KURSUS PASCA AKRAB

BENGKEL DAN PROJEK AKRAB

NORDIN YUSOFF

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

2

KAEDAH BENGKEL

• Pembahagian kumpulan

• Perbincangan dalam kumpulan

• Pembentangan

3

BEZA OPERASI DAN PROJEK

• Operasi ialah perkara-perkara yang

sedang berjalan dan berulang-ulang

• Projek pula adalah perkara-perkara

yang berbentuk sementara dan unik

4

APA DIA “EMENTARA ?

• Sementara bermaksud setiap projek

mempunyai permulaan dan berakhir

mengikut tempoh tertentu atau yang

dihadkan ATAU

• Setiap projek ada permulaan dan tempoh

tamat

5

APA ITU UNIK

• Unik bermaksud sesuatu produk atau

perkhidmatan yang berbeza daripada

kebanyakan perkara yang terdapat

pada produk-produk atau

perkhidmatan-perkhidmatan yang

sama.

6

PROJEK

• Dilaksanakan pada pelbagai peringkat, baik perseorangan atau berkumpulan

• Projek memerlukan masa mungkin 100 jam atau 10,000,000 jam atau lebih

• Projek melibatkan satu organisasi atau pelbagai organisasi

• Ianya merupakan komponen penting bagi menentukan pencapaian sesebuah organisasi dalam mencapai strategi perniagaan

7

CONTOH PROJEK

• Memajukan sesuatu perkhidmatan atau produk

• Melibatkan perubahan kepada struktur, kakitangan, atau gaya bagi sesebuah organisasi

• Projek Kempen 3S (Senyum, Sapa, Salam)

8

FASA PROSES PENGURUSAN PROJEK

PERMULAAN

PENAMATAN

PELAKSANAAN KAWALAN

PERANCANGAN

KAITAN ANTARA KUMPULAN PROSES

9

PERMULAAN

• Peringkat permulaan adalah peringkat kajian

kemungkinan, cadangan konsep, penentuan

dan mendapatkan kelulusan terutama kos bagi

melaksanakan sesuatu projek

KONSEP PERANCANGAN STRATEGIK

PERANCANGAN Perancangan merupakan satu tatacara atau aturan bekerja untuk mendapat hasil yang dapat dinyatakan dengan jelas dan tersusun dalam satu sistem membuat keputusan yang bersepadu. Berfikir tentang masa hadapan dan berusaha untuk mengawal masa depan merupakan satu komponen penting dalam perancangan. (Mintzberg, 1994 p.12).

STRATEGIK Definisi Strategik Kamus Dewan: Kebolehan dalam mengurus sesuatu dan mempunyai hala tuju yang jelas . “ Strategia”: perkataan Greek yang membawa maksud seni seorang general.

PUNCA KUASA PELAKSANAAN

1. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan

1/99 iaitu Panduan Mewujudkan

Perkhidmataan Kaunseling di

Agensi Awam.

2. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan

18 Tahun 2005, Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan

Sumber Manusia Sektor Awam. -

Garis Panduan Pelaksanaan

Pengupayaan Kendiri.

3. Buku Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam: Konsep dan

Aspirasi, Cetakan 2009 dan 2010.

12

PERANCANGAN

• Membuat perancangan teliti berdasarkan

keperluan projek dari segi sumber-sumber

yang ada berdasarkan skop, masa, kos, kualiti

dan risiko yang bakal dihadapi.

• Perancangan yang tidak menitikberatkan

keseimbangan dalam aspek tersebut akan

mengakibatkan kegagalan dalam pelaksanaan

projek

13

KAWALAN

• Kawalan merupakan aspek yang sangat penting

dalam pelaksanaan projek yang mana perlu

mematuhi segala perundangan dan prosedur-

prosedur yang telah ditetapkan. Seperti

pematuhan kepada AP,EPU,Pekeliling KPKR,

Pekeliling Perbendaharaan dsbnya.

• Tanpa kawalan, projek adalah berisiko tinggi

untuk menemui kegagalan dan cara

menyelamatkannya memerlukan kos yang tinggi

dan menjadikan projek tidak berjaya.

14

PELAKSANAAN

• Kejayaan pelaksanaan bergantung kepada

perancangan dan kawalan yang teliti

berpandukan kepada proses-proses

pengurusan projek yang seimbang dan

bersepadu supaya pelaksanaan projek dapat

diuruskan dengan betul dan teratur.

15

PENAMATAN

• Pelaksanaan projek mempunyai tempoh

tertentu iaitu bermula dan tamat. Setiap

projek yang diuruskan dengan betul dan

dikawal dengan baik akan dapat disiapkan

dengan sempurna dan digunakan

sebagaimana yang telah dirancang.

ISU-ISU PELAKSANAAN AKRAB

1. Kehadiran dan kewujudan ahli-ahli AKRAB tidak dirasai oleh warga

kerja Jabatan.

2. Kurang komitmen sebilangan di kalangan ahli-ahli AKRAB

3. Kos kewangan yang terhad untuk melaksanakan aktiviti AKRAB di

jabatan.

4. Terdapat sebilangan ahli-ahli AKRAB yang perlukan motivasi dan

sokongan pengurusan.

5. Tidak mempunyai masa yang mencukupi untuk terlibat dan membuat

perancangan Aktiviti AKRAB.

6. Terlibat dengan kes-kes yang boleh mencemarkan imej ahli-ahli AKRAB

7. Kurang keyakinan dan kemahiran dalam aktiviti membimbing rakan

sekerja.

8. Tiada pengiktirafan yang khusus kepada ahli-ahli AKRAB yang

menunjukkan komitmen yang tinggi.

9. AKRAB tidak mempunyai hala tuju yang jelas.

10. Terlalu formal menyebabkan tidak menepati visi dan misi penubuhan

AKRAB

ASAS PERANCANGAN STRATEGI AKRAB

• KEWANGAN

• PENGLIBATAN

• KEPAKARAN

• PROAKTIF DAN KERJASAMA PENGURUSAN ERAT BOLEH MENYUMBANG

• PERSONEL DAN KEMAHIRAN

• TERLALU FORMAL DAN EKSPEKTASI TINGGI

• KEMUDAHAN FIZIKAL

• AKRAB YANG BERSEDIA

KEKUATAN KELEMAHAN

HALANGAN PELUANG

STRATEGI LAUTAN BIRU

PUTRAJAYA: Datuk Seri Najib Razak mahukan setiap

anggota pentadbiran awam menerapkan empat

elemen penting yang terkandung dalam "Strategi

Lautan Biru" dalam pengurusan tugas mereka.

Empat elemen tersebut ialah "mengurang",

"menghapus", "mewujud" dan "menambah

peluang". Beliau berkata, dengan menerapkan

elemen tersebut, pencapaian dan keberhasilan

sektor pentadbiran awam akan terus meningkat.

"Jadi dengan cara pendekatan seperti ini, saya

percaya kita akan dapat melihat pendekatan

kerajaan ini bukanlah melalui aspek agenda utama

sahaja.

MENGURANG

MENGHAPUS

MEWUJUD

MENAMBAH PELUANG

MODEL PERANCANGAN AKRAB

PENGURUSAN

MBJ

(PEKERJA)

RAKAN

SEKERJA

AKRAB

•PENCALONAN DI PERINGKAT KEMENTERIAN KE URUSETIA JPA

JUN-JULAI

•PENILAIAN BERTERUSAN PERINGKAT 2

•PELANTIKAN PANEL

OGOS-SEPTEMBER •PENILAIAN PERINGKAT 3

•LAWATAN PANEL PENILAI KE AGENSI

• SEKIRANYA PERLU

OKTOBER

•PENILAIAN PERINGKAT 4

•CALON PERINGKAT AKHIR MEMBUAT PEMBENTANGAN DI JPA

NOVEMBER •PENILAIAN AKHIR DAN

PENGUMUMAN DI MAJLIS TAULIAH

•PENYEDIAAN DOKUMEN

DISEMBER

AKTIVITI PERBENGKELAN MELIBATKAN

KUMPULAN

• KUMPULAN 1 – TUGASAN PEMBINAAN IDENTITI

(PERSONAL)

• KUMPULAN 2 - TUGASAN PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN NETWORKING

(SOSIAL)

• KUMPULAN 3 - TUGASAN KEMAHIRAN PERUNDINGAN/MEMBIMBING

(PROFESIONAL)

• KUMPULAN 4 - TUGASAN KEMPEN BUDAYA KERJA CEMERLANG

(BUDAYA)

• KUMPULAN 5 - TUGASAN PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN AKRAB.

22

RUMUSAN

• Walau apa pun, kita cuma merancang dan

melaksana. Kepimpinan yang baik dan hubungan

baik antara sesama manusia adalah sama penting

dan mustahak untuk mencapai kejayaan.

• Kepimpinan yang kompeten dan keupayaan

mengurus merupakan faktor-faktor lain yang sama

penting untuk memastikan kejayaan pelaksanaan

projek.

KURSUS PASCA AKRAB

STRATGI PERANCANGAN PROGRAM

DAN PELAKSANAAN AKRAB

NORDIN YUSOFF

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

2

APA MAKNA PROJEK ?

• PROJEK ADALAH SATU USAHA

SEMENTARA YANG DILAKSANAKAN

UNTUK MEWUJUDKAN SATU

PRODUK ATAU PERKHIDMATAN YANG

UNIK

3

BEZA OPERASI DAN PROJEK

• Operasi ialah perkara-perkara yang

sedang berjalan dan berulang-ulang

• Projek pula adalah perkara-perkara

yang berbentuk sementara dan unik

4

APA DIA “EMENTARA ?

• Sementara bermaksud setiap projek

mempunyai permulaan dan berakhir

mengikut tempoh tertentu atau yang

dihadkan ATAU

• Setiap projek ada permulaan dan tempoh

tamat

5

APA ITU UNIK

• Unik bermaksud sesuatu produk atau

perkhidmatan yang berbeza daripada

kebanyakan perkara yang terdapat

pada produk-produk atau

perkhidmatan-perkhidmatan yang

sama.

6

PROJEK

• Dilaksanakan pada pelbagai peringkat, baik perseorangan atau berkumpulan

• Projek memerlukan masa mungkin 100 jam atau 10,000,000 jam atau lebih

• Projek melibatkan satu organisasi atau pelbagai organisasi

• Ianya merupakan komponen penting bagi menentukan pencapaian sesebuah organisasi dalam mencapai strategi perniagaan

7

CONTOH PROJEK

• Memajukan sesuatu perkhidmatan atau produk

• Melibatkan perubahan kepada struktur, kakitangan, atau gaya bagi sesebuah organisasi

• Projek Kempen 3S (Senyum, Sapa, Salam)

8

FASA PROSES PENGURUSAN PROJEK

PERMULAAN

PENAMATAN

PELAKSANAAN KAWALAN

PERANCANGAN

KAITAN ANTARA KUMPULAN PROSES

9

PERMULAAN

• Peringkat permulaan adalah peringkat kajian

kemungkinan, cadangan konsep, penentuan

dan mendapatkan kelulusan terutama kos bagi

melaksanakan sesuatu projek

KONSEP PERANCANGAN STRATEGIK

PERANCANGAN Perancangan merupakan satu tatacara atau aturan bekerja untuk mendapat hasil yang dapat dinyatakan dengan jelas dan tersusun dalam satu sistem membuat keputusan yang bersepadu. Berfikir tentang masa hadapan dan berusaha untuk mengawal masa depan merupakan satu komponen penting dalam perancangan. (Mintzberg, 1994 p.12).

STRATEGIK Definisi Strategik Kamus Dewan: Kebolehan dalam mengurus sesuatu dan mempunyai hala tuju yang jelas . “ Strategia”: perkataan Greek yang membawa maksud seni seorang general.

PUNCA KUASA PELAKSANAAN

1. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan

1/99 iaitu Panduan Mewujudkan

Perkhidmataan Kaunseling di

Agensi Awam.

2. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan

18 Tahun 2005, Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan

Sumber Manusia Sektor Awam. -

Garis Panduan Pelaksanaan

Pengupayaan Kendiri.

3. Buku Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam: Konsep dan

Aspirasi, Cetakan 2009 dan 2010.

12

PERANCANGAN

• Membuat perancangan teliti berdasarkan

keperluan projek dari segi sumber-sumber

yang ada berdasarkan skop, masa, kos, kualiti

dan risiko yang bakal dihadapi.

• Perancangan yang tidak menitikberatkan

keseimbangan dalam aspek tersebut akan

mengakibatkan kegagalan dalam pelaksanaan

projek

13

KAWALAN

• Kawalan merupakan aspek yang sangat penting

dalam pelaksanaan projek yang mana perlu

mematuhi segala perundangan dan prosedur-

prosedur yang telah ditetapkan. Seperti

pematuhan kepada AP,EPU,Pekeliling KPKR,

Pekeliling Perbendaharaan dsbnya.

• Tanpa kawalan, projek adalah berisiko tinggi

untuk menemui kegagalan dan cara

menyelamatkannya memerlukan kos yang tinggi

dan menjadikan projek tidak berjaya.

14

PELAKSANAAN

• Kejayaan pelaksanaan bergantung kepada

perancangan dan kawalan yang teliti

berpandukan kepada proses-proses

pengurusan projek yang seimbang dan

bersepadu supaya pelaksanaan projek dapat

diuruskan dengan betul dan teratur.

15

PENAMATAN

• Pelaksanaan projek mempunyai tempoh

tertentu iaitu bermula dan tamat. Setiap

projek yang diuruskan dengan betul dan

dikawal dengan baik akan dapat disiapkan

dengan sempurna dan digunakan

sebagaimana yang telah dirancang.

ISU-ISU PELAKSANAAN AKRAB

1. Kehadiran dan kewujudan ahli-ahli AKRAB tidak dirasai oleh warga

kerja Jabatan.

2. Kurang komitmen sebilangan di kalangan ahli-ahli AKRAB

3. Kos kewangan yang terhad untuk melaksanakan aktiviti AKRAB di

jabatan.

4. Terdapat sebilangan ahli-ahli AKRAB yang perlukan motivasi dan

sokongan pengurusan.

5. Tidak mempunyai masa yang mencukupi untuk terlibat dan membuat

perancangan Aktiviti AKRAB.

6. Terlibat dengan kes-kes yang boleh mencemarkan imej ahli-ahli AKRAB

7. Kurang keyakinan dan kemahiran dalam aktiviti membimbing rakan

sekerja.

8. Tiada pengiktirafan yang khusus kepada ahli-ahli AKRAB yang

menunjukkan komitmen yang tinggi.

9. AKRAB tidak mempunyai hala tuju yang jelas.

10. Terlalu formal menyebabkan tidak menepati visi dan misi penubuhan

AKRAB

ASAS PERANCANGAN STRATEGI AKRAB

• KEWANGAN

• PENGLIBATAN

• KEPAKARAN

• PROAKTIF DAN KERJASAMA PENGURUSAN ERAT BOLEH MENYUMBANG

• PERSONEL DAN KEMAHIRAN

• TERLALU FORMAL DAN EKSPEKTASI TINGGI

• KEMUDAHAN FIZIKAL

• AKRAB YANG BERSEDIA

KEKUATAN KELEMAHAN

HALANGAN PELUANG

STRATEGI LAUTAN BIRU

PUTRAJAYA: Datuk Seri Najib Razak mahukan setiap

anggota pentadbiran awam menerapkan empat

elemen penting yang terkandung dalam "Strategi

Lautan Biru" dalam pengurusan tugas mereka.

Empat elemen tersebut ialah "mengurang",

"menghapus", "mewujud" dan "menambah

peluang". Beliau berkata, dengan menerapkan

elemen tersebut, pencapaian dan keberhasilan

sektor pentadbiran awam akan terus meningkat.

"Jadi dengan cara pendekatan seperti ini, saya

percaya kita akan dapat melihat pendekatan

kerajaan ini bukanlah melalui aspek agenda utama

sahaja.

MENGURANG

MENGHAPUS

MEWUJUD

MENAMBAH PELUANG

MODEL PERANCANGAN AKRAB

PENGURUSAN

MBJ

(PEKERJA)

RAKAN

SEKERJA

AKRAB

•PENCALONAN DI PERINGKAT KEMENTERIAN KE URUSETIA JPA

JUN-JULAI

•PENILAIAN BERTERUSAN PERINGKAT 2

•PELANTIKAN PANEL

OGOS-SEPTEMBER •PENILAIAN PERINGKAT 3

•LAWATAN PANEL PENILAI KE AGENSI

• SEKIRANYA PERLU

OKTOBER

•PENILAIAN PERINGKAT 4

•CALON PERINGKAT AKHIR MEMBUAT PEMBENTANGAN DI JPA

NOVEMBER •PENILAIAN AKHIR DAN

PENGUMUMAN DI MAJLIS TAULIAH

•PENYEDIAAN DOKUMEN

DISEMBER

AKTIVITI PERBENGKELAN MELIBATKAN

KUMPULAN

• KUMPULAN 1 – TUGASAN PEMBINAAN IDENTITI

(PERSONAL)

• KUMPULAN 2 - TUGASAN PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN NETWORKING

(SOSIAL)

• KUMPULAN 3 - TUGASAN KEMAHIRAN PERUNDINGAN/MEMBIMBING

(PROFESIONAL)

• KUMPULAN 4 - TUGASAN KEMPEN BUDAYA KERJA CEMERLANG

(BUDAYA)

• KUMPULAN 5 - TUGASAN PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN AKRAB.

22

RUMUSAN

• Walau apa pun, kita cuma merancang dan

melaksana. Kepimpinan yang baik dan hubungan

baik antara sesama manusia adalah sama penting

dan mustahak untuk mencapai kejayaan.

• Kepimpinan yang kompeten dan keupayaan

mengurus merupakan faktor-faktor lain yang sama

penting untuk memastikan kejayaan pelaksanaan

projek.