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006
của Bộ Tài chính
Quyển số.......................
Số...............................
PHIẾU XUẤT KHO Nợ:.............
Ngày....tháng.......năm 200... Có: ............
Họ tên người nhận hàng...................Địa chỉ (bộ phận)................................
Lý do xuất kho:........................................................................................... Xuất tại kho:..........................................................................................................
STT Tên quy cách vật tư, sản
phẩm, hàng hóa
Mã số
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiềnYêu cầu Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
Tổng cộng
- Tổng số tiền (viết bằng chữ):.................................................................
- Số chứng từ gốc kèm theo:....................................................................
Ngưồi lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(hoặc bộ phận có
nhu cầu nhập )
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Phương pháp lập phiếu xuất kho: tương tự lập phiếu nhập kho.
27
Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho:
Bước 1: Xuất phát từ nhu cầu cần lĩnh vật tư, bộ phận có nhu cầu lập giấy đề nghị lĩnh vật tư. Người nhận vật tư đem giấy lĩnh vật tư trình cho thủ trưởng (người phụ trách phòng cung ứng) nhập, xuất vật tư.
Bước 2: Thủ trưởng (người phụ trách phòng cung ứng) duyệt, đồng thời hình thành lệnh xuất vật tư.
Bước 3: Căn cứ vào lệnh xuất kho vật tư của thủ trưởng, bộ phận xin lĩnh (phòng cung ứng) lập phiếu xuất kho thành 3 liên, phụ trách bộ phận sử dụng và phòng cung ứng ký.
Bước 4: Người nhận vật tư đem các chứng từ xuống kho để lĩnh vật tư. Căn cứ vào các chứng từ này, thủ kho xuất kho và ghi số thực xuất vào phiếu và cùng với người nhận ký vào 3 liên của phiếu xuất kho. Sau đó, liên 1 lưu ở phòng cung ứng, liên 2 do thủ kho giữ để ghi thẻ kho, rồi chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ, liên 3 người nhận giữ để ghi sổ bộ phận sử dụng.
Bước 5: Định kỳ, kế toán nhận được chứng từ gốc, kiểm tra các chứng từ và ghi vào sổ sách có liên quan. Sau kho ghi sổ xong, các chứng từ gốc được đưa vào lưu trữ.
3.Tổ chức chứng từ bán hàng:
Khi bán thành phẩm, hàng hóa, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính gồm:
- Hóa đơn GTGT: sử dụng cho doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Khi lập hóa đơn GTGT, doanh nghiệp cần ghi đầy đủ các yếu tố quy định: giá bán (chưa có thuế GTGT), các khoản phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT).
- Hóa đơn bán hàng: sử dụng cho doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, hoặc doanh nghiệp không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT. Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp phải ghi đầy đủ các yếu tố
28
Người nhận vật tư
Phòng cung ứng
Bộ phận xin lĩnh (phòng cung ứng)
Thủ kho
Kế toán
Đề nghị xuất
vật tư
Duyệt, hình thành
lệnh XK
Lập phiếu xuất kho
Xuất kho
Ghi sổ
Bảo quản
lưu trữ
theo quy định: giá bán, các khoản phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), tổng giá thanh toán.
- Hóa đơn tự in, chứng từ đặc thù: đối với chứng từ tự in, phải đăng ký với Bộ Tài chính và chỉ được sử dụng sau khi đã được chấp nhận bằng văn bản. Đối với chứng từ đặc thù thì giá ghi trên hóa đơn là giá đã có thuế GTGT.
- Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ: được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp trực tiếp bán lẻ hàng hóa, cung cấp lao vụ dịch vụ cho người tiêu dùng không thuộc diện lập hóa đơn bán hàng.
- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi: trường hợp doanh nghiệp có hàng đại lý, ký gửi.
- Các chứng từ trả tiền, trả hàng.
29
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01GTKT-3LL Liên 1: (lưu) Ký hiệu: AA/98
Số:000001
Ngày.....tháng..........năm 200....
Đơn vị bán hàng:...............................................................................
Địa chỉ:.....................................................Số tài khoản.......................
Điện thoại:...............................................MS:
Họ tên người mua hàng:...............................................................................
Địa chỉ:.....................................................Số tài khoản.......................
Hình thức thanh toán:................................MS:
Số tt
Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 =1x 2
Cộng tiền hàng:.............................
Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT:...........................
Tổng cộng tiền thanh toán:....................
Số tiền viết bằng chữ:....................................................................................
.......................................................................................................................
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Người viết hóa đơn
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Liên 1: Lưu
Liên 2: Giao khách hàng
Liên 3: Dùng thanh toán
30
HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG Mẫu số: 02 GTKT-3L L
Liên 1: (lưu) Ký hiệu: AA/98
Số:000001
Ngày.....tháng..........năm 200....
Đơn vị bán hàng:...............................................................................
Địa chỉ:.....................................................Số tài khoản.......................
Điện thoại:...............................................MS:
Họ tên người mua hàng:...............................................................................
Địa chỉ:.....................................................Số tài khoản.......................
Hình thức thanh toán:................................MS:
Số tt
Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 =1x 2
Cộng tiền bán hàng hoá, dịch vụ:.......................
Tổng cộng tiền thanh toán:....................
Số tiền viết bằng chữ:....................................................................................
.......................................................................................................................
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Người viết hóa đơn
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Liên 1: Lưu
Liên 2: Giao khách hàng
Liên 3: Dùng thanh toán
31
Phương pháp lập:
Khi tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm, doanh nghiệp phải lập hoá đơn bán hàng theo mẫu quy định và giao cho khách hàng liên 2 (liên giao cho khách hàng). Hoá đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định và phải nguyên vẹn, không rách hoặc nhàu nát. Số liệu, chữ viết đánh máy hoặc in trên hoá đơn phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ, chính xác, không bị tẩy xoá, sửa chữa. Từng hoá đơn phải ghi rõ ngày tháng năm lập.
- Ghi rõ họ tên, địa chỉ đơn vị bán hàng, người mua hàng.
- Ghi rõ số thứ tự, tên, phẩm chất, quy cách, trọng lượng, đơn vị tính của từng loại sản phẩm, hàng hoá.
- Ghi đồng thời số tiền bằng số và bằng chữ .
- Phải có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan: người mua hàng, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị.
Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
Căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc nhu cầu mua hàng của khách hàng, bộ phận bán hàng lập hoá đơn bán hàng 3 liên, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt và đóng dấu (nếu có). Trường hợp khách hàng thanh toán ngay thì hoá đơn được chuyển đến kế toán tiền mặt để làm thủ tục thu tiền. Sau khi, thủ quỹ thu tiền và đóng dấu “đã thanh toán” vào hoá đơn. Liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng để làm thủ tục xuất kho thành phẩm, hàng hoá và làm chứng từ đi đường, đồng thời ghi sổ kế toán đơn vị mua, liên 3 được chuyển cho kế toán tiêu thụ để ghi sổ. Nếu chưa thanh toán, liên 3 sẽ được giao cho kế toán để làm thủ tục thanh toán. Sau đó, hoá đơn được đưa vào bảo quản, lưu trữ.
32
Đơn đặt hàng Bộ phận bán hàng Bộ phận tài vụ
Khách hàngKho
Kế toán thành phẩm,hàng hoá
Kế toán tiêu thụ và thanh toán
CÂU HỎI ÔN TẬP1. Chứng từ kế toán và tổ chức chứng từ kế toán là gì? Mục đích và
ý nghĩa?2. Nguyên tắc cơ bản để tổ chức chứng từ kế toán?3. Nội dung và trình tự tổ chức chứng từ kế toán?4. Khái quát quy trình tổ chức một số loại chứng từ chủ yếu?
33
CHƯƠNG 3:
TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN
I. Khái quát chung về sổ kế toán
1. Sổ kế toán
1.1. Khái niệm và ý nghĩa sổ kế toán
Hoạt động của đơn vị diễn ra rất đa dạng, phong phú. Hàng ngày, thường xuyên có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được phản ánh kịp thời, đầy đủ vào chứng từ. Tuy nhiên, nếu chỉ dừng lại ở các chứng từ thì ta chỉ có những thông tin riêng biệt theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trong khi đó, quản lý luôn cần những thông tin đã qua những bước xử lý nhất định. Trước hết là những thông tin được ghi chép lại từ chứng từ vào sổ kế toán. Việc xử lý thông tin này là bước tiếp theo của phương pháp chứng từ, là phương pháp đối ứng tài khoản, gồm tài khoản và ghi kép vào tài khoản. Điều đó có thể nói sổ kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán. Hay nói cụ thể hơn, sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo mẫu nhất định dựa theo yêu cầu của phương pháp đối ứng tài khoản và yêu cầu về thông tin trong từng trường hợp cụ thể để ghi chép, hệ thống hóa số liệu đã phản ánh ở chứng từ, nhằm cung cấp thông tin được hệ thống hóa ở những mặt nhất định cho những yêu cầu khác nhau của nhà quản lý.
Sổ kế toán có thể là một tờ rời có chức năng ghi chép độc lập, hoặc có thể là quyển sổ gồm nhiều tờ sổ thực hiện chức năng ghi chép về những nội dung nhất định theo quy định của hệ thống kế toán. Sổ tờ rời hay quyển sổ đều phải tuân thủ nguyên lý kết cấu nhất định, đảm bảo nội dung ghi chép theo thời gian hoặc theo đối tượng, tổng hợp hoặc chi tiết...và bảo đảm những quan hệ đối chiếu cần thiết.
Về ý nghĩa, sổ kế toán được xem là phương tiện vật chất cơ bản để thể hiện phương pháp đối ứng tài khoản trong thực tiễn công tác kế toán. Qua các sổ kế toán, mặc dù thông tin chưa được xử lý tinh lọc theo các chỉ tiêu kinh tế, nhưng thông qua việc sắp xếp, hệ thống hóa số liệu theo mục đích của mỗi loại sổ, đã cung cấp thông tin rất cần thiết cho quản lý hoạt động kinh doanh hàng ngày và định kỳ của đơn vị. Các đối tượng cụ thể của kế toán như: thu chi tồn qũy tiền mặt; nhập xuất tồn kho vật tư; tình hình tăng giảm TSCĐ; doanh thu bán hàng, chi phí sản xuất kinh doanh...được nhận biết đầy đủ qua các số liệu ghi chép trên sổ kế toán.
1.2. Phân loại sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép có hệ thống các sổ liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và chứng từ kế toán khác, phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau. Do đó, sổ kế toán phải có nhiều loại để phản ánh tính đa dạng, phong phú của số liệu và phục vụ những yêu cầu quản lý khác nhau. Để
34
sử dụng sổ kế toán có hiệu quả, cung cấp thông tin tốt nhất cho quản lý, cần phải dựa vào những tiêu thức để phân loại nhằm nắm vững các loại sổ. Từ đó, có thể chọn cách mở sổ thích hợp cho từng đối tượng, từng yêu cầu quản lý, đảm bảo hiệu quả của công tác kế toán.
Có thể dựa vào các tiêu thức sau đây để phân loại sổ kế toán
a) Dựa vào cách ghi chép, hệ thống hóa số liệu trên sổ
- Sổ ghi theo thứ tự thời gian: là loại sổ ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ theo trình tự thời gian diễn ra nghiệp vụ kinh tế hoặc thời gian kế toán nhận được các chứng từ kế toán phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế đó. Đặc trưng của loại sổ này là tính thời gian của thông tin, chứ không quan tâm phân loại đối tượng. Cho nên loại sổ này được gọi là sổ Nhật ký. Thuộc loại này có sổ Nhật ký chung, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ...
Sử dụng loại sổ ghi theo thứ tự thời gian sẽ giúp ta bao quát được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, tạo thuận lợi trong lưu trữ, đối chiếu kiểm tra khi cần thiết.
- Sổ ghi theo hệ thống: là loại sổ ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ theo từng đối tượng kế toán. Mỗi đối tượng sẽ được tập hợp, phản ánh riêng theo từng cột, dòng hoặc trang sổ. Đặc trưng của loại sổ này là mở để theo dõi theo những đối tượng cụ thể. Sổ được ghi chép cả số dư và số biến động tăng giảm của đối tượng mở sổ. Thuộc loại này có các sổ như: Sổ Cái các tài khoản, sổ kế toán chi tiết, sổ Nhật ký chứng từ...
Sử dụng loại sổ ghi theo hệ thống giúp ta theo dõi tình hình hiện có và biến động tăng giảm của từng đối tượng kế toán cụ thể, tạo thuận lợi khi cần xử lý thông tin cho quản lý về một đối tượng nào đó và thuận lợi cho công tác kế toán cuối kỳ, lập các báo cáo kế toán.
- Sổ liên hợp: là loại sổ ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ theo trình tự thời gian, vừa hệ thống theo từng đối tượng kế toán cụ thể. Đây chính là loại sổ kết hợp đặc trưng của cả hai loại sổ trên. Minh họa rõ nhất về loại sổ này có sổ Nhật ký - sổ cái, số liệu được sắp xếp theo trình tự thời gian, vừa hệ thống hóa theo từng tài khoản.
Sử dụng loại sổ liên hợp giúp ta vừa bao quát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, vừa theo dõi tình hình biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể.
b) Dựa vào mức độ khái quát của nội dung số liệu phản ánh trên sổ
- Sổ kế toán tổng hợp: là loại sổ ghi chép các sổ liệu tổng quát về một đối tượng tài sản, nguồn vốn hoặc một hoạt động thu chi, kết quả...Đặc trưng của loại sổ này là: mở cho tài khoản tổng hợp (tài khoản cấp 1), chỉ ghi bằng đơn vị tiền; căn cứ ghi sổ có thể là chứng từ gốc, có thể là chứng từ trung gian (chứng từ ghi sổ, bảng kê chứng từ...) hoặc có thể là các sổ trung gian (sổ chi tiết, sổ Nhật ký...). Thuộc loại sổ này có các sổ như: Sổ Cái các tài khoản, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ Nhật ký chung...
35
Sử dụng loại sổ này giúp ta có được số liệu tổng quát về những đối tượng kế toán phục vụ việc lập các báo cáo định kỳ của kế toán.
- Sổ kế toán chi tiết: là loại sổ ghi chép các số liệu kế toán chi tiết về một đối tượng (ở một tài khoản hay một chỉ tiêu). Đặc trưng của loại sổ này là mở theo tài khoản chi tiết (tài khoản cấp 2, cấp 3...), sử dụng tất cả các loại thước đo thích hợp, căn cứ ghi sổ là các chứng từ gốc. Sổ kế toán chi tiết thường được mở riêng cho một đối tượng hoặc một số đối tượng. Việc ghi sổ kế toán chi tiết có quan hệ chặt chẽ với trình tự và phương pháp ghi của sổ kế toán tổng hợp. Thuộc loại này gồm có: sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi phí, sổ doanh thu, thanh toán...
Sử dụng sổ kế toán chi tiết giúp ta có được đầy đủ số liệu chi tiết về đối tượng, các chỉ tiêu, đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết, cụ thể của đơn vị.
- Sổ kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết: là loại sổ ghi chép các số liệu vừa tổng quát vừa kết hợp chi tiết ở những mức độ nhất định. Đây là loại sổ được kết hợp 2 loại sổ trên, vừa theo tài khoản tổng hợp (tài khỏan cấp 1) vừa theo tài khoản chi tiết (Tài khoản cấp 2, cấp 3...). Thuộc loại này có các sổ như: một số sổ Nhật ký chứng từ, một số chi phí, doanh thu...
Sử dụng sổ kết hợp kế toán tổng hợp và chi tiết giúp ta có được số liệu tổng quát về đối tượng đồng thời kết hợp có được số liệu chi tiết phục vụ kiểm tra đánh giá kịp thời.
c)Dựa vào kết cấu bên trong của sổ
- Sổ kết cấu 2 bên kiểu tài khoản: là loại sổ có kết cấu hai cột Nợ, Có theo dạng kết cấu tài khoản. Kiểu sổ này thường được kết cấu theo 2 cách:
Cách 1: Thiết kế đầy đủ thông tin cần thiết cho cột Nợ và cột Có của sổ. Mẫu sổ này thường được dùng để theo dõi công nợ: một bên phản ánh nợ phát sinh và một bên phản ánh nợ đã thanh toán, đối chiếu 2 bên thuận tiện cho việc theo dõi. Mẫu sổ theo cách 1:
Nợ Có
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Số tiền
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Số tiềnSố Ngà
ySố Ngà
y
Cộng XXX Cộng XXX
36
Cách 2: Thiết kế 2 cột Nợ và Có của sổ cùng sử dụng chung một cột thông tin cần thiết, giảm bớt được các cột thông tin của một phía. Mẫu sổ này được sử dụng khá phổ biến cho các đối tượng còn lại ( ngoài công nợ).
Mẫu sổ theo cách 2:
Chứng từ Diễn giải Tài khoản
đối ứng
Số tiền Ghi chú
Số Ngày
Nợ Có
Cộng XXX XXX
- Sổ kết cấu nhiều cột chi tiết cho cột Nợ (hoặc Có): là loại sổ có kết cấu nhiều cột, trong đó có những cột chi tiết cho cột Nợ (hoặc Có) của sổ. Mẫu sổ này được thể hiện ở hai dạng sau:
Dạng chi tiết cho cột Nợ
Chứng từ
Diễn giải
TK đối ứng
Số tiền ghi Nợ
Trong đó
Số Ngày
Chi tiết
...
Chi tiết
...
Chi tiết
...
Chi tiết
...
Cộng XXX XXX XXX XXX XXX
37
Dạng chi tiết cho cột Có:
Chứng từ
Diễn giải
TK đối ứng
Số tiền ghi Có
Trong đó
Số Ngày
Chi tiết
...
Chi tiết
...
Chi tiết
...
Chi tiết
...
Cộng XXX XXX XXX XXX XXX
- Sổ kết cấu kiểu bàn cờ: là loại sổ được kết cấu theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu bàn cờ. Với mẫu sổ này nếu các tài khoản ghi Nợ được sắp xếp theo dòng thì các tài khoản ghi Có được sắp xếp theo cột và ngược lại. Số tiền đối ứng Nợ và Có của hai tài khoản được ghi ở ô bàn cờ của hai tài khoản.
Mẫu sổ kết cấu kiểu bàn cờ:
S
T
T
TK ghi Nợ
TK (Có)
ghi Có(Nợ)
TK
....
TK
....
TK
.....
TK
......
..... ...... Cộng
1
2
...
Cộng
Trong thực tế công tác kế toán, từ nguyên lý kết cấu kiểu bàn cờ, vận dụng cho mục đích phản ánh khác nhau sẽ có những hình thức biến tướng khác nhau sẽ có những biến tướng khác nhau. Thuộc loại này có một số Nhật ký chứng từ và Sổ cái (trong hình thức Nhật ký chứng từ).
38
Mẫu sổ Nhật ký chứng từ số 8:
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8
Mở cho bên Có các TK 155,156,157,159,131, 511,
531, 532,632, 641,711,811, 721,821, 911Tháng....năm........
STT
TK ghi
TK Có
Ghi Nợ
TK
155
TK
156
TK
157
TK
511
TK
531
...... ...... Cộng Nợ
1 TK 111
2 TK 112
3 TK 131
4 TK 632
5 TK 641
.. ....
.. ....
.. Cộng Có
d) Dựa vào hình thức tổ chức sổ
- Sổ tờ rời: là loại sổ theo từng trang riêng biệt nhau. Loại sổ này có đặc điểm dễ cơ động, nhưng dễ thất lạc, ít bảo đảm an toàn. Do vậy, khi sử dụng phải tuân thủ những quy định của Nhà nước để bảo đảm an toàn, tránh thất lạc.
- Sổ đóng thành quyển: là loại sổ mà các trang sổ được đóng thành quyển, có đánh số thứ tự các trang sổ và đóng dấu giáp lai giữa các trang.
e) Căn cứ vào phương pháp ghi sổ
- Sổ ghi đơn: là sổ không ghi quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, chủ yếu được dùng để chi tiết một số đối tượng tài sản, nguồn vốn hoặc để theo dõi một số đối tượng ngoài bảng khác.
- Sổ ghi kép: Ghi theo quan hệ đối ứng giũa các đối tượng dùng để phản ánh các đối tượng tài sản, nguồn vốn và hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
2. Tổ chức sổ kế toán
2.1. Khái niệm và ý nghĩa tổ chức sổ kế toán
Để tiếp cận được các phương pháp của hạch toán kế toán, người ta phải thông qua các hình thức biểu hiện cụ thể của nó. Lý thuyết hạch toán kế tóan chỉ rõ mỗi phương pháp của hạch toán kế toán đều có hình thức biểu hiện riêng. Cụ thể:
39
- Phương pháp chứng từ kế toán được biểu hiện thông qua các bản chứng từ và chu trình luân chuyển chứng từ.
- Phương pháp đối ứng tài khoản biểu hiện thông qua các mối quan hệ đối ứng kế toán, ghi kép vào tài khoản.
- Phương pháp tính giá biểu hiện thông qua cách thức tính giá cả tài sản, hàng hóa gắn liền với nội dung các mục, khoản mục chi phí.
- Phương pháp tổng hợp cân đối biểu hiện qua hệ thống báo biểu kế toán và chế độ báo cáo kế toán.
Chu trình của kế toán bao gồm các công việc từ lập chứng từ hoặc tiếp nhận từ bên ngoài, luân chuyển chứng từ đến ghi chép, phản ánh chứng từ vào tài khoản và cuối cùng là lập các báo cáo kế toán và phân tích kinh tế.
Công việc đầu tiên của kế toán là lập chứng từ hoặc tiếp nhận từ bên ngoài để chứng minh ngiệp vụ kinh tế đã phát sinh, sau đó luân chuyển qua các bộ phận quy định...Công việc này có ý nghĩa quan trọng quyết định đến chất lượng của công tác kế toán. Tuy nhiên, thông tin phản ánh trên chứng từ ban đầu chỉ là thông tin rời rạc về từng hoạt động riêng lẻ, chưa có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp. Bởi thế, các chứng từ ban đầu cần được sắp xếp, phân loại, hệ thống hóa theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ. Công việc này được phản ánh bằng phương pháp đối ứng tài khoản mà việc thể hiện tài khoản trên thực tế chính là bằng các sổ kế toán. Như vậy sổ kế toán chính là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán.
Do đặc điểm của đối tượng kế toán là mang tính hai mặt: tính vận động và tính đa dạng, phong phú, nên cần thiết phải có một hệ thống tài khoản và hệ thống sổ kế toán khác nhau để phản ảnh. Các sổ kế toán này không giống nhau về nội dung phản ánh, về hình thức, về kết cấu cũng như trình tự và phương pháp ghi chép. Tuy nhiên, giữa các loại sổ này có quan hệ chặt chẽ trong việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra kết quả ghi chép cũng như cung cấp thông tin. Mặc dù, có nhiều loại sổ kế toán khác nhau nhưng trong từng đơn vị kế toán, việc vận dụng các loại sổ kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc nhất định. Việc kết hợp các loại sổ kế toán với nội dung và kết cấu khác nhau trong cùng một quá trình hạch toán theo một trình tự ghi chép nhất định nhằm rút ra các chỉ tiêu cần thiết cho quản lý kinh tế gọi là hình thức tổ chức sổ kế toán.
Trong thực tế có nhiều hình thức kết hợp sổ kế toán với nhau, bởi vậy sẽ có nhiều hình thức kết hợp sổ kế toán tương ứng. Để phân biệt các hình thức tổ chức sổ kế toán, người ta cần dựa vào đặc trưng cũng như hình thức bên ngoài, về kết cấu bên trong của các mẫu sổ, vào mối quan hệ giữa cách thức ghi sổ (ghi theo trình tự thời gian với ghi theo nội dung kinh tế, ghi sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết) cũng như quan hệ giữa chứng từ với sổ kế toán (ghi trực tiếp hay ghi qua các sổ trung gian), giữa sổ kế toán với báo cáo kế toán.
40
Như vậy có thể nói, tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Việc lựa chọn cách thức tổ chức hệ thống sổ kế toán nào cho phù hợp với từng đơn vị phải được căn cứ vào quy mô, tính chất và đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ năng lực của nhân viên kế toán, vào khả năng trang bị phương tiện tính toán của đơn vị.
Về thực chất, tổ chức sổ kế toán là thiết lập cho mỗi đơn vị một bộ sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, có chủng loại, số lượng, nội dung, hình thức, kết cấu phù hợp với đặc thù của đơn vị trên cơ sở mỗi hình thức kế toán phù hợp.
Tổ chức sổ kế toán giúp cho đơn vị đạt được hai mục tiêu, đó là theo dõi và kiểm soát chặt chẽ bằng sổ kế toán tất cả các loại vật tư, tài sản, tiền vốn, các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, nhằm cung cấp thông tin một cách nhanh chóng đầy đủ về tình hình và sự biến động của các đối tượng đó cho nhà quản lý cũng như lập các báo cáo tài chính. Đồng thời, tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán sẽ làm giảm nhẹ công tác ghi sổ kế toán, nâng cao hiệu suất lao động của nhân viên kế toán.
2.2. Nhiệm vụ tổ chức sổ kế toán
Để kết hợp được các loại sổ kế toán có kết cấu và nội dung khác nhau theo một trình tự ghi chép nhất định trong cùng một quá trình hạch toán, đòi hỏi phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Xác định rõ đặc điểm kinh doanh của đơn vị, chỉ rõ tính chất hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh (đơn giản hay phức tạp), quy mô đơn vị (lớn hay nhỏ), khối lượng nghiệp vụ nhiều hay ít...Đồng thời căn cứ vào trình độ quản lý, trình độ kế toán (cao hay thấp, đồng đều hay không đồng đều), cũng như cần cứ vào điều kiện hay phương tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán để xác định tổ chức sổ kế toán sao cho phù hợp.
- Nắm vững các nguyên tắc cơ bản quy định cho từng hình thức sổ kế toán như số lượng, kết cấu sổ sách, trình tự ghi chép và tính toán các chỉ tiêu...Tuyệt đối không được áp dụng một cách chắp vá, lai tạp, tùy tiện giữa các mẫu sổ của các hình thức khác nhau, gây khó khăn cho việc kiểm tra đối chiếu.
- Nắm vững tài khoản và nội dung phản ánh của các tài khoản trong từng loại sổ sách, cách thức ghi chép, sửa chữa sai sót, nhầm lẫn (nếu có), cách thức thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin từ các loại sổ sách khác nhau.
- Trong hình thức sổ kế toán đã xác định, cần nắm vững nội dung công việc cần ghi chép, phản ánh hàng ngày hay định kỳ, công việc phải làm cuối tháng, cuối quý, cuối năm sao cho công việc ghi chép tổng hợp, cung cấp thông tin được nhanh nhạy, kịp thời, chính xác và tiết kiệm.
41
2.3. Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán
Mặc dù có nhiều hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau nhưng trong mọi trường hợp đều tuân thủ các nguyên tắc chung sau đây:
Phải đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán. Tài khoản kế toán là phương thức phân loại và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế đã được phản ánh trên chứng từ. Dựa trên cơ sở nội dung, nguyên tắc của hệ thống tài khoản kế toán thống nhất (hoặc chuyên ngành) để xây dựng, thiết kế hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với hệ thống tài khoản bởi vì sổ sách kế toán là hình thức biểu hiện cụ thể của tài khoản cùng nội dung phản ánh của tài khoản. Sổ kế toán có phù hợp với tài khoản kế toán thì mới phản ánh được nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phân loại, tập hợp (bằng phương pháp đối ứng tài khoản).
- Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán theo quy định. Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc đóng bằng giấy kẻ sẵn. Đối với sổ đóng thành quyển phải đánh số trang và đóng dấu giáp lai, còn sổ tờ rời phải ghi rõ số tờ và đóng dấu của đơn vị. Tất cả mọi sổ sách đều phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị.
- Kết cấu và nội dung ghi chép trên từng loại sổ (sổ nhật ký, sổ phụ, sổ tổng hợp, sổ chi tiết...) phải phù hợp với năng lực và trình độ tổ chức quản lý nói chung và kế toán nói riêng. Có như vậy mới thuận lợi cho việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra, tổng hợp số liệu kế toán.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi cho việc kiểm tra kế toán. Do sổ sách kế toán có nhiều loại với nội dung, kết cấu, cách thức, trình tự ghi chép khác nhau nên việc kết hợp các loại sổ sách này phải đảm bảo tính khoa học, sao cho việc ghi chép rõ ràng, thuận lợi lại tiết kiệm, tốn ít công sức. Đồng thời, việc ghi chép giữa các loại sổ sách không bị trùng lặp và việc kiểm tra, đối chiếu giữa các loại sổ sách với nhau được nhanh chóng.
II. Tổ chức hệ thống sổ kế toán ở đơn vị theo các hình thức kế toán
1. Hình thức Nhật ký- sổ cái
1.1. Đặc điểm của hình thức Nhật ký- sổ cái
Hình thức Nhật ký- sổ cái có các đặc điểm sau:
- Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký- sổ cái.
- Tách biệt việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán khác nhau là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
42
- Không cần lập bảng cân đối tài khoản cuối kỳ, vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ Cái ở dòng Cộng cuối kỳ của Nhật ký -sổ cái.
1.2. Trình tự kế toán của hình thức Nhật ký -sổ cái
Hàng ngày mỗi khi nhận được chứng từ gốc phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phải kiểm tra chứng từ về mọi mặt, căn cứ vào nội dung nghiệp vụ trên chứng từ xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có và ghi các nội dung cần thiết vào Nhật ký-sổ cái trên cùng một dòng đồng thời ở cả hai phần: trước hết ghi vào cột ngày tháng, số hiệu chứng từ, diễn giải nội dung và số tiền của nghiệp vụ trong phần nhật ký, sau đó ghi số tiền của nghiệp vụ vào cột ghi Nợ và cột ghi Có của các tài khoản có liên quan vào trong phần sổ Cái. Chứng từ gốc sau khi ghi Nhật ký-sổ cái được chuyển đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để ghi sổ kế toán chi tiết của từng tài khoản. Cuối tháng, khóa sổ Nhật ký-sổ cái, tìm ra tổng số tiền ở phần nhật ký, tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản ở phần sổ Cái. Đồng thời tiến hành đối chiếu kiểm tra số liệu trên Nhật ký -sổ cái bằng cách lấy tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả tài khoản ở phần sổ Cái đối chiếu với tổng số tiền bên phần nhật ký và lấy tổng số dư Nợ của tất cả các tài khoản đối chiếu với tổng số dư Có của các tài khoản trên phần sổ Cái. Nếu các tổng số nói trên khớp nhau thì việc tính toán phát sinh và số dư của các tài khoản trên Nhật ký-sổ cái là hoàn toàn chính xác. Đồng thời nhân viên kế toán các phần hành kế toán chi tiết cộng các sổ chi tiết và căn cứ vào số liệu của các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với Nhật ký-sổ cái.
Nhật ký-sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu và chỉnh lý số liệu được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán khác.
Hình thức tổ chức sổ Nhật ký-sổ cái đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, thích hợp với các đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, số lượng tài khoản sử dụng không nhiều. Tuy nhiên, việc ghi chép còn quá nhiều trùng lắp, không phù hợp với các đơn vị kế toán vừa và lớn. Mặt khác, do tất cả tài khoản mà đơn vị sử dụng được phản ánh trên cùng một sổ nên sổ quá cồng kềnh, không thuận lợi cho việc phân công kế toán.
43
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC
NHẬT KÝ-SỔ CÁI
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
1.3. Các loại sổ kế toán và nội dung, kết cấu mẫu sổ của hình thức Nhật ký-sổ cái
Về mặt tổ chức hệ thống sổ kế toán để hệ thống hóa thông tin kế toán, bất kỳ hình thức sổ kế toán nào cũng có hai loại sổ là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp của các hình thức sổ kế toán thì khác nhau về nội dung và kết cấu sổ, còn sổ kế toán chi tiết của các hình thức sổ có nội dung và kết cấu giống nhau.
Trong hình thức Nhật ký-sổ cái chỉ có một sổ kế toán tổng hợp, đó là sổ Nhật ký-sổ cái. Sổ này vừa là sổ nhật ký để hệ thống hóa số liệu kế toán của toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trật tự thời gian phát sinh của chúng, vừa là sổ Cái để hệ thống hóa thống tin kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp phản ánh ở các tài khoản cấp I. Sổ Nhật ký-sổ cái được mở cho từng niên độ kế toán và khóa sổ hàng tháng.
Mẫu sổ Nhật ký -sổ cái
44
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng
từ gốc
Nhật ký- sổ cái
Sổ kế toán chi tiết
Sổ qũyBảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo kế toán
Bộ(Sở):..........
Đơn vị:..........
NHẬT KÍ - SỔ CÁI
Năm:.....
Thứ tự
dũng
Ngày thỏng ghi sổ
Chứng từDiễn giải
Số phát sinh
(đồng)
Thứ tự
dũng
TK... TK... TK... TK...
Số Ngày Nợ Cú Nợ Cú Nợ Cú Nợ Cú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 ... ... ...SD đầu năm
- Cộng PS
- SD cuối thỏng
- Cộng luỹ kế từ đầu quý
Sổ kế toán chi tiết được mở cho tất cả các tài khoản cấp I cần chi tiết để cụ thể hóa số liệu kế toán đã ghi ở các tài khoản cấp I. Số lượng sổ kế toán chi tiết rất nhiều phụ thuộc vào những yêu cầu thông tin chi tiết phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính của đơn vị. Kết cấu mẫu sổ kế toán chi tiết rất đa dạng tùy thuộc vào yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng cần ghi chép chi tiết.
Để xây dựng được kết mẫu sổ kế toán chi tiết cần nắm được các yếu tố cơ bản của sổ kế toán như sau:
- Phải có cột ghi số ngày của chứng từ, vì mọi số liệu kế toán đều được ghi trên cơ sở các chứng từ kế toán.
- Nội dung vắn tắt của nghiệp vụ kinh tế tài chính được ghi vào sổ kế toán.
45
Ngày ....tháng....năm...
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tờn) (Ký,họ tờn) (Ký tờn, đóng dấu)
- Các cột để phản ánh các chỉ tiêu số lượng (hiện vật, giá trị ) nhằm chi tiết chỉ tiêu đã ghi ở tài khoản cấp I. ở sổ chi tiết, chỉ tiêu số lượng phản ánh cả bằng thước đo hiện vật và thước đo giá trị.
- Các chỉ tiêu cần theo dõi chi tiết, cụ thể khác theo yêu cầu quản lý (như thời hạn thanh toán đối với công nợ, nguyên giá TSCĐ và thời hạn sử dụng của TSCĐ, số khấu hao lũy kế của TSCĐ...)
46
Đơn vị: ............................................................. Mẫu số S21-DN
Địa chỉ: ............................................................ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Năm:.......
Loại tài sản:..........
STT
Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ
Chứng từTên, đặc điểm, ký
hiệu TSCĐ
Nước sản xuất
Tháng, năm đưa vào sử dụng
Số hiệu TSC
Đ
Nguyên giá
TSCĐ
Khấu hao Khấu hao đó tớnh đến khi
ghi giảm TSCĐ
Chứng từLý do giảm
TSCĐSố NgàyTỷ lệ (%) khấu hao
Mức khấu hao
Số Ngày
A B C D E G H 1 2 3 4 I K L
Cộng X X X X X X
- Sổ này có ......trang, đánh số từ trang 01 đến trang......
- Ngày mở sổ:..................
Ngày ....tháng....năm...
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
47
Đơn vị: ............................................................. Mẫu số S22-DN
Địa chỉ: ............................................................ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ TẠI NƠI SỬ DỤNG
Năm: ......
Tên đơn vị ( phòng,ban hoặc người sử dụng )....
Ghi tăng tài sản và công cụ lao động Ghi giảm tài sản và công cụ lao động
Ghi chỳChứng từ Tờn, nhón hiệu, quy cỏch TSCĐ và công
cụ lao động nhỏ
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Số tiền Chứng từLý do
Số lượng
Số tiền
Số Ngày Số Ngày
A B C D 1 2 3=1 X 2 E G H 4 5 I
- Sổ này có ......trang, đánh số từ trang 01 đến trang......
- Ngày mở sổ:..................
Ngày ....tháng....năm...
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
48
Đơn vị: ............................................................. Mẫu số S10-DN
Địa chỉ: ............................................................ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ ( SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ )
Năm:.....
Tài khoản:..........Tồn kho:.........
Tên, quy cách vật liệu, ccdc ( sản phẩm, hàng hoá) Đơn vị tính:......................................
Chứng từDiễn giải
TK
đối ứng
Đơn giáNhập Xuất Tồn
Ghi chỳSố Ngày SL TT SL TT SL TT
A B C D 1 2 3=1x2 4 5==1x4 6 7=1x6 12
Số dư đầu kỳ
Cộng thỏng
- Sổ này có ......trang, đánh số từ trang 01 đến trang......
- Ngày mở sổ:..................Ngày ....tháng....năm...
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
49
Đơn vị: ............................................................. Mẫu số S10-DN
Địa chỉ: ............................................................ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ
Tài khoản:.................................
Tháng........năm...............
Ngày ....tháng....năm...
STTTờn, qui cỏch vật liệu, dụng cụ, sản
phẩm, hàng hoỏ
Số tiền
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
A B 1 2 3 4
Cộng
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
50
Đơn vị: ............................................................. Mẫu số S36-DN
Địa chỉ: ............................................................ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
( Dùng cho các TK:621,622,623,627, 154, 631, 641,642, 632, 335, 142, 242)
Tài khoản: ...............................
Tên phân xưởng : ...................
Tên sản phẩm, dịch vụ: ......... Đơn vị tính:......................................
Ngày thỏng ghi
sổ
Chứng từ
Diễn giảiTK đối ứng
Ghi Nợ TK...
Số NgàyTổng số tiền Chia ra
... ... ... ... ... ...
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
- SD đầu kỳ
- Cộng PS
- Ghi Cú TK...
- SD cuối kỳ
- Sổ này có ......trang, đánh số từ trang 01 đến trang......
- Ngày mở sổ:.................. Ngày ....tháng....năm...
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
51
Đơn vị: Mẫu số S37-DN
Địa chỉ: ............................................................ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
THẺ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM, DỊCH VỤ
Tháng.....năm.....
Tên sản phẩm, dịch vụ........
Chỉ tiờuTổng số
tiền
Chia ra theo khoản mục
Nguyờn vật liệu
... ... .... ... ... ...
A 1 2 3 4 5 6 7 8
1. Chi phí SXKD dở dang đầu kỳ
2. Chi phớ SXKD phỏt sinh trong kỳ
3. Giỏ thành sản phẩm, dịch vụ trong kỳ
4. Chi phớ SXKD dở dang cuối kỳ
Ngày ....tháng....năm...
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
52
Đơn vị: ............................................................. Mẫu số S31-DN
Địa chỉ: ............................................................ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA (NGƯỜI BÁN )
(Dựng cho TK 131, 331)
Tài khoản:................Đối tượng:................................
Loại tiền : VNĐ
Ngày, tháng ghi
sổ
chứng từDiễn giải
TK đối ứng
Thời hạn được chiết
khấu
Số phỏt sinh Số dư
Số Ngày Nợ Có Nợ Cos
Số dư đầu kỳ
Cộng SPS X X X X
SD cuối kỳ X X X X
- Sổ này có ......trang, đánh số từ trang 01 đến trang......
- Ngày mở sổ:..................
Ngày ....tháng....năm...
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
53
Đơn vị: ............................................................. Mẫu số S32-DN
Địa chỉ: ............................................................ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA (NGƯỜI BÁN ) BẰNG NGOẠI TỆ
(Dùng cho TK 131, 331)
Tài khoản: ..........................................................................................................................................
Đối tượng: ...........................................................................................................................................
Loại ngoại tệ: .......................................................................................................................................
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giảiTK đối ứng
Tỷ giáThời hạn
được chiết khấu
Số phỏt sinh Số dư
Số Ngày
Nợ Cú Nợ Cú
Ngoại tệ
Quy ra
VNĐ
Ngoại tệ
Quy ra
VNĐ
Ngoại tệ
Quy ra
VNĐ
Ngoại tệ
Quy ra
VNĐ
A B C D E 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
SD đầu kỳ
Cộng SPS
SD cuối kỳ
- Sổ này có ......trang, đánh số từ trang 01 đến trang......
- Ngày mở sổ:..................Ngày ....tháng....năm...
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
54
Đơn vị: .............................................................
SỔ THEO DÕI THANH TOÁN BẰNG NGOẠI TỆ
( Dùng cho TK 136, 138, 141, 144, 222, 244, 333, 334, 336, 338, 344)
Tài khoản: ................................................................................................................
Đối tượng: ................................................................................................................
Loại ngoại tệ: ...........................................................................................................
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giảiTK đối ứng
Tỷ giỏ
Số phỏt sinh Số dư
Số NgàyNợ Có Nợ Cú
Ngoại tệ
Quy ra VNĐ
Ngoại tệ
Quy ra VNĐ
Ngoại tệ
Quy ra VNĐ
Ngoại tệ
Quy ra VNĐ
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
1. SD đầu kỳ
2. Số phỏt sinh
- Cộng PS
3. SD cuối kỳ
.Ngày ....tháng....năm...
Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
55
Đơn vị: ..................................... Mẫu số S35-DN
Địa chỉ: .................................... (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên sản phẩm (hàng hoá, dịch vụ)......................
Năm:.........................
Quyển sổ:.................
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giảiTK đối
ứng
Doanh thu Cỏc khoản giảm trừ
Số Ngày Số lượng Đơn giáThành
tiềnThuế
Khác (521, 531, 532 )
A B C D E 1 2 3 4 5
Cộng SPS
Doanh thu thuần
Giá vốn hàng bán
Lãi gộp
- Sổ này có ......trang, đánh số từ trang 01 đến trang......
- Ngày mở sổ:.................. Ngày ....tháng....năm...
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
56
Đơn vị: ................................................
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
(Dựng cho cỏc TK: 136, 138, 141, 142, 144, 222, 244, 242, 333, 334,
335, 336, 344, 411, 421, 431, ...)
Tài khoản:.........
Đối tượng:.........
Loại tiền: VNĐ
Ngày tháng ghi sổ
chứng từDiễn giải TK đối ứng
Số phỏt sinh Số dư
Số Ngày Nợ Có Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Số dư đầu kỳ
2. Số phát sinh
....
- Cộng số phỏt sinh
3. Số dư cuối kỳ
.Ngày ....tháng....năm...
Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên )
57
SỔ CHI TIẾT TIỀN VAY
(Dùng cho các TK: 311, 315, 341)
Tài khoản:.........
Đối tượng cho vay:.........
Khế ước vay:......số......ngày.......
Tỷ lệ lãi vay:............................
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từDiễn giải TK đối ứng
Ngày đến hạn thanh toán
Số tiền
Số Ngày Nợ Cú
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Số dư đầu kỳ
2. Số phát sinh
- Cộng số phát sinh
3. Số dư cuối kỳ
.Ngày ....tháng....năm...
Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
58
Đơn vị: ....................................................
SỔ CHI TIẾT ĐẦU TƯ CHỨNG KHOÁN
( Dựng cho TK 121, 228)
Tài khoản: .........................................................................................................................................................................
Loại chứng khoán: .............Đơn vị phát hành..................................
Mệnh gía: ..............Lãi suất...............Thời hạn thanh toán..............
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giảiTK đối
ứng
Số phát sinh Số dư
Số NgàyMua vào Xuất ra
SL TTSL TT SL TT
1 2 3 4 5 7 8 9 10 11 12
1. Số dư đầu kỳ
2. Số phát sinh trong kỳ
- Cộng PS
3. SD cuối kỳ
.Ngày ....tháng....năm...
Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
59
Đơn vị: .............................................................
BẢNG PHÂN BỔ
TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI
STT Ghi Cú cỏc TK
Đối tượng sử dung
(Ghi Nợ cỏc TK)
TK 334 - Phải trả người lao động TK 338 - Phải trả, phải nộp khỏc TK 335 - Chi phớ
phải trả
Tổng cộngLương Cỏc
khoản phụ khỏc
Cỏc khoản khỏc
Cộng Cú TK
334
KPCĐ 3382
BHXH 3383
BHYT 3384
Cộng Cú TK 338
( 3382, 3383, 3384)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
TK 622 - Chi phớ nhõn cụng trực tiếp
- Phân xưởng (Sản phẩm )
- Phân xưởng (Sản phẩm )
TK 627 - Chi phớ sản xuất chung
- Phõn xưởng
- Phân xưởng
TK 641 - Chi phớ bỏn hàng
TK 642 - Chi phớ quản lý doanh nghiệp
TK 142 - Chi phí trả trước
TK 335 - Chi phớ phải trả
TK 241 - XDCB dở dang
TK 334 - Phải trả người lao động
TK 338 - Phải trả, phải nộp khỏc
............
Ngày ....tháng....năm...Người lập bảng Kế toán trưởng
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
60
Đơn vị: .............................................................
BẢNG PHÂN BỔ
NGUYỄN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Tháng....năm....
STT Ghi Cú cỏc TK
Đối tượng sử dung
(Ghi Nợ các TK)
TK 152 ( ...) TK 153 (...)
Hạch toán Thực tế Hạch toán Thực tế
1 2 3 4 5 6
1
2
3
4
5
6
7
8
TK 621 - Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
- Phân xưởng (Sản phẩm )
- Phân xưởng (Sản phẩm )
TK 627 - Chi phớ sản xuất chung
- Phân xưởng
- Phân xưởng
TK154 - Chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang
TK 641 - Chi phớ bỏn hàng
TK 642 - Chi phớ quản lý doanh nghiệp
TK 142 - Chi phớ trả trước
TK 335 - Chi phớ phải trả
TK 241 -XDCB dở dang
Cộng
.Ngày ....tháng....năm...
Người lập bảng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
61
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:................................... BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Tháng......năm.........
STT Chỉ tiêu
Tỷ lệ khấu hao (%) hoặc thời
gian sử dụng
Nơi sử dụng
Toàn doanh nghiệp
TK 627
TK
641
TK
642
TK
241
TK
142
TK
335
Nguyên gía
Số khấu hao
Phân xưởng (sản
phẩm )
Phân xưởng (sản
phẩm )
...
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1
I -Số KH đó trích tháng trước
II - Số KH TSCĐ tăng trong tháng
+
III - Số KH TSCĐ giảm trong tháng
+
IV. Số KH phải trích tháng này (I + II -III)
.Ngày ....tháng....năm...
Người lập bảng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
62
* Phương pháp ghi sổ kế toán chi tiết
- Phương pháp ghi sổ chi tiết TSCĐ:
Mỗi một sổ hoặc một số trang sổ được mở theo dõi cho một loại TSCĐ (nhà cửa, máy móc, thiết bị....)
Căn cứ vào chứng từ tăng giảm TSCĐ để ghi vào sổ TSCĐ:
+ Cột 1: Ghi số thứ tự
+ Cột 2,3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ.
+ Cột 4: Ghi tên, đặc điểm, ký hiệu của TSCĐ.
+ Cột 5: Ghi tên nước sản xuất.
+ Cột 6: Ghi tháng, năm đưa TSCĐ vào sử dụng.
+ Cột 7: Ghi số hiệu TSCĐ.
+ Cột 8: Ghi nguyên giá TSCĐ.
+ Cột 9: Ghi tỉ lệ khấu hao TSCĐ năm của TSCĐ.
+ Cột 10: Ghi số tiền khấu hao một năm.
+ Cột 11: Ghi số khấu hao TSCĐ đến thời điểm ghi giảm TSCĐ.
+ Cột 12, 13: Ghi số hiệu, ngày tháng ghi giảm TSCĐ.
+ Cột 14: Ghi lý do ghi giảm TSCĐ( nhượng bán, thanh lý...).
+ Cột 15: Ghi giá trị còn lại của TSCĐ đến thời điểm ghi giảm.
-Phương pháp ghi sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng:
Mỗi một đơn vị hoặc bộ phận (phân xưởng, phòng ban) thuộc xí nghiệp phải có một sổ theo dõi tài sản.
Căn cứ vào nguồn gốc về tăng, giảm tài sản để ghi sổ tài sản theo đơn vị sử dụng như sau:
+ Cột 1,2: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ tăng tài sản và công cụ lao động.
+ Cột 3: Ghi nhãn hiệu TSCĐ hoặc công cụ lao động.
+ Cột 4: Ghi đơn vị tính( cái, chiếc...).
+ Cột 5: Ghi số lượng.
+ Cột 6: Ghi đơn giá TSCĐ hoặc công cụ lao động.
+ Cột 7: Ghi số tiền (cột 7 = cột 5 * cột 6).
+ Cột 8,9: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ ghi giảm TSCĐ và công cụ lao động.
+ Cột 10: Ghi lý do ghi giảm TSCĐ hoặc công cụ lao động.
+ Cột 11: Ghi số lượng TSCĐ hoặc công cụ lao động giảm.
+ Cột 12: Ghi số tiền TSCĐ hoặc công cụ lao động giảm.
- Phương pháp ghi sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa:
Sổ này được mở theo từng tài khoản (vật liệu, sản phẩm, hàng hóa) theo từng kho và từng thứ sản phẩm, hàng hóa.
63
+ Cột 1,2: Ghi số hiệu, ngày tháng của từng chứng từ nhập kho vật liệu, sản phẩm, hàng hóa.
+ Cột 3: Ghi diễn giải nội dung của chứng từ.
+ Cột 4: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
+ Cột 5: Ghi đơn giá (giá vốn) của một đơn vị vật liệu, sản phẩm, hàng hóa nhập, xuất kho.
+ Cột 6: Ghi số lượng vật liệu, sản phẩm, hàng hóa nhập kho.
+ Cột 7: Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn ghi giá tiền vật liệu, sản phẩm, hàng hóa nhập kho.
+ Cột 8: Ghi số lượng vật liệu, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.
+ Cột 9: Ghi giá trị vật liệu, sản phẩm,hàng hóa xuất kho (cột 9 = cột 5* cột 8).
+ Cột 10: Ghi số lượng vật liệu, sản phẩm, hàng hóa tồn kho.
+ Cột 11: Ghi giá trị vật liệu, hàng hóa, sản phẩm tồn kho.
-Phương pháp ghi sổ chi phí sản xuất kinh doanh:
Sổ này được mở theo từng đối tượng tập hợp chi phí (theo phân xưởng, bộ phận sản xuất, theo sản phẩm, nhóm sản phẩm, dịch vụ...) hoặc theo từng nội dung chi phí.
Căn cứ để ghi sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh kỳ trước - phần số dư cuối kỳ, để ghi vào dòng số dư đầu kỳ ở các cột phù hợp (cột 6 đến cột 14).
Phần phát sinh trong kỳ: Căn cứ vào chứng từ kế toán (chứng từ gốc, bảng phân bổ) ghi vào sổ chi tiết chi phí kinh doanh như sau:
+ Cột 1: ghi ngày tháng ghi sổ.
+ Cột 2,3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ.
+ Cột 4: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột 5: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
+ Cột 6: Ghi tổng số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột 7 đến cột 14: Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh để ghi vào các cột phù hợp tương ứng với nội dung chi phí đáp ứng yêu cầu quản lý của từng tài khoản và đơn vị.
Dòng số dư cuối kỳ được xác định như sau:
Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + phát sinh Nợ - phát sinh Có
- Phương pháp ghi thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ:
Thẻ tính giá thành phải mở cho từng loại sản phẩm, dịch vụ.
Căn cứ vào thẻ tính giá thành kỳ trước và sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh kỳ này để ghi số liệu vào thẻ tính gia thành như sau:
+ Cột 1: Ghi tên các chỉ tiêu.
+ Cột 2: Ghi tổng số tiền.
+ Cột 3 đến cột 10: ghi số tiền theo từng khoản mục giá thành.
64
Giá thành sản phẩm dịch vụ được xác định như sau:
Giá thành sản phẩm = Chi phí SXKD dở dang đầu kỳ+ Chi phí SXKD phát sinh- Chi phí SXKD dở dang cuối kỳ.
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ: căn cứ vào biên bản kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang.
- Phương pháp ghi sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) bằng ngoại tệ:
Sổ chi tiết theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ được mở theo từng tài khoản, đối tượng thanh toán và theo dõi từng loai ngoại tệ.
+ Cột 1: Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ.
+ Cột 2, 3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng ghi sổ.
+ Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột 5: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
+ Cột 6: Ghi tỉ giá ngoại tệ dùng ghi sổ vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
+ Cột 7: Ghi thời hạn được chiết khấu thanh toán trên hóa đơn mua bán hàng hoặc chứng từ liên quan đến việc mua (bán) hàng.
+ Cột 8: Ghi số nguyên tệ phát sinh bên Nợ.
+ Cột 9: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ được quy đổi thành đồng Việt Nam (cột 9 = cột 6 * cột 8).
+ Cột 10: Ghi số nguyên tệ phát sinh bên Có.
+ Cột 11: Ghi số tiền phát sinh bên Có được quy đổi thành đồng Việt Nam (cột 11= cột 10 * cột 6).
+ Cột 12: Ghi số dư Nợ bằng nguyên tệ.
+ Cột 13: Ghi số dư Nợ bằng đồng Việt Nam.
+ Cột 14: Ghi số dư Có bằng nguyên tệ.
+ Cột 15: Ghi số dư Có bằng đồng Việt Nam.
- Phương pháp ghi sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ:
Sổ chi tiết theo dõi thanh toán được mở theo từng tài khoản, theo từng đối tượng thanh toán (người mua, người bán) và theo từng loại ngoại tệ.
+ Cột 1: Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ.
+Cột 2,3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ.
+ Cột 4: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột 5: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
+ Cột 6: Ghi tỷ giá ngoại tệ đổi ra đồng Việt Nam.
+ Cột 7: Ghi số nguyên tệ ngoại tệ phát sinh bên Nợ.
+ Cột 8: Ghi số tiền đã quy đổi ra đồng Việt Nam phát sinh bên Nợ.
+ Cột 9: Ghi số nguyên giá ngoại tệ phát sinh bên Có.
+ Cột 10: Ghi số tiền đã quy đổi ra đồng Việt Nam phát sinh bên Có.
65
+ Cột 11: Ghi số dư Nợ bằng ngoại tệ.
+ Cột 12: Ghi số dư Nợ quy đổi theo đồng Việt Nam.
+ Cột 13: Ghi số dư Có bằng ngoại tệ.
+ Cột 14: Ghi số dư Có quy đổi theo đồng Việt Nam.
- Phương pháp ghi sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán):
Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) được mở từng tài khoản, theo từng đối tượng thanh toán.
+ Cột 1: Ghi ngày, tháng kế toán ghi sổ.
+ Cột 2,3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ ghi sổ.
+ Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột 5: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
+ Cột 6: Ghi thời hạn được chiết khấu.
+ Cột 7: Ghi số phát sinh bên Nợ.
+ Cột 8: Ghi số phát sinh bên Có.
+ Cột 9: Ghi số dư bên Nợ.
+ Cột 10: Ghi số dư bên Có.
- Phương pháp ghi sổ chi tiết các tài khoản:
(Dùng cho các tài khoản: 136,138,141,157,144, 222, 333, 334, 336, 338, 341 342, 431, 441).
Sổ chi tiết các tài khoản được mở theo từng tài khoản, theo từng đối tượng thanh toán (theo từng nội dung chi phí, nguồn đến....)
+ Cột 1: Ghi ngày , tháng kế toán ghi sổ.
+ Cột 2,3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ ghi sổ.
+ Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột 5: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
+ Cột 6: Ghi thời hạn được chiết khấu.
+ Cột 7: Ghi số phát sinh bên Nợ.
+ Cột 8: Ghi số phát sinh bên Có.
+ Cột 9: Ghi số dư bên Nợ.
+ Cột 10: Ghi số dư bên Có.
+ Dòng số dư đầu kỳ: được lấy số liệu từ sổ chi tiết theo dõi thanh toán của kỳ trước (dòng số dư cuối kỳ) để ghi vào cột 7 hoặc cột 8 phù hợp.
- Phương pháp ghi sổ chi tiết tiền vay:
Sổ này được theo dõi theo từng tài khoản, từng đối tượng (ngân hàng, người cho vay...) và theo từng khế ước vay.
+ Cột 1: Ghi ngày, tháng kế toán ghi sổ.
+ Cột 2,3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ ghi sổ.
+ Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột 5: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.66
+ Cột 6: Ghi ngày tháng năm đến hạn thanh toán.
+ Cột 7: Ghi số trả nợ vay vào bên Nợ.
+ Cột 8: Ghi số vay vào bên Có.
- Phương pháp ghi sổ đầu tư chứng khoán:
Sổ này được mở theo từng tài khoản và theo từng loại chứng khoán, có cùng một giá, tỉ lệ lãi suất được hưởng, phương thức thanh toán.
+ Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ.
+ Cột 2,3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ kế toán.
+ Cột 4: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột 5: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
+ Cột 6: Ghi số lượng chứng khoán mua vào.
+ Cột 7: Ghi số tiền mua chứng khoán trong kỳ.
+ Cột 8: Ghi số lượng chứng khoán xuất bán.
+ Cột 9: Ghi giá vốn chứng khoán xuất bán hoặc thanh toán trong kỳ.
+ Cột 10: Ghi số lượng chứng khoán còn lại cuối kỳ.
+ Cột 11: Ghi giá trị chứng khoán còn lại cuối kỳ.
- Phương pháp ghi sổ chi tiết bán hàng:
Sổ này được mở cho từng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán hoặc đã cung cấp trong kỳ được khách hàng thanh toán tiền ngay hay chấp nhận thanh toán.
+ Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ.
+ Cột 2,3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ kế toán.
+ Cột 4: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột 5: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
+ Cột 6,7,8: Ghi số lượng, đơn giá, thành tiền của khối lượng hàng hóa, sản phẩm và lao vụ, dịch vụ đã bán trong kỳ.
+ Cột 9: Ghi số thuế giảm trừ doanh thu( thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt) của số lượng hàng hóa, sản phẩm và lao vụ, dịch vụ đã bán trong kỳ.
+ Cột 10: Ghi số phải giảm trừ vào doanh thu( nếu có) như giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán trả lại.
Chỉ tiêu doanh thu thuần bằng (=) cột 8 trừ (-) cột 9 và cột 10.
Chỉ tiêu giá vốn hàng bán: Ghi số vốn của hàng đã bán trong kỳ.
Chỉ tiêu lãi gộp bằng (=) chỉ tiêu doanh thu thuần trừ (-) chỉ tiêu giá vốn hàng đã bán.
2. Hình thức kế toán Nhật ký chung
2.1. Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung
Hình thức Nhật ký chung có đặc điểm sau:
- Tách rời trình từ ghi sổ theo thời gian với trình từ ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là sổ Nhật ký chung và sổ Cái.
67
- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết.
- Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản kế toán để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản tổng hợp.
2.2.Trình tự kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng ghi sổ, trước hết ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh còn được ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vi mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ kế toán phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3..10 ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh tổng hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp một nghiệp vụ ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quí, cuối năm cộng số liệu ghi trên sổ Cái, lập bảng cân đối sổ phát sinh.
Sau khi đã đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên sổ Nhật ký đặc biệt cùng kỳ.
Hình thức Nhật ký chung rất thuận lợi cho việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra, trấnh được nhiều tiêu cực. Tuy nhiên, việc ghi chép còn khá nhiều trùng lặp, mỗi chứng từ thường được ghi ít nhất từ hai sổ nhật ký trở lên. Bởi vậy, cuối tháng sau khi loại bỏ các số liệu trùng lặp rồi mới ghi vào sổ Cái.
68
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
Ghi chú:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ.
Ghi cuối tháng, quý.
Quan hệ đối chiếu.
2.3. Mẫu sổ và phương pháp ghi sổ
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán sau đây:
- Sổ Nhật ký chung.
- Sổ Cái.
- Sổ Nhật ký đặc biệt và các sổ chi tiết ( sổ phụ )
Sổ Nhật ký chung (còn gọi là nhật ký tổng quát) là sổ kế toán căn bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản các nghiệp vụ đó, làm căn cứ để ghi vào sổ Cái.
Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu của sổ Cái được dùng để lập bảng cân đối phát sinh, từ đó lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác.
Sổ Nhật ký đặc biệt được sử dụng trong trường hợp nghiệp vụ phát sinh nhiều nếu ghi vào sổ Nhật ký chung thì sẽ trở ngại về mọi mặt. Cho nên phải mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi chép riêng cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu (Nhật ký đặc biệt gồm có 4 loại sau: bán hàng chịu, mua hàng chịu, thu tiền mặt và chi tiền mặt). Khi dùng sổ Nhật ký đặc biệt thì chứng từ gốc trước hết được ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt, sau đó hàng ngày hoặc định kỳ tổng hợp số liệu của Nhật ký đặc biệt ghi một lần vào sổ Cái.
Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký chungSổ Nhật ký đặc biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kế toán
Sổ quỹ
69
Ngoài sổ Nhật ký đặc biệt, tùy theo yêu cầu quản lý đối với từng loại tài sản hoặc từng loại nghiệp vụ tài sản nhất định, như vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, chi phí sản xuất...người ta phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Đây là loại sổ kế toán dùng để ghi các chi tiết các sự việc đã ghi trên sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ yêu cầu kiểm tra công tác và phân tích. Khi mở các sổ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc được ghi vào sổ kế toán chi tiết, cuối tháng căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu của tài khoản đó trong sổ Cái hay trên bảng cân đối tài khoản.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Năm:..........Trang:.........
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
STT dòng
Đã ghi Sổ Cái
Số hiệu tài
khoản
Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Ngày.....tháng......năm 200..
70
SỔ CÁI
Năm.......Tên tài khoản:...................Số hiệu:.................
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký chung Tài khoản
đối ứng
Số tiền
Số Ngày Trang STT dòng
Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Số dư đầu tháng
2. Số phát sinh tháng
Cộng phát sinh tháng
3. Số dư cuối tháng
Cộng lũy kế quý
Số dư cuối quý
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
71
SỔ NHẬT KÝ THU TIỀNNăm:..........
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Ghi Nợ tài khoản
Ghi Có các tài khoản
Số Ngày TK TK TK TK TK Tài khoản khác
Số hiệu Số tiền
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Trang trước chuyển sang
Cộng chuyển
trang sau
Ngày..... tháng...... năm 200...
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
72
SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀNNăm:..........
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Ghi Có tài khoản
Ghi Có các tài khoản
Số Ngày TK TK TK TK TK Tài khoản khác
Số hiệu Số tiền
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Trang trước chuyển sang
Cộng sang trang sau
Ngày..... tháng...... năm 200..
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNGNăm:.........
Ngày tháng ghi
sổ
Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi Nợ Phải trả cho
người bánSố Ngày Hàng
hóaNguyên vật liệu
TK khác
Số hiệu Số tiền
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Trang trước chuyển sang
Cộng sang trang sau
Ngày..... tháng...... năm 200...
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
73
SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Năm:.......Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Phải thu từ người
mua
Ghi Có tài khoản Doanh thu
Số Ngày Hàng hóa
Thành phẩm
Dịch vụ
1 2 3 4 5 6 7 8
Trang trước chuyển sang
Cộng sang trang sau
Ngày..... tháng...... năm 200...
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
74
* Nhật ký chung
- Nội dung: Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ảnh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ Cái.
Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ Cái.
- Kết cấu và phương pháp ghi sổ:
Kết cấu sổ Nhật ký được qui định thông nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này.
+ Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ Nhật ký chung
+ Cột 2, 3: Ghi số hiệu và ngày tháng của chứng từ gốc làm cơ sở ghi sổ nhật ký chung.
+ Cột 4: Diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Cột 5: Ghi số thứ tự dòng trong từng trang Nhật ký chung.
+ Cột 6: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi vào sổ Cái.
+ Cột 7: Ghi số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản ghi Nợ được ghi trước, tài khoản ghi Có được ghi sau, mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng.
+ Cột 8: Ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi Nợ.
+ Cột 9: Ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi Có.
Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau.
Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.
Về nguyên tắc, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên, trong trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi vào sổ Cái, đơn vị có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các dối tượng kế toán đó.
Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi như sổ Nhật ký chung. Song để trách sự trùng lặp các nghiệp vụ đã ghi trên các sổ Nhật ký đặc biệt, thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Trong trường hợp này, căn cứ để ghi vào sổ Cái là sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt.
Dưới đây là hướng dẫn nội dung, kết cấu và cách ghi sổ của một số sổ Nhật ký đặc biệt thông dụng.
* Sổ Nhật ký thu tiền
- Nội dung: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của đơn vị. Mẫu sổ này được mở riêng cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi thu tiền (Ngân hàng A, ngân hàng B..,).
- Kết cấu và phương pháp ghi sổ:
+ Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
75
+ Cột 5: Ghi số tiền thu được vào bên Nợ và tài khoản tiền được theo dõi trên sổ này như: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng...
+ Cột 6, 7,8,9,10,11: Ghi số phát sinh bên Có của các tài khoản đối ứng.
Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau.
Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.
* Nhật ký chi tiền
- Nội dung: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền của đợn vị. Mẫu sổ này được mở riêng cho chi tiền mặt, chi tiền qua ngân hàng cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ..) hoặc cho từng nơi chi tiền (Ngân hàng A, Ngân hàng B...).
- Kết cấu và phương pháp ghi sổ:
+ Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ.
+ Cột 2 + 3: Ghi số và ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ để ghi sổ.
+ Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột 5: Ghi số tiền đã chi vào bên Có và tài khoản tiền được theo dõi trên sổ này như: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng...
+ Cột 6,7,8,9,10,11: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ của các tài khoản đối ứng. Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau.
Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.
* Nhật ký mua hàng
- Nội dung: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng nhóm hàng tồn kho của đơn vị như: nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa..
Sổ nhật ký mua hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau (mua chịu). Trường hợp trả tiền trước cho người bán thì khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng cũng ghi sổ này.
- Kết cấu và phương pháp ghi sổ:
+ Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ.
+ Cột 2 , 3: Ghi số và ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ để ghi sổ.
+ Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột 5, 6 ,7 ,8: Ghi Nợ các tài khoản hàng tồn kho như: hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ...Trường hợp đơn vị mở sổ này cho từng loại hàng tồn kho thì các cột này mở chi tiết cho loại hàng tồn kho: hàng A, hàng B...
+ Cột 9: Ghi số tiền phải trả cho người bán tương ứng với số hàng đã mua.
Cuối trang sổ, cộng lũy kế để chuyển sang trang sau.
Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.
* Nhật ký bán hàng
76
-Nội dung: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của đơn vị như: bán hàng hóa, bán sản phẩm...
Sổ Nhật ký bán hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo hình thức thu tiền sau (bán chịu).Trường hợp người mua trả tiền trước thì khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng cũng ghi vào sổ này.
- Kết cấu và cách ghi sổ:
+ Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ.
+ Cột 2, 3:Ghi số, ngày tháng của chứng từ dùng ghi sổ.
+ Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột 5: Ghi số tiền phải thu từ người mua theo doanh thu bán hàng.
+ Cột 6,7,8: Mở theo yêu cầu của doanh nghiệp để ghi doanh thu theo từng loại nghiệp vụ: bán hàng hóa, bán sản phẩm....Trường hợp doanh nghiệp mở sổ này cho từng loại nghiệp vụ: bán sản phẩm, bán hàng hóa... thì các cột này được dùng để ghi chi tiết cho từng loại hàng hóa, sản phẩm....Trường hợp không cần thiết, doanh nghiệp có thể gộp 3 cột này thành một cột để ghi doanh thu bán hàng chung.
Cuối trang sổ, cộng lũy kế để chuyển sang trang sau.
Đầu trang sô, ghi cộng trang trước chuyển sang.
Đơn vị có thể mở một hay một số sổ Nhật ký đặc biệt như đã nêu trên để ghi chép. Trường hợp cần mở thêm sổ Nhật ký đặc biệt khác, phải tuân theo nguyên tắc mở sổ và ghi sổ đã quy định.
*Sổ Cái
- Nội dung: Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán. Mỗi tài khoản được mở một hay một số trang liên tiếp trên sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.
- Kết cấu và phương pháp ghi sổ
+ Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ.
+ Cột 2,3: Ghi số, ngày tháng của chứng từ dùng ghi sổ.
+ Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột 5,6: Ghi số trang và số thứ từ dòng của Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này.
+ Cột 7: Ghi số hiệu các tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ .
+ Cột 8,9: Ghi số tiền phát sinh Nợ hoặc Có của tài khoản trang sổ Cái này.
Ngày đầu tiên của niên độ kế toán, ghi số dư đầu niên độ kế toán của tài khoản vào dòng đầu tiên, cột số dư (Nợ hoặc Có).
Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế, tính số dư để chuyển sang trang sau.
Đầu trang sổ sau, ghi cộng lũy kế và số dư trang trước chuyển sang.
77
Cuối kỳ (tháng, qúy), cộng tổng số phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính.
*Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Tương tự trong phần hình thức Nhật ký sổ cái.
3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
3.1. Đặc điểm của hình thức Chứng từ kế toán
Hình thức Chứng từ ghi sổ có đặc điểm sau đây:
-Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh để ghi vào sổ kế toán tổng hợp là sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái.
- Lập Chứng từ ghi sổ trên cơ sở chứng từ gốc để làm thủ tục ghi sổ kế toán tổng hợp.
- Việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán chi tiết tách rời nhau, vào hai loại sổ kế toán là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ, còn căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm theo các Chứng từ ghi sổ đã lập.
- Cuối tháng, phải lập Bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ Cái.
3.2.Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ:
Hàng ngày, nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra để lập các Chứng từ ghi sổ. Đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên, chứng từ gốc sau khi đã kiểm tra được ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, cuối tháng hoặc định kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập các Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong được chuyển đến kế toán trưởng ký duyệt rôi chuyển đến bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ các chứng từ gốc kềm theo để bộ phận này ghi sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi sổ Cái. Cuối tháng khóa sổ tìm ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và tổng số phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có của từng tài khoản trên sổ Cái, tiếp đó căn cứ vào sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản tổng hợp. Tổng số phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có của tất cả các tài khoản tổng hợp trên bảng cân đối phát sinh phải khớp nhau và phải khớp với tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản tổng hợp trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp nhau và số dư của tài khoản (dư Nợ, dư Có) trên bảng cân đối phải khớp với số dư của tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết của phần kế toán chi tiết. Sau kiểm tra đối chiếu khớp với số liệu nói trên, bảng cân đối số phát sinh được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác.
Đối với những tài khoản có mở sổ chi tiết thì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ kế toán tổng hợp được chuyển lên các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để ghi sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ Cái thông qua Bảng cân đối số phát sinh.
78
Các bảng tổng hợp chi tiết sau khi đã kiểm tra đối chiếu số liệu cùng với bảng cân đối số phát sinh được làm căn cứ để lập báo cáo kế toán.
Hình thức tổ chức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ tương đối đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra, công việc dàn đều trong tháng, dễ phân công. Tuy vậy, việc ghi chép còn trùng lắp nhiều, dễ nhầm lẫn. Mặt khác, lượng sổ sách quá nhiều nên đòi hỏi phải làm việc đồng đều và thường xuyên kiểm tra, đối chiếu nhất là vào thời điểm cuối tháng. Trong trường hợp có sai sót phải sửa chữa trên nhiều sổ sách. Hơn nữa, do tăng khối lượng ghi chép nên việc lập báo cáo thường bị chậm trễ, không kịp thời.
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
3.3. Mẫu sổ và phương pháp ghi sổ
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC
Số...... ngày......
Có TK:.....
Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền
Số Ngày
Cộng
Bảng tổng hợp chi tiết
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ qũy
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ hoặc thẻ kế toán chi
tiết
Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
79
BẢNG KÊ PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ GỐCTháng.... năm...........
Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ (hoặc Có) TK- Ghi Có (hoặc Nợ) các TK
Số Ngày Cộng Nợ(hoặc Có)
TK TK TK TK TK
Đơn vị:.........CHỨNG TỪ GHI SỔ- SỐ ....
Ngày.....tháng .... năm 200..
Trích yếu Tài khoản Số tiền
Nợ Có
1 2 3 4
Số lượng chứng từ đính kèm:.....................................................................
Kế toán trưởng Người lập
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Năm:………..
Chứng từ ghi sổ Sô tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số Ngày Số Ngày
1 2 3 4 5 6
Chuyển sang trang bên
80
SỔ CÁI
Tên TK:..........Số hiệu:...............
Chứng từ ghi sổ Trích yếu Tài khoản
đối ứng
Số tiền
Số Ngày Nợ Có
1 2 3 4 5 6
1. Số dư đầu tháng
2. Số phát sinh tháng
Cộng phát sinh
3. Số dư cuối tháng
*Chứng từ ghi sổ: là loại chứng từ dùng để tập hợp số liệu của chứng từ gốc theo từng loại sự việc và ghi rõ nội dung sự việc đó (ghi Nợ TK nào, đối ứng với bên Có những TK nào và ngược lại). Chứng từ ghi sổ có thể lập cho nhiều chứng từ gốc, hoặc có thể lập cho nhiều chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế và phát sinh thường xuyên trong tháng. Chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi sổ kế toán tổng hợp.
*Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để đăng ký tổng số tiền của chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian (nhật ký) .Ngoài mục đích đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ còn dùng để quản lý các Chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu số tiền trên bảng cân đối số phát sinh.
*Sổ Cái: là sổ TK cấp 1. Căn cứ để ghi sổ Cái là các Chứng từ ghi sổ đã lập và đã đăng ký vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.
*Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết: tương tự hình thức Nhật ký sổ cái.
4. Hình thức kế toán Nhật ký- chứng từ
4.1. Đặc điểm của hình thức Nhật ký- chứng từ
Hình thức Nhật ký chứng từ có những đặc điểm sau đây:
81
- Kết hợp trình tự ghi sổ theo trình tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh vào sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Nhật ký- chứng từ. Sổ này vừa là sổ nhật ký của các nghiệp vụ cùng loại vừa là chứng từ để ghi sổ Cái vào cuối kỳ (số tổng cộng cuối tháng ở Nhật ký-chứng từ là định khoản kế toán để ghi sổ Cái).
Người ta lấy bên Có của tài khoản kế toán làm tiêu thức để phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hay nói cách khác Nhật ký-chứng từ được mở cho bên Có của tài khoản để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến bên Có của tài khoản này theo trật tự thời gian phát sinh của chúng trong suốt tháng.
- Có thể kết hợp phần kế toán chi tiết với phần kế toán tổng hợp ngay trong Nhật ký- chứng từ, song xu hướng chung là không nên kết hợp, vì nếu kết hợp sẽ làm kết cấu sổ phức tạp.
- Không cần lập bảng cân đối tài khoản vào cuối tháng vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi tài khoản cấp 1 thông qua số tổng cộng cuối tháng của các Nhật ký-Chứng từ.
4.2. Trình tự kế toán theo hình thức Nhật ký-chứng từ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, lấy số liệu ghi trực tiếp vào sổ Nhật ký- Chứng từ hoặc bảng kê có liên quan. Trường hợp ghi hàng ngày vào bảng kê, cuối tháng chuyển số tổng cộng vào sổ Nhật ký-chứng từ.
Đối với các loại chi phí (sản xuất hoặc lưu thông) phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, thì các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ để ghi vào sổ Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê có liên quan.
Cuối tháng khóa các sổ Nhật ký-chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ Nhật ký-chứng từ và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký-chứng từ để ghi trực tiếp vào sổ Cái một lần.
Riêng đối với các tài khoản phải mở chi tiết thì chứng từ gốc sau khi ghi Nhật ký-chứng từ hoặc bảng kê được chuyển sang các bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết của các tài khoản có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào số liệu đó để lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trên sổ Nhật ký- Chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo kế toán tài chính.
Mặc dù hình thức Nhật ký-chứng từ đã giảm bớt được khối lượng công việc ghi chép hàng ngày đáng kể, dễ chuyên môn hoá lao động kế toán, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán nhưng hình thức này chỉ thích phù hợp với điều kiện kế toán thủ công, không thuận lợi cho kế toán máy. Mặt khác, do kết cấu sổ phức tạp nên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ kế toán phải cao, không thích hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, số lượng nghiệp vụ ít.
82
SƠ ĐỒ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ- CHỨNG TỪ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra4.3.Hệ thống sổ kế toán và nội dung, kết cấu mẫu sổ theo hình thức Nhật ký-chứng từ
Số hiệu sổ Nội dung sổ
NKCT Bảng kê Bảng phân bổ
Sổ chi tiết
I. Hạch toán vốn bằng tiền
1.NKCT - Ghi Có TK 111
1. BK - Ghi Nợ TK 111
2. NKCT - Ghi Có TK 112
2. BK - Ghi Nợ TK 112
3. NKCT - Ghi Có TK 113
4. NKCT - Ghi Có TK 311, 315, 341, 342
1. SCT - Sổ chi tiết dùng chung cho TK 311, 315, 341, 342,343
II. Hạch toán thanh toán với người cung cấp và mua hàng
5. NKCT - Ghi Có TK 331
2. SCT - Sổ chi tiết thanh toán cung cấp
6. NKCT - Ghi Có TK 151
III. Hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh
7. NKCT - Ghi Có các TK 142, 152, 153, 154, 214, 241, 334, 335, 611, 621, 622, 627, 631
3. BK - Bảng kê tính giá thực tế VL, CCDC
4. BK - Tập hợp chi phí sản xuất theo phân
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Nhật ký- chứng từSổ kế toán chi tiết
Bảng kê
Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
83
xưởng (TK 154, 631, 621, 622, 627)
5. BK - Bảng kê tập hợp CPBH (TK 641), CPQLDN (TK 642), chi phi XDCB (TK 241)
6. BK - Bảng kê chi phí trả trước (TK 142,242), chi phí phải trả (TK 335)
1. BPB - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
2. BPB - Bảng phân bổ VL, CCDC
3. BPB - Bảng tính và phân bổ khấu hao
IV. Hạch toán hàng hoá, thành phẩm, doanh thu và kết quả thanh toán với khách hàng:
8. NKCT
- Ghi Có TK 155, 156, 159, 131, 511, 521, 531, 532, 632, 641, 642, 711, 635,515, 811, 821, 911
3. SCT - Sổ chi tiết dùng chung cho các TK 511, 521, 531, 532, 632, 711, 515,635, 811, 821, 911
7. BK - Bảng kê nhập, xuất, tồn thành phẩm (TK 155)
8. BK - Bảng kê tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá
9. BK - Bảng kê hàng gửi bán
10. BK - Bảng kê thanh toán với người mua
4. SCT - Sổ chi tiết thanh toán với người mua
V. Hạch toán tài sản cố định
9. NKCT
- Ghi Có các TK 211, 212, 213
5. SCT - Sổ chi tiết TSCĐ ( Tk 211, 212, 213)
VI. Hạch toán các nghiệp vụ khác
10. NKCT
- Ghi Có các TK 121,128, 129, 136, 138, 139, 141, 144, 221, 222, 228, 241, 333, 336, 338, 344, 411, 412, 413 ,414, 415, 416, 431, 441, 451,461.
6. SCT Sổ chi tiết dùng chung cho các TK
VII. Sổ Cái
*Sổ kế toán tổng hợp: gồm các sổ Nhật ký- chứng từ, sổ Cái và các bảng phân bổ, bảng kê dùng để tập hợp số liệu và tính toán số liệu ghi Nhật ký- chứng từ.
- Số lượng sổ Nhật ký-chứng từ có thể nhiều hay ít do chế độ kế toán quy định, vì một Nhật ký chứng từ có thể mở cho bên Có của nhiều tài khoản. Nguyên tắc ghi Nhật ký -chứng từ là ghi phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quan hệ đối ứng tài khoản tức là ghi Có ở TK trong Nhật ký-chứng từ theo quan hệ đối ứng bên Nợ của các tài khoản khác ngay trong mẫu sổ.
84
- Mặc dù số lượng Nhật ký-chứng từ có thể nhiều hoặc ít, song về kết cấu mẫu sổ chỉ có hai dạng mẫu sổ mà thôi.
Mẫu 1: là mẫu sổ mở cho một bên Có của một tài khoản để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bên Có của tài khoản này theo trình tự thời gian phát sinh của chúng. Nhật ký- chứng từ có mẫu sổ này vẫn có thể mở cho nhiều tài khoản cấp 1, song mỗi tài khoản được ghi vào một tờ sổ riêng trong Nhật ký- chứng từ.
Mẫu trang sổ như sau:
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1
Ghi Có tài khoản: 111-Tiền mặt
Tháng.... năm 200....
STT Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các tài khoản khác Cộng Có TK
111Số Ngày 112 331 152 153 ....
Cộng
Mẫu sổ này thường được mở cho bên Có của tài khoản phản ánh các chỉ tiêu kinh tế cần theo dõi và nắm chắc tình hình hiện có và sự biến động về mặt số lượng của các chỉ tiêu này như: các loại vốn bằng tiền, các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu...
Đối với loại mẫu sổ này, hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập định khoản kế toán ghi Nhật ký chứng từ.
Ví dụ, cuối ngày căn cứ phần chi của báo cáo quỹ hàng ngày, kế toán lập định khoản để ghi vào Nhật ký-chứng từ số 1, mở cho bên Có của tài khoản 111 như trong mẫu sổ. Cuối tháng lấy số tổng cộng ở dòng khóa sổ để ghi sổ Cái.
Theo chế độ kế toán hiện hành quy định hình thức kế toán có 10 Nhật ký- chứng từ thì có 8 Nhật ký-chứng từ có mẫu sổ này (trừ Nhật ký- chứng từ số 7 và số 8).
Mẫu 2: là mẫu sổ mở cho bên Có của nhiều tài khoản để ghi tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến bên Có của các tài khoản này theo quan hệ đối ứng với bên Nợ của các tài khoản khác ngay trên cùng một trang sổ. Vì vậy, mẫu sổ này có dạng bàn cờ.
Mẫu sổ như sau:
85
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8
Mở cho bên Có các TK 155,156,157,159,131, 511,
531, 532,632, 641,711,811, 721,821, 911Tháng....năm........
STT
TK ghi
TK Có
Ghi Nợ
TK
155
TK
156
TK
157
TK
511
TK
531
...... ...... Cộng Nợ
1 TK 111
2 TK 112
3 TK 131
4 TK 632
5 TK 641
.. ....
.. ....
.. Cộng Có
Nhật ký-chứng từ có mẫu sổ này thường mở cho bên Có của các tài khoản phản ánh các chỉ tiêu kinh tế có liên quan chặt chẽ với nhau để phản ánh quá trình sản xuất, tính giá thành sản phẩm hoặc phản ánh quá trình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh.
Đối với loại mẫu sổ này, mỗi quan hệ đối ứng chỉ có một chỗ để ghi số liệu, vì vậy không thể ghi Nhật ký-chứng từ hàng ngày được mà chỉ cuối tháng mới ghi Nhật ký-chứng từ. Do đó, người ta phải sử dụng bảng kê, các bảng phân bổ thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh để tổng hợp, tính toán số liệu phải ghi vào Nhật ký-chứng từ tại thời điểm cuối tháng hoặc phải sử dụng sổ kế toán chi tiết để tổng hợp số liệu ghi vào Nhật ký-Chứng từ.
Ví dụ, theo chế độ kế toán hiện hành để có số liệu ghi vào Nhật ký-chứng từ, phần ghi Có TK 155 phải sử dụng bảng kê số 8 và bảng kê số 9 để tập hợp số liệu về nhập xuất kho thành phẩm và để tính trị giá vốn của thành phẩm xuất kho; phần ghi Có của TK 156 phải sử dụng bảng kê 4/TN trong ngành thương nghiệp để tính trị giá vốn hàng xuất kho; phần ghi Có TK 511 và các TK khác loại 5, phải sử dụng sổ chi tiết doanh thu bán hàng để tổng hợp số liệu phát sinh trong tháng, cuối mỗi tháng mới ghi Nhật ký- chứng từ số 8....
Cuối tháng sau khi cộng cuối tháng ở Nhật ký-chứng từ, lấy số liệu dòng cộng Có của Nhật ký- chứng từ để ghi vào sổ Cái.
Như vậy, ta thấy toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng đều được phản ánh hết vào các Nhật ký-chứng từ và từ Nhật ký-chứng từ được phản ánh hết vào sổ Cái.
*Sổ Cái: là sổ tài khoản cấp 1. Trong hình thức kế toán này, sổ Cái được ghi vào cuối tháng từ số liệu là số tổng cộng cuối tháng ở Nhật ký-chứng từ. Như vậy, ở sổ Cái chỉ phản ánh số hiện có của tài sản vào thời điểm cuối tháng và tình hình biến động của từng chỉ tiêu phản ánh ở tài khoản trong cả tháng mà
86
thôi. Vì vậy, để nắm thông tin kế toán hàng ngày cần phải lấy số liệu ở các sổ kế toán của hình thức kế toán này.
Sổ Cái của hình thức kế toán này được mở cho cả năm trên cùng một trang sổ, mỗi tháng ghi ở một cột. Sở dĩ tài khoản không mở hai cột Nợ, Có riêng mà chỉ để một cột (Ghi Nợ ở phần trên, ghi Có ở phần dưới), vì số liệu ghi Có chỉ có một số duy nhất là số tổng cộng ghi Có từ Nhật ký-chứng từ mở cho bên Có của tài khoản này.
*Hệ thống mẫu sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ
87
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:...................................
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1
Ghi Có TK 111 - Tiền mặt
Tháng.... năm....
STTChứng từ
Diễn giải
Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK sau
số ngày 112 113 121 128 131 136 138 141 142 144 151 152 153 154 156 211 222 228 ..Cộng Có TK 111
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Cộng
Đã ghi Sổ Cái ngày ....tháng....năm...Ngày ....tháng....năm...
Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
88
Bộ, tổng cục:
Đơn vị:...................................
BẢNG KÊ SỐ 1
Ghi Nợ TK 111 - Tiền mặt
Tháng.... năm....
Số dư đầu tháng:..................................
STTChứng từ
Diễn giải
Ghi Nợ TK 111, ghi Có các TK sauSố dư
cuối ngàysố ngày 112 121 128 131 136 138 ...311
331 511 ... 711 811... Cộng Nợ TK
111
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Cộng
Số dư cuối tháng:...................................
Ngày ....tháng....năm...Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
89
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:...................................
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2
Ghi Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Tháng.... năm....
STTChứng từ
Diễn giải
Ghi Có TK 112, ghi Nợ các TK sau
số ngày 111 113 121 128 131 136 138 141 142 144 151 152 153 154 156 211 222 228 ..Cộng Có TK 112
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Cộng
Đã ghi Sổ Cái ngày ....tháng....năm...Ngày ....tháng....năm...
Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
90
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:...................................
BẢNG KÊ SỐ 2
Ghi Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Tháng.... năm....
Số dư đầu tháng:..................................
STTChứng từ
Diễn giải
Ghi Nợ TK 112, ghi Có các TK sauSố dư
cuối ngàysố ngày 111 121 128 131 136 138 ...311
331 511 ... 711 811... Cộng Nợ TK
112
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Cộng
Số dư cuối tháng:...................................
Ngày ....tháng....năm...Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
91
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:...................................
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 3
Ghi Có TK 113 - Tiền dang chuyển
Tháng.... năm....
Số dư đầu tháng:..................................
STTChứng từ
Diễn giải
Ghi Có TK 113, ghi Nợ các TK sau
số ngày 112
113
121
128
131
136
138
141
142
144
151
152
153
154
156
211
222
228
..Cộng Có TK 113
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Cộng
Cộng số phát sinh bên Nợ theo chứng từ gốc:......... Số dư cuối tháng:...................................Đã ghi Sổ Cái ngày ....tháng....năm... Ngày ....tháng....năm..
.Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
92
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:...................................
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 4
Ghi Có các tài khoản
311 - vay ngắn hạn : 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả; 341 - vay dài hạn; 342 - Nợ dài hạn
Tháng:.....năm:...... Số dư đầu tháng: ...................................
STTChứng từ
Diễn giải
Ghi Có TK...ghi Nợ các TKSTT
Chứng từphần thanh toán
(Ghi Nợ TK... ghi Có các TK )
Số Ngày TK TK TK TKCộng Có
TK...Số Ngày TK TK TK
Cộng Nợ TK...
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Cộng
Số dư cuối tháng:...................................Đã ghi Sổ Cái ngày ....tháng....năm...
Ngày ....tháng....năm...Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
93
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:...................................
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5
Ghi Có TK 331 - Phải trả người bán
Tháng.... năm....
STT
Tên đơn vị (hoặc người bán )
Số dư đầu tháng
Ghi Có TK 331 ghi Nợ các TKGhi Nợ TK 331 ghi Có
các TKSố dư cuối
tháng
Nợ CóTK 152 TK 153
TK..Cộng
Có TK 331
111 ...Cộng Nợ TK 331
Nợ CóGiá HT
Giá TT
Giá HT
Giá TT
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Cộng
Đã ghi Sổ Cái ngày ....tháng....năm...Ngày ....tháng....năm...
Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
94
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:...................................
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 6
Ghi Có TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường
Tháng.... năm....
STT Diễn giảiSố dư đầu
tháng
Hoá đơn Phiếu nhập Ghi Có TK 151 ghi Nợ các TK sauSố dư cuối thángSố ngày Số ngày
152 153156 157 ...
Cộng Có TK 151Giá
HTGiá TT
Giá HT
Giá TT
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Tháng.../...
CộngĐã ghi Sổ Cái ngày ....tháng....năm...
Ngày ....tháng....năm...Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
95
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:................................... NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7
Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp
Ghi Có các TK: 142, 152, 153, 154, 214, 241, 334, 335, 338, 611, 621, 622, 627, 631
Tháng.... năm....
STT
TK ghi Có
TK ghi Nợ
142 152 153 154 214 241 334 335 338 611 621 622 627 631
Các TK phản ánh ở các NKCT khác Tổng cộng
chi phíNKCT
số 1NKCT
số 2NKCT
...
NKCT
...
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
1
2
3
4
5
6
7
8
9
154
142
241(2413)
335
621
622
627
641
642
11 Cộng A
12
13
14
15
16
17
18
152
153
155
157
632
241
111
21 T.Cộng (A+B)
96
Phần II: Chi phí sản xuất kinh doanh tính theo yếu tố
Tháng.... năm....
STTTên các TK chi phí
SXKD
Yêú tố chi phí sản xuất kinh doanhLuân
chuyển nội bộ không
tính vào chi phí SXKD
Tổng cộng
chi phíNguyên vật liệu
Nhiên liệu, động lực
Tiền lương và các khoản
phụ cấp
BHXH, BHYT
và KPCĐ
Khấu hao TSCĐ
Chi phí dịch vụ
mua ngoài
Chi phí bằng tiền khác
Cộng
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
TK 154
TK 631
TK 142
TK 335
TK 621
K 622
TK 627
TK 641
TK 642
TK 2413
Cộng trong tháng
Luỹ kế từ đầu năm
97
Phần III: Số liệu chi tiết phần "luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh"
Tháng....năm....
STTTên các TK chi
phí SXKD
Số liệu chi tiết các khoản luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí SXKD
Lao vụ các PX cung cấp lẫn
nhau (TK 154, 631)
Chi phí nguyên vật
liệu trực tiếp (TK
621)
Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622)
Chi phí sx chung (TK
627)
Chi phí trả trước (TK
142)
Chi phí pahỉ trả
(TK 335)
Chi phí sửa chữa TSCĐ (TK 2413)
Cộng
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
TK 154
TK 631
TK 142
TK 335
TK 621
TK 622
TK 627
TK 641
TK 642
TK 2413
Cộng
Đã ghi Sổ Cái ngày ....tháng....năm...Ngày ....tháng....năm...
Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
98
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:...................................
BẢNG KÊ SỐ 3
Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ (TK 152, 153)
Tháng.... năm....
STT Chỉ tiêuTK 152 TK 153
Hạch toán Thực tế Hạch toán Thực tế
1 2 3 4 5 6
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
I. Số dư đầu tháng
II. Số phát sinh trong tháng
Từ NKCT số 1 ( Ghi Có TK 111)
Từ NKCT số 2 ( Ghi Có TK 112)
Từ NKCT số 5 ( Ghi Có TK 331)
Từ NKCT số 6 ( Ghi Có TK 151)
Từ NKCT số 7 ( Ghi Có TK 152)
Từ NKCT khác
.........
III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng (I+II)
IV. Hệ số chênh lệch
V. Xuất dùng trong thángVI. Tồn kho cuối tháng ( III - V )
.Ngày ....tháng....năm...
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
99
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:...................................
BẢNG KÊ SỐ 4
Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng
Dùng cho các TK 154, 621, 622, 627, 631
Tháng.... năm....
STT
TK ghi Có
TK ghi Nợ
142 152 153 154 214 241 334 335 338 611 621 622 627 631
Các TK phản ánh ở các NKCT khác Cộng chi phí thực tế trong tháng
NKCT số 1
NKCT số 2
NKCT
...
NKCT
...
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
1
2
3
4
TK 154, hoặc 631
Phân xưởng ...
Phân xưởng ...
TK 621
Phân xưởng ...
Phân xưởng ...
TK 622
Phân xưởng ...
Phân xưởng ...
627
Phân xưởng ...
Phân xưởng ...
Cộng .
Ngày ....tháng....năm...Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
100
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:...................................
BẢNG KÊ SỐ 5
Tập hợp: - Chi phí đầu tư XDCB TK241
- Chi phí bán hàng TK 641
- Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642
Tháng.... năm....
STT
TK ghi Có
TK ghi Nợ142 152 153 154 214 241 334 335 338 611 621 622 627 631
Các TK phản ánh ở các NKCT khác
Cộng chi phí thực tế trong tháng
NKCT số 1
NKCT số 2
NKCT
...
NKCT
...
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
1
2
3
4
5
TK 2411- Mua săm TSCĐ
TK 2412- XDCB
Hạng mục:
- Công tác XD
- Công tác lắp đặt
TK 2413 - Sửa chữa lớn TSCĐ
TK 641 - CPBH
- Chi phí vật liệu
TK 642- Chi phí quản lý DN
- chi phí nhân viên
- Chi phí vật liệuquản lý.....
Cộng
Ngày ....tháng....năm...Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 101
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:...................................
BẢNG KÊ SỐ 6
Tập hợp: - Chi phí trả trước TK142, 242
- Chi phí phải trả TK 335
Tháng.... năm....
STT Diễn giảiSố dư đầu tháng Ghi Nợ TK...ghi Có các TK Ghi Có TK...ghi Nợ các TK Số dư cuối tháng
Nợ Có TK... TK... Cộng Nợ TK... TK... Cộng Có Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Cộng.
Ngày ....tháng....năm...Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
102
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:................................... NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8
Ghi Có các TK: 155, 156, 157, 159, 131, 511, 512, 521,
531, 532, 632, 641, 642, 711, 811, 821, 911
Tháng....năm....STT Số
hiệu TK ghi Nợ
TK ghi Có
TK ghi Nợ
155 156 157 159 131 511 512 521 531 532 632 641 642 711 811 821 911 Cộng
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
111
112
113
131
138
128
222
.
511
512
632
139
159
911
Tiền mặt
Tiền gửi ngân hàng
....
Cộng Đã ghi Sổ Cái ngày ....tháng....năm...
Ngày ....tháng....năm...Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
103
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:...................................
BẢNG KÊ SỐ 8 - NHẬP, XUẤT, TỒN KHO
- Thành phẩm TK 155
- Hàng hoá TK 156
Tháng....năm....
Số dư đầu kỳ:.................................
STT
Chứng từDiễn giải
Ghi Nợ TK...Ghi Có các TK Ghi Có TK....Ghi Nợ các TK
Số NgàyTK.... Cộng Nợ TK Cộng Có TK
SL Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT SL Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Cộng
Số dư cuối kỳ:.................................Ngày ....tháng....năm...
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
104
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:...................................
BẢNG KÊ SỐ 9
Tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá
Tháng....năm....
STT Chỉ tiêuTK 155 TK 156
Hạch toán Thực tế Hạch toán Thực tế
1 2 3 4 5 6
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
I. Số dư đầu tháng
II. Số phát sinh trong tháng
Từ NKCT số 5
Từ NKCT số 6
Từ NKCT số 7
Từ NKCT số 1
Từ NKCT số 2
.....
III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng (I+II)
IV. Hệ số chênh lệch
V. Xuất dùng trong tháng
VI. Tồn kho cuối tháng (III+V)
.Ngày ....tháng....năm...
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
105
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:...................................
BẢNG KÊ SỐ 10 - Hàng gửi đi bán TK 157
Tháng....năm....
Số dư đầu kỳ:.................................
STT
Chứng từDiễn giải
Ghi Nợ TK 157, ghi Có các TK Cộng Nợ TK 157
Ghi Có TK 157, ghi Nợ các TK Cộng
Có TK157số Ngày
155 156 154 ... ... 632 ...
SL Gtrị SL Gtrị SL Gtrị SL Gtrị SL Gtrị SL Gtrị SL Gtrị
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Cộng
Số dư cuối kỳ:.............................Ngày ....tháng....năm...
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
106
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:...................................
BẢNG KÊ SỐ 11 - Phải thu của khách hàng TK 131
Tháng....năm....
STTTên
người mua
Số dư Nợ dầu tháng
Ghi Nợ TK 131, ghi Có các TK: Ghi Có TK 131, ghi Nợ các TK:Số dư Nợ cuối tháng511 711 721 331 ...
Cộng Nợ TK 131
111 112 521 531 ...Cộng Có TK 131
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
.Ngày ....tháng....năm...
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
107
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:...................................
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 9
Ghi Có TK 211, 212, 213
Tháng....năm....
STT
Chứng từDiễn giải
Ghi Có TK 211, ghi Nợ các TK sauGhi Có TK 212, ghi Nợ các TK
sauGhi Có TK 213, ghi Nợ các TK sau
Số Ngày 214 811 222 ...Cộng Có TK 211
211 213 214 ...Cộng
Có TK 212
214 811 222 ...Cộng Có TK 213
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Cộng
Đã ghi Sổ Cái ngày ....tháng....năm...Ngày ....tháng....năm...
Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
108
Bộ, tổng cục:
Đơn vị:...................................
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10
Ghi Có TK 121, 128, 129, 136, 138, 139, 141, 144, 161, 221, 222, 228, 229
244, 333, 336, 344, 411, 412, 413, 414, 415, 421, 431, 441, 451, 461
Tháng....năm....
STTDiễn giải
Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK...ghi Có các TK sau Ghi Có TK...ghi Nợ các TK sau Số dư cuối tháng
Nợ Có TK TK TK TK Cộng Nợ TK TK TK TK TK Cộng Có TK Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Cộng
Đã ghi Sổ Cái ngày ....tháng....năm... Ngày ....tháng....năm...
Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
109
Bộ, tổng cục: ........................
Đơn vị:...................................
SỔ CÁI
Tài khoản:.........
Số dư đầu năm
Nợ Có
Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này
Tháng 1
Tháng 2
Tháng 3
Tháng 4
Tháng 5
Tháng 6
Tháng 7
Tháng 8
Tháng 9
Tháng 10
Tháng 11
Tháng 12
Cộng
Cộng số PS Nợ
Tổng số phát sinh Có
Số dư cuối tháng:
- Nợ
- Có
.Ngày ....tháng....năm...
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
110
5. Hình thức kế toán trên máy vi tính
5.1. Đặc điểm hình thức kế toán trên máy vi tính
- Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng 1 trong 4 hình thức kế toán trên và được thiết kế thành phần mềm kế toán.
- Người sử dụng chỉ thực hiện các thao tác nhập số liệu chứng từ gốc, máy tính sẽ xử lý số liệu và in ra kết quả là các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
5.2. Trình tự ghi sổ
TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN
TRÊN MÁY VI TÍNH
Hàng ngày, nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra nhập vào phần mềm kế toán. Đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên, chứng từ gốc sau khi đã kiểm tra được ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, cuối tháng hoặc định kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc nhập vào phần mềm kế toán. Sau đó, phần mềm kế toán tự xử lý số liệu và kết xuất vào các sổ kế toán liên quan theo 1 trong 4 hình thức kế toán được thiết kế sẵn trong phần mềm kế toán. Cuối kỳ, nhân viên kế toán sẽ in sổ kế toán và báo cáo kế toán.
Máy vi tính
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Báo cáo kế toán- Báo cáo tài chính- Báo cáo quản trị
Sổ kế toán- Sổ tổng hợp- Sổ chi tiết
111
CÂU HỎI ÔN TẬP1. Tổ chức tài khoản là gì? Mục đích và ý nghĩa?2. Vì sao nói tổ chức tài khoản là nghệ thuật vận dụng phương pháp đối ứng và
chế độ kế toán cho đơn vị hạch toán cơ sở?3. Nguyên tắc chung để tổ chức tài khoản?4. Nội dung và trình tự tổ chức tài khoản? (Trên góc độ xây dựng chế độ tài
khoản và góc độ vận hành chế độ tài khoản cho đơn vị thực tế)5. Căn cứ nào được sử dụng để xây dựng cũng như vận hành một chế độ tài
khoản kế toán thống nhất cho một thời kỳ, một quốc gia?
112
CHƯƠNG 4:
TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
I. Ý nghĩa, nhiệm vụ tổ chức hạch toán các yếu tố cơ bản của sản xuất kinh doanh
Tài sản cố định, vật liệu, công cụ dụng cụ nhỏ, lao động sống của người lao động cùng với các tiêu hao khác gắn liền với chúng là những yếu tố đầu vào tạo nên hoạt động sản xuất kinh doanh nhất định của doanh nghiệp. Bất kỳ chủ doanh nghiệp, chủ quản lý doanh nghiệp nào cũng tạo lập được các yếu tố cơ bản trên cho sản xuất kinh doanh. Hiệu quả sử dụng các yếu tố trên gắn liền và có quan hệ nhân quả với trình độ quản lý việc sử dụng chúng trên cơ sở tổ chức hợp lý hệ thống thông tin kinh tế, kế toán và kỹ thuật cần thiết. Tổ chức được một hệ thống thông tin kinh tế nói chung và thông tin kế toán nói riêng có ý nghĩa lớn và quyết định sức cạnh tranh của một doanh nghiệp trên thương trường, vì rằng mối tương tác qua lại giữa chủ thể và khách thể quản lý được thực hiện thông qua hệ thống thông tin bằng số liệu và tài liệu, tin tức cần thiết phản ánh sự hiện có, tiêu dùng và hình thành các chi phí đã phát sinh cho mục đích sản xuất kinh doanh nhất định. Hệ thống thông tin nêu trên được hình thành theo một mối liên hệ khách quan tạo thành công nghệ tổ chức kế toán theo nguyên lý chung nhất của bất kỳ một lĩnh vực nào của công tác tổ chức.
Tổ chức tốt công tác kế toán các quá trình kinh doanh chủ yếu có ý nghĩa đặc biệt. Trước hết doanh nghiệp hình thành được cho mình một hệ thống chỉ tiêu thông tin cần thiết để điều hành có hiệu quả mọi quá trình kinh tế diễn ra. Hơn thế, qua số liệu kế toán được thu thập, xử lý, chủ doanh nghiệp có thể tự chủ quyết định những vấn đề tài chính, sản xuất kinh doanh thế nào cho có hiệu quả nhất, chi phí đầu vào và hiệu quả của nó là vấn đề mấu chốt trong nghệ thuật quản trị doanh nghiệp: là sự thất bại hay thắng lợi trong cạnh tranh sản xuất, cạnh tranh hàng hoá, cạnh tranh giá cả, cạnh tranh thị trường...Cuối cùng, tổ chức hợp lý việc hạch toán các yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh còn có ý nghĩa lớn cho lĩnh vực quản lý Nhà nước đối với doanh nghiệp. Vấn đề cơ bản là qua hệ thống chứng từ, sổ sách được sử dụng có khoa học mà Nhà nước có thể dễ dàng thực hiện sự kiểm soát cần thiết cho việc chấp hành các luật nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với Nhà nước.
Nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức hạch toán kế toán các yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh bao gồm:
- Xây dựng đối tượng và phạm vi tổ chức kế toán. Nghĩa là việc tổ chức trước hết cần giải đáp: Tổ chức kế toán cái gì?(đối tượng) và ở phạm vi nào, mức
113
độ nào và theo yêu cầu gì. Nhiệm vụ này phải được thực hiện đầu tiên và được hiểu là phải xây dựng được hệ thống chỉ tiêu cần thu thập thông tin cho nó tương ứng với đối tượng của tổ chức (TSCĐ, vật liệu, công cụ dụng cụ và lao động...).
- Lựa chọn hệ thống chứng từ cần thiết và tổ chức hạch toán ban đầu theo mục tiêu kế toán chi tiết từng đối tượng của quá trình ghi chép, thu thập số liệu thông tin.
- Lựa chọn hình thức sổ sách kế toán thích hợp theo tiêu đề khách quan và nguyên tắc kế toán từng loại tài sản, từng doanh nghiệp cụ thể.
- Xây dựng mô hình kế toán từng yếu tố cơ bản theo nội dung hạch toán chúng.
- Thực hiện có hiệu quả mục đích tập hợp, hệ thống hoá và hợp lý hoá thông tin cho quản lý doanh nghiệp và Nhà nước trong lĩnh vực đầu tư, sử dụng và bảo toàn phát triển tài sản kinh doanh cơ bản.
II. Tổ chức hạch toán tài sản cố định
1. Đặc điểm, yêu cầu quản lý tài sản cố định và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán tài sản cố định
1.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý tài sản cố định
Tài sản cố định (TSCĐ), đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp, là yếu tố sản xuất kinh doanh cơ bản, chiếm tỷ trọng vốn đầu tư lớn cho kinh doanh.
Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, TSCĐ có những đặc điểm sau:
- Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến khi bị hư hỏng phải loại bỏ. Do đó, TSCĐ cần được theo dõi theo nguyên giá- tức giá trị ban đầu của TSCĐ.
- Trong quá trình tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, khi hạch toán TSCĐ, cần theo dõi giá trị hao mòn và giá trị còn lại của TSCĐ.
Xuất phát từ những đặc điểm cơ bản của TSCĐ mà việc quản lý TSCĐ cần phải tuân thủ những yêu cầu sau:
- TSCĐ phải được quản lý với tư cách là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Trên cơ sở đó, TSCĐ phải được sử dụng khai thác lâu dài và có hiệu quả.
- TSCĐ phải được quản lý với tư cách là một bộ phận vốn kinh doanh cơ bản có đặc điểm chu chuyển chậm, quá trình thu hồi vốn lâu dài. Do đó, đơn vị phải chủ động có kế hoạch đầu tư với lượng vốn phù hợp, có kế hoạch thu hồi vốn với phương pháp khấu hao thích hợp và có kế hoạch đánh giá lại TSCĐ để tránh hao mòn vô hình.
114
- TSCĐ phải được quản lý với tư cách là bộ phận chi phí chủ yếu của sản xuất kinh doanh khi khai thác, sử dụng trong mối quan hệ với kết quả thu được
Những yêu cầu quản lý toàn diện về TSCĐ nêu trên có thể hiểu khái quát là: Chủ sở hữu, quản lý và sử dụng TSCĐ phải luôn luôn hiểu rõ TSCĐ hiện có trên các mặt: Tài sản hiện có là bao nhiêu? (Hiện vật và giá trị tương ứng); mới cũ thế nào? Do ai sử dụng? Sử dụng như thế nào? Khi nào cần sửa chữa, đầu tư lại? Tăng thêm, giảm bớt bao nhiêu?...
Để đáp ứng yêu cầu quản lý nêu trên, cần thiết phải tổ chức hạch toán TSCĐ một cách khoa học.
1.2. Khái niệm và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán tài sản cố định
Tổ chức hạch toán TSCĐ là quá trình thiết lập khối lượng công tác kế toán trên chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán cho các nghiệp vụ tăng, giảm, khấu hao TSCĐ theo đúng quy định của chế độ và yêu cầu quản lý TSCĐ của đơn vị.
Trên cơ sở đặc điểm và yêu cầu quản lý TSCĐ, kế toán cần thực hiện tốt nhiệm vụ sau:
- Thiết lập khối lượng công tác kế toán trên chứng từ cho các nghiệp vụ tăng giảm và khấu hao TSCĐ.
- Thiết lập khối lượng công tác kế toán trên sổ, theo nguyên tắc lựa chọn đúng đối tượng hạch toán để mở đủ sổ chi tiết, sổ tổng hợp, theo dõi kiểm soát chặt chẽ các biến động của TSCĐ.
- Thiết lập hệ thống báo cáo thông tin hữu ích về TSCĐ cho quản lý.
- Tham gia vào việc xác định kế hoạch đầu tư, sửa chữa, khai thác, sử dụng TSCĐ của đơn vị, xây dựng các quy chế quản lý tài chính về TSCĐ phù hợp với sự phát triển của TSCĐ và đặc thù của đơn vị.
Tổ chức hạch toán TSCĐ theo những nội dung nhiệm vụ nêu trên phải dựa vào nguyên tắc chung mang tính thông lệ quốc tế:
- TSCĐ phải được ghi sổ kế toán theo một đơn vị tiền tệ nhất định, đó là đồng Việt Nam.
- TSCĐ phải được ghi sổ kế toán theo giá trị ban đầu (nguyên giá).
- TSCĐ phải được theo dõi theo giá trị hao mòn và giá trị còn lại, để người quản lý có thể dễ dàng đánh giá chúng khi có quyết định mua đi, bán lại, quyết định đầu tư, sửa chữa và sử dụng trực tiếp tài sản.
2. Tổ chức lập chứng từ
Để tổ chức lập chứng từ, phải xác định nội quy giao nhận tài sản tăng thêm và giảm bớt trong kỳ, lựa chọn những chứng từ gốc thích hợp để phản ánh quá trình giao nhận TSCĐ làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
115
Lựa chọn chứng từ gốc phải lập, ghi mỗi trường hợp tăng, giảm tùy thuộc vào nguyên nhân tăng, giảm (Tăng do đầu tư XDCB, tăng do cấp phát, tăng do mua sắm, tăng do nhận góp vốn liên doanh bằng TSCĐ, giảm do mất mát, thất thoát, do thanh lý, nhượng bán ...). Số lượng loại, nội dung kết cấu từng loại chứng từ được chế độ hóa thích hợp với yêu cầu quản lý và khả năng ghi chép ban đầu của chứng từ. Song về nguyên tắc, để tổ chức tốt công tác kế toán ban đầu về thông tin tăng, giảm TSCĐ, cần thiết phải phân biệt chứng từ cho từng trường hợp.
2.1. Tổ chức lập chứng từ cho trường hợp tăng TSCĐ
a) Công trình hình thành do XDCB: Đối với trường hợp TSCĐ sau khi hoàn thành do xây dựng, cần tổ chức bộ chứng từ sau:
- Chứng từ mệnh lệnh và chứng từ cơ sở:
+ Quyết định của cấp có thẩm quyền về việc đầu tư XDCB.
+ Hợp đồng kinh tế giữa đơn vị và nhà thầu xây dựng.
+ Bản thiết kế xây dựng.
+ Dự toán chi phí công trình.
+ Biên bản nghiệm thu công trình hoàn thành.
- Chứng từ thực hiện:
+ Biên bản bàn giao TSCĐ(văn phòng, nhà kho...).
+ Các chứng từ thanh toán cho nhà thầu bằng chuyển khoản, tiền mặt.
+ Bảng quyết toán công trình.
+ Biên bản xác định công nợ: số tiền đã thanh toán và số tiền còn phải thanh toán cho nhà thầu.
b) Mua sắm TSCĐ: Cần tổ chức bộ chứng từ sau:
- Chứng từ mệnh lệnh và chứng từ cơ sở:
+ Quyết định của các cấp có thẩm quyền về việc mua sắm TSCĐ.
+ Hợp đồng mua bán TSCĐ.
+ Hóa đơn mua TSCĐ.
- Chứng từ thực hiện:
+ Biên bản bàn giao TSCĐ.
+ Các chứng từ thanh toán cho người bán bằng chuyển khoản, tiền mặt.
Trình tự luân chuyển chứng từ trong trường hợp TSCĐ tăng
116
Bước 1: Trên cơ sở quyết định của các cấp có thẩm quyền về thay đổi TSCĐ, Đơn vị tiến hành lập hội đồng giao nhận TSCĐ. Hội đồng giao nhận TSCĐ bao gồm: đại diện bên giao, đại diện bên nhận và một số ủy viên.
Bước 2: Hội đồng giao nhận tiến hành giao nhận TSCĐ và lập biên bản giao nhận TSCĐ cho từng TSCĐ hoặc nhiều TSCĐ cùng loại, cùng giá trị được giao nhận cùng một lúc và do cùng một đơn vị giao. Sau khi bàn giao xong, các thành viên ký vào biên bản bàn giao. Biên bản được lập thành 2 bản, mỗi bên (bên giao, bên nhận) giữ một bản. Biên bản được chuyển cho thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng xét duyệt.
Bước 3: Sau khi xét duyệt, thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng cùng ký vào biên bản.
Bước 4: Biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan được giao cho phòng kế toán để lập hồ sơ riêng cho từng TSCĐ và ghi sổ kế toán có liên quan. Sau khi ghi sổ, các chứng từ được đưa vào lưu trữ.
2.2. Trường hợp thanh lý TSCĐ: Cần tổ chức bộ chứng từ sau
- Chứng từ mệnh lệnh và chứng từ cơ sở:
+ Quyết định thanh lý TSCĐ của cấp trên.
+ Quyết định thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ.
+ Thông báo việc thanh lý để đấu thầu.
+ Biên bản đánh giá giá trị TSCĐ đến thời điểm thanh lý.
- Các chứng từ thực hiện:
+ Biên bản thanh lý TSCĐ.
+ Phiếu nhập kho vật tư, phế liệu thu hồi (tính theo giá trị ước tính).
+ Hóa đơn, phiếu thu...trong trường hợp bán phụ tùng, phế liệu thu hồi (theo giá bán).
Bảo quản, lưu trữ
Chủ sở hữu TSCĐ
Hội đồng giao nhận TSCĐ
Thủ trưởng và kế toán trưởng
Kế toán
Quyết định thay đổi TSCĐ
Tiến hành giao nhận TSCĐ và lập biên bản giao nhận
TSCĐ
Ký duyệt biên bản giao nhận
TSCĐ
Lập thẻ, ghi sổ kế
toán
117
+ Bảng kê các chi phí thanh lý.
+ Phiếu chi: chi tiền mặt cho việc thanh lý.
Trình tự luân chuyển chứng từ thanh lý TSCĐ
Bước 1: Chủ sở hữu TSCĐ có quyết định thanh lý TSCĐ. Đơn vị tiến hành thành lập ban thanh lý TSCĐ.
Bước 2: Ban thanh lý TSCĐ tiến hành thanh lý TSCĐ, lập biên bản thanh lý TSCĐ. Trong quá trình thanh lý, hội đồng thanh lý phải trả các khoản chi phí để tổ chức thanh lý TSCĐ như : chi phí vận chuyển, tháo dỡ, các chi phí phục vụ khác...Để thanh toán các khoản đó, hội đồng thanh lý phải lập bảng kê chi phí thanh lý, trình thủ trưởng duyệt. Ngoài ra, hội đồng có thể lập hóa đơn trong trường hợp bán được phụ tùng, phế liệu thu hồi từ TSCĐ thanh lý hoặc nếu nhập kho số vật tư đó, thì phải lập phiếu nhập kho...Sau khi hoàn tất việc thanh lý TSCĐ, hội đồng thanh lý gửi biên bản thanh lý cho thủ trưởng và kế toán trưởng xem xét.
Bước 3: Thủ trưởng và kế toán trưởng và kế toán trưởng ký duyệt biên bản thanh lý TSCĐ. Biên bản thanh lý và các chứng từ có liên quan được gửi đến phòng kế toán.
Bước 4: Phòng kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, tiến hành các công việc sau
- Căn cứ vào biên bản thanh lý TSCĐ, xóa TSCĐ trên thẻ kế toán và sổ kế toán.
- Căn cứ vào bảng kê chi phí được duyệt, lập phiếu chi và ghi sổ kế toán các chi phí thanh lý.
- Căn cứ vào hóa đơn bán vật tư, phụ tùng, lập phiếu thu tiền người mua hoặc làm thủ tục thu tiền sau.
- Căn cứ vào phiếu nhập kho vật tư, ghi sổ chi tiết vật tư và các sổ tổng hợp phù hợp.
Chủ sở hữu TSCĐ Ban thanh lý TSCĐ
Thủ trưởng và kế toán
trưởng
Kế toán
Quyết định
thanh lý TSCĐ
Tiến hành thanh lý TSCĐ và lập biên
bản thanh lý TSCĐ
Ký duyệt biên bản thanh lý TSCĐ
Ghi thẻ,
sổ kế toán
Bảo quản lưutrữ
118
* Đối với trường hợp nhượng bán TSCĐ: Kế toán phải lập thêm hóa đơn bán TSCĐ. Khi giao TSCĐ cho bên mua phải lập biên bản giao nhận TSCĐ.
2.2. Tổ chức hạch toán tổng hợp và chi tiết TSCĐ tăng, giảm
Trên cơ sở chứng từ gốc, kế toán thực hiện các thủ tục ghi sổ cần thiết cho quản lý TSCĐ, đó là:
- Tiếp nhận hoặc bàn giao hồ sơ kinh tế, kỹ thuật của TSCĐ tăng, giảm.
- Vào sổ chi tiết (nếu tăng TSCĐ) và xóa sổ chi tiết (Nếu giảm TSCĐ) theo loại, nhóm mà TSCĐ đó đã được phân loại, sắp xếp theo nguyên giá và giá trị hao mòn.
- Vào sổ tổng hợp bằng định khoản tổng hợp cho từng trường hợp tăng, giảm theo nguyên giá và giá trị hao mòn.
Số lượng sổ, thẻ cần mở để hạch toán tổng hợp, chi tiết tùy thuộc vào khả năng tổ chức hạch toán; trên cơ sở đó kế toán ghi các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ.
Sơ đồ tổ chức tăng, giảm TSCĐ
Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ hiện có cần phải ghi chép được các thông tin về:
- Loại TSCĐ.
- Nơi sản xuất, sử dụng TSCĐ.
- Năm sản xuất, chu kỳ sử dụng TSCĐ theo thiết kế kỹ thuật và kinh tế.
- Nguyên giá TSCĐ.
- Giá trị còn lại theo sổ sách, theo kiểm kê đánh giá.
Các chỉ tiêu thông tin chi tiết về TSCĐ (theo từng đối tượng ghi TSCĐ) được phản ánh trên thẻ, sổ chi tiết TSCĐ.
Mẫu thẻ chi tiết TSCĐ:
Ghi kép trên sổ kế toán tổng hợp
Tổ chức hệ thống chứng từ
Các quyết định của
chủ TSCĐ
Các chứng từ lập cho
nghiệp vụ tăng, giảm
TSCĐ
Tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức sổ kế toán
Ghi đơn trên sổ chi tiết của TSCĐ tăng,
giảm
119
THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Đơn vị:........... Mẫu số 02- TSCĐ
Địa chỉ:........... Số:.................
Ngày.....tháng ........năm 200..Kế toán trưởng:.....................
Số hiệu chứng từ
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ
Ngày,tháng Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn
Cộng dồn
Ghi giảm TSCĐ chứng từ số.......ngày......tháng........năm..........
Lý do giảm:..................................
Thẻ TSCĐ được lưu trong phòng kế toán trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ. Để tổng hợp TSCĐ theo từng loại, từng nhóm TSCĐ, kế toán còn sử dụng “Sổ Tài sản cố định”, mỗi loại TSCĐ được theo dõi trên một trang của sổ TSCĐ tùy theo yêu cầu quản lý chi tiết của từng đơn vị cụ thể.
Mẫu sổ Tài sản cố định:
120
SỔ CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNHĐối tượng ghi TSCĐ:...................
S
T
T
Ghi tăng tài sản cố định Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ
Chứng từ
Tên, đặc
điểm, ký hiệu TS
CĐ
Nước sản xuất
Năm đưa vào sử
dụng
Số
hiệu TS
CĐ
Ng giá
TS
CĐ
Khấu hao Khấu hao đã
tính đến khi ghi
giảm TSCĐ
Chứng từ
Lý do ghi
giảm TSCĐ
Giá trị
còn lạiSố Ngày
Tỉ lệ khấu hao
Mức khấu hao
Số Ngày
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Mỗi một sổ hoặc một số trang sổ được đăng mở để theo dõi một loại TSCĐ (như nhà xưởng, máy móc thiết bị...). Căn cứ vào chứng từ tăng, giảm TSCĐ để ghi sổ TSCĐ.
Tổ chức hạch toán tổng hợp TSCĐ hiện có được tiến hành theo nguyên tắc ghi sổ kép trên hệ thống sổ trung gian và sổ Cái, theo từng hình thức kế toán nhất định.
Số lượng sổ và kết cấu hình thức, nội dung của từng loại sổ cần mở phải tùy thuộc vào các tiền đề có tính khách quan sau:
- Đặc điểm sản xuất và tổ chức sản xuất kinh doanh.
- Yêu cầu quản lý TSCĐ.
- Trình độ nhân viên kế toán của đơn vị.
Mỗi ngành sản xuất kinh doanh sẽ có hình thức ghi sổ kế toán TSCĐ riêng biệt cho ngành, cho đơn vị thuộc ngành...Nội dung tổ chức kế toán tổng hợp là vận dụng điều kiện khách quan để đặc thù hóa hình thức sổ kế toán tổng hợp cho đơn vị mình.
Tổ chức hạch toán tổng hợp TSCĐ được tiến hành theo chỉ tiêu giá trị. Giá trị TSCĐ ghi sổ tổng hợp là : nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại.
121
Sơ đồ trình tự hạch toán tăng, giảm TSCĐ
3.Tổ chức khấu hao tài sản cố định
3.1.Khái quát chung về hao mòn và khấu hao tài sản cố định
Mọi TSCĐ khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh đều bị hao mòn về giá trị và hiện vật. Vì vậy, cần ghi nhận phần giá trị TSCĐ đã hao mòn như một yếu tố của chi phí sản xuất kinh doanh.
Hao mòn TSCĐ đó chính là sử giảm giá trị và giá trị sử dụng của TSCĐ theo thời gian, có thể là do sử dụng hoặc không do sử dụng tài sản. Có 2 loại hao mòn TSCĐ:
- Hao mòn hữu hình: là sự hao mòn vật lý trong quá trình sử dụng do bị cọ sát, bị ăn mòn hư hỏng từng bộ phận (hao mòn kỹ thuật và hao mòn tự nhiên).
- Hao mòn vô hình: là sự giảm giá trị của TSCĐ do tiến bộ của khoa học- kỹ thuật, TSCĐ được sản xuất ra ngày càng có nhiều tính năng với năng suất cao hơn và giá thành rẻ hơn.
Khấu hao TSCĐ là biểu hiện bằng tiền phần giá trị TSCĐ đã hao mòn, được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh nhằm thu hồi vốn đầu tư để tái tạo lại TSCĐ khi TSCĐ bị hư hỏng hoàn toàn, không sử dụng được nữa.
Theo chế độ hiện hành (Quyết định 206/2003/QĐ-BTC), doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp tính khấu hao sau đây:
a. Phương pháp khấu hao đều theo thời gian (khấu hao đường thẳng)
Chứng từ gốc hoặc chứng từ ghi sổ
Sổ tổng hợp trung gian
Sổ, thẻ chi tiết TSCĐ
Sổ Cái TSCĐ
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tăng, giảm TSCĐ
122
Theo phương pháp này căn cứ vào nguyên giá TSCĐ và thời gian sử dụng của TSCĐ để xác định mức khấu hao bình quân hàng năm cho TSCĐ theo công thức:
Mi = Gi * ti hay Mi = Gi/Ti và ti = 1/Ti
Trong đó:
- Mi: Mức khấu hao bình quân năm của TSCĐ i;
- Gi: Nguyên giá TSCĐ i;
- ti: Tỷ lệ khấu hao bình quân năm của TSCĐ i
- Ti: Số năm dự kiến sử dụng của TSCĐ i.
Trên cơ sở mức khấu hao bình quân năm của từng TSCĐ, kế toán tính ra mức khấu hao bình quân tháng của từng TSCĐ (mi) và tổng mức khấu hao của toàn bộ TSCĐ phải trích trong tháng này (m) theo công thức:
mi = Mi/12 và m = ∑mi
Việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ được thực hiện bắt đầu từ tháng mà TSCĐ tăng, giảm hoặc ngừng tham gia vào hoạt động kinh doanh. Vì thế, để đơn giản cho việc tính toán, kế toán sẽ tiến hành trích khấu hao TSCĐ phân bổ cho từng bộ phận sử dụng (tại từng phân xưởng sản xuất, tại bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý...) theo công thức sau:
Mức khấu hao TSCĐ phải trích
tháng n ở bộ phận j
=
Mức khấu hao TSCĐ
đã trích tháng (n-1) ở
bộ phận j
+
Mức khấu hao của những TSCĐ tăng thêm trong
tháng n ở bộ phận j
-
Mức khấu hao của những TSCĐ
giảm đi trong tháng n ở bộ phận
j
b. Phương pháp khấu hao theo sản lượng
Phương pháp này tính cố định mức khấu hao trên một đơn vị sản lượng nên muốn thu hồi vốn nhanh, khắc phục được hao mòn vô hình, đòi hỏi doanh nghiệp phải tăng ca, tăng kíp, tăng năng suất lao động để làm ra nhiều sản phẩm.
Mức khấu hao phải trích trong tháng =
Sản lượng hoàn thành trong tháng X
Mức khấu hao bình quân trên một đơn vị
sản lượng
Trong đó:
Mức khấu hao bình quân trên một đơn vị
sản lượng=
Nguyên giá TSCĐ phải khấu hao
Sản lượng tính theo công suất thiết kế
Theo qui định, TSCĐ được trích khấu hao theo sản lượng là các loại máy móc, thiết bị phải thoả mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Trực tiếp liên quan đến việc sản xuất sản phẩm;
123
- Xác định được tổng số lượng, khối lượng sản phẩm sản xuất theo công suất thiết kế của TSCĐ;
- Công suất sử dụng thực tế bình quân tháng trong năm tài chính không thấp hơn 50% công suất thiết kế.
c. Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh
Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ cao, công nghệ mới mà TSCĐ có tốc độ hao mòn vô hình cao, đòi hỏi phải khấu hao, thay thế và đổi mới nhanh nhằm theo kịp sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật. TSCĐ tham gia vào hoạt động kinh doanh được trích khấu hao theo phương pháp số dư giảm dần có điều chỉnh phải thoả mãn đồgn thời các điều kiện sau:
- Là TSCĐ đầu tư mới (chưa qua sử dụng);
- Là các loại máy móc, thiết bị; dụng cụ làm việc đo lường, thí nghiệm.
Phương pháp trích khấu hao TSCĐ theo số dư giảm dần có điều chỉnh được tiến hành theo các bước như sau:
- Xác định thời gian sử dụng của TSCĐ
- Xác định mức khấu hao hằng năm của TSCĐ
Mức trích khấu hao hàng năm của TSCĐ
=Giá trị còn lại của
TSCĐX
Tỷ lệ khấu hao nhanh
Trong đó, tỷ lệ khấu hao nhanh được xác định theo công thức sau:
Tỷ lệ khấu hao nhanh
=Tỷ lệ khấu hao TSCĐ
theo phương pháp đường thẳng
XHệ số điều
chỉnh
Hệ số điều chỉnh được xác định căn cứ vào chu kỳ đổi mới của máy móc, thiết bị. Hệ số điều chỉnh xác định theo thời gian sử dụng của TSCĐ quy định tại bảng dưới đây:
Thời gian sử dụng của TSCĐ Hệ số điều chỉnh (lần)
Đến 4 năm (t ≤ 4 năm) 1,5
Trên 4 đến 6 năm (4năm < t ≤ 6 năm) 2,0
Trên 6 năm (t > 6năm) 2,5
124
Những năm cuối, khi mức khấu hao năm xác định theo phương pháp số dư giảm dần nói trên bằng (hoặc thấp hơn) mức khấu hao tính bình quân giữa giá trị còn lại và số năm sử dụng còn lại của TSCĐ, thì kể từ năm đó mức khấu hao được tính bằng giá trị còn lại của TSCĐ chia cho số năm sử dụng còn lại của TSCĐ.
Theo qui định hiện hành, các doanh nghiệp phải đăng ký phương pháp trích khấu hao TSCĐ mà doanh nghiệp lựa chọn áp dụng với cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước khi thực hiện trích khấu hao. Trường hợp việc lựa chọn của doanh nghiệp không trên cơ sở có đủ các điều kiện quy định thì cơ quan thuế có trách nhiệm thông báo cho doanh nghiệp biết để thay đổi phương pháp khấu hao cho phù hợp. Phương pháp khấu hao áp dụng cho từng TSCĐ mà doanh nghiệp đã lựa chọn và đăng ký phải thực hiện nhất quán trong suốt quá trình sử dụng tài sản đó.
Đối với TSCĐ đi thuê tài chính, doanh nghiệp phải trích khâu shao giống như TSCĐ thuộc sở hữu của doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Trường hợp ngay tại thời điểm khởi đầu thuê tài sản, doanh nghiệp đi thuê TSCĐ tài chính cam kết không mua tài sản thuê trong hợp đông fthêu tài chính, thì doanh nghiệp đi thuê được trích khấu hao TSCĐ thuê tài chính theo thời hạn thuê trong hợp đồng.
Đối với quyền sử dụng đất lâu dài, doanh nghiệp không được trích khấu hao bởi vì quyền sử dụng đất là TSCĐ vô hình đặc biệt, doanh nghiệp chỉ được ghi nhận là TSCĐ vô hình theo nguyên giá mà thôi. Doanh nghiệp chỉ tính khấu hao đối với quyền sử đất có thời hạn khi doanh nghiệp đi thuê đất trả tiền thuê 1 lần cho nhiều năm và được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc số tiền doanh nghiệp đã trả khi nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất hợp pháp.
3.2.Tổ chức hạch toán hao mòn và khấu hao tài sản cố định
Tổ chức hạch toán hao mòn và khấu hao TSCĐ là:
- Xây dựng định mức khấu hao TSCĐ hợp lý trên cơ sở phân loại TSCĐ theo đặc điểm sử dụng cả về mặt vật chất kỹ thuật và cả về mặt kinh tế sử dụng.
- Tính toán chính xác trị giá tài sản cần khấu hao dần theo mức khấu hao định trước.
- Tính toán kết quả sản xuất kinh doanh để làm căn cứ tính khấu hao theo công thức thực tế, trữ lượng tài nguyên.
- Xác định đối tượng chịu khấu hao tương ứng.
- Tổ chức theo dõi sự hình thành, phân cấp quản lý, sử dụng nguồn vốn khấu hao.
Tổ chức hạch toán khấu hao TSCĐ cần giải quyết không chỉ việc tính mức khấu hao hàng kỳ như thế nào, mà còn lựa chọn hình thức sổ kế toán cần thiết để ghi chép khấu hao. Ghi sổ khấu hao theo một trình tự nhất định có thể thực hiện trên hệ thống bảng tính và phân bổ khấu hao.
Mẫu bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ:
125
Bảng tính khấu hao và phân bổ tài sản cố định
Chỉ tiêu
Tỉ lệ khấu hao
Nơi sử Toàn dụng
DNTK 627 TK
641TK 642
NG Số KH PX.... PX....
I.Số khấu hao phải trích tháng trước
II.Số khấu hao tăng tháng này
III.Số khấu hao giảm tháng này
IV.Số khấu hao phải trích tháng này
(IV = I + II - III )
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ được sử dụng để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích và phân bổ cho các đối tượng sử dụng TSCĐ hàng tháng. Bảng tính và phân bổ khấu hao bao gồm các cột dọc phản ánh số khấu hao phải tính cho từng đối tượng sử dụng TSCĐ và các hàng ngang phản ánh số khấu hao đã tính tháng trước, số khấu hao tăng, giảm và số khấu hao phải trích trong tháng này.
Phương pháp lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao tháng trước để ghi dòng khấu hao phải trích tháng trước. Số khấu hao tăng giảm tháng này là số khấu hao của các TSCĐ tăng, giảm tháng trước. Dòng số khấu hao phải trích tháng này bằng số khấu hao trích tháng trước cộng số khấu hao tăng trong tháng trừ đi số khấu hao giảm trong tháng.
Số liệu trên bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ được sử dụng để ghi sổ kế toán chi phí sản xuất kinh doanh có liên quan và tính giá thành sản phẩm lao vụ, dịch vụ hoàn thành.
126
III. Tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ
1. Đặc điểm, yêu cầu quản lý, nhiệm vụ của tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ
1.1. Khái niệm và đặc điểm vật liệu, công cụ, dụng cụ
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Chi phí về các loại vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất. Do vậy, việc quản lý chặt chẽ vật liệu trong quá trình thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng có ý nghĩa lớn trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm vốn.
Khác với vật liệu, công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động, không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với TSCĐ. Công cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất nhưng vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu cho đến khi bị hư hỏng bị loại bỏ. Trong quá trình tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị công cụ dụng cụ được chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Song công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên được xếp vào tài sản lưu động và được quản lý giống như vật liệu.
1.2. Yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ
Xuất phát từ đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ.
Vật liệu, công cụ, dụng cụ là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động. Các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành mua vật liệu, công cụ, dụng cụ để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như việc thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc tổ chức kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ, tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Trong khâu sử dụng, đòi hỏi phải thực hiện sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích lũy cho doanh nghiệp.
127
Ở khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu, cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngưng trệ, gián đoạn do việc cung ứng hoặc do việc cung ứng hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
1.3. Khái niệm và nhiệm vụ tổ chức hạch toán vật liệu công cụ dụng cụ
Tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ là quá trình thiết lập khối lượng công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ theo giai đoạn: hạch toán ban đầu, hạch toán trên sổ chi tiết, hạch toán tổng hợp và xử lý báo cáo thông tin kế toán theo yêu cầu quản lý và đặc điểm của đối tượng hạch toán.
Nhiệm vụ của tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ là:
- Phân loại và nắm vững những đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ của đơn vị và lập danh điểm cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Lựa chọn phương pháp tính giá thích hợp cho vật liệu, công cụ dụng cụ nhập, xuất kho.
- Thiết lập khối lượng công tác kế toán trên chứng từ cho các nghiệp vụ liên quan đến vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Xác định khối lượng công tác kế toán tổng hợp trên cơ sở hình thức kế toán của đơn vị.
- Xác định khối lượng công tác kế toán cuối kỳ bao gồm: kiểm kê, kiểm tra, đối chiếu và lập báo cáo có liên quan.
2. Nội dung tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ
2.1. Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ và lập danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ:
Tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ trước hết là xác định các loại vật liệu cần dùng và phân loại chúng một cách hợp lý để tổ chức kế toán vật liệu dự trữ tại kho một cách chặt chẽ.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu được chia thành:
- Nguyên liệu, vật liệu chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài): là những thứ nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ là thành phần chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm.
- Vật liệu phụ: là những thứ vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà có tác dụng phụ như làm tăng chất lượng sản phẩm, tăng giá trị sử dụng của sản phẩm.
- Nhiên liệu: là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
128
- Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng máy móc mà doanh nghiệp mua về phục vụ cho việc thay thế các bộ phận của phương tiện vận tải, máy móc thiết bị.
-Thiết bị XDCB và vật kết cấu: cả hai loại thiết bị này đều là cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây lắp nhưng chúng khác với vật liệu xây dựng nên được xếp vào loại riêng.
+ Thiết bị XDCB: là những thiết bị được sử dụng cho công việc XDCB (bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp) như thiết bị vệ sinh, thiết bị thông gió, thiết bị truyền hơi ấm, hệ thống thu lôi...
+ Vật kết cấu: là những bộ phận của sản phẩm XDCB mà doanh nghiệp xây dựng tự sản xuất hoặc mua ngoài để lắp vào công trình xây dựng như vật kết cấu bê tông đúc sẵn, vật kết cấu bằng kim loại đúc sẵn...
- Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu đặc chủng, các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, vật liệu thu nhặt được, phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ.
Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết cụ thể cuả từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu lại được chia thành từng nhóm, từng thứ, từng quy cách.
Đối với công cụ dụng cụ cũng có những sự phân chia khác nhau, song nhìn chung công cụ dụng cụ được chia thành các loại sau:
- Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất.
- Dụng cụ đồ nghề.
- Dụng cụ quản lý.
- Dụng cụ quần áo bảo hộ lao động.
- Khuôn mẫu đúc các loại.
- Các loại bao bì dùng để đựng hàng hóa, vật liệu.
Tương tự như đối với vật liệu, công cụ dụng cụ cần được phân loại chi tiết hơn thành từng nhóm, trong từng nhóm lại chia thành từng thứ...tùy theo yêu cầu, trình độ quản lý của từng doanh nghiệp.
Sau khi phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán cần tiến hành lập danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ. Trong đó, vật liệu, công cụ dụng cụ được chia thành từng loại, từng nhóm, từng thứ- mỗi đối tượng có một danh điểm (mã số) với các thông tin cần thiết như: tên gọi, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị đo lường, giá hạch toán...
Mẫu sổ danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ
129
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤLoại.............Ký hiệu: 1521
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách
Đơn vị tính Đơn giá hạch toán
Ghi chú
Nhóm Danh điểm
1521.01
1521.02
1521.01.01
1521.01.02
......
1521.02.01
......
Mục đích của việc phân loại và lập danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ:
- Xác định đối tượng hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dung cụ. Cụ thể, các đối tượng hạch toán được xác định dựa vào sổ danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ. Trên cơ sở đó, kế toán mở sổ kế toán chi tiết theo dõi từng loại, từng nhóm, từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ. Mặt khác, sổ danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ còn tạo điều kiện thuận lợi để áp dụng máy vi tính vào công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Giúp tổ chức tốt hệ thống kho tàng và phục vụ cho việc lập kế hoạch cung ứng, kế hoạch dự trữ vật liệu, công cụ dụng cụ hợp lý.
- Bảo đảm cho các bộ phận có trách nhiệm thực hiện việc quản lý chặt chẽ, thống nhất vật liệu, công cụ dụng cụ.
2.2. Xác định phương pháp tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ
Để phục vụ công tác quản lý, tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ, phải thực hiện đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ.
Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ là dùng tiền biểu thị giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ theo nguyên tắc nhất định. Kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ phải phản ánh theo giá trị thực tế.
a) Xác định phương pháp tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho
Tùy theo nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm các khoản chi phí khác nhau.
Nguyên tắc chung: Trường hợp đơn vị thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào là giá thực tế không có thuế GTGT đầu vào. Đối với đơn vị thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc đơn vị không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào).
Căn cứ để xác định giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho:
130
- Căn cứ vào chứng từ gốc để xác định đầy đủ các chi phí liên quan. Cụ thể:
+ Căn cứ vào hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng của người bán, phiếu kê mua hàng để xác định giá mua thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào.
+ Căn cứ vào hóa đơn cước vận chuyển, hóa đơn dịch vụ, bảng kê các chi phí có liên quan như: chi phí bốc xếp, bảo quản, phân loại,..., giấy thanh toán tạm ứng, công tác phí của nhân viên thu mua, bảng kê chi phí của bộ phận thu mua độc lập...để xác định đầy đủ chi phí thu mua vật tư.
+ Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho để xác định số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho thực tế để làm cơ sở tính giá.
- Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu, công cụ dụng cụ để xác định cơ cấu phí giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho. Cụ thể:
+ Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài: Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn cộng (+) các chi phí thu mua thực tế.
+ Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công, chế biến bao gồm: Giá thực tế của vật liệu xuất ra gia công, chế biến cộng (+) tiền công chế biến cộng (+) chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật liệu khi giao nhận gia công, chế biến.
+ Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp là giá thực tế được các bên tham giá góp vốn đánh giá.
+ v.v...
Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong kỳ và tồn kho cuối kỳ được tính trên cơ sở giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho trong kỳ. Do đó, việc tính đúng giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tính chính xác giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Vì vậy, để tính chính xác giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho và quản lý chặt chẽ các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng, đơn vị cần phải:
- Xây dựng hệ thống giá kế hoạch, giá định mức, giá khoán hợp lý cho các loại vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào, đặc biệt là các loại vật liệu, công cụ dụng cụ chủ yếu có giá trị cao.
- Thường xuyên nắm vững giá vật tư trên thị trường.
- Tổ chức lập, luân chuyển và quản lý tốt hệ thống chứng từ nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ, đặc biệt là các chứng từ chi phí.
b) Xác định giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng
Vì giá thực tế của từng lần nhập vật liệu, công cụ dụng cụ không giống nhau nên khi tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho, kế toán phải sử dụng một trong các phương pháp sau đây
Phương pháp đơn giá bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng trong kỳ được tính theo đơn giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước, bình quân sau mỗi lần nhập)
131
Giá thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng
Số lượng vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng
Đơn giá bình quân= x
Giá bình quân cả kỳ dự trữ (cuối
kỳ)
Trị giá thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ
Trị giá thực tế vật liệu công cụ, dụng cụ nhập
kho trong kỳ
Số lượng vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ
Số lượng vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho trong kỳ
=
+
+
Trị giá thực tế vật liệu (công cụ, dụng cụ) tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước)
Số lượng vật liệu (công cụ, dụng cụ) tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước)
Đơn giá bình quân cuối kỳ trước
=
Trị giá thực tế vật liệu (công cụ, dụng cụ) tồn kho thời điểm j
Số lượng vật liệu (công cụ, dụng cụ) tồn kho thời điểm j
Đơn giá bình quân thời điểm j
=
- Phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ được xác định theo công thức sau:
Phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản nhưng công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung
- Phương pháp đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập tức là sau mỗi lần nhập ta tính lại đơn giá bình quân, phương pháp này khắc phục được nhược điểm của phương pháp trên vừa chính xác vừa cập nhật được nhưng tính toán nhiều
- Phương pháp đơn giá bình quân cuối kỳ trước: Phương pháp này công thức xác định như sau:
Phương pháp này tính toán đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình xuất dùng trong kỳ tuy nhiên chưa tính đến sự biến động vật liệu, công cụ, dụng cụ trong kỳ
Tùy theo phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp áp dụng phương pháp đơn giá bình quân cho phù hợp. Nếu doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì áp dụng phương pháp đơn giá bình quân cuối kỳ trước, đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ. Nếu doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên có thể áp dụng theo một trong ba phương pháp trên.
132
Giá thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ
Giá thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho trong kỳ
Giá hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ
Giá hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho trong kỳ
+
+
Giaï thæûc tãú váût liãûu, cäng cuû, duûng cuû xuáút kho trong kyì
Giaï haûch toaïn váût liãûu, cäng cuû
duûng cuû xuáút kho trong kyì
= x H
Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả thiết, vật liệu, công cụ dụng cụ nhập trước được xuất hết mới xuất đến lần nhập sau. Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng được tính hết theo giá nhập kho lần trước, xong mới tính đến giá lần nhập sau.
Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả thiết vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho sau cùng được xuất trước tiên. Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo giá lần nhập sau cùng, sau mới tính đến giá lần nhập trước đó.
Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho thuộc lô hàng nào thì tính theo đơn giá thực tế mua của lô hàng đó.
Việc lựa chọn áp dụng một trong các phương pháp trên cần dựa vào các căn cứ sau: Đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ về giá trị, tính chất lý hóa; chủng loại vật tư của đơn vị; tính chất lưu chuyển của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập, xuất kho; khả năng tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho; khả năng hạch toán của đơn vị.
Trong một số trường hợp, nếu đơn vị gặp khó khăn trong việc tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập, xuất kho, để đảm bảo dàn đều khối lượng công tác kế toán trong kỳ, theo dõi và quản lý chặt che được tình hình nhập, xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ, thì đơn vị có thể sử dụng giá hạch toán trong việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho. Cuối kỳ, kế toán cần phải điều chỉnh giá hạch toán để tính ra giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho. Cụ thể, việc sử dụng giá hạch toán trong hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ được thực hiện như sau: Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho được ghi theo giá thực tế và giá hạch toán, còn vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho ghi theo giá hạch toán. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp số liệu chi tiết, lập bảng tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ để điều chỉnh giá hạch toán.
Để tính được giá thực tế của vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng, trước hết phải tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu, công cụ, dụng cụ (H) theo từng loại, thứ
Sau đó tính giá thực tế của vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng theo công thức sau:
H =
133
c) Tổ chức chứng từ vật liệu, công cụ dụng cụ: ( Chương 2)
d) Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ
Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ do nhiều bộ phận, đơn vị tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày chủ yếu được thực hiện ở bộ phận kho và phòng kế toán trên cơ sở chứng từ kế toán về nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ. Thủ kho và kế toán vật liệu phải phản ánh chính xác, kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ. Bởi vậy giữa kho và phòng kế toán cần có sự phối hợp với nhau để sử dụng chứng từ nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý trong việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và sổ kế toán chi tiết của kế toán. Hiện nay, việc hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ được thực hiện theo một trong ba phương pháp: phương pháp thẻ song song, phương pháp đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư. Mỗi phương pháp trên đều có những ưu nhược điểm riêng. Do đó, để xác định phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ, cần cần cứ vào các yếu tố sau: Chủng loại vật tư (nhiều hay ít); số lượng nghiệp vụ phát sinh (nhiều hay ít); sự bố trí hệ thống kho tàng (tập trung hay phân tán); yêu cầu quản lý và khả năng hạch toán ở đơn vị (số lượng, trình độ nhân viên kế toán, phương tiện vật chất phục vụ công tác kế toán).
d.1) Phương pháp thẻ song song
- Nguyên tắc hạch toán:
+ Ở kho: Ghi chép về mặt số lượng (hiện vật).
+ Ở phòng kế toán: Ghi chép cả về số lượng và giá trị từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Sơ đồ trình tự ghi chép:
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Phiếu nhập khoPhiếu xuất kho
Thẻ kho
Sổ chi tiết vật tư
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
Kế toán tổng hợp
134
- Ưu, nhược điểm:
+ Ưu điểm: Việc ghi sổ, thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép và quản lý.
+ Nhược điểm: Ghi chép còn trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, khối lượng ghi chép quá lớn.
- Điều kiện vận dụng:
+ Đơn vị có ít chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ luân chuyển qua kho.
+ Số lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều.
+ Hệ thống kho tàng được bố trí tập trung.
+ Về khả năng hạch toán, phương pháp này chỉ yêu cầu đơn vị có số lượng, trình độ nhân viên kế toán vừa phải, phương tiện vật chất bình thường.
Mẫu sổ chi tiết vật tư và bảng nhập xuất tồn
135
Đơn vị: ............................................................. Mẫu số S10-DN
Địa chỉ: ............................................................ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ ( SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ )
Năm:.....
Tài khoản:..........Tên kho:.........
Tên, quy cách vật liệu, ccdc ( sản phẩm, hàng hoá )
Đơn vị tính:......................................
Chứng từDiễn giải
TK
đối ứng
Đơn giáNhập Xuất Tồn
Ghi chúSố Ngày SL TT SL TT SL TT
A B C D 1 2 3=1x2 4 5==1x4 6 7=1x6 12
Số dư đầu kỳ
Cộng tháng
- Sổ này có ......trang, đánh số từ trang 01 đến trang......
- Ngày mở sổ:.................. Ngày ....tháng....năm...
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu))
136
Đơn vị: ............................................................. Mẫu số S10-DN
Địa chỉ: ............................................................ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ
Tài khoản:.................................
Tháng........năm...............
Ngày ....tháng....năm...
STTTên, qui cách vật liệu, dụng cụ, sản
phẩm, hàng hoá
Số tiền
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
A B 1 2 3 4
Cộng
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
137
d.2) Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Nguyên tắc hạch toán:
+ Ở kho: Ghi chép về mặt số lượng.
+ ở phòng kế toán: Ghi chép vào sổ đối chiếu luân chuyển cả số lượng và giá trị.
- Trình tự ghi chép:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
- Ưu , nhược điểm:+ Ưu điểm:
Giảm được số lượng ghi chép sổ kế toán do ghi một lần vào cuối tháng.
+ Nhược điểm: Công việc kế toán dồn vào cuối tháng nên việc hạch toán và báo cáo bị chậm trễ. Còn ghi chép trùng lặp về mặt số lượng.
- Điều kiện vận dụng: Tương tự thẻ song song.
Mẫu sổ đối chiếu luân chuyển
Phiếu xuất kho
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê xuất
138
Bộ, cục:.........................
Đơn vị:.............
SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂNNăm:...............Kho:..........................
STT
Danh âiãøm váût tæ
Tên vật tưMã số
Đơn vị
tính
Tồn đầu tháng 1
Luân chuyển T1 Luân chuyển T2 Luân chuyển T12Tồn cuối
T12
SL STNhập Xuất Nhập Xuất Nhập Xuất
SL STSL ST SL ST SL ST Sl ST SL ST SL ST
Tổng cộng
Người ghi sổ Kế toán trưởng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
139
140
d.3) Phương pháp sổ số dư:
- Nguyên tắc hạch toán:
+ Ở kho: Chỉ theo dõi về mặt số lượng.
+ Ở phòng kế toán: Chỉ theo dõi về mặt số lượng.
- Trình tự ghi chép:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
Mẫu sổ số dư
Bảng luỹ kế nhập
Phiếu nhập
Thẻ kho
Giấy giao nhận chứng từ nhập
Sổ số dư Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
Giấy giao nhận chứng từ xuất
Bảng luỹ kế xuất
Phiếu xuất
140
Bộ, cục:.........................
Đơn vị:.........................
SỔ SỐ DƯ
Năm:...............Kho:..........................
STTDanh điểm
vật tưTên vật tư
Mã số
Đơn vị tính
Tồn đầu T1
Tồn cuối T1
Tồn cuối T2
Tồn cuối T...
Tồn cuối T12
SL ST SL ST SL ST SL ST SL ST
Tổng cộng
Người ghi sổ Kế toán trưởng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
141
e, Tổ chức hạch toán tổng hợp VL, CCDC
Việc tổ chức hạch toán tổng hợp VL, CCDC tùy thuộc vào hình thức kế toán của đơn vị.
Sơ đồ trình tự hạch toán VL, CCDC
IV. Tổ chức hạch toán lao động, tiền lương
1. Nhiệm vụ của tổ chức hạch toán lao động, tiền lương
Tổ chức hạch toán lao động và tiền lương đã sử dụng cho một dự án kinh doanh nhất định là một bộ phận không thể thiếu trong hệ thống thông tin chung của hạch toán kế toán.
Nhiệm vụ tổ chức hạch toán lao động tiền lương là:
- Tổ chức hạch toán cơ cấu lao động hiện có trong cơ cấu sản xuất, kinh doanh và tuyển dụng, sa thải, thuyên chuyển lao động trong nội bộ đơn vị theo quan hệ cung cầu về lao động cho kinh doanh.
- Tổ chức theo dõi việc sử dụng người lao động tại các nơi làm việc để có thông tin về số lượng và chất lượng lao động ứng với công việc bố trí tại nơi làm việc.
- Tổ chức hạch toán quá trình tính lương và trả lương cho người lao động theo chế độ quy định.
- Tổ chức phân công lao động kế toán hợp lý trong phần hành kế toán yếu tố lao động và tiền công lao động.
2. Nội dung tổ chức hạch toán lao động, tiền lương
Chứng từ gốcPhiếu Nhập - Xuất kho
Sổ trung gian Sổ chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợpchi tiết
Báo cáo kế toán
142
Mô hình chung về hạch toán lao động tiền lương
a. Tổ chức hạch toán chi tiết số lượng lao động và kết quả lao động
Tổ chức hạch toán lao động là tổ chức hạch toán ban đầu những biến động về số lương lao động tại các bộ phận lao động.
Tổ chức hạch toán lao động:
- Nội dung: Theo dõi số hiện có và tình hình biến động lực lượng lao động tại các bộ phận lao động tiền lương tiến hành.
- Các chứng từ sử dụng: Thông tin về tình hình tăng giảm lao động, di chuyển lao động được phản ánh qua các chứng từ sau:
+ Các hợp đồng lao động
+ Các quyết định sử dụng, di chuyển hoặc sa thải.
+ Các quyết định về nâng lương, nâng bậc, nâng cấp.
+ Các quyết địng bổ nhiệm, bãi nhiệm chức vụ, thôi việc của người có thẩm quyền.
+ Các quyết định về đi học, biệt phái.
- Tổ chức theo dõi chi tiết lao động: Việc tổ chức theo dõi chi tiết về lao động được tiến hành kết hợp như sau:
+ Theo dõi chi tiết lao động bằng hồ sơ cá nhân, trong đó lưu trữ các chứng từ liên quan đến quá trình công tác của bản thân người lao động.
+ Theo dõi chi tiết trên sổ lực lượng lao động của đơn vị: Các thông tin từ các chứng từ gốc trên trường được theo dõi, ghi chép trong sổ " Danh sách lao
Bộ phận tổ chứcquản lý lao động
Bộ phận sử dụng
lao động
Bộ phận kế toántiền lương
Theo dõi biến động lực lượng lao
động
Hạch toán kết quả hoạt động
Thu thập, tổng hợp & tính
lương
- Lập chứng từ về tăng giảm lao động- Ghi sổ theo dõi
Lập chứng từ về thời gian lao động & kết quả
lao động
Ghi sổ kế toán
143
động" theo các cách phân loại khác nhau theo yêu cầu quản lý lao động như theo từng nơi làm việc, theo chuyên môn, ngành nghề, theo trình độ, tuổi tác, giới tính..
Tổ chức hạch toán kết quả lao động:
- Nội dung: Thông tin về kết quả lao động được thể hiện ở thời gian đã hao phí của người lao động hay các sản phẩm, lao vụ, dịch vụ người lao động đã thực hiện được.
Để có thông tin về kết quả lao động cần tổ chức ghi chép số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc nghỉ việc và số lượng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ hay khối lượng công việc hoàn thành của từng lao động hoặc nhóm người lao động tại các bộ phận của đơn vị.
- Các chứng từ sử dụng:
+ Hạch toán thời gian lao động:
Bảng chấm công: Để quản lý chặt chẽ, đơn vị có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, tuy nhiên phương pháp phổ biến nhất là phương pháp chấm công.
Ngoài ra, ở các bộ phận còn sử dụng các chứng từ khác liên quan như: biên bản ngừng việc, phiếu nghỉ hưởng BHXH, phiếu báo làm thêm giờ. ..
+ Hạch toán kết quả lao động: Tùy theo loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mà xác định các loại chứng từ hạch toán kết quả lao động cho phù hợp. Các loại chứng từ gồm có:
Các biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) các biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, các biên bản giao nộp sản phẩm, hợp đồng giao khoán ..
Các thông tin về số lượng lao động và kết quả lao động này là cơ sở của việc tính lương, thanh toán lương cho người lao động và đồng thời là căn cứ để hạch toán chi phí tiền lương của các đối tượng. Do vậy, để đảm bảo việc tính lương và hạch toán chi phí tiền lương được chính xác, cần phải tổ chức hạch toán đầy đủ và chính xác về số lượng và kết quả lao động.
Các thông tin trên đồng thời cũng phục vụ cho việc quản lý lao động, tính các chỉ tiêu năng suất lao động, định mức lao động và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương của đơn vị để có những biện pháp sử dụng lao động có hiệu quả hơn.
Những điều kiện cần thiết để tổ chức tốt hạch toán chi tiết lao động và kết quả lao động :
- Ổn định cơ cấu tổ chức sản xuất, trên cơ sở đó mà tổ chức tốt làm việc tại nơi làm việc như: bố trí hợp lý lao động theo không gian, thời gian, ngành nghề,
144
đối tượng công việc nhằm giúp cho việc hạch toán ban đầu về lao động và kết quả lao động được chinh xác.
- Phải xây dựng các định mức lao động cho từng loại lao động, từng loại công việc và phải có hệ thống quản lý lao động chặt chẽ trên các mặt: tổ chức nhân sự, nội quy, quy chế và kỷ luật lao động.
- Phải xác định trước hình thức trả lương hợp lý, phù hợp với từng đối tượng, công việc, có tác dụng kích thích vật chất đối với người lao động và thuận lợi cho việc quản lý lao động.
b. Xác định cơ chế và hình thức tính lương và BHXH cho người lao động
Căn cứ để tính lương và BHXH là các chứng từ hạch toán sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động, các chính sách về tiền lương, BHXH và hình thức tính lương áp dụng.
c. Tổ chức hạch toán tiền lương và BHXH trên chứng từ và số sách kế toán
c.1) Tổ chức hạch toán thanh toán tiền lương và trợ cấp BHXH
- Tổ chức chứng từ :
+ Bảng thanh toán tiền lương : được dùng làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, đồng thời là cơ sở để ghi sổ kế toán.
Căn cứ để lập bảng này là các chứng từ hạch toán về lao động, kết quả tính lương và các chứng từ khấu trừ lương, các khoản phụ cấp khác trả cho người lao động.
Trình tự luân chuyển chứng từ: Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán lập bảng, thanh tóan lương, chuyển cho kế toán trưởng duyệt, sau đó lập phiếu chi và phát lương. Khi lĩnh lương, người nhận phải trực tiếp ký vào bảng. Sau đó, bảng thanh toán lương được dùng làm căn cứ để ghi số kế toán.
+ Bảng thanh toán BHXH: là căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương cho ngưòi lao động, lập baó cáo quyết toán bảo hiểm xã hội với cơ quan quản lý BHXH cấp trên. Căn cứ để lập bảng này là phiếu ghi hưởng BHXH.
Trình tự luân chuyển chứng từ: Cuối tháng, căn cứ vào phiếu nghỉ hưởng BHXH, kế toán tổng hợp số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn đơn vị. Sau đó, chuyển cho trưởng ban BHXH của đơn vị xác nhận và trình kế toán trưởng duyệt chi. Bảng này được lập thành 2 liên, 1liên lưu tại phòng kế toán để ghi sổ, 1 liên gửi cho cơ quan quản lý BHXH cấp trên để thanh toán số thực chi.
145
- Tổ chức ghi sổ:
Hạch toán khoản BHXH phải trả cho người lao động trong kỳ: Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH, kế toán ghi sổ BHXH phải trả cho người lao động trong kỳ vào sổ kế toán tổng hợp.
Hạch toán thanh toán tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động: Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ thanh toán đính kèm (phiếu chi), kế toán phải tổ chức ghi sổ kế toán tổng hợp để phản ánh số tiền BHXH, BHYT mà người lao động phải đóng góp, các khoản khấu trừ ..và các khoản lương, BHXH đã thanh toán cho người lao động.
c.2) Tổ chức hạch toán chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương
- Chứng từ sử dụng: bảng phân bổ tiền lương và BHXH, bảng này được lập để phản ánh việc phân bổ chi phí lương và các khoản trích theo lương, làm căn cứ hạch toán chi phí nhân công cho các đối tượng hạch toán chi phí. Căn cứ để lập bảng này là bảng thanh toán tiền lương.
Mẫu bảng phân bổ tiền lương và BHXH:
146
Đơn vị: .............................................................
BẢNG PHÂN BỔ
TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI
STT Ghi Có các TK
Đối tượng sử dung
(Ghi Nợ các TK)
TK 334 - Phải trả người lao động
TK 338 - Phải trả, phải nộp khác TK 335 - Chi phí phải trả
Lương Các khoản phụ khác
Các khoản khác
Cộng Có TK 334
KPCĐ 3382
BHXH 3383
BHYT 3384
Cộng Có TK 338
( 3382, 3383, 3384)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1
2
3
4
5
6
7
8
TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp
- Phân xưởng (Sản phẩm )
TK 627 - Chi phí sản xuất chung
- Phân xưởng
TK 641 - Chi phí bán hàng
TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 334 - Phải trả người lao động
TK 338 - Phải trả, phải nộp khác
............
Ngày tháng nămNgười lập bảng Kế toán trưởng
147
Phương pháp lập bảng:
+ Căn cứ vào số tiền lương (lương thời gian, lương sản phẩm), các khoản phụ cấp và các khoản khác phải trả cho người lao động đã tổng từ các bảng thanh toán tiền lương để ghi vào cột TK 334- Các khoản phải trả CNV và các dòng tương ứng theo đối tượng sử dụng lao động.
+ Căn cứ vào tỷ lệ trích KPCĐ, BHXH, BHYT và tiền lương thực tế phải trả theo từng đối tượng sử dụng để tính ra số tiền trích KHCĐ, BHXH, BHYT để ghi vào cột TK 338- Phải trả, phải nộp khác vào các dòng tương ứng.
+ Căn cứ vào kết quả trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất theo kế hoạch để ghi vào cột TK 335- Chi phí phải trả và dòng phù hợp.
-Tổ chức ghi sổ: Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH, kế toán ghi vào các sổ hạch toán chi tiết chi phí của các đối tượng có liên quan. Đồng thời, căn cứ vào bảng này, kế toán cần tổ chức ghi sổ kế toán tổng hợp theo hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị.
Trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp tiền lương vầ các khoản trích theo lương
Chứng từ gốc
Bảng thanh toán lương, BHXH
Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
Sổ trung gian
Sổ Cái
148
CÂU HỎI ÔN TẬP1. Sổ kế toán là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán theo phương
pháp đối ứng có đúng không? Vì sao?2. Các loại sổ kế toán? Phân loại sổ kế toán có tác dụng gì trong công tác tổ chức
sổ kế toán?3. Tổ chức sổ kế toán? Ý nghĩa và nhiệm vụ?4. Căn cứ chủ yếu và nguyên tắc cơ bản của tổ chức sổ kế toán chi tiết, tổng
hợp?5. Tổ chức sổ tổng hợp và sổ chi tiết? (Điều kiện, trình tự tổ chức và ưu, nhược
điểm)6. Cho biết mối quan hệ giữa hệ thống sổ chi tiết với tổng hợp, nhật ký và sổ cái
có ảnh hưởng thế nào tới công tác tổ chức sổ?
149
CHƯƠNG 5:
TỔ CHỨC HẠCH TOÁN
CÁC QUÁ TRÌNH KINH DOANH CHỦ YẾU
I. Ý nghĩa, nhiệm vụ tổ chức hạch toán các quá trình kinh doanh chủ yếu
Tổ chức hạch toán các quá trình kinh doanh chủ yếu nhằm mục đích thu thập được bức tranh toàn diện về quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị từ khâu cung ứng, qua khâu sản xuất, đến khâu tiêu thụ và phân phối kết quả tài chính của đơn vị. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, tài sản của đơn vị sử dụng cho các giai đoạn khác nhau thường xuyên có những thay đổi về hình thái hiện vật và hình thái giá trị. Điều này dẫn đến phải tiến hành tổ chức công tác hạch toán kế toán phù hợp với từng giai đoạn của quá trình sản xuất,đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, qua đó cung cấp những thông tin kịp thời cho lãnh đạo doanh nghiệp tìm ra phương hướng và biện pháp nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế của quá trình tái sản xuất -quá trình vận động và lớn lên của vốn. Để đánh giá chính xác chất lượng công tác của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh cũng như chất lượng từng khâu, từng giai đoạn, từng hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh, cần phải chia toàn bộ quá trình kinh doanh thành những khâu dựa vào nhiệm vụ cơ bản của từng giai đoạn và toàn bộ quá trình kinh doanh phải phù hợp với nội dung và yêu cầu quản lý theo sự phân chia này. Trên cơ sở đó, hạch toán kế toán sẽ vận dụng tổng hợp các phương pháp chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản, cân đối tổng hợp để hạch toán từng quá trình kinh doanh cũng như toàn bộ quá trình kinh doanh. Nhiệm vụ tổ chức hạch toán các quá trình kinh doanh phải cung cấp được chỉ tiêu về số lượng và chỉ tiêu chất lượng thuộc về quá trình sản xuất kinh doanh; nhằm nói rõ hoạt động kinh tế của doanh nghiệp về các phương diện khác nhau.
Trong thực tế do tính đa dạng về hoạt động kinh doanh của các đơn vị thuộc các thành phần kinh tế khác nhau nên việc tổ chức hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh cũng được vận dụng theo các mô hình khác nhau. Tuy nhiên mục đích cuối cùng phải đạt được trong tổ chức hạch toán các quá trình kinh doanh chủ yếu trong tất cả các doanh nghiệp phải là thông qua việc tổ chức đó tính ra các chỉ tiêu có khả năng đánh giá khối lượng và chất lượng công việc mà doanh nghiệp đang thực hiện trên từng giai đoạn, tiếp đến nắm vững chế độ phân phối kết quả tài chính để việc hạch toán chi phí, tính toán chỉ tiêu kết quả được chính xác.
Việc tổ chức tốt công tác hạch toán các quá trình sản xuất kinh doanh chủ yếu phải đảm bảo cung cấp được các thông tin phục vụ sau đây:
150
- Cung cấp những thông tin khách quan về quá trình tái sản xuất với những nội dung cần thiết dành cho quản lý Nhà nước, cấp trên cũng như quản lý doanh nghiệp và nội bộ doanh nghiệp.
- Những thông tin để thực hiện và tiếp tục hoàn thiện các công cụ quản lý gián tiếp của Nhà nước: như chính sách thuế, chính sách tín dụng, chính sách giá cả.
- Những thông tin dành cho việc đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư của doanh nghiệp.
- Những thông tin phục vụ hệ thống giá thành của doanh nghiệp.
- Những thông tin khách quan về tình hình thực hiện tiêu thụ sản phẩm làm cơ sở tin cậy để xây dựng kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.
- Tạo ra những cơ sở tính toán và phân phối tổng sản phẩm và thu nhập của doanh nghiệp. Cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho việc theo dõi kiểm tra và phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Các bước tổ chức hạch toán quá trình kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp như sau
Bước 1: Căn cứ vào mục đích quản lý của từng giai đoạn và toàn bộ quá trình kinh doanh để xây dựng các chỉ tiêu tổng hợp của từng giai đoạn và toàn bộ quá trình kinh doanh. Đây chính là cơ sở để xây dựng hệ thống tài khoản tổng hợp theo quy định của Nhà nước đối với từng giai đoạn sản xuất kinh doanh. Để xây dựng được đúng đắn các chỉ tiêu hợp lý của từng giai đoạn và của toàn bộ quá trình kinh doanh, phải căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất của từng giai đoạn và đặc điểm chu chuyển vốn cần quản lý của từng giai đoạn để tính toán.
Bước 2: Xây dựng hệ thống các tài khoản chi tiết. Việc cụ thể hóa các chỉ tiêu tổng hợp được phản ánh trên tài khoản tổng hợp ở bước trên bằng việc xây dựng một hệ thống các chỉ tiêu chi tiết trên các tài khoản chi tiết, được xem là công việc cần thiết, không thể thiếu trong công tác hạch toán các quá trình kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp. Việc xây dựng các tài khoản chi tiết chính là sự cụ thể hóa thông tin trên các tài khoản tổng hợp phù hợp nhu cầu thông tin ở từng giai đoạn sản xuất đóng vai trò quyết định đến việc thiết kế các sổ hạch toán chi tiết.
Bước 3: Xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ hợp lý.
Quá trình luân chuyển chứng từ có thể khác nhau đối với mỗi đối tượng và giai đoạn quản lý kinh doanh. Song có thể thấy điểm xuất phát lập chứng từ là ở các bộ phận có trách nhiệm quản lý trực tiếp, đưa qua bộ phận có chức năng duyệt và kiểm tra, đến các bộ phận có quan hệ hạch toán và cuối cùng được chuyển đến và lưu trữ tại bộ phận hạch toán theo từng phần việc cụ thể (kế toán vật liệu, kế toán tiền lương, kế toán giá thành, kế toán tiêu thụ sản phẩm...). Chứng từ được luân chuyển đến bộ phận hạch toán sau khi nghiệp vụ kinh tế đã được thực hiện, tại đây
151
chứng từ được tông hợp theo quy trình tùy thuộc vào nhiệm vụ của từng lĩnh vực hạch toán.
II. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
1. Tổ chức hạch toán và phân bổ chi phí sản xuất
1.1. Phân loại chi phí sản xuất
Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh nhằm phục vụ cho tổ chức hạch toán kế toán chi phí; lập dự toán chi phí và yêu cầu quản lý chi phí của nhà quản lý doanh nghiệp và Nhà nước. Có nhiều cách phân loại chi phí sản xuất, nhưng chủ yếu là các cách phân loại sau:
a) Phân loại chi phí sản xuất theo tính chất kinh tế của chi phí
Theo cách phân loại này, người ta không phân biệt chi phí đó phát sinh ở đâu và dùng vào mục đích gì. Toàn bộ chi phí sản xuất được chia thành các yếu tố sau:
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu: là toàn bộ giá trị các nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu...
- Chi phí nhân công: là toàn bộ tiền lương, tiền công phải trả và các khoản trích theo lương của toàn bộ công nhân viên trong doanh nghiệp.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: là toàn bộ số tiền trích khấu hao TSCĐ trong doanh nghiệp.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: là toàn bộ số tiền doanh nghiệp chi trả cho các dịch vụ mua từ bên ngoài về: tiền điện, tiền nước, ....
- Chi phí bằng tiền khác: như chi phí tiếp khách, hội họp...
Phân loại chi phí sản xuất theo tính chất kinh tế có tác dụng: Quản lý chi phí sản xuất kinh doanh, phân tích đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí sản xuất theo yếu tố ở bảng thuyết minh báo cáo tài chính...
b) Phân loại chi phí sản xuất theo mục đích và công dụng của chi phí
Theo cách phân loại này, người ta quan tâm đến mục đích và công dụng của chi phí mà không phân biệt nội dung kinh tế.
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm toàn bộ chi phí về nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu sử dụng trực tiếp sản xuất sản phẩm.
- Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm tiền lương, phụ cấp, tiền ăn ca, BHXH, BHYT, KPCĐ trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm.
- Chi phí sản xuất chung: là những chi phí dùng cho hoạt động sản xuất chung ở các phân xưởng, đội trại sản xuất ngoài hai khỏan mục chi phí trực tiếp.
c) Phân loại theo mối quan hệ với khối lượng sản phẩm công việc, lao vụ sản xuất trong kỳ
152
Chi phí sản xuất bao gồm:
- Chi phí biến đổi (biến phí) là chi phí có thể thay đổi về tổng số, tỷ lệ thuận với sụ thay đổi khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ. Thuộc loại này có chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp.
- Chi phí cố định (định phí) là chi phí không thay đổi về tổng số khi có sự thay đổi khối lượng sản phẩm sản xuất như chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí điện thắp sáng...
d) Phân loại theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí
Chi phí sản xuất chia thành hai loại:
- Chi phí trực tiếp: là những chi phí sản xuất có liên quan trực tiếp đến việc sản xuất ra một loại sản phẩm hoặc trực tiếp thực hiện một lao vụ dịch vụ nhất định, những chi phí này kế toán phải căn cứ vào số liệu chứng từ gốc để ghi trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí.
- Chi phí gián tiếp: là những khoản chi phí sản xuất có liên quan đến nhiều loại sản phẩm sản xuất, nhiều công việc lao vụ dịch vụ thực hiện, những chi phí này kế toán phải tiến hành phân bổ cho các đối tượng có liên quan theo một tiêu chuẩn thích hợp.
1.2. Xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất
Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là phạm vi giới hạn mà chi phí sản xuất cần phải tập hợp nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm tra, giám sát chi phí sản xuất và yêu cầu tính giá thành sản phẩm.
Việc xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là khâu đầu tiên cần thiết của công tác tổ chức kế toán. Có xác định đứng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất mới đáp ứng được yêu cầu quản lý chi phí sản xuất, mới tổ chức tốt công việc kế toán tập hợp chi phí sản xuất từ khâu ghi chép ban đầu, tổng hợp số liệu, tổ chức ghi sổ kế toán.
Để xác định đúng đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất và công dụng của chi phí trong sản xuất. Tùy theo cơ cấu tổ chức sản xuất, yêu cầu và trình độ quản lý mà đối tượng tập hợp chi phí có thể là: toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất hoặc từng giai đoạn của quy trình công nghệ hoặc từng đơn đặt hàng. Tùy theo quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, đặc điểm của sản phẩm mà đối tượng tập hợp chi phí sản xuất có thể là sản phẩm, nhóm sảm phẩm, bộ phận chi tiết, nhóm chi tiết sản phẩm.
Tập hợp chi phí sản xuất đúng đối tượng có tác dụng tăng cường quản lý chi phí sản xuất, phục vụ công tác tính giá thành kịp thời và chính xác.
153
Thực chất của việc xác định đối tượng tập hợp chi phí là xác định nơi phát sinh chi phí và đối tượng chịu chi phí.
2.Tổ chức hạch toán chi tiết chi phí sản xuất
Tổ chức hạch toán chi tiết chi phí sản xuất được thực hiện trên hệ thống sổ chi tiết. Sổ chi tiết phải được thiết kế theo mục đích và công dụng chi phí (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung); theo nơi phát sinh chi phí (phân xưởng 1, phân xưởng 2...); theo đối tượng chịu chi phí (sản phẩm A, sản phẩm B...).
Để thiết kế sổ chi tiết chi phí sản xuất phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, kế toán cần phải căn cứ vào các yếu tố sau:
- Căn cứ vào nội dung, công dụng của các loại chi phí cần tập hợp.
- Căn cứ vào số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từng đối tượng, từng loại chi phí.
- Căn cứ vào yêu cầu quản lý chi phí của đơn vị.
- Căn cứ vào khả năng hạch toán của đơn vị.
Trên cơ sở các căn cứ mở sổ chi tiết chi phí sản xuất, kế toán có thể mở sổ chi tiết chi phí sản xuất theo từng loại chi phí (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung), rồi sau đó chi tiết cho từng đối tượng (sản phẩm A, sản phẩm B...).
2.1. Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ...phát sinh, kế toán tiến hành phản ảnh vào sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh (theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp). Kế toán có thể theo dõi mỗi đối tượng trên một hay một số trang sổ.
Mẫu sổ như sau
154
SỔ CHI TIẾT SẢN XUẤT KINH DOANH
Tài khoản: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Tên phân xưởng:...........................................
Tên sản phẩm, dịch vụ:.................................
Ngày
Ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
TK đối ứng
Tổng số
tiền
Chia ra
Số Ngày CP
NVL chính
CPVL phụ
... ... ... ...
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Phát sinh trong kỳ
Cộng số phát sinh
Ghi Có TK 621
Người ghi sổ Ngày......tháng.........năm 200..
Kế toán trưởng
Phương pháp ghi sổ: Căn cứ vào chứng từ kế toán (chứng từ gốc, bảng phân bổ để ghi vào sổ chi tiết.
- Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ.
- Cột 2,3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng ghi sổ.
- Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột 5: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
- Cột 6: Ghi tổng số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột 7- 12: Ghi chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm.
Cuối kỳ, khi kết thúc quá trình sản xuất, kế toán cộng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ và kết chuyển sang tài khoản tính giá thành (TK 154).
2.2. Đối với chi phí nhân công trực tiếp
Trên cơ sở việc tính và phân bổ chi phí nhân công được tính và tiến hành vào cuối kỳ, căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH, kế toán có thể theo dõi chung tất cả đối tượng trên một hoặc một số trang sổ.
155
Mẫu sổ như sau
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
Tên tài khoản: Chi phí nhân công trực tiếp
Tháng ( qúy )...năm 200..
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Tổng số
tiền
Ghi Nợ TK 622, ghi Có TK
Số Ngày TK 334 TK 338 TK 335
1 2 3 4 5 6 7 8
I.Phân xưởng A
II.Phân xưởng B
....
....
Cộng số phát sinh
Ghi Có TK 622
Người ghi sổ Ngày......tháng.........năm 200..
Kế toán trưởng
Phương pháp ghi sổ: Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH để ghi sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp cho các đối tượng chịu chi phí có liên quan.
- Cột 1,2: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng ghi sổ (bảng phân bổ).
- Cột 3: Ghi chi phí nhân công trực tiếp phát sinh trong kỳ cho các đối tượng chịu chi phí có liên quan (Phân xưởng hoặc sản phẩm...)
- Cột 4: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
- Cột 5: Ghi tổng số tiền chi phí nhân công phát sinh trong kỳ.
- Cột 6: Ghi tổng số tiền lương, phụ cấp, tiền ăn ca phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất theo từng đối tượng chịu chi phí.
- Cột 7: Ghi số tiền các khoản BHXH, BHYT,KPCĐ trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí sản xuất (19%).
- Cột 8: Ghi số tiền trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất (nếu có).
Sau đó, kế toán cộng số phát sinh trong kỳ và kết chuyển sang tài khoản tính giá thành theo từng đối tượng chịu chi phí có liên quan.
2.3. Đối với chi phí sản xuất chung
156
Chi phí sản xuất chung là chi phí có liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau. Do đó, trong kỳ, các chi phí được tập hợp chung cho từng đối tượng. Nếu quá trình sản xuất tại doanh nghiệp được tổ chức ở các bộ phận phân xưởng độc lập thì chi phí sản xuất chung có thể được theo dõi theo từng bộ phận trên một hoặc một số trang sổ.
Mẫu sổ như sau
SỔ CHI TIẾT SẢN XUẤT KINH DOANH
Tên tài khoản: Chi phí sản xuất chung
Bộ phận:............................................ Tháng( qúy )..... năm 200...
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Tổng số
tiền
Chi tiết
Số
Ngày TK 6271
TK 6272
TK 6273
TK 6274
TK 6277
TK 6278
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Phát sinh trong kỳ
Cộng số phát sinh
Ghi Có TK 627
Người ghi sổ Ngày......tháng.........năm 200..
Kế toán trưởng
Phương pháp ghi sổ: Căn cứ vào chứng từ kế toán (chứng từ gốc, bảng phân bổ) để ghi sổ chi tiết chi phí sản xuất chung.
- Cột 1, 2: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ kế toán dùng để ghi sổ.
- Cột 3: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột 4: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
- Cột 5: Ghi tổng số tiền chi phí sản xuất chung phát sinh.
- Cột 6- 11: Ghi số tiền chi tiết theo từng khoản mục của chi phí sản xuất chung (chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu, chi phí khấu hao TSCĐ...)
Cuối kỳ, kế toán cộng toàn bộ chi phí sản xuất chung phát sinh. Sau đó, phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí có liên quan theo tiêu thức thích hợp.
Công thức phân bổ như sau:
157
Chi phí sản xuất Tổng chi phí sản xuất chung Tiêu thức
chung tính cho = x phân bổ của
đối tượng A Tổng tiêu thức dùng phân bổ đối tượng A
3. Tổ chức hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất
Căn cứ vào hình thức kế toán ở đơn vị, kế toán cần tổ chức ghi sổ cho phù hợp. Sổ kế toán chi phí có thể ít nhiều khác nhau trong từng hình thức kế toán khác nhau (Nhật ký chung, nhật ký chứng từ, chứng từ ghi sổ, nhật ký sổ cái, hoặc trong các phần mềm kế toán máy...), song phải xây dựng theo số lượng và loại tài khoản sản xuất đã chọn.
Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ
Chứng từ gốc, bảng phân bổ
Sổ kế toán trung gian
Sổ Cái
Lập phiếu tính giá thành sản phẩm sản
xuất
Lập báo cáo về chi phí cho quản lý
158
Căn cứ ghi sổ kế toán tổng hợp:
*Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: căn cứ vào phiếu xuất kho vật tư hoặc bảng tổng hợp phiếu xuất kho hay bảng phân bổ nguyên liệu vật liệu (Bảng phân bổ số 2)... để ghi sổ.
*Đối với chi phí nhân công trực tiếp: Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Bảng phân bổ số 1) để ghi sổ.
*Đối với chi phí sản xuất chung: Căn cứ vào các chứng từ gốc như các phiếu xuất kho, phiếu chi, hóa đơn, các bảng phân bổ...để ghi sổ.
4. Tổ chức tính giá thành sản phẩm
4.1. Xác định đối tượng tính giá thành
Đối tượng tính giá thành là các loại sản phẩm, công việc lao vụ dịch vụ đã hoàn thành do doanh nghiệp sản xuất ra cần phải tính được tổng giá thành và giá thành đơn vị.
Xác định đối tượng tính giá thành là công việc đầu tiên trong toàn bộ công tác tổ chức tính giá thành sản phẩm của kế toán. Bộ phận kế toán giá thành phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, các loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ mà doanh nghiệp sản xuất, tính chất sản xuất và cung cấp sử dụng lao vụ, dịch vụ, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp để xác định đối tượng tính giá thành cho thích hợp.
4.2.Tập hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp
Chi phí sản xuất sau khi tập hợp vào các sổ chi tiết chi phí của các đối tượng, cuối kỳ cần được tập hợp theo từng khoản mục chi phí để làm căn cứ tính giá thành sản phẩm. Để tập hợp chi phí sản xuất, kế toán lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất. Bảng tổng hợp chi phí sản xuất được chi tiết theo từng đối tượng chịu chi phí có liên quan, vừa kết hợp phân bổ, kết chuyển chi phí vào các đối tượng tính giá thành sản phẩm.
159
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT
Tháng (qúy ).....năm 200..
Khoản
Mục
Đối
tượng
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất
chung
Tổng cộngNVL
chínhVL phụ
... Tổng CP
NVL phát sinh
Các khoản giảm CP
Kết chuyển
sang TK 154
TK 334
TK 338
TK 335
Kết chuyển
sang TK 154
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13I.Phân xưởng A
1.Sản phẩm X
2.Sản phẩm Y
....
II.Phân xưởng B
.....
Tổng cộng
Người ghi sổ Ngày......tháng.........năm 200...
Kế toán trưởng
Phương pháp ghi sổ:
- Cột 1: Ghi tên các đối tượng chịu chi phí có liên quan.
- Cột 2, 3, 4: Căn cứ vào sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để ghi chi tiết các loại chi phí nguyên vật liệu cho từng đối tượng chịu chi phí.
- Cột 5: Tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tính cho từng đối tượng chịu chi phí .
(cột 5= cột 2 + cột 3 + cột 4)
- Cột 6: Các khoản ghi giảm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (sử dụng không hết nhập lại kho, bắt bồi thường...)
- Cột 7: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh trong kỳ được kết chuyển sang tài khoản 154 để tính giá thành sản phẩm (Cột 7 = cột 5 - cột 6).
- Cột 8, 9, 10: Căn cứ vào sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp để ghi toàn bộ chi phí nhân công trực tiếp phát sinh trong kỳ cho từng đối tượng chịu chi phí có liên quan chi tiết theo từng loại chi phí.
- Cột 11: Tổng chi phí nhân công trực tiếp phát sinh trong kỳ.
160
Mẫu bảng tính giá thành sản phẩm:
BẢNG TÍNH GIÁ THÀNH SẢN XUẤT SẢN PHẨM
Tháng ( qúy ).....năm 200..
Chỉ
tiêu
Đối
tượng
Giá trị SP dở dang đầu kỳ
Chi phí SX phát sinh trong kỳ
Giá trị SP dở dang cuối kỳ
Tổng giá thành sản phẩm Giá
thành đơn vị
CPNVL
TT
CPNC
TT
CPS
XC
CPNVL
TT
CPNC
TT
CPS
XC
TC
CPNVL
TT
CPNC
TT
CPS
XC
T
C
CPNVL
TT
CPNC
TT
CPS
XC
T
C
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
1.SP A
2.SP B
3.SP C
....
....
Tổng cộng
III.Tổ chức hạch toán thành phẩm, hàng hóa, hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa
1. Khái quát chung về quá trình tiêu thụ và nhiệm vụ tổ chức kế toán tiêu thụ
Tiêu thụ là quá trình doanh nghiệp đem bán sản phẩm, hàng hóa và thu được tiền hàng hoặc được người mua chấp nhận trả tiền. Khi bán được hàng, doanh nghiệp đã chuyển rủi ro và quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa đó cho người mua; doanh nghiệp thu được tiền hoặc sẽ thu được tiền để tái sản xuất. Kết quả của quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa tạo điều kiện thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh phát triển. Để hoàn thành tốt quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của mình, mỗi doanh nghiệp đều có biện pháp về tổ chức, kỹ thuật và quản lý, trong đó thực hiện hạch toán thành phẩm, hàng hóa và tiêu thụ đúng đắn, kịp thời, tính toán chính xác kết quả thu được của quá trình tiêu thụ, tiến hành phân phối kết quả đó một cách công bằng hợp lý, đáp ứng lợi ích chính đáng của người lao động trong tập thể doanh nghiệp và của Nhà nước là một trong những biện pháp quản lý tích cực và có hiệu quả nhất.
Nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức kế toán tiêu thụ là:
- Cung cấp thông tin phản ánh đầy đủ chính xác tình hình nhập xuất, tồn kho về số lượng, chất lượng và giá trị sản phẩm, hàng hóa.
161
- Hạch toán chính xác tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa; tình hình thanh toán với người mua; tình hình gửi hàng đi tiêu thụ; kiểm tra việc bảo quản sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ.
- Hạch toán và phân bổ chính xác chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ.
-Tổ chức công việc hạch toán sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ ở phòng kế toán.
2. Nội dung tổ chức hạch toán thành phẩm, hàng hóa và tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa
Để tổ chức hạch toán thành phẩm, hàng hóa và tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa, kế toán cần căn cứ vào hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp, để tổ chức chứng từ và sổ sách kế toán cho phù hợp. Có thể khái quát trình tự hạch toán chung như sau:
Chứng từ gốc
Chứng từ nhập xuất thành
phẩm, hàng hóa
Chứng từ bán hàng (Hóa đơn
bán hàng)
Chứng từ chi phí kinh doanh
Các sổ tổng hợp trung
gian
Sổ chi tiết thành phẩm,
hàng hóa
Sổ chi tiết bán hàng
Sổ chi tiết chi phí kinh doanh
Bảng tổng hợp chi tiết TP,HH
Bảng tổng hợp doanh thu bán
hàng
Bảng tổng hợp chi phí kinh doanh
Sổ Cái
Bảng tổng hợp chi tiết kết quả
tiêu thụ
Báo cáo kế toán
162
2.1.Tổ chức hạch toán thành phẩm, hàng hóa
a)Tổ chức chứng từ
Những hoạt động nhập xuất kho thành phẩm, hàng hóa phải được phản ánh vào chứng từ nhập xuất kho kịp thời, đầy đủ, chính xác, đúng với quy định cụ thể trong chế độ ghi chép ban đầu.
Khi nhập kho thành phẩm, hàng hóa phải lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho do bộ phận sản xuất (hoặc mua hàng) lập thành 3 liên đối với sản phẩm tự sản xuất (2 liên đối với mua ngoài) kèm theo thành phẩm, hàng hóa nhập kho. Phiếu nhập kho được lưu 1 liên nơi lập phiếu, thủ kho giữ một liên để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Khi xuất kho thành phẩm, hàng hóa phải có phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho do phòng cung ứng lập thành 3 liên, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Sau khi giao hàng, thủ kho và người nhận hàng cùng ký, 1 liên giao cho người mua, 1 liên thủ kho giữ để vào thẻ kho, sau đó giao cho kế toán để ghi sổ kế toán, 1 liên lưu tại nơi lập.
Trường hợp xuất kho để di chuyển đến kho khác trong nội bộ đơn vị hoặc đến đơn vị nhận hàng đại lý, ký gửi thì kế toán sử dụng chứng từ “ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” hoặc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, ký gửi.
b) Tổ chức hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hóa: Tương tự hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ.
2.2. Tổ chức hạch toán tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa
a) Tổ chức chứng từ: (chương 2)
b) Tổ chức hạch toán chi tiết tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa
Để có thông tin một cách chi tiết, cụ thể về doanh thu của từng loại thành phẩm, hàng hóa, trên cơ sở đó giúp cho việc xác định kết quả kinh doanh của từng thành phẩm, hàng hóa, phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, kế toán chi tiết tiêu thụ thành phẩm sử dụng sổ chi tiết bán hàng. Sổ chi tiết bán hàng được mở cho từng sản phẩm, hàng hóa đã bán hoặc đã cung cấp được khách hàng thanh toán tiền ngay hay chấp nhận thanh toán.
Để thiết kế sổ chi tiết, kế toán cần căn cứ vào các yếu tố sau đây:
- Căn cứ vào loại hình kinh doanh, mặt hàng kinh doanh để xác định đối tượng cần mở sổ chi tiết theo dõi.
- Căn cứ vào tầm quan trọng của từng hoạt động, từng mặt hàng kinh doanh để có hướng mở sổ theo dõi riêng từng đối tượng hay kết hợp theo dõi chung.
- Căn cứ vào yêu cầu báo cáo tình hình tiêu thụ cho quản lý và cho cấp trên.
- Căn cứ vào khả năng của kế toán.
163
Trường hợp các nghiệp vụ bán hàng liên quan đến một đối tượng phát sinh nhiều thì mỗi đối tượng có thể theo dõi trên một hay một số trang sổ như sau:
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Đối tượng:.....Loại hoạt động:....Tháng ( qúy )....năm 200..
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Doanh thu bán hàng Các khoản giảm trừ
Số Ngày Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Thuế Giảm giá
Hàng bán trả
lại
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Cộng phát sinh
Doanh thu thuần
Giá vốn hàng bán
Lãi gộp
Phương pháp ghi sổ chi tiết bán hàng:
- Cột 1, 2: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng ghi sổ.
- Cột 3: Ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột 4: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
- Cột 5, 6, 7: Ghi số lượng, đơn giá, thành tiền của khối lượng sản phẩm, hàng hóa đã bán.
- Cột 8: Ghi số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải noopk tính trên khối lượng sản phẩm đã bán( nếu có).
- Cột 9: Ghi số giảm giá hàng bán.
- Cột 10: Ghi giá trị hàng bán bị trả lại.
- Doanh thu thuần = số liệu cộng phát sinh cột 7- (cột 8+ cột 9+ cột 10)
- Giá vốn hàng bán: ghi giá vốn của sản phẩm, hàng hóa đã bán ( căn cứ vào sổ chi tiết thành phẩm, hàng hóa).
- Lãi gộp = Doanh thu thuần - giá vốn hàng bán.
Trường hợp các nghiệp vụ bán hàng ít, kế toán có thể thiết kế sổ chi tiết, trong đó phản ánh nhiều đối tượng trên cùng một trang sổ. Thiết kế sổ theo cách này cho
164
phép cung cấp thông tin tổng hợp một cách nhanh chóng, kịp thời về tình hình tiêu thụ không chỉ từng trường hợp mà toàn bộ các đối tượng cho quản lý.
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tháng ( quý )...năm 200..
Chứng từ
Diễn giải
TK đối ứng
Doanh thu bán hàng A
Doanh thu bán hàng B
Các khoản giảm trừ Tổng
cộngSố Ngày SL ĐG TT SL ĐG TT Thuế Khác
531,532
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Cộng số phát sinh
Doanh thu thuần
Giá vốn hàng bán
Lãi gộp
Người ghi sổ Ngày...tháng.......năm 200..
Kế toán trưởng
c)Tổ chức hạch toán chi phí kinh doanh
Quá trình kinh doanh trong các doanh nghiệp là quá trình chi ra các khoản chi phí để tạo ra thu nhập và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Cuối quá trình kinh doanh ở doanh nghiệp, kế toán thực hiện lấy thu bù chi để xác định kết quả của hoạt động đó. Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, chỉ xác định kết quả khi doanh nghiệp đã tiêu thụ được sản phẩm, hàng hóa. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa ở doanh nghiệp, phát sinh các chi phí được coi là chi phí thời kỳ, đó là chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng. Theo quy định hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng được tính vào giá thành toàn bộ của sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ và được bù đắp bằng doanh thu bán hàng của doanh nghiệp.
Tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tương tự tổ chức hạch toán chi phí sản xuất chung.
165
d) Tổ chức hạch toán chi tiết kết quả tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa
Kết quả tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp là số chênh lệch giữa doanh thu thuần tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa với trị giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc là khoản chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá thành toàn bộ của sản phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ.
Doanh thu thuần và kết quả sản xuất kinh doanh được xác định như sau:
Doanh thu thuần = Tổng doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừ doanh thu
Kết quả của Doanh thu Giá vốn Chi phí Chi phí
hoạt động = bán hàng - hàng - bán - quản lý
SXKD thuần bán hàng DN
Để xác định kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng, kế toán có thể lập báo cáo kết quả tiêu thụ theo mẫu sau:
BÁO CÁO KẾT QUẢ TIÊU THỤ
Tháng.....năm 200..
Loại sản phẩm,
hàng hóa
Doanh thu
Khoản giảm giá
hàng bán
DT hàng
bán trả lại
Giá vốn
hàng bán
Chi phí bán
hàng
Chi phí QLDN
Kết quả
lãi, lỗ
A
B
....
Tổng cộng
166
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Dựa trên căn cứ nào để thực hiện công tác tổ chức hạch toán TSCĐ? 2. Chế độ tài chính có chi phối gì tới công tác tổ chức hạch toán TSCĐ của đơn
vị hạch toán?3. Nội dung và trình tự chung để tổ chức hạch toán TSCĐ (chứng từ? Sổ chi tiết
tổng hợp và báo cáo TSCĐ?)4. Đặc điểm vật liệu, cách tổ chức quản lý vật liệu có ảnh hưởng gì tới công tác
tổ chức hạch toán?5. Vì sao mỗi đơn vị hạch toán cần lựa chọn và áp dụng thống nhất một cách
đánh giá vật liệu? Cơ sở của quy định trên? Và ý nghĩa của nó?6. Hệ thống phương pháp đánh giá vật liệu xuất, mỗi phương pháp áp dụng khác
nhau có ảnh hưởng tới cách tổ chức hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu không?
7. Hệ thống phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu (CCDC)? Vì sao mỗi đơn vị hạch toán cần phải lựa chọn và áp dụng thống nhất một phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu (CCDC).
8. Nội dung, trình tự tổ chức hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu?9. Mối quan hệ giữa hạch toán lao động và hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT,
KPCĐ?10.Quy trình lập, luân chuyển chứng từ lao động và chứng từ tiền lương, các quỹ
trích khác?
11.Tổ chức hạch toán lao động, tiền lương tại đơn vị, hạch toán cơ sở? (Chứng từ? Sổ kế toán? Báo cáo lao động, tiền lương?)
167
CHƯƠNG 6:
TỔ CHỨC HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN
I. Ý nghĩa, nhiệm vụ và yêu cầu tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Kế toán quan sát hoạt động của đơn vị, phân tích ghi chép các sự kiện, các hoạt động đã ghi nhận, tiến hành sắp xếp, phân loại các sự kiện đó và định kỳ tổng hợp bằng các báo biểu để báo cáo lên cho lãnh đạo đơn vị và các cơ quan chức năng có liên quan.
Báo cáo kế toán là phương thức kế toán tổng hợp số liệu kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế-tài chính một cách tổng quát, toàn diện, có hệ thống tình hình tài sản, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tình hình sử dụng vốn doanh nghiệp sau một kỳ hạch toán. Thực chất của báo cáo kế toán là các bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế tài chính bằng tiền trên c ác số liệu từ sổ kế toán nhằm phản ánh tình hình. Kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.
Báo cáo kế toán có ý nghĩa rất quan trọng đối với công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân cũng như trong từng ngành, từng doanh nghiệp, đối với cơ quan quản lý. Nhà nước, cơ quan, chủ quan. Thông qua báo cáo lãnh đạo có thể biết được một cách toàn vẹn, hệ thống tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình chi phí và kết qủa, đồng thơì báo cáo kế toán cung cấp các số liệu cần thiết để phân tích hoạt động kinh doanh đánh giá hiệu quả kinh doanh, phát triển các tiềm năng chưa được sử dụng, đề xuất các biện pháp thích hợp nhằm động viên khả năng tiềm tàng, cải tiến công tác quản lý.
Yêu cầu của báo cáo kế toán:
- Báo cáo kế toán phải được lập theo biểu mẫu đã quy định, nội dung phương pháp và đơn vị tính toán các chỉ tiêu trong báo cáo kế toán phải thống nhất với nội dung, phương pháp và đơn vị tính toán các chỉ tiêu kế hoạch tương úng.
- Báo cáo phải trung thực chính xác, đảm bảo tính khách quan về tình hình thực tế của đơn vị, tuyệt đối không được bóp méo, xuyên tạc, ghi sai tình hình thực tế.
- Các chỉ tiêu trong báo cáo phải dược liên hệ chặt chẽ với nhau và là cơ sở của nhau, bổ sung cho nhau chi phối và chế ước lẫn nhau. Có như vậy mới có thể đánh giá được tính hợp lý, khách quan, trung thực của báo cáo kế toán cũng như đánh giá được toàn diện tình hình, kết quả và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Báo cáo kế toán phải đơn giản, dễ hiểu và đại chúng.
168
Nhiệm vụ tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
-Tổ chức vận dụng các báo cáo kế toán trong hệ thống báo cáo kế toán thống nhất do Nhà nước ban hành.
- Xây dựng hệ thống báo cáo nội bộ phục vụ cho công tác lãnh đạo chỉ đạo, điều hành sản xuất kinh doanh trong đơn vị.
- Phân công trách nhiệm về thu nhập, xử lý số liệu và lập báo cáo kế toán.
- Kiểm tra đôn đốc việc lập và gởi báo cáo đúng tiến độ, đúng thời gian quy định, kiểm tra và ký duyệt báo cáo kế toán trước khi gở báo cáo, tránh tình trạng không kiểm tra hoặc ký duyệt trước.
- Chấp hành đầy đủ các quy định về chế độ báo cáo như: số lượng, nội dung, phương pháp tính toán, trình tự lập và xét duyệt báo cáo…
II. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán nội bộ
Báo cáo kế toán nội bộ (báo cáo kế toán quản trị) là những báo cáo chi tiết phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của lãnh đạo doanh nghiệp và các đơn vị nội bộ doanh nghiệp. Tuỳ theo yêu cầu và khả năng quản lý trong từng ngành, từng đơn vị… mà hệ thống báo cáo nội bộ có thể khác nhau về số lượng cũng như kết cấu. Tuy nhiên, hệ thống báo cáo nội bộ phải phản ảnh được những thông tin về quản lý và điều hành doanh nghiệp theo các mặt các lĩnh vực kinh doanh.
1. Các báo cáo quản lý các mặt hoạt động
Loại 1: Báo cáo phản ánh tình hình TSCĐ và nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp
- Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ.
- Báo cáo về phương hưóng đầu tư xây dựng, mua sắm mới TSCĐ.
- Báo cáo tình hình tăng giảm nguån vèn kinh doanh trong doanh nghiÖp theo các nguồn hình thành.
Loại 2: Báo cáo phản ánh tình hình chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
Loại báo cáo này phản ánh tình hình chi phí sản xuất, chi phí phục vụ sản xuất và giá thành sản phẩm chủ yếu cũng như phương hướng, biện pháp áp dụng để giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm gồm:
- Báo cáo chi phí phục vụ sản xuất trong từng bộ phận và trong toàn doanh nghiệp.
- Báo cáo giá thành đơn vị sản xuất chủ yếu.
- Báo cáo tình hình tăng giảm giá thành.
- …
169
Loại 3: báo cáo phản ánh tình hình và kết quả tiêu thụ
Báo cáo này phản ánh toàn bộ các khoản chi phí bán hàng, tình hình tiêu thụ sản phẩm. Đồng thời báo cáo này còn phản ánh xu hướng biến động của giá cả, thị trường tiêu thụ …gồm:
- Báo cáo chi phí bán hàng.
- Báo cáo chi phí QLDN.
- Báo cáo tình hình tiêu thụ sản phẩm chủ yếu.
- Báo cáo giá cả tiêu thụ trên các thị trường.
- Báo cáo lãi lỗ khi tiêu thụ.
- …
Loại 4: Báo cáo phản ánh các loại quỹ trong doanh nghiệp, vốn bằng tiền và tình hình thanh toán.
- Báo cáo tình hình trích lập và sử dụng các quỹ trong doanh nghiệp.
- Báo cáo thu chi tiền mặt trong doanh nghiệp.
- Báo cáo tăng giảm và hiện có của tiền gởi ngân hàng.
- Báo cáo tình hình thu chi ngoại tệ, tình hình biến động tỷ giá.
- Báo cáo tình hình công nợ phải thu, công nợ phải trả.
- .....
- Báo cáo tình hình chi phí, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp.
- Báo cáo tình hình chi phí, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phụ trong doanh nghiệp.
- Báo cáo tình hình chi phí và thu nhập của hoạt động đầu tư tài chính: góp với liên doanh, mua bán chứng khoán.
- Báo cáo tình hình về hoạt động bất thường trong doanh nghiệp.
2. Các loại báo cáo theo quá trình hoạt động sản xuất
- Báo cáo tình hình dự trữ :
+ Nơi cung cấp, giá cả, lượng…
+ Nguyên vât liệu, thuê ngoài gia công.
- Báo cáo nội bộ trong giai đoạn sản xuất
+ Báo cáo chi phí sản xuất cho sản phẩm
+ Báo cáo số lượng sản phẩm hoàn thành.
170
+ Báo cáo số lượng dở dang.
+ Báo cáo số lượng sản phẩm hỏng có thể sửa chữa được, không có thể sửa chữa.
- Báo cáo ở giai đoạn tiêu thụ
+ Báo cáo số lượng sản phẩm tiêu thụ.
+ Báo cáo doanh thu tiêu thụ.
+ Báo cáo chi phí bán hàng.
+ Báo cáo tình hình phân phối cho các bên tham gia liên doanh, t×nh hình thanh toán tiền hàng.
+ Báo cáo thuế tiêu thụ.
+ Báo cáo tình hình tồn kho sản phẩm.
- Báo cáo trong giai đoạn phân phối:
+ Báo cáo số tạm nộp ngân sách Nhà Nước
+ Báo cáo tình hình tạm trích lập trong các quỹ trong doanh nghiệp.III. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp, trình bày tổng quát tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn chủ sở hữu; tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán. Những báo cáo này do kế toán lập theo định kỳ (tháng, quý, năm), nhằm mục đích cung cấp thông tin cho những đối tượng quan tâm đến doanh nghiệp như nhà quản lý doanh nghiệp, chủ sở hữu, Nhà nước, cơ quan thuế, các nhà đầu tư, nhà cung cấp, khách hàng...Với những thông tin tổng hợp về tình hình tài chính, báo cáo tài chính có thể đáp ứng những thông tin cơ bản và cần thiết nhất để đánh giá thực trạng tài chính của doanh nghiệp trong kỳ hoạt động đã qua và dự đoán hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai. Thông tin của báo cáo tài chính còn là căn cứ quan trọng để ra các quyết định hợp lý về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1. Nội dung của hệ thống báo cáo tài chính ở Việt Nam
Hệ thống báo cáo tài chính gồm báo cáo tài chính năm và báo cáo tài chính giữa niên độ.
171
Báo cáo tài chính năm, gồm:
- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 - DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DN
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 - DN
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 - DN
Báo cáo tài chính giữa niên độ, gồm Báo cáo tài chính giữa niên độ gồm báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ và báo cáo tài chính giữa niên độ dạng tóm lược.
(1) Báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ, gồm:
- Bảng cân đối kế toán giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B 01a – DN;
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B 02a – DN;
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng đầy đủ):
Mẫu số B 03a – DN;
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc: Mẫu số B 09a – DN.
(2) Báo cáo tài chính giữa niên độ dạng tóm lược, gồm:
- Bảng cân đối kế toán giữa niên độ (dạng tóm lược):
Mẫu số B 01b – DN;
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (dạng tóm lược): Mẫu số B 02b – DN;
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ
(dạng tóm lược):
Mẫu số B 03b – DN;
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc: Mẫu số B 09a – DN.
Nội dung, phương pháp tính toán, hình thức trình bày các chỉ tiêu trong các báo cáo trên được áp dụng thống nhất trong các doanh nghiệp.
172
Công ty mẹ và tập đoàn là đơn vị có trách nhiệm lập Báo cáo tài chính hợp nhất để tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu ở thời điểm lập báo cáo tài chính; tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ báo cáo của đơn vị.
Hệ thống Báo cáo tài chính hợp nhất gồm 4 biểu mẫu báo cáo:
- Bảng cân đối kế toán hợp nhất Mẫu số B 01 – DN/HN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất Mẫu số B 02 – DN/HN
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất Mẫu số B 03 – DN/HN
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính hợp nhất Mẫu số B 09 – DN/HN
1. Trách nhiệm, thời hạn lập và gửi báo cáo tài chính
(1) Tất cả các doanh nghiệp thuộc các ngành, các thành phần kinh tế đều phải lập và trình bày báo cáo tài chính năm.
Các công ty, Tổng công ty có các đơn vị kế toán trực thuộc, ngoài việc phải lập báo cáo tài chính năm của công ty, Tổng công ty còn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất vào cuối kỳ kế toán năm dựa trên báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán trực thuộc công ty, Tổng công ty.
(2) Đối với DNNN, các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán còn phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ.
Các doanh nghiệp khác nếu tự nguyện lập báo cáo tài chính giữa niên độ thì được lựa chọn dạng đầy đủ hoặc tóm lược.
Đối với Tổng công ty Nhà nước và DNNN có các đơn vị kế toán trực thuộc còn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất giữa niên độ (*).
(3) Công ty mẹ và tập đoàn phải lập báo cáo tài chính hợp nhất giữa niên độ (*) và báo cáo tài chính hợp nhất vào cuối kỳ kế toán năm theo quy định tại Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ. Ngoài ra còn phải lập báo cáo tài chính hợp nhất sau khi hợp nhất kinh doanh theo quy định của Chuẩn mực kế toán số 11 “Hợp nhất kinh doanh”.
((*) Việc lập báo cáo tài chính hợp nhất giữa niên độ được thực hiện từ năm 2008)
2. Yêu cầu lập và trình bày báo cáo tài chính
Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải tuân thủ các yêu cầu qui định tại Chuẩn mực kế toán số 21 - Trình bày báo cáo tài chính, gồm:
- Trung thực và hợp lý;
- Lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với qui định của từng chuẩn mực kế toán nhằm đảm bảo cung cấp thông tin thích hợp với nhu cầu ra
173
quyết định kinh tế của người sử dụng và cung cấp được các thông tin đáng tin cậy, khi:
+ Trình bày trung thực, hợp lý tình hình tài chính, tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp;
+ Phản ánh đúng bản chất kinh tế của các giao dịch và sự kiện không chỉ đơn thuần phản ánh hình thức hợp pháp của chúng;
+ Trình bày khách quan, không thiên vị;
+ Tuân thủ nguyên tắc thận trọng;
+ Trình bày đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu.
Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán. Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán. Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký, đóng dấu của đơn vị.
3. Nguyên tắc lập và trình bày báo cáo tài chính
Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải tuân thủ sáu (06) nguyên tắc quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 – “Trình bày báo cáo tài chính”:Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp, bù trừ và có thể so sánh.
Việc thuyết minh báo cáo tài chính phải căn cứ vào yêu cầu trình bày thông tin quy định trong các chuẩn mực kế toán. Các thông tin trọng yếu phải được giải trình để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp.
4. Kỳ lập báo cáo tài chính
4.1 Kỳ lập báo cáo tài chính năm
Các doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán năm là năm dương lịch hoặc kỳ kế toán năm là 12 tháng tròn sau khi thông báo cho cơ quan thuế. Trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp được phép thay đổi ngày kết thúc kỳ kế toán năm dẫn đến việc lập báo cáo tài chính cho một kỳ kế toán năm đầu tiên hay kỳ kế toán năm cuối cùng có thể ngắn hơn hoặc dài hơn 12 tháng nhưng không được vượt quá 15 tháng.
4.2 Kỳ lập báo cáo tài chính giữa niên độ
Kỳ lập báo cáo tài chính giữa niên độ là mỗi quý của năm tài chính (không bao gồm quý IV).
4.3 Kỳ lập báo cáo tài chính khác
Các doanh nghiệp có thể lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán khác (như tuần, tháng, 6 tháng, 9 tháng...) theo yêu cầu của pháp luật, của công ty mẹ hoặc của chủ sở hữu.
174
Đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản.
5. Thời hạn nộp báo cáo tài chính
5.1. Đối với doanh nghiệp nhà nước
a) Thời hạn nộp báo cáo tài chính quý:
- Đơn vị kế toán phải nộp báo cáo tài chính quý chậm nhất là 20 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý; đối với Tổng công ty nhà nước chậm nhất là 45 ngày;
- Đơn vị kế toán trực thuộc Tổng công ty nhà nước nộp báo cáo tài chính quý cho Tổng công ty theo thời hạn do Tổng công ty quy định.
b) Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm:
- Đơn vị kế toán phải nộp báo cáo tài chính năm chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; đối với Tổng công ty nhà nước chậm nhất là 90 ngày;
- Đơn vị kế toán trực thuộc Tổng công ty nhà nước nộp báo cáo tài chính năm cho Tổng công ty theo thời hạn do Tổng công ty quy định.
5.2. Đối với các loại doanh nghiệp khác
a) Đơn vị kế toán là doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh phải nộp báo cáo tài chính năm chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; đối với các đơn vị kế toán khác, thời hạn nộp báo cáo tài chính năm chậm nhất là 90 ngày;
b) Đơn vị kế toán trực thuộc nộp báo cáo tài chính năm cho đơn vị kế toán cấp trên theo thời hạn do đơn vị kế toán cấp trên quy định.
6. Nơi nhận báo cáo tài chính
175
Nơi nhận báo cáo
CÁC LOẠI
DOANH NGHIỆP
(4)
Kỳ lập
báo
cáo
Cơ quan tài
chính
Cơ quan Thuế
(2)
Cơ quan
Thống kê
DN
cấp trên
(3)
Cơ quan đăng ký
kinh doanh
1. Doanh nghiệp Nhà nước
Quý, Năm
x
(1)
x x x x
2. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Năm x x x x x
3. Các loại doanh nghiệp khác
Năm x x x x
(1) Đối với các doanh nghiệp Nhà nước đóng trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải lập và nộp báo cáo tài chính cho Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Đối với doanh nghiệp Nhà nước Trung ương còn phải nộp báo cáo tài chính cho Bộ Tài chính (Cục Tài chính doanh nghiệp). Đối với các loại doanh nghiệp Nhà nước như: Ngân hàng thương mại, công ty xổ số kiến thiết, tổ chức tín dụng, doanh nghiệp bảo hiểm, công ty kinh doanh chứng khoán phải nộp báo cáo tài chính cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính ngân hàng). Riêng công ty kinh doanh chứng khoán còn phải nộp báo cáo tài chính cho Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước.
(2) Các doanh nghiệp phải gửi báo cáo tài chính cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý thuế tại địa phương. Đối với các Tổng công ty Nhà nước còn phải nộp báo cáo tài chính cho Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế).
(3) DNNN có đơn vị kế toán cấp trên phải nộp báo cáo tài chính cho đơn vị kế toán cấp trên. Đối với doanh nghiệp khác có đơn vị kế toán cấp trên phải nộp báo cáo tài chính cho đơn vị cấp trên theo quy định của đơn vị kế toán cấp trên.
(4) Đối với các doanh nghiệp mà pháp luật quy định phải kiểm toán báo cáo tài chính thì phải kiểm toán trước khi nộp báo cáo tài chính theo quy định. Báo cáo tài chính của các doanh nghiệp đã thực hiện kiểm toán phải đính kèm báo cáo kiểm toán vào báo cáo tài chính khi nộp cho các cơ quan quản lý Nhà nước và doanh nghiệp cấp trên.
Mẫu báo cáo tài chính năm
176
Đơn vị báo cáo:………….... Mẫu số B 01 – DN
Địa chỉ:……………………….
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
Tại ngày ... tháng ... năm ...(1)
Đơn vị tính:.....
TÀI SẢN
Mã
số
Thuyết minh
Số cuối năm (3)
Số
đầu năm
(3)
1 2 3 4 5
A.TÀI SẢN NGẮN HẠN (100=110+120+130+140+150)
100
I. Tiền và các khoản tương đương tiền 110
1.Tiền 111 V.01
2. Các khoản tương đương tiền 112
II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 120 V.02
1. Đầu tư ngắn hạn 121
2. Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn (*) (2) 129 (…) (…)
III. Các khoản phải thu ngắn hạn 130
1. Phải thu khách hàng 131
2. Trả trước cho người bán 132
3. Phải thu nội bộ ngắn hạn 133
4. Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng
134
5. Các khoản phải thu khác 135 V.03
6. Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi (*) 139 (…) (…)
IV. Hàng tồn kho 140
1. Hàng tồn kho 141 V.04
2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (*) 149 (…) (…)
V. Tài sản ngắn hạn khác 150
1. Chi phí trả trước ngắn hạn 151
2. Thuế GTGT được khấu trừ 152
177
3. Thuế và các khoản khác phải thu Nhà nước 154 V.05
4. Tài sản ngắn hạn khác 158
B - TÀI SẢN DÀI HẠN (200 = 210 + 220 + 240 + 250 + 260)
200
I- Các khoản phải thu dài hạn 210
1. Phải thu dài hạn của khách hàng 211
2. Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc 212
3. Phải thu dài hạn nội bộ 213 V.06
4. Phải thu dài hạn khác 218 V.07
5. Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi (*) 219 (...) (...)
II. Tài sản cố định 220
1. Tài sản cố định hữu hình 221 V.08
- Nguyên giá 222
- Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 223 (…) (…)
2. Tài sản cố định thuê tài chính 224 V.09
- Nguyên giá 225
- Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 226 (…) (…)
3. Tài sản cố định vô hình 227 V.10
- Nguyên giá 228
- Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 229 (…) (…)
4. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 230 V.11
III. Bất động sản đầu tư 240 V.12
- Nguyên giá 241
- Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 242 (…) (…)
IV. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 250
1. Đầu tư vào công ty con 251
2. Đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh 252
3. Đầu tư dài hạn khác 258 V.13
4. Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính dài hạn (*) 259 (…) (…)
V. Tài sản dài hạn khác 260
1. Chi phí trả trước dài hạn 261 V.14
2. Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 262 V.21
3. Tài sản dài hạn khác 268
TỔNG TÀI SẢN (270 = 100 + 200) 270
NGUỒN VỐN
178
A.NỢ PHẢI TRẢ (300 = 310 + 330) 300
I. Nợ ngắn hạn 310
1. Vay và nợ ngắn hạn 311 V.15
2. Phải trả người bán 312
3. Người mua trả tiền trước 313
4. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 314 V.16
5. Phải trả người lao động 315
6. Chi phí phải trả 316 V.17
7. Phải trả nội bộ 317
8. Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng
318
9. Các khoản phải trả, phải nộp ngắn hạn khác 319 V.18
10. Dự phòng phải trả ngắn hạn 320
II. Nợ dài hạn 330
1. Phải trả dài hạn người bán 331
2. Phải trả dài hạn nội bộ 332 V.19
3. Phải trả dài hạn khác 333
4. Vay và nợ dài hạn 334 V.20
5. Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 335 V.21
6. Dự phòng trợ cấp mất việc làm 336
7.Dự phòng phải trả dài hạn 337
B - VỐN CHỦ SỞ HỮU (400 = 410 + 430) 400
I. Vốn chủ sở hữu 410 V.22
1. Vốn đầu tư của chủ sở hữu 411
2. Thặng dư vốn cổ phần 412
3. Vốn khác của chủ sở hữu 413
4. Cổ phiếu quỹ (*) 414 (...) (...)
5. Chênh lệch đánh giá lại tài sản 415
6. Chênh lệch tỷ giá hối đoái 416
7. Quỹ đầu tư phát triển 417
8. Quỹ dự phòng tài chính 418
9. Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 419
10. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 420
11. Nguồn vốn đầu tư XDCB 421
II. Nguồn kinh phí và quỹ khác 430
179
1. Quỹ khen thưởng, phúc lợi 431
2. Nguồn kinh phí 432 V.23
3. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 433
TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN (440 = 300 + 400) 440
CÁC CHỈ TIÊU NGOÀI BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
CHỈ TIÊU Thuyết minh
Số cuối năm (3)
Số đầu năm (3)
1. Tài sản thuê ngoài 24
2. Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công
3. Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược
4. Nợ khó đòi đã xử lý
5. Ngoại tệ các loại
6. Dự toán chi sự nghiệp, dự án
Lập, ngày ... tháng ... năm ...
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Ghi chú:
(1) Những chỉ tiêu không có số liệu có thể không phải trình bày nhưng không được đánh lại số thứ tự chỉ tiêu và “Mã số“.
(2) Số liệu trong các chỉ tiêu có dấu (*) được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn (...).
(3) Đối với doanh nghiệp có kỳ kế toán năm là năm dương lịch (X) thì “Số cuối năm“ có thể ghi là “31.12.X“; “Số đầu năm“ có thể ghi là “01.01.X“.
180
Đơn vị báo cáo: ................. Mẫu số B 02 – DN
Địa chỉ:…………............... (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Năm………
CHỈ TIÊU
Mã
số
Thuyết minh
Năm
nay
Năm
trước
1 2 3 4 5
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 VI.25
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 02
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01 - 02)
10
4. Giá vốn hàng bán 11 VI.27
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10 - 11)
20
6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI.26
7. Chi phí tài chính 22 VI.28
- Trong đó: Chi phí lãi vay 23
8. Chi phí bán hàng 24
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
{30 = 20 + (21 - 22) - (24 + 25)}
30
11. Thu nhập khác 31
12. Chi phí khác 32
13. Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 40
14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
(50 = 30 + 40)
50
15. Chi phí thuế TNDN hiện hành
16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại
51
52
VI.30
VI.30
17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
(60 = 50 – 51 – 52)
60
18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu (*) 70
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
181
Đơn vị báo cáo:...................... Mẫu số B 03 – DN
Địa chỉ:…………................... (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ
(Theo phương pháp trực tiếp) (*)
Năm….
Đơn vị tính: ...........
Chỉ tiêu Mã số
Thuyết minh
Năm nay
Năm trước
1 2 3 4 5
I. Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh
1. Tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ và doanh thu khác 01
2. Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hóa và dịch vụ 02
3. Tiền chi trả cho người lao động 03
4. Tiền chi trả lãi vay 04
5. Tiền chi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp 05
6. Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh 06
7. Tiền chi khác cho hoạt động kinh doanh 07
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh 20
II. Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư
1.Tiền chi để mua sắm, xây dựng TSCĐ và các tài sản dài hạn khác
21
2.Tiền thu từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ và các tài sản dài hạn khác
22
3.Tiền chi cho vay, mua các công cụ nợ của đơn vị khác 23
4.Tiền thu hồi cho vay, bán lại các công cụ nợ của đơn vị khác
24
5.Tiền chi đầu tư góp vốn vào đơn vị khác 25
6.Tiền thu hồi đầu tư góp vốn vào đơn vị khác 26
7.Tiền thu lãi cho vay, cổ tức và lợi nhuận được chia 27
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư 30
III. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính
1.Tiền thu từ phát hành cổ phiếu, nhận vốn góp của chủ sở hữu
31
2.Tiền chi trả vốn góp cho các chủ sở hữu, mua lại cổ 32
182
phiếu của doanh nghiệp đã phát hành
3.Tiền vay ngắn hạn, dài hạn nhận được 33
4.Tiền chi trả nợ gốc vay 34
5.Tiền chi trả nợ thuê tài chính 35
6. Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu 36
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài chính 40
Lưu chuyển tiền thuần trong kỳ (50 = 20+30+40) 50
Tiền và tương đương tiền đầu kỳ 60
Ảnh hưởng của thay đổi tỷ giá hối đoái quy đổi ngoại tệ 61
Tiền và tương đương tiền cuối kỳ (70 = 50+60+61) 70 VII.34
Lập, ngày ... tháng ... năm
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đơn vị báo cáo:........... Mẫu số B 03 – DN
Địa chỉ:……………… (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ
(Theo phương pháp gián tiếp) (*)
Năm…..
Đơn vị tính: ...........
Chỉ tiêu Mã
số
Thuyết minh
Năm nay
Năm trước
1 2 3 4 5
I. Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh
1. Lợi nhuận trước thuế 01
2. Điều chỉnh cho các khoản
- Khấu hao TSCĐ 02
- Các khoản dự phòng 03
- Lãi, lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện
04
- Lãi, lỗ từ hoạt động đầu tư 05
- Chi phí lãi vay 06
3. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh trước thay đổi vốn lưu động
08
183
- Tăng, giảm các khoản phải thu 09
- Tăng, giảm hàng tồn kho 10
- Tăng, giảm các khoản phải trả (Không kể lãi vay phải trả, thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp)
11
- Tăng, giảm chi phí trả trước 12
- Tiền lãi vay đã trả 13
- Thuế thu nhập doanh nghiệp đã nộp 14
- Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh 15
- Tiền chi khác cho hoạt động kinh doanh 16
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh 20
II. Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư
1.Tiền chi để mua sắm, xây dựng TSCĐ và các tài sản dài hạn khác
21
2.Tiền thu từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ và các tài sản dài hạn khác
22
3.Tiền chi cho vay, mua các công cụ nợ của đơn vị khác
23
4.Tiền thu hồi cho vay, bán lại các công cụ nợ của đơn vị khác
24
5.Tiền chi đầu tư góp vốn vào đơn vị khác 25
6.Tiền thu hồi đầu tư góp vốn vào đơn vị khác 26
7.Tiền thu lãi cho vay, cổ tức và lợi nhuận được chia
27
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư 30
III. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính
1.Tiền thu từ phát hành cổ phiếu, nhận vốn góp của chủ sở hữu
31
2.Tiền chi trả vốn góp cho các chủ sở hữu, mua lại cổ phiếu của doanh nghiệp đã phát hành
32
3.Tiền vay ngắn hạn, dài hạn nhận được 33
4.Tiền chi trả nợ gốc vay 34
5.Tiền chi trả nợ thuê tài chính 35
6. Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu 36
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài chính 40
Lưu chuyển tiền thuần trong kỳ (50 = 50
184
20+30+40)
Tiền và tương đương tiền đầu kỳ 60
Ảnh hưởng của thay đổi tỷ giá hối đoái quy đổi ngoại tệ
61
Tiền và tương đương tiền cuối kỳ (70 = 50+60+61)
70 31
Lập, ngày ... tháng ... năm
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Ghi chú (*): Những chỉ tiêu không có số liệu có thể không phải trình bày nhưng không được đánh lại số thứ tự chỉ tiêu và “Mã số”.
Đơn vị báo cáo:................ Mẫu số B 09 – DN
Địa chỉ:................................ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢN THUYẾT MINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Năm ....(1)
I- Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp
1- Hình thức sở hữu vốn
2- Lĩnh vực kinh doanh
3- Ngành nghề kinh doanh
4- Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp trong năm tài chính có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
II- Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán
1- Kỳ kế toán năm (bắt đầu từ ngày..../..../.... kết thúc vào ngày ..../..../...).
2- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán.
III- Chuẩn mực và Chế độ kế toán áp dụng
1- Chế độ kế toán áp dụng
2- Tuyên bố về việc tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán
3- Hình thức kế toán áp dụng
185
IV- Các chính sách kế toán áp dụng
1- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền.
Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán.
2- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho;
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho;
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho;
- Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
3- Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ và bất động sản đầu tư:
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính);
- Phương pháp khấu hao TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính).
4- Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao bất động sản đầu tư
- Nguyên tắc ghi nhận bất động sản đầu tư;
- Phương pháp khấu hao bất động sản đầu tư.
5- Nguyên tắc ghi nhận các khoản đầu tư tài chính:
- Các khoản đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, vốn góp vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát;
- Các khoản đầu tư chứng khoán ngắn hạn;
- Các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn khác;
- Phương pháp lập dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn, dài hạn.
6- Nguyên tắc ghi nhận và vốn hóa các khoản chi phí đi vay:
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay;
- Tỷ lệ vốn hóa được sử dụng để xác định chi phí đi vay được vốn hóa trong kỳ;
7- Nguyên tắc ghi nhận và vốn hóa các khoản chi phí khác:
- Chi phí trả trước;
- Chi phí khác;
- Phương pháp phân bổ chi phí trả trước ;
- Phương pháp và thời gian phân bổ lợi thế thương mại.
8- Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả.
9- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả.
10- Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu:
- Nguyên tắc ghi nhận vốn đầu tư của chủ sở hữu, thặng dư vốn cổ phần, vốn khác của chủ sở hữu.
- Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch đánh giá lại tài sản.
- Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá.
- Nguyên tắc ghi nhận lợi nhuận chưa phân phối.
186
11- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu:
- Doanh thu bán hàng;
- Doanh thu cung cấp dịch vụ;
- Doanh thu hoạt động tài chính;
- Doanh thu hợp đồng xây dựng.
12. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí tài chính.
13. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại.
14- Các nghiệp vụ dự phòng rủi ro hối đoái.
15- Các nguyên tắc và phương pháp kế toán khác.
V- Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Bảng cân đối kế toán
(Đơn vị tính:......)
01- Tiền Cuối năm Đầu năm
- Tiền mặt
- Tiền gửi ngân hàng
- Tiền đang chuyển
Cộng
...
...
...
...
...
...
...
...
02- Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn:
- Chứng khoán đầu tư ngắn hạn
- Đầu tư ngắn hạn khác
- Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn
Cuối năm
...
...
...
Đầu năm
...
...
...
Cộng ... ...
03- Các khoản phải thu ngắn hạn khác Cuối năm Đầu năm
- Phải thu về cổ phần hoá
- Phải thu về cổ tức và lợi nhuận được chia
- Phải thu người lao động
- Phải thu khác
...
...
...
...
...
...
...
...
Cộng ... ...
04- Hàng tồn kho Cuối năm Đầu năm
- Hàng mua đang đi đường
- Nguyên liệu, vật liệu
- Công cụ, dụng cụ
- Chi phí SX, KD dở dang
...
...
...
...
...
...
...
...
187
- Thành phẩm
- Hàng hóa
- Hàng gửi đi bán
- Hàng hoá kho bảo thuế
- Hàng hoá bất động sản
Cộng giá gốc hàng tồn kho
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
* Giá trị ghi sổ của hàng tồn kho dùng để thế chấp, cầm cố
đảm bảo các khoản nợ phải trả:……....
* Giá trị hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong năm:.…...
* Các trường hợp hoặc sự kiện dẫn đến phải trích thêm hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:….
05- Thuế và các khoản phải thu Nhà nước Cuối năm Đầu năm
- Thuế thu nhập doanh nghiệp nộp thừa
- …………………
- Các khoản khác phải thu Nhà nước:
Cộng
...
...
...
...
...
...
...
...
06- Phải thu dài hạn nội bộ
- Cho vay dài hạn nội bộ
-...
- Phải thu dài hạn nội bộ khác
...
...
...
...
...
...
Cộng … …
07- Phải thu dài hạn khác Cuối năm Đầu năm
- Ký quỹ, ký cược dài hạn
- Các khoản tiền nhận uỷ thác
- Cho vay không có lãi
- Phải thu dài hạn khác
...
...
...
...
...
...
...
...
Cộng … …
08 - Tăng, giảm tài sản cố định hữu hình:
Khoản mục
Nhà cửa, vật
kiến trúc
Máy móc, thiết bị
Phương tiện vận tải,
truyền dẫn...
TSCĐ hữu hình
khácTổng cộng
Nguyên giá TSCĐ hữu hình
Số dư đầu năm
188
- Mua trong năm
- Đầu tư XDCB hoàn thành
- Tăng khác
- Chuyển sang bất động sản đầu tư
- Thanh lý, nhượng bán
- Giảm khác
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
Số dư cuối năm
Giá trị hao mòn lũy kế
Số dư đầu năm
- Khấu hao trong năm
- Tăng khác
- Chuyển sang bất động sản đầu tư
- Thanh lý, nhượng bán
- Giảm khác
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
Số dư cuối năm
Giá trị còn lại của TSCĐ
hữu hình
- Tại ngày đầu năm
- Tại ngày cuối năm
- Giá trị còn lại cuối năm của TSCĐ hữu hình đã dùng để thế chấp, cầm cố đảm bảo các khoản vay:
- Nguyên giá TSCĐ cuối năm đã khấu hao hết nhưng vẫn còn sử dụng:
- Nguyên giá TSCĐ cuối năm chờ thanh lý:
- Các cam kết về việc mua, bán TSCĐ hữu hình có giá trị lớn trong tương lai:
- Các thay đổi khác về TSCĐ hữu hình:
09- Tăng, giảm tài sản cố định thuê tài chính:
Khoản mục
Nhà cửa, vật kiến trúc
Máy móc, thiết
bị
Phương tiện vận
tải, truyền
dẫn
...
TSCĐ hữu hình khác
Tài sản cố
định vô
hình
Tổng cộng
Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính
Số dư đầu năm
189
- Thuê tài chính trong năm
- Mua lại TSCĐ thuê tài chính
- Tăng khác
- Trả lại TSCĐ thuê tài chính
- Giảm khác
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
Số dư cuối năm
Giá trị hao mòn lũy kế
Số dư đầu năm
- Khấu hao trong năm
- Mua lại TSCĐ thuê tài chính
- Tăng khác
- Trả lại TSCĐ thuê tài chính
- Giảm khác
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
Số dư cuối năm
Giá trị còn lại của TSCĐ thuê tài chính
- Tại ngày đầu năm
- Tại ngày cuối năm
* Tiền thuê phát sinh thêm được ghi nhận là chi phí trong năm:
* Căn cứ để xác định tiền thuê phát sinh thêm:
* Điều khoản gia hạn thuê hoặc quyền được mua tài sản:
190
10- Tăng, giảm tài sản cố định vô hình:
Khoản mục
Quyền
sử dụng đất
Quyền phát
hành
Bản quyền, bằng
sáng chế
...
TSCĐ vô
hình khác
Tổng cộng
Nguyên giá TSCĐ vô hình
Số dư đầu năm
- Mua trong năm
- Tạo ra từ nội bộ doanh nghiệp
- Tăng do hợp nhất kinh doanh
- Tăng khác
- Thanh lý, nhượng bán
- Giảm khác(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
Số dư cuối năm
Giá trị hao mòn lũy kế
Số dư đầu năm
- Khấu hao trong năm
- Tăng khác
- Thanh lý, nhượng bán
- Giảm khác
(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
Số dư cuối năm
Giá trị còn lại của TSCĐ vô hình
- Tại ngày đầu năm
- Tại ngày cuối năm
* Thuyết minh số liệu và giải trình khác:
-
-
11- Chi phí xây dựng cơ bản dở dang: Cuối năm Đầu năm
- Tổng số chi phí XDCB dở dang: ... ...
Trong đó (Những công trình lớn):
+ Công trình…………..
...
...
191
+ Công trình…………..
+…………………….…
...
...
...
...
12- Tăng, giảm bất động sản đầu tư:
Khoản mục
Số
đầu năm
Tăng
trong năm
Giảm
trong năm
Số
cuối năm
Nguyên giá bất động sản đầu tư
- Quyền sử dụng đất
- Nhà
- Nhà và quyền sử dụng đất
- Cơ sở hạ tầng
Giá trị hao mòn lũy kế
- Quyền sử dụng đất
- Nhà
- Nhà và quyền sử dụng đất
- Cơ sở hạ tầng
Giá trị còn lại của bất động sản
đầu tư
- Quyền sử dụng đất
- Nhà
- Nhà và quyền sử dụng đất
- Cơ sở hạ tầng
* Thuyết minh số liệu và giải trình khác:
-
-..............
13- Đầu tư dài hạn khác:
- Đầu tư cổ phiếu
- Đầu tư trái phiếu
- Đầu tư tín phiếu, kỳ phiếu
- Cho vay dài hạn
- Đầu tư dài hạn khác
Cuối năm
...
...
...
...
Đầu năm
...
...
...
...
Cộng ... ...
14- Chi phí trả trước dài hạn Cuối năm Đầu năm
- Chi phí trả trước về thuê hoạt động TSCĐ ... ...
192
- Chi phí thành lập doanh nghiệp
- Chi phí nghiên cứu có giá trị lớn
- Chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình
- ...
...
...
...
...
...
...
...
...
Cộng ... ...
15- Vay và nợ ngắn hạn Cuối năm Đầu năm
- Vay ngắn hạn
- Nợ dài hạn đến hạn trả
...
...
...
...
Cộng ... ...
16- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Cuối năm Đầu năm
- Thuế giá trị gia tăng
- Thuế tiêu thụ đặc biệt
- Thuế xuất, nhập khẩu
- Thuế thu nhập doanh nghiệp
- Thuế thu nhập cá nhân
- Thuế tài nguyên
- Thuế nhà đất và tiền thuê đất
- Các loại thuế khác
- Các khoản phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
Cộng ... ...
17- Chi phí phải trả Cuối năm Đầu năm
- Trích trước chi phí tiền lương trong thời gian nghỉ phép
- Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
- Chi phí trong thời gian ngừng kinh doanh
- …
...
...
...
...
...
...
Cộng ... ...
18- Các khoản phải trả, phải nộp ngắn hạn khác
Cuối năm Đầu năm
- Tài sản thừa chờ giải quyết
- Kinh phí công đoàn
- Bảo hiểm xã hội
- Bảo hiểm y tế
- Phải trả về cổ phần hoá
- Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
193
- Doanh thu chưa thực hiện
- Các khoản phải trả, phải nộp khác
Cộng
...
...
...
...
...
...
19- Phải trả dài hạn nội bộ Cuối năm Đầu năm
- Vay dài hạn nội bộ
-...
- Phải trả dài hạn nội bộ khác
Cộng
...
...
...
...
...
...
20- Vay và nợ dài hạn Cuối năm Đầu năm
a - Vay dài hạn
- Vay ngân hàng
- Vay đối tượng khác
- Trái phiếu phát hành
b - Nợ dài hạn
- Thuê tài chính
- Nợ dài hạn khác
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
Cộng ... ...
c- Các khoản nợ thuê tài chính
Năm nay Năm trước
Thời hạn Tổng khoản thanh toán
tiền thuê tài chính
Trả tiền
lãi thuê
Trả nợ
gốc
Tổng khoản thanh toán
tiền thuê tài chính
Trả tiền lãi thuê
Trả nợ
gốc
Từ 1 năm trở xuống
Trên 1 năm đến 5 năm
Trên 5 năm
21- Tài sản thuế thu nhập hoãn lại và thuế thu nhập hoãn lại phải trả
a- Tài sản thuế thu nhập hoãn lại:
Cuối năm Đầu năm
- Tài sản thuế thu nhập hoãn lại liên quan đến … …
194
khoản chênh lệch tạm thời được khấu trừ
- Tài sản thuế thu nhập hoãn lại liên quan đến
khoản lỗ tính thuế chưa sử dụng
… …
- Tài sản thuế thu nhập hoãn lại liên quan đến
khoản ưu đãi tính thuế chưa sử dụng
… …
- Khoản hoàn nhập tài sản thuế thu nhập hoãn lại
đã được ghi nhận từ các năm trước
… …
Tài sản thuế thu nhập hoãn lại … …
b- Thuế thu nhập hoãn lại phải trả Cuối năm Đầu năm
- Thuế thu nhập hoãn lại phải trả phát sinh từ các khoản chênh lệch tạm thời chịu thuế
- Khoản hoàn nhập thuế thu nhập hoãn lại phải trả đã được ghi nhận từ các năm trước
- Thuế thu nhập hoãn lại phải trả
…
…
…
…
…
…
22- Vốn chủ sở hữu
a- Bảng đối chiếu biến động của vốn chủ sở hữu
Vốn đầu tư
của chủ sở
hữu
Thặng dư vốn cổ
phần
Vốn khác của
chủ sở hữu
Cổ phiếu quỹ
Chênh lệch đánh
giá lại tài sản
Chênh lệch
tỷ giá
hối đoái...
Nguồn vốn
đầu tư XDCB
Cộng
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Số dư đầu năm trước
- Tăng vốn trong
năm trước
- Lãi trong
năm trước
- Tăng khác
- Giảm vốn trong
năm trước
- Lỗ trong năm
trước
- Giảm khác
195
Số dư cuối năm trước Số dư đầu năm nay
- Tăng vốn trong
năm nay
- Lãi trong năm nay
- Tăng khác
- Giảm vốn trong
năm nay
- Lỗ trong năm nay
- Giảm khác
Số dư cuối năm nay
b- Chi tiết vốn đầu tư của chủ sở hữu Cuối năm Đầu năm
- Vốn góp của Nhà nước
- Vốn góp của các đối tượng khác
- ...
...
...
...
...
Cộng ... ...
* Giá trị trái phiếu đã chuyển thành cổ phiếu trong năm
* Số lượng cổ phiếu quỹ:
c- Các giao dịch về vốn với các chủ sở hữu và phân phối cổ tức, chia lợi nhuận
Năm nay Năm trước
- Vốn đầu tư của chủ sở hữu
+ Vốn góp đầu năm
+ Vốn góp tăng trong năm
+ Vốn góp giảm trong năm
+ Vốn góp cuối năm
- Cổ tức, lợi nhuận đã chia
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
d- Cổ tức
- Cổ tức đã công bố sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm:
196
+ Cổ tức đã công bố trên cổ phiếu phổ thông:.................
+ Cổ tức đã công bố trên cổ phiếu ưu đãi:..................
- Cổ tức của cổ phiếu ưu đãi lũy kế chưa được ghi nhận:.......
đ- Cổ phiếu Cuối năm Đầu năm
- Số lượng cổ phiếu đăng ký phát hành
- Số lượng cổ phiếu đã bán ra công chúng
+ Cổ phiếu phổ thông
+ Cổ phiếu ưu đãi
- Số lượng cổ phiếu được mua lại
+ Cổ phiếu phổ thông
+ Cổ phiếu ưu đãi
- Số lượng cổ phiếu đang lưu hành
+ Cổ phiếu phổ thông
+ Cổ phiếu ưu đãi
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
* Mệnh giá cổ phiếu đang lưu hành :..............................
e- Các quỹ của doanh nghiệp:
- Quỹ đầu tư phát triển
- Quỹ dự phòng tài chính
- Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu
* Mục đích trích lập và sử dụng các quỹ của doanh nghiệp
g- Thu nhập và chi phí, lãi hoặc lỗ được ghi nhận trực tiếp vào Vốn chủ sở hữu theo qui định của các chuẩn mực kế toán cụ thể.
-
-
23- Nguồn kinh phí Năm nay Năm trước
- Nguồn kinh phí được cấp trong năm ... ...
- Chi sự nghiệp (...) (...)
- Nguồn kinh phí còn lại cuối năm ... ...
24- Tài sản thuê ngoài Cuối năm Đầu năm
(1)- Giá trị tài sản thuê ngoài
197
- TSCĐ thuê ngoài
- Tài sản khác thuê ngoài
(2)- Tổng số tiền thuê tối thiểu trong tương lai của hợp đồng thuê hoạt động tài sản không hủy ngang theo các thời hạn
- Từ 1 năm trở xuống
- Trên 1 năm đến 5 năm
- Trên 5 năm
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
VI- Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Đơn vị tính:.............)
Năm nay Năm trước
25- Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Mã số 01)
Trong đó:
- Doanh thu bán hàng
- Doanh thu cung cấp dịch vụ
...
...
...
...
...
...
- Doanh thu hợp đồng xây dựng (Đối với doanh nghiệp có hoạt động xây lắp)
+ Doanh thu của hợp đồng xây dựng được ghi nhận trong kỳ;
+ Tổng doanh thu luỹ kế của hợp đồng xây dựng được ghi nhận đến thời điểm lập báo cáo tài chính;
...
...
...
...
26- Các khoản giảm trừ doanh thu (Mã số 02)
Trong đó:
- Chiết khấu thương mại
- Giảm giá hàng bán
- Hàng bán bị trả lại
- Thuế GTGT phải nộp (phương pháp trực tiếp)
- Thuế tiêu thụ đặc biệt
- Thuế xuất khẩu
27- Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (Mã số 10)
Trong đó:
- Doanh thu thuần trao đổi sản phẩm, hàng hóa
- Doanh thu thuần trao đổi dịch vụ
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
198
28- Giá vốn hàng bán (Mã số 11) Năm nay Năm trước
- Giá vốn của hàng hóa đã bán
- Giá vốn của thành phẩm đã bán
- Giá vốn của dịch vụ đã cung cấp
- Giá trị còn lại, chi phí nhượng bán, thanh lý của
BĐS đầu tư đã bán
- Chi phí kinh doanh Bất động sản đầu tư
- Hao hụt, mất mát hàng tồn kho
- Các khoản chi phí vượt mức bình thường
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
...
...
...
...
...
...
(...)
...
...
...
...
...
...
...
...
(...)
...
...
Cộng ... ...
29- Doanh thu hoạt động tài chính(Mã số 21) Năm nay Năm trước
- Lãi tiền gửi, tiền cho vay
- Lãi đầu tư trái phiếu, kỳ phiếu, tín phiếu
- Cổ tức, lợi nhuận được chia
- Lãi bán ngoại tệ
- Lãi chênh lệch tỷ giá đã thực hiện
-Lãi chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện
-Lãi bán hàng trả chậm
-Doanh thu hoạt động tài chính khác
Cộng
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
30- Chi phí tài chính (Mã số 22) Năm nay Năm trước
- Lãi tiền vay
- Chiết khấu thanh toán, lãi bán hàng trả chậm
- Lỗ do thanh lý các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn
- Lỗ bán ngoại tệ
- Lỗ chênh lệch tỷ giá đã thực hiện
- Lỗ chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện
- Dự phòng giảm giá các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn
- Chi phí tài chính khác
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
Cộng ... ...
31- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành (Mã số 51) Năm nay Năm trước
199
- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp tính trên thu nhập chịu thuế năm hiện hành
… …
- Điều chỉnh chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp của các năm trước vào chi phí thuế thu nhập hiện hành năm nay
… …
- Tổng chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành … …
32- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại (Mã số 52) Năm nay Năm trước
- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phát sinh từ các khoản chênh lệch tạm thời phải chịu thuế
… …
- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phát sinh từ việc hoàn nhập tài sản thuế thu nhập hoãn lại
… …
- Thu nhập thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phát sinh từ các khoản chênh lệch tạm thời được khấu trừ
(…) (…)
- Thu nhập thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phát sinh từ các khoản lỗ tính thuế và ưu đãi thuế chưa sử dụng
(…) (…)
- Thu nhập thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phát sinh từ việc hoàn nhập thuế thu nhập hoãn lại phải trả
(…) (…)
- Tổng chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại … …
33- Chi phí sản xuất, kinh doanh theo yếu tố Năm nay Năm trước
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu
- Chi phí nhân công
- Chi phí khấu hao tài sản cố định
- Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi phí khác bằng tiền
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
Cộng ... ...
VII- Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Đơn vị tính:……………..)
34- Các giao dịch không bằng tiền ảnh hưởng đến báo cáo lưu chuyển
tiền tệ và các khoản tiền do doanh nghiệp nắm giữ nhưng không được sử dụng
Năm nay Năm trước
a- Mua tài sản bằng cách nhận các khoản nợ liên quan trực tiếp hoặc thông qua nghiệp vụ cho thuê tài chính:
- Mua doanh nghiệp thông qua phát hành cổ phiếu:
- Chuyển nợ thành vốn chủ sở hữu:…
…
…
…
b- Mua và thanh lý công ty con hoặc đơn vị kinh doanh khác trong kỳ báo cáo.
200
- Tổng giá trị mua hoặc thanh lý;
- Phần giá trị mua hoặc thanh lý được thanh toán bằng tiền và các khoản tương đương tiền;
- Số tiền và các khoản tương đương tiền thực có trong công ty con hoặc đơn vị kinh doanh khác được mua hoặc thanh lý;
- Phần giá trị tài sản (Tổng hợp theo từng loại tài sản) và nợ phải trả không phải là tiền và các khoản tương đương tiền trong công ty con hoặc đơn vị kinh doanh khác được mua hoặc thanh lý trong kỳ.
…
…
…
…
…
…
…
…
c- Trình bày giá trị và lý do của các khoản tiền và tương đương tiền lớn do doanh nghiệp nắm giữ nhưng không được sử dụng do có sự hạn chế của pháp luật hoặc các ràng buộc khác mà doanh nghiệp phải thực hiện.
VIII- Những thông tin khác
1- Những khoản nợ tiềm tàng, khoản cam kết và những thông tin tài chính khác: ……………
2- Những sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm: ………...................................
3- Thông tin về các bên liên quan:……………………………………………………..............
4- Trình bày tài sản, doanh thu, kết quả kinh doanh theo bộ phận (theo lĩnh vực kinh doanh hoặc khu vực địa lý) theo quy định của Chuẩn mực kế toán số 28 “Báo cáo bộ phận”(2):. ………………...…
5- Thông tin so sánh (những thay đổi về thông tin trong báo cáo tài chính của các niên độ kế toán trước): ………………………………………………………………..............................................
6- Thông tin về hoạt động liên tục:…………… ………. ..… ……………………………............
7- Những thông tin khác. (3) ...........................................................................................................
Lập, ngày ... tháng ... năm ...
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Ghi chú:
(1) Những chỉ tiêu không có thông tin, số liệu thì không phải trình bày nhưng không được đánh lại số thứ tự chỉ tiêu.
(2) Chỉ áp dụng cho công ty niêm yết.
(3) Doanh nghiệp được trình bày thêm các thông tin khác xét thấy cần thiết cho người sử dụng báo cáo tài chính.
201
Mẫu biểu báo cáo tài chính giữa niên độ (dạng đầy đủ)
Đơn vị báo cáo:………….... Mẫu số B 01a – DN
Địa chỉ:……………………. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN GIỮA NIÊN ĐỘ
(Dạng đầy đủ)
Quý.... năm ...
Tại ngày... tháng... năm...
Đơn vị tính:.............
TÀI SẢN Mã
số
Thuyết minh
Số
cuối quý
Số
đầu năm
1 2 3 4 5
a - TÀI SẢN NGẮN HẠN (100)=110+120+130+140+150
100
I. Tiền và các khoản tương đương tiền 110
1.Tiền 111
... (*)
Ghi chú:(*) Nội dung các chỉ tiêu và mã số trên báo cáo này tương tự như các chỉ tiêu của Bảng cân đối kế toán năm - Mẫu số B01-DN.
Lập, ngày ... tháng ... năm ...
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
202
Đơn vị báo cáo: ................. Mẫu số B 02a – DN
Địa chỉ:…………............... (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH GIỮA NIÊN ĐỘ
(Dạng đầy đủ)
Quý ...năm...
Đơn vị tính:............
CHỈ TIÊU
Mã
số
Thuyết
minh
Quý.....
Luỹ kế từ đầu năm đến cuối quý này
Năm nay
Năm trước
Năm nay Năm trước
1 2 3 4 5 6 7
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
... (*)
Ghi chú: (*) Nội dung các chỉ tiêu và mã số trên báo cáo này tương tự như các chỉ tiêu của Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm - Mẫu số B02 – DN.
Lập, ngày ... tháng ... năm ...
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đơn vị báo cáo: ................. Mẫu số B 03a – DN
Địa chỉ:…………............... (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ GIỮA NIÊN ĐỘ
(Dạng đầy đủ)
(Theo phương pháp trực tiếp)
Quý…..năm…. Đ ơn vị tính: ...........
Chỉ tiêu Mã
số
Thuyết
minh
Luỹ kế từ đầu năm
đến cuối quí này
Năm nay
Năm trước
1 2 3 4 5
I. Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh
203
1. Tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ và doanh thu khác
01
2. Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hóa và dịch vụ
02
…(*)
Lập, ngày ... tháng ... năm ...
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đơn vị báo cáo: ........ Mẫu số B 03a – DN
Địa chỉ:………...... (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ GIỮA NIÊN ĐỘ
(Dạng đầy đủ)
(Theo phương pháp gián tiếp)
Quý…..năm…..
Đơn vị tính: ...........
Chỉ tiêu
Mã Thuyết
Luỹ kế từ đầu năm
đến cuối quí này
số minh Năm nay Năm trước
1 2 3 4 5
I. Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh
1. Lợi nhuận trước thuế 01
2. Điều chỉnh cho các khoản
- Khấu hao TSCĐ 02
… (*)
Ghi chú: (*) Nội dung các chỉ tiêu và mã số của báo cáo này như các chỉ tiêu của Báo cáo lưu chuyển tiền tệ năm - Mẫu B03 –DN
Lập, ngày ... tháng ... năm
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đơn vị báo cáo: ................ Mẫu số B 09a - DN
204
Địa chỉ: .............................. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢN THUYẾT MINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH CHỌN LỌC
Quý ... năm ...
I. Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp
1. Hình thức sở hữu vốn.
2. Lĩnh vực kinh doanh.
3. Ngành nghề kinh doanh.
4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ kế toán có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
II. Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán
1. Kỳ kế toán năm (bắt đầu từ ngày .../.../... kết thúc vào ngày .../.../...).
2. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán.
III. Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng
1. Chế độ kế toán áp dụng.
2. Tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán
3. Hình thức kế toán áp dụng.
IV. Các chính sách kế toán áp dụng
Doanh nghiệp phải công bố việc lập báo cáo tài chính giữa niên độ và báo cáo tài chính năm gần nhất là cùng áp dụng các chính sách kế toán như nhau. Trường hợp có thay đổi thì phải mô tả sự thay đổi và nêu rõ ảnh hưởng của những thay đổi đó.
VI. Các sự kiện hoặc giao dịch trọng yếu trong kỳ kế toán giữa niên độ
1. Giải thích về tính thời vụ hoặc tính chu kỳ của các hoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán giữa niên độ.
2. Trình bày tính chất và giá trị của các khoản mục ảnh hưởng đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, thu nhập thuần, hoặc các luồng tiền được coi là yếu tố không bình thường do tính chất, quy mô hoặc tác động của chúng.
3. Trình bày những biến động trong nguồn vốn chủ sở hữu và giá trị luỹ kế tính đến ngày lập báo cáo tài chính giữa niên độ, cũng như phần thuyết minh tương ứng mang tính so sánh của cùng kỳ kế toán trên của niên độ trước gần nhất.
4. Tính chất và giá trị của những thay đổi trong các ước tính kế toán đã được báo cáo trong báo cáo giữa niên độ trước của niên độ kế toán hiện tại hoặc những thay đổi trong các ước tính kế toán đã được báo cáo trong các niên độ trước, nếu những thay đổi này có ảnh hưởng trọng yếu đến kỳ kế toán giữa niên độ hiện tại.
205
5. Trình bày việc phát hành, mua lại và hoàn trả các chứng khoán nợ và chứng khoán vốn.
6. Cổ tức đã trả (tổng số hay trên mỗi cổ phần) của cổ phiếu phổ thông và cổ phiếu ưu đãi (áp dụng cho công ty cổ phần).
7. Trình bày doanh thu và kết quả kinh doanh bộ phận theo lĩnh vực kinh doanh hoặc khu vực địa lý dựa trên cơ sở phân chia của báo cáo bộ phận (Áp dụng cho công ty niêm yết).
8. Trình bày những sự kiện trọng yếu phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán giữa niên độ chưa được phản ánh trong báo cáo tài chính giữa niên độ đó.
9. Trình bày những thay đổi trong các khoản nợ tiềm tàng hoặc tài sản tiềm tàng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm gần nhất.
10. Các thông tin khác.
Lập, ngày ... tháng ... năm ...
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
206
CÂU HỎI ÔN TẬP1. Quá trình cung cấp? Các nghiệp vụ chủ yếu của quá trình cung cấp? Quá trình
mua hàng? 2. Tổ chức hạch toán chi tiết, tổng hợp quá trình cung cấp bao gồm nội dung gì? Các bước thực hiện?
Nguyên tắc cơ bản? Nội dung, trình tự tổ chức hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán trong quá trình mua hàng?
3.Tổ chức hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng (vật tư, hàng hóa, dịch vụ) theo các hình thức sổ: Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chung và Nhật ký chứng từ? 4.Quá trình sản xuất kinh doanh? Các nghiệp vụ chủ yếu của quá trình sản xuất?
5.Cơ sở để tổ chức hạch toán nghiệp vụ của quá trình sản xuất là gì? 6.Việc xác định đúng đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và lựa chọn đúng phương pháp hạch toán chi phí có chi phối gì tới tổ chức hạch toán chi phí sản xuất? Nếu mối quan hệ đó thể hiện trong tổ chức hạch toán chi phí? 7.Mối quan hệ giữa tổ chức hạch toán chi phí sản xuất với việc lựa chọn phương pháp tính giá thành sản phẩm? 8.Sự khác nhau và trùng nhau về đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành có chi phối tới sự lựa chọn phương pháp tính giá thành sản phẩm hàng hóa không? 9.Vì sao mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn phương pháp hạch toán chi phí sản xuất, phương pháp trị giá sản phẩm dở dang và phương pháp tính giá thành cho đơn vị? 10.Nội dung, trình tự tổ chức hạch toán chi tiết chi phí sản xuất theo: sản phẩm, giai đoạn công nghệ, theo nhóm các loại sản phẩm, đơn đặt hàng theo phân xưởng (tổ, đội,…) 11.Hệ thống phương pháp giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ? (Điều kiện, cách tính, ưu nhược điểm) 12.Hệ thống phương pháp tính giá thành sản phẩm? (Điều kiện, cách tính, ưu nhược điểm) Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp sản xuất theo hình thức sổ: Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chung và Nhật ký chứng từ.
6. Quá trình bán hàng (tiêu thụ)? Các nghiệp vụ của quá trình tiêu thụ?7. Nghiệp vụ nhập, xuất sản phẩm, hàng hóa và nội dung tổ chức hạch toán chi
tiết, tổng hợp (Đánh giá vốn, tổ chức chứng từ kế toán cho nghiệp vụ, lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết và tổ chức hạch toán chi tiết, tổ chức hạch toán trên sổ tổng hợp của các hình thức sổ?)
207
8. Nội dung và trình tự tổ chức hạch toán chi tiết, tổng hợp doanh thu bán hàng?
9. Nội dung và trình tự tổ chức hạch toán các loại chi phí bán hàng và quản lý (chi tiết, tổng hợp trên hệ thống chứng từ, sổ kế toán)?
10.Xác định kết quả? Nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh? Và tổ chức hạch toán chi tiết, tổng hợp các nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh?
11.Căn cứ, nguyên tắc và nội dung hạch toán chi tiết, tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người mua hàng trong quá trình tiêu thụ?
12.Khối lượng công tác hạch toán chi tiết với khách hàng mua hàng và nhà cung cấp phụ thuộc vào cách thức tổ chức hạch toán có đúng không? Danh mục đối tượng thanh toán mà mật độ giao dịch có phải là nhân tố cơ bản chi phối không? Vì sao?
208
CHƯƠNG 7:
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
I. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp
1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là một vấn đề có ý nghĩa rất lớn, nhằm đảm bảo vai trò, chức năng nhiệm vụ của kế toán.
Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm các vấn đề: xác định số lượng nhân viên kế toán, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán, mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán: quan hệ giữa phòng kế toán và các phòng ban khác trong doanh nghiệp… thông qua sự vận dụng những quy định chung về hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu, hệ thống tài khoản kế toán và hình thức kế toán đã lựa chọn phù hợp với đặc điểm sản xuất doanh nghiệp và trình độ quản lý của đơn vị.
Khi tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo những nguyên tắc sau:
- Tổ chức bộ máy kế toán - thống kê một cấp, tức là mỗi doanh nghiệp độc lập đứng đầu là kế toán trưởng. Trường hợp dưới đơn vị kinh tế độc lập có các bộ phận có tổ chức kế toán thì những đơn vị này được gọi là đơn vị kế toán phụ thuộc.
- Bảo đảm sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung công tác kế toán, thống kê và hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật của kế toán trưởng về những vấn đề có liên quan đến kế toán hay thông tin kinh tế.
- Gọn, nhẹ, hợp lý theo chuyên môn hoá, đúng năng lực.
- Phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị.
2.Nhiệm vụ của bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán ở đơn vị kinh tế độc lập thường được tổ chức thành phòng kế toán (hay phòng kế toán - thống kê : kế toán tài vụ) có những nhiệm vụ sau:
- Tiến hành công tác kế toán theo quy định của Nhà nước.
- Lập các báo cáo kế toán thống kê theo quy định và kiểm tra sự chính xác của các báo cáo do phòng ban khác lập.
- Giúp giám đốc hướng dẫn, chỉ đạo các phòng ban và các bộ phận trực thuộc thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ, phương pháp.
- Giúp giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế và quyết toán với cấp trên.
209
- Giúp giám đốc phổ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi doanh nghiệp.
- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp và cho các cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.
3.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của các doanh nghiệp thường gồm các bộ phận (tổ, nhóm hoặc cá nhân chuyên trách) sau đây:
- Bộ phận kế toán lao động và tiền lương.
- Bộ phận kế toán vật liệu và tài sản cố định.
- Bộ phận kế toán xây dựng cư bản.
- Bộ phận kế toán tổng hợp.
Đối với các đơn vị tổ chức phân xưởng hoặc tương đương phân xưởng như đội, ngành sản xuất… thì phải bố trí nhân viên hạch toán phân xưởng. Các nhân viên này thuộc biên chế phòng kế toán - thống kê của doanh nghiệp được phân công chuyên trách công tác kế toán thống kê ở phân xưởng.
Nhiệm vụ của các bộ phận kế toán như sau
*Bộ phận kế toán lao động và tiền lương
-Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số lượng về số lượng số lượng lao động thời gian lao động và kết quả lao động: tính, bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp, phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội vào các đối sử dụng lao động.
- Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán phân xưởng, các phòng ban trực thuộc đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động và tiền lương, mở sổ sách cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động tiền lương đúng chế độ, phương pháp.
- Lập báo cáo về lao động tiền lương.
- Phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, quỹ tiền lương, năng suất lao động.
*Bộ phận kế toán vật liệu và tài sản cố định.
Tổ chức ghi chép, phản ảnh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển, nhập xuất và tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế của vật liệu thu mua và kiểm tra tình hình thực tế kế hoạch về cung ứng vật liệu về số lượng, chất lượng mặt hàng.
- Hướng dẫn kiểm tra các phân xưởng các kho và các phòng ban thực hiện các chứng từ ghi chép ban đầu về vật liệu, mở sổ sách cần thiết và hạch toán vật liệu đúng chế độ, phương pháp.
210
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, các định mức dự trữ tiêu hao, phát triển và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thiếu thừa, ứ đọng, kém mất phẩm chất, xác định số lượng và giá trị vật liệu tiêu hao và phân bố chính xác chi phí này cho các đối tượng sử dụng.
- Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá vật liệu về số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ, kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng sử dụng tài sản cố định.
- Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa lớn, phản ánh tình hình thanh lý, nhượng bán TSCĐ.
- Hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về TSCĐ, mở các sổ sách cần thiết và hạch toán TSCĐ đúng chế độ, phương pháp.
- Tham gia kiểm kê và đánh giá TSCĐ theo quy định của Nhà nước, lập các báo cáo về TSCĐ, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động bảo quản và sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả kế toán của TSCĐ.
* Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản phẩm, vận dụng các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá thành phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của doanh nghiệp.
- Tổ chức ghi chép, phản ảnh, tổng hợp chi phí sản xuất theo từng gíi đoạn sản xuất, từng phân xưởng theo yếu tố chi phí, khoản mục giá thành theo sản phẩm và công việc.
- Tham gia vào việc xây dựng chỉ tiêu kế hoạch nội bộ và việc giao chỉ tiêu đó cho phân xưởng của bộ phận có liên quan.
- Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm, công việc hoàn thành, tổng hợp kế hoạch kế toán của các phân xưởng, tổ sản xuất kiểm tra việc thực hiện dự toán chi phí sản xuất và kế hoạch giá thành sản phẩm.
- Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận có liên quan, tính toán, phân loại các chi phí nhằm phục vụ việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành được nhanh chóng, khoa học.
- Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát triển mọi khả năng tiềm năng để phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm.
*Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản
Tổ chức ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình vay, cấp phát, sử dụng, thanh toán, quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng.
211
- Tính toán chi phí xây dựng mua sắm tài sản cố định.
- Kiểm tra việc chấp hành dự toán chi phí, kế hoạch giá thµnh x©y lắp, tiến độ và chất lượng công trình.
- Lập báo cáo về đầu tư xây dựng cơ bản.
- Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch và hiệu quả vốn đầu tư.
*Bộ phận kế toán tổng hợp
- Tổ chức ghi chép, phản ảnh, tổng hợp số liệu về nhập, xuất tiêu thụ thành phẩm, về các loại vốn, các loại quỹ của doanh nghiệp xác định kết quả lãi lỗ, các khoản thanh toán với ngân sách Nhà nước, với ngân hàng, với khách hàng và nội bộ doanh nghiệp.
- Ghi chép sổ Cái, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo thuộc phần việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các bộ phận của các bộ phận kể trên, kể cả báo cáo điều tra, ước tính. Kiểm tra lại chính xác, trung thực của các báo cáo doanh nghiệp trước khi giám đốc ký duyệt.
- Tổ chức công tác thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và phân tích hoạt động kinh tế. Hướng dẫn các phòng ban, phân xưởng áp dụng các chế độ ghi chép ban đầu. Giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình giám đốc ban hành áp dụng trong doanh nghiệp như: quy định việc luân chuyển chứng từ, phân công lập báo cáo, quan hệ cung cấp số liệu giữa các phòng ban.
- Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế - tài chính trong doanh nghiệp, kiến nghị các biện pháp xử lý những trường hợp vi phạm.
- Giúp kế toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.
- Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán – thống kê, thông tin kinh tế và cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan kể cả cho bên ngoài.
*Nhân viên hạch toán phân xưởng
Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng, nhân viên hạch toán phân xưởng có nhiệm vụ:
- Ghi chép, thu nhập, tổng hợp về tình hình sử dụng lao động, vật tư thiết bị máy móc, số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm trong phạm vi phân xưởng (tuỳ tình hình cụ thể được giao tính lương, chi phí sản xuất, giá thành của phân xưởng) để phục vụ việc chỉ đạo sản xuất của quản đốc phân xưởng, tổ trưởng sản xuất và phục vụ sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất, tập trung công tác kế toán thống kê của kế toán trưởng.
212
- Tham gia kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang và các cuộc điều tra có liên quan.
- Cung cấp các tài liệu thuộc về việc phần mình phụ trách cho quản đốc phân xưởng, tổ trưởng sản xuất, cho phòng kế toán doanh nghiệp và các phòng ban có liên quan.
- Định kỳ lập báo cáo cho quản đốc phân xưởng về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và kết quả hạch toán kinh tế nội bộ của phân xưởng.
Đối với công tác xây dựng cơ bản, nếu khối lượng vốn đầu tư xây dựng cơ bản không lớn, công việc không thường xuyên thì không tổ chức bộ phận kế toán xây dựng cơ bản riêng mà do bộ phận tổng hợp kiểm nhiệm.
Đối với công tác tài chính, nếu doanh nghiệp chưa có điều kiện tổ chức thành phòng tài chính riêng thì tổ chức một bộ phận tài chính trong phòng kế toán thống kê do một phó phòng hoặc một cán bộ phụ trách. Bộ phận này có nhiệm vụ sau:
+ Lập dự thảo kế hoạch tài chính đồng thời và thống nhất với kế hoạch sản xuất, kỹ thuật của doanh nghiệp.
+ Trên cơ sở kế hoạch đã được duyệt và trong phạm vi chế độ cho phép tuỳ theo tính chất của mỗi hoạt động kinh tế mà huy động nguồn thích hợp, sử dụng vốn hợp lý và tiết kiệm, bảo đảm cho các hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện với hiệu quả kinh tế cao.
+ Tổ chức thanh toán kịp thời, đầy đủ, đúng chế độ chính sách các khoản phải thanh toán của doanh nghiệp.
+ Thường xuyên tiến hành kiểm tra tài chính đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, định kỳ phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp.
+ Tham gia xây dựng các hợp động kinh tế với khách hàng đặc biệt là việc quy định các điều kiện tài chính của hợp đồng.
4. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Có ba hình thức tổ chức bộ máy kế toán : Tập trung, phân tán, vừa tập trung vừa phân tán..
4.1.Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung.
213
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẬP TRUNG
Hình thức này thường được áp dụng ở những đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định, có khả năng đảm bảo việc luân chuyển chứng từ ở các bộ phận sản xuất kinh doanh lên doanh nghiệp được nhanh chóng kịp thời.
Theo hình thức này tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo, thông tin kinh tế đều được thực hiện tập trung ở phòng kế toán - thống kê của doanh nghiệp. Các bộ phận trực thuộc chỉ tổ chức khâu ghi chép ban đầu cần thiết cho sự chỉ đạo của người phụ trách đơn vị trực thuộc và cho doanh nghiệp.
Hình thức này có ưu điểm là đảm bảo sự tập trung, thống nhát và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp doanh nghiệp kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên môn hoá cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các biện pháp tinh toán hiện đại có hiệu quả nhưng có nhược điểm là không cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc trong nội bộ doanh nghiệp.
4.2.Hình thức tổ chức kế toán phân tán
Đối với những đơn vị mà quy mô sản xuất kinh doanh lớn, có nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động của các đơn vị này lại xa trung tâm chỉ huy, trong trường hợp này, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công việc sản xuất kinh doanh ở cơ sở, mặt khác bảo đảm được việc cập nhật sổ sách kế toán trong toàn doanh nghiệp, sự cần thiết khách quan là tại các đơn vị sản xuất kinh doanh cấp dưới của doanh nghiệp phải hình thành tổ chức kế toán hay nói cách khác người lãnh đạo doanh nghiệp phải phân cấp việc hạch toán kế toán cho các đơn vị sản xuất kinh doanh phụ thuộc. Tức là chứng từ kế toán phát sinh tại cơ sở nào, cơ sở
Phßng kÕ to¸n
Chøng tõ kÕ to¸n c¸c ph©n x ëng tæ ®éi s¶n
xuÊt
Chøng tõ kÕ to¸n c¸c quÇy hµng, cöa hµng,
®¹i lý
Chøng tõ kÕ to¸n c¸c kho
hµng, tr¹i tr¹m
Chøng tõ kÕ to¸n c¸c bé
phËn kü thuËt nghiÖp
vô kh¸c
214
đó tự hạch toán không phải gởi chứng từ về phòng kế toán doanh nghiệp như những đơn vị chưa được phân cấp hạch toán kế toán.
SƠ ĐỒ KẾ TOÁN PHÂN TÁN
Quan hệ giữa phòng kế toán cấp trên với bộ phận kế toán ở đơn vị sản xuất kinh doanh phụ thuộc là quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ là tiếp nhận thông tin thông qua chế độ báo cáo kế toán thống kê đó đơn vị quy định. Tuỳ theo điều kiện cụ thể, doanh nghiệp có thể giao vốn (vốn cố định, vốn lưu động) cho đơn vị phụ thuộc mở tài khoản tiền gởi ngân hàng phục vụ cho công việc sản xuất kinh doanh của đơn vị. Như vậy công việc ở phòng kế toán doanh nghiệp chủ yếu là tổng hợp, kiểm tra báo cáo ở các đơn vị phụ thuộc gởi lên và chỉ trực tiếp thanh toán, hạch toán những chứng từ kế toán của những đơn vị trực thuộc không có tổ chức hạch toán kế toán.
Hình thức này có ưu điểm là tạo điều kiện cho các đơn vị phụ thuộc nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh một cách chính xác, kịp thời nhưng nhược điểm lực lượng nhân viên kế toán trong bộ máy lớn.
4.3. Hình thức tổ chức kế toán tập trung, vừa phân tán
Đây là hình thức kết hợp đặc điểm của hai hình thức trên. Tổ chức kế toán thì tập trung tại phòng kế toán của đơn vị. Các đơn vị cơ sở trong nội bộ doanh nghiệp thì ngoài việc ghi chép ban đầu còn được giao thêm một số phần việc khác, thí dụ: hạch toán chi phí tiền lương, chi phí quản lý… phát sinh tại đơn vị. Mức độ phân tán này phụ thuộc vào mức độ phân cấp quản lý, trình độ hạch toán kinh tế của doanh nghiệp.
II. Kế toán trưởng
Kế toán trưởng là một chức danh nghề nghiệp có trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất đạo đức tốt và có năng lực tổ chức công tác kế toán trong phạm vi đảm nhiệm.
Chøng tõ kÕ to¸n c¸c ®¬n vÞ kh«ng tæ kÕ to¸n riªng
Phßng kÕ to¸n
B¸o c¸o kÕ to¸n c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc
cã tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n ®éc lËp
215
Theo quy định của Nhà nước trong điều kiện kế toán trưởng thì kế toán trưởng các doanh nghiệp có vị trí, trách nhiệm và quyền hạn như sau:
1.Vị trí kế toán trưởng
Kế toán trưởng là người giúp đỡ thủ trưởng đơn vị tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo cơ chế quản lý mới đồng thời đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế tài chính của Nhà nước tại đơn vị.
- Kế toán trưởng phải chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra về mặt nghiệp vụ chuyên môn của kế toán trưởng cấp trên và của cơ quan tài chính, thống kê cung cấp.
- Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, chuyển công tác, thi hành kỹ luật kế toán trưởng do giám đốc đề nghị và do cấp có thẩm quyền bổ nhiệm giám đốc đơn vị quyết định, sau khi thoả thuận với kế toán trưởng cấp trên và cơ quan tài chính cung cấp
- Những người được bổ nhiệm giữ chức vụ kế toán trưởng phải có đầy đủ những tiêu chuẩn sau:
+ Có phẩm chất đạo đức, liêm khiết, trung thực, có ý thức chấp hành và đấu tranh bảo vệ các nguyên tắc chính sách, chế độ kinh tế, tài chính và pháp luật Nhà nước.
+ Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ kế toán và đã qua thời gian công tác thực tế về kế toán theo quy định của bộ tài chính.
+ Đã qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng theo chương trình của bộ tài chính và được cấp giấy chứng nhận.
Tuyệt đối không được bổ nhiệm làm kế toán trưởng đôi với những người đã phạm kỷ luật tham ô, xâm phạm tài sản xã hội chủ nghĩa và vi phạm các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính.
2.Trách nhiệm của kế toán trưởng
Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng cấp trên về công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình và cụ thể:
- Về nghiệp vụ chuyên môn kế toán trưởng có trách nhiệm:
+ Tổ chức công tác kế toán thống kê và bộ máy kế toán thống kê trong doanh nghiệp một cách hợp lý, khoa học.
+ Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
216
+ Tính toán và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách nhà nước, các khoản nộp cấp trên, các quỹ để lại doanh nghiệp và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản nợ phải trả.
+ Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ, chuẩn bị đầy đủ và kịp thời các tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát, hao mòn, hư hỏng, các vụ tham ô và các trường hợp xâm phạm tài sản, đồng thời đề xuất các biện pháp giải quyết xử lý.
+ Lập đầy đủ và gởi đúng hạn các báo cáo kế toán thống kê theo chế độ quy định.
+ Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp và trong các đơn vị trực thuộc.
+ Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính kế toán thuộc bí mật Nhà nước.
+ Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán trong đơn vị.
- Về vai trò kiểm soát viên kế toán trưỏng có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát:
+ Việc chấp hành chế độ quản ký và kỷ luật lao động, tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp và các chính sách chế độ đối với người lao động.
+ Việc thực hiện kế hoạch sản xuất - kỹ thuật -tài chính, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, các dự toán chi phí sán xuất kinh doanh, các định mức kinh tế kỹ thuật.
+ Việc chấp hành chính sách kinh tế, tài chính,các định mức chỉ tiêu và kỹ thuật tài chính của nhà nước, việc thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt, vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế.
+ Việc tiến hành các cuộc kiểm tra tài sản và theo đúng chủ trương và chế độ quy định.
+ Việc giải quyết và xử lý các khoản thiếu hụt, mất mát, hư hỏng, các khoản nợ không đòi được và các khoản thiệt hại khác.
Mặt khác, kế toán trưởng phải có trách nhiệm giúp thủ trưởng đơn vị tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh, nghiên cứu cải tiến quản lý kinh doanh… và củng cố, hoàn thiện chế độ hạch toán kinh tế theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý.
3. Quyền hạn của kế toán trưởng
Kế toán trưởng có những quyền hạn sau :
- Phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán tại dơn vị đang làm việc ở bất cứ bộ phận nào.
217
- Có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp chuyển đầy đủ kịp thời những tài liệu cần thiết cho công việc kế toán và kiểm tra của kế toán trưởng. mọi người, mọi bộ phận trong doanh nghiệp và các đơn vị cấp dưới phải tuân thủ những điều hướng dẫn và chịu sự kiểm tra của kế toán trưởng. Những người có nhiệm vụ lập, ký duyệt và gởi các tài liệu, chứng từ có liên quan đến công tác kế toán phải chịu trách nhiệm về những sai sót không xác thực, không rõ ràng, không hợp lệ, không đúng thời hạn quy định làm ảnh hưởng đến công việc kế toán, kiểm soát của kế toán trưởng.
- Các báo cáo kế toán thống kê, các hợp đồng kinh tế, các chứng từ tín dụng, các tài liệu liên quan đến việc thanh toán, trả lương, thu chi tiền mặt… đều phải có chữ ký của kế toán trưởng mới có giá trị pháp lý.
- Khi phát hiện những hành của bất cứ người nào trong đơn vị vi phạm những luật lệ và thể lệ đã quy định thì tuỳ trường kế toán trưởng có quyền báo cáo cho giám đốc doanh nghiệp hoặc thủ trưởng đơn vị cấp trên trực tiếp hoặc báo cho thanh tra Nhà nước hay viện kiểm sát.
- Kế toán trưởng không được ký các báo cáo, chứng từ, tài liệu không phù hợp bởi luật lệ của nhà nước và chỉ thị cấp trên. trường hợp giám đốc ra lệnh (bằng miệng hoặc bằng giấy) thực hiện một việc bị pháp luật nghiêm cấm (như sửa chữa, giả mạo giấy tờ tham ô tài sản của nhà nước…) thì kế toán trưởng có quyền từ chối đồng thời phải báo ngay bằng văn bản cho thủ trưởng, kế toán trưởng cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp. kế toán trưởng nào không thực hiện đúng những quy định trªn phải chịu trách nhiệm như người thủ trưởng đã ra lệnh.
- Ngươì nào có hành vi cản trở việc thực hiện trách nhiệm về quyền hạn của kế toán trưởng theo diều lệ đã quy định làm tổn hại tài sản của Nhà nước, gây rối loạn nề nếp quản lý cũ… doanh nghiệp sẽ truy tố trước pháp luật.
218
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Vai trò của kế toán trưởng trong đơn vị.
2. Trách nhiệm kế toán trưởng trong đơn vị
3. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán.
4. Cơ sở tổ chức bộ máy kế toán.
219
