TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỐ CHÍ MINH KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH - MARKETING

BÀI TIỂU LUẬN

ĐỀ TÀI:

ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG

KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU

GVHD : TS. ĐINH

LỚP : VB15NT002

MÔN : QUẢN TRỊ XNK

SVTH : NHÓM 5

T.P HCM, ngày 23 tháng 05 năm 2013

| 1 T r a n g

ĐỀ TÀI:

ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU

DANH SÁCH NHÓM 5:

1ǁ NGUYỄN HỒ TỐ NGÂN 2ǁ VÕ THỊ THÚY

3ǁ LÊ THỊ THU PHƯỢNG 4ǁ BÙI QUANG TÁM

5ǁ NGUYỄN TUẤN MẠNH 6ǁ TRẦN THỊ THANH TÂM

7ǁ NGUYỄN HỮU NAM 8ǁ PHAN QUỲNH NHƯ

| 2 T r a n g

MỤC LỤC

I. KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ: ...........................................3

II. THUẬT NGỮ CHUYÊN DỤNG TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH QUỐC TẾ:.............6

1. BATNA (Best alternative to a negotiated agreement): ................................................................ 6

2. ZOPA (Zone of Possible Agreement): ........................................................................................... 7

III. NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ: .8

IV. QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU: .......................................... 13

1. Giai đoạn chuẩn bị: ....................................................................................................................... 13

2. Giai đoạn tiếp xúc: ........................................................................................................................ 25

3. Giai đoạn đàm phán: .................................................................................................................... 27

4. Giai đoạn kết thúc – Ký kết hợp đồng: ....................................................................................... 30

5. Giai đoạn kết thúc: ........................................................................................................................ 30

V. BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN TRONG HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP

KHẨU: ........................................................................................................................................... 31

1. Đàm phán bằng thư: ..................................................................................................................... 31

a. Phân loại và cấu trúc của thư đàm phán trong thương mại: ............................................... 31

b. Cấu trúc của một bức thư thương mại: .............................................................................. 32

2. Đàm phán bằng cách gặp mặt trực tiếp: ..................................................................................... 34

a. Nội dung đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu: ................................................................. 34

b. Kỹ thuật đàm phán: ........................................................................................................... 35

| 3 T r a n g

LỜI MỞ ĐẦU

Mọi người đều đang đàm phán một việc gì đó mỗi ngày, cũng như bắt gặp nó hằng ngày

trong cuộc sống, trong công việc. Chúng ta đàm phán với mọi người, thương lượng về mọi

chuyện. Đàm phán với sếp về việc tăng lương; thỏa thuận để mua hàng hóa, dịch vụ với giá mình

mong muốn; dàn xếp một vụ kiện; Tất cả những việc này đều là đàm phán. Có thể nói rằng: Thế

giới hiện thực quanh ta là một chiếc bàn đàm phán khổng lồ. Các cuộc đàm phán có thể xảy ra

trong hội nghị, trên bàn tiệc, ngoài ánh sáng và cả trong bóng tối. Đàm phán về chính trị, ngoại

giao, quân sự, kinh doanh đến những quan hệ tế nhị khác.

Ngày càng có nhiều những tình huống cần phải đàm phán. Mọi người đều muốn tham gia

vào việc ra các quyết định có ảnh hưởng đến bản thân mình, rất ít người chấp nhận một quyết

định được phán quyết bởi người khác. Con người không ai giống ai, và họ đàm phán để giải

quyết sự khác nhau đó. Mặc dù đàm phán diễn ra mỗi ngày, nhưng đàm phán sao cho có hiệu

quả là một việc không dễ dàng. Đặc biệt là trong kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng muốn đạt

kết quả, lợi nhuận cao nhất. Ðiều đó phụ thuộc rất nhiều ở tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo

hợp đồng của nhà kinh doanh trên thương trường.

Về mặt lịch sử, khi xã hội bắt đầu có sự phân công lao động xã hội mỗi người sản xuất ra

một loại hoặc một nhóm hàng hoá. Để có thể có được những hàng hóa khác nhau để phục vụ cho

nhu cầu trao đổi, người ta phải tiến hành trao đổi. Trong trao đổi, thông thường mỗi người đều

tìm cách sao cho được nhiều nhưng chỉ mất ít, do đó để có thể dung hoà lợi ích giữa các bên

người ta phải tiến hành thương lượng với nhau. Từ đó đàm phán bắt đầu xuất hiện trong lĩnh vực

kinh tế. Vì hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên nên đàm phán diễn ra ngày càng phổ biến và

có vai trò quan trọng. Tuy nhiên đàm phán kinh tế chỉ thực sự phong phú, đa dạng và phát huy

vai trò quan trọng của nó khi nền sản xuất xã hội phát triển đến trình độ cao, hàng hóa sản xuất

ra ngày càng nhiều, các hoạt động sản xuất kinh doanh, mua bán trao đổi diễn ra mạnh mẽ không

chỉ trên phạm vi quốc gia mà còn trên phạm vi toàn thế giới. Trong điều kiện hội nhập, đàm phán

phát triển hơn, phức tạp hơn. Vậy đàm phán trong kinh doanh quốc tế là gì?

| 4 T r a n g

Trong môi trường kinh doanh quốc tế, việc triển khai quá trình đàm phán và việc các bên

nhận thức thế nào về mối quan hệ là điểm mấu chốt. Quá trình đàm phán trong kinh doanh quốc

tế chịu sự tác động của nhiều yếu tố từ bên ngoài vào quá trình này. Sự khác biệt văn hóa hiện

diện trên các cấp độ khác nhau là một trong những yếu tố quan trọng nhất: Trên cấp độ quốc gia,

đó là sự khác biệt của văn hóa dân tộc; trên cấp độ tổ chức, bên cạnh sự tác động của văn hóa

dân tộc là sự tác động của văn hóa tổ chức; trên cấp độ cá nhân, mỗi cá nhân tham gia vào quá

trình đàm phán đều có những điểm văn hóa khác nhau; Những đặc điểm đó không chỉ phụ thuộc

vào dân tộc, văn hóa tổ chức mà nhà đàm phán đại diện, mà còn được quyết định bởi tính cách cá

nhân, trình độ văn hóa, kinh nghiệm nghề nghiệp... của nhà đàm phán. Trong đàm phán kinh

doanh quốc tế, những khác biệt về văn hóa tạo nên một thách thức lớn cho các nhà đàm phán, đòi

hỏi phải có sự hiểu biết và tính mềm dẻo thì mới có thể vượt qua. Khả năng đánh giá được các

khác biệt văn hóa và điều khiển được đúng cách là yếu tố quan trọng giúp các cuộc đàm phán

trong kinh doanh quốc tế thành công. Các bên càng hiểu và thích ứng với nhau thì bầu không khí

đàm phán càng thuận lợi, các bên càng thấy rõ lợi ích chung và càng sẵn lòng hợp tác để cùng

chiến thắng.

| 5 T r a n g

I. KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ

“If you are going to play the game properly, you’d better know the rules” – “Muốn chơi

đúng điệu, hãy học luật chơi”.

(The Essence of Negotiation – Jean M. Hiltrop and Sheila Udall – tr.8).

Nói đến đàm phán có lẽ nhiều người biết. Nhưng ý nghĩa thực của nó là gì, phản ánh khái

niệm cụ thể gì thì rất ít người có được câu trả lời trọn vẹn.

Theo cách hiểu thông thường, đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay

nhiều bên muốn điều hòa quan hệ giữa hai hay nhiều bên, thông qua hiệp thương mà đi

đến thống nhất ý kiến. Điều đó có nghĩa là, nếu các vấn đề hội đàm chưa được giải quyết

thành công trên thực tế thì quá trình đàm phán còn chưa chấm dứt.

Điều đó giống như khi có hai người hoặc hai người trở lên muốn chia nhau một giỏ cam,

cam rất quí và hiếm, nhưng ai cũng muốn phần nhiều hơn, con người văn minh không

ủng hộ việc sử dụng bảo lực, do vậy đã phát minh ra đàm phán.

“Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là

quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm đạt được thỏa thuận trong khi giữa ta

và phía bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng”

(Theo Roger Fisher & William Ury (1991))

“Đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương

lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng, để đi đến

một thỏa thuận thống nhất”

(Theo quan điểm của GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân & Th.S Kim Ngọc Đạt)

Nhưng để trở thành một nhà đàm phán giỏi đòi hỏi phải có khả năng, kiến thức, kinh

nghiệm, phải học tập và phấn đấu không ngừng. Trong kinh doanh quốc tế, đàm phán là

một hoạt động không thể thiếu và có vị trí đặc biệt quan trọng.

| 6 T r a n g

II. THUẬT NGỮ CHUYÊN DỤNG TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH QUỐC TẾ

1. BATNA (Best alternative to a negotiated agreement)

BATNA (Biện pháp dự phòng tốt nhất để tiến tới thoả thuận): Khái niệm này đã được đề

cập đến vào năm 1981 trong cuốn “Có được sự đồng ý” của Roger Fisher và William

Ury, yêu cầu bạn phải suy nghĩ xem bạn có thể chấp nhận được giải pháp nào khi đàm

phán không thành công. Có BATNA, bạn vẫn cảm thấy mục đích của bạn vẫn được thoả

mãn dù đối tác không chấp thuận. Cuộc đàm phán càng quan trọng đối với bạn, bạn càng

phải cần đến yếu tố này, cả về tâm lý lẫn mưu lược.

- BATNA là cơ hội để thể hiện đường lối hành động trong cuộc đàm phán.

- Nhận biết BATNA của mình: biết được những gì mình cần làm hoặc đã xảy ra nếu

không đạt được thỏa thuận cuối cùng.

- BATNA xác định một điểm mà tại đó có thể từ chối một lời đề nghị không có lợi.

- Nếu không có BATNA người đàm phán: Không biết cuộc đàm phán mang lại lợi ích

cuối cùng hay không hoặc khi nào có thể từ chối. Đừng thương lượng nếu không rõ

về BATNA của bạn.

- Có thể từ chối một lời đề nghị tốt hơn cả ước tính.

- Chấp nhận một lời đề nghị ít có lợi

Ví dụ, nếu bạn được một công ty mời làm việc với mức lương tăng 2% so với mức lương

hiện tại của bạn, bạn sẽ cảm thấy tự tin khi đàm phán một mức cao hơn vì bạn đã có biện

pháp dự phòng rồi - tiếp tục công việc cũ mà bạn vẫn thích. Dựa trên biện pháp dự

phòng để bạn chấp nhận hoặc không các vấn đề trong đàm phán.

Khi xác định BATNA, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau:

- Bạn có thể làm gì để thực hiện được mục tiêu nếu bạn đứng lên và chấm dứt cuộc

đàm phán? Đôi khi bạn cần phải tìm một đối tác khác. Ví dụ, nếu giá bên đối tác đưa

ra quá cao, lựa chọn của bạn là tìm đối tác khác. Trong các trường hợp khác, cách tốt

nhất là không có sự chấp nhận nào. Ví dụ, bạn có thể quyết định không cần mua xe

mới nữa.

| 7 T r a n g

- Bạn có thể làm gì để có được sự hợp tác của đối tác nhằm đạt được mục tiêu? Khi trả

phòng thuê, người chủ liệu có đồng ý trả lại đầy đủ tiền an ninh cho bạn không nếu

bạn rời đi vào thời điểm có người khác muốn thuê tiếp?

- Nếu cuộc đàm phán bị phá vỡ, có thể nhờ đến bên thứ ba như luật sư hoặc một người

trung gian không? Nếu không thể thoả hiệp được sự bất đồng giữa công nhân và nhà

quản lý về một hợp đồng mới thì có thể nhờ đến bên trung gian không?

2. ZOPA (Zone of Possible Agreement)

ZOPA là khu vực hay mức độ mà tại đó có thể xuất hiện một thỏa thuận làm vừa lòng cả

hai bên. BATNAs là nền tảng cho ZOPA.

ZOPA tồn tại nếu có một cuộc thỏa thuận tiềm năng sẽ mang lại lợi ích cho cả hai bên

nhiều hơn so với các lựa chọn thay thế của họ.

Ví dụ, nếu người mua một chiếc xe để sử dụng với giá $5.000 hoặc ít hơn, và người bán

với giá $4.500 trở lên, hai người đã hình thành một ZOPA (khoản có thể chấp nhận được

$4.500 - $5.000 ). Nhưng nếu người bán không bán dưới $7.000 và người mua sẽ không

mua trên $5.000, họ sẽ không có một ZOPA nào cả.

ZOPA là quan trọng đối với kết quả thành công trong cuộc đàm phán, nhưng nó có thể

mất một thời gian để xác định xem ZOPA có tồn tại. Nó chỉ có thể trở nên tồn tại khi các

bên khám phá những lợi ích khác nhau của họ thông qua BATNAs. Nếu các bên đàm

phán có thể xác định. ZOPA, có một cơ hội tốt mà họ sẽ đi đến thỏa thuận.

SELLER’S settlement range

BUYER’S settlement range

ZOPA

Seller’s Walkaway Position

$4,500 $7,000

Buyer’s Walkaway Position

$5,000

$0

| 8 T r a n g

III. NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

QUỐC TẾ

1. Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa học, phải

kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời phải biết ứng phó một cách

linh hoạt, sáng tạo trong từng trường hợp cụ thể.

Đàm phán là quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên, nhằm đi đến ý kiến thống nhất

nên đàm phán là quá trình các bên đưa ra yêu cầu, chấp nhận nhượng bộ để nếu thành

công thì mỗi bên sẽ tiến hành kí hợp đồng nhằm đạt mục đích cho mỗi bên, chứ không

phải quá trình mỗi bên khăng khăng bảo vệ quyền lợi của mình. Chính vì vậy, muốn đàm

phán thành công thì phải chuẩn bị công phu, kỹ lưỡng, xây dựng các mục tiêu đàm phán

khoa học, chuẩn bị những lập luận vững chắc để thuyết phục đối tác, kiên định bảo vệ

mục tiêu của mình.

Đồng thời người tham gia đàm phán phải nhanh nhạy, linh hoạt, phân tích và phát hiện ra

những phương án hay của đối tác, đem lại lợi ích lớn hơn cho các bên, trong trường hợp

này nên khôn khéo thay đổi, chấp nhận phương án của đối tác để đạt được mục đích cuối

cùng là cuộc đàm phán thành công tốt đẹp.

2. Phải biết kết hợp hài hoà giữa bảo vệ lợi ích của phía mình với việc duy trì và phát triển

mối quan hệ với các đối tác.

Đàm phán là quá trình trao đổi, thảo luận, thuyết

phục giữa các bên mà giữa họ có các điểm chung

nhưng đồng thời cũng có những điểm bất đồng, để

mở rộng phần điểm chung và thu hẹp phần bất

đồng nhằm đi đến ý kiến thống nhất. Nếu như

không bên nào chịu nhượng bộ bên nào mà chỉ

quan tâm đến lợi ích của mỗi bên thì sẽ không kí

được hợp đồng. Đàm phán thành công, kí được

hợp đồng tức là vừa giữ được mối quan hệ vừa phải giữ được lợi ích của các bên nên đàm

phán là quá trình thống nhất giữa các mặt “hợp tác” và “xung đột”. Trong đàm phán, phải

tránh khuynh hướng: đàm phán theo kiểu quá “mềm”, chỉ chú trọng giữ mối quan hệ của

hai bên mà không quan tâm đến lập trường của mình, dẫn đến việc bị đối phương chèn

| 9 T r a n g

ép, đi từ nhượng bộ này đến nhượng bộ khác, cuối cũng phải chịu thiệt thòi mặc dù đã kí

được hợp đồng. Ngược lại, cũng không nên quá “cứng”, khăng khăng bảo vệ lập trường

của mình làm cho đàm phán tan vỡ, không kí được hợp đồng hoặc kí được hợp đồng

nhưng đối phương bị quá dồn ép đến nổi không thực hiện được hợp đồng. Đàm phán theo

kiểu “Nguyên tắc” chính là phương án tối ưu đồng thời thực hiện được cả hai mục đích:

bảo vệ được lợi ích của mình và duy trì, phát triển mối quan hệ với các đối tác đàm phán.

3. Phải đảm bảo nguyên tắc “Đôi bên cùng có lợi”

“ Đàm phán không phải là một cuộc cờ, không nên quyết đấu một trân thắng thua, đàm

phán cũng không phải một trận đánh, phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào đất chết, mà

đàm phán là một sự nghiệp đôi bên cùng có lợi”.

(Gerald I. Nierenberge).

Vì vậy, người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của chính mình, trong phạm vi đã được xác

định có thể tìm kiếm được lợi ích nhiều nhất, mặt khác, bất kì người đàm phán nào cũng

thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối phương. Nếu không làm được điều đó thì đàm phán

sẽ tan vỡ.

4. Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại không phải là lấy việc thực hiện

mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất, mà phải sử dụng một loạt

các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp.

Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu: đây là tiêu chuẩn đầu tiên để đánh giá một cuộc đàm phán

thành công hay thất bại. Muốn đánh giá được kết quả đàm phán trước hết cần xem xét kết

quả cuối cùng của đàm phán có đạt được mục tiêu ban đầu xác định không? Mức độ thực

hiện được là cao hay thấp?

Tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành - chi phí thấp nhất: tiến hành một cuộc đàm phán phải có

những chi phi nhất định, thông thường, trong hợp đồng xuất khẩu có ba loại chi phí sau:

- Chi phí cơ bản: sự nhượng bộ để kí được hợp đồng = khoảng cách giữa lợi ích dự

kiến thu được với lợi ích thu được trong đàm phán.

- Chi phí trực tiếp của đàm phán: chi phí nhân lưc, vật lực, tài lực và thời gian dành cho

đàm phán.

- Chi phí cơ hội: mất cơ hội đầu tư kiếm lợi (kí được những hợp đồng khác).

| 10 T r a n g

5. Đàm phán là khoa học, đồng thời là nghệ thuật.

Nếu như trước đây người ta cho rằng: đàm phán chỉ là một nghệ thuật, thì từ thế kỷ XX

trở về sau các nhà nghiên cứu cũng như các nhà đàm phán đều công nhận: đàm phán là

khoa học, đồng thời là nghệ thuật.

Trước hết, đàm phán là khoa học, khoa học về phân tích giải quyết một cách có hệ thống,

theo phương châm tìm giái quyết tối ưu cho các bên tham gia. Tính phân tích nhằm giải

quyết vấn đề trong đàm phán được thể hiện trong suốt quá trình đàm phán, từ giai đoạn

đàm phán cho đến giai đoạn kết thúc đàm phán. Tính hệ thống đòi hỏi phải có sự nhất

quán trong suốt quá trình đàm phán.

Đàm phán có thể được thực hiện theo mô hình tuyến tính hay mô hình vòng tròn, mỗi mô

hình đều có nhưng ưu, nhược điểm riêng, nhưng dù thực hiện theo mô hình nào thì cũng

chú ý đến việc phân tích, tính hệ thống, tính nhất quán.

Với tư cách là một khoa học theo đúng nghĩa của nó (khoa học là sự quan sát, nhận biết,

miêu tả, điều tra thực nghiệm và giải thích lý thuyết về các hiện tượng), đàm phán liên

quan đến nhiều ngành khoa học khác như luật, kế toán – tài chính, xác suất thống kê,

nhân chủng học, văn hóa học, nghệ thuật giao tiếp…nhằm giúp nhà đàm phán tìm ra

được “phần chung” của các bên đàm phán, trên cơ sở đó dự báo được kết quả đàm phán

và tìm được hướng đi thích hợp cho quá trình đàm phán.

Đồng thời, đàm phán luôn là một nghệ thuật. Với tư cách là một nghệ thuật (nghệ thuật là

sự thao tác đến mức thành thục, điêu luyện một số nguyên tắc và phương pháp trong một

số lĩnh vực hoạt động nào đó của con người), đàm phán là chuỗi thao tác ở mức nhuần

nhuyễn các kỹ năng giao tiếp, trình bày, thuyết phục, chấp nhận sự thuyết phục, dẫn dắt

vấn đề, khả năng sử dụng các kỹ xảo đàm phán một cách khéo léo, đúng lúc, đúng cách

mang lại hiệu quả cao.

Nếu như chỉ đến thế kỷ XX đàm phán mới được công nhận là khoa học thì ngay từ thời

tiền trung cổ , khi giữa các bộ lạc người xuất hiện giao lưu và trao đổi hàng hóa, đàm

phán đã xuất hiện như một nghệ thuật. Muốn đạt đến trình độ nghệ thuật thì nhà đàm

phán trẻ phải luôn nỗ lực học hỏi, rèn luyện, phấn đấu không ngừng.

Muốn nhiều tiền và vợ đẹp nhưng vẫn dửng dưng

trước phụ nữ đẹp và tiền. Đó là nhà đàm phán.

| 11 T r a n g

6. Đàm phán trong kinh doanh quốc tế là hoạt động giao lưu quốc tế, vì thế nó phụ thuộc rất

nhiều vào quan hệ chính trị và ngoại giao của các quốc gia có liên quan. Khi đàm phán

với công ty nước ngoài, bạn cần chấp hành tốt đường lối, chính sách ngoại giao liên quan

đến quốc gia đó. Đồng thời, cần tìm hiểu đường lối, chính sách, hệ thống pháp luật, các

chế độ quy định về hoạt động xuất nhập khẩu của nước đối tác, để không vi phạm, để

phòng ngừa rủi ro.

7. Đàm phán kinh doanh quốc tế phải lấy

thương pháp quốc tế làm chuẩn và lấy quán

lệ quốc tế làm cơ sở. Vì thế các nhà đàm

phán phải nắm vững tập quán, luật pháp

thương mại quốc tế, thông thạo luật pháp

của nước mình cũng như nước đối tác, hiểu

thấu đáo những qui định của các tổ chức

kinh doanh quốc tế và pháp luật quốc tế.

Đàm phán quốc tế cần phải kiên trì theo

đuổi nguyên tắc bình đẳng, hai bên cùng có

lợi. ho dù làm ăn với nước nghèo hay giàu

đi nữa, chỉ cần 2 bên có thành ý với nhau

thì phải coi như nhau, không phân biệt.

| 12 T r a n g

Tóm lại, là một nhà kinh

doanh khi tiến hành đàm

phán trong kinh doanh

quốc tế càng xác định

chính xác các nhân tố ảnh

hưởng đến quá trình đàm

phán và ứng dụng tốt các

nguyên tắc trong đàm

phán thì quá trình đàm

phán sẽ thu được những

thành công nhất định.

Trong cuộc sống hàng

ngày, mỗi người chúng ta

dù muốn hay không muốn

cũng vẫn là một nhà đàm

phán. Nhưng để trở thành

một nhà đàm phán giỏi

đòi hỏi phải có khả năng,

kiến thức, kinh nghiệm,

phải học tập và phấn đấu

không ngừng.

| 13 T r a n g

IV. QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU

Như đã phân tích, quá trình đàm phán vừa là khoa học và vừa là nghệ thuật, do đó nó

diễn ra rất đa dạng, phong phú; tùy từng trường hợp mà nhà đàm phán có thể tiến hành

khác nhau.

Tổng quát, đàm phán có 3 giai đoạn:

- Giai đoạn tiền đàm phán

- Giai đoạn đàm phán

- Giai đoạn hậu đàm phán

Chi tiết hơn, đàm phán gồm 5 giai đoạn:

- Giai đoạn chuẩn bị

- Giai đoạn tiếp xúc

- Giai đoạn đàm phán

- Giai đoạn kết thúc – ký hợp đồng

- Giai đoạn rút kinh nghiệm

1. Giai đoạn chuẩn bị

a. Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu:

Mọi cuộc đàm phán muốn thành công thì cần có sự chuẩn bị tốt những yếu tố cơ bản sau:

Ngôn ngữ:

Trước hết là tiếng mẹ đẻ. Tất nhiên khi con người ta sinh lên phải biết tiếng mẹ đẻ, nhưng

không phải ai cũng có thể nói tiếng mẹ đẻ một cách lưu loát, không phải ai cũng có khả

năng dùng từ chuẩn xác, nói mạch lạc, rõ ràng và thuyết phục được. Đây cũng có thể là

kỹ năng trời phú nhưng đa phần nó cần được học hỏi và tôi luyện để có thể trở thành một

người có khả năng ngoại giao tốt.

Nếu không thuê thông dịch viên thì yêu cầu tối thiểu là chúng ta đều phải có khả năng sử

dụng thành thạo ngôn ngữ thương mại toàn cầu – tiếng Anh, thêm nữa là tiếng Pháp,

Hoa... Yêu cầu về ngoại ngữ không có giới hạn, chúng ta biết càng nhiều càng tốt nhưng

phải lưu ý là ngôn ngữ dùng trong đàm phán là ngôn ngữ mà cả hai bên đều sử dụng tốt.

| 14 T r a n g

Khi đàm phán với người trung Quốc chúng ta thường phải dùng tiếng Hoa. Đàm phán

với Nam Phi thì tùy người gốc nào mà dùng ngôn ngữ thích hợp. Người Nam Phi chủ yếu

là người da đen nói tiếng bản địa, 20% dân số là người da trắng chủ yếu là gốc Hà Lan,

họ có thể nói tiếng Anh hoặc Afrikann.

Việc sử dụng thông dịch viên hoàn toàn không đơn giản, tuy nhiên nếu như tình thế bắt

buộc phải sử dụng phương án này thì chúng ta cần lưu ý những điểm sau:

- Nói sơ lược trước với người phiên dịch về chủ đề của buổi đàm phán. Thậm chí

nếu đó là một cuộc đàm phán phức tạp thì chúng ta cần tập dượt lời nói của mình

với người phiên dịch trước khi đàm phán xảy ra.

- Nói ngắn (không lâu hơn 1-2 phút), nói rõ và chậm để tránh tình trạng người

phiên dịch có thể dịch sai. Không dùng tiếng lóng/ tiếng địa phương.

- Cắt nghĩa ý chính theo 2-3 cách khác nhau để chắc chắn rằng người phiên dịch

hiểu rõ nội dung đang được đề cập và cho phép họ ghi chú.

- Không ngắt lời phiên dịch để tránh gây ra hiểu lầm.

- Tránh dùng câu dài, phủ định hai lần nếu như có thể dùng câu khẳng định.

- Diễn đạt rõ ý muốn nói, có thể dùng thêm ngôn ngữ cơ thể nhưng không nên thể

hiện thái quá.

- Khi nói thì nhìn đối tác chứ không nhìn người phiên dịch.

- Viết ra những điểm cần thảo luận để có thể kiểm tra vấn đề kỹ càng hơn.

- Cần có thời gian nghỉ giải lao để người phiên dịch được thư giản.

- Nếu cuộc đàm phán kéo dài suốt ngày thì nên có hai phiên dịch để thay đổi cho

nhau.

- Xác nhận bằng văn bản các điều đã được đồng ý sau khi đàm phán.

- Sau mỗi cuộc họp nên khai thác thêm thông tin từ người phiên dịch vì họ có thể

nghe được nhiều thông tin từ phía đối tác. Đồng thời, chúng ta cần thông cảm nếu

như người phiên dịch có mắc sai lầm.

Ngôn ngữ cơ thể cũng được đánh giá là yếu tố vô cùng quan trọng đối với việc

đàm phán, một loại phi ngôn từ nhưng lại cung cấp thông tin một cách chắc chắn

về những gì mà người ta đang suy nghĩ. Hiểu được ngôn ngữ cơ thể là một việc

khó khăn. Điều tốt nhất khi chúng ta không hiểu gì về ngôn ngữ cơ thể là hãy

| 15 T r a n g

đừng cố tình thể hiện nó theo cách nghĩ của riêng mình. Chẳng hạn, biểu tượng

hình chữ V (ngón tay trỏ và ngón giữa) mình có thể hiểu là số 2 (người Mỹ cũng

nghĩ vậy), nhưng đối với người Anh/ Úc thì nó có nghĩa là “đồ chó chết”. Hoặc

biểu tượng ngón tay cái và ngón trỏ làm thành chữ O thể hiện “Okay” đối với

người phương Tây, nhưng lại mang nghĩa là “Tiền” đối với người Nhật. Vì vậy,

khi bàn về chuyện làm ăn với người Nhật mà chúng ta ra hiệu “Okay” thì họ nghĩ

rằng bạn đang hối lộ họ đấy.

Việc hiểu được ngôn ngữ cơ thể cũng giúp nhà đàm phán bỏ những thói quen

thường ngày của họ mà vô tình cử chỉ ấy mang ý nghĩa không hay cho lắm. Có

nhiều người có thói quen đưa tay sau gáy, hoặc sờ mũi khi đang nói; điều đó chỉ

cho đối tác thấy rằng bạn không hề chắc chắn với những điều mình đang nói hoặc

bạn đang nói dối họ.

Thông tin

Có câu: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”. Để vận dụng thành công kỹ năng

này thì thông tin là một yếu tố quyết định, người nắm thông tin nhanh nhất và chính

xác nhất sẽ luôn là người chiến thắng.

Thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán rất phong phú:

- Thông tin về hàng hóa:

Tìm hiểu kỹ những mặt hàng dự định kinh doanh về tên gọi, giá trị, công

dụng, các tính chất cơ lý hóa... Yêu cầu của thị trường đối với những mặt

hàng đó như: quy cách, phẩm chất, bao bì, cách trang trí bên ngoài, cách

lựa chọn, phân loại…

Nắm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về

nguyên vật liệu, tay nghề công nhân, công nghệ sản xuất…

Nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối tác

kinh doanh thích hợp.

Nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh.

Xem xét đến tỷ suất ngoại tệ của các mặt hàng:

Nếu hàng xuất khẩu: tỷ suất chính là tổng chi phí bằng tiền Việt

Nam để thu được một đơn vị ngoại tệ.

| 16 T r a n g

Nếu hàng nhập khẩu: tỷ suất chính là số tiền Việt Nam thu được

khi phải chi một đơn vị ngoại tệ để nhập khẩu.

- Thông tin về thị trường:

Những thông tin cơ bản về đất nước, con người, tình hình chính trị, xã hội:

diện tích, ngôn ngữ, địa lý và khí hậu, các trung tâm công nghiệp và

thương mại chủ yếu, chế độ chính trị, luật pháp, các chính sách kinh tế và

xã hội, thái độ chính trị đối với quốc gia của mình…

Một bài học khá đau đớn đối với một công ty XNK Đà Nẵng là khi xuất khẩu một

lô hàng mây tre đan sang Australia mà không biết quy định về pháp lý là hàng

hoá phải được hun trùng trước khi đưa vào cảng Australia. Kết quả là toàn bộ lô

hàng không được chấp nhận và bị bắt huỷ tại chỗ.

“http://thongtinphapluatdansu.edu.vn/2008/11/22/1992/”

Các thông tin cơ bản của thị trường: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái

và tính ổn định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngoại tệ: tình hình

nợ nần, tổng sản phẩm quốc dân, thu nhập quốc dân bình quân đầu người,

các chỉ số về bán buôn, bán lẻ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị

trường…

Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các

phương tiện giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu chính…

Nếu chúng ta đàm phán về mặt hàng “trái cây tươi” để xuất khẩu qua

nước đối tác (Mỹ và các nước châu Âu) thì phương tiện vận chuyển tốt

nhất là máy bay chứ không nên vận chuyển bằng đường thủy hoặc bộ.

Chính sách ngoại thương: tìm hiểu xem các nước đó có là thành viên của

tổ chức thương mại nào không: Tổ chức Thương mại Quốc tế WTO, khu

vực mậu dịch tự do AFTA…? Các mối quan hện buôn bán đặc biệt, chính

sách kinh tế nói chung, chính sách ngoại thương nói riêng (các chế độ ưu

đãi đặc biệt, hàng rào thuế quan, hạn ngạch…).

Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng.

Điều kiện vận tải và giá cước.

| 17 T r a n g

- Thông tin về đối tác:

Thực lực của đối tác: lịch sử của công ty, ảnh hưởng của công ty trong xã

hội, uy tín, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật, số lượng, chất

lượng, chủng loại sản phẩm, định hướng phát triển trong tương lai…

Nhu cầu và ý định của đối tác: tại sao họ lại muốn hợp tác với ta? Nguyện

vọng hợp tác có chân thành hay không? Họ có nhiều đối tác khác hay

không?

Lực lượng đàm phán của họ: Đoàn đàm phán gồm những ai? Địa vị, sở

thích, tính cách từng người? Ai là người có quyền quyết định trong số đó

để tìm hiểu thật kỹ về người này.

Người Hàn Quốc rất coi trọng “Tôn ti trật tự” nên trưởng nhóm đàm phán

thường phải thuộc Ban lãnh đạo công ty. Hiểu được điều này, chúng ta có thể

sắp xếp trưởng nhóm đàm phán có chức vụ ngang bằng. Người Hàn Quốc

thấy họ được tôn trọng -> không khí đàm phán có thể trở nên nhẹ nhàng và

thoải mái hơn.

Bên cạnh đó, “biết người” thì cũng cần phải “biết ta”, chúng ta cần nắm vững:

- Thông tin của chính công ty mình. Sẽ trở nên vô nghĩa khi chúng ta tìm hiểu

thông tin của đối tác mà không có sự so sánh nào với chính bản thân mình.

“Biết nhiều không bằng biết điều” hay “Yếu mà còn ra gió”, những câu nói

này rất đúng nếu chúng ta là kẻ yếu thế hơn so với đối tác. Hãy tìm những

điểm mạnh hơn của chúng ta so với đối tác và phát huy điểm mạnh đó tối đa.

- Thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước: quy mô, chiến lược kinh doanh,

tiềm lực, thế mạnh, điểm yếu…

- Dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình cung cầu,

lạm phát, khủng hoảng…

| 18 T r a n g

Các phương pháp chủ yếu để

nghiên cứu thị trường nước ngoài:

- Nghiên cứu tại bàn:

Phương pháp này khá phổ biến, tương đối dễ thực hiện, chi phí thấp nhưng độ

chính xác không cao vì chỉ dựa vào các tài liệu thu thập được để nghiên cứu. Tuy

nhiên, nếu biết cách tìm nguồn thông tin và khai thác triệt để nguồn thông tin đó

thì phương pháp này cũng khá thành công. Những nguồn cơ bản là:

Nguồn nội bộ: (ngay tại công ty của mình)

Nếu ngay từ đầu công ty lập một tủ sách thương mại một cách khoa học

thì việc tìm thông tin thông qua nguồn này thật sự rất dễ dàng và chính

xác.

Nguồn từ các tổ chức, cơ quan:

Thuộc nguồn này có thể kể đến những nguồn như: thư viện, cơ quan chính

phủ, phòng thương mại, hiệp hội buôn bán, nhà xuất bản, viện nghiên cứu,

ngân hàng, tổ chức của người tiêu dùng…

Nguồn từ internet:

Đầy là nguồn thông tin khổng lồ và quan trọng nằm ngay dưới ngón tay

của người sử dụng. Với sự cải tiến về giao diện cũng như nâng cấp về khả

năng tìm kiếm và ngôn ngữ, những trang tìm kiếm thông tin trên internet

không phải là một công việc khó khăn. Vấn đề nằm ở chỗ chúng ta phải

biết chọn từ khóa cũng, kiên nhẫn thử các từ khóa khác nhau để tìm được

nhiều thông tin và chọn được thông tin chính xác nhất. Đồng thời, có thể

tiến hành kiểm tra chéo thông tin để đảm bảo tính chính xác của nó.

Và những nguồn khác: các tạp chí chuyên đề kinh tế xuất bản định kỳ, các

bản thống kê…

| 19 T r a n g

- Nghiên cứu tại chỗ (thị trường):

Phương pháp này tốn kém và phức tạp hơn hẳn, tuy nhiên kết quả lại rất nhanh

và chính xác. Vấn đề cốt lõi của phương pháp nghiên cứu này là phải chọn được

người có đủ khả năng nghiên cứu.

Trước khi nghiên cứu: Cần chuẩn bị kỹ các thông tin:

Mục tiêu nghiên cứu (What?)

Đối tượng nghiên cứu và địa chỉ của họ (Who?)

Các câu hỏi và các biểu mẫu (How?)

Sắp xếp thời gian và địa điểm cho các cuộc phỏng vấn (When và Where?)

Có nhiều cách để thực hiện việc nghiên cứu này: phỏng vấn cá nhân trực tiếp,

phỏng vấn qua điện thoại, thăm dò qua thư từ, kiểm tra kho hàng, cửa hàng…

Sau các buổi phỏng vấn cần viết báo cáo rồi tiến hành phân tích, xử lý dữ liệu,

nhận xét và đưa ra dực báo về kết quả.

Một số phương pháp nghiên cứu khác cũng được khuyến cáo như: bán thử, sử

dụng chuyên gia người địa phương, gián điệp kinh tế hoặc cũng có thể kết hợp

các phương pháp trên để đạt kết quả tối ưu.

| 20 T r a n g

Năng lực của người/ đoàn đàm phán

- Chuẩn bị năng lực cho từng chuyên gia đàm phán:

Chuẩn bị về kiến thức: Kiến thức cần được trang bị cho chuyên gia đàm

phán là mối tổng hòa các kiến thức về:

Thương mại

Luật

Ngoại giao

Tâm lý

Ngoại ngữ, đặc biệt là Anh văn

Khả năng sử dụng mạng internet như một công cụ đắc lực phục vụ

cho đàm phán.

Các kiến thức khác: kỹ thuật, văn hóa…

Chuẩn bị về phẩm chất tâm lý: Chuyên gia đàm phán giỏi là người biết

kiểm soát và biểu hiện tâm lý tốt.

Chuẩn bị về kỹ năng đàm phán:

Ở nội dung trước, nhóm đã trình bày về những tiêu chuẩn của một nhà

đàm phán giỏi. Có thể nói ngắn gọn về kỹ năng cần trang bị cho người

đàm phán gồm hai ý:

Khả năng sử dụng ngôn ngữ tốt: diễn đạt được ý mình muốn nói để

những người trong đoàn đàm phán hiểu rõ ý mình, biết cách dùng

từ chuẩn xác, rõ ràng, trước là sử dụng tốt tiếng mẹ đẻ sau là thành

thạo các ngoại ngữ thích hợp.

Kỹ năng giao tiếp tốt:

o Kỹ năng lắng nghe: đây là một kỹ năng vô cùng quan trọng

vì nó giúp cho chúng ta có được rất nhiều thông tin. Một

nhà đàm phán giỏi thường nghe nhiều hơn là nói.

o Kỹ năng đặt câu hỏi: giúp chúng ta làm rõ vấn đề hơn.

o Kỹ năng diễn thuyết: truyền tải chính xác ý mình muốn nói.

o Kỹ năng giao dịch bằng thư từ.

o Kỹ năng xã giao thông thường: chào hỏi, trao nhận danh

thiếp, nhận điện thoại.

| 21 T r a n g

- Tổ chức đoàn đàm phán:

Trong một cuộc đàm phán hợp đồng ngoại thương, đoàn đàm phán cần hội

tụ đủ chuyên gia ở cả ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật, thương mại, mà trong

đó chuyên gia thương mại giữ vị trí quan trọng nhất và thường là người

trưởng đoàn đàm phán. Nếu ba loại chuyên gia trên biết phối hợp ăn ý,

nhịp nhàng thì sẽ là tiền đề để đi đến ký kết một hợp đồng chặt chẽ, khả

thi và hiệu quả cao.

Trong trường hợp thiếu một trong ba loại chuyên gia trên thì chúng ta có

thể chọn cách giải quyết là: “Thuê chuyên gia bên ngoài” hoặc “Nghiên

cứu sau” tùy điều kiện của từng thương vụ.

Thời gian và địa điểm đàm phán:

- Thời gian:

Do sự khác biệt về múi giờ nên thời gian cần được sự thỏa thuận giữa hai bên để

thuận tiện cho đôi bên. Không ai có thể đàm phán vào tờ mờ sáng hoặc chập tối

được.

Cách tốt nhất là hai bên lập và thống nhất lịch làm việc cụ thể, lưu ý là có thời

gian dự phòng để tránh tình trạng hết giờ mà vấn đề vẫn chưa được giải quyết.

Gửi lịch hẹn cho đối tác, thường thì trước 1-2 tuần. Tuy nhiên, cũng có một vài

đối tác muốn nhận lịch làm việc trước 3-4 tuần. Tùy từng trường hợp mà chúng ta

chủ động tiến hành.

- Địa điểm:

Địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và phù hợp cho cả hai bên.

Nơi diễn ra đàm phán phải được cách ly âm thanh với không gian bên ngoài.

Không có quá nhiều cửa để thấy những sự việc đang diễn ra bên ngoài. Những

yếu tố đó chỉ làm cho họ không tập trung vào công việc mà thôi. Nên nhớ, 30

phút tập trung chúng ta có thể giải quyết tốt công việc còn hơn 45 phút mà chúng

ta bị mất tập trung.

Địa điểm của buổi đàm phán có thể diễn ra tại nước chủ nhà, nước đối tác hoặc

nước thứ ba.

| 22 T r a n g

b. Những công việc cần chuẩn bị trước một cuộc đàm phán cụ thể:

Theo Jean-M.Hiltrop và Sheila Udall, có 6 bước cần chuẩn bị trước một cuộc đàm phán

cụ thể để tránh rơi vào tình trạng “không biết mình đang nói cái gì nữa”:

Theo đó, nếu phân tích quá trình đàm phán với 5 giai đoạn chi tiết thì bước 1 và 2 ứng với giai

đoạn 1 – chuẩn bị. Bước 3 và 4 ứng với giai đoạn 2 – tiếp xúc. Bước 5 ứng với giai đoạn 3 –

thương lượng. Bước 6 ứng với giai đoạn 4 và 5 – kết thúc, ký hợp đồng và rút kinh nghiệm.

Trên cơ sở chuẩn bị chung đã được đề cập, trước khi tiến hành đàm phán cần tiến hành

kỹ những vấn đề sau:

Thiết lập những mục tiêu cần thương lượng

- Xác định mục tiêu cần đạt được:

Cuộc sống thật ý nghĩa khi chúng ta có mục tiêu để

theo đuổi và phấn đấu vì nó, điều này không ngoại

lệ trong đàm phán. Chính sự khác nhau về “mục

tiêu” là tiền đề của cuộc đàm phán và hiển nhiên

đó là tâm điểm trong suốt quá trình hai bên “mặc

cả” với nhau.

Mục tiêu của đàm phán phải được xác định một

cách khoa học, dựa trên những tiêu chuẩn sau:

Đo lường được (khả năng định lượng)

Có tính khả thi

Rõ ràng

Có tính thách thức

Dự báo được tác động của nó trong tương lai

Nên đề ra hàng loạt mục tiêu để có thể linh hoạt trong đàm phán:

Mục tiêu tối đa: kết quả tốt nhất có thể đạt được.

Mục tiêu tối thiểu: kết quả thấp nhất có thể chấp nhận được

Mục tiêu chính: cái mà chúng ta thực sự muốn hướng đến.

Chuẩn bị đàm phán

1 Xây dựng

chiến lược

2 Khởi động 3

Hiểu biết lẫn

nhau 4 Thương

lượng 5 Kết thúc 6

| 23 T r a n g

Nếu muốn đạt mục tiêu tối đa, chúng ta cần nổ lực hết sức để thương lượng với

đối tác, nếu chỉ cần mục tiêu tối thiểu thì có thể thỏa thuận cùng đối tác.

Trong trường hợp, mục tiêu tối thiểu của hai bên không cùng nhau thì thỏa thuận

không thể đạt được.

Nếu bên nào chuẩn bị kỹ hơn, thương lượng giỏi hơn, thế mạnh hơn thì sẽ dễ

dàng đạt được thỏa thuận gần với đích mình muốn hơn.

- Xác định giới hạn của sự thỏa thuận:

Khi xác định mục tiêu cần thương lượng, chúng ta phải không những chỉ

xác định những mục tiêu có thể đạt được mà còn phải xác định những thứ

có thể mất đi trong cuộc đàm phán sắp xảy ra. Từ đó, chúng ta tự đặt ra

câu hỏi: “Khi nào chúng ta dừng đàm phán?”.

Đó cũng chính là giới hạn cuối cùng của đàm phán. Giới hạn cuối cùng

này chính là điểm dừng để bảo đảm lợi ích tối thiểu mà chúng ta hoặc đối

tác có thể chấp nhận được. Tuy nhiên, có thể tránh tình trạng này nếu ngay

từ đầu chúng ta đã thiết lập chuẩn mực BATNA ngay từ đầu.

- Thiết lập giải pháp thay thế tốt nhất khi không đạt được thỏa thuận –

BATNA

Như đã đề cập ở trên, BATNA có thể được xem là chuẩn mực để đo mọi thỏa

thuận được đề nghị, là tiêu chuẩn ngăn chúng ta chấp nhận những điều khoản quá

bất lợi cho mình, đồng thời cũng ngăn chúng ta chấp nhận những phương pháp

thay thế sáng suốt mang lại lợi ích cho chúng ta.

Đánh giá tình thế của đối tác.

- Thăm dò những vấn đề, những mối quan tâm ẩn chứa trong những yêu sách của

đối tác.

- Cần trao đổi nội bộ về những thông tin liên quan đến đối tác trước khi đàm phán

xảy ra.

- Cân nhắc những cơ sở lập luận và lý lẽ mà đối tác có thể sử dụng, trên cơ sở đó

chúng ta sẽ tìm được những biện pháp thích hợp để đối phó.

- Tìm những vấn đề có thể ảnh hưởng đến kết quả của cuộc đàm phán.

| 24 T r a n g

Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của chính mình.

Quá trình này cần được thực hiện một cách khách quan và toàn diện.

Các vấn đề cần đánh giá:

- Quyền: Trong cuộc đàm phán, mình là chủ hay là khách? Ai là người có quyền

đưa ra quyết định?

- Thế: Kiểm tra lại tiềm lực về tài chính, mối quan hệ, uy tín, ảnh hưởng của bạn

và đối tác -> Ai là người có thế hơn?

- Lực: Kiểm tra lại lực lượng đàm phán của chúng ta: Họ là ai? Năng lực như thế

nào? Họ đã chuẩn bị như thế nào? -> so sánh với bên đối tác nếu như chúng ta có

thông tin.

- Thời gian tiến hành đàm phán có “hướng” về phía mình hay không?

Lập phương án kinh doanh:

- Trên cơ sở những mục tiêu, những đánh giá mà chúng ta đã có được, chúng ta lập

các phương án kinh doanh. Đây chính là cơ sở để chúng ta kiểm soát được mục

tiêu chúng ta đã đề ra và có thể đạt được trong cuộc đàm phán sắp tới.

- Những nội dung cơ bản trong phương án kinh doanh bao gồm: Tình hình hàng

hóa, thị trường và khách hàng, dự đoán xu hướng biến động của thị trường, các

biện pháp hành động cụ thể, sơ bộ đánh giá hiệu quả.

Xây dựng chiến lược đàm phán và tiến hành đàm phán thử:

Những điều lưu ý để xây dựng chiến lược đàm phán:

- Mở đầu cuộc đàm phán như thế nào, với những câu hỏi như thế nào?

- Đối tác có thể hỏi những câu hỏi nào?

- Chúng ta sẽ trả lời câu hỏi như thế nào?

- Chúng ta có đủ thông tin để trả lời chưa? Nếu chưa có thì lấy từ đâu?

Trong trường hợp đàm phán theo nhóm, chúng ta cần xác định rõ:

- Ai là người dẫn dắt cuộc đàm phán?

- Ai sẽ kiểm tra cơ sở lập luận?

- Ai là người đặt câu hỏi?

- Ai là người trả lời câu hỏi của đối tác?

- Ai là người giữ vai trò làm giảm căng thẳng trong cuộc đàm phán nếu có xảy ra.

| 25 T r a n g

Bên cạnh đó, chúng ta cần xác định phong cách tiếp cận vấn đề cũng như kiểu đàm

phán mà chúng ta sẽ sử dụng.

Phong cách tiếp cận vấn đề Kiểu đàm phán

Giai đoạn chuẩn bị sẽ kết thúc bằng việc đàm phán thử. Càng thực hiện kỹ giai đoạn

này bao nhiêu thì khả năng thành công càng lớn bấy nhiêu.

2. Giai đoạn tiếp xúc

Trong các giai đoạn trước, chúng ta đã tìm hiểu đối tác đàm phán của mình thông qua các

kênh gián tiếp. Giai đoạn tiếp xúc chính là cơ hội để chúng ta tìm hiểu đối tác một cách trực

tiếp.

a. Tạo không khí tiếp xúc

Tùy đối tác mà trước khi bước vào cuộc đàm phán, chúng ta có thể dành ra một ít thời

gian nói về những vấn đề không liên quan gì đến đàm phán khiến đôi bên cảm thấy hứng

thú như: về thời tiết, về thể thao, phim ảnh, tin tức trong ngày, v.v…

b. Tạo niềm tin cho đối tác

Chu đáo, tận tình đối với các công việc của đối tác và cả những quan hệ cá nhân đều

khiến họ tin cậy mình. Nhiều khi chỉ vì một câu nói không đúng chỗ, một động tác không

hợp lễ nghi, một lần sắp đặt không suy tính chu đáo mà ảnh hưởng đến niềm tin của họ

đối với mình. Điều đó cần phải coi trọng hơn đối với những đối tác mà mình mới có quan

hệ làm ăn lần đầu tiên.

c. Thể hiện những thiện chí của chúng ta

- Khi đàm phán với những đối tác mới, việc tỏ rõ thiện chí của mình đối với họ là việc

làm hết sức cần thiết. Để thể hiện thiện chí của mình, có thể lợi dụng những trường

hợp không chính thức nào đó, kể cho họ nghe thí dụ về sự lấy lòng thành đãi người

trong những cuộc giao dịch cùng loại trước đây. Cũng có thể trước khi đàm phán bắt

Dàn xếp Điều khiển

Thỏa hiệp Tránh né

Hợp tác

Thắng-Thua Thua-Thua

Thỏa hiệp Thắng-Thắng

?

| 26 T r a n g

đầu, cần phải sắp xếp một số hoạt động có lợi cho việc xây dựng tình cảm tin cậy

giữa đôi bên, khiến đối tác nhận thấy mình có thiện chí.

- Cần chú ý làm đối tác tin cậy mình là ở hành động chứ không phải ở lời nói. Nên thực

hiện những việc đã hứa, đến đúng thời gian như giao ước vì có khi chỉ cần một lần

thất hứa thì sự tin cậy giữa hai bên cũng giảm bớt khó lòng mà lấy lại.

- Khi đối tác hỏi phải kịp thời trả lời, không kể trả lời khẳng định hay phủ định, nhưng

cần nói cho họ biết. Đối với những việc mà mình không thể làm được, nên thành thật

giải thích thêm để đối tác thông cảm và chấp nhận.

d. Thăm dò đối tác

Cần phải thăm dò lại xem đối tác có đáng tin cậy hay không, có tuân thủ lời hứa hay

không, họ có thành ý hợp tác đến mức nào. Phải đánh giá về kinh nghiệm thương lượng,

tác phong của đối tác, những điểm mạnh, điểm yếu của họ. Phải thăm dò nguyên tắc mà

đối tác phải tuân theo và trên vấn đề nào có thể nhượng bộ.

Muốn thực hiện việc thăm dò có hiệu quả, bạn có thể quan sát qua hành vi, cử chỉ, lời nói

của họ trên cơ sở thận trọng và tế nhị.

e. Thay đổi kế hoạch nếu cần

- Tiến hành phân tích kỹ lưỡng về những thông tin đó, chính xác hoá những nhận định

ban đầu để thẩm tra lại những vấn đề nào đó mà trước đây chưa rõ.

- Phải thay đổi kế hoạch phù hợp với tình hình mới để tranh thủ quyền chủ động trong

thương lượng, bảo đảm lợi ích của mình, mà cũng là lợi ích của hai bên. Tiếp tục tìm

hiểu, phân tích kỹ để điều chỉnh kịp thời sách lược thương lượng.

- Như vậy, rõ ràng hiểu biết lẫn nhau là cơ sở để đàm phán thành công. Nếu chúng ta

che giấu thông tin của mình thì đối phương cũng e dè cung cấp thông tin của họ.

Những câu hỏi vòng vo, gián tiếp cũng khiến đối tác cảnh giác. Vì vậy việc chia sẻ

phải làm sao để tạo ra sự tin cậy giữa các bên. Lắng nghe và ghi nhận những nhu cầu

của đối tác sẽ thể hiện tinh thần hợp tác của chúng ta. Không chỉ trích hoặc trâm trích

đối tác và thường xuyên tóm tắt lại những thông tin thu thập được.

| 27 T r a n g

3. Giai đoạn đàm phán

Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toán bộ quá trình đàm phán, giai đoạn mà hai bên

tiến hành bàn bạc và thỏa thuận những vấn đề cốt lõi của hợp đồng như: hàng hóa, số

lượng, chất lượng, giá cả, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán....nhằm đi đến

đích cuối cùng là ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa.

a. Đưa ra đề nghị và lắng nghe đối tác:

Đề nghị luôn là một yếu tố quan trọng của mọi cuộc đàm phán. Đó là con đường mà các

bên đối tác cần phải đi để đạt được thoả thuận. Nếu các bên đều đã có sự chuẩn bị kỹ thì

việc bên nào đưa ra đề nghị trước không quá trọng mà cần chú ý thời điểm đưa ra đề

nghị.

Sẽ trở nên dễ dàng hơn cho cả hai bên nếu như việc trao đổi yêu sách đưa ra đúng thời

điểm, những điều khoản trong yêu sách là khả thi và thể hiện lợi ích cho cả hai bên chứ

không thiệt thòi cho bên nào...

Cần chú ý khi đưa ra yêu sách:

- Đưa ra các yêu cầu một cách hợp lý.

- Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ có căn cứ khoa học.

- Đảm bảo sự đoàn kết, nhất trí trong nội bộ đàm phán.

- Luôn nhớ tới các lợi ích cơ bản.

- Không nên sử dụng cách nói yếu mềm trong đàm phán.

Trong giai đoạn này của cuộc đàm phán, một điều rất quan trọng là bạn phải gợi cho đối

tác tình bày hết ý kiến của họ, lắng nghe trước khi trả lời. Để làm được điều đó cần chú ý:

- Không được ngắt lời đối tác: Việc ngắt lời không có lợi trong đàm phán. Thứ nhất,

điều này rất thô lỗ. Thứ hai bạn có thể cắt ngang những thông tin có ích cho cuộc đàm

Giai đoạn đàm phán

Đưa ra yêu

cầu và lắng

nghe yêu

cầu của

đối tác

Nhận và

đưa ra

nhượng

bộ

Phá vở

những bế

tắc

Tiến tới

thỏa

thuận

| 28 T r a n g

phán của mình. Ngay cả khi đối tác nói những thông tin sai lệch, hãy để cho họ nói

nốt. Nếu như bạn thực sự lắng nghe bạn có thể thu được những thông tin quý giá làm

nền tảng cho những câu hỏi sau của bạn.

- Kết thúc mỗi vấn đề bằng câu hỏi trực tiếp.

- Chỉ nói những điều cần thiết.

- Thường xuyên tóm lượt lại những gì được nói theo cách của mình.

- Tránh bị lạc đề.

- Tránh xa sự sao lãng: Hãy chọn những không gian mà bạn có thể suy nghĩ sáng suốt

và không bị gián đoạn khi đàm phán. Sự gián đoạn có thể làm cho buôỉ đàm phán

diễn tiến một cách không trôi chảy hay thậm chí có thể thất bại. Nhân viên, bạn bè,

trẻ em, thú vật điện thoại … có thể làm bạn sao lãng và khiến mắt bạn rời ra khỏi mục

tiêu chính. Nếu có thể, hãy tạo ra môi trường nghe tốt nhất cho mình.

b. Nhận và đưa ra nhượng bộ:

- Khi cuộc đàm phán đã đi vào giai đoạn giữa thì các vấn đề sẽ trở nên rất rõ ràng. Lúc

này, việc tránh để hai bên chuyển sang tâm lý đối kháng là một điều rất quan trọng, vì

khi đó, bên mua sẽ rất dễ biết được rằng bạn đang tìm ra một phương án để cả hai bên

cùng có lợi hay bạn dùng thái độ cương quyết để cố giữ vững lấy thế thượng phong.

- Nếu như lập trường của cả hai bên "kẻ theo hướng Bắc, người vọng hướng Nam" thì

bạn phải không nên tranh cãi. Tranh cãi chỉ càng khiến cho bên mua cảm thấy lập

trường của mình là đúng. Tốt nhất là khi bắt đầu bạn nên đồng tình với quan điểm của

bên mua, sau đó vận dụng phương pháp: "cảm giác, cảm nhận và phát hiện" (thuật

ngữ tiếng Anh là 3F: "feel, felt and found"). Dùng phương pháp lùi trước tiến sau sẽ

khiến cho bạn xoay chuyển được cục diện tình hình.

Ví dụ, bên mua nhận xét rằng: "Tôi nghe nói về phần vận chuyển hàng hoá công ty

ngài có vấn đề?" Khi nghe xong nhận xét đó bạn không nên vội vàng tranh luận với

họ. Như vậy chỉ khiến cho họ càng nghi ngờ thêm tính khách quan của bạn khi nói về

vấn đề đó. Nếu như bạn dùng một cách diễn đạt khác: "Tôi rất hiểu cảm giác của

bên ngài đối với vấn đề này. Rất nhiều người khi đi mua hàng đều có cảm giác

như thế. Nhưng tôi nghĩ vấn đề các ngài đề cập đến chỉ là vấn đề xảy ra cách đây

mấy năm khi chúng tôi dịch chuyển kho sang vị trí mới. Hiện tại, các công ty lớn

| 29 T r a n g

giống như Công ty General Motors đều tin tưởng công ty chúng tôi, hơn thế chúng tôi

chưa hề để xảy ra bất kỳ vấn đề gì. Sau khi chúng tôi để cho khách hàng kiểm tra một

cách kỹ lưỡng và họ đa số đều phát hiện ra rằng:.

- Nhượng bộ là sự xem xét lại vị thế trước đây của bạn trong đàm phán và thay đổi nó

sao cho thích hợp. Trong đàm phán luôn luôn có nhượng bộ, tuy nhiên các bên luôn

cố gắng hạn chế càng ít càng tốt. Nhượng bộ có điều kiện luôn là một trong những kỹ

thuật được sử dụng để giải quyết vấn đề trong đàm phán.

c. Phá vỡ sự bế tắc:

Trong thực tế đàm phán đôi khi có thể rơi vào bế tắc- tình huống mà các bên đều cảm

thấy không thể nhượng bộ hơn được nữa, cuộc đàm phán dừng lại và có nguy cơ tan vỡ.

Nếu rơi vào tình huống này mà bạn hãy bình tĩnh và tìm cách giải quyết. Tình huống cụ

thể, bạn có thể chọn một trong hai cách sau để phá vở bế tắc.

Đơn phương phá vỡ bế tắc bằng nhiều kỹ thuật khác nhau:

- Tập trung vào phần lợi ích chứ không tập trung vào lập trường.

- Tạo ra các phương án để cùng đạt mục tiêu.

- Đưa ra các tiêu chuẩn khách quan.

- Áp dụng thuật nhu đạo.

- Thay thế cán bộ đàm phán.

- Tập trung vào nhân vật chủ chốt.

- Nắm lấy điểm yếu chủ chốt để tấn côn.

- Lợi dụng mâu thuẫn.

- Dưới búa lượm củi.

Nhờ sự giúp đỡ của bên thứ ba như: trung gian hòa giải, nhờ dàn xếp hoặc phân xử.

d. Tiến tới thỏa thuận:

Cái đích của đàm phán là tiến tới thỏa thuận. Càng tiến tới gần thỏa thuận thì cuộc đàm

phán càng trở nên tinh tế, nên bạn càng phải tập trung, cố gắng, sử dụng những kỹ thuật

thích hợp để tiến tới thỏa thuận một cách tốt nhất.

| 30 T r a n g

4. Giai đoạn kết thúc – Ký kết hợp đồng

Sau khi đàm phán thành công các bên sẽ tiến đến ký kết hợp đồng. Khi soạn thảo, ký kết

hợp đồng cần lưu ý những điểm sau:

- Cần thỏa thuận thống nhất với nhau các điều khoản cần thiết trước khi ký hợp đồng.

- Cần đề cập tới cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập quán

thương mại địa phương để giải quyết những tranh chấp phát sinh sau này.

- Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành.

- Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng chính xác, tránh dùng các từ mập mờ, có thể

suy luận ra nhiều cách.

- Hợp đồng thường do một bên soạn thảo, trước khi ký kết bên kia cần kiểm tra thật kỹ

lưỡng, đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán.

- Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền.

- Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên cùng thông thạo.

5. Giai đoạn rút kinh nghiệm

Đây là giai đoạn kiểm tra lại kết quả của những giai đoạn trước nhằm rút kinh nghiệm

cho những lần đàm phán sau. Sau những cuộc đàm phán quan trọng cần tổ chức họp để

đánh giá ưu điểm, nhược điểm, tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Nhưng nếu

chỉ dừng lại tại đó thì chưa đủ, mà còn phải theo dõi suốt quá trình tổ chức thực hiện hợp

đồng, ghi nhận lại những vướng mắc, đặc biệt những vướng mắc do hợp đồng gây ra, để

lần sau kịp thời sửa chữa. Các công việc cần làm trong giai đoạn này là:

- Thực hiện những công việc bước đầu của khâu thanh toán.

- Làm thủ thục XNK.

- Chuẩn bị hàng hóa (đối với nhà nhập khẩu).

- Thuê phương tiện vận tải (nếu hợp đồng quy định).

- Làm thủ tục hải quan.

- Giao hàng (xuất khẩu), nhận hàng (nhập khẩu).

- Kiểm tra hàng hóa.

- Hoàn tất thủ tục thanh toán.

- Khiếu nại/ giải quyết khiếu nại (nếu có).

- Thanh lý hợp đồng.

| 31 T r a n g

V. BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN TRONG HOẠT ĐỘNG XUẤT

NHẬP KHẨU

Đàm phán có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, ngoài hình thức gặp mặt trực

tiếp còn có các hình thức khác như qua thư từ, fax hoặc điện thoại... Mỗi hình thức đều

có những ưu, nhược điểm riêng. Ví dụ:

Gặp mặt trực tiếp:

Ưu điểm: có thể trực tiếp bàn bạc để hiểu nhau hơn, cùng nhau giải quyết những

điểm chưa hiểu nhau.

Nhược điểm: đi lại tốn kém, dễ lộ bí mật..

Qua thư từ, điện tín:

Ưu điểm: ít tốn kém về việc đi lại, có thể giữ bí mật, có thể cùng một lúc giao

dịch với nhiều bạn hàng khác nhau.

Nhược điểm: tốn thời gian, nhiều khi không hiểu hết ý nhau

Qua điện thoại:

Ưu điểm : nhanh chóng

Nhược điểm: không trình bày được hết ý, tốn kém. Mặt khác, trao đổi qua điện

thoại là trao đổi miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thỏa thuận, quyết

định trong trao đổi

Đàm phán qua mạng:

Với sự bùng nổ của mạng internet, đàm phán qua mạng ngày càng khẳng định vị trí của

mình- một hình thức đàm phán chủ yếu trong thương mại quốc tế, bởi nó có khả năng

khắc phục được những nhược điểm của các phương nêu trên.

Dưới đây là xin giới thiệu hai hình thức chính là: đàm phán bằng thư và đàm phán trực tiếp.

1. Đàm phán bằng thư:

a. Phân loại và cấu trúc của thư đàm phán trong thương mại:

Một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện là đàm phán thông qua thư từ.

Cuộc đàm phán bằng thư thông thường diễn ra theo trình tự sau: hỏi hàng, chào hàng, báo

giá, hoàn giá, chấp nhận, đặt hàng, xác nhận (ký kết hợp đồng). Các thư từ này được viết

dưới nhiều dạng phong phú, do mỗi dân tộc và mỗi ngôn ngữ thường có một cách thức

| 32 T r a n g

viết thư khác nhau. Sau đây xin giới thiệu về loại thư thương mại phổ biến nhất hiện nay-

thư thương mại viết bằng tiếng Anh.

Cuộc đàm phán bằng thư thương mại (Fax, Email...) thường diễn ra theo trình tự sau: hỏi

hàng, báo giá, hoàn giá, chấp nhận, đặt hàng và cuối cùng là xác nhận. Vì vậy chúng ta sẽ

có các loại thư trong đàm phán thương mại như sau:

Thư hỏi hàng ( The enquiry)

Thư chào hàng, báo giá ( Offer)

Thư hoàn giá( Counter-offer)

Thư chấp nhận ( Acceptance)

Thư đặt hàng ( Order)

Thư xác nhận ( Confirmation)

b. Cấu trúc của một bức thư thương mại:

Letter head (Phần tiêu đề của công ty: Tên, địa chỉ công ty gửi thư)

File reference (Mã số hồ sơ)

Date line (Ngày, tháng)

Inside address (Tên, địa chỉ người nhận)

Salutation (Chào hỏi: gentlemen, Dear Sirs…)

The opening paragraph (Mở đầu thư)

The body of letter ( Nội dung chính của bức thư)

The closing paragraph ( Câu kết của bức thư)

Signature (Ký tên)

Stenographic reference (Ký hiệu riêng)

Enclosure (Phần đính kèm)

Carbon copy notation (Nơi gửi bản sao)

Trong đó nội dung của bức thư có những phần cần đặc biệt quan tâm như sau:

Phần chào hỏi cần thể hiện được phép lịch sự đối với người đọc. Nếu bạn có mối quan hệ

thân thiết với người nhận, hãy sử dụng kiểu chào hỏi thân mật, như: “Tâm thân mến”.

Nếu viêt khác, người nhận sẽ cảm thấy xa lạ. Trong những trường hợp khác, cần phải sử

dụng dạng chào hỏi trang trọng, như: “Kính gửi Ngài Tom”. Với phụ nữ nên dùng danh

| 33 T r a n g

xưng Bà (Ms.) trừ khi họ yêu cầu được gọi khác đi. Nếu người nhận có tước hiệu hay học

hàm, học vị, chẳng hạn như giáo sư, tiến sỹ hay đại tá...thì tước hiệu, học hàm, học vị đó

được viết ở vị trí ưu tiên thay cho danh xưng chung như Ông hoặc Bà.

Phần thân bức thư là nội dung thông điệp của bạn. Một bức thư hiệu quả phải thể hiện

được ý định, mong muốn của người viết. Mở đầu thư thường được trình bày bằng những

câu ngắn gọn, đơn giản, nêu rõ lý do vì sao mình lại viết thư. Phần trọng tâm của bức thư

cần trình bày rõ nhưng mong muốn của minh hoặc phúc đáp nhưng vấn đề đối tác yêu

cầu. Phần cuối thư, phải viết lời chào tạm biệt hoặc đư ra tín hiệu rằng bạn luôn mong

chờ phản hồi từ phía người nhận. Cần lưu ý: khi viết thư, trong mọi trường hợp, hãy cố

gắng thể hiện rõ thiện chí của mình.

Ví dụ: CÁCH VIẾT THƯ HỎI HÀNG

Phần mở đầu:

Trong trường hợp hai bên chưa có quan hệ với nhau trước đó thì trong phần mở

đầu cần trình bày nguyên nhân chọn đối tượng của mình.

Trong trường hợp hai bên có sẵn mối quan hệ từ trước thì có thể bớt phần nghi

thức và trực tiếp đề cập đến chủ đề của mình

Nội dung chính của thư:

Thông báo cho người bán biết mình cần loại hàng gì, yêu cầu người bán gửi

cataloge mẫu hàng …..đồng thời cho biết giá cả, chất lượng hàng hóa, số lượng có

khả năng cung cấp thời hạn giao hàng điều kiện thanh toán và mọi điều kiện cần

thiết khác.

Có thể cho người bán biết, sau lần yêu cầu này sẽ mở ra khả năng phát triển quan

hệ giữa hai bên.

Phần kết:

Mong người bán đáp ứng yêu cầu của mình, mong thư phúc đáp.

Một số ưu điểm cần lưu ý khi hỏi hàng:

Chỉ nên ghi vào thư hỏi hàng điệu kiện “giao hàng càng sớm càng tốt” trong

những điều kiện cần thiết, vì điều đó thể hiện thế yếu của người mua.

| 34 T r a n g

Trong thư hỏi hàng không nên bộc lộ giá mình muốn mua, nhưng để bớt thời gian

hoàn giá, người mua sẽ nêu một số điều kiện mong muốn, để có cơ sở định giá.

Người mua cùng một lúc hỏi nhiều nơi để nhận được chào hàng cạnh tranh, trên

cơ sở đó lựa chọn người bán thích hợp nhất.

Các lưu ý khi viết thư điện tử (Email):

Ngoài những ưu điểm đã trình bày ở trên, e-mail cũng có thể gây cho người sử dụng và

công ty của họ một số phiền toái. Thứ nhất, nhân viên giao dịch đôi khi gửi hoặc nhận

những tin nhắn không cần thiết, gây tổn thời gian. Thứ hai, nhiều e-mail được viết một

cách cẩu thả, người viết chỉ thuần túy viết những gì chợt nảy ra trong đầu, không kịp sắp

xếp, trau truốt ý, thậm chí không kiểm tra lại thư mà đã gửi. Thứ ba, nhiều thông điệp

được gửi đi mang nặng tình cảm riêng tư hoặc người viết vội vã, không giữ bình tĩnh xem

xét dẫn đến ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các bên. Thứ tư, đôi khi thông điệp được

gửi nhầm địa chỉ, đưa lại hậu quả xấu. Thứ năm, ngay cả nội dung xóa đi có thể khôi

phục lại để sử dụng trong các vụ kiện tụng. Để khắc phục những nhược điểm nêu trên,

khi viết e-mail cần lưu ý các vấn đề sau:

Đưa thông tin chính lên dòng “Subject” để giảm thiểu khả năng bị người nhận bỏ

qua hoặc xóa đi thông điệp quan trọng

Viết ngắn gọn, cố gắng đưa thông tin chính lên trang đầu màn hình.

Mỗi e-mail chỉ nên chứa một thông điệp.

Kiểm tra, chỉnh sửa các lỗi trước khi gửi đi.

Không bao giờ gửi thư trong trạng thái bực bội.

Bước cuối cùng là kiểm tra lại địa chỉ, kiểm tra lại toàn bộ thư trước khi click

“send”. Việc này giúp bạn tránh được khả năng gửi đi bức thư không hoàn hảo.

2. Đàm phán bằng cách gặp mặt trực tiếp

Để đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu, cần nắm chắc nội dung và các kỹ thuật đàm phán

dưới đây:

a. Nội dung đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu:

Tập trung đàm phán các điều khoản sau:

| 35 T r a n g

Commodity (tên hàng)

Quality (chất lượng)

Quantity (số lượng)

Shipment/ delivery (giao hàng)

Price (giá cả)

Payment (thanh toán)

Packing and marking (bao bì, ký mã hiệu)

Warranty (bảo hành)

Penalty (phạt)

Insurance (bảo hiểm)

Force majeure (bất khả kháng)

Claim (khiếu nại)

Arbitration (trọng tài)

General conditions (điều khoản chung)

b. Kỹ thuật đàm phán:

Kỹ thuật khai thác thông tin của đối tác.

Để đảm bảo đàm phán đạt được hiệu quả cao, bạn cần biết rõ ý đồ, kỳ vọng và những

thông tin cần thiết từ phía đối tác. Trên bàn đàm phán, trừ những trường hợp cần thiết,

người ta không sẵn sàng lật ngửa quân bài của họ lên cho ta chọn, vì vậy phải dùng nhiều

cách để thu nhập thông tin. Trong đó lắng nghe và đặt câu hỏi là các cách cơ bản.

Để đạt được mong muốn, cần giải quyết 3 vấn đề: nội dung câu hỏi, hình thức câu hỏi,

thời điểm đưa ra câu hỏi.

Để có thể hỏi đúng chỗ, đúng lúc và đạt được hiệu quả mong muốn, cần:

Lập kế hoạch đặt các câu hỏi một cách kỹ lưỡng, chi tiết

Phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ về đối tác

Cách hỏi cụ thể, phạm vi thu hẹp dần

Phải chọn đúng thời điểm để hỏi

Biết khéo léo khai thác và phát triển những điều đối phía đối tác trình bày

Xin phép được hỏi

| 36 T r a n g

Một số điểm cần lưu ý khi đặt câu hỏi:

Không đặt câu hỏi trả lời “có” hoặc “không”, trừ khi đó là điều ta cần.

Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời bằng dữ liệu, chứ không phải là giải pháp

Ngữ điệu câu hỏi nên ở dạng trung tính với thái độ hỏi bình tĩnh. Hãy luôn nhớ:

thái độ công kích, chỉ trích hay cay cú, áp đặt không giúp bạn có kết quả mong

muốn.

Nếu ta định lấy thông tin “khó moi”, hãy đặt một loạt các câu hỏi mềm mỏng

trước để định hướng câu trả lời của đối tác, sau đó mới đặt câu hỏi chính.

Nếu đối tác tránh né thông tin bằng cách hứa sẽ quay trở lại vấn đề sau, đừng

quên nhắc họ phải thực hiện lời hứa của mình.

Một số câu hỏi có thể sử dụng như : câu hỏi trực tiếp/ có tính định hướng, câu hỏi không

định hướng, câu hỏi trình bày thông tin, câu hỏi kích thích suy nghĩ, câu hỏi dẫn dắt , câu

hỏi kết luận….

Kỹ thuật trả lời câu hỏi:

Muốn trả lời tốt phải chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng. Trong quá trình chuẩn bị thì lường

trước những câu hỏi đối tác đưa ra có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Muốn làm điều đó

cần chuẩn bị đầy đủ thông tin, rèn cách ứng phó để có thể đối đáp một cách hiệu quả,

bên cạnh đó tùy từng trường hợp cụ thể cần vận dụng các thủ pháp một cách thích

hợp:

Đầu tư thời gian thích đáng để suy nghĩ

Không đưa ra câu trả lời nếu thiếu câu hỏi

Phát hiện những câu hỏi không cần trả lời

Đưa ra những câu trả lời đáp ứng một phần câu hỏi, chứ không trả lời toàn bộ

câu hỏi, nếu việc đó gây bất lợi cho ta

Tìm cách không trả lời thẳng vào những câu hỏi, bằng cách đưa ra những câu

hỏi lạc đề - câu trả lời cho một câu hỏi nào đó không được hỏi

Hoãn câu trả lời với những lý do chưa đủ tài liệu hoặc không nhớ chính xác,

đầy đủ thông tin cần thiết

| 37 T r a n g

Buộc phía đối tác tự tìm câu trả lời, bằng cách yêu cầu họ làm rõ câu hỏi của

họ

Khi có người cắt ngang, hãy đừng tỏ ra phiền lòng về sự cắt ngang đó.

Kỹ thuật thuyết phục đối tác:

Tính hợp lí trong quan điểm đàm phán của ta là yếu tố quyết định để thuyết phục

đối tác đi đến thỏa thuận. Nghĩa vụ của nhà đàm phán là phải làm cho đối tác tin

rằng họ sẽ đạt được thỏa thuận như họ mong muốn.

Luôn luôn dùng câu ngắn, rõ ràng, khúc thiết để đảm bảo cho người nghe hiểu

được, hiểu đúng, hiểu rõ những gì được trình bà. Người trình bày tốt là người

có khả năng biến điều đó thành điều dễ hiểu

Tốc độ vừa phải để có thể theo dõi, ghi chép

Luôn giữ thế chủ động và sử dụng câu khẳng định khi trình bày các vấn đề.

Nếu ta hành động, biểu hiện, suy nghĩ và trình bày một cách tự tin chắc chắn

vào những điều ta trình bày thì sẽ tác động mạnh đến những đối tác, kiến họ

tin theo, nhờ vậy thuyết phục được họ.

Nắm chắc và nhớ chính xác số liệu chứng minh cho những vấn đề được trình

bà, trình bày đĩnh đạc, dứt khoát sẽ làm cho đối tác nể phục nên dễ thuyết

phục được họ

Nói chuyện với người ra quyết định. Bất kể người người đưa ra câu hỏi là ai,

khi trả lời câu hỏi về hướng ngưởi ra quyết định, bởi vì đó chính là người ta

cần thuyết phục

Không công kích trực tiếp đối phương, kể cả công kích trực tiếp lẫn gián tiếp

Nếu cần thiết, dẫn chứng lập luận của ta bằng sự xác nhận của bên thứ ba

Chỉ cho phép ta có thể giải quyết vấn đề của họ. Nếu tình huống đàm phán

cho phép, ta co thể đặt mình vào vị trí của đối tác, để nêu cách giải quyết vấn

đề, làm được như vậy sẽ có sức thuyết phục rất cao.

Cách trình bày hấp dẫn. Trong mọi trường hợp dù là trình bày quan điểm của

mình hay tranh luận, thuyết phục đối tác, cách trình bày bao giờ cũng giúp ta

đạt được hiệu quả cao.

| 38 T r a n g

Kỹ thuật nâng cao vị thế trong đàm phán:

Làm nổi bật điểm mạnh” Đương nhiên ngài thấy chúng tôi buộc phải nói

chuyện với nhà cung cấp khác”

Giảm thiểu điểm yếu: “chúng tôi cũng muốn giải quyết vấn đề nhanh chóng

nhưng chúng ta còn nhiều thời gian.”

Người đi trước “các kỹ thuật này trước đây đã được các bạn hàng của ngài áp

dụng”

Kỹ thuật giảm giá trị lý lẽ của đối tác

Khoảng cách tín nhiệm “hình như các ngài không nhất quán với những điều

mà đồng nghiệp hôm trước đã trình bày”.

Đặt câu hỏi về dữ kiện/ nguồn tin

Nghi vấn giả thiết

Nghi vấn kết luận

Tập trung phần thiếu sót

Nhấn mạnh điểm yếu

Đề nghị xem lại

Kỹ thuật nhượng bộ và đòi đối tác nhượng bộ:

Cần biết rõ điểm giới hạn bạn có thể nhượng bộ

Giúp đối tác đưa ra nhượng bộ bằng cách gợi cho họ những lý do hợp lý.

Tránh làm cho họ mất mặt.

Khi đối tác nhượng bộ , hãy nói to nhượng bộ đó lên

Đưa ra nhượng bộ với tính chất thăm dò và sử dụng cách nói giả thiết

Hãy trao đổi thông tin nhượng bộ bằng cách sử dụng cách nói điều kiện

Đưa ra đề nghị cả gói để đạt được mục tiêu của bạn. Hãy tìm cách liên kết các

vấn đề với nhau.

Luôn luôn đánh giá những nhượng bộ của bạn theo quan điểm của đối tác.

Đừng bao giờ đưa ra một nhượng bộ mà không nghĩ đến những hậu quả lâu

dài có thể xảy ra đến với bạn

Tuyên bố lý do trước, sau đó mới đưa ra nhượng bộ

Vững vàng với những lợi ích cơ bản, uyển chuyển với những vị thế đàm phán.

| 39 T r a n g

Kỹ thuật giải quyết những tình huống bế tắc trong đàm phán

Trong đàm phán, đến một giai đoạn nào đó, có thể xảy ra những tình huống bế tắc -

đôi bên đều thấy không nhượng bộ được nữa, cuộc đàm phán rơi vào tình trạng gay

go, co nguy cơ tan vỡ.

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng bế tắc:

Khoảng cách giữa lợi ích mà hai bên đề ra quá lớn

Tranh chấp lập trường

Một bên dùng thế mạnh để ép buộc bên kia

Do không hiểu nhau

Năng lực của cán bộ đàm phán bị hạn chế

Cách giải quyết:

Tập trung vào lợi ích chứ không tập trung vào lập trường

Cần nhận thức được lợi ích xác định lập trường

Đằng sau lập trường bất đồng có thể tồn tại những lợi ích chung

Xác định rõ lợi ích của mình và của đối tác

Trao đổi về lợi ích giữa các bên

Gắn các lợi ích khác nhau lại với nhau

Tạo ra các phương án để đạt được mục đích

Trước hết cần làm sáng tạo ra các phương án

Đánh giá, lựa chọn các phương án để đưa ra đám phán

Thảo luận với đối tác

Hai bên đi đến quyết định lựa chọn phương án tối ưu

Đưa ra những tiêu chuẩn khách quan

Hãy coi cuộc đàm phán là cuộc tìm kiếm chung những tiêu chuẩn khách

quan

Hãy lập luận và lắng nghe những lập luận của đối tác, để xem tiêu chuẩn

nào là khách quan nhất, phù hợp nhất

| 40 T r a n g

Chỉ lùi bước trước nguyên tắc, chứ không lùi bước trước áp lực của đối

tác.

Áp dụng thuật nhu đạo

Không công kích lập trường của đối tác, mà hãy tìm kiếm, phát hiện

những lợi ích đằng sau đó

Đừng bảo vệ ý kiến của bạn, mà hãy đề nhị đối tác góp ý kiến và khuyên

bạn, sau đó sẽ hỏi xem họ làm gì nếu ở vào địa vị của bạn.

Chuyển sự công kích nhằm vào bạn thành cuộc tấn công giải quyết vấn đề.

Hãy đặt câu hỏi và giữ im lặng khi cần thiết.

Thay thế cán bộ đàm phán:

Nói cho đối tác biết nguyên nhân thay đổi

Không tùy tiện thay đổi người, chỉ thay thế khi cần thiết

Không làm mất thể diện nhân viên của mình

Tập chung vào nhân vật chủ chốt:

Trong đàm phán cần tìm ra nhân vật chủ chốt và người còn chưa đồng ý với ý

kiến của bạn, cần tập trung sức lực để thuyết phục những người đó thì mới đạt kết

quả

Nắm lấy điểm yếu chủ chốt để tấn công:

Trong đàm phán cần nắm được bản chất của vấn, nắm lấy chỗ sơ hở của đối

phương, tập trung tấn công vào điểm yếu của họ

Lợi dụng mâu thuẫn:

Lợi dụng mâu thuẫn trong nội bộ đối tác và đấu tranh khéo léo, đẩy trách nhiệm

gỡ tình thế bế tắc cho phía bên kia, từ đó có thể làm cho thế bế tắc tiêu biến mất

Dưới búa lượm củi

Là một sách lược nguy hiểm. Nó chỉ sử dụng khi đàm phán sa vào thế găng, có ý

tuyệt đối hóa điều kiện đàm phán, đem đặt toàn bộ vấn đề lên bàn đàm phán,

chứng minh rằng mình không còn con đường nào khác để thoát lui, hy vọng đối

phương có thể nhượng bộ, nếu không đành chấp nhận kết cục cuộc đàm phán tan

rã.

| 41 T r a n g

Kỹ thuật lắng nghe:

Để đàm phán thành công thì chỉ nói hay, hỏi đúng chưa đủ, mà còn phải biết lắng

nghe. Để nghe một cách chăm chú, hiệu quả, cần:

Nghe một cách hứng thú, tích cực

Khi nghe cần chú ý quan sát cả thái độ và cử chỉ của người nói

Tránh ngắt lời đối tác

Không xao lãng hoặc phân tán tư tưởng

Phải cố gắng ghi chép những gì mình nghe được

Thể hiện cho đối tác biết sự tập trung chú ý và quan tâm của bạn đến điều

họ trình bày

Trong đàm phán cố gắng giữ bình tĩnh, tránh giận dữ trong mọi tình huống

Hãy luôn nhớ không thể đồng thời vừa nghe, vừa nói tốt được.

Kỹ năng tìm hiểu, đánh giá đối tác:

Hãy đặt mình vào địa vị của người khác.

Nhìn nhận vấn đề theo cách nhìn của người khác để tìm hiểu thấu đáo tâm tư,

suy nghĩ và mục đích của họ tạo thành điều có lợi cho mình

Giúp thu hẹp các lĩnh vực xung đột khi đàm phán và tạo ra triển vọng phát

triển những lợi ích mới cho mình.

Lưu ý : hiểu biết quan điểm của người khác không có nghĩa là đã đồng ý với

quan điểm đó

Đừng suy diễn ý định của người khác qua lăng kính sợ hãi của chính mình.

Đừng đổ lỗi cho người khác về khó khăn của mình.

Chê trách sẽ làm cho vấn đề đàm phán và con người rối vào nhau, gây phản

tác dụng.

Nên tách những biểu hiện của vấn đề ra khỏi con người để đàm phán được

thành công.

Thảo luận quan điểm của nhau.

Nếu bạn làm điều đó một cách chân thành và không trách móc người khác về

vấn đề đang tồn tại, thì cuộc thảo luận có thể tạo nên sự hiểu biết cần thiết để

phía bên kia xem những điều bạn nói nghiêm túc và ngược lại.

| 42 T r a n g

Hãy để người khác có phần của họ trong kết quả bằng cách lôi cuốn họ vào việc.

Từng giải pháp nên được thảo luận, cùng nhau xây dựng đóng góp ý tưởng thì

toàn bộ quá trình thương lượng sẽ vững chắc và đạt được hiệu quả cao nhất.

Loại bỏ các hoài nghi vì nghi rằng mình không được tham gia trong quá trình

soạn thảo thỏa thuận đó.

Biết giữ thể diện cho người khác.

Là biết điều hòa thỏa thuận với những nguyên tắc của mình và tạo ra được bằng

chứng là các nhà thương lương đều có tiếng nói của mình trong thỏa thuận.

Kỹ thuật trao đổi thông tin:

Hãy nghe một cách tích cực và cố gắng nắm bắt những điều đối phương nói.

Lắng nghe một cách tích cực để cảm nhận cảm xúc của phía bên kia và thông

điệp mà họ đang truyền tải.

Trình bày quan điểm của đối tác và nhấn vào chỗ mạnh của họ khi nhắc lại

những điều mình hiểu từ cách nói của họ.

Tạo niềm tin cho đối tác rằng những lời họ nói đều được lắng nghe và thấu

hiểu, từ đó dễ dàng giải thích quan điểm của mình, mở rộng cơ hội thành công

của cuộc đàm phán và giảm thiểu tối đa khả năng đối tác nghĩ rằng mình

không hiểu họ.

Nói để người ta hiểu.

Thẳng thắn trao đổi và cùng nhìn nhận vấn đề, tìm ra giải pháp chung cho vấn

đề để hai bên cùng có lợi.

Nói có mục đích.

Không nên đưa ra quá nhiều thông tin cùng một lúc vì có thể gây cản trở trong

quá trình đàm phán.

Trước khi đưa ra một thông tin cần suy nghĩ kỹ về mục đích và ý muốn của

việc đưa ra thông tin đó.

| 43 T r a n g

Kỹ năng tìm kiếm lợi ích chung

Xác định lợi ích chung.

Để xác định lợi ích chung cần chú ý: thứ nhất, các lợi ích chung luôn tiềm tàng

trong mọi cuộc đàm phán; thứ hai, hãy nhận biết một cách cụ thể lợi ích chung

trong đàm phán và nhìn về tương lai; thứ ba, chú trọng những lợi ích chung có thể

làm cho đàm phán trôi chảy hơn và có khả năng thành công hơn.

Gắn các lợi ích khác nhau lại với nhau.

Hỏi xem họ thích gì?

Một cách để gắn lợi ích vơi nhau là sáng tạo ra một số phương án bạn chấp nhận

được và hỏi xem phía bên kia thích phương án nào.

Từ cách đàm phán bằng thư, cách viết các thư thương mại đến các kỹ thuật cần

lưu ý trong đàm phán bằng con đường gặp mặt trực tiếp như đã trình bày ở trên,

vận dụng tốt những kỹ thuật này sẽ giúp chúng ta đàm phán đạt kết quả tốt.

| 44 T r a n g

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. “Kỹ năng đàm phán” , http://docs.4share.vn/ky-nang-mem/ky-nang-dam-phan.html

2. “ 6 quy tắc vàng trong đàm phán” ,http://advice.vietnamworks.com/vi/career/bi-quyet-thang-

tien/6-quy-tac-vang-trong-dam-phan.html

3. “ Một số đặc tính kinh doanh của các đối tác quốc tế trong đàm phán”,

http://www.vietrade.gov.vn/kien-thuc-kinh-doanh/846-mot-so-dac-tinh-kinh-doanh-cua-cac-doi-

tac-quoc-te-trong-dam-phan.html

4. “Đàm phán hợp đồng mua bán quốc tế”, http://www.thuongmai.vn/thuong-mai-quoc-te/kien-

thuc/kien-thuc-xnk/53559-dam-phan-hop-dong-mua-ban-quoc-te.html

5. “Đàm phán hợp đồng mua bán quốc tế”, http://xuatnhapkhauvietnam.com/dam-phan-hop-dong-

mua-ban-quoc-te.html

6. “Kỹ năng đàm phán , http://www.slideshare.net/piggynguyen/savedfiles?s_title=ky-nang-dam-

phan&user_login=hoangru

7. “ Chiến thắng trong đàm phán thương mại”, http://www.kynang.com.vn/dam-phan-thuong-

luong/595-chien-thang-trong-dam-phan-thuong-mai-p2.html

8. “ Đàm phán trong kinh doanh thương mại”, http://www.doko.vn/luan-van/dam-

phan-trong-kinh-doanh-thuong-mai-lay-vi-du-dam-phan-voi-nguoi-nhat-97303

9. “Để thành công trong đàm phán”, http://doanhnhan360.com/Desktop.aspx/Sach-

360/Kinh-doanh-Quan-ly/De_thanh_cong_trong_dam_phan/