1

BÀI 1: NGÔN NGỮ HỌC VĂN BẢN

1. Khái niệm

Ngữ pháp học truyền thống, trong khi chỉ quan tâm đến những đơn vị ngôn

ngữ trong phạm vi câu, chưa đi sâu nghiên cứu chức năng giao tiếp của ngôn

ngữ cũng như quá trình tiếp nhận và tạo lập các tín hiệu giao tiếp bằng ngôn ngữ,

do đó không đủ khả năng giải thích nhiều hiện tượng biểu hiện trong phạm vi

câu nhưng lại có liên quan đến những cơ chế ngoài câu như điệp, đối, việc lựa

chọn các quán từ, vai trò của đại từ, từ nối, các mối liên kết giữa các câu, v.v.

Điều này khiến cho nó không đáp ứng được các nhu cầu thực tiễn trong phân

tích tác phẩm văn học hay phân tích và xây dựng các loại văn bản khác nhau.

Ngữ pháp văn bản ra đời nhằm giải quyết những hạn chế của ngữ pháp

trong phạm vi câu. Tuy nhiên, cách gọi tên bộ môn ngôn ngữ học này trong tiếng

Việt có phần không chính xác, không phản ánh đúng quan niệm được chấp nhận

trong ngôn ngữ học Âu châu, bởi vì thuật ngữ văn bản (text) của các ngôn ngữ

Âu châu có thể gây ra sự hiểu nhầm trong tiếng Việt, nơi mà thuật ngữ này vẫn

được hiểu theo nghĩa hẹp hơn: ‘sản phẩm ngôn ngữ viết’ hay ‘ngôn phẩm viết’.

Do vậy, cần phải hiểu từ ‘văn bản’ theo nghĩa rộng hơn. Ở đây thuật ngữ ‘ngữ

pháp văn bản’ bao hàm việc nghiên cứu văn bản không chỉ với tư cách là loại

ngôn phẩm viết, mà còn cả với tư cách là những ngôn phẩm nói có cấu trúc của

những chỉnh thể trên câu. Như vậy, với tư cách là một thuật ngữ ngôn ngữ học,

‘văn bản’ trong tiếng Việt từ nay cũng bao gồm cả những ngôn phẩm nói.

Ngữ pháp văn bản thường được dùng như là một thuật ngữ đồng nghĩa với

ngôn ngữ học văn bản, tuy rằng ngôn ngữ học văn bản có phạm vi nghiên cứu

rộng hơn, ví dụ như nó nghiên cứu cả những vấn đề siêu văn bản (hipertekst).

Bên cạnh hai thuật ngữ tương đương này còn có một thuật ngữ khác dùng để chỉ

một bộ môn khoa học khác nhưng đôi khi lại được dùng theo nghĩa giống như

ngữ pháp văn bản, đó là văn bản học (tekstologia) (ví dụ: J. Bartmiński ). Tuy

nhiên, theo cách hiểu của phần lớn các nhà ngôn ngữ học thì ‘ngữ pháp văn bản’

và ‘văn bản học’ là hai lĩnh vực khoa học khác nhau, vì quan tâm đến những vấn

đề khác nhau: ‘văn bản học’ thường được dùng với nghĩa là ngành khoa học

nghiên cứu các văn bản (chủ yếu là văn học) dưới góc độ so sánh nhằm tìm ra

những thay đổi trong những văn bản đó. Mục đích chủ yếu của ‘văn bản học’ là

phát hiện những chỗ sai sót hay khác biệt của các văn bản để xác định văn bản

gốc và các dị bản, những chỗ sáng tạo trong văn bản, lai lịch của văn bản hoặc

để phục vụ cho công việc biên tập.

2. Liên kết văn bản và một số phương thức liên kết văn bản phổ biến

Tính liên kết của văn bản là tính chất kết hợp, gắn bó, ràng buộc qua lại

giữa các cấp độ đơn vị dưới văn bản. Ðó là sự kết hợp, gắn bó giữa các câu trong

đoạn, giữa các đoạn, các phần, các chương với nhau, xét về mặt nội dung cũng

như hình thức biểu đạt. Trên cơ sở đó,tính liên kết của văn bản thể hiện ở hai

mặt: liên kết nội dung và liên kết hình thức.

2

a) Tính liên kết nội dung:

Nội dung văn bản bao gồm hai nhân tố cơ bản: đề tài và chủ đề (hay còn

gọi là chủ đề và lô-gích). Do đó, tính liên kết về mặt nội dung thể hiện tập trung

qua việc tổ chức, triển khai hai nhân tố này, trên cơ sở đó hình thành 2 nhân tố

liên kết: liên kết đề tài và liên kết chủ đề (còn gọi là liên kết chủ đề và liên kết

lô-gích).

Liên kết đề tài là sự kết hợp, gắn bó giữa các cấp độ đơn vị dưới văn bản

trong việc tập trung thể hiện đối tượng mà văn bản đề cập đến. Trong bài Thằng

Bờm, các câu đều tập trung vào hai đối tượng: Thằng Bờm và phú ông. Trong

bài Hoàng Lê nhất thống chí, các đoạn, các câu trong từng đoạn đều tập trung

vào quyển tiểu thuyết này hay tập trung vào các đối tượng vốn xuất hiện trong

tác phẩm: vua chúa, quan lại, kiêu binh, các mối quan hệ phong kiến. Ðó là biểu

hiện cụ thể của sự liên kết về đề tài. Liên kết chủ đề là sự tương hợp mang tính

lô-gích về nội dung nghĩa giữa các cấp độ đơn vị dưới văn bản. Ðó là sự tương

hợp về nội dung miêu tả, trần thuật hay bàn luận giữa các câu, các đoạn, các

phần trong văn bản. Một văn bản được xem là có liên kết lô-gích khi nội dung

miêu tả, trần thuật, bàn luận giữa các câu, các đoạn, các phần không rời rạc hay

mâu thuẫn với nhau, ngoại trừ trường hợp người viết cố tình tạo ra sự mâu thuẫn

nhắm vào một mục đích biểu đạt nào đó.

Xem lại bài Thằng Bờm, chúng ta thấy, nội dung trần thuật giữa các câu

thể hiện rõ qua hành động mang tính chất đề nghị trao đổi của phú ông và thái

độ, phản ứng của thằng Bờm trước các đề nghị cụ thể. Thằng Bờm đã lần lượt

từ chối hết đề nghị này đến đề nghị khác của phú ông cho đến khi phú ông đưa

ra nắm xôi, thằng Bờm đồng ý. Ðến đó, cuộc trao đổi kết thúc. Ðó là biểu hiện

cụ thể của liên kết chủ đề trong bài đồng dao này.

Trong bài Hoàng Lê nhẩt thống chí, trước hết chúng ta thấy các đoạn văn

(phần Khai triển) đều tập trung vào việc triển khai hai mặt chủ đề mà câu chủ đề

đã nêu ra. Bên cạnh đó, một số đoạn văn (c, d, e, f) có nội dung bàn luận tương

hợp chặt chẽ với nhau, thể hiện qua việc cùng nên lên tính chất băng hoại, xấu

xa của các thế lực như vua chúa Lê - Trịnh, văn quan võ tướng, kiêu binh và các

mối quan hệ phong kiến. Tiếp thao, đoạn (g) bàn luận về sức mạnh của phong

trào Tây Sươn - mặt chủ đề thứ hai của văn bản. Còn lại, đoạn (h) bàn luận về

nghệ thuật của Hoàng Lê nhẩt thống chí. Ði sâu vào nội dung bàn luận trong

từng đoạn, tình hình cũng tương tự. Như vậy, văn bản này liên kết rất chặt chẽ

về mặt chủ đề.

b) Liên kết hình thức:

Liên kết hình thức trong văn bản là sự kết hợp, gắn bó giữa các cấp độ

đơn vị dưới văn bản xét trên bình diện ngôn từ biểu đạt, nhằm hình thức hoá,

hiện thực hoá mối quan hệ về mặt nội dung giữa chúng.

Như đã nói, liên kết nội dung với hai nhân tố đề tài và chủ đề thể hiện qua

mối quan hệ giữa các câu, các đoạn, các phần..., xoay quanh đề tài và chủ đề của

3

văn bản. Mối quan hệ này mang tính chất trừu tượng, không tường minh. Do đó,

trong quá trình tạo văn bản, người viết (người nói) bao giờ cũng phải vận dụng

các phương tiện ngôn từ cụ thể để hình thức hoá, xác lập mối quan hệ đó. Toàn

bộ các phương tiện ngôn từ có giá trị xác lập mối quan hệ về nội dung giữa các

câu, các đoạn... là biểu hiện cụ thể của liên kết hình thức.

Liên kết hình thức trong văn bản được phân chia thành nhiều phương thức

liên kết. Mỗi phương thức liên kết là một cách tổ chức sự liên kết, bao gồm nhiều

phương tiện liên kết khác nhau có chung đặc điểm nào đó. Nhìn chung, liên kết

hình thức bao gồm các phép liên kết: lặp ngữ âm, lặp từ vựng, thế đồng nghĩa,

liên tưởng, đối nghịch, thế đại từ, tỉnh lược cấu trúc, lặp cấu trúc và tuyến tính.

Các phép liên kết này sẽ được xem xét cụ thể trong tổ chức của đoạn văn - đơn

vị cơ sở và là đơn vị điển hình của văn bản. Các phép liên kết này cũng được

vận dụng giữa các đoạn, phần... trong văn bản. Ðiều đó có nghĩa là liên kết hình

thức thể hiện ở nhiều cấp độ trong văn bản. Trong văn bản, liên kết nội dung và

liên kết hình thức có mối quan hệ biện chứng với nhau, trong đó, liên kết nội

dung quy định liên kết hình thức.

3. Phong cách văn bản

Phong cách hành chính tồn tại chủ yếu dưới dạng viết. Chức năng của

phong cách này là thông báo. Việc thông báo bằng giấy tờ, văn kiện nghiêm túc.

3.1. Phương tiện chữ viết:

Tính chất thể thức nghiêm trang của công việc hành chính đòi hỏi văn bản

hành chính các loại phải trình bày dưới dạng chữ in hoặc chữ viết theo những

mẫu thống nhất, do cơ quan có thẩm quyền quy định.

3.2. Phương tiện từ ngữ:

Lựa chọn từ ngữ chính xác về mặt nội dung, từ ngữ trang trọng hoặc trung

hòa với sắc thái biểu cảm, biểu hiện tính chất thể chế nghiêm chỉnh của giấy tờ,

văn kiện hành chính.

Tính chính xác của từ ngữ là yêu cầu nghiêm ngặt đặt ra với văn bản hành

chính, vì sự mơ hồ về từ ngữ sẽ gây ra những hậu quả nghiêm trọng không lường

hết được trong quá trình thực hiện các văn bản hành chính.

Phong cách hành chính: Không dùng khẩu ngữ vì sắc thái biểu cảm âm

tính, tính thủ quan không thích hợp với tính chất thể chế, trang trọng cần có của

phong cách hành chính.

Phong cách hành chính: Dùng lớp từ dựng hành chính để đảm bảo tính

chính xác, nghiêm trang, có thể chế của diễn đạt hành chính.

3.3. Phương tiện cú pháp:

Phong cách hành chính dùng kiểu câu tường thuật là chủ yếu, các kiểu câu

cảm thán, nghi vấn không thích hợp.

4

Phong cách hành chính: Dùng nhiều kiểu câu phức hợp để trình bày trọn

vẹn nội dung có nhiều ý gắn kết với nhau của những quyết định, chỉ thị...

Không cho phép sử dụng câu có quan hệ cú pháp các phần không rõ ràng,

khiến nội dung câu văn bị hiểu theo nhiều cách.

3.4. Phương pháp diễn đạt:

Phong cách hành chính cần loại câu có lượng thông tin cao.

Với những văn bản có nội dung cô đúc còn cần kèm theo các bản hướng

dẫn thực hiện quy chế, thông tư...

Phong cách hành chính: Luôn thể hiện sự chính xác trong nội dung, tính

đơn nghĩa để mọi người cùng hiểu và cùng thực hiện theo một cách thức.

Là văn bản có quan hệ đến thể chế quốc gia, xã hội có tổ chức nên sự diễn

đạt phải luôn thể hiện tính nghiêm túc. Tính biểu cảm phải được thể hiện cẩn

trọng.

5

BÀI 2: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ

1. Khái niệm

1.1. Văn bản

Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.

Phương tiện giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài người.

Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thưc hiện được những không gian cách

biệt qua nhiều thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực

hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản.

Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn bản:

- Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trong các

hoạt động khác nhau của đời sống xã hội”;

- Quan niệm 2: Quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một chỉnh

thể ngôn ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có thể có một đầu đề, có

tính nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, được tổ chức theo một kết cấu

chặt chẽ”;

- Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng của các nhà nghiên cứu hành

chính: “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn

ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”.

1.2. Văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước (VBQLNN) là những quyết định và thông tin

quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban

hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước

đảm bảo thi hành bằng những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnh các mối

quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ

chức và công dân.

1.3. Văn bản quản lý hành chính nhà nước

Văn bản QLHCNN là một bộ phận của văn bản QLNN, bao gồm những

văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ quan hành chính nhà

nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong

hoạt động chấp hành và điều hành. Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập

pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền

tư pháp (bản án, cáo trạng,...) không phải là văn bản QLHCNN.

2. Phân loại văn bản quản lý nhà nước

2.1. Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) là văn bản do cơ quan nhà nước có

thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử

sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội và được Nhà nước đảm bảo thực

hiện.

6

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:

+ Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội

+ Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội

+ Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước

+ Nghị định của Chính phủ

+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

+ Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông

tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao

+ Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao

+ Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ

+ Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước

+ Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban Thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính

phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội

+ Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện

trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan

ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân

dân tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.

+ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp

+ Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp

2.2. Văn bản hành chính

2.2.1. Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường dùng để chuyển đạt thông tin trong hoạt

động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết

định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại

các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các

cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa tổ chức và công dân. Văn bản hành chính

đưa ra các quyết định quản lý, do đó, không dùng để thay thế cho văn bản quy

phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt.

Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản hình thành trong hoạt động

quản lý nhà nước, được sử dụng giải quyết những công việc có tính chất như hướng

dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo…

Các loại văn bản hành chính

+ Công văn

+ Thông cáo

+ Thông báo

+ Báo cáo

7

+ Tờ trình

+ Biên bản

+ Dự án, đề án

+ Kế hoạch, chương trình

+ Diễn văn

+ Công điện

+ Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ

phép,…)

+ Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình,…)

2.2.2. Văn bản hành chính cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý hành chính thành

văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền

ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng áp

dụng một lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ rõ.

Các loại văn bản hành chính cá biệt:

+ Lệnh: là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành

nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

+ Nghị quyết: là một trong những hình thức văn bản do một tập thể chủ

thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

+ Nghị định quy định cụ thể về tổ chức, địa giới hành chính thuộc thẩm

quyền của Chính phủ.

+ Quyết định là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban

hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

+ Chỉ thị: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành có

tính đặc thù, nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới có quan hệ

trực thuộc về tổ chức với chủ thể ban hành. Chỉ thị thường dùng để đôn đóc nhắc

nhở cấp dưới thực hiện những quyết định, chính sách đã ban hành.

+ Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy,… có tính chất nội bộ. Đây là loại

văn bản được ban hành bằng một văn bản khác, trình bày những vấn đề có liên

quan đến các quy định về hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhất định.

2.2.3. Văn bản chuyên môn - kỹ thuật

Đây là các văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một

số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ

chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải tuân thủ theo mẫu

quy định của các cơ quan nói trên, không tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức

của những văn bản đã được mẫu hóa.

8

Văn bản chuyên môn được hình thành trong một số lĩnh vực cụ thể của

quản lý nhà nước như tài chính, ngân hàng, giáo dục... hoặc là các văn bản được

hình thành trong các cơ quan tư pháp và bảo vệ pháp luật. Các loại văn bản này

nhằm giúp cho các cơ quan chuyên môn thực hiện một số chức năng được Ủy

quyền, giúp thống nhất quản lý hoạt động chuyên môn. Những cơ quan không

được nhà nước Ủy quyền không được phép ban hành văn bản này.

Văn bản kỹ thuật là các văn bản được hình thành trong một số lĩnh vực

như kiến trúc, xây dựng, khoa học công nghệ, địa chất, thỦy vănm,.. Đó là các

bản vẽ được phê duyệt, nghiệm thu và đưa vào áp dụng trong thực tế đời sống

xã hội. Các văn bản này có giá trị pháp lý để quản lý các hoạt động chuyên môn,

khoa học kỹ thuật.

9

BÀI 3: YÊU CẦU CHUNG VỀ KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN

1. Yêu cầu chung về nội dung văn bản

Văn bản quản lý hành chính nhà nước dưới các hình thức và hiệu lực pháp

lý khác nhau có giá trị truyền đạt các thông tin quản lý, phản ánh và thể hiện

quyền lực nhà nước, điều chỉnh các quan hệ xã hội, tác động đến quyền, lợi ích

của cá nhân, tập thể, nhà nước. Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu quản lý, văn bản quản

lý hành chính nhà nước cần đảm bảo những yêu cầu về nội dung sau:

1.1. Tính mục đích

Để đạt được yêu cầu về tính mục đích, khi soạn thảo văn bản cần xác định

rõ:

- Sự cần thiết và mục đích ban hành văn bản;

- Mức độ, phạm vi điều chỉnh;

- Tính phục vụ chính trị:

+ Đúng đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước;

+ Phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức;

- Tính phục vụ nhân dân.

1.2. Tính công quyền

- Văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước ở các mức độ khác

nhau, đảm bảo cơ sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền

đạt ý chí của cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác;

- Tính cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn

bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước;

- Nội dung của văn bản QPPL phải được trình bày dưới dạng các các

QPPL: giả định - quy định; giả định - chế tài;

- Để đảm bảo có tính công quyền, văn bản phải có nội dung hợp pháp,

được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định.

1.3. Tính khoa học

Một văn bản có tính khoa học phải bảo đảm:

- Các quy định đưa ra phải có cơ sở khoa học, phù hợp với quy luật phát

triển khách quan tự nhiên và xã hội, dựa trên thành tựu phát triển của khoa học

- kỹ thuật;

- Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết;

- Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm

bảo chính xác, cụ thể;

- Bảo đảm sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ;

- Sử dụng tốt ngôn ngữ hành chính - công cụ chuẩn mực;

10

- Đảm bảo tính hệ thống (tính thống nhất) của văn bản. Nội dung của văn

bản phải là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước

nói chung, không có sự trùng lặp, mâu thuẫn, chồng chéo trong một văn bản và

hệ thống văn bản;

- Nội dung của văn bản phải có tính dự báo cao;

- Nội dung cần được hướng tới quốc tế hóa ở mức độ thích hợp.

1. 4. Tính đại chúng

- Văn bản phải phản ánh ý chí, nguyện vọng chính đáng và bảo vệ quyền,

lợi ích của các tầng lớp nhân dân;

- Văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với đối tượng thi hành.

1. 5. Tính khả thi

Tính khả thi của văn bản là kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về

tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng và tính công quyền. Ngoài ra, để

các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn

phải hội đủ các điều kiện sau:

- Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành

hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi

hành;

- Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo

đảm thực hiện các quyền đó;

- Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn

bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.

1.6. Tính pháp lý

Văn bản quản lý hành chính nhà nước phải bảo đảm cơ sở pháp lý để nhà

nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của các cơ quan nhà nước

tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác. Văn bản đảm bảo tính pháp lý khi:

a. Nội dung điều chỉnh đúng thẩm quyền do luật định

- Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề

thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình.

- Thẩm quyền của các cơ quan hành chính nhà nước được quy định trong

nhiều văn bản quy phạm pháp luật như Hiến pháp, Luật Tổ chức Chính phủ, Luật

Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, các nghị định của Chính phủ

quy định nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang bộ, các

nghị định của Chính phủ,…

b. Nội dung của văn bản phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành

Xuất phát từ vị trí chính trị, pháp lý của cơ quan nhà nước trong cơ cấu

quyền lực nhà nước, bộ máy nhà nước là một hệ thống thứ bậc thống nhất, vì

11

vậy, mọi văn bản do cơ quan nhà nước ban hành cũng phải tạo thành một hệ

thống, thống nhất có thứ bậc về hiệu lực pháp lý. Điều đó thể hiện ở những điểm

sau:

- Văn bản của cơ quan quản lý hành chính được ban hành trên cơ sở của

Hiến pháp, luật;

- Văn bản của cơ quan quản lý hành chính ban hành phải phù hợp với văn

bản của cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp;

- Văn bản do cơ quan cấp dưới ban hành phải phù hợp với văn bản của cơ

quan cấp trên;

- Văn bản của cơ quan quản lý hành chính có thẩm quyền chuyên môn

phải phù hợp với văn bản của cơ quan quản lý hành chính có thẩm quyền chung

cùng cấp ban hành;

- Văn bản của người đứng đầu cơ quan làm việc theo chế độ tập thể phải

phù hợp với văn bản do tập thể cơ quan ban hành;

- Văn bản phải phù hợp với điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc

tham gia.

c. Nội dung văn bản phải phù hợp với tính chất pháp lý của mỗi nhóm trong hệ

thống văn bản

- Mỗi văn bản trong hệ thống có thể chia thành nhiều loại, theo hiệu lực

pháp lý, mỗi loại có tính chất pháp lý khác nhau, không được sử dụng thay thế

cho nhau;

- Khi ban hành văn bản cá biệt, văn bản chuyên ngành phải dựa trên cơ sở

văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính thông thường không được trái

với văn bản cá biệt và văn bản quy phạm pháp luật. Để sửa đổi, bổ sung thay thế

một văn bản phải thể hiện bằng văn bản có tính chất và hiệu lực pháp lý cao hơn

hoặc tương ứng.

d. Văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, thể hiện

- Có căn cứ cho việc ban hành;

- Những căn cứ pháp lý đang có hiệu lực pháp luật vào thời điểm ban

hành;

- Cơ quan, thủ trưởng đơn vị trình dự thảo văn bản có thẩm quyền xây

dựng dự thảo và trình theo quy định của pháp luật.

2. Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản

a. Khái niệm phong cách ngôn ngữ

Việc sử dụng ngôn ngữ là một phần quan trọng trong các yếu tố cấu thành

chất lượng của một văn bản quản lý hành chính nhà nước. Soạn thảo văn bản

quản lý đòi hỏi phải biết lựa chọn, sử dụng ngôn ngữ. Khi soạn thảo văn bản, xử

lý thông tin ngôn ngữ cần được xem là một giai đoạn có tầm quan trọng đặc biệt.

12

Trong vấn đề này, nắm vững phong cách của văn bản hành chính và vận dụng

chúng một cách thích hợp là một điều kiện thiết yếu.

Ngôn ngữ là công cụ giao tiếp chủ yếu của con người và là một hệ thống

tín hiệu đặc biệt - phong phú, đa dạng và tinh tế.

Sự lựa chọn và sử dụng các phương tiện ngôn ngữ phù hợp, phụ thuộc

vào các yếu tố ngoài ngôn ngữ như hoàn cảnh giao tiếp, đề tài và mục đích giao

tiếp, nhân vật tham dự giao tiếp,... Sự lựa chọn này không chỉ có tính chất cá

nhân mà còn có tính chất cộng đồng, hình thành nên những cách thức lựa chọn

và sử dụng ngôn ngữ có tính chất truyền thống, chuẩn mực của toàn xã hội, tạo

nên những khuôn mẫu trong hoạt động lời nói hay còn gọi là phong cách ngôn

ngữ. Phong cách ngôn ngữ là các dạng tồn tại của ngôn ngữ dân tộc biểu thị quy

luật lựa chọn, sử dụng các phương tiện ngôn ngữ tùy thuộc vào các nhân tố ngoài

ngôn ngữ như hoàn cảnh giao tiếp, đề tài và mục đích giao tiếp, đối tượng tham

gia giao tiếp.

Do đó, có thể hiểu phong cách ngôn ngữ là những khuôn mẫu của hoạt

động ngôn ngữ hình thành từ thói quen lựa chọn và sử dụng ngôn ngữ có tính

chất truyền thống, tính chất chuẩn mực xã hội, trong việc xây dựng các lớp văn

bản tiêu biểu.

b. Các phong cách ngôn ngữ tiếng Việt

Các phong cách ngôn ngữ cơ bản trong tiếng Việt:

- Phong cách ngôn ngữ khoa học;

- Phong cách ngôn ngữ báo chí;

- Phong cách ngôn ngữ chính luận;

- Phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ;

- Phong cách ngôn ngữ văn chương;

- Phong cách ngôn ngữ sinh hoạt.

Trong các phong cách kể trên, phong cách ngôn ngữ hành chính - công

vụ (hay còn gọi là phong cách ngôn ngữ hành chính) là khuôn mẫu để xây dựng

văn bản quản lý nói chung trong đó có văn bản quản lý nhà nước. Nói cách khác,

ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước thuộc phong cách ngôn ngữ hành chính.

c. Đặc trưng của ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước

Đặc trưng của ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước là phải đảm bảo

phản ánh đúng nội dung cần truyền đạt, sáng tỏ các vấn đề, không để người đọc,

người nghe không hiểu hoặc hiểu nhầm, hiểu sai. Do đó, ngôn ngữ trong văn bản

quản lý nhà nước có các đặc trưng sau:

- Tính chính xác, rõ ràng

+ Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng ngữ pháp, đúng chính

tả, dùng từ, đặt câu,…);

13

+ Thể hiện đúng nội dung mà văn bản muốn truyền đạt;

+ Tạo cho tất cả mọi đối tượng tiếp nhận có cách hiểu như nhau theo một

nghĩa duy nhất;

+ Đảm bảo tính logic, chặt chẽ;

+ Phù hợp với từng loại văn bản và hoàn cảnh giao tiếp.

- Tính phổ thông đại chúng

Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những ngôn

ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hóa tối ưu.

“Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông, cách diễn

đạt phải đơn giản, dễ hiểu. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội

dung thì phải được định nghĩa trong văn bản” (Điều 5, Luật Ban hành văn bản

quy phạm pháp luật).

Việc lựa chọn ngôn ngữ trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính là

một việc quan trọng. Cần lựa chọn ngôn ngữ thận trọng, tránh dùng các ngôn

ngữ cầu kỳ, tránh sử dụng ngôn ngữ và diễn đạt suồng sã.

- Tính khuôn mẫu

Khác với các phong cách ngôn ngữ khác, ngôn ngữ trong văn bản thuộc

phong cách hành chính có tính khuôn mẫu ở mức độ cao. Văn bản cần được trình

bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung

cần thiết vào chỗ trống. Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa

học và tính văn hóa của công văn giấy tờ.

Tính khuôn mẫu còn thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính - công

vụ, các quán ngữ kiểu: “Căn cứ vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các … chịu

trách nhiệm thi hành … này”…, hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu

trúc ngữ pháp, dàn bài có sẵn,… Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn

thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, cho phép

ấn bản số lượng lớn, trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện

đại.

- Tính khách quan

Nội dung của văn bản phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị, bởi lẽ loại

văn bản này là tiếng nói quyền lực của nhà nước chứ không phải tiếng nói riêng

của một cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo.

Là người phát ngôn cho cơ quan, tổ chức công quyền, các cá nhân không được

tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản, mà phải nhân

danh cơ quan trình bày ý chí của nhà nước. Chính vì vậy, cách hành văn biểu

cảm thể hiện tình cảm, quan điểm cá nhân không phù hợp với văn phong hành

chính - công vụ. Tính khách quan, phi cá nhân của văn bản gắn liền với chuẩn

mực, kỉ cương, vị thế, tôn ti mang tính hệ thống của cơ quan nhà nước, có nghĩa

là tính chất này được quy định bởi các chuẩn mực pháp lý.

14

Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao,

kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao,

đạt hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước.

- Tính trang trọng, lịch sự

Văn bản quản lý nhà nước là tiếng nói của cơ quan công quyền, nên phải

thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng

với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản.

Hơn nữa, văn bản phản ánh trình độ văn minh quản lý của dân tộc, của đất

nước. Muốn các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính đi vào ý thức

của mọi người dân, không thể dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không nghiêm

túc, mặc dù văn bản có chức năng truyền đạt mệnh lệnh, ý chí quyền lực nhà

nước. Đặc tính này cần (và phải được) duy trì ngay cả trong các văn bản kỷ luật.

Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp “văn

minh hành chính” của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền hiện đại.

3. Yêu cầu về thể thức và ky thuật trình bày văn bản

Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố thông tin cấu thành văn bản nhằm bảo

đảm cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt

động của các cơ quan. Có những yếu tố mà nếu thiếu chúng, văn bản sẽ không hợp

thức.

Thể thức là đối tượng chủ yếu của những nghiên cứu về tiêu chuẩn hóa

văn bản. Nói cách khác, khi xem xét các yêu cầu để làm cho văn bản được soạn

thảo một cách khoa học, thống nhất thì đối tượng trước hết được quan tâm chính

là các bộ phận tạo thành văn bản. Ngoài việc nghiên cứu hình thức văn bản thì

việc nghiên cứu kết cấu của văn bản, nội dung thông tin của từng yếu tố trong văn

bản và mối quan hệ giữa chúng với nhau, với mục tiêu sử dụng văn bản là vô cùng

quan trọng. Tất cả những yếu tố này đều có khả năng làm tăng lên hay hạ thấp giá

trị của các văn bản trong thực tế.

Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một loại văn bản có tính đặc thù

cao so với các loại văn bản khác.Với hệ thống văn bản này, tất cả những yếu tố

cấu thành và liên quan như chủ thể ban hành, quy trình soạn thảo, nội dung, và

đặc biệt là hình thức ít hay nhiều đều phải tuân theo những khuôn mẫu nhất định.

Một trong những phương diện của phạm trù hình thức văn bản quản lý hành

chính nhà nước là thể thức văn bản.

3. 1. Khái niệm thể thức văn bản

Theo Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và

Văn phòng Chính phủ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và phần quy

định chung của Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ

thuật trình bày văn bản hành chính, thể thức văn bản được quan niệm là tập hợp

các thành phần cấu tạo văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối

15

với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể

đối với một số loại văn bản nhất định.

Trong thực tế công tác văn bản tại các cơ quan, tổ chức, thể thức văn bản

thường được hiểu là tập hợp các thành phần (yếu tố) cấu thành văn bản và sự

thiết lập, trình bày các thành phần đó theo đúng những quy định của pháp luật

hiện hành.

Cách quan niệm này rất phổ biến bởi tính đầy đủ, cụ thể và hàm chứa yêu

cầu cập nhật tạo điều kiện thuận lợi cho người soạn thảo văn bản trong việc đáp

ứng các yêu cầu về thể thức của hệ thống văn bản được xây dựng và ban hành.

3. 2. Các thành phần thể thức

Theo quy định hiện nay, thể thức văn bản quản lý hành chính bao gồm hai

loại thành phần thể thức:

- Các thành phần chung;

- Các thành phần bổ sung.

Các thành phần chung là các yếu tố bắt buộc phải trình bày trong hầu hết

các văn bản của cơ quan tổ chức.

Các thành phần bổ sung bao gồm các yếu tố được sử dụng trong một số

trường hợp cụ thể đối với từng văn bản do yêu cầu công tác riêng biệt của các cơ

quan, tổ chức.

a. Các thành phần thể thức chung bao gồm:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ;

- Tên cơ quan ban hành

- Số và ký hiệu;

- Địa danh và ngày tháng năm ban hành;

- Tên loại;

- Trích yếu;

- Nội dung;

- Thẩm quyền người ký; chữ ký; họ tên người ký;

- Con dấu;

- Nơi nhận.

b. Các yếu tố thể thức bổ sung

- Dấu chỉ độ mật, khẩn;

- Tên người chế bản, số lượng bản, số phát hành;

- Các dấu hiệu sao y, sao lục, trích sao;

- Các yếu tố chỉ dẫn phạm vi phổ biến;

16

- Địa chỉ, số điện thoại, số fax của cơ quan ban hành… Mỗi yếu tố thể

thức kể trên đều chứa đựng những thông tin cần thiết cho việc hình thành, sử

dụng, quản lý văn bản. Mặt khác, chúng có tầm ảnh hưởng không nhỏ tới quá

trình thực hiện văn bản trong thực tế hoạt động của các tổ chức cơ quan.

c. Thiết lập và trình bày thể thức văn bản

Định hướng chung của việc trình bày các yếu tố thể thức là nhằm hướng

tới tính pháp lý, tính khoa học, tính văn hóa và đảm bảo yếu tố mỹ quan cho văn

bản. Vì vậy, cần thực hiện tốt những yêu cầu đặt ra đó là:

- Thiết lập nội bộ các yếu tố theo đúng quy định và phù hợp với các quy

tắc hành chính hiện hành;

- Sắp đặt vị trí các yếu tố trên sơ đồ văn bản một cách khoa học;

- Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ hợp lý trong khuôn khổ quy định của các

văn bản pháp lý.

Việc quy định về kỹ thuật trình bày văn bản không những nhằm giải quyết

một cách tốt nhất nhiệm vụ đặc biệt quan trọng của công tác văn thư trong các

cơ quan mà còn hướng tới mục tiêu lâu dài đó là công cuộc chuẩn hóa, mẫu hóa

toàn bộ hệ thống văn bản, đó là mục tiêu của chính sách cải cách hành chính mà

Đảng và nhà nước đã đề ra.

1) Quốc hiệu và tiêu ngữ

Văn bản quản lý nhà nước lấy Quốc hiệu làm tiêu đề. Dưới Quốc hiệu là

tiêu ngữ. Quốc hiệu biểu thị tên nước và thể chế chính trị của đất nước, ngoài ra

tiêu ngữ còn thể hiện rõ mục tiêu của cách mạng Việt Nam và nguyện vọng của

dân tộc Việt Nam.

Ngoài yếu tố chính trị, yếu tố này còn có ý nghĩa văn hóa độc đáo là nhấn

mạnh sự khác biệt giữa hệ thống văn bản quản lý nhà nước với các hệ thống văn

bản quản lý của tổ chức chính trị và các tổ chức chính trị xã hội khác.

Vị trí trình bày của yếu tố này là trên cùng, góc phải, trang đầu của mỗi

văn bản, ngang hàng với tên cơ quan ban hành văn bản.

Quốc hiệu được trình bày ở dòng trên, được viết theo kiểu chữ in hoa,

đứng đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13;

Tiêu ngữ được trình bày ở dòng dưới và được viết theo kiểu chữ thường,

đứng, đậm, cỡ chữ 13- 14. Giữa ba từ tạo thành tiêu ngữ có gạch nối ngắn. Dưới

cùng trình bày một gạch ngang nét liền, độ dài bằng độ dài của dòng tiêu ngữ.

Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

17

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là yếu tố đề cập đích xác tên chủ

thể ban hành văn bản, tạo sự thuận tiện cho việc trao đổi xung quanh những vấn

đề mà văn bản đặt ra.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành có ý nghĩa quan trọng đối với những người

có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát công tác xây dựng và ban hành văn bản thông

qua việc cung cấp những thông tin về cơ quan, tổ chức ban hành như chế độ làm

việc, thẩm quyền ký, vị trí cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành chính… Đây

chính là những thông tin giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu và xử lý những trường

hợp sai phạm.

Lưu ý: yếu tố này được đặt trong các văn bản khác nhau tùy thuộc vào

chế độ làm việc của cơ quan, tổ chức ban hành. Trừ trường hợp cơ quan ban

hành là cơ quan thẩm quyền chung và các cơ quan chuyên môn đầu ngành trong

cả nước (các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ), hay các cơ quan

thuộc Quốc hội (Văn phòng Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các ủy ban của Quốc

hội).

Trong văn bản của các cơ quan khác yếu tố này thường bao gồm hai thành

phần là: tên cơ quan trực tiếp ban hành văn bản và tên cơ quan quản lý cấp trên.

Yêu cầu đặt ra khi soạn thảo văn bản là phải ghi tên cơ quan, tổ chức ban

hành văn bản một cách đầy đủ và chính xác theo tên gọi được ghi trong văn bản

thành lập hoặc văn bản phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động của cơ quan đó.

Vị trí trình bày yếu tố này như sau: trên cùng góc trái trang đầu của mỗi

văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu.

- Tên cơ quan ban hành văn bản được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng,

đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13.

Nếu trình bày tên cơ quan chủ quản thì kiểu chữ cũng là in hoa, đứng

nhưng không đậm. Dưới cùng trình bày một gạch ngang nét liền, độ dài khoảng

bằng 1/3 hoặc 1/2 độ dài của dòng trên, đặt cân đối ở giữa so với dòng trên.

Ví dụ:

BỘ TÀI CHÍNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN

SỞ CÔNG THƯƠNG

3) Số và ký hiệu văn bản

- Số văn bản: yếu tố này chỉ rõ thứ tự ban hành văn bản, giúp cho nhân

viên văn thư vào sổ đăng ký và lưu trữ văn bản theo tiêu chí về thời gian, ngoài

ra nó còn giúp cho việc tra tìm và sử dụng văn bản lưu trữ được thuận lợi, dễ

dàng.

18

- Số trong văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu bằng số 01và kết

thúc bằng số cuối cùng trong một năm.

- Ký hiệu văn bản: là tổ hợp của chữ viết tắt tên loại văn bản, tên cơ quan

và tên đơn vị soạn thảo văn bản. Khi thiết lập yếu tố này chúng ta cần phân biệt

ký hiệu riêng cho một số loại văn bản có chữ viết tắt giống nhau:

Ví dụ:

Lệnh

Luật

Chỉ thị

Chương trình

Thông tư

Tờ trình

Quyết định

-L

- Lt

-CT

-CTr

-TT

-TTr

- QĐ

- Số và ký hiệu văn bản có tên loại (quyết định, thông báo, báo cáo,…)

Số: …………../ Tên loại văn bản – Tên cơ quan

Ví dụ: Số: 09/ QĐ - UBND

- Đối với văn bản QPPL số và ký hiệu được trình bày theo thứ tự:

Số:…/ năm ban hành/ viết tắt tên loại văn bản - viết tắt tên cơ quan ban

hành văn bản

- Số và ký hiệu văn bản không tên loại (các loại công văn)

Đây là loại văn bản thường được quan niệm là không có tên loại, có cách

viết số và ký hiệu riêng như sau:

Số…/ viết tắt tên cơ quan ban hành- viết tắt tên bộ phận soạn thảo

Ví dụ: Số: 08/UBND - VP

4) Địa danh và ngày tháng năm (thời điểm) ban hành văn bản

- Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính

nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Cách thiết lập yếu tố này được quy

định như sau:

Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức được thực hiện theo

quy định tại Điều 9 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV, theo đó, địa danh ghi

trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh,

thành phố trực thuộc trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã,

phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành

chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi

tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.

19

- Thời điểm ban hành ghi trên văn bản là ngày tháng năm văn bản được

ký ban hành hoặc được thông qua.

- Đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và số chỉ tháng nhỏ hơn 3 thì phải

viết thêm số 0 ở đằng trước đề phòng trường hợp giả mạo.

- Không được dùng các dấu gạch ngang(-), dấu chấm (.) hoặc dấu gach

chéo (/) để thay thế cho các từ “ngày, tháng, năm’’.

Vị trí của của yếu tố địa danh và thời điểm ban hành là ở bên phải văn

bản phía dưới Quốc hiệu và tiêu ngữ.

Lưu ý: một số loại văn bản như luật, pháp lệnh hay biên bản, hợp đồng…,

yếu tố này có thể được trình bày ở những vị trí khác.

- Địa danh và thời điểm ban hành văn bản được viết theo kiểu chữ thường,

nghiêng, cỡ chữ 13 đến 14. Khi trình bày sau tên địa danh có dấu phẩy (,). Ví

dụ: Hà Nội, ngày 30 tháng 4 năm 2012.

5) Tên loại văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng hình thức văn bản được ban hành. Đây

là yếu tố biểu hiện rõ giá trị pháp lý và mục đích sử dụng của văn bản trong từng

tình huống quản lý hành chính. Vì thế, tên loại văn bản là một trong những tiêu

chí quan trọng để tiến hành, kiểm tra, theo dõi nhằm đánh giá và điều chỉnh công

tác xây dựng và ban hành văn bản trong các cơ quan trên phương diện thẩm

quyền ban hành, lựa chọn tên loại, kết cấu nội dụng và hình thức văn bản.

- Trong sơ đồ văn bản, vị trí của tên loại là dưới yếu tố địa danh, đặt cân

đối giữa dòng. Tên loại được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ từ 14

đến 15 đối với văn bản QPPL và cỡ chữ 14 đối với văn bản quản lý thông thường.

6) Trích yếu

Trích yếu thường là một câu hoặc một mệnh đề ngắn gọn, cô đọng phản

ánh trung thực nội dung chính của văn bản.

Đối với các văn bản có trình bày tên loại, trích yếu được viết theo kiểu

chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 14 và được đặt ngay dưới vị trí tên loại. Phía bên

dưới trích yếu có một gạch ngang nét liền, độ dài khoảng bằng 1/3 đến 1/2 độ

dài dòng trên, đặt cân đối ở giữa.

Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về quản lý các công trình quốc gia

- Đối với các công văn, trích yếu được viết theo kiểu chữ thường, đứng,

không đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13 và đặt ở vị trí dưới số và ký hiệu văn bản.

Ví dụ:

Số:123/UBND-VP

20

V/v đề nghị phối hợp công tác điều tra dân số

7) Nội dung

Nội dung là thành phần chính yếu của mỗi văn bản.

- Đối với văn bản QPPL, tùy theo từng thể loại mà bố trí các đơn vị nội

dung cho phù hợp. Trừ trường hợp luật, pháp lệnh được thực hiện theo Luật Ban

hành văn bản QPPL, về cơ bản, thành phần các văn bản QPPL khác được quy

định bố cục như sau:

+ Nghị quyết: điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.

+ Nghị định: chương, mục, điều, khoản, điểm.

+ Quyết định: điều, khoản, điểm.

+ Thông tư; mục, khoản, điểm.

+ Các văn bản đi kèm với nghị định, quyết định; chương, mục, điều,

khoản, điểm.

- Văn bản cá biệt được bố cục:

+ Quyết định cá biệt: điều, khoản, điểm.

+ Chỉ thị cá biệt: khoản, điểm.

+ Các văn bản đi kèm Quyết định: chương, mục, điều, khoản, điểm.

Lưu ý: Đối với các văn bản hành chính thông thường, nếu nội dung văn

bản phức tạp, nhiều cấp độ ý thì có thể bố cục theo phần, mục, khoản, điểm.

Trường hợp văn bản ngắn, đơn giản thì tuân theo kết cấu thông thường của một

văn bản viết theo kiểu văn xuôi hành chính.

- Khi trình bày, cần lưu ý một số điểm sau đây:

+ Trừ các đề mục, còn toàn bộ nội dung văn bản được viết thống nhất theo

kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ từ 13 đến 14.

+ Khi chế bản trên máy tính, những chỗ ngắt đoạn, xuống dòng phải trình

bày chữ đầu tiên của đoạn mới lùi vào 1tab (từ 1cm đến 1,27cm); khoảng cách

giữa các đoạn văn bản là 6pt;

Khoảng cách giữa các dòng trong mỗi đoạn có thể là cách dòng đơn (single

line spacing) hoặc 15pt (exactly line spacing) trở lên.

+ Đối với các văn bản chia ra nhiều cấp độ nội dung, việc trình bày các đề

mục và số thứ tự các đơn vị nội dung phải tuân theo chỉ dẫn tại phần hướng dẫn

kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản tại các thông tư hướng dẫn

thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của nhà nước.

8) Thẩm quyền, chữ ký, họ tên của người kí văn bản

a) Quyền hạn, chức vụ của người ký

21

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt TM. (thay mặt) vào

trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ

viết tắt KT. (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu;

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt TL. (thừa lệnh) vào

trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;

- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì ghi chữ viết tắt TUQ. (thừa ủy quyền)

vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người có

thẩm quyền kí văn bản trong cơ quan tổ chức ban hành. Trừ một số trường hợp

nhất định (văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành,

văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy quyền), còn lại chỉ được ghi chức danh của người

đứng đầu cơ quan, tổ chức mà không trình bày lại tên cơ quan, tổ chức đó trong

thành phần chủ yếu của thể thức này.

Quyền hạn và chức vụ của người ký văn bản được viết theo kiểu chữ in

hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14.

b) Chữ ký của người ký văn bản

Người có thẩm quyền ký văn bản cần kiểm tra kỹ nội dung văn bản trước

khi ký; yêu cầu ký đúng thẩm quyền; không được ký bằng bút chì, bút mực đỏ

hoặc loại mực dễ phai mờ.

c) Họ tên của người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của

người ký văn bản

Đối với VBQPPL và VBHC, trước họ tên của người ký không ghi học

hàm, học vị và các danh hiệu cao quý khác, trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp

giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học.

Họ tên của người ký văn bản viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ

chữ từ 13, 14.

Ví dụ:

TL. CHỦ TỊCH

KT. CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ VĂN PHÒNG

Lưu Tiến Minh

9) Dấu của cơ quan ban hành văn bản

Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn

thư, Nghị định số 31/2009/ NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ

sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử

dụng con dấu và các quy định có liên quan khác. Cụ thể như sau:

22

+ Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định;

+ Không đóng dấu khống chỉ;

+ Dấu đóng đúng vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;

+ Việc đóng dấu treo do người ký ban hành văn bản quyết định. Trong

những trường hợp này, dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ

quan, tổ chức ban hành hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

10) Nơi nhận

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn

bản với những trách nhiệm cụ thể như để thực hiện, để phối hợp thực hiện, để

kiểm tra, giám sát, để biết, để lưu.

Danh sách nơi nhận cụ thể do cơ quan, đơn vị, hoặc cá nhân chủ trì soạn

thảo và người ký văn bản quyết định. Việc xác định nơi nhận văn bán phải căn

cứ vào quy định của pháp luật về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và quan hệ

công tác của cơ quan.

a) Nơi nhận của văn bản có tên loại bao gồm từ “nơi nhận” và phần liệt

kê tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản. Yếu tố này được trình

bày tại góc trái, dưới cùng trang cuối của mỗi văn bản.

Từ “nơi nhận” được viết kiểu chữ thường, nghiêng, đậm, cỡ chữ 12. Tên

các cơ quan, tổ chức, đơn vị, các cá nhân nhận văn bản viết theo kiểu chữ thường,

đứng, cỡ chữ 11.

Sau từ “nơi nhận” có dấu hai chấm (:)

Trước tên các thành phần nhận văn bản có dấu gạch ngang (-)

Sau tên mỗi thành phần nhận có dấu chấm phẩy (;)

Sau phần nhận cuối cùng là dấu chấm (.).

Lưu ý: Có thể viết tắt thành phần lưu văn bản.

b) Nơi nhận của công văn hành chính bao gồm hai phần

- Phần thứ nhất bao gồm từ “kính gửi” và phần liệt kê tên các cơ quan, tổ

chức hoặc cá nhân nhận văn bản. Phần này được trình bày ở vị trí bên trên phần

nội dung văn bản (Thay vào vị trí tênloại công văn) được viết theo kiểu chữ

thường, đứng, cỡ chữ 14;

- Phần thứ hai bao gồm từ “nơi nhận” và phần liệt kê các nơi nhận cụ thể

(thành phần được liệt kê đầu tiên trong phần này là những nơi như đã trình bày

ở trên). Phần này cũng có vị trí và cách trình bày giống thể thức của nơi nhận

trong văn bản có tên loại.

- Định lề trang văn bản

Văn bản QLNN được trình bày trên khổ giấy A4 với cách định lề trang

như sau:

23

- Lề trên: cách mép trên trang giấy từ 20 đến 25mm;

- Lề dưới; cách mép dưới trang giấy từ 20 đến 25m;

- Lề trái: cách mép bên trái trang giấy từ 30 đến 35mm;

- Lề phải: cách mép bên phải trang giấy từ 15 đến 20mm.

Ngoài các yếu tố thể thức bắt buộc của văn bản được trình bày trên đây,

trong một số trường hợp còn xuất hiện các yếu tố bổ sung tùy thuộc vào mục

đích sử dụng văn bản trong những tình huống quản lý cụ thể. Cách thiết lập và

trình bày các yếu tố đó đều được quy định cụ thể tại các văn bản pháp luật của

Nhà nước.

4. Yêu cầu về hình thức kí văn bản

- Văn bản do người có thẩm quyền ký. Trên chữ ký phải ghi thẩm quyền,

chức vụ của người ký.

Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký

văn bản trong cơ quan, tổ chức. Chỉ ghi chức danh như Chủ tịch, Phó Chủ tịch,

Giám đốc, Phó Giám đốc…, không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản

liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; văn bản ký thừa

lệnh, thừa ủy quyền và những trường hợp cần thiết khác do các cơ quan, tổ chức

quy định cụ thể.

Việc ghi quyền hạn và chức vụ người ký cần sử dụng đúng hình thức đề

ký theo quy định, cụ thể như sau:

+ Trường hợp người ký là thủ trưởng cơ quan, đơn vị làm việc theo chế

độ thủ trưởng thì ghi chức vụ của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Ví dụ:

GIÁM ĐỐC

Nguyễn Văn A

TRƯỞNG PHÒNG

Nguyễn Văn A

+ Ký thay mặt ( TM); Trường hợp văn bản được thảo luận tập thể và

quyết định theo đa số ở cơ quan tổ chức làm việc theo chế độ tập thể thì trên

chức vụ người ký đề TM. (thay mặt) cơ quan, tổ chức.

Ví dụ:

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CHỦ TỊCH

24

Nguyễn Văn A Nguyễn Văn A

+ Ký chứng thực: Áp dụng đối với văn bản QPPL của Quốc hội và Hội

đồng nhân dân. Chủ tịch Quốc hội hay Chủ tịch Hội đồng nhân dân ký xác nhận

nội dung của văn bản.

Ví dụ: CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn A

+ Ký thay (KT): Trường hợp người ký là cấp phó ký các văn bản thuộc

các lĩnh vực được phân công phụ trách thì trước chức vụ đề KT. ( ký thay) thủ

trưởng cơ quan, đơn vị.

Ví dụ:

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn A

KT. GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

Nguyễn Văn A

+ Ký quyền (Q.): Trường hợp người ký là quyền thủ trưởng cơ quan, đơn

vị theo quyết định bổ nhiệm thì trước chức vụ đề Q. (quyền).

Ví dụ:

Q. GIÁM ĐỐC

Nguyễn Văn A

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

Q. CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn A

+ Ký thừa ủy quyền (TUQ.): Trường hợp đặc biệt, khi người đứng đầu

cơ quan ủy quyền cho một cán bộ phụ trách dưới một cấp ký một số văn bản mà

theo quy định người đứng đầu cơ quan phải ký thì trước chức vụ đề TUQ. (thừa

ủy quyền) thủ trưởng cơ quan, tổ chức:

Ví dụ:

TUQ. THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP

TUQ.GIÁM ĐỐC

CHÁNH VĂN PHÒNG

25

Nguyễn Văn A

Nguyễn Văn A

+ Ký thừa lệnh (TL): Trường hợp người ký là thủ trưởng các đơn vị, bộ

phận dưới một cấp ký một số loại văn bản HCTT thì trước chức vụ đề TL. (thừa

lệnh) thủ trưởng cơ quan, tổ chức.

Ví dụ:

TL.GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH

Nguyễn Văn A

TL. TỔNG GIÁM ĐỐC

KT. CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

Nguyễn Văn A

Lưu ý:

Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của

Nhà nước hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo của người

ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đồng không

được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người

ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép

sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo

trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới.

Ví dụ:

KT. TRƯỞNG BAN

PHÓ TRƯỞNG BAN

TM. HỘI ĐỒNG

CHỦ TỊCH

- Đối với văn bản có từ hai thẩm quyền ký trở lên như văn bản liên tịch,

hợp đồng, biên bản…, thẩm quyền ký được dàn đều sang hai bên, thẩm quyền

ký của cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo, hoặc thẩm quyền cao nhất được trình

bày trên cùng bên phải. Đồng thời cần phải nhắc lại cơ quan, tổ chức ban hành.

5. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản

4.1. Bước 1: Điều tra, nghiên cứu, thu thập thông tin và xử lý thông tin.

Phân tích, đánh giá tình hình làm căn cứ cho việc ra quyết định. Dự đoán, lập

phương án và chọn phương án tốt nhất.

4.2. Bước 2: Soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản cần phải đưa ra thảo luận để lấy ý kiến một số cơ quan

(chính quyền, chuyên môn) có liên quan đến thẩm quyền và trách nhiệm. Có loại

lấy ý kiến có tính chất bắt buộc (phải có ý kiến của người có trách nhiệm); có

loại lấy ý kiến có tính chất tham khảo.

26

Trong công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, dù là quản lý hành

chính hay quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý trật tự trị an đều cần có sự tham

gia của quần chúng. Việc phát huy vai trò của nhân dân lao động tham gia quản

lý kinh tế, quản lý xã hội cần được các cơ quan lãnh đạo và quản lý đặt ra và

thực hiện đúng ngay từ khi chuẩn bị các chủ trương, chính sách.

Các văn bản quản lý có nội dung chính trị - xã hội - kinh tế - kỹ thuật sâu

sắc cần phải được các chuyên gia có kiến thức và kinh nghiệm về các lĩnh vực

đó góp ý kiến, phải thực sự dân chủ, chống chủ quan, bảo thủ, độc đoán.

Các văn bản lấy ý kiến rộng rãi qua phương tiện thông tin đại chúng, cần

chú ý không được làm lộ bí mật quốc gia.

4.3. Bước 3: Thông qua văn bản

Quyết định phải được thông qua đúng thủ tục quy định:

- Thông qua theo chế độ tập thể và biểu quyết;

- Thông qua theo chế độ một thủ trưởng.

4.4. Bước 4: Ban hành văn bản

Khi ban hành văn bản cần lưu ý nguyên tắc, thể thức và quy chế xây dựng

và ban hành văn bản. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung và

hình thức văn bản.

4.5. Bước 5: Gửi và lưu trữ văn bản

27

BÀI 4: SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN THÔNG DỤNG

1. Thông báo

1.1. Khái niệm

Thông báo là một văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt

nội dung một quyết định, tin tức, một sự việc, thông tin về hoạt động của các cơ

quan, tổ chức cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan để biết để thực hiện.

Thông báo còn được dùng để giới thiệu một chủ trương một chính sách được thể

chế hóa bằng văn bản thích hợp. Trong trường hợp này thông báo mang tính chất

phổ biến chính sách, chủ trương, được các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng để

định hướng công việc của các đơn vị trực thuộc hoặc để phân phối công tác với

các cơ quan có liên quan.

1.2. Yêu cầu thông báo

Tùy theo mục đích sử dụng thông báo mà người soạn thảo bố cục nội dung

cho phù hợp. Nôi dung thông báo có thể không cần phần trình bày lý do hoặc

nhận định một số loại văn bản khác, mà giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo.

Do yêu cầu của thông báo là thông tin nhanh, kịp thời đến đối tượng nên phải

viết ngắn, cụ thể, dễ hiểu, dùng thể loại văn mô tả, tường thuật, không yêu cầu

phải lập luận hay nhận định dài dòng. Người soạn thảo thông báo cần xác định

rõ mục đích của thông báo, nôi dung thông báo và thẩm quyền ra thông báo.

1.3. Cấu trúc của thông báo

Cấu trúc của một thông báo thường gồm ba phần :

- Phần mở đầu: Nêu mục đích, chủ thể và thẩm quyền thông báo, đối

tượng tiếp nhận thông báo. Nếu chủ thể thông báo sử dụng thẩm quyền cao hơn

(thừa lệnh cấp trên) để thông báo phải ghi rõ trong phần mở đầu.

- Phần nội dung: Nêu rõ nội dung cần thông báo đến đối tượng tiếp nhận.

Tùy theo nội dung cần thông báo, người soạn thảo có thể viết phần này

thành một đoạn văn, nhiều đoạn văn hoặc trình bày theo hệ thống đề mục (bằng

số Ả rập).

- Phần kết thúc : Nhấn mạnh nội dung cần thông báo, xác định thời gian

có hiệu lực và các quy tắc xử sự được áp dụng nếu có phạm vi.

1.4. Các loại thông báo thường sử dụng

a. Thông báo truyền đạt một văn bản mới ban hành, một chủ trương, một

chính sách mới…

Nội dung cần thể hiện:

- Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt;

- Tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản cần truyền đạt;

- Yêu cầu quán triệt triển khai thực hiện.

28

b. Thông báo một sự việc, một tin tức

Nội dung thể hiện:

- Nêu ngày, giờ họp, thành phần tham dự người chủ trì cuộc họp;

- Tóm tắt các quyết định của hội nghị cuộc họp;

- Nêu các nghị quyết của hội nghị (nếu có).

c. Thông báo về nhiệm vụ được giao

Nội dung cần thể hiện:

- Ghi gắn gọn đầy đủ nhiệm vụ được giao;

- Nêu nhưng yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ;

- Nêu các biện pháp cần được áp dụng để triển khai thực hiện.

d. Thông báo về các quan hệ mới trong hoạt động của bộ máy quản lý và

lãnh đạo

Nội dung cần thể hiện:

- Ghi rõ, đầy đủ tên cơ quan chủ quản, tên trụ sở, số điện thoại, fax;

- Ngày, tháng, năm thay đổi.

c. Thông báo về thông tin trong hoạt động quản lý

Nội dung cần thể hiện:

- Ghi rõ nội dung hoạt động quản lý;

- Lý do phải tiến hành các hoạt động quản lý;

- Thời gian tiến hành (thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc).

1.5. Mẫu trình bày thông báo

a. Mẫu chung

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1)

Số.../ TB - ....(2)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200

THÔNG BÁO

Về việc ………….(6)………………..

Phần mở đầu: Nêu rõ mục đích, chủ thể và thẩm quyền thông báo

29

……………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

Phần nội dung: Nêu cụ thể nội dung cần thông báo (Nếu chỉ thông báo

một nội dung thì trình bày bằng một đoạn văn. Nếu thông báo nhiều nội dung thì

trình bày thành nhiều đoạn văn hay bằng hệ thống đề mục).

……………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

Phần kết thúc: Nêu rõ yêu cầu thực hiện, thời gian tổ chức và hiệu lực thi

hành, những quy tắc xử sự sẽ được áp dụng (nếu có)./.

Nơi nhận:

- ..........;

- ..........;

- Lưu: ......

CHỨC VỤ QUYỀN HẠN NGƯỜI KÝ

(Ký tên, đóng dấu)

Họ tên đầy đủ

b. Mẫu minh hoạ

UỶ BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH (1)

Số..../TB - UBND(2)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

(3)Thành phố Hồ Chí Minh, ngày ... tháng..... năm

20...

THÔNG BÁO

Về nghỉ Tết dương lịch và treo cờ Tổ quốc

Ngày 01 tháng 01 năm 2010

Theo quy định tại Luật sửa đổi, bổ sung Điều 75 Bộ luật Lao động ngày 11 tháng 4 năm 2007 về chế độ nghỉ làm việc, hưởng nguyên lương các ngày Lễ, Tết trong năm

Thực hiện Công văn số 433/LĐTBXH - BHLĐ ngày 16 tháng 12 năm 1999 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội về nghỉ bù theo điều 73 của Bộ

30

Luật Lao động khi thực hiện tuần làm việc 40 giờ, Ủy ban nhân dân thành phố thông báo về nghỉ Tết Dương lịch năm 2010 và treo cờ Tổ quốc như sau:

1. Cán bộ, công chức, lực lượng vũ trang, người lao động trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, cơ quan Đảng, Đoàn thể, các coanh nghiệp, cơ sở kinh tế được nghỉ Tết Dương lịch năm 2010 trong 01 (một) ngày: ngày 01 tháng 01 năm 2010.

2. Các cơ quan, đơn vị, xí nghiệp, trường học, bệnh viện các đơn vị lực lượng vũ trang và hộ nhân dân treo cờ Tổ quốc trong ngày 01 tháng 01 năm 2010. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị bố trí người trực, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn cơ quan, đơn vị và các khu vui chơi công cộng.

3. Sở Tài nguyên và Môi trường có kế hoạch tổng vệ sinh toàn thành phố trong các ngày 30, 31 tháng 12 năm 2009 và ngay sau khi kết thúc các hoạt động lễ hội để các cơ quan, đơn vị và nhân dân tham gia làm sạch đẹp đường phố và các khu vui chơi công cộng.

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận - huyện, phường xã, thị trấn chịu trách nhiệm chỉ đạo đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị trực thuộc, phối hợp các đoàn thể quần chúng vận động nhân dân thực hiện tốt Thông báo này./.

Nơi nhận:

- Thường trực Thành ủy;

- Thường trực HĐND TP;

- Ủy ban nhân dân Thành phố;

- VP Thành ủy và các Ban Thành ủy;

- Các Ban HĐND TP;

- Bộ Tư lệnh Quân khu 7;

- VP Đoàn đại biểu Quốc hội tại TP;

- Các sở - ngành thành phố;

- UBND các quận, huyện;

- Các Báo, Đài;

- VPUB: CPVP, các Phòng, Trung tâm,

NKHS;

- Lưu: (VX-T)

KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu)

Nguyễn Thành Tài

2. Công văn

2.1. Khái niệm

Công văn là hình thức văn bản không có tên loại cụ thể, là loại văn bản

hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức. Công văn là phương

tiện giao tiếp chính thức của các cơ quan, tổ chức; giữa các cơ quan, tổ chức với

31

công dân. Công văn có nội dung bao quát khá rộng rãi, bao gồm tất cả các vấn

đề hoạt động thường xuyên của các cơ quan, tổ chức.

Căn cứ vào nội dung, công văn được chia thành:

- Công văn mời họp;

- Công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị;

- Công văn trả lời (phúc đáp);

- Công văn hướng dẫn;

- Công văn giải thích;

- Công văn đôn đốc, nhắc nhở;

- Công văn chỉ đạo;

- Công văn cám ơn.

2.2. Đặc điểm của công văn hành chính

- Chủ thể ban hành công văn là cơ quan nhà nước, các tổ chức, doanh

nghiệp có pháp nhân, cán bộ, công chức nhà nước có thẩm quyền, được sự ủy

quyền của nhà nước để thực thi nhiệm vụ nhằm giải quyết các vấn đề theo trách

nhiệm và chức năng được giao;

- Công văn hành chính cũng phải tuân thủ các quy định về thể thức, về nội

dung do nhà nước quy định;

- Công văn hành chính phải thể hiện đặc trưng của phong cách hành chính

công vụ, nghĩa là phải thể hiện tính khách quan, trang trọng, uy nghiêm nhưng

cũng lịch sự, lễ độ. Trong mỗi trường hợp phải vận dụng linh hoạt cho thích hợp

với nội dung của từng công văn;

- Công văn cần viết ngắn gọn, rõ ràng. Mỗi công văn thường chỉ nêu một

vấn đề để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải quyết.

2.3. Phương pháp soạn thảo công văn hành chính

Bố cục thông thường của công văn hành chính gồm 3 phần :

- Phần mở đầu nêu rõ lý do, mục đích của việc ban hành công văn. Thông

thường, phần mở đầu được trình bày bằng một câu đơn có thành phần phụ là

trạng ngữ chỉ mục đích hoặc trạng ngữ chỉ tình thế, ví dụ :

“Xét đề nghị của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quận 2 (tại Công văn số

1048/UB ngày 10/11/1998; đề nghị của Giám đốc Sở Tài chính - Vật giá (Công

văn số 388/TCVG-BVG ngày 10/11/1998) về áp dụng khung giá đền bù, trợ cấp

thiệt hại của dự án xây dựng nút giao thông chân cầu Sài Gòn, Quận 2, Ủy ban

nhân dân thành phố chỉ đạo như sau:”

- Phần nội dung trình bày những vấn đề cần thông báo, truyền tin. Tùy

theo vấn đề công văn đề cập đến mà người soạn thảo có thể viết thành một đoạn

văn hay một câu dài. Nếu có nhiều vấn đề cần phải trao đổi hoặc trả lời, người

32

soạn thảo có thể trình bày phần nội dung bằng hệ thống đề mục (đánh số Ả rập).

Tất cả các chi tiết được trình bày cần rõ ràng mạch lạc, liên quan logic với nhau

nhằm thể hiện được mục tiêu của công văn.

- Phần kết thúc: trong nhiều trường hợp, phần kết thúc chỉ mang tính hình

thức, nhưng cũng rất cần thiết. Nếu là công văn mời họp, phần kết thúc thông

thường là: “Đề nghị…, đến dự buổi họp đầy đủ và đúng giờ để buổi họp thu

nhiều kết quả….”. Trong một số công văn khác, phần kết thúc là lời chào trân

trọng hoặc nêu yêu cầu đối với cá nhân, cơ quan, tổ chức nhận được văn bản.

Trong phần kết thúc công văn, người soạn thảo cần đặc biêt lưu ý đến quan hệ

vai của các bên giao tiếp bằng văn bản: gửi cho cơ quan cấp trên, gửi cho cơ

quan ngang hàng hoặc gửi cho cấp dưới để lựa chọn văn phong phù hợp.

2.4. Nội dung cụ thể của một loại công văn hành chính

a. Công văn mời họp

- Phần mở đầu: nêu rõ lý do, mục đích của buổi họp hoặc hội nghị;

- Phần nội dung nêu nội dung chính của cuộc họp, hội nghị, nêu thành

phần tham dự, thời gian, địa điểm;

- Phần kết thúc: Lời yêu cầu, đề nghị các đại biểu đến dự đúng giờ, đúng

thành phần hoặc lời mong đợi sự có mặt của các đại biểu.

b. Công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị

- Phần mở đầu: nêu rõ lý do, mục đích của việc chất vấn, yêu cầu, kiến

nghị, đề nghị;

- Phần nội dung: nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề xuất, chất

vấn, yêu cầu, kiến nghị. Nêu rõ nội dung cụ thể và thời hạn cần được xem xét

giải quyết vấn đề;

- Phần kết thúc: nêu sự mong mỏi được quan tâm giải quyết và lời cảm ơn.

c. Công văn trả lời (phúc đáp)

- Phần mở đầu: ghi rõ trả lời theo công văn, số, ký hiệu, ngày tháng năm,

của ai, về vấn đề gì;

- Phần nội dung: nêu những câu trả lời trực tiếp từng vấn đề được yêu cầu,

nêu phần nào hoặc vấn đề nào chưa trả lời được phải giải thích rõ lý do vì sao;

- Phần kết thúc: thể hiện sự quan tâm của người trả lời đối với người hỏi

(mang tính xã giao).

d. Công văn đôn đốc, nhắc nhở

- Phần mở đầu: nhắc lại một chủ trương, một chính sách, một kế hoạch,

một quyết định, một văn bản đã được chỉ đạo để thực hiện;

33

- Phần nội dung: tóm tắt tình hình thực hiện, đề ra biện pháp tiếp tục thực

hiện những mặt còn tồn lại, giao trách nhiệm cho cơ quan đơn vị cấp dưới tiếp

tục tổ chức thực hiện và nêu thời gian thực hiện;

- Phần kết thúc: yêu cầu cơ quan đơn vị cấp dưới khẩn trương triển khai

và báo cáo kết quả cho ban chỉ đạo kiểm tra.

đ. Công văn hướng dẫn, giải thích

- Phần mở đầu: phân tích sơ bộ nguồn gốc xuất xứ của chủ trương chính

sách, quyết định sẽ được hướng dẫn giải thích trong công văn.

- Phần nội dung: phân tích ý nghĩa, tác dụng của chủ trương chính sách đó

về mặt kinh tế - xã hội, chính trị. Nêu rõ mục đích của chủ trương chính sách và

tổ chức thực hiện.

- Phần kết thúc: thể hiện sự quan tâm của đơn vị mình đối với việc hướng

dẫn và giải thích công văn.

2.5. Mẫu Công văn

a. Mẫu chung

Kính gửi: .........................(5).............................

...................................................(6).....................................................................

Nơi nhận:

- ..........;

- ………;

- Lưu: ......

...........(7).............

(Ký tên, đóng dấu)

Họ tên đầy đủ

b. Công văn hướng dẫn

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1)

Số.../ ....(2)

v/v .... (4)....

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200…

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH

Số.../ ....(2)

v/v .... (4)....

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 201..

34

Kính gửi: .........................(5).............................

Thực hiện ............(6........ của .......(7)........về .......(8)........ trước những

khó khăn nảy sinh trong việc thực hiện những quy định tại văn bản đó như sau:

...........................................................(9)..............................................................

Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì chưa rõ hoặc vướng mắc đề

nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh bằng văn bản về .......(1)..... hoặc trao đổi với

đơn vị thường trực của .....(1)...... theo địa chỉ sau: ................ để giải quyết.

Văn bản này thay thế văn bản hướng dẫn số...... ngày ......của ....(1).....

Nơi nhận:

- ..........;

- ……..;

- Lưu: ......

...........(10).............

(Ký tên, đóng dấu)

Họ tên đầy đủ

c. Mẫu công văn phúc đáp

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1)

Số.../ ....(2)

v/v .... (4)....

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200..

Kính gửi: .........................(5).............................

Trả lời (hoặc phúc đáp) công văn số ....... ngày ....của ......(5).... về vấn đề

..... (1) có ý kiến như

sau………....................................................(6)..................................

Trên đây là ý kiến trả lời chính thức của.... (1)..... về công văn số...... của

Quý cơ quan. Nếu có vấn đề gì chưa rõ đề nghị Quý cơ quan vui lòng báo cho

chúng tôi được rõ bằng văn bản, chúng tôi sẽ có biện pháp giải quyết kịp thời.

Xin chân thành cám ơn.

Nơi nhận:

- ..........

- ……..

- Lưu: ......

...........(7).............

(Ký tên, đóng dấu)

Họ tên đầy đủ

35

d. Mẫu Công văn chỉ đạo

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1)

Số.../ ....(2)

v/v .... (4)....

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200..

Kính gửi: ……………………..

Để tiến hành tổng kết công tác năm ….., và đề ra phương hướng, kế hoạch

công tác năm ….., ….(7) ……yêu cầu các đơn vị chuẩn bị nội dung tổng kết

năm như sau :

1. Nêu rõ tình hình thực hiện kế hoạch của đơn vị trong năm ……, phân

tích thuận lợi, khó khăn và các vấn đề lớn còn tồn lại.

2 . Nêu rõ kết quả măt công tác chủ yếu.

3. Trình bày các kiến nghị về chủ trương, biện pháp để giải quyết những

tồn tại.

4. Nêu dự kiến về phương hướng và kế hoạch năm tiếp theo, cách thức,

biện pháp thực hiện các chủ trương đó.

Các đơn vị phải báo cáo về ……….(8)……….trước ngày ……, tháng

….., năm …..(có thể làm báo cáo sơ bộ nêu các nét chính của tình hình ).

Giao cho …….(9) …….cùng …….(10)…….tổng hợp và dự thảo báo

cáo cho ……..(7)……….chậm nhất là vào ngày …., tháng …..năm ……/.

Nơi nhận:

- ..........;

- ..........;

- Lưu: ......

...........(7).............

(Ký tên, đóng dấu)

Họ tên đầy đủ

đ. Mẫu công văn giải thích

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1)

Số.../ ....(2)

v/v .... (4)....

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200..

36

Kính gửi: ………..

Trong thời gian qua, việc thực hiện ….(7) ……của……(8)…về..(9).., cho thấy nhiều quy định được hiểu khác nhau và áp dụng không thống nhất làm phát sinh những hậu quả đáng tiếc. Do đó, …….(10)……… giải thích cụ thể một số quy định trong văn bản nêu trên như sau:

……………………………………..(11)………………………………………

Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề còn gì chưa rõ hoặc còn vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh bằng văn bản về ………(10)……..hoặc trao đổi với các đơn vị thường trực của ……..(10)………theo địa chỉ……để được giải quyết.

Văn bản này thay thế văn bản giải thích số ….ngày….của ……(10)……./.

Nơi nhận:

- ..........;

- ………;

- Lưu:......

...........(7).............

(Ký tên, đóng dấu)

Họ tên đầy đủ

e. Mẫu công văn hướng dẫn

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1)

Số.../ ....(2)

v/v .... (4)....

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200..

Kính gửi :

- ……………..

-……………...

Thời gian qua, việc thực hiện ….(7) ……của……(8)……về………………….

…..(9)….., đã có những khó khăn nảy sinh do …..(10)….. vì vậy ,……(11)…… hướng dân cụ thể một số việc phải làm trong quá trình thực hiện những quy định tại văn bản đó như sau :………………………..(12)…………………………………

Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề còn gì chưa rõ hoặc còn vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh bằng văn bản về ...…(11)……..hoặc trao đổi với các đơn vị thường trực của ……..(11)………theo địa chỉ……để được giải quyết.

37

Văn bản này thay thế văn bản hướng dẫn số ….ngày….của ……(11)……./.

Nơi nhận:

- ..........;

- ..........;

- Lưu: ......

...........(7).............

(Ký tên, đóng dấu)

Họ tên đầy đủ

g. Mẫu công văn đôn đốc nhắc nhở

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1)

Số.../ ....(2)

v/v .... (4)....

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200..

Kính gửi: ……………………..

Thực hiện chủ trương của ….(7) ……và chỉ thị của……(8)……về việc..(9)…, đã triển khai một số công tác như sau:

……………………………………..(10)……………………………………..

Tuy nhiên kết quả đạt được so với tiến độ và yêu cầu đặt ra còn rất chậm. nguyên nhân là do …………………...…(11)……………..…….. Trước tình hình đó, để hoàn thành kế hoạch đề ra, …..(9)………, nhắc nhở các….(12)… cần tập trung làm một số công việc như sau:

……..(13)………………………………………………………………………..

Từ nay trở đi, định kỳ vào ngày ….., hàng tháng………(12) báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch về …….(14)….. Các …..(12)…. cần khẩn trương triển khai thực hiện các nhiệm vụ đã giao.

Trong quá trình thực hiện, nếu gặp khó khăn vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời, trực tiếp cho ……(9)………. để được chỉ đạo và có hướng dẫn giải quyết./.

Nơi nhận:

- ..........;

- ..........;

- Lưu: ......

...........(7).............

(Ký tên, đóng dấu)

Họ tên đầy đủ

h. Mẫu công văn đề nghị

38

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1)

Số.../ ....(2)

v/v .... (4)....

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200..

Kính gửi:………..

Thời gian qua, …………………….….(7) ….……………………………

Hiện nay, tình hình này ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động

của………(8)……

Để giải quyết vấn đề nêu trên và tạo điều kiện thuận lợi trong hoạt động

,………(8)………dự kiến ……….(9)………, và đề nghị……….(10)………

……………………………………..(11)…………………………………

Vậy ……(8)……... kính đề nghị ……..(10)………xem xét và quan tâm

giải quyết giúp đỡ.

Chân thành cảm ơn../.

Nơi nhận:

- ..........;

- ……...;

- Lưu: ......

...........(7).............

(Ký tên, đóng dấu)

Họ tên đầy đủ

3. Tờ trình

3.1. Khái niệm

Tờ trình là một loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hay cơ quan

chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch để xin phê duyệt. Vấn đề

mới có thể là một chủ trương, phương án công tác, chính sách, tiêu chuẩn, định

mức… hoặc bãi bỏ một văn bản, quy định không còn phù hợp với điều kiện kinh

tế xã hội.

3.2. Yêu cầu của Tờ trình

Không nên nhầm lẫn vai trò của tờ trình với một công văn trao đổi. Tờ

trình không những cung cấp thông tin như vai trò của một công văn trao đổi, mà

còn có chức năng trình bày, lập luận, diễn giải vấn đề bằng các phương án, các

giải pháp tổ chức thực hiện mang tính khả thi; các kiến nghị cần phải rõ ràng, cụ

thể và hợp lý; người viết tờ trình cần phân tích thực tế để người duyệt nhận thấy

rõ tính cấp thiết của vấn đề.

Kết cấu của Tờ trình gồm 3 phần:

39

- Phần mở đầu: Nhận định tình hình, phân tích mặt tích cực của tình hình

để làm cơ sở cho việc đề xuất vấn đề mới; phân tích thực tế để thấy được tính

cần kíp của đề xuất.

- Phần nội dung: Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, dự kiến những vấn

đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp dụng; nêu những khó khăn,

thuận lợi và biện pháp khắc phục. Phần này cũng có thể trình bày những phương

án. Luận điểm và luận chứng được trình bày cần cụ thể, nêu rõ sự việc hoặc

những số liệu có thể xác minh để làm tăng sức thuyết phục của đề xuất.

- Phần kết thúc: Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới; đề nghị cấp trên

xem xét chấp thuận đề xuất để sớm triển khai thực hiện. Có thể nêu phương án

dự phòng nếu cần thiết.

3.3. Mẫu Tờ trình

a. Mẫu chung

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1)

Số.../ TTr - ....(2)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200

TỜ TRÌNH

Về việc ........ (4)................

Kính gửi: .........................(5).............................

Phần mở đầu :

- Nhận định tình hình.

- Phân tích mặt tích cực, tiêu cực của tình hình để làm cơ sở cho việc đề

xuất vấn đề mới.

Phần nội dung :

- Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị, đề xuất các phương án.

- Nêu dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh nếu đề nghị mới được áp dụng.

- Nêu những khó khăn, thuận lợi (chủ quan, khách quan) khi triển khai

thực hiện và dự kiến biện pháp khắc phục.

Phần kết thúc :

40

- Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới.

- Đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận đề xuất sớm triển khai thực hiện.

Trân trọng kính trình../.

Nơi nhận:

- ..........

- ..........

- Lưu: ......

CHỨC VỤ QUYỀN HẠN NGƯỜI KÝ

(Ký tên, đóng dấu)

Họ tên đầy đủ

b. Ví dụ minh hoạ

CỤC THUẾ

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

CHI CỤC THUẾ QUẬN...

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /TTr- … ………….,ngày ………tháng ……..năm 20…

TỜ TRÌNH

Về việc lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy

Kính gửi: Cục trưởng Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh

Trụ sở Chi cục Thuế quận……tại số …đường …..phường……. quận

……, hiện đã đưa vào sử dụng từ tháng …………. Hằng ngày, số lượng khách

đến làm việc khá đông, tài kiệu hồ sơ thuế tại các bộ phận rất nhiều.

Vừa qua, để đảm bảo an toàn các cơ quan và khu vực dân cư chung quanh,

cơ quan chức năng đã yêu cầu đơn vị phải lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa

cháy.

Trước đây, trong hồ sơ xây dựng trụ sở mới, Chi cục Thuế quận………có

lập thiết kế dự trù kinh phí lắp đặt hệ thống PCCC, nhưng theo Quyết định

số….ngày …… của Tổng cục Thuế về duyệt thiết kế dự toán công trình xây

dựng trụ sở làm việc Chi cục Thuế quận……. không có hệ thống PCCC. Do đó,

hiện trụ sở Chi cục Thuế quận…… chưa có hệ thống PCCC theo quy định.

41

Vì vậy, Chi cục Thuế quận ……. kính đề nghị lãnh đạo Cục Thuế phê

duyệt kinh phí lắp đặt hệ thống PCCC theo yêu cầu của cơ quan chức năng.

Qua làm việc với các đơn vị, Chi cục Thuế quận ……. nhận thấy dịch vụ

của Công ty ………..…..có ưu thế về giá cả và chất lượng, với tổng kinh phí dự

trù là ……………(ghi bằng chữ). Chi cục Thuế quận ………….xin đính kèm

bảng báo giá của ba đơn vị cung ứng dịch vụ

Chi cục Thuế quận ……..,kính đề nghị Lãnh đạo Cục Thuế, Phòng

HCQTTV Cục Thuế xem xét, hỗ trợ kinh phí cho Chi cục Thuế

Quân……….được lắp đặt hệ thống PCCC, tạo điều kiện làm việc an toàn cho

CBCC.

Trân trọng kính trình./.

Nơi nhận:

- Lãnh đạo Cục Thuế;

- Phòng HCQTTV;

- Lưu: VT, HC.

CHI CỤC TRƯỞNG

(Chữ ký, dấu)

Nguyễn Văn A

4. Báo cáo

4.1. Khái niệm

Báo cáo là văn bản dùng để phản ánh tình hình, sự việc, vụ việc, quá trình

hoạt động của cơ quan, đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể, giúp

cho việc đánh giá tình hình thực tế trong quản lý, lãnh đạo và đề xuất những chủ

trương mới cho thích hợp.

4.2. Yêu cầu của báo cáo

- Báo cáo phải trung thực, khách quan, chính xác: Thực tế như thế nào thì

viết như thế ấy, không thêm thắt, suy diễn. Người viết báo cáo không được che

giấu khuyết điểm hay đề cao thành tích mà đưa vào những chi tiết, số liệu không

đúng trong thực tế.

- Báo cáo cụ thể, trọng tâm: Báo cáo là cơ sở để các cơ quan cấp trên và

người có thẩm quyền trổng kết, đánh giá tình hình và ban hành các quyết định

quản lý, vì vậy không được viết chung chung tràn lan, vụn vặt mà phải cụ thể và

có trọng tâm, xuất phát từ mục đích, yêu cầu của văn bản báo cáo cũng như yêu

cầu của đối tượng cần nhận báo cáo.

- Báo cáo phải kịp thời, nhanh chóng: Mục đích chính của báo cáo là phục

vụ cho công tác quản lý nhà nước, phục vụ cho kinh doanh cho nên phải nhanh

chóng và kịp thời.

4.3. Phân loại báo cáo

42

Căn cứ vào nội dung, báo cáo được chia thành các loại sau:

- Báo cáo công tác: Gồm báo cáo sơ kết (báo cáo khi công việc còn tiếp

tục thực hiện) và báo cáo tổng kết (báo cáo công việc qua một năm, đợt, nhiệm

kỳ công tác).

- Báo cáo chuyên đề: Báo cáo đi sâu vào một vấn đề trong hoạt động của

cơ quan, doanh nghiệp. Mục đích của báo cáo chuyên đề là tổng hợp, phân tích,

nhận xét và đề xuất giải pháp cho vấn đề được nêu trong báo cáo.

- Báo cáo chuyên môn: Báo cáo được thành lập theo yêu cầu của ngành

hoặc cơ quan đơn vị sử dụng (như các loại báo cáo tài chính, thống kê, thuế..).

- Báo cáo chung: Báo cáo đề cập khái quát tất cả các mặt của toàn bộ vấn

đề.

- Báo cáo thực tế: Báo cáo trình bày thực tế làm rõ một nhận định hoặc

trình bày thực tế công tác đề xuất biện pháp giải quyết vấn đề.

4.4. Phương pháp soạn thảo

Báo cáo không có mẫu trình bày hay bố cục nhất định. Nếu báo cáo được

viết theo mẫu quy định của cơ quan, đơn vị thì người soạn thảo chỉ cần thu thập

dữ liệu rồi điền vào chỗ quy định. Nếu báo cáo không có mẫu thì phải tiến hành

các bước sau:

a. Bước chuẩn bị

- Xác minh mục đích của bản báo cáo theo yêu cầu của cấp trên hoặc do

tính chất của công việc đang thực hiện quyết định.

- Thu thập dữ liệu cần báo cáo. Những dữ liệu này có thể lấy từ nhiều

nguồn như từ việc khảo sát thực tế trong hoạt động của các phòng ban; từ số liệu

qua báo cáo bằng văn bản của chính các phòng ban, đơn vị; từ ý kiến nhận định,

phản hồi của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, của những người có liên quan,

của báo chí…. Cần đối chiếu các thông tin đã thu thập được để kiểm chứng độ

chính xác của các thông tin (ví dụ so sánh những thông tin thu thập được từ các

tài liệu, báo cáo… với các thông tin thu thập được từ khảo sát thực tế).

- Sắp xếp, tổng hợp các dữ liệu theo một trật tự nhất định để đưa vào báo

cáo.

- Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến lên cấp trên.

c. Bước viết báo cáo

- Báo cáo sơ kết: kiểm điểm việc đã làm được, chưa làm được, ưu điểm,

khuyết điểm, nguyên nhân, những biện pháp cần có để trực tiếp tục thực hiện

những nhiệm vụ còn lại.

- Báo cáo tổng kết: yêu cầu cũng như báo cáo sơ kết nhưng chi tiết hơn,

cụ thể hơn, tổng hợp toàn bộ sự việc, nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc chưa hoàn

thành. Trên cơ sở đó đề ra phương hướng nhiệm vụ cho công việc sắp tới.

43

4.5. Cấu trúc của báo cáo

- Mở đầu: nêu những điểm chính về chủ trương, công tác, nhiệm vụ được

giao, nêu hoàn cảnh thực hiện (những khó khăn thuận lợi có ảnh hưởng chi phối

đến kết quả thực hiện);

- Phần nội dung: kiểm điểm những việc đã làm được, chưa làm được,

những nguyên nhân đánh giá phương hướng;

- Phần kêt thúc: nêu những mục tiêu, nhiệm vụ mới những biện pháp thực

hiện, những kiến nghị, đề nghị sự giúp đỡ hỗ trợ của cấp trên.

Với những báo cáo quan trọng, người soạn thảo cần dựa trên để viết thành

bản dự thảo báo cáo, sau đó tổ chức góp ý để điều chỉnh, sửa chữa, bổ sung, biên

tập hoàn chỉnh rồi trình lãnh đạo phê duyệt.

4.6. Mẫu báo cáo

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1)

Số.../ BC - ....(2)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200

BÁO CÁO

…… ........ (4)................

Phần mở đầu

- Nêu đặc điểm tình hình.

- Nêu nhiệm vụ được giao.

- Nêu những khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng chi phối kết quả việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

Phần nội dung:

- Kiểm điểm những việc đã làm được và những tồn tại (nêu cụ thể ).

- Đánh giá kết quả (cụ thể bằng ….% so với chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao).

- Nêu nguyên nhân.

Phần kết luận:

- Nêu mục tiêu, nhiệm vụ sắp tới.

- Nêu biện pháp thực hiện.

- Nêu những kiến nghị, đề xuất với cấp trên hay với cơ quan chức năng.

Nơi nhận: ...........(6).............

44

- ..........

- ..........

- Lưu: ......

(Ký tên, đóng dấu)

Họ tên đầy đủ

5. Quyết định

5.1. Khái niệm

Quyết định là loại hình văn bản dùng để quy định hay định ra chế độ,

chính sách (quyết định quy phạm pháp luật) hoặc áp dụng chế độ chính sách một

lần cho một đối tượng cụ thể (quyết định cá biệt).

Quyết định cá biệt dùng để tổ chức và điều chỉnh hoạt động của cơ quan,

tổ chức trong việc chấp hành pháp luật, thường được sử dụng trong những trường

hợp sau đây :

- Quyết định ban hành các chế độ, chính sách trong cơ quan, tổ chức như

ban hành các chế độ công tác, ban hành nội quy hoạt động;

- Quyết định về công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền lương bao gồm

quyết định tiếp nhận, tăng lương, kỷ luật, cho thôi việc, bổ nhiệm, điều động cán

bộ - nhân viên, quyết định thành lập cơ quan, đơn vị;

- Quyết định về việc thực hiện các quyết định quản lý sản xuất, kinh doanh;

quản lý tài sản như thanh lý, kiểm kê, cấp phát vật tư tài sản…

5.2. Thẩm quyền ban hành

Thẩm quyền ban hành quyết định quy phạm pháp luật được quy định cụ

thể trong Hiến pháp năm 1992 và trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp

luật, bao gồm Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Thủ tướng

Chính phủ, Bộ trưởng và Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, Ủy ban nhân dân

các cấp.

Đối với quyết định cá biệt, thẩm quyền ban hành căn cứ theo tư cách pháp

nhân của cơ quan, doanh nghiệp trong phạm vi, chức vụ quyền hạn của chủ thể

pháp nhân đã được nhà nước quy định. Theo đó, các cơ quan, tổ chức, doanh

nghiệp có chức năng quản lý hành chính, quản lý kinh tế, quản lý nội bộ có quyền

ban hành quyết định để áp dụng pháp luật trong quá trình hoạt động.

5.3. Cấu trúc của quyết định

Cấu trúc của quyết định gồm hai phần: phần căn cứ ban hành quyết định

và nội dung điều chỉnh.

a. Phần căn cứ ban hành quyết định: gồm căn cứ pháp lý và căn cứ thực

tế

Căn cứ pháp lý dùng để ban hành quyết định gồm căn cứ thẩm quyền và

căn cứ áp dụng.

45

Căn cứ thẩm quyền cần phải được đưa vào trong quyết định như là một

nguyên tắc để chứng minh cho quyền của chủ thể pháp nhân được ban hành văn

bản quyết định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ trong phạm vi chức năng và

quyền hạn của mình. Căn cứ thẩm quyền được nêu dưới hình thức quyết định

thành lập cơ quan.

Căn cứ áp dụng là phần nêu cơ sở pháp lý sẽ sử dụng trong nội quy điều

chỉnh. Một quyết định nếu trái pháp luật sẽ không có giá trị pháp lý. Vì thế, trong

phần căn cứ áp dụng của quyết định, phải nêu các văn bản quy phạm pháp luật

về chế độ chính sách có liên quan đến nội dung điều chỉnh của quyết định như

các loại văn bản Luật, Pháp lệnh; Nghị định của Chính phủ; Thông tư hướng dẫn

về quyết định ban hành hoặc quy định chế độ chính sách của cơ quan cấp Bộ,

các văn bản khác của cơ quan quản lý nhà nước ở cấp địa phương về những vấn

đề có liên quan.

Căn cứ thực tế là những điều kiện hay tình hình thực tiễn làm cơ sở để ban

hành quyết định. Phần này thường nêu các văn bản như công văn, tờ trình, dự

án,… của các đơn vị trực thuộc có liên quan đến nội dung điều chỉnh của quyết

định; cũng có thể thông qua việc xem xét tình hình thực tế (về đối tượng, nhu

cầu và tình hình hoạt động của cơ quan) có liên quan đến đối tượng và hành vi

điều chỉnh. Quyết định cũng có thể dựa vào những cơ sở thực tế (như căn cứ

năng lực, phẩm chất của cán bộ và nhu cầu công tác của cơ quan, đơn vị).

Lưu ý: Mỗi căn cứ pháp lý và thực tế có thể dẫn nhiều văn bản liên quan.

Khi việc dân các văn bản pháp lý, người soạn thảo cần lưu ý đến tính phù hợp

của quy định trong văn bản được viện dẫn và nội dung điều chỉnh của quyết định.

Khi viện dẫn, mỗi văn bản được trình bày một dòng. Cuối mỗi căn cứ có dấu

chấm phẩy, cuối dòng căn cứ sau cùng sử dụng dấu phẩy.

b. Phần nội dung điều chỉnh bằng các điều khoản

Phần nội dung của quyết định được soạn thảo các điều khoản khác nhau

thể hiện các mệnh lệnh và các yêu cầu của cơ quan, tổ chức. Số lượng các điều

phụ thuộc vào nội dung và đối tượng điều chỉnh. Tuy nhiên, mỗi quyết định phải

có tối thiểu hai điều: một điều trình bày nội dung điều chỉnh và một điều khoản

thi hành.

Các điều của quyết định được trình bày ngắn gọn, cô đọng và sắp xếp theo

trình tự logic nhất định, cụ thể như sau :

- Điều 1 phải nêu bốn nội dung: hành vi điều chỉnh, đối tượng được điều

chỉnh, mức độ điều chỉnh và thời gian điều chỉnh, ví dụ :

Tăng lương, bổ nhiệm….. ông, bà…..

Từ….. đến…… từ ngày …..tháng……năm …….

- Điều 2 nêu những vấn đề kèm theo khi thực hiện điều chinh hoặc những

điều chỉnh bổ sung cho điều 1, cụ thể như sau:

46

Nếu quyết định có 2 điều (như tăng lương, ban hành chế độ chính sách,

cấp phát vật tư,...) thì điều 2 là điều khoản thi hành.

Nếu quyết định có 3 điều (như bổ nhiệm, điều động, cho thôi việc,…) thì

điều 2 quy định về lương và phụ cấp.

Nếu quyết định có 4 điều (như thành lập cơ quan, đơn vị) thì điều 2 quy

định chứ năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đơn vị được thành lập.

- Điều 3 nêu điều khoản thi hành, cụ thể cần xác định rõ các đối tượng

trực tiếp hoặc liên quan có trách nhiệm thi hành quyết định bằng cách nêu chức

danh của các đối tượng đó, ví dụ:

Các ông (bà)….(Trưởng phòng hay Trưởng đơn vị đề nghị, Trưởng các

phòng ban có liên quan và đối tượng được điều chỉnh) chịu trách nhiệm thi hành

quyết định này.

5.4. Mẫu trình bày quyết định

a. Mẫu chung

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1)

Số.../QĐ - (2)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ........ (5)................

THẨM QUYỀN BAN HÀNH

Căn cứ ........................................(6)............................................................;

Căn cứ........................................................................................................

Theo đề nghị của ......................................................................................,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. ..............................................................(7)......................................

……………………………………………………………………………

Điều 2.........................................................................................................

Điều 3. Các .....................(8).........................chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

47

Nơi nhận:

- ..........

- ..........

- Lưu: ......

...........(9).............

(Ký tên, đóng dấu)

Họ tên đầy đủ

b. Mẫu Quyết định tuyển dụng

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1)

Số.../QĐ - (2)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ........ (5)................

THẨM QUYỀN BAN HÀNH

Căn cứ .........................................(6)...........................................................;

Căn cứ .......................................................................................................;

Theo đề nghị của ......................................................................................,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Tuyển dụng Ông (Bà): ...................................., sinh ngày............, quê quán...............về công tác tại ................. kể từ ngày..........................

Điều 2. Ông (Bà) được hưởng .................% mức lương khởi điểm của ngạch...............mã số...............hệ số….........và các điều khoản phụ cấp theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và Ông (Bà).. .….... .. chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận:

- ..........

- ..........

...........(7).............

(Ký tên, đóng dấu)

Họ tên đầy đủ

48

- Lưu: ......

c. Mẫu Quyết định về việc công nhận thời gian tập sự:

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1)

Số.../QĐ - (2)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ........ (5)................

THẨM QUYỀN BAN HÀNH

Căn cứ .......................................(6)......................................................;

Căn cứ ..................................................................................................;

Theo đề nghị của ....................................................................................,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công nhận hết thời gian tập sự kể từ ngày ....... đối với Ông (bà):

.......... sinh ngày.........., hiện đang công tác tại..........

Điều 2. Ông (Bà) được hưởng .................% mức lương khởi điểm của

ngạch...............mã số...............hệ số….........và các điều khoản phụ cấp theo quy

định của pháp luật hiện hành.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và Ông

(Bà)...…...........chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận:

- ..........

- ..........

- Lưu: ......

...........(7).............

(Ký tên, đóng dấu)

Họ tên đầy đủ

d. Mẫu Quyết định khen thưởng

49

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ........ (5)................

THẨM QUYỀN BAN HÀNH

Căn cứ .........................................(6)..........................................................;

Căn cứ .......................................................................................................;

Theo đề nghị của .......................................................................................,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ông (bà, tập thể, đơn vị).......... có thành tích cao (xuất sắc) trong quá trình ................ (danh sách kèm theo - nếu là tập thể)

Điều 2. Ông (bà, tập thể, đơn vị) được hưởng .................. theo chế độ quy định của Nhà nước.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và Ông (Bà, tập thể, đơn vị)...…........... chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận:

- ..........

- ..........

- Lưu: ......

...........(7).............

(Ký tên, đóng dấu)

Họ tên đầy đủ

đ. Mẫu Quyết định kỷ luật

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1)

Số.../QĐ - (2)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1)

Số.../QĐ - (2)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200

50

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ........ (5)................

THẨM QUYỀN BAN HÀNH

Căn cứ .........................................(6).......................................................;

Căn cứ ....................................................................................................;

Theo đề nghị của .....................................................................................;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Kỷ luật Ông (bà, tập thể, đơn vị).......... đã vi phạm nội quy (quy

định, pháp luật) trong quá trình ................ (danh sách kèm theo - nếu là tập thể)

Điều 2. Ông (bà, tập thể, đơn vị) bị xử lý vi phạm mức...............

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và Ông (Bà, tập thể,

đơn vị)...…........... chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận:

- ..........

- ..........

- Lưu: ......

...........(7).............

(Ký tên, đóng dấu)

Họ tên đầy đủ

6. Biên bản

6.1. Khái niệm

Biên bản là hình thức văn bản ghi lại những sự việc, vụ việc đang diễn ra

để làm chứng cứ pháp lý về sau. Biên bản phải được ghi trung thực, khách quan,

chính xác và đầy đủ. Biên bản không được ghi chép rồi chỉnh sửa mà phải được

hình thành ngay khi sự việc, vụ việc đã hoặc đang diễn ra mới đảm bảo được

tính chân thực.

6.2. Phân loại biên bản

- Biên bản hội họp: Biên bản ghi lại tiến trình tổ chức thực hiện các cuộc

họp hay hội nghị;

51

- Biên bản hành chính: Biên bản ghi chép cách tiến hành một công việc

theo quy định hành chính như biên bản mở đề thi, biên bản giao nhận và bàn

giao, biên bản hợp đồng;

- Biên bản có tính chất pháp lý: Biên bản ghi chép những vụ việc có liên

quan đến pháp luật như biên bản phiên tòa, biên bản khám nghiệm tử thi, biên

bản tai nạn giao thông.

6.3. Phương pháp ghi biên bản

- Ghi biên bản thật đầy đủ và chính xác là công việc không dễ dàng, đặc

biệt là ghi biên bản cuộc họp hoặc ghi lời khai của nhân chứng, vì tốc độ nói bao

giờ cũng nhanh hơn tốc độ viết. Vì thế, nếu không có một số phương pháp, người

ghi biên bản khó thể theo kịp tiến độ của cuộc họp hoặc vụ việc đang diễn ra.

- Về nguyên tắc, ghi biên bản là ghi ý. Tuy nhiên, người ghi biên bản cần

phân loại khi tiếp nhận các thông tin. Nếu là thông tin để biết thì chỉ cần ý chính;

nếu là thông tin để biết và để thực hiện thì phải ghi đầy đủ, không được bỏ sót ý

nào, với những thông tin quan trọng cũng vậy. Trường hợp người phát biểu ý

kiến yêu cầu ghi nguyên văn thì người ghi biên bản có thể sử dụng hình thức dẫn

lời nói trực tiếp.

- Cần tập trung lắng nghe và có trí nhớ tốt, vận dụng kỹ thuật ghi chép

nhanh. Có thể sử dụng các cách biến đổi câu trong tiếng Việt để có thể lựa chọn

cấu trúc câu ngắn nhất mà vẫn đảm bảo thông tin được diễn đạt đầy đủ và chính

xác. Có thể viết tắt một số từ thông dụng (UBND, TNHH, CP,…)

- Chuẩn bị sẵn các mẫu ghi biên bản để khi cuộc họp hoặc vụ việc diễn ra

thì có thể ghi chép ngay.

6.4. Cấu trúc biên bản

Cấu trúc biên bản thường gồm 3 phần:

- Phần mở đầu

+ Thời gian, địa điểm lập biên bản;

+ Thành phần tham dự.

- Phần nội dung

+ Nếu là biên bản hội họp hoặc vụ việc đang diễn ra thì ghi theo tiến trình

của cuộc họp, hội nghị, vụ việc đó;

+ Biên bản vụ việc đã xảy ra thì mô tả lại hiện trường, ghi chép lại lời khai

của nhân chứng, đương sự hoặc nhận định của những người có liên quan.

- Phần kết thúc:

+ Ghi thời gian, địa điểm kết thúc việc lập biên bản;

+ Nếu biên bản được thông qua những người tham dự thì phải ghi rõ, hoặc

nếu biên bản được lập thành nhiều bản thì cũng phải ghi rõ số bản được lập.

52

+ Biên bản phải có chữ ký của cán bộ lập biên bản và chữ ký của chủ tọa

(nếu là biên bản hội họp), hoặc tùy theo tính chất của vụ việc, biên bản phải có

chữ ký của người đại diện tổ chức vi phạm, chữ ký của người làm chứng và

người bị hại (nếu có).

6.5. Mẫu biên bản

a. Mẫu biên bản cuộc họp, hội nghị

TÊN CQ,TC CẤP TRÊN (1)

TÊN CƠ QUAN,TỔ CHỨC(2)

Số: /…(3)…-…(4) …

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

….(5)…., ngày ….tháng…., năm 20……

BIÊN BẢN

Họp …………………(6)………………………

1. Thời gian họp :

- Khai mạc: …..giờ …..ngày ……tháng ……năm …….

- Địa điểm tại :

- Nội dung họp :

2. Thành phần dự hop:

- Thành viên có mặt …….trên tổng số ………

- Thành viên vắng mặt ……

3. Chủ tọa cuộc họp:

……………………………………………………………………………

4. Thư ký cuộc họp :

……………………………………………………………………………

5. Các báo cáo tại cuộc họp :

……………………………………………………………………………

6. Thảo luận tại cuộc họp :

…………………………………………………………………………….

7. Kết thúc kỳ họp

……………………………………………………………………………

THƯ KÝ

(Ký tên)

Họ và tên

CHỦ TỌA

(Ký tên , đóng dấu)

Họ và tên

53

b. Mẫu biên bản vụ việc

BIÊN BẢN

Về việc ........ (4)................

- Thời gian và địa điểm tiến hành lập biên bản.

- Thành phần tham gia lập biên bản

- Diễn biến sự việc xảy ra.

- .......................................................(5).................................................................

.........(6)...........

Nơi nhận:

- ..........

- ..........

- Lưu: ......

.........(7)...........

(Ký tên, đóng dấu)

Họ tên đầy đủ

c. Mẫu biên bản về việc giao nhận hàng hóa

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1)

Số.../ BB - ....(2)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200

BIÊN BẢN

Về việc giao nhận hàng hóa

- Căn cứ Hợp đồng mua bán hàng hóa số …/HĐMB ngày…., về việc

cung cấp…………giữa Công ty ………, và Công ty TNHH ………….;

- Căn cứ việc giao nhận hàng thực tế,

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1)

Số.../BB - ....(2)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200

54

Hôm nay, ngày ….., tháng …, năm …., tại Văn phòng Công ty …., chúng

tôi gồm có :

Đại diện bên A (bên nhận): CÔNG TY ……………………………

- Bà ……….. Chức vụ : …………..

- Ông ……… Chức vụ : …………..

Đại diện bên B (bên giao) : CÔNG TY TNHH ………………………

- Bà ……….. Chức vụ : …………..

- Ông ……… Chức vụ : …………..

Hai bên chúng tôi đã tiến hành giao nhận …………., theo hợp đồng mua

bán hàng hóa số …/ HĐMB ngày …, tháng …., năm …., với số lượng và quy

cách như sau :

STT Danh mục ĐVT Màu Số lượng

1

2

Bên B đã giao ………., theo đúng chất lượng và quy cách như hợp đồng

đã thỏa thuận, cụ thể:

-…………………………………………………………………………

-………………………………………………………………………..

Biên bản giao nhận được lập thành ...bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ

… bản.

ĐẠI DIỆN BÊN NHÂN

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

Họ và tên Họ và tên

d. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1)

Số.../ BB - ....(2)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200

55

BIÊN BẢN

Thanh lý hợp đồng

- Căn cứ Hợp đồng số …., ngày…., tháng …., năm …, giữa Công ty ….

và Công ty …..;

- Căn cứ tình hình thực tế giao nhận hàng,

Hôm nay, ngày ….., tháng …, năm …., tại ……………., chúng tôi gồm

có:

Bên A : CÔNG TY ………

Địa chỉ :……………

Điện thoại : ………..

Do Ông :…………... Chức vụ : ………….. đại diện

Bên B : CÔNG TY ………

Địa chỉ :……………

Điện thoại : ………..

Do Ông :…………... Chức vụ : ………….. đại diện

Sau khi thực hiện xong hợp đồng, hai bên đồng ý thanh lý hợp đồng nội

dung như sau:

Điều 1. Bên B đã thực hiện gia công may cho bên A theo đúng hợp đồng

đã ký như sau:

Tên

hàng

Mã Số lượng

theo HĐ

Số lượng

thực hiện

Đơn giá

(USĐ)

Thành tiền

(USĐ)

Tổng cộng :

(Ghi bằng chữ:………………………………………………………)

Điều 2.

- Bên B đã giao đủ số lượng hàng theo hợp đồng đã ký kết.

- Bên A đã thanh toán đủ số tiền trong hợp đồng.

Điều 3.

Hai bên B thống nhất thanh lý hợp đồng gia công, không còn vướng mắc.

Điều 4.

56

Biên bản được lập thành ….., bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ … bản.

ĐẠI DIỆN BÊN NHÂN

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

Họ và tên Họ và tên

7. Hợp đồng

7.1. Khái niệm

1. HĐLĐ là sự thoả thuận giữa NLĐ và doanh nghiệp sử dụng lao động, thuê

mướn lao động (gọi chung là NSDLĐ) về việc làm, mà hai bên cam kết với nhau

về điều kiện sử dụng lao động và điều kiện lao động, về quyền và nghĩa vụ của

mỗi bên trong quan hệ lao động.

2. HĐLĐ do hai bên thoả thuận nhất thiết phải có các nội dung chủ yếu sau đây

: công việc phải làm, tiền lương, nơi làm việc, thời hạn hợp đồng, những điều

kiện theo quy định của pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động và bảo hiểm xã hội

đối với NLĐ.

Tiền lương trả cho NLĐ không được thấp hơn mức lương tối thiểu do nhà nước

quy định.

3. HĐLĐ được giao kết theo nguyên tắc tự do, tự nguyện, bình đẳng không trái

với pháp luật và thoả ước lao động tập thể ở những nơi có ký kết thoả ước lao

động tập thể.

4. HĐLĐ được giao kết bằng văn bản hoặc bằng miệng:

- HĐLĐ được ký kết bằng văn bản phải được làm thành 2 bản, mỗi bên giữ

một bản;

- HĐLĐ được giao kết bằng miệng thì các bên đương nhiên phải tuân theo các

quy định của pháp luật lao động, và chỉ áp dụng đối với một số cơng việc có tính

chất tạm thời mà thời hạn dưới 3 tháng.

7.2. Những nhân tố cần thiết của một bản hợp đồng

1. Ghi cụ thể tên doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, ví dụ: Công ty Xây dựng

Nhà ở Hà nội.

2. Ghi rõ tên nghề nghiệp (nếu có nhiều nghề nghiệp thì ghi nghề nghiệp

chính), ví dụ: Kỹ sư.

57

3. Ghi rõ loại hợp đồng lao động, ví dụ 1: Không xác định thời hạn; ví dụ

2: 06 tháng.

4. Ghi cụ thể địa điểm chính, ví dụ: Số 2 - Đinh lễ - Hà Nội; và địa điểm

phụ (nếu có), ví dụ: Số 5 - Tràng Thi - Hà Nội.

5. Ghi các công việc chính phải làm, ví dụ: Lắp đặt, kiểm tra, sửa chữa hệ

thống điện; thiết bị thông gió; thiết bị lạnh... trong doanh nghiệp.

6. Ghi cụ thể số giờ làm việc trong ngày hoặc trong tuần, ví dụ: 08

giờ/ngày hoặc 40 giờ/tuần.

7. Ghi rõ phương tiện đi lại do bên nào đảm nhiệm, ví dụ: xe đơn vị đưa

đón hoặc cá nhân tự túc.

8. Ghi cụ thể tiền lương theo thang lương hoặc bảng lương mà đơn vị áp

dụng, ví dụ: Thang lương A.1.Cơ khí, Điện, Điện tử - Tin học; Nhóm III; Bậc

4/7; Hệ số 2,04; Mức lương tại thời điểm ký kết hợp đồng lao động là 428.400

đồng/tháng.

9. Ghi tên loại phụ cấp, hệ số, mức phụ cấp tại thời điểm ký kết hợp đồng

lao động, ví dụ: Phụ cấp trách nhiệm Phó trưởng phòng; Hệ số 0,3; Mức phụ cấp

63.000 đồng/tháng.

10. Đối với người lao động thuộc đối tượng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc

thì ghi tỷ lệ % tiền lương hằng tháng hai bên phải trích nộp cho cơ quan bảo

hiểm xã hội, ví dụ: Hằng tháng người sử dụng lao động trích 6% từ tiền lương

tháng của người lao động và số tiền trong giá thành tương ứng bằng 17% tiền

lương tháng của người lao động để đóng 20% cho cơ quan bảo hiểm xã hội và

3% cho cơ quan Bảo hiểm y tế.

Đối với người lao động không đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thì khoản

tiền bảo hiểm xã hội tính thêm vào tiền lương để người lao động tham gia Bảo

hiểm tự nguyện hoặc tự lo lấy bảo hiểm, ví dụ: Khoản tiền bảo hiểm xã hội đã

tính thêm vào tiền lương cho người lao động là 17% tiền lương tháng.

11. Ghi cụ thể trường hợp đơn vị cử đi đào tạo thì người lao động phải có

nghĩa vụ gì và được hưởng quyền lợi gì, ví dụ: Trong thời gian đơn vị cử đi học

người lao động phải hoàn thành khoá học đúng thời hạn, được hưởng nguyên

lương và các quyền lợi khác như người đi làm việc, trừ tiền bồi dưỡng độc hại.

12. Ghi những quyền lợi mà chưa có trong Bộ Luật Lao động, trong thỏa

ước lao động tập thể hoặc đã có nhưng có lợi hơn cho người lao động, ví dụ: đi

tham quan, du lịch, nghỉ mát, quà sinh nhật.

58

13. Ghi rõ mức bồi thường cho mỗi trường hợp vi phạm, ví dụ: Sau khi

đào tạo mà không làm việc cho doanh nghiệp thì phải bồi thường 06 (sáu) triệu

đồng; không làm việc đủ 02 năm thì bồi thường 03 (ba) triệu đồng.

7.3. Mẫu tham khảo

7.3.1 Hợp đồng lao động

Mẫu số 1

MẪU HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

Ban hành kèm theo Thông tư số 21/2003/TT-BLĐTBXH ngày 22/9/2003

của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

-----------------------------------------------------------------------------------------------

--------------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

------------------------------------

Tên đơn vị: .......

Số: ....................

HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

Chúng tôi, một bên là Ông/Bà: Quốc tịch:

Chức vụ:

Đại diện cho (1): Điện thoại:

Địa chỉ:

Và một bên là Ông/Bà: Quốc tịch:

Sinh ngày .... tháng .... năm .... tại.

Nghề nghiệp (2):

Địa chỉ thường trú:

Số CMTND: cấp ngày ..../..../..... tại

Số sổ lao động (nếu có):................ cấp ngày ..../..../.... tại

Thỏa thuận ký kết hợp đồng lao động và cam kết làm đúng những điều khoản

sau đây:

Điều 1: Thời hạn và công việc hợp đồng

- Loai hợp đồng lao động (3):

- Từ ngày …. tháng …. năm .... đến ngày .... tháng …. năm ……..

- Thử việc từ ngày …. tháng …. năm .... đến ngày .... tháng …. năm ……..

- Địa điểm làm việc (4):

- Chức danh chuyên môn: Chức vụ (nếu có):

- Công việc phải làm (5):

Điều 2: Chế độ làm việc

59

- Thời giờ làm việc (6)

- Được cấp phát những dụng cụ làm việc gồm:

Điều 3: Nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động

1. Quyền lợi:

- Phương tiện đi lại làm việc (7):

- Mức lương chính hoặc tiền công (8):

- Hình thức trả lương:

- Phụ cấp gồm (9):

- Được trả lương vào các ngày hàng tháng.

- Tiền thưởng:

- Chế độ nâng lương:

- Được trang bị bảo hộ lao động gồm:

- Chế độ nghỉ ngơi (nghỉ hàng tuần, phép năm, lễ tết...):

- Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế (10):

- Chế độ đào tạo (11):

Những thỏa thuận khác (12):

2. Nghĩa vụ:

- Hoàn thành những công việc đã cam kết trong hợp đồng lao động.

- Chấp hành lệnh điều hành sản xuất - kinh doanh, nội quy kỷ luật lao động, an

toàn lao động ...

- Bồi thường vi phạm và vật chất (13):

Điều 4: Nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động

1. Nghĩa vụ:

- Bảo đảm việc làm và thực hiện đầy đủ những điều đã cam kết trong hợp đồng

lao động.

- Thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn các chế độ và quyền lợi cho người lao động

theo hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể (nếu có).

2. Quyền hạn:

- Điều hành người lao động hoàn thành công việc theo hợp đồng (bố trí, điều

chuyển, tạm ngừng việc?)

- Tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động, kỷ luật người lao động theo quy định

của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) và nội quy lao động của doanh

nghiệp.

Điều 5: Điều khoản thi hành

- Những vấn đề về lao động không ghi trong hợp đồng lao động này thì áp dụng

qui định của thỏa ước tập thể, trường hợp chưa có thỏa ước tập thể thì áp dụng

quy định của pháp luật lao động.

- Hợp đồng lao động được làm thành 02 bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ

một bản và có hiệu lực từ ngày .... tháng …. năm ….. Khi hai bên ký kết phụ lục

60

hợp đồng lao động thì nội dung của phụ lục hợp đồng lao động cũng có giá trị

như các nội dung của bản hợp đồng lao động này.

Hợp đồng này làm tại .... ngày .... tháng .... năm .....

Người lao động

(Ký tên)

Ghi rõ Họ và Tên

Người sử dụng lao động

(Ký tên, đóng dấu)

Ghi rõ Họ và Tên

61

Mẫu số 2

MẪU PHỤ LỤC HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

Ban hành kèm theo Thông tư số 21/2003/TT-BLĐTBXH ngày 22/9/2003

của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

-----------------------------------------------------------------------------------------------

--------------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

------------------------------------

Tên đơn vị: .......

Số: ....................

PHỤ LỤC HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

Chúng tôi, một bên là Ông/Bà:............................ Quốc tịch:.................................

Chức vụ:..................................................................................................

Đại diện cho (1): ................................................. Điện thoại:.......................

Địa chỉ:.............................................................................................................

Và một bên là Ông/Bà:......................................... Quốc tịch:.................................

Sinh ngày......... tháng....... năm...... tại.........................................................

Nghề nghiệp (2):....................................................................................

Địa chỉ thường trú:.............................................................................

Số CMTND:....... cấp ngày...../...../...... tại............................................

Số sổ lao động (nếu có):.......... cấp ngày......./....../.........tại……….

Căn cứ Hợp đồng lao động số.... ký ngày..../..../.... và nhu cầu sử dụng lao động,

hai bên cùng nhau thỏa thuận thay đổi một số nội dung của hợp đồng mà hai bên

đã ký kết như sau:

1. Nội dung thay đổi (ghi rõ nội dung gì, thay đổi như thế nào.....):

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

2. Thời gian thực hiện (ghi rõ nội dung ở mục 1 nêu trên có hiệu lực trong bao

nhiêu lâu):

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

Phụ lục này là bộ phận của hợp đồng lao động số... , được làm thành hai bản có

giá trị như nhau, mỗi bên giữ một bản và là cơ sở để giải quyết khi có tranh chấp

lao động.

Người lao động

(Ký tên)

Ghi rõ Họ và Tên

Người sử dụng lao động

(Ký tên, đóng dấu)

Ghi rõ Họ và Tên

62

Mẫu số 3

MẪU THÔNG BÁO CHUYỂN TRẢ TRỢ CẤP THÔI VIỆC

Ban hành kèm theo Thông tư số 21/2003/TT-BLĐTBXH ngày 22/9/2003

của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

-----------------------------------------------------------------------------------------------

--------------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

------------------------------------

..... , ngày..... tháng..... năm ....

Tên đơn vị: .......

Số: ....................

THÔNG BÁO

Về việc chuyển trả trợ cấp thôi việc

Kính gửi: Công ty B

- Căn cứ Nghị định số 44/2003/NĐ-CP ngày 09/5/2003 của Chính phủ quy định

chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ Luật Lao động về hợp đồng

lao động;

- Căn cứ Thông tư số … của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ...

Ông (Bà): Nguyễn Văn A đã chấm dứt hợp đồng lao động ngày .... tháng .... năm

.... (Thông báo hoặc Quyết định kèm theo).

Theo hồ sơ, Ông Nguyễn Văn A có thời gian làm việc tại Công ty B là ... năm

(từ ngày .... tháng .... năm .... đến ngày .... tháng .... năm ....).

Công ty chúng tôi đã chi hộ khoản trợ cấp thôi việc đối với thời gian làm việc

tại Công ty B với số tiền là: .... đồng.

Đề nghị Công ty B chuyển trả số tiền trợ cấp thôi việc mà Công ty chúng tôi đã

chi hộ theo số tài khoản....../.

Nơi nhận:

- Như trên;

- Lưu đơn vị.

Giám đốc hoặc thủ trưởng đơn vị

Ký tên, đóng dấu

(Ghi rõ họ và tên)

63

7.3.2 Hợp đồng kinh tế

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

----------------------------

HỢP ĐỒNG KINH TẾ SỐ: /HĐKT

V/v ..........................................................................................................

- Căn cứ vào Bộ luật dân sự số 33/2005/QHH11 ngày 14/06/2005;

- Căn cứ nghị định số 16/NĐCP ngày 07/02/2005 của Chính phủ về quản

lý và xây dựng công trình;

- Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên;

Hôm nay, ngày ....... tháng ....... năm 2010 tại Trung tâm Viễn thông Tam Đảo

chúng tôi gồm có:

A/ Đại diện bên A:

- Đại diện : Chức vụ: Giám đốc

- Địa chỉ trụ sở chính:

- Tài khoản : ..............................

- MST : ..............................

- Điện thoại :

B/ Đại diện bên B:

- Đại diện : Chức vụ: Giám đốc

- Địa chỉ trụ sở chính:

- Tài khoản :.

- MST :

- Điện thoại :

Hai bên cùng nhau bàn bạc thống nhất ký kết hợp đồng kinh tế với những

điều khoản sau

Điều I: NỘI DUNG HỢP ĐỒNG

Bên A đồng ý giao cho bên B nhận thi công công trình: Dịch chuyển, căng chỉnh

tuyễn cáp, cột treo cáp từ cổng trại giam Vĩnh Ninh đi thôn Vĩnh Ninh – Trạm

Viễn Thông Đạo Trù, với khối lượng công việc cụ thể như sau:

- Thu hồi cột bê tông đơn loại 6,5m : 3 cột

64

- Thu hồi cột bê tông loại 6,5m : 1 cột

- Dựng cột bê tông đơn 6,5m : 3 cột

- Dựng cột bê tông đôi 6,5m : 1 cột

- Đổ bê tông gốc cột đơn : 3 ụ

- Đổ bê tông gốc cột ghép : 1 ụ

- Căng chỉnh độ chùng cáp đồng treo : 0,5 km

- Căng chỉnh độ chùng cáp đồng treo : 2 km

- Căng chỉnh độ chùng cáp quang treo : 1 km

ĐIỀU III: ĐỊA ĐIỂM THI CÔNG:

.........................................................................................

ĐIỀU IV: TIẾN ĐỘ VÀ NGHIỆM THU CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH

- Ngày khởi công : Ngày ...... tháng ......năm 2010

- Ngày hoàn thành : Ngày ...... tháng ........năm 2010

Điều V : GIÁ TRỊ VÀ HÌNH THỨC THANH QUYẾT TOÁN:

- Giá trị hợp đồng trước thuế là: 6.906.246đ

- Thuế VAT 10%: 690.625đ

- Tổng giá trị hợp đồng: 7.596.871đ

Bằng chữ: (Bảy triệu, năm trăm chín mươi sáu nghìn, tám trăm bảy mươi mốt

đồng).

- Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào công ty.

- Ngay sau khi bàn giao công trình đã hoàn thành hai bên tiến hành nghiệm

thu quyết toán và thanh lý hợp đồng.

Điều VI: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN

+ Trách nhiệm A:

- Bàn giao mặt bằng cho bên B thi công, hồ sơ thiết kế thi công.

- Cử cán bộ kỹ thuật theo dõi, giám sát quá trình sửa chữa thi công công

trình và giải quyết các vấn đề phát sinh tại công trình.

+ Trách nhiệm bên B:

- Lập phương án thi công trên cơ sở thiết kế kỹ thuật.

65

- Huy động nhân lực, máy móc thi công theo phương án được duyệt, đảm

bảo đúng yêu cầu kỹ thuật công trình.

- Tuân thủ các quy định đảm bảo an toàn trong lao động và đảm bảo vệ

sinh môi trường.

Điều VII/ TRÁCH NHIỆM VẬT CHẤT TRONG VIỆC THỰC HIỆN HỢP

ĐỒNG:

- Nếu bên nào thực hiện không đúng theo hợp đồng, không đúng với thoả

thuận về chất lượng, tiến độ công trình, thời hạn thanh toán thì bên vi phạm phải

chịu phạt hợp đồng theo quy định của pháp luật.

- Nếu bên B thi công, sửa chữa không đảm bảo yêu cầu kỹ thuật chất

lượng của công trình phải sửa chữa và làm lại.

- Việc vi phạm hợp đồng của các bên mà gây thiệt hại vật chất cho phía

bên kia thì bên vi phạm phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại giá trị thực

tế.

Điều VIII: HIỆU LỰC HỢP ĐỒNG

Hợp đồng được thành lập 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý

như nhau

Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký.

ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN

A

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

66

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG Số:......../TLHĐ

Căn cứ hợp đồng kinh tế số: /HĐKT ngày ....... tháng ......năm 2010 được

ký kết giữa Trung tâm Viễn thông Viễn thông Tam Đảo và Công ty cp đầu tư

xây dựng và phát triển thương hiệu TAKASIMA.

Căn cứ biên bản nghiệm thu ngày ......... tháng ........ năm 2010

Hôm nay, ngày ...... tháng ...... năm 2010 tại Trung tâm viễn thông II chúng

tôi gồm:

A/ Đại diện bên A: TRUNG TÂM VIỄN THÔNG TAM ĐẢO

- Đại diện : Ông Hoàng Thống Chức vụ: Giám đốc

- Địa chỉ trụ sở chính: Km 10 – Hợp Châu – Tam Đảo

- Tài khoản :

............................................................................................................................

- MST : ...................................

- Điện thoại : 02113585999 Fax: 02113537889

B/ Đại diện bên B: CT CP ĐẦU TƯ XD VÀ PT THƯƠNG HIỆU

TAKASIMA

- Đại diện: Ông Nguyễn Văn Huy Chức vụ: Giám đốc

- Địa chỉ trụ sở chính: Đại Mỗ - Huyện Từ Liêm - Hà Nội

- Tài khoản: 3100211021624.Tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn

Việt Nam - Chi nhánh Từ liêm - Hà Nội.

- MST: 0102220773.

- Số điện thoại: 04.3789.2958/04.85872570 Fax : 37892958

Hai bên cùng nhau thống nhất thanh lý hợp đồng kinh tế số: /HĐKT về việc

bên A hợp đồng thi công, Công trình: “Dịch chuyển, căng chỉnh tuyễn cáp, cột

treo cáp từ cổng trại giam Vĩnh Ninh đi thôn Vĩnh Ninh – Trạm Viễn Thông Đạo

Trù”, Bên A thanh toán số tiến như ký kết trong hợp đồng cho bên B cụ thể:

+ Tổng giá trị thanh toán : 7.596.871đ

Bằng chữ: (Bảy triệu, năm trăm chín mươi sáu nghìn, tám trăm bảy mươi mốt

đồng).

67

Hai bên nhất trí thanh lý hợp đồng đã ký ngày ....../...../2010 Hợp đồng

chấm dứt hiệu lực khi hai bên ký biên bản thanh lý hợp đồng.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN A