Bayaran Dan Cek

8/14/2019 Bayaran Dan Cek

1/16


2/16

1. Dokumen-dokumen sokongan ( Pesanan Kerajaan,Inbois/Bil,

Baucer dan lain-lain dokumen sokongan ) hendaklahdiperakukan

sebelum pembayaran dibuat.AP 102 (a)2. Peruntukan hendaklah disemak terlebih dahulusebelum pembelian

dibuat. (AP 93)

3. Bil-bil pembayaran hendaklah dijelaskan dalamtempoh satu bulan

( 30 hari ) daripada tarikh bil diterima.

4. Baucer pembayaran hendaklah diberi nombormengikut siri

Kumpulan Wang dan disimpan dengan teraturdan selamat. ( Daftar

Baucer )


3/16

5. Urusniaga bayaran hendaklah dicatitkan pada Buku Tunai/Buku Vot

( Bahagian Pembayaran ) pada masa urusniaga berlaku

atau selewat-lewatnyasebelum penghujung hari.

6 Kelulusan hendaklah diperolehi daripada Pusat TanggungJawab bag

pembelian yang melebihi daripada had yang ditetapkan.

7. Daftar bil hendaklah disediakan dengan teratur dankemaskini. ( AP 103 A )

- Semua bil yang diterima hendaklah dicatitkan didalamdaftar bil.

- Daftar bil hendaklah mempunyai ruangan tertentu untuk

merekodkan tarikh bil diterima sehingga keperingkat bayaran.


4/16

Dokumen Kewangan Berkaitan :

A. Borang Pesanan Kerajaan

B. Bil / Inbois

C. Baucer Bayaran

(Dalaman, Baucer Kecil Kew.50

Baucer Kew. 304 )

D. Cek Bayaran

E. Buku Tunai / Buku Vot

F. Daftar Bil

G. Daftar Baucer

H. Fail Simpanan Baucer

I.. Surat Kuasa


5/16

Bayaran dilakukan melalui :1. Bayaran Tunai :

Pembelian runcit kurang daripadaRM100.00

dengan menggunakan sistem PanjarWang Runcit

6. Bayaran Melalui Cek :

Cek merupakan satu bil pertukaran dan

secara amnya sebagai satu arahan kepadaBank bagi membayar sejumlah wang.

Bayaran Melalui Jabatan Akauntan Negara

(AG) :Bayaran akan dilakukan oleh AG melalui Borang


6/16

Peraturan-peraturan Penyeliaan Pengurusan Pembayaran

1. Memastikan bil-bil yang diterima berserta dengan

Pesanan Kerajaan yang telah ditandatangani oleh

pembekal.

2. Memastikan peruntukan mencukupi untukpembayaran

3. Memastikan tarikh Pesanan Kerajaan terawaldaripada tarikh bil-bil

dikeluarkan.

4. Memastikan terdapat nama bank dan nombor akaunbank pembekal

terdapat di bil-bil berkenaan.

5. Pegawai yang memohon pembelian hendaklahmemastikan barang-


7/16

Carta Aliran Proses Bagi Pembayaran Bil-bil

> Menerima dan menyemak bil- bil Pesanan Kerajaan

> Kembalikan bil-bil Kepada Pembekal (Jika TidakLengkap)

> Sediakan baucer bayaran dan Cek untuk ditaip (Jika

Lengkap)

> Semak semula baucer dan Cek setelah ditaip

> Dapatkan tandatangan Pengetua dan P. Kanan

> Susun baucer Asal bersama bil dan Pesanan, Baucer

Pendua

bersama cek bayaran.

> Hantar baucer dan cek yang telah dilengkapi kePembekal


8/16

Checklist Untuk Penyediaan Pengurusan Pembayaran

Bil-bil

1 Bil-bil yang diterima dicopkan tarikh penerimaan

2 Sediakan / Lengkapkan Baucer Bayaran Mengikut

KumpulanWang Dan Cek Bayaran

3 Pastikan terdapat tandatangan Pegawai pada

baucer dan CekBayaran

4 Pastikan Baucer dan Cek Bayaran dihantar kepada

pembekalberkenaan


9/16


10/16

CEK

Definisi:

Cek merupakan satu bil pertukaran dan secara amnya sebagai satu

arahan kepada bank bagi memebayar sejumlah wang.

Pengkelasan Cek:

Ciri penting dalam proses pengeluaran:

l. Semua cek hendaklah dipalang Akaun Penerima Sahajakecuali cek-cek yang dikeluaarkan bagi tujuan PWR.

o. Cek terbuka hendaklah dibuat atas nama jawatan penerima

serta No. K.P. dan perkataan pembawa hendaklah disilangkan.


11/16

c. Cek perlu ditulis dengan jelas menggunakan dakwat kekal.

d. Cek hendaklah dibatalkan sekiranya berlaku kehilangan/kecurian.

e. Cek hendalah dicop Laku dalam tempoh 3 bulan dari tarikh.

f. Menandatangani cek kosong dan ditulis perkataan TUNAI dilarang.

KUASA MENANDATANGANI CEK

k. Perlu kelulusan Akauntan Negara Malaysia dengan menyediakan 4

salinan Borang Kuasa Tetap (AP101).

n. Borang mestilah disetakan bersama 4 contoh Kad Tandatangan

yang diperolehi daripada bank dan diluluskan oleh Akauntan

Negara melalui PTJ masing-masing.


12/16

PEMBATALAN CEK

3. Sekiranya ada tuntutan mengenai cek yang telah dibatalkan tamat

tempoh laku atau setelah dorekodkan ke dalam Buku Tunai, satucek lain hendakah dikeluarkan dan ianya hendaklah disifatkan

sebagai pembayaran baru yang kena dipertanggungkan kepada

Vot atau akaun bagi tahun semasa. Resit hendaklah dikeluarkan

dan direkodkan ke dalam Daftar Cek Batal.

Pegawai yang meluluskan pembayaran hendaklah diberitahu

supaya rekod dibuat penyelerasan (AP118).

13. Cek yang luput tempoh laku atau rosak hendaklah dibatalkan

seperti berikut :

* Satu resit perlu dikeluarkan atas nama Penerima/Pengetua/Guru

Besar bagi membatalkan cek berkenaan dengan keterangan pada


13/16

* Cek yang dibatalkan perlu dicatat dalam Buku Daftar cek batal.

*Catatkan resit itu sebagai penerimaan dalam Buku Tunai. Untuk

*Pembayarna semula satu baucer pembayaran perlu disediakan bersam*Resit pembatalan asal sebagai dokumen sokongan. Butir-butir cek baru perlu didaftarkan dalam Buku Daftar Cek Batal

KEHILANGAN CEK

Jika didapati cek hilang sebelum urus niaga dibuat perkara berikut perl

dipatuhi :-

m. Hak penerima memaklumkan kepad pihak pembayar d engan carabertulis.

o. Pihak pembayar mesti memaklumkan kepada pihak bank untuk

menahan bayaran dan perlu mendapat pengesahan dai pihak bank

bahawa cek tersebut belum ditunaikan, sekiranya tempoh laku cektelah lu ut tindkan menahann a tidak erlu.


14/16

a. Tindakan mengikut prosedur KEHILANGAN HENDAKLAH

DIAMBIL (AP315 DAN AP316)

TINDAKAN MENGEMASKINI DAFTAR PERAKAUNAN

Setelah baucer dan cek dituliskan dan ditandatangani oleh

Pengetua/Guru

Besar pihak sekolah perlu mengemaskini Daftar seerta buku-buku akaun

seperti berikut :

Merekod ke dalam bahagian bayaran Buku Tunai yang dibuat

mengikut peruntukan tertentu sepeerti tercatat dalam baucer.

Merekodkan ke dalam Buku Pecahan Perbelanjaan (lejer)

* Merekodkan ke dalam Daftar Bil (di ruangan bayaran)


15/16

PERKARA-PERKARA AM

3. Sekiranya didapati bil asal hilang, pihak pembekal hendaklah

mengemukakan satu salainan sah bil yang hilang untuk dibuat

bayaran. Pihak sekolah dikehendaki membuat pengesahan BIL/

INVOIS asal tidak dapat dikesan dan pembayaran masih belum

dibuat. Sila catatkan kemasukan ke dalam Buku Stok pada bil/

invois tersebut.

9. Sekiranya pembayaran teah dibuat baucer , bil/invois asal telah

hilang atau tidak dapat dikesan sila dapatkan salinan dan pihak

sekolah hendaklah mengesahkan bauacer, bil/invois asal tidakdapat dikesan tetapi pembayaran telah dibuat. (AP108)

13. Semua baucer dan bil yang telah dibayar hendakah dicop JELAS

atau TELAH DIBAYAR dan disimpan ditemat yang selamat

mengikut kumpulan wang dan bersiri.


16/16

1. Buku Cek yang diterima hendaklah didaftarkan dalam Stok Buku

Cek dan disimpan ditempat yang selamat.

KESIMPULAN

Adalah diharapkan agar peraturan-peraturan di atas yang dapat

dipatuhi untuk mengelakkan kesilapan, kecuaian, salah laku dan

penyelewengan dalam urusan pembayaran. Oleh yang demikiansetiap pembayaran yang dibuat mestilah betul dan tepat untuk

mengelakkan dikenakan tindakan surcaj mengikut Prosedur

Kewangan 1957.

Documents

Bayaran Dan Cek