PHƯƠNG PHÁP XÂY DỤNG BẢNG MÔ TẢ

CÔNG VIỆC

BIÊN SOẠN: CN NGUYỄN CAO CƯỜNG.BỘ MÔN: Y HỌC CƠ SỞ - Y TẾ CÔNG CỘNG

KHÁI NIỆM BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Bảng mô tả công việc (JOB DESCRIPTION) là

bảng liệt kê chính xác và súc tích những điều

mà công nhân viên phải thực hiện. Nó cho ta

biết công nhân viên làm cái gì và làm thế nào

và các điều kiện mà các nhiệm vụ đó được

thực thi.

Tại sao lại cần thiết phải có bản mô tả công việc ?

- Để mọi người biết họ cần phải làm gì.

- Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó.

- Công việc không bị lặp lại do một người khác làm.

- Tránh được các tình huống va chạm

- Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì

- Mỗi người đều phải có một bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc được sử dụng để:

Tuyển dụng và đào tạo

Hướng dẫn và giao việc

Trả lương công bằng

Đánh giá hoàn thành công việc

Phân tích và điều chỉnh cơ cấu tổ chức

Định biên nhân sự

Bảng mô tả công việc thường gồm các điểm chính sau đây:

- Chức danh vị trí công việc.

- Bộ phận của vị trí công việc.

- Mục đích vị trí công việc (lý do tồn tại)

- Cấp báo cáo trên và dưới.

- Mối quan hệ trong và ngoài tổ chức.

- Trách nhiệm, tác vụ.

- Yêu cầu về bằng cấp, năng lực, kinh nghiệm.

+ Mức 1: Chức danh vị trí công việc (JD Name)

+ Mức 2: Lý do tồn tại của vị trí công việc (JD Reason)

+ Mức 3: Các vị trí có liên quan trong cấu trúc tổ chức (Table of organisation)

+ Mức 4: Nghĩa vụ, bổn phận của vị trí công việc (Duties)

+ Mức 5: Các trách nhiệm chính (Tasks)

+ Mức 6: Hội đồng phê duyệt đánh giá (Management review panel)

+ Mức 7: Các nhiệm vụ chi tiết của vị trí công việc (Sub Tasks)

Kim tự tháp ngược DACUM

Các bước lập bản mô tả công việc như thế nào?

Bước 1: Lập kế hoạch

Bước 2: Thu thập thông tin

Bước 3: Phân tích dữ liệu và phác thảo bản mô

tả công việc

Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả công việc

Bước 1: Lập kế hoạch

Xác định các trách nhiệm chính, kiểm tra đánh giá

trong việc xây dựng bản mô tả.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức giới thiệu mối quan hệ giữa

các phòng, ban

Xác định bao nhiêu vị trí việc làm cần xây dựng bản

mô tả

Bước 2: Thu thập thông tin

Nguồn thông tin:- Sơ đồ tổ chức, quy định phân công nhiệm vụ đối với

từng phòng chuyên môn của cơ quan, đơn vị;- Các bản mô tả vị trí và tiêu chuẩn tại vị trí việc làm

hiện tại (nếu có);- Danh mục hồ sơ công việc hàng năm của cơ quan,

đơn vị;- Phân công nhiệm vụ của từng phòng chuyên môn;- Các nhiệm vụ được giao thêm theo kết luận, quyết

định của thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

Bước 2: Thu thập thông tin

Phương pháp thu thập thông tin

1 Quan sát

2 Phỏng vấn.

3 Bản câu hỏi.

4 Nhật ký ngày làm việc.

Bước 3: Phân tích dư liệu và phác thảo bản mô tả công việc:

“nhöõng hoaït ñoäng vì muïc tieâu chung cuûa toå chöùc”

Nhieäm vuï, traùch nhieäm?

WBS (Work Breakdown Structure)

KHAÙI NIEÄM COÂNG VIEÄC

WBS CHÖÙC NAÊNG

Chöùc naêng con …..

Nhieäm vuï ….

Böôùc coâng vieäc

…

Thao taùc

Vieäc …

Ñoäng taùc

…

…Cöû ñoäng

…

Loại I Loại II

Loại IVLoại III

Khẩn cấp

Cần làm ngay

Kh

ôn

g

kh

ẩn

cấp

Không cần làm ngay

C«ng nh©n muèn gì tõ c«ng viÖc cña hä

BAÛNG - SO SAÙNH CAÙC ÑAËC ÑIEÅM VAÊN HOÙA

Chaáp nhaän xung ñoät, xung ñoät coù theå daãn tôùi nhöõng thay ñoåi coù lôïi

Hoøa hôïp quan troïng hôn xung ñoät

Nhìn nhaän veà xung ñoät

Chöùc vuï ñòa vò ít quan troïng; hieåu bieát, coù naêng löïc quan troïng hôn.

Chöùc vuï , ñòa vÒ xaõ hoäi quan troïng

Quan ñieåm veà chöùc vuï, ñòa vò xaõ hoäi

Giaùo duïc laø hình thöùc ñaàu tö caù nhaân.

Giaùo duïc laø traùch nhieäm cuûa cha meï ñoái vôùi con nhaèm mang laïi uy tín xaõ hoäi vaø ñaûm baûo kinh teá

Quan ñieåm veà giaùo duïc

Taàm quan troïng cuûa coâng vieäc giaûm, nghæ ngôi, giaûi trí taêng

Coâng vieäc ñöôïc ñaùnh giaù cao, nhaân vieân coù kyõ luaät vaø toå chöùc cao

Nhìn nhaän veà coâng vieäc

Gia ñình haït nhaân Bao goàm caû hoï haøng, doøng toäc, daân toäc – quan heä thaân thieát gaàn guõi

Quan heä gia ñình

Quyeàn caù nhaân ñöôïc xeáp öu tieân haøng ñaàu

Nhoùm laø cô sôû cuûa xaõ hoäi. Tính taäp theå ñöôïc ñaùnh giaù cao

Tính caù nhaân- taäp theå

Taøi chính, tieàn baïc laø ñoäng löïc chuû yeáu

Quan taâm xaõ hoäi quan troïng hôn vaät chaát

Ñoäng löïc phaùt trieån

MYÕ NHAÄT CAÙC TIEÂU CHÍ

SO SAÙNH GIÖÕA QUAÛN TRÒ HRM GIÖÕA NHAÄT VAØ PHÖÔNG TAÂY

Nghieäp ñoaøn ngaønh ngheà

Coâng ñoaøn xí nghieäp

Coâng ñoaøn

Traû theo keát quaû lao ñoäng

Bình quaân, theo thaâm nieân

Löông

Caù nhaân Taäp theåRa quyeát ñònh

Chuyeân moân hoùa heïp

Ñaøo taïo ña naêngÑaøo taïo

Ngaén haïn Suoát ñôøiTuyeån duïng

MYÕ NHAÄT TIEÂU CHÍ

Khuynh höôùng quaûn trị nhaân söï

Coâng ty Myõ truyeàn

thoáng

Doanh nghieäp

ñònh höôùng toång theå

Taäp ñoaøn NhaätZaibatsu truyeàn

thoáng

Coâng ty Nhaät

ñöôïc toaøn caàu hoaù

(Vaê

n

hoù

a

cöù

ng

n

ga

éc)

Qu

aû

n

trò

qu

a

mu

ïc

tieâ

u &

keát

qu

aû

(Vaên hoaù meàm) Quaûn trò baèng söù maïng & söï nhaát trí

Coâng ty “Z”cuûa Myõ

ñöôïc toaøn caàu hoaù

1/ Phaân coâng coâng vieäc ôû caáp vi moâ:

Phöông phaùp raát coå xöa, hieän coøn phoå bieán ôû caùc daây chuyeàn laép raùp töï ñoäng, raát hieäu quaû neáu saûn xuaát moät löôïng haøng lôùn vôùi giaù thaønh thaáp:

* Öu ñieåm:+ Saûn xuaát khoâng phuï thuoäc tay ngheà vaø söï

vaéng maët cuûa coâng nhaân

+ Khoâng taïo aùp löïc ít nhaát laø treân lyù thuyeát – coù theå keùo daøi ca laøm vieäc

+ Deã daøng kieåm soùat coâng vieäc vaø quy traùch nhieäm khi sai hoûng

THIEÁT KEÁ VAØ PHAÂN COÂNG COÂNG VIEÄC

* Nhöôïc ñieåm:+ Coâng vieäc ñôn ñieäu vaø nhaøm chaùn+ Con ngöôøi nhö caùi maùy, laëp ñi laëp laïi.+ Khoâng coù cô hoäi ñeå laøm toát coâng vieäc hôn+ Khoâng coù cô hoäi giao tieáp vôùi beân ngoøai

Taùc ñoäng xaáu:+ Nguy cô maéc loãi cao do nhaøm chaùn+ Deã coù tai naïn do maát taäp trung+ Coâng vieäc khoâng thuù vò, khoâng coù cô hoäi

phaùt trieån.+ Coù theå ñoái khaùng vôùi doanh nghieäp+ Coù theå coù nhieàu nhaân vieân boû vieäc.

1/ Phaân coâng coâng vieäc ôû caáp vi moâ:

“chuyeån nhaân vieân qua moät soá coâng vieäc khaùc coù möùc ñoä phöùc taïp töông töï nhö coâng vieäc cuõ”.

Taêng tính linh hoïat nhöng phaûi nhaèm muïc ñích phaùt trieån caù nhaân vaø muïc ñích naøy phaûi ñöôïc giaûi thích roõ.

Taïo ra nhaân vieân ña naêng.

2/ Luaân chuyeån coâng vieäc:

Thieát keá laïi coâng vieäc

“Giao theâm cho nhaân vieân moät soá coâng vieäc coù möùc ñoä phöùc taïp töông töï nhö coâng vieäc ñang laøm”, taêng theâm traùch nhieäm, naâng taàm quan troïng cuûa coâng vieäc

3/ Môû roäng coâng vieäc:

* Thieát keá laïi coâng vieäc vaø nôi laøm vieäc sao cho nhaân vieân:+ Coù traùch nhieäm hôn+ Coù nhieàu cô hoäi ñeå töï phaùt trieån.+ Coù theå töï kieåm soùat nhieàu hôn coâng vieäc maø hoï laøm.+ Coù nhieàu thoâng tin phaûn hoài hôn veà keát quaû coâng vieäc

4/ Laøm giaøu coâng vieäc:

I/ Phaân tích coâng vieäc laø gì?

Khaùi nieäm: Thu thaäp vaø xöû lyù caùc thoâng tin veà

coâng vieäc moät caùch coù heä thoáng.

Quaù trình nghieân cöùu noäi dung coâng vieäc nhaèm xaùc ñònh caùc nhieäm vuï, traùch nhieäm, quyeàn haïn khi thöïc hieän coâng vieäc, caùc ñieàu kieän tieàn haønh vaø caùc phaåm chaát, kyõ naêng caàn thieát ñeå thöïc hieän coâng vieäc moät caùch thaønh coâng

Phân tích công việc dựa vào

Sơ đồ tổ chức Công ty: Mô tả công việcMô tả công việc:: Thể thức điều hành tiêu chuẩn: Chính sách Công ty Cẩm nang nhân viên: Các cẩm nang chuyên môn khác: thủ tục kế

toán, mua bán hàng hoá…

Trước khi tiến hành phân tích công việc bạn phải biết về sơ đồ cấu trúc của đơn vị công tác

Thông tin để thực hiện phân tích công việc:

1. Thông tin về tình hình thực hiện công việc:

2. Thông tin về yêu cầu nhân sự:

3. Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng,

chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng

trong quá trình sử dụng công việc.

4. Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc:

5. Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc:

Sơ đồ phân tích công việc

XU HÖÔÙNG QUAÛN LYÙ

Quaûn lyù theo söï

thuaän tieän

Quaûn lyù theo chieàu

doïc

Quaûn lyù theo chieàu

ngang

- Quaûn lyù khoâng coù aùp duïng khoa hoïc quaûn trò - Quaûn lyù coù aùp duïng khoa hoïc quaûn trò

Các bước tiến hành phân tích công việcBöôùc

Tieán trình phaân taùch coâng vieäc

1 Xaùc ñònh muïc ñích söû duïng thoâng tin phaân taùch coâng vieäc

2 Thu thaäp thoâng tin cô baûn: sô ñoà toå chöùc, chöùc vuï, quyeàn haïn, tieán trình coâng vieäc

3 Löïa choïn caùc coâng vieäc tieâu bieåu: khi coù nhieàu coâng vieäc gioáng nhau, tieát kieåm thôøi gian

4 Thu thaäp thoâng tin phaân taùch coâng vieäc

5 Kieåm tra laïi thoâng tin vôùi caùc thaønh vieân

6 Trieån khai baûn moâ taû coâng vieäc, moâ taû tieâu chuaån coâng vieäc

Lôïi ñieåm cuûa phaân tích coâng vieäc

1. Baûo ñaûm thaønh coâng trong vieäc saép xeáp, thuyeân chuyeån, thaêng thöôûng

2. Loaïi boû baát bình ñaúng veà möùc löông thoâng qua nhieäm vuï vaø coâng vieäc

3. Taïo kích thích lao ñoäng qua vieäc saáp xeáp caùc möùc thaêng thöôûng

4. Tieát kieäm thôøi gian, söùc löïc qua vieäc tieâu chuaån hoaù coâng vieäc töø ñoù giuùp nhaø quaûn trò coù cô sôû laøm keá hoaïch vaø phaân chi thôøi bieåu coâng taùc

5. Giaûm bôùt soá ngöôøi caàn thay theá do thieáu hieåu bieát veà coâng vieäc trình ñoä

6. Taïo cô sôû ñeå caáp quaûn trò vaø nhaân vieân hieåu nhau nhieàu hôn

Các phương pháp phân tích công việc

1. Bảng câu hỏi

2. Quan sát.

3. Phỏng vấn.

4. Ghi chép lại trong nhật ký

5. Bảng danh sách kiểm tra.

6. Phối hợp các phương pháp.

7. Phương pháp khác: quy định của chính phủ

2.1. Phương pháp phân tích công việc trên cơ sở của việc đánh giá thực hiện các chức năng.

Dữ liệu Con người Vật dụng

1. Tổng hợp 1. Cố vấn 1. Xếp đặt, bố trí

2. Phối hợp 2. Đàm phán 2. Làm việc chính xác

3. Phân tích 3. Chỉ dẫn 3. Thao tác kiểm tra

4. Sưu tập, biên soạn 4. Thanh tra, giám sát 4. Điều khiển

5. Tính toán 5. Tiêu khiển, giải trí5. Thực hiện thao tác bằng tay

6. Sao chép 6. Thuyết phục 6. Chăm nom, giữ gìn

7. So sánh 7. Nói ra hiệu 7. Nuối nấng

8. Phục vụ 8. Giao nhận

9. Giúp đỡ theo chỉ dẫn

2.2. Phương pháp bảng câu hỏi phân tích chức vụ

Thu thập các thông tin định lượng Đánh giá mức độ của các trách nhiệm, nhiệm

vụ của các công việc khác nhau. Xác định mỗi vấn đề có vai trò gì đối với công

việc và nếu có thì ở phạm vi, mức độ áp dụng thế nào theo cách phân loại.

Dùng thang điểm liker

1 - Rất ít áp dụng

2 - Thỉnh thoảng

3 - Bình thường

4 - Đáng kể

5 - Thường xuyên

Phương pháp phân tích công việc theo chức vụ kỹ thuật:

1 - Xác định những chức năng chủ yếu

2 - Tính điểm các chức năng

3 - Xác định số điểm của mỗi công việc

4 - Chuyển từ điểm sang bậc

MOÄT VAØI LÖU YÙ VEÀ PHAÂN TÍCH COÂNG VIEÄC

1/ Phaân tích coâng vieäc (PTCV) khoâng phaûi chæ ñôn giaûn laø vieäc moâ taû laïi caùc coâng vieäc hieän ñang laøm (nhö phaàn lôùn caùc coâng ty ñang trieån khai)

Maø quan troïng hôn laø caàn phaûi nhaém ñeán vaán ñeà caûi tieán coâng vieäc; thieát keá coâng vieäc laïi theo caùch toát hôn, hieäu quaû hôn.

MOÄT VAØI LÖU YÙ VEÀ PTCV

2/ Caùc thay ñoåi taùc ñoäng ñeán PTCV:+ Thay ñoåi cuûa toå chöùc+ Thay ñoåi cuûa quy trình coâng vieäc+ Tieán boä cuûa khoa hoïc - kyõ thuaät

=> PTCV trôû neân phöùc taïp hôn vaø ñöôïc thöïc hieän thöôøng xuyeân hôn; thoâng tin PTCV phaûi ñöôïc xem xeùt ñònh kyø ñeå phaûn aùnh kòp thôøi nhöõng thay ñoåi trong coâng vieäc.

MOÄT VAØI LÖU YÙ VEÀ PTCV

3/ Moâi tröôøng kinh teá thay ñoåi nhanh; neân thieát keá coâng vieäc thay ñoåi theo höôùng: + môû roäng hôn + ít chuyeân moân hoùa hôn=> PTCV taäp trung vaøo caùc kieán thöùc, kyõ naêng ñeå thöïc hieän coâng vieäc hôn laø ñi lieät keâ caùc nhieäm vuï cuï theå cuûa coâng vieäc.

MOÄT VAØI LÖU YÙ VEÀ PTCV

4/ “coâng vieäc ñöôïc nhoùm theo caùch môùi” nghóa laø toå chöùc coâng vieäc khoâng theo caùch cuõ (theo chöùc naêng) maø laø linh hoaït hôn, hay laø theo höôùng ña chöùc naêng.

MOÄT VAØI LÖU YÙ VEÀ PTCV

5/ Khi phaân tích vaø khi moâ taû khoâng taäp trung vaøo coâng vieäc ñang laøm maø taäp trung vaøo vieäc caàn laøm (“haønh vi caàn thöïc hieän ñeå öùng phoù toát vôùi caùc tình huoáng xaåy ra trong coâng vieäc”)

6/ Khi phaân tích vaø khi moâ taû caàn “taùch ngöôøi ñang laøm coâng vieäc ra khoûi coâng vieäc” => Moâ taû tieâu chuaån cuûa ngöôøi ñaûm nhaän coâng vieäc caàn coù chöù khoâng phaûi laø ñang coù hoaëc saép coù.

MOÄT VAØI LÖU YÙ VEÀ PTCV

7/ MOÄT SOÁ KHOÙ KHAÊN KHI PTCV: Phía DN: “toán keùm thôøi gian vaø tieàn baïc maø hieäu quaû söû duïng khoâng ñöôïc laâu daøi”Nhaø Quaûn lyù:”vieäc voâ ích vì coâng vieäc thay ñoåi lieân tuïc”Nhaân vieân: “Baát hôïp taùc do nghi ngôø muïc ñích cuûa vieäc phaân tích”Nhaân vieân nhaân söï (chuyeân vieân PTCV): “thieáu kyõ naêng phaân tích, khoâng bieát choïn coâng cuï, phöông phaùp phuù hôïp”

Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả vị trí công việc.

Khảo sát công việc của các cá nhân là 3 tháng x 4 = tổng thời gian thực tế ước tính trong 1 năm

Thời gian làm việc thực tế đối với 1 công chức được xác định như sau:

365 ngày – (2 ngày nghỉ cuối tuần) x 52 tuần + 12 ngày phép + 9 ngày lễ = 240 ngày

Thời gian của 1 phòng thực hiện trong một năm bằng tổng thời gian của các cá nhân theo thực tế:

T(tt) = T(n1) + T(n2)… +T(n)

- Số biên chế dự tính đối với một phòng = T(tt) : (240 ngày x số người trong phòng)

Các nguyên tắc xây dựng tổ chức

Từ mục tiêu hoạt động mà xác định cơ cấu các bộ phận chức năng.

Từ cơ cấu mà xác định ra nhiệm vụ và quy trình thực hiện của từng đơn vị.

Từ quy trình công việc mà định biên nhân sự và mô tả công việc

Từ mô tả công việc mà tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm và đánh giá

Từ đánh giá mà trả lương, đãi ngộ

10 Lỗi cần tránh trong soạn thảo và sử dụng Bản Mô Tả Công Việc

1. Chức danh không chuẩn hoá, khó hiểu.

2. Mô tả những việc không làm trong thực tế

3. Mô tả quá chi tiết và/hoặc có quá nhiều thông tin

4. Mô tả các kiến thức, kỹ năng… mà người lao động đang có

5. Sử dụng những thuật ngữ viết tắt, khó hiểu.

6. Cho rằng bản mô tả công việc là bất biến và không thay đổi

7. Có mà không dùng.

8. Mô tả với mục đích ép công việc vào các hạng, bậc lương mong muốn.

9. Mô tả công việc quá cao và ít người có khả năng đáp ứng.

10. Mô tả công việc trùng lắp, chồng chéo giữa các vị trí.