BIBLE CONTROLE DE GESTION JUIN 2007

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BIBLE CONTRÔLE DE GESTIONavr.-23

F a b r i c a n t d’ i m a g e s



TABLE DES MATIERES

I. SUIVI BUDGETAIRE............................................................................................................3A. MODE D’EMPLOI APPLICATION EXCEL.....................................................................3

1. Onglet de saisie.................................................................................................................32. Onglet Impression............................................................................................................43. Onglet Consultation..........................................................................................................5

B. SITUATION AU 30 JUIN 07..............................................................................................6C. EVOLUTION 2006-2007.....................................................................................................6D. SAISONNALITE FACTURATION....................................................................................7

II. ANALYSE COMMERCIALE................................................................................................8A. REPARTITION DU CA.......................................................................................................8B. EVOLUTION 2006-2007.....................................................................................................9C. TAUX DE TRANSFORMATION.....................................................................................10

III. ANALYSE PROCESSUS ADMINISTRATIFS............................................................10A. PROCESSUS DE FACTURATION..................................................................................10B. RECOUVREMENT DE CREANCES...............................................................................10C. PERFORMANCES ADMINISTRATIVES 2006-2007.....................................................11

IV. MODE OPERATOIRE EXTRACTIONS OPOP..........................................................11A. UTILISATEUR..................................................................................................................11B. ADMINISTRATEUR.........................................................................................................13

V. MODE D’EMPLOI CADECOU..........................................................................................13A. UTILISATEUR..................................................................................................................13B. ADMINISTRATEUR.........................................................................................................14



I. SUIVI BUDGETAIRE

A. MODE D’EMPLOI APPLICATION EXCEL

1. Onglet de saisie

Cet onglet se destine exclusivement au contrôleur de gestion. Il est à remplir au fur et à mesure de l’activité, et de la constatation des charges. Cependant, pour ce qui est de toutes les données revenant chaque mois et/ou constatables d’avance, il est préférable de les avoir déjà saisies d’avance, afin de pouvoir donner des indications en termes d’objectifs pour le CA. C’est aussi ce qui permet d’anticiper les calculs de TVA et d’impôts par exemple.

Pour la saisie au fur et à mesure, au choix, faire l’addition à la main et noter le résultat directement dans les cases (bleues), ou taper l’addition dans la barre de formules afin de pouvoir retrouver les montants déjà saisis.

Pour l’année 2008, il suffira de faire un copier coller du classeur, de le renommer en 2008, et de vider les cases écrites en bleu. Les autres cases étant des cases de calcul qui changeront alors automatiquement. Le délai de règlement clients est noté à titre indicatif, il ne rentre dans aucune formule, c’est un point à améliorer par la suite si les conditions générales devaient être modifiées, pour le moment, il a été préféré de garder ces délais de référence, les modifications sur les encaissements étant faites dans le budget de trésorerie dans l’onglet consultation. En effet, il est à ce jour difficile de trouver un délai commun à tous les clients.



2. Onglet Impression

A l’origine, c’est l’onglet qui était destiné à la réunion hebdomadaire, en tant que « tableau de bord ». Mais la mise en route n’étant pas probante, il n’a pas été retenu.Il ne sert donc qu’à être regardé pour se donner une impression globale sur les variations essentielles pour l’entreprise.

Par contre conserver ces graphiques pour une analyse à posteriori en fin d’exercice comptable 2007, pourra certainement être intéressante, afin de montrer les évolutions sur l’année, puis pour comparaison avec les autres années (antérieures donc 2006, et futures…).

Cet onglet se destine donc à être imprimé une fois par an en fin d’exercice, à titre de « bilan » global sur l’année. La page sera alors à commenter pour la direction.

Le choix est laissé au contrôleur de gestion, de poursuivre cet onglet pour les exercices à venir.

Le solde de trésorerie affiché, est le solde total de l’entreprise, qui est aussi affiché sur le tableau de trésorerie. Le montant disponible chez le Factor est précisé sur ce dernier.



3. Onglet Consultation

Destiné originellement à être uniquement consulté, cet onglet s’est révélé être le plus plébiscité par la direction. En effet, il reprend bien tous les aspects essentiels au pilotage de 49neuf : La trésorerie (avec prévision glissante), le CA facturé du mois, le résultat du mois en cours (pour la rentabilité globale), le nombre d’intermittents ayant travaillé dans le mois (GT compris, mais détaillé, compte tenu de sa récurrence évidente), qui représentent donc aussi un gage de rentabilité à long terme, si la tarification CADECOU a été respectée (savoir que 1 intermittent = 1 jour de charges fixes amorties, les CF ont été calculées sur une moyenne de 20 jours ouvrés mensuel ; donc objectif + de 20 hors GT). Enfin le BFR et le CA dehors sont plus des indications du bon travail du contrôleur de gestion, il faut donc vérifier que les aléas ne sont pas dus aux variations d’activité, mais bien à l’affacturage, la relance clients, et le respect des délais de paiement. Ce tableau n’a à fortiori plus de signification pour la direction, puisque le BFR a effectivement baissé depuis la mise en place des outils. De plus, l’information sur le BFR se retrouve facilement, en effet il correspond au montant diférenciel entre le solde de trésorerie global et le montant présent chez le factor. Si celui-ci est négatif, il faudra prévoir éventuellement un financement chez le factor dans le mois. Il faudra donc sur le mois concerné bien penser à demander où en est la trésorerie avec Geoffrey, afin de débloquer le factor au moment adéquat dans le mois.

En ce qui concerne la trésorerie, les régulations sont donc faites ici, directement dans la barre de formule des cases encaissements/décaissements concernées par la régularisation. Ici, il est donc impératif, pour conserver la formule, de faire des additions ou soustractions des sommes souhaitées dans la barre de formule. Pour info, une trésorerie se gère en TTC, et non en HT, à rappeler lorsque l’on vous demandera quels sont les objectifs de CA, devant ce tableau ?!



Il est aussi possible d’afficher certaines cases masquées uniquement destinées au CdeG (entre solde et factor), là se trouvent des cases calculées indiquant les montants de TVA et d’impôts inclus dans les décaissements du mois, sachant que la TVA est payée trimestriellement, et l’Impôt en deux fois, l’acompte en Mars, le solde en Avril, le reste des acomptes d’environ 3000€ se fait aussi trimestriellement en même temps que la TVA.

B. SITUATION AU 30 JUIN 07

A la moitié de l’exercice de 2007, on peut dire que l’entreprise a passé le cap difficile des premiers impôts. Grâce au factor elle a pu externaliser le « problème TLT », tout en bénéficiant de la trésorerie pour ses financements divers.

La rentabilité globale de l’entreprise a été améliorée grâce au respect des tarifs CADECOU (certaines dérogations faites…) et la trésorerie générée lui permet de faire des investissements pour le futur en matériel (nouvelle caméra).

Les procédures globales de commercialisation et de facturation sont de plus en plus respectées et permettent ainsi à l’entreprise d’être mieux protégée dans le cas de réclamations des clients. La systématisation des devis permet une meilleure visibilité et une meilleure communication globale au sein même de l’équipe, chacun fait ce qu’il a à faire et trouve l’info nécessaire dans les logiciels dûment remplis (CIEL, OPOP, PREDEVIS CADECOU).

Il faut parfois tout de même vérifier que tous ces paramètres sont bien effectués, des fois on passe pour un rabat-joie, mais l’objectif est le plus important, et un peu de laisser aller avec les intermittents et c’est la porte ouverte à toutes les fenêtres !

C. EVOLUTION 2006-2007

Certes, si on compare, le chiffre d’affaire 2007 est bien moins élevé que celui de 2006, mais la rentabilité globale est bien meilleure, donc moins de CA, mais moins de charges aussi, et surtout un coût de paiement TLT moins élevé.

Cela est du aussi à l’arrêt de l’émission Nuizik qui définitivement faisait perdre de l’argent à la société. Aujourd’hui les émissions phares ne sont plus vendues à perte, sauf Grand Tourisme, mais l’estimation de son coût correspond à un budget « communication » que l’entreprise aurait pu débourser si elle avait choisi un mode de communication classique.

COMPARAISON FACTURE

- €

10 000,00 €

20 000,00 €

30 000,00 €

40 000,00 €

50 000,00 €

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

CA mensuel facturé HT 2006 Chiffre d'affaire facturé HT 2007

COMPARAISON ENCAISSE

- €

10 000,00 €

20 000,00 €

30 000,00 €

40 000,00 €

50 000,00 €

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Encaissements mensuels 2006 Encaissements mensuels 2007



En outre, différents sponsors de l’émission permettent de rentrer tout de même du cash pour cette émission.

La relative aisance de l’entreprise d’un point de vue financier lui permet cette année de développer aussi plus de pilotes d’émissions, qui sont un gage d’investissement futur. Comme pour l’industrie pharmaceutique, le but est de financer des projets et de rentabiliser la société grâce à certains d’entre eux.

D. SAISONNALITE FACTURATION

Grâce à plus de rigueur dans les procédures, on remarque que la facturation (et donc la réalisation de chiffre d’affaire) est plus régulière. Il est donc bien plus facile de faire des prévisions, voire même d’établir un objectif commercial composé d’un mix produit bien défini, selon la moyenne de CA par produit ! Objectif du Contrôle de gestion à long terme, tous les outils sont actuellement en place afin d’établir ce type de prévisions à partir de 2008.



II. ANALYSE COMMERCIALE

A. REPARTITION DU CA



Globalement, ces informations sont demandées peu régulièrement mais sont essentielles à la gestion et au commercial. Les résultats sont saisis manuellement mais disponibles grâce aux extractions OPOP.

B. EVOLUTION 2006-2007

A aujourd’hui une analyse pertinente de ces courbes est difficile, mais on peut constater que la notoriété de l’entreprise augmente petit à petit et que la moyenne de CA devisé est plus élevée que celle de l’an passé.

Cette analyse est à croiser avec le taux de transformation un peu plus bas.

Par contre ces résultats sont à pondérer pour l’analyse par le choix du mode de communication de l’entreprise.

COMPARAISON DEVISE

- €20 000,00 €40 000,00 €60 000,00 €80 000,00 €

100 000,00 €120 000,00 €140 000,00 €160 000,00 €

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

CA mensuel devisé HT 2006 Chiffre d'affaire devisé HT 2007



C. TAUX DE TRANSFORMATION

En fait il s’agit du CA réalisé par rapport au CA devisé. Pour le moment ce taux est calculé annuellement pour la simple et bonne raison que la corrélation entre devisé et facturé n’est pas évidente et une analyse mensuelle ne serait pas pertinente. A moins que vous ne trouviez une autre solution…

III. ANALYSE PROCESSUS ADMINISTRATIFS

A. PROCESSUS DE FACTURATION

Les projets sont à facturer après leur livraison définitive. Pour être sûr il vaut mieux attendre la réunion hebdomadaire pour valider que l’on peut facturer. Une fois plus d’aisance dans la société, il sera possible de facturer au fur et à mesure des livraisons pour les émissions et projets récurrents.

La particularité dans ce processus vient bien sûr de TLT, puisque globalement, on facture via le factor, donc il faut attendre la livraison (Bon de livraison impératif) ainsi que le retour du devis en bon pour accord. Ensuite il suffit de suivre la procédure exigée par le factor.

B. RECOUVREMENT DE CREANCES

En accord avec la direction certains clients doivent être relancés car ils ont oublié de payer, il y en a de moins en moins, mais tout de même. Pour cela il faut s’armer de patience, de courage et d’un peu de fermeté aussi quelques fois…

Pour le factor, Il faut donc imprimer les factures en trois exemplaires, les tamponner. Une pour nous, une pour le factor, une pour TLT. Idem pour les devis. Le bon de livraison, uniquement pour le factor (par contre penser à le scanner pour sauvegarde, et aussi pour se rappeler ce qui a été livré des fois…)

Remplir le bordereau de remise de créances avec les codes. Préparer la traite à 90 jours pour TLT (bah oui il faut toujours leur mâcher le travail). Et voilà, c’est facturé et donc du CA. La suite c’est le factor qui s’en charge, enfin en théorie, parce qu’il n’est pas impossible qu’on vous demande un récapitulatif (qui est imprimable sur le site Internet du Factor, donc à consulter régulièrement pour être à l’aise dans la navigation et la recherche d’informations)



C. PERFORMANCES ADMINISTRATIVES 2006-2007

Un rapport facturé/encaissé supérieur à 100%, le résultat est là ! Les créances clients s’amenuisent, et on a récupéré le trou de 2006 !

IV.MODE OPERATOIRE EXTRACTIONS OPOP

A. UTILISATEUR

Il faut donc commencer par cliquer sur l’icône Excel nommée « extraction » sur la page d’accueil de OPOP. Ensuite il faut sélectionner le format de sortie, ici on préfère Excel 97-2003. Ensuite, il faut choisir l’emplacement d’enregistrement de l’extraction.

Basiquement, c’est dans un fichier situé sur Sports/OPOP/Extractions analytiques/MOISANNEE ; que le contrôleur de gestion aura préparé au début du mois, en copiant le dossier du mois précédant et en changeant juste les noms des fichiers et dossiers.

Ensuite, il faut retoucher les données dans le fichier extraction du mois, en modifiant les charges fixes, les charges de personnel et les prix selon le réel, en effet, certains montants sont entrés par défaut dans OPOP, mais ils doivent être retouchés ensuite. De plus, sur l’extraction, chaque ligne du projet comporte le prix de vente, or il ne doit être présent que sur une seule de ces lignes, pour que le calcul automatique de marge dans le fichier ANALYSE soit exact. Il ne faut pas oublier de supprimer les charges fixes sur les lignes du personnel permanent 49neuf.

Une fois toutes les données révisées, on peut copier/coller les données dans le classeur ANALYSE. Pour cela il faut coller sur l’onglet BDD, en prenant soin de bien coller à partir de la première cellule en haut à gauche sous peine de virer le calcul de marge tout à droite. Ne pas oublier de supprimer les résidus d’anciennes données qui peuvent rester à la suite au cas où vous auriez moins de données cette fois que la fois d’avant.

Ensuite, il faut se rendre sur l’onglet ANALYSE, et faire clic droit sur chacun des deux tableaux croisés dynamiques et « Actualiser les données ». Il n’y a plus qu’à récupérer les données ainsi calculées, par le jeu des tris prédéfinis, pour les reporter dans les différents tableaux mis à disposition, comme les statistiques commerciales dans le classeur des évolutions, ou les statistiques d’utilisation MAT et INTER dans le classeur du même nom. L’intérêt pour l’entreprise est de garder une continuité dans l’approche du contrôle de gestion, et, à fortiori de garder les mêmes modes de démonstration et d’exposition des données afin de ne pas « perdre le fil ». Cependant, rien n’empêche de revoir certains d’entre eux si ils sont jugés non ergonomiques ou incorrects.



Avant d’avoir l’application comptable Excel, un budget de trésorerie avait été élaboré par mes prédécesseurs, et globalement il convenait à la direction. Malheureusement, il était visuellement peu parlant, et il était faux, ne tenant pas compte des budgets de TVA qui sont à calculer indépendamment du budget de trésorerie, et jonglant du coup difficilement avec le HT et le TTC. Qui plus est, c’était un tableau de suivi de trésorerie, plus que de prévision amenant des décisions de gestion, et permettant d’anticiper des déficits.

Pour résumer, tout ce qui existe est modifiable voire remplaçable car personne ne détient la vérité absolue des miracles en entreprise, mais si vous décidez de changer un type de rendu, accrochez vous, c’est normal qu’au début tout le monde vous décourage et vous dise que ça ne sert à rien, que ce qui est fait précédemment est suffisant. Si vous êtes certain de ne pas vous tromper, alors il faut y croire, et les lauriers viendront une fois que votre outil aura fait ses preuves. Il ne faut pas hésiter à demander ce qui est à modifier dans ce que vous proposez, sinon on ne vous le dira pas forcément d’emblée.



B. ADMINISTRATEUR

Globalement, si vous ne connaissez pas du tout ACCESS, ce n’est pas la peine de vous lancer dans cette partie, sans avoir été formé d’une manière ou d’une autre. C'est-à-dire qu’il va falloir au pire des cas vous former seul sur des forums Internet. Les forums les plus intéressants sont laissés en lien dans le dossier qui normalement fait trace de tous les contrôleurs de gestion qui vous ont précédés.

Donc, pour changer l’extraction, il faut changer la requête selon vos besoins, mais bien penser ensuite à changer l’Etat s’y rapportant. Ceci est valable pour toute requête étant destinée à une sortie sur format papier.

La particularité de l’extraction, c’est que l’état est en fait imprimé dans un fichier Excel. Pour cela c’est très simple Access fait tout très bien, il suffit de faire apparaître un bouton avec l’icône Excel comme cela est fait pour cette extraction. Globalement, l’extraction est une aide au calcul de rentabilité des projets mais pas une fin en soi, elle est donc vouée à être modifiée.

V. MODE D’EMPLOI CADECOU

A. UTILISATEUR

L’application a été conçue pour être facile à prendre en main. Globalement, il suffit de remplir le nombre de jours pour chaque intermittent, et le nombre de jours



multiplié par la quantité pour tout le reste. Seuls les prix pour les musiques et les voix off sont à définir en plus de la quantité unitaire sur le projet. Les frais km et les frais généraux et restauration/hôtel ne sont pas margés.

Ensuite, dans le cadre d’une émission, il suffit de rentrer le nombre d’épisodes pour obtenir le prix de vente unitaire dans la partie en haut à droite. Ce sont les indications (préconisations) de prix de vente pour le projet global et par épisode si besoin est.

Dans la partie basse, il est possible de saisir le prix global réellement pratiqué, afin d’obtenir les données commerciales réelles sur le projet.

Enfin en bas à droite, il est possible de définir un pourcentage pour un éventuel collaborateur ou intermédiaire qui bénéficierait d’une part du résultat sur le projet, le prix à pratiquer est alors aussi indiqué.

La marge globale de l’entreprise est par défaut de 30%, et les prix indiqués sont HT.

Une fois un projet « devisé », il faut faire : enregistrer sous/ dans le dossier 49NEUF sur Sports, Prédevis CADECOU/, et indiquer le nom du projet en commençant par le nom du client puis en nommant le projet comme convenu tacitement en interne. Il est alors possible de refermer le projet sans perdre les données.

Toutefois, il arrive régulièrement, qu’une estimation soit provisoire, ou « juste pour voir », en ce cas, à la fin de l’estimation, cliquer sur le bouton « Remise à zéro » puis fermer en refusant d’enregistrer les modifications.

Au pire des cas, vous ne pourrez pas « casser » CADECOU, dans la mesure où toutes les formules et cellules que nous souhaitons préserver sont verrouillées par un mot de passe et donc « intouchable » à un niveau d’utilisateur.

B. ADMINISTRATEUR

Là, ça se complique, il est fortement conseillé de faire une copie de CADECOU avant de tenter toute modification, on ne sait jamais…

Tout d’abord, le mot de passe pour déverrouiller est : sportsconcept (en minuscule, très original…). Par contre après chaque modification effectuée et validée, bien penser à verrouiller de nouveau CADECOU, sous peine de perdre des formules ou des données essentielles. Pour tout travail sous Excel, il est d’ailleurs conseillé de verrouiller les cellules contenant des formules dans la mesure du possible, pas par souci de confidentialité, mais plus par souci de ne pas les altérer. Choisir d’ailleurs de préférence un mot de passe simple et facile à retenir…

Actuellement, il existe CADECOU, et CADECOU gros projet, en fait gros projet tient compte du fait qu’un projet nécessitant plusieurs intermittents ne peut pas amortir les charges fixes à hauteur d’un projet plus petit ne nécessitant que un ou deux jours et un ou deux intermittents. La différence réside donc dans la formule du calcul du coût de production.

Selon les évolutions de l’entreprise, les calculs seront sûrement modifiés et les chiffres un par un aussi, que ce soit le coût par intermittent (actuellement, certains sont majorés de quelques points pour des questions de présence ou non au sein de l’entreprise, plus leur panier repas non compris dans les feuilles de salaire), ou le



montant de l’amortissement des machines. En effet, dès que l’entreprise aura pris une vitesse de croisière, il faudra revoir à la baisse certains montants, ou alors les laisser sachant que tout un chacun pourra être mieux payé…

Quoiqu’il en soit les charges fixes imputées directement au nombre d’intermittents devront être régulièrement recalculées pour être sûr de garder une bonne rentabilité, sur une base de 20 jours par mois, ce qui sera évidemment suivant le montant de CF par jour trouvé à répercuter dans toutes les analyses, notamment les extractions OPOP.

Il faudra trouver aussi le type de régression à adopter selon le nombre d’intermittents par projet.

Enfin, en tant qu’administrateur de CADECOU, le contrôleur de gestion est amené à modifier régulièrement le contenu BDD, c'est-à-dire enlever ou rajouter des cases intermittents ou matériels.

Pour en rajouter, il faut donc créer un espace dans le tableau s’y rapportant, mais attention, lorsqu’on sélectionnera les cases que nous voudrons déplacer pour créer l’espace, il faudra penser si c’est la dernière à sélectionner également les cases de la ligne du dessous car elles comportent les formules, idem, il faut toujours sélectionner une case de gauche et de droite en plus car elles contiennent données et formules. Afin de ne pas se tromper, il est possible de voir les cases utilisées en les sélectionnant d’un bloc, la couleur de sélection faisant ainsi apparaître les données.

Pour en enlever, il est préférable de laisser une case vide afin de ne pas se compliquer les choses étant donné qu’une case à ajouter arrive toujours.

Une fois les coordonnées des cases modifiées, le problème, et c’est là le plus difficile en fait, est de corriger le code VBA du bouton « remettre à zéro ». En effet, elles ne se mettent pas à jour automatiquement. Donc pour avoir accès à ce code, il faut faire afficher la barre d’outils Visual basic et sélectionner le bouton mode création ; de là cliquer droit sur le bouton et faire code. Le code du bouton s’affiche alors, avec les coordonnées des cases à « vider » lorsque le bouton est activé. Il ne reste plus qu’à repérer toutes les coordonnées qui ont changé pour les réécrire dans le code. Ne pas oublier d’enregistrer, puis fermer le mode Visual basic. Le mieux c’est de tester si les nouvelles cases se « vident » lorsqu’on actionne le bouton, pour éviter les bêtises d’une case de formule « vidée », le mieux est de tester après avoir verrouillé la feuille, si une case protégée est contenue dans le code, Excel refuse l’opération. Par contre, veillez à ce que votre nouvelle case de saisie soit bien non protégée en écriture sinon l’effet sera le même et elle sera également inutilisable car non modifiable.

En cas de doute sur votre capacité à travailler sur le code, le mieux est de demander à Julien ou une personne en poste depuis plus longtemps qui ne soit ni Christophe, ni Geoffrey, ni un intermittent, qui à ma connaissance n’en sauront pas plus que vous. Donc le mieux est de vous souhaiter « Bon Courage ! »

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