VILNIAUS KOOPERACIJOS KOLEGIJA

Konspektas

RAŠTVEDYBA IR VERSLO KORESPONDENCIJA

Parengė

Dėst. G.Rancova

Vilnius-2001

2

Turinys

1. Raštvedybos Lietuvoje istorinė raida 3 2. Raštvedybos ir dokumento sąvokos 6 2.1 Valdymas ir raštvedyba 6 2.2. Dokumentų klasifikavimas 8 2.3 Dokumentų unifikavimas 10 3. Dokumentų sudarymas ir įforminimas 11 3.1. Bendrieji dokumentų sudarymo reikalavimai 11 3.2. Dokumentų rekvizitai 13 3.3. Dokumentų blankai 14 3.4. Rekvizitų įforminimas 15 4. Svarbiausių dokumentų rengimas 27 4.1. Įstaigos organizaciniai dokumentai 27 4.2. Tvarkomieji dokumentai 28 4.3. Informaciniai dokumentai 32 4.4. Dokumentų priedai 36 4.5. Dokumentų išrašai 37 4.6. Tarnybinis susirašinėjimas 38 4.7. „Greitasis paštas“ 42 4.8. Susirašinėjimas su užsienio partneriais 44 5. Personalo dokumentų tvarkymas 47 5.1. Asmenų sudaromi dokumentai 47 5.2. Asmens bylos dokumentai 47 6. Kai kurie darbų įforminimo aspektai 52 6.1. Leidyklinių darbų įforminimas 52 6.2. Sutrumpinimai 53 6.3. Laiškų adresavimas 55 7. Darbo su dokumentais organizavimas 56 7.1. Dokumentų apyvarta 56 7.1.1. Gautų dokumentų priėmimas ir tvarkymas 57 7.1.2. Siunčiamų ir vidaus dokumentų tvarkymas 57 7.1.3. Dokumentų registravimas 58 7.2. Bylų formavimas. Bylų nomenklatūra 59 7.3. Bylų tvarkymas ir perdavimas į įstaigos

archyvą 62

8. Dažniausiai vartojamų raštvedybos terminų žodynėlis

66

Literatūros sąrašas

3

1. Raštvedybos Lietuvoje istorinė raida

1009 m. pirmą kartą Vakarų Europos rašytiniuose šaltiniuose paminėtas Lietuvos vardas. 1380-1794 dokumentai buvo sukaupti į valstybės archyvą, vadinamą Lietuvos Metrika. Metrikoje yra dokumentai, apimantys,1380-1794 metus t.y. iki Lenkijos-Lietuvos valstybės

žlugimo. Buvo saugoma Trakuose, nuo XVI a. pradžios – Vilniuje, Varšuvoje, Peterburge. Vėliau pergabenta į Maskvą, kur ir dabar tebesaugomi 556 didžiuliai tomai.

1529 m., 1566 m., 1588 m - Lietuvos Statutas. Tai ne tik Lietuvos feodalinės valstybės

įstatymų rinkinys, bet ir savotiška Lietuvos Didžiosios Kunigaikštystės konstitucija, kurioje įtvirtinta visuomenės ir valstybės santvarka. Galiojo iki 1840 metų.

Seniausių dokumentų formuliaras buvo sudarytas iš tokių dalių: Invocatio. Daugelyje raštų buvo vartojamas žodinis ar simbolinis dievo vardo šaukimas.

Lotyniškuose tekstuose dažniau vartojamas žodinis kreipinys, slaviškuose – simbolis (prieš tekstą dedamas kryželis).

Intitulatio. Akto davėjo pažymėjimas (šių dienų terminologija – dokumento autorius). Ši dokumento dalis keitėsi priklausomai nuo laikmečio ir politikos. Lietuvos ponų raštuose dažniausiai prieš pavardę, titulą ir luomą buvo rašoma „mes“, vėliau „aš“ – dažniausiai privačiuose raštuose.

Inscriptio. Akto gavėjo (adresato) žymėjimas, dažnai jungiamas su pasveikinimo formule. Toliau rašomas tekstas. Prasideda aplinkybių, kurios buvo pagrindas aktui sudaryti,

atpasakojimu. Pagrindinė teksto dalis – teisinio sandėrio ar dalyko esmės išdėstymas. Po to nurodomos pabaudos ir bausmės, kurios grės už akto nuostatų nesilaikymą.

Eschatokolas. Baigiamoji dokumento dalis, kurioje nurodoma akto surašymo vieta ir laikas, akto tikrumo liudijimo įrašai ir antspaudai.

1569 m. Po Liublino unijos Lietuvos bajorai ima lenkėti. XVII a. lenkiškieji raštai ima

stelbti rusiškuosius. Amžiaus pabaigoje oficialiąja raštų kalba tampa lenkų. 1793 m., prijungus Lietuvą prie Rusijos, įsigalioja Rusijos imperijos įstatymai. 1840 m. Lietuvos Statutas netenka galios. Raštvedyboje lenkų kalbą pakeitė rusų kalba,

įsigaliojo to meto Rusijos raštvedybos tradicijos bei dokumentų sistema. XIX a. buvo reglamentuoti kai kurių dokumentų pavadinimai, nustatytos tam tikros

dokumentų formos. Dokumentus pradėta rašyti blankuose, kuriuose buvo įrašomi tokie duomenys: žinybos, įstaigos, struktūrinio padalinio pavadinimas, buvo nustatytas ir vienodas popieriaus formatas.

Atsiradus naujoms ryšio priemonėms – telegrafui ir telefonui , sukurti ir nauji dokumentai – telegrama ir telefonograma. Ėmė keistis ir dokumentų užrašymo būdas – greta rašymo ranka atsirado ir mašinraštis.

XX a. pradžioje susiformavo dabartinė lietuvių kalbos rašyba. 1904 m. - spaudos draudimo panaikinimas.

4

1914 m. išleista pirmoji lietuviška raštvedybos knygelė (Lietuvių raštvedys arba Laiškų rašytojas. – Ryga, 1914). Joje pateikta praktinių pamokymų, kaip įforminti dokumentus, sutartis, testamentus, įgaliojimus, prašymus, kaip rašyti laiškus, pateikta adresavimo pavyzdžių.

1918 m. vasario 16 d. Lietuvos Taryba paskelbė Lietuvos nepriklausomybę. Pagal 1922 m. Lietuvos valstybės Konstituciją lietuvių kalba tapo valstybine. Lietuvių kalba imta rašyti dokumentus.

Vakaruose dirbęs Vytautas Andrius Graičiūnas propagavo praktines darbo su dokumentais žinias, dokumentų apyvartos ir saugojimo naujoves, panaudodamas tam racionalius dokumentų formatus, dokumentų klasifikavimo sistemą. Jis parašė teorinį straipsnį „Organizacijos vidiniai ryšiai“, kuriame analizavo įmonių organizacines bei ekonomines problemas.

Pažymėtini ir savivaldybių tarnautojo Alfonso Valašino darbai administracijos aparato reformos, darbo su dokumentais racionalizavimo klausimais.

Daktaras juristas Pranas Viktoras Raulinaitis darbe „Administracinė dokumentacija“ teoriškai mėgino pagrįsti raštvedybos organizavimą valstybinėse įstaigose bei įstatymų leidyboje. Jis apibūdino dokumento sąvoką, dokumentavimo metodus, pateikė praktinių darbo su dokumentais taisyklių.

Nepriklausomos Lietuvos raštvedybos istoriją atspindi žurnalų „Tautos ūkis“, „Naujoji Romuva“, „Savivaldybė“ ir kt. straipsniai, kuriuose nagrinėjama užsienio valstybių raštvedybos patirtis, dokumentavimo technikos taikymas.

Tarpukario Lietuvos spaudoje suformuluoti tokie pagrindiniai raštvedybos tobulinimo tikslai:

1. Valstybėje, įmonėje, įstaigoje dokumentų tvarkymas yra labai svarbus dalykas. 2. Valstybėje turi būti įsteigta speciali institucija, kuri rūpintųsi įvairių įmonių darbo

racionalizavimu, nustatytų visiems privalomas taisykles. 3. Raštinių darbo organizavimo kriterijai: tikslumas, paprastumas ir aiškumas;

tinkamų raštinės darbui reikmenų (rašomųjų mašinėlių, specialių baldų) naudojimas. 4. Raštvedybos pagrindas – raštų registravimas. Reikia tobulinti registravimo sistemą –

vietoj gaunamų ir siunčiamų raštų žurnalų naudoti kartotekas. 5. Standartizavimas – pagrindinis darbo našumo veiksnys. Reikia nustatyti dokumentų

blankų formatus, dokumentų rašymo formą, suvienodinti dokumentų rengimo technikos priemones. 6. Dokumentų klasifikavimo sistema turi būti vienoda visoms įstaigoms. 7. Dokumentų apsauga ir laikymas, t.y. archyvų darbo organizavimas, popieriaus

formatų bei kokybės standartų nustatymas yra valstybinės reikšmės klausimai.

Šie teiginiai tebėra aktualūs ir dabar. Jų laikomasi toliau tvarkant šiuolaikinės raštvedybos normas.

Nepriklausomoje Lietuvoje formavosi ir specialiosios dokumentų sistemos. Tapo glaudesni prekybos ir gamybos ryšiai – atsirado komercinė korespondencija. Formavosi tam tikras komercinis stilius. 1925 m. J.Ilgūnas „Komercinės korespondencijos vadovėlyje“ plačiai aprašė komercinius laiškus, cirkuliarus, įgaliojimus, garantinius raštus, akredityvus, vekselius, prašymus ir rekomendacijas.

Kartu su raštvedyba kūrėsi ir lietuviškoji kanceliarinė kalba derinant bendruosius lietuvių kalbos ir specialiuosius kalbos reikalavimus. Kanceliarinę kalbą formuoti padėjo leidinys „Gimtoji kalba“. Jame daug dėmesio buvo skiriama terminologijai.

Po 1940 metų okupacijos įsigaliojo dokumentų sistema, suformuota Tarybų Sąjungos 1936 metų Konstitucijos. Lietuvos valstybiniai dokumentai ne kuriami, o tiesiog verčiami iš rusų kalbos, dėl to juose vėl atsirado svetimybių ir vertalų.

Pagal susiformavusią TSRS tvarką Lietuvos Archyvų organai vadovavo raštvedybos darbui. Jie vertė iš rusų kalbos ir leido raštvedybos norminimo dokumentus. 1963 m. buvo tiksliai

5

suformuluotas raštvedybos ir archyvų ryšys: archyvų fondai tiesiogiai ėmė priklausyti nuo įstaigų raštvedybos būklės. Archyvų įstaigoms suteikta teisė kontroliuoti įstaigų dokumentinę veiklą.

Tarybiniais metais, ypač paskutiniais dviem tarybinės valdžios dešimtmečiais, labai susiaurėjo lietuvių kalbos vartojimo sfera. 90% Lietuvos pramonės buvo tiesiogiai pavaldi Tarybų Sąjungos žinyboms. Tose įmonėse dokumentai buvo rašomi tik rusiškai.

1969 metais Archyvų valdyba išleido pirmąją bendrą žinybų, įstaigų, organizacijų ir įmonių raštvedybos instrukciją. Dokumentai pradėti unifikuoti visos Lietuvos mastu.

1974 m. suformuluoti pagrindiniai vieningosios valstybinės raštvedybos sistemos teiginiai. Nustatytos vienodos dokumentų sudarymo, įforminimo ir kitų raštvedybos procesų taisyklės. Sudarytos prielaidos standartizuoti valdymo dokumentus.

1972 m. TSRS patvirtintas organizacinių tvarkomųjų dokumentų standartas, o pirmasis lietuviškas standartas išleistas 1975 m. (kiti - 1981, 1986, 1989).

1989 m. paskelbtas Lietuvos TSR AT Prezidiumo įsakas „Dėl Lietuvos TSR valstybinės kalbos vartojimo“. Šiuo įsaku nustatyta, kad lietuvių kalba, kaip valstybinė, turi būti vartojama Lietuvos valstybės ir visuomenės organizacijų veikloje, visose gyvenimo srityse.

Tuoj pat išleisti Vyriausiosios archyvų valdybos nurodymai dėl valstybinės kalbos vartojimo raštvedyboje. Juose pabrėžiama, kad organizaciniai tvarkomieji dokumentai rengiami ir leidžiami lietuvių kalba, nurodoma įstaigoms pasigaminti naujus tinkamus blankus ir juose įforminti dokumentus. Realų pagrindą šioms normoms įgyvendinti sudarė 1990-03-11 Nepriklausomybės atkūrimo aktas, nes Lietuva tapo nepriklausoma valstybe.

1990 m. Vyriausioji archyvų valdyba (vėliau – Generalinė archyvų direkcija) išleido pavyzdinę raštvedybos instrukciją (Lietuvos Respublikos ministerijų, departamentų, organizacijų ir įstaigų pavyzdinė raštvedybos instrukcija. – V., 1990). Peržiūrėtas ir su tarptautiniais standartais suderintas lietuviškosios raštvedybos standartas, pradėjęs galioti nuo 1993 metų pradžios (LST 6.1-92. Raštvedyba. Organizacinių tvarkomųjų dokumentų įforminimo reikalavimai. Formuliarų pavyzdžiai. – V., 1993). Pagal šį standartą parašyta keletas atskirų ministerijų ir žinybų raštvedybos instrukcijų. 1994 m. Lietuvos archyvų generalinė direkcija išleido raštvedybos taisykles, kurios nustatė bendruosius reikalavimus, kaip įforminti ir tvarkyti organizacinius tvarkomuosius dokumentus Lietuvos įstaigose.

1990 m. išleista Arnoldo Piročkino knyga „Administracinės kalbos kultūra“ skatino domėtis ne tik įvairių raštų, bet ir administracijos darbuotojų kalba.

Daug praktinių raštvedybos ir kanceliarinės kalbos žinių teikia ir kalbos praktikos leidinys „Kanceliarinės kalbos patarimai“, pirmą kartą išleistas Lietuvių kalbos instituto darbuotojų 1993m., 1995 m. pakartotas. 1999 m. išleistas papildytas ir pataisytas, pridedant kompiuterinį patarimų variantą diskelyje.

1995 m. gruodžio 5 d. išleistas Lietuvos archyvų įstatymas, reglamentuojantis archyvų fondo sudėtį, organizavimą, saugojimą, naudojimą valstybės ir visuomenės poreikiams tenkinti bei piliečių teisėms įgyvendinti.

1997 m. Vyriausybės patvirtinta Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė, kuri nustato minimalius dokumentų saugojimo terminus.

1998 m. rugpjūčio 17 d. Respublikos teisingumo ministro įsakymu Nr. 104 patvirtintos Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijos.

2001 m. kovo 30 d. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus įsakymu Nr. 19 patvirtintos Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės.

6

Ar prisimenate: 1. Kada atsirado pirmieji Lietuvos rašytiniai aktai? 2. Paaiškinkite senųjų Lietuvos dokumentų schemą. 3. Kokios buvo lietuvių kalbos sąlygos XIX a. pabaigoje valdžios ir visuomenės

gyvenime? 4. Kokie asmenys labiausiai prisidėjo prie nepriklausomos Lietuvos raštvedybos

formavimo? 5. Kokie pagrindiniai nepriklausomos Lietuvos raštvedybos norminimo tikslai? 6. Paaiškinkite archyvų reikšmę tobulinant raštvedybą. 7. Kada išleistos pirmosios, bendros visoms Lietuvos įstaigoms, raštvedybos taisyklės? 8. Kada standartizuoti lietuviškieji valdymo dokumentai? 9. Koks norminis dokumentas dokumentų sudarymui galioja dabar?

2. RAŠTVEDYBOS IR DOKUMENTO SĄVOKOS 2.1. Valdymas ir raštvedyba

Įmonės valdymas – tai sugebėjimas siekti iš anksto numatytų tikslų, naudojant kitų žmonių darbą, intelektą, tam tikra linkme formuojant žmonių elgesio motyvus.

Kiekviena įmonė turi atitinkamą struktūrą, vidinius ryšius, užtikrinančius vadovo ir struktūrinių padalinių ar darbuotojų savitarpio veiklą ir išorinius ryšius su veiklos partneriais, įmonėmis, valdžios organais. Įmonės išorės ir vidaus ryšius galima vadinti informaciniais.

Vadovavimą įmonei galima suvokti kaip informacijos gavimo, jos apdorojimo, sprendimų

priėmimo ir jų pateikimo vykdytojams procesą. Svarbiausia valdymo dalis yra sprendimo priėmimas. Teisingam sprendimui reikalinga visapusiška operatyvi ir tikra informacija. Informacija ir yra valdymo veiklos objektas, o dažnai ir valdymo aparato darbo rezultatas. Todėl labai reikšmingi komunikacija ir informacijos apdorojimo procesai.

Komunikacija (lot. communicatio – pranešimas) – tai bendravimas, keitimasis patyrimu,

mintimis, išgyvenimais tarp žmonių arba žmonių grupių. Jei komunikacija tarp žmonių ar struktūrinių padalinių nebus efektyvi, žmonės negalės derinti savo veiklos, perduoti patirties.

Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija. Jos apdorojimo tikslingumas ir operatyvumas yra viena iš sėkmingo organizacijos darbo sąlygų.

Valdymo specialistai skiria tris informacijos apdorojimo etapus: - pirminių dokumentų kaupimas; - duomenų analizė; - duomenų, reikalingų priimti valdymo sprendimą, atrinkimas.

Dalis informacijos, naudojamos įmonės valdyme fiksuojama dokumentuose. Terminas dokumentas kilęs iš lotyniško žodžio„documentum“ – pamokantis pavyzdys,

liudijimas, įrodymas. Tai priemonė įvairiais būdais ant specialios medžiagos fiksuoti informaciją apie faktus,

įvykius, objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą. Į šią sąvoką plačiąja prasme įeina pirmykštis piešinys ant sienos, indo, taip pat informacija

užfiksuota rankraščiuose, žemėlapiuose, grafikuose, mašinraščiuose, fotografijose, magnetinėse

7

juostose, diskuose, duomenų kaupimo bankuose. Taigi šis terminas suvokiamas kaip informacijos laikmena.

Valdymo sistemos dokumentų sąvoka siauresnė. Tradicinis informacijos fiksavimo būdas yra rašymas, medžiaga informacijai fiksuoti – popierius.

Valdymo veikloje be popieriaus naudojamos ir tokios informacijos laikmenos, kurias gali perskaityti tik mašina – magnetinės juostelės, diskai, diskeliai, mikrofilmai, optiniai diskai.

Atsižvelgdama į naujoves, kurios pradėtos taikyti pasaulyje darbo su dokumentais srityje,

Tarptautinė standartų organizacija siūlo naują dokumento sąvokos apibrėžimą: Dokumentas – informacijos laikmena ir šioje laikmenoje užfiksuoti pastovūs duomenys,

kuriuos gali perskaityti žmogus arba mašina. Kiekvienas dokumentas pirmiausia turi būti vertinamas pagal jo turimą informaciją.

Informacijos dokumentavimas vyksta laikantis valstybinės valdžios organų, atsakingų už raštvedybos organizavimą, dokumentų standartizavimą, nustatyta tvarka.

Įstaigų veikla, susijusi su valdymo veiklos dokumentavimu ir darbo su dokumentais

organizavimu, vadinama raštvedyba. Valdymo sferos darbuotojai (vadovai, sekretorės, vadybininkai, specialistai) iki 75% savo

darbo laiko skiria darbui su dokumentais. Dėl to būtina nuo pat įmonės veiklos pradžios organizuoti raštvedybą taip, kad tai būtų ne popierių saugykla, o šiuolaikiškas biuras, kurio veiklos pagrindas yra šie principai:

• operatyvumas (greitas ir tikslus darbas su dokumentais); • šiuolaikinis techninis aprūpinimas (personaliniai kompiuteriai, faksai, kopijavimo

aparatai ir įvairi mažoji organizacinė technika, palengvinanti darbą su dokumentais: numeratoriai, segtuvai ir kt.);

• visų raštvedybos operacijų tikslingumas (kiekvienas darbas su dokumentais turi būti būtinas įmonės veiklai, turėti konkretų galutinį tikslą;

• dokumentinio ir nedokumentinio darbo suderinamumas, t.y. dokumentų sudarymas tik tuo atveju, kai tai tikrai būtina arba numatyta valstybės norminiuose aktuose.

Įmonėje turi būti nustatyta dokumentų sudarymo ir darbo su jais vieninga tvarka. Šį tvarka gali būti patvirtinta raštvedybos instrukcija arba supažindinant darbuotojus specialių instruktažų, praktinių užsiėmimų metu.

Įstaigų dokumentaciją tvarko raštvedybos tarnybos, sudarančios savarankišką struktūrinį padalinį, kurie tiesiogiai pavaldus įstaigos vadovui.

Šių tarnybų funkcijos:

1. Dokumentavimo tarnybos tikslios organizacinės struktūros, racionaliausios raštvedybos organizavimo formos parinkimas;

2. LST ir kitų norminių dokumentų diegimas. 3. Įstaigos raštvedybos instrukcijos, bylų nomenklatūros rengimas; 4. Būtinų dokumentų sąrašo sudarymas; 5. Dokumentų informacijos paieškos sistemos (IPS) sudarymas ir naudojimas; 6. Struktūrinių padalinių raštvedybos kontrolė ir metodinės pagalbos teikimas; 7. Raštvedybos personalo pareiginės ir kiekinės sudėties reglamentavimas, jų kvalifikacijos

kėlimas; 8. Šiuolaikinės organizacinės technikos diegimas, darbo vietų racionalus įrengimas.

8

Priklausomai nuo įstaigos struktūros, dokumentų apyvartos, raštvedybos organizavimo forma gali būti centralizuota arba mišri.

Centralizuota raštvedybos organizavimo sistema diegiama įstaigose, turinčiose didelę dokumentų apyvartą (gaunamų, sudaromų dokumentų kiekį). Ši sistema labai populiari arba labai didelėse įstaigose, arba, atvirkščiai, labai mažose. Didelėse įstaigose yra specialūs skyriai (reikalų valdybos, kanceliarijos), kurios lengviau aprūpinti technika, kad būtų automatizuotos visos dokumentavimo operacijos (gautos korespondencijos priėmimas, registravimas, dokumentų spausdinimas, įforminimas, išsiuntimas, bylų formavimas, bylų saugojimas).

Mažose įstaigose visą dokumentavimo darbą atlieka vienas asmuo, t.y. vadovo sekretorė. Mišri sistema (dalinai centralizuota) – kai dalis darbų (dokumentų gavimas, registravimas,

išsiuntimas) atliekama centralizuotai, kiti darbai (dokumentų rengimas, įforminimas, bylų formavimas) – struktūriniuose padaliniuose.

Raštvedybos tarnyba vadovaujasi raštinės nuostatais, kuriuose aptarti bendrieji reikalavimai, pagrindiniai uždaviniai ir funkcijos, raštinės teisės, darbo organizavimas, atsakomybė. Tarnyba gali turėti apvalų antspaudą su atitinkamu įrašu: „Kanceliarija“, „Sekretoriatas“.

Už bendrąją raštvedybos būklę atsakingas įstaigos vadovas. Už raštvedybos taisyklių diegimą bei tinkamą šio darbo organizavimą atsakingas raštvedybos tarnybos vadovas arba tą darbą dirbantis asmuo.

Keičiantis darbuotojams, raštvedybos bylos bei dokumentai perduodami surašius perdavimo-priėmimo aktą.

2.2. Dokumentų klasifikavimas Dokumentų klasifikavimas – jų skirstymas į grupes pagal bendrus požymius: 1 – dokumento turinys (informacijos pobūdis); 2 – dokumento forma (informacijos fiksavimo būdas). Tarnybiniai dokumentai pagal veiklos sritis yra skirstomi į unifikuotų dokumentų sistemas

(unifikuotas – suvienodintas tiek savo turiniu, tiek forma). Pavyzdžiui, dokumentuose fiksuojama planavimo, finansinės apskaitos, statistikos, prekybos, socialinės saugos, vidaus reikalų, finansų, sveikatos apsaugos, švietimo ir kt. sistemos.

Raštvedyba nagrinėja vieną unifikuotų ir standartizuotų sistemų – valdymo dokumentų arba kitaip vadinamą organizacinių tvarkomųjų ir informacinių dokumentų (OTID) sistemą, be kurios nė viena įstaiga negali tinkamai organizuoti valdymo proceso. Ši sistema reguliuoja bendruosius visų įstaigų dokumentų tvarkymo, saugojimo, atidavimo į archyvus bei nurašymo principus. Pavyzdžiui, įstaigų valdymo veikla išreiškiama tvarkomaisiais dokumentais, kolegialių institucijų susirinkimų, posėdžių, pasitarimų eiga fiksuojama protokoluose, informacija perduodama raštais, telegramomis, faksogramomis. Kadrų valdymo srityje taip pat naudojamos unifikuotų dokumentų formos: anketos, įsakymai, atostogų grafikai, gyvenimo aprašymai.

Pagal antrąjį klasifikavimo požymį – informacijos fiksavimo būdą – dokumentai skirstomi į vizualius, audiodokumentus ir audiovizualius.

Vizualius (lot. visualis – regimas) dokumentus žmogus suvokia akimis, juos skaitydamas ar žiūrėdamas. Tai tekstai ir vaizdiniai dokumentai – schemos, diagramos, piešiniai, brėžiniai, fotografijos. Šių dokumentų tekstai būna parašyti ranka, rašomąja mašinėle, surinkti kompiuteriu, padauginti operatyviosios poligrafijos priemonėmis arba atspausdinti spaustuvėje.

Audiodokumentai (lot. audio – klausau(si), girdžiu) tai fonodokumentai (gr. phone – garsas, balsas), kuriuose užfiksuota garsinė informacija, atgaminama ir perduodama specialia aparatūra, t.y. diktofonais ir magnetofonais.

9

Audiovizualiuose dokumentuose užfiksuota informacija suvokiama vienu metu klausa ir rega. Atgaminama kinoprojektoriais, videoaparatūra.

Apdorojant dokumentus kompiuteriais, atsirado naujos formos dokumentų – mašina skaitomų dokumentų ir mašinogramų

Dokumentai klasifikuojami ir pagal kitus požymius. Pagal sudarymo vietą dokumentai gali būti vidiniai ir išoriniai. Vidiniai naudojami

įforminti įmonės veiklą ir fiksuoti joje vykstančias operacijas. Tai organizaciniai dokumentai – įstatai, nuostatai, instrukcijos. Juose apibūdinami įstaigos tikslai, uždaviniai, kompetencija, darbuotojų teisės ir pareigos. Kita vidaus dokumentų grupė – tvarkomieji dokumentai, kuriais išreiškiama įvairių lygių įstaigų valdymo veikla. Pasikeisti informacija įstaigos viduje rašomi tarnybiniai pranešimai, aktai, protokolai.

Išorės dokumentais keičiamasi informacija tarp įstaigų, atsakoma į prašymus, pasiūlymus. Pagal dokumentų sudarymo formą yra dokumentai yra tipiniai, trafaretiniai ir

individualūs. Tipiniai dokumentai tokie, kurie sudaromi vienarūšėms valstybės ar kitoms įmonėms

(Raštvedybos taisyklės). Trafaretiniai, kai dalis dokumento teksto atspausdinta iš anksto, kita dalis užpildoma

sudarant konkretų dokumentą (anketos, asmens kortelės). Individualūs dokumentai tokie, kurių turinys kaskart kitas. Pagal slaptumą dokumentai grupuojami į: viešus, tarnybinio naudojimo, slaptus ir visiškai slaptus. Dokumentais, skirtais tarnybiniam naudojimui, naudojasi visi įstaigos darbuotojai, tačiau

dokumentai be atskiro nutarimo neskelbiami. Ant jų rašomas įrašas „Naudotis tarnyboje“. Slaptais dokumentais naudojasi adresatas ir vykdytojas, o su visiškai slaptų dokumentų

turiniu turi teisę susipažinti tik adresatas. Pagal sudarymo stadijas dokumentai gali būti juodraščiai, originalai ir kopijos. Juodraštis – tai išankstinė dokumento redakcija. Originalas (lot. originalis – pirminis,

savitas) – pirmas dokumento egzempliorius, galutinai įformintas, pasirašytas. Kopija (lot. copia – daugybė, atsarga) – absoliučiai tikslus dokumento pakartojimas rašymo

ar techninėmis priemonėmis. Kopijų būna įvairių. Tiksliai nurašytas visas dokumentas vadinamas nuorašu. Jie rašomi

rašomąja mašinėle arba ranka. Nuorašus tvirtina notaras arba įstaigos darbuotojas nuorašo tvirtinimo žyma. Nuorašais vadinami ir siunčiamųjų raštų egzemplioriai, liekantys įstaigoje.

Išrašas – oficialiai įforminta dokumento (protokolo, įsakymo) dalies kopija. Faksimilė – tiksli originalo kopija, gaunama techninėmis priemonėmis (dauginimo,

fotokopijavimo, faksimilinio perdavimo ir pan.). Dublikatas – (lot. duplicatus) – padvigubintas, padaugintas) antrasis dokumento

egzempliorius, kuris atstoja originalą. Dažniausiai išduodamas vietoj prarastojo dokumento (asmens liudijimo, brandos atestato ir pan.).

Pagal saugojimo terminus dokumentai grupuojami į: laikino saugojimo, ilgo ir nuolatinio

saugojimo dokumentus. Pasibaigus raštvedybos metams, įstaigose daroma dokumentų vertės ekspertizė, kurios metu

atrenkami laikino (kurie saugomi archyvuose iki 10 metų), ilgo (iki 100 metų) ir nuolatinio (amžino) saugojimo dokumentai. Pastarieji perduodami valstybiniam saugojimui.

10

2.3. Dokumentų unifikavimas

Dokumentų unifikavimas (lot. unifico – vienodinu) – jų vienodinimas pagal informacijos sudėtį ir dokumentų formą.

Vienas iš unifikavimo tikslų – nustatyti dokumentus, reikalingus konkrečiai valdymo

funkcijai. Lietuvos archyvų generalinė direkcija prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės (dabar - Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės) yra pateikusi „Dažniausiai raštvedyboje vartojamų dokumentų sąrašą“. Įstaigoje sudaromas toks sąrašas ir tampa aišku, kokie dokumentai įstaigoje nereikalingi, dubliuojantys kituose fiksuojamą informaciją.

Kitas unifikavimo tikslas – suvienodinti dokumentų formą. Naudojamas standartinių formatų popierius, nustatomos vienodos paraštės, kiekvieno rekvizito (sudedamosios dalies) nuolatinė vieta, plotas ir įforminimo būdas.

Trečiasis tikslas – dokumentų teksto unifikavimas, kai vienodinamos teksto sudedamosios dalys, numatomi unifikuoti žodžių junginiai bei sakiniai.

Unifikuotus dokumentus galima greičiau ir lengviau parengti, juos patogiau skaityti, geresnė išvaizda. Unifikuotus dokumentus lengviau sudaryti ir skaityti naudojant informacinę techniką. Atsiranda galimybių gretinti pirminių ir suvestinių dokumentų duomenis ir faktus.

Sukūrus unifikuotų dokumentų grupes, jas galima standartizuoti. Tai reiškia, kad nustatytos tam tikros normos ir reikalavimai dokumentams, kurių turi laikytis valstybėje visų žinybų, organizacijų, įstaigų pareigūnai ir piliečiai.

Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės yra institucija, kuriai pavesta ne tik kaupti, saugoti valstybinės ir istorinės reikšmės dokumentus, bet ir diegti pažangius darbo su dokumentais metodus, rengti norminius dokumentus.

Pagrindinis norminis dokumentas, nustatantis bendruosius dokumentų sudarymo reikalavimus yra Raštvedybos taisyklės.

Šiuo metu galioja „Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės“, patvirtintos Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19. Jos keičia LST 6.1-92 ir 1994 m. patvirtintas „Raštvedybos taisykles“.

Raštvedybos instrukcijos taip pat yra norminiai aktai, detalizuojantys nustatytus standarto dokumentų sudarymo ir raštvedybos organizavimo taisykles valstybės institucijose ir įstaigose.

Valstybinės valdžios ir valdymo, vietos savivaldos įstaigos gali rengti savo raštvedybos taisykles, kurios derinamos su Lietuvos archyvų generaline direkcija.

Ar prisimenate: 1. Kaip apibūdinti vadybos (valdymo) sąvoką? 2. Kokios pagrindinės valdymo funkcijos? 3. Kokia informacijos reikšmė valdyme? 4. Kas yra komunikacija? 5. Apibūdinkite sąvokas: dokumentas, dokumentavimas, raštvedyba. 6. Kokios yra raštvedybos tarnybų funkcijos? 7. Kokie du pagrindiniai dokumentų klasifikavimo požymiai? 8. Kokie kiti dokumentų klasifikavimo požymiai? 9. Kokie dokumentų unifikavimo tikslai?

11

10. Įsiminkite tikslų šiuo metu galiojančių dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklių pavadinimą.

3. Dokumentų sudarymas ir įforminimas

3.1. Bendrieji dokumentų įforminimo reikalavimai

Bet kurios įmonės veikloje sudaromos įvairios dokumentų rūšys. Tačiau net ir esant

daugybei jų, nepriklausomai nuo įmonės specifikos, galima išskirti tokias pagrindines dokumentų grupes:

organizaciniai įmonės dokumentai (įstatai, valdymo struktūra, etatų sąrašas, pareiginiai nuostatai, vidaus tvarkos taisyklės);

tvarkomieji dokumentai (pagrindinės įmonės veiklos įsakymai, sprendimai, potvarkiai, nutarimai);

kadrų dokumentai (kadrų įsakymai, darbo sutartys, asmens bylos, asmens kortelės); finansiniai-buhalteriniai dokumentai (Didžioji knyga, metinės ataskaitos, buhalteriniai

balansai, pelno ir mokesčio ataskaitos, sąmatos, sąskaitos, kasos knygos ir kt.); informaciniai įmonės dokumentai (aktai, raštai, faksogramos, pažymos, pažymėjimai,

tarnybiniai pranešimai, protokolai ir pan.). Iš valstybinių institucijų, savivaldybių organizacijos gali gauti dokumentus, reguliuojančius

įvairius jos veiklos klausimus (mokesčiai, aplinkos apsauga ir pan.) Šie dokumentai sudaro atskirą grupę – norminius aukštesniųjų organizacijų dokumentus.

Į savarankišką grupę galima išskirti komercinius kontraktus (sutartis), kurie yra pagrindiniai verslo dokumentai.

Visi išvardinti dokumentai priklauso valdymo dokumentams arba organizaciniams tvarkomiesiems ir informaciniams (OTID). Išimtį sudaro finansiniai-buhalteriniai dokumentai, turintys sudarymo ir apdorojimo specifiką.

Priklausomai nuo objektyvių (įmonės profilis) ir subjektyvių (įmonės vadovo ir dalykinių partnerių reikalavimai) faktorių, kokia nors dokumentų grupė gali vyrauti arba, priešingai, būti nereikšminga.

Pagal „Dokumentų rengimo ir įforminimo taisykles“ dokumentai skirstomi į 3 grupes: 1. Tvarkomieji dokumentai - kolegialių institucijų, įstaigų vadovų, kitų teisės aktų

suteiktus įgaliojimus turinčių valstybės tarnautojų, leidžiami teisės aktai viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti. Tai įsakymai, potvarkiai, sprendimai, nutarimai.

2. Organizaciniai dokumentai - tvarkomaisiais dokumentais tvirtinami kiti teisės aktai, nustatantys įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas. Tai įstatai, nuostatai, instrukcijos, taisyklės, reglamentai ir kt.).

3. Informaciniai dokumentai - įstaigų siunčiamieji ir vidaus dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su įstaigos veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis. Šiai grupei priklauso aktai, apžvalgos, pažymos, protokolai, raštai, tarnybiniai pranešimai, telegramos, telefonogramos, faksogramos.

12

Pagal tuos pačius reikalavimus sudaromi ir asmenų (asmeniniai) dokumentai – prašymai, pasiaiškinimai, asmens įgaliojimai, gyvenimo aprašymai ir pan.

Nežiūrint į tai, kaip tvarkoma raštvedyba jūsų įmonėje – tradiciškai ar jūs siekiate

pasikeitimų elektroniniais dokumentais, galioja vieningi valdymo dokumentų įforminimo reikalavimai.

Laikydamiesi vieningų taisyklių, užtikrinate: - juridinę dokumentų galią; - dokumentų sudarymą ir vykdymą kokybiškai ir laiku; - operatyvią dokumentų paiešką. -

Bet kuris dokumentas sudarytas iš elementų (datos, teksto, parašo), kurie vadinami rekvizitais.

Rekvizitas - dokumento sudedamoji dalis, reiškianti nustatytas dokumento rengimo ir

įteisinimo procedūras ir turinti nustatytą pastovią vietą. Kiekviena dokumentų rūšis (įsakymas, raštas, aktas) turi tam tikrą rekvizitų rinkinį.

Rekvizitų išdėstymas dokumente ir jų įforminimas turi atitikti „Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklėse“ numatytą rekvizitų kiekį, naudojamą valdymo dokumentuose – 22. Konkrečiame dokumente jų bus kur kas mažiau.

Dokumentų saugojimo laikas ir išvaizda priklauso nuo popieriaus kokybės. Rašomasis

popierius išleidžiamas dviejų numerių arba markių: Nr. 1 ir Nr. 2. Nr. 1 popierius pagamintas iš celiuliozės, baltas, patvarus, tinka ilgą laiką saugoti. Nr. 2 popierius pagamintas iš celiuliozės ir medienos masės, yra gelsvas, mažiau patvarus.

Organizaciniams tvarkomiesiems dokumentams rašyti naudojamas tokių formatų popierius:

A4 – 210 x 297 mm, A5 – 148 x 210 mm ir A4L - 297 x 210 mm. Popieriaus formatų standartas – tarptautinis. Standartinio popieriaus naudojimas susijęs su efektyviu kopijavimo dauginimo technikos naudojimu, bylų formavimu, jų saugojimu.

Jei dokumentas ilgas, puslapiai, pradedant antruoju, numeruojami. Puslapio numeris

rašomas viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių. Rašant dokumentą standartiniame lape, turi būti paliktos tokios paraštės: viršutinė – 20 mm,

kairioji – 30 mm, apatinė –– ne mažesnė kaip 20 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm. Dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje, išskyrus taisyklėse ir kituose teisės

aktuose numatytas žymas ar nuorodas, rašomas antrojoje lapo pusėje. Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos.

13

3.2. Dokumentų rekvizitai

Dokumentų rengimo ir įforminimo rekvizitai yra:

1 - herbas arba prekių ženklas; 2 - dokumento sudarytojo pavadinimas; 3 - įstaigos duomenys; 4 - specialioji žyma; 5 - priedo žyma; 6 - dokumento gavimo registracijos žyma; 7 - dokumento pavadinimas; 8 - dokumento data; 9- dokumento registracijos numeris; 10 - gauto dokumento nuoroda; 11 - dokumento sudarymo vieta; 12 - adresatas; 13 - rezoliucija; 14 -dokumento tvirtinimo žyma; 15 - dokumento tekstas; 16 - parašas 17 - dokumento suderinimo žyma; 18 - vizos; 19 - supažindinimo žyma; 20 - rengėjo nuoroda; 21 - dokumento paieškos nuoroda; 22 - kopijos tikrumo žyma.

Dokumentų rekvizitų rašymo būdai yra: išilginis centruotas, kai rekvizito eilučių pradžia ir pabaiga vienodai nutolusi nuo kairiosios

ir dešiniosios paraščių:

aaaaaaaaaaa aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

aaaaaaaa

kampinis vėliavinis, kai rekvizito eilutės prasideda arba vienodai nutolusios nuo kairiosios paraštės:

aaaaaaaaaaaa aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa aaaaaaaa

Kiekvienas dokumento rekvizitas rašomas nustatytoje vietoje ar plote. Kai dokumento rekvizitai išdėstomi ne viename lape, jie turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašo rekvizitas ir po juo rašomi kiti rekvizitai.

14

3.3. Dokumentų blankai

Tvarkomieji ir informaciniai dokumentai rašomi blankuose arba, atskirais toliau aptartais atvejais, ne blanke.

Blankas – nustatyto formato popieriaus lapas su išdėstytais dokumento įforminimo

rekvizitais, susijusiais su dokumento sudarytoju, turinčiu teisės aktų suteiktus įgaliojimus. Dokumentų blankai gaminami spaustuvėje arba dauginimo priemonėmis baltame

popieriuje. Reikia žinoti, kad dokumentai yra įmonės įvaizdžio dalis, savotiška vizitinė kortelė.

Šiuolaikinis blanko įforminimo dizainas, geros kokybės popierius, būtina informacija apie įmonę yra ypatingai svarbūs.

Įstaigos naudoja tokius blankus: blankus informaciniams siunčiamiesiems dokumentams, blankus informaciniams vidaus dokumentams, blankus tvarkomiesiems dokumentams. Blankas informaciniams siunčiamiesiems dokumentams spausdinamas A4 ar A5 formato

popieriaus lape, turi šiuos rekvizitus: herbą arba prekių ženklą (1), dokumento sudarytojo pavadinimą (2), įstaigos duomenis (3). Blanke, kuriame įforminami informaciniai siunčiamieji dokumentai užsienio

korespondentams, dokumento sudarytojo pavadinimas gali būti rašomas ne tik lietuvių, bet ir pasirinkta užsienio kalba, kiti rekvizitai - pasirinkta užsienio kalba. Dokumento sudarytojo pavadinimas pasirinkta užsienio kalba rašomas po pavadinimo lietuvių kalba.

Blanke, kuriame įforminami informaciniai įstaigos vidaus dokumentai yra tokie rekvizitai: herbas arba prekių ženklas (1), dokumento sudarytojo pavadinimas (2). Blankas tvarkomiesiems dokumentams spausdinamas A4 ar A5 formato popieriaus lape ir

turi šiuos rekvizitus: herbą arba prekių ženklą (1), dokumento sudarytojo (įstaigos vadovas) pavadinimą (2). Tvarkomųjų dokumentų sudarytojas gali būti kolegiali institucija, įstaigos vadovas, kitas

teisės aktų suteiktus įgaliojimus leisti tvarkomuosius dokumentus turintis tarnautojas (toliau - įstaigos vadovas).

Kai tvarkomųjų dokumentų sudarytojai yra kelių įstaigų vadovai, dokumentas įforminamas ne blanke.

15

Kai informacinio siunčiamojo dokumento sudarytojai yra dvi ar kelios įstaigos, dokumentas įforminamas ne blanke

Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai gali būti įforminami blanke arba ne blanke. Organizaciniai dokumentai įforminami A4 formato popieriaus lape.

3.4. Rekvizitų įforminimas

Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas (toliau herbas) arba prekių ženklas

spausdinamas popieriaus lapo viduryje, po viršutine parašte. Prekių ženklas gali būti spausdinimas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas tada rašomas šalia ženklo. Kai herbas arba prekių ženklas nespausdinamas, dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po viršutine parašte.

Herbas ir prekių ženklas kartu nespausdinami. Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis, gali

būti didesnėmis negu kiti rekvizitai, ir išdėstomas išilginiu centruotu būdu. Įsidėmėkite: Dokumento sudarytojo pavadinimas turi atitikti teisės aktais įteisintą pavadinimą. Kai dokumento sudarytojas yra priklausomybės santykiais neatsiejama įstaiga ar įstaigos

struktūrinis padalinys, pavadinimas rašomas nurodant priklausomybę, pvz.:

LIETUVOS KARIUOMENĖS KARO MEDICINOS TARNYBA

arba

VILNIAUS APSKRITIES VIRŠININKO ADMINISTRACIJOS ŽEMĖS TVARKYMO DEPARTAMENTAS

Kai dokumento sudarytojas yra vieno asmens institucija, įstaigos vadovas, kitas

įstatymų ar kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis valstybės tarnautojas, rašomas pareigybės pavadinimas, nurodant jos priklausomybę, pvz.:

VILNIAUS KOOPERACIJOS KOLEGIJOS

DIREKTORIUS arba

VILNIAUS MIESTO MERAS Kai dokumento (tarnybinio pranešimo, tarnautojo ataskaitos ir kt.) sudarytojas yra įstaigos

tarnautojas, neturintis juridinių įgaliojimų, sudarytojo rekvizite rašomas pareigybės pavadinimas, nurodant jos priklausomybę, pvz.:

VIEŠOSIOS ĮSTAIGOS RADVILIŠKIO LIGONINĖS

RAŠTINĖS VEDĖJAS Kai dokumento sudarytojas yra komisija, sudaryta iš kelių įstaigų atstovų, jos pavadinimas

rašomas pagal teisės akte nustatytą komisijos funkciją, pvz.:

16

PROFESINIŲ LIGŲ TYRIMO

KOMISIJA Kai dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, jų pavadinimai

rašomi vienas po kitu ir atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Įstaigos duomenys. Juos sudaro įstaigos kodas, buveinės adresas ir kita reikalinga

informacija (telefonų ir faksų numeriai, elektroninio pašto adresas ir kt.). Įstaigos duomenys rašomi po dokumento sudarytojo pavadinimu arba dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje. Įstaigos duomenys rašomi mažesnėmis negu kiti rekvizitai raidėmis ir gali būti atskirti linija.

Informacinius duomenis galima atskirti didesniais tarpeliais, taškais, kableliais arba rašyti stulpeliais, pvz.:

LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJA Kodas 0000000 A.Vivulskio g. 00 LT-2000 Vilnius Tel. (8~00) 00 00 00 Faks. (8~00) 00 00 00

arba

LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJA

Kodas 0000000, A.Vivulskio g. 00, LT-2000 Vilnius, tel. (8~00) 00 00 00, faks. (8~00) 00 00 00

arba

LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJA Kodas 0000000. A.Vivulskio g. 00. LT-2000 Vilnius. Tel. (8~00) 00 00 00. Faks. (8~00) 00 00 00

arba

LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJA Kodas 0000000 A.Vivulskio g. 00 Tel. (8~00) 00 00 00 LT-2000 Vilnius Faks. (8~00) 00 00 00

Kai informacinio dokumento (rašto) sudarytojai yra kelios įstaigos, įstaigos duomenys

rašomi po kiekvienos įstaigos pavadinimu. Specialioji žyma rašoma dokumento pirmojo lapo viršutinės paraštės dešinėje pusėje

paryškintomis raidėmis arba dedamas spaudas. Pvz.: Projektas, Išrašas, Kopija, Faksograma. Priedo žyma rašoma dokumento priedo viršutinės paraštės dešinėje pusėje. Žymą sudaro:

dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas, priedo eilės numeris ir žodis „priedas“. Žymos dalys išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu, žodis „priedas“ kartu su eilės numeriu rašomas iš naujos eilutės, pvz.:

Civilinės aviacijos priešgaisrinės saugos taisyklių 1 priedas

17

Dokumento gavimo registracijos žyma rašoma arba dedamas spaudas dokumento pirmojo lapo viršutinės paraštės dešiniajame kampe. Žymą sudaro: dokumentą gavusios įstaigos pavadinimas (gali būti sutrumpintas), žodis „Gauta“, dokumento gavimo data ir registracijos numeris, pvz.:

VKK Gauta __________Nr.__________

Dokumentuose, išskyrus raštus, rašomas dokumento pavadinimas. Jį sudaro dokumento rūšies pavadinimas ir teksto antraštė. Dokumento pavadinimas rašomas išilginiu centruotu būdu didžiosiomis paryškintomis raidėmis ir atskiriamas nuo aukščiau parašytų rekvizitų ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Dokumentų rūšies pavadinimas rašomas atskiroje eilutėje, pvz.:

ĮSAKYMAS

DĖL EKSPERTŲ KOMISIJOS NUOSTATŲ PATVIRTINIMO arba

JUNGTINIO KATEDRŲ POSĖDŽIO PROTOKOLAS

Tvarkomųjų ir informacinių įstaigos vidaus dokumentų pavadinimas rašomas po

dokumento sudarytojo pavadinimu. Informacinių dokumentų, kuriuose yra adresato rekvizitas, pavadinimas rašomas po šiuo

rekvizitu. Organizacinių ir tvirtinamų informacinių dokumentų pavadinimas rašomas po tvirtinimo

žymos rekvizitu. Raštuose dokumento rūšies pavadinimas nerašomas. Teksto antraštė - tai trumpas

dokumento turinys, tiksliai nusakantis teksto esmę. Kai užrašyta teksto antraštė, lengviau registruoti dokumentą. Teksto antraštė raštuose pradedama prielinksniu „DĖL“ ir rašoma didžiosiomis neparyškintomis raidėmis. Antraštė pradedama rašyti nuo kairiosios paraštės, plotas horizontalia kryptimi neribojamas. Antraštė skiriama nuo aukščiau parašyto adresato rekvizito ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Siunčiamų dokumentų lydraščiuose antraštė nerašoma.

Dokumento data būtinas dokumento rekvizitas. Ji nurodo dokumento sudarymo laiką,

priimtų sprendimų įsigaliojimo pradžią. Datą pareigūnas užrašo pasirašydamas arba kitaip tvirtindamas dokumentą. Pavyzdžiui,

raštų, įsakymų data bus šių dokumentų pasirašymo data, instrukcijų - jų tvirtinimo data. Akto ir protokolo data bus įvykių fiksavimo, sprendimų priėmimo data.

Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu ir kartu su dokumento registracijos numeriu dėstoma išilginiu centruotu būdu. Dokumento data ir registracijos numeris nuo dokumento pavadinimo atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.

Raštuose data rašoma lapo dešinėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu. Jei įstaigos duomenys rašomi dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje, dokumento data rašoma dešinėje lapo pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu. Nuo aukščiau parašyto rekvizito data atskiriama ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.

Dokumento data rašoma arabiškų skaitmenų grupėmis, pvz.: 2001-04-08 arba mišriuoju būdu, pvz.: 2001 m. gegužės 5 d. Rašant mišriuoju būdu, vienaženkliai skaitmenys rašomi be nulio.

18

Dokumento registracijos numeris rašomas šalia dokumento datos rekvizito dešinėje pusėje. Jį sudaro simbolis Nr., registracijos žurnalo identifikavimo žymuo ir skaitmeninis dokumento registravimo eilės numeris, pvz.: Nr. 1-189 (1 - registracijos žurnalo pagal patvirtintą sąrašą numeris, 189 - dokumento registravimo eilės numeris).

Dokumento registracijos numeris gali būti papildomas paieškos duomenimis (bylos indeksas pagal bylų nomenklatūrą), kurie rašomi skliausteliuose, pvz.: Nr. (00)-1-189 arba

Nr. 1-189-(00). Jei dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, registracijos numeris

susideda iš dokumento registracijos numerių, atskirtų vienas nuo kito įstrižu brūkšneliu, pvz.: Nr. 1-189/1-245.

Rašant atsakymą į gautą raštą, būtina užrašyti gauto dokumento nuorodą, pavyzdžiui: Į

2001-02-02 Nr.2-164. Asmuo, rengiantis atsakymą, šį numerį perrašo iš iniciatyvinio rašto. Jei gauto dokumento registracijos numerio nėra, nurodoma dokumento data ir dokumento

rūšies pavadinimas, pvz.: Į 2001-05-02 prašymą. Jei gauto dokumento datos ir registracijos numerio nėra, nurodoma dokumento gavimo

data, pvz.: Į 2001-05-18 gautą prašymą. Dokumento sudarymo vieta rašoma mažosiomis raidėmis po dokumento datos ir

dokumento registracijos numerio rekvizitais išilginiu centruotu būdu. Šis rekvizitas rašomas tvarkomuosiuose dokumentuose ir informaciniuose įstaigos vidaus dokumentuose.

Adresatas rašomas asmenų prašymuose, tarnybiniuose pranešimuose, raštuose, pažymose ir

pan. Adresatas rašomas mažosiomis raidėmis, kampiniu vėliaviniu būdu nuo kairiosios paraštės

ir atskiriamas nuo aukščiau parašyto rekvizito ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Jei rašomi keli adresatai, jie vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.

Dokumentus galima adresuoti pareigūnams (darbuotojams), įstaigų struktūriniams padaliniams, įstaigoms, pavieniams asmenims.

Adresuojant dokumentą įstaigai, jos pavadinimą rašome naudininko linksniu, pvz.

Lietuvos Respublikos susisiekimo ministerijai

Adresuojant struktūriniam padaliniui, jo pavadinimas rašomas naudininko, o įstaigos

pavadinimas – kilmininko linksniu, pvz.:

Vilniaus kooperacijos kolegijos Neakivaizdiniam skyriui

Kai siuntėjas žino, kuris darbuotojas turi gauti dokumentą, nurodomos darbuotojo pareigos,

vardo raidė ir pavardė:

Sveikatos apsaugos ministerijos Farmacijos skyriaus viršininkui J.Jonaičiui

Į rekvizito „adresatas“ sudėtį gali įeiti įstaigos arba asmens adresas. Jei dokumentas

adresuojamas fiziniam asmeniui arba siunčiamas voke su langeliu, adresas būtinai rašomas:

19

Vilniaus aukštesniajai statybos mokyklai Antakalnio g. 54 LT-2055 Vilnius

arba

p. J.Jurkui Ateities g. 16 -14 LT-2056 Vilnius

Adresuojant dokumentą kelioms analogiškoms įstaigoms, adresatas rašomas apibendrintai,

pvz.: Geležinkelio stočių viršininkams

Kai dokumentas adresuojamas vienam adresatui, o kitam adresatui siunčiama

susipažinti dokumento kopija, prieš šį adresatą rašomas žodis „Kopija“, pvz.:

Finansų ministerijai Kopija Valstybinei mokesčių inspekcijai

Nerekomenduojama ant siunčiamo dokumento rašyti daugiau kaip keturis adresatus. Jei

dokumentą reikia išsiųsti daugiau kaip keturioms įstaigoms, rašomas adresatų sąrašas, kuris lieka įstaigoje kartu su išsiųsto rašto kopija, o kiekviename rašto egzemplioriuje rašomas tik vienas adresatas. Pasirašomas kiekvienas siunčiamo dokumento egzempliorius.

Adresas rašomas pagal Pašto taisykles, patvirtintas Lietuvos Respublikos ryšių ir informatikos ministerijos 1996 m. balandžio 11 d. įsakymu Nr. 11 (Žin., 1998, Nr. 50-1379).

Gauti dokumentai tą pačią dieną perduodami įstaigos (ar struktūrinio padalinio) vadovui,

kuris susipažįsta su dokumentu ir užrašo rezoliuciją. Rezoliucija - rašytinis įstaigos vadovo nurodymas vykdytojui, kokią užduotį, kokiu būdu ir iki kurio termino reikia įvykdyti. Rezoliucija rašoma laisvame lapo plote tarp dokumento sudarytojo pavadinimo ir dokumento pavadinimo, neliečiant kitų rekvizitų. Rezoliucija turi būti trumpa, aiški, trumpa, konkreti. Rezoliucija pasirašoma ir užrašoma data pvz.:

p. A.Jonaitienei Iki kovo 12 sudaryti sąmatą (Parašas) 2001-02-14 Jei dokumentą pavedama vykdyti keliems asmenims, atsakingojo vykdytojo pavardė

rašoma pirmoji. Dokumentai su rezoliucijomis grąžinami į raštinę arba darbuotojui, atsakingam už

raštvedybą. Jie turi būti laiku įteikti vykdytojams. Kai kurie pasirašyti dokumentai juridinę galią įgyja tik patvirtinti. Dokumentai tvirtinami

tam tikru įrašu dokumente – tvirtinimo žyma .

20

Dokumentas gali būti tvirtinamas dviem būdais: 1 – tvirtinimo žyma, kai dokumentą tvirtina sulig savo kompetencija įstaigos vadovas arba

kitos įstaigos vadovas; 2 – atskiru atitinkamu tvarkomuoju dokumentu (įsakymu, nutarimu, sprendimu). Išleisti

tvarkomąjį dokumentą rekomenduojama tuo atveju, kai tvirtinant dokumentą, reikia nurodyti papildomus veiksmus ar paaiškinimus, pripažinti netekusiu galios anksčiau patvirtintą dokumentą ar pan. Abu tvirtinimo būdai turi vienodą juridinę galią.

Kai informacinis įstaigos vidaus dokumentas tvirtinamas įstaigos vadovo parašu, tvirtinimo

žymą sudaro žodis TVIRTINU, įstaigos vadovo pareigų pavadinimas arba pilnas pareigų pavadinimas (kai teisės aktų nustatytais atvejais įstaigos vadovo parašu tvirtinamas kitos įstaigos dokumentas), parašas, tvirtinančio asmens vardas ir pavardė. Žymos dalys išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu, pvz.:

TVIRTINU Direktorius (Parašas) Algis Ivanauskas

arba

TVIRTINU Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministras (Parašas) Aidas Ivoška

Jei dokumentas patvirtintas tvarkomuoju dokumentu (įsakymu, nutarimu, sprendimu),

nurodoma tvarkomojo dokumento data, pavadinimas, numeris: PATVIRTINTA Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2001 m. gegužės 13 d. įsakymu Nr. 2-98 arba: PATVIRTINTA Lietuvos Respublikos vertybinių popierių komisijos 2001 m. spalio 1 d. nutarimu Nr. 4-54 Kai dokumento forma tvirtinama tvarkomuoju dokumentu, formos viršutinės paraštės

dešinėje pusėje nurodoma formą patvirtinantis teisės aktas, pvz.:

21

Forma patvirtinta Lietuvos Respublikos aplinkos ministro 2001 m. spalio 5 d. įsakymu Nr. 3-62

Dokumento tekstas – svarbiausia dokumento dalis, kalbos priemonėmis išreiškianti

valdymo veiksmą ar situaciją. Tekstas rašomas po dokumento datos, registracijos numerio, sudarymo vietos, raštuose - po antraštės rekvizitais. Tekstas nuo aukščiau parašytų rekvizitų atskiriamas ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Jis turi būti trumpas, aiškus, tikslus, logiškas, nuoseklus, vienareikšmis, o jame pateikta informacija teisinga, nuodugniai patikrinta ir argumentuota. Sudaromo naujo dokumento turinys turi būti suderintas su anksčiau tuo klausimu išleistais dokumentais.

Tekstas turi būti parašytas taisyklinga kalba, be klaidų. Reikia vengti pasikartojimų,

nereikalingų, tuščių žodžių. Vengti naujadarų, profesionalizmų, mažai žinomų santrumpų, kurių adresatas gali nesuprasti. Vartojamos tik plačiai paplitusios oficialiai priimtos santrumpos. Jei retesnių santrumpų išvengti neįmanoma, tai pirmą kartą parašomas pilnas terminas ar pavadinimas ir po jo skliausteliuose – santrumpa, toliau tekste rašoma tik santrumpa.

Tekstas turėtų būti trumpas, tikslus, aiškus. Tuščiažodžiavimas nedaro dokumento įtikinamu. Trumpą dokumentą galima greičiau parašyti, registruoti, lengviau į tokį atsakyti.

Reikalo esmę reikia formuluoti tiksliai. Tikslumo sąvoka čia reiškia, kad viskas, kas parašyta, atitinka tikrovę. Tikslumas reiškia ir tikslų terminų vartojimą, kad nekiltų dviprasmiškų jų aiškinimų.

Dokumento aiškumo sąvoka – dokumento rašymas bendrine kalba, suprantama kiekvienam pareigūnui ir asmeniui. Laikomasi reikalavimo rašyti dokumentus valstybine kalba, kai susirašinėjama su mūsų valstybės įstaigomis ar asmenimis.

Informacija bus kompaktiškesnė ir aiškesnė išdėstyta lentelės forma. Pastovioji informacija

surašoma lentelės viršuje ir šoninėje skiltyje. Kintamoji – skaitmenys ar žodinė informacija – atitinkamose skiltyse ir eilutėse. Tokiu būdu pateikta informacija vaizdi, ją galima klasifikuoti ir koduoti, lengva sumuoti skaitmeninius duomenis. Lentelėmis dažniausiai rašomi etatų sąrašai, atostogų grafikai, įstaigos struktūra, bylų apyrašai, bylų nomenklatūros ir kt.

Būna daug tipiškų, pasikartojančių valdymo veiksmų ir situacijų, dėl to yra sudaroma

vienodų dokumentų, kurių tekstus galima rengti kaip trafaretus ar anketas. Trafarete pastovioji informacija pateikiama rišliu tekstu (ar tam tikrais unifikuotais žodžių

junginiais) su tarpais, kurie užpildomi kintamąja informacija, priklausančia nuo konkrečios situacijos. Kaip trafaretai yra sudaromi kai kurie aktai, protokolai, pažymėjimai, prašymai. Turint tokių dokumentų formų spartėja darbas ir gerėja dokumentų kokybė.

Anketoje pateikiama vieno objekto ar asmens tam tikrų rodiklių charakteristika. Pastovioji informacija pateikiama kairėje lapo pusėje tam tikrų rodiklių pavadinimais (klausimais). Kintamoji informacija (vienareikšmiai atsakymai) rengiant dokumentą įrašoma dešinėje lapo pusėje. Anketa naudojama, kai pagal tam tikrus parametrus apibūdinamas vienas objektas. Tokiu būdu surašytą informaciją patogu koduoti. Dažniausiai naudojama kadrų dokumentacijoje.

Tam tikroms įstaigų grupėms sudaromi tipiniai dokumentai. Jų turinys (tekstas) būdingas

visai tai įstaigų grupei. Dažniausiai sudaromi tipiniai dokumentai – įstatai, nuostatai, taisyklės. Rengiant įstaigos dokumentą pagal tipinį, į tekstą įrašomi individualūs tos įstaigos duomenys,

22

pavyzdžiui, veiklos rūšis, įstatinis kapitalas, adresas, pavaldumas. Naudojant tipinio dokumento tekstą, daug greičiau parengiamas analogiškas įstaigos dokumentas.

Geriau, kai dokumentai rašomi vienu klausimu. Tokius dokumentus lengviau tvarkyti,

klasifikuoti, naudotis jų informacija įstaigose ar vėliau – archyvuose. Dokumento tekstą galima skirstyti skyriais, skirsniais, punktais ir jų pastraipomis, punktų

papunkčiais. Skyriai ir skirsniai žymimi romėniškais skaitmenimis iš eilės ir turi pavadinimus.

Pavadinimai rašomi didžiosiomis paryškintomis raidėmis, išilginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.:

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

Punktai žymimi arabiškais skaitmenimis ir visame tekste numeruojami iš eilės, po

skaitmens dedamas taškas ir pradedama rašyti didžiąja raide. Punkto pastraipos nenumeruojamos. Punkto papunkčiai žymimi arabiškais skaitmenimis ir numeruojami iš eilės. Papunkčius sudaro punkto ir papunkčio eilės numeriai. Tarp punkto ir papunkčio ir po papunkčio skaitmenų dedami taškai. Kai papunkčius sudaro sakinio dalys, jie pradedami rašyti mažąja raide ir atskiriami vienas nuo kito kabliataškiu. Papunkčiai, kuriuos sudaro sakinys ar keli sakiniai, pradedami rašyti didžiąja raide.

Teksto pastraipų pirmosios eilutės spausdinamos vienodu, ne daugiau 22 mm atstumu nuo kairiosios paraštės.

Parašo rekvizitą sudaro: dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimas, parašas,

vardas ir pavardė), pvz.:

Direktorius (Parašas) Valdas Norkūnas

Jei dokumentą pasirašo keli asmenys, parašai išdėstomi vienas po kito pagal pareigas

ir atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu:

Direktorius (Parašas) Arnas Latvėnas Vyriausiasis buhalteris (Parašas) Antanas Grigonis

Jei dokumentą pasirašo kelių įstaigų vadovai, rašomi pilni jų pareigų pavadinimai. Parašo

rekvizitai dėstomi vienas po kito pagal dokumento sudarytojų pavadinimų dėstymo eilę ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.:

Revizijų departamento direktorius (Parašas) Jonas Laurinavičius

Muitinės departamento direktorius (Parašas) Augustinas Biekša Kolegialių organų dokumentus (nutarimus, sprendimus, protokolus) pasirašo kolegialaus

organo pirmininkas ir sekretorius. Keletą parašų turi ir aktai, kuriuos surašo komisija. Šiuo atveju nurodomos ne dokumentą parengusių asmenų tarnybinės pareigos, o jų pareigos komisijoje.

23

Komisijos pirmininko pavardė įrašoma atskirai, o jos narių pavardė – abėcėlės tvarka. Jei teisės aktų nustatytais atvejais dokumentą pasirašo ir dalyvaujantys (kviestieji) asmenys, jų parašai rašomi po komisijos narių parašais, pvz.:

Komisijos pirmininkas (Parašas) Albinas Žemaitis Nariai (Parašas) Rimas Adomaitis

(Parašas) Joana Bartkienė

Dalyvaujantieji (kviestieji) asmenys (Parašas) Lina Jankutė (Parašas) Vidas Žukas

Dokumentus pasirašo pareigūnai pagal savo kompetenciją: įstaigų vardu pasirašytus

dokumentus pasirašo įstaigos vadovas ar jo pavaduotojas; struktūrinių padalinių vardu – padalinių vadovai. Informacinio pobūdžio dokumentus gali pasirašyti juos sudarę asmenys pagal savo kompetenciją.

Kai dokumentą pasirašo laikinai eiti pareigas paskirtas tarnautojas, tokios jo pareigos nurodomos parašo rekvizite, pvz.:

L.e. direktoriaus pareigas (Parašas) Jonas Jonaitis

Kai tvarkomąjį dokumentą pasirašo tarnautojas, teisės aktų numatyta tvarka laikinai einantis

vadovo pareigas, parašo rekvizite rašomos tarnautojo nuolatinės ir jo laikinai einamos pareigos, pvz.:

Direktoriaus pavaduotojas l.e. direktoriaus pareigas (Parašas) Ramūnas Jankauskas

Kai patvirtintoje spausdintinėje formoje įformintą dokumentą pasirašo kitas asmuo, kurio

pareigų pavadinimas (vardas ir pavardė) neatitinka formoje įrašyto parašo rekvizito, po juo rašomas (gali būti ranka) kitas parašo rekvizitas, pvz.:

Viršininkas Jonas Jonaitis

Viršininko pavaduotojas (Parašas) Petras Petraitis

Paprastai pasirašomas vienas (pirmasis) dokumento egzempliorius. Dokumentų antrųjų

egzempliorių parašo rekvizite, vietoj parašo dedamas už įstaigos raštvedybą atsakingo struktūrinio padalinio antspaudas.

Ant dokumentų, kuriuos reikia ypatingai paliudyti, dedamas herbinis antspaudas (arba jį

atstojantis pagrindinis įstaigos antspaudas). Antspaudas dedamas taip, kad jo kraštas liestų dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą, pvz.:

24

Direktorius (Parašas) Arvydas Jonaitis Antspaudas dedamas ant dokumentų, susijusių su piniginių bei materialinių vertybių

vartojimu, dokumentų, tvirtinančių asmens fizines bei juridines teises, įstaigos nuostatų, įstatų, sutarčių, įgaliojimų, aktų.

Struktūriniai padaliniai gali turėti specialios paskirties (savo) antspaudus, kuriuose įrašyti struktūrinių padalinių pavadinimai. Jie dedami ant dokumentų, priklausančių tų skyrių kompetencijai.

Raštinė turi sudaryti sąrašą dokumentų, ant kurių dedamas pagrindinis ar specialios paskirties antspaudai.

Įstaigose turi būti rengiami visapusiškai apsvarstyti dokumentai, fiksuojantys teisingą ir

pagrįstą informaciją, neprieštaraujančią veikiantiems įstatymams, atitinkantys dokumentą leidžiančios organizacijos kompetenciją. Dėl to parengtų dokumentų projektai prieš pasirašant turi būti suderinti su atitinkamomis įstaigomis, struktūriniais padaliniais arba pareigūnais. Jie gali pritarti dokumento projektui, pritarti su išlygomis arba nepritarti.

Dokumentų derinimas gali būti vidinis ir išorinis. Išorinis dokumentų derinimas įforminamas suderinimo žyma. Ji rašoma po parašo

rekvizitu, organizaciniuose dokumentuose - po baigiamuoju brūkšniu. Suderinimo žyma susideda iš žodžio SUDERINTA, įstaigos, su kuria dokumentas suderintas, vadovo pilno pareigų pavadinimo, parašo, vardo ir pavardės, datos. Rekvizito dalys pradedamos rašyti nuo kairiosios paraštės ir išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu, pvz.:

SUDERINTA Lietuvos valstybinio archyvo direktorius (Parašas) Juozas Eidukaitis 2001-12-18

Kai suderinimo procedūra patvirtinama įstaigos raštu, pasirašytu jos vadovo, suderinimo

žymoje nurodomas įstaigos pavadinimas, rašto data ir registracijos numeris, pvz.:

SUDERINTA Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministerijos 2001-11-14 raštu Nr. 5-63

Kai dokumente rašomos dvi ar daugiau suderinimo žymos, jos rašomos greta viena kitos,

tarp žymų paliekant tarpus, pvz.:

25

SUDERINTA SUDERINTA Lietuvos Respublikos Lietuvos Respublikos finansų ministras aplinkos ministras (Parašas) (Parašas) Jonas Jonaitis Petras Petraitis 2001-02-13 2001-02-15

Vidinis dokumentų derinimas toks, kai dokumento projektas derinamas su tos pačios įstaigos struktūrinių padalinių vadovais, specialistais, pvz., finansų specialistais, juridine tarnyba.

Vidinis dokumentų derinimas įforminamas vizomis. Jos gali būti išdėstytos viena šalia kitos arba viena po kitos. Viza gali būti rašoma ranka, rekvizito dalys dėstomos kampiniu vėliaviniu būdu arba dedamas spaudas su vizuojančio asmens vardu ir pavarde, jei reikia - su pareigų pavadinimu, pasirašoma ir parašoma data, pvz.:

(Parašas) Regina Jočienė 200l-05-20

arba

Ekspertų komisijos pirmininkas (Parašas) Jonas Grigonis 2001-03-14

Dokumentuose, kuriuose yra rengėjo nuoroda, rengėjo vizą sudaro jo parašas ir data, jie

rašomi virš rengėjo nuorodos, pvz.:

(Parašas) 2001-05-18 Jonė Jurgaitytė, 66 22 32, faks. 66 22 58, el.p.akademija@vadis.lt.

Kai vizuojantis tarnautojas dėl dokumento projekto turi pastabų, tai jas surašo atskirame

lape, o viza įforminama taip:

Pastabos pridedamos (Parašas) Auksė Juknaitė 2001-08-14

Vizos rašomos tame dokumento egzemplioriuje, kuris lieka įstaigoje. Pavyzdžiui, įsakymo,

nutarimo vizuojamas pirmasis egzempliorius, rašto – paskutinysis. Įstaigoje gali būti pagrindinių dokumentų, kurie vizuojami, sąrašas. Jame nurodomi ir

pareigūnai, su kuriais reikia derinti atitinkamus dokumentus. Teisės aktų nustatytais atvejais, kai tarnautojas pasirašytinai turi būti supažindintas su

dokumentu, po parašo ir vizų rekvizitais, esančiame laisvame plote, kampiniu vėliaviniu būdu rašoma supažindinimo žyma. Joje rašomi susipažinimą reiškiantys žodžiai, parašas, vardas ir pavardė, data, pvz.:

26

Susipažinau (Parašas) Ignas Škėma 2001-11-24

arba

Sutinku (Nesutinku) (Parašas) Rytis Taraila 2001-06-17

Įstaigos vadovui pavedus supažindinti su dokumentu tarnautojus, supažindinimo žyma

rašoma dokumento paskutinio lapo antroje pusėje, pvz.:

Susipažinome (Parašas) Linas Balsys 2001-02-04 (Parašas) Edita Rimkutė 2001-02-05

Siunčiamuose dokumentuose – raštuose, pažymose – turi būti nurodoma dokumento

rengėjo nuoroda. Šie duomenys reikalingi operatyviam ryšiui su darbuotoju, kuris ruošė dokumentą, kai reikia patikslinti ar papildomai paaiškinti dokumente sprendžiamus klausimus. Duomenys užrašomi dokumento paskutiniojo lapo kairėje pusėje virš apatinės paraštės. Vienoje eilutėje nurodomas dokumentą parengusio tarnautojo vardas (vardo raidė) ir pavardė, galimi ryšio duomenys (telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto adresas), pvz.:

G.Janulytė, 62 52 15, faks. 62 52 18, el.p.akademija@vadis.lt.

Dokumento paieškos nuorodą sudaro rinkmenos kompiuterinėje laikmenoje pavadinimas.

Rašoma dokumento pirmojo lapo apatinės paraštės dešinėje pusėje, pvz.:

standart26.doc. Jei apatinėje paraštėje rašomi įstaigos duomenys, dokumento paieškos nuoroda rašoma

dokumento pirmojo lapo dešinėje pusėje virš paraštės. Prireikus gali būti daromi dokumentų-originalų kopijos. Kopija yra tiksliai pakartotas visas

dokumentas. Dokumentų kopijos tvirtinamos kopijos tikrumo žyma kuri susideda iš žodžio „Tikra“, kopiją patvirtinusio darbuotojo pareigų pavadinimo, parašo, vardo ir pavardės, datos, pvz.: Tikra Raštinės vedėja (Parašas) E.Samuškienė 2001-06-13

27

Klausimai kontrolei:

1. Kokių rūšių yra valdymo dokumentų? 2. Kokių formatų popierius naudojamas raštvedyboje? 3. Kokio pločio paraštės paliekamos rašant dokumentus? 4. Kokiuose blankuose forminami įstaigų dokumentai? 5. Kokie rekvizitai spausdinami blankuose tvarkomiesiems dokumentams įforminti? 6. Kokie rekvizitai spausdinami įstaigų informaciniams išorės dokumentams? 7. Kaip adresuojame dokumentus? 8. Kokiais rekvizitais ir kaip įforminamas vidinis ir išorinis dokumentų derinimas? 9. Kokiu rekvizitu įforminamas susipažinimas su dokumentais?

10. Kaip tvirtinami dokumentai?

4. Svarbiausių dokumentų rengimas 4.1. Įstaigų organizaciniai dokumentai

Įstaigų organizacinė veikla fiksuojama įstatuose, nuostatuose, instrukcijose. Įstatai — dokumentas, kuriame išdėstomi įmonės, savarankiško susivienijimo tikslai ir

uždaviniai, veiklos organizavimo principai, įstojimo į narius ir išstojimo tvarka, narių teisės ir pareigos, organizacijos struktūra, lėšų šaltiniai, steigimo ir veiklos nutraukimo tvarka ir kt.

Nuostatai — dokumentas, kuris nusako įstaigos ar jos struktūrinio padalinio pagrindines veiklos kryptis, uždavinius, struktūrą, funkcijas, teises, finansavimo šaltinius, darbo organizavimo tvarką ir pan.

Instrukcija — dokumentas, nustatantis ir reguliuojantis įstaigų, jų padalinių, kai kurių pareigūnų organizacinę, mokslinę, technologinę, finansinę ar kitą specialiąją veiklą.

Taisyklės — dokumentas, kuriame tam tikra tvarka išdėstytos darbuotojų privalomos vykdyti darbo normos, sąlygos, veiksmai ir pan.

Organizaciniai dokumentai įforminami ne blanke ir nerašomas parašo rekvizitas. Jie nėra

tvarkomųjų dokumentų priedai, todėl priedo žyma nerašoma. Organizacinių dokumentų rekvizitai yra:

dokumento pavadinimas, tvirtinimo žyma, dokumento tekstas.

Jie gali būti papildomi šiais jų rengimo ir apyvartos procedūrų įforminimo rekvizitais: specialiąja žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, dokumento paieškos nuoroda.

Nuostatų, įstatų, taisyklių, kitų teisės aktų turinys dėstomas tekstu, kuris gali būti skirstomas skyriais, skirsniais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais. Tekste negali būti lentelių, kitų informacinio pobūdžio intarpų.

28

Taisyklės, reglamentai, kiti organizaciniai dokumentai gali turėti priedų (dokumentų formų, lentelių, paaiškinimų ir pan.), kurie nurodomi jų tekste, pvz.: (3 priedas).

Organizacinių dokumentų teksto pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, kuris brėžiamas po tekstu, ties jo viduriu.

Pareiginiai nuostatai — tai dokumentas, užimantis svarbią vietą komercinės įmonės

organizacinių dokumentų komplekse. Pareiginiai nuostatai — tai norminis dokumentas, kuriame apibrėžtos įmonės darbuotojo funkcijos, teisės ir pareigos.

Pareiginių nuostatų pagrindu yra sudaroma darbo sutartis. Darbo sutartis ir pareiginiai nuostatai naudojami sprendžiant darbuotojo ir darbdavio konfliktus.

Pareiginius nuostatus sudaro kadrų inspektorius arba šio skyriaus specialistas, derinami su įmonės juristu ir tvirtinami įmonės vadovo. Visi esminiai pakeitimai nuostatuose daromi tik įmonės vadovo įsakymu.

Pareiginių nuostatų tekstą sudaro tokios dalys: 1. Bendroji dalis. 2. Funkcijos. 3. Pareigos. 4. Teisės. 5. Atsakomybė.

Pirmojoje dalyje nusakoma: specialisto veiklos sritis; jo skyrimo į tas pareigas ir atleidimo iš jų tvarka; pakeitimas, jam išvykus; kvalifikaciniai reikalavimai; specialisto pavaldumas; vadovavimas. Išvardijami norminiai dokumentai, kuriais jis privalo vadovautis savo darbe.

Antrojoje dalyje (funkcijos) išvardijamos pagrindinės specialisto veiklos kryptys. Trečiojoje dalyje (Pareigos) vardijami konkretūs darbai, kuriuos privalės atlikti

specialistas. Ketvirtojoje dalyje (Teisės) nurodytos teisės, būtinos, kad specialistas galėtų atlikti jam

patikėtas pareigas. Penktojoje dalyje (Atsakomybė) nurodoma, už ką konkrečiai atsako darbuotojas. Papildomai nuostatuose gali būti skyrius, reguliuojantis santykius tarp darbuotojų. Šiame

skyriuje gali būti numatyti tarnybiniai ryšiai, ataskaitų pateikimo tvarka, periodiškumas ir pan. Pareiginiai nuostatai saugomi 3 metus po pakeitimo naujais.

4.2. Tvarkomieji dokumentai

Tvarkomieji dokumentai charakterizuoja įstaigos administracinę veiklą. Įstaigų darbo praktikoje vienvaldystė derinama su kolegijiniu valdymu. Tvarkomųjų dokumentų sudarytojas gali būti kolegiali institucija, įstaigos vadovas, kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus leisti tvarkomuosius dokumentus turintis tarnautojas. Pavyzdžiui, mokykloje kolegiali institucija – pedagogų taryba, vadovaujama mokyklos direktoriaus. Pedagogų tarybai priklauso visi mokytojai.

Kolegija – oficialiai nustatyta asmenų grupė, sudaranti tvarkomąjį organą. Tvarkomieji dokumentai įforminami blanke. Blankas spausdinamas A4 ar A formato

popieriaus lape ir turi šiuos revizitus: herbą arba prekių ženklą ir dokumento sudarytojo pavadinimą.

Tvarkomųjų dokumentų, įforminamų blanke, rekvizitai yra:

29

dokumento pavadinimas dokumento data registracijos numeris, dokumento sudarymo vieta, tekstas, parašas.

Kai tvarkomojo dokumento sudarytojai yra kelių įstaigų vadovai, dokumentas įforminamas

ne blanke, o dokumento sudarytojų pavadinimai dėstomi vienas po kito. Tvarkomieji dokumentai gali būti papildyti šiais jų rengimo ir apyvartos procedūrų

įforminimo rekvizitais: specialiąja žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, dokumento paieškos nuoroda, dokumento gavimo registracijos žyma, rezoliucija.

Tvarkomųjų dokumentų data rašoma mišriuoju būdu, pvz.: 2001 m. gegužės 8 d. Tvarkomųjų dokumentų turinys dėstomas tekstu, kuris gali būti skirstomas punktais, jų

pastraipomis ir punktų papunkčiais. Jame negali būti faktų ir situacijų aprašymo, pastabų, atskirai nurodomų pagrindų ir priedų nuorodų. Tekste pirmą kartą minimas pavadinimas negali būti trumpinamas, išskyrus atvejus, kai pateikiama nuoroda į oficialus paskelbimo šaltinio pavadinimą. Tvarkomųjų dokumentų tekste įstatymų, kitų teisės aktų ir jų paskelbimo šaltinio nuorodos rašomos pagal Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104, reikalavimus.

Sprendimas – teisinis aktas, kurį priima valstybės valdymo įstaigos, savivaldybės, o taip

pat ministerijų ar žinybų kolegijos, siekdamos spręsti svarbiausius savo kompetencijos klausimus. Sprendimais vadinami taip pat bendri dokumentai, kuriuos priima kelios nevienodo tipo

institucijos (valstybės valdymo įstaigos ir visuomeninės organizacijos ir pan.). Nutarimas – dokumentas, kurį leidžia vyriausybės, valdymo įstaigos, spręsdamos

svarbiausius principinius jų kompetencijai priklausančius klausimus. Nutarimai leidžiami, kai reikia nustatyti stabilios veiklos normas bei taisykles. Juos leidžia Lietuvos Respublikos Seimas ir Vyriausybė – visai valstybei, Lietuvos Respublikos Mokslų Akademijos Prezidiumas – savo sistemos įstaigoms.

Sprendimo, nutarimo tekstas paprastai susideda iš dviejų dalių. Pirmojoje dalyje, įvadinėje,

nurodoma, dėl ko sprendimas ar nutarimas priimamas. Įvadinė dalis paprastai pradedama žodžiais „Vadovaudamasi(s)“, „Įgyvendindama(s)“. Įvadinės dalies gali ir nebūti, jei veiksmų tikslai neaiškinami.

Antroji dalis, dėstomoji, pradedama žodžiais „n u t a r i a “ , „ n u s p r e n d ž i a “ (rašome išretintai, mažosiomis raidėmis esamojo laiko trečiojo asmens forma). Po jų dedamas dvitaškis, jei dėstomoji dalis skirstoma punktais. Punktai tekste pradedami bendratimi:

Vilniaus miesto taryba n u s p r e n d ž i a : 1. Patvirtinti.... 2. Nustatyti... 3. Įpareigoti.... Juose nurodoma, ką reikia padaryti, išvardijami vykdytojai, nustatomas įvykdymo

terminas. Nutarimas taip pat yra baigiamoji kolegialaus organo (susirinkimo, valdybos posėdžio) protokolo dalis. Tokie nutarimai įjungiami į protokolą arba pridedami prie jo.

30

Potvarkis – dokumentas, kurį leidžia kolegialaus organo vadovas operatyviais klausimais,

nereikalaujančiais kolegialaus svarstymo. Jie gali būti rašomi vykdant aukštesniųjų institucijų dokumentų užduotis, kontroliuojant

užduočių vykdymą arba operatyviais klausimais. Potvarkius leidžia kolegialios institucijos vadovas neatidėliotinais klausimais, kuriems tvarkyti nereikia kolegialaus sprendimo. Dažniausiai potvarkis apima neilgą laiko tarpą ir taikomas ribotam skaičiui organizacijų, darbuotojų, asmenų.

Potvarkis paprastai turi tik tvarkomąją dalį. Ji prasideda žodžiais „į p a r e i g o j u “ , „ p a v e d u “ , „ r e k o m e n d u o j u “ , „ n u r o d a u “ , s k i r i u “ ir kt.

Įsakymas – tvarkomasis dokumentas, kurį vienvaldiškumo teise pagal savo

kompetenciją leidžia įmonės vadovas. Įsakymai leidžiami įstaigos veiklos, personalo (kadrų), atostogų, komandiruočių ir kitais

klausimais. Įsakymai yra vieni svarbiausių įmonės dokumentų. Įsakymai darbo organizavimo, finansavimo, planavimo, atskaitomybės, tiekimo,

produkcijos realizavimo ir kitais įmonės veiklos klausimais priskiriami pagrindinės įmonės veiklos įsakymams.

Įsakymo parengimo stadijos: - klausimo esmės analizavimas ir reikiamos informacijos surinkimas; - įsakymo projekto parengimas; - projekto derinimas, pasirašymas.

Įsakymų projektus rengia įmonės specialistai vadovo nurodymu. Įsakymai įforminami tvarkomųjų dokumentų blanke.

Įsakymas privalo turėti dokumento pavadinimą, datą ir numerį. Įsakymo data yra jo

pasirašymo data. Įsakymai numeruojami eilės tvarka nuo raštvedybos metų pradžios iki pabaigos. Pagrindinės įmonės veiklos įsakymai ir personalo įsakymai (kitų rūšių įsakymai) numeruojami ir formuojami atskirai.

Įsakymo tekstą paprastai sudaro dvi dalys. Pirmojoje, įvadinėje, nurodomas įsakymo išleidimo pagrindas. Pagrindu gali būti:

- norminiai valstybinių organų dokumentai (vyriausybės, mokesčių inspekcijos ir pan.);

- Direktorių valdybos, bendrų akcininkų susirinkimų nutarimai; - gamybinis būtinumas.

Įvadinė dalis rašoma taip pat, kaip atitinkama nutarimų ar sprendimų dalis ir paprastai pradedama žodžiais „Vadovaudamasis(-si)“, „Vykdydamas(-a)“, „Atsižvelgdamas(-a)“, „Siekdamas(-a)“, „Įgyvendindamas(-a)“.

Įvadinės dalies gali nebūti, jei įsakymo išleidimo priežastis akivaizdi ir nereikalinga paaiškinimų (įsakymas dėl priėmimo į darbą, dėl atleidimo, dėl atostogų ir pan.).

Antroji įsakymo dalis, dėstomoji, pradedama rašyti iš naujos eilutės tvarkomąjį veiksmą reiškiančiu žodžiu, veiksmažodžio esamojo laiko vienaskaitos pirmojo asmens forma, rašoma mažosiomis išretintomis raidėmis, pvz.:

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo (Žin., 1999, Nr.

60-1945) ... straipsniu, s u d a r a u komisiją ............ Įsakymo tekstas skirstomas punktais, jei pavedimai keli. Kiekvienas punktas pradedamas

rašyti iš naujos eilutės. Paskutiniame punkte nurodomas asmuo ar struktūrinis dalinys ar pareigūnas, kuris kontroliuos įsakymo vykdymą, pvz.:

31

1. Iš dalies p a k e i č i u .... . 2. L a i k a u netekusiu galios... . 3. Į s a k a u .... 4. P a v e d u ... . Jei būtina, įsakyme išvardijami anksčiau išleisti dokumentai (įsakymai, nutarimai), kurie

šiuo įsakymu keičiami. Jei tvarkomuoju dokumentu tvirtinamas kitas dokumentas (instrukcijos, taisyklės,

nuostatai), tvarkomojo dokumento tekste rašomas pridedamo tvirtinamo dokumento pavadinimas, pvz.:

T v i r t i n u Raštvedybos taisykles (pridedama). arba T v i r t i n u pridedamus: 1. Technikos bibliotekos ekspertų komisijos nuostatus. 2. Technikos bibliotekos vidaus darbo reglamentą. Sudarius įsakymo tekstą, būtina jį suderinti ir pasirašyti. Įsakymų projektai derinami su

vyriausiuoju buhalteriu, juristu ar kitais įmonės pareigūnais. Tokie derinimai įforminami vizomis. Įsakymus pasirašo įmonės vadovas. Įsakymas įsigalioja nuo pasirašymo momento, jei tekste nenurodyta kita įsakymo įsigaliojimo data.

Išleidus įsakymą, sekretorė supažindina darbuotojus su jo turiniu. Vieną kopiją iškabina

skelbimų lentoje; pirmajame egzemplioriuje (kuris bus segamas į bylą), fiksuojamas atsakingų už to įsakymo vykdymą asmenų susipažinimas. Apatinėje įsakymo dalyje darbuotojas rašo „susipažinau“, pasirašo ir užrašo susipažinimo datą. Reikalui esant, įsakymas kopijuojamas ir pateikiamas vykdytojui.

Personalo (kadrų) įsakymais įforminamas darbuotojų priėmimas, atleidimas ir perkėlimas

į kitas pareigas. Jei sudaroma darbo sutartis su darbuotoju, tai nereiškia, kad neturėtų būti įsakymo dėl jo priėmimo.

Personalo įsakymai formuojami į atskirą bylą, numeruojami atskirai, pridedant indeksą „P“(arba „K“). Įforminami tvarkomųjų dokumentų blankuose.

Įsakymo tekstas yra dviejų dalių: įvadinė ir dėstomoji. Pirmojoje dalyje gali būti nurodytos jo išleidimo priežastys, pavyzdžiui, darbo drausmės pažeidimo faktai. Vadovo nuožiūra, konstatuojamosios dalies gali ir nebūti.

Antroji, dėstomoji dalis, gali būti pradedama darbuotojo pareigomis, vardu, pavarde (be sutrumpinimų), žodžiais „s k i r i u “, „a t l e i d ž i u “), atleidimo, paskyrimo ar perkėlimo terminas, DSĮ straipsnis. Priimant į darbą, nurodomas darbuotojo atlyginimas, priėmimo rūšis (nuolatiniam ar laikinam darbui), su bandomuoju laikotarpiu ar be jo ir pan.

Personalo įsakymai gali būti sudaromi vienam ar keliems darbuotojams, nepriklausomai nuo to priimami jie į darbą ar atleidžiami. Tokių įsakymų tekstą sudaro atskiri punktai, vienas kiekvienam darbuotojui. Paprastai tokių įsakymų tekstai tipiniai, ir gali būti unifikuoti. Analogiškai galima sudaryti atleidimo įsakymus.

Personalo įsakymai vizuojami juristo, direktoriaus pavaduotojo personalui ar kito pareigūno, kuris atsakingas už darbą su personalu.

Su personalo įsakymais būtinai turi būti supažindintas darbuotojas. Personalo įsakymai saugojami 75 metus.

32

Įstaigos darbo procese gali būti sudaromi ir kitokių rūšių kadrų įsakymai: darbuotojų skatinimo, nuobaudų, atostogų ir pan., kurių saugojimo terminai neviršija 10 metų. Tokie įsakymai formuojami į atskiras bylas.

Nurodymas – tvarkomasis dokumentas, leidžiamas įstaigos vadovo informaciniais

metodiniais klausimais, o taip pat klausimais, susijusiais su įsakymų, instrukcijų ir kitų valdymo dokumentų vykdymu. Įforminami analogiškai kitiems tvarkomiesiems dokumentams.

4.3. Informaciniai dokumentai

Tai gausiausia dokumentų grupė. Jai priklauso raštai, tarnybiniai pranešimai, pažymos, ataskaitos, sąrašai, aktai, protokolai, sutartys ir pan.

Įstaigos sudaro dvi informacinių dokumentų rūšis: informacinius siunčiamuosius įstaigos dokumentus, kuriuose rašomas adresatas, ir informacinius įstaigos vidaus dokumentus.

Informaciniai siunčiamieji įstaigos dokumentai įforminami blanke, kuris spausdinamas A4

ar A5 formato popieriaus lape ir turi tokius rekvizitus: herbą arba prekių ženklą, dokumento sudarytojo pavadinimą, įstaigos duomenis.

Informacinių siunčiamųjų dokumentų, įforminamų blanke, rekvizitai yra:

adresatas, dokumento pavadinimas (raštuose - antraštė, išskyrus lydraščius), dokumento data, registracijos numeris, gauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuose dokumentuose), dokumento tekstas, parašas, rengėjo nuoroda (išskyrus atvejus, kai dokumento rengėjas yra įstaigos vadovas).

Kai informacinio siunčiamojo dokumento sudarytojai yra dvi ar kelios įstaigos, dokumentas

įforminamas ne blanke, o sudarytojų pavadinimai kartu su duomenimis dėstomi vienas po kito. Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai (ataskaitos, patikrinimo pažymos, aktai,

protokolai, sąrašai ir kt.) gali būti įforminami blanke arba ne blanke. Blankas spausdinamas A4 formato popieriaus lape ir turi šiuos rekvizitus: herbą arba prekių ženklą ir dokumento sudarytojo pavadinimą.

Informacinių įstaigos vidaus dokumentų rekvizitai yra:

dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris,

33

dokumento sudarymo vieta, dokumento tekstas, parašas.

Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai gali būti papildomi šiais jų rengimo ir apyvartos

procedūros įforminimo rekvizitais: specialiąja žyma, rezoliucija, adresatu, vizomis, dokumento paieškos nuoroda, o aktai, sąrašai ir panašūs dokumentai - tvirtinimo žyma (įstaigos vadovo parašu). Protokolai gali būti papildomi tik specialiąja žyma ir dokumento paieškos nuoroda.

Informacinių dokumentų turinys, atsižvelgiant į jų rūšį ir paskirtį, gali būti dėstomas tekstu,

lentele, kitais būdais arba mišriai. Kai turinys dėstomas lentele, rašomi visi privalomi dokumento rekvizitai.

Kai informacinių dokumentų tekste faktams, įvykiams, argumentams pagrįsti nurodomi kiti

dokumentai, kurių kopijos pridedamos, tekste skliausteliuose tai pažymima, pvz.: (kopija pridedama). Jei dokumentas, kurio kopija pridedama, minimas abstrakčiai, jis įvardijamas skliausteliuose, pvz.: (Direktoriaus 2001 m. vasario 14 d. įsakymo Nr. 23 kopija pridedama). Pridedamų kopijų bendras skaičius teksto pabaigoje gali būti nenurodomas.

Informacinių dokumentų tekste gali būti atskirai rašomos pastabos, pasiūlymai, išvados,

dokumento sudarymo ar pateiktų duomenų pagrindas. Tokiais atvejais nauja pastraipa pradedama atitinkamu žodžiu, kuris rašomas didžiosiomis raidėmis, pvz.:

PAGRINDAS. Kolegijos direktoriaus 2001 m. sausio 5 d. įsakymas Nr. 10 „Dėl komisijos

sudarymo“. arba PASTABA. Lentelėje pažymėtos skiltys nepildomos. Informaciniai dokumentai gali turėti priedų, jie tekste nurodomi kaip organizacinių

dokumentų priedai ir pildomi nustatyta tvarka. Aktas – informacinis faktus, įvykius ar veiksmus, patvirtinantis dokumentas, kurį surašo

keli asmenys (dažniausiai oficiali komisija). Aktai surašomi pagal įvairias situacijas, todėl turi nemažai porūšių: medžiagų ar kitokių

vertybių nurašymo, perdavimo ir priėmimo, patikrinimo, darbų, atliktų pagal sutartį, priėmimo, ekspertizės, nelaimingų atsitikimų ir t.t.

Atskira aktų grupė – komerciniai aktai, kuriuose nustatomi pažeidimų faktai: krovinių trūkumo ar sugadinimo, transportavimo. Jie dažniausiai surašomi tipiniame spaustuvėje spausdintame blanke, kurį reikia pildyti be taisymų, trynimų, braukymų. Jei taisymai daromi, juos reikia aptarti ir patvirtinti pagal abiejų pusių susitarimą (krovinio gavėjo ir atsakingo už pervežimą vykdytojo).

Akto tekstą sudaro dvi dalys: įvadinė, dėstomoji ir išvados. Akto teksto įvadinėje dalyje nurodomas akto surašymo pagrindas, jį surašę asmenys. Jei aktą surašo komisija, nurodomas jos sudarymo pagrindas, surašomi komisijos pirmininko ir komisijos narių vardai ir pavardės, nurodant jų pareigas. Jeigu tekste minima keletas faktų, tekstą reikia skirstyti punktais. Ši dalis gali būti įforminama lentele. Išvadų dalyje apibendrinami faktai ir gali būti pateikiami siūlymai. Tekstas gali būti papildomas priedais, pridedamais dokumentais ar jų kopijomis. Aktą pasirašo visi jį surašę asmenys. Jei aktą pasirašo komisija, pirmiausia nurodomas jos pirmininkas, paskui komisijos nariai. Jei aktą pasirašantis asmuo nesutinka su akto turiniu, jo parašo rekvizite prie parašo rašoma „Pastabos pridedamos“, o pastabos surašomos atskirame lape.

34

Perdavimo ir priėmimo akte nurodomas veiksmų teisinis pagrindas, perduodantys ir

priimantys asmenys, išdėstomas perdavimo ir priėmimo turinys. Akto tekstas gali būti papildytas priedais, pridedamais dokumentais. Perdavimo ir priėmimo aktą pasirašo perduodantys ir priimantys asmenys. Kai perdavimas ir priėmimas vyksta tarp dviejų įstaigų, dokumento sudarytojų pavadinimai dėstomi vienas po kito.

Perdavimo ir priėmimo aktai gali būti tvirtinami įstaigos vadovo parašu. Tvirtinimo žyma nerašoma, kai perduodantys asmenys yra įstaigų vadovai ar jų įgalioti asmenys.

Ataskaita - dokumentas pateikiamas aukštesniajai įstaigai ar pareigūnui apie darbų

parengimą ir atlikimą, planų, užduočių vykdymą, komandiruotes ir pan. Ataskaitos turinys paprastai dėstomas laisvos formos tekstu, jei kiti teisės aktai nenustato

konkrečių ataskaitos turinio dėstymo reikalavimų. Tekstas gali būti papildomas lentelėmis, grafikais, schemomis arba jos įforminamos priedais. tekstas gali būti skirstomas skyriais, punktais ir jų papunkčiais.

Ataskaitą pasirašo ją teikiantis tarnautojas. Pažyma – informacinio pobūdžio dokumentas, kuriuo papildomas kitas dokumentas ar

pateikiami ir aprašomi duomenys tam tikru klausimu, įvykiai, faktai, prireikus pateikiamos išvados bei pasiūlymai. Tai aprašomojo pobūdžio dokumentas, kuris teikia detalią informaciją kokiu nors klausimu. Dažnai naudojamas kaip pagalbinis dokumentas, rengiant pranešimus, nutarimus.

Patikrinimo pažymos turinys dėstomas laisvos formos tekstu, jei teisės aktai nenustato konkrečių pažymos turinio dėstymo reikalavimų. Pažymos tekstas gali būti skirstomas skyriais, punktais ir jų papunkčiais, baigiamas išvadomis. tekstas gali būti papildomas lentelėmis, grafikais (arba jie įforminami priedais), pridedamomis dokumentų kopijomis. Patikrinimo pažymą pasirašo tikrinimą atlikęs tarnautojas ar jų grupė.

Pažymos, kuri išduodama ir adresuojama konkrečiam asmeniui ar įstaigai, tekste pateikiami faktus patvirtinantys ar įrodantys duomenys, gali būti rašomas duomenų pagrindas, nurodant dokumentus, kuriuose tie duomenys yra. Pažymą pasirašo įstaigos vadovas ar kitas įgaliotas asmuo, jei teisės aktai nenustato kitaip.

Pažymą, kurioje pateikiami ir patvirtinami duomenys apie asmenį liečiančius juridinės reikšmės faktus (darbą, turtą, socialinę padėtį), pasirašo įstaigos vadovas arba pavaduotojas. Tvirtinama pagrindiniu antspaudu.

Atskira rūšis yra archyvo pažymėjimas. Jis išduodamas įstaigos archyvo dokumentų pagrindu. Dokumentuose esantys faktai archyvo pažymėjime išdėstomi chronologine tvarka, nurodomas bylos ir dokumento pavadinimas, jų datos. Po pažymėjimo tekstinės dalies nurodomas pagrindas - dokumento paieškos duomenys (archyvo fondo, apyrašo, bylos ir lapo numeriai).

Protokolas – graikiškai reiškia pirmą lapą. Jo istorija prasidėjo Bizantijoje, kur protokolas

reiškė pirmąją paruoštų dokumentų dalį,vardijančią garbingų iškilmių dalyvius. Vėliau ši sąvoka reiškė dokumentų įforminimo ir archyvo tvarkymo taisyklių visumą, o laikui bėgant, susiformavo diplomatinio protokolo turinys, t.y. bendravimo etika ir ceremonialas.

Protokolas – dokumentas, kuriame fiksuojami kolegialių organų, posėdžių susirinkimų, pasitarimų, konferencijų klausimų svarstymo eiga ir priimti nutarimai.

Protokolą rašo išrinktas arba paskirtas asmuo (sekretorius). Protokolo tekstas susideda iš įvado ir pagrindinės dalies. Įvade įrašoma posėdžio

(susirinkimo) pirmininko, sekretoriaus, dalyvavusių asmenų vardai ir pavardės, kviestųjų asmenų vardai ir pavardės bei pareigos, taip pat įrašoma kokiai įmonei jie atstovauja. Jei kviestųjų asmenų yra daug, surašomas atskiras sąrašas kaip protokolo priedas. Teisės aktų nustatytais atvejais nurodomas kvorumo buvimas.

35

Įvadinėje dalyje surašomi svarstomi klausimai (darbotvarkė). Dėstomojoje dalyje žymima kiekvieno klausimo svarstymo eiga: kalbėtojai, jų pagrindinės mintys ir nutarimas. Pagrindinė dalis užrašoma pagal schemą: SVARSTYTA, NUTARTA.

Po žodžio SVARSTYTA rašomas darbotvarkės klausimas, pranešėjo vardas ir pavardė, trumpas pranešimo turinys. Kai pranešimas pridedamas, nurodoma (Pranešimas pridedamas). Tokiu atveju atitinkamai įformintas pranešimas pridedamas prie protokolo.

Taip pat įrašomi kitų kalbėjusiųjų asmenų vardai ir pavardės, trumpas jų kalbų turinys. Po klausimo svarstymo dalies didžiosiomis raidėmis rašomas žodis NUTARTA

(NUSPRĘSTA) ir priimtas nutarimas (sprendimas) konkrečiu darbotvarkės klausimu. Jei svarstomu klausimu balsuojama, nurodomi balsavimo rezultatai. Jei nutarimas (sprendimas) susideda iš dviejų ar daugiau punktų, po žodžio NUTARTA (NUSPRĘSTA) dedamas dvitaškis ir tekstas dėstomas punktais.

Protokolą pasirašo posėdžio, pasitarimo ar kt. renginio pirmininkas ir sekretorius, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

Suinteresuotoms įstaigoms arba asmenims siunčiama protokolų kopijos arba išrašai. Tarnybinis pranešimas – dokumentas, adresuotas įstaigos vadovui, (rečiau – aukštesniajai

įstaigai), kuriame aprašomas koks nors klausimas su išvadomis ir pasiūlymais Tarnybinis pranešimas gali būti surašytas kompiuteriu, mašinėle, ranka. Pirmojoje teksto dalyje išdėstomi faktai ar įvykiai, pasitarnavę priežastimi rašyti tarnybinį

pranešimą. Antrojoje dalyje turi būti išdėstytos išvados bei pasiūlymai apie konkrečius veiksmus, kurių, sudarytojo nuomone, būtina imtis remiantis nurodytais faktais.

Tarnybinius pranešimus savo įstaigos vadovui pasirašo sudarytojas (autorius). Siunčiamus į aukštesniąsias įstaigas – įmonės vadovas.

Kontraktai ir sutartys. Pagrindiniai teisiniai tarpusavio santykių tarp organizacijų

dokumentai yra komerciniai kontraktai (sutartys). Kontraktas (sutartis) – dokumentas, įteisinantis šalių susitarimą dėl kokių nors santykių

nustatymo ir reguliavimo. Sandorio pobūdis, tiekimo sąlygos, kaina, kokybė, apmokėjimas, garantijos, šalių teisės ir pareigos – vis tai turi atsispindėti kontrakte.

Konkretaus kontrakto sudarymas paprastai prasideda nuo pasiūlymo jį sudaryti – siunčiama oferta (prekių pasiūlos raštas). Ofertoje turi būti pagrindinės siūlomo sandėrio sąlygos.

Kitos šalies pasiūlymo priėmimas patvirtinamas akceptu (sutikimu). Pasikeitimas dokumentais tarp šalių gali vykti paštu, telegrafu, telefonu, faksu, elektroniniu paštu ar kita ryšio priemone, leidžiančia nustatyti, kad dokumentas yra sudarytas kontrakto šalies.

Sutarties santykiai gali būti nustatyti vienai šaliai pateikus kontrakto projektą. Gavusi projektą, kita šalis jį nagrinėja ir, jei nėra pakeitimų, pasirašo. Vienas kontrakto egzempliorius grąžinamas sudariusiai projektą šaliai.

Sudarant kontraktus ir juos pasirašant, reikia skirti ypatingą dėmesį teksto teisiniam raštingumui, vengti dviprasmiškų formuluočių, detaliai nušviesti sutarčių santykių sąlygas, o taip pat kruopščiai tikrinti įmonių-kontragentų juridinių adresų taisyklingą užrašymą.

Kontrakto sudėtinės dalys: - dokumento rūšis ir pavadinimas (pirkimo-pardavimo sutartis, kontraktas tiekimo,

techninio dalyvavimo kontraktas); - data, numeris, išleidimo vieta; - šalių pavadinimas (pilni ir sutrumpinti firmų pavadinimai); - kontrakto dalykas; - tiekimo sąlygos ir terimai, pervežimas, saugojimas, įpakavimas, markiravimas

(žymėjimas), reklamai r realizavimas; - mokėjimo sąlygos ir terminai, atsiskaitymų tvarka ir ypatumai;

36

- atliktų darbų perdavimo-priėmimo tvarka; - šalių atsakomybė (ir sankcijos už prisiimtų įsipareigojimų nevykdymą); - garantijos, draudimas ir fors-mažorinės aplinkybės; - nuosavybės teisės perdavimas ir rizika; - ginčų nagrinėjimo tvarka; - juridiniai šalių adresai (nurodant pašto adresus, banko rekvizitus, telefono, faksų

numerius); - pareigūnų parašai (nurodant pareigas, vardus, pavardes ir dokumento pasirašymo

datą); - firmų kontragentų antspaudus. Komerciniai kontraktai (sutartys) saugomi 3 metus pasibaigus sutarties terminui su sąlyga,

kad bus atlikta revizija. Kontraktai su užsienio partneriais, atsižvelgiant į senaties terminus, saugomi ne mažiau 10

metų.

4.4. Dokumentų priedai

Dokumento priedas yra atskirai įforminta jo turinio sudedamoji dalis. Jei dokumentas turi daugiau negu vieną priedą, jie numeruojami iš eilės.

Priedai įforminami A4 arba A4 L formato popieriaus lape ir turi šiuos rekvizitus: priedo žymą, pavadinimą, tekstą (lentelę, grafiką ir kt.).

Priedo žyma rašoma dokumento priedo viršutinės paraštės dešinėje pusėje (žr.„Rekvizitų įforminimas“).

Priedo pavadinimas rašomas po priedo žyma išilginiu centruotu būdu, didžiosiomis paryškintomis raidėmis ir atskiriamas nuo priedo žymos ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.:

Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklių 1 priedas

TVARKOMŲJŲ DOKUMENTŲ REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO SCHEMA

Kai priedas yra dokumento formos pavyzdys, pavadinimas rašomas skliausteliuose, mažosiomis paryškintomis raidėmis, pvz.:

(Sutarties formos pavyzdys)

Priedai gali būti papildyti šiais rekvizitais: vizomis, dokumento paieškos nuoroda,

informacinių dokumentų priedai - rengėjo nuoroda, jei priedo rengėjas nėra pagrindinio dokumento rengėjas. Prieduose parašo rekvizitas nerašomas.

37

4.5. Dokumentų išrašai

Dokumentų išrašai daromi iš įstaigoje sudarytų ar joje saugomų dokumentų, kai reikia pateikti dokumento dalį, susijusią su konkrečiu faktu ar sprendimu, konkrečiu fiziniu ar juridiniu asmeniu arba apibrėžta asmenų grupe.

Dokumento išrašas daromas ne blanke. Specialiosios žymos rekvizito vietoje rašomas žodis „Išrašas“, iš dokumento išrašomas dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris, reikiama dokumento teksto dalis ir parašo rekvizito dalys (be parašo). Parašo rekvizite po pareigų pavadinimo dedamas įgaliojimus turinčio įstaigos struktūrinio padalinio antspaudas.

Pratimai ir užduotys

1. AB „Rosita“ kanceliarijos vedėja Jūratė Šilinytė išvyksta į Kauną dalyvauti raštvedžių seminare 2001-09-13. Parenkite įsakymą dėl komandiruotės.

2. Akcinės bendrovės „Alrasta“ generalinis direktorius gavo ūkio dalies viršininko tarnybinį

pranešimą. Iš aikštelės buvo vagiamos statybinės medžiagos, sargai to nepastebėjo. Parašykite tarnybinį pranešimą. Įsakymu skirkite nuobaudą sargams. Suderinkite įsakymą su įmonės juristu.

3. Parenkite UAB „Valeksa“ įsakymą. Jo įvadinėje dalyje nurodykite visuotinio akcininkų

susirinkimo nutarimą (protokolo Nr.). Tvarkomąja dalimi patvirtinkite ilgalaikio turto metinius amortizacinius normatyvus: kompiuteriams – 14,3 proc., telefonams – 12,5 proc., baldams – 12,5 proc., kitam inventoriui – 12,5 proc.

4. Leidykla „Briedis“ priima į darbą vadybininką Joną Žalį. Parašykite įsakymą dėl priėmimo,

numatydami 3 mėn. bandomąjį laikotarpį.

5. Ingai Juknaitei, AB „Preventa“ buhalterei mokėti 25% priedą prie atlyginimo nuo 2001-06-01. Parenkite įsakymą. Pagrindas – akcininkų nutarimas (2001-04-10 protokolas Nr.1).

6. Atleiskite iš darbo Turizmo agentūros „Poilsis ir mes“ vyr.finansininkę Ireną Cesiūnaitę

pagal LR DSĮ 27 str. (šalių susitarimu). Parenkite įsakymą. Supažindinkite darbuotoją.

7. Nemenčinės vaikų muzikos mokyklos buvusi sekretorė Nijolė Žemaitienė perduoda naujai priimtai sekretorei Jurgitai Masiulytei 2001 metų pradėtas bylas. Parenkite perdavimo -priėmimo aktą.

8. Vilniaus kooperacijos kolegijos V99 grupės studentai svarsto klausimą dėl stipendijų

skyrimo. Surašykite ir įforminkite protokolą.

9. Įforminkite pažymą Vilniaus darbo biržai apie savo mokymosi vietą ir gaunamą stipendiją.

10. Gamybos ir paslaugų firmos „Volto“ direktoriaus įsakymu atliekant inventorizaciją, nurašomi leidiniai: Mokyklinės raštvedybos taisyklės, 1985 – 12 vnt. po 2,45 Lt ir LR įmonių įstatymai, 1984 – 10 vnt. po 2,0 Lt. Sudarykite komisiją ir surašykite aktą.

38

4.6. Tarnybinis susirašinėjimas

Tarnybinis susirašinėjimas — būtina įmonės ryšio su kitomis organizacijomis priemonė. Daugumoje firmų raštų sudaroma kur kas daugiau negu kitų dokumentų. Bendroje tarnybinės korespondencijos apyvartoje ji apima apie 60%.

Raštas – apibendrintas įvairaus turinio dokumentas, kurį įstaiga rašo ko nors klausdama,

prašydama, atsakydama, informuodama. Tarnybinė korespondencija skirstoma į: gautą (kurią gauna iš kitų įmonių) ir siunčiamą

(kurią siunčia kitoms įmonėms). Raštus galime skirstyti į iniciatyvinius, t.y. reikalaujančius atsakymo, ir atsakymus, t.y. nereikalaujančius atsakymo.

Pagal turinį ir paskirtį raštai gali būti: instrukciniai (direktyviniai), informaciniai, lydraščiai,

komerciniai ir pan.

Direktyvinius raštus rašo valstybės ar (savivaldybės) valdymo organizacijos. Juose paprastai yra rekomendacijos, paaiškinimai, nurodymai atsiskaitomybės, mokesčių, ekologijos klausimais.

Informaciniams raštams sąlyginai priklauso raštai pranešimai, prašymai, priminimai,

pasiūlymai. Prašymais įmonė prašo atlikti kokį nors veiksmą, suteikti informaciją. Komerciniai raštai rašomi sudarant ir vykdant kontraktus. Juose pirkėjai kreipiasi į

pardavėjus prašydami suteikti smulkią informaciją apie prekes, paslaugas (užklausimai ) arba (ir) atsiųsti prekių pristatymo ofertą (pasiūlos raštą). Pardavėjai atsako į tuos raštus, siunčia reklamacijas, atsakymus į reklamacijas, kreditinius raštus ir pan. Reklaminiuose yra reklamai siūlomų prekių ir paslaugų kainos.

Garantiniai raštai garantuoja mokėjimus, produkcijos tiekimo terminus ar jos kokybę. Reklamacijose (pretenzijose) įmonės reikalauja padengti nuostolius dėl vienos iš šalių

kontrakto nesilaikymo arba pažeidimo. Reklamacija privalo turėti dokumentų, patvirtinančių tuos faktus, kopijas. Tos kopijos įforminamos kaip pagrindinio dokumento (reklamacijos) priedas.

Sudarant kontraktus su užsienio partneriais, naudojami kreditiniai raštai (L/k — Letter of

credit), kuriais pardavėjas prašo pateikti iš pirkėjo banko garantinį raštą su valiutinės sąskaitos atsiskaitomosios sąskaitos numeriu ir banko garantija dėl prekių ar paslaugų apmokėjimo.

Kai kuriais atvejais sudaromi lydraščiai, kai adresatui siunčiamas pagrindinis dokumentas.

Lydraštyje nurodoma, kokiu tikslu siunčiamas pagrindinis dokumentas, ką ir iki kurio laiko su juo reikia padaryti. Jei lydraščiai neturi tikslingo turinio, jų neverta rašyti, nes jie tampa nereikalingu balastu.

Lydraščiui nerašome teksto antraštės. Raštams įforminti naudojamas informacinių siunčiamųjų įstaigos dokumentų blankas. Jis spausdinamas A4 ar A5 formato popieriaus lape.

39

Rašto rekvizitai:

adresatas, dokumento antraštė (išskyrus lydraščius), dokumento data, registracijos numeris, gauto dokumento nuoroda (atsakymuose), dokumento tekstas, parašas, rengėjo nuoroda.

Jei to paties turinio raštas siunčiamas keliems adresatams, pirmiausia nurodomas

pagrindinio gavėjo adresas, paskui vardijami kiti. Jei dokumentas siunčiamas daugiau kaip keturiems adresatams, sudaromas adresatų sąrašas, o kiekviename egzemplioriuje nurodomas tik vienas adresatas. Adresatų sąrašą pridedame prie įstaigoje liekančio egzemplioriaus.

Rašto tekstas rašomas dokumento sudarytojo (įstaigos, jos struktūrinio padalinio) vardu

daugiskaitos pirmojo asmens forma (pvz.: Siunčiame..., Prašome...) arba trečiojo asmens forma (pvz.: Ministerija neprieštarauja).Jei rašte ar lydraštyje nurodoma, kad siunčiami kiti dokumentai ir jie tekste įvardijami, teksto paskutinėje pastraipoje nurodomas jų lapų skaičius. Pastraipa pradedama didžiosiomis raidėmis rašomu žodžiu „PRIDEDAMA“, pvz.:

PRIDEDAMA. 3 lapai. Jeigu pridedama daugiau negu vienas dokumento egzempliorius, nurodomas jų skaičius,

pvz.: PRIDEDAMA. 4 lapai, 3 egz. Kai siunčiami dokumentai tekste neįvardyti arba įvardyti apibendrintai, teksto pabaigoje jie

išvardijami, nurodant kiekvieno siunčiamo dokumento lapų skaičių, jei daugiau negu vienas egzempliorius - egzempliorių skaičių, pvz.:

PRIDEDAMA: 1. Lietuvos archyvų departamento 2001-05-04 raštas Nr. 0-000 „Dėl Lietuvos

Vyriausybės nutarimo projekto derinimo“, 1 lapas. 2. Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimo „Dėl Lietuvos archyvų departamento

nuostatų patvirtinimo“ projektas, 1 lapas, 2 egz. Jei pridedamas dokumentas turi savo priedą, visa tai pažymima ir nurodoma bendras lapų

skaičius, pvz.: PRIDEDAMA. Dokumentų perdavimo ir priėmimo aktas ir jo priedas, iš viso 5 lapai. Jei pridedamas dokumentas subrošiūruotas, nurodomas puslapių skaičius, pvz.: PRIDEDAMA. Seimo kontrolierių įstaigos ataskaita, 32 puslapiai. Jei korespondencija persiunčiama kartu su gautu voku, visa tai nurodoma, pvz.: PRIDEDAMA. J.Jonaičio prašymas, 2 lapai ir vokas.

40

Rašto tekstas turi būti lakoniškas, nuoseklus, įtikinamas ir korektiškas. Įvykiai ir faktai turi

būti nušviesti objektyviai, visi dėstomo klausimo aspektai turi būti nagrinėjami pakankamai išsamiai, trumpai ir aiškiai. Užsienio specialiojoje literatūroje minimi „7C principai“. Tai rekomendacijos komercinių raštų tekstams. Pavadinimas kilęs dėl rekomendacijų grupavimo, kuris atliktas pagal 7 žodžius, nusakančius teksto savybes. Anglų kalboje jie visi prasideda raide „C“(completeness, conciseness, concreteness, consideration, courtesy, clarity, corectness):

a) išsamumas b) glaustumas c) konkretumas, d) atidumas, e) paslaugumas, f) aiškumas, g) tikslumas.

Rašto tekstas susideda iš dviejų tarpusavyje susijusių dalių. Pirmojoje, įvadinėje, išvardijami faktai, įvykiai, dokumentai, kuo remiantis parašytas raštas, o antrojoje dalyje – formuluojamas pagrindinis tekstas (išvados, pasiūlymai, atsisakymas, garantija arba išdėstomas prašymas). Priklausomai nuo rašto paskirties ir to, į ką autorius koncentruoja gavėjo dėmesį, gali būti ir kitoks loginių dalių išdėstymas. Pirmosios rašto dalies gali ir nebūti, tuomet dėstymas

pradedamas iškart nuo antrosios. Raštai paprastai rašomi vienu klausimu. Daugeliui raštų būdingas tų pačių posakių pasikartojimas, kurį galima naudoti rašant įvairių

raštų tekstus. Komercinėse įmonėse raštas vertinamas kaip verslo praktikos instrumentas. Taigi tuo

įrankiu reikia išmokti naudotis. Rašto paruošimui reikia skirti tiek pat dėmesio, kaip ir dalykiniam susitikimui.

Finansinio pobūdžio raštus pasirašo įmonės vadovas ir vyriausiasis buhalteris. Garantiniai raštai, turintys juridines ir finansines pasekmes, tvirtinami įmonės antspaudu

. Pasiteiravimo raštai (prašymai ar užklausimai). Tokie raštai rašomi norint gauti

informaciją. Nepatariama teirautis to, kas komercinėje veikloje vertinama kaip verslo paslaptis.

Bendroji tokių raštų konstrukcinė schema:

1. Įžanginėje dalyje pranešama rašto priežastis ir tikslas. Jei rašome adresatui pirmą kartą, teksto pradžioje prisistatome, po to pranešame rašto priežastį ir tikslą. Jei rašome, atsiliepdami į kokią publikaciją ar rekomendaciją, tai ir nurodome.

2. Dėstomojoje dalyje konkrečiai nurodome, ką norime sužinoti, kokie pateikiami klausimai.

3. Baigiamoji dalis — mandagumo formulė ir jos papildymai (pavyzdžiui, atsiprašymai už sutrukdymą).

Įžanginę ir baigiamąją dalį galime turėti standartines. Raštai su teigiamomis žiniomis. Tai dažniausiai atsakymai į prašymus, paklausimus ir

pan. Jie informuoja gavėją apie teigiamą sprendimą. Šių raštų esmė, kad klientas turi problemų, kreipiasi į mus, o mes padedame tas problemas išspręsti. Rašte šis įvaizdis ir parodomas.

Bendroji konstrukcija: 1. Bendriausia forma pranešame apie teigiamą žinią. Patariama įterpti mandagų sakinį,

susijusį su žinia.

41

2. Smulkus sprendimo aprašymas, įvairių sąlygų įvertinimas, pastabos, prekybinio skatinimo priminimai.Ryškiai išsakomas draugiškumas. Būtinai primintinas bendradarbiavimo naudingumas, tiek dabar, tiek ateityje. Toliau — mandagumo formulė.

Raštai su neigiamomis žiniomis. Verslo etiketas reikalauja į gautus raštus atsakyti. Verslo aplinkybės dažnai verčia prekybininką priimti neigiamus sprendimus ir apie tai pranešti savo korespondentui. Savo neigiamu atsakymu verslininkas turi stengtis nenutraukti santykių ateityje.

Raštų su neigiamais atsakymais tekstas, skirtingai nuo kitų komercinių raštų, dažniausiai dalijamas į keturias dalis:

Pirmoji dalis — teksto buferis (neigiamos žinios slopinimas). Iš pat pradžių neigiama žinia nepranešama. Pripažįstamos kliento pastangos, suprantamos jo reikmės, pagiriama už pasitikėjimą.

Antroji dalis skiriama paaiškinimams, paminimos kai kurios detalės, paaiškinami faktai, kodėl buvo priimtas neigiamas sprendimas.

Trečiojoje dalyje pranešama apie priimtą sprendimą, pagrindžiami motyvai. Jei tikslinga, pateikiama pasiūlymų dėl galimybių gauti teigiamą ar bent pakankamai naudingą sprendimą (nurodant, ko tam reikia). Ši dalis turi dvelkti noru padėti.

Ketvirtoji, baigiamoji dalis, turi būti pozityvi: kartojamas noras padėti ir galimybių stoka, supratimas, siūloma kreiptis ateityje. Baigiama atsisveikinimo formule. Smulkus rašto teiginių pagrindimas būtinas tik itin svarbiais atvejais. Kitais atvejais raštas gali būti trumpas.

Prekių pasiūlos raštai. Prekybos praktikoje vadinami ofertomis. Jų rašoma labai daug.

Dažnai spausdinami operatyvios tipografijos priemonėmis, įrašant kintamąją informaciją. Paprastoji oferta. Artima skelbimui žiniasklaidos priemonėse. Gali būti pranešama apie įmonės veiklos pradžią ar naują filialą, naują prekių siuntos

gavimą, patogumus perkant. Schema:

1. Įtaigiai pranešama apie įmonėje įvykusius pakitimus, jų reikšmę. 2. Tie pakitimai plačiau paaiškinami. 3. Reiškiamas įsitikinimas, kad tie pakitimai bus naudingi klientui. Jis

kviečiamas tuo įsitikinti. Išplėstinė oferta. Tekstas kaip paprastojoje. Jos skiriamasis bruožas — konkrečių paslaugų

ir prekių kainų išvardijimas. Visiškai apibrėžtų pirkimo sąlygų oferta. Tai raštas, kuriame ne tik nurodomos prekės ir jų

kainos, bet ir prekių pardavimo sąlygos (nuolaidos ir kt.) Nurodomi ir pirkėjus dominantys prekių kokybės rodikliai (vietinės žaliavos, garantinis laikas, nenaudoti sintetiniai konservantai ir pan.).

Reklamacijos (pretenzijos). Tai komercinis dokumentas, kuriuo pateikiame pretenziją

šaliai, pažeidusiai prisiimtus pagal kontraktą (sutartį) įsipareigojimus, ir reikalaujame atlyginti nuostolius.

Reklamacijos gali būti pateiktos dėl prekių kiekio ir kokybės, tiekimo terminų, įpakavimo, žymėjimo, mokėjimų ir kitų sutarties sąlygų. Reklamacijoje turi būti tokie duomenys:

1. Pretenzijos pareiškimo pagrindimas. 2. Įrodymai — nuorodos į norminius aktus ir dokumentus, pavyzdžiui, į

technines sąlyga, ekspertizės, priėmimo, gaminio bandymo bei komercinius aktus. 3. Pretenziją pateikusios šalies konkretūs reikalavimai, pavyzdžiui,

reikalavimas nekokybišką prekę pakeisti kokybiška arba sumažinti prekės kainą, grąžinti pinigus už nepateiktą prekių kiekį, reikalauti padaryti piniginę nuolaidą nuo visos prekių partijos vertės, reikalauti nutraukti kontraktą ir atlyginti nuostolius, atsiradusius dėl kontrakto nevykdymo.

Reklamacija pateikiama raštu, registruotu laišku, pridedant visus dokumentus, patvirtinančius reklamaciją.

42

Jei reklamacijos negalima sureguliuoti šalių susitarimu, ginčas perduodamas į arbitražą, kurio sprendimas yra galutinis ir privalomas abiem šalims.

Komercinio susirašinėjimo raštai saugomi 3 metus ir saugojimui į archyvą neperduodami. Susirašinėjimas su užsienio firmomis svarbiausiais klausimais (eksportas, importas, garantijos ir pan.) saugomas 10 metų.

4.7. „Greitasis paštas“

Telegrama - tai toks dokumentas, kuriuo telegrafu perduodame informaciją. Spausdinama specialiame blanke. Pirmasis egzempliorius perduodamas telegrafui, antrasis – lieka įstaigoje.

Telegrama susideda iš dviejų dalių: mokamos ir nemokamos. Jos viena nuo kitos atskiriamos brūkšniu. Mokamosios dalies rekvizitai spausdinami didžiosiomis raidėmis. Šioje dalyje nevartojami jungtukai, prielinksniai, skyrybos ženklai. Jei skyrybos ženklai būtini, jie rašomi žodžiais, pilnais arba sutrumpintais (pvz. Kablelis – KBL, taškas – TŠK ir t.t.). Kiti ženklai ar simboliai taip pat rašomi žodžiais (+ - plius, - minus ir pan.). Mokamoje telegramos dalyje prie žodžių nerašomos vardų raidės, skaičiai ir datos rašomos žodžiais. Pilnas adresato pavadinimas rašomas tada, kai nėra sutrumpinto, žodžiai nekeliami, taisyti teksto negalima. Telegramos tekstas baigiamas registravimo numeriu. Telegramų yra keletas kategorijų (vyriausybinės, skubios, paprastos ir pan.) ir keliolika rūšių: telegrama su keliais adresatais tame pačiame punkte, įteikiama asmeniškai, su patvirtintu parašau, su patvirtintu faktu ir kt. Kategorija ir rūšys įeina į mokamą dalį.

Nemokamos dalies rekvizitai neperduodami, todėl jie užrašomi pagal bendrąsias taisykles.Telegramos įforminamos pagal telegrafo taisykles specialiuose blankuose arba atitinkamo formato (dažniausiai A5) popieriaus lapuose. Jų spausdinama 2 egzemplioriai vienoje lapo pusėje. Pirmasis egzempliorius perduodamas į telegrafą, antrasis – segamas į bylą. Kai telegrama rašoma ne blanke (telegramos), užrašomas dokumento pavadinimas. Tekstas spausdinamas iš 0 tabuliatoriaus padėties, 2 intervalais tarp eilučių, žodžiai skiemenimis į kitą eilutę nekeliami.

Telefonograma - tai informacija, kurią perduodame telefonu, gavėjas ją užsirašo. Telefonograma – labai skubus informacijos perdavimo būdas. Jos tekstas, kaip ir

telegramos, turi būti trumpas, tačiau joje nenaudojami telegramoje taikomi sutrumpinimai. Reikia tik vengti sunkiai ištariamų žodžių.

Spausdinamas tik vienas egzempliorius. Jis įstaigoje saugomas kaip telegramų antrieji egzemplioriai. Telefonogramą turi pasirašyti vadovas ar pavaduotojas, jos tekstą gali sudaryti visi darbuotojai. Išspausdinus ir pasirašius telefonogramą, ji registruojama.

Priimant telefonogramą, užrašomas ją perdavusios įstaigos pavadinimas, telefonogramos numeris, tikslus perdavimo laikas, telefonogramą perdavusio ir priėmusio asmens pareigos, pavardė ir telefono numeris.

Faksograma - tai dokumentas, gautas specialiu aparatu — faksu. Praktiškai faksograma yra dokumento kopija. Juo galima perduoti bet kokius dokumentus ir jų priedus: lenteles, brėžinius, schemas, piešinius, fotografijas. Paprastai faksu perduodami pranešimai, paklausimai, t.y. faksu, kaip ir raštais, keičiamasi informacija.

Pats aparatas papildomai įrašo tokius duomenis: siuntėjo kodą, perdavimo datą ir laiką, perdavimo trukmę, telefakso, iš kurio perduota faksograma numerį, puslapių skaičių.

Faksogramos siuntėjas turi gauti patvirtinimą to, kad gavėjas gavo informaciją. Joje nurodoma: gavėjo firmos kodas, gavėjo telefakso numeris, data ir perdavimo laikas, perdavimo trukmė, gautų puslapių skaičius ir rezultatas. Svarbiausia yra skiltis „RESULTS“, kurioje įrašoma „OK“, jei pranešimas gautas visas ir be klaidų, arba NG, jei žinia perduota netinkamai.

43

Jei gautoje faksogramoje yra svarbi informacija, ją būtina nukopijuoti, nes faksogramų popierius neilgalaikis. Brangūs aparatai naudoja paprastą popierių, taigi kopijuoti nebūtina.

Elektroninis paštas. Rašant elektroninį laišką, laikomasi tokių bendrų principų: Nepalikite tuščio „Subject“, „Re“ („tema“, „dėl“) langelio. Tema turi patraukti adresato

dėmesį ir paskatinti nedelsiant perskaityti atsiųstą žinutę. Tekstas „Subject“ langelyje turi tokią pat reikšmę kaip laikraščio straipsnio pavadinimas ar reklamos šūkis. Labai trumpas temos įrašas gali būti neaiškus ar dviprasmiškas. Pavyzdžiui, „Kursai“. Reikėtų tiksliau nurodyti, apie ką rašoma: „Marketingo kursai personalui“.

Elektroninis laiškas paprastai būna trumpas, ir adresatas jau iš pirmos pastraipos tikisi sužinoti esmę. Prieš tai jau iš pirmos pastraipos tikisi sužinoti esmę. Prieš rašydami laišką, atsakykite sau į klausimus: kokio rezultato laukiu? Ką turi sužinoti (padaryti, pagalvoti) adresatas, gavęs mano žinutę? Apie tai ir rašykite pirmosiose eilutėse.

Venkite nepilnų sakinių ir kitų galinčių suklaidinti ar trukdančių skaityti sutrumpinimų. Elektroninis laiškas – ne telegrama: jam galioja visi laiško rašymo elementai (gramatika, skyrybos taisyklės).

Elektroninio laiško struktūra ir stilius turi būti tokie pat kaip ir paprasto laiško. Kreipinys, pasveikinimas, palinkėjimai ir atitinkama pabaiga – visa tai būtina, ypač pirmuose laiškuose. Kai tam pačiam adresatui rašote ne pirmą laišką, standartinių atsisveikinimo formų („pagarbiai“ ir kt.) galima nevartoti, nes elektroninis laiškas kiek intymesnis už paprastą raštą ir pasikartojantis tradicinis formalumas gali pasirodyti perdėtas.

Elektroninis laiškas turi būti trumpas. Parašę kritiškai perskaitykite ir išbraukite visus nebūtinus žodžius. Skirtingai nuo paprasto, elektroninis laiškas neturi tikslo padaryti įspūdį, jo funkcija – informuoti. Šis laiškas mažiau formalus, todėl venkite nusistovėjusių ilgų mandagumo formulių („Atsakydamas į Jūs 1999 m. spalio 25 d. laišką…“ ir t.t.). Sakiniai turi būti trumpi ir aiškūs. Pageidautina visą laišką sutalpinti ekrane. Ilgesnis tekstas siunčiamas atskiroje byloje, prikabintoje prie laiško.

Prieš siųsdami laišką su prikabinta byla, ypač ilgesnį, pasiteiraukite, ar adresatas sutinka ją priimti. Nepamirškite, kad daugelis elektroninio pašto abonentų moka pinigus už naudojimosi ryšiu laiką, tad kuo didesnis siunčiamas failas, tuo brangiau kainuos adresatui. Be to, prikabintas bylas siųsti neįspėjus nemandagu ir dėl galimų virusų. Adresatas turi būti tikras, kad byla „sveika“. Priešingu atveju gali ją ištrinti net neperskaitęs.

Nors elektroninis laiškas pasiekia adresatą tą pačią minutę, nereikia tikėtis, jog atsakymą gausite tuojau pat. Elektroniniam paštui galioja tos pačios etiketo taisyklės kaip ir tradiciniams korespondencijos būdams: į laišką atsakoma ne vėliau kaip per tris dienas. Jeigu atsakymo reikia anksčiau, nurodykite laiką.

Sutaupyti rašymo laiką padeda automatinis Jūsų duomenų įrašymas („vizitinė kortelė“) kiekvieno siunčiamo laiško pabaigoje. Jeigu naudojatės „Microsoft Qutlook“ pašto programa, komandoje „Tools“ raskite pasirinktį „Stacionery“, toliau - „Signature“ ir įveskite reikalingą informaciją. be Jūsų vardo, pavardės, pareigų ir telefono, čia gali būti įrašytas trumpas pristatantis įmonę tekstas, patartina nurodyti organizacijos interneto svetainės arba geografinį adresą ir šūkį.

4.8. Susirašinėjimas su užsienio partneriais

Sudarant raštus užsienio partneriams, reikia žinoti, kad jie sudaromi pagal kitas taisykles.

Galioja tarptautiniai (ISO) standartai pagrindiniams komerciniams dokumentams, tarp jų ir raštams. Dokumentai, siunčiami už Lietuvos ribų, gali būti rašomi blankuose, kurių nuolatiniai

44

rekvizitai spausdinami lietuvių ir kuria nors kita (anglų, rusų ar kt.) kalba. Kitomis kalbomis spausdinami rekvizitai: „aukštesniosios įstaigos pavadinimas“, „įstaigos pavadinimas“, „struktūrinio dalinio pavadinimas“, „dokumento parengimo ar išleidimo vieta“, „informaciniai duomenys apie įstaigą“.

Įstaigos, kurios retai siunčia dokumentus už Lietuvos ribų, gali naudoti raštų blanką lietuvių kalba, o įstaigos pavadinimą, informacinius duomenis išspausdina, esant reikalui, ir kita kalba apatinėje paraštėje.

Užsienio kompanijos raštus spausdina blankuose, kurių visos paraštės atitinka colį — 2,54 cm.

Lapo viršutinėje dalyje (nuo kairiosios paraštės arba centruotai) spausdinama emblema ir firmos pavadinimas. Jei firma mažai žinoma, po jos pavadinimu gali būti nurodomas jos veiklos pobūdis, pavyzdžiui, „prekyba nekilnojamu turtu“, „kelionių organizavimas“ ir pan.

Po firmos pavadinimu arba blanko apačioje nurodomas firmos biuro adresas, informacinio telefono, telefakso numeriai, atstovybių adresai ir telefonų numeriai.

Visi kiti rekvizitai spausdinami nuo nulinės tabuliatoriaus padėties. Dokumento nuoroda gali būti skaitmeninė arba raidinė, pavyzdžiui:

Reference: 101;

arba

Ref: MS/AP/101,

kur Reference — nuoroda, MS — autoriaus inicialai, AP — vykdytojo inicialai, 101 — dokumento registravimo numeris.

Jei dokumentas yra atsakymas, tai šiame rekvizite nurodomas iniciatyvinio dokumento numeris, pavyzdžiui: Your reference 12

Data nurodoma skaitmeniniu-raidiniu būdu, pavyzdžiui:

17 August 1998.

Adresatą sudaro iš eilės rašomi: — gavėjo vardas ir pavardė (vardininko linksniu); — kompanijos pavadinimas; — namo numeris, gatvė; — miestas; — valstija (grafystė), pašto indeksas (skaitmeninis); — šalis.

Adresą rašome naudodami „atvirą skyrybą“, t.y. be skyrybos ženklų. Kreipinį rašome iš naujos eilutės, nuo adreso praleidę 4 intervalus. Po kreipinio rašome

kablelį. Pradedame žodžiu „Dear…“. Priklausomai nuo to, kam skirtas raštas, rašome: Dear Sir — kai gavėjo vardo nežinome; Dear Madam — kai gavėjo vardo nežinome Dear Mr Neit — ponui, kurio vardą žinome; Dear Mrs — poniai, kurios vardą žinome Dear Miss Jones — netekėjusiai panelei Dear Ms Morrison — moteriai.

45

Tekstas gali būti spausdinamas tiek nuo kairiosios paraštės, tiek atitraukiant kiekvieną pastraipą per 5 ženklus.

Pastraipas atskiriame vieną nuo kitos dvigubu intervalu. Rašto tekstas neturėtų būti ilgesnis negu vienas puslapis.

Praleidus po teksto du intervalus, rašoma mandagumo formulė. Tai žodžiai „nuoširdžiai“, „pagarbiai“ ir pan.

Praleidę ne mažiau kaip 5 intervalus asmens parašui, nurodome paeiliui atskiromis eilutėmis:

Pasirašiusiojo asmens vardą ir pavardę, Pareigas. Jei prie rašto pridedami priedai, juos nurodome taip:

Enclosure: Order Nr.34

arba

Encl: Contract Nr.11/Si15

Apatiniame kairiajame kampe gali būti atspausdinta raštą rengusio ar net spausdinusio

asmens pavardė arba inicialai.

Dar žemiau gali būti užrašas:

c.c. Mr.Gary Wilson

Pratimai ir užduotys

1. Parenkite atsakymą į vidurinės mokyklos 11 klasės moksleivės laišką dėl stojimo į VKK

sąlygų. 2.

Parenkite raštą (užsakymą) Trakų spaustuvei dėl reklaminio lankstinuko apie mokyklą išspausdinimo.

3. Dirbate Verslo studijų centre. Parašykite lydraštį leidyklai JUSTITIA. Jai siunčiate sutartį

(2 egz.) dėl studentų praktikos atlikimo. Kitą reikalingą informaciją parašykite patys.

4. Parenkite ministerijos direktyvinį raštą pavaldžioms įmonėms dėl naujų raštvedybos

taisyklių įsigaliojimo. 5.

Korespondentai: UAB „Mida“, generalinis direktorius B.Juknaitis, P.Vileišio g. 18, LT-2055 Vilnius, tel. 76 18

32, faksas 75 43 21, a.s. Komerciniame banke, kodas 15346512, įstaigos kodas 2654321 ir UAB „Beira“, generalinis direktorius R.Tumonis, Metalo g. 5, LT-4910 Utena, tel. 54 324,

faksas 53 243, a.s. 90768613 Turto bankas Utenos sk. Kodas 2008704, įstaigos kodas 290654.

UAB „Mida“ gavo 2 vagonus nekokybiškų statybinių medžiagų.

46

5.1.Parašykite reklamaciją. 5.2.Parašykite AB „Beira“ atsakymą, nesutikdami su reklamacija, nes prekių kokybė

pablogėjo dėl netinkamo transportavimo, o ne dėl siuntėjo kaltės.

6. Korespondentai:

UAB „Obuolys“, direktorius K.Varanavičius, Naugarduko g. 38 LT-2009 Vilnius, tel. 23 63 02, faksas 23 45 65, a.s. 0217600225 Kredito banke, banko kodas 20200, įmonės kodas 2148561 ir

Restoranas „Karolina“, direktorius T.Ignatavičius, Justiniškių g. 78 LT-2017 Vilnius, tel. 70 51 40, faksas 70 51 37, a.s. 848771303 Lietuvos taupomojo banko Justiniškių filialas, kodas 60111, įstaigos kodas 1067158

Firma „Obuolys“ prekiauja vietiniais vaisiais ir daržovėmis. 6.1. Parašykite prekių pasiūlos raštą restoranui „Karolina“. 6.2. Restorano „Karolina“ vardu sudarykite sutartį su UAB „Obuolys“ daliai produkcijos. 6.3. Restorano „Karolina“ vardu atsisakykite siūlomų prekių, nes kita firma tiekia produkciją pigiau. 6.4. UAB „Obuolys“ vardu įspėkite restoraną „Karolina“ apie kainų kilimą nuo 2001-01-01. 6.5. Restorano „Karolina“ vardu parašykite reklamaciją UAB „Obuolys“, nes gauta vaisių siunta vėlavo trim dienom. Vaisiai nekokybiški. Nekokybišką produkciją gaunate ne pirmą kartą.

7. Akcinė bendrovė „Pasidaryk pats“ Viršuliškių g. 42, LT-2056 Vilnius, tel. 42 02 03, faksas

22 92 96, atsiskaitomoji sąskaita 02176002251 Kredito banko Vilniaus skyriuje, įmonės kodas 2148561 rašo raštą „Lietuvos aido“ redakcijai, prašydama išspausdinti skelbimą vasario 12 ir 14 dienomis. Skelbimo tekstą prideda.

8.

Dirbate vidurinėje mokykloje „Lietuvių namai“. Parašykite raštą Lietuvos Respublikos švietimo ir mokslo ministerijai. Paprašykite, kad mokyklos bendrabučio remontui skirtų 30 000 Lt. Nurodykite, kaip bus paskirstytos lėšos. Kitą informaciją pasirinkite laisvai.

47

5. Personalo dokumentų tvarkymas 5.1. Asmenų sudaromi dokumentai

Įstaigų, organizacijų darbuotojai dažnai kreipiasi į savo įstaigos vadovybę ar kitas įstaigas asmeniniais reikalais, juos išdėstydami prašymuose: prašoma priimti į darbą, atleisti iš darbo, materialinės paramos, suteikti lengvatinius kreditus, išduoti patentą, užregistruoti įmonę ir pan.

Prašymas - vieno asmens ar kolektyvinis dokumentas, adresuojamas pareigūnui arba

įstaigai, kuriame išdėstomas koks nors prašymas ar pageidavimas. Rašydamas savo įstaigai, prašymo autorius nurodo įstaigos struktūrinį padalinį ir savo

pareigas, vardą, pavardę (studentai – kursą, grupę, kurioje mokosi arba kitus duomenis, pavyzdžiui, studijų knygelės numerį). Užrašomas dokumento pavadinimas, data, surašymo vieta, adresuojama įstaigos vadovui, struktūrinio padalinio vadovui ar kitam pareigūnui, rašomas tekstas. Prašymas pasirašomas, greta parašo nurodoma vardo raidė ir pavardė.

Piliečiams tenka kreiptis asmeniniais klausimais į kitas įstaigas. Tokio prašymo rekvizitai tie patys, tik vietoj struktūrinio padalinio ir pareigų nurodoma gyvenamoji vieta (užrašomas adresas ir tel. Nr.). Įstaiga galės išsiųsti atsakymą paštu arba pranešti telefonu.

Kartais darbuotojui (studentui) tenka pateikti aukštesniam pareigūnui dokumentą, vadinamą

pasiaiškinimu. Šis dokumentas rašomas neįvykdžius kokio nors pavedimo, įsakymo, žodinio nurodymo, nesilaikius taisyklių. Pasiaiškinimo formuliaras toks pat kaip ir prašymo.

Gyvenimo aprašymas. Tai savo gyvenimo aprašymas paprastai pridedamas prie prašymo

stojant į mokslą, darbą, dalyvaujant konkurse laisvai darbo vietai užimti. Gyvenimo aprašymas dažniausiai rašomas laisva forma, nors pastaruoju metu, ypač

naudojantis faksu ar elektroniniu paštu, populiarėja CV (lot. Curriculum vitae – gyvenimo kelias), kuris įforminamas pagal trafaretą. Informacijos turinys ir sudėtinės dalys gali kisti priklausomai nuo asmens patirties ir jo nuveiktų darbų.

Įgaliojimas - dokumentas, kuriuo jo pateikėjui suteikiama teisė kito asmens ar

organizacijos vardu atlikti tam tikrus veiksmus .

5.2. Asmens bylos dokumentai

Įmonės ir darbuotojo teisinius santykius reguliuoja LR DSĮ. Jo straipsnių pagrindu įmonėje turi būti nustatyta vieninga darbuotojų priėmimo, atleidimo ir perkėlimo tvarka. Dokumentai, kuriuose užfiksuoti darbuotojų darbo veiklos etapai, vadinami kadrų (personalo, asmeninės darbuotojų sudėties) dokumentais. Jiems priklauso:

- darbo sutartys, įmonės sudarytos su darbuotojais; - personalo įsakymai (dėl priėmimo, atleidimo, perkėlimo); - socialinio draudimo pažymėjimai; - asmens kortelės forma D-2; - asmens bylos; - atlyginimo sąskaitos.

48

Personalo dokumentai yra vieni svarbiausių, todėl būtina kruopščiai ir atidžiai juos įforminti, tvarkyti, užtikrinti saugumą ilgą laiką.

Dirbant su personalo dokumentais, būtina turėti galvoje, kad duomenys apie asmenis (žinios apie darbinės veiklos ir asmeninio gyvenimo faktus ar įvykius) laikomi konfidencialia informacija.

Priėmimas pastoviam darbui turi būti lydimas dokumentų sudarymu pagal šią schemą:

Vienas svarbiausių dokumentų, reguliuojančių įmonės ir darbuotojo santykius yra darbo sutartis (kontraktas). Pasirašius sutartį, išleidžiamas įsakymas dėl priėmimo į darbą.

Įsakymo pagrindu įforminama asmens kortelė forma D-2 arba pildoma asmens byla, daromas įrašas socialinio draudimo pažymėjime.

Įsakymo apie priėmimą kopija segama į asmens bylą, kita perduodama buhalterijai, kur priimtam darbuotojui suteikiamas tabelio numeris ir užvedama asmeninė sąskaitos kortelė.

Priėmus darbuotoją, ne vėliau kaip per tris dienas, į socialinio draudimo skyrių siunčiamas pranešimas apie apdraustojo socialiniu draudimu priėmimą į darbą. Jo kopija segama į darbuotojo asmens bylą.

Darbuotojo atleidimas vyksta pagal šią schemą:

Prašymą dėl atleidimo darbuotojas rašo prieš dvi savaites iki numatomo atleidimo termino ir perduoda jį suderinti vadovui. Vadovas išleidžia personalo įsakymą dėl atleidimo, pagal kurį

Darbo sutartis su darbuotoju

Įsakymas dėl priėmimo

Įrašas socialinio draudimo

pažymėjime

Asmens kortelė arba asmens byla

Atlyginimo sąskaita

Darbuotojo prašymas dėl atleidimo

Įsakymas dėl atleidimo

Įrašas socialinio draudimo pažymėjime

Įrašas asmens kortelėje arba asmens byloje

49

daromas įrašas socialinio draudimo pažymėjime ir asmens kortelėje. Įsakymo kopijos patenka į darbuotojo asmens bylą ir buhalteriją, kur įsakymo pagrindu visiškai atsiskaitoma su darbuotoju.

Perkeliant darbuotoją į kitas pareigas firmos ribose, dokumentai įforminami taip:

Firmos vadovas išleidžia personalo įsakymą dėl darbuotojo perkėlimo į kitas pareigas. Daromi įrašai apie naują darbą socialinio draudimo pažymėjime ir asmens kortelėje. Įsakymo kopijos segamos į asmens bylą, perduodama į buhalteriją ir, pasikeitus atlyginimui, daromi pakeitimai asmens sąskaitoje.

Darbo sutartis – dokumentas, fiksuojantis ir reguliuojantis šalių susitarimą dėl darbo

santykių nustatymo. Darbo sutarties šalys yra įmonė (darbdavys) ir darbuotojas (kontraktantas) Pagal LR DSĮ darbo sutartis turi būti sudaroma raštiškai. Raštiška sutarties forma padidina

šalių garantijas realizuojant svarbiausių sutarties sąlygų susitarimus. Sudarant sutartį, rekomenduojama nurodyti tokias pagrindines sąlygas:

- darbo vietą (įmonės, į kurią priimamas darbuotojas, pavadinimą, jos adresą); - konkretų darbą, atitinkantį nurodytą pareigybės kvalifikaciją, kurį turės atlikti

darbuotojas; - darbo pradžios ir pabaigos datas, jei sudaroma terminuota sutartis; - darbo apmokėjimą; - įmonės įsipareigojimus užtikrinant darbuotojų saugą ir sveikatą.

Sutartyje gali būti ir papildomos sąlygos, konkretinančios šalių įsipareigojimus. Tai gali būti: bandomasis laikotarpis, profesijų (pareigų) sugretinimas, kvalifikacijos kėlimas, papildomos atostogos ir kt.

Sutartis sudaroma su šių kategorijų darbuotojais: - nuolatiniais darbuotojais; - laikinais darbuotojais; - dirbančiais pagrindinėje darbovietėje; - dirbančiais ne pagrindinėje darbovietėje.

Darbo sutartyje numatomos darbuotojo pareigos pagal tą profesiją ar pareigybę arba nurodoma į atitinkamą pareiginę instrukciją (nuostatus), patvirtintą įmonės vadovo.

Darbo sutartis gali būti sudaryta neterminuota, terminuota ir konkrečiam darbui atlikti. Darbo sutartyje nurodomas darbuotojo pareiginio atlyginimo dydis, įvairūs

kompensuojamieji priedai ir priemokos (skatinamieji ir kompensuojamieji): už aukštą kvalifikaciją, už profesinį meistriškumą, už asmeninį darbo indėlį ir kt.

Šalių susitarimu šie priedai gali būti konkretizuoti ir atskirais atvejais gali būti sumažinti ar padidinti lyginant su bendra norma, numatyta įmonėje.

Be priemokų, šalys gali susitarti ir dėl kitų skatinimo rūšių, pavyzdžiui, dėl papildomų atostogų, padidinto premijavimo už darbo per metus rezultatus ir pan.

Sudarant sutartį, šalių susitarimu negali būti nustatytos tokios sąlygos: - darbuotojo atleidimo pagrindas;

Įsakymas dėl perkėlimo

Įrašas socialinio draudimo pažymėjime

Įrašas asmens byloje arba asmens kortelėje

Įrašas asmens sąskaitoje dėl atlyginimo

50

- drausminės nuobaudos, nenumatytos įstatymų; - visiškos materialinės atsakomybės įvedimas, išskyrus atvejus,

numatytus LR DSĮ. Darbo sutartis sudaroma dviem egzemplioriais, pasirašoma įmonės vadovo ir darbuotojo,

patvirtinama antspaudu. Vienas sutarties egzempliorius saugomas įmonėje, antras – pas darbuotoją. Darbo sutartys gali būti segamos į darbuotojų asmens bylas. Tokiu atveju jų saugojimo

terminai atitinka asmens bylų saugojimo terminus. Jei sutartys saugomos atskirai, jos formuojamos į bylas darbuotojų pavardžių abėcėlės tvarka.

Personalo (kadrų) įsakymais įforminame įmonės darbuotojų priėmimą, atleidimą ir

perkėlimą. Darbo sutartis su darbuotoju nesuteikia pagrindo neleisti įsakymo dėl jo priėmimo. Personalo įsakymai yra grupuojami į atskirą bylą ir numeruojami atskirai. Personalo įsakymai įforminami tvarkomųjų dokumentų blankuose. Įsakymo tekstas sudarytas iš dviejų dalių: įvadinės ir tvarkomosios. Pirmojoje dalyje gali

būti nurodytos jo išleidimo priežastys, pavyzdžiui, nustatyti darbo drausmės pažeidimai. Vadovo nuožiūra, įvadinės dalies gali ir nebūti.

Antrosios, tvarkomosios, dalies tekstas rašomas vienaskaitos pirmuoju asmeniu (p r i i m u , s k i r i u , a t l e i d ž i u , p e r k e l i u ir pan.). Nurodoma darbuotojo vardas ir pavardė, pareigos, atleidimo, priėmimo ar perkėlimo data, LR DSĮ (atleidimo atveju) straipsnis. Priimant darbuotoją reikia nurodyti priėmimo pobūdį (nuolatinis ar laikinas darbas), su bandomuoju laikotarpiu ar be jo ir pan.

Personalo įsakymų tekstai paprastai yra tipiniai, jie gali būti formalizuoti. Taip pat gali būti sudaryti įsakymai dėl atleidimo, perkėlimo. Personalo įsakymus vizuoja juristas arba vadovo pavaduotojas, kuris dirba su firmos

personalu. Su personalo įsakymais darbuotojas supažindinamas pasirašytinai. Susipažinimo žyma

įforminama žemiau rekvizito „viza“. Pats darbuotojas rašo: „Susipažinau“, pasirašo, parašo susipažinimo datą. Ypač svarbi ši žyma atleidimo įsakymuose, nes, iškilus darbo ginčui, darbuotojas turi teisę kreiptis į teismą per mėnesį nuo susipažinimo su įsakymu dienos.

Personalo įsakymai yra ilgo saugojimo dokumentai. Įmonės darbe gali būti leidžiami ir kiti personalo įsakymai: dėl paskatinimų, nuobaudų,

atostogų ir pan. Jų saugojimo terminas neviršija 10 metų. Tokie įsakymai formuojami į atskirą bylą su kitokiu indeksu.

Socialinio draudimo pažymėjimai. Jie pildomi visose įmonėse nepriklausomai nuo jų

nuosavybės formos. Socialinio draudimo pažymėjimas yra pagrindinis dokumentas, patvirtinantis bendrąjį,

nepertraukiamąjį ir specialųjį darbo stažą. Priimant į darbą, socialinio draudimo pažymėjimas pateikiamas asmeniui, tvarkančiam įmonės kadrų dokumentus.

Užrašomas priimančios įmonės pavadinimas arba dedamas jos spaudas. Toliau pildomos skiltys (įrašo eilės numeris, data, nurodomas veiksmas ir pareigos (priimta vadybininke, atleista pagal DSĮ 28 str., perkelta skyriaus vedėja); atleidžiant iš darbo, skiltyje nurodomas apmokestinamas darbo užmokestis (laikotarpis ir suma), įmokų tarifas (procentais), įmokų suma.

Visi įrašai atliekami pagal įsakymą dėl priėmimo, atleidimo ar perkėlimo, tvarkingai, netepliojant ir nepribraukant. Jei tenka taisyti, pataisymai aptariami ir patvirtinami pareigūno parašu ir antspaudu.

Įraše dėl atleidimo, nurodomas atitinkamas LR DSĮ straipsnis. Įrašą pasirašo pareigūnas ir uždeda įmonės antspaudą. Asmens kortelės. Pagrindinis darbuotojų apskaitos dokumentas įmonėje yra asmens kortelė

forma D-2, kurią užpildo visiems įmonės darbuotojams, priimtiems nuolatiniam ar laikinam darbui.

51

Visi įrašai kortelėje daromi pateikus dokumentus. Iš paso išrašomi vardas, pavardė, gimimo metai ir mėnuo, asmens kodas, paso numeris, serija, kas išdavė ir kada, namų adresas. Duomenis apie bendrąjį ir nepertraukiamąjį darbo stažą, o taip pat perkėlimus nurodome pagal socialinio draudimo pažymėjimą. Skyrius „Žinios apie krašto apsaugos prievolininkus“ pildomos iš KAP pažymėjimo.

Kortelėje privalo būti darbuotojo parašas. Kitoje kortelės pusėje yra skyriai: „paskyrimai ir perkėlimai“, „Atostogos“, „Papildomos

žinios“ ir „Atleidimo iš darbo priežastis“. Šių skyrių įrašai turi atitikti įsakymų dėl darbuotojo priėmimo, perkėlimo ar atleidimo įrašus. Šie įrašai turi būti padaryti ypač atidžiai, nes jie dažnai yra darbo stažo patvirtinimas. Skyriuje „Paskyrimai ir perkėlimai“ kiekvieno įrašo pabaigoje turi būti darbuotojo, kuriam surašyta kortelė, parašas.

Skyriuje „Papildomos žinios“ įrašomi duomenys apie kvalifikacijos kėlimą, užsienio kalbų mokėjimą, antrąją specialybę, invalidumą ir pan.

Korteles pildo ranka ar mašinėle asmuo atsakingas už firmos personalą arba sekretorė. Visi įrašai turi būti be trumpinimų. Asmens kortelės pildomas vienas egzempliorius, kuris saugomas seife specialioje kartotekoje, sudarytoje pagal abėcėlę.

Atleistų darbuotojų kortelės formuojamos į atskirą bylą pagal abėcėlę. Prieš atiduodant bylas į archyvą, visos kortelės numeruojamos, sudaromas vidaus apyrašas.

Asmens byla (dosje) – dokumentų, turinčių žinias apie darbuotoją, visuma. Asmens bylos

sudaromos visiems darbuotojams, dirbantiems įmonėse, kurios perduoda dokumentus valstybiniam saugojimui. Kitose įstaigose pakanka asmens kortelių forma D-2.

Asmens byloje turi būti tokie dokumentai: - dokumentų, esančių byloje vidaus apyrašas; - prašymas priimti į darbą ar dalyvauti konkurse; - darbo sutartis; - pranešimo apie apdraustojo socialiniu draudimu priėmimo į darbą

kopija; - kadrų įskaitos lapas (anketa); - mokslo baigimo dokumentų kopijos; - prašymai perkelti į kitą darbą arba atleisti iš darbo; - įsakymų personalo klausimais kopijos; - atestacijos lapai; - kvalifikacijos, konkurso darbo vietai užimti komisijų protokolų išrašai.

Asmens bylos dokumentų vidaus apyraše nurodome dokumentų, esančių byloje, eilės

numerį, jų indeksą, pavadinimą, datą. Asmens bylos dokumentų ir vidaus apyrašo lapai numeruojami atskirai.

Vidaus apyrašą pasirašo jo sudarytojas, nurodydamas pareigas, pavardę ir sudarymo datą. Darbuotojo įskaitos lape surašomi biografiniai duomenys apie darbuotoją, jo išsilavinimą,

pareigas nuo darbinės veiklos pradžios, šeimyninę padėtį ir kt. Darbuotojo įskaitos lapą pildo ranka pats į darbą priimamas darbuotojas pagal šiuos

dokumentus: pasą, socialinio draudimo pažymėjimą, krašto apsaugos prievolininko pažymėjimą, dokumentus apie išsilavinimą (diplomą, sertifikatą, pažymėjimą, atestatą), atestacinės komisijos dokumentus, patvirtinančius mokslinį laipsnį, dokumentus apie turimus išradimus.

Skiltyje „Išsilavinimas“ naudojamos formuluotės: „pradinis“, „pagrindinis“, „vidurinis“, „aukštesnysis“, „nebaigtas aukštasis“, „aukštasis“ – priklausomai nuo to, kokio išsilavinimo dokumentą turi darbuotojas.

Skiltį „Kur ir kuo dirbote“ pildome pagal socialinio draudimo pažymėjimą. Šioje skiltyje fiksuojamas ir mokymasis mokymosi įstaigose prieš darbinės veiklos pradžią.

52

Skiltyje „Duomenys apie šeimą“ išvardijame visus šeimos narius, nurodydami giminystės laipsnį („tėvas“, “motina“, „vyras“, „žmona“, „sūnus“, „duktė“). Čia nurodome kiekvieno šeimos nario vardą, pavardę, tėvo vardą, gimimo metus, darbovietę (ar lavinimo įstaigą).

Praktikoje priimant į darbą dažnai naudojama „Anketa“ – analogiškas įskaitos lapui dokumentas. Skirtumas tik tas, kad anketą pasirašo ne tik priimamas į darbą asmuo, bet ir asmuo, atsakingas už įmonės personalą.

Kai kuriose komercinėse įmonėse priimami į darbą darbuotojai pateikia Gyvenimo

aprašymą, kur chronologiškai aprašyta priimamo darbuotojo darbinė ir visuomeninė veikla. Formuodami asmens bylą, į ją įsegame dokumentų apie išsilavinimą kopijas (atestato,

diplomo, sertifikato ir kt.). Kopijuoti galima tik šių dokumentų originalus. Dokumentų, patvirtinančių pareigas, kopijos segamos į firmų vadovų bylas. Tai gali būti

direktorių Tarybos arba firmos steigėjo posėdžio protokolo kopija arba akcininkų susirinkimo, išrinkusio ar patvirtinusio savo nutarimu pareigūno paskyrimą protokolo kopija.

Jei priimant į darbą arba patvirtinant pareigas buvo pateiktos charakteristikos ar rekomendacijos, jos taip pat įsegamos į darbuotojo asmens bylą.

Sutartys, sudarytos su darbuotoju, gali būti segamos į darbuotojo asmens bylą arba saugomos atskirai. Į bylą segamas tik visiškai įformintas, vadovo ir darbuotojo pasirašytas, patvirtintas antspaudu sutarties egzempliorius.

Pranešimas apie apdraustojo socialiniu draudimu priėmimo į darbą išsiunčiamas SODROS skyriui ne vėliau kaip per tris dienas priėmus darbuotoją. Jo kopija segama į darbuotojo asmens bylą.

Asmens byla formuojama parašius įsakymą dėl darbuotojo priėmimo. Visi dokumentai chronologiškai segami į segtuvą. Jo viršelyje nurodoma darbuotojo pavardė, vardas.

Darbuotojų asmens bylos saugomos sekretorės ar personalo inspektoriaus seife ir išduodamos laikinam naudojimui tik tam tikriems darbuotojams. Įrašus asmens bylose daro tik darbuotojas, atsakingas už jų tvarkymą.

Atleistų darbuotojų asmens bylos perduodamos saugoti į archyvą.

Ar prisimenate:

1. Kokius dokumentus dažniausiai tenka sudaryti asmenims savo vardu? 2. Kokie dokumentai vadinami personalo dokumentais? 3. Kokie dokumentai įforminami priimant darbuotoją į darbą? 4. Kokie dokumentai įforminami atleidžiant darbuotoją? 5. Kokie dokumentai segami į darbuotojo asmens bylą?

6. Kai kurie įforminimo aspektai

6.1. Leidyklinių darbų įforminimas

Leidykliniai darbai nėra vien leidykloms pateikiami darbai, kuriuos įprasta vadinti

leidykliniais rankraščiais, nepaisant to, kad jie būna spausdinti mašinėle ar kompiuteriu, o ne rašyti ranka. Leidykliniais darbais vadiname įvairius darbus – didesnės apimties ataskaitas, referatus, pranešimus, kursinius bei diplominius darbus, disertacijas ir pan. Šiems darbams keliami tam tikri reikalavimai.

Kiekvienas darbas rašomas vienodo formato ir tos pačios spalvos geros kokybės popieriuje. Puslapio paraštės turėtų būti viršutinė – 20 mm, kairioji –30 mm, dešinioji – 10, apatinė – 20 mm.

53

Šriftas pasirenkamas 12-14 punktų dydžio. Tarp eilučių daromas 1,5 intervalo tarpas, taigi kiekviename puslapyje rašoma maždaug 30 eilučių.

Kiekvienos pastraipos pirmoji eilutė atitraukiama nuo kairiojo krašto. Teksto antraštės atskiriamos nuo teksto dvigubai didesniu intervalu negu rašomas tekstas. Antraštės ir paantraštės rašomos įvairiai: nuo teksto krašto, nuo naujos eilutės pradžios, bet dažniausiai – ties teksto viduriu. Svarbu pasirinkti visam darbui vieningą įforminimo stilių ir jo laikytis.

Kiekvienas darbas privalo turėti titulinį (antraštinį) lapą. Tai pirmasis lapas, kuriame nurodomas darbo autorius, pavadinimas, leidimo vieta ir metai, kursinio, diplominio darbo ar disertacijos tituliniame lape, be to, nurodoma mokymo įstaigos pavadinimas, fakultetas, katedra, studento ar disertanto specialybė, darbo vadovas.

Pagal tipą, paskirtį darbas gali turėti kitų elementų: turinį, anotaciją (trumpą leidinio apibūdinimą), literatūros sąrašą, priedus (darbo pabaigoje).

Kiekvienas stambesnis darbo skyrius pradedamas naujame puslapyje. Iki skyriaus antraštės paliekama maždaug ketvirtadalis tuščio lapo.

Visi puslapiai turi būti sunumeruoti. Numeruojama nuo pirmojo lapo iki paskutinio puslapio. Daugelyje leidyklų įprasta rankraščio puslapius žymėti viršutinės paraštės viduryje arabiškaisiais skaitmenimis be jokių skyrybos ženklų.

Kai autorius remiasi kitų autorių teiginiais ar cituoja juos, reikia cituojamo šaltinio nuorodos. Ji rašoma puslapio apačioje, rečiau – teksto pabaigoje. Išnašos numeruojamos arabiškaisiais skaitmenimis. Išnašoje būtina nurodyti autorių, leidinio pavadinimą, leidimo vietą, išleidimo metus ir puslapį.

Kai autorius remiasi kitų autorių darbais, darbo pabaigoje pateikiamas literatūros sąrašas, rašomas autorių abėcėlės tvarka.

Literatūros sąraše nurodoma autoriaus pavardė, vardo raidė, leidinio pavadinimas, leidimo vieta, metai (žr literatūros sąrašą).

6.2. Sutrumpinimai

Sutrumpinimai – tai sutrumpintu būdu parašyti žodžiai, pasakymai ar pavadinimai. Standartiniai žodžių ir žodžių junginių sutrumpinimai vadinami santrumpomis.

Raidiniai pavadinimų sutrumpinimai – pavadinimų trumpiniai, sudaryti iš savarankiškų žodžių pirmųjų raidžių (nesavarankiški žodžiai praleidžiami): VPU (Vilniaus pedagoginis universitetas), VRM (Vidaus reikalų ministerija). Taip trumpinami ne vien tikriniai pavadinimai: UAB (uždaroji akcinė bendrovė), PVM (pridėtinės vertės mokestis). Didžiosiomis raidėmis gali būti žymimos tarptautinių sudurtinių žodžių abiejų dėmenų pradžios: HAE (hidroakumuliacinė elektrinė), LAL (Lietuvos avialinijos); kartais žodžio pradžia žymima dviem raidėmis: LST (Lietuvos standartas), VšĮ (viešoji įstaiga).

Tiek lietuviški, tiek iš kitų kalbų išversti ar paimti raidiniai sutrumpinimai rašomi be taškų; su taškais po raidžių rašomi tik tradiciniai pasakymų sutrumpinimai, pvz.: A.V. (antspaudo vieta). Oficialiuose raštuose ir dokumentuose sutrumpinimai vengtini, o kai vartojami, turėtų būti aptarti.

Simbolinės santrumpos – ilgio, ploto, tūrio, svorio ir kitų matų sutrumpinti tarptautiniai pavadinimai; jie suprantami kaip tam tikri simboliai, skaitomi kaip visas žodis ir rašomi be taško. Dažniausios simbolinės santrumpos yra: m, km, cm, mm; g, kg, t, h (valanda), s, min (atitinkamos lietuviškos santrumpos su taškais – val., sek., min.).

Ploto matai žymimi ilgio matų simboliais su viršuje nurodytu laipsniu 2, tūrio matų – su laipsniu 3, tekste juos įprasta rašyti su priekyje einančiomis santrumpomis kv. ir kub.: kv.m (kvadratinis metras), kub. m (kubinis metras).

Simbolinėmis santrumpomis laikomi pinigų vienetų pavadinimai Lt, ct.

54

Paragrafai ir procentai žymimi neraidiniais simboliais §, %, kurie rašomi prie skaitmenų: § 8, 5%; dokumentų tekste net su skaitmenimis vartojamas ne simbolis %, o žodis procentas arba santrumpa proc.

Grafinės žodžių santrumpos (sutrumpinimai) – tam tikra dalimi žymimi žodžiai ar pasakymai; jie paprastai skaitomi kaip nesutrumpinti. Grafinės santrumpos daromos trimis būdais:

1) imamas pirmasis, kartais du pirmieji žodžio skiemenys ir toliau einančio skiemens visos priebalsės iki balsės; santrumpa baigiasi tašku: pirm. (pirmininkas), tel. (telefonas), telegr. (telegrama); 2) imama pirmoji ar kelios žodžio pradžios raidės arba pirmosios pasakymo žodžių raidės; po žodžio ar atskirų žodžių santrumpų dedamas taškas: a. (aikštė), k. (kaimas), bt. (butas), str. (straipsnis), š.m. (šių metų), ir t.t. (ir taip toliau); 3) gali būti santrumpų, kurias sudaro pirmoji raidė ir po brūkšnelio paskutinis skiemuo;

taip sutrumpinami įstaigų ir organizacijų pavadinimai: b-vė (bendrovė), m-kla (mokykla), d-ja (draugija).

Kanceliarinėje kalboje dažniausiai vartojamos šios grafinės santrumpos (sutrumpinimai): adr. – adresas adv. – advokatas apyl., a. – apylinkė a.s., atsisk.sąsk. – atsiskaitomoji sąskaita asm. – asmuo atsak. – atsakingasis, -oji b., bt – butas buh. – buhalteris b-vė – bendrovė buv. – buvęs, -usi d. – dalis, diena dir. – direktorius depart. – departamentas d-ja – draugija egz. – egzempliorius eil. –eilutė el.p. – elektroninis paštas faks., fks. – telefaksas, faksas g. – gatvė gerb. – gerbiamasis, -oji g., gim. – gimęs, gimusi g-kla – gamykla insp. – inspektorius inž. – inžinierius ir kt. – ir kita ir pan – ir panašiai ir t.t. – ir taip toliau k. – kaimas kab. – kabinetas kand. – kandidatas l.e.p. – laikinai einantis pareigas lent. – lentelė m-ja – ministerija m. - metai

m., mst. – miestas mstl. – miestelis not. – notaras Nr., nr. – numeris p.d. – pašto dėžutė p. – ponas, ponia,

panelė p. – punktas p., psl. – puslapis pil. – pilietis pirm. – pirmininkas plg. – palygink pr. – prospektas prot. – protokolas pvz. – pavyzdžiui r. – rajonas refer. – referentas rev. – revizorius sąsk. – sąskaita sekr. – sekretorius sk. – skyrius str. – straipsnis š.m. – šių metų t. – tomas t.y. – tai yra tel., telef. – telefonas telegr. – telegrama v. – vardas vad. – vadovas v-ba – valdyba ved. – vedėjas virš. – viršininkas vyr., vyriaus. – vyriausiasis, vyriausioji vnt. – vienetas žm. – žmonės žr. – žiūrėk

Dvižodžių santrumpų negalima rašyti su pasviru brūkšniu tarp raidžių: š/m – turi būti

š.m.; a/s (atsiskaitomoji sąskaita) turi būti a.s.. Pasviru brūkšniu žymimos tik dimensijos ir paralelių dalykų santrumpos: km/val.

(kilometrų per valandą), tel./faks. (telefonas ir telefaksas). Prie skaitmens santrumpa Nr. rašoma didžiąja raide, po skaitmenų – mažąja: Nutarimas

Nr. 47, bet: Nešioja 43 nr. batus. Individualūs sutrumpinimai – plačiai nepaplitę pasakymų ir pavadinimų sutrumpinimai,

patogumo sumetimais vartojami tam tikrame tekste. Individualūs sutrumpinimai daromi dviem būdais – imama ilgesnio pavadinimo visų žodžių pirmosios raidės arba pavadinimo pagrindiniai žodžiai. Gali būti kelių laipsnių sutrumpinimų: Valstybinė lietuvių kalbos komisija – Lietuvių kalbos komisija – Komisija. Tikrinio pavadinimo reikšmę išlaikęs žodis (suprantamas kaip tam tikro tikrinio pavadinimo pakaitas) rašomas didžiąja raide.

Individualūs sutrumpinimai padeda išvengti ilgų pasakymų ir pavadinimų kartojimo. Prieš pradedant rašyti individualų sutrumpinimą, pirmą kartą pateikiamas nesutrumpintas pasakymas, po jo skliausteliuose gali būti sutrumpinimas. Jei tekste individualių sutrumpinimų daug, jų sąrašas ir paaiškinimai gali būti pateikiami po teksto.

6.3. Laiškų adresavimas

Laiškai adresuojami pagal laiškų, spaudinių, smulkiųjų paketų ir siuntinių adresavimo taisykles.

Siuntėjo adresas rašomas viršutiniame kairiajame voko kampe, jei nėra vietos - kitoje voko pusėje viršuje:

Rūtai AdomonieneiPievų g. Kavarskas LT-4180 Anykščių r.

Kostas Valevičius Dargužių k. Stačiūnų pšt.

LT-5200 Pakruojo r.

Linas Matulionis Gedimino g. 45 LT-3000 Kaunas

Jonui Rinkevičiui Žirmūnų g. 28-14 LT-2012 Vilnius

Romas Katkus J.Basanavičiaus g. 14/2-5 LT-5920 Šilalė LITHUANIA (LIETUVA)

Justina Skalisius 409 Cedar ave Waukegan IL.60088 JAV (USA)

56

7. Darbo su dokumentais organizavimas

7.1. Dokumentų apyvarta

Darbo su dokumentais organizavimas — tai optimalių darbo sąlygų su įvairiais dokumentais sudarymas (nuo jų sukūrimo momento iki jo sunaikinimo ar perdavimo saugojimui į archyvą.

Tokios operacijos yra: priėmimas, skirstymas ir registravimas, vadovo peržiūrėjimas, dokumentų eigos įstaigoje tvarkos nustatymas, jų vykdymas, vykdymo kontrolė, bylų formavimas, dokumentų parengimas saugojimui ir perdavimas į archyvą.

Darbo su dokumentais technologinės sistemos lygį lemia dokumentų perdavimo ir jų užduočių vykdymo operatyvumas ir įmonės vadovybės aprūpinimo informacija efektyvumas. Vienas iš pagrindinių darbų su dokumentais – dokumentų sudarymas ir įforminimas.

Kiti raštvedybos darbai: - gaunamų dokumentų priėmimas ir tvarkymas, - siunčiamų dokumentų tvarkymas, - perdavimas įstaigos viduje, - dokumentų kiekio apskaita, - dokumentų indeksavimas ir registravimas - dokumentų užduočių vykdymo kontrolės organizavimas, - bylų formavimas.

Šie darbai apibūdinami terminu – dokumentų apyvarta. Taigi: Dokumentų apyvarta - įstaigos dokumentų tvarkymas nuo jų parengimo arba gavimo

iki perdavimo į įstaigos archyvą. Daugiausia laiko skiriama dokumentų derinimui (55%). Įstaigų dokumentus sudaro gauti dokumentai ir įstaigoje parengti (siunčiamieji, vidaus). Gautas - tai atsiųstas į įstaigą. Juose užfiksuota pradinė informacija tam tikriems

valdymo veiksmams. Tai aukštesniųjų įstaigų, organizacijų dokumentai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, nurodymai, raštai), pavaldžių ir kitų įstaigų (raštai, ataskaitos, pažymos), bei gyventojų skundai, prašymai.

Siunčiamas - tai dokumentas, sudarytas bei įformintas įstaigoje ir išsiųstas konkrečiam adresatui.

Vidaus – sudarytas įstaigoje ir skirtas įstaigos reikalams. Tai tvarkomieji dokumentai protokolai, aktai, tarnybiniai pranešimai ir pan.

Kiekviena šių grupių turi savo apdorojimo ir eigos ypatumus. Vidaus dokumentų sudarymas ir derinimas nesiskiria nuo siunčiamų dokumentų ir apima

tas pačias operacijas, išskyrus išsiuntimą adresatui. Dokumentų registravimas būtinas visiems dokumentams, tačiau svarbiausias gautiems. Dokumentų užduočių vykdymas ir vykdymo kontrolė apima vidaus, gautus ir tik kaip

išimtį siunčiamus dokumentus. Pradedant bylų formavimo stadija visi dokumentai praeina tas pačias operacijas, išskyrus gautus dokumentus, kurie su retomis išimtimis, neperduodami saugoti archyvui.

Taisyklingo darbo su dokumentais pagrindą įmonėje sudaro tikslus įmonės darbuotojų pareigų pasiskirstymas. Tikslus savo pareigų žinojimas kelia kiekvieno darbuotojo atsakomybę

57

ir garantuoja, kad nebus dubliuojamos darbo su dokumentais operacijos. Pareigų pasiskirstymas aptartas darbuotojų pareiginiuose nuostatuose.

Kad būtų nustatyta vienoda dokumentų sudarymo ir darbo su jais organizavimo tvarka, įmonėje parengiama raštvedybos instrukcija, kuri pateikia taisyklingai įformintų dokumentų pavyzdžius ir darbo su jais taisykles.

7.1.1. Gautų dokumentų priėmimas ir tvarkymas

Raštinėje atliekamas pirminis korespondencijos tvarkymas: patikrinama, ar korespondencija gauta pagal paskirtį, ar nesuplyšę vokai, ar juose yra visi dokumentai.

Pastebėjus, kad vokas atplėštas arba trūksta dokumento ar jo priedo, pranešama siuntėjui. Nebaigti įforminti (nepasirašyti, nepatvirtinti ir pan.) bei apgadinti dokumentai, taip pat

dokumentai su neįskaitomu tekstu grąžinami siuntėjui. Korespondencija su užrašu „asmeniškai“ neatplėšta perduodama pagal paskirtį. Vokai prie gaunamų dokumentų paliekami tik tuo atveju, kai pašto antspaudas

reikalingas išsiuntimo ar gavimo datai nustatyti arba kai siuntėjo adresas yra tik ant voko. Raštinė visus gaunamus dokumentus suskirsto į registruotinus ir neregistruotinus.

Neregistruotini dokumentai perduodami pagal paskirtį. Kiti užregistruojami ir perduodami įstaigos vadovui arba skyriams. Jei dokumente yra nuoroda į anksčiau atsiųstus dokumentus ar kitus dokumentus, jie surandami ir perduodami vadovybei kartu su gautaisiais arba surašoma pažyma tuo klausimu. Gauti faksu ar elektroniniu paštu ir atspausdinti dokumentai registruojami bendra tvarka. Gautas dokumento originalas registruojamas tuo pačiu numeriu kaip ir gautas faksu ar elektroniniu paštu.

Vadovas rašo rezoliuciją dėl dokumento vykdymo tvarkos ir terminų. Dokumentai su rezoliucija grąžinami į raštinę, rezoliucijos surašomos į registracijos žurnalą ar kompiuterį. Po to įteikiami vykdytojams.

Faksu ar elektroniniu paštu gauto dokumento rezoliucija gali būti perrašoma ant gauto dokumento originalo.

Dokumento užduotis vykdoma. Įvykdžius užduotį, apie tai pažymime ant dokumento ir žurnale. Įvykdytas dokumentas įsegamas į bylą.

Kai užduotis įvykdoma pateikiant informaciją telefonu, vykdytojas tai užrašo virš dokumento apatinės paraštės, pasirašo ir nurodo datą.

7.1.2. Siunčiamų ir vidaus dokumentų tvarkymas

Vidaus ar siunčiamojo dokumento projektą parengia vykdytojas. Po to dokumentas

spausdinamas. Prieš atiduodamas pasirašyti, vykdytojas privalo patikrinti turinį, rekvizitus, ištaisyti

korektūros klaidas, esant reikalui, suderinti su kitų skyrių darbuotojais ir pats vizuoti pirmąjį egzempliorių.

Jei dokumentą teisės aktų nustatyta tvarka reikalinga suderinti su kita įstaiga, dokumento projektas su lydraščiu siunčiamas derinti ir, tik suderinus, dokumentas pasirašomas.

Informacinius įstaigos vidaus dokumentus, kuriuos teisės aktų nustatyta tvarka tvirtina įstaigos vadovas paršu, pasirašo dokumento rengėjas (-ai).

Pasirašyti vidaus dokumentai registruojami skirstant juos pagal rūšis: įsakymai veiklos klausimais, personalo, atostogų, protokolai, aktai ir kt. Jei reikia, dokumentai dauginami.

58

Pirmasis egzempliorius segamas į atitinkamą bylą, kiti – perduodami vykdytojams, struktūriniams padaliniams ar siunčiami asmenims, įstaigoms. Vidaus dokumentų užduotys vykdomos ir kontroliuojamos kaip gautų.

Padauginti įstaigos vidaus dokumentai žymimi dokumentus registruojančio padalinio antspaudu parašo rekvizite po pareigų pavadinimu.

Įstaigos informacinius siunčiamus dokumentus pasirašo įstaigos vadovas ar pavaduotojas, kartais – skyrių vadovai ar vykdytojai pagal kompetenciją.

Dokumento rengėjas, prieš pateikdamas pasirašyti informacinį siunčiamą dokumentą, vizuoja antrąjį, įstaigoje liekantį egzempliorių. Dokumentas vadovui pasirašyti teikiamas kartu su tais dokumentais, kurių pagrindu jis parengtas.

Pasirašyti dokumentai perduodami raštinei registruoti ir išsiųsti.. Raštinė patikrina ar dokumentai tinkamai įforminti. Dokumentai turi būti išsiųsti tą pačią

dieną, kada pasirašomi ir registruojami. Įstaigoje liekantys informacinių siunčiamų dokumentų egzemplioriai žymimi

dokumentus registruojančio padalinio antspaudu paršo rekvizite ir dedami į bylas. Jei siunčiami dokumentai yra atsakomieji, jie dedami prie dokumentų į kuriuos atsakoma.

7.1.3. Dokumentų registravimas

Įstaigos parengti ir su jos funkcijų vykdymu susiję gauti, vidaus ir siunčiami dokumentai

yra oficialūs ir turi būti registruojami. Dokumentų registravimas – tai jo parengimo ar gavimo fakto nustatymas, užrašant ant

jo datą bei registracijos numerį ir būtinų žinių apie dokumentą įrašymas registracijos žurnalą arba tų žinių įvedimas į įstaigos kompiuterinę dokumentų paieškos sistemą.

Neregistruojami sveikinimai, kvietimai, gauti reklaminiai laiškai, privataus pobūdžio žinutės, taip pat dokumentai, parengti griežtos apskaitos blankuose.

Įstaigoje sudaromos dokumentų informacijos paieškos sistemos – žurnalai arba kompiuterinės informacijos laikmenos (automatizuota duomenų bazė).

Tvarkomieji dokumentai registruojami atskiruose žurnaluose pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus.

Informaciniai vidaus dokumentai (protokolai, aktai, pažymos, tarnybiniai pranešimai ir kt.) registruojami atskiruose žurnaluose pagal dokumentų rūšis. Jei tokių dokumentų daug, jie gali būti registruojami atskiruose žurnaluose pagal jų sudarytojus ar temas.

Jei įstaigoje parengtų informacinių vidaus dokumentų susidaro nedaug ir atitinkamos dokumento rūšies atskiras registravimas nenustatytas kitais teisės aktais, jie gali būti registruojami viename vidaus informacinių dokumentų registracijos žurnale.

Įstaigos tarnautojų prašymai (dėl atostogų, materialinės pašalpos skyrimo ir pan.) registruojami įstaigos darbuotojų prašymų registracijos žurnale.

Gauti fizinių asmenų prašymai, pareiškimai, skundai registruojami gautų dokumentų registracijos žurnale arba asmenų prašymų registracijos žurnale.

Atsakymai į gautus asmenų prašymus, pareiškimus, skundus registruojami siunčiamų dokumentų registracijos žurnale arba atsakymų į asmenų prašymus, pareiškimus, skundus registracijos žurnale.

Siunčiami ir gauti dokumentai registruojami atskiruose siunčiamų dokumentų ir gautų dokumentų registracijos žurnaluose.

Įstaigos dokumentų registracijos žurnalų sąrašą tvirtina įstaigos vadovas. Sąraše nurodomas kiekvieno dokumentų registracijos žurnalo identifikavimo žymuo,

pavadinimas, žurnalo pildymo laikotarpis (metų, tęstinis ir kt.) ir įstaigos struktūrinis padalinys, atsakingas už dokumentų registravimą atitinkamame registracijos žurnale.

59

Registracijos žurnalai pildomi raštvedybiniais metais, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

Dokumentai registruojami įstaigos struktūriniame padalinyje, nurodytame patvirtintame įstaigos dokumentų registracijos žurnalų sąraše.

Įstaigoje dokumentai registruojami tik vieną kartą: gauti — jų gavimo dieną, siunčiami ir vidaus — pasirašymo dieną.

Registruojant dokumentus užrašomas registracijos numeris, kuris yra pagrindinis apskaitos ir paieškos rodiklis.

Numerį sudaro dokumento simbolis „Nr.“, registracijos žurnalo identifikavimo žymuo (gali būti raidė arba skaitmuo), ir dokumento registravimo eilės numeris.Dokumento registracijos numeris gali būti papildytas dokumento paieškos duomenimis, kurie rašomi skliausteliuose. Numeracija pradedama raštvedybos metų pradžioje.

Privalomi dokumentų registravimo duomenys yra: dokumento data ir dokumento registracijos numeris, dokumento gavimo data ir registracijos numeris, dokumento sudarytojo pavadinimas, adresatas, dokumento pavadinimas (antraštė) arba trumpas teksto turinys, rezoliucijos tekstas. Prireikus, gali būti nurodyti papildomi duomenys: dokumento užduoties vykdytojo parašas, užduoties įvykdymo ir dokumento įdėjimo į bylą nuoroda, dokumento lapų skaičius ir pan.

7.2. Bylų formavimas. Bylų nomenklatūra

Dokumentus dažnai tenka naudoti, nes beveik nė vieno negalima parengti nesiremiant anksčiau parengtais. Dokumentų naudojimas reikiamai informacijai gauti labai priklauso nuo jų klasifikavimo, segimo į atitinkamas bylas pagal nustatytą tvarką. Jeigu visi dokumentai bus teisingai susisteminti, juos galima greitai rasti, lengviau atrinkti saugojimui arba naikinimui.

Įmonės raštvedyboje, įvykdžius dokumente numatytus pavedimus bei užduotis, išsprendus keliamus klausimus ir tai pažymėjus, dokumentai turi būti skirstomi į bylas. Teisingą skirstymą garantuoja raštvedybos bylų nomenklatūra.

Bylų nomenklatūra - tai susistemintas įstaigoje formuojamų bylų antraščių sąrašas su

nurodytais saugojimo terminais, sudarytas pagal tam tikrą formą ir nustatyta tvarka suderintas bei patvirtintas.

Bylų nomenklatūra užtikrina jų formavimo tvarką bei apskaitą raštvedyboje, nustato įvykdytų dokumentų skirstymo į bylas tvarką, sisteminimą, indeksavimą bei saugojimo laiką (laikino saugojimo bylos saugomos iki 10 metų, ilgo saugojimo - iki 100 metų, ar visą laiką – nuolat).

Yra trys bylų nomenklatūrų grupės: tipinės, pavyzdinės ir individualios. Tipines bei pavyzdines sudaro aukštesniosios įstaigos joms pavaldžių įstaigų grupėms su vienodomis funkcijomis. Tokios nomenklatūros gali būti parengtos vidurinėms mokykloms, savivaldybėms kaip metodinės priemonės. Tipinė bylų nomenklatūra yra daugiau normatyvinis dokumentas ir turi daugiau privalomąją galią toms institucijoms, kurioms parengtas, o pavyzdinė nomenklatūra yra daugiau rekomendacinis dokumentas. Tačiau ir viena, ir kita nurodo atitinkamų institucijų galimų bei joms reikalingų bylų skaičių ir yra gera priemonė kiekvienai įstaigai sudarant savo individualią bylų nomenklatūrą. Pastarąją kiekvienais raštvedybiniais metais (raštvedybiniai metai daugumoje įstaigų sutampa su kalendoriniais, o mokymo įstaigose – su mokslo metais) turi sudaryti kiekviena institucija, nesvarbu, yra ar nėra šių institucijų pavyzdinė ar tipinė bylų nomenklatūra.

Individuali bylų nomenklatūra sudaroma prieš raštvedybinius metus – iki gruodžio 1 d. (ar rugpjūčio pradžioje).

60

Bylų nomenklatūra rengiama vadovaujantis įstaigos nuostatais ar įstatais, raštvedybos taisyklių reikalavimais Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38 (Žin., 1997, Nr. 78-2006; 19998, Nr. 25-665), specialiųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėmis, pavyzdinėmis bylų nomenklatūromis, kitais teisės aktais.

Įstaigos struktūriniai padaliniai parengia savo bylų nomenklatūras, įstaigos raštinė pagal jas rengia suvestinę bylų nomenklatūrą.

Bylų nomenklatūra skirstoma į skyrius pagal teisės aktais nustatytas ir įstaigos vykdomas funkcijas ar veiklos sritis, kurios ir sudaro bylų nomenklatūros skyrių pavadinimus. Skyriuje bylos gali būti sisteminamos pagal funkcijas ar veiklos vykdymo kryptis įstaigos pasirinkta tvarka.

Įstaigos bylų nomenklatūrą sudaro ir pasirašo įstaigos raštvedybos padalinio darbuotojas ir vizuoja įstaigos dokumentų ekspertizės komisijos (toliau - DEK) pirmininkas. Tvirtina įstaigos vadovas.

Įstaigos bylų nomenklatūra derinama: su valstybiniu archyvu, kurio komplektavimo šaltinis įstaiga yra,

arba su aukštesne įstaiga, kuriai ta įstaiga yra pavaldi ar priklauso jos reguliavimo sričiai. Derinimui pateikiami du bylų nomenklatūros egzemplioriai: vienas iš jų lieka įstaigai, su

kuria bylų nomenklatūra derinama, kitas - bylų nomenklatūrą parengusiai įstaigai. Jei po suderinimo bylų nomenklatūra nėra papildyta naujomis bylomis, naujai derinti jos

nereikia. Pasibaigus raštvedybiniams metams, pildoma bylų nomenklatūros suvestinė ir iki vasario

15 d. pateikiama valstybiniam archyvui ar įstaigai, su kuria bylų nomenklatūra buvo derinta. Bylų nomenklatūros formoje, išvardijus skiltis, žemiau rašomi bylų nomenklatūros

skyriai, atitinkantys įstaigos struktūrinių padalinių pavadinimus. Jeigu įstaiga nedidelė ir neturi struktūrinio padalijimo, tai nomenklatūra sudaroma pagal gamybinę šakinę arba funkcinę schemą, pagal veiklos sritis.

Suderinta ir patvirtinta ji dauginama ir išdalijama struktūriniams padaliniams, o pirmasis egzempliorius saugomas nuolat raštvedybos padalinyje, naudojamas darbui, o vėliau kaip apskaitos dokumentas patenka į įstaigos archyvą.

Kiekvienai į bylų nomenklatūrą įrašytai bylai suteikiamas bylos indeksas. Jį sudaro bylų nomenklatūros punkto ir papunkčio eilės numeriai, pvz.: 1.3 (1- bylų nomenklatūros punktas - veiklos ar funkcijos vykdymo kryptis, 3 - papunktis - bylos eilės numeris). Labai svarbu bylų indeksus išlaikyti nepakeistus kuo daugiau metų, kad darbuotojai prie jų priprastų ir įsimintų. Tai pasiekiama paliekant nomenklatūroje rezervinius indeksus, kad atsiradusias naujas bylas būtų galima įrašyti nauju indeksu, nekeičiant bylų numerių (indeksų).

Labai svarbi antroji bylų nomenklatūros skiltis – bylų antraštė. Ji turi būti aiški,

suprantama, kiek galima plačiau atspindėti būsimųjų bylos dokumentų turinį. Antraštė formuluojama atsižvelgiant į esminius bylų formavimo požymius: nominalinį, autorinį, dalykinį, korespondencinį, geografinį, chronologinį ir ekspertinį. Visi šie požymiai, išskyrus ekspertinį, atsispindi kiekvieno dokumento formuliare. Negalima bylos suformuoti pagal vieną kurį iš minėtų požymių, visuomet taikomi keli, tik vienas iškeliamas kaip pagrindinis, vyraujantis.

Pagal nominalinį požymį rekomenduojama bylas formuoti iš protokolų, aktų, sutarčių, sprendimų ir pan. dokumentų.

Pagal autorinį požymį formuojamos bylos iš vieno autoriaus dokumentų. Pavyzdžiui, ministerijos kolegijos nutarimai, įstaigos vadovo įsakymai veiklos klausimais ir kt.

Dalykinis požymis tinka į vieną bylą grupuoti įvairaus turinio dokumentams, susidariusiems sprendžiant vieną klausimą. Tokių bylų pavyzdys gali būti darbuotojų asmens bylos, teismo bylos. Pagal šį požymį gali būti formuojamas ir susirašinėjimas vienu klausimu,

61

nors susirašinėjimo bylos dažniausiai sudaromos remiantis korespondentiniu požymiu, kai kiekvienam korespondentui numatoma atskira byla.

Į korespondentinį labai panašus geografinis požymis, kai į vieną bylą segami tam tikro geografinio vieneto (rajono, apskrities) įvairių įstaigų dokumentai. Čia, kaip ir kitais atvejais, bylos antraštėje turi atsispindėti ir kiti sudarymo požymiai.

Apskaitos dokumentams labai tinka chronologinis požymis, kai į vieną bylą segami tam tikro laikotarpio dokumentai, pavyzdžiui, mėnesio, ketvirčio, pusmečio.

Ekspertinis požymis numato dokumentų skirstymą į bylas pagal jų vertę ir saugojimo terminą. Negalima į tą pačią bylą dėti dokumentų, kuriems nustatytas skirtingas saugojimo terminas.

Nė vieno iš išvardintų požymių negalima laikyti svarbiausiu, todėl, formuojant bylas, reikia taikyti kelis iš jų. Tik taip sudaromos bylų antraštės bus tikslios, aiškios, užkertančios kelią įvairiems spėliojimams ir skirtingam supratimui. Bylų antraštės turi būti kiek įmanoma trumpesnės, tikslesnės, konkretesnės, suredaguotos, logiškos. Negalima palikti bylų antraščių, kaip „Gaunami raštai“, „Siunčiami raštai“, „Įsakymai“ ir kt., nes jie visai neatskleidžia byloje esančių dokumentų turinio.

Bylų formavimas. Bylos sudaromos pagal bylų nomenklatūrą dokumentų įvykdymo

vietoje. Kiekvienoje byloje gali būti ne daugiau kaip 150-200 lapų. Susidarius daugiau tos rūšies

dokumentų, pradedamas antrasis bylos tomas. Sudarant bylas, reikia laikytis tokių reikalavimų: bylos, išskyrus tęsiamas bylas, formuojamos iš dokumentų, sudarytų ar gautų

įstaigoje per vienerius raštvedybinius metus; dokumentų rūšys ir turinys turi atitikti bylos antraštę pagal nomenklatūrą; negalima dėti į bylą jai nepriklausančių dokumentų, dokumentų, kuriuos reikia

grąžinti, neįvykdytų dokumentų; būtina patikrinti, ar į bylą dedami dokumentai tinkamai įforminti. Nebaigti forminti dokumentai grąžinami vykdytojui, kuris per tris dienas turi baigti juos įforminti;

į bylą segamas vienas dokumento egzempliorius (vidaus ir gautų – pirmasis, siunčiamų – kopija);

dokumentai bylose sisteminami pagal chronologiją; vienam klausimui spręsti skirti dokumentai segami kartu (priedai pridedami prie

dokumento); gauti tvarkomieji dokumentai įstaigos veiklos kausimais (nutarimai, įsakymai,

potvarkiai ir kt.), pagal jų rūšis ir sudarytojus dedami į atskiras bylas. jei tokių dokumentų gaunama nedaug, jie gali būti dedami į vieną bylą;

įstaigoje parengti tvarkomieji dokumentai (nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) dedami į atskiras bylas pagal jų rūšis bei saugojimo terminus;

tvarkomaisiais dokumentais patvirtinti organizaciniai dokumentai (nuostatai, taisyklės, instrukcijos ir kt.) dedami kartu su tvarkomaisiais dokumentais;

informaciniai įstaigos vidaus dokumentai (protokolai, aktai, pažymos ir pan.) pagal jų rūšis (gali būti ir pagal jų sudarytojus ar temas) dedami į atskiras bylas;

susirašinėjimo dokumentų bylos formuojamos pagal korespondentus ar temas; atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio, nepriklausomai nuo atsakomojo dokumento datos;

tarnautojų asmens sąskaitų kortelės sisteminamos pavardžių abėcėlės tvarka; jei dokumentų registracijos žurnalai buvo pildomi skaitmeninėje laikmenoje, iš

atspausdintų registracijos žurnalo lapų formuojama byla (atspausdinti tokio žurnalo lapai gali būti dedami toje pačioje byloje kartu su jame užregistruotais dokumentais

62

bylos pradžioje, po bylos tituliniu lapu, jei byloje yra bylos vidaus apyrašas - po bylos vidaus apyrašu). Mažos apimties registracijos žurnalai gali būti dedami į vieną bylą pagal jų saugojimo terminus;

asmenų prašymai (pareiškimai skundai), tarnybiniai pranešimai ir jų nagrinėjimo dokumentai sudaro savarankišką dokumentų grupę; išduotų pažymų ir archyvo pažymėjimų antrieji egzemplioriai taip pat grupuojami kartu;

tarnautojų asmens bylose dokumentai dedami tokia tvarka: darbo santykių įforminimo dokumentai (asmens prašymas priimti į darbą, pretendentų į valstybės tarnybą komisijos posėdžio protokolo išrašas, mokslo baigimo dokumentų kopijos, įsakymo ar potvarkio dėl priėmimo į pareigas kopija, darbo sutartis ir kt.), tarnybos eigos dokumentai (įsakymų ar potvarkių dėl perkėlimo į kitas pareigas, skatinimo, darbuotojo atestacijos ir kvalifikacijos dokumentų kopijos ir kt.), darbo santykių nutraukimo dokumentai (darbuotojo prašymas atleisti iš darbo, įsakymo ar potvarkio dėl atleidimo iš darbo kopija ir kt.). Tarnautojų prašymai dėl atostogų, įsakymų atostogų bei komandiruočių klausimais kopijos, kiti laikino saugojimo dokumentai į asmens bylas nededami.

Svarbiausių įstaigoje gaunamų ir įstaigoje sudaromų praėjusių ir einamųjų metų

dokumentų bylos laikomos raštinėje, kitos – struktūriniuose padaliniuose arba atiduodamos į archyvą. Išimtį sudaro asmens bylos, taip pat bylos klausimais, kurie sprendžiami ilgesnį laiką.

Rengiant perduoti dokumentus archyvui, reikia atlikti dokumentų vertės ekspertizę (atranką nuolatiniam, laikinam saugojimui ar sunaikinimui), įforminti bylas, aprašyti jas.

7.3. Bylų tvarkymas ir perdavimas į įstaigos archyvą

Lietuvos Respublikos archyvų įstatymas (Valstybės Žinios., 1995 Nr. 107)

reglamentuoja archyvų fondo sudėtį, organizavimą, saugojimą, naudojimą valstybės ir visuomenės poreikiams tenkinti bei piliečių teisėms įgyvendinti. Lietuvos archyvų fondas – tai visi dokumentų saugyklose esantys dokumentai, nesvarbu, koks jų sudarymo šaltinis, saugojimo vieta, nuosavybės forma.

Archyvų fondas susideda iš valstybinio archyvų fondo (sudaro visi dokumentai, esantys šalies valstybiniuose archyvuose, kitose valstybinėse saugyklose, taip pat sukaupti valdžios ir valdymo, vietos savivaldos, teisėtvarkos institucijose, Lietuvos banke, valstybinėse įstaigose ir įmonėse bei nevalstybinių institucijų ir fizinių asmenų archyvų fondų, įtrauktų į Lietuvos archyvų fondo sąvadą (sudaro nevalstybinių įstaigų, įmonių, organizacijų bei fizinių asmenų veiklos dokumentai ir jų surinkti, paveldėti, pirkti ar jiems dovanoti, jei nepriklauso valstybiniam archyvų fondui).

Ministerijos, departamentai, centriniai visuomeninių organizacijų organai privalo užtikrinti savo ir pavaldžių organizacijų bei įstaigų dokumentų apskaitą ir apsaugą, taip pat atrinkti neterminuoto saugojimo dokumentus ir paruošti juos perduoti į valstybinius archyvus.

Kad dokumentai būtų išsaugoti bei laiku perduoti į valstybinius archyvus, atsakingas įstaigos vadovas.

1996 metais paskelbtas įsakymas „Dėl buhalterinės apskaitos dokumentų saugojimo terminų“, o 1997 Vyriausybės patvirtinta “Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė“ nustato minimalius dokumentų saugojimo terminus. Jie galioja toms institucijoms, kurios yra valstybinių archyvų komplektavimo šaltiniai ir kurios nėra valstybinių archyvų komplektavimo šaltiniai, t.y. jų dokumentai (tiek buhalterinės apskaitos, tiek organizacinės tvarkomosios įmonės veiklos, kontrolės, teisės, raštvedybos, kadrų) saugomi pačioje įmonėje.

63

Lietuvos archyvų fondo dokumentai yra nuolatinio, ilgo (nuo 10 iki 75 metų) ir laikino (iki 10 metų) saugojimo. Juos būtina įmonėje tinkamai įforminti, tvarkyti taip, kaip to reikalauja raštvedybos taisyklės.

Nuolatinio ir ilgo saugojimo baigtos bylos vienerius metus saugomos struktūriniuose

daliniuose, po to perduodamos į įstaigos archyvą. Įstaigos vadovui leidus, į įstaigos archyvą gali būti perduodami ir laikino saugojimo (iki 10 metų) dokumentai. Dokumentams laikinai saugoti gali būti kuriami įstaigų archyvai, centriniai ir jungtiniai šakiniai archyvai.

Ruošiant dokumentus perduoti į archyvą, būtina padaryti šiuos darbus: atlikti dokumentų vertės ekspertizę, sutvarkyti ir įforminti bylas, sudaryti perduodamų bylų sąrašus.

Dokumentų vertės ekspertizė. Ruošiant dokumentus perduoti į archyvą, atliekama jų

vertės ekspertizė. Atrenkant saugotinus dokumentus, nustatoma jų socialinė: kultūrinė ir istorinė vertė, patikrinama bylos formavimo tvarka, patikslinamas saugojimo terminas.

Įstaigose dokumentų vertės ekspertizę atlieka įstaigos vadovo sudaroma dokumentų ekspertizės komisija (DEK).

Pagal tipinius nuostatus DEK rengia savo nuostatus ir juos derina su atitinkamu valstybiniu archyvu. Nuostatus tvirtina įstaigos vadovas. DEK posėdžiai protokoluojami.

Dokumentų vertės ekspertizė atliekama vadovaujantis bylų nomenklatūromis ir „Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle“, kurioje yra nurodytas dokumentų saugojimo terminas.

Iš bylų, kurių saugojimo terminas įstaigos bylų nomenklatūroje nurodytas su žyma E (ekspertizė), atrenkami dokumentai, kurių sugojimo terminas įstaigos DEK sprendimu gali būti pratęsiamas arba tokie dokumentai paliekami ilgam saugojimui.

Atliekant dokumentų vertės ekspertizę, bylos peržiūrimos ir suskirstomos. Nuolatinio ir

ilgo saugojimo bylos atitinkamai sutvarkomos ir įrašomos į apyrašus. Laikino saugojimo (iki 10 metų) bylų apyrašai nerašomi, jų apskaita vedama pagal bylų nomenklatūrą, o pasibaigus saugojimo terminui, jos nurašomos pagal naikintinų dokumentų atrinkimo aktą. Dokumentų naikinimo aktai turi būti suderinti su įstaigos DEK bei įstaigos archyvu ir patvirtinti įstaigos vadovo, tačiau bylos naikinamos tik po to, kai tų metų neterminuoto ir ilgo saugojimo bylų apyrašai yra suderinti su atitinkamu valstybiniu archyvu. Įstaigos, kurių dokumentai nepriimami į valstybinius archyvus, bylų nomenklatūras ir apyrašus derina su aukštesniosiomis organizacijomis.

Kai aktas patvirtintas, atrinktos naikinti bylos perduodamos antrinių žaliavų paruošų kontorai.

Nuolatinio ir ilgo saugojimo bylose pertvarkoma chronologinis išdėstymas (byla pradedama anksčiausiu dokumentu, baigiama – vėliausiu). Po to lapai sunumeruojami, parašomas baigiamasis įrašas, kadrų bylose sudaromas dokumentų vidaus apyrašas, įforminamas bylos titulinis lapas arba bylos viršelis.

Numeruojami visi bylos lapai, išskyrus titulinį, vidaus apyrašo, registracijos žurnalo (jei registracijos žurnalo lapai yra byloje kartu su jame užregistruotais dokumentais), baigiamojo įrašo ir tuščius lapus. Bylos vidaus apyrašo bei registracijos žurnalo lapai numeruojami atskirai. Lapo numeris rašomas arabiškais skaitmenimis viršutiniame dešiniajame kampe, neliečiant teksto. Kelių tomų bylos numeruojamos atskirai. Bet kurio formato lapas, įsiūtas į bylą vienu kraštu, numeruojamas kaip vienas lapas. Jei į bylą įsiūti vokai su fotografijomis ar dokumentais, tai indėliai numeruojami tolesniu numeriu po voko.

Sunumeravus lapus, kiekvienos bylos pabaigoje įdedamas bylos baigiamojo įrašo blankas arba tuščias popieriaus lapas, kuriame rašomas bylos baigiamasis įrašas. Tam tikslui kiekvienos bylos gale turi būti įsegtas baigiamojo užrašo blankas arba tuščias popieriaus lapas. Baigiamąjį įrašą parašo asmuo, sunumeravęs bylą. Jis įrašo savo pareigas, datą, vardo raidę bei

64

pavardę ir pasirašo. Pernumeravus bylą, įforminamas naujas baigiamasis įrašas, o senasis perbraukiamas.

Nuolatinio ir ilgo saugojimo bylos įrišamos. Tarptautinės sutartys, kai kurie kiti

aukščiausių valstybės valdžios ir valdymo įstaigų dokumentai neįrišami ir saugomi specialiuose aplankuose.

Visos nuolatinio saugojimo bylos privalo turėti titulinį lapą. Būtini titulinio lapo rekvizitai yra šie: įstaigos pavadinimas, bylos antraštė, bylos data (chronologinės ribos), lapų skaičius, saugojimo terminas. Tituliniame puslapyje parašomi su įstaigos archyvu suderinti numeriai: fondo numeris, apyrašo numeris ir bylos numeris.

Nuolatinio ir ilgo saugojimo bylos į įstaigos archyvą perduodamos pagal bylų perdavimo ir priėmimo aktą, kurį tvirtina įstaigos vadovas.

Priimant bylas iš struktūrinių dalinių į įstaigos archyvą, patikrinama, ar visos bylos tinkamai įformintos, ar nomenklatūroje numatytos nuolatinio ir ilgo saugojimo bylos įrašytos į sąrašą ir perduodamos. Jei trūksta bylų, surašomas bylų dingimo aktas, kuris pateikiamas įstaigos DEK svarstyti.

Bylų apyrašų sudarymas. Per raštvedybinius metus suformuotos ir perduotos iš įstaigos

struktūrinių padalinių į įstaigos archyvą nuolatinio, ilgo saugojimo ir personalo bylos, atlikus vertės ekspertizę, atitinkamai įforminus, surašomos į bylų apyrašus ar jų tęsinius (metinius skyrius).

Apyrašas – tai susistemintas bylų antraščių bei kitų rekvizitų sąrašas, nusakantis bylų

pobūdį bei turinį. Tai pagrindinis apskaitos dokumentas, kuris palengvina dokumentų paiešką ir jų

panaudojimą. Bylų apyrašai gali būti: nuolatinio saugojimo bylų, ilgo saugojimo bylų, asmens bylų,

asmens fondų bylų ar dokumentų, teismo bylų, mokslinių darbų ataskaitų, ligos istorijų, išradimų patentų gavimo bylų, savivaldybių ūkinių knygų, kartotekų, katalogų ir pan.

Įstaigose, kurios turi stambius struktūrinius dalinius ir tuose daliniuose yra daug

dokumentų, metinius bylų apyrašų skyrius sudaro tų struktūrinių dalinių darbuotojai, atsakingi už raštvedybą. Metodinę pagalbą jiems teikia įstaigos archyvas. Pagal šiuos apyrašus bylos perduodamos į įstaigos archyvą, kuris rašo apyrašų suvestinius metinius skyrius.

Mažose įstaigose metinius apyrašų skyrius rašo archyvo vedėjas arba asmuo, atsakingas už archyvą.

Pagrindiniai įrašymo į bylų apyrašą duomenys yra: bylos (saugojimo vieneto) numeris,

bylos antraštė, bylos chronologinės ribos, bylos lapų skaičius. Apyrašuose bylos grupuojamos pagal metus, kiekvienų raštvedybinių metų bylos – pagal

įstaigos bylų nomenklatūros skyriuose nustatytą bylų išdėstymo tvarką ir numeruojamos iš eilės. Kai bylų apyrašas sudaromas pirmą kartą, bylos numeruojamos nuo pirmojo numerio.

Bylų apyrašų skyriai sudaromi kasmet. Juose įrašomos visos tais metais pradėtos bylos, nesvarbu, ar jos tais metais baigtos. Įrašomos ir tos bylos, kurioms įstaigos bylų nomenklatūroje saugojimo terminas buvo nurodytas su žyma EK ir kurios, atlikus dokumentų vertės ekspertizę, paliktos nuolatiniam saugojimui. Kiekvienų metų apyrašų skyriuose bylos numeruojamos didėjančia tvarka.

Užbaigus apyrašo skyrių, rašomas baigiamasis apyrašo įrašas, kuriame skaitmenimis ir

žodžiais nurodomas į šį skyrių įrašytas bylų skaičius ir bendras į apyrašą įrašytų bylų nuo pirmo

65

numerio iki paskutinio. Jeigu pasitaiko praleistų eilės numerių arba tenka rašyti bylos antraštę su raidiniu numeriu, būtina apyrašo baigiamajame įraše tai nurodyti.

Pagal dokumentų saugojimo terminus sudaromi atskiri ilgo saugojimo bylų apyrašai.

Viena iš ilgo saugojimo dokumentų rūšių yra personalo dokumentai. Jiems paprastai sudaromi du apyrašai: viename įrašomi personalo įsakymai, darbuotojų sąrašai, darbuotojų asmens sąskaitų kortelės, nelaimingų atsitikimų aktai, kitame – atleistų darbuotojų asmens bylos ir asmens kortelės. Asmens bylos ir kortelės sisteminamos pavardžių abėcėlės tvarka. Jei personalo bylų nedaug, gali būti sudaromas vienas ilgo saugojimo bylų apyrašas, pirma įrašant personalo įsakymus, asmens sąskaitų korteles, po to atleistų darbuotojų asmens bylas ir korteles.

Prie įstaigos administravimo bylų apyrašo ar jo tęsinio kiekvieno egzemplioriaus

rašoma pratarmė. Pratarmėje aprašoma įstaigos veiklos istorija, funkcijos ar veiklos sritys, struktūra ir jos pasikeitimai, dokumentų, įrašytų į bylų apyrašą ar jo tęsinį, charakteristika, bylų formavimo ypatumai, pateikiama informacija apie dokumentų tvarkymą, gautus iš kitų įstaigų dokumentus (įstaigų reorganizacijų atveju). Jei yra dingusių bylų ar dokumentų, pateikiami aktai, paaiškinamos jų dingimo priežastys.

Nuolatinio (4 egz.) ir ilgo saugojimo (3 egz.) bylų apyrašai vizuojami įstaigos DEK

pirmininko ir derinami: su valstybiniu archyvu, kurio komplektavimo šaltinis įstaiga yra; su aukštesne įstaiga, kuriai ta įstaiga yra pavaldi ar priklauso jos reguliavimo sričiai, jei

įstaiga nėra valstybinių archyvų komplektavimo šaltinis. Suderinti nuolatinio ir ilgo saugojimo bylų apyrašai tvirtinami įstaigos vadovo parašu. Kai nuolatinio ir ilgo saugojimo bylų apyrašai nustatyta tvarka suderinti ir patvirtinti,

dokumentai, kurių saugojimo terminas yra pasibaigęs, atrenkami naikinti. Atrinktiems naikinti dokumentams rašomas atrinktų naikinti dokumentų (bylų) aktas.

Derinimui teikiami 2 atrinktų naikinti dokumentų (bylų) akto egzemplioriai. Vienas akto egzempliorius lieka valstybiniame archyve arba įstaigoje. su kuria aktas derinamas.

Keičiantis įmonės archyvo vedėjams arba darbuotojams, atsakingiems už archyvą struktūriniuose daliniuose, bylos ir jų apskaitos dokumentai perduodami ir priimami pagal aktą.

Bylos ir jų apskaitos dokumentai saugomi laikantis archyvų darbo taisyklių nustatytos tvarkos.

Prisiminkime:

1. Kokius raštvedybos darbus įvardijame terminu „dokumentų

apyvarta“? 2. Išvardinkite gautų dokumentų tvarkymo etapus. 3. Išvardinkite siunčiamų dokumentų tvarkymo etapus. 4. Kaip tvarkomi vidaus dokumentai? 5. Kokie rekvizitai įrašomi registruojant dokumentus? 6. Kas yra bylų nomenklatūra? 7. Kokių pagrindinių reikalavimų laikomės formuodami bylas? 8. Kas atlieka dokumentų vertės ekspertizę? 9. Kaip parengiame nuolatinio ir ilgo saugojimo bylas perduoti į

archyvą?

66

8. Dažniausiai vartojamų raštvedybos terminų žodynėlis

ADRESATAS - asmuo arba įstaiga, dokumento gavėjas. AIŠKINAMASIS RAŠTAS - dokumentas, kuriame aiškinami atskiri pagrindinio dokumento

(sąmatos, plano, ataskaitos ir pan.) klausimai. AKTAS - faktus ar įvykius patvirtinantis dokumentas, kurį surašo keli asmenys faktui ar įvykiui

patvirtinti. ANKETA - trafaretinis dokumentas, skirtas tam tikriems duomenims surinkti. APŽVALGA - dokumentas, kuriame pateikiama vieno ar kelių dokumentuose nagrinėjamų

klausimų apibendrinta charakteristika. ANOTACIJA - trumpas knygos ar straipsnio turinio išdėstymas. ARCHYVAS - institucija, kuri renka, saugo, tvarko ir tiria senus dokumentus bei rankraščius. ARCHYVO PAŽYMĖJIMAS - institucijoms ar suinteresuotiems asmenims išduodamas

dokumentas, kuriame įstaigos archyvo dokumentų pagrindu pateikiami ir patvirtinami jų pageidaujami duomenys.

APYRAŠAS - juridiškai įformintas dokumentų sąrašas. ASMENS BYLA - byla, kurioje renkami dokumentai apie asmenį (jo biografiją, išsilavinimą,

darbinę ar visuomeninę veiklą). ATASKAITA - dokumentas, pateikiamas aukštesniajai įstaigai ar pareigūnui apie darbų

parengimą ir atlikimą, planų, užduočių vykdymą, komandiruotes ir pan. AUTORIUS (DOKUMENTO) - įstaiga arba asmuo, pasirašęs dokumentą. BYLA - atskirame aplanke suformuotų dokumentų saugojimo vienetas archyve. BYLŲ NOMENKLATŪRA - susistemintas įstaigoje formuojamų bylų antraščių sąrašas su

nurodytais jų saugojimo terminais. BLANKAS - nustatyto formato popieriaus lapas su išdėstytais dokumento įforminimo

rekvizitais, susijusiais su dokumento sudarytoju, turinčiu teisės aktų suteiktus įgaliojimus.

BUHALTERINIAI DOKUMENTAI - dokumentai, būtini vesti įmonės buhalterinę apskaitą, liudijantys finansinių ir ūkinių operacijų atlikimą.

CHARAKTERISTIKA - dokumentas, kuriame aprašomos kieno nors būdingos (charakteringos) ypatybės, teigiamieji bruožai, trūkumai.

CURRICULUM VITAE - gyvenimo aprašymas įformintas trafaretine forma. CIRKULIARINIS RAŠTAS – raštas, išsiųstas vieno adresanto keliais adresais. DATA - dokumento sudarymo ar pasirašymo metai, mėnuo ir diena. DARBOTVARKĖ - dokumentas, kuriame išdėstyti susirinkime, posėdyje ar kt. renginyje

svarstytini klausimai DIREKTYVINIS DOKUMENTAS - aukštesniosios įstaigos dokumentas, kurio užduočių

vykdymas privalomas pavaldžioms įstaigoms. DOKUMENTAS - informacijos laikmena ir joje užfiksuoti pastovūs duomenys, kuriuos gali

perskaityti žmogus arba mašina. DOKUMENTO PROJEKTAS - pirminis dokumento variantas skirtas svarstyti. DOKUMENTO SUDARYTOJAS - kolegiali institucija, įstaiga, jos struktūrinis padalinys,

įstaigos vadovas, kiti asmenys, turintys teisę sudaryti dokumentus. DOKUMENTŲ APYVARTA - 1) įstaigos dokumentų tvarkymas nuo jų parengimo arba

gavimo iki perdavimo į įstaigos archyvą; 2) gautų, siunčiamų ir vidaus dokumentų kiekis įstaigoje per atitinkamą laiką.

DUBLIKATAS - dokumento egzempliorius sudarytas vietoj originalo ir turintis tokią pat juridinę galią.

67

FORMULIARAS - dokumento modelis, kuriame rekvizitai išdėstyti tam tikrame plote nustatyta logine seka.

FAKSOGRAMA - dokumento kopija, gaunama fakso aparatu. GAUTAS DOKUMENTAS - dokumentas, atsiųstas į įstaigą. GRAFIKAS - darbo planas, kuriame tiksliai nurodytos normos ir vykdymo laikas. ĮGALIOJIMAS - dokumentas, kuriuo jo pateikėjui sutiekiama teisė kito asmens ar organizacijos

vardu atlikti tam tikrus veiksmus. INFORMACINIAI DOKUMENTAI - įstaigų siunčiami ir vidaus dokumentai, kuriuose

pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su įstaigos veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis (raštai, pažymos, aktai, protokolai ir kt.).

INSTRUKCIJA - dokumentas, nustatantis ir reguliuojantis įstaigų, jų padalinių bei pareigūnų organizacinę, mokslinę, technologinę, finansinę ar kitą specialią veiklą.

INDEKSAS - sąlyginis žymėjimas, įrašomas dokumento apskaitos (registracijos) ir procese. INICIATYVINIS DOKUMENTAS - dokumentas, davęs pradžią atitinkamo klausimo

sprendimui. ĮSAKYMAS - tvarkomais dokumentas, kurį vienvaldiškumo teise nepažeisdamas savo

kompetencijos leidžia įstaigos vadovas. ĮSTATAI - dokumentas, kuris nusako įstaigos struktūrą, funkcijas, teises, pareigas ir pan. IŠRAŠAS - dokumento dalies kopija. IŠVADA - dokumentas, kuriame išdėstyta įstaigos, specialisto ar komisijos nuomonė dėl kokio

nors dokumento ar kokiu nors klausimu. KOLEGIJA - oficialiai nustatyta asmenų grupė, sudaranti tvarkomąjį organą. KORESPONDENTAS - įstaiga ar atskiras asmuo, su kuriuo susirašinėjama. KOMERCINĖ PASLAPTIS - gamybinė, mokslinė-technologinė, valdymo, finansinė ir kitokia

dokumentinė informacija, naudojama siekti komercinių tikslų, kurią verslininkas laiko konfidencialia.

KVIETIMAS - dokumentas, informuojantis apie renginį ir kviečiantis jame dalyvauti. LENTELĖ - susistemintas tekstinių ar skaitmeninių duomenų sąrašas, išdėstytas skiltyse. NORMATYVINIS DOKUMENTAS - įgalioto organo išleistas dokumentas, nustatantis

pastovias ar laikinas privalomas normas, taisykles. NUOSTATAI - dokumentas, kuris nustato įstaigos ar jos struktūrinio padalinio steigimo ir

darbo organizavimo tvarką, jų funkcijas, teises, pareigas ir pan. NURODYMAS - tvarkomasis dokumentas, kurį įstaigos vadovas leidžia vienvaldiškumo teise,

daugiausia informacinio, metodinio pobūdžio klausimais, taip pat klausimais, susijusiais su įsakymų, instrukcijų ar kitų šios ar aukštesniosios organizacijos aktų vykdymu.

NUTARIMAS - tvarkomasis dokumentas, kurį leidžia kolegialaus valdymo organas svarbiausiais principiniais jo kompetencijai priklausančiais klausimais.

ORGANIZACINIAI DOKUMENTAI - tvarkomaisiais dokumentais tvirtinami kiti teisės aktai, nustatantys įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas (nuostatai, įstatai, taisyklės, reglamentai ir kt.).

ORIGINALAS - galutinė dokumento redakcija, patvirtinta nustatyta tvarka; pirmasis (ar vienintelis) oficialaus dokumento egzempliorius.

OFERTA - raštiškas pasiūlymas dėl kontrakto sudarymo. PASIAIŠKINIMAS - aukštesnes pareigas einančiam pareigūnui pateikiamas dokumentas,

kuriame paaiškinamas koks nors veiksmas ar įvykis. PASIŪLYMAS - dokumentas, kuriame išdėstomi konkretūs pasiūlymai tam tikru klausimu. PAŽYMA - informacinio pobūdžio dokumentas, kuriame pateikiami ir aprašomi duomenys

kokiu nors klausimu arba kokie nors įvykiai, prireikus teikiamos išvados ar pasiūlymai; dokumentas, išduodamas suinteresuotoms įstaigoms arba asmenims, kuriame pateikiami ir patvirtinami duomenys apie asmenį.

68

PRANEŠIMAS - oficialaus pobūdžio informacija; susirinkime, posėdyje skaityti skirtas dokumentas, kuriame nagrinėjami tam tikri klausimai, pateikiamos išvados ar pasiūlymai.

PRAŠYMAS - pareigūnui arba įstaigai adresuojamas vieno asmens ar kolektyvinis dokumentas, kuriame išdėstomas koks nors prašymas ar pageidavimas.

PROTOKOLAS - dokumentas, kuriame fiksuojami kolegialių organų posėdžių, susirinkimų, pasitarimų, konferencijų, suvažiavimų ir kt. klausimų svarstymo eiga ir priimti nutarimai ar sprendimai.

RAŠTAS - apibendrinto turinio dokumentas, kurį viena įstaiga rašo kitai ko nors klausdama, pranešdama, informuodama.

RAŠTVEDYBA - dokumentų valdymo sistema nuo jų parengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti ar naikinti.

RAŠTVEDYBINIAI METAI - dokumentų apyvarta įstaigoje per kalendorinius metus arba per dvylika nuoseklių mėnesių.

REGISTRACIJA - dokumento sukūrimo ar jo gavimo fakto fiksavimas suteikiant jam eilės numerį ir įrašant būtinus duomenis apie dokumentą žurnale ar PK.

REKVIZITAS - dokumento sudedamoji dalis, reiškianti nustatytas dokumento rengimo ir įteisinimo procedūras ir turinti nustatytą pastovią vietą.

REKLAMACIJA - raštiškas pranešimas apie nustatytus gautos produkcijos ar atliktų darbų trūkumus, defektus.

REZOLIUCIJA - raštiškas vadovo nurodymas vykdytojui dėl dokumento užduoties įvykdymo. SĄRAŠAS - asmenų, objektų, daiktų išvardijimas atitinkama tvarka. SIUNČIAMASIS DOKUMENTAS - dokumentas, siunčiamas iš įstaigos. STANDARTAS - normatyvinis dokumentas, nustatantis vienodus reikalavimus, produkcijai,

darbams, dokumentų formoms ir kt. SUTARTIS (KONTRAKTAS) - dokumentas, kuriuo fiksuojamas šalių susitarimas, nustatantis

ir reguliuojantis kokius nors santykius. SUVESTINĖ - dokumentas, kuriame pateikiami apibendrinti duomenys vienu klausimu. TARNYBINIS PRANEŠIMAS - vadovybei adresuotas dokumentas, kuriame teikiami išvados ir

pasiūlymai kokiu nors klausimu. TEIKIMAS - įstaigos vadovybei ar aukštesniajai organizacijai adresuotas dokumentas, kuriame

išdėstomas pasiūlymas dėl darbuotojų apdovanojimo, premijų skyrimo ar pan. TELEFONOGRAMA - telefonu perduotas ir gavėjo užrašytas dokumento tekstas. TELEGRAMA - telegrafu siunčiamas įvairaus turinio dokumento tekstas. TIPINIAI DOKUMENTAI - 1) dokumentai, atspindintys vienarūšius klausimus ir įforminami

pagal vienodus pavyzdžius; 2) normatyviniai ir tvarkomieji dokumentai, nustatantys įstaigos darbo tvarką (tipiniai nuostatai), jos veiklos rūšį (tipinė sutartis).

TRAFARETINIS DOKUMENTAS - dokumentas, kuriame iš anksto atspausdintas standartinis tekstas (ar teksto dalis), papildant konkrečiu turiniu.

TVARKOMIEJI DOKUMENTAI - kolegialių institucijų, įstaigų vadovų, kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus turinčių valstybės tarnautojų leidžiami teisės aktai viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.).

VIDAUS DOKUMENTAS - dokumentas, skirtas jį sukūrusiai įstaigai. VIZA - parašas, liudijantis, kad pareigūnas susipažino su dokumentu.

69

Literatūros sąrašas

1. Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė. - V., 1999.

2. Čeikauskienė M. Verslo korespondencija ir kontraktai. D. 1,2. - V., 1997,

1998.

3. Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės./ Žin. 2001, Nr. 30-1009.

4. Kanceliarinės kalbos patarimai / Lietuvių kalbos institutas - V., 1998.

5. Kazbaras R. Komercinio bendravimo raštai. – V., 1997.

6. Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijos. / Žin. 1998, 87-2416.

7. Lietuvos Respublikos archyvų įstatymas /Žin. 1995. Nr. 107-2389.

8. Laurinavičienė A. Raštvedyba/ Lietuvos policijos akademija. – V., 1995.

9. Raštvedybos taisyklės - http://www.archyvai.lt/projektai/rastved.htm.

10. Стенюкoв M.В. Секретарское дело. – M., 1998.