Bases de datos: Access. Principales funciones y utilidades

simplificatusopos.es [email protected] 680283497

1

Bases de datos: Access. Principales funciones y utilidades. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y

exportación de datos

Access. Principales funciones y utilidades

Una base de datos, abreviado en singular BD y en plural BBDD, es un programa capaz de almacenar una gran

cantidad de datos relacionados y estructurados que pueden ser consultados rápidamente de acuerdo con las

características selectivas que se deseen. En Access encontraremos:

• Tablas para almacenar datos.

• Consultas para buscar subconjuntos que nos interesen de ellos.

• Formularios e informes para analizar o imprimir datos con diseños específicos.

• Páginas webs de acceso a datos para ver o editar datos desde Internet o intranet.

+ INFO ¿Qué es intranet? Red informática interna de una empresa u organismo basada en los estándares de

Internet en la que los ordenadores están conectados a uno o varios servidores web.

Conceptos básicos sobre una base de datos:

• Redundancia: Son datos almacenados en distintos puntos de la base de datos. Aunque a veces sea necesario,

se debe minimizar. El objetivo es tener datos interrelacionados, pero sin redundancias. Uno de los

problemas de la redundancia de datos es la reducción de la capacidad de almacenamiento, dado que la

implementación de dicha redundancia requiere la duplicación de los conjuntos de datos almacenados en

tablas.

• Integridad: Significa que si un dato está en distintos puntos y se elimina o edita, se hace en todos esos sitios.

• Transacciones con recuperación: Permiten recuperar pérdidas de información por fallos del sistema.

También permiten la actualización síncrona (al mismo tiempo) de las pantallas cuando distintos usuarios las

comparten.

Aspectos importantes sobre Access:

• El lenguaje usado en las consultas de Access es SQL, Structured Query Language, es decir, Lenguaje de

Consulta Estructurada.

• Access trabaja en local (nuestro ordenador) y no requiere de conectividad a Internet de ningún tipo.

• Funcionamiento de Access. La base de datos Access como tal no existe; es solo la interfaz que facilita a los

usuarios el uso y la manipulación de los datos que muestra. Lo que sí existe son:

o Archivos de extensión .accdb

o Motor llamado ACE (Access-Control Entry) que accede a esos archivos.


2

• Todos los SGBD permiten añadir, editar o eliminar datos y relacionarlos entre sí o con otras bases de datos a

través de un campo común, de ahí que la mayoría de las bases de datos basen sus softwares con un enfoque

relacional.

• Un disparador o trigger no es una funcionalidad implementada en Access, pero sí afín a las bases de datos.

Un trigger se ejecuta cuando sucede algún evento (insertar, actualizar, borrar) sobre las tablas a las que se

encuentra asociado.

• Compactar y reparar en Access: La compactación realiza una copia del archivo y reorganiza la manera de

almacenarlo en el disco. Cuando se eliminan datos, se pueden fragmentar ocupando espacio en disco de

forma innecesaria. La compactación corrige estos errores de fragmentación en la estructura de la base de

datos. Cuando una base de datos ha sufrido daños, al intentar abrirla, Access nos ofrecerá la opción de

compactarla. Si una base de datos se comporta de forma irregular, se ha de compactar.

Otras consideraciones a tener en cuenta:

• Las herramientas que hacen falta para trabajar con una base de datos son tres: un equipo, un medio que

soporte los datos y un software que nos permita acceder a la información. Por soporte de almacenamiento

de datos nos referimos al medio de almacenamiento, es decir, el material físico (ejemplo: disco duro) donde

se almacenan los datos para que puedan ser procesados por un software de base de datos como Access.

• Cuando tratamos con datos, no solo se buscan, sino que se quieren en tiempos admisibles. Para lograr

rapidez no solo se depende de un equipo potente, sino de que los datos tengan una organización lógica y

eficaz.

• Limitación de acceso. No todos los usuarios deben tener acceso a todo. Existen protección de acceso por

medio de claves y cifrado de datos.

• Evolución: Antaño las interfaces eran solo de caracteres (números y letras); en cambio, ya hay interfaces

gráficas que permiten todo tipo de datos: gráficos, imágenes, sonidos, etc.


3

Modelos de SGDB

• Modelo jerárquico o árbol: Hay un registro raíz del que dependen N registros de menor nivel. A su vez, estos

N registros pueden tener M nuevos registros dependientes de un nivel inferior. Este modelo sigue la regla de

que un dato hijo no puede existir sin su dato padre, por lo que, si se elimina un dato padre, se elimina todo

lo que penda de él. Además, la relación es uno a uno, por lo que un dato hijo solo puede tener un único dato

padre. Ejemplo: Dos fábricas de leche (registros padres) venden cada una su producto a un supermercado

(registros hijos) distinto cada una.

• Modelo en red: Este caso se diferencia del modelo anterior en que un registro hijo puede tener cualquier

número de registros padres. Ejemplo: Un supermercado (registro hijo) puede vender la leche de más de una

fábrica (registro padre). En este caso, el registro hijo (supermercado C) tendría dos registros padres (las dos

fábricas).

• Modelo relacional: es el modelo convencional por medio del cual se accede a los datos a través de tablas

compuestas por filas y columnas. Conviene hablar de sinónimos:

o Una tabla es lo mismo que una relación (relación de datos) y es lo mismo que un archivo-secuencia

(secuencia de datos).

o Una fila es lo mismo que un registro. A veces, también se denominan tupla.

o Una columna es lo mismo que un campo y, en ocasiones, se le denomina atributo. Veremos que, en

Access, un campo tendrá siempre, al menos, definidos dos elementos: el tipo de campo y su

nombre.

Existen dos sistemas de base de datos relacionales:

1. Base de datos con archivos simples: Toda la información relacionada se alberga en una única tabla.

2. Base de datos relacional: La información utiliza varias tablas con relaciones entre ellas. Es el caso de

Access.


4

Una tabla se compone de un número variable de registros (filas), las cuales contiene un número también

variable de campos (columnas). ¿Qué es, pues, la intersección entre una fila y una columna? Muy sencillo: un

dato. La tabla es la forma de representar una relación o secuencia. La importancia de las tablas está en los

datos que las componen:

o El campo es la categoría de información. Por ejemplo, los apellidos de todos los usuarios de

simplificatusopos.

o El registro es toda la información para un elemento concreto de la tabla. Por ejemplo, los datos del

alumno apellidado García Moreno.

En Access podemos no solo trabajar con tablas completas, sino que podemos crear lo que se denominan vistas sobre

el conjunto de tablas existentes. Las vistas constituyen una parte de una o más tablas de nuestra base de datos. Una

vista es una imagen lógica de una información concreta de una base de datos y, por ello, no necesariamente se ha de

corresponder con la imagen física (estructura real) de la tabla o tablas de las que toma los datos. Son características

de las vistas:

- No almacenan información, sino que solo pintan los datos que se desea constituir en la vista.

- Los datos se actualizan ante cambios: nuevos registros, ediciones, borrados, etc.

- Son tablas virtuales que sirven para tener un subconjunto de datos preparados para hacer consultas sobre

ellos.

- Son útiles para poder aplicar gestión de permisos, es decir, podemos limitar la visión de usuarios a partir de

las vistas generadas en nuestra base de datos.

Ejemplo: A partir de la Tabla clientes, creamos una vista de dicha tabla únicamente con los campos Id cliente y

Nombre. Esta vista nos puede servir además para limitar los permisos de un usuario que se aplica a la imagen lógica

con respecto a la imagen física.

Conceptos básicos sobre el enfoque relacional

Un dominio en base de datos es un conjunto de valores de un mismo tipo (tipo fecha, tipo texto, tipo moneda, etc.)

caracterizados por un nombre (fecha de nacimiento, empresa, trabajador, etc.). El dominio es el listado de todos los

posibles valores que puede tomar un campo. Ejemplo. Si tenemos un campo de tipo «texto corto» que solo puede

tomar 4 valores (por ejemplo, las opciones de una respuesta de un examen tipo test), el dominio lo conforman 4

valores.


5

Como es posible relacionar dos tablas, la relación afecta a los dominios. ¿Cómo se calcula el dominio de dos o más

tablas relacionadas? Calculando el subconjunto del producto cartesiano de N dominios. ¿Y qué es un producto

cartesiano? Es la relación de datos a partir de todas las posibles combinaciones que se puedan dar entre ellos. Por

ejemplo, si relacionamos dos tablas de dominios de valor 2 y valor 3, la relación de ambas tablas nos ofrecería un

producto cartesiano de 6 valores. Veamos el ejemplo de forma gráfica:

Tipo de claves en Access:

• Clave primaria o principal (en inglés, primary key): Campo o conjunto de campos que identifican de manera

exclusiva y única cada registro de una tabla. El objetivo de definir un campo como clave principal es impedir

que dos registros tengan el mismo contenido en ese campo clave. Características de una clave primaria:

- No puede tener valores nulos o vacíos.

- Preferiblemente no debe cambiar. Un ejemplo de mala elección de campo clave sería un número de

teléfono de una lista de trabajadores, ya que es un dato que podría cambiar.

- El icono lo representa una llave porque key en inglés significa llave.

- Cuando dos o más campos constituyen la clave principal de una tabla se denomina clave compuesta.

- Aunque en una tabla independiente no es necesaria una clave principal, es recomendable que exista. Sin

embargo, las tablas relacionales sí deben tener una clave principal para que se pueda definir una

relación entre ellas. De hecho, Access utiliza sus campos «clave principal» para reunir rápidamente los

datos de las distintas tablas relacionadas.

- Access crea automáticamente un índice para cada clave principal (veremos más adelante el concepto de

índice).

- Cuando un campo es marcado como clave principal, se marca a sí mismo como un campo requerido, es

decir, que será de obligado cumplimiento. Eso no sucede cuando es del tipo autonumeración, ya que

este tipo de campo se autocompleta de forma automática.

Veremos que en Access hay dos vistas con las que podremos trabajar:

- En la Vista Hoja de datos no se puede borrar un campo que haya sido definido como clave principal,

ya que se emplea para identificar y almacenar las filas de la tabla en la base de datos.

- Solo podremos editar o borrar el campo definido como clave principal en la Vista Diseño.


6

• Clave foránea, externa o ajena: Una clave principal de una tabla puede relacionarse con claves externas de

otras tablas. Estas claves externas se denominan también foráneas o ajenas. Las claves foráneas se usan en

una tabla secundaria y coincide con la clave primaria de una tabla primaria relacionada.

Ejemplo: En la siguiente imagen se establece una base de datos de tres tablas con dos relaciones: A-B y B-C.

- A es la tabla primaria de la relación A-B donde A tiene un determinado campo definido como clave

principal y B tiene ese mismo campo definido como clave, pero es denominado clave foránea al ser

la tabla secundaria de la relación A-B.

- A la vez, B es la tabla primaria de la relación B-C donde B tiene un determinado campo definido

como clave principal (puede ser el mismo u otro) y C tiene ese mismo campo definido como clave,

pero es denominado clave foránea al ser la tabla secundaria de la relación B-C.

En pocas palabras, una clave foránea es un campo o grupo de campos de una tabla (secundaria) que

contiene valores que coinciden con la clave primaria de otra tabla (primaria).

Las claves foráneas pueden tener valores duplicados en la tabla secundaria, mientras que para las claves

primarias no es posible. Ejemplo: Un campo Id cliente de la tabla cliente puede aparecer también en la tabla

pedidos. En la tabla cliente es la clave principal y en la tabla pedidos es la clave foránea. Además:

- En la tabla cliente (primaria), el campo Id cliente no puede tener valores repetidos

- En la tabla pedidos el campo Id cliente sí puede tener valores repetidos porque un mismo cliente

puede tener uno o más pedidos:

Tabla clientes Tabla pedidos

Id cliente Nombre Dirección Etc. Id pedido Importe Id cliente Nombre

1 Pascual Calle Sol, 45 1 147,8 1 Pascual

2 RAM Av. Ciencias, 21 2 51,2 1 Pascual

3 Puleva Plaza Flores s/n 3 118,24 2 RAM

4 40,96 3 Puleva

5 94,59 3 Puleva

6 32,77 3 Puleva

En resumen, la clave externa o foránea de una tabla secundaria es la clave principal de otra tabla definida

como primaria.

Por último, definiremos el concepto propagación de una clave. Cuando la clave principal de una tabla entra a formar

parte de otra tabla relacionada, se dice que se ha producido una propagación de la clave. Este campo es la clave

foránea. Una propagación de clave sucede en relaciones 1:1 o en relaciones 1:N, es decir, de una tabla principal a

una tabla secundaria o de una tabla principal a varias tablas secundarias.


7

Apariencia de Access 2019

El aspecto de Access 2019 es muy parecido al de otros productos de Microsoft:

En la parte superior tendremos la barra de herramientas de acceso rápido con los comandos personalizados y la

barra de título con el nombre del archivo y del programa Access junto a las opciones minimizar, maximizar y cerrar.

A continuación, se dispone la cinta de opciones con las distintas Fichas, cada una de las cuales a su vez ofrece los

distintos comandos clasificados en grupos por medio de los cuales podremos operar nuestra base de datos. Algunos

grupos tienen en la esquina inferior derecha un icono en forma de flecha denominado indicador de cuadro de

diálogo que si lo desplegamos contendrá los comandos relacionados con su grupo. Ejemplo: Grupo Portapapeles de

la Ficha Inicio de la imagen anterior (destacado con un círculo rojo).

Las cintas de opciones se pueden contraer o anclar (Ctrl+F1) según nos interese tener la pantalla despejada. Dentro

de las cintas de opciones, según los comandos que apliquemos, aparecerán nuevas fichas de opciones denominadas

Fichas contextuales. Por ejemplo, cuando pulsemos en Crear / Botón Tabla, Access desplegará dos fichas

contextuales: Campos y Tabla.

Si pulsamos la tecla Alt, Access mostrará las pistas de acceso, las cuales pueden ser letras o números. Por medio de

ellas podremos accionar los botones de comandos mediante el teclado sin uso del ratón:


8

A continuación, detallamos cada una de las fichas de Access.

Ficha Archivo:

Ente las opciones de Archivo tendremos la opción de imprimir y configurar el entorno de trabajo a partir del punto

de menú Opciones: efectos de cuadrícula y celdas, fuente predeterminada, personalización de la barra de

herramienta de acceso rápido, etc.

Cuando abramos Access, nos ofrecerá en el punto de menú Inicio comenzar a trabajar en una Base de datos en

blanco o elegir alguna reciente (parte inferior de la pantalla). Si decidimos abrir una base de datos reciente, se

cargarán todas las tablas y consultas que contuviera; si la base de datos es nueva tendremos que darle un nombre y

decidir dónde guardarla en nuestro equipo. Por defecto, Access nos ofrece guardarla en la carpeta Documentos de

nuestro equipo.

Access también ofrece accesos directos a Plantillas de distinto tipo: Contactos, Alumnos, Administración de eventos,

Administración de tareas, Inventario doméstico, Mantenimiento del vehículo, etc. Se trata de bases de datos de

Access que ya se encuentran configuradas con campos predefinidos en las que incluso se ofrece un asistente para

cumplimentar los datos. Ejemplo con Lista de contactos:


9

Ficha Inicio:

Para que los botones se muestren habilitados, se ha de tener alguna tabla o consulta abierta, lo que también hará

que se muestren las fichas contextuales antes referidas Campos y Tabla.

En Inicio podremos llevar a cabo acciones como:

• Cambio del tipo de vista. Ya hemos señalado que existen dos tipos de vistas: Vista Hoja de datos y Vista

Diseño.

• Aplicar filtros y ordenaciones. Podremos actualizar, guardar (Mayús+Enter) o incluir nuevo registro (Ctrl++) y

hacer búsquedas o reemplazos de datos.

• Dar formato de texto: fuente, tamaño, negrita, alternar colores de fila, etc. Si se edita el formato, se aplicará

sobre toda la tabla y no únicamente en un dato.

Ficha Crear:

Esta cinta de opciones es la más importante de todas, pues en ella podremos crear tablas, consultas, formularios e

informes. En concreto, las tablas y las consultas son la base del trabajo que se realiza en Access. Se pueden crear

tablas de tres formas distintas: Tabla, Diseño de tabla y Listas de SharePoint.

+ INFO ¿Qué es SharePoint? Es una herramienta diseñada por Microsoft para la gestión documental y el

trabajo en equipo. De esta forma, se permite a todos los usuarios participar en la administración de los

contenidos de una forma regulada y acorde a una gestión de permisos. Es un servicio en la nube que, en

definitiva, ayuda a compartir y administrar contenido, conocimiento y aplicaciones.

Otras dos opciones también disponibles en esta cinta de opciones son: las Macros, mediante las cuales se pueden

automatizar tareas, y los Módulos, con los que podremos añadir características nuevas a la base de datos.

Ficha Datos externos:


10

Sirve para realizar tareas de importación y exportación desde/hasta archivos de distinto formato:

• Importar. Podremos traer archivos informando el origen de los datos: desde un archivo (un Excel, por

ejemplo), otra base de datos, servicios en línea (SharePoint, por ejemplo) u otros orígenes (una carpeta de

Outlook, por ejemplo).

• Exportar. Podremos exportar los datos a Excel, a archivo de texto, a PDF, a correo electrónico, combinar con

Word, etc.

Ficha Herramientas de base de datos:

Los dos comandos más importantes de esta cinta de opciones son:

• Relaciones. Con este comando podremos establecer relaciones entre distintas tablas. Las relaciones son

necesarias para la creación de consultas que empleen distintas tablas.

• Compactar y reparar base de datos. Ya hemos tratado que la reparación permite a Access reorganizar mejor

la información a nivel interno, lo que deriva en un mejor funcionamiento de la base de datos. Además,

también establecerá el orden de los campos autonuméricos. Ejemplo: Si un campo autonumérico va del id 1

al 6 y borramos los dos últimos registros, los nuevos serían el 7 y el 8; sin embargo, compactando, Access

retomaría de nuevo el id 5 y 6. Esta renumeración no afectaría a huecos, es decir, que si en ese campo no

existiese el id 2, seguirán existiendo un hueco entre el id 1 y el 3. Como indicamos al inicio del tema,

conviene compactar y reparar cuando la base de datos actúe de forma imprevisible o dejen de funcionar

ciertas acciones.

Otras opciones de menor importancia de la Ficha Herramientas son las que se encuentran dentro del grupo Analizar:

• Analizar tabla. Otro concepto visto con anterioridad es la redundancia. Uno de los objetivos de cualquier

base de datos debe ser evitar la redundancia para que no existan datos repetidos de forma innecesaria. A

veces la mejor solución para las redundancias es dividir en dos la tabla en la que se dan y crear una relación

entre ellas: los datos que se repiten constituyen una tabla y el resto de campos la otra.

• Analizar rendimiento. Nos dará consejos para mejorar el rendimiento tras un análisis de los objetos de

nuestra base de datos y un informe sobre los cambios para que la base de datos sea más eficiente. Cuando

lancemos el análisis (no es posible sobre tablas que se encuentren abiertas), Access nos ofrecerá una serie

de sugerencias, recomendaciones o ideas y una nota particular sobre el análisis de cada aspecto que evalúe.

• Por último, el Documentador de base de datos es la herramienta de Access que sirve para documentar de

forma automatizada toda la información referente a las características de cada objeto.

Ficha Ayuda:


11

Tablas

Como otros tantos elementos de Access, una tabla es un objeto. Los campos y los registros representan las

relaciones entre las tablas. Podremos trabajar en tablas en dos vistas distintas: la estructura se define en la Vista

Diseño; la introducción y edición de datos en la Vista Hoja de datos.

+ INFO ¿Qué es un objeto? Se trata de un ente abstracto usado en informática para separar los diferentes

componentes de un programa. Sirve para simplificar los elementos que lo componen tanto desde el punto de

vista de la programación como de la usabilidad del usuario.

Podemos crear tablas a partir de tres opciones: Tabla, Diseño de tabla y Listas SharePoint. Esta última consiste en

crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que se podrá compartir datos con otras personas que

tengan acceso a él. Si usamos alguna plantilla de Access, la tabla estará creada y solo tendremos que cumplimentar

los datos. Es posible modificar las estructuras de las plantillas.

Crear una tabla

Cuando pulsemos en el comando Tabla, Access pintará una tabla en la pantalla y la banda de opciones

automáticamente se modificará para mostrar las fichas contextuales: Campos y Tablas.

Podemos trabajar en una tabla con los dos tipos de vistas, los cuales podremos cambiar en la opción Ver:

• Vista Hoja de datos. Es la opción por defecto al usar el comando Tabla.

• Vista Diseño. Donde podremos definir los campos de una tabla y sus tipos de datos. Si elegimos esta última,

lo primero que nos solicitará Access es el nombre de la tabla:


12

A continuación, la Vista cambiará para que podamos definir su estructura: nombre de los campos, tipos de datos y

descripciones (opcional):

Los nombres de los campos deben cumplir:

• Se permite un máximo de hasta 64 caracteres.

• Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto puntos

(.), signos de exclamación (!), acentos graves (`) y corchetes ([]).

• No pueden comenzar por espacios.

Si hubiésemos elegido la Vista Diseño, hubiéramos llegado directamente a esta pantalla en la que se definen los

nombres de los campos, sus tipos y la descripción, siendo únicamente opcional esta última.

En la Vista Diseño, veremos que nos aparece la Ficha contextual de opciones Diseño, por medio de la cual tendremos

acceso a: cambiar de vista, marcar un campo como clave principal, insertar o eliminar filas, etc.

En este apartado se ofrecen las Macros, por medio de las cuales podremos agregar lógica a determinadas acciones o

eventos que se produzcan cuando utilicemos el sistema. Las macros son un conjunto de acciones que, cada una,

realiza operaciones concretas para automatizar tareas convencionales como, por ejemplo, imprimir un informe o

crear un formulario. En el diseño de una macro se pueden añadir tantas acciones como precisemos, una después que

otra y en el orden que deseemos que se ejecuten. Las más importantes se pueden aplicar para que se ejecuten:

antes de un cambio, al validar una eliminación o después de una inserción, actualización o eliminación.


13

Tipo de datos y propiedades

Los tipos de datos van a condicionar el contenido de los valores que podremos introducir en los campos

correspondientes. Existen los siguientes tipos de datos:

• Texto corto: Permite hasta 255 caracteres alfanuméricos.

• Texto largo o Memo: Permite de 255 a 65.536 caracteres alfanuméricos.

• Número / Número grande: Valores numéricos que se pueden emplear en cálculos, pero no en valores

monetarios.

• Fecha/hora o Fecha/ hora extendida: Permite informar fechas.

• Moneda (currency): Permite incluir datos monetarios. Para los decimales se usan las comas (no los puntos).

• Autonumeración: Valor de número único que Access inserta automáticamente al añadir un registro en esa

tabla. Otras tablas del mismo archivo pueden repetir ID, pero la misma tabla no.

- Suele ser el campo más común para usar la clave principal.

- Solo se permite un tipo de dato autonumeración por tabla.

- Si eliminamos de una tabla con 10 id, el registro id 7, cuando agreguemos otro registro, Access no

usará el id 7, sino que auto creará el id 11.

- Una vez que se introducen datos en una tabla no se puede cambiar el tipo de dato a

autonumeración, incluso si no se han agregado aún datos en ese campo.

• Sí / No: Son valores denominados booleanos o de tipo lógico y se muestran con un recuadro para hacer

check. Existen los formatos sí / no, verdadero / falso, activado / desactivado.

• Objeto OLE: A veces se puede ver como OLE-DB, Object Linking and Embedding for Databases, es decir,

Enlace e inserción de objetos para bases de datos. Se trata de una tecnología desarrollada por Microsoft

para tener acceso a diferentes fuentes de información o bases de datos. Permite incluir objetos que pueden

introducirse en cualquier otro programa de Windows, como un archivo de Word, una imagen, sonido, vídeo,

etc.

• Hipervínculo: Permitirá acceso a webs o a archivos mediante una URL. También se pueden incluir vínculos a

objetos de Access.

• Datos adjuntos: Permite incluir archivos, fotos, imágenes, etc.

• Calculado: Permite calcular determinados datos. Ejemplo: Extraer solo el dato año de un dato definido como

fecha completa.

• Asistente para búsquedas: No es en realidad un tipo de dato, pero se ofrece entre las opciones.


14

A los campos se le pueden definir ciertas propiedades:

• Máscara de entrada: Se emplean para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Para ello,

muestra caracteres que facilitan la entrada de datos. Access no permitirá introducir caracteres que no

correspondan a una máscara definida. Solo funciona en tipo de dato texto o fecha. Ejemplos: En un campo

tipo fecha se puede ofrecer ##/##/#### o en uno tipo texto donde se desee informar el DNI podría

ofrecernos un campo de este tipo: _________ - _

• Lugares decimales: En un campo tipo número o moneda, se especifica el número de decimales que se

mostrarán con un máximo de 15 decimales. Access redondeará cuando se introduzcan más decimales de los

que se hayan configurado. Ejemplo: Si configuramos un decimal e informamos un precio de 2,25€ nos

mostrará 2,3€; pero si el precio es 2,22€ nos informará 2,2€.

• Alineación de texto: Para alinearlo a la derecha, izquierda, justificarlo o distribuirlo. Esta última opción

supone esparcirlo en el ancho del espacio.

• Formato: Para personalizar la forma en la que los datos se muestran e imprimen.

o Formato para las fechas: fecha general, fecha larga, fecha mediana, fecha corta, hora larga, hora

mediana u hora corta.

o Formato para el tipo de dato autonumeración o moneda: número general, moneda, euro, fijo,

estándar, porcentaje o científico.

• Valor predeterminado: Asignará siempre por defecto el valor que se informe, aunque podrá modificarse.

• Regla de validación: Esta propiedad controla si el dato introducido es admitido o rechazado. Se debe

informar una expresión que se ha de cumplir cuando se añada o edite un dato. Veremos este apartado con

más detalle en el epígrafe Consultas. Ejemplos:

o = 5 exigirá valores iguales a 5

o Entre 5 y 20 solo permitirá valores entre 5 y 20

o Entre #1/1/2021# Y #31/12/2021# solo permitirá fechas del año 2021

• Texto de validación: Escribiremos un mensaje que se mostrará cuando un dato no cumpla la regla de

validación impuesta.

• Tamaño del campo: Determina cuánto espacio se puede utilizar. Solo se ofrece en campos de tipo texto

corto o número.

• Requerido: Si marcamos esta propiedad, exigiremos que se informe este dato de forma obligatoria. Access

no dejará guardar a menos que el dato haya sido informado. Si un campo es marcado como clave principal

se automarcará como campo requerido.

• Nuevo valor: En un campo tipo autonumeración, se especifica si se desea un valor aleatorio o incremental.

• Indexado: Crea un índice para ayudar a mejorar el rendimiento de las consultas. El índice ordena la tabla por

el contenido del campo y acelera las operaciones de búsqueda, ordenación y consulta. La clave principal de

una tabla se indexa automáticamente sin duplicados. Existen tres valores para esta propiedad:

o No indexar. Es el valor por defecto.

o Indexar con duplicados. Se permite que varios registros del campo contengan el mismo valor.

o Indexar sin duplicados. No se admite más de un registro en el campo con la misma información.

• Título: Es el nombre de la etiqueta del campo en la vista Hoja de datos. Si no se define, Access tomará el del

nombre del campo que es la opción por defecto.


15

Acciones con las tablas

Para abrir las tablas que componen nuestra base de datos debemos hacer doble clic sobre ella en el panel de

navegación. El orden en que se abrirán será de izquierda a derecha.

Una vez la tabla está creada, podremos rellenarla en la Vista Hoja de datos. Podremos cambiar tantas veces de vista

como deseemos y no solo a partir de la Ficha Inicio / comando Ver, sino también mediante los iconos que se

muestran en todo momento en la esquina inferior derecha de la pantalla:

En la Vista Hoja de datos también es posible definir nuevos campos. De hecho, la cinta de opciones Campos muestra

todos los tipos de campos que existen. En esta Vista, podemos introducir directamente datos en un nuevo campo y

según el valor Access determinará el tipo de dato automáticamente como tipo número o fecha. Un campo nuevo se

denominará con la palabra campo seguido de un número. Ejemplo: Campo1.

Cuando cumplimentemos un dato y pulsemos Tabulador o Enter, Access salta al dato siguiente, el situado a su

derecha, y no al registro siguiente, el inferior. Solo saltará al siguiente registro en caso de tratarse del último dato de

la fila anterior. Access guarda automáticamente todos los cambios a medida que cumplimentamos los datos.


16

En la Vista Hoja de datos (imagen izquierda) y en la Vista Diseño (imagen derecha), podemos hacer clic con el botón

derecho del ratón sobre los campos para tener acceso a las múltiples acciones que hay disponibles:

Como se observa, podemos copiar, pegar y cortar tablas, para lo que además de los iconos pertinentes, podremos

usar los comandos de teclado habituales en otros productos de Microsoft: Ctrl+C, Ctrl+V y Ctrl+X.

Cuando pegamos una tabla previamente copiada tendremos que darle el nombre que deseemos y decidir entre

estas opciones de pegado: Solo estructura (campos); Estructura y datos; Anexar datos a la tabla existente.

Se puede trabajar en las tablas sin ser nombrada. En estos casos, la tabla permanecerá con el nombre que Access le

otorga por defecto: Tabla 1, Tabla 2, etc. Si deseamos cambiar el nombre de una tabla o consulta, no se puede sobre

la pestaña de la parte superior + botón derecho del ratón, sino que debemos hacerlo sobre el panel de navegación.

No se podrá cambiar el nombre si tenemos la tabla o consulta abierta. Para cerrarla podremos hacerlo desde la

pestaña superior y botón derecho del ratón o también desde el panel de navegación. También se puede cerrar por

medio del icono X que se muestra en la parte superior derecha de la tabla.

Si cerramos una tabla que contenga datos y no había sido aún salvada, cuando queramos cerrar la tabla o Access, el

programa nos forzará a nombrarla. Si hubiera tablas abiertas, pero sin datos, y cerramos Access, el programa no nos

preguntará si deseamos salvar la información.

Cuando estemos trabajando con una tabla, es posible ocultar y/o volver a mostrar campos. También es posible

desplazar los campos para cambiarlos de posición arrastrándolo con ayuda del ratón, incluso lo podemos hacer en

bloque con 2 o más campos contiguos seleccionados a la vez.


17

Hay que tener en cuenta que cuando se elimina una tabla no pasa a ninguna papelera de reciclaje, sino que se

elimina para siempre sin opciones de recuperación. Ni siquiera al eliminar un registro competo (fila) podrá ser

recuperada la información. Tan solo se pueden recuperar datos eliminados (puede ser uno o más de uno) de un

mismo registro mediante Ctrl+Z o el botón Deshacer.

Por último, veremos la opción de inmovilizar campos, la cual consiste en impedir que puedan ser desplazados.

Veremos que, cuando inmovilicemos un campo, Access lo traslada al principio de la tabla. Para inmovilizar más de

uno a la vez deben ser contiguos, por lo que se debería mover primero los campos para que estén juntos y, a

continuación, hacer la selección múltiple dejando pulsada la tecla Mayús. Podremos restablecer la inmovilización

fijada por medio de la acción contraria denominada Liberar todos los campos.

Otras consideraciones a tener en cuenta de la Vista Hoja de datos son:

• La parte inferior de una tabla muestra el indicador de la posición de la tabla en la que nos encontramos.

Podremos cambiarnos de posición por medio de las flechas del teclado o clicando con el ratón en cualquier

otra parte de la tabla. El indicador muestra el número del registro en el que nos encontramos:

• En la esquina superior izquierda de la tabla siempre se ofrece un recuadro denominado selector que al

clicarlo selecciona todos los registros de la tabla. Para deseleccionar una selección, basta con pulsar F2 o

hacer clic en cualquier parte de la tabla.

• Si tuviéramos tablas muy extensas, puede ocurrir que no se muestre completa tanto en vertical como en

horizontal. Access mostrará barras de desplazamiento en ambos sentidos.

• Si bien cada campo solo puede tener un filtro, es posible especificar un filtro diferente para cada campo.

• Por defecto, el primer campo siempre será ID que es el que Access crea por defecto en la Vista Hoja de

datos. Es posible crear nuevos campos e incluso insertarlos en medio de otros ya creados o eliminarlos si nos

hemos equivocado.

Relaciones

Cuando tenemos distintas tablas creadas, podemos relacionarlas entre sí para que se comporten como una única.

Esta vinculación entre tablas se denomina relaciones.

Para relacionar dos o más tablas, es necesario que, al menos, haya un campo común, el campo clave, aunque no

necesariamente se han de denominar igual. Es esencial que hagan referencia al mismo dato y, de hecho, los campos

deben ser del mismo tipo de dato: tipo fecha, número, etc. Ejemplo: Dos tablas contienen un campo común que es

el doc. de identidad de una persona, pero en una se llama DNI y en otra se llama Doc_identidad.

Para poder relacionar dos o más tablas en Access, deben estar cerradas (no es posible hacerlo sobre tablas abiertas).

Dos tablas relacionadas en Access se muestran unidas por un segmento cuyos extremos vinculan los campos

relacionados, los campos clave:


18

Aunque no se puede dar más de una relación entre dos tablas, sí podemos relacionar más de dos tablas. Las

relaciones pueden ser:

• Uno a uno. Relaciona una fila de una tabla con una fila de otra tabla. Y viceversa. Ambos campos tienen un

índice único.

• Uno a varios. Relaciona una fila de una tabla con una o más filas de la otra tabla. Pero no al revés. Un campo

tiene un índice único y el otro no.

• Varios a varios. Relaciona una o más filas de una tabla con una o más filas de la otra tabla. Y viceversa.

Ejemplo: Tenemos dos tablas, Pedidos y Clientes. Podemos tener varios pedidos de uno o varios clientes o

bien un cliente que realice más de un pedido.

• Indeterminado. Es una relación no consistente. Se da cuando no hay coherencia entre los tipos de datos que

se pretenden relacionar. Este tipo de relaciones debe evitarse y, en estos casos, Access crea una relación

denominada indefinida, inconsistente o indeterminada.

La creación de relaciones se lleva a cabo en la Ficha Herramientas de base de datos / Opción Relaciones. En primer

lugar, se deben elegir las tablas y/o las consultas. Cuando hayamos concluido de añadir los objetos, pulsaremos en el

botón Agregar y los veremos representados en la pantalla.

Si deseemos borrar alguna tabla, podremos hacerlo con el botón derecho del ratón o mediante el botón Supr del

teclado tras haber seleccionado con ayuda del ratón el objeto.

Para establecer las relaciones, podemos hacer doble clic en cualquier lugar de la pantalla y definir las tablas y los

campos que deseemos relacionar a partir del botón Crear nueva… del cuadro de diálogo que Access nos ofrecerá:


19

También podremos arrastrar con ayuda del ratón el campo que queramos relacionar de una tabla hasta el otro

campo de la otra tabla. En este caso, la pantalla nos ofrecerá el cuadro de diálogo directamente con la información

de la relación que hemos realizado y el tipo de relación:

Una vez creadas las relaciones, se puede aplicar lo que en base de datos se denomina integridad referencial, es decir,

que cualquier edición o borrado de un dato se muestre en todas las tablas donde se encuentre. Cuando se habilita la

integridad referencial, podremos especificar si se desea: actualización en cascada los campos relacionados y/o

eliminar en cascado los registros relacionados. Otras características de la integridad referencial son:

• Solo se puede aplicar si ambas tablas pertenecen a la misma base de datos y si sus campos relacionados

tienen el mismo tipo de datos.

• Cuando se exige integridad referencial no podremos eliminar un registro de una tabla principal si existen

registros coincidentes en una tabla secundaria.

• No podremos cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros

relacionados.

Es posible romper una relación mediante el comando Supr tras seleccionar el segmento que une las tablas

relacionadas. De igual forma, para editar la relación se puede hacer doble clic sobre el segmento.

Si hacemos clic en la línea que relaciona las tablas, podremos navegar a las propiedades de la combinación. Por

defecto, veremos que tiene marcada la opción 1, pero podremos desmarcarla para seleccionar las opciones 2 o 3,

según nos interese:

Estas opciones consisten en:

• Incluir solo las filas donde los campos combinados de ambos objetos sean iguales.

• Incluir todos los registros del objeto 1 y solo aquellos del objeto 2 donde la combinación sea igual, es decir,

toma de referencia el objeto 1 y adiciona lo que sea común en el objeto 2.

• Incluir todos los registros del objeto 2 y solo aquellos del objeto 1 donde la combinación sea igual, es decir,

toma de referencia el objeto 2 y adiciona lo que sea común en el objeto 1.


20

Consultas

En Access, una consulta es también un objeto de base de datos. Una consulta no almacena datos, solo muestra los

almacenados en tablas u otras consultas. Una consulta puede mostrar datos de una o más tablas, de otras consultas

o de una combinación de ambas.

Las consultas son las preguntas que se realizan a los datos. Por eso, se emplean para buscar y recuperar datos que

cumplen con unas condiciones específicas. Existen tres tipos de vistas: Vista SQL, que emplea el lenguaje Structured

Query Language; Vista Diseño, donde diseñamos las consultas; y Vista Hoja de datos, donde veremos los resultados.

Los tipos de consultas que existen son:

• De selección: Es la más común. Por medio de ella obtendremos respuestas de los datos.

• De creación de tabla: Para seleccionar registros de una tabla que ya esté creada y guardarla como una tabla

nueva. Por ejemplo, puede ser útil si importamos un archivo Excel y queremos fragmentar parte de esos

datos en tablas separadas.

• De datos anexados: Agregan datos a tablas existentes. Los datos pueden proceder de una o varias tablas o

ser el resultado de algún cálculo. Se recomienda usar este tipo de consulta para agregar registros antiguos a

una nueva tabla sin tener que copiarlos manualmente.

• De actualización: Cambian datos en tablas existentes. Se pueden incluir cálculos (por ejemplo, aplicar un

descuento a una columna de precios de artículos) mediante fórmulas escritas a mano o por medio del

comando Generador de la cinta de opciones Diseño representado por una varita mágica. Al hacer clic

accederemos al Generador de expresiones el cual nos facilitará el manejo de las distintas funciones a

implementar en los cálculos.

• De eliminación: Eliminan datos en tablas existentes.

• General: Antiguamente denominada consulta de tabla de referencias cruzadas, sirve para mostrar datos de

resumen como, por ejemplo, promedios, sumas, mínimos o máximos. Es la consulta idónea para obtener

resúmenes de información agrupando datos en filas y columnas. Ejemplo: Sería necesario aplicar esta

consulta si deseamos conocer el volumen de pedidos de un producto por lugar donde fueron vendidos

donde la referencia cruzada sería: (1) el volumen de pedidos y (2) el lugar donde fueron vendidos.

• De unión: Combina varias consultas de selección (primer tipo de consulta) en un mismo resultado. Resulta

útil si necesitamos ver datos de orígenes no relacionados.

• De paso a través: Permiten conectarnos a una base de datos de gran tamaño, por ejemplo, Microsoft SQL

Server, y procesar consultas en dicha base de datos. De esta forma, Access se convierte en el front-end, es

decir, la herramienta que nos ayudará a ejecutar la base de datos de mayor tamaño.

• De definición de datos: Permiten crear o modificar tablas e índices. Access proporciona tantas formas

diferentes de crear o modificar tablas que es muy improbable que se use esta opción.


21

Hay dos formas de crear una consulta: Asistente para consultas y Diseño de consulta. A continuación, detallaremos

cada una de ellas.

Crear una consulta: Asistente para consultas

Acudimos a la Ficha Crear / Botón Asistente para consulta y, a continuación, seleccionaremos la opción Asistente

para consultas sencillas y pulsaremos en Aceptar. Un asistente, nos ofrecerá las distintas tablas y consultas previas

(en caso de tenerlas) así como los campos de la tabla o consulta que seleccionemos para asignar los deseados. Tras

eso, pulsamos en Siguiente:

Por último, Access nos permitirá poner título a la consulta y marcar si la deseamos abrir para ver la información o si

deseamos modificar el diseño. Para acabar, pulsamos en Finalizar:


22

Abrir la consulta para ver la información nos llevará a los resultados de la consulta que hemos realizado en la Vista

Hoja de datos. En cambio, si pulsamos en Modificar, veremos la Vista Diseño tal y como se muestra en la siguiente

imagen.

Podremos ver:

• En la parte superior, en la cinta de opciones de la Ficha Diseño, se indica el tipo de consulta del que se trata

(punto 1).

• El nombre de nuestra consulta en la pestaña superior (punto 2) y en el panel de navegación (punto 5).

• El origen de los datos. En este caso, una tabla con ciertos campos asignados (punto 3).

• La sección denominada cuadrícula de diseño que nos permitirá hacer ediciones (punto 4). Modificar el

diseño nos permitirá editar la consulta: añadir, eliminar o alterar el orden de los campos, establecer el orden

y fijar criterios (filtros).

A la pantalla anterior también se llega cambiado desde la Vista Hoja de Datos a la Vista Diseño. Para ello,

seleccionaremos la Vista diseño por medio del icono en la esquina inferior derecha de la pantalla o a través de la

Ficha Inicio / Botón Ver / Vista diseño:

La cuadrícula de diseño se compone de:

• Campos: Se pueden añadir:

o Seleccionando un campo del desplegable (se pueden repetir)

o Arrastrando el campo desde el origen de los datos (parte superior)

o Haciendo doble clic sobre el campo en la tabla.

Para eliminar un campo añadido a nuestra consulta, basta con borrar el nombre del campo o seleccionar la

columna y pulsar la tecla Supr. Para alterar el orden de los campos, podremos arrastrarlos hasta la posición


23

deseada. También se tienen disponibles las opciones de cortar, copiar y pegar las cuales se muestran

haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el campo.

• Tabla: Se autocompleta al informar el campo.

• Orden: Access nos ofrece tres órdenes para aplicar: ascendente, descendente o sin ordenar.

• Mostrar: Hay que hacer clic para activar los campos que deseemos que se muestren.

• Criterios: Aquí fijaremos los criterios que queramos aplicar a nuestra consulta:

o Para obtener un dato concreto, el doble entrecomillado “ ” delimitará una cadena de texto exacta ►

=”texto_exacto”

o Para que un cuadro de diálogo nos consulte por un registro concreto, debemos introducir la cadena

de texto que queremos que se muestre en pantalla entre corchetes ► =[texto_deseado]

o También se pueden usar caracteres comodines para establecer criterios más complejos:

▪ El asterisco * equivale a 0 o más caracteres. Puede usarse como primer o último carácter de

una cadena. Ejemplo: M* (también se podría escribir así: Como “M*”) encontrará todos los

nombres que empiecen por M como Manuel o Miguel.

▪ La interrogación cerrada ? equivale a un solo carácter alfabético. Ejemplo: M?na encontrará

palabras como mona o mina.

▪ La almohadilla # equivale a un carácter numérico. Ejemplo: 25#4 encontrará 2504, 2514,

2524, etc. Se pueden incluir símbolos < y > para delimitar rangos de fechas. Ejemplo:

>#01/01/2021# encontrará fechas mayores al 1 de enero de 2021. Ejemplo 2: >=”Díaz”

encontrará todos los apellidos desde Díaz hasta el final del abecedario. De igual forma,

podemos escribir >= o <= para mayor o igual y menor o igual, respectivamente.

▪ Para los valores numéricos también podemos manejar rangos. Ejemplo: Entre 20 Y 30

encontrará los valores comprendidos entre el 20 y el 30. Ejemplo 2: Entre 1 Y 10 es lo mismo

que >=1 Y <=10. Ejemplo 3: Entre #1.1.2020# Y #1.1.2021#

▪ Los corchetes [] equivalen a un carácter dentro de los corchetes. Ejemplo: M[ai]sa

encontrará masa y misa, pero no mesa, mosa, ni musa.

▪ La exclamación o admiración cerrada ! equivale a cualquier carácter que no esté incluido en

la cadena de texto. Ejemplo: M[!ai]sa encontrará mesa, mosa o musa, pero no masa, ni misa.


24

▪ También se puede usar la simbología <> que significa distinto de para hallar todo lo que no

se especifique a continuación. Ejemplo: <>Manuel encontrará todos los registros excepto el

de Manuel.

▪ El símbolo - equivale a un carácter de un intervalo en orden ascendente. Ejemplo: M[a-c]s

encontrará mas, mbs y mcs, pero no mds, mes, mfc, etc.

▪ El valor 1 equivale a verdadero y el valor 0 equivale a falso en campos de tipo lógico.

• O: El último campo de la consulta es una O por lo que, aunque establezcamos un filtro a partir del campo

criterio, si añadimos una opción O el resultado también nos mostrará los datos que satisfagan esta

condición.

En una misma consulta se pueden establecer varios criterios, pero hay que tener en cuenta que:

• Función Y. Para criterios en la misma fila, Access solo mostrará resultados cuando todos los criterios se

cumplan a la vez. La función Y es una función sumativa que significa que se deben cumplir los criterios

simultáneamente.

• Función O. Para criterios en distintas filas, Access mostrará resultados solo con que se cumpla uno de los

criterios. La función O es una función alternativa que significa que se debe cumplir, al menos, uno de los

criterios.

• Evidentemente se pueden mezclar funciones Y con funciones O, para lo que siguen aplicando lo indicado en

los puntos anteriores: las funciones Y deben cumplirse en todos los casos y las funciones O en, al menos,

uno.

Las consultas se pueden ejecutar desde el panel de exploración haciendo doble clic sobre ella o desde la Vista Diseño

mediante el comando Ejecutar representado por una exclamación roja ! el cual nos devuelve a la Vista Hoja de

datos.

Crear una consulta: Diseño de consulta

Al igual que se puede crear una consulta por medio del Asistente para consultas, también es posible por medio del

botón Diseño de consulta.

Nos aparecerá un cuadro de diálogo que nos diferenciará tres listas: las tablas, las consultas y ambas. Podremos

elegir la lista que deseemos y marcar en ella lo que nos interese haciendo doble clic sobre las tablas o consultas y

pulsar en el botón Agregar. Es posible marcar más de una tabla o consulta añadiéndola una a uno o seleccionando

varias manteniendo pulsada la tecla Ctrl.


25

Cuando elegimos objetos, sean tablas o consultas, si existe una relación entre ellos, se añadirán mostrando la

relación que mantienen:

Cálculos

Podemos efectuar cálculos propios o por medio de funciones implementadas en Access. Para incluir cálculos en

Access se debe pulsar en el comando Totales y especificar en la consulta qué cálculo queremos aplicar. Los más

comunes son:

• Suma para sumar valores.

• Promedio para obtener el valor promedio de los valores.

• Mínimo o máximo para obtener el valor mínimo o máximo.

• Cuenta para obtener el número de valores sin contar los valores en blanco.

• Primero o último para obtener el primer o último registro en orden cronológico.

También se pueden añadir cálculos personalizados. Por ejemplo, podemos añadir los campos mes y año para que, a

partir de una fecha de nuestra tabla, nos adiciones en dos columnas nuevas el mes y el año. Las dos funciones serían

►Mes: Mes([Fecha]) y Año: Año([Fecha]) donde fecha debe ser el nombre del campo que contenga la fecha.

Es posible, incluso añadir ahora un criterio sobre el nuevo campo Año recién creado y ejecutar la consulta indicando

a Access que no nos muestre esa columna (clic de la opción Mostrar deshabilitado):

Cuando se muestran los resultados de un cálculo en un campo, realmente no se almacenan en la tabla base, sino que

Access ejecuta de nuevo los cálculos cada vez que se ejecuta la consulta, de forma que los resultados siempre están

actualizados.


26

Formularios

Los formularios son también un objeto de Access. Permiten introducir y modificar datos en pantallas un poco más

atractivas. Por medio de ellos es posible introducir, editar y ver datos en una tabla o consulta. Mientras el objetivo

de una tabla es almacenar datos, el de un formulario es solo mostrarlos o modificarlos.

Los formularios pueden crearse de diferente forma. Las tres más importantes son:

• Formulario: Crea automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta

seleccionada. Para crear un formulario simplemente habrá que seleccionar el origen de los registros, el cual

puede ser una tabla o una consulta.

• Diseño del formulario: Te permite crear un formulario en blanco añadiendo controles en la Vista Diseño.

• Formulario en blanco: Crea un nuevo formulario en blanco como en la opción anterior, pero en lugar de

emplear la Vista Diseño, Access emplea la Vista Presentación.

Por medio del Asistente para formularios es posible también crear un formulario. El asistente irá formulando

preguntas concretas sobre los orígenes de registro, campos, el diseño y el formato que se desea y se creará un

formulario acorde a las respuestas dadas.

Algunas consideraciones de los formularios son:

• La relación entre un formulario y su origen de registros se crea mediante objetos gráficos denominados

controles.

• Un formulario almacena o recupera los datos del origen del registro base, pero otra información como su

título, la fecha o el número de páginas se almacenan directamente en el diseño del formulario.

• Además de formularios, existen subformularios. Cada uno puede incluso estar conectado a tablas distintas.

Los formularios pueden mostrarse en las siguientes vistas:

• Vista Formulario: Permite ver y añadir nuevos registros, pero no permite modificar la estructura.

• Vista Presentación: Permite ver los datos (aunque no editarlos) y modificar la estructura del formulario.

• Vista Diseño del formulario: No se muestran datos de las tablas ni se pueden modificar estos, pero permite

modificar la estructura.

Ver datos Cambiar datos Cambiar estructura

Vista Formulario

Vista Presentación

Vista Diseño


27

Informes

Los informes son los últimos objetos que veremos de Access. Un informe es una forma de presentar los datos en un

formato impreso, ya que permite organizar la información. Están pensados para imprimir información de nuestra

base de datos. Los informes se crean añadiendo objetos visuales que se denominan controles que son útiles para

agrupar y ordenar datos, calcular resultados, etc. En un informe, el origen de los datos también puede ser una o

varias tablas y/o consultas.

La función principal de un informe es ordenar, agrupar y/o resumir la información, pues permite establecer distintos

niveles de ordenaciones y agrupamientos y, de acuerdo a estos, calcular totales. Ejemplos de tipos de informes son:

etiquetas de correo, facturas, resúmenes de venta o listas de teléfono. Los informes se pueden crear de diferente

forma. Las tres más importantes son:

• Informe: Crea automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta

seleccionada. Para crear un informe simplemente habrá que seleccionar el origen de los registros, el cual

puede ser una tabla o una consulta.

• Diseño de informe: Access abre un informe en blanco en Vista Diseño al que podremos aplicar controles.

• Informe en blanco: Access abre un informe en blanco en Vista Presentación.

Una vez creado y guardado el diseño de un informe, podremos utilizarlo siempre que lo necesitemos. El diseño

permanecerá inalterado pero los datos se actualizarán. Al igual que en los formularios, ciertos datos del informe

como su nombre son propios del informe y no dependen de las tablas o consultas que constituyan su origen de

datos.

Al igual que existen subformularios, también existen subinformes. Son informes que se insertan en otro informe.

Cuando se combinan informes, uno de ellos debe servir como informe principal que contiene al otro informe.

Las etiquetas son un tipo de informe que puede resultar muy práctico. Se pueden crear etiquetas postales para

usarlas en paquetería de mensajería ordinaria. Como cualquier otro informe, los datos de este tipo de informe se

alojarán en nuestra base de datos. A continuación, mostramos un ejemplo de un informe a partir de una tabla:

Las vistas que Access ofrece para los informes son idénticas a las de un formulario, aunque además añade una cuarta

vista denominada Vista preliminar desde la que podremos lanzar la impresión de los datos.


28

Para diferenciar un formulario de un informe, hay que tener en cuenta:

• Iconos que los representan. El icono de un formulario es una hoja con dos recuadros que son los campos,

mientras que el icono de un informe es un cuaderno verde de anillas.

• Posicionamiento de los campos. Los campos en un formulario están en filas (horizontal) y en un informe

están, al igual que en una tabla, en columnas (vertical).

• Datos que informan. El formulario indica en la parte inferior el número de registros. El informe informa en la

parte superior la fecha y la hora.

• Funciones y utilidades que ofrecen. En un formulario el usuario interactúa con los datos (sobrescribiendo

incluso los datos de la tabla correspondiente); mientras, en un informe solo se visualiza información.

Es posible insertar imágenes, logotipos y gráficos en formularios e informes. En el caso de los gráficos, hay que tener

en cuenta que, al menos uno de los campos de la tabla debe tener un tipo de datos que almacene únicamente

números, como los tipos número o moneda. Una vez indicado sobre qué campo se desea actuar, se elegirá el tipo de

gráfico de las múltiples opciones que nos ofrece Access y se hará la distribución de los datos arrastrando los campos

elegidos a la zona del gráfico que nos interese. Los gráficos pueden ser independientes (no cambiará cuando

modifiquemos los registros) o dependientes (los valores dependerán de los registros).

Importación, vinculación y exportación de datos

Como hemos visto, es posible importar o exportar datos de otras bases de datos mediante la Ficha de opciones

Datos externos. Access proporciona dos formas para usar datos externos:

• Importar. Copia datos externos a Access convirtiéndolos del formato origen del que procedan al que Access

asimila. Al importar datos se crea una copia de estos en una nueva tabla que desde ese momento es

autónoma en sus procesos, por lo que, si se editan, añaden o eliminan datos, la tabla origen no se altera.

Además de datos, es posible importar objetos que no sean tablas, como formularios o informes.

• Vincular. Conecta datos de otra aplicación sin importarlos y se pueden ver y modificar tanto en la aplicación

original como en Access. Trabajaremos con los datos como si fuesen tablas normales con una restricción: no

podremos cambiar su estructura. Cuando vinculamos una tabla no se copia a nuestra base de datos, sino que

solo se crea una conexión.

Se hace copia Cambiar datos Cambiar estructura

Importar

Vincular

La exportación por su parte es una forma de enviar datos y objetos de una base de datos a otra base de datos, hoja

de cálculo o formato de archivo. El proceso de exportación es similar al de copiar y pegar.

Recalcamos la diferencia entre estos tres conceptos de una forma resumida: importar es traer y ser autónomo en la

gestión; exportar es dar y que el sistema destino también sea autónomo; y vincular es traer, pero sin importar, es

decir, trabajamos en modo conexión.


29

Preguntas de examen

Auxiliar Admn. Turno Libre 2016

1. Para relacionar dos tablas en Access 2019, ¿cómo tendrán que ser los campos relacionados?

a) Ambos serán clave principal.

b) Ambos campos serán numéricos.

c) Con el mismo nombre.

d) Tendrán el mismo tipo de datos.


2. En Access, ¿cuál de los siguientes nombres de campo es válido?

a) 1_id_moneda€

b) precio.$

c) oferta!

d) direccion[web]

3. En Access, tenemos dos tablas «Datos Factura» y «Líneas Factura». En Datos Factura está la información relativa

a cada factura, y en Líneas Factura cada línea de los elementos de la factura. Siempre que se vende un elemento se

emite una factura, aunque una factura puede incluir también varios elementos. ¿Cuál de las siguientes relaciones

es la que mantiene datos Factura con Líneas Factura?

a) Uno a varios.

b) Varios a varios.

c) Varios a uno.

d) Uno a uno.


30



31

1. D

2. A

3. A

22. C

23. C

24. A

25. B

Documents

Bases de datos: Access. Principales funciones y utilidades