Bài giảng Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Accessvietanh/courses/thcs/BG_Access.pdf · ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ –KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Bài giảng Hệ Quản Trị

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ – KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Bài giảng Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

Nội dung

Nhập môn về ACCESS. Khái niệm về CSDL

Các bảng và các biểu mẫu: Thiết kế, tính chất, view,wizart

Thông tin từ cơ sở dữ liệu: Các báo cáo và các truyvấn

Cơ sở dữ liệu quan hệ; Các dữ liệu bên ngoài; Biểuđồ; Switchboard

Các liên kết một - nhiều: Mẫu biểu con và các truyvấn nhiều bảng

Các mối liên kết nhiều - nhiều: Một hệ thống phứctạp hơn

Xây dựng các ứng dụng: Switchboard, Macro, vàPrototyping

Tạo ra các ứng dụng mạnh hơn: Nhập môn VBA

Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

Chương 1: Nhập môn về ACCESS. Khái niệm về Cơ Sở Dữ Liệu (CSDL)

Mục tiêu:

Định nghĩa các thuật ngữ: trường, bản ghi, bảng, cơ sở dữ liệu…

Khởi động Microsoft Access; mô tả cửa sổ cơ sở dữ liệu và các đốitượng trong một cơ sở dữ liệu Access.

Thêm vào, sửa đổi, loại bỏ các bản ghi bên trong một bảng; sử dụnglệnh Find để định vị một bản ghi cụ thể.

Mô tả một bộ chọn bản ghi; giải thích khi nào các thay đổi được ghivào một bảng.

Giải thích tầm quan trọng của của việc làm có giá trị của dữ liệu trongbảo trì bảng.

Áp dụng bộ lọc (Filter) đối với một bảng; sắp xếp một bảng trên mộthoặc nhiều trường.

Mô tả một cơ sở dữ liệu quan hệ; xác định các mối liên kết một - nhiềutồn tại trong một cơ sở dữ liệu.


I. Khái niệm về Cơ Sở Dữ Liệu (CSDL)

1. Định nghĩa Hệ Quản Trị (HQT) CSDL

HQT CSDL là 1 phần mềm cho phép mô tả, lưu giữ, thaotác và xử lý các dữ liệu trong CSDL đồng thời phải đảmbảo sự an toàn và bí mật của dữ liệu.

Chức năng của một HQT CSDL:

- Cho phép tạo ra các cấu trúc để lưu giữ dữ liệu

- Cho phép nhập, lưu giữ, xem, xóa, sửa đổi, chèn các dữliệu vào CSDL.

- Cho phép thao tác trên các dữ liệu của CSDL để đưa racác thông tin.

- Cho phép tạo báo cáo, bảng biểu để tổ chức đưa thông tinra theo 1 mẫu nào đó

- Cung cấp các công cụ đảm bảo sự an toàn dữ liệu


I. Khái niệm về Cơ Sở Dữ Liệu

2. Định nghĩa CSDL:

CSDL là 1 tập hợp các dữ liệu về 1 “tổ chức” nào đó (ví dụ dữ liệuThư Viện), được lưu giữ trong máy tính, được nhiều người sử dụngvà được tổ chức theo mô hình dữ liệu.

Các tiêu chuẩn của 1 CSDL:

- Phản ánh đúng đắn hoạt động của tổ chức

- Không có sự dư thừa thông tin (cùng 1 thông tin được lưu trữ ởnhiều nơi và 1 thông tin mang nhiều tên khác nhau) vì nó làm tốnbộ nhớ và dễ gây ra các thông tin không đúng khi cập nhật dữ liệu.

- Đảm bảo an toàn dữ liệu (vì được nhiều người sử dụng)

- Có sự độc lập giữa CSDL và các chương trình để đảm bảo choviệc bảo trì

- Hiệu quả sử dụng tốt: khai thác trên các máy khác nhau cho kếtquả như nhau.



3. Định nghĩa hệ thống thông tin (HTTT)

HTTT là 1 tập hợp bao gồm các công cụ vềphần cứng, phần mềm, con người nhằm quảnlý “tổ chức” nào đó.

Các thành phần của 1 HTTT:

- Phần cứng (Máy tính, thiết bị mạng,…)

- Phần mềm: HĐH, HQT CSDL, chương trìnhứng dụng, CSDL, tiện ích,…

- Con người: Quản lý hệ thống, phân tích vàthiết kế, lập trình viên, người sử dụng.



4. Định nghĩa mô hình CSDL

Mô hình CSDL là tập các khái niệm cho phép thể hiệnhoạt động của 1 “tổ chức”.

Các loại mô hình CSDL:

a. Mô hình CSDL mức khái niệm:

- Để biểu diễn các đối tượng trong thế giới thực và mốiliên quan giữa các đối tượng đó.

- Khái niệm sử dụng trong mức này là: thực thể, liênkết,…

- Có 2 loại:

+ Mô hình Quan hệ - Thực Thể

+ Mô hình hướng đối tượng



b. Mô hình CSDL mức thể hiện:

- Sử dụng trong mức này là các cấu trúc

- Có 3 loại:

+ Mô hình CSDL quan hệ: Dữ liệu được phân vào các bảng.Có thể kết nối các bảng với nhau.

- Cấu trúc: Bảng

- Liên kết: Thuộc tính khóa

+ Mô hình phân cấp: Cây

- Cấu trúc: Bản ghi

- Liên kết: Phân cấp

+ Mô hình mạng: Đồ thị

- Cấu trúc: Bản ghi

- Liên kết: Mạng



5. Định nghĩa một số thuật ngữ:

Một trường (field) là một sự kiện cơ bản (hoặc một phần tử dữliệu) như là Tên của cuốn sách hoặc Số máy điện thoại củamột nhà xuất bản.

Một bản ghi (record) là một tập hợp các trường.

Một bảng (table) là một tập hợp các bản ghi. Mỗi một bản ghichứa các trường như nhau theo một thứ tự như nhau.

Một cơ sở dữ liệu bao gồm một hoặc nhiều bảng.

Ví dụ mỗi bản ghi trong bảng SACH chứa đúng sáu trường:Mã sách, Tên sách, Năm xuất bản, Giá và Nhà xuất bản.Tương tự, mỗi bản ghi trong bảng NHAXUATBAN sẽ có cáctrường giống nhau cho mỗi nhà xuất bản,...

Các thuật ngữ trường, bản ghi, bảng, cơ sở dữ liệu rất quantrọng và được sử dụng thường xuyên.


II. Nhập môn về Microsoft Access

1. Cửa sổ cơ sở dữ liệu: Để hiển thị các đối tượng khácnhau trong một CSDL Access. Có bảy kiểu đối tượng:

- Bảng (table)

- Truy vấn (query)

- Biểu mẫu (form)

- Báo cáo (report)

- Trang (page)

- Macro

- Module

Mỗi CSDL phải chứa ít nhất một bảng, và nó có thểchứa (hoặc không) một hoặc nhiều các đối tượng khác.



1. Cửa sổ cơ sở dữ liệu

Một bảng (table) lưu trữ các dữ liệu về thực thể (conngười, địa điểm, đồ vật, …) và là phần tử cơ sở trongCSDL. Một bảng được tạo thành từ các bản ghi, mỗibản ghi được tạo thành từ các trường. Bảng xuất hiệndưới dạng cột, mỗi bản ghi nằm trên một dòng củabảng và mỗi trường cột nằm trên mỗi cột riêng rẽ.

Một mẫu biểu (form) cung cấp một cách thuận tiện vàhấp dẫn để nhập, hiển thị, hoặc in các dữ liệu trongbảng.

Một truy vấn (query) trả lời một câu hỏi về CSDL. Kiểuchung nhất của các query là chỉ ra một tập tiêu chuẩn,sau đó tìm trong CSDL để rút ra các bản ghi thỏa mãntiêu chuẩn.


1. Cửa sổ cơ sở dữ liệu

Một báo cáo (report) trình bày các dữ liệu trong một bảnghoặc trong một truy vấn dưới dạng một bảng in được.

Một trang (page) là một tài liệu HTML có thể gửi đến mộtWeb Server hoặc một mạng LAN và có thể dùng Webbrowser để nhìn thấy nó.

Một macro tưng tự như một chương trình máy tính và baogồm các lệnh có thể được thực hiện một cách tự độnglệnh này đến lệnh khác.

Một module cung cấp một chương trình viết bằng ngônngữ VBA (Visual Basic for Applications).

Trong chương này chúng ta tập trung vào bảng, các đốitượng khác sẽ được lần lượt trình bày và nghiên cứutrong các chương sau.


2. Bảng

Bảng là trung tâm của mọi CSDL vì nó chứa các dữ liệu.

Trong Access một bảng được hiển thị dưới dạng một

trong hai khung nhìn (view):

- Khung nhìn thiết kế (Design view)

- Hoặc khung nhìn trang dữ liệu (Datasheet view).

Khung nhìn thiết kế được dùng để định nghĩa bảng

ban đầu và chỉ ra các trường của nó.

Khung nhìn trang dữ liệu được sử dụng để thêm vào,

sửa đổi, hoặc loại bỏ các bản ghi.

Trong chương này ta nghiên cứu kỹ khung nhìn trang

dữ liệu.




3. Khung nhìn trang dữ liệu

Dòng đầu tiên chứa các tên trường. Mỗi dòng tiếp theochứa một bản ghi. Mỗi cột biểu diễn một trường. Mỗi bảnghi trong bảng chứa các trường như nhau và chúng có thứtự như nhau.

Thanh ghi trạng thái ở đáy cửa sổ chỉ ra bảng có bao nhiêudòng và chúng ta đang định vị trên dòng nào. Dòng ta đanglàm việc gọi là dòng hiện tại.

Tại một thời điểm chúng ta chỉ có thể làm việc với mộtdòng. Có một ký hiệu chọn bản ghi (một tam giác, dấu saohoặc cái bút chì) ở bên cạnh bản ghi hiện tại để chỉ ra trạngthái của nó.

- Một tam giác chỉ ra bản ghi đã được ghi vào đĩa, cái bút chìchỉ ra rằng ta đang làm việc với bản ghi đó và những thayđổi còn chưa được lưu lại.


3. Khung nhìn trang dữ liệu

- Khi ta dịch chuyển sang bản ghi tiếp theo, ký hiệu cáibút chì sẽ chuyển thành tam giác để chỉ ra bản ghi tavừa làm việc đã được lưu vào đĩa.

- Dấu sao xuất hiện bên cạnh bản ghi trắng ở cuối mỗibảng. Khi ta đang thêm một bản ghi vào cuối bảng, dữliệu đưa vào sẽ xuất hiện tại điểm nhận (là một gạchthẳng đứng nhấp nháy) còn ký hiệu chọn bản ghi lúcđó là cái bút chì. Dấu sao sẽ chuyển xuống bản ghitrắng ở cuối bảng.

Mỗi một bảng nhất thiết phải có một khoá chính(Primary key). Đó là một trường hoặc một nhóm cáctrường có giá trị khác nhau trên mỗi bản ghi.


Bài thực hành 1:

Mở một CSDL đã có sẵn, thêm một bản ghi

vào một bảng trong CSDL


III. Duy trì cơ sở dữ liệu

Chúng ta còn cần phải sửa đổi, xoá các bản ghi đã có.Để làm điều đó cần phải tìm ra bản ghi cần sửa hoặccần xoá bằng cách tìm kiếm lần lượt trên bảng mộtcách thủ công hoặc sử dụng các lệnh tìm kiếm (Find)và thay thế (Replace).

1. Các lệnh tìm kiếm ( Find ) và thay thế ( Replace).

(Xem bài thực hành 2)

Chú ý: Khi đưa giá trị cụ thể vào các lệnh trên để tìmkiếm hoặc thay thế cần phải chú ý đến sự tương thíchgiữa giá trị đưa vào và giá trị cần tìm trong bảng.Chúng phải phù hợp nhau về cách sử dụng ký tự, chữhoa hoặc chữ thường. Nếu không có sự phù hợp thìdễ sẽ dẫn đến tìm kiếm và thay thế thất bại.


2. Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu (data validation)

Thuật ngữ GIGO (Garbage in, garbare out)

- Một máy tính làm một cách chính xác những cái bạn bảo

nó làm chứ không phải những cái bạn muốn nó làm.

- Vì vậy bạn phải kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu sẽ được

đưa vào hệ thống, nếu không, thông tin liên quan có thể

sẽ không đúng.

- Không có một hệ thống nào, dù có tinh vi đến đâu, có thể

tạo ra các dữ liệu ra đúng đắn từ các dữ liệu vào không

hợp lệ.

- Nói cách khác, vào không đúng thì ra không đúng.


IV. Các mẫu biểu, truy vấn và báo cáo





Mở một bảng CSDL có sẵn, thực hiện việc thêm, sửa

đổi, xoá một bản ghi và minh hoạ việc làm có giá trị dữ

liệu, giới thiệu các form, query,và report.

Chú ý: Access lưu trữ mọi thay đổi trong bản ghi hiện

tại một cách tự động ngay sau khi chúng ta chuyển

đến bản ghi tiếp theo hoặc khi ta đóng bảng. Lệnh

Undo Current Record sẽ xoá bỏ mọi thay đổi đối với

một bản ghi đã được lưu trữ trước đó.


V. Lọc và sắp xếp (Filter and Sort)

Filter làm hiển thị một tập con các bản ghi của

một bảng theo một tiêu chuẩn cụ thể.

Sort liệt kê các bản ghi của theo theo một thứ

tự nào đó, ví dụ sắp xếp theo thứ tự a, b, c của

họ tên hay theo thứ tự giảm dần của lương,.. .



Mở một bảng đã có và thực hiện các phép toán: Filterby Selection, Filter by Form và Sort.

Chú ý: Một bộ lọc (filter) là một tập hợp các tiêu chuẩnđược áp dụng cho một bảng để hiển thị một tập concác bản ghi trong bảng đó. Microsoft Access cho phépta lọc bằng lựa chọn hoặc lọc bằng mẫu biểu. Áp dụngcủa một bộ lọc không loại bỏ các bản ghi ra khỏi bảngmà chỉ ngăn cần nó xuất hiện ở khung nhìn. Các bảnghi trong một bảng có thể hiển thị theo một thứ tự tăngdần hoặc giảm dần bằng cách nhắp các nút thích hợptrên thanh công cụ của CSDL.


VI. Cơ sở dữ liệu quan hệ

Cơ sở dữ liệu dạng quan hệ là CSDL bao gồm cácbảng hai chiều chứa dữ liệu.

1. Định nghĩa bảng CSDL: Là 1 tập các thực thể có cùng 1số đặc trưng.

Bảng có tên

Bảng có các cột:

- Tên cột: Tên thuộc tính (Tên cột phải khác nhau)

- Giá trị cột: Thuộc của miền giá trị của thuộc tính.

Các hàng: Mỗi hàng gồm 1 bộ giá trị của các thuộc tính(mỗi hàng biểu diễn 1 thực thể) các hàng, các cột có thứtự tùy ý.

Mỗi hàng có khóa chính xác định các thuộc tính khác 1cách duy nhất.


2. Định nghĩa khóa chính, khóa ngoài, vai trò của các khóa trong CSDL

a. Định nghĩa khóa chính: Là 1 tập các thuộc tính, nhờ nó cóthể phân biệt được đối tượng này với đối tượng khác.

Ràng buộc:

- Khóa chính phải xác đinh: Luôn luôn có giá trị xác định (Notnull)

- Phải duy nhất: Các bộ giá trị của khóa chính trên các hàngphải khác nhau.

Mã PB Tên PB Điện thoại

HC Phòng HC 7680461

TNCNTT Phòng TN CNTT 7680463

DT Phòng Đào Tạo 7680465


2. Định nghĩa khóa chính, khóa ngoài, vai trò của các khóa trong CSDL

b. Định nghĩa khóa ngoài: Là khóa chính của 1 bảng được sử dụng như 1 thuộc tính ở 1 bảng khác. Nó thể hiện mối liên hệ giữa các bảng với nhau.

Ràng buộc:

- Giá trị của khóa ngoài phải tương thích với các giá trị của khóa chính mà nó quy chiếu tới.

- Có thể có những giá trị không xác định (Null)

- Vai trò của khóa trong CSDL giúp dễ dàng tạo mối lien hệ giữa các bảng trong CSDL quan hệ.

Mã NV Họ tên Địa chỉ Mã PB

NV1 Trạch Văn Đoành HN HC

NV2 Quách Văn Quẹ HP HC


3. Các phép toán trên bảng CSDL

3. Các phép toán trên bảng CSDL

Bảng là 1 quan hệ nên các phép toán trên

bảng là các phép toán trên quan hệ. Các phép

toán: Chiếu, chọn, nối, tách, hợp, giao, trừ

(được HQT CSDL thực hiện).


4. Các mối liên kết 1-1, 1-n, m-n

Các bảng PhòngBan và bảng NhânViên ở trên liên kết

với nhau thông qua một mối liên kết một - nhiều (1–n).

Một PhòngBan có thể có nhiều nhân viên làm việc

nhưng mỗi nhân viên chỉ làm việc tại một PhòngBan.

Trong CSDL quan hệ, các bảng có thể có các liên kết

với nhau thông qua các mối liên kết một-nhiều (1-n),

một-một (1-1), nhiều-nhiều (m-n).

Chúng ta sẽ nghiên cứu dần dần trong các chưng sau.



Mở một CSDL có nhiều bảng; xác định các kiểu liên kết

một-nhiều bên trong CSDL để tạo ra các bản ghi dựa

trên các kiểu liên kết đó.

Chú ý: Một CSDL quan hệ chứa nhiều bảng và cho

phép ta lấy ra các thông tin từ các bảng đó trong một

truy vấn đơn. Các bảng phải liên kết với các bảng khác,

theo một ràng buộc gọi là toàn vẹn quy chiếu. Như vậy,

Access cài đặt một cách tự động một số kiểu làm có giá

trị các dữ liệu để ngăn ngừa các vi phạm ràng buộc

này.



Chương 2: Các bảng và các biểu mẫu:Thiết kế, tính chất, view, wizart

1. Mô tả chung về việc thiết kế một bảng

Trường hợp nghiên cứu : Cơ sở dữ liệu Sinhviên

Giả sử bạn muốn thiết kế một bảng chứa các dữ liệu về

sinh viên. Nói chung, phương pháp thiết kế như sau:

- Trước hết, bạn phải suy nghĩ về những dữ liệu mà nhà

trường yêu cầu đối với một sinh viên, chẳng hạn: mã số,

họ tên, địa chỉ, số điện thoại, chuyên ngành, số các đơn

vị học trình đã học,…và viết chúng ra giấy.

- Sau đó bạn phải tưởng tượng những dữ liệu ra (output)

mà những người sử dụng sẽ yêu cầu để xác định các

dữ liệu vào (input) nhằm tạo ra các dữ liệu ra đó.



Hãy suy nghĩ đến các trường (field) cụ thể và cố gắng mô tảtừng trường phù hợp với kiểu dữ liệu (ví dụ: kiểu số, kiểuvăn bản,... ) và kích cỡ (độ dài) của nó. Cuối cùng, chúngta có thể có một bảng gồm các trường được liệt kê nhưsau:

Tên trường Kiểu

Mãsố Text

Họtên Text

Địachỉ Text

Số điện thoại Text

Ngàysinh Date

Họcbổng Number

...



Để có một bảng “tốt”, chúng ta phải tiến hành một quá trìnhthiết kế cẩn thận dựa trên ba nguyên tắc chỉ đạo sau:

- Bao gồm tất cả các dữ liệu cần thiết: Cách tốt nhất là ta tạora các bản thô của các báo cáo mà bạn sẽ cần và sau đóthiết kế bảng sao cho nó chứa các trường cần thiết để tạora các báo cáo đó.

- Lưu trữ dữ liệu trong từng phần nhỏ nhất của nó: Điều đócó nghĩa là nếu các trường có thể phân chia ra được thì tanên phân chia cho đến mức cuối cùng. Ví dụ: Họ và tên taphân chia (Họ đệm, Tên)

- Không sử dụng các trường tính được: Giá trị của nó có thểtính được thông qua một công thức hoặc một hàm thamchiếu đến các trường đã có. Ví dụ, ĐTB (thông qua cácmôn học).



Tóm lại, bạn phải thiết kế bảng một cách cẩn thận để

khỏi bị thất vọng khi nó đã được cài đặt.

Bạn phải hoàn toàn chắc chắn rằng các dữ liệu được

đưa vào hệ thống là đủ để cung cấp các thông tin

cần thiết, nếu không, hệ thống sẽ bị thất bại.

Khi xây dựng hệ thống, bạn phải nghĩ đến việc hệ

thống sẽ tồn tại khá lâu, vì vậy chúng ta phải quan

tâm đến những yêu cầu trong tưng lai của hệ thống.



Một bảng có hai khung nhìn:

Khung nhìn thiết kế và khung nhìn bảng dữ liệu.

- Khung nhìn thiết kế được sử dụng để tạo bảng

và định nghĩa các trường bên trong bảng cũng

như là kiểu dữ liệu và các tính chất của mỗi

trường.

- Khung nhìn bảng dữ liệu được sử dụng sau khi

bảng đã được tạo để thêm, sửa đổi và xoá các

bản ghi


2. Tạo một bảng

Có hai cách để tạo một bảng: Là Table Wizart và

Design View

Dù bảng được tạo ra bằng cách nào, bạn cũng có thể

sửa đổi nó để đưa vào các trường mới và loại bỏ các

trường đã có.

Mỗi một trường có một tên trường để xác định dữ liệu

được đưa vào trường.

Tên trường là một dãy ký tự có độ dài lớn nhất là 64 ký

tự. Các ký tự được sử dụng trong tên trường là chữ

cái, chữ số. Chữ cái đầu tiên được viết hoa.



3. Kiểu dữ liệu

Mỗi một trường có một kiểu dữ liệu xác định kiểu của dữ liệu được đưavào và các phép toán có thể được thực hiện trên dữ liệu đó. Access thừanhận chín kiểu dữ liệu :

- Số ( Number): Gồm các chữ số, dấu chấm thập phân, và dấu cộnghoặc dấu trừ.

- Văn bản (Text): Các trường chứa các số nhưng không sử dụng vàotính toán (Số điện thoại) cũng được xem như trường văn bản. Mộttrường văn bản có thể lưu giữ tới 255 ký tự

- Ký ức (Memo): Chứa đến 64000 ký tự. Các trường ký ức được sửdụng để lưu giữ các dữ liệu dài, có tính chất mô tả.

- Ngày/giờ (Date/Time)

- Tiền tệ (Currency)

- Có/Không (Yes/No): Sử dụng một trong hai giá trị Yes hoặc No, Truehoặc False, On hoặc Off

- OLE Object: Bao gồm như tiếng nói và đồ hoạ

- Hyperlink chứa các địa chỉ Web ( URL).


3. Kiểu dữ liệu

+ AutoNumber: KiÓu sè (tù ®éng ®¸nh sè).

+ Lookup Winzard: KiÓu danh s¸ch (Combobox,

Listbox).

* Desciption: Dßng m« t¶ (cét nµy cã thÓ nhËp hoÆc

kh«ng).


4. Các tính chất (Property)

Các tính chất là các đặc trưng hoặc các thuộc tính củamột đối tượng, chúng xác định hình dạng và ứng xử củađối tượng. Mỗi một đối tượng Access (bảng, mẫu biểu,truy vấn, báo cáo) có một tập hợp các tính chất xác địnhứng xử của các đối tượng đó. Các tính chất của một đốitượng được hiển thị và được sửa đổi trong bảng tính chất(property sheet), chúng sẽ được mô tả chi tiết sau đây:

Mỗi một trường có một tập hợp các tính chất của nó. Cáctính chất này xác định các dữ liệu trong trường được lưugiữ và được hiển thị như thế nào. Các tính chất được gáncác giá trị mặc định phù hợp với kiểu dữ liệu nhưng cóthể được sửa đổi nếu cần. Các tính chất sẽ được hiển thịtrong khung nhìn thiết kế và được môt tả vắn tắt như sau:



- Cỡ của trường (Field size property): điều chỉnh cỡ củamột trường văn bản hoặc giới hạn giá trị cho phép trongmột trường số. Microsoft Access chỉ sử dụng một sốlượng chỗ mà nó cần mặc dù cỡ trường cho phép một sốlớn hơn.

- Định dạng (Format property) Thay đổi cách một trườngđược hiển thị hoặc được in nhưng không có ảnh hưởngtrên giá trị lưu giữ.

- Mặt nạ dữ liệu vào (Input Mask property) làm dễ việcnhập dữ liệu bằng việc hiển thị các ký tự như là dấu nối,dấu gạch xiên,... Nó cũng bắt phục tùng làm có giá trị dữliệu bằng việc đảm bảo rằng các dữ liệu được các ngườidùng nhập vào vừa vặn bên trong mặt nạ.



- Thuyết minh (Caption property) chỉ một nhãn (label) khác với têntrường đối với các form và các report.

- Giá tri mặc định (Default value property) tự động nhập các giá trịmặc định cho các trường trong mỗi bản ghi được thêm vào bảng.

- Quy tắc làm có giá trị (Validation Rule property) loại bỏ các bảnghi mà dữ liệu được nhập vào không phù hợp với các quy tắc cụthể của việc nhập dữ liệu.

- Yêu cầu (Required property) loại bỏ các bản ghi không có giá trịnhập vào cho trường này.

- Cho phép độ dài 0 (Allow Zero Length property) cho phép cácdòng văn bản hoặc ký ức có độ dài 0

- Chỉ số (Indexed property) làm tăng tính hiệu quả của việc tìm kiếmtrên trường được chỉ định. (Khoá chính trong một bảng luôn luônđược chỉ số hoá).


5. T¹o mèi kÕt hîp (Relationship)

- ViÖc t¹o ra çc mèi kÕt hîp (Relationship) gi÷a

çc quan hÖ sÏ lµm cho c¬ së d÷ liÖu cã tÝnh nhÊt

qu¸n vµ b¶o toµn th«ng tin.

1. Vµo tr×nh ®¬n Tool\Relationship hoÆc cã thÓ

Click biÓu tîng trªn thanh c«ng cô.

2. Trong hép tho¹i Show Table, chän çc quan hÖ

cÇn t¹o mèi kÕt hîp.


3. §Ó thiÕt lËp mèi kÕt hîp cho 2 quan hÖ (kho¸

ngo¹i cña quan hÖ nµy lµ kho¸ cña quan hÖ kia),

chän thuéc tÝnh kho¸ cña quan hÖ nµy Click & Drag

®a vµo thuéc tÝnh kho¸ ngo¹i cña quan hÖ kia.





4. Trong hép tho¹i Relationship:- Chän Enforce Referential

Integrity, ®Ó t¹o mèi kÕt hîp cho 2 thuéc tÝnh cña 2 quan hÖ

(2 thuéc tÝnh ph¶i cïng kiÓu d÷ liÖu).

- Cã thÓ chän: ®Ó thiÕt lËp rµng buéc cho 2 quan hÖ.

+ Cascade Update Related Field: NÕu khi thay ®æi d÷ liÖu trªn

kho¸ chÝnh th× çc d÷ liÖu trªn kho¸ ngo¹i còng ®îc thay

®æi theo.

+ Cascade Delete Related Record: NÕu khi xo¸ d÷ liÖu trªn

kho¸ chÝnh th× çc mÈu tin trªn kho¸ ngo¹i (cã cïng d÷ liÖu)

sÏ bÞ xo¸.

5. Click Create ®Ó thùc hiÖn t¹o m«i kÕt hîp.





Tạo một bảng. Sử dụng Table Wizard để tạo

một bảng; thêm và bớt các trường đã có trong

bảng; thay đổi khoá chính của một bảng; thiết

lập mặt nạ dữ liệu vào và quy tắc làm có giá trị

cho các trường trong bảng; chuyển đổi giữa

khung nhìn bảng dữ liệu và khung nhìn thiết kế.


III. Các mẫu biểu (form)

Một Form cung cấp một cách thân thiện với ngườidùng để nhập và hiển thị các dữ liệu. Nó có thể đượclàm để giống với một biểu mẫu bằng giấy. FormWizard là cách dễ nhất để tạo ra một form. Khung nhìnthiết kế cho ta có khả năng sửa đổi một form đã tồn tại.

Một form chứa các đối tượng được gọi là các điềuchỉnh (control). Một điều chỉnh có giới hạn có mộtnguồn dữ liệu như là một trường trong bảng liên kết.Một điều chỉnh không giới hạn không có nguồn dữ liệu.Một điều chỉnh tính toán được chứa một biểu thức.Các điều chỉnh được lựa chọn, được di chuyển, vàđược đặt kích thược theo cách giống như một đốitượng Windows khác.


II. Các mẫu biểu (form)

Một tính chất là một đặc trưng hoặc một thuộc

tính của một đối tượng, chúng xác định hình

dáng và ứng xử của đối tượng. Mỗi đối tượng

Access (bảng, trường, form, điều chỉnh) có một

tập hợp các tính chất xác định hành vi của đối

tượng. Các tính chất của một đối tượng được

hiển thị trong bảng tính chất.


Thanh Toolbox

Trªn thanh Toolbox theo thø tù tõ tr¸i qua ph¶i, tõ trªn xuèng díi nh sau:

- §èi t¬ng Select Object: Chän çc ®èi tîng ®· t¹o.

- §èi tîng Control Wizard: Më tr×nh híng dÉn thiÕt lËp ®èi tîng.

- §èi tîng Label: T¹o nh·n.

- §èi tîng Textbox: T¹o khung nhËp liÖu.

- §èi tîng Option Group: T¹o nhãm lùa chän.

- §èi tîng Toggle Botton: T¹o nót nhÊn.

- §èi tîng Option Button: T¹o çc lùa chän.

- §èi tîng Check Box: T¹o çc hép kiÓm tra.

- §èi tîng Combo Box: T¹o danh s¸ch d¹ng tr¶i xuèng.


Thanh Toolbox

§èi tîng List Box: T¹o danh s¸ch.

- §èi tîng Command Button: T¹o nót lÖnh.

- §èi tîng Image: LÊy tËp tin h×nh.

- Hép c«ng cô chøa çc ®èi tîng chuÈn.

- §èi tîng Page Break: ChÌn dÊu ng¸t trang (víi Form cã nhiÒu trang).

- §èi tîng Tab Control: T¹o ®èi tîng líp (trang).

- §èi tîng Sub Form: T¹o çc Form con.

- §èi tîng Line: VÏ çc ®êng th¼ng.

- §èi tîng Rectangle: VÏ h×nh ch÷ nhËt.

- §èi tîng More Control: Më çc ®èi tîng kh¸c.


1. Các điều chỉnh (control)

Tất cả các mẫu biểu gồm các điều chỉnh (các đối tượng ),chúng nhận và hiển thị dữ liệu, thực hiện một hành động cụthể, trang trí mẫu biểu, hoặc thêm thông tin mô tả.

Có ba loại điểu chỉnh:

Một điều chỉnh có giới hạn (như một hộp văn bả) có một dữliệu nguồn (một trường trong bảng nền) và được sử dụng đểnhập dữ liệu hoặc sửa đổi dữ liệu trong bảng đó.

Một điều chỉnh không giới hạn được sử dụng để hiển thị cácđề mục, các nhãn, các đường, các đồ thị hoặc các hình nh.Để ý rằng mỗi một điều chỉnh có giới hạn ( text box) luôn luôngắn với một điều chỉnh không giới hạn (label).

Một điều chỉnh tính toán có nguồn dữ liệu của nó thường làmột biểu thức. Một biểu thức là một tổ hợp các phép toán (vídụ +, -, *, / ), các tên trường, các hằng, và các hàm.


2. Các tính chất

Có nhiều tính chất khác nhau điều chỉnh từng khía cạnhcủa dáng điệu của nhãn. Các tính chất này được xác địnhmột cách tự động khi đối tượng được tạo ra; như vậy, nếubạn dịch chuyển và định kích thước nhãn trên mẫu biểuthì các tính chất liên quan đến kích thước và vị trí (Left,Top, Width, Height) của nó cũng được thiết lập cho bạn.

Các hành động khác, chẳng hạn các lệnh định dạng khácnhau, lập các tính chất về tên font và cỡ. Chúng ta có thểthay đổi hình dáng của một đối tượng bằng hai cách: bằngviệc thực hiện các lệnh để thay đổi đối tượng trên form vàcác đối tượng làm thay đổi trên bảng tính chất hoặc bằngviệc thay đổi các tính chất bên trong bảng tính chất vàbảng tính chất sẽ làm thay đổi hình dáng của đối tượngtrên form.



* Líp ®Þnh d¹ng (Format): §Ó ®Þnh d¹ng bÒ mÆt cña ®èi

tîng nh: t¹o nh·, h×nh ¶nh, chän Font vµ çc thuéc tÝnh

hiÓn thÞ kh¸c cña ®èi tîng* Líp d÷ liÖu (Data): §Ó liªn kÕt

d÷ liÖu trong c¬ së d÷ liÖu (Table, Report, Form) víi çc ®èi

tîng.

* Líp biÕn cè (Event): ThiÕt lËp biÕn cè cho ®èi tîng ®ã khi

Form kÝch ho¹t (®©y lµ líp dµnh cho viÖc Coding).

* Líp kh¸c (Other): §Ó ®Þnh d¹ng thªm tÝnh chÊt cña ®èi

tîng ®ã.

* Líp tÊt c¶ (All): LiÖt kª tÊt c¶ çc thuéc tÝnh, tÝnh chÊt vµ

çc biÕn cè cña ®èi tîng ®ã.




3. Form Wizard

Cách dễ nhất để tạo một form là với form wizard. FormWizard hỏi một loạt các câu hỏi và sau đó xây dựngmột form phù hợp với các trả lời của ta. Chúng ta cóthể sử dụng form như nó được xây dựng hoặc chúngta có thể hoặc ta có thể làm lại theo ý mình để phù hợpvới yêu cầu của ta.

Việc tạo một form với Form Wizard được thực hiệnnhư sau: Từ cửa sổ CSDL ta gọi Form Wizard. FormWizard sẽ yêu cầu ta chỉ ra bảng hoặc truy vấn màform sẽ dựa lên đó.


3. Form Wizard

T¹o Form Form b»ng Wizard: Tõ líp Form trong

cöa sæ Database, chän New. Trong hép tho¹i New

Form chän kiÓu thiÕt kÕ Form (ta chän Form

Wizard). Sau ®ã chän nguån d÷ liÖu cho Form nh

Table hay Query trong hép Choose the table or

query where the object’s data comes from. Sau cïng

Click OK ®Ó thiÕt lËp Form.


3. Form Wizard


3. Form Wizard

Trong hép tho¹i Form Wizard, chän çc trêng d÷

liÖu cÇn thiÕt lËp Form, Click Next ë hép tho¹i kÕ

chän çch bè trÝ cho Form, Click Next. TiÕp theo

chän kiÓu d¸ng hiÓn thÞ cho Form, Click Next. Sau

cïng ®Æt tªn cho Form vµ Click Finish.


3. Form Wizard


3. Form Wizard

Tuy nhiªn viÖc t¹o Form b»ng Wizard cha hoµn

h¶o, do vËy b¹n cÇn chØnh söa thuéc tÝnh cho Form

còng nh cho çc ®èi tîng nh Font ch÷, kÝch cì,

mµu s¾c v.v..


3. Form Wizard


4. Sửa đổi một form

Form Wizard cung cấp một điểm xuất phát rất

tốt nhưng chúng ta cần làm cá nhân hoá Form

bằng cách thêm vào các điều chỉnh khác (ví dụ

điều chỉnh tính toán đối với điểm trung bình)

hoặc bằng cách sửa đổi các điều chỉnh đã

được Wizard tạo.


5. T¹o Form b»ng Design View

Trong phÇn nµy chóng ta sÏ biÕt thªm vÒ çch t¹o Form b»ng Design View. Çch t¹o Form nµy thêng sö dông vµ ®ßi hái sù khÐo lÐo cña b¹n.

Tõ líp Form trong cöa sæ Database, chän New. Hép tho¹i New Form chän kiÓu thiÕt kÕ Form (ta chän Design View).

Sau ®ã chän nguån d÷ liÖu cho Form nh Table hay Query trong hép Choose the table or query where the object’s data comes from. Sau cïng Click OK ®Ó thiÕt lËp Form.





MÆc nhiªn Form ®îc t¹o ra kh«ng chøa nhãm

Header /Footer. Do vËy b¹n cã thÓ vµo tr×nh ®¬n

View chän Form Header/Footer ®Ó hiÓn thÞ.

§Ó thiÕt kÕ Form d¹ng Design View b¹n cÇn sö

dông çc c«ng cô trªn hép Toolbox.

Ngoµi ra b¹n cÇn ®Þnh d¹ng çc thuéc tÝnh cho Form

còng nh cho çc ®èi tîng trong Form ®ång thêi

cÇn x¸c ®Þnh nguån d÷ liÖu cho çc ®èi tîng.





* Çc thuéc tÝnh gåm cã:

Caption: T¹o nh·n Form

Default View: HiÓn thÞ d¹ng Form ®Þnh s½n.

+ Single Form: HiÓn thÞ tõng mÈu tin.

+ Continuous Forms: HiÓn thÞ çc mÈu tin.

+ Datasheet: HiÓn thÞ mÈu tin theo d¹ng b¶ng.

View Allowed: KiÓu hiÓn thÞ Form.

Scroll Bar: Thanh cuén trªn Form.

+ Neither: Kh«ng xuÊt hiÖn thanh cuén.

+ Horizontal Only: Thanh cuén ®øng.

+ Vertical Only: Thanh cuén ngang.

+ Both: XuÊt hiÖn hai thanh cuén.

Record Selector: D¹ng hiÓn thÞ dÊu con trá trªn Form.

Navigation Button: D¹ng hiÓn thÞ çc nót liªn kÕt d÷ liÖu (tíi, lui, …).



Sử dụng Form Wizard để tạo một form; di chuyển

và đặt kích thước các điều chỉnh bên trong một

form; sử dụng một form đầy đủ để nhập dữ liệu vào

bảng liên kết với nó.


III. Các mẫu biểu phức tạp

Form Wizard cung cấp một điểm xuất phát rấttốt nhưng dừng lại gần với việc tạo ra một formmà ta thực sự mong muốn.

Chúng ta có thể thêm vào Form các điều chỉnhkhông có trong bảng liên kết, các hộp danhsách thả xuống (drop-down list box), các hộpkiểm tra (check box), các nhóm tuỳ chọn(option group) và các nút lệnh (commandbutton).




Thêm các trường vào một bảng đã có; sử

dụng Lookup Wizard để tạo ra một combo box;

thêm các điều chỉnh vào một form đã có để

chứng minh tính thừa kế; thêm các nút lệnh

vào một form.


Chương 3: Thông tin từ cơ sở dữ liệu: các báo cáo và các truy vấn

I. Báo cáo (Report)

Một báo cáo là một tài liệu in được, nó hiển thị các thông

tin từ CSDL.

Có các loại mẫu báo cáo:

- Báo cáo cột: Liệt kê của mỗi bản ghi thành một cột

- Báo cáo bảng: Hiển thị các trường thành các dòng.

- Báo cáo bảng lựa chọn: Liệt kê một tập hợp theo điều

kiện

- Báo cáo nhóm: Liệt kê theo từng nhóm.


I. Báo cáo (Report)

Cấu trúc chi tiết của một báo cáo: Có 7 loại đoạn nhưng khôngnhất thiết phải có cả 7:

- Đầu báo cáo (report header) xuất hiện một lần ở đầu báo cáo.Chân báo cáo ( report footer) xuất hiện một lần ở cuối báo cáo ởtrên chân trang (page footer) ở trang cuối cùng của báo cáo.

- Đầu trang (page header) xuất hiện ở đầu mỗi trang trong một báocáo và có thể được sử dụng để hiển thị số trang. Chân trang(page footer) xuất hiện ở cuối mỗi trang và có thể chứa số trang.

- Đầu nhóm (group header) xuất hiện ở đầu nhóm bản ghi để xácđịnh nhóm. Chân nhóm (group footer ) xuất hiện sau bản ghi cuốicùng của nhóm và chứa thông tin tổng về nhóm.

- Đoạn chi tiết (detail section) xuất hiện trong thân chính của báocáo và được in ra một lần đối với mỗi bản ghi trong bảng (hoặctruy vấn) nền.


Report Wizard

Report Wizard là cách dễ nhất để tạo một báo cáo, giống nhưForm Wizard là cách dễ nhất để để tạo một mẫu biểu. ReportWizard hỏi bạn các câu hỏi về báo cáo mà bạn muốn và sauđó xây dựng báo cáo cho bạn. Bạn có thể chấp nhận báo cáođó hoặc bạn có thể cá nhân hoá để nó phù hợp hơn với sựcần thiết của bạn.

Áp dụng những cái đã biết: có thể sửa đổi một báo cáo doReport Wizard tạo ra cũng giống như sửa đổi một mẫu biểu doForm Wizard tạo ra.

Các điều chỉnh xuất hiện trong báo cáo cũng giống hệt nhưtrong biểu mẫu. Một điều chỉnh có giới hạn (bound control) códữ liệu của nó là một trường trong bảng nền. Một điều chỉnhkhông giới hạn (unbound control) không có dữ liệu và đượcdùng để hiển thị các đầu đề, các nhãn, đồ thị,.. .



Sử dụng Report Wizard để tạo ra một báo cáo

mới; để sửa đổi một báo cáo đã tồn tại bằng

cách thêm, xoá và sửa đổi các điều chỉnh.


II. Nhập môn về truy vấn

Một truy vấn (query) cho bạn nhìn thấy các dữ liệu màta muốn theo một thứ tự nào đấy. Nó cho phép ta chọncác bản ghi cụ thể từ một bảng (hoặc từ nhiều bảng)và hiển thị một vài hoặc toàn bộ các trường của cácbản ghi được lựa chọn. Nó cũng cho ta thực hiện cáctính toán để hiển thị các dữ liệu không được lưu trữtrong các bảng nền (chẳng hạn ĐTB của sinh viên).

Một truy vấn biểu thị một câu hỏi và một câu trả lời.Câu hỏi được thiết kế bằng cách sử dụng một công cụđồ hoạ gọi là lưới thiết kế (design grid). Câu trả lờiđược hiển thị trong một tập động (dynaset), là tập hợpchứa các bản ghi thoả mãn các tiêu chuẩn lựa chọnchỉ ra trong truy vấn.



Lưới thiết kế có các dòng và các cột. Mỗi trường trong

truy vấn có một cột cho nó và có nhiều dòng.

Dòng Field hiển thị tên trường

Dòng Sort cho phép ta sắp xếp theo thứ tự tăng dần

hoặc giảm dần.

Dòng Show kiểm tra xem trường sẽ được hiển thị

trong tập động hay không.

Dòng Criteria xác địng các bản ghi sẽ được lựa chọn

ví dụ như các sinh viên với chuyên ngành chưa xác

định.



Cửa sổ truy vấn (Query Windows)

Một cửa sổ truy vấn có ba khung nhìn:

- Khung nhìn thiết kế được hiển thị theo ngầm định và

được dùng để tạo ra (hoặc sửa đổi) một truy vấn lựa

chọn.

- Khung nhìn bảng dữ liệu hiển thị tập động kết quả.

- Khung nhìn SQL cho phép ta sử dụng các lệnh SQL

để sửa đổi truy vấn.

- Chúng ta không xem xét khung nhìn SQL ở đây. Nút

View trên thanh công cụ Query Design cho phép ta

làm hiển thị cả ba khung nhìn.



Tiêu chuẩn lựa chọn:

- Để chỉ ra tiêu chuẩn lựa chon trong lưới thiết kế, hãynhập vào một giá trị hoặc một biểu thức trong dòngCriteria của cột thích hợp.

- Các giá trị nhập vào trong nhiều cột của cùng mộtdòng Criteria thể hiện một điều kiện AND, trong đó cácbản ghi được lựa chon phải thoả mãn tất cả các tiêuchuẩn được chỉ ra.

- Các giá trị nhập vào trong các dòng Criteria khác nhauđược liên kết bằng điều kiện OR, trong đó các bản ghiđược lựa chọn có thể thoả mãn một trong các tiêuchuẩn được chỉ ra.



Các phép toán quan hệ(>, <, >=, <=, =, <>) được sử

dụng với các trường số và ngày để trả lại các bản ghi

bên trong phạm vi được chỉ ra.

Các tiêu chuẩn có thể trở nên phức tạp hơn bằng cách

liên hợp nhiều điều kiện AND và OR.

Các hàm khác như hàm Between, hàm NOT cũng

được sử dụng để tạo nên các tiêu chuẩn.

Các truy vấn lựa chọn nhận biết được các dấu hiệu

nhóm như dấu sao (*) và dấu hỏi (?). Dấu sao thay cho

một dãy ký tự chưa biết, còn dấu ? thay cho một ký tự

chưa biết.



Tạo một truy vấn lựa chọn bằng cách sử dụng

lưới thiết kế. Chỉ ra việc thay đổi giá trị trong

một tập động thay đổi các giá trị trong bảng

nền như thế nào; tạo ra một báo cáo dựa trên

một truy vấn.


III. Nhóm các bản ghi

Các bản ghi trong một báo cáo thường được nhóm lại theomột giá trị của một trường cụ thể.

Trên khung nhìn thiết kế có các đoạn như sau:

- Đầu báo cáo chứa tiêu đề của báo cáo và xuất hiện một lần ởđầu của báo cáo in được.

- Đầu trang chứa các đầu cột xuất hiện ở đỉnh của mỗi trang.Các đầu cột là các nhãn (hoặc các điều chỉnh không giới hạn)và được định dạng bằng chữ đậm.

- Đầu nhóm chứa một điều chỉnh có giới hạn, nó hiển thị giá trịcủa trường mà các bản ghi sẽ được nhóm theo trường đó.

- Đoạn chi tiết chứa các điều chỉnh có giới hạn, nó xuất hiện trựctiếp bên dưới đầu tương ứng trong đầu trang. Đoạn chi tiếtđược in một lần cho mỗi bản ghi trong mỗi nhóm.



- Chân nhóm xuất hiện sau mỗi nhóm các bản ghi chi tiết.Nó gồm có một điều chỉnh không giới hạn (Điểm trungbình theo chuyên ngành) theo sau là một điều chỉnh tínhđược, nó tính điểm trung bình cho mỗi nhóm sinh viên.

- Chân trang xuất hiện ở đáy của mỗi trang và chứa ngày,số trang, và tổng số trang trong báo cáo.

- Chân báo cáo xuất hiện ở cuối bản báo cáo. Nó baogồm một điều chỉnh không giới hạn (Điểm trung bình chomọi sinh viên) theo sau là một điều chỉnh tính được, nótính điểm trung bình cho mọi sinh viên.

Việc nhóm các bản ghi bên trong một báo cáo cho phépta thực hiện các tính toán trên mỗi một nhóm, giống nhưđược thực hiện ở trong chân nhóm



Việc tính toán như vậy được thực hiện bằng cách sử

dụng các hàm nhóm sau:

- Hàm Avg tính trung bình đối với một trường cụ thể cho

tất cả các bản ghi trong nhóm.

- Hàm Sum tính tổng đối với một trường cụ thể cho tất

cả các bản ghi tronh nhóm.

- Hàm Min xác định giá trị nhỏ nhất cho mọi bản ghi

trong nhóm

- Hàm Max xác định giá trị lớn nhất cho mọi bản ghi

trong nhóm

- Hàm Count đếm số các bản ghi trong nhóm.



Tạo một truy vấn chứa một điều chỉnh tính

được, sau đó tạo một báo cáo dựa trên truy

vấn đó. Sử dụng các lệnh Sorting và Grouping

để thêm một đầu nhóm và một chân nhóm vào

một báo cáo.


IV. Các truy vấn Crosstab

Một crosstab query có thể được tạo ra trong

Query Design View nhưng nếu sử dụng

Crosstab Query Wizard thì sẽ dễ hơn. Wizard

cho phép ta chọn bảng (hoặc query) làm nền

cho crosstab query, sau đó nhắc nhở ta về các

trường sẽ được sử dụng cho các giá trị hàng

và cột . Sau đó ta sẽ chọn trường sẽ được tính

tổng và chọn tính toán mong muốn.


V. Các truy vấn hành động

Nói chung các truy vấn được sử dụng để rút ra thông tin từ mộtCSDL. Có một loại truy vấn, gọi là truy vấn hành động (action query),cho ta khả năng cập nhật CSDL bằng cách thay đổi nhiều bản ghitrong một thao tác. Có bốn loại truy vấn hành động: cập nhật, thêm,xoá và tạo bảng.

Một truy vấn cập nhật (update query) làm thay đổi nhiều bản ghi bêntrong một bảng.

Một truy vấn nối (append query) thêm các bản ghi từ một bảng vàocuối một bảng khác.

Một truy vấn xoá (delete query) xoá một hoặc nhiều bản ghi ra khỏimột bảng theo một tiêu chuẩn chỉ định.

Một truy vấn tạo bảng (make-table query) tạo ra một bảng mới từ cácbản ghi trong một bảng có sẵn. Kiểu truy vấn này rất có lợi để chạymột truy vấn xoá mà trong đó ta muốn lưu giữ lại các bản ghi bị xoá.


Bài thực hành 4

Sử dụng các truy vấn hành động để sửa đổi

một CSDL; Tạo một truy vấn crostab để hiển

thị các giá trị được tổng kết từ một bảng



Chương 4: Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ;Các dữ liệu bên ngoài; Biểu đồ;

Switchboard

1. Mô tả các mối liên kết một-nhiều trong mộtCSDL Access; giải thích các mối liên kết này làmdễ việc rút ra các thông tin như thế nào.

2. Sử dụng cửa sổ Relationships để tạo ra một mốiliên kết một-nhiều; in các mối liên kết trongCSDL.

3. Sử dụng lệnh Get Extenal Data để nhập và/hoặckết nối dữ liệu từ một nguồn bên ngoài vào trongmột CSDL Access; Xuất các đối tượng CSDLđến một workbook của Excel.

4. Tạo và sửa đổi một truy vấn lựa chọn trên nhiềubảng.


Chương 4: Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ;Các dữ liệu bên ngoài; Biểu đồ;

Switchboard

5. Sử dụng các hàm nhóm để tạo một truy vấn

tổng.

6. Sử dụng Microsoft Graph để tạo một biểu đồ

dựa trên một bảng hoặc một truy vấn để đưa

vào một báo cáo.

7. Sử dụng Switchboard Manager để tạo và/hoặc

sửa đổi một switchboard.

8. Sử dụng các tiện ích Access để gắn kết và sửa

chữa một CSDL, và chuyển đổi một CSDL

thành một phiên bản trước của Access.


Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ

Một cơ sở dữ liệu quan hệ chứa nhiều bảng. Mỗi bảnglưu trữ các dữ liệu về một kiểu thực thể như là cáckhách hàng và các nhà tư vấn trong cơ sở dữ liệu đầutư. Các bảng liên hệ với nhau thông qua mối liên kết 1-N; ví dụ, một nhà tư vấn có thể có nhiều khách hàng.Liên kết được tạo ra trong cửa sổ Relationship bằngviệc kéo trường nối từ một bảng đến bảng có liên hệ.Toàn vẹn quy chiếu đảm bảo rằng các dữ liệu tronghai bảng là cố kết.

Một truy vấn lựa chọn có thể chứa các trường từnhiều bảng. Mối liên kết giữa các bảng này được biểudiễn bằng đồ thị trong khung nhìn Query Design. DòngTables hiển thị tên của bảng chứa mỗi trường trongtruy vấn.


Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ

Lệnh Get External Data khởi động một Wizard, nó sẽnhập (hoặc kết nối) các dữ liệu từ nguồn bên ngoàinhư là Bảng tính Excel vào trong cơ sở dữ liệuAccess. Lệnh Export làm ngược lại và sao chép mộtđối tượng Access đến một nơi nhận bên ngoài.

Một truy vấn tổng thực hiện các tính toán trên mộtnhón bản ghi bằng cách sử dụng các hàm nhóm. Việcthực hiện một truy vấn làm hiể thị một bản ghi tổng chomỗi nhóm và các bản ghi riêng rẽ không xuất hiện. Cáckết quả của một truy vấn tổng có thể đưa vàoMicrosoft Graph để hiển thị thông tin bằng đồ thị trongmột mẫu biểu hoặc một báo cáo.


Giao diÖn ngêi sö dông

VÊn ®Ò:

– HÖ CSDL gåm nhiÒu b¶ng, truy vÊn, biÓu mÉu, b¸o ço, ...

– Th«ng thêng: Ngêi dïng nhËp d÷ liÖu vµo CSDL (çc b¶ng) b»ng

çch sö dông mét sè biÓu mÉu, vµ lÊy th«ng tin ra b»ng çch sö dông

çc b¸o ço (víi nguån d÷ liÖu lµ mét hay nhiÒu b¶ng hay truy vÊn)

– Lµm thÕ nµo x©y dùng 1 giao diÖn dÔ sö dông cho ngêi dïng ???

Gi¶i ph¸p: X©y dùng switchboard - b¶ng chuyÓn


Switchboard

Lµ thùc ®¬n (menu) ch¬ng tr×nh cña hÖ CSDL

Cã thÓ ®îc x©y dùng b»ng çch sö dông Switchboard Manager

Thùc chÊt lµ 1 biÓu mÉu, víi çc ®iÒu chØnh vµ çc c©u lÖnh cho

phÐp më biÓu mÉu hay b¸o ço kh¸c


C©u lÖnh g¾n víi

nót lÖnh

(command button)

Categories

ThiÕt kÕ cña 1

switchboard


Mét sè tiÖn Ých CSDL

Compact & Repair Database: NÐn vµ sö lçi trong file CSDL.

Switchboard Manager: T¹o vµ sö çc b¶ng switchboard


Mét sè tiÖn Ých CSDL

Lệnh Convert Database làm thay đổi dạng tệp

của cơ sở dữ liệu Access 2000 thành dạng

được sử dụng trong các phiên bản trước.

Quá trình compact loại bỏ việc phân đoạn và

các không gian đĩa lãng phí có mặt trong khi

ta thêm, sửa đổi, và loại bỏ các đối tượng khác

nhau trong cơ sở dữ liệu. Chức năng Repair

hoạt động một cách tự động nếu Acces không

thể đọc một cơ sở dữ liệu khi cơ sở dữ liệu đã

được mở từ đầu.


VÊn ®Ò: – Ng©n hµng cÇn qu¶n lý ®îc vÒ kh¸ch hµng vµ çc kho¶n vay cña

kh¸ch hµng

Gi¶i ph¸p:– X©y dùng 2 thùc thÓ (b¶ng) “Kh¸ch hµng” vµ kho¶n vay

– ThiÕt lËp quan hÖ 1-nhiÓu gi÷a chóng

Quan hÖ 1-nhiÒu:Kh¸ch hµng vµ kho¶n vay


T¹o ra mét switchboard vµ giao diÖn ngêi sö dông;

compact mét c¬ së d÷ liÖu.

Bµi thùc hµnh 3


Chương 5: Các liên kết một–nhiều:Mẫu biểu con và các truy vấn nhiều bảng.

1. Giải thích một liên kết một–nhiều là cần thiết như thế nào trongviệc thiết kế một CSDL; Sự khác nhau giữa khoá chính vàkhoá ngoài.

2. Sử dụng cửa sổ Relationships để thể hiện một liên kết một–nhiều bên trong CSDL Access.

3. Xác định toàn vẹn quy chiếu; giải thích việc tuân theo toàn vẹnquy chiếu làm duy trì tính cố kết bên trong CSDL như thế nào

4. Phân biệt giữa mẫu biểu chính và mẫu biểu con; giải thíchmẫu biểu con được sử dụng kết hợp với liên kết một-nhiềunhư thế nào.

5. Tạo một truy vấn dựa trên nhiều bảng, sau đó tạo một báo cáodựa trên truy vấn đó.

6. Tạo một mẫu biểu chính chứa hai mẫu biểu con liên kết vớinhau.


ThÓ hiÖn quan hÖ sè lîng 1 thùc thÓ nµy (cha) t¬ng øng víi kh«ng hoÆcnhiÒu thùc thÓ kia (con)

§îc thiÕt lËp th«ng qua kho¸ chÝnh hay çc thuéc tÝnh x¸c ®Þnh duy nhÊtcña thùc thÓ cha víi kho¸ ngoµi hay tËp thuéc tÝnh t¬ng øng ë thùc thÓ con

Thêng lµ kÕt qu¶ ph©n t¸ch çc thùc thÓ trong qóa tr×nh ph©n tÝch d÷ liÖu(thêng ë giai ®o¹n ®a vÒ d¹ng chuÈn); Nhê ®ã d÷ liÖu ®îc lu tr÷ tèt:Tr¸nh d thõa, gióp dÔ dµng vµ chÝnh x¸c qu¸ tr×nh cËp nhËt, ...

VÊn ®Ò:– Lµm sao nhËp d÷ liÖu vµo çc b¶ng liªn quan t¸ch rêi ?

– Lµm sao tæng hîp th«ng tin tõ çc b¶ng liªn quan t¸ch rêi ?

1. Quan hÖ mét-nhiÒu


VÊn ®Ò: – Ng©n hµng cÇn qu¶n lý ®îc vÒ kh¸ch hµng vµ çc kho¶n vay cña kh¸ch

hµng

Gi¶i ph¸p:– X©y dùng 2 thùc thÓ (b¶ng) “Kh¸ch hµng” vµ kho¶n vay

– ThiÕt lËp quan hÖ 1-nhiÓu gi÷a chóng

Ví dụ quan hÖ 1-nhiÒu: Kh¸ch hµng vµkho¶n vay


2. Toµn vÑn tham chiÕu

Microsoft Access cài đặt tự động một số kiểu kiểm tra dữliệu khi nhập dữ liệu để đảm bảo rằng CSDL sẽ sản xuất racác thông tin đúng đắn.

Access luôn luôn cho phép ta nhập một bản ghi vào bảng“một”, bảng Kháchhàng trong ví dụ này, vì nó phù hợp vớicác quy tắc kiểm tra dữ liệu.

Tuy nhiên ta không thể nhập một bản ghi vào bảng “nhiều”(bảng Vay trong ví dụ này) nếu bản ghi đó chứa một giá trịkhông đúng (không tồn tại) cho KháchhàngID.

Kiểu kiểm tra dữ liệu như vậy gọi là toàn vẹn tham chiếu vànó đảm bảo rằng các bảng bên trong một CSDL là phù hợpvới nhau


3. Cµi ®Æt trong Access

Hiển thị một cửa sổ Relationships được sử dụng để tạo ra một liênkết một – nhiều giữa các khách hàng và các vay. Các bảng chứa cácdữ liệu về các chủ đề cụ thể như là các khách hàng và các vay. Mỗibảng có một khoá chính(primary key), nó là một trường (hoặc một tổhợp các trường) xác định một cách duy nhất mỗi bản ghi.KháchhàngID là khoá chính trong bảng Kháchhàng, VayID là khoáchính trong bảng Vay.

Liên kết một – nhiều giữa các bảng dựa trên sự kiện là cùng mộttrường

(KháchhàngID) xuất hiện cả trong hai bảng. KháchhàngID là khoáchính trong bảng Kháchhàng, ở đó nó có giá trị duy nhất nhưng nó làkhoá ngoài trong bảng Vay, ở đó nó không có giá trị duy nhất. (Mộtkhoá ngoài đơn giản là một khoá chính của bảng khác). Nói cáchkhác, nhiều bản ghi trong bảng Vay có thể có cùng một KháchhàngIDđể thể hiện liên kết một – nhiều giữa các khách hàng và các vay.


3. Cµi ®Æt trong Access

Để tạo ra một liên kết một – nhiều , ta mở cửa sốRelationship và thêm vào các bảng cần thiết. Sau đóchúng ta kéo trường mà liên kết được xây dựng trênđó từ danh sách các trường của bảng “một”(Kháchhàng) đến trường phù hợp trong bảng liên kết(bảng Vay). Mỗi khi liên kết đã được thiết lập, chúng tasẽ nhìn thấy đường liên kết (relationship line) nối cácbảng phía “một” và phía “nhiều” của liên kết. Đườngnày kéo từ khoá chính trong bảng “một” đến khoángoài trong bảng “ nhiều”.



Bµi tËp thùc hµnh 1

T¹o mét liªn kÕt mét – nhiÒu gi÷a çc b¶ng ®· tån

t¹i trong mét c¬ së d÷ liÖu; Minh ho¹ toµn vÑn tham

chiÕu gi÷a çc b¶ng trong mét liªn kÕt mét – nhiÒu.


4. BiÓu mÉu con (Subform)

Lµ çch gióp xem/nhËp d÷ liÖu cïng lóc vµo çc b¶ng cã quan hÖ mét-nhiÒu

Cã thÓ ®îc x©y dùng b»ng çch sö dông form wizard; Gåm 2 bíc:

– X©y dùng çc form cho b¶ng phÝa quan hÖ nhiÒu

– X©y dùng form cho b¶ng phÝa quan hÖ mét, trong ®ã cã chÌn chøa çc form phÝa

quan hÖ nhiÒu ®· x©y dùng díi d¹ng çc subform; Mèi quan hÖ khi dÞch chuyÓn

b¶n ghi chóng dùa trªn quan hÖ çc trêng liªn kÕt (thêng lµ gi÷a kho¸ chÝnh vµ

kho¸ ngoµi)


Sub form

Main

Form



Tạo một mẫu biểu con hiển thị nhiều bản ghi

trong một liên kết một - nhiều; dịch chuyển và

đặt kích thước các điều chỉnh trong một mẫu

biểu đã tồn tại; nhập dữ liệu cho một mẫu biểu

con.


5. Truy vÊn trªn nhiÒu b¶ng

Gióp gi¶i lÊy th«ng tin tõ nhiÒu b¶ng t¸ch rêi

Cã thÓ t¹o sinh b¶ng líi QBE

T¬ng ®¬ng víi c©u lÖnh SQL víi mÖnh ®Ò FROM chøa nguån tõ nhiÒu b¶ng, cã kÕt nèi (JOIN) víi nhau



Tạo một truy vấn nối hai bảng với nhau, sau đó

tạo một báo cáo dựa trên truy vấn đó.


ViÖc më réng/thay ®æi CSDL nªn h¹n chÕ, nhng thêng kh«ng tr¸nh khái:

– Khi ng©n hµng cã thªm kh¸ch hµng míi ?

– Khi ng©n hµng cã thªm h×nh thøc vay víi kú h¹n míi ?

– Khi ng©n hµng më thªm dÞch vô míi (kinh doanh ngo¹i tÖ) ?

ViÖc ph©n tÝch thiÕt kÕ d÷ liÖu tèt gióp gi¶m thiÓu, còng nh lµm thuËn lîi viÖc më réng/thay ®æi CSDL

CSDL theo m« h×nh quan hÖ gióp viÖc söa ®æi cã thÓ ®îc tiÕn hµnh thuËn lîi.

Çch tiÕp cËn d÷ liÖu ®éc lËp ch¬ng tr×nh gióp viÖc sö ®æi ch¬ng tr×nh cã thÓ tiÕn hµnh ®îc thuËn lîi.

Më réng c¬ së d÷ liÖu


Bµi thùc hµnh 4:

T¹o mét mÉu biÓu chÝnh víi hai møc mÉu biÓu con;

HiÓn thÞ mét mÉu biÓu con trong Form view hoÆc

Datasheet view.


Chương 6: Các mối liên kết nhiều-nhiều:Một hệ thống phức tạp hơn

1. Sử dụng các tuỳ chọn Cascade Update vàCascade Delete trong Relationship Windows đểnới lỏng sự bắt buộc toàn vẹn tham chiếu.

2. Giải thích kiểu trường AutoNumber làm đơn giảnviệc nhập khoá chính cho cho một bản ghi mớinhư thế nào.

3. Tạo mẫu biểu chính và mẫu biểu con dựa trênmột truy vấn; thảo luận ưu điểm của việc sửdụng các truy vấn làm nền cho một mẫu biểuhoặc một báo cáo so với việc sử dụng bảng.


Định nghĩa một liên kết nhiều-nhiều

Việc thể hiện của một liên kết nhiều – nhiều đòi

hỏi một bảng phụ thêm, khoá chính của bảng

đó chứa (ít nhất) là các khoá chính của các

bảng tham gia liên kết. Bảng nhiều-nhiều cũng

có thể chứa các trường phụ thêm, giá trị của

các trường này phụ thuộc vào khoá tổ hợp.


Liên kết nhiều-nhiều được thể hiện trong Access

Mọi kiểu liên kết đều được tạo ra trong cửa sổ

liên kết ( Relationships window) bằng cách kéo

trường nối từ bảng chính đến bảng liên kết.

Một liên kết nhiều-nhiều trong hệ thống vật lý

được thể hiện bằng một cặp liên kết một-nhiều

trong cơ sở dữ liệu Access.


Liên kết nhiều-nhiều được thể hiện trong Access

Việc bắt tuân theo toàn vẹn tham chiếu ngăn ngừa

chúng ta khỏi việc thêm một bản ghi vào bảng liên kết

nếu bản ghi đó chứa một giá trị không có hiệu lực của

khoá ngoài.

Nó cũng ngăn ngừa việc loại bỏ và/hoặc cập nhật các

bản ghi ở phía “một” của một liên kết một-nhiều khi có

những bản ghi phù hợp trong bảng liên kết.

Tuy nhiên, việc loại bỏ hoặc cập nhật có thể thực hiện

nếu liên kết được sửa đổi để cho phép loại bỏ (cập

nhật) lan truyền các bản ghi có liên quan.


Tạo mẫu biểu chính và mẫu biểu con dựa trên một truy vấn

Có nhiều lý do để dựa một mẫu biểu hoặc mộtmẫu biểu con vào một truy vấn hơn là mộtbảng. Một truy vấn có thể chứa một trườngtính toán, còn một bảng thì không thể được.

Một truy vấn có thể chứa các trường từ nhiềubảng và dùng được ưu điểm của AutoLookup.

Một truy vấn cũng có thể chứa các bản ghiđược lựa chọn từ một bảng và hiển thị các bảnghi đó theo một thứ tự khác với thứ tự củachúng ở trong bảng mà truy vấn dựa vào.


Tạo một truy vấn tham số

Một truy vấn tham số nhắc ta về tiêu chuẩn mỗi khi ta thực hiệntruy vấn. Lời nhắc được đặt trong cặp dấu ngoặc vuông và đượcnhập vào trong dòng Criteria bên trong khung nhìn thiết kế truyvấn. Bên trong một truy vấn có thể chỉ ra nhiều tham số.

Các hàm nhóm ( Avg, Min, Max, Sum, và Count) thực hiện cáctính toán trên các nhóm bản ghi. Việc thực hiện truy vấn làm hiểnthị một bản ghi nhóm cho mỗi nhóm và các bản ghi riêng rẽ khôngđược xuất hiện. Việc cập nhất các bản ghi riêng rẽ là không thựchiện được đối với kiểu truy vấn này.

Các bảng có thể được thêm vào một cơ sở dữ liệu Access màkhông làm ảnh hưởng dến các dữ liệu trong các bảng đã tồn tại.Lệnh Get External Data cho phép ta nhập khẩu các đối tượng từcơ sở dữ liệu khác.


Chương 7: Xây dựng các ứng dụng:Switchboard, Macro, và Prototyping

1. Sử dụng Switchboard Manager để tạo và/hoặc sửađổi một switchboard; giải thích tại sao bên trong mộtứng dụng có thể yêu cầu nhiều switchboard.

2. Sử dụng lệnh Link Tables để kết hợp các bảng vàotrong một CSDL với các đối tượng trong một CSDLkhác.

3. Mô tả việc sử dụng các Macro để tự động hoá mộtứng dụng; giải thích vai trò đặc biệt của macroAutoExec.

4. Mô tả các thành phần của cửa số Macro; phân biệt giữa một hành động macro và một đối số.


Chương 7: Xây dựng các ứng dụng:Switchboard, Macro, và Prototyping

5. Giải thích bản mẫu làm dễ việc xây dựng một

ứng dụng như thế nào; sử dụng hành động

MsgBox như là cơ sở của một macro bản mẫu.

6. Sử dụng Unmatched Query Wizard để xác định

các bản ghi trong một bảng không có một bản

ghi tương ứng trong một bảng khác.

7. Tạo một nhóm Macro; giải thích các nhóm

macro làm đơn giản việc tổ chức các macro bên

trong một CSDL như thế nào.


Chương 7: Xây dựng các ứng dụng

– Một ứng dụng Access khác với một cơ sở dữ liệu nguyên thuỷ ở chỗ

nó chứa một giao diện người dùng trực quan gọi là Switchboard.

Switchboard có thể được tạo ra một cách tự động bằng cách sử dụng

Switchboard Manager, đó là một công cụ nhắc ta đối với mỗi mục mà

ta muốn đư vào. Chúng ta cung cấp văn bản của mục chọn giống như

nó xuất hiện trên Switchboard cùng với lệnh nền. Access làm những

việc còn lại và tạo ra mẫu biểu Switchboard và bảng liên quan đến các

mục chọn của Switchboard.

– Các bảng trong một cơ sở dữ liệu có thể đượctách riêng với các đối

tượng khác để cho phép phân tán các phiên bản đã được sửa đổi của

ứng dụng mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu. Các bảng được lưu

trữ trong một cơ sở dữ liệu và các đối tượng được lưu giữ trong một

cơ sở dữ liệu khác. Lệnh Link Tables liên kết các bảng với các đối

tượng.



– Một macro làm tự động một dãy lệnh và chứa một hoặc

nhiều hành động. Cửa sổ macro có hai phần, Phần trên

chứa tên của macro ( nếu có) và các hành động (các lệnh)

tạo nên macro. Phần dưới chỉ ra các đối số cho các hành

động khác nhau. Một nhóm macro bao gồm nhiều macro

và nó được sử dụng với mục đích tổ chức.

– Một macro AutoExec được thực hiện một cách tự động khi

một cơ sở dữ liệu có chứa macro đó được mở. Mỗi cơ sở

dữ liệu có thể có macro AutoExec riêng của nó nhưng

không có đòi hỏi nào đòi phải có macro AutoExec.



Unmatched Query Wizard xác định các bản ghi trongmột bảng nhưng không có các bản ghi phù hợp ởtrong bảng khác.

Một bản mẫu ( prototype) là một mô hình của một ứngdụng , nó minh hoạ “nhìn và cảm thấy “ (“look andfeel”) của một ứng dụng. Các bản mẫu có thể đượcphát triển nhanh chóng và dễ dàng thông qua việc sửdụng các macro đơn giản chứa hành động MsgBox.Việc kiểm tra liên tiếp thông qua bản mẫu là điều chủyếu dẫn đến thành công của một hệ thống.

Một cơ sở dữ liệu có thể được bảo vệ tránh các sửdụng không cho phép thông qua việc bắt theo mộtpassword.


Chương 8: Tạo ra các ứng dụng mạnh hơn: Nhập môn VBA

1. Mô tả mối quan hệ giữa VBA và Microsoft 2000; liệtkê các lý do sử dụng VBA trong việc tạo một ứngdụng Access.

2. Mô tả các thành phần của cửa sổ Module; làm phânbiệt giữa khung nhìn thủ tục và khung nhìn FullModule.

3. Mô tả hai cách khác nhau để tạo một thủ tục sựkiện; giải thích làm thế nào để di chuyển giữa cácthủ tục đã tồn tại.

4. Giải thích các đặc trưng của Quick Info và CompleteWord làm dễ việc sự tiếp nhận các lệnh VBA nhưthế nào.


Chương 8: Tạo ra các ứng dụng mạnh hơn: Nhập môn VBA

5. Tạo ra một combo box để định vị một bản ghi trên một mẫubiểu; giải thích vì sao một thủ tục sự kiện được đòi hỏi chomột combo box để hoạt động một cách đúng đắn.

6. Mô tả các đối số của hàm combo box; giải thích việc sử dụnghằng VBA làm thể hiện một thông điệp trong thanh tiêu đề củamỗi hộp thông điệp như thế nào.

7. Tạo một thủ tục sự kiện để làm dễ việc nhập dữ liệu thôngqua các các phím tắt.

8. Tạo một thủ tục sự kiện làm thay thế các thông điệp ứng dụngcụ thể đối với các thông báo lỗi của Acces chuẩn.

9. Mô tả nhiều kiểu kiểm tra dữ liệu; tạo một thủ tục sự kiệnthông báo cho người dùng biết một trường đã bị bỏ qua, chongười dùng tuỳ chọn để lưu trữ một bản ghi mà không cầnnhập dữ liệu.

Documents

Bài giảng Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Accessvietanh/courses/thcs/BG_Access.pdf · ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ –KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Bài giảng Hệ Quản Trị