Embed Size (px)
Citation preview
Bài 3: Nhà quản trị
20 NEU_MAN413_Bai3_v1.0013105226
BÀI 3 NHÀ QUẢN TRỊ
Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn.
Đọc tài liệu:
1. Giáo trình Quản trị kinh doanh, chủ biên GS.TS Nguyễn Thành Độ, PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền, NXB ĐH KTQD, 2012.
2. Hướng dẫn bài tập Quản trị kinh doanh, chủ biên PGS. TS Nguyễn Ngọc Huyền; NXB ĐH KTQD, 2012.
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
Trang Web môn học.
Nội dung
Kỹ năng quản trị;
Phong cách quản trị;
Nghệ thuật quản trị.
Mục tiêu
Giúp sinh viên hiểu hiểu được khái niệm doanh nghiệp dưới các cách tiếp cận khác nhau.
Giúp sinh viên năm được cách phân loại doanh nghiệp.
Giúp sinh viên phân tích được các đặc trưng cơ bản của môi trường kinh doanh hiện nay.
Giúp sinh viên hiểu được thế nào là một nhà quản trị; các nhà quản trị cần có kỹ năng và nghệ thuật gì trong quá trình làm việc, các nhà quản trị phải lựa chọn phong cách nào để phù hợp với môi trường kinh doanh của doanh nghiệp.
Bài 3: Nhà quản trị
NEU_MAN413_Bai3_v1.0013105226 21
Tình huống dẫn nhập
Xác định thứ tự ưu tiên công việc
Ông Thắng là giám đốc công ty Ban Mai – một công ty chuyên về sản xuất bánh kẹo. Trong tuần đầu tháng 8 – 2013, ban thư ký trình tới ông Thắng những công việc sau cần giải quyết dứt điểm:
1. Tiêu thụ sản phẩm snack tăng đột ngột, tiêu thụ kem và các sản phẩm từ sữa chững lại so với kế hoạch.
2. Thiếu nguyên liệu làm bánh làm cho 40 lao động không có việc.
3. Xuất hiện cơ hội kinh doanh mới nếu thử nghiệm thành công bánh bông lan công nghiệp.
4. Hoạch định chiến lược phát triển đến năm 2020.
5. Họp chuẩn bị hội diễn văn nghệ .
6. Họp chuẩn bị hội thao hàng năm.
7. Các bộ phận yêu cầu tổ chức tham quan nhân ngày 2/9.
8. Lập kế hoạch dự phòng tài chính.
9. Nhận một số cuộc gọi do thư ký đã trình lên.
Ông Thắng nên làm thế nào để giải quyết những công việc trên một cách hợp lý và
có khoa học?
Xác định ưu tiên - đảm bảo đúng người đúng việc
Bài 3: Nhà quản trị
22 NEU_MAN413_Bai3_v1.0013105226
3.1. Kỹ năng quản trị
3.1.1. Nhà quản trị
Khái niệm: Nhà quản trị là người tổ chức, thực hiện hoạt động quản trị doanh nghiệp. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục tiêu. Theo đó, đội ngũ quản trị được chia làm ba cấp: quản trị viên cấp cao (lãnh đạo), quản trị
viên cấp trung gian và quản trị viên cấp cơ sở.
Đặc điểm:
o Nhà quản trị phải hoàn thành nhiệm vụ được giao với nguồn lực thấp nhất;
o Nhà quản trị sẽ hoạt động cùng với cấp dưới và cùng họ thực hiện nhiệm vụ
của doanh nghiệp.
Các tiêu chuẩn cần có của nhà quản trị:
o Khả năng truyền thông;
o Khả năng thương lượng;
o Tư duy sáng tạo (mang tính toàn cầu);
o Linh hoạt, am hiểu các lĩnh vực, hành động lịch thiệp.
3.1.2. Các kỹ năng quản trị cần thiết
3.1.2.1. Các loại kỹ năng quản trị
Kỹ năng kỹ thuật
Là những hiểu biết và thực hành theo quy trình xác định ở một lĩnh vực chuyên
môn cụ thể nào đó.
Kỹ năng kỹ thuật chỉ có thể được hình thành thông qua học tập tại các trường quản trị kinh doanh và được phát triển trong quá trình thực hành nhiệm vụ quản trị cụ thể.
Ví dụ như: kĩ năng tổ chức hoạt động marketing, kỹ năng tổ chức lao động…
Kỹ năng quan hệ với con người
Là khả năng làm việc cùng, hiểu và khuyến khích người khác trong quá trình hoạt động, xây dựng các mối quan hệ tốt giữa người với người trong quá trình thực hiện công việc. Kỹ năng này đóng vai trò quan
trọng đối với kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Kỹ năng quan hệ với con người chứa đựng yếu tố bẩm sinh, chịu ảnh hưởng nhiều bởi nghệ thuật
giao tiếp, ứng xử của nhà quản trị.
Ví dụ như: kỹ năng khen ngợi, kỹ năng khiển trách, kỹ năng làm việc với cấp dưới, kỹ năng điều khiển nhân sự, ...
Bài 3: Nhà quản trị
NEU_MAN413_Bai3_v1.0013105226 23
Kỹ năng nhận thức chiến lược
Là kỹ năng phân tích, dự báo và hoạch định chiến lược với tính nhạy cảm cao.
Là tầm nhìn, tính nhạy cảm và bản lĩnh chiến lược của nhà quản trị, chỉ có thể được hình thành từ tri thức, nghệ thuật và bản lĩnh được hun đúc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản trị của nhà quản trị.
Ví dụ như: kĩ năng tư duy hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa các vấn đề một cách logic... Kỹ năng này bao gồm khả năng bao quát doanh nghiệp như một tổng thể.
3.1.2.2. Mối quan hệ giữa các kỹ năng
Trên thực tế, những kỹ năng này có liên quan mật thiết với nhau đến mức rất khó để xác định được đâu là điểm một kỹ năng kết thúc và kỹ năng khác bắt đầu. Tất cả ba kỹ năng đều quan trọng tại mỗi cấp quản lý, song tầm quan trọng tương đối của kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng quan hệ với con người và kỹ năng nhận thức chiến lược của nhà quản lý cũng thay đổi tuỳ theo những cấp trách nhiệm khác nhau. Nhà quản trị cấp cao cần được ưu tiên kĩ năng nhận thức chiến lược, nhà quản trị cấp trung gian cần được ưu tiên kĩ năng quan hệ với con người và nhà quản trị cấp cơ sở cần được ưu tiên kĩ năng kỹ thuật.
Phân tích ba kỹ năng này, chúng ta có thể thấy rằng những nhà quản trị thành công không nhất thiết phải là bẩm sinh, họ có thể được phát triển mà thành. Tại tất cả các cấp đều đòi hỏi phải có một trình độ nào đó về mỗi kỹ năng trong số ba kỹ năng đã nói trên. Ngay cả các nhà quản lý tại những cấp thấp nhất cũng phải liên tục sử dụng tất cả các kỹ năng này. Nhận thức rõ ràng về những kỹ năng này và về những phương pháp đo lường trình độ của các nhà quản trị về mỗi loại kỹ năng sẽ là công cụ hiệu quả cho những người quản trị cấp cao nhất, không chỉ để hiểu hành vi điều hành của mình mà còn để chọn lựa, đào tạo và đề bạt các cán bộ quản lý trên tất cả các cấp trong doanh nghiệp.
3.2. Phong cách quản trị
3.2.1. Khái niệm và thực chất
Khái niệm: Phong cách quản trị là tổng thể các phương thức ứng xử như: Cử chỉ, lời nói, thái độ, hành động mang tính chất ổn định của chủ thể quản trị trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản trị của mình.
Thực chất phong cách quản trị biểu hiện cá tính của mỗi nhà quản trị trong một môi trường cụ thể
Các yếu tố ảnh hưởng:
o Các chuẩn mực xã hội: đạo đức, lễ giáo, phong tục, tập quán...
o Trình độ học thức, kinh nghiệm sống;
o Phẩm chất, nhân cách con người;
o Giới tính, đặc điểm nghề nghiệp.
Bài 3: Nhà quản trị
24 NEU_MAN413_Bai3_v1.0013105226
3.2.2. Các phong cách quản trị
3.2.2.1. Phong cách dân chủ
Ưu điểm:
o Quan hệ đối nội:
Không có sự phân biêt rõ ràng trong quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới.
Luôn có sự bình đẳng và tôn trọng lẫn nhau trong mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới.
Nhà quản trị thể hiện vai trò ở chỗ biết đưa ra lời khuyên và giúp đỡ mọi người khi cần thiết.
Nếu có bất hòa; nhà quản trị thường tìm nguyên nhân gắn với môi trường bên ngoài.
o Quan hệ đối ngoại:
Nhà quản trị mang phong cách dân chủ tỏ ra bình đẳng, tôn trọng đối tác.
Nhà quản trị có thiên hướng chủ động gặp gỡ đối tác về các biện pháp cần thiết trong quá trình thực hiện các hoạt động liên quan đến doanh nghiệp.
Nhược điểm: Nếu dân chủ thái quá sẽ dễ chuyển sang phong cách mị dân.
Biểu hiện:
o Nhà quản trị dễ có xu hướng thỏa mãn với ê kíp của mình, chủ quan với những nhận thức của mình và sẽ ít chú ý đến thực trạng diễn biến của thực tế.
o Nhà quản trị vừa không dám ảnh hưởng đến người khác, lại vừa sợ bị ảnh hưởng của nhân viên dưới quyền nên dễ bị một số người trong tập thể lợi dụng hoặc giật dây mà không biết.
3.2.2.2. Phong cách thực tế:
Ưu điểm:
o Quan hệ đối nội:
Mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới dựa trên cơ sở lòng tin và sự tôn trọng lẫn nhau.
Nhà quản trị thường xuyên có mối quan hệ chặt chẽ với cấp dưới và thường xuyên tìm cách tiếp cận với cấp dưới.
Nhà quản trị luôn tham khảo ý kiến của cấp dưới và tạo điều kiện để cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ.
Khi có bất đồng xảy ra, nhà quản trị sẽ chủ động thương lượng để tìm cách giải quyết.
o Quan hệ đối ngoại:
Nhà quản trị thận trọng trong đánh giá khả năng và các điều kiện cụ thể của đối tác để có thái độ ứng xử đúng đắn.
Nhược điểm: Nếu thực tế thái quá sẽ dẫn đến phong cách cơ hội.
Biểu hiện:
Bài 3: Nhà quản trị
NEU_MAN413_Bai3_v1.0013105226 25
o Nhà quản trị quá chú trọng đến địa vị, quyền lực.
o Nhà quản trị mất quá nhiều thời gian, tâm trí vào việc tạo ra và chớp thời cơ, giành quyền lực nên không có thời gian, tâm trí để thực hiện các nhiệm vụ thuộc chức năng của mình.
3.2.2.3. Phong cách tổ chức
Ưu điểm:
o Quan hệ đối nội:
Có sự phân cấp rõ ràng giữa cấp trên và cấp dưới.
Trong mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới: cấp trên luôn thận trọng đối với cấp dưới.
Nhà quản trị chú trọng việc dự kiến các tình huống cỏ thể xảy ra và chuẩn bị chu đáo trước khi tiến hành.
Khi có bất đồng xảy ra, nhà quản trị luôn tìm hiểu rõ nguyên nhân để có cách giải quyết triệt để.
o Quan hệ đối ngoại:
Nhà quản trị luôn tìm hiểu kỹ và dự kiến trước các tình huống để có cách ứng xử với đối tác.
Nhược điểm: Nếu thái quá dễ dẫn đến phong cách quan liêu.
Biểu hiện:
o Nhà quản trị dễ xa rời nhân viên dưới quyền, xa rời các diễn biến cụ thể trong công tác quản trị kinh doanh.
o Sự “ổn định” của tổ chức chỉ mang tính hình thức.
3.2.2.4. Phong cách mạnh dạn
Ưu điểm:
o Quan hệ đối nội:
Nhà quản trị trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo đối với nhận viên dưới quyền.
Xác lập mối quan hệ cấp bậc, trên dưới rõ ràng.
Nhà quản trị theo phong cách này thường ham thích quyền lực, không sợ xung khắc, thích mọi sự phải rõ ràng.
o Quan hệ đối ngoại:
Ít tin tưởng vào đối tác, muốn can thiệp sâu vào các biện pháp mà đối tác đưa ra.
Chú trọng đến việc kiểm tra các hoạt động của đối tác.
Nhược điểm: Phong cách này rất gần với phong cách độc đoán, chuyên quyền.
Biểu hiện:
Bài 3: Nhà quản trị
26 NEU_MAN413_Bai3_v1.0013105226
o Nhà quản trị quá cứng rắn trong việc thực hiện các quyết định, không tin tưởng vào khả năng giải quyết công việc của nhân viên dưới quyền, và do đó thường quá quan tâm đến ảnh hưởng của mình tới từng người dưới quyền.
o Nhà quản trị sẵn sàng gạt bỏ những ai không nhất trí hoặc đi chệch khỏi đường lối của anh ta.
o Ngoài quan hệ công việc, cấp trên và cấp dưới ít tiếp xúc với nhau.
3.2.2.5. Phong cách chủ nghĩa cực đại
Ưu điểm:
o Quan hệ đối nội:
Quan tâm nhiều đến kết quả mà cá nhân đạt được;
Nhà quản trị sử dụng và chú trọng đến quyền lực;
Không sợ bất đồng, và khi có bất đồng nhà quản trị thường tìm nguyên nhân thực tế để giải quyết bất đồng đó.
o Quan hệ đối ngoại: Nhà quản trị thường đòi hỏi rất cao ở phía đối tác.
Nhược điểm: Phong cách này thường rất gần với phong cách không tưởng.
Biểu hiện:
o Quá tin tưởng vào mối quan hệ mối quan hệ trên dưới trong tập thể nên dễ bị một số người trong tập thể lợi dụng.
o Nhà quản trị cho rằng phải tự do công khai giải quyết bất đồng, mọi người phải nói ra suy nghĩ của mình nên dễ dẫn đến xung khắc về quan điểm và đôi khi dẫn đến tình trạng vô chính phủ.
3.2.2.6. Phong cách tập trung chỉ huy
Ưu điểm:
o Quan hệ đối nội:
Nhà quản trị tập trung quyền lực vào tay mình;
Nhà quản trị có phong cách này thường sát sao, cẩn thận, có năng lực trong việc ra quyết định.
Nhà quản trị cương quyết, mệnh lệnh đưa ra rõ ràng, cẩn thận.
o Quan hệ đối ngoại: Nhà quản trị có khả năng thuyết phục người khác theo ý kiến của mình.
Nhược điểm: Phong cách này nếu thái quá sẽ dẫn đến chuyên quyền.
3.2.3. Cần làm thích nghi hay lựa chọn phong cách?
Mỗi phong cách quản trị lại có ưu, nhược điểm riêng. Không có một phong cách nào là tuyệt đối đúng trong mọi trường hợp, mọi nhà quản trị. Vì thế, nhà quản trị phải căn cứ vào tình huống cụ thể mà lựa chọn cho mình một phong cách thích hợp.
Bài 3: Nhà quản trị
NEU_MAN413_Bai3_v1.0013105226 27
Các tình huống cụ thể:
o Theo thâm niên công tác:
Sử dụng phong cách lãnh đạo độc đoán đối với các nhân viên mới, những người còn đang trong giai đoạn học việc.
Nhà lãnh đạo sẽ là một huấn luyện viên tốt với đầy đủ năng lực và trình độ . Nhờ đó, nhân viên sẽ được động viên để học hỏi những kỹ năng mới. Đây sẽ là một môi trường hoàn toàn mới dành cho các nhân viên.
o Theo các giai đoạn phát triển của tập thể:
Giai đoạn bắt đầu hình thành: Là giai đoạn tập thể chưa ổn định, mọi thành viên thường chỉ thực hiện công việc được giao theo nhiệm vụ, nhà lãnh đạo nên sử dụng phong cách độc đoán.
Giai đoạn tương đối ổn định: Khi các thành viên chưa có sự thống nhất, tự giác trong hoạt động, tính tích cực, sự đoàn kết chưa cao, nên dùng kiểu lãnh đạo mềm dẻo, linh hoạt.
Giai đoạn tập thể phát triển cao: Tập thể có bầu không khí tốt đẹp, có tinh thần đoàn kết, có khả năng tự quản, tự giác cao, nên dùng kiểu dân chủ hoặc tự do.
o Dựa vào tính khí của nhân viên.
o Dựa vào giới tính.
o Theo trình độ của nhân viên.
o Dựa theo tuổi:
Nên dùng kiểu lãnh đạo tự do đối với người hơn tuổi;
Trái lại đối với người nhỏ tuổi thì dùng kiểu độc đoán.
3.3. Nghệ thuật quản trị
3.3.1. Khái quát
Khái niệm: Nghệ thuật quản trị là tính linh hoạt, mềm dẻo trong việc sử dụng các nguyên tắc, công cụ, phương pháp kinh doanh; tính nhạy cảm trong việc phát hiện và tận dụng các cơ hội kinh doanh một cách khôn khéo và tài tình nhằm đạt được mục tiêu đã định với hiệu quả cao nhất.
Thực chất: Nghệ thuật quản trị đề cập đến thái độ, cách ứng xử của các nhà quản trị trong các tình huống cụ thể. Các thái độ, cách ứng xử này của các nhà quản trị phải nhằm đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp.
3.3.2. Một số nghệ thuật quản trị con người
3.3.2.1. Nghệ thuật tự quản trị
Sự cần thiết
Nhà quản trị trước hết phải biết tự quản trị bản thân mình thì mới có thể quản trị được người khác. Làm chủ bản thân mình bao giờ cũng là khó khăn nhất.
Bài 3: Nhà quản trị
28 NEU_MAN413_Bai3_v1.0013105226
Để đạt được thành công trong kinh doanh, nhà quản trị phải không ngừng rèn luyện.
Những thói quen cần rèn luyện
Hình thành thói quen dám chịu trách nhiệm
o Sự cần thiết
Nguyên lý Frankl:
Theo Frankl, nguyên lý cơ bản thuộc bản chất con người là giữa tác nhân kích thích và phản ứng con người có sự tự do lựa chọn.
Ý nghĩa của nguyên lý: nhà quản trị phải rèn luyện thói quen không bao giờ đổ lỗi cho hoàn cảnh, phải xét xem mình đã phản ứng ra sao trước những gì đã trải qua trong kinh doanh và là người có ý thức trách nhiệm về kết quả công việc mà mình đảm nhận.
Nếu không có thói quen này, nhà quản trị rất khó thành công, vì trong tư tưởng, anh ta đã là người kém ý chí, luôn trốn tránh trách nhiệm, đổ trách nhiệm cho người khác.
o Biểu hiện:
Thói quen này sẽ giúp nhà quản trị hun đúc ý chí đã làm là phải làm cho được, làm cho tốt.
Đây là chìa khóa mở ra hàng loạt các tư chất khác như ý chí độc lập, kiên trì và do đó nó là chìa khóa đầu tiên để thành công.
Thói quen này còn thể hiện ở khả năng cam kết và giữ lời hứa:
Đây là biểu hiện nhân cách của nhà quản trị Cam kết và giữ lời hứa với khách hàng là cơ sở chắc chắn để phát triển mối quan hệ lâu dài trong kinh doanh.
Cam kết và giữ lời hứa với nhân viên dưới quyền là điều kiện không thể thiếu để nhà quản trị có uy tín với cấp dưới.
Thói quen này còn biểu hiện phải có tính độc lập trong suy nghĩ và quyết định. Nhà quản trị phải biết khẳng định cái nào là đúng, cái nào là sai; không bao giờ bị động trước bất kỳ lời khuyên dễ dãi nào.
o Cách rèn luyện :
Cam kết và giữ đúng cam kết: hứa và giữ lời hứa.
Rèn luyện tính độc lập trong suy nghĩ và trong quyết định, không sợ dư luận nếu đã khẳng định quyết định của mình là đúng.
Hình thành thói quen suy nghĩ chín chắn trước khi bắt đầu công việc
o Sự cần thiết:
Mọi diễn biến của quá trình kinh doanh chỉ có thể đạt kết quả như mong muốn nếu chúng được định hình trước khi xảy ra.
Trong doanh nghiệp, chức năng định hướng bao giờ cũng là chức năng của người lãnh đạo.
Bài 3: Nhà quản trị
NEU_MAN413_Bai3_v1.0013105226 29
Với mọi nhà quản trị, định hướng cũng là điều kiện để thực hiện các công việc một cách có hiệu quả.
o Biểu hiện:
Tự xây dựng và hoàn chỉnh bản triết lý sống của cá nhân.
Trước khi nói phải “uốn lưỡi bảy lần” để tranh nói sai; còn trước khi làm sẽ phải hình dung rất rõ nét công việc đó phải diễn ra như thế nào, cần điền kiện gì để thực hiện…
o Cách rèn luyện :
Rèn luyện thói quen chỉ bắt đầu hành động khi đã kết thúc trong suy nghĩ. Hình thành triết lý sống cho cá nhân.
Nên xem xét cẩn thận giữa lợi ích, quyền lợi và nghĩa vụ, xem xét tính khả thi của công việc đối với cá nhân.
Phải xem xét công việc và xem xét đối tác một cách cẩn thận.
Hình thành mong muốn, niềm tin, và tính kiên trì
o Sự cần thiết:
Mọi người đều có ước mơ nhưng không phải mọi ước mơ đó đều có thể thành sự thật mà chỉ những ước mơ, mong muốn cụ thể, có cơ sở mới có giá trị.
Mong muốn là khởi đầu của sự thành công vì nó là tiền đề để biến ý chí thành hiện thực.
Niềm tin là chất xúc tác, là động lực tạo nên mọi sức mạnh, mọi năng lực của con người. Niềm tin là phương thuốc duy nhất hiệu nghiệm chống lại sự thất bại.
o Biểu hiện :
Nhà quản trị không mong muốn chung chung mà mong muốn rất rõ ràng, cụ thể, có cơ sở.
Nhà quản trị không bao giờ được thiếu niềm tin và ý chí. Khi gặp bất trắc thì nhà quản trị phải có ý chí để vượt qua.
o Cách rèn luyện:
Tính kiên nhẫn, sự say mê với công việc.
Biết ước mong, ước mong đó không nên chung chung, dài hạn mà nên cụ thể, ngắn hạn.
Phải biết tạo ra niềm tin và duy trì niềm tin đó.
Hình thành thói quen đưa việc quan trọng nhất lên trước
o Sự cần thiết:
Mẫu số chung cho mọi nhà quản trị thành đạt là biết đưa cái quan trọng lên trước;
Nhà quản trị biết tổ chức công việc theo thứ tự ưu tiên, biết xây dựng ma trận ưu tiên cho công việc.
Không bỏ sót công việc quan trọng;
Giải phóng nhà quản trị khỏi đống công việc bừa bộn;
Bài 3: Nhà quản trị
30 NEU_MAN413_Bai3_v1.0013105226
Giải phóng nhà quản trị khỏi sự căng thẳng về thời gian;
Giúp nhà quản trị luôn làm chủ được tình thế.
Hình thành thói quen tự đánh giá năng lực bản thân
o Sự cần thiết:
Đây là tư chất cần thiết để thành công;
Trên cơ sở đánh giá đúng năng lực bản thân nhà quản trị mới thấy được điểm mạnh, yếu của mình để có thể tiếp tục rèn luyện;
Ngoài ra còn giúp nhà quản trị lựa chọn được phương pháp và phong cách quản trị thích hợp.
o Cách rèn luyện:
Rèn luyện yếu tố khoa học trong công việc: kiến thức, phương pháp khoa học;
Nhìn nhận những người xung quanh một cách khách quan;
Nhìn thẳng vào sự thật.
3.3.2.2. Nghệ thuật giao tiếp
Thực chất của quản trị là quản trị con người. Để tiến hành các hoạt động quản trị, nhà quản trị phải thường xuyên giao tiếp với mọi nhân viên, đồng nghiệp, khách hàng… Muốn đạt hiệu quả trong giao tiếp thì nhà quản trị phải có nghệ thuật giao tiếp.
Đối nội
Thứ nhất, biết quan tâm tới người dưới quyền
Cơ sở: Đặt ra các vấn đề:
o Thành công: Là do công sức của cả tập thể;
o Nhu cầu tình cảm của người lao động là rất lớn, càng đáp ứng được nhu cầu này bao nhiêu, càng tạo cảm giác an toàn cho người lao động bấy nhiêu.
Để có thể quan tâm đến người dưới quyền
o Nhà quản trị cần nhận thức: Quan tâm đến người dưới quyền là một điều tất yếu;
o Nhà quản trị phải rèn luyện tác phong lịch sự, và thể hiện sự ân cần với cấp dưới, giữ cam kết với người dưới quyền;
o Không nên ép buộc người dưới quyền làm công việc mà họ không muốn.
Lưu ý:
o Việc quan tâm đến người dưới quyền nếu đúng mức thì sẽ có tác dụng tích cực; nhưng nếu thái quá thì sẽ phản tác dụng;
o Phải tránh thể hiện việc yêu, ghét đối với người lao động bởi sẽ tạo ra sự đố kị trong người lao động;
o Không được thất hứa.
Thứ hai, hiểu người
Sự cần thiết:
o Hiểu người là điều kiện then chốt để có thái độ cư xử đúng đắn với họ;
o Không hiểu người thì không thể quản trị họ có hiệu quả.
Bài 3: Nhà quản trị
NEU_MAN413_Bai3_v1.0013105226 31
Để có thể hiểu người:
o Muốn hiểu cấp dưới, nhà quản trị phải quan tâm tới họ, chia sẻ với họ trong công việc và cả cuộc sống thường ngày.
Thứ ba, nghệ thuật thưởng phạt
Sự cần thiết:
o Tính háo danh là đặc biệt quan trọng nên trong quan hệ với cấp dưới nhà quản trị phải biết thưởng phạt công minh.
Để có nghệ thuật thưởng phạt:
o Xem xét từng người lao động: phải công minh;
o Thưởng phải có tác dụng kích thích sự nỗ lực của người lao động; còn phạt phải giúp người lao động nhân thức được sai phạm để sữa chữa.
Đối ngoại
Thứ nhất, luôn có thói quen chuẩn bị kỹ trước khi giao tiếp
Xác định trước mục đích, đối tượng của cuộc giao tiếp. Nếu không xác định được trước thì chuẩn bị các câu hỏi thăm dò;
Chuẩn bị phương thức ứng xử, thái độ, ngôn ngữ trong cuộc giao tiếp.
Thứ hai, hình thành kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng định vị;
Kỹ năng định hướng;
Kỹ năng điều khiển.
Thứ ba, nghệ thuật gây thiện cảm
Thái độ tự tin, cởi mở, chân thành thể hiện qua phong thái mà trước hết là nét mặt, ánh mắt của người giao tiếp;
Thành thực chú ý đến đối tượng giao tiếp; đặt mình vào địa vị của đối tượng giao tiếp mà cảm thông, đồng cảm với họ;
Luôn mỉm cười trong giao tiếp, biết khôi hài và ăn nói dí dỏm.
Thứ tư, nghệ thuật thuyết phục
Để nhanh chóng thuyết phục đối tượng giao tiếp phải có cách diễn đạt vào nội dung chính, biểu hiện ý chí mạnh mẽ và lòng tin, không được phép tỏ ra do dự, đặc biệt là đối với các vấn đề then chốt;
Tránh tranh luận với đối tượng giao tiếp, nếu buộc phải tranh luận thì không nên sử dụng quá nhiều lý lẽ để tranh luận;
Nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ đóng vai trò cực kỳ quan trọng.
Bài 3: Nhà quản trị
32 NEU_MAN413_Bai3_v1.0013105226
Tóm lược cuối bài Kỹ năng quản trị;
Phong cách quản trị;
Nghệ thuật quản trị.
Bài 3: Nhà quản trị
NEU_MAN413_Bai3_v1.0013105226 33
Câu hỏi ôn tập
KHẲNG ĐỊNH HOẶC PHỦ ĐỊNH VÀ GIẢI THÍCH
1. Trong điều kiện kinh doanh khu vực và toàn cầu mọi nhà quản trị chỉ cần biết ứng dụng các mô hình sẵn có là đủ.
2. Mọi nhà quản trị đều cần có ba kỹ năng: kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng quan hệ với con người và kỹ năng nhận thức chất lượng và vai trò của các kĩ năng đó đối với mọi nhà quản trị là như nhau.
3. Kỹ năng kỹ thuật quan trọng hơn kỹ năng nhận thức chất lượng.
4. Có phong cách quản trị kinh doanh tốt, cũng có phong cách quản trị kinh doanh không tốt nên nhà quản trị phải biết lựa chọn cho mình phong cách quản trị kinh doanh tốt.
5. Phong cách của các nhà quản trị là giống nhau nên không cần đặt vấn đề lựa chọn phong cách.
6. Nhà quản trị vừa hoạt động có nguyên tắc lại vừa có nghệ thuật là mâu thuẫn với nhau do nguyên tắc là cứng nhắc và nghệ thuật thì mềm dẻo, linh hoạt
7. Nghệ thuật đưa cái quan trọng nhất lên trước chính là công việc nào vừa quan trọng nhất, vừa khẩn cấp nhất ắt phải đưa lên hàng đầu. Nhà quản trị hàng đầu nào quên điều đó sẽ không thể quản trị tốt hoạt động của doanh nghiệp.
8. Trong các nghệ thuật xử sự với cấp dưới thì nghệ thuật biết quan tâm tới người dưới quyền là quan trọng nhất.
9. Cứ có tiền là có thể thưởng, thưởng càng nhiều càng tốt; có lỗi là phạt. Vì thế nghệ thuật thưởng phạt là không quan trọng.
10. Nghệ thuật tự quản trị là quan trọng và khó rèn nhất đối với mọi nhà quản trị. nhà quản trị có nghệ thuật nếu biết áp dụng các qui định, nguyên tắc đã xây dựng một cách linh hoạt.
