BOGOTÁ, OCTUBRE DE 2018 Final Activos Fijos.pdf · los inventarios y el procedimiento financiero a realizar sobre los mismos. El Acuerdo 641 de 2016, por medio del cual se efectúa

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INFORME AUDITORIA ACTIVOS FIJOS – INVENTARIOS -

BOGOTÁ, OCTUBRE DE 2018


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I.- ASPECTOS PRELIMINARES DE LA AUDITORÍA. Objetivo General: Examinar y evaluar la efectividad del sistema de control interno, en relación con el cumplimiento de procesos y procedimientos, manejo adecuado de los riesgos que puedan afectar al proceso auditado y su mitigación a través de los controles, con el fin de determinar su cumplimiento así como el grado de contribución de la gestión con los objetivos institucionales. Objetivos específicos.

Verificar el cumplimiento de políticas, normas y procedimientos para el manejo de los activos fijos.

Verificar los controles que se tienen establecidos para minimizar los riesgos que se tienen identificados en el manejo de estos recursos.

Verificar el cumplimiento de funciones y responsabilidades de quienes tienen la administración y manejo de los diferentes bienes.

Verificar el cumplimiento de las acciones de mejora propuestas en los planes de mejoramiento vigentes.

Verificar el esquema de seguros que amparan los activos fijos.

Comprobar el cálculo de la depreciación de los diferentes activos.

Comprobar el registro correcto de los traslados que se realizan de los activos fijos dentro de la Institución.

Verificar si existen bienes hurtados o perdidos y acciones realizadas.

Verificar el estado de los bienes de la Subred, su ubicación, responsable, datos de placa denominación del mismo, por medio de la toma de una muestra selectiva.

Alcance. Valoración del desempeño del proceso objeto de auditoría durante el periodo comprendido entre el 1 de Enero de 2017 a junio 2018. Se auditará el proceso de Activos Fijos de la Subred Norte, en lo referente a verificar los seguros de los activos de la Subred, el sistema información de activos fijos, conciliación con contabilidad, movimientos y actualización de inventarios, comprobación del físico y el sistema según muestra, Directiva 003 de 2013 verificación de los siniestros y pérdidas entre otras actividades.

La auditoría se desarrollará mediante la utilización de herramientas tales como, entrevistas, observaciones, pruebas selectivas, recopilación documental, políticas, procedimientos establecidos en nuestro programa de trabajo y en general todas las actividades que se estimen apropiadas para obtener la evidencia necesaria para respaldar las conclusiones y observaciones de esta auditoría.


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Criterios: Ley 1474 de 2011, Directiva 003 de 2013, Resolución 001 de 2001 de la

Secretaria de Hacienda Distrital, Decreto 2649 de 1993, Ley 734 de 2002, Ley 594 de

2000.

II.- RESULTADOS DE LA AUDITORIA.

En la realización de la presente auditoria, se pudo comprobar que el método de

depreciación aplicada a los activos fijos es la de línea recta y la vida útil de estos es la

sugerida en el Régimen de Contabilidad Pública, y el Manual de Políticas Contables de la

Subred Norte.

A efectos de verificar los registros contables y consolidar los inventarios en cada una de

las cuentas del balance, en todas sus fases, y establecer la evidencia de los resultados

patrimoniales de la entidad, el profesional de Activos Fijos lleva el inventario valorizado de

los bienes de propiedad de la Subred discriminando individualmente por dependencias.

El Grupo de Activos Fijos depuró y consolidó la información a través del proceso de

inventario físico realizado en la vigencia 2017, el cual se convirtió en la base de los saldos

iniciales que a través de las políticas NIIF adoptadas por la Resolución 848 del

15/12/2016, Manual de políticas Contables Subred Norte, establecen la clasificación de

los inventarios y el procedimiento financiero a realizar sobre los mismos.

El Acuerdo 641 de 2016, por medio del cual se efectúa la reorganización del Sector Salud

en el Distrito Capital, determinó la fusión de las Empresas Sociales del estado que

conforman actualmente la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E., lo que

implicó la unificación de sus inventarios. Estas políticas generan un proceso de

actualización y levantamiento físico de inventarios, clasificación y reclasificación de los

bienes reportados en desarrollo a la parametrización del nuevo aplicativo en sistemas de

información (Clinical Suit), controlando mensualmente sus movimientos y saldos entre

control de activos y los estados financieros

Conciliaciones con Contabilidad.

De acuerdo a lo comunicado por el líder del proceso de activos fijos, Gabriel Henao, una

vez puesto en marcha el módulo de activos fijos en el sistema de información Clinical Suit,

se grabaron los saldos iniciales el 27/03/2018 correspondientes a los registros del mes de

septiembre de 2017 y se dio inicio a los movimientos de ingresos para los meses de

octubre, noviembre y diciembre de 2017 con el fin de grabar movimientos, generar

reportes y analizar los saldos y el comportamiento en la distribución de las cuentas de

depreciación. (Acta Arranque Módulo)

Al cierre de la vigencia 2017 el módulo de activos fijos muestra para las cuentas del activo

unos saldos conciliados en estados financieros, no obstante, presentó un mayor valor


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reflejado en las cuentas de depreciación por valor de $ 430.643.668, frente a lo registrado

contablemente, tal como consta en el Acta Saldos Activos fijos a Contabilidad, una vez

revisa la información contenida en el módulo de activos fijos, en cuanto a la fecha de

registro, vida útil generada, saldos por grupo, subgrupo, cuenta y subcuenta, fechas de

adquisición y fechas iniciales de depreciación de los activos, resultado informado a

Contabilidad. (Acta Reclasificación Contabilidad).

Por lo anterior, se concluyó que la depreciación acumulada presentó diferencias entre

grupos y en el valor total, esto obedeció a las variaciones en las fechas de adquisición, las

cuales fueron revisadas para la implementación de módulo de activos fijos.

En el siguiente cuadro se observan las diferencias presentadas en las cuentas

depreciación de activos fijos y contabilidad:

Fuente: Activos Fijos

GRUPO DESCRIPCIÓN Saldo InicialesDepreciacion

Act. Fijos 2017

Depreciacion

Contabilidad

Saldo final

201710 EDIFICACIONES 103.400.273.000 30.193.708.148 30.204.939.487 -11.231.339

12 TERRENOS 183.527.831.000 0

10 HERRAMIENTAS Y ACCESOSRIOS 981.768.917 583.141.227 593.087.827 -9.946.600

10 EQUIPOS DE CONSTRUCCION 2.705.420.032 2.136.911.718 2.136.911.718 0

16 EQUIPOS DE INVESTIGACIÓN 663.998.034 875.020.283 539.098.237 335.922.046

18 EQUIPO DE LABORATORIO 932.405.205 0

20 EQUIPO MQ DE URGENCIAS 4.553.853.819 2.449.304.837 2.857.565.684 -408.260.847

22 EQUIPO DE HOSPITALIZACION 10.833.644.119 6.645.403.264 7.200.865.928 -555.462.664

23 OTROS EQUIPOS DE HOSPITALIZACIÓN 55.220.327 0

24 EQUI QUIROFANOS Y SALAS DE PARTO 17.595.459.972 10.807.793.905 9.645.927.276 1.161.866.629

25 OTROS EQ. QUIROFANOS Y SALAS DE PARTO 774.636.689 0

26 EQUIPO DE APOYO DIAGNOSTICO 7.071.847.877 4.891.187.164 4.385.957.407 505.229.757

28 EQUIPO DE APOYO TERAPEUTICO 1.516.649.285 1.272.899.071 1.527.683.261 -254.784.190

30 EQUIPO DE SERVICIO AMBULATORIO 4.137.444.898 2.562.163.658 2.555.873.555 6.290.103

33 EQUIPO ODONTOLOGICO 125.918.731 80.669.056 1.095.251.298 -1.014.582.242

31 MUEBLES Y ENSERES 4.300.843.078 2.719.033.661 2.904.767.386 -185.733.725

32 OTROS EQU. DE SERVICIO AMBULATORIO 5.807.958 0

34 EQUIPOS Y MAQUINAS DE OFICINA 130.889.630 190.963.324 33.992.972 156.970.352

35 OTROS MUEBLES Y EQUIPOS DE OFICINA 193.973.857 0

36 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN 812.602.980 646.407.551 705.563.874 -59.156.323

37 OTROS EQUIPOS DE COMUNICACIÓN 16.608.053 0

38 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 6.422.187.815 6.218.821.819 6.258.142.804 -39.320.985

39 OTROS EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 980.130.219 0

40 EQUIPOS DE TRANSPORTE 4.059.846.978 2.590.931.158 2.622.266.599 -31.335.441

42 EQUIPO DE HOTELERIA 2.681.596.206 1.244.664.249 518.103.073 726.561.176

44 EQUIPO RESTAURANTE Y CAFETERIA 177.198.771 96.981.143 775.429.804 -678.448.661

46 EQUIPO LAVANDERIA 135.237.836 89.384.868 164.605.583 -75.220.715

358.793.295.286 76.295.390.104 76.726.033.773 -430.643.669


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Analizados los movimientos reflejados por el módulo de activos, se procede a certificar los

saldos correspondientes al mes de junio de 2018 con la finalidad de conciliar y generar

una información homogénea con saldos contables, reflejando un reporte veraz y oportuno

en los estados financieros (Acta Certificación de saldos junio 2018). Una vez presentados

los saldos en el módulo de activos fijos, la oficina de contabilidad procede a hacer los

movimientos y posibles ajustes de los registros, en aras de dar cumplimiento a la

conciliación y reclasifica entre las cuentas de la depreciación acumulada de acuerdo a los

informes entregados por el área de activos fijos, resultando el Acta de Conciliación de

Contabilidad y Activos fijos, a 30 de junio de 2018.

Para la presente vigencia, activos fijos ejecutó los procesos de ingreso, traslados,

depreciaciones, bajas y demás, a través del sistema de información con interfaces de

corte mensual, presentando las posibles diferencias a depurar y conciliar entre los

módulos.

A la fecha el módulo de activos fijos no presenta diferencias de saldos en el costo

histórico ni en el valor de la depreciación acumulada con el módulo de contabilidad en

sus los libros auxiliares, como se observó anteriormente se realizaron actas de

conciliaciones entre las dos áreas.

En los siguientes cuadros se muestran los valores conciliados entre inventarios y

contabilidad – estados financieros:

SALDOS POR GRUPOS DE INVENTARIO, CONCILIADOS CON ESTADOS FINANCIEROS

A JUNIO 30 DE 2018.

GRUPO DESCRIPCIÓN SALDO DEPRECIACIÓN TOTAL

0 Bienes En Bodega 741.960.299 0 741.960.299

0 Bienes No Explotados 72.667.751 0 72.667.751

12 Terrenos 182.825.886.000 0 182.825.886.000

10 Edificaciones 102.054.045.032 30.787.245.166 71.266.799.866

14 Redes Líneas y Cables 981.768.917 605.254.297 376.514.620

15 Maquinaria Y Equipo 2.878.061.711 2.169.218.895 708.842.816

16 Equipos De Investigación 667.449.034 421.800.652 245.648.382

18 Equipo De Laboratorio 966.799.205 494.619.700 472.179.505

20 Equipo Maq. de Urgencias 4.625.266.789 2.567.722.593 2.057.544.196

22 Equipo De Hospitalización 12.683.463.823 6.933.831.437 6.254.767.625

23 Otros Equipos De Hospitalización 505.135.239

24 Equipo de Quirófanos y Salas de Parto 18.144.480.638 11.236.084.991 7.683.032.336

25 Otros Equ. de Quirófanos Salas de Parto 774.636.689

26 Equipo De Apoyo Diagnostico 7.071.847.877 5.011.844.230 2.060.003.647

28 Equipo De Apoyo Terapéutico 1.532.354.285 1.286.790.954 245.563.331

30 Equipo De Servicio Ambulatorio 4.137.444.898 2.649.451.716 1.493.801.140

33 Otros Equipos De Servicio Ambulatorio 5.807.958

31 Equipo Odontológico 125.918.731 83.182.939 42.735.792


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32 Muebles Y Enseres 4.596.999.781 2.814.487.777 1.782.512.004

34 Equipos Y Máquinas de Oficina 130.889.630 198.343.058 127.520.429

35 Otros Muebles Y Equipos De Oficina 194.973.857

36 Equipos De Comunicación 842.205.056 657.767.138 201.045.971

37 Otros Equipos De Comunicación 16.608.053

38 Equipos De Computación 6.651.600.451 6.355.665.899 1.276.064.771

39 Otros Equipos De Computación 980.130.219

40 Equipos De Transporte 5.979.867.418 2.674.261.764 3.305.605.654

42 Equipo De Hotelería 2.688.974.206 1.346.519.694 1.342.454.512

44 Equipo Restaurante Y Cafetería 177.198.771 101.846.069 75.352.702

46 Equipo Lavandería 135.237.836 91.022.472 44.215.364

TOTAL 363.189.680.154 78.486.961.441 284.702.718.713 Informe de Activos fijos a 30 de junio de 2018.

Movimiento de Traslado de Bienes.

Los referentes de activos fijos de las diferentes Unidades de Servicios de Salud como son

Usaquén, Suba, Chapinero, Simón Bolívar y Engativá, vienen realizando traslados entre

funcionarios y dependencias con el fin de actualizar la información únicamente en los

registros de inventarios, a través del formato traslado de elementos devolutivos e

inventarios CODIGO: AP-AT-F-01-02 con la finalidad de tener soporte y poder legalizar el

movimiento de bienes en servicio, además son los encargados de actualizar las

novedades de traslado en los sistemas de información y efectuar periódica y

sistemáticamente las pruebas y seguimientos necesarios para el debido control del

inventario de los bienes en servicio y su verificación de estado de conservación.

Para corroborar si el sistema de información en el módulo de inventarios se viene

actualizando con los respectivos traslados, tanto internos y externos de la Subred Norte,

esta oficina realizó toma física de inventarios a 429 elementos aleatoriamente a las

SALDO ACTIVOS EN PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO - CONTABILIDAD 363.189.680.153

BIENES EN BODEGA 741.960.299

BIENES NO EXPLOTADOS 72.667.751

TERRENOS 182.825.886.000

EDIFICACIONES 102.054.045.032

REDES DE AIRE 981.768.917

MAQUINARIA Y EQUIPO 2.878.061.711

EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO 51.240.605.165

MUEBLES Y ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA 4.922.863.268

EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION 8.490.543.779

EQUIPO DE TRANSPORTE 5.979.867.418

EQUIPO DE HOTELERIA 3.001.410.813

DEPRECIACIÓN ACUMULADA 78.486.961.441

TOTAL ACTIVOS PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 284.702.718.712

Fuente: Resumen - Estados Financieros a 30 de junio de 2018.


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diferentes Unidades de Servicios de Salud – (Simón Bolívar, Chapinero, Usaquén,

Engativá y Suba), para analizar y comparar contra el listado del sistema de información de

modulo tomando los saldos iniciales - septiembre 2017. Como resultado de esta actividad

es posible concluir que los inventarios individuales de los funcionarios no coinciden con

los inventarios verificados por esta oficina.

Por lo anterior, la OCI visitó a los referentes de activos fijos de las Unidades de Servicios

de Salud y verificó que se vienen efectuando los movimientos de traslados manualmente

en el formato de traslado sin ser causados en el respectivo módulo del sistema de cada

uno de los referentes de activos fijos hasta que no se realice la toma física de inventarios

de la Subred Norte. La anterior situación presenta un riesgo de pérdida de los elementos

que han sido traslados entre oficinas y sedes al no contar con un registro unificado del

movimiento de dichos bienes.

El líder del proceso de Activos fijos explica que el sistema de información en el módulo de

activos fijos, se viene actualizando por cada uno de los referentes las USS de acuerdo a

la circular 016 del 3 de mayo de 2018 en la que menciona que se realizará la toma física

de inventarios a partir del 1 de junio hasta diciembre 31 de 2018.

Sin embargo, cuando se tenga la toma física por cada una de las unidades de servicios de

salud de la Subred Norte E.S.E. a 31 de diciembre de 2018, se deben establecer los

bienes sobrantes y faltantes de acuerdo a lo registrado en las novedades de los traslados

y así poder conciliar esta información con los registros contables, para generar posibles

ajustes financieros.

Debido a la no actualización del sistema de información módulo de activos fijos se

presentan los siguientes inconvenientes:

a) El sistema de información módulo de activos fijos verificados por la OCI encontró

que funcionarios de contrato retirados de la Subred Norte, tenían cantidad de elementos a

cargo con su respectiva valorización como se ve en el siguiente cuadro:

Retirados con activos fijos

Responsable Cantidad Valor

QUINTERO MENDEZ JHON FREDY 112 $ 1.165.680.053

CARLOS EDUARDO LUNA ZAPATA 188 $ 345.166.671

MELO VARGAS JORGE ENRIQUE 31 $ 183.884.233

CORVA PEREZ RICHARD ALFONSO 24 $ 147.523.670

MARTELO DOMINGO GELIZ 66 $ 55.630.856

GARZON SALAMANCA JENNIFER 66 $ 27.598.027

AGON LLANOS CARLOS HUMBERTO 92 $ 19.806.853

QUINTERO MARTINEZ ALBA LILIANA 29 $ 7.865.855


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AMAYA SANTANA CLAUDIA PATRICIA 6 $ 6.412.796

ANGEL DEVIA KELLY JOHANNA 8 $ 4.994.989

MAYORGA QUINTERO MARI LUZ 13 $ 4.668.576

TERESA DE JESUS PLAZAS PERALTA 3 $ 3.265.440

VELANDIA PATINO CAROL ADRIANA 9 $ 3.235.132

ALVARO IGNACIO GUERRERO DEVIA 1 $ 2.995.000

VALVUENA MOJICA YEIMY JULIETH 3 $ 1.672.178

Total general 651 $ 1.980.400.329 Fuente: Informe del módulo de activos fijos.

Al no contar con un registro único de traslados e inventario unificado en el sistema, se está incurriendo en un riesgo de gran magnitud ya que es posible que no se encuentren dichos elementos y/o que el responsable retirado no haya hecho entrega de dichos bienes. Adicionalmente, se evidencia incumplimiento del objetivo del procedimiento Manejo y control de entrega y traslado de bienes de funcionarios y/o contratistas. b) Igualmente se observa en el siguiente cuadro de funcionarios con concentración

de activos fijos

Responsable Cantidad Valor

ESCOBAR CARLOS FERNANDO 246 3.084.581.153

GAVIRIA CASTELLANOS JORGE LUIS 836 2.181.211.804

CALLEGOMEZ SANDRA 1133 2.041.327.675

MUÃ‘OZ CUERVO JENNY MARCELA 1025 1.907.417.053

CELIS CASTAÑEDA LUZ ASTRID 279 1.797.260.665

SANCHEZ DIAZ JULIA HAYDEE 5 1.580.670.392

URREGO VARGAS DAHYANA CAROLINA 4531 1.488.281.658

SOLUCIONES DE GTH SAS 2382 1.314.884.493

ROJAS CAMELO FLOR ALBA 557 1.279.926.785

ZAMUDIO PARRA CARLOS ALBERTO 48 1.219.102.289

QUINTERO MENDEZ JHON FREDY 112 1.165.680.053

PRADODE LA GUARDIA RONAL 884 1.159.315.689

ALMANZA BARRAGAN LIBIA ANGELIC 370 1.103.247.258

CORREA JARAMILLO OSCAR IVAN 172 1.088.250.661

HERNANDEZ RODRIGUEZ MACEDONIO 485 1.077.207.658

QUINTERO QUINTERO OLGA YOLIMA 181 1.056.473.684

GERMAN BECERRA OSCAR ALFONSO 711 1.048.528.479

TOTAL 25.593.367.449 Fuente: Informe del módulo de activos fijos

En el anterior cuadro se puede evidenciar que existen funcionarios y/o contratistas que son responsables de una alta concentración elementos, situación que pone en riesgo la custodia de dichos elementos y por consiguiente se presenta el peligro de pérdida dado


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que dichos elementos que son usados por múltiples funcionarios los cuales no se responsabilizan de manera adecuada. Verificación de placas.

a) Plaquetas en mal estado.

En la toma aleatoria de inventario realizada, se evidenciaron elementos de placas en mal

estado (rotas y borradas) lo que dificultó la identificación de elementos en la Unidad de

Servicios de Salud Chapinero, que se relacionan a continuación.

TOMA ALEATORIA DE INVENTARIO

OFICINA DE CONTROL INTERNO

ID PLACA(S) DESCRIPCION / NOMBRE UBICACIÓN SEDE NOMBRE

1 Sin Placa - arrancada Silla Interlocutora Jurídica USS Chapinero

Carlos Agon / Roció Baro

2

Placa Dañada / v109962 Chap.

Puesto de trabajo sin Cajonera

Jurídica USS Chapinero Carlos Agon / Roció Baro

3

Sin Placa de la Subred - arrancada/ V109941 Chp.

Archivador con cajonera

Jurídica USS Chapinero Carlos Agon / Roció Baro

4

Sin Placa de la Subred - /01240120 S. Bolívar

Silla Giratoria Jurídica USS Chapinero Carlos Agon / Roció Baro

5

Sin Placa de la Subred - /HI2394 Eng.

Silla Giratoria Jurídica USS Chapinero Carlos Agon / Roció Baro

6

Sin Placa de la Subred -Rota /V109909 Chap.


Contabilidad USS Chapinero Gilberto Rodríguez Lee

7

Sin Placa de la Subred -Se borró /V109912 Chap.


Contabilidad USS Chapinero Linlleni González

8

Sin Placa de la Subred -dañada /V109918 Chap.

Puesto de trabajo Biomédica USS Chapinero Roger Sutaneme / Yenny Ortega

9

Sin Placa de la Subred -Arrancada /H08022 Eng.

Silla Giratoria Recursos Físicos- Mtto Automotriz

USS Chapinero Leonardo Rendón

Lo anterior implica la necesidad de hacer mantenimiento y verificar el estado de las placas

para cambiar las defectuosas a fin de que cuando se realice la toma física de inventarios

no se tenga inconvenientes en su verificación.


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b) Duplicidad de plaquetas

Tabla de placas duplicadas.

NOMBRE ELEMENTO PLACA VALOR NOMBRE UBICACIÓN NIT/CEDULA RESPONSABLE

SUBA SEGUNDO NIVEL 6900 9.584.457.000 ACTIVOS F USAQUEN 900971006

SUBRED INTEGR DE SERV SALUD NO

CAMILLA TRAUMA MARCA 6900 8.198.873

ACTIVOS BODEGAS SIMON 79578146

HENAO CORTES GABRIEL HIGINIO

CAMILLA TRAUMA EN ACER0 6900 8.052.717

ACTIVOS BODEGAS SIMON 79578146

HENAO CORTES GABRIEL HIGINIO

CPU COMPUMAX 6900 1.218.084 ADMISIONES SIMON 52869716 LOPEZ MUÑOZ IVETTE

MONITOR MULTIPARAMETRO 33905 5.582.371

UCI INT ADULTOS SIMON 900971006



U QUEMADOS PED SIMON 900971006






U QUEMADOS PED SIMON 900971006


RIÑONERA EN ACERO INOXIDABLE 33905 16.588

OBSERVACIÓN CAMI CHAPINERO 900127659

SOLUCIONES DE GTH SAS










RIÑONERA EN ACERO INOXIDABLE 33913 16.588

MED INTERNA CAMI CHAPINERO 79433757

GERMAN BECERRA OSCAR ALFONSO

USAQUEN ARCHIVO 7900 438.437.000 ACTIVOS F USAQUEN 900971006


SIMON BOLIVAR ARCHIVO 7900 438.437.000 ACTIVOS F USAQUEN 900971006


MESA PUENTE 7900 345.680 OBSERVACIÓNSIMON 11795403 PRADODE LA GUARDIA RONAL

MONIOR MULTIPARAMETRO 65234 3.451.000

MED INTERNA SIMON 900971006



TEL: 6583030/3499080









GRANJA 900 198.359.000 ACTIVOS F USAQUEN 900971006 SUBRED INTEGR DE SERV SALUD NO

NUEVA ZELANDIA 900 409.049.000 ACTIVOS F USAQUEN 900971006 SUBRED INTEGR DE SERV SALUD NO

CPU COMPUMAX 900 993.961 FISIOT Y REHAB CAMI SUBA 53041617

SIERRA BELTRAN CLAUDIA LILIANA

Fuente: Módulo de activos fijos.

Se evidenció doble placado en algunos de los activos, lo cual puede generar inconvenientes a la hora de la toma de inventarios. Procedimientos – manuales – Instructivos.

La Subred Integrada de servicios de Salud Norte E.S.E. tiene establecidos y actualizados el manual de procesos y procedimientos, instructivos y formatos para el manejo de activos fijos, los cuales se detallan a continuación: AP-AT-F-01-02-TRASLADOS

AP-AT-F-02-02-SALIDA TEMPORAL

AP-AT-F-03-02-CONCEPTO DE BAJA

AP-AT-F-04-03-TOMA FISICA

AP-AT-F-05-02-INGRESO O SALIDA BINES PERSONALES

AP-AT-I-01-01-INSTRUCTIVO DE TRASLADOS

AP-AT-I-02-01-INSTRUCTIVO DE INGRESO

AP-AT-I-03-01-INSTRUCTIVO DE INVENTARIO

AP-AT-I-04-01-INSTRUCTIVO DE BAJAS

AP-AT-M-01-01-MANUAL MANEJO Y CONTROL DE BIENES

AP-AT-PC-01-01-FOLLETO CONTROL DE BIENES

MANUAL DE REPORTES

MANUAL DEL USUARIO ACTIVOS FIJOS

MANUAL DEL USUARIO ACTIVOS FIJOS-ACTUALIZACIÓN

Esta documentación se encuentra actualizada y socializada en la Intranet. Avalúos a los Bienes Inmuebles. Se realizó la actualización de avalúos de los bienes inmuebles (Edificaciones y terrenos)

por un costo de $133.757.756 Pesos Mcte. en desarrollo del contrato de prestación de

servicios 073 del 2018 - Gesvalt Latam S.A.S., empresa que entrega en magnético y físico

los cuadernillos de avalúos por inmueble, especificando lo siguiente: en medio magnético


TEL: 6583030/3499080



se encuentra el RDA – Registro Nacional de Avaluador en la categoría de urbanos y

especiales bajo el No 1971, así mismo el RAA – Registro Abierto de Avaluadores en la

categoría de Urbanos, rurales y especiales bajo el No Aval – 71756211; de igual manera,

se encuentra carpeta de certificados de tradición y libertad por inmueble, copias de los

certificados de impuesto predial 2018, carpeta por localidad con los inmuebles objeto

avaluó y subcarpeta por cada uno con los reportes respectivos e informe digital.

El líder del proceso de Activos Fijos, Gabriel Henao mediante Acta 04 del 20 de Junio de

2018; verifica el cumplimiento de la obligaciones técnicas específicas de la finalización del

contrato de prestación de servicios 073 de 2018 y recibe los cuadernillos de los avalúos

de los bienes inmuebles e informe final de la subred Norte E.S.E.

Adicionalmente, con lo anterior se soporta el cumplimiento del hallazgo del plan de mejoramiento de la Revisoría Fiscal en el 100% en lo referente a que la “Subred Norte E.S.E. no ha realizado el avalúo de la propiedad planta y equipo a 31 de diciembre de 2017 con base en lo establecido en las normas de la Contaduría General de la Nación.”. Pólizas de seguros para activos fijos. La Subred cuenta con el contrato No.143 de 2017 suscrito con La Previsora S.A

(Compañía de Seguros) que se encuentra vigente hasta el 27 de julio de 2018, cuyo

objeto es el aseguramiento de todos los bienes inmuebles y muebles de la propiedad de

la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte ESE o aquellos que se encuentran bajo

su control, tenencia, responsabilidad o custodia, ubicados en el territorio nacional contra

los daños o pérdidas Materiales a consecuencia de cualquier riesgo, tanto por eventos

internos como externos, tal como reza el condicionado de la póliza.

A continuación se muestra el valor total del contrato con sus respectivas prorrogas y

adiciones con el fin de ampliar las coberturas en tiempo y valor de las pólizas.

CONTRATO No. 143 de 2017 - La Previsora S.A VALOR

Vigencia: 01/07/2017 al 01/02/2018 VALOR INICIAL 999.831.927

Vigencia : 01/02/2018 al 18/03/2018 PRORROGA No. 1 128.199.976

Valor Inicial:18/03/2018 al 27/07/2018 PRORROGA No. 2 326.934.563

ADICION NO. 1 14.264.291

TOTAL 1.469.230.757

La subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E. tiene asegurados todos los

bienes de la Entidad, de conformidad a las pólizas expedidas por la compañía

aseguradora la Previsora S.A., tal como se detallada en el siguiente esquema:


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POLIZA DE SEGUROS SEGUROS LA PREVISORA S.A.

No POLIZA VIGENCIA DESDE VIGENCIA HASTA

Póliza daños materiales combinados 1002771 14/03/2018 27/07/2018

Responsabilidad civil clínicas y hospitales 1007138 14/03/2018 27/07/2018

Automóviles colectiva 1010569 14/03/2018 27/07/2018

Transporte de mercancías / todo riesgo valores 1003860 14/03/2018 27/07/2018

Manejo póliza global sector oficial 1005316 14/03/2018 27/07/2018

Responsabilidad Civil 1007149 14/03/2018 27/07/2018

Responsabilidad civil servidores públicos 1007139 14/03/2018 27/07/2018

Fuente: Dirección Administrativa.

De acuerdo con las condiciones técnicas expuestas en la oferta de cotización del contrato

No. 143 de 2017, se expidieron las pólizas de seguros No. 1002771, 1007138, 1010569,

1003860, 1005316, 1007149 y 1007139 vigentes hasta el 27 de julio de 2018, las cuales

amparan los riesgos de labores y operaciones, incendios, sustracción, terremoto,

automóviles, y responsabilidad civil de los servidores públicos que amparan los activos

de la Institución.

Activos en proceso de reclamación por pérdida o Hurto a la compañía

Aseguradora.

En la siguiente matriz de siniestros y hurtos, se relacionan el estado, trámites y pagos de

elementos relacionados con reclamación, liquidación y/o reposición de bienes de la

Subred:

NÚMERO DE SINIESTRO

FECHA DE SINIESTRO

ELEMENTO RECLAMADO VALOR

RESERVA

VALOR INDEMNIZADO / LIQUIDADO

OBSERVACIONES

20316-17-70 CASO 51202

04/11/2016 Portátil Toshiba

2.000.000

OK DOCUMENTACION SE ENVIA 04/10/2017

20284-16-70 CASO 42488

13/01/2016 Monitor De Signos Vitales Ref 16771

1.500.000

SE ENVIA COTIZACION SOLICITADA 09/08/2017

20272-16-70 CASO 40623

28/10/2015 Cabezote Otoscopio Equipo De Órganos Wench Allyn

2.500.000

OK SE ENVIAN DOCUMENTOS SOLICITADOS 04/10/2017

20275-16-70 CASO 40617

26/09/2015 Fonendoscopio Tensiómetro Anaeroide

5.000.000

OK YA SE ENVIO LA DOCUMENTACION REQUERIDA

20280-16-70 CASO 42148

25/12/2015 Monitor Marca Mindray

400.000

COTIZACION OK / SE ENVIA A PUIZANO - SINIESTROS

20296-16-70 CASO 46000

08/07/2016 Desfibrilador Welch Allyn #6996 - Serie 91009 - Modelo Pci 30

1.500.000

OK SE ENVIA DOCUMENTACION SOLICITADA 05/10/2017

20289-16-70 CASO 44332

15/04/2016 Fonendoscopio Tensiómetro

115.600

OK SE ENVIA DOCUMENTACION SOLICITADA

20271-16-70 CASO 40624

21/11/2015 Pulsoximetro Marca Edan

3.000.000

OK SE ENVIA DOCUMENTACION SOLICITADA 04/10/2017

26721-16-70-13 CASO 39599

Proceso Penal 110016000049201509661 Investigada Dra. Ruth Stella Roa

5.000.000

EN ESPERA NOTIFICACION SENTENCIA

20274-16-70 CASO 40619

20/11/2015 Antena Y Radiotransmisor

2.500.000

POR DEFINIR RECURSOS FISICOS SI SE ARREGLO

20241-14-70 29/10/2014 Daños En La Infraestructura

7.650.000 PENDIENTE POR DEFINIR POR ASEGURADORA - DESISTIDO


TEL: 6583030/3499080



69003-15-70 CASO 57779

03/10/2015 Daños Causados Por El Vehículo De Placas Ock370

500.000

-

SE ESTAN RECOLECTANDO LOS DOCUMENTOS YA QUE POR LA ANTIGÜEDAD SE HA PERDIDO CONTINUIDAD EN LA CONSECUCION DE DOCUMENTOS

20299-16-70 CASO 46392

27/07/2016 Puerta De Vidrio

990.000 INDEMNIZADO

20294-16-70 CASO 45850

26/05/2016 Vidrio Aulas Educativas

380.000 INDEMNIZADO

20309-17-70 CASO 49595

22/05/2016 Vidrio Garita

234.000 INDEMNIZADO

20273-15-70 CASO 40621

01/12/2015 Daño Vidrio Garita De Vigilancia

738.000 INDEMNIZADO

20288-16-70 CASO 44508

27/03/2016 Rampa De Acceso Y Piso

55.887.234 INDEMNIZADO

69736-16-70 28/03/2016 Daños Obi547

1.013.840 INDEMNIZADO AL TALLER

20246-15-70 CASO 31280

05/01/2015 Portátil Placas 13923

1.266.825 INDEMNIZADO EN JUNIO 2016

69611-16-70 23/02/2016 Daños A Motocicleta Placas Awt-31e

918.836 INDEMNIZADO EN JUNIO 2016

70851-16-70 22/06/2016 Placas Ojx932

500.000 PAGADO REPARADO

72255-16-70 23/12/2016 Placa OJY015

39.769.584 VEHICULO YA ENTREGADO Y EN FUNCIONAMIENTO ACTUALMENTE

Fuente: Dirección Administrativa – Pólizas de seguros.

Una vez verificada la matriz de siniestro y hurtos de la subred Integrada de Servicios de

Salud Norte E.S.E. se obtuvo lo siguiente:

SINIESTROS / HURTOS CANTIDAD

SE ENVIAN DOCUMENTOS (COTIZACIONES) 8

EN ESPERA NOTIFICACION SENTENCIA 1

POR DEFINIR RECURSOS FISICOS Y ASEGURADORA 2

PENDIENTE DE DOCUMENTACION 1

INDEMNIZADOS 8

PAGADO REPARADO 1

VEHICULO YA ENTREGADO Y EN FUNCIONAMIENTO ACTUALMENTE 1

TOTAL 22

De los 22 siniestros se observa que 8 se encuentran en entrega de documentación

(cotizaciones), 1 por notificación de sentencia, 2 por definir por la aseguradora y el otro

por Recursos Físicos, 1 por pendiente de documentación, las demás se realizaron las

respectivas indemnizaciones 8, reparación 1 y arreglo 1 a los diferentes sinestros y

hurtos, sin embargo se observa que las enviadas por cotizaciones, por definir y pendiente

por documentación tienen fechas de siniestros de vigencias de 2014, 2015 y 2016 y que

fueron actualizadas para la vigencia 2017 debido a la fusión de los hospitales, se observa

que estos siniestros se vienen tramitando tardíamente debido a que se está buscando los

respectivos soportes.

Aunque se tiene actualizada la matriz de siniestros y hurtos para control y seguimiento de

los bienes y así tener conocimiento del estado en que se encuentran, se evidenció gestion

y decisiones de aquellos siniestros que se encuentran de vigencias anteriores para su


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trámite de reclamación y posterior liquidación, la cual puede suceder inconvenientes de

desistimiento y objeción por la aseguradora.

Certificación de entrega de los bienes.

Todo servidor público o contratista al momento de su retiro de la subred deberá entregar

los bienes al supervisor de contrato o al jefe inmediato, para legalizar la entrega del bien

y deberá obtener certificación de recibido a satisfacción o la refrendación del formato

traslado de elementos devolutivos e inventarios expedido por la Oficina de Activos Fijos.

Teniendo en cuenta lo anterior:

a) La OCI solicitó a Talento Humano una relación de los funcionarios de planta que

se hayan retirado en el primer semestre de 2018 con el fin de verificar certificaciones de

legalización de inventarios de bienes en servicio.

A continuación se muestra en el siguiente cuadro la relación de funcionarios retirados:

NOMBRE CARGO

ANA BAQUERO PARRADO AUXILIAR DE ENFERMERIA

CLEMENCIA PINZON MEDINA MEDICO

FANNY GARZON SERRATO SECRETARIA

INES PATRICIA MARTINEZ MIRANDA DIRECTOR TECNICO

ISABEL SIERRA CARDENAS ENFERMERA

JANETH PATRICIA BUITRAGO -

MARIA VELOZA BERNAL AUXILIAR AREA DE SALUD

MARIO A. CONTRERAS CORTES TECNICO OPERATIVO

MARTHA FONSECA NOVOA -

MERCEDES CUERVO SANCHEZ AUXILIAR ADMINISTRATIVO

NYDIA PRIETO VEGA INSTRUMENTADORA QUIRURGICA Fuente: Talento Humano

Una vez analizados los soportes de este listado, se comprobó que la Oficina de Activos

Fijos verificó la legalización del formato de inventario de bienes en servicios (Cod.AP-AT-

F-16-1) y el formato de traslado de elementos devolutivos e inventarios (Cod. FR-F-18-1)

con sus respetivas firmas para dar el respectivo paz y salvo a los funcionarios retirados.

En cuanto a los funcionarios de planta, se da cumplimiento de la entrega del cargo, de

igual manera, se tiene conocimiento del formato de solicitud movimiento de elementos por

parte del proceso de Talento Humano, el cual permite controlar la entrega de los bienes

devolutivos por parte de los funcionarios que se retiran de la institución.

b) En lo referente a los contratos de OPS: Se verificaron contratos de prestación de

servicios a fin de conocer si los interventores o supervisores formalizaron la legalización y


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devolución de los bienes entregados a los contratistas que se retiraron en la vigencia

2017, mediante acta de entrega o en el formato traslado de elementos devolutivos e

inventarios.

En el siguiente cuadro a continuación se toma una muestra de 34 contratos de OPS -12

contratos del 2017 y 22 de 2018.

.No. Cto

VIG. NOMBRE CONTRATISTA PERFIL OBSERVACIONES

4277 2017 David Alexander Arango Román

Médico Internista e Intensivista

No existe certificación de entrega

4291 2017 Juan Carlos Rodríguez Mora Enfermero (A) No existe certificación de entrega

4466 2017 Juan David Caicedo Mosquera Autorizador Urgencias, Cirugía y Hospitalización


4631 2017 Carlos Mario Palacio Benavides Médico Cirujano De Tórax No existe certificación de entrega

4742 2017 Oscar David Pineda Cárdenas Facturador Consulta Externa


4756 2017 Jian Sebastián Lara Acosta Auxiliar Cartera Y Glosas No existe certificación de entrega

4761 2017 Sandra Patricia Sánchez Patiño Médico General – Aph No existe certificación de entrega

4774 2017 Carlos Eduardo Cardona H. Médico Veterinario No existe certificación de entrega

4786 2017 Blanca Paola Peñafiel Martínez Médico Veterinario No existe certificación de entrega

4949 2017 Alexander Ramírez Lubin Auxiliar De Enfermería Aph No existe certificación de entrega

4970 2017 Carolina Guzmán Barrero Auxiliar De Laboratorio No existe certificación de entrega

5013 2017 Victoria De Jesús Ruiz Delarans

Médico General No existe certificación de entrega

218 2018 Oscar Javier Hermosa Rodríguez

Conductor de ambulancias Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

372 2018 Mirta Liliana Quiñones Olaya Enfermero Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

391 2018 Diana Giovanna Romero Ríos Auxiliar de enfermería Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

656 2018 Damaris Rocha Marulanda Médico general - pediatría Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

827 2018 Leidy Jahana Larrota Alarcon Enfermero (a) Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

1208 2018 María Elena Vasquez Infante Auxiliar de farmacia Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

1245 2018 Johana Leyton Chaguala Auxiliar de enfermería Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

1628 2018 Jenniffer Celis Acero Aux. de atención al usuario Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

1714 2018 Claudia Milena Buitrago Buitrago

Auxiliar de enfermera Sin cláusula de responsabilidad – inventario.


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1747 2018 Lorena Julieth Torres Gómez Enfermero (a) Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

2175 2018 Laura Ximena Torres Castro Facturador urgencias, cirugía

Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

2187 2018 Daniel R.Santiago Velandia H. Facturador urgencias, cirugía


2545 2018 Miguel Ángel Espinel Muñoz Técnico en sistemas Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

3428 2018 Betsy Liliana Forero Domínguez

Auxiliar de enfermería Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

3699 2018 Camilo Andrés Limas Larrarte Auxiliar de enfermería Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

3824 2018 Ana Milena Beltrán Vanegas Auxiliar de enfermería - APH


3947 2018 Yeisson Orlando Perilla Arias Enfermero (a) Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

4077 2018 Iván Felipe Cruz Rojas Técnico en electro medicina Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

4160 2018 Gisell Brigith Buesaquillo Muñoz

Auxiliar de farmacia Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

4164 2018 Andrés Felipe Ortegón Bernal Enfermero (a) Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

4405 2018 Sandy Yamile Jamioy Velasco Terapeuta física Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

4409 2018 Briyi Yulie Henao Bolaños Auxiliar de enfermería Sin cláusula de responsabilidad – inventario.

Fuente: Contratación

En la verificación de las carpetas de los contratos del 2017, se evidenció que no existe

soporte alguno de actas de entrega o formato la devolución ni legalización de inventarios

de bienes en servicio por los contratistas.

Además de la verificación anterior, se analizó si existía alguna cláusula dentro de los

contratos de las vigencias 2017 y 2018 relacionada con obligaciones de responder por el

deterioro o perdida de elementos públicos, conservación y uso adecuado de los

elementos y se pudo constatar que no existe clausula alguna dentro de estos contratos.

Por lo anterior, se recomienda incluir en los contratos de OPS una cláusula que haga

relación con la entrega, conservación y uso adecuado de los elementos públicos y

obligaciones de responder por su deterioro o perdida. En el evento en que cualquier

funcionario, contratista o personal de comisión deba hacer entrega formal de los

elementos devolutivos, se hará por medio del formato “traslado de elementos devolutivos

e inventarios.

En caso de que el contratista o servidor público no haya efectuado la devolución de los

bienes entregados para el desarrollo del contrato o haga un uso inadecuado de los

mismos, el interventor, supervisor o jefe inmediato dejará constancia para efectos de

tomar las medidas administrativas y jurídicas a que haya lugar de acuerdo con lo


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establecido por la Ley 610 de 2000, Ley 80 de 1993, articulo 52 y Ley 734 de 2002, y

demás normas aplicables.

Los directores, jefes y coordinadores, deben informar al grupo de activos fijos, la fecha de

terminación del contrato, para que se efectúen los trámites de entrega de bienes. Si el

contratista no hace entrega formal de sus bienes es responsabilidad del jefe de la

dependencia donde prestaba los servicios.

Administración Documental. La oficina de Gestión Documental viene adelantado capacitaciones y validando los instrumentos de información pública con cada responsable de las oficinas productoras. Además, esta oficina adelanta lineamientos, acompañamiento y seguimiento a los avances en la implementación de tablas de retención documental y organización de archivos de gestión, tal como consta en acta de Reunión 07/06/2018 Capacitación Tablas de Retención. Por lo anterior, la OCI verificó que el área de activos fijos conoce, identifica y organiza el archivo con las denominaciones de series y subseries establecidas en la TRD, con su respectiva codificación en documentos físicos en respectivo inventario. De acuerdo a lo verificado, se tienen identificadas las carpetas de archivo según la descripción de la TRD. Se cuenta con un registro completo de las comunicaciones oficiales llegadas y enviadas por la oficina – Activos Fijos incluyendo el correo electrónico. Se encuentra ordenado en carpetas y cajas el archivo de apoyo, con su respectivo inventario de correspondencia. Administración del Riesgo. De conformidad con los lineamientos establecidos en la Ley 1474 de 2011 y el Acuerdo de Junta Directiva 022 de 2016 de la Subred Norte, mediante el cual se adoptó la política de Gestión de Riesgos de la Subred Integrada de Servicios de Salud del Norte, el Procedimiento de Administración del Riesgo código: PL-P-07-01 y la Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción 2015 del DAFP, la Oficina de Control Interno verificó seguimiento y evaluación de riesgos del proceso gestión del ambiente físico y tecnológico en la que se constató que cuenta con la formulación de riesgo de gestión; en estos hace referencia a los relacionados con el manejo de los inventarios institucionales. Adicionalmente, dentro de este proceso, se registran riesgos de corrupción asociados a los inventarios. Por lo anterior, el área de Activos fijos informa que se tienen los formatos correspondientes al análisis del riesgo con fecha del 01/02/2018, el mapa de riesgos proceso gestión del ambiente físico y tecnológico - control de activos fijos, con seguimiento y monitoreo en el 2° Trimestre del 2018, al igual que el mapa de riesgos anticorrupción con seguimiento y monitoreo en el 2° Trimestre del 2018.


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En el siguiente cuadro se muestra el seguimiento a los riesgos de gestión y corrupción

asociados a los inventarios.

MAPA DE RIESGOS DE GESTION

No. RIESGO

NOMBRE DEL RIESGO CRITICIDAD DEL RIESGO

ACCION DE CONTROL/DEFINICIÓN DE LA ACCIÓN PREVENTIVA

ANÁLISIS DE RESULTADOS

R1 No ingreso de activos a los inventarios

RIESGO MENOR

Aplicación a controles a la entrega oportuna de reportes de almacén. Retroalimentación continúa de los resultados del proceso entre almacén, planeación, caja menor, recursos físicos y Administrativa para la toma de correctivos. Conformación de equipo de colaboradores altamente comprometido.

El área de Control de Activos hace mensualmente la interface de movimientos al área de contabilidad, de acuerdo con los ingresos radicadas en el sistema de información lo que ha permitido llevar control exacto por grupo y cuenta de activos. Soporte de ello se puede evidenciar en el acta contable a junio 30 de 2018. Se adjuntan actas de conciliación entre activos fijos y contabilidad con movimientos, correspondiente al mes de junio de 2018.

R2 Incumplimiento en las metas de verificación de activos fijos

RIESGO MENOR

Actualización del manual de bienes en propiedad planta y equipo de la ESE, como guía básica para el ejercicio del control de activos. Generación del aplicativo de activos fijos en el sistema de información Retroalimentación continúa del proceso para la toma de correctivos. Conformación de equipo de trabajo con recurso humano competente, comprometido y con experiencia en el sector. Seguimiento del cumplimiento de metas de inventario.

Para el 1er semestre de la vigencia 2018 se registra el 66.66% de la toma física de inventarios de la Meta Anual establecida, teniendo en cuenta que se ve afectada por el volumen en el traslado y creación de ubicaciones, la puesta en marcha en el mes de Mayo de 2018 del módulo de activos en el sistema de información y su programación de manejo y capacitación.

Se le da aplicación al manual de manejo y control de los bienes en propiedad planta y equipo, generado el 08 de septiembre de 2017, aprobado por la Subred Norte, este manual incluye lo contemplado en los instructivos de ingresos, traslados, inventarios y bajas.

En cuanto a los controles adelantados a los saldos generados por la Subred, se implementó y desarrolló el proceso de seguimiento y Conciliación con el área de contabilidad, proceso mediante el cual se busca individualizar las cuentas por grupos y subgrupos de inventario de los diferentes periodos para que desde contabilidad se consolide la información en cuenta de balance.

El área de control de activos cuenta con un equipo de trabajo idóneo para el desarrollo de las actividades, competente y con experiencia en el sector.

R3 Información de activos no confiable

RIESGO MENOR

Continuar ejecutando las actividades de depuración de Inventarios y establecer

El área de control de activos viene realizando los cruces de información mensual tanto para la información de saldos de activos como de


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un plan de depuración que permita realizar seguimiento estricto de los registros. Toma de decisiones en Comité de Activos y Comité de Sostenibilidad Contable.

depreciación, proceso que continuará con el fin de realizar las revisiones y ajustes de posibles diferencias en el mismo periodo que se presenten.

Para el 1er semestre de la vigencia 2018 NO se presenta diferencias con el área de Contabilidad.

El área de control de activos consolida su información de gestión de forma mensual mediante reportes y archivos definidos para tal fin.

MAPA DE RIESGOS DE ANTOCORRUPCION

R1 Cohecho (Manipulación indebida de información): Omitir, negar, retardar, falsear o entrabar la orientación o suministro de información a los usuarios o organismos de control que la requieran a cambio de dadivas, prebendas, regalos, favores o cualquier otra clase de beneficios.

RIESGO MENOR

*Fortalecer las capacitaciones del personal de control de activos fijos *Fomentar la cultura de autocontrol y la revisión periódica de novedades

Para el segundo trimestre de 2017 se hizo capacitación del personal de control de activos fijos en el manejo, desarrollo y actualización de los registros en el nuevo módulo en el sistema de información clínica suite

No se reciben novedades.

Soporte: Acta de Capacitación.

R2 Cohecho (Diligenciamiento indebido de formularios): Generar obstáculos o entrabamiento de trámites abusando de su cargo o de sus funciones con el fin de obtener dadivas, prebendas, agasajos, regalos, favores o cualquier otra clase de beneficios a cambio de realizar o obstaculizar los trámites para la asignación de inventarios y demás servicios a funcionarios o usuarios vinculados o adscritos a la SUBRED NORTE ESE

RIESGO MENOR

*Revisión y posible actualización del Manual de procedimientos *Asignación clara de responsabilidades en el procedimiento *Fortalecer la corresponsabilidad frente al manejo y custodia de los activos de la entidad

Durante el segundo trimestre se reciben observaciones por no contar con el módulo de activos fijos en el sistema de información clínica suite. Durante el trimestre se desarrolla y se pone en producción el módulo de activos fijos, realizando acciones de Fortalecimiento de las Competencia del Talento Humano y reuniones de equipo, con el fin de mitigar o evitar la aparición del riesgo. Soporte: Actas puesta en marcha modulo y seguimiento.

R3 Solicitar dádivas o acceder a soborno: Tolerar por parte del supervisor de los contratos, el incumplimiento en la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la SUBRED NORTE ESE, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra, suministro o servicio que no ha sido ejecutado a cabalidad a cambio de un beneficio particular

RIESGO MENOR

*Articular todos los procesos de activos fijos desde el ingreso al almacén hasta el registro en inventarios y libros contables *Evaluar la gestión de la conciliación de saldos * Capacitar permanentemente a los gestores del proceso de inventario en sus obligaciones

Se asignan nuevos usuarios al módulo de producción y puntos de sistema de información en cada una de las unidades grandes de servicio, como son Suba, Engativá, Simón, Chapinero y Usaquén para disminuir dificultades en el acceso por la implantación del sistema de información unificado como Subred, lo que genera demora en la toma física de inventario y actualización del módulo en cuanto a ubicaciones y personas responsables de los bienes, no siendo esto un riesgo para la correcta parametrización y saldos contables.


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R7 Peculado Por Apropiación: Utilización impropia de la infraestructura, insumos, dispositivos y equipos de la SUBRED NORTE E.S.E. buscando provecho particular, usufructo y/o apropiamiento de los mismos en detrimento de la institución

RIESGO MENOR

* Desarrollar el módulo de control de activos fijos * Sensibilización en el uso y cuidados de los elementos entregados a los colaboradores para la ejecución de funciones

Durante el segundo trimestre del año, se genera el Manual de manejo y control de los bienes en propiedad planta y equipo de la Subred Norte, junto con 4 Instructivos aprobados por Gestión de Calidad, que regulan y controlan su proceso, así mismo se circulariza el inicio de la toma física de inventario 2018.

Se controla el manejo de las pólizas globales que amparan los riesgos de los bienes y la prestación de los servicios en la Subred Norte.

Se controla el diligenciamiento y presentación de los formatos de movimiento de bienes e inventarios y el registro de las minutas, relacionando las entradas y salidas de Activos.

Se consolida el seguimiento a proveedores de mantenimiento de Activos, mediante formatos y las Hojas de vida de los equipos.

R8 Tráfico De Influencias: Ejercer cualquier clase de coacción sobre servidores públicos o sobre particulares que ejerzan funciones públicas invocando influencias reales o simuladas, para obtener provecho personal o para terceros, o para que procedan en determinado sentido (nombramientos irregulares, nepotismo).

RIESGO MENOR

*Actualizar los procedimientos en cuanto a la gestión de talento humano * Realizar auditorías del proceso * Verificación interna de la adherencia de los procedimientos *Fortalecer los mecanismo de comunicación e información de requerimientos de control de activos

Se pone en marcha el módulo de activos fijos, con saldos e información de inventarios con corte a septiembre de 2017, realizando movimiento de ingreso y depreciación de los meses octubre, noviembre y diciembre de 2017, cerrando e interfaz a través de archivos planos la vigencia 2017.

Puesto en marcha y en producción el módulo de activos fijos en el mes de Mayo de 2018, se procede a actualizar los movimientos respectivos de enero a mayo, saldando y reportando por el modulo interfaces con contabilidad.

Se desarrolla análisis contable, conciliación de cuentas del activo y depreciación con saldos iguales a Junio 30 de 2018.

Se entregan manuales, instructivos y cuentas de usuario a los referentes de activos fijos, por parte de sistemas y el usuario líder del módulo.

R9 Incumplimiento de funciones: Permitir y / o tolerar el incumplimiento de las normas y obligaciones establecidas para los funcionarios públicos de la SUBRED NORTE ESE y la aplicación de los Manuales de Procesos y Procedimientos y los Manuales de Funciones y Competencias a cambio de dineros, dádivas o beneficios particulares.

RIESGO MENOR

* Verificar y actualizar manual de funciones *Realizar capacitación al interior del grupo en relación al manual de funciones y reglamento interno *Crear puntos de control en el seguimiento e implementación del manual de funciones

Existencia de manual, instructivos y formatos de trabajo al proceso de control de activos, aprobado por la oficina de calidad y la gerencia de la Subred.

Se circulariza la realización del inventario físico vigencia 2018

R10 Conflicto de Intereses: Cuando un colaborador, funcionario, o miembro de junta directiva no

RIESGO MODERADO

*Actualizar los procedimientos en cuanto a la gestión de talento

Se realiza periódicamente comité de inventarios formalizando actas de reunión.


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se declarare impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho

humano * Realizar auditorías del proceso * Verificación interna de la adherencia de los procedimientos *Fortalecer los mecanismo de comunicación e información de requerimientos de control de activos

Se realizan reuniones del grupo de trabajo del área de Control de activos formalizando actas de reunión.

R11 Concusión: Cuando un colaborador y/o funcionario exija descaradamente o solapadamente a otros colaboradores o particular el pago de dadivas o contribuciones para aceptar documentación o soportes falsos de la hoja de vida o de un documento privado o público

RIESGO MENOR

* Formalizar y socializarlo el instructivo de manejo de bienes en propiedad planta y equipo *Realizar auditorías del proceso * Verificación interna de la adherencia de los procedimientos

Se publica a través de la intranet, el manual de procedimientos, instructivos y formatos de trabajo, al igual que un folleto informativo.

Por lo anterior se observa gestión de seguimiento y evaluación de los mismos, sin que

exista materialización de riesgo de cargue de información en el sistema, evaluación en el

proceso interno y adecuada actualización de inventarios.

Directiva 003 de 2013 de la Secretaria de la General Alcaldía Mayor de Bogotá.

De acuerdo a la Directiva 003 de junio 25 de 2013 emanada la Secretaria General de la

de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en lo referente a la perdida de elementos y documentos,

se tiene establecido en el folleto Control de Bienes y manual Manejo y Control de los

Bienes en Propiedad Planta y Equipo el procedimiento para la perdida de bienes de la

entidad, mediante pólizas que aseguran los bienes de la institución y se renuevan cada

año.

Además para minimizar los riesgos de pérdida se cuenta con el Mapa de Riesgos para el

proceso de Gestión del Ambiente Físico y Tecnológico (activos fijos) de la Subred

Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E., en el cual se identifica y define los posibles

riesgos para los activos de la entidad. Verificación del seguimiento que se realiza con la

oficina de Desarrollo Institucional, que hace los seguimientos cada trimestre.

En la verificación del contrato de vigilancia No 09 de 2018 - Empresa Unión Temporal

SYO que se suscriben queda claramente detalladas las obligaciones relacionadas con la

custodia de bienes y las responsabilidades del contratista estableciendo rigorosa

aplicación en caso de pérdida de elementos.


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En los Contratos verificados de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la

Gestión Administrativa y Asistencial y se verifico que no existe dentro de ninguna cláusula

que hagan relación con la entrega, conservación y uso adecuado de los elementos

públicos y obligaciones de responder por su deterioro o perdida.

Seguimiento del Plan de Mejoramiento Revisoría Fiscal.

De acuerdo al seguimiento al Plan de Mejoramiento a las observaciones de la auditoria de

la Revisoría Fiscal se dio cumplimiento al 100% de los compromisos adquiridos,

observándose el cierre de los ciclos de mejora de dicho plan. Anexo Plan

mejoramiento.

PLAN DE MEJORAMIENTO REVISORIA FISCAL

HALLAZGO / OPORTUNIDAD DE

MEJORA

CAUSA PRINCIPAL

ACCIONES DE MEJORAMIENTO

ESTADO INDICADOR

%

La |subred Norte E.S.E. no ha realizado el avalúo de la propiedad planta y equipo a 31 de diciembre de 2017 con base en lo establecido en las normas de la Contaduría General de la Nación.

Realización del avalúo

1. Realizar el avalúo de la propiedad,

planta y equipo de la Subred Norte

E.S.E.

De acuerdo al Acta 04 del 20 de Junio de 2018; Finalización Contrato de prestación de servicios 073 de 2018, se reciben los cuadernillos de los avalúos de los bienes inmuebles.

100%

Cálculo de adiciones, retiros y depreciación se realiza en hoja de cálculo Excel

Riesgo sobre la información manejada por activos fijos

1. Implementación y puesta en marcha

del módulo de activos fijos

Se Suscriben actas de: Acta de arranque módulo de activos fijos el 27/03/2018 Oficio de presentación saldos a contabilidad 09 a 12/2017 el 11/04/2018 Acta de saldos a 31/12/2017 con contabilidad el 11/05/2018 Acta de reclasificación de saldos contabilidad el 15/05/2018 Acta seguimiento casos de uso aplicativo el 13/06/2018 Acta seguimiento funcionalidades aplicativo el 18/07/2018 Acta de conciliación saldos contabilidad activos fijos junio 2018

100%

Fuente: Activos Fijos

No Conformidades. En desarrollo del análisis efectuado al proceso auditado, se evidenciaron las siguientes no conformidades:

1.- Al auditar el proceso del sistema del módulo de Activos Fijos se detectaron doble placado en algunos de los activos, como se observa en la tabla de placas duplicadas.


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2.- En la verificación de la matriz de siniestros y hurtos de la Subred Integrada de

Servicios de Salud Norte E.S.E se evidencio que se debe dar prioridad en las gestiones y

decisiones de aquellos siniestros que se encuentran de vigencias anteriores (2014 y

2015) para su trámite de reclamación y posterior liquidación, la cual puede suceder

inconvenientes de desistimiento y objeción por la aseguradora.

3.- En la verificación de las 12 carpetas de los contratos OPS del 2017, se evidenció que

no existe soporte alguno de actas de entrega Activos Fijos o legalización del formato de

inventario de bienes en servicios (Cod.AP-AT-F-16-1) ni el formato de traslado de

elementos devolutivos e inventarios (Cod. FR-F-18-1) por los contratistas.

4.- En la revisión de los 34 contratos de OPS de 2017 y 2018 no se incluye cláusula que haga relación con la entrega, conservación y uso adecuado de los elementos públicos y obligaciones de responder por su deterioro o perdida. 5.- De los 62 elementos de la toma aleatoria de inventario realizada en la Unidad de Servicios de Salud Chapinero se evidencio que 9 elementos se encuentran con placas en mal estado (rotas y borradas), e igualmente verificar las placas en general de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E. 6.- Al no tenerse actualizado el sistema de información módulo de activos fijos por cada una de las unidades de servicios de salud, se observó en la verificación de dicho sistema existe responsables que se encuentran retirados o activos y que tienen una alta concentración de elementos a su cargo la cual no han hecho el respectivo procedimiento de traslado o entrega de estos elementos.

CONCLUSIONES

Las cuentas de activos fijos, presenta razonablemente aspectos importantes de la situación financiera de la entidad, de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptada. La puesta en marcha del módulo de Activos Fijos en el sistema de información Clínical Suite, generó interface con módulos financieros, mediante actas de conciliación de saldos y actas de seguimiento del estado actual de la operación, la cual se vienen elaborando movimientos y reportes de saldos, conciliados con los Estados Financieros.

Se observó que las depreciaciones de los activos fijos, se realizó mediante el método de línea recta y se verificó que el valor de los activos en libros es razonable. Se evidencia que la Subred tiene documentadas las políticas y demás prácticas contables relativas a los activos, lo mismo que los manuales donde se describen las diferentes formas de desarrollar las actividades, en procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible.


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Se efectúan las actualizaciones de los avalúos a los bienes inmuebles (Edificaciones y terrenos), a través del contrato de servicios 073 del 2018 por un costo de $133.757.756. Se encuentra en proceso de depuración y actualización los inventarios a través de la Circular 016 de 2018, proceso que generará nuevos movimientos y reportes de novedades en cuanto a Bienes obsoletos e inservibles a dar de baja. RECOMENDACIONES Dar cumplimiento a la toma física de inventarios a 31 de diciembre de 2018 y actualizar el aplicativo del módulo de inventarios por cada uno de los referentes de activos fijos de las diferentes Unidades de Servicios de Salud. Cuando se termine la toma física por cada Unidades de Servicios de Salud se deben establecer los bienes sobrantes y faltantes de acuerdo a lo registrado en las novedades de los traslados y realizar las respectivas compensaciones de faltantes y sobrantes con el fin de conciliar dicha información con los registros contables, para generar los posibles ajustes en los estados financieros.

Se evidenció doble placado en algunos de los activos, lo cual generaría inconvenientes a la hora de la toma de inventarios. La Dirección Administrativa debe dar prioridad en adelantar las acciones de oportunidad ante los siniestros/hurtos que se encuentran en proceso de reclamación de vigencias anteriores con el fin de tener el trámite de reclamación y posterior liquidación y no tener inconvenientes de desistimiento y objeción. A los supervisores de los contratos se les debe socializar el instructivo y formato para dar cumplimiento de la entrega del cargo y recordarles las implicaciones disciplinarias por no realizar la entrega del cargo. Los contratos de OPS deben incluir una cláusula que haga relación con la entrega, conservación y uso adecuado de los elementos públicos y obligaciones de responder por su deterioro o perdida. En el evento en que cualquier funcionario, contratista o personal de comisión debe hacer entrega formal de los elementos devolutivos, se hará por medio del formato “traslado de elementos devolutivos e inventarios o acta de entrega.

Se deben realizar actas de paz y salvo de los activos fijos cuando cesa el vínculo laboral o termina un contrato.

Hacer mantenimiento y reemplazar las placas de los bienes de la Unidad de Servicios de Salud Chapinero y verificar en general las placas de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E. con el fin que cuando se realice la toma física de inventarios no se tenga inconvenientes en su verificación.


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Se recomienda que una vez realizado el inventario de los activos fijos, se actualice el sistema de información módulo de inventarios por cada una de las unidades de servicios de salud se confirme que los responsables que encuentran retirados o activos y que tienen una alta concentración de elementos a su cargo hayan hecho el respectivo procedimiento de traslado o entrega para que no tengan inconvenientes que estos elementos que tenían a cargo no se hayan perdido. Se recomienda en lo posible evitar asignar a un solo responsable un número excesivo de activos que dificulte su adecuado seguimiento y custodia.

Atentamente, (ORIGINAL FIRMADO) CARLOS FERNANDO REY RIVEROS Jefe Oficina de Control Interno Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E.

Nombre Cargo Firma

Elaborado por: William Morales López Profesional Especializado

Proyectado por

Revisado por Carlos Fernando Rey Riveros Jefe de Control Interno

Aprobado por:

Declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales y por lo tanto lo presentamos para la firma

Documents

BOGOTÁ, OCTUBRE DE 2018 Final Activos Fijos.pdf · los inventarios y el procedimiento financiero a realizar sobre los mismos. El Acuerdo 641 de 2016, por medio del cual se efectúa