BÀI 3. CÁC DẠNG HỆ THỐNG HỖ TRỢ QUYẾT ðỊNH3.pdf/315348450/... · BÀI 3. CÁC DẠNG HỆ THỐNG HỖ ... + Chuyên môn của các ... GSS ñầy ñủ vẫn xem

Hệ Hỗ Trợ Quyết ðịnh 1/ 35

Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004

BÀI 3. CÁC DẠNG HỆ THỐNG HỖ TRỢ QUYẾT ðỊNH NỘI DUNG

� Hệ hỗ trợ quyết ñịnh nhóm � Hệ hỗ trợ quyết ñịnh mức xí nghiệp

III.1. Hệ hỗ trợ quyết ñịnh nhóm

III.1.1. Ra quyết ñịnh nhóm, giao tiếp và cộng tác - Các ñặc ñiểm của công việc nhóm:

+ Một nhóm thực hiện một nhiệm vụ, thỉnh thoảng ra quyết ñịnh, thỉnh thoảng không ra quyết ñịnh.

+ Các thành viên trong nhóm có thể ở những nơi khác nhau. + Các thành viên trong nhóm có thể làm việc ở những thời gian khác nhau. + Các thành viên trong nhóm có thể làm việc cùng nhau hoặc ở các tổ chức khác

nhau. + Nhóm có thể vĩnh viễn hoặc tạm thời. + Nhóm có thể ở bất kỳ mức quản lý nào hoặc mức thời gian nào. + Có sự ñiều phối (quá trình và nhiệm vụ ñạt ñược) hoặc mâu thuẩn trong

nhóm. + Có sự ñạt ñược hoặc/và mất mát năng suất trong tổ chức. + Nhiệm vụ phải hoàn thành rất nhanh. + Không thể hoặc quá ñắt cho tất cả các thành viên trong nhóm cùng hợp ở một

nơi. + Một số dữ liệu, thông tin, hoặc kiến thức cần thiết nằm ở nhiều nơi, một số

khác ở ngoài tổ chức. + Chuyên môn của các thành viên không có trong nhóm là cần thiết.

- Các hoạt ñộng và các quá trình miêu tả các cuộc họp: + Cuộc họp là hoạt ñộng chung liên quan bởi một nhóm người có ñịa vị bằng

nhau hoặc gần bằng nhau. + Kết quả của cuộc họp phụ thuộc một phần vào kiến thức, ý kiến, các ñánh giá

của các thành viên. + Kết quả của cuộc họp cũng phụ thuộc vào sự kết hợp của nhóm và phụ thuộc

vào quá trình ra quyết ñịnh ñược sử dụng bởi nhóm ñó. + Giải quyết các ý kiến khác nhau bởi người có quyền hạn hoặc thương lượng

hoặc phân xử.

III.1.2. Hỗ trợ giao tiếp - Giao tiếp là thành phần quan trọng cho hỗ trợ quyết ñịnh. Không có giao tiếp, thì

không có cộng tác. Những người ra quyết ñịnh cá nhân phải giao tiếp với các ñồng nghiệp, chuyên gia, cơ quan chính phủ, khách hàng, ñối tác kinh doanh, … Họ cũng cần dữ liệu và thông tin (và kiến thức) từ nhiều nơi trên thế giới. Các nhóm ra quyết ñịnh phải giao tiếp, cộng tác, và thương lượng trong công việc. Hầu hết các tổ chức sẽ nhanh trở thành không có chức năng, nếu không có các hệ



thống giao tiếp. Thương mại ñiện tử có thể hiệu quả chỉ qua các kỹ thuật giao tiếp hiện ñại.

- Các kỹ thuật thông tin hiện ñại cung cấp các phương tiện hỗ trợ giao tiếp rẻ, nhanh, có khả năng, có thể tin cậy. Nền tảng hỗ trợ giao tiếp là các hệ thống máy tính mạng. + Bắt ñầu bằng ñiện báo, ñiện thoại, radio và ti vi. + Trong 100 năm, chúng ta phát triển máy fax, thư ñiện tử, chương trình chat,

nhóm tin tức, hệ thống hội nghị truyền hình. Hầu hết các kỹ thuật này ñều hoạt ñộng trên internet.

+ Sự phát triển giao tiếp sau cùng là hệ thống họp ñiện tử, các dịch vụ và hệ thống hội nghị ñiện tử, thường sử dụng internet ñể kết nối các người ra quyết ñịnh.

- Các thuận lợi áp dụng các phương pháp giao tiếp cải tiến trong các tổ chức: + Cải tiến năng suất của nhân viên + Liên quan ñến nhiều người ra quyết ñịnh chính + Không quan tâm nhiều ñến ñường biên giới ñịa lý + Tạo nền văn hóa hợp tác nhất quán + Cải tiến chất lượng cuộc sống của nhân viên

III.1.3. Hỗ trợ cộng tác: Máy tính hỗ trợ cộng tác - Khung thời gian/nơi chốn:

+ Sự hiệu quả của kỹ thuật tính toán cộng tác phụ thuộc vào vị trí của các thành viên trong nhóm và phụ thuộc vào thời gian chia sẽ thông tin gởi và nhận.

+ Chia sự giao tiếp thành bốn ô, và tổ chức bốn ô dọc theo 2 chiều thời gian và nơi chốn. � Thời gian: Khi gởi và nhận thông tin hầu như ñồng thời, giao tiếp là ñồng

thời. Ví dụ: ðiện thoại, ti vi, và các cuộc họp gặp mặt nhau. Giao tiếp bất ñồng bộ xảy ra khi người nhận nhận thông tin ở thời ñiểm khác thời ñiểm gởi thông tin ñó.

� Nơi chốn: Người gởi và người nhận có thể ở cùng phòng hoặc không. + Bốn ô là:

� Cùng thời gian/cùng nơi chốn: Các thành viên gặp mặt nhau cùng một lúc, giống như phòng quyết ñịnh hoặc gặp mặt truyền thống.

� Cùng thời gian/khác nơi chốn: Các thành viên ở các nơi khác nhau, nhưng giao tiếp cùng nhau. Ví dụ: hội nghị truyền hình (videoconferencing).

� Khác thời gian/cùng nơi chốn: Nhiều người làm việc theo ca. Ca này ñể lại thông tin cho ca khác.

� Khác thời gian/khác nơi chốn: Các thành viên ở các nơi khác nhau. Các thành viên này gởi và nhận thông tin ở những lần khác nhau.



Hình III.1.1: Khung giao tiếp thời gian/nơi chốn và các kỹ thuật hỗ trợ tính toán cộng tác

- Groupware:

+ Groupware thường tham khảo các sản phẩm phần mềm, cung cấp hỗ trợ cộng tác cho nhóm. Groupware cung cấp một cơ chế ñội ñể chia sẽ ý kiến, dữ liệu, thông tin, kiến thức, và các nguồn tài nguyên khác. Các kỹ thuật tính toán cộng tác khác nhau hỗ trợ làm việc nhóm theo các cách khác nhau, phụ thuộc vào loại thời gian/nơi chốn mà công việc xảy ra, mục ñích của nhóm, và nhiệm vụ. Những công cụ mới liên quan ñến việc hỗ trợ các cuộc họp ở bất cứ thời gian nào/bất cứ nơi nào.

+ Có hàng ngàn gói phần mềm chứa một số thành phần của groupware. Một số chỉ có các khả năng cộng tác thô sơ (bầu cử, voting), trong khi một số khác cung cấp sự hỗ trợ cho mỗi khía cạnh cộng tác (các cuộc họp ñiện tử ñầy ñủ cùng với hội nghị truyền hình). Hầu hết tất cả ñều tận dụng kỹ thuật internet cho giao diện người sử dụng theo kiểu duyệt web nhất quán và các protocol giao tiếp.

+ Groupware thường chứa các khả năng cho ít nhất một trong các thành phần sau: � Phát kiến ñiện tử � Họp hoặc hội nghị ñiện tử � ðịnh thời nhóm � Lên lịch � Hoạch ñịnh � Giải quyết ñụng ñộ � Xây dựng mô hình � Hội nghị truyền hình � Chia sẽ tài liệu ñiện tử (Ví dụ: chia sẽ màn hình, bảng trắng, liveboard) � Bầu cử, …

Cùng thời gian

Khác nơi chốn

Cùng nơi chốn

Khác thời gian

� GSS trong phòng quyết ñịnh � GSS dựa trên web � Hệ thống trình bày ña phương tiện � Bảng trắng � Chia sẽ tài liệu

� GSS dựa trên web � Bảng trắng � E-mail, V-mail � Hệ thống quản lý dòng làm việc � Chia sẽ tài liệu � Hội nghị máy tính có nhớ

� GSS dựa trên web � Bảng trắng � Chia sẽ tài liệu � Hội nghị truyền hình � Hội nghị máy tính � E-mail, V-mail

� GSS trong phòng quyết ñịnh � GSS dựa trên web � Hệ thống quản lý dòng làm việc � Chia sẽ tài liệu � E-mail, V-mail



III.1.4. Các hệ hỗ trợ quyết ñịnh - Hầu hết các công việc nhóm xảy ra trong các cuộc họp. - Mục tiêu của groupware là hỗ trợ công việc của các nhóm thông qua mỗi hoạt

ñộng công việc, bao gồm các cuộc họp. - Mặc dù các cuộc họp không có hiệu quả, công việc nhóm cung cấp các phù hợp,

và một số ñiều khác thường. - Mục tiêu của GSS là tăng một số các lợi ích cộng tác và loại bỏ hoặc giảm bớt

một số những mất mát. Các nhà nghiên cứu ñã phát triển các phương pháp ñể cải tiến các quá trình của công việc nhóm, và một số phương pháp này ñược nhóm tự ñộng. Hai phương pháp ñại diện là kỹ thuật nhóm danh nghĩa (nominal group technique, NGT) và phương pháp Delphi (Delphi method). Các phương pháp này ñều là các tiếp cận bằng tay ñể hỗ trợ làm việc nhóm.

- Các thành công giới hạn của các phương pháp như NGT và Delphi dẫn ñến các nỗ lực sử dụng kỹ thuật thông tin ñể hỗ trợ các cuộc họp nhóm. Kỹ thuật chính gọi là hệ hỗ trợ nhóm (GSS, Group support system). Vào ñầu những năm 1990, thay thế bằng hệ hỗ trợ quyết ñịnh nhóm (GDSS, Group decision support system), vì các nhà nghiên cứu nhận ra rằng các kỹ thuật tính toán cộng tác ñang sử dụng nhiều hơn hỗ trợ ra quyết ñịnh.

- Hệ hỗ trợ nhóm là bất cứ sự kết hợp nào của phần cứng và phần mềm, nhằm cải tiến công việc nhóm. GSS là thuật ngữ chung gồm tất cả các dạng tính toán cộng tác. GSS cải tiến sau khi các nhà nghiên cứu kỹ thuật thông tin nhận ra rằng kỹ thuật ñược phát triển ñể hỗ trợ nhiều hoạt ñộng thường xảy ra ở các cuộc họp gặp mặt nhau (phát sinh ý tưởng, xây dựng các ñồng cảm, sắp hạng nạc danh, bầu cử, …).

- Mặc dù, GSS ñầy ñủ vẫn xem xét hệ thống thông tin ñược thiết kế cụ thể, từ giữa các năm 1990, nhiều khả năng ñặc biệt của GSS ñược nhúng vào các công cụ sản xuất. Ví dụ: Microsoft NetMeeting Client là một phần của Windows. Hầu hết các GSS ñều dễ dùng vì chúng có giao diện windows hoặc trình duyệt web. Hầu hết GSS ñều khá phổ biến và cung cấp sự hỗ trợ cho các hoạt ñộng giống như phát sinh ý tưởng, giải quyết ñụng ñộ, bầu cử, …

- Hệ thống họp ñiện tử (EMS, electronic meeting system) là một dạng groupware, hỗ trợ các cuộc họp vào bất cứ lúc nào, ở bất cứ thời ñiểm nào. Các nhiệm vụ nhóm bao gồm giao tiếp, hoạch ñịnh, phát sinh ý tưởng, giải quyết vấn ñề, thảo luận vấn ñề, thương lượng, giải quyết ñụng ñộ, phân tích và thiết kế hệ thống, các hoạt ñộng nhóm cộng tác như chuẩn bị và chia sẽ tài liệu.

- GSS có thể xem xét trong các hoạt ñộng nhóm phổ biến có ích từ việc hỗ trợ dựa trên máy tính: + Lấy thông tin: bao gồm việc truy xuất các giá trị dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu

hiện hành và lấy thông tin từ các thành viên nhóm khác. + Chia sẽ thông tin: là trình bày dữ liệu cho toàn bộ nhóm trên màn hình chung

hoặc ở các trạm của các thành viên nhóm ñể xem. + Sử dụng thông tin: liên quan ñến ứng dụng kỹ thuật phần mềm (như các gói

mô hình hoặc các chương trình ứng dụng cụ thể), các thủ tục, và các kỹ thuật giải quyết vấn ñề nhóm ñể ñi ñến một quyết ñịnh nhóm.

- Mục tiêu GSS là cung cấp hỗ trợ cho các thành viên trong cuộc họp ñể cải tiến sự phong phú và hiệu quả của các cuộc họp bằng cách tăng tốc ñộ quá trình ra quyết



ñịnh (hiệu quả) hoặc bằng cách cải tiến chất lượng của các kết quả (hữu hiệu). GSS cố gắng tăng các ñiều ñạt ñược của quá trình và nhiệm vụ, và giảm các ñiều không ñạt ñược của quá trình và nhiệm vụ.

- Cải tiến hiệu suất bằng cách hỗ trợ các thành viên trong nhóm trao ñổi các ý tưởng, ý kiến, và các sở thích. Các ñặc ñiểm cụ thể như song song và nặc danh ñể tạo sự cải tiến. Tiết kiệm thời gian di chuyển, song song dẫn ñến giảm các chi phí, nặc danh dẫn ñến phát sinh nhiều ý tưởng hơn và sáng tạo nhiều ý tưởng hơn.

III.1.5. Các kỹ thuật hệ thống hỗ trợ quyết ñịnh nhóm - Có 3 lựa chọn ñể triển khai kỹ thuật GSS:

+ Trong phòng quyết ñịnh với mục tiêu ñặc biệt + Ở phương tiện có nhiều công dụng + Như là một groupware dựa trên web với các client chạy ở bất cứ nơi nào có

các thành viên của nhóm. - Cài ñặt GSS ở các phòng quyết ñịnh có mục tiêu ñặc biệt, ñắt, theo khách hàng,

các phòng quyết ñịnh với các mục tiêu ñặc biệt (phòng họp ñiện tử) có các máy tính và một màn hình chung lớn ở trước phòng. Ý tưởng ban ñầu chỉ là các nhà quản lý cấp cao và các nhà lãnh ñạo sử dụng tiện lợi. Phần mềm trong phòng họp ñiện tử có mục ñích ñặc biệt thường chạy trên mạng cục bộ, và các phòng này trang bị khá ñắt. Cấu trúc các phòng họp ñiện tử theo các hình dạng và kích thước khác nhau. Một thiết kế phổ biến là một phòng trang bị 12-30 máy tính cá nhân có nối mạng, thường hoãn lại thành màn hình nền (desktop) (ñể xem xét các thành viên tốt hơn). Một máy tính server nối với hệ thống máy chiếu có màn hình lớn và nối với mạng ñể trình bày công việc ở các trạm làm việc cá nhân và tích hợp thông tin từ các trạm làm việc. Các phòng break-out trang bị các máy tính nối với server gần kề với phòng quyết ñịnh có các nhóm tư vấn nhỏ. Và trình bày các thông tin xuất phát từ các nhóm tư vấn nhỏ này trên màn hình chung lớn.

- Các tổ chức vẫn sử dụng các phòng quyết ñịnh ñiện tử hỗ trợ các cuộc họp ở cùng thời gian/cùng nơi chốn.

- Một lựa chọn thứ hai ñể xây dựng phương tiện có nhiều công dụng, là phòng lab có mục tiêu chung với kích thước gấp ñôi, không lớn nhưng có phòng GSS hữu ích.

- ðối với lựa chọn một và hai, phương tiện huấn luyện cần thiết ñể phối hợp các cuộc họp. Người ñứng ñầu nhóm làm việc với phương tiện ñể cấu trúc cuộc họp. Sự thành công của cuộc họp GSS phụ thuộc lớn vào chất lượng, các hoạt ñộng và hỗ trợ người hỗ trợ (facilitator).

- Từ những năm 1990 trở lại ñây, một tiếp cận phổ biến nhất là lựa chọn thứ ba: sử dụng groupware dựa trên web hoặc mạng cục bộ (LAN, local area network), cho phép các thành viên trong nhóm làm việc ở bất kỳ nơi nào và ở bất kỳ thời gian nào. Groupware này thường có hội nghị truyền hình. Tính sẵn sàng của groupware tương ñối rẻ (vì mua hoặc thuê) kết hợp với sức mạnh và chi phí thấp của các máy PC làm cho loại hệ thống này có thể sống ñược. Cũng vậy, chi phí cao của việc xây dựng phương tiện và tìm kiếm người hỗ trợ có kinh nghiệm, và yêu cầu ñể có các thành viên kết nối từ các vị trí khác nhau ở bất kỳ thời gian nào, dẫn ñến yêu cầu ít cho 2 tiếp cận ñầu. Web cung cấp tính uyển chuyển trong việc ñiều hành các cuộc họp, web tạo các vấn ñề hấp dẫn về việc người tham dự dễ



dàng trong các cuộc họp như thế nào. Nói chung, ñối với cuộc họp ở bất kỳ nơi nào/bất kỳ thời gian nào, gây ấn tượng mạnh ñến mỗi giai ñoạn của cuộc họp là thời gian hạn chót. Thiết lập các thời gian hạn chót cho phép ñối với các vùng thời gian (time zones) khác nhau và vấn ñề ñi lại. Một vấn ñề khác ñối với các cuộc họp không gặp mặt nhau là các thành viên muốn xem họ ñang làm việc với ai. Một số hệ thống vẫn còn truy xuất các hình ảnh, trong khi ñó hội nghị truyền hình cải tiến một số khía cạnh cuộc họp bằng cách trình bày ngôn ngữ chính nào ñó (body language).

III.1.6. Các hệ thống nhóm - Các hệ thống nhóm là groupware dễ hiểu, hỗ trợ phân tán rộng của các quá trình

nhóm. Tổng quan các công cụ và mối quan hệ của các công cụ với các hoạt ñộng GSS chính ñược trình bày trong hình. Chương trình nghị sự là kênh ñiều khiển ñể ñịnh thời và ñiều hành các hoạt ñộng hệ thống nhóm. Các công cụ trong các hệ thống nhóm chia thành các công cụ chuẩn và các công cụ cải tiến.



Hình III.1.2: Cấu trúc của các hệ thống nhóm cho Windows

- Các hệ thống nhóm cho các công cụ chuẩn Windows hỗ trợ các quá trình nhóm

gồm phát sinh ý tưởng, xây dựng danh sách, thu thập thông tin, bầu cử, tổ chức, tối ưu hóa, và xây dựng sự ñồng cảm: + Phát kiến ñiện tử (Electronic Brainstorming): thu thập các ý tưởng và các lời

bình luận theo cách thức không có cấu trúc. Các nhóm làm việc nhanh trong việc phát sinh dòng ý tưởng tự do. Các thành viên ñóng góp ñồng thời (song song) và nặc danh.

+ Công cụ phác thảo nhóm (Group Outliner): cho phép nhóm tạo và bình luận danh sách các chủ ñề ở nhiều mức theo cấu trúc cây hoặc phác thảo. Ở mỗi

Tổ chức ý tưởng

Phát sinh ý tưởng

Tối ưu hóa

Phát triển chính sách

Tích lũy kiến thức và trình bày

bộ nhớ có tổ chức

Hoạch ñịnh cuộc họp

Hoạt ñộng Các công cụ

Người quản lý cuộc họp

Phát kiến ñiện tử Người bình luận chủ ñề Người phác thảo nhóm Bảng trắng

Người mô hình hoạt ñộng Phân tích phương án

Bầu cử Phân tích phương án Khảo sát ðộ ño ý kiến

Người phân loại Bảng trắng

Phát kiến ñiện tử Người bình luận chủ ñề Người phác thảo nhóm Bảng trắng



mức phác thảo, các thành viên có thể kết nối thêm các lời bình luận. Do ñó, tích hợp và cộng tác các lời bình luận lại.

+ Công cụ bình luận chủ ñề (Topic Commenter): cho phép các thành viên bình luận danh sách các chủ ñề. Sự phát sinh ý tưởng này có cấu trúc hơn so với việc phát kiến ñiện tử, nhưng có cấu trúc kém hơn công cụ phác thảo nhóm.

+ Công cụ phân loại (Categorizer): cho phép nhóm phát sinh danh sách các ý tưởng và hỗ trợ các lời bình luận. Tạo các phân loại cho các ý tưởng, và các thành viên có thể kéo các ý tưởng thành một loại theo yêu cầu.

+ Bầu cử (Vote): hỗ trợ phát triển sự ñồng cảm thông qua việc ñánh giá vấn ñề theo nhóm. Các phương pháp bầu cử ñược cung cấp. Các kết quả ñược lập bảng ñiện tử và trình bày theo thống kê hoặc ñồ họa.

- Các công cụ cải tiến các hệ thống nhóm gồm có các công cụ nhúng vào ñể phân tích, khảo sát và mô hình: + Phân tích phương án: cho phép nhóm ñánh trọng số hoặc tỷ lệ danh sách các

phương án so với danh sách các tiêu chuẩn, vì các quyết ñịnh cộng tác yêu cầu ñánh giá nhiều quan ñiểm và ý tưởng. Nhóm có thể kiểm tra các giả sử theo kiểu what-if bằng cách ñiều chỉnh các trọng số cho các tiêu chuẩn.

+ Khảo sát: cho phép tạo, quản trị, và phân tích danh sách các câu hỏi trực tuyến.

+ Công cụ mô hình hoạt ñộng: cung cấp hỗ trợ nhóm thân thiện người sử dụng cho mô hình thiết kế lại quá trình nghiệp vụ ñồng thời.

- Chương trình nghị sự (kênh ñiều khiển) có người hỗ trợ. Thông qua chương trình nghị sự, người hỗ trợ hoạch ñịnh và ñiều hành cuộc họp, ñiều khiển và tiết kiệm các báo cáo và dữ liệu của cuộc họp.

- Các hệ thống nhóm gồm một số nguồn tài nguyên nhóm khác: + Các người lấy danh sách các thành viên có thông tin nền tảng. + Bảng trắng là một công cụ chú thích và vẽ theo nhóm. + Bản tin (Handouts) là các tài liệu tham khảo cho việc xem xét nhóm. + ðộ ño ý kiến (Optionion Meter) là phiên bản ñơn giản và nhanh cho công cụ

bầu cử ñể ño các ý kiến. - Các nguồn tài nguyên cá nhân cải tiến tính phong phú cá nhân:

+ Tài liệu (briefcase) cho phép truy xuất các ứng dụng sử dụng phổ biến (xử lý từ, các tính toán, và thư ñiện tử).

+ Nhật ký cá nhân cho phép lấy các ghi chú cá nhân. + Công cụ giám sát biến cố thông báo các thành viên của các thông tin và hoạt

ñộng mới.

III.1.7. Quá trình họp GSS - Các cuộc họp ñiện tử gặp mặt nhau, cùng thời gian và cùng nơi chốn thường tiến

triển theo dạng phổ biến: + Người ñứng ñầu nhóm họp với người hỗ trợ ñể hoạch ñịnh cuộc họp (ñiều này

quan trọng), chọn công cụ phần mềm, phát triển chương trình nghị sự. + Các thành viên họp trong phòng quyết ñịnh, và người ñứng ñầu ñưa ra câu hỏi

hoặc vấn ñề cho nhóm. + Các thành viên ñánh vào các ý tưởng hoặc lời bình luận (phát kiến) của họ, và

trình bày các kết quả ra công chúng. Vì các thành viên có thể thấy những gì



mà người khác ñang ñánh trên màn hình, sử dụng phần mềm tổ chức ý tưởng, tìm kiếm các dạng phổ biến.

+ Sử dụng phần mềm tổ chức ý tưởng, các thành viên tìm kiếm các ý tưởng, các chủ ñề, các dạng phổ biến và tổ chức lại thành các loại thô (ý tưởng chính) với các lời bình luận thích hợp (nghiên cứu mới ñang cố gắng ñể tự ñộng một phần của cuộc họp ñiện tử). Sau ñó trình bày các kết quả ra công chúng.

+ Gởi 5-10 chủ ñề trên cùng cho phần mềm phát sinh ý tưởng theo sau cuộc thảo luận. Quá trình (phát sinh ý tưởng, tổ chức ý tưởng, tối ưu hóa) có thể lặp lại hoặc lấy kết quả bầu cử cuối cùng.

- Các hoạt ñộng chính của GSS cổ ñiển trình bày trong quá trình GSS chuẩn: + Phát sinh ý tưởng: Bước này nhìn nhận vấn ñề và cố gắng phát triển các ý

tưởng sáng tạo về các ñặc ñiểm quan trọng của vấn ñề ñó. Các ý tưởng này có thể là bất kỳ ñiều gì có thể làm ñối với vấn ñề này, từ các giải pháp tiềm ẩn cho ñến các tiêu chuẩn, rồi ñến các nhân tố không quan trọng. Công cụ phát kiến ñiện tử là thích hợp, ñầu ra của công cụ này là một danh sách các ý tưởng. Thời gian thông thường khoảng 30-45 phút.

+ Tổ chức ý tưởng: Công cụ tổ chức ý tưởng ñặt nhiều ý tưởng ñược phát sinh vào một danh sách gồm các vấn ñề chính. ðầu ra của giai ñoạn này là một danh sách gồm vài ý tưởng chính (1 ý tưởng chính tương ứng với 20 ý tưởng ban ñầu). Thời gian thông thường khoảng 45-90 phút.

+ Tối ưu hóa: Ở giai ñoạn này, tối ưu hóa các ý tưởng chính. Công cụ bầu cử là thích hợp, ñầu ra của công cụ này là một danh sách ñược tối ưu gồm các ý tưởng và các chi tiết. Thời gian thông thường khoảng 10-20 phút.

+ Phát sinh ý tưởng: Phát sinh các ý tưởng mới dựa vào sự tối ưu của các ý tưởng chính. Công cụ phát kiến ý tưởng cung cấp cấu trúc như công cụ bình luận chủ ñề. Phát sinh các ý tưởng thường tập trung vào các giải pháp. ðầu ra của giai ñoạn này khoảng 20 ý tưởng cho mỗi ý tưởng chính ban ñầu.

Quá trình tiếp tục cho ñến khi chọn ý tưởng cuối cùng như là giải pháp cho vấn ñề ñược nhắc trong cuộc họp, nhận dạng một vài giải pháp ñể ñiều tra sâu hơn. Một số cuộc họp hướng ra quyết ñịnh. Một số cuộc họp khác lại khám phá bản chất, và tập trung vào việc phát sinh ý tưởng ñể tiếp tục các cuộc họp sau hoặc công việc cá nhân. Thông thường, cuộc họp GSS kéo dài lâu hơn các cuộc họp không có hỗ trợ, nhưng những thành viên thường kỹ lưỡng hơn trong việc phát kiến và phân tích, và họ cảm thấy rằng họ ñã ra quyết ñịnh tốt hơn khi sử dụng hệ thống.

- Các cuộc họp ở bất cứ thời gian nào/bất cứ nơi nào trở thành một tiếp cận chuẩn vì GSS dựa trên web tăng nhanh. Có một số ñiều khác nhau là các thành viên muốn biết về các thành viên khác (nếu họ không sử dụng hội nghị truyền hình ñồng thời, hoặc chưa bao giờ gặp các thành viên khác), phải giao thời gian hoàn thành nhiệm vụ (ñặc biệt nếu cuộc họp kéo dài trên các vùng thời gian khác nhau), nhiệm vụ của người hỗ trợ trở nên khó hơn, ñặc biệt khi cuộc họp kéo dài nhiều giờ. Áp ñặt thời gian hạn chót ñể nhóm có thể chuyển sang giai ñoạn kế của cuộc họp. Các vấn ñề giống nhau ảnh hưởng ñến các môi trường học từ xa.

- Theo Romano et al. (1997), ñiều quan trọng là nhắc các thành viên họ ñang ở ñâu trong quá trình, và giữ họ tập trung vào các nhiệm vụ chiếm nhiều thời gian. Các vấn ñề khác gồm tính bảo mật (ñể bảo vệ các thông tin có giá trị khỏi kẻ trộm), truy xuất toàn cầu (từ nhà hoặc ở các site khác), thông tin và các lời mời thư mục



(folder invitations and information) (mời các thành viên tham gia vào các giai ñoạn của cuộc họp), thông tin về các thành viên (các thẻ nghiệp vụ ảo), chỉ rõ người nào ñang ở trên hệ thống (ñể giảm ñi cảm giác cô ñơn), các ñiều khiển của người hỗ trợ (như thế nào ñể bắt ñầu và dừng các cuộc họp, như thế nào ñể hạn chế quyền truy xuất ñến các hoạt ñộng khác nhau). Hoạch ñịnh cuộc họp là lời khuyên quan trọng nhất. Các người hỗ trợ cung cấp các ñiều khích lệ và phát triển quyền lợi ñược bảo ñảm trong kết quả, giao tiếp thường xuyên và rõ ràng, giao vai trò và nhiệm vụ theo trách nhiệm và rõ ràng trong giao tiếp giữa các mục tiêu và các hoạt ñộng.

- Sự thành công của GSS: + Sự thành công của GSS dựa chủ yếu vào tính hiệu quả của nó. Khi sử dụng hệ

thống, thì chi phí giảm, hỗ trợ các thành viên ra các quyết ñịnh tốt hơn, và/hoặc tăng hiệu suất ñáng kể, sau ñó là thành công.

+ GSS cần nhiều nhân tố thành công của hệ thống thông tin thường như: ràng buộc có tổ chức, người tài trợ thực thi, người tài trợ hoạt ñộng, sự huấn luyện và tiến bộ của người sử dụng, giao diện hấp dẫn người sử dụng, ...

+ Có một người hỗ trợ cá nhân, ñược huấn luyện tốt và tận tụy là một ñiều quan trọng.

+ GSS phải có các công cụ chính xác ñể hỗ trợ công việc nhóm của tổ chức và phải có tính song song và nặc danh ñể cung cấp cho quá trình và nhiệm vụ các ñiều ñạt ñược.

+ Hoạch ñịnh tốt là chìa khóa ñể ñiều hành các cuộc họp thành công, ñiều này cũng áp dụng cho các cuộc họp ñiện tử. Nếu có bất kỳ hoạch ñịnh cuộc họp kém nào, ñều làm cho nhóm tin rằng GSS có hiệu suất kém.

III.1.8. Học từ xa - Học từ xa xảy ra khi việc học liên quan ñến các công cụ hoặc các kỹ thuật ñược

thiết kế ñể khắc phục các hạn chế của việc học cùng thời gian/cùng nơi chốn. Học từ xa bắt nguồn từ Mỹ vào năm 1728 thông qua thư.

- Học từ xa hấp dẫn và có tiềm ẩn không hạn chế, ñể cách mạng việc học ở các trường ñại học, ở các trường công và trường tư, trong việc huấn luyện công việc. Khi phát minh ti vi vào những năm 1920, nó ñược báo trước như là thiết bị, dùng ñể cách mạng giáo dục. Radio cũng ñược sử dụng năm 1920, năm 1930 cho các chương trình học từ xa, các hệ thống học từ xa truyền hình ñã hoạt ñộng trong nhiều thập niên. Ngày nay, kỹ thuật ñã cải tiến, ti vi, hoặc hội nghị truyền hình, và tính toán cộng tác thông qua internet, cuối cùng có thể chu toàn bổn phận bằng cách cung cấp các công cụ hỗ trợ học từ xa.

- Thiết kế các công cụ internet, hội nghị truyền hình và tính toán cộng tác theo môi trường lớp học ñã phát triển thành lĩnh vực quan trọng của giáo dục cao hơn xung quanh thế giới trong nhiều thập niên gần ñây. Học từ xa là một cách không truyền thống của giáo dục phân tán và tập trung các chuyên gia làm việc theo yêu cầu chính là thành phần của sự thuận tiện. Khi tất cả các nền kinh tế của giáo dục và các xu hướng kinh tế xã hội cải tiến, sinh viên hoàn thành giáo dục ñại học theo cách không truyền thống.

- Những thuận lợi của các chương trình học từ xa:



+ Học từ xa hiệu quả như các phương tiện truyền thống, hoặc thậm chí tốt hơn nữa.

+ Khung thời gian uyển chuyển khi học từ xa, tạo cơ hội cho nhiều người học kể cả người quản lý cấp cao và người lãnh ñạo.

+ Sinh viên không cần bỏ công việc hiện tại của họ. + Sinh viên có thể ñi công tác xa khi làm việc. + Việc học có thể sẵn sàng bất kỳ lúc nào và bất kỳ thời gian nào. + Trình bày kỹ thuật mới cho một số lượng lớn thính giả, tạo chi phí rẻ hơn. + Các lớp học trực tuyến có thể dạy các kỹ năng cụ thể. + Các lớp học trực tuyến có chi phí thấp hơn. + Có sẵn nhiều thông tin cho sinh viên, cả về chiều rộng và chiều sâu của khóa

học. + Có thể giao tiếp một một giữa sinh viên và giáo viên (thông qua thư ñiện tử). + Thời gian liên lạc giữa khoa và sinh viên tăng lên. + Học từ xa thỏa mãn nhu cầu học liên tục. + Các tài liệu khóa học nhất quán. + Không yêu cầu người tham dự, có thể linh ñộng (thêm hoặc bớt). + Kỹ thuật có thể xử lý khóa học theo kiểu thảo luận cũng như các khóa học kỹ

thuật. + Thái ñộ của sinh viên cải tiến và nâng cao quen thuộc với kỹ thuật tăng dần. + Sinh viên trình bày các thu nhận tích cực trong việc học. + Khảo sát các ảnh hưởng (các mức học cao hơn, các ñiểm kiểm tra cao hơn)

nhằm tăng cao các khóa học trực tuyến. - Những bất lợi của các chương trình học từ xa:

+ Thiếu một vài tương tác xã hội (hoặc rất khác nhau), thiếu các cuộc họp gặp nhau.

+ Có ít giao tiếp theo kiểu trường học. + Có các vấn ñề giao tiếp (ñặc biệt là truyền hình). + Sinh viên phải tích cực cao hơn và tập trung nhiều hơn. + Sinh viên phải theo nguyên tắc cao và tổ chức cao. + Sinh viên phải có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. + Sinh viên phải cống hiến nhiều. + Các lớp học trực tuyến yêu cầu hỗ trợ quản trị lớn. + Các lớp học trực tuyến yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật lớn. + Thời gian phân công và chuẩn bị của khoa có ý nghĩa cao hơn khóa học truyền

thống (tăng lên 3 lần thời gian và nổ lực cần thiết). + Thiết kế lại các khóa học tận dụng các cơ chế trình bày tốt nhất ñể phân bố

chủ ñề. + Nên có các phần thưởng phụ cho khoa vì nỗ lực thêm của sinh viên. + Khoa cần phải huấn luyện cụ thể theo các phương pháp giảng dạy hiệu quả và

có kỹ thuật. + Sinh viên cần huấn luyện cụ thể theo kỹ thuật. + Khóa học yêu cầu cơ sở hạ tầng kỹ thuật rất tinh cậy gồm phần cứng, phần

mềm, và nhóm huấn luyện. + Người học phải có trách nhiệm cao hơn.



+ Ưu thế của tài liệu thiết lập ñiểm, thông qua các phương pháp cộng tác cho phép giảng viên nhận dạng các ñóng góp.

+ Sinh viên phải chăm chỉ – ñây là các khóa học thực tế, không là các khóa học qua thư.

- Courseware học từ xa: + Có nhiều công cụ học từ xa dạng gói courseware, từ dạng tổng quát hơn như

Lotus Notes, Microsoft NetMeeting, Novell GroupWise, và GroupSystems cho ñến các công cụ cụ thể như Lotus Learning Space, WebCT.

- Huấn luyện hợp tác trực tuyến: + Kỹ thuật học dựa trên web cho phép các tổ chức IT cập nhật cho các thành

viên trong tổ chức các cải tiến mới nhất trong lĩnh vực IT. Các khóa học tương tác hơn, rẻ hơn ñược ñiều khiển bằng lệnh, học từ xa nhanh chóng trở thành thủ tục ñiều hành chuẩn.

+ Học ñiện tử cải tiến yêu cầu giao tiếp kịp thời và theo 2 chiều qua các công cụ hội nghị truyền hình hoặc nghe nói, cho phép các sinh viên hoặc giảng viên tương tác với nhau và có phản hồi. ðối với hầu hết các huấn luyện web, sinh viên xem lớp học ghi âm lại hoặc sống ñộng và thành viên bị giới hạn trong cuộc thảo luận bằng thư ñiện tử và bảng thông báo.

- Các nguồn tài nguyên học từ xa: Các tổ chức sau có thể nâng cao việc cải tiến và hỗ trợ học từ xa: + Trung tâm tài nguyên này có một phòng học theo mô hình có thể xem trên

web. The Center for Distance Learning ở Texas A&M University (www.cdlr.tamu.edu).

+ Trung tâm có các tài nguyên như các tóm tắt về các nghiên cứu, các bài báo ñã ấn bản, các nghiên cứu, các hướng dẫn cùng với các mẹo như thế nào ñể thiết lập một chương trình hoặc một khóa học từ xa. The Center for Excellence in Distance Learning (CEDL) ở Lucent Technologies (www.lucent.com/cedl/).

+ Tổ chức này vẫn còn lưu giữ nhiều vấn ñề quan trọng trong giáo dục. Họ ñã xuất bản quyển sách như thế nào ñể ñánh giá chất lượng chương trình học từ xa của một tổ chức, có tên là Distance Learning Evaluation Guide, (ACENET, 1999). The American Council on Education ACENET (www.acenet.edu).

- ðánh giá việc học từ xa: + Học từ xa là dạng cộng tác và quản lý kiến thức. Thật là quan trọng ñể ñánh

giá ảnh hưởng của các khóa học dựa trên web theo thuật ngữ các lợi ích và các chi phí. Hầu hết các kinh nghiệm của sinh viên ñều là tích cực. Sinh viên có xu hướng học nhanh hơn sử dụng groupware, cụ thể kho học có khoảng cách. Sinh viên trong môi trường học từ xa có xu hướng thực hiện tốt hơn các lớp học truyền thống. Có một số nhân tố quan trọng trong việc học từ xa. Mức cao của việc thúc ñẩy sinh viên, ñạo ñức làm việc cường ñộ cao, và sinh viên chuyên sâu thường hỗ trợ kết quả ñộ ño thành công thông thường của người học từ xa. Nhân tố quan trọng nhất ñể học từ xa thành công là mức ñộ ñối với giảng viên nào và hỗ trợ nhóm có thể khuyến khích sinh viên chịu trách nhiệm việc học của họ.



+ Cả sinh viên và khoa phải hiểu kỹ thuật cộng tác ảnh hưởng như thế nào và chúng thực hiện công việc khóa học như thế nào. Một số vấn ñề xoay quanh việc huấn luyện, xác ñịnh sử dụng kỹ thuật nào và sử dụng như thế nào, phân bố cái gì và phân bố khi nào, sử dụng tập tin sinh viên ñưa vào theo tiêu chuẩn gì, …

III.1.9. Phát sinh ý tưởng và sáng tạo - Sáng tạo

+ Sáng tạo phức tạp. Sáng tạo xem như là nét tiêu biểu cơ bản của con người và mức ñộ ñạt ñược. � Nét tiêu biểu sáng tạo liên quan ñến cá nhân là óc sáng tạo, tính ñộc lập,

cá tính, lòng nhiệt tình, và tính linh ñộng. � Nhiều nhà nghiên cứu cho là: Tính sáng tạo có thể học, cải tiến và không

phụ thuộc nhiều vào nét tiêu biểu cá tính như suy nghĩ. � Các công ty ñổi mới nhận ra rằng: Sáng tạo không nhất thiết là kết quả của

thiên tài nhiều như là môi trường làm việc chăm sóc ý tưởng. + Khi hình thành một vấn ñề, phải nhận dạng các phương án và các tiêu chuẩn

tiềm ẩn. Phát sinh ý tưởng là một tiếp cận lý tưởng. Ý tưởng sáng tạo thường dẫn ñến các giải pháp. Trong phát kiến ý tưởng, có một số ñộ ño tính sáng tạo cụ thể: các thành phần ñịnh lượng (số ý tưởng) và các thành phần ñịnh tính (chất lượng ý tưởng). Sử dụng hệ thống hỗ trợ tính sáng tạo ñều ảnh hưởng ñến cả thành phần ñịnh lượng và ñịnh tính.

+ Nhiều tổ chức nhận ra giá trị của tính sáng tạo và sự ñổi mới. Họ nhận biết bản chất cộng tác của tính sáng tạo và các loại môi trường thúc ñẩy tính sáng tạo. Tính sáng tạo và sự ñổi mới ñi liền với nhau. Những gì giống như là ý tưởng kém trở thành nguồn ñổi mới sáng tạo nhiều năm trong tương lai.

+ Sự cộng tác, trò chơi mạo hiểm, và prototype cần thiết ñể thúc ñẩy tính sáng tạo. Nơi làm trở thành nơi thú vị ñể người công nhân ñổi mới kiến thức. Trò chơi liên quan ñến việc sáng tác bất ngờ không theo cách tạo giá trị mới. Các quá trình sáng tạo không thể quản lý theo cùng cách thức với các cải tiến tiền lời cổ ñiển (conventional incremental improvements). Có thể trưởng thành và hướng dẫn ñổi mới bằng việc thiết lập các mục tiêu mềm, bằng việc ñánh giá tiến trình bằng sự sắc sảo ñến chiến lược dài hạn và những thay ñổi của thế giới bên ngoài, và bằng việc tạo không khí khuyến khích suy nghĩ táo bạo (Port và Carey, 1997). Người quản lý thúc ñẩy tính sáng tạo nên “cho phép và có thể” hơn là cấu trúc và ñiều khiển (Silverstone, 1999). Tính sáng tạo quan trọng trong việc giải quyết vấn ñề và do ñó nó cũng quan trọng ñể phát triển các hệ thống hỗ trợ tính toán.

+ Kích thích tính sáng tạo và sự ñổi mới bằng các nhân tố môi trường. Môi trường thỏa mãn các tiêu chuẩn “trò chơi mạo hiểm”, là một phần của quá trình. Kích thích bởi người sáng tạo khác trong môi trường có thể thúc ñẩy nhóm tiến lên phía trước. Như thế nào? Kích thích có thể ñến trực tiếp từ các ý tưởng hấp dẫn ñược phát triển như là kết quả của sự kết hợp (hoặc ñiều phối) giữa nhiều người sáng tạo.

- Phát sinh ý tưởng thông qua phát kiến ñiện tử



+ Các kỹ thuật và các phương pháp phát sinh ý tưởng ñã ñược thông qua ñể cải tiến tính sáng tạo của cả cá nhân và nhóm. Phần mềm phát sinh ý tưởng (phát kiến ñiện tử) giúp kích thích dòng suy nghĩ sáng tạo không thể kiểm soát ñược, tự do: ý tưởng, từ nghĩa, hình ảnh, và các khái niệm thiết lập tính nhiệt tình, dựa vào nguyên tắc ñiều phối (kết hợp). Một số gói phần mềm thiết kế ñể cải tiến quá trình suy nghĩ sáng tạo của tâm trí con người, và có thể dùng ñể tạo các ý tưởng sản phẩm mới, các chiến lược tiếp thị, các chiến dịch khuyến mãi, tên, tiêu ñề, khẩu hiệu, câu chuyện hoặc phát kiến.

+ ðặc ñiểm chính của phần mềm phát sinh ý tưởng là bùng nổ nhiều ý tưởng cho người sử dụng, nó giúp người sử dụng chuyển từ chế ñộ phân tích sang chế ñộ sáng tạo. Nghiên cứu tâm lý cho thấy: Con người có xu hướng bám chặt các suy nghĩ của họ, sử dụng ý tưởng ñầu tiên như là ñiểm khởi ñầu cho các ý tưởng khác. Do ñó, các ý tưởng sau không có ý nghĩa mới, nhưng có thay ñổi nhỏ so với ý tưởng ban ñầu. Vì phần mềm phát kiến ý tưởng thoát khỏi tính chủ quan của con người, nó giúp mở rộng nền tảng suy nghĩ và khuyến khích các ý tưởng thực sự xuất hiện.

+ Theo ñịnh nghĩa, phát sinh ý tưởng trong GSS là nổ lực cộng tác. Ý tưởng của một người kích thích ý tưởng của người khác, và kích thích nhiều ý tưởng hơn (tạo ra một chuỗi các ý tưởng kết hợp). Với các công cụ hỗ trợ tính toán cộng tác (ví dụ GSS), các cá nhân làm tất cả các suy nghĩ trong khi hệ thống phần mềm khuyến khích họ di chuyển theo. Kỹ thuật này là cách an toàn, nặc danh ñể khuyến khích các thành viên nói lên ý kiến mà họ cảm thấy miễn cưỡng trong các thiết lập cổ ñiển hơn. Bằng cách xây dựng mỗi người một ý tưởng, người ta có thể ñạt ñược các tầm nhìn sáng tạo mà họ không có trước khi kết hợp các ý tưởng ñang tồn tại và trí nhớ của họ. Có một ảnh hưởng thẩm thấm khi các ý tưởng làm việc theo cách của họ thông qua quá trình. Các kết hợp kích thích trí nhớ, có thể kích hoạt tính sáng tạo. Trao ñổi thông tin (việc học) có thể tăng hiệu suất và tính sáng tạo.

+ Dưới các ñiều kiện phát kiến ñiện tử ñúng, có thể phát sinh nhiều ý tưởng hơn và nhiều ý tưởng sáng tạo hơn. Khám phá một số các ñiều kiện khác nhau. Chẳng hạn như, Ap lực thời gian ảnh hưởng ñến việc phát sinh ý tưởng; Việc phân rã vấn ñề theo các giai ñoạn thời gian hoặc theo nhiệm vụ; Các công cụ phát kiến ý tưởng khác nhau ñể sáng tạo; Sự phân loại.

+ Một cách tổng quát, nếu tiếp cận ñúng trong việc phát kiến ñiện tử, thì phát sinh nhiều ý tưởng, và nhiều ý tưởng sáng tạo hơn.

+ Cái gì nếu cá nhân thỏa mãn nhu cầu phát kiến một mình? Có các phương pháp ñể cải tiến phát kiến cá nhân. Satzinger et al. (1999) phát triển phát kiến mô phỏng ñể giúp các cá nhân kích thích các ñáp ứng sáng tạo hơn khi phát kiến một mình. Họ so sánh ảnh hưởng của công cụ mô phỏng phát sinh các ý tưởng ngẫu nhiên cho người ra quyết ñịnh cá nhân, trái ngược với người ra quyết ñịnh cá nhân không sử dụng công cụ mô phỏng trong phát kiến. Các thành viên sử dụng công cụ mô phỏng phát sinh nhiều ý tưởng và nhiều ý tưởng sáng tạo hơn cái khác.

+ Nghiên cứu như thế nào nhóm nên tổ chức ñể phát sinh ý tưởng trình bày ñiều ñó, trái với việc tìm kiếm phát sinh ý tưởng không có máy tính trung gian, một GSS ñơn hỗ trợ nhóm phát sinh nhiều ý tưởng chất lượng cao hơn cùng số các



thành viên làm việc như các cá nhân hoặc trong một vài nhóm nhỏ hơn. Các hệ thống dựa trên web ñể phát sinh ý tưởng (ví dụ: TCBWorks) ñã có sẵn.

+ Hơi liên quan ñến phát kiến ý tưởng, các ánh xạ ý thức có thể giúp cá nhân hoặc nhóm hiểu vấn ñề lộn xộn, phát triển khung chung, và cải tiến tính sáng tạo. Anh xạ ý tưởng trình bày các khái niệm có liên quan ñến các khái niệm khác như thế nào, do ñó giúp người sử dụng tổ chức các suy nghĩ và các ý tưởng. Theo cách này, chúng ta có thể thấy vấn ñề mà chúng ta cố gắng giải quyết.

- Phần mềm cải tiến tính sáng tạo + Mặc dù phát kiến ñiện tử cải tiến tính sáng tạo, nhưng chính loài người tạo ra

các kết quả. Một số phương pháp và phần mềm cải tiến tính sáng tạo của con người bằng cách thực hiện một số nhiệm vụ sáng tạo của con người. Một số hệ thống thực sự trình bày hành vi sáng tạo.

- Chương trình máy tính trình bày hành vi sáng tạo + Trong nhiều thập niên, người ta cố gắng viết các chương trình mày tính, ñể

trình bày hành vi thông minh. ðặc ñiểm chính của hành vi thông minh là tính sáng tạo. Máy tính có sáng tạo không?

+ Các tác nhân thông minh (smartbots) có thể hoạt ñộng như là các người hỗ trợ trong GSS. Chen et al. (1995) miêu tả kinh nghiệm mà tác nhân thông minh ñược trợ giúp trong việc hội tụ ý tưởng. Hiệu suất của tác nhân so với hiệu suất của người hỗ trợ trong việc nhận dạng các khái niệm thỏa mãn yêu cầu quan trọng, nhưng kém hơn trong việc phát sinh các khái niệm thích hợp và chính xác. Nhưng tác nhân có thể hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn bản sao của con người. Khái niệm này ở dạng sơ khai, nhưng có tiềm ẩn hỗ trợ GSS dựa trên web.

+ Rasmus (1995) miêu tả 3 công cụ sáng tạo. � Hệ thống 1 gọi là Copycat, chương trình tìm kiếm các tương tự theo các

mẫu ký tự. Nhận dạng mẫu là cần thiết của sự thông minh. Copycat gồm có một số tác nhân thông minh, có thể tìm các tương tự với các chuỗi ký tự. Có thể tổng quát hóa khả năng này cho các vấn ñề khác, yêu cầu hiểu biết khái niệm và thao tác các ñối tượng. Khả năng của chương trình ñể ñoán trước ý nghĩa của việc chuyển ñổi và tìm các phù hợp tương tự cung cấp chứng cớ mà các máy tính có thể bắt chước khả năng của con người ñể tạo các tương tự.

� Hệ thống 2, Tabletop, cũng có khả năng tìm kiếm các mẫu tuần tự. � Hệ thống 3, AARON, là chương trình vẽ nghệ thuật phức tạp và kết quả

của 14 năm nghiên cứu. Harold Cohen, người phát triển hệ thống ñã tạo ra cơ sở tri thức hỗ trợ AARON. Các chương trình máy tính tương tự ñã ñược phát triển ñể viết thơ, nhạc, và tạo các tác phẩm nghệ thuật bằng ña phương tiện khác nhau.

- Các phương án phần mềm sáng tạo ñể phát sinh ý tưởng + CoBrain (Invention Machine Corporation, Cambridge, MA, www.invention-

machine.com) là ñồng nghiệp thông minh phát triển sự ñổi mới kỹ thuật. Kỹ thuật xử lý ngữ nghĩa của CoBrain ñọc, hiểu, và lấy các khái niệm chính từ các cơ sở dữ liệu công ty, intranet, và internet. Phần mềm ñọc nội dung, tạo cây giải pháp vấn ñề (chỉ mục kiến thức), và phân phối bản tóm tắt trình bày



nội dung kỹ thuật trong các tài liệu tương ứng. CoBrain sử dụng kiến thức công trình và nghiên cứu khoa học như là nền tảng cho các giải thuật ngữ nghĩa ñể tăng tốc các ñổi mới thiết kế quá trình và sản phẩm mới.

+ CoBrain dựa trên lý thuyết giải quyết vấn ñề có tính sáng tạo (TRIZ – chữ nga viết tắt). Genrich Altshuller và các ñồng nghiệp của anh ở Nga ñã phát triển TRIZ năm 1946. Trên 2 triệu bằng sáng chế ñược khảo sát, phân loại theo mức ñộ sáng tạo, và phân tích ñể tìm kiếm các nguyên tắc ñổi mới sau: � Các vấn ñề và các giải pháp lặp lại thông qua các công nghệ và các nghiên

cứu khoa học. � Các mẫu cải tiến kỹ thuật lặp lại thông qua các công nghệ và các nghiên

cứu khoa học. � Các ñổi mới sử dụng các ảnh hưởng nghiên cứu khoa học nằm ngoài lĩnh

vực mà họ ñã phát triển. - Phần mềm tạo tính sáng tạo của con người dễ dàng hơn

+ Có nhiều gói phần mềm tốt có thể giúp kích thích tính sáng tạo. Một số có các chức năng rất cụ thể, và một số khác sử dụng các kết hợp từ ngữ hoặc các câu hỏi ñể nhắc người sử dụng lấy các chỉ thị mới, không rõ ràng trong các mẫu suy nghĩ của họ. Hoạt ñộng này có thể giúp người sử dụng ngắt các mẫu suy nghĩ tuần hoàn, lấy các khối trí tuệ trong quá khứ, hoặc khắc phục trì hoãn. Các phần mềm như thế sử dụng nhiều cách tiếp cận khác nhau ñể phát sinh dòng ý tưởng của người sử dụng.

+ Sau ñây là các gói phần mềm tạo tính sáng tạo cho con người: � Project KickStart (www.projectkickstart.com) hỗ trợ khía cạnh sáng tạo

của mỗi vấn ñề cụ thể: tổ chức một ñề án ở mức khởi ñầu. Qua người sử dụng với nhiều bước chuẩn mà mỗi ñề án nên tiến hành. Nó giúp người sử dụng tổ chức các ý tưởng ñể bắt ñầu ñề án nhanh chóng. Nó cũng làm cho các thông tin từ các ñề án khác sẵn sàng giúp tiến hành các chi tiết cho mỗi bước.

� ThoughtPath (Synectics Company, www.thoughtpath.com) cải tiến tính sáng tạo bằng cách dẫn dắt người sử dụng qua nhiều bước minh họa sự thành công trong thực tế. ThoughtPath hướng dẫn người sử dụng thông qua các vấn ñề và các cơ hội ñi ñến một giải pháp sáng tạo và có thể thực hiện ñược. Nó giúp người sử dụng ñạt ñược tầm nhìn về các vấn ñề. Nó cải tiến suy nghĩ “bên ngoài cái họp” (outside-the-box).

� Creative Think (www.creativethink.com) cung cấp Creative WhackPack (dựa trên von Oech (1998)), một bộ bài gồm 64 thẻ, sẽ tách chúng ta ra khỏi các mẫu suy nghĩ theo thói quen, và ñể chúng ta nhìn vấn ñề theo cách mới. Các thẻ kích thích trí tưởng tượng. Chúng ta có thể chọn một thẻ ngẫu nhiên.

� IdeaFisher có một từ ñiển ngôn ngữ tiếng Anh kết hợp, có thể tham khảo chéo các từ và các nhóm câu. Các mối liên kết kết hợp làm cho từ ñiển dễ dàng ñối với máy tính, ñể cung cấp cho người sử dụng các từ có liên quan với chủ ñề ở một mức ñộ nào ñó, dựa vào các tương tự và các phép ẩn dụ. Nhiều kết hợp không tuyến tính có thể kỳ quặc, tính kỳ quặc thường kích thích các ý tưởng hữu ích, mới. Những kết hợp cá nhân cũng ñược thêm vào cơ sở dữ liệu ñể mở rộng cơ sở ứng dụng sáng tạo. IdeaFisher miêu tả



như là “từ ñiển chuyên ñề của các chất tự sinh ra” (a thesaurus on steroids).

III.1.10. Các vấn ñề, nghiên cứu tính toán cộng tác và GSS - Groupware vẫn ñang phát triển mạnh, chính vì có ngày càng nhiều nhu cầu ñể các

nhóm cộng tác với nhau. Các vấn ñề và các câu hỏi không thể trả lời liên quan ñến việc tính toán cộng tác trong lý thuyết và thực hành. Kỹ thuật cải tiến nhanh hơn nhiều trước khi khám phá vấn ñề ñầy ñủ, các vấn ñề mới ñưa ra.

- Thiết lập cuộc họp ñiện tử trái ngược với thiết lập cuộc họp truyền thống. Các vấn ñề quan trọng như song song, nặc danh, và ñặc biệt là kích thước nhóm. Công cụ phát kiến ý tưởng (ñiện tử so với truyền thống, ñiện tử so với ñiện tử khác) có thể ño số ý tưởng phát sinh và các ý tưởng phát sinh từ ñâu. So sánh các phương pháp GSS ñể xác ñịnh phương pháp nào là tốt hơn và phương pháp nào là tốt nhất nhằm tận dụng các kỹ thuật cho các kết quả tốt hơn hoặc cho nhiều kết quả hơn. Hay, có bất kỳ ảnh hưởng nào ñến phát kiến ý tưởng khi phân rã vấn ñề theo nhiệm vụ, theo thời gian, hoặc theo cả nhiệm vụ và thời gian. Hay, ảnh hưởng của cấu trúc groupware nhằm kích thích suy nghĩ dẫn ñến công việc hiệu quả hơn. Hay các ảnh hưởng phân loại, Hay các thành viên trong nhóm học như thế nào khi họ làm việc, và họ có thể trao ñổi thông tin hiệu quả như thế nào.

- Web groupware trình bày các cơ hội và thách thức mới. Chẳng hạn như, Thiết lập lý thuyết hành vi tổ chức và hệ thống thông tin giải thích tính hiệu quả của groupware như thế nào. Hay, hành vi xã hội của nhóm ảnh hưởng ñến goupware như thế nào. Hay, như thế nào ñể ñiều hành cuộc họp và như thế nào ñể hỗ trợ các người hỗ trợ vẫn mở, trong khi các người khác ñã ổn ñịnh.

- Groupware sẵn sàng và chạy trên web, nhiều tổ chức cố gắng ảo hóa cách thức mà chúng hoạt ñộng. Các tổ chức cố gắng hình thành sự hợp tác ảo, ở ñó người ta có thể làm việc bất cứ nơi nào và bất cứ khi nào thích hợp. Khi chúng ta di chuyển ñến tình huống này, nhiều câu hỏi hơn xuất hiện (như thế nào ñể quản lý một tổ chức như thế vẫn còn là một câu hỏi mở khi những người công nhân ở những nơi xa). Cuối cùng, nghiên cứu nhằm xác ñịnh cách tốt nhất ñể tận dụng groupware trong phòng học.

III.2. Hệ hỗ trợ quyết ñịnh mức xí nghiệp

III.2.1. Hệ hỗ trợ quyết ñịnh mức xí nghiệp: Các khái niệm và ñịnh nghĩa - Vào những năm 1980 và cho tới những năm 1990, các hệ thống sử dụng cho các

yêu cầu của các nhà lãnh ñạo cấp cao ñược thiết kế như là các hệ thống ñộc lập và gọi là các hệ thống thông tin lãnh ñạo (EIS, Executive information systems).

- Ngày nay, các hệ thống hỗ trợ các nhà lãnh ñạo và cũng hỗ trợ các nhân viên. Các hệ thống này gọi là các hệ thống thông tin mức xí nghiệp (cũng gọi là EIS, Enterprise information systems). Vì các hệ thống này sử dụng cho nhiều người, nên chi phí hiệu quả nhất. Các hệ thống mức xí nghiệp xây dựng tốt cung cấp các nhà lãnh ñạo với cùng các khả năng như EIS trước ñược sử dụng ñể cung cấp và thêm vào hệ thống cho nhiều người sử dụng khác trong xí nghiệp.



III.2.2. Tiến hóa của hệ thống thông tin mức xí nghiệp và hệ thống thông tin lãnh ñạo

- Trong những năm 1980, DSS cá nhân hỗ trợ công việc của các chuyên gia và những người quản lý cấp trung. DSS tổ chức hỗ trợ chính cho các người hoạch ñịnh, phân tích và các nhà nghiên cứu. Hiếm khi các người lãnh ñạo cấp cao sử dụng trực tiếp DSS. Tình huống này trái ngược với sự kiện là các người lãnh ñạo cấp cao thường hay ra quyết ñịnh. Cái gì cần ñể xử lý các yêu cầu ñặc biệt của các người lãnh ñạo ñúng lúc và chính xác. Nord và Nord, 1996 công dụng phổ biến nhất của EIS là hỗ trợ quyết ñịnh (50%) bằng cách cung cấp dữ liệu và thông tin, ñịnh thời (50%), thiết lập chương trình nghị sự và ñịnh thời các cuộc họp (43.8%), lập tài liệu ñiện tử (31.5%), duyệt dữ liệu và giám sát các tình huống (31.3%).

- Watson et al., 1997, các hệ thống thông tin lãnh ñạo cũng ñược biết như là các hệ thống hỗ trợ lãnh ñạo, là kỹ thuật nổi lên. Những người sử dụng chính của EIS là nhân viên văn phòng lãnh ñạo chính (CEO, chief executive officer), nhân viên văn phòng tài chánh chính (CFO, chief financial officer), hoặc nhân viên ñiều hành chính (COO, chief operations officer).

- Vào giữa những năm 1990, với những cải tiến trong kho dữ liệu và trong mạng web, thay thế khái niệm EIS ñộc lập bằng hệ thống mức xí nghiệp chi phí hiệu quả hơn.

- Các ñịnh nghĩa dựa trên Rockart và DeLong (1988): + Hệ thống thông tin lãnh ñạo (EIS, Executive information system) là hệ thống

máy tính phục vụ các yêu cầu thông tin của các người lãnh ñạo cấp cao. Người sử dụng truy xuất nhanh các thông tin kịp thời và truy xuất trực tiếp các báo cáo quản lý. EIS rất thân thiện, hỗ trợ ñồ họa, cung cấp các báo cáo ngoại lệ, và khả năng duyệt dữ liệu ñi xuống. Nó cũng có thể kết nối ñược với internet, intranet và extranet.

+ Hệ thống hỗ trợ lãnh ñạo (ESS, Executive support system) là hệ thống hỗ trợ có thể dễ hiểu, dựa trên EIS, bao gồm giao tiếp, tự ñộng văn phòng, hỗ trợ phân tích, và thông minh nghiệp vụ.

+ Hệ thống thông tin mức xí nghiệp (EIS, Enterprise information system) là hệ thống diện liên hiệp các công ty, cung cấp các thông tin có tính lịch sử từ các quan ñiểm hợp tác. Các người sử dụng khác nhau trong xí nghiệp có thể sử dụng hệ thống cho các mục ñích khác nhau. Các hệ thống này cũng phục vụ cho các yêu cầu của các lãnh ñạo cấp cao. Các hệ thống mức xí nghiệp là một phần quan trọng của khái niệm quản lý tài nguyên mức xí nghiệp (ERP, Enterprise resources management).

- Các hệ thống hỗ trợ mức xí nghiệp: + Mục tiêu quan trọng nhất của các hệ thống hỗ trợ mức xí nghiệp (ESS) là

cung cấp một công cụ ñể hỗ trợ mức xí nghiệp. Có 2 loại EIS: một thiết kế ñặc biệt ñể hỗ trợ các người lãnh ñạo cấp cao, một có xu hướng phục vụ cho một cộng ñồng người sử dụng rộng hơn.

+ ðiều chỉnh EIS chỉ lãnh ñạo như là một phần của hệ thống thông tin mức xí nghiệp. Các ứng dụng EIS có mục ñích hỗ trợ các người ra quyết ñịnh chuyên nghiệp trong xí nghiệp. EIS cung cấp một số khả năng cần thiết. Ngoài ra, còn có một số công cụ giúp các người quản lý chức năng (tài chánh, tiếp thị), và tích hợp các công cụ này vào EIS.



+ Hơn nữa, EIS hỗ trợ cho các mức tổ chức thấp hơn. Vì thế, ngày nay EIS có nghĩa là hệ thống thông tin mức xí nghiệp hay hệ thống thông tin của mọi người. Sử dụng các hệ thống mức xí nghiệp (enterprise systems) hay các hệ thống thông minh nghiệp vụ (business intelligence systems, BI), ñể miêu tả vai trò mới của EIS, ñặc biệt ngày nay kho dữ liệu (data warehouses) có thể cung cấp dữ liệu ở dạng dễ sử dụng, các hệ thống truy vấn hướng ñồ họa có khả năng chia nhỏ dữ liệu và phân tích dữ liệu ña chiều.

III.2.3. Vai trò và các yêu cầu thông tin của người lãnh ñạo - Vai trò quyết ñịnh lãnh ñạo là một vai trò chính, vì thế chúng ta chia nó thành hai

giai ñoạn. Giai ñoạn 1 liên quan ñến việc nhận dạng các vấn ñề và các cơ hội. Giai ñoạn 2 liên quan ñến các quyết ñịnh về cái gì sẽ làm ñối với các vấn ñề và các cơ hội. Sự phân chia này có thể sử dụng ñể hiểu các yêu cầu thông tin của người lãnh ñạo và các khả năng của hệ thống thông tin lãnh ñạo (EIS).

Hình III.2.1: Quá trình ra quyết ñịnh của người lãnh ñạo (Vai trò quyết ñịnh)

Quét qua

Môi trường bên ngoài Môi trường bên trong

ðánh giá thông tin

Quét qua

Phân tích ñịnh tính Phân tích ñịnh lượng

Diễn dịch: Có vấn ñề (cơ hội) không?

Quyết ñịnh: Cái gì ñể làm ñối với vấn ñề (cơ hội) này

Có ðầu ra cho việc ra quyết ñịnh

Không

Giai ñoạn 1

Giai ñoạn 2



- Như trong hình, thông tin chảy vào hệ thống từ các môi trường bên trong và môi trường bên ngoài. Phát sinh các thông tin trong từ các ñơn vị chức năng (tài chánh, tiếp thị, sản xuất, kế toán, nhân sự, …). Thông tin ngoài ñến từ nhiều nguồn như internet, các cơ sở dữ liệu trực tuyến khác, các bài báo, các dịch vụ tin tức trên internet, các ấn bản công nghiệp, các báo cáo chính phủ, các liên lạc cá nhân. Rõ ràng, các thông tin kết hợp vô cùng có giá trị, là tài nguyên có tổ chức quan trọng cần thiết ñể sống còn và cạnh tranh thành công. Tuy nhiên, vì khối lượng thông tin lớn, nên cần phải quét môi trường ñể các thông tin thích hợp. Các tác nhân phần mềm thông tin quét qua các thông tin trên web, các báo cáo nội bộ, các câu chuyện mới. Sau ñó ñánh giá và phân kênh các thông tin ñược thu thập ñể phân tích ñịnh tính và ñịnh lượng (các chuyên gia thực hiện khi cần thiết). Sau ñó, người lãnh ñạo hoặc nhóm ra quyết ñịnh dựa vào vấn ñề hoặc cơ hội ñang tồn tại. Nếu quyết ñịnh này có vấn ñề, thì diễn dịch trở thành ñầu vào cho bước kế: ra quyết ñịnh dựa vào cái gì ñể làm ñối với vấn ñề này. Mục ñích cơ bản của EIS là hỗ trợ giai ñoạn 1 của quá trình trong hình trên. Còn các ứng dụng DSS ñặc thù (specific DSS applications) hỗ trợ giai ñoạn 2.

- Các phương pháp tìm ra các yêu cầu thông tin: tham khảo thông tin “the Minicase in Focus W8.1” trên site www.prenhall.com/turban. Một ñiều phức tạp lớn trong việc xác ñịnh các yêu cầu thông tin của các người lãnh ñạo là: yêu cầu thay ñổi khi các nhiệm vụ và các trách nhiệm của người lãnh ñạo thay ñổi. Vì thế, trong nhiều tổ chức, EIS ñược xem như ñã cải tiến và không bao giờ xem như ñã hoàn thành ñầy ñủ.

III.2.4. Các ñặc tính và các khả năng của các hệ thống thông tin lãnh ñạo - Các ñặc tính và khả năng của hệ thống thông tin lãnh ñạo (EIS):

+ Chất lượng thông tin: � Linh ñộng � Tạo thông tin chính xác � Tạo thông tin kịp thời � Tạo thông tin thích hợp � Tạo thông tin ñầy ñủ � Tạo thông tin hợp lý

+ Giao diện người sử dụng: � Giao diện người sử dụng ñồ họa (GUI) tinh vi � Giao diện thân thiện với người sử dụng � Cho phép truy xuất thông tin tin cậy và an toàn � Có thời gian ñáp ứng ngắn (thông tin kịp thời) � Có thể truy xuất thông tin ở nhiều nơi � Thủ tục truy xuất có thể tin cậy ñược � Sử dụng bàn phím tối thiểu như các ñiều khiển infrared, chuột, touch pads,

màn hình cảm biến (touch screen) � Lấy nhanh các thông tin theo yêu cầu � Có thể thiết kế các kiểu quản lý của các người lãnh ñạo khác nhau � Có thực ñơn tự trợ giúp

+ Cung cấp khả năng kỹ thuật: � Truy xuất thông tin tích hợp (toàn cầu)



� Truy xuất thư ñiện tử � Sử dụng rộng rãi các dữ liệu bên ngoài � Ghi lại các diễn dịch � Làm nổi bật các chỉ dẫn của vấn ñề � Siêu văn bản và ña phương tiện � Phân tích theo yêu cầu của người sử dụng (adhoc analysis) � Phân tích và trình bày ña chiều � Trình bày thông tin theo dạng phân cấp � Kết hợp ñồ họa và văn bản trong cùng một giao diện trình bày � Cung cấp các báo cáo quản lý theo ngoại lệ � Trình bày các xu hướng, tỷ lệ và ñộ lệch � Cung cấp khả năng truy xuất dữ liệu có tính lịch sử và dữ liệu hiện hành

nhất � Tổ chức các nhân tố thành công quan trọng � Cung cấp khả năng dự ñoán � Tạo ra các thông tin ở nhiều mức chi tiết khác nhau (cho khả năng duyệt

dữ liệu ñi xuống, drill down) � Lọc, nén, dò theo vết dữ liệu quan trọng � Hỗ trợ giải thích kết thúc vấn ñề theo hướng mở

- Các lợi ích của EIS: + Dễ duy trì các mục tiêu có tổ chức + Dễ truy xuất thông tin + Cho phép người sử dụng nâng cao hiệu suất hơn + Tăng chất lượng ra quyết ñịnh + Cung cấp sự cải tiến cạnh tranh + Tiết kiệm thời gian của người sử dụng + Tăng khả năng giao tiếp + Tăng chất lượng giao tiếp + Cung cấp khả năng ñiều khiển tốt hơn trong tổ chức + Cho phép tham gia các vấn ñề và các cơ hội + Cho phép hoạch ñịnh + Cho phép tìm kiếm nguyên nhân của một vấn ñề + Thỏa mãn các yêu cầu của người lãnh ñạo

- Chi tiết các khái niệm quan trọng: + Duyệt dữ liệu ñi xuống:

� Một trong những khả năng hữu ích nhất của EIS là cung cấp các mức chi tiết của thông tin tổng hợp.

� Xây dựng và duy trì các ñường duyệt dữ liệu ñi xuống bằng các kết nối kiểu siêu văn bản kém hơn là kiểu dấu cộng trừ.

+ Các nhân tố thành công quan trọng: � Các nhân tố thành công quan trọng là các nhân tố sử dụng ñể duy trì các

mục tiêu của tổ chức. Chẳng hạn như các nhân tố mang tính chiến lược, quản lý, hoặc hoạt ñộng; xuất phát từ 3 nguồn chính: tổ chức, công nghiệp và môi trường. Các nhân tố thành công có thể ở mức ñoàn thể, phân khu, xí nghiệp hoặc phòng ban. Thỉnh thoảng cũng xem xét cả các nhân tố thành công quan trọng của các cá nhân.



� Giám sát các nhân tố thành công quan trọng theo 5 thông tin: • Các tường trình vấn ñề chính: • Các lưu ñồ nổi bật • Các thông tin tài chánh ở mức trên cùng • Các nhân tố chính • Các báo cáo trách nhiệm KPI (Key performance indicators) chi tiết

+ Truy xuất trạng thái: � Các báo cáo hoặc dữ liệu sau cùng về trạng thái các chỉ thị chính có thể

truy xuất bất kỳ lúc nào qua mạng. Thông tin thích hợp là quan trọng, và nhấn mạnh dữ liệu hiện tại. Trong các trường hợp cấp bách, yêu cầu các báo cáo kịp thời.

+ Phân tích: � Thực hiện phân tích theo các cách sau:

• Sử dụng các chức năng có sẵn • Tích hợp thêm các sản phẩm DSS • Phân tích bởi các tác nhân thông minh

� Thực hiện quá trình phân tích: • Các lãnh ñạo nhận diện các thông tin muốn phân tích sâu hơn. • Các lãnh ñạo yêu cầu trực tiếp hành ñộng phân tích sâu hơn từ thực

ñơn ESS (chẳng hạn, tính toán ñường xu hướng) hoặc xuất dữ liệu cho sản phẩm riêng biệt theo khả năng phân tích theo yêu cầu.

• Phụ thuộc vào ESS, quá trình xuất và khởi ñộng công cụ khác bằng việc lựa chọn thực ñơn trong ESS hoặc có thể yêu cầu lãnh ñạo lưu ñiều trình bày vào tập tin, thoát khỏi ESS, khởi ñộng công cụ khác, ñọc tập tin ñược lưu từ ESS.

• Khi người lãnh ñạo truy xuất công cụ khác (thường là bảng ñiện tử), các ñặc ñiểm phân tích thường ñược chọn từ thực ñơn. Thực hiện phân tích trong ESS hoặc bằng công cụ bên ngoài, trình bày các kết quả phân tích ở dạng mặc ñịnh.

• Các người lãnh ñạo có các lựa chọn ñể ñiều chỉnh giao diện trình bày nhằm cải tiến khả năng dễ hiểu.

+ Báo cáo ngoại lệ: � Lập các báo cáo ngoại lệ theo khái niệm quản lý theo ngoại lệ. Trong các

báo cáo ngoại lệ, các người lãnh ñạo chú ý ñến hiệu suất rất xấu (hoặc rất tốt). Tiếp cận này tiết kiệm thời gian ñáng kể khi phải xem xét dữ liệu thông qua các ñiều kiện ngoại lệ.

+ Sử dụng màu sắc và âm thanh: � Thông thường, các thành phần quan trọng trình bày ở dạng số, cũng như

sử dụng màu sắc: màu xanh lá cây là OK, màu vàng là cảnh báo, màu ñỏ là nguy hiểm (chỉ hiệu suất nằm ngoài các ràng buộc cho trước của kế hoạch). Các màu sắc (tô bóng, hoặc nhấp nháy) thông báo cho người sử dụng các vấn ñề tiềm ẩn, gây sự chú ý ngay lập tức. Một số hệ thống trang bị các tín hiệu âm thanh ñể thông báo cho người sử dụng ñi ñến các thông tin ñó.

+ ðịnh hướng thông tin:



� ðịnh hướng thông tin là khả năng cho phép số lượng lớn dữ liệu trình bày nhanh và dễ hiểu. ðể cải tiến khả năng này, người sử dụng có thể dùng các công cụ siêu phương tiện (hypermedia tools) và các tác nhân thông minh (intelligent agents).

+ Giao tiếp: � Các người lãnh ñạo cần giao tiếp với những người khác. Có thể giao tiếp

bằng thư ñiện tử, truyền các báo cáo ñến một người nào ñó theo ñịa chỉ, gọi cuộc họp, hoặc bình luận trên các nhóm tin tức trên internet, hoặc các kỹ thuật tính toán cộng tác như GSS (Lotus Notes, Netscape Communication, Microsoft’s NetMeeting), các phòng chat, các bảng thông báo, hoặc các công cụ hỗ trợ web, hội nghị truyền hình từ xa.

III.2.5. So sánh và tích hợp EIS và DSS - EIS thiết kế ñể hỗ trợ các người lãnh ñạo cấp cao, giúp họ khám phá các vấn ñề

và các cơ hội. DSS hỗ trợ các người phân tích cố gắng trả lời câu hỏi cái gì có thể làm cùng với một cơ hội hoặc một vấn ñề cụ thể.

- So sánh EIS và DSS:

Chiều EIS DSS

Các người sử dụng thông thường

Duyệt dữ liệu ñi xuống, truy xuất trạng thái

Hỗ trợ phân tích và quyết ñịnh

Sự thúc ñẩy Tính thích hợp Tính hiệu quả

Ứng dụng Quét môi trường, ñánh giá hiệu suất, nhận dạng các vấn ñề và các cơ hội

Các quyết ñịnh quản lý trên các lĩnh vực ña dạng

Hỗ trợ quyết ñịnh Các chính sách, các quyết ñịnh không có cấu trúc, ở mức cao và hỗ trợ gián tiếp

Hỗ trợ các quyết ñịnh lặp lại, các quyết ñịnh không thể ñoán trước, ra quyết ñịnh không có cấu trúc và bán cấu trúc

Loại thông tin Các thông tin tin tức, thông tin bên ngoài về khách hàng, ñối thủ cạnh tranh, môi trường; các báo cáo theo yêu cầu và ñịnh thời về các hoạt ñộng bên trong

Các thông tin hỗ trợ các tình huống ñặc biệt

Sử dụng có nguyên tắc

Dò theo vết và ñiều khiển, nhận dạng cơ hội

Hoạch ñịnh, tổ chức, phân nhóm và ñiều khiển

Khả năng phù hợp với các người sử dụng cá nhân

Thiết kế loại ra quyết ñịnh cho mỗi người lãnh ñạo cá nhân bằng nhiều lựa chọn ñầu ra

Cho phép các ñánh giá cá nhân, các khả năng what-if, lựa chọn loại hộp hội thoại

ðồ họa Phải có Là một phần quan trọng của nhiều DSS



Thân thiện người sử dụng

Phải có Phải có nếu không có người sử dụng trung gian

Xử lý thông tin Lọc, nén thông tin, dò theo vết dữ liệu và thông tin quan trọng

EIS kích thích các câu hỏi, các câu trả lời bằng cách sử dụng DSS và phản hồi lại EIS

Hỗ trợ các thông tin chi tiết

Truy xuất thường xuyên các mức chi tiết của bất kỳ thông tin tổng hợp nào (duyệt dữ liệu chi tiết)

Có thể có trong DSS, nhưng không thường

Cơ sở mô hình Các chức năng có sẵn bị hạn chế

Là ñiểm cốt lõi của DSS

Cấu trúc Theo người bán sản phẩm hoặc theo các chuyên gia hệ thống thông tin

Theo người sử dụng, hoặc cá nhân hoặc các chuyên gia từ các trung tâm thông tin hoặc phòng ban hệ thống thông tin

Phần cứng Mainframe, các trạm RISC, mạng LANs, hoặc các hệ thống phân bố

Mainframe, các trạm RISC, các máy PC hoặc các hệ thống phân bố

Bản chất các gói phần mềm

Truy xuất tương tác, dễ dàng ñến nhiều cơ sở dữ liệu, truy xuất trực tuyến, các khả năng DBMS phức tạp, các liên kết phức tạp

Các khả năng tính toán lớn, các ngôn ngữ mô hình, mô phỏng, ứng dụng và các bộ tạo DSS

Bản chất các thông tin

Trình bày thông tin ñược phát sinh trước về quá khứ và hiện tại, tạo các thông tin mới về quá khứ, hiện tại, tương lai

Tạo thông tin mới về quá khứ, hiện tại, tương lai

III.2.6. EIS, Truy xuất dữ liệu, kho dữ liệu, OLAP, phân tích ña chiều, trình bày và web

- Kho dữ liệu là một kho dữ liệu ñược làm sạch và lọc lại ñể truy xuất chỉ ñọc và sử dụng bởi các người lãnh ñạo, các người quản lý, và các người phân tích. Thiết kế và hiện thực EIS ñể truy xuất nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau ở nhiều dạng khác nhau trên các nền tính toán khác nhau, sử dụng kho dữ liệu như là nhiều nguồn dữ liệu cho EIS. Khi mặt trước của kho dữ liệu là công cụ phát sinh mã truy vấn khác nhau (như PowerBuilder), hệ thống truy vấn ngôn ngữ tự nhiên, hoặc công cụ xây dựng các form tự ñộng, kho dữ liệu cải tiến khả năng cho bất kỳ người sử dụng nào (không chỉ là các người lãnh ñạo) truy xuất dữ liệu cần thiết. Vào giữa những năm 1990, các người phát triển và các người nghiên cứu bắt ñầu khám phá các phương pháp hiển thị dữ liệu cải tiến và siêu phương tiện sử dụng trong EIS. Siêu phương tiện là dữ liệu ña phương tiện cần thiết cùng với các siêu liên kết, cũng là phương tiện cung cấp dữ liệu có ích cho các người lãnh ñạo. Siêu phương tiện có



thể ñược cung cấp trên các liên kết web cùng với phần mềm duyệt web trong EIS hoặc qua các gói riêng như Lotus Notes.

- Khi truy xuất và cung cấp dữ liệu, phân tích và trình bày trở nên quan trọng. Kết hợp phân tích ña chiều với các công cụ xử lý phân tích trực tuyến (OLAP, online analytical processing) cho phép trình bày dữ liệu cả ở dạng bảng ñiện tử và ñồ thị, kèm với khả năng chia nhỏ khối dữ liệu ña chiều mà người sử dụng yêu cầu từ kho dữ liệu. Các phương pháp OLAP cung cấp các công cụ phân tích. Sau ñây là một số gói phần mềm: + BrioQuery (Brio Technology Inc.) + Business Objects (Business Objects Inc.) + Decision Web (Comshare Inc.) + DataFountain (Dimensional Insight Inc.) + DSS Web (MicroStrategy Inc.) + Focus Fusion (Information Builders Inc.) + InfoBeacon Web (Platinum Technology Inc.) + Oracle Express Server (Oracle Corporation) + Pilot Internet Publisher (Pilot Software Inc.)

III.2.7. Thông tin phần mềm trong các hệ thống mức xí nghiệp - Watson et al. (1996) nhận ra rằng các người ra quyết ñịnh yêu cầu thông tin mềm,

thường ñược cung cấp không chính thức ñể ra các quyết ñịnh. Tác giả nghiên cứu sâu hơn như thông tin mềm trong EIS có phạm vi gì và như thế nào. Thông tin mềm “lộn xộn, không chính thức, trực quan, chủ quan, mơ hồ”. Thông tin mềm ñược sử dụng trong hầu hết EIS, chia thành các loại: + Tiên ñoán, nghiên cứu, dự ñoán, và ước tính (78.1%) + Giải thích, chứng minh, ñánh giá, và diễn dịch (65.6%) + Các báo cáo tin tức, các xu hướng công nghiệp, và dữ liệu khảo sát bên ngoài

(62.5%) + Các ñịnh thời và các hoạch ñịnh chính thức (50.0%) + Các ý kiến, cảm nghĩ, ý tưởng (15.6%) + Tin ñồn, lời nói ñùa (9.4%)

- Sử dụng thông tin mềm ở dạng tiên ñoán, nghiên cứu, dự ñoán, và ước tính là quan trọng ñể hoạch ñịnh các mục tiêu. Nghiên cứu khác lập tài liệu sử dụng các loại thông tin mềm. Một cách tổng quát, nhóm hỗ trợ EIS có thể nhập vào thông tin này, nhưng thỉnh thoảng EIS phát sinh thông tin tự ñộng dựa vào dữ liệu lịch sử (theo khai phá dữ liệu) hoặc bằng các tác nhân thông minh (IAs, intelligent agents) quét các nguồn tin tức và các báo cáo bên trong. Giải thích, chứng minh, ñánh giá, và diễn dịch giúp các người lãnh ñạo cảm thấy cái gì ñang xảy ra bên trong và bên ngoài xí nghiệp. Nhiều hệ thống mức xí nghiệp cho phép người sử dụng rút ngắn các giải thích trên màn hình hoặc thư ñiện tử trước khi cung cấp thông tin cho các người sử dụng khác. Các báo cáo tin tức phổ biến khi các tin tức cung cấp (ở cả dạng văn bản và hình ảnh) và trở nên rộng rãi, ñặc biệt qua Web. Khi các tác nhân thông minh lọc các tin tức (bên trong và bên ngoài), chúng ta mong ñợi nhiều tin tức hơn ñược cung cấp thông qua các hệ thống mức xí nghiệp.

- Thông tin mềm cải tiến giá trị của các hệ thống mức xí nghiệp cho người lãnh ñạo. Nghiên cứu của Watson et al. (1996) trình bày: ðối với thông tin mềm, hầu



hết các thành viên có kế hoạch tập trung các nỗ lực về các dịch vụ tin tức bên ngoài, thông tin cạnh tranh, và tính dễ dàng của việc xử lý thông tin mềm. Một số xí nghiệp tập trung ra quyết ñịnh dễ dàng hơn cho chính các người sử dụng thêm thông tin mềm.

III.2.8. DSS tổ chức - DSS tổ chức duy trì các hệ thống dựa trên máy tính, ñược phát triển ñể hỗ trợ

quyết ñịnh cho mỗi mức, nó tập trung vào nhiệm vụ hoặc hoạt ñộng có tổ chức liên quan ñến tuần tự các hoạt ñộng và các tác nhân (như phát triển hoạch ñịnh tiếp thị phòng ban hoặc ngân sách vốn liên doanh). Hơn nữa, các hoạt ñộng của mỗi cá nhân hầu như lẫn lộn với công việc của người khác. Hỗ trợ máy tính coi như là xe cộ ñể cải tiến giao tiếp, kết hợp, và giải quyết vấn ñề.

- Một số ñịnh nghĩa về DSS tổ chức (ODSS, Organizational DSS): + Watson (1990) ñịnh nghĩa ODSS như là sự kết hợp của kỹ thuật giao tiếp và

máy tính, ñược thiết kế ñể ra quyết ñịnh phối hợp và phổ biến theo các lĩnh vực chức năng và theo các lớp phân cấp ñể các quyết ñịnh thích hợp với các mục tiêu của tổ chức và diễn dịch chia sẽ quản lý của môi trường cạnh tranh.

+ Carter et al. (1992) ñịnh nghĩa ODSS như là DSS ñược sử dụng bởi các cá nhân hoặc các nhóm ở nhiều trạm làm việc hơn là một ñơn vị tổ chức ra các quyết ñịnh khác nhau sử dụng một tập các công cụ phổ biến.

+ Swanson (Swanson và Zmud, 1990) gọi ODSS như là hệ hỗ trợ quyết ñịnh phân bố. DSS tổ chức không nên nghĩ như là DSS của người quản lý. Nó nên xem như hỗ trợ phòng ban lao ñộng của tổ chức trong việc ra quyết ñịnh. DDSS như là DSS hỗ trợ ra quyết ñịnh phân bố.

+ King và Star (1990) cung cấp quan ñiểm khác. Tác giả tin rằng khái niệm ODSS theo nguyên tắc ñơn giản: Ap dụng các kỹ thuật máy tính và các giao tiếp ñể cải tiến quá trình ra quyết ñịnh tổ chức. Theo nguyên tắc, ODSS có cái nhìn hỗ trợ kỹ thuật cho các quá trình nhóm ñến mức cao hơn của các tổ chức nhiều như cùng cách DSS nhóm mở rộng cái nhìn hỗ trợ kỹ thuật cho hành ñộng cá nhân ñối với quá trình nhóm trên intranet.

- George (1991/1992) tìm ra các ñặc tính của ODSS từ các ñịnh nghĩa trên: + Tập trung của ODSS là một quyết ñịnh, hoặc hoạt ñộng, hoặc nhiệm vụ tổ

chức, ảnh hưởng ñến nhiều ñơn vị tổ chức hoặc nhiều vấn ñề hợp tác. + ODSS cắt các chức năng tổ chức hoặc các lớp phân cấp. + ODSS hầu như liên quan ñến các kỹ thuật máy tính và các kỹ thuật giao tiếp.

- Mối quan hệ của ODSS ñối với GSS và EIS + Vì tính phức tạp của ODSS, nên ODSS có thể ñược tích hợp với GSS và/hoặc

EIS. Hơn nữa, vì GSS có thể ñược sử dụng ñể tối ưu hóa các thành phần và giải quyết các ñụng ñộ, cấu trúc của ODSS có thể ñược tích hợp với cấu trúc của GSS.

- Mối quan hệ giữa các hệ thống mức xí nghiệp + ODSS là một loại hệ thống mức xí nghiệp liên quan trực tiếp với hỗ trợ quyết

ñịnh. Trong khi xây dựng các hệ thống giống như các hệ thống ñộc lập trong quá khứ, ngày nay ODSS hầu như là một phần của cơ sở hạ tầng hỗ trợ intranet. Cả ODSS và EIS có liên quan gần với ERP và ñược triển khai cùng ERP.



III.2.9. Các chuỗi cung cấp, chuỗi giá trị và hỗ trợ quyết ñịnh - Các ñịnh nghĩa

+ Chuỗi cung cấp tham khảo ñến dòng các nguyên liệu, các thông tin và các dịch vụ từ các người cung cấp nguyên liệu thô thông qua các xí nghiệp và các kho ñến khách hàng ñầu cuối. Chuỗi cung cấp cũng gồm có các tổ chức và các quá trình tạo và phân phối sản phẩm, thông tin và dịch vụ ñến khách hàng ñầu cuối. Chuỗi cung cấp liên quan ñến nhiều hoạt ñộng như mua, xử lý nguyên liệu, hoạch ñịnh và ñiều khiển sản xuất, ñiều khiển kho và hậu cần, phân bố và phân phối.

+ Chức năng quản lý chuỗi cung cấp (SCM, supply chain management) là phân phối chuỗi cung cấp hiệu quả và thực hiện chuỗi cung cấp hiệu quả, ñể hoạch ñịnh, tổ chức, phối hợp các hoạt ñộng của chuỗi cung cấp.

- Các lợi ích + Mục tiêu của SCM hiện ñại là giảm rủi ro và không chắc chắc trong chuỗi

cung cấp, theo cách tạo ảnh hưởng tích cực ñến các mức kho, thời gian của chu trình, các quá trình, và dịch vụ khách hàng. Tất cả các ñiều này nhằm tăng khả năng có lời và tính cạnh tranh.

+ Lợi ích của quản lý chuỗi cung cấp ñược nhận ra trong kinh doanh và trong quân ñội. Trong môi trường cạnh tranh ngày nay, tính hiệu quả và hữu hiệu của chuỗi cung cấp trong hầu hết các tổ chức là quan trọng ñến sự sống còn của tổ chức và phụ thuộc nhiều vào các hệ thống thông tin hỗ trợ.

- Các thành phần của chuỗi cung cấp: 3 thành phần + Dòng trên: Phần này gồm các người cung cấp (họ có thể là các người sản xuất

và/hoặc các người lắp ráp) và các người cung cấp của các người cung cấp. Mở rộng các mối quan hệ như thế sang trái trong nhiều mức, tất cả các cách liên quan ñến nguồn nguyên liệu.

+ Bên trong: Phần này gồm tất cả các quá trình ñược sử dụng trong việc chuyển ñổi các ñầu vào của người cung cấp sang ñầu ra, từ thời gian, các nguyên liệu nhập vào tổ chức ñến thời gian các sản phẩm phân phối bên ngoài tổ chức.

+ Dòng dưới: Phần này gồm tất cả các quá trình liên quan ñến việc phân phối sản phẩm cho các khách hàng cuối cùng. Chuỗi cung cấp thực sự kết thúc khi sản phẩm ñến sự chuyển nhượng sau khi sử dụng.



- Chuỗi cung cấp và chuỗi giá trị

+ Khái niệm chuỗi cung cấp liên quan ñến chuỗi giá trị và các hệ thống giá trị. Theo mô hình chuỗi giá trị (Posrter, 1985), bất kỳ các tổ chức nào ñều chia các hoạt ñộng thành 2 phần: các hoạt ñộng chính và các hoạt ñộng hỗ trợ. Có 5 hoạt ñộng chính: (1) hậu cần ràng buộc trong (ñầu ra), (2) các hoạt ñộng (sản xuất và kiểm tra xí nghiệp sản xuất), (3) hậu cần ràng buộc ngoài (lưu trữ và phân phối), (4) kinh doanh và tiếp thị, (5) dịch vụ.

+ Các hoạt ñộng này liên kết với nhau. ðầu ra của hoạt ñộng ñầu là ñầu vào của hoạt ñộng thứ hai. Mỗi lần ñầu vào thay ñổi thành ñầu ra, thì giá trị ñược thêm vào. Các hoạt ñộng chính tuần tự và làm việc tiến triển theo cách sau trong khi ñó giá trị ñược thêm vào mỗi hoạt ñộng.

Người cung cấp mức 2





Sản xuất và ñóng gói dây

chuyền

Trung tâm phân phối

Người bán lẻ

Khách hàng

Quá trình tổng quát

Dòng trên Bên trong Dòng dưới

Công ty gỗ

Người tạo thủy tinh

Người tạo giấy

Người sản xuất rượu

Người tạo chai

Người cung cấp khác

Chuẩn bị nho

Người làm nhãn

Làm chai

Làm rượu

ðóng chai

Người phân phối

Người bán lẻ

Người tiêu thụ

Kinh doanh trực tiếp



+ Các nguyên liệu ñến ñược xử lý (nhận, lưu trữ, …), và giá trị ñược thêm vào chúng những gì ñược gọi là hậu cần ràng buộc trong. Sau ñó, nguyên liệu ñược sử dụng trong các hoạt ñộng, mà nhiều giá trị hơn ñược thêm vào trong việc làm các sản phẩm. Cần chuẩn bị các sản phẩm ñể ñóng gói phân phối, lưu trữ, vận chuyển, và nhiều giá trị hơn ñược thêm vào. Sau ñó, tiếp thị và kinh doanh phân phối sản phẩm ñến người sử dụng. Cuối cùng, thực hiện dịch vụ sau khi bán hàng cho khách hàng. Tất cả các hoạt ñộng thêm giá trị có kết quả lợi nhuận (hy vọng). Hỗ trợ các hoạt ñộng sau: (1) cơ sở hạ tầng xí nghiệp (tài chánh, kế toán, quản lý), (2) quản lý tài nguyên con người, (3) phát triển kỹ thuật (R&D), và (4) sự thu mua hàng hóa. Mỗi hoạt ñộng hỗ trợ bất cứ hoặc tất cả các hoạt ñộng chính, và cũng có thể hỗ trợ hoạt ñộng khác.

+ Các xí nghiệp cố gắng tối ưu giá trị tổng cộng dọc theo toàn bộ chuỗi. Có nhiều cách ñể tăng giá trị này, và nhiều quyết ñịnh cần thực hiện cho mục ñích này.

+ Chuỗi giá trị của xí nghiệp là một phần của dòng các hoạt ñộng lớn hơn, mà Porter gọi là hệ thống giá trị. Hệ thống giá trị gồm cả người cung cấp ñầu ra cần cho xí nghiệp và các chuỗi giá trị, gồm cả người cung cấp này ñến người cung cấp khác (có thể trong nhiều mức). Khi xí nghiệp tạo sản phẩm, chúng ñi qua các chuỗi giá trị của người phân phối (là người cũng có các chuỗi giá trị riêng), tất cả các cách cho người mua (khách hàng), cũng có các chuỗi giá trị riêng. ðạt ñược và duy trì thuận lợi cạnh tranh và hỗ trợ thuận lợi này bằng các phương tiện IT yêu cầu sự hiểu biết của toàn bộ hệ thống giá trị. Có thể vẽ các khái niệm chuỗi giá trị và hệ thống giá trị cho cả sản phẩm và dịch vụ, và cho bất kỳ tổ chức nào, công hoặc tư.

+ Các khái niệm chuỗi giá trị và hệ thống giá trị có liên quan gần với chuỗi cung cấp. Các hoạt ñộng chính của chuỗi giá trị tương ứng với mô hình tổng quát trong hình trước. Khái niệm hệ thống giá trị tương ứng với khái niệm chuỗi cung cấp mở rộng, bao gồm các người cung cấp và các ñồng nghiệp kinh doanh khác. Một trong những mục tiêu chính của SCM là tối ña giá trị thêm vào dọc theo chuỗi cung cấp, và ñây là nơi mà hỗ trợ quyết ñịnh máy tính hóa nhập hình.

- Ra quyết ñịnh và chuỗi cung cấp + ðể tối ña giá trị thêm vào dọc chuỗi cung cấp, thật cần thiết ñể ra quyết ñịnh

và ñánh giá ảnh hưởng tiềm ẩn của chúng. Ví dụ, hậu cần ràng buộc trong mà con người phải quyết ñịnh ở ñâu, khi nào, và bao nhiêu ñể mua. Thực hiện vận chuyển nguyên liệu ràng buộc trong theo nhiều cách khác nhau, câu hỏi nào ñược chọn. Trong mỗi liên kết của chuỗi cung cấp, ra các quyết ñịnh như thế nào ñể di chuyển nguyên liệu, thông tin, tiền bạc ñể giá trị tăng nhiều nhất.

+ Phần mềm quản lý chuỗi cung cấp sẵn sàng ñể hỗ trợ quyết ñịnh cho cả các hoạt ñộng chính và phụ. Chẳng hạn, tối ưu hóa các quá trình sản xuất, ñịnh thời, quản lý kho, và sự thu mua hàng hóa.

+ Các mô hình DSS ñặc thù có thể xác ñịnh lợi ích chi phí ñầu tư trong các kỹ thuật thông tin với nỗ lực tạo giá trị dọc theo chuỗi cung cấp.

+ Hiện thực DSS trong môi trường chuỗi cung cấp phức tạp vì những ñiều khó khăn và không chắc chắn dọc theo cách thức này.



III.2.10. Các vấn ñề và các giải pháp chuỗi cung cấp - Giới thiệu

+ Giá trị thêm vào dọc theo chuỗi cung cấp cần thiết cho tính cạnh tranh hoặc ngay cả sự sóng còn.

+ Các vấn ñề chuỗi cung cấp ñược nhận biết cả trong các hoạt ñộng kinh doanh và quân ñội trong nhiều thế hệ. Một số vấn ñề gây cho quân ñội thua trong chiến tranh và các công ty ra khỏi kinh doanh.

+ Trong thế giới kinh doanh, có hàng trăm ví dụ về công ty không thể thỏa mãn các yêu cầu hoặc có kho quá lớn và quá ñắt ñể duy trì. Chẳng hạn như, thiếu toàn bộ chiến lược chuỗi cung cấp và thất bại ñể nhận ra chiều rộng của các hàm ý tổ chức. Hơn nữa, có một khái niệm sai là SCM tốt có thể chỉ ñược duy trì thông qua hệ thống ERP.

- Các vấn ñề thông thường trên chuỗi cung cấp + Nhiều vấn ñề dọc theo chuỗi cung cấp bắt nguồn chính từ các ñiều không chắc

chắn và yêu cầu kết hợp các hoạt ñộng và/hoặc các ñơn vị bên trong và các ñồng nghiệp kinh doanh.

+ Nguồn chính từ các ñiều không chắc chắn là dự ñoán nhu cầu, có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố như tính cạnh tranh, giá, ñiều kiện thời tiết, và những phát triển về kỹ thuật. Những ñiều không chắc chắn khác tồn tại nhiều lần phân phối, phụ thuộc vào nhiều nhân tố từ các việc máy móc hư cho ñến các ñiều kiện ñường xá. Các vấn ñề chất lượng cùng với nguyên liệu và các bộ phận cũng có thể tạo ra những trì hoãn về thời gian sản xuất, và vấn ñề kẹt xe có thể can thiệp ñến vấn ñề vận chuyển.

+ Triệu chứng chính của SCM kém là dịch vụ khách hàng kém – có nghĩa là, người ta không lấy sản phẩm hoặc dịch vụ ở thời ñiểm và ở nơi cần thiết, hoặc lấy các dịch vụ và hàng hóa chất lượng kém. Các triệu chứng khác là chi phí kho cao, mất lợi nhuận, chi phí phụ cho các chuyến vận chuyển ñặc biệt và các chuyến vận chuyển thám hiểm.

- Các giải pháp ñối với các vấn ñề chuỗi cung cấp + Trong nhiều năm, các tổ chức ñã phát triển nhiều giải pháp cho vấn ñề chuỗi

cung cấp. Một giải pháp sớm nhất là tích hợp dọc. + Quản lý kho và SCM thích hợp yêu cầu ra các quyết ñịnh và phối hợp các mối

liên kết của chuỗi cung cấp và các hoạt ñộng khác nhau, ñể hàng hóa có thể di chuyển dễ dàng và kịp thời từ người cung cấp ñến khách hàng. Thực tế này làm cho số lượng kho thấp và chi phí giảm. Cần kết hợp vì nhiều công ty phụ thuộc vào mỗi hoạt ñộng khác nhưng không luôn luôn làm việc cùng nhau.

+ SCM hiệu quả yêu cầu khách hàng và người cung cấp làm việc cùng nhau theo cách phối hợp bằng cách chia sẽ và giao tiếp thông tin cần thiết cho việc ra quyết ñịnh.

+ ðể ñiều khiển thích hợp các ñiều không chắc chắc, cần nhận dạng và hiểu các nguyên nhân của các ñiều không chắc chắn, xác ñịnh các ñiều không chắc chắn sẽ ảnh hưởng ñến các hoạt ñộng khác lên và xuống chuỗi cung cấp như thế nào, và tính toán các cách làm giảm hoặc loại bỏ các ñiều không chắc chắn này. Kết hợp với vấn ñề này là cần thiết cho môi trường giao tiếp hiệu quả và hữu hiệu ñối với tất cả các ñồng nghiệp kinh doanh.

+ Một số giải pháp khác cho các vấn ñề SCM:



� Sử dụng các linh kiện từ các nhà cung cấp khác hơn là tự làm trong thời ñiểm yêu cầu.

� Tương tự, “mua” hơn là “làm” bất cứ khi nào thích hợp. � Cấu hình các kế hoạch vận chuyển tối ưu. � Tối ưu việc mua bán. � Tạo các cộng tác có chiến lược với các nhà cung cấp. � Sử dụng một tiếp cận mua bán ñúng lúc ñể các nhà cung cấp phân phối

nhanh các số lượng nhỏ bất cứ khi nào cung cấp, cần các nguyên liệu và các linh kiện.

� Giảm số lượng trung gian, thường thêm vào các chi phí chuỗi cung cấp, bằng cách sử dụng thương mại ñiện tử ñể tiếp thị trực tiếp.

� Giảm thời gian ñiều hành mua và/hoặc bán bằng cách xử lý tự ñộng sử dụng EDI hoặc các mạng lưới bên ngoài.

� Sử dụng ít nhà cung cấp. � Cải tiến mối quan hệ giữa nhà cung cấp và người mua. � Chỉ sản xuất sau khi các ñơn ñặt hàng ñã sẵn sàng, như Dell làm với các

máy tính làm theo ñơn ñặt hàng. � Hoàn thành yêu cầu chính xác bằng cách làm việc gần với các nhà cung

cấp. + Hầu hết các giải pháp trên ñược cải tiến bằng cách hỗ trợ IT, ñặc biệt là ở

dạng các hệ thống hoạch ñịnh tài nguyên mức xí nghiệp (ERP, enterprise resource planning).

III.2.11. Các hệ thống tính toán: MRP, ERP và SCM - Cải tiến của các trợ giúp máy tính

+ Một cách lịch sử, nhiều hoạt ñộng chuỗi cung cấp ñược quản lý với các giao dịch trên giấy tờ không hiệu quả và hữu hiệu. Do ñó, vì sử dụng máy tính trong kinh doanh sớm, các chú ý ñược cho ñể tự ñộng các quá trình dọc theo chuỗi cung cấp. Mục tiêu chính là giảm chi phí, xử lý thám hiểm và giảm lỗi.

+ Trong thời gian ngắn, các ñiều phụ thuộc bên trong tồn tại giữa các hoạt ñộng chuỗi cung cấp. ðịnh thời sản xuất liên quan ñến các kế hoạch mua và quản lý kho. Mô hình hoạch ñịnh yêu cầu nguyên liệu (MRP, material requirements planning) yêu cầu cập nhật hàng ngày, nên cần hỗ trợ máy tính.

+ Trong khi các gói MRP hữu ích trong nhiều trường hợp, giúp ñiều khiển mức kho thấp, các phần lưu lượng của chuỗi cung cấp, chúng thất bại trong nhiều trường hợp. Một trong những lý do thất bại chính là các hoạt ñộng ñịnh thời/kho/mua liên quan gần với tài nguyên lao ñộng và tài chánh. ðiều này cải tiến phần mềm và phương pháp luận MRP gọi là hoạch ñịnh yêu cầu sản xuất hoặc MRP II.

+ Trong cải tiến này, càng ngày càng có nhiều hệ thống thông tin tích hợp. Cải tiến này tiếp tục, dẫn ñến khái niệm hoạch ñịnh tài nguyên mức xí nghiệp (ERP, enterprise resource planning), tập trung vào việc tích hợp các hoạt ñộng xử lý giao dịch mức xí nghiệp. Và mở rộng ERP, gồm có các khách hàng và các người cung cấp bên trong và sau ñó khách hàng và các người cung cấp bên ngoài, ñược biết như là phần mềm ERP/SCM mở rộng.

- Tại sao tích hợp



+ Tạo xí nghiệp thế kỹ 21 không thể thực hiện hiệu quả với kỹ thuật máy tính thế kỹ 20, hướng theo chức năng. Các hệ thống chức năng không cho các phòng ban khác giao tiếp với các phòng ban khác. Tuy nhiên tệ hơn, dữ liệu sản xuất kho, kinh doanh quan trọng .

+ Sandoe và Saharia (2001) liệt kê các lợi ích chính của việc tích hợp (theo thứ tự quan trọng): � Các lợi ích hữu hình (tangible benefits): Giảm chi phí kho, giảm nhân

công, cải tiến sản xuất, cải tiến quản lý ra lệnh, cải tiến chu trình tài chánh ñóng, giảm chi phí IT, giảm chi phí thu mua hàng hóa, cải tiến quản lý tiền mặt, tăng thu nhập và lợi nhuận, giảm chi phí hậu cần vận chuyển, giảm bảo trì, cải tiến phân phối kịp thời.

� Các lợi ích vô hình (intangible benefits): Tầm nhìn thông tin, các quá trình cải tiến và/hoặc mới, phản ứng của khách hàng, tiêu chuẩn hóa, linh ñộng, toàn cầu hóa, và hiệu suất kinh doanh.

+ Cả hai loại lợi ích nhiều phần liên quan trực tiếp ñến SCM cải tiến. - Tích hợp chuỗi cung cấp

+ Trong nhiều thế hệ, các công ty quản lý các mối liên kết khác nhau về chuỗi cung cấp ñộc lập với nhau. Tuy nhiên, vào những năm 1950, và nhờ vào việc giới thiệu các hệ thống thông tin dựa trên máy tính, các công ty ñã tích hợp các mối liên kết. Dễ dàng tích hợp theo yêu cầu các hoạt ñộng ñể ñáp ứng nhu cầu của khách hàng trong nhiều lĩnh vực chi phí dịch vụ và sản phẩm, chất lượng, phân phối, kỹ thuật, và thời gian chu kỳ mang về bằng cách tăng tính cạnh tranh toàn cầu. Hơn nữa, các dạng mới của các mối quan hệ tổ chức và cách mạng thông tin, ñặc biệt internet và thương mại ñiện tử, mang SCM vào sự chú ý hàng ñầu. Sự chú ý này tạo ước muốn ñầu tư tiền vào phần cứng và phần mềm cần cho việc tích hợp không dây.

- Hoạch ñịnh tài nguyên mức xí nghiệp + Cải tiến tính toán chủ/khách mức xí nghiệp tạo một thử thách mới: như thế

nào ñể ñiều khiển tất cả các quá trình kinh doanh chính với một kiến trúc phần mềm ñơn theo thời gian thực. Giải pháp tích hợp gọi là hoạch ñịnh tài nguyên mức xí nghiệp (ERP, enterprise resource planning), hứa hẹn nhiều lợi ích từ việc tăng hiệu quả ñến việc cải tiến chất lượng, khả năng sản xuất, và khả năng có lời. Mục tiêu chính của ERP là tích hợp tất cả các phòng ban và các chức năng trong công ty thành một hệ thống máy tính có thể phục vụ các yêu cầu của toàn xí nghiệp.

+ Phần mềm ERP qua các phòng ban chức năng và mở rộng dọc theo chuỗi cung cấp cho nhà cung cấp và khách hàng. Nhiều công ty ñã thành công trong việc tích hợp hàng trăm ứng dụng sử dụng phần mềm ERP, tiết kiệm hàng triệu ñô la và tăng sự thỏa mãn khách hàng.

+ Bộ ERP cung cấp một giao diện quản lý tất cả các hoạt ñộng thông thường trong sản xuất – từ việc nhập vào các ñơn ñặt hàng kinh doanh ñến việc phối hợp vận chuyển cũng như dịch vụ khách hàng sau kinh doanh. Các hệ thống ERP bắt ñầu kết hợp chức năng giao dịch khách hàng và quản lý các mối quan hệ giữa nhà cung cấp và người bán hàng, làm cho hệ thống ít có vẻ kín.

+ ERP ñóng vai trò quan trọng cho các nhà sản xuất trung bình và nhỏ trở nên tập trung, làm cho quá trình kinh doanh thay ñổi trong xí nghiệp.



+ Tuy nhiên, ERP không bao giờ có nghĩa hỗ trợ hoàn toàn chuỗi cung cấp. Các giải pháp ERP là trung tâm giao dịch. Chúng không cung cấp các mô hình máy tính hóa cần ñáp ứng nhanh những thay ñổi kịp thời về cung cấp, nhu cầu, lao ñộng hoặc khả năng. Giải quyết ñiều thiếu sót này bằng ERP thế hệ thứ hai, có các khả năng hỗ trợ quyết ñịnh.

- ERP thế hệ thứ hai + ERP thế hệ thứ nhất hướng ñến tự ñộng các quá trình kinh doanh văn phòng

chính. ERP thế hệ thứ hai mạnh hơn bắt ñầu bằng mục tiêu phân cấp các hệ thống hiện tại nhằm tăng hiệu quả xử lý các giao dịch, cải tiến việc ra quyết ñịnh, xa hơn nữa là biến ñổi các cách thức làm kinh doanh.

+ ERP thế hệ thứ nhất hỗ trợ căn bản OLTP và các hoạt ñộng giao dịch thông thường khác. Ví dụ, hệ thống ERP có tính năng ñặt hàng ñiện tử, hoặc cách tốt nhất ñể lập hóa ñơn bán hàng.

+ Phát sinh các báo cáo bởi ERP cung cấp cho các người hoạch ñịnh những gì xảy ra trong công ty, và hiệu suất tài chánh và chi phí.

- Tích hợp ñược làm như thế nào? Có 3 tiếp cận + Tiếp cận tích hợp ñể có thể làm việc với các phần mềm khác nhau từ các

người bán khác nhau. + Tiếp cận tích hợp cho người bán thêm các khả năng thông minh kinh doanh và

hỗ trợ quyết ñịnh. + Tiếp cận cho thuê các ứng dụng, lúc ñó người bán sẽ chăm sóc các tính năng

và các vấn ñề tích hợp. Tiếp cận này tương ñối mới và ñược gọi là phương án người cung cấp dịch vụ ứng dụng (ASP, application service provider).

- Các người cung cấp dịch vụ ứng dụng và nguồn bên ngoài ERP + Người cung cấp dịch vụ ứng dụng (ASP, application service provider) là

người bán phần mềm phát hành các ứng dụng dựa trên ERP, có các khả năng DSS cho các tổ chức. Họ sẽ thiết lập hệ thống và chạy cho người sử dụng. Sử dụng ASP coi như là chiến lược quản lý rủi ro và phù hợp nhất với các công ty nhỏ và trung bình.

+ Khái niệm ASP ñặc biệt hữu dụng trong các ñề án ERP, ñắt ñể cài ñặt, mất nhiều thời gian hiện thực và cho nhóm nào là vấn ñề chính. Tuy nhiên, ASP cũng minh chứng ERP ñã thêm nhiều tính năng như DSS, EC, CRM, trung tâm dữ liệu (data marts), sự phong phú desktop, và các ứng dụng liên quan ñến chuỗi cung cấp khác.

+ Sử dụng ASP có một số tầng � Người bán yêu cầu lời cam kết 5 năm. Trong 5 năm, phần mềm có thể

thay ñổi ñột ngột, và ngay cả ñựơc cài vào PC, và cho miễn phí. � Các hệ thống thuê khá chuẩn và sự không phù hợp với các yêu cầu của

chúng ta. - Kết hợp (mức xí nghiệp) portals và EIS

+ Khi các kỹ thuật web ñến các mạng máy tính kết hợp, EIS hiện tại hoặc các hệ thống thông minh sẽ thay thế bởi các portal mức xí nghiệp kết hợp.

+ Portal mức xí nghiệp (kết hợp) tích hợp nhiều ứng dụng bên trong như quản lý môi trường, quản lý tài liệu, và thư ñiện tử cùng với các ứng dụng bên ngoài như các dịch vụ tin tức và các site khách hàng. ðó là tất cả các ứng dụng



thông qua các máy PC. Các portal kết hợp ña dạng các khả năng và họ sử dụng nhiều lớp kỹ thuật: � Các kỹ thuật groupware: các thảo luận, các cuộc họp chat, và các ñề án

thư viện. � Trình bày: Các công cụ hiển thị dữ liệu như Web OLAP, JavaScript, và

HTML ñể trình bày Web. � Cá nhân hóa và sự tùy biến: các tác nhân phần mềm tùy biến thông tin cho

các người sử dụng cá nhân sử dụng các kỹ thuật nhấn. � Công cộng và phân bố: kho các tài liệu ở các ñịnh dạng khả chuyển cũng

như các công cụ công cộng và tán thành. � Tìm kiếm: các công cụ tìm kiếm văn bản ñầy ñủ và tìm kiếm các miêu tả

tài liệu và các nội dung khác. � Phân loại: các công cụ tạo và duy trì các loại thông tin khác nhau cho các

thính giả khác nhau, như các công cụ ña chiều. � Tích hợp: các công cụ truy xuất các nguồn dữ liệu tách rời như các gói

ERP, các cơ sở dữ liệu quan hệ, và dữ liệu bên ngoài như hạn ngạch kinh doanh cổ phần.

+ Thế hệ ñầu của hầu hết các portal doanh nghiệp là phiên bản sản phẩm hơi ñổi mới có nhãn là các công cụ kinh doanh thông minh hoặc các công cụ quản lý tài liệu vì các portal thực hiện tất cả nhiệm vụ ñầy ñủ nhất nên khó và ñắt ñể xây dựng. Một vấn ñề là số người sử dụng càng lớn, chi phí càng cao, và chi phí kho ñiều chỉnh vì hầu hết tất cả các lợi ích ñều vô hình.

III.2.12. Các hệ hỗ trợ quyết ñịnh mặt trước - Các quyết ñịnh ở tất cả các mức trong tổ chức ñóng góp ñể thành công doanh

nghiệp. Nhưng các quyết ñịnh tối ña cơ hội kinh doanh hoặc tối thiểu chi phí dịch vụ khách hàng. Thực hiện các yêu cầu ở các tuyến trước bằng các tình huống xuất hiện trong các khóa kinh doanh hằng ngày. ðó là ngoại lệ quyết ñịnh, cơ hội tăng kinh doanh mà hợp ñồng xử lý quyết ñịnh, người ra quyết ñịnh phải làm hiệu quả các quyết ñịnh nhanh dựa vào ngữ cảnh và theo các chiến lược và các hướng dẫn thiết lập trước bởi quản lý chính.

- Ra quyết ñịnh mặt trước là quá trình các công ty tự ñộng các quá trình quyết ñịnh và ñẩy chúng xuống vào tổ chức và thỉnh thoảng ra các ñồng nghiệp. Nó bao gồm các nhân viên có quyền bằng cách cho chung các chiến lược, ñánh giá các ñộ ño, phân tích ảnh hưởng và làm các thay ñổi tác vụ.

- Ra quyết ñịnh mặt trước phục vụ các người sử dụng kinh doanh như các người quản lý tuyến nghiệp vụ, các lãnh ñạo kinh doanh, và các ñại diện trung tâm ñể giúp họ ra các quyết ñịnh tác vụ tốt thỏa mãn các mục tiêu kết hợp. Ra quyết ñịnh mặt trước cung cấp cho các người sử dụng các câu hỏi ñúng ñể hỏi, vị trí dữ liệu cần thiết, và các ñộ ño (ví dụ, khả năng có lời từ khách hàng và sản phẩm) mà chuyển dữ liệu thành các mục tiêu kết hợp và ñề nghị các hành ñộng cải tiến hiệu suất. Ngày nay, các sản phẩm ứng dụng phân tích xuất hiện ñể hỗ trợ các hành ñộng này.

- Chính các ứng dụng giao dịch ngày nay và các công cụ hỗ trợ quyết ñịnh không thể sẵn sàng cho các người sử dụng ra các quyết ñịnh tốt hơn.



- Các hệ thống mặt trước: Trong việc ra quyết ñịnh mặt trước, mỗi quá trình tác vụ có một quá trình quyết ñịnh tương ứng ñể ñánh giá, lựa chọn và cải tiến thực thi. + Ra quyết ñịnh mặt trước tự ñộng các quyết ñịnh ñơn giản – như làm ñóng

băng tài khoản khách hàng thất bại ñể làm các bồi thường – bằng cách ñịnh nghĩa trước các luật kinh doanh và các biến cố kích thích. Ở các ñiểm quyết ñịnh phức tạp hơn, như cấp phát kho, ra quyết ñịnh mặt trước cho người quản lý các ngữ cảnh cần thiết – các phương án có sẵn, các ảnh hưởng kinh doanh, và các ñộ ño thành công – ñể ra quyết ñịnh ñúng. ðể tạo thuận lợi hỗ trợ quyết ñịnh thông thường trong kinh doanh, người sử dụng phải biết câu hỏi gì ñể hỏi, thông tin nằm ở ñâu, và các thành phần ñộ ño.

III.2.13. Tương lai của các hệ hỗ trợ quyết ñịnh mức xí nghiệp và lãnh ñạo - Một số ñặc ñiểm xuất hiện trong thế hệ kế tiếp của các hệ thống mức xí nghiệp

(nhằm hổ trợ các người lãnh ñạo và các người sử dụng khác trong xí nghiệp): + Hộp công cụ ñể xây dựng hệ thống theo yêu cầu + Hỗ trợ ña phương tiện + Trình bày ảnh 3 chiều và thực tế ảo + Xuất hiện các hệ thống phân tích + Các hệ thống hỗ trợ web + Trợ giúp trí tuệ và hỗ trợ tự ñộng + Tích hợp EIS và các hệ thống hỗ trợ nhóm + Các hệ thống hỗ trợ toàn cầu + Tích hợp và triển khai cùng với các sản phẩm ERP

Documents

BÀI 3. CÁC DẠNG HỆ THỐNG HỖ TRỢ QUYẾT ðỊNH3.pdf/315348450/... · BÀI 3. CÁC DẠNG HỆ THỐNG HỖ ... + Chuyên môn của các ... GSS ñầy ñủ vẫn xem