BENDRUOMENĖS BENDRUOMENĖS DOKUMENTACIJA IR DOKUMENTACIJA IR

DOKUMENTŲ VALDYMASDOKUMENTŲ VALDYMASVšĮ EUROPOS REGIONINĖS POLITIKOS INSTITUTAS

Lektorė Erika RibašauskienėKelmė, 2012 m. kovo 16 d.

POTENCIALIŲ VIETOS PROJEKTŲ VYKDYTOJŲ MOKYMAS

DOKUMENTŲ VALDYMASDOKUMENTŲ VALDYMAS

DokumentasDokumentas (lot. documentum)

Pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Tai priemonė įvairiais būdais ant specialios medžiagos fiksuoti informaciją apie faktus, įvykius, objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą

Su dokumento sąvoka susiję ir terminai: dokumentavimas dokumentų apyvarta dokumentų valdymas (nuo 2005 metų pakeitęs sąvoką

raštvedyba)

Atsižvelgiant į naujoves, kurios pradėtos taikyti pasaulyje darbo su dokumentais srityje, Tarptautinė standartų organizacija siūlo naują dokumento sąvokos apibrėžimą:

Dokumentas – juridinio ar fizinio asmens veiklos Dokumentas – juridinio ar fizinio asmens veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos

pateikimo būdo, formos ir laikmenospateikimo būdo, formos ir laikmenos

DOKUMENTŲ VALDYMASDOKUMENTŲ VALDYMAS

Organizacijų veikla, susijusi su veiklos Organizacijų veikla, susijusi su veiklos dokumentavimu ir darbo su dokumentais dokumentavimu ir darbo su dokumentais

organizavimu, vadinama dokumentų valdymuorganizavimu, vadinama dokumentų valdymu

Dokumentų valdymas apima visus darbo su dokumentais procesus:

dokumentų rengimą ir įforminimą spausdinimą ir dauginimą korespondencijos priėmimą ir išsiuntimą perdavimą organizacijos viduje vykdymo kontrolę sisteminimą parengimą saugojimui ir naudojimui informacijos apie dokumentus operatyvų pateikimą

Dokumentų valdymas Dokumentų valdymas – svarbus valdymo proceso elementas. Jis turi būti tvarkomas taip, kad padėtų organizuoti ir tobulinti valdymą. Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso

Ten, kur dokumentų valdymas apleistas, neišvengiama susiduriama su nenumatytomis kliūtimis, nes netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti. Kiekvienais metais kanceliarinių darbų apimtis vidutiniškai padidėja 10%

Organizacijoje turi būti nustatyta dokumentų sudarymo ir darbo su jais vieninga tvarkavieninga tvarka, kuri gali būti patvirtinta dokumentų valdymo instrukcija

DOKUMENTŲ VALDYMASDOKUMENTŲ VALDYMAS

DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMO DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMO TIKSLAITIKSLAI

Tikslai:

Pačios organizacijos ir kitų asmenų poreikiams tenkinti Apsaugoti nuo sugadinimo, praradimo Apsaugoti nuo neteisėto naudojimo, pakeitimo, naikinimo

LR dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnio nuostatos:

,,6. Nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai ir fiziniai asmenys veiklos dokumentų valdymą organizuoja vadovaudamiesi įstatymais, kitais teisės norminiais aktais ir atsižvelgdami į savo prievoles bei poreikius“

,,7. Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai asmenys turimų dokumentų pagrindu privalo teisės aktų nustatyta tvarka išduoti juridinius faktus patvirtinančius dokumentus, susijusius su asmens teisių įgyvendinimu“

Principai:

Laiku ir kokybiškai parengti dokumentus Tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrintas

greitas priėjimas prie visų turimų dokumentų Užtikrinti skaidrią, efektyvią veiklą, administravimo ir

atsiskaitymo gebėjimus. Dokumentus išsaugoti reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti

organizacijos veiklos įrodymai ir su organizacijos veikla susijusių fizinių bei juridinių asmenų teisės

Už organizacijos dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę yra atsakingas organizacijos atsakingas organizacijos

vadovas vadovas ar kitas suteiktus įgaliojimus turintis asmuo

DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMO DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMO PRINCIPAIPRINCIPAI

Pagal Lietuvos Respublikos įstatymus visi juridiniai ir fiziniai asmenys privalo vadovautis dokumentų valdymo taisyklėmis:

dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 (2006 m. gegužės 25 d. įsakymo Nr. V-58) redakcija

dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 88 (2005 m. lapkričio 2 d. įsakymo Nr. V-111 (nuo 2005 m. lapkričio 9 d.) redakcija)

elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2006 m. sausio 11 d. įsakymu Nr. V-12

DOKUMENTŲ VALDYMO TAISYKLĖSDOKUMENTŲ VALDYMO TAISYKLĖS

DOKUMENTŲ RENGIMAS, TVARKYMAS, DOKUMENTŲ RENGIMAS, TVARKYMAS, APSKAITAAPSKAITA

Dokumentai turi būti rengiami laikantis teisės norminiuose aktuose atitinkamiems dokumentams nustatytų reikalavimų

Nevalstybinės organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys dokumentus, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai, privalo rengti, tvarkyti ir į apskaitą įtraukti nustatyta tvarka

Dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus nustato Lietuvos archyvų departamentas

DOKUMENTŲ SAUGOJIMASDOKUMENTŲ SAUGOJIMAS

Nevalstybinės organizacijos (kaip ir kiti juridiniai asmenys) privalo:

saugoti dokumentus patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertindami galimus rizikos veiksnius

išsaugoti savo veiklos dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti veiklos įrodymai, apsaugotos su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės

išsaugoti reikiamą laiką kitų juridinių ir fizinių asmenų veiklos dokumentus, perimtus teisės norminių aktų nustatyta tvarka

užtikrinti, kad turimi dokumentai, prie kurių prieinama tik specialios įrangos priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką. Kartu su šiais dokumentais turi būti saugoma ir kontekstinė informacija Už nevalstybinės organizacijos (kaip ir kitų juridinių

asmenų) veiklos dokumentų išsaugojimą reikiamą laiką atsako vadovas

DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TERMINAI, DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TERMINAI, NAIKINIMASNAIKINIMAS

Nevalstybinės organizacijos (kaip ir kiti juridiniai asmenys) veiklos dokumentų saugojimo terminus nustato vadovaudamiesi įstatymų ir kitų teisės norminių aktų reikalavimais. Jei šie reikalavimai nėra nustatyti, dokumentų saugojimo terminai nustatomi atsižvelgiant į nevalstybinės organizacijos ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus

Dokumentus galima naikinti atlikus jų vertės ekspertizę, kai pasibaigia teisės norminių aktų nustatyti dokumentų saugojimo terminai. Sprendimą dokumentų naikinimo ar jų saugojimo terminų pratęsimo priima vadovas pagal Lietuvos archyvų departamento nustatytus dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus

DOKUMENTŲ PERDAVIMASDOKUMENTŲ PERDAVIMAS

Nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių ir fizinių asmenų veiklos dokumentai į valstybės archyvus papildant Nacionalinį dokumentų fondą perduodami šalių susitarimu. Sutartyje aptariamos šių dokumentų perdavimo, tvarkymo, priėjimo prie jų ir naudojimo sąlygos

Likviduojamos nevalstybinės organizacijos ir privataus juridinio asmens veiklos dokumentai, kurių saugojimo terminas, nustatytas teisės norminiuose aktuose, nėra pasibaigęs, turi būti perduoti savivaldybei, kurios teritorijoje buvo nevalstybinės organizacijos ar privataus juridinio asmens buveinė, iki jo išregistravimo iš juridinių asmenų registro

Teisės aktais tvirtinami dokumentai, Teisės aktais tvirtinami dokumentai, nustatantys pagrindines juridinio asmens veiklos normas (nuostatai, įstatai (statutai), instrukcijos, taisyklės, nomenklatūros)

Teisės aktai, Teisės aktai, parodantys juridinio asmens valdymo veiklą (nutarimai, sprendimai, potvarkiai, įsakymai)

Juridinio asmens rengiami dokumentai Juridinio asmens rengiami dokumentai skirti operatyviems reikalams tvarkyti, informaciją perduoti ar ja pasikeisti, faktams ar įvykiams fiksuoti, kai to negalima padaryti žodžiu. Aktai, apžvalgos, pažymos, pažymėjimai, protokolai, raštai, rekomendacijos (charakteristikos) ir t. t.

JURIDINIO ASMENS DOKUMENTŲ JURIDINIO ASMENS DOKUMENTŲ SKIRSTYMASSKIRSTYMAS

DOKUMENTŲ RENGIMASDOKUMENTŲ RENGIMAS

TEISĖS AKTŲ REKVIZITAI TEISĖS AKTŲ REKVIZITAI (nutarimų, sprendimų, įsakymų, potvarkių)

herbas arba prekių ženklas dokumento sudarytojo pavadinimasdokumento pavadinimasdokumento dataregistracijos numerisdokumento sudarymo vietatekstasparašas

Įsakymo formos pavyzdysĮsakymo formos pavyzdys

LIETUVOS RESPUBLIKOS VIDAUS REIKALŲ MINISTRAS

ĮSAKYMASDĖL ........

2006 m. spalio 26 d. Nr. X0-000Vilnius

(Dokumento tekstas)

Vidaus reikalų ministras (Parašas) (Vardas ir pavardė)

(Vizos)

Nuostatų formos pavyzdysNuostatų formos pavyzdys

........ SKYRIAUS NUOSTATAI

I. BENDROSIOS NUOSTATOS1. … .2. … .

II. SKYRIAUS UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS3. … .3.1. … .3.2. … .4. … .

III. SKYRIAUS TEISĖS5. … .6. … .

________

RENGIAMI DOKUMENTAIRENGIAMI DOKUMENTAI

Visi siunčiami ir vidaus dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su juridinio asmens veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitais juridiniais asmenimis. Šių dokumentų panašumai ir skirtumai iš esmės susiję su rekvizitais ir jų vieta.

RENGIAMI DOKUMENTAIRENGIAMI DOKUMENTAI

Siunčiami dokumentaiSiunčiami dokumentai Vidaus dokumentaiVidaus dokumentai

AKTAI PROTOKOLAI

SĄRAŠAITARNYBINIAI PRANEŠIMAI

ATASKAITOSDOKUMENTACIJOS PLANAS

PAŽYMOS REKOMENDACIJOS

CHARAKTERISTIKOS ĮGALIOJIMAI

ARCHYVO PAŽYMOS

RAŠTAI

Iniciatyviniai ir

atsakomieji

Paskirtis – bendrauti raštu su

valstybės institucijomi

s, verslo partneriais, asmenimis

ir kt.

Paskirtis – teikti duomenis apie įstaigų

veiklą ir asmenis valstybės institucijoms,

verslo partneriams, asmenims ir kt.

Paskirtis – fiksuoti įstaigos vidaus veiklą

RENGIAMŲ DOKUMENTŲ STRUKTŪRARENGIAMŲ DOKUMENTŲ STRUKTŪRA

VIDAUS DOKUMENTŲ REKVIZITAIVIDAUS DOKUMENTŲ REKVIZITAI

dokumento sudarytojo pavadinimasdokumento pavadinimasdokumento datadokumento registracijos numerisdokumento sudarymo vietadokumento tekstasparašas

SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ REKVIZITAISIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ REKVIZITAI

herbas arba prekių ženklasdokumento sudarytojo pavadinimasįstaigos duomenysadresatasdokumento pavadinimas (raštuose – antraštė)dokumento dataregistracijos numerisgauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuosedokumentuose)dokumento tekstasparašasdokumento rengėjo nuoroda

Rengiamų dokumentų tekstas gali susidėti iš įvadinės ir dėstomosios dalių. Įvadinėje dalyje paprastai nurodomas dokumento sudarymo ir (ar) veiksmų teisinis pagrindas, pvz.: akto įvadinėje dalyje gali būti nurodytas teisės aktas, kuriuo sudaryta komisija, surašomi komisijos narių vardai ir pavardės. Dėstomojoje dalyje gali būti aprašomi faktai, įvykiai, aplinkybės ir pan.

DOKUMENTŲ SPAUSDINIMASDOKUMENTŲ SPAUSDINIMAS

Jei kiti teisės aktai nenustato kitaip, naudojami šių formatų popieriaus lapai:

A4 (210 x 297 mm)

A5 (148 x 210 mm)

A4 L (297 x 210 mm), paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – ne mažesnė kaip 20 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – ne mažesnė kaip 30 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm

A5 L (210x148 mm), paliekant tokio pločio paraštes:kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm,

viršutinė – ne mažesnė kaip 20 mm

DOKUMENTŲ SPAUSDINIMASDOKUMENTŲ SPAUSDINIMAS

Dokumentai spausdinami vienoje lapo pusėje, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip

Dokumentai, kuriems nustatytas ne ilgesnis nei 25 metų saugojimo terminas, gali būti spausdinami abiejose lapo pusėse

Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas

antras ir tolesni lapai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be

taškų ir brūkšnelių. Dokumento lapai gali būti numeruojami nurodant

lapo numerį ir bendrą dokumento lapų skaičių

pvz.: 1-5 (1 – lapo numeris, 5 – bendras dokumento lapų skaičius)

DOKUMENTŲ REKVIZITAIDOKUMENTŲ REKVIZITAI

RekvizitasRekvizitas – dokumento turinio sudedamoji

dalis ar su dokumentu susijusių procedūrų įforminimo elementas

REKVIZITAI:REKVIZITAI:1. Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių ženklas;2. dokumento sudarytojo pavadinimas;3. įstaigos duomenys;4. adresatas;5. dokumento pavadinimas;6. dokumento data;7. dokumento registracijos numeris;8. dokumento sudarymo vieta;9. dokumento tekstas;10. parašas;11. dokumento tvirtinimo žyma;12. specialioji žyma;13. priedo žyma;14. gauto dokumento registracijos žyma;15. gauto dokumento nuoroda;16. rezoliucija;17. dokumento suderinimo žyma;18. viza;19. supažindinimo žyma;20. dokumento rengėjo nuoroda;21. dokumento paieškos nuoroda;22. tikrumo žyma.

Rekvizitų išdėstymo būdai :Rekvizitų išdėstymo būdai :

išilginis centruotasišilginis centruotas, kai rekvizito eilučių pradžia ir pabaiga vienodai nutolusios nuo dokumento kairiosios ir dešiniosios paraščių

kampinis vėliaviniskampinis vėliavinis, kai rekvizito eilutės prasideda arba vienodai nutolusios nuo dokumento kairiosios paraštės

VILNIAUS PROFESINIO RENGIMO CENTROELEKTRONIKOS IR ADMINISTRAVIMO SKYRIUS

Vilniaus profesinio rengimo centro TVIRTINUdirektoriui DirektoriusVardui Pavardaičiui (Parašas)

Vardas Pavardis

Kiekvienas rekvizitas išdėstomas nustatytoje dokumento vietoje ir atskiriamas nuo aukščiau esančių rekvizitų ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu

Rašant dokumento sudarymo vietą dokumentuose,

kuriuose nėra įstaigos duomenų rekvizito, po dokumento datos ir dokumento registracijos numerio rekvizitais nepaliekamas vienos eilutės intervalas. Pvz.:

0000-00-00 Nr. S-123Vilnius

Rašant gauto dokumento nuorodą atsakomuosiuose raštuose po dokumento datos ir registracijos numerio rekvizitais, vienos eilutės intervalas taip pat nepaliekamas. Pvz.:

0000-00-00 Nr. S-123Į 0000-00-00 Nr. S1-45

Kai spausdinamą dokumentą sudaro daugiau nei vienas lapas, rekvizitai turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašas ir po juo esantys kiti rekvizitai.

1 – 1 – Lietuvos valstybės ar Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių savivaldybės herbas arba prekių

ženklasženklas

Išdėstomas išilginiu centruotu būdu dokumento pradžioje po viršutine parašte

Prekių ženklas (jei užregistruotas LR patentų biure, kuris simboliškai reiškia kokią nors sąvoką ar idėją) gali būti išdėstytas dokumento viršuje kairėje pusėje, paliekant paraštę

Herbas ir prekių ženklas dokumente kartu nenaudojami

Herbo aukštis neturėtų viršyti 20 mm

Jei juridinio asmens pagrindiniame antspaude yra herbas/prekių ženklas, tai ir blanke turi būti. Jei antspaude nėra, tai blankas bus be herbo/prekių ženklo

Viršutinė paraštė

Viršutinė paraštė

Viršutinė paraštė

1 – Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių ženklas

2- Dokumento sudarytojo pavadinimas2- Dokumento sudarytojo pavadinimas

Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis, gali būti didesnėmis negu kitų rekvizitų, raidėmis, išilginiu centruotu būdu (rekomenduojamas raidės aukštis 14 pt)

Dokumento sudarytojo pavadinimas užsienio korespondentams siunčiamuose dokumentuose gali būti rašomas ne tik lietuvių, bet ir pasirinkta užsienio kalba ir išdėstomas po lietuvių kalba parašytu dokumento sudarytojo pavadinimu

Pvz.:

EUROPOS REGIONINĖS POLITIKOS INSTITUTAS

EUROPEAN REGIONAL POLICY INSTITUTE

Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbu arba prekių ženklu.

Pvz.:

ŠIAULIŲ PROFESINIO RENGIMO CENTRAS

Jei prekių ženklas yra dokumento kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas šalia jo.

ŠIAULIŲ PROFESINIO RENGIMO CENTRAS

Kai herbo arba prekių ženklo rekvizito dokumente nėra, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas po dokumento viršutine parašte. Pvz.:

Kai yra keletas dokumento sudarytojų, jų pavadinimai išdėstomi vienas po kitu ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Pvz.:

LIETUVOS RESPUBLIKOS SVEIKATOS APSAUGOS MINISTERIJA

LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTERIJA

Pastaba. Herbas ir prekių ženklas nespausdinami.

Viršutinė paraštė

UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „RATONDA“

Kai dokumento sudarytojas yra įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų nustatytus įgaliojimus turintis asmuo, rašomas visas jo pareigų pavadinimas, pvz.:

VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS MERAS

arbaVIEŠOSIOS ĮSTAIGOS KLAIPĖDOS JŪRININKŲ LIGONINĖS

VYRIAUSIASIS GYDYTOJAS

arbaLIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTERIJOS

VALSTYBĖS SEKRETORIUSPastabos:1. Kai dokumento sudarytojas yra vienas asmuo, dokumento

sudarytojo pavadinime vartojamas tik vyriškosios giminės pareigų pavadinimas nepriklausomai nuo to, vyras ar moteris eina atitinkamas pareigas (lietuvių kalbos komisijos nutarimas).

2. Žodžiai Lietuvos Respublika nerašomi, jei jie neįeina į oficialų įstaigos pavadinimą.

Juridinio asmens duomenys išdėstomi eilute ar stulpeliais po dokumento sudarytojo pavadinimu arba dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje pagal šiuos reikalavimus: Įstaigos duomenys rašomi mažesnėmis negu kiti rekvizitai raidėmis (rekomenduojama 10 pt, jei netelpa –

dar mažesniu) ir gali būti atskiriami linija. Tarp įstaigos duomenų elementų gali būti dedami taškai arba kableliai. Telefono ir fakso numeriai rašomi pagal Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo

rekomendacijose, patvirtintose Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos direktoriaus 2005 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1V-1162 (Žin., 152-5628; 2006, Nr. 88-3502), nustatytus reikalavimus.

Pvz.:

ŠIAULIŲ PROFESINIO RENGIMO CENTRASValstybės biudžetinė įstaiga, Gardino g. 4, 78231 Šiauliai, tel. (8 41) 55 25 89, faks. (8 41) 39 01 72,

el. p. info@sprc.lt. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 300039668Apatinė paraštė

Valstybės biudžetinė įstaiga Tel. (8 41) 55 25 89 Duomenys kaupiami ir saugomi Gardino g. 4, 78231 Šiauliai Faks. (8 41) 39 01 72 Juridinių asmenų registre

El. p. info@sprc.lt Kodas 300039668A. s. LT00 0000 0000 0000 0000AB Šiaulių bankasBanko kodas 00000

Dokumento sudarytojo pavadinimas turi atitikti teisės aktais nustatytą pavadinimą.

Kai siunčiamo dokumento sudarytojai yra keli, juridinio asmens duomenys rašomi po kiekvieno sudarytojo pavadinimu ir atskiriami linija.

LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTASPRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS

Valstybės biudžetinė įstaiga, Mindaugo g. 8, LT-03106 Vilnius,  tel. (8 5)  265 1137,  faks. (85)  265 2314, el. p. arch.dep@archyvai.lt. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188697087

LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJAValstybės biudžetinė įstaiga, Gedimino pr. 5 / A. Stulginskio g. 2, LT-03106 Vilnius,  tel. (8 5)  265 1137,  

faks. (8 5)  265 2314, el. p. aaa@aaa.lt. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188697055

3- Adresatas3- Adresatas

Adresatas rašomas po įstaigos duomenų rekvizitu arba, kai įstaigos duomenys išdėstyti dokumento apatinėje paraštėje, – po dokumento sudarytojo pavadinimu pagal šiuos reikalavimus:

Adresatas rašomas nuo dokumento kairiosios paraštės kampiniu vėliaviniu būdu, naudininko linksniu pvz.,

Vilniaus profesinio rengimo centrui

Jei nurodomi keli adresatai, jie išdėstomi vienas po kitu ir skiriami kableliais arba atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.:

Vilniaus profesinio rengimo centrui,Kauno profesinio rengimo centrui

arbaVilniaus profesinio rengimo centruiKauno profesinio rengimo centrui

Adresatas gali būti nurodomas apibendrintai, pvz.:

Apylinkių teismams

Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresato rekvizito vietoje rašoma „Pagal adresatų sąrašą“ ir kiekvienam adresatui siunčiamame egzemplioriuje nurodomas konkretus adresatas, pvz.:

Pagal adresatų sąrašąVilniaus apskrities archyvui

Adresatai išdėstomi įstaigoje liekančio dokumento egzemplioriaus paskutinio lapo antroje pusėje arba adresatų sąrašas įforminamas atskirai.

Kai adresatų sąrašas įforminamas atskirai, jo pavadinime nurodomas siunčiamo dokumento sudarytojas, data ir registracijos numeris, pvz.:

VšĮ KELMĖS PIRMINĖS SVEIKATOS PRIEŽIŪROS CENTRO0000-00-00 RAŠTO Nr. 0-00

ADRESATŲ SĄRAŠAS

Dokumentas registruojamas vieną kartą.Tekstas vienodas.

Vienas nuorašas paliekamas įstaigoje.

Kai dokumentas adresuojamas įstaigos struktūriniam padaliniui, įstaigos pavadinimas rašomas kilmininko linksniu, o struktūrinio padalinio – naudininko. Toks būdas pats patogiausias, nes pakanka minimalios informacijos apie adresatą ir todėl mažesnė tikimybė apsirikti rašant pareigas, vardą ir pavardę, pvz.:

Vilniaus universitetoHumanitariniam fakultetui

Kai dokumentas adresuojamas konkrečiam asmeniui, nurodomas jo pareigų pavadinimas, vardas (vardo raidė) ir pavardė naudininko linksniu. Prieš vardą gali būti nurodytas pedagoginis vardas, mokslo laipsnis ar mandagumo žodžiai. Mandagumo kreipiniai ar jų sutrumpinimai (p., gerb.) nebūtini, kai nurodomos pareigos, vardas (vardo raidė) ir pavardė. Jei rašomas vardas (vardo raidė) ir pavardė, pareigų pavadinimas rašytinas mažąja raide, pvz.:

Vilniaus universitetoHumanitarinio fakulteto dekaneidoc. Vardenei Pavardenei

Jei rašomos pareigos, tai būtinairašte reikia rašyti vardą (vardo raidę)

ir pavardę

Kai svarbu ne konkretus darbuotojas, o tik jo pareigybė, arba kai privatus asmuo adresuoja dokumentą įstaigos tarnautojui ir žino pareigas, bet nežino vardo ir pavardės, rašomos tik pareigos, o vardas ir pavardė nebūtini. Jei nenurodoma asmens pavardė, pareigų pavadinimas iš pagarbos rašomas didžiąja raide, pvz.:

Vilniaus profesinio rengimo centroDirektoriui

Jei pareigų pavadinimą sudaro du žodžiai, didžiąja raide gali būti rašomi abu žodžiai, pvz.:

Lietuvos Respublikos žemės ūkio Ministruiarba

Lietuvos Respublikos Žemės ūkio Ministrui

Kai dokumentas adresuojamas vienam adresatui, o kitam adresatui siunčiama to dokumento kopija, tai nurodoma atskiroje eilutėje prieš šį adresatą, pvz.:

Lietuvos Respublikos finansų ministerijai

KopijaValstybinei mokesčių inspekcijaiprie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos(kontroliuoja kaip sekasi vykdyti)

Adresato rekvizitas gali būti papildomas įstaigos adresu, pvz.:

Uždarajai akcinei bendrovei „Ratonda“Lelijų g. 14500000 Vilnius

Kai dokumentas adresuojamas fiziniam asmeniui (mandagumo priedėlis nerašomas), adresato rekvizitas rašomas kartu su adresu.

Adresas rašomas pagal Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro tvirtinamas Universaliųjų pašto paslaugų teikimo taisykles (Žin., 2005, Nr. 17-555): pirma adresatas, t. y. kam siunčiama, po to adresas – kur siunčiama pvz.:

Vardui PavardžiuiSodo g. 0-00LT-00000 Vilnius

arba

Vardui PavardžiuiSodo g. 0-0000000 Vilnius

Savivaldybių darbo reglamentuose yra uždrausta vadinti ponu, ponia.

Kolegų įstaigoje vardais vadintinegalima.

Adresas pradedamas nuo siauriausios reikšmės žodžių – gatvės ar kaimo pavadinimo; toliau rašomas miestas ar rajonas, su pašto kodu priekyje; pabaigoje, jei reikia, rašoma valstybė.

Lietuvos valstybėje prieš pašto kodą valstybės kodo LT rašyti nebūtina.

Siuntos užrašas išdėstomas taip: gavėjas ir jo adresas rašomi laiško voko ar kitos siuntos apatinės dalies dešinėje pusėje; siuntėjo adresas (mažesnėmis raidėmis) rašomas kairiajame viršutiniame voko (ar kitos siuntos) kampe arba kitoje voko pusėje, jo atvarte, pvz.:

Vardas PavardisSodo g. 300000 Vilnius

Vardei PavardeiSlyvų g. 5Nemenčinė00000 Vilnaius r.

Vardas PavardisSodo g. 300000 Vilnius

4- Dokumento pavadinimas4- Dokumento pavadinimas

Dokumento pavadinimą sudaro dokumento rūšies pavadinimas (įsakymas, nutarimas, pažyma, protokolas ar kt.) ir antraštė. Dokumento pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis ir, išskyrus raštus, išdėstomas išilginiu centruotu būdu, pvz.:

NEKILNOJAMOJO TURTO VERTINIMO TAISYKLĖSarba

PAŽYMA APIE GAUTAS PAJAMASarba

KOLEGIJOS POSĖDŽIO PROTOKOLAS

Teisės aktuose (nutarimuose, sprendimuose, įsakymuose, potvarkiuose) dokumento rūšies pavadinimas nurodomas atskiroje eilutėje po dokumento sudarytojo pavadinimu, o antraštė pradedama žodžiu „dėl“, pvz.:

ĮSAKYMAS

DĖL DOKUMENTŲ RENGIMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO

Teisės aktais tvirtinamų nuostatų, taisyklių, programų, kitų dokumentų pavadinimas išdėstomas po tvirtinimo žymos rekvizitu, pvz.:

PATVRTINTA

Akcinės bendrovės „Xxx“ direktoriaus 0000 m. kovo 2 d. įsakymu Nr. V-00

PERSONALO SKYRIAUS NUOSTATAI

Raštuose dokumento rūšies pavadinimas nenurodomas.

Antraštė pradedama žodžiu „dėl“, rašoma nuo dokumento kairiosios paraštės ir nuo aukščiau esančio adresato rekvizito atskiriama didesniu nei vienos eilutės intervalu. Rašto antraštės plotas horizontalia kryptimi neribojamas, pvz.:

DĖL TEISĖS AKTO PROJEKTO DERINIMO

Kituose įstaigos rengiamuose dokumentuose (aktuose, protokoluose, pažymose ir kt.) dokumento pavadinimas išdėstomas po dokumento sudarytojo pavadinimu arba, jei dokumente yra nurodytas adresatas, – po šiuo rekvizitu.

4- Dokumento pavadinimas4- Dokumento pavadinimas

PROFESIJOS MOKYTOJO PAREIGYBĖS APRAŠAS

ĮSAKYMASDĖL DOKUMENTŲ VALDYMO INSTRUKCIJOS PATVIRTINIMO

PAŽYMA APIE GAUTAS PAJAMAS

PAŽYMA DĖL PASKOLOS PREKĖMS PIRKTI

MOKYTOJŲ TARYBOS POSĖDŽIO PROTOKOLAS

VARDENĖS PAVARDENĖS CHARAKTERISTIKA

DINGUSIŲ BYLŲ AKTAS

PATIKRINIMO AKTAS

ĮGALIOJIMAS

PASLAUGŲ TEIKIMO SUTARTIS

PRAŠYMAS PERVESTI ATLYGINIMĄ

PRAŠYMAS DĖL DARBO SUTARTIES NUTRAUKIMO

55- Dokumento - Dokumento datadata

Datos rašymui sutvarkyti Tarptautinė standartų organizacija (ISO) parengė tarptautinį standartą ISO 8601 : 1988. Jame numatyta skaitmeninę datą rašyti skaitmenų grupėmis su brūkšneliais, pvz.:

0000-01-04

0000-12-12

Tarptautinis standartas ISO 8601:1988 yra patvirtintas Lietuvoje, kaip LST EN 28601 : 2000. Dokumentų rengimo taisyklėse numatyta dokumento datą rašyti dviem būdais: arabiškų skaitmenų grupėmis (pagal LST EN 28601 : 2000) arba mišriuoju būdu.

0000 m. sausio 4 d. (teisės aktuose, sutartyse, finansiniuose dokumentuose)

Data – vienas iš pagrindinių rekvizitų, suteikiančių dokumentui juridinę galią.

Dokumento tekste data gali būti rašoma abiem būdais.

Dokumento data rašoma arabiškų skaitmenų grupėmis arba mišriuoju būdu taip:

Rašant datą skaitmenų grupėmis, metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais. Jei mėnesį ar dieną reiškia vienaženkliai skaičiai, prieš juos rašomas nulis, pvz.:

0000-12-05 0000-05-12 Rašant datą mišriuoju būdu, nurodomas metų skaitmuo ir žodžio

„metai“ santrumpa „m.“, mėnesio pavadinimas, dienos skaitmuo ir žodžio „diena“ santrumpa „d.“. Vienaženkliai dienos skaitmenys rašomi be nulio, pvz.:

0000 m. gruodžio 5 d.

Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu išilginiu centruotu būdu.

Raštuose data rašoma dokumento dešinėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu arba, jei įstaigos duomenys nurodomi dokumento apatinėje paraštėje, – dešinėje pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu.

Dokumentuose rašoma tvirtinimo, pasirašymo, įvykio ir kitos datos. Data dokumentui suteikia juridinę galią.

Veiksmai, pagal kuriuos rašomos dokumentų datos:

Tvirtinimo data

Instrukcijose planuose taisyklėse kituose dokumentuose

Pasirašymo data

įsakymuose raštuose pažymose

Data įvykio, kuris Fiksuotos dokumente

fiksuotas dokumente įvykio ir įforminimo

datos aktuose

protokoluose

66- Dokumento - Dokumento registracijos numerisregistracijos numeris

Dokumento registracijos numerį sudaro dokumentų registro identifikavimo žymuo ir dokumento registravimo dokumentų registre eilės numeris. Dokumente prieš registracijos numerį rašoma žodžio „numeris“ santrumpa „Nr.“, pvz.:

Nr. V1-159

(V1 – dokumentų registro identifikavimo žymuo, 159 – dokumento registravimo šiame

registre eilės numeris).

Dokumento registracijos numeris gali būti papildomas paieškos duomenimis, kurie nurodomi skliausteliuose, pvz.:

Nr. (1.15) 1-159 arba Nr. 1-159 (1.15) (1.15 – bylos indeksas pagal įstaigos dokumentacijos planą).

Dokumento registracijos numeris rašomas šalia dokumento datos dešinėje pusėje ir kartu su data, išskyrus raštus, išdėstomas išilginiu centruotu būdu.

77- Dokumento - Dokumento sudarymo vietasudarymo vieta

Dokumento sudarymo vieta nurodoma dokumentuose, kuriuose nėra įstaigos duomenų rekvizito (nutarimuose, sprendimuose, įsakymuose, potvarkiuose, aktuose, protokoluose ir kituose įstaigos rengiamuose, vidaus reikmėms naudojamuose dokumentuose).

Ji išdėstoma po dokumento datos ir dokumento registracijos numerio rekvizitais išilginiu centruotu būdu, nepaliekant vienos eilutės intervalo.

Juridinio asmens rengiamuose siunčiamuosiuose dokumentuose (raštuose, pažymose ir pan.) dokumento sudarymo vieta nurodoma juridinio asmens duomenų rekvizite.

Teisės aktais tvirtinamuose dokumentuose (įstatuose, nuostatuose, taisyklėse, tvarkos aprašuose ir pan.) dokumento sudarymo vieta nenurodoma.

Pvz.:

VILNIAUS PROFESINIO RENGIMO CENTRO

DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

DĖL VARDO PAVARDAIČIO PRIĖMIMO Į DARBĄ

0000 m. sausio 2 d. Nr. P-101

Vilnius

88- Dokumento - Dokumento tekstastekstas

Dokumento tekstas (lentelė, grafikas ir kt.) raštuose išdėstomas po antrašte, teisės aktuose (nuostatuose, taisyklėse, programose ir kt.) – po dokumento pavadinimo rekvizitu, kituose dokumentuose – po dokumento datos ir registracijos numerio arba po sudarymo vietos rekvizitais.

Atsižvelgiant į dokumento paskirtį, jo tekstui taikomi tokie reikalavimai:

Teksto pastraipų pirmosios eilutės pradedamos rašyti vienodu, ne didesniu kaip 22 mm atstumu nuo dokumento kairiosios paraštės.

Tekstas gali būti dėstomas laisva forma, skirstomas skyriais, skirsniais, poskyriais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais.

Skyriai ir skirsniai žymimi romėniškais skaitmenimis iš eilės ir turi pavadinimus.

Pavadinimai rašomi didžiosiomis paryškintomis raidėmis išilginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.

Poskyriai nenumeruojami, poskyrių pavadinimai rašomi paryškintomis raidėmis išilginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.:

Tekstas - svarbiausioji dokumento dalis, išreiškianti jo esmę, valdymo veiksmą ar situaciją.

Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisės terminijos.

Tekste išdėstyta informacija turi būti tiksli, teisinga, nuosekli, argumentuota, suderinta su anksčiau tuo klausimu išleistais dokumentais.

Tekstas turi būti parašytas taisyklinga kalba, be klaidų. Dokumentų tekstui būdingos kanceliarinio stiliaus ypatybės:

oficialumas, dalykiškumas, objektyvumas, beasmeniškumas, standartiškumas, logiškumas, aiškumas.

Reikia vengti dviprasmybių, vaizdingų, emocinių žodžių, pasikartojimų.

Nevartotinos vietinio pobūdžio ir specialiosios santrumpos, žinomos tik specifinėje teritorijoje ar aplinkoje. Jeigu jų išvengti sunku, pirmiausia užrašomas visas pavadinimas, o po to – santrumpa.

Dokumento tekstas gali susidėti iš vienos arba kelių dalių. Racionaliausia – dvi logiškai susijusios dalys:

Pirmoje surašomos dokumento sudarymo priežastys, juridinis pagrindas arba aprašomi įvykiai, faktai;

Antroje pateikiamos išvados, siūlymai, nurodymai, pavedimai, prašymai. Šios dalies teiginiai yra svarbiausia teksto dalis.

Kartais tekstas gali būti ir vienos dalies: įsakyme – tik dėstomoji dalis be preambulės, rašte – prašymas be paaiškinimo, tarnybiniame pranešime – faktai, situacijos aprašymas be

paaiškinimų ar pasiūlymų. Dokumento tekstą gali sudaryti ir daugiau dalių: įvadas-dėstymas-

įrodymas-išvados. Tokiu būdu rašomi raštai, pažymos, prašymai, skundai.

Tekstui spausdinti naudojamas nestilizuotas Times New Roman šriftas; rekomenduotinas raidės, skaičiaus aukštis 12 pt.

99- - ParašasParašas

Parašas būtinas kiekvieno – asmeninio ar oficialaus – dokumento rekvizitas.

Tarnybinius ar oficialiuosius dokumentus pasirašyti gali tik įstaigos vadovas arba jo pavaduotojai, struktūrinių padalinių vadovai tik mėlynu rašalu.

Informacinio ar analitinio pobūdžio dokumentus pasirašyti gali ir vykdytojai, jei juose nagrinėjami klausimai yra teisės aktais jiems priskirtos kompetencijos.

Pareigų pavadinimo giminė derinama su pasirašančio asmens gimine.

Pareigoms užrašyti nuo dokumento paraštės skirtas 30 ženklų plotas, o jei to nepakanka, pareigų pavadinimas išdėstomas dviejose ar trijose eilutėse. Tokiu atveju pasirašančiojo vardas ir pavardė rašomi paskutinėje eilutėje.

Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė.

Parašo rekvizitas išdėstomas po dokumento tekstu pagal šiuos reikalavimus:

Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašomi tos pačios eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje, pvz.:

Generalinis direktorius (Parašas) Vardas Pavardaitis

Kai dokumentą pasirašo ne vienas tos pačios įstaigos darbuotojas, parašo rekvizitai išdėstomi vienas po kitu pagal pasirašančių asmenų einamas pareigas ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.:

Viršininkas (Parašas) Vardas Pavardaitis

Vyriausioji buhalterė (Parašas) Vardė Pavardė

Kai dokumentą pasirašo kelių įstaigų vadovai, parašo rekvizitai išdėstomi vienas po kitu dokumento sudarytojų pavadinimų išdėstymo eilės tvarka ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Sudarytojo pavadinimas nekartojamas, pvz.:

Rektorius (Parašas) Vardas Pavardis

Direktorius (Parašas) Vardas Pavardaitis

Nurodyta 1999 m. Lietuvos profesijų klasifikatoriuje (yra internete)

Kai įstatymų ar kitų teisės aktų nustatytais atvejais parašo rekvizite turi būti antspaudas, jis dedamas taip, kad liestų pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą, pvz.:

Direktorė (Parašas) Vardė Pavardė

Kai dokumentą pasirašo komisija, nurodomos pasirašančių asmenų pareigos komisijoje.

Komisijos pirmininko vardas ir pavardė rašoma pirmoji.

Jei teisės aktų nustatytais atvejais dokumentą pasirašo ir dalyvaujantys (kviestieji) asmenys, jie pasirašo po komisijos narių. Prireikus parašo rekvizite gali būti nurodomos ir einamos pasirašančių asmenų pareigos, pvz.:

Komisijos pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Komisijos sekretorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)Nariai (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Parašas) (Vardas ir pavardė)Dalyvaujantys (kviestieji) asmenys(Pareigos) (Parašas) (Vardas ir pavardė)(Pareigos) (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Pastaba. Nebeliko reikalavimo komisijos narių ar dalyvaujančių (kviestųjų) asmenų pavardes rašyti abėcėlės tvarka.

1010- Dokumento - Dokumento tvirtinimo žymatvirtinimo žyma Kai kurie dokumentai juridinę galią įgyja tik tada, kai yra patvirtinti

tvirtinimo žyma. Dažniausiai taip tvirtinami pavaldžių įstaigų, struktūrinių padalinių

nuostatai ir įstatai, ataskaitos, balansai, etatų sąrašai, darbo planai, grafikai.

Dokumento tvirtinimo žyma išdėstoma dokumento dešinėje pusėje virš dokumento pavadinimo kampiniu vėliaviniu būdu pagal šiuos reikalavimus:

Dokumento tvirtinimą žymintis žodis rašomas didžiosiomis raidėmis, išskyrus (Forma patvirtinta) nustatytą atvejį.

Kai tvirtinama teisės aktu, tvirtinimo žymą sudaro žodis „patvirtinta“ ir teisės akto, kuriuo patvirtintas dokumentas, nuoroda, pvz.:

PATVIRTINTALietuvos Respublikos teisingumoministro 2006 m. rugsėjo 16 d.įsakymu Nr. 0-00

arbaPATVIRTINTALietuvos Respublikos vertybiniųpopierių komisijos 2006 m. spalio 1 d. nutarimu Nr. 0-00

Kai teisės aktu tvirtinama dokumento forma, tvirtinimo žymą sudaro žodžiai „forma patvirtinta“ ir teisės akto, kuriuo patvirtinta forma, nuoroda, pvz.:

Forma patvirtinta LietuvosRespublikos finansų ministro2006 m. liepos 1 d. įsakymu Nr. 0-00

Kai tvirtinama įstaigos vadovo parašu, tvirtinimo žymą sudaro žodis „tvirtinu“, įstaigos vadovo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, pvz.:

TVIRTINUGeneralinis direktorius(Parašas)Vardas Pavardis

Prireikus tvirtinimo žyma gali būti papildyta data.

Pastaba. Grafiką, aktą, darbotvarkę, planą vadovas tvirtina parašu. Jis turi matyti turinį. Dokumentai saugomi laikinai.

1111- - Priedo žymaPriedo žyma

Priedo žymą sudaro dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas, žodis „priedas“ ir, jei yra daugiau nei vienas priedas, jo eilės numeris.

Priedo žyma išdėstoma kampiniu vėliaviniu būdu dokumento priedo pradžioje dešinėje pusėje.

Priedo eilės numeris kartu su žodžiu „priedas“ rašomas iš naujos eilutės, pvz.:

Įslaptintos informacijosadministravimo taisyklių1 priedas

arba0000-00-00 protokolo Nr. P-3priedas

arba

Dokumentų rengimo taisyklių

2 priedas

1212- Dokumento - Dokumento rengėjo nuorodarengėjo nuoroda

Rengėjo nuoroda reikalinga juridinio asmens rengiamuose dokumentuose, išskyrus atvejus, kai dokumento rengėjas yra dokumentą pasirašantis darbuotojas.

Dokumento rengėjo nuorodoje rašomi dokumentą parengusio asmens vardas (vardo raidė) ir pavardė, kontaktinė informacija (telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto adresas). Rengėjas pats pasirenka kiek informacijos rašyti arba reikia susitarti.

Dokumento rengėjo nuoroda išdėstoma dokumento pabaigoje, kairėje pusėje virš apatinės paraštės, pvz.:

V. Pavardė, tel. (8 41) 00-00-00, originalas nebus siunčiamas

arba

Vardė Pavardė, tel. (8 5) 123 4567, faks. (8 5) 123 4567, el. p. akademija@kam.ltApatinė paraštė

(Tai užrašoma dokumento originale).

1313- - Tikrumo žymaTikrumo žyma

Tikrumo žyma rašoma, kai reikia patvirtinti įstaigos sudaryto ar jos gauto dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumą.

Tikrumo žyma rašoma dokumento pabaigoje esančiame laisvame plote.

Tikrumo žymą sudaro žodžiai „Kopija tikra“ („Nuorašas (Išrašas) tikras“), dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumą tvirtinančio įstaigos vadovo ar kito tokius įgaliojimus turinčio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas (vardo raidė) ir pavardė, data, antspaudas, pvz.:

Kopija tikra(Pareigų pavadinimas) (A.V.)(Parašas)(Vardas ir pavardė)(Data)

Jei dokumentas susideda iš kelių lapų, kiekvieno lapo apatinėje dalyje esančiame laisvame plote nurodoma:

„Kopija tikra“ („Nuorašas (Išrašas) tikras“) ir pasirašoma. Paskutiniame lape tikrumo žyma rašoma pagal aukščiau išdėstytą pavyzdį.

Kopija tikra – įvedė Teisingumo ministerija. DK 10 str. naudojami teisinės terminijos žodžiai.

(Pareigų pavadinimas) – direktorius ar jį pavaduojantis asmuo

Tikrumo žyma rašoma dokumento pabaigoje esančiame laisvame plote.

Kopija tikra

Vilniaus profesinio rengimo centro

direktorius

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

0000-00-00

Išrašas tikras (Parašas)

Išrašas tikrasVilniaus profesinio rengimocentro direktorius(Parašas)(Vardas ir pavardė)0000-00-00

Vardas ir pavardė Vardas (vardo raidė) ir pavardė

Parašo rekviziteTvirtinimo žymojeSuderinimo žymoje

Adresato rekviziteRezoliucijoje

VizojeSupažindinimo

žymojeDokumento

rengėjo nuorodojeTikrumo žymoje

Vardo rašymas rekvizituoseVardo rašymas rekvizituose

1. Antspaudas dedamas dokumente, kai to reikalauja teisės aktai, pvz.:

- įgaliojimuose (reikalauja Civilinis kodeksas);- mokesčių inspekcijai pildom dokumentus (yra

nuoroda antspaudui) – tada ir dedam, nenurodyta – nededam);

2. Pažymose, charakteristikose, rekomendacijose dedam antspaudą, bet niekur neparašyta (dokumentai, tvirtinantys asmenų fizines bei juridines teises).

3. Dokumentuose, susijusiuose su piniginių bei materialinių vertybių vartojimu (sutartyse (CK nurodyta, kad šalių susitarimu, turi

susitarti raštu), nuostatuose, aktuose (tvirtinant pavaldžių įstaigų), mokėjimo paraiškose, mokėjimo nurodymuose, mokėjimo pavedimuose ir pan.).

4. Antspaudas yra antrinis liudijimas, parašas yra svarbesnis.

AntspaudasAntspaudas

Dokumentuose dedama žyma su specialiu įrašu ar vieta įrašui vadinama spaudu.

Spaudas būna keturkampis ar trikampis. Antspaudas nuo spaudo skiriasi tuo, kad antspaudui

juridinio asmens rekvizitai privalomi, o spaudas skirtas informacinio pobūdžio žymoms, atliktoms operacijos su dokumentais žymėti, ir kai kuriuose jų juridinio asmens rekvizitai neprivalomi.

Spaudais gali būti įspaudžiamos tokios žymos kaip Kopija, Faksograma, Gavimo žyma su visais šią žymą sudarančiais elementais ir kt.

Kai kurie darbuotojai gali turėti savo asmeninius spaudus ir naudoti juos vizuodami ar suderindami dokumentą. Tokių spaudų tekstas ir jo išdėstymas turėtų atitikti atitinkamo rekvizito reikalavimus.

SpaudasSpaudas

VIETOS PROJEKTŲ DOKUMENTŲ VIETOS PROJEKTŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMASSAUGOJIMAS

Visi su VP įgyvendinimu susiję dokumentai VP vykdytojo turi būti saugomi mažiausiai 10 metų nuo paramos sutarties pasirašymo datos

VP vykdytojas ir partneris (-iai) privalo užtikrinti su VP įgyvendinimu susijusių dokumentų saugumą ir prieinamumą VVG, NMA, ŽŪM, Valstybės kontrolės, Europos Komisijos ir Europos audito rūmų įgaliotiems atstovams

VIETOS PROJEKTŲ DOKUMENTŲ VIETOS PROJEKTŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMASSAUGOJIMAS

VP vykdytojas privalo saugoti:1) paraiškos ir jos priedų kopijas2) paramos sutarties, kai tokia sutartis sudaroma, ir visų paramos sutarties

pakeitimų originalus3) VP įgyvendinimo ataskaitų ir jų priedų kopijas, kitus su VP įgyvendinimu

susijusius dokumentus4) išlaidų pagrindimo ir išlaidų apmokėjimo įrodymo dokumentų originalus

bei mokėjimo prašymų kopijas5) susirašinėjimo su VVG ir NMA dokumentus6) viešųjų pirkimų arba pirkimų vykdymo dokumentų originalus arba kopijas7) įgyvendintas viešumo priemones įrodančius dokumentus8) kitus su paraiška ir VP įgyvendinimu susijusius dokumentus VP vykdytojas privalo sudaryti paraiškos bylą, kurioje saugomi visi nurodyti

dokumentai arba jų kopijos

DOKUMENTŲ TVARKYMASDOKUMENTŲ TVARKYMAS

Organizacijos ar įmonės parengti ir gauti dokumentai registruojami dokumentų registruose pagal jų rūšį, sudarytoją, temą, saugojimo terminą ar kitą požymį ar požymių derinį, atsižvelgiant į organizacijos ar įmonės dokumentų apyvartą.

Registruose registruojami vienų kalendorinių metų dokumentai.

BYLŲ SUDARYMAS IR TVARKYMASBYLŲ SUDARYMAS IR TVARKYMAS

Dokumentų tvarkymui užtikrinti organizacijos ar įmonės vadovo sprendimu gali būti rengiamas dokumentacijos planas.

Dokumentacijos planas rengiamas kiekvienais metais; į jį įrašomos bylos, kurias numatoma sudaryti ar tęsti kitais metais.

Dokumentacijos plane bylos sisteminamos pagal organizacijos ar įmonės veiklos sritis pasirinkta tvarka. Veiklos sritys dokumentacijos plane numeruojamos iš eilės kaip punktai, o kiekvienos srities bylos – kaip punktų papunkčiai.

Dokumentacijos plano papunkčio numeris yra į dokumentacijos planą įrašytos bylos indeksas. Šalia indekso gali būti nurodyti bylos paieškos duomenys (pvz., 1.5-03, čia 1.5 – indeksas, 03 – bylą sudarantis struktūrinis padalinys).

Į dokumentacijos planą įrašytai konkrečiai bylai suteiktas indeksas nekeičiamas. Jei kitais metais tokia byla nebus sudaroma ar tęsiama, jos indeksas kitai bylai nesuteikiamas.

BYLŲ SUDARYMAS IR TVARKYMASBYLŲ SUDARYMAS IR TVARKYMAS

Dokumentacijos plane bylų saugojimo terminai numatomi vadovaujantis teisės norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus.

Dokumentacijos plane taip pat nurodomi už bylų sudarymą atsakingi asmenys.

Dokumentacijos plane numatytos bylos sudaromos pagal bendruosius bylų sudarymo principus:

bylos sudaromos iš dokumentų, organizacijos ar įmonės parengtų ar gautų per vienus kalendorinius metus, išskyrus tęsiamas bylas, kurios sudaromos iš tam tikro apibrėžto proceso metu sukauptų dokumentų;

dokumentai į atskiras bylas dedami pagal jų saugojimo terminus; bylos sudaromos pagal dokumentų rūšį, temą, dokumentų sudarytoją,

pasirenkant vieną požymį ar požymių derinį. Kai dokumentacijos planas nesudaromas, į bylas paprastai dedami vienų

kalendorinių metų dokumentai, jei nėra pasirinkta kita dokumentų sisteminimo tvarka.

BYLŲ SUDARYMAS IR TVARKYMASBYLŲ SUDARYMAS IR TVARKYMAS

Dokumentų registrai, atsižvelgiant į jų apimtį, gali sudaryti atskiras bylas. Dokumentų registrai, kurie nesudaro atskirų bylų, pasibaigus jų pildymo laikotarpiui dedami į juose registruotų dokumentų bylas.

Užbaigtos bylos, kuriose esantiems dokumentams nustatytas ilgesnis nei 25 metų saugojimo terminas, tvarkomos laikantis šių reikalavimų:

dokumentai į bylą dedami chronologine tvarka: byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu dokumentu, jei nėra pasirinktas kitas sisteminimo būdas;

byloje neturi likti juodraščių, dokumentų nereikalingų egzempliorių, žymeklių, sąvaržėlių, skirtukų;

bylos lapai sunumeruojami, nustatomos bylos chronologinės ribos ar data; įforminamas bylos antraštinis lapas, nurodant bylą sudariusios organizacijos ar įmonės

pavadinimą, bylos antraštę, chronologines ribas ar datą, bylos saugojimo terminą; arba šie bylos aprašymo duomenys užrašomi ant bylos aplanko;

įforminamas bylos baigiamasis įrašas, kuriame nurodoma bylos apimtis (lapais). bylos dokumentai laikomi segtuvuose, kuriuose nėra metalinių laikiklių, ar aplankuose.

BYLŲ SUDARYMAS IR TVARKYMASBYLŲ SUDARYMAS IR TVARKYMAS

Užbaigtos bylos, kuriose esantiems dokumentams nustatytas ne ilgesnis nei 25 metų saugojimo terminas, tvarkomos laikantis šių reikalavimų:

dokumentų sisteminimas byloje nekeičiamas; byloje neturi likti žymeklių, sąvaržėlių, skirtukų; bylos lapai nenumeruojami. Jei bylos lapų privalomą numeravimą

nustato atitinkamą veiklos sritį reglamentuojantys teisės norminiai aktai, bylos (pvz., buhalterinės apskaitos registrų) lapai sunumeruojami ir įforminamas bylos baigiamasis įrašas.

Dokumentai, kurių nustatytas saugojimo terminas yra pasibaigęs, atrenkami naikinti. Dokumentų naikinimas įforminamas aktu, kurį tvirtina organizacijos ar įmonės vadovas ar kitas įgaliotas asmuo.

AAČIŪ UŽ DĖMESĮČIŪ UŽ DĖMESĮ!!