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EL ABC DEL TELETRABAJO EN COLOMBIA. INTRODUCCIÓN. Por: Mauricio Montoya Ramírez Profesional de apoyo técnico - ORMET- Risaralda. Secretaría de Planeación Departamental Colombia se ha propuesto desarrollar el teletrabajo como una herramienta para hacer frente a los cambios tecnológicos, económicos y sociales que se vienen generando en el mundo. De hecho, sobre la premisa de generar un aumento en la productividad, la mejora en la calidad de vida de los trabajadores, la promoción de la inclusión social de personas con capacidad de trabajo pero con algún tipo de limitación que repercute en la movilidad, la reducción de los efectos negativos de la contaminación y el impulso al uso de las tecnologías de información y las comunicaciones –TIC´s- En el año 2008 se expidió la ley 1221 y en 2012 se reglamentó mediante el decreto 0884. La adopción del modelo de teletrabajo hace parte de las estrategias para la modernización de estado colombiano de cara a una apertura total al mercado global, la firma de múltiples tratados de libre comercio y el fomento a la necesaria modernización de la economía.

EL TELETRABAJO El desarrollo de medios de comunicación cada vez más sofisticados que involucra elementos de hardware y software para crear las tecnologías de la información y telecomunicaciones -TIC´s-; ha ocasionado múltiples cambios en la sociedad. En efecto, se han generado múltiples oportunidades de interacción entre los seres humanos a través de todo el mundo, que enriquecen su interacción social enormemente. Dichos cambios no son ajenos a economía y a la forma en que se ejecutan las labores dentro de las organizaciones, el ordenador y la internet han generado cambios drásticos en la forma de realizar el trabajo y en la relación entre empleado y empleador, se crea entonces una nueva forma de relación laboral, el teletrabajo. Mediado por las TIC´s, desde el domicilio o algún sitio remoto, el teletrabajador cumple funciones para su empresa sin que para ello tenga que necesariamente requerirse su presencia en la misma; con algunas diferencias entre un teletrabajador y otro, en general tienen unos fuertes componentes de tecnologías de comunicación sincrónicos y asincrónicos para desempeñar su labor.

OBSERVATORIO DEL MERCADO LABORAL DE RISARALDA

[Miembro de la Red ORMET]

OBSERVATORIO DEL MERCADO DE TRABAJO - ORMET – RISARALDA

MAYO 2015

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Para la OIT, el teletrabajo se define como "Una forma de trabajo en la cual: a) el mismo se realiza en una ubicación alejada de una oficina central o instalaciones de producción, separando así al trabajador del contacto personal con colegas de trabajo que estén en esa oficina y, b) la nueva tecnología hace posible esta separación facilitando la comunicación". (Citado en Vittorio Di Martino, 2004). También la OIT en el Tesauro OIT, 6.ª edición, Ginebra, 2008. Lo define como “El teletrabajo es el trabajo a distancia (incluido el trabajo a domicilio) efectuado con auxilio de medios de telecomunicación y/o de una computadora.” Otra definición sobre esta modalidad es la acogida por el Acuerdo marco europeo sobre teletrabajo, Bruselas, 16 de julio de 2002, donde se establece que “El teletrabajo es una forma de organización y/o de realización del trabajo, utilizando las tecnologías de la información en el marco de un contrato o de una relación de trabajo, en la cual un trabajo que podría ser realizado igualmente en los locales de la empresa se efectúa fuera de estos locales de forma regular”. Ya desde lo local, Ley 1221 de 2008 en su artículo 2o establece que el teletrabajo es “Una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación -TIC- para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio especifico de trabajo”.

El LIBRO BLANCO DEL TELETRABAJO El libro blanco del teletrabajo es una guía realizada por el Ministerio de Trabajo, el Ministerio de las TIC y la Corporación Colombia Digital y compila todo lo relacionado con el teletrabajo en el país y como implementarlo. Este documento compila conceptos claves, las tecnologías para teletrabajar, su marco legal, la forma de implementar el teletrabajo en las organizaciones y el interés decidido de Colombia de desarrollar el modelo de teletrabajo en el país y estar al tenor de estas tendencias a nivel mundial. Este documento, así como todo lo relacionado con el teletrabajo, su implementación y las herramientas para llevarlo a cabo pueden encontrarse en el portal del teletrabajo creado por el gobierno para tal efecto, en la dirección electrónica www.teletrabajo.gov.co. REGLAMENTACIÓN La ley 1221 fue reglamentada por el decreto 0884 de 2012 que definió el teletrabajador, los modelos de contrato o vinculación, la forma de vinculación al sistema de seguridad social en salud y pensión y otros aspectos del teletrabajo y el teletrabajador. CONCEPTOS CLAVES La normatividad vigente establece tres modalidades de teletrabajo que son: 1. TELETRABAJO AUTÓNOMO: Los

teletrabajadores autónomos son teletrabajadores independientes o empleados que se valen de las TIC´s

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para realizar sus tareas desde cualquier lugar elegido por ellos mismos.

2. TELETRABAJO SUPLEMENTARIO: los teletrabajadores suplementarios tienen contrato laboral y alternan sus actividades entre las labores cotidianas en la empresa y el trabajo mediado por las TIC´s fuera de ella, considerando que ejercen como teletrabajadores al menos dos (2) días a la semana.

3. TELETRABAJO MÓVIL: trabajadores que utilizan dispositivos móviles para la ejecución de sus actividades y se ausentan con frecuencia de su oficina o no tienen lugar definido para hacerlo.

LAS TIC´S Y EL TELETRABAJO El uso de las TIC´s hace factible el trabajo a distancia con dispositivos electrónicos como medio de interacción y permite una gestión más óptima del talento humano facilitando el uso intensivo del conocimiento como herramienta de trabajo. En efecto, dentro de las múltiples ventajas y beneficios del teletrabajo están:

Mayor productividad del empleado derivada del uso intensivo de las TIC´s, de la reducción de tiempos de desplazamiento y del mejoramiento del ambiente de trabajo.

Reducción de costos tanto en el tamaño de la planta física, equipos y servicios asociados a la atención del personal, como de gastos de personal.

Mayor descentralización de los procesos, al tiempo que es posible mediante la interconexión constante evaluar el avance real de la acciones.

Facilidad de control y seguimiento permanente al desarrollo de las

actividades y tareas programadas con herramientas tecnológicas.

Al mediar la tecnología, la ubicación pasa a un segundo plano por lo que se mejoran las condiciones para el reclutamiento de personal más calificado sin importar su ubicación o la sede de la organización, se reduce la rotación de personal y los costos asociados a su capacitación y mejora la calidad de vida de los trabajadores.

Hay reducción en costos de adquisición de equipos de cómputo y su mantenimiento pues en la mayoría de los casos los empleados usan sus propios dispositivos, a la vez que la conectividad permite un flujo constante de información en tiempo real.

Como efecto ambiental positivo, al no requerirse del traslado del empleado a la organización y de esta hacia su casa, hay una evidente reducción de la huella de carbono, y por ende a la reducción de la contaminación.

El teletrabajo es inclusivo, ya que permite la contratación de personas con capacidad de movilidad reducida, aislamiento geográfico o madres con hijos a cargo que trabajen desde su hogar.

Para el teletrabajador, se generan ahorros de tiempo y dinero en desplazamientos, alimentación, así como mejoras en la salud derivadas de su alimentación en casa, reducción del estrés asociado al ambiente de trabajo y la movilización. Así mismo hay mejoras en la gestión del tiempo y las actividades planeadas, lo que redunda en una mayor presencia

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física en el hogar y la mayor interacción con su familia, así como en otros espacios sociales que le permiten mejorar su autoestima y su productividad.

Por otro lado, existen retos que superar para que la implementación del teletrabajo en las organizaciones colombianas sea efectiva y positiva, obteniendo las ventajas esperadas, estos retos incluyen:

Creación o apropiación de las herramientas de control adecuadas para el seguimiento y control a los teletrabajadores, sin las cuales sus tareas y cumplimientos, así como la evaluación de los resultados de dichas gestiones serán muy difíciles de medir.

Los altos costos que significa para la empresa el cambio tecnológico para implementación del teletrabajo. Esto dependerá de las necesidades de cada proyecto y la rentabilización de la inversión.

La gestión del cambio cultural en la organización que permita la transición hacia una mentalidad más flexible entre sus colaboradores y mandos medios teniendo como base la mutua confianza, la orientación a resultados y el uso de las herramientas tecnológicas existentes.

La armonización de las políticas organizacionales y la legislación vigente para hacer posible su implementación.

genera aumentos en las productividad, reducción en los costos de la estructura física de las empresas, reduce el ausentismo laboral

LÍNEAS DE BASE DEL TELETRABAJO EN COLOMBIA 2012 El Estudio de Línea de base del teletrabajo en Colombia, realizado por la Corporación Colombia Digital y el Centro Nacional de Consultoría en el año 2012 estimó en 31.553 teletrabajadores en todo el territorio nacional, de estos más del 40% se encuentran en la capital del país (Bogotá) y cerca del 90% concentrados en los sectores del comercio y servicios respectivamente. En general, las áreas de las empresas que más implementaban el modelo de teletrabajo hasta ese momento eran las áreas comercial y de ventas con aproximadamente 51%. Por otro lado, el nivel de conocimiento de la alternativa del teletrabajo era del 31%, y las empresas que lo habían implementado solo alcanzaban el 9% del total de las empresas legalmente constituidas. El estudio reveló que las mayores barreras económicas para la implementación del teletrabajo era primeramente la inversión en infraestructura y tecnología con el 13% y la falta de cultura organizacional al interior de la organización con el 9%. Se evidenció así mismo que solo en el 3% de los casos se realizó contratación de personas con alguna discapacidad, lo que demuestra problemas de inclusión a teletrabajadores, siendo esta una importante oportunidad para personas capacitadas profesionalmente pero con algún grado de discapacidad física y/o problemas de movilidad. Por otro lado, entre las barreras no económicas evidenciadas por el estudio estaban los prejuicios hacia el modelo de contratación laboral (35%), la cultura

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organizacional de la empresa (13%), el desconocimiento de la regulación en el país sobre esta materia (11%) y la resistencia al cambio/costumbre (10%). El estudio también identificó que los principales motivadores para la implementación de un modelo de teletrabajo en las organizaciones eran la disminución y/o reducción de costos de operación y los beneficios tributarios otorgados. En este caso, las empresas reportaron haber tenido reducciones en costos hasta del 30%, aumentos en la productividad del 24% y mayores facilidades para los trabajadores en un 22%. De otra parte, desde la concepción del teletrabajador, esta modalidad era percibida como una forma de vinculación laboral (18%), algún tipo de aislamiento (14%), menor ingreso laboral (12%) y desmejora en las condiciones de contratación (10%). ESTUDIO DE PENETRACIÓN DEL TELETRABAJO 2014 El estudio diagnóstico de penetración del teletrabajo realizado en 2014 mostró una tendencia al alza con un crecimiento del 26% entre 2012 y 2014. Por ciudades, Medellín fue en donde más se incrementó el teletrabajo (60%) seguido de Bogotá (29%). Además, el 30% de las empresas que implementaron el modelo de teletrabajo están contratando nuevos teletrabajadores, y por áreas de las empresas, la de tecnología lidera el teletrabajo con el 33%, seguido de producción con el 29%, comercio/ventas con el 24% es tercera, administración y

financiera cuarta con el 8%, atención al cliente en quinto puesto con el 4% y mercadeo es último con el 2% de penetración. En la identificación del lugar desde donde trabajan los teletrabajadores, el 71% de las personas teletrabajan desde su casa o domicilio permanente, el 21% desde una oficina satélite y el 8% desde un telecentro u otro. Por cargos o niveles de responsabilidad, los cargos de nivel medio, aquellos que reportan directamente a la gerencia como directores, jefes de área y coordinadores lideran la penetración del teletrabajo con el 58%, seguidamente están los cargos de nivel bajo, aquellos que reportan al segundo nivel y están compuestos principalmente por operativos con una penetración del 37%, y finalmente, los cargos de nivel alto, aquellos de mayor jerarquía dentro de la empresa como presidentes y gerentes ocupan el tercer lugar con el 19% de penetración. Por nivel de calificación de las personas contratadas para teletrabajo en el país, los profesionales lideran el ranking de las contrataciones, luego siguen los técnicos, luego asesores, trabajos asistenciales y finalmente directivos. Las herramientas más usadas para el teletrabajo según la encuesta según las respuestas obtenidas fueron: 84% de las empresas usan internet

de banda ancha. 19% de las empresas usan

conectividad móvil.

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7% de las empresas usan líneas fijas conmutadas.

1% de las empresas usan una conexión de fibra óptica o red de banda dedicada.

1% de las empresas usan una red ampliada de wifi.

1% de las empresas usan intranet. En cuanto a aplicaciones y programas de software, los más usados son el correo electrónico, el aplicativo de mensajería instantánea whatsapp, Skype, redes sociales y Spark. En video conferencias la herramienta más usada es Skype y webex. En herramientas de trabajo colaborativo las más usadas son office online, google Apps, Officezilla, Dropbox y Yammer. Las herramientas de almacenamiento más usadas son Google Drive y Dropbox. CARACTERÍSTICAS El libro blanco del teletrabajo establece como características principales y diferenciadoras de otros tipos de trabajo a distancia las siguientes:

a. Es una actividad laboral que se lleva a cabo por fuera de la organización y su ubicación física, es decir, extramural.

b. El uso intensivo de las TIC´s es determinante para la gestión entre las partes, sin necesidad de estar en un lugar determinado para el cumplimiento de las funciones encomendadas.

c. El cambio en los modelos organizacionales tradicionales y el replanteamiento de las formas de

comunicación al interior de las mismas, con los consecuentes cambios en los mecanismos de control, seguimiento, etc.

Además de lo anterior, el modelo de teletrabajo implica la flexibilización de los horarios en función de los cargos, sus necesidades y los resultados esperados, la disposición de la casa u otros sitios similares para la realización de las actividades, el uso de dispositivos personales o comprados por el teletrabajador para llevar a cabo sus labores (sin prejuicio de recibir dispositivos alternos en dación, préstamo o comodato por parte de la empresa para el cumplimiento de sus funciones), la evaluación de los resultados obtenidos producto de su gestión, más allá de sistemas físicos de control y evaluación del cumplimiento y de los resultados esperados, y finalmente, uno de los cambios más drásticos tiene que ver con la forma en la que se crean relaciones, se reúnen y se toman decisiones, lo cual se hace de manera virtual, de manera alterna o paralela y la abolición de los encuentros físicos y las reuniones limitadas, pues los medios virtuales permiten la interacción de una cantidad ilimitada de personas al tiempo. IMPLEMENTACIÓN DEL TELETRABAJO Un reto importante en el país es la implementación del proceso de teletrabajo en las organizaciones, conocidas las limitaciones existentes en el mercado nacional de conocimiento sobre el uso y aprovechamiento de este tipo de innovaciones. En este sentido, son al menos cinco etapas que se deben superar para lograr un proceso de implementación exitosa y deben involucrar:

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Compromiso institucional.

⊗ Formalización del inicio del proyecto.

⊗ Formación del equipo líder del proyecto.

⊗ Acuerdo a nivel directivo. Planeación general del proyecto.

⊗ Planeación general del proyecto.

⊗ Sensibilización. Autoevaluación.

⊗ Componente jurídico. ⊗ Componente tecnológico. ⊗ Componente organizacional. ⊗ Informe de conclusiones de la

autoevaluación. Prueba piloto.

⊗ Definición de la población. ⊗ Convocatoria. ⊗ Selección. ⊗ Capacitación. ⊗ Preparación administrativa. ⊗ Seguimiento y medición. ⊗ Pilotaje. ⊗ Evaluación del piloto. ⊗ Socialialización.

Apropiación del modelo. ⊗ Adopción del modelo. ⊗ Estrategias de comunicación y

seguimiento. ⊗ Banco de buenas prácticas.

Lo anterior, parte de la revisión de modelos éxitos de implementación de teletrabajo del ámbito nacional e internacional COMISIÓN ASESORA DE TELETRABAJO Como una herramienta para facilitar la implementación del teletrabajo, en 2013 nació la COMISIÓN ASESORA DE TELETRABAJO, resultado de un convenio entre los Ministerios de Trabajo, TIC´s y la Corporación Colombia Digital, cuya

finalidad es brindar acompañamiento sistémico a aquellas entidades que deseen implementar el modelo laboral de Teletrabajo. Esta iniciativa, compuesta por un equipo multidisciplinar realiza apoyos en la evaluación de viabilidad de implementación, construcción de modelos o planes pilotos considerando aspectos como la estructura organizacional, la tecnología, marco legal –entre otros- inherentes a cada organización asesorada. Para contacto la información de la Comisión de teletrabajo es: Corporación Colombia Digital Teléfono (57-1) 611 30 59 - 2154749 – 6204961 Fax: (57-1) 637 77 83 Bogotá D.C. EXPERIENCIAS DE ÉXITO Según cifras presentadas por el Ministerio de trabajo en 2014, 4.200 empresas han implementado el modelo de teletrabajo en el país, de estas, 3.100 están ubicadas en la ciudad de Bogotá y se calculó que a final del año se alcanzaría los 75.000 teletrabajadores en todo el país. Según el Ministerio, el 44% de las entidades que han implementado el teletrabajo son del sector público, y el 56% son del sector privado, de un total de 135 organizaciones identificadas. Actualmente, Carvajal Información cuenta con 117 colaboradores en la modalidad de Teletrabajo, 39 de los cuales están en Colombia, entregando resultados muy positivos para la compañía. El desempeño de los teletrabajadores aumenta significativamente con respecto a sus indicadores antes de vincularse a esta

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modalidad, pues en promedio pasan del 90% al 103% en cumplimiento de metas. FUENTES DE INFORMACIÓN Portal de teletrabajo en Colombia. http://www.teletrabajo.gov.co/portal/ Ministerio de las TIC http://mintic.gov.co/portal/604/w3-channel.html Corporación Colombia Digital http://colombiadigital.net/ Ministerio de Trabajo http://www.mintrabajo.gov.co/ DOCUMENTOS CONSULTADOS Ley 1221 de 2008 Ley de teletrabajo, consultada desde http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3703_documento.pdf Decreto 0884 de 2012 Por la cual se reglamenta la ley 1221 de 2008, consultado desde www.mintrabajo.gov.co/component/.../198-decreto-0884-de-2012.html Resolución 2886 de 2012, que conforma la Red Nacional de Fomento al Teletrabajo consultada desde www.mintic.gov.co/portal/604/articles-4290_documento.pdf

Libro blanco de teletrabajo, consultado desde http://www.teletrabajo.gov.co/622/propertyvalues-8024_descargable_2.pdf Presentación Resultados Estudio de Penetración teletrabajo 2014, Consultado desde http://www.teletrabajo.gov.co/622/articles-8146_archivo_pdf_diagnostico_2014.pdf