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Carlos Alberto Zapata
Bibliotecólogo y Archivista ULS
Master en Docencia ULS
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA
“La aparición de los documentos y
entornos electrónicos, ha obligado a la
archivística a repensar y replantear
todos sus principios, conceptos y
metodologías”
M. Paz Martín-Pozuelo
Las organizaciones producen y difunden información
entre sus empleados, proveedores y público en
general.
Todas las personas producen, necesitan y
reproducen información en el desarrollo de sus
actividades.
Las tecnologías de la información cambiaron dramáticamente el entorno de la información, al
pasar de manos de la ORGANIZACION a manos de las PERSONAS.
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¿CUAL FUE EL RESULTADO?
Miles de empresas son incapaces de garantizarla gestión adecuada de la información bajocriterios de:
• Oportunidad• Idoneidad• Accesibilidad• Confiabilidad• Perdurabilidad
LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA HOY
¿PORQUE?
Las personas no han sido formadas para gestionar
información sino para llevar a cabo actividades o tareas
puntuales.
LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA HOY
LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS
Preservación y
protección
Continuidad
del Negocio
Administración de la relación
con el cliente - CRM
Administración de la relación con proveedores, clientes y socios
Gestión del Cambio
Resolución de las
necesidades del
cliente
(usuario/ciudadano)
TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
Aprovechamiento de la información
Integración de
la informaciónAcceso
Aseguramiento de la información
Centros y Unidades de Información(Archivos, Bibliotecas, C. de Documentación)
G e s t i ó n d e i n f o r m a c i ó n
Política de Información
Administración del negocio
Estrategia de Información
Áreas del Negocio
Información y modelo operativo
LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
Adaptación del modelo propuesto por GUTIERREZ CUEVAS (2002).
Las estrategias y
herramientas de
colaboración han
transformado el ámbito
de la información, el
cual no reside en una
solo persona sino en
equipos de trabajo.
LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
GESTIÓN DE REGISTROS ELECTRÓNICOS
• Las tecnologías de la información han afectado
principalmente tres áreas de la actividad
archivística (Martín-Pozuelo):
– La creación del documento
– La recuperación de la I + D
– La conservación de los documentos
EL REGISTRO ELECTRÓNICO
Un REGISTRO ELECTRÓNICO se podríadefinir como cualquier informaciónelectrónica (documento) emanada de unórgano administrativo o un funcionario deuna entidad desde el momento en que esproyectada (iniciada) hasta superfeccionamiento, gestionada durante todosu ciclo de vida de manera electrónica y quese conserva como un TODO, junto con losdemás datos e información con los cualesesta vinculado, a través de meta datosadecuadamente estructurados ypreservados.
La gestión de registros electrónicos comprende:
La información gestionada electrónicamente
El protocolo o estructura de presentación de la
información (documento)
Las metodologías y sistemas empleados para su
gestión (tecnologías y herramientas)
Los metadatos (del documento, del proceso, del
contexto, del productor, de la función, etc.)
El entorno tecnológico (PC, sistemas de
información, herramientas de colaboración, etc.)
GESTIÓN DE REGISTROS ELECTRÓNICOS
Hemos pasado de la gestión de REGISTROS E
INFORMACION basada en centros de computo
controlados por personas a la gestión de registros
basada en la ubicación lógica controlada por
computadoras
DE UN MUNDO FISICO A UN MUNDO INVISIBLE
EL REGISTRO ELECTRÓNICO
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Solo un porcentaje de los registros electrónicos gestionados por una
organización, contiene DOCUMENTOS
ELECTRONICOS
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Un DOCUMENTO ELECTRÓNICO es cualquier información gestionada desde su origen a
través de sistemas electrónicos, emanada de un órgano administrativo o un funcionario de una entidad desde el momento en que éste
es proyectado (iniciado) hasta cuando cumple con todos los requisitos técnicos, jurídicos y administrativos de la entidad, que le otorgan validez frente a la administración y frente a
terceros, y que se tramita, distribuye, publica, conserva y archiva electrónicamente
durante todo su ciclo de vida
La gestión de documentos electrónicos se basa enla gestión de registros y comprende:
El contenido (información gestionadaelectrónicamente)
El tipo documental
Las metodologías para su gestión (tecnologíasy herramientas)
Los metadatos (documento, proceso, contexto,etc.)
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
El entorno tecnológico desde donde fuegestionado (PC, ambientes colaborativos, etc.)
El conjunto o corpus documental (serie,subserie, expediente)
ESTOS ELEMENTOS DEBEN CONVERTIRSE EN UN TODO (ENCAPSULADO) CON
ATRIBUTOS Y CARACTERISTICAS QUE LE PERMITAN SER GESTIONADO POR EL
ARCHIVISTA, CUYO RETO ES MANTENER EL VINCULO ENTRE CADA UNO DE LOS
ELEMENTOS
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
COMO GESTIONAR EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Una buena gestión de documentos electrónicosse debe sustentar en la ejecución o aplicaciónde tres funciones documentales:
Declarar el documento, lo cual implicaregistrarlo para darle existencia dentro delsistema de gestión documental.
Clasificarlo, de acuerdo con una estructuraarchivística previamente aprobada,preferiblemente automatizada.
COMO GESTIONAR EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Aplicar el concepto de record continuumdurante su gestión.
Controlar la gestión durante todo el ciclo devida.
Mantener la estructura del expediente ensegunda y tercera fase.
COMO GESTIONAR LOS DOCUMENTOS Y
LOS REGISTROS
Fuente: www.tariansoftware.com
DescribirTransferir / Seleccionar /
Eliminar/ Migrar
Asignar Privilegios
Borrar/Editar
Permitir Acceso a
los documentos
desde las aplicación
•Producción•Clasificación•Aplicar TRD•Adm. de usuarios•Adm. Ciclo Vida
Declarar
Clasificar
Archivo Electrónico
Central Usuario Aplicaciones
•Gestión de los expedientes electrónicos
•Administración de series y subseries (directorios)
•Gestión de transferencias
•Archivar los documentos en medios electrónicos adecuados
Archivista Archivista
COMO GESTIONAR EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
La gestión electrónica de documentos debereunir las siguientes funciones:
Creación y captura de documentoselectrónicos en el SIGD
Aplicación de reglas para los documentos(clasificación, retención, conservación)
Aplicación de reglas para los expedientes(clasificación, retención, conservación)
COMO GESTIONAR EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Administración de flujos de trabajo
Archivo de la información
Gestión de comunicaciones (la Web y elcorreo electrónico)
Sistemas de búsqueda y recuperacióndocumental.
Gestión de los formatos de salida dedocumentos (apariencia)
COMO GESTIONAR EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
BONAL especifica cuatro procedimientos paraintegrar los documentos al sistema degestión electrónica de documentos:
Creación y captura de documentoselectrónicos mediante el propio sistema.
Integración de documentos electrónicosgenerados desde otras aplicaciones.
Conversión de documentos producidos enotros soportes.
Integración de documentos procedentesde canales externos.
LA GESTIÓN ELECTRÓNICADE DOCUMENTOS EN EL MECI
Las organizaciones necesitan RETOMAR ELCONTROL sobre el entorno de la información, paralo cual requieren:
Formar al personal para gestionar lainformación.
Definir una estrategia y una política deinformación.
Establecer un modelo organizativo capaz deimplementar e integrar las herramientastecnológica, técnicas y métodos adecuados paragestionar la información y los documentoselectrónicos.
LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
COMPONENTES
•ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS.
•DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO.
•ESTILO DE DIRECCIÓN.
ELEMENTOS
MODELO DE CONTROL INTERNO PARA ENTIDADES DEL ESTADO
SIS
TE
MA
D
E C
ON
TR
OL
IN
TE
RN
O
CONTROL
ESTRATEGICO
CONTROL
ESTRATEGICO
CONTROL DE
GESTIÓN
CONTROL DE
GESTIÓN
CONTROL DE
EVALUACION
CONTROL DE
EVALUACION
AMBIENTE DE CONTROLAMBIENTE DE CONTROL
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS
ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROLACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIÓNINFORMACIÓN
COMUNICACIÓN
PÚBLICA
COMUNICACIÓN
PÚBLICA
AUTOEVALUACIÓNAUTOEVALUACIÓN
EVALUACIÓN INDEPENDIENTEEVALUACIÓN INDEPENDIENTE
PLANES DE
MEJORAMIENTO
PLANES DE
MEJORAMIENTO
•PLANES Y PROGRAMAS.
•MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS.
•ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
•CONTEXTO ESTRATÉGICO.
•IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.
•ANÁLISIS DE RIESGOS.
•VALORACIÓN DE RIESGOS.
•POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS.
•POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
•PROCEDIMIENTOS.
•CONTROLES.
•INDICADORES.
•MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
•INFORMACIÓN PRIMARIA.
•INFORMACIÓN SECUNDARIA.
•SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
•COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL.
•COMUNICACIÓN INFORMATIVA.
•MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
•AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL
•AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN.
•EVALUACIÓN INDEPENDIENTE AL SCI
•AUDITORIA INTERNA
•PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL.
•PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS
•PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL.
SUBSISTEMAS
LA GESTIÓN ELECTRÓNICADE DOCUMENTOS EN EL MECI
Decreto 1599 de 2005, adopta el MECI 1000:2005, sus generalidades y estructura
para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno…
NTCGP 1000:2004. La entidad debe establecer, documentar, implementar y
mantener un sistema de gestión de la calidad …
Ley 594 de 2000. La entidad debe establecer, diseñar, implementar y mantener un
programa de gestión de documentos…
LA GESTIÓN ELECTRÓNICA
DE DOCUMENTOS EN EL MECI
Problemas Identificados
Políticas Integración Seguimiento
Fase I. Producción
Ausencia de políticas sobre la producción de documentos.
Falta de presencia de los archivistas en la primera fase del ciclo vital.
Ausencia de estandarización en la producción de
documentos
No hay integración entre los sistemas de información de la empresa.
Duplicación en el registro de la información.
Incompatibilidad tecnológica entre
sistemas.
Los sistemas de registro no hacen seguimiento al trámite del documento.
Los sistemas de registro no cruzan la información de entrada
con la de salida.
Fase 2. Utilización y
conservación
Ausencia de políticas sobre la conservación de documentos.
No se aplican las normas legales sobre relacionadas con la corrupción y el manejo de documentos.
Desconocimiento de los procesos de la empresa por parte del archivo.
Sistemas aislados de recuperación de información.
Proliferación de sistemas y bases de datos para la recuperación, sin ninguna integración.
Los sistemas de registro no hacen seguimiento al trámite del documento.
Los sistemas de información no posibilitan el seguimiento al documento en cada una
de sus fases.
CIC
LO
DE
VID
A
Fase 3. Evaluación y
disposición
Ausencia de políticas sobre la evaluación de los documentos.
Ausencia de políticas sobre la eliminación de documentos.
Bajo perfil del archivo en cuanto a la función que realiza.
No hay integración entre el sistema archivístico y el sistema administrativo de gestión de trámites. Ausencia de políticas.
Visión excesivamente técnica del valor de la TRD como herramienta de gestión de documentos.
No se hace seguimiento a las normas de archivo.
Ausencia de un modelo de auditoria de información en
Procedimientos para
prevenir, detectar y
corregir RIESGOS en la
GD
Procedimientos para la
generación y registro
adecuado de información
Procedimientos para
el aseguramiento de
la información
MECI Y GESTION DOCUMENTAL
Procedimientos para el
seguimiento de la
gestión del documento
EL MECI EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Cumplir funciones con base
en el marco legal sobre
archivos
Verificar y evaluar
cumplimiento del marco
legal sobre archivos
OBJETIVOS DEL CONTROL SOBRE LA GESTION
DOCUMENTAL
Cumplir la misión, proteger
los recursos de información y
administrar los riesgos
De nada sirven los sistemas y las redes de
información si las personas que los usan no
modifican su CONDUCTA.
“El comportamiento respecto a la información
se refiere a como los individuos se acercan
a la información y la manejan”
(Thomas Davenport)
QUE SE ESPERA DE LAS PERSONAS DE LA
ORGANIZACION?
Que "colaboren" de manera tal, que agreguen
valor a los documentos.
Que ayuden a identificar, capturar y clasificar y
describir LOS DOCUMENTOS para que estén
disponibles al resto de la organización.
Aseguran la gestión de los REGISTROS
ELECTRONICOS mediante una adecuada
estructura de metadatos.
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
Para Bonal algunos de los cambios en la formacomo la gestión electrónica de documentos afectarala actividad de los archivos y el desempeño de losarchivistas son:
Mayores problemas en las actividades deidentificación documental.
Aumento en los elementos a analizar en laidentificación documental.
Dificultades para identificar el organismoproductor
Mayor facilidad para la realización detransferencias documentales
Mejoras en los estándares de descripción,superiores a los niveles actuales que ofrecen losarchivos físicos.
Necesidad de implementar medidas parapreservar y conservar el contenido de losdocumentos desde su producción.
Problemas de acceso al contenido de losdocumentos ocasionadas por fallas en lossistemas de gestión automatizada
Descentralización del contenido que forma undocumento (por ejemplo un hipertexto) lo quedificultara su tratamiento.
Pérdida de información vital e histórica.
Gestión de Registros / Gestión de Documentos
Integrar los meta-datos asociados al documento (de contenido,
de contexto, del productor, del proceso, etc.)
Almacenamiento y preservación
Creación
Información estructurada
Conservación
Acceso al documento
Disposición
G e s t i ó n d e D o c u m e n t o s
G e s t i ó n d e R e g i s t r o s
Implementación de un entorno colaborativo
Valoración de los documentos y
criterios de preservación
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
El desarrollo de las tecnologías de la
información, los avances en la teoría archivística
y la aparición de nuevos paradigmas sobre la
gestión de la información y los documentos están
modificando radicalmente el papel que deben
jugar los archivistas en la sociedad de la
información.
La aparición de conceptos emergentes como e-
gobierno, e-administración, e-democracia afectan
sustancialmente el valor de la información y los
modelos, practicas, herramientas, métodos y
procedimientos que se deben aplicar para hacer
frente al creciente e invisible volumen de
información electrónica, una de cuyas
consecuencias, de no ser tratada técnicamente y a
tiempo, es la pérdida de uno de los activos mas
valiosos de una organización: su información; y con
ella la pérdida de la memoria corporativa.
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