Beleidsplan Popkoor Springtime 2018-2020 · Beleidsplan Popkoor Springtime 2 Met trots zingen voor een breed publiek Inleiding Met het realiseren van de theatershow Springtime Timemachine

Bestuur Popkoor Springtime

Vastgesteld ALV 25 oktober 2017 en

ALV 7 maart 2018 (Ons repertoire)

Beleidsplan Popkoor Springtime 2018-2020

Beleidsplan Popkoor Springtime

1

Inhoud Inleiding................................................................................................................................ 2

Wat voor koor willen we zijn? ............................................................................................ 3

Onze optredens .................................................................................................................. 3

Ons repertoire ..................................................................................................................... 4

De uitstraling van ons koor ................................................................................................ 4

Financiering ......................................................................................................................... 5

Publiciteit ............................................................................................................................. 6

Bestuur en Organisatie....................................................................................................... 7

Bijlage: ................................................................................................................................. 8

Taakomschrijvingen bestuur (uit statuten en huishoudelijk reglement) en commissies (vanuit bestuur) ................................................................................................................. 8


2

Met trots zingen voor een breed publiek

Inleiding Met het realiseren van de theatershow Springtime Timemachine hebben we als koor een periode afgesloten van opbouwen, groeien en uitproberen. Begonnen als koor vanuit mensen die graag op woensdagavond anderhalf uurtje willen zingen, zijn we langzaamaan ambitieuzer geworden. Waar de lat van onze ambities precies gelegd moet worden, is echter nog even zoeken. Naar aanleiding van de show heeft het bestuur een enquête onder alle leden rondgestuurd, waarvan inmiddels een uitgebreid rapport is verschenen. Daaruit valt een duidelijke richting te halen waarin ons koor zich moet ontwikkelen, maar er zijn ook ferme kanttekeningen te plaatsen bij al te wilde plannen. Waar de meerderheid kiest voor een bepaalde richting is er ook steeds een niet te verwaarlozen minderheid die dat anders ziet. Maar in elk geval wordt duidelijk: we willen onszelf graag presenteren aan een breed publiek, op een manier dat we trots kunnen zijn op onszelf. Te veel hooi op de vork staat die trots dan soms in de weg.

Maar we willen wel vooruit, onszelf verder ontwikkelen, zo leest het bestuur de resultaten. Met deze inzichten gewapend hebben we onderstaand plan opgesteld. Het is een meerjarenbeleidsplan – een soort stip op de horizon, die richting geeft aan waar we naartoe willen. Of we dat in twee of in vijf jaar bereiken is een beetje afhankelijk van de vraag of we de wind in de zeilen hebben of juist met tegenwind te maken krijgen. Waar zijn we al goed in, wat heeft extra aandacht nodig? De richting is hiermee dus aangegeven, het tempo nog niet.

We stellen voor eerst over deze richting een besluit te nemen. Als we dit plan als basis kunnen nemen voor de komende jaren, dan kijken we elk jaar waar we goed in zijn en waar we nog wat harder aan moeten werken. Dat werken we uit in een jaarlijks activiteitenplan en begroting, die door de ALV telkens zullen worden vastgesteld.


3

Wat voor koor willen we zijn? Popkoor Springtime is een koor voor iedereen uit Malden die lekker wil zingen en trots is op wat en hoe we dat ten gehore brengen. We willen er graag bij zijn als er in Malden of omgeving iets gebeurt waar publiek samenkomt. We willen uitgroeien tot een begrip in onze regio, zodat we worden uitgenodigd om te zingen bij evenementen, zoals afgelopen jaar bij de inauguratie van de burgemeester en een jaar eerder bij de Vierdaagse feesten.

Daarbij leggen we de lat voor onszelf steeds een beetje hoger: we willen dat mensen naar ons komen luisteren vanwege onze muzikale kwaliteiten en niet alleen maar omdat ze iemand van ons kennen. Ons repertoire moet leuk zijn om naar te luisteren, onze zangkwaliteit moet steeds een stukje beter worden en we schaven voortdurend aan onze uitstraling en ‘performance’. En naast dat we graag ‘op uitnodiging’ zingen, organiseren we af en toe ook onze eigen concerten en shows.

Kortom: Popkoor Springtime is er voor iedereen die koorzang een belangrijke plek in zijn vrijetijdsbesteding geef

Onze optredens Natuurlijk doen we het allemaal om op te kunnen treden. Onze agenda is echter beperkt: voorlopig gaan we uit van ten minste 5 optredens per jaar. We willen daarbij een gevarieerd programma, waarbij we zowel kleinschalig (winkelcentrum bijvoorbeeld) met grootschalig (4-Daagsefeesten?) combineren. Ook willen we optredens waar een beperkte (!) choreografie

gewenst is afwisselen met optredens waar we gewoon alleen maar hoeven te zingen. De lat hoeft niet altijd even hoog te liggen. Ook willen we regelmatig (eventueel wat verder weg) onszelf vergelijken met andere koren. Waar en hoe we precies optreden laten we over aan de Optredenscommissie (OC), die jaarlijks zorgt voor een optredenskalender.

Onze optredenskalender moet in elk geval aan de volgende wensen voldoen:

- We willen een aantal optredens in Malden verzorgen en het liefst een keer per jaar in Maldensteijn (mogelijk samen met/op uitnodiging van een ander muziekgezelschap)

- We willen tenminste een keer per twee jaar deelnemen aan een korenfestival - Ons kerstrepertoire willen we elk jaar laten klinken - Eens in de vijf jaar verzorgen we een lustrumshow met alles erop en eraan in

Maldensteijn - We houden ogen en oren open voor gelegenheden waar veel mensen komen en

waar we zouden kunnen optreden, in Malden en in de regio


4

Ons repertoire Voor ons repertoire moet een groot draagvlak zijn bij de leden. Met de goede arrangementen moet het voor elke stempartij leuk/uitdagend zijn om te zingen. Ons repertoire is ook afgestemd op ons publiek; we willen immers graag voor volle zalen zingen. Ons publiek bestaat uit jong en oud, zodat ons repertoire ook breed gespreid over de tijd samengesteld dient te zijn. We streven naar een gezonde mix van popsongs uit zestig jaren popmuziek,

waarbij bekende hits en minder bekende pareltjes beide aan bod komen. Het nieuwe repertoire wordt voor de helft bepaald via een enquête onder de leden, op basis van een selectie door de Muziekcommissie (MC) uit door leden ingediende nummers. Voor de andere helft wordt het repertoire samengesteld door de Muziekcommissie zelf. Met een nieuwe enquête vervallen de uitkomsten van eerdere enquêtes.

De leden krijgen op de volgende wijze inbreng bij de muziekkeuze van ons koor:

- Door het indienen van muzieknummers en bijpassende thema’s bij (de voorzitter van) de muziekcommissie.

- Via een minimaal tweejaarlijks te houden enquête. o Uit de door leden ingediende muzieknummers maakt de muziekcommissie

een selectie voor de enquête. o Bij de selectie zal met name gekeken worden naar geschiktheid voor het koor

en arrangeerbaarheid. - Aan de leden zal een lijst met niet geselecteerde nummers beschikbaar worden

gesteld. - De top van liedjes met de meeste stemmen van de leden vormen de helft van de

nieuw te zingen nummers.

Elk nieuw liedje wordt voortaan toegelicht als we er voor het eerst mee gaan beginnen: - Waar gaat het lied over? - Welk gevoel/sfeer willen we als koor hiermee overbrengen

De uitstraling van ons koor Springtime Timemachine betekende een grote stap vooruit in onze manier van optreden. Opeens zongen we uit het hoofd, maakten we danspasjes, gebruikten we kledingattributen en hadden we verschillende opstellingen. Die elementen willen we graag behouden voor onze optredens in de toekomst.

Tegelijk willen we ervoor waken dat we daarin niet doorschieten. De muziek moet voorop blijven staan! Bewegen tijdens ons optreden, verschillende opstellingen en een duidelijk kledingbeleid blijven echter wel onderdelen waar we regelmatig ook tijdens repetities aandacht aan willen gaan besteden.


5

Nieuw daarbij is dat we in de toekomst regelmatig workshops willen organiseren, waarin op een bepaald aspect (ritmisch bewegen, liedbeleving, stemgebruik bijvoorbeeld) wordt ingezoomd. Deze workshops kunnen ook op zaterdag plaatsvinden. De Aankledingscommissie (AK) (die niet alleen de persoonlijke kleding, maar voortaan ook de aankleding van de zaal en

de uitstraling van het koor tot haar aandachtspunten rekent) speelt hierin een vooraanstaande rol. Belangrijk aspect van de uitstraling is ook de muzikale begeleiding. We willen regelmatig optreden met de Timemachine Band. Daarvoor is het belangrijk de relatie met deze muzikanten te onderhouden en dus ook regelmatig met hen te repeteren.

Alles bij elkaar betekent dit dat ook uitstraling een plek krijgt in het repetitieschema:

- Toelichting op bedoeling en gewenste uitstraling van de songs bij elk nieuw lied - Workshops (eventueel op zaterdag) over aspecten van ons optreden - Aandacht voor achtergrond en attributen bij optredens - Repetities met de band (bijvoorbeeld eens per kwartaal)

Financiering Al met al willen we best veel – overigens in lijn met wat de meerderheid van onze leden ook wil. Maar onze ambities kosten geld. We hebben als resultaat van de Timemachine-show de beschikking over een eigen geluidsinstallatie en kunnen steunen op muzikale begeleiding van een band. Het ontwikkelen van eigen optredens en meer aandacht aan

bepaalde aspecten van ons optreden vraagt om professionele ondersteuning die we graag (zo zunig mogelijk!) inhuren. Extra middelen zijn dus gewenst! We willen daarom graag een Sponsorcommissie (SC) instellen, die op zoek gaat naar financiering en financieringsbronnen om zo een betere financiële basis te leggen onder ons koor.

Om onze ambities te financieren, vragen we:

- Een mogelijke verhoging van de contributie met een beperkt bedrag (bijv. €1 p.m.). - Opbouw van een eigen vermogen, dat groot genoeg is om eventuele tegenslagen op

te kunnen vangen (bijvoorbeeld als de opbrengst van een optreden tegenvalt, terwijl de kosten wel betaald moeten worden).

- Deelname van zoveel mogelijk leden aan de staf van evenementen als 7Heuvelenloop, om daarmee geld te verdienen. Eventueel kan wie op deze wijze de kas spekt, gecompenseerd worden met een contributiekorting.

- Zoveel mogelijk betaalde optredens. Het streven is in elk geval kostendekkend op te kunnen treden.

- Een netwerk van Vrienden van Popkoor Springtime op te richten, die een kleine bijdrage aan de koorkas willen doneren, in ruil voor privileges.


6

- Op zoek te gaan naar mogelijke subsidiepotjes, vooral potjes met een wat meer structureel karakter

Publiciteit Ons publiek bestaat voor een belangrijk deel uit mensen die we kennen: familie en vrienden. Maar we willen natuurlijk ook steeds meer de echte muziekliefhebbers trekken. In onze publiciteit maken we onderscheid tussen drie categorieën publiek:

1. De ‘warme band’: onze familie, hechte vrienden, buren. Deze groep bestaat dus uit mensen die een persoonlijke band hebben met (een van de) koorleden en dus komen kijken uit loyaliteit. We willen hen zoveel mogelijk betrekken bij ons wel en wee, door hen bijvoorbeeld te stimuleren onze facebookpagina’s te bezoeken en wellicht ook lid te worden van “Vrienden van Popkoor Springtime”. De beste manier om deze groep te bereiken is als leden veel met hen te praten over het koor.

2. De ‘sympathieke hand’: mensen die het leuk vinden dat er lokaal een en ander gebeurt en anderen willen ontmoeten bij lokale culturele evenementen. Zij zijn bereid een

oogje toe te knijpen als het om absolute kwaliteit gaat, als het maar oprecht en gezellig is wat er gebeurt. Deze groep moet weten dat Springtime bestaat, wat we willen en waar we optreden. Publiciteit in de lokale media (ook buiten de optredens om) kan helpen. Ook hen kunnen we verleiden toe te treden tot de “Vrienden van Popkoor Springtime”.

3. De ‘echte klant’: mensen die nieuwsgierig worden gemaakt door de verhalen over onze optredens, die hoge eisen stellen aan vermaak in de regio en wel eens willen komen luisteren naar een popkoor dat het net even anders aanpakt. De publiciteit voor onze optredens moet hen naar ons toetrekken. Het zijn niet de mensen die naar ons komen luisteren in het winkelcentrum, maar wel bijvoorbeeld naar een show als de Springtime Timemachine komen. Onze artistieke leiding kan een rol spelen in het bereiken van deze groep.

Voor onze publiciteit maken we gebruik van diverse middelen, die door de PR-Commissie (PRC) op passende wijze worden ingezet. We maken gebruik van:

- Mond-tot-mond-reclame, vooral door onze leden zelf - Website. Deze is zodanig opgezet dat hij uitnodigt tot regelmatig bezoek. - Facebook. Hier proberen we alle gebeurtenissen in en rond ons koor een plek te

geven. - Mailings naar mensen die graag info willen - Lokale pers. We streven naar een warme relatie met de verschillende lokale huis-

aan-huis bladen en andere media. - Affiches en flyers, afhankelijk van het soort optreden.


7

Bestuur en Organisatie Dit meerjarenplan wordt ter goedkeuring aangeboden aan de ALV en gevolgd door een activiteitenplan voor het komende jaar. Het bestuur is verantwoordelijk voor de realisatie van dat plan, maar delegeert verschillende taken naar de commissies. Die zijn in dit plan genoemd en werken binnen de kaders die in dit plan staan geformuleerd. Op die manier is gegarandeerd dat de leden altijd het laatste woord houden over de toekomst van ons koor. De commissies leggen verantwoording af aan het bestuur, waarin elke commissie is vertegenwoordigd door een lid. Daar vindt dan ook steeds afstemming en coördinatie plaats tussen de verschillende commissies. Het bestuur bestaat dus uit de verschillende vertegenwoordigers, aangevuld met een voorzitter en een secretaris. In principe vergadert het bestuur (m.u.v. vakantieperiodes) één keer per maand. Een verslag van deze vergadering wordt op het besloten deel van de website voor de leden gepubliceerd, naast andere mededelingen. Ook de commissies doen daar verslag van hun activiteiten. Op die manier blijven leden op de hoogte van wat er gebeurt in het koor. Omgekeerd: op de website komt ook de mogelijkheid om een bericht naar het bestuur te zenden, met vragen,

opmerkingen, suggesties of klachten. Op die manier hoopt het bestuur zelf ook op de hoogte te blijven van wat er leeft binnen het koor. Van de leden wordt, naast regelmatige aanwezigheid op de repetitie, ook een actieve bijdrage aan de organisatie verwacht. Dat kan variëren van deelname aan bestuur of commissie, tot regelmatig helpen met stoelen klaarzetten of materiaal sjouwen voor een optreden. Ook deelname aan workshops (ook als die niet op de woensdagavond worden georganiseerd, maar bijvoorbeeld op een zaterdagmiddag) hoort daarbij. Daarnaast willen we zeker ook aandacht blijven besteden aan het aspect van saamhorigheid en gezelligheid. In plaats van een keer per jaar een ‘social event’, willen we voortaan meerdere momenten inbouwen, waarop we zingen, optreden en ‘socializen’ willen combineren. De eerdergenoemde workshops zouden bijvoorbeeld gecombineerd kunnen worden met een gezamenlijk etentje, of een andere leuke activiteit. Ook de bandleden willen we, als het kan, hierbij betrekken.

Malden, 7 maart 2018 Bestuur Popkoor Springtime Bijlage: Taakomschrijving bestuur en commissies


8

Bijlage:

Taakomschrijvingen bestuur (uit statuten en huishoudelijk reglement) en commissies (vanuit bestuur)

Taken bestuur:

algemeen: het besturen van de vereniging;

het handhaven van de statuten en het huishoudelijk reglement;

het behartigen van de verenigingsbelangen;

het uitvoeren van de door de algemene ledenvergadering genomen besluiten;

het beheren van gelden en materialen van de vereniging;

zorgen voor afstemming tussen de diverse commissies. Aandachtspunten (vanuit bestuur):

bestuur is idealiter een zo goed mogelijk afspiegeling van het koor;

moet in staat zijn een visie voor de toekomst neer te zetten.

Taken en verantwoordelijkheden voorzitter (onder andere):

leiden van bestuursvergaderingen;

leiden Algemene Ledenvergadering;

zorgen voor naleven Statuten en reglementen;

ziet toe op uitvoering van alle door het bestuur en Algemene Ledenvergadering genomen besluiten;

formele woordvoerder bestuur en vertegenwoordigd de vereniging. Aandachtspunten (vanuit bestuur):

moet ‘gedragen’ worden door de (meerderheid van) koorleden;

moet goed kunnen luisteren en, indien nodig, een verbinder zijn tussen de koorleden/stemgroepen.

Taken en verantwoordelijkheden secretaris (onder andere):

verantwoordelijk voor correspondentie vereniging;

bewaard afschriften van uitgaande stukken;

onderhoudt archief vereniging;

notuleren bestuursvergaderingen en Algemene Ledenvergadering en bijhouden besluiten(lijst);

uitnodigingen vergaderingen;

verantwoordelijk voor samenstellen secretarieel jaarverslag;

verantwoordelijk voor roosters aftreden bestuur en commissies.

Taken en verantwoordelijkheden penningmeester (onder andere):

beheer geldmiddelen van de vereniging;

verantwoordelijk voor tijdig innen contributies;

verzorgt de uitgaven voortvloeiend uit vaste lasten en die conform verenigings- en bestuursbesluiten noodzakelijk zijn;

verantwoordelijk voor opstellen financieel jaarverslag en begroting volgend jaar;


9

verantwoordelijk voor en deugdelijke verzekeringen van eigendommen van de vereniging.

Muziekcommissie

Selecteren door leden ingediende liedjes op basis van arrangeerbaarheid en geschiktheid voor het koor

Aanvullen repertoire met nieuwe liedjes. Aandachtspunten hierbij: o Uitgangspunten beleidsplan en jaarplan; o spreiding over verschillende periodes; o gevarieerdheid.

Beheer muziekbibliotheek: o bewaren originelen partijen van liedjes per stemgroep; o bij nieuwe liedjes verzorgen kopieën leden stemgroepen of digitaal toezenden; o bij nieuwe leden verzorgen up-to-date klapper betreffende stemgroep.

Vaststellen te zingen repertoire bij optredens.

Aanleveren relevante informatie begroting (inschatting aantal nieuwe liedjes, inschatting aantal te kopiëren blaadjes van liedjes, …).

Optredens commissie

Plannen optredens-opstellen optredens kalender. Aandachtspunten hierbij: o uitgangspunten beleidsplan en jaarplan; o spreiding over het jaar; o aanwezigheid leden (iedereen kan tenzij …). Afspraak met dirigent over minimaal

aantal leden bij optredens. Afmelden optredens bij de optredens commissie.

Vragen vergoeding optredens: o minimaal onkostenvergoeding van €175 per optreden; o indien er geen onkostenvergoeding mogelijk is, dient afstemming met bestuur

plaats te vinden.

Opslag en beheer (ook tijdens optredens) technische materialen (door technische commissie als subcommissie van optredens commissie)

Logistiek optredens: o afspraken maken over vervoer installatie/attributen; o Afspraken maken over opbouw- afbouw installatie/attributen (relatie met

corveelijst).

Aanleveren relevante informatie begroting (inschatting aantal optredens, vergoeding, eventuele kosten, …).

Bij meerdere optredens dicht bij elkaar kan bestuur om advies worden gevraagd.

Aankledingcommissie

Het bedenken van de presentatie bij optredens, waaronder outfit, licht bewegen en dans. Aandachtspunten hierbij: o Afstemming met optredens commissie en muziekcommissie;


10

o leden moeten in principe geen extra kosten hoeven maken om hiervoor kleding aan te schaffen, tenzij vooraf gevraagd.

Het regelen/beheren van kleine accessoires voor optredens.

PR commissie

Onderhouden contact met ‘publiek’ via diverse (sociale) media. Aandachtspunt hierbij: o ‘Vrienden van popkoor Springtime’.

Door ontwikkelen en onderhouden website.

Specifieke communicatie bij optredens middels flyers, HAH bladen, website e.d.

Kascommissie

Het namens de leden controleren van de financiën van het koor. Het bestuur zal hiertoe minimaal één keer per jaar een verzoek doen ten behoeve van de jaarafsluiting. De commissie kan ook op eigen initiatief controles uitvoeren.

Activiteitencommissie

Het (mede) organiseren van activiteiten buiten het zingen, zoals seizoenopening.

Indien nodig regelen catering in kader van eigen optreden.

Documents

Beleidsplan Popkoor Springtime 2018-2020 · Beleidsplan Popkoor Springtime 2 Met trots zingen voor een breed publiek Inleiding Met het realiseren van de theatershow Springtime Timemachine