Bosiljčić igor seminarski rad - google docs

SEMINARSKI RAD

Gugl Doks (Google Docs)

Profesori:

Prof Branislav Jevtović

Prof Đorđe Petrović

Student:

Bosiljčić Igor,

4022/09

Valjevo, maj 2010.god

Sadržaj: Uvod ........................................................................................................................................... 1

Sistemi za upravljanje dokumentima ........................................................................................... 2

Uvodna razmatranja .................................................................................................................... 4

Istorija ................................................................................................................................ 4

Karakteristike .................................................................................................................... 5

Mobilni pristup .................................................................................................................. 6

Aktivacija Gugl Doksa ............................................................................................................... 7

Rad u Gugl Doksu .................................................................................................................... 11

Osnovne opcije ................................................................................................................ 11

Podešavanja ..................................................................................................................... 12

Pretraga dokumenata ....................................................................................................... 14

Pretraga šablona .............................................................................................................. 16

Otpremanje dokumenata .................................................................................................. 17

Opcije za prikaz dokumenata .......................................................................................... 19

Polja za sortiranje fajlova ....................................................................................... 21

Polje za prikaz fajlova ............................................................................................ 23

Paleta alatki za organizovanje fajlova ............................................................................. 25

Kreiranje novih dokumenata .................................................................................................... 30

Politika privatnosti za Gugl Doks ............................................................................................. 35

Zaključak .................................................................................................................................. 36

Indeksi ...................................................................................................................................... 37

Literatura .................................................................................................................................. 38

Igor Bosiljčić Google Docs

strana 1

Uvod Cilj ovog seminarskog rada je da detaljno opiše onlajn sistem za upravljanje

dokumentima (ONLINE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM) Gugl Doks (GOOLE DOCS).

Seminarski rad počinje analizu objašnjenjem termina sistema za upravljanje

dokumentima, nastavlja sa preciziranjem šta su to onlajn sistemi za upravljanje dokumenata,

navodi neke od istih.

Ostali deo rada se fokusira na pojedinosti jednog od najpopularnijih sistema za

upravljanje dokumentima, a to je Gugl Doks ili Gugl Dokumenti (GOOGLE DOCS). Ovaj

centralni deo seminarskog rada počinje uvodom u osnovne podatke o Gugl Doks-u, kako je

isti nastao i prerastao u ono što je danas. Posle teoretskog uvoda, rad izlaže korake za početak

(akitivaciju) ove onlajn usluge, a najveći deo rada se odnosi na detaljno objašnjenje

pojedinosti i načina korišćenja ovog moćnog alata.

Razlog obrade ove teme je sve veća pažnja (pogotovo medijska) koja se obraća

terminu Softver kao onlajn usluga, ili poznatije kompjuterske usluge iz Oblaka (CLOUD

COMPUTING). Korišćenje računarskih aplikacija je napravilo pun krug za proteklih 40 godina.

Početni oblici rada na računaru su bili terminalskog tipa, gde se na jedan glavni računar

(MAINFRAME) povezano više drugih računara. Aplikacija je bila locirana na mejnfrejm

računaru, a korisnici su preko svojih terminala pristupali glavnom resursu i koristili ga za

obradu podataka. Početkom 80-tih godina kompanija APPLE popularizuje personalni računar,

a na scenu stupaju velike softverske kuće (MICROSOFT). Ova era korišćenja računarskih

aplikacija traje i danas i karakteriše je kupovina aplikacije kao i svake druge robe, koju treba

instalirati na korisnikovom računaru i praćenjem instalacionih koraka pustiti u rad.

Mišljenje mnogih, a i autora ovog rada je da gledamo poslednje dane dominacije

koncepta softverskih aplikacija kao robe i prelazak na koncept aplikacija kao onlajn usluge.

Problemi sa piraterijom, cena aplikacija, stalno instaliranje novijih verzija, brza internet

konekcija su faktori koji su omogućili širenje „Oblaka“. Kompanije umesto da zarađuju

prodavajući softver, zarađuju tako što prodaju korisnikovu pažnju (vreme koje provedemo

koristeći njihovu onlajn uslugu) marketinškim kompanijama i kao glavni izvor prihoda imaju

internet marketing. Sve što korisnik treba da uradi je da ode na odgovarajući sajt i koristi

aplikaciju. Gugl je lider u ovoj oblasti, a jedan od njegovih proizvoda je Gugl dokumenti.

Zaključak ovog rada sadrži sumaciju izloženog, kao i lična mišljenja autora.

Google Docs Igor Bosiljčić

strana 2

Sistemi za upravljanje dokumentima

Sistem za upravljanje dokumentima je kompjuterski sistem (ili set kompjuterskih

programa) koji se koriste za praćenje i čuvanje elektronskih dokumenata. Početkom 80-tih,

dok je još uvek vladala „papirna kancelarija“ mnogi prodavci su izneli na tržište sisteme za

upravljanje papirnim dokumentima. Ti sistemi su kao objekat obrade imali papirna

dokumenta (ali i slike i grafikone).

Drugi talas ovih proizvoda je uključivao i upravljanje elektronskim dokumentima,

koji su postajali sve prisutniji sa širenjem personalnog računara. Pojavljivanje ovih sistema je

predstavljalo odgovor na potrebu kompanija za upravljanjem sve većim i večim količinama

informacija. Sa sve većim prisustvom računara i tranziciom sa „papirne“ na „elektronsku“

kancelariju ovi sistemi su prevashodno se bavili upravljanjem elektronskih dokumenata.

Upravljanje je podrazumevalo unos dokumenata, memorisanje, indeksiranje istih i spremanje

za dalju obradu.

Sistemi za upravljanje dokumentima su prešli dugi put od vremena kartonskih indeks

kartica i upravljanja kancelariskim materijalom. Danas oni moraju da vrše nekoliko funkcija:

meta-podaci (sistem za upravljanje dokumentima mora pri kreiranju ili otpremanju novog

dokumenta, za taj dokument da napravi skup meta-podataka, tj. podataka o podacima);

ovakvi sistemi inkorporiraju mogućnost prepoznavanja teksta na skeniranoj stranici (OCR –

OPTICAL CHARACTER RECOGNITION); da sigurno skladište pothranjeni materijal, da omogućuju

saradnju, da uspešno upravljaju različitim verzijama istog dokumenta, mogućnost

objavljivanja, publikovanja dokumenta.

Razvojem Interneta i njegovom sve većom penetraciom u svakodnevni život onlajn

upravljanje dokumentima postaje sve važnije. Pothranjivanje dokumenata na Internet nalog

podrazumeva da će ti dokumenti biti dostupni na svakom računaru koji ima Internet pristup,

da će se sarađivanje između korisnika odvijati mnogo jednostavnije, matična kompanija ne

mora da unajmljuje brojne administratore koji će nadledati da svaki računar ima kompatibilan

softver, da stano instalira poslednje verzije. Na kraju i briga o sigurnosti dokumenata je

značajno smanjena. Jednostavno se može čitav sadržaj onlajn baze podataka prebaciti na drugi

mediji kao dodatni vid zaštite. Za obične koristnike, koji koriste osnovne mogućnosti

programa, koristi su daleko veće od eventualnih mana.

Vodeće svetske kompanije su počele da se utrkuju za novo tržište i da istom nude ne

samo jednu, već mešavinu mogućih usluga. Tako se granica između sistema za upravljanje


strana 3

dokumentima i sistema za upravljanje sadržajem (CONTENT MANAGEMENT SYSTEMS – CMS)

briše. Mnoge kompanije nude osnovnu uslugu onlajn menadžmenta besplatno, a dodatne

mogućnosti se naplaćuju. Neki od takvih softverskih paketa su sledeći:

ACCESS GRID – program za audio i video saradnju preko Interneta

BUZZWORD – Adobeov onlajn word procesor. Atraktivan, jednostavan za korišćenje

ali bez mnogo mogućnosti. Možete deliti dokumenta, davati komentare. Ima kompletnu

istoriju izmena na dokumentima.

EDITGRID – onlajn tabelarna obrada sa kontrolom pristupa, revizije i verzija,

omogućava da više korisnika u isto vreme sarađuje

EMC DOCUMENTUM EROOM – softver za kolaboraciju, dopisivanje, prenos malih

dokumenata

INTELLIGENCEBANK – OPEN SOURCE ONLINE bazirana platfoma za preduzeća i

organizacije koja uključuje menadžment dokumenata i mogućnost saradnje

MICROSOFT DOCS.COM - nam omogućava da kreiramo dokument jednostavnim

klikom na ADD A DOC dugme na vrhu ekrana. Pojavljuje se poznati interfejs. Postojeći

dokument možete aplodovati na MICROSOFT DOC.COM. Da bi pristupili MICROSOFT DOCS-u

traži od vas ne MSN korisničko ime i šifru već FACEBOOK pristup. Međutim od vas zahteva da

imate instaliran MS OFFICE ako hoćete da DOWNLOAD-ujete dokument na svoj računar.

Primećeno dosta grešaka u programu.

OPENGOO – ima sličan izgled kao GOOGLE DOCS i ZOHO i sa dobro integrisanim

interfejsom. Možete da pristupite kalendarima, zadacima, dokumentima, lepljivim

nalepnicama, EMAIL, kontakti i alati za praćenje svih radnji u okviru OpenGo interfejsa. Što se

tiče editovanja dokumenata OPENGOO je sličan GOOGLE DOCS-u. Možete da kreirate

dokumente ili prezentcije. Direktorijumi funkcionišu slično kao u GOOGLE DOCS-u.

PEEPEL – je praktično kompletna OFFICE aplikacija koja je sačuvana u vašem internet

pretraživaču. Možete da pokrećete mnogostruke prozore tako da upravljate sa više informacija

odjednom.

SMARTSPEED CONNECT – WEB bazirani alati za onlajn sastanke i saradnju

(brejnstorming, glasanje, diskusije, praćenje napretka).

ZOHO – odličan online tekst procesor, sa velikim brojem mogućnosti, organizovan da

podseća na OFFICE 2007. Većina onoga što se radi u WORD-u se može raditi i u ZOHO-u, od

dodavalja hedera ili futera do direktnog publikovanja. Daleko najkompletni tekst procesor

(bolji od GOOGLE DOCS).


strana 4

Uvodna razmatranja

Softver kerirao: WRITELY TEAM (orginalno), GOOGLE INCORPORATED

Operativni sistem: WEB-bazirana aplikacija

Platforma: INTERNET EXPLORER 6+

MOZILLA FIREFOX 2+

GOOGLE CHROME 1+

Safari 3+

Dostupan u 48 jezika

Tip Onlajn program za tekst, tabelarne proračune, formulare,

prezentacije i crtanje

WEBSITE http://docs.google.com/

Gugl Doks je besplatni, veb bazirani program za tabelarne proračune, obradu teksta,

prezentacije, formulare, crtanje i pothranjivanje podataka. Omogućava korisnicima da

kreiraju, menjaju dokumente onlajn dok sarađuju u realnom vremenu sa drugim korisnicima.

Gugl Doks kombinuje mogućnosti dva servisa, WRITELY (obrada teksta) i SPREADSHEETS

(tabelarna obrada podataka), koji su spojeni u jedan proizvod 10.oktobra 2006.godine. Treći

proizvod za prezentacije, koji koristi tehnologiju koju su dizajnirali TONIC SYSTEMS je pušten

17.septembra 2007.godine. Pothranjivanje podataka bilo koje vrste do 1GB veličine je

omogućeno 13.januara 2010.godine.

Istorija Gugl Doks potiče od dva proizvoda, WRITELY i GOOGLE SPREADSHEETS. WRITELY je

veb bazirani tekst procesor kreiran od strane softverske kompanije UPSTARTLE avgusta

2005.godine. SPREADSHEETS, koji je pušten pod imenom GOOGLE LABS SPREADSHEETS

6.juna 2006.godine, je orginalno nastao nakon akvizicije XL2WEB (od kompanije 2 WEB

TECHNOLOGIES). WRITELY-eve orginalne mogućnosti su uključivale kolaborativnu obradu

http://docs.google.com/


strana 5

teksta. Meniji, komande na tastaturi, okviri za dijalog su slični drugim tekstualnim

procesorima kao što je Majkrosoftov WORD ili OPENOFFICE.ORG-ov WRITER.

9 marta 2006.godine, Gugl je najavio da je kupio kompaniju UPSTARTLE. U trenutku

akvizicije, Upstartl je imao 4 zaposlena. WRITELY je zatvorio registaciju za svoje servise dok

„preseljenje“ na Guglove servere nije završeno. U avgustu 2006, WRITELY je poslao pozivnice

da se otvore nalozi svima onima koji su tražili da budu stavljeni na listu čekanja, a usluga je

javno postala dostupna 23.avgusta.2006.godine. WRITELY je nastavio da održava sopstveni

korisnički sistem do 19.septembra 2006.godine, kada je u potpunosti integrisan u Gugl

naloge.

Writely je orginalno funkcionisao na MICROSOFT ASP.NET tehnologiji koja koristi

MICROSOFT WINDOWS. Od jula 2006.godine, WRITELY serveri koriste LINUKS bazirane

operativne sisteme.

U međuvremenu, Gugl je razvio GOOGLE SPREADSHEETS koristeći tehnologiju koju

je kupio od kompanije 2WEB TECHNOLOGIES u 2005.godini i pustio u rad GOOGLE LAB

SPREADSHEETS 6.juna 2006.godine kao prvi javno dostupni servis koji će konačno postati

sastavni deo Gugl Doksa. Inicijalno ovaj servis je bio dostupan limitiranom broju korisnika,

po principu „ko prvi dođe, prvi je uslužen“. Ograničena test verzija je kasnije zamenjena beta

verzijom koja je bila dostupna svim vlasnicima Gugl naloga.

U februaru 2007.godine Gugl Doks je postao dostupan GOOGLE APPS korisnicima.

17.septembra 2007.godine Gugl je uvrstio program za prezentacije u Gugl Doks.

Karakteristike Gugl Doks je Guglov „softver kao usluga“ verzija ofis programa. Dokumenti,

tabelarni proračuni, formulari i prezentacije mogu biti kreirani u okviru same aplikacije ili

importovani sa strane. Takođe mogu biti sačuvani i na korisnikov računar u više formata

(ODF, HTML, PDF, RTF, Text, Word). Po osnovnim podešavanjima usluge, podaci se

automatski snimaju na Gugl servere. Otvoreni dokumenti se memorišu kako bi se sprečio

gubitak podataka, a istorija prepravki se momentalo generiše. Dokumenti mogu biti označeni i

arhivirani radi lakše organizacije. Ova usluga je zvanično podržana na zadnjim verzijama

FIREFOX-a, Internet Eksplorera, Safari i CHROME pretraživača koji rade pod MICROSOFT

WINDOWS, APPLE OS X i Linuks operativnim sistemima.

Postoji ograničenje koliko korisnik može da memoriše na svoj nalog. Individualni

dokumenti ne smeju biti veći od 1GB (od 13.januara 2010.godine), korišćene slike u


strana 6

dokumentima ne veće od 2MB, tabelarni proračuni su limitirani na 256 kolona, 200000 ćelija

i 99 listova. Korisnik može imati ukupno 5000 dokumenata i prezentacija, 5000 slika, 1000

tabelarnih obračuna i 100 PDF fajlova u isto vreme. U septembru 2009.godine, dodat je

program za unos formula koji omogućava rendering u LATEX formatu.

Gugl Doks služi kao koraborativni alat za editovanje među korisnicima i ne-

korisnicima u realnom vremenu. Dokumenti se mogu međusobno deliti, otvarati i biti

podložni izmenama od strane većeg broja korisnika u isto vreme. U slučaju tabelarnih

obračuna, korisnici mogu biti obavešteni o izvršenim promenama putem E-MAIL-a. Aplikacija

podržava ISO standard OPENDOCUMENT FORMAT. Takođe, podržava formate u privatnom

vlasništvu kao .doc i .xls, kao i podršku za .docx i .xlsx.

Gugl Doks je jedan od mnogih CLOUD COMPUTING servisa za deljenje dokumenata.

Većina servisa za razmenu dokumenata zahteva da korisnici uplate nadoknade, dok je Gugl

Doks besplatan. Njegova populatnost raste među komercijalnim korisnicima zbog naprednih

mogućnosti deljenja dokumenata i pristupa podacima.

Gulg Doks se može koristiti (za pregledanje i editovanje) i van Internet konekcije

koristeći GOOGLE GEARS.

Mobilni pristup MOBILE GOOGLE DOCS omogućava korisnicima da pregledaju Gugl Doks dokumente

putem svog mobilnog brauzera. Korisnici mogu da pregledaju dokumente, kao i da gledaju i

unose promene u tabelarne proračune, ali ne i prezentacije ili da gledaju PDF fajlove. Mada,

postoje alternativni vebsajtovi koji se mogu koristiti u ovu svrhu. Verzije Gugl Doksa za

IPHONE i Android u sebi uključuju i mogućnost za unos promena u tabelarne proračune i

pregledanje prezentacija, putem interfejsa koji je posebno dizajniran za ove uređaje. Sa druge

stane ne mogu se otvarati niti pregledati baze podataka otvorenog formata.


strana 7

Aktivacija Gugl Doksa U ovom odeljku seminarskog rada biće izloženi detaljni koraci kako možete da

počnete da koristite Gugl Doks. U situaciji da korisnik ima E-MAIL nalog kod Gugla već ima

pristup Gugl Doksu. Međutim u cilju podrobnosti, ovaj rad predpostavlja da korisnik nema

kontakta i nije upoznat sa uslugama koje pruža GOOGLE i u narednim stranama daje detaljno

upustvo kako pristupiti ovoj onlajn usluzi.

Prvi korak podrazumeva otvaranje E-MAIL nalog na Guglu. Preko vašeg Internet

pretraživača idite na sajt www.google.com

U gornjem desnom uglu vašeg ekrana, pojavila se lista osnovnih opcija, među kojima je i

GMAIL. Po odabiru GMAIL opcije, Gugl je otvorio poseban prozor za ulazak u postojeći E-MAIL

nalog ili za otvaranje novog e-mail naloga.

Ilustracija 1 - Otvaranje e-mail naloga na Guglu



strana 8

Izabrati opciju Otvorite nalog i Gugl

otvara novi prozor sa formularom koji

morate popuniti da biste dobili Gugl

e-mail nalog.



strana 9

Ilustracija 4 - Aktiviranje e-mail naloga na Guglu i prelazak na Gugl Doks

Za potrebe ovog rada

otvoren je mail nalog

[email protected]

Sada ponovo idite na GMAIL.

Po uspešnom otvaranju

E-MAIL naloga, početna

strana Googla pokazuje

da ste se prijavili na e-

mail nalog.

Među ostalim opcijama u

GMAIL-u imate i polje

DOCUMENTS koje vodi u

GOOGLE DOCS.

mailto:[email protected]


strana 10

Po odabiru opcije DOCUMENTS internet

pretraživač će u novom prozoru otvoriti

prozor sa GOOGLE DOCS.

GOOGLE DOCS možete pokrenuti i sa vaše WEB adrese, tako što jednostavno ispred

adrese vašeg sajta unesete docs http://docs.VašDomen.com. Gugl Doksu možete pristupiti i

direktno preko adrese http://docs.google.com. Kao i uvek morate da se prijavite da bi sistem

znao da ste to zaista vi. Po pravilu Gugl Doksu možete pristupiti istom šifrom kojom

pristupate i vašem e-mail nalogu.

Ilustracija 5 - Gugl doks osnovni ekran

http://docs.vadomen.com/

http://docs.google.com/


strana 11

Rad u Gugl Doksu

Ovaj segment seminarskog rada ima za cilj da detaljno opiše način korišćenja Gugl

Doksa. Kako se radi o programu za onlajn upravljanje dokumentima, gde se komande zadaju

korišćenjem miša, najjednostavniji način za blisko upoznavanje sa mogućnostima ovog alata

je putem ilustracija rada u samom programu.

Stoga se na narednim stranama uglavnom nalaze prikazi raspoloživih komandi i

opcija propraćeni odsnovnim tekstualnim objašnjenjima datim u uokvirenim

pravougaonicima.

Kako osnovni prozor Gugl Doksa obiluje opcijama i komandama, primenjen je

pristup obašnjavanja komandi koje su pozicionirane od vrha ka dnu aplikacijskog ekrana.

Često Gugl Doks daje dodatne mogućnosti koje se nalaze u padajućim menijima, u cilju veće

jasnosti ovaj rad prikazuje većinu padajućih menija.

Osnovne opcije Osnovne opcije : GMAIL – elektronska pošta, Kalendar – koji nam omogućuje da

organizujemo svoje obaveze i da ih delimo sa drugima, Dokumenti – Gugl Doks, Fotografije

– onlajn album fotografija, WEB – osnovni Gugl početni ekran za pretraživanje, Još – dodatne

opcije.

Ilustracija 6 - Osnovne opcije


strana 12

Podešavanja

NOVE FUNKCIJE – posebna strana na kojoj su pojašnjene nove mogućnosti Gugl Doksa.

[email protected] – email adresa preko koje koristimo Gugl Doks. PODEŠAVANJA za

Gugl Doks, kao i za ceo Gugl nalog. POMOĆ – pomoć u korišćenju Gugla naloga. ODJAVITE

SE – da se odjavimo sa Gugl naloga.

Ilustracija 7 - Nove funkcije

Ilustracija 8 – Podešavanja Gugl Dokumenata

mailto:[email protected]


strana 13

Pored izmena u Gugl Doks-u možemo da vršimo izmene i u našem Gugl profilu, kao

i izmene u Gugl nalogu. Podešavanja nas obaveštavaju i koliko smo iskoristili od dostupnog

prostora (sada je dostupno 1024MB). Omogućeno nam je i da nadogradimo prostor za naše

dokumente, uz odgovarajuću doplatu. Najkorisnije podešavanje, posebno za korisnike

početnike je podešavanje jezika u koji je korišćen u menijima i komandama Gugl Doksa.

Jezik – odabir jezika u

kom želimo da koristimo

Gugl Doks (48)

Odaberite vremensku zonu – sa

padajućeg menija možemo da

odaberemo vremesku zonu

Ako nam 1024MB nije dovoljno koliko nam je dato na

korišćenje u okviru Gugl Doksa, odnosno preko 7GB

koliko imamo na raspolaganju na svom nalogu. Gugl

nam omogućava da zakupimo dodatni prostor. Nakon

unetih promena, važno je da sačuvamo izmene, pre nego

što se vratimo u Gugl dokumente.

Ilustracija 9 – Detaljna podešavanja Gugl Doksa


strana 14

Kartica Unos izmena, nam omogućava da prikažemo kontrole zdesna nalevo (za dokumente

na hebrejskom i arapskom). Gugl dokumenti blagovremeno osvežava svoju uslugu, pa nam se

pruža opcija da pravimo nove tekstualne dokumente pomoću najnovije verzije uređivača

dokumenata. Možemo pratiti RSS fidove naših dokumenata. Takođe, možemo izabrati opciju

da pratimo broj poseta objavljenih dokumenata

Pretraga dokumenata Gugl je postao poznat, pre svega, sposobnošću da u moru podataka na Internetu, na

naš zahtev za pretragu odgovori najrelevatnijim rezultatima. Korišćenjem Gugl dokumenata,

tokom vremena ćemo generisati veliki broj fajlova. Nije uvek lako naći dokument koji smo

kreirali možda pre nekoliko meseci, a čije smo ime zaboravili. Tu na scenu stupa

pretraživanje dokumenata. Jednostavnim kucanjem imena traženog dokumenta, Gugl Doks će

ga pronaći među stotinama potrhanjenih na našem nalogu.

Međutim situacija je retko tako jednostavna. Često ne možemo da se setimo punog

imena traženog dokumenta, ali znamo kako dokument počinje. Na primer, znamo da traženi

dokument počinje na slovo t. Dovoljno je da otkucamo u to slovo polje za pretragu i Gugl će

već pretražiti sva dokumenta kojoj jedno od reči u imenu počinje na slovo t.

Ilustracija 10 - Pretraga dokumenata


strana 15

Napredna pretraga nam omogućuje da pretražujemo naše dokumente po mnogostrukim

kriterijumima: sadrži reči (kada samo sigurni da traženi dokument sadrži makar jednu reč

koju znamo), naziv (kada znamo pun naziv), tip traženog fajla, potraži (dokumenta koja

smo poslali na brisanje – otpad, važna dokumenta – obeleženo zvezdicom, dokumenta čiji

sam vlasnik ja, sve stavke), deljenje (u zavisnosti da li smo traženi fajl delili sa nekim ili ne).

Takađe možemo da pretražujemo dokumenta po kriterijumu datuma, kada smo otvarali ili

menjali dokument u periodu od par dana ili nekoliko meseci. Traženi fajl možemo tražiti i u

tačno određenom direktorijumu, a čitavu pretragu možemo i sačuvati.

Većina, posebno poslovnih korisnika, ima veliki broj sličnih dokumenata (recimo,

fakture). Kako bi izbegli da svaki put kreiramo dokument od početka, možemo jednom

kreirani dokument sačuvati kao šablon ili koristiti neki od šablona kreiranih od strane Gugla

iz galerije šablona. Tražene šablone možemo pretraživati kao i bilo koje druge dokumente,

tako što ćemo po unetom traženom pojmu (recimo INVOICE – faktura) kliknuti na Pretraži

šablone.

Ilustracija 11 - Opcije pretrage


strana 16

Pretraga šablona

Nakon što kliknemo na Pretaga galerija šablona, Gugl otvara novi prozor u kome su

sortirani šabloni koji su već kreirani i na raspolagunju za korišćenje. Galerija sadrži šablone

kako za dokumente, crteže, tabele, tako i za prezentacije i upitnike. Organizovana je tako, što

sa leve strane su izlistani kriterijumi po kojima možemo da pretražujemo šablone. Galerija je

dovoljno bogata da za prosečne potrebe nećemo morati da kreiramo šablon o početka. Gugl

posebno vodi šablone koji smo mi koristili i koje smo mi kreirali, radi lakše pretrage. Među

šablonima se mogu naći: šablon fakture, kalendara, ličnog i porodičnog budžeta, biografije,

izveštaja o rezultatima istraživanja, šablon za praćenje faza projekta, kalkulator rate za

otplatu duga po kreditnoj kartici, Gantovi dijagrami, biznis plan, album sa fotografijama,

Neke od navedenih kategorija su; albumi i knjižice, posao, kalkulatori, kalendari i planovi,

nalepnice i vizitkarte, pisma i faksovi, dizajn prezentacije, statistika, biografije...

Ilustracija 12 - Pretraga šablona


strana 17

Otpremanje dokumenata Pre nego što počnemo rad u Gugl dokumentima, potrebno je da prvo, dokumente sa

kojima svakodnevno radimo otpremimo na naš Gugl nalog. To ćemo jednostavno uraditi

odabirom opcije UPLOAD, po čijem odabiru Gugl nas vodi na novi prozor

Mogućnost da dokupimo

dodatni prostor

Odabir datoteka koje želimo da

otpremimo na naš nalog

Konvertovanje dokumenata - do 500 kB po datoteci:

Microsoft Word (.doc, .docx); OpenDocument

tekst (.odt); StarOffice tekst (.sxw); Obogaćeni

tekst (.rtf); čisti tekst(.txt); HTML (.htm, .html)

Konvertovanje prezentacija - do 10 MB po datoteci:

Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps)

Konvertovanje tabela - do 1 MB po datoteci:

Microsoft Excel (.xls, .xlsx) datoteke,

OpenDocument tabele (.ods).

Vrednosti razdvojene zarezima (.csv)

Ilustracija 13 - Otpremanje dokumenata


strana 18

Neke funkcije neće biti u potpunosti podržane kada se datoteke konvertuju (fusnote, sadržaji,

praćene promena i komentari, ugrađeni grafikoni, izvedene tabele i animacije slajdova).

Datoteke koje ne konvertujete (maksimalno 25 MB po datoteci) računaće se u ograničenje

skladišta.

Kada kliknemo za opciju Izaberite datoteke za otpremanje, otvara se okvir za dijalog,

koji od nas traži da izaberemo konkretne datoteke koje želimo da otpremimo na naš Gugl

nalog. Nakon što izaberemo odredišni direktorijum u koji želimo da otpremimo datoteke,

ostaje samo da kliknemo na dugme Započni otpremanje. U tom trenutku Gugl Doks će

otvoriti novi prozor kako bi mogli lakše da pratimo napredovanje otpremanja.

Fajlovi koji su van ograničenja

koja su zadali Gugl Doks , kao

i dokumenti čije je

formatiranje van mogućnosti

prepoznavanja za Gugl

aplikacijuneće biti otpremljeni

na vaš nalog.

Praćenje napretka

otpremanja

Ilustracija 14 - Praćenje otpremanja dokumenata


strana 19

Opcije za prikaz dokumenata U klasičnom Windows okruženju pregledanje fajlova u nekom direktorijumu ili

mediju je omogućeno na nekoliko načina. Možemo da izaberemo detaljni prikaz, koji nam

omogućava da izlistamo sve fajlove sa propratnim informacijama (veličina, datum kreiranja,

itd); možemo da izaberemo pregled u obliku lista, koji će nam prikazati imena fajlova

zbijenih jedni kraj drugih. Pored ostalog omogućeno je i nekoliko načina prikaza fajlova kao

ikone (veće ili manje veličine) i na taj način nam omogućeno da zavirimo u sadržaj

pothranjenih fajlova.

Gugl dokumenti imaju slične, ali i dodatne unapređene mogućnosti pregledanja

snimljenih dokumenata.

Polje za prikaz fajlova

Polja za sortiranje fajlova Paleta alatki za organizovanje fajlova

Polja za organizovanje fajlova

Ilustracija 15 - Opcije za prikaz dokumenata


strana 20

Odabirom jedne od navedenih opcija Gugl dokumenti će sortirati sve otpremljene

dokumente po izabranom kriterijumu. Dodatna podešavanja za kriterijume prizazivanja se

nalaze iznad polja za prikaz fajlova, gde prikazane dokumente možemo sortirati po imenu,

datumu kreiranja u rastućem ili opadajućem redosledu. Broj opcija prikaza je daleko veći

nego u klasičnom WINDOWS okruženju.

Opcija Sve stavke prikazuje sva dokumenta, neovisno u kom direktorijumu se

nalaze, kada i od koga su revidirani; Vlasnik: ja je opcija da se prikažu dokumenti čiji je

vlasnik samo vlasnik Gugl naloga; Deljeno sa mnom prikazuje dokumenta koji su podeljni sa

korisnikom naloga; Obeležene zvezdicom prikazuje samo dokumenta koja smo obeležili

zvezdicom (koja se koristi radi lakšeg pronalaženja dokumenata, stavlja na dokumenta koja

trenutno koristimo ili dokumenta koja su nam važna). Gugl dokumenti pružaju mogućnost da

prikazujemo i skrivena dokumenta. To su dokumenta koja iz nekog razloga ne želimo da

budu vidljiva, a ne želimo da ih obrišemo. Opcija Otpad prikazuje sva dokumenta koja smo

obrisali. Ova opcija je dosta slična WINDOWS opciji RECYCLE BIN koja predstavlja zadnju

stanicu koji fajl prođe pre potpunog brisanja sa diska.

Opcija stavke prema tipu je padajući meni koji nam pruža mogućnost da prikažemo

otpremljena dokumenta po njhovom tipu: datoteke, dokumenti, prezentacije, tabele, crteži.

Odabirom jedne od opcija Gugl će u polju za prikaz dokumenata prikazati samo izabranu

vrstu fajlova. Padajući meni Još pretraga nam daje dodatne opcije za prikaz fajlova na našem

nalogu. Pored opcija Deljeno sa i Sačuvane pretrage izdvaja se opcija Stavke van

direktorijuma. U klasičnom WINDOWS okruženju fajlovi su ili raspoređeni po

direktorijumima ili stoje nezavisno. Napredne mogućnosti etiketiranja dokumenata u Gugl

Doksu nam omogućavaju da dokumente razvrstamo po višestrukim kriterijumima, tako da

radna površina neće biti zatrpana brojnim dokumentima koji nisu raspoređeni, što se često

dešava u Windows okruženju. Kada jednom premestimo neki fajl u određeni direktorijum on

tu i ostaje, ako zbog nekog razloga zaboravimo ime direktorijuma, praktično smo izgubili fajl.

Kada se takva perspektiva ukrsti sa slabim mogućnostima pretrage direktorijuma u WINDOWS

okruženju u poređenu sa Gugl dokumentima (koji pretražuje ne samo imena već i sadržaj

dokumenata za tražene pojmove) vidimo da je korisniku mnogo lakše da sve fajlove sa kojima

radi blagovremeno rasporedi po odgovarajućim folderima. To često znači da ona dokumenta

koja nisu raspoređena su ona koja su trenutno aktuelna, što čini ovu opciju veoma korisnom.

Pri dnu se nalazi grupa opcija za prikaz dokumenata po izabranom dokumentu. Ova

opcija predstavlja osnovni način kako pretražujemo dokumente u WIDNOWS okruženju. Pored

opcije za odabir među mojim folderima imamo i izbor direktorijuma koji su deljeni sa mnom.


strana 21

Po izabiru jedne od ponuđenih mogućnosti Gugl Doks će rezultat komande prikazati

u polju za prikaz dokumenata, ali će iznad tog polja biti naglašeno koja je opcija izabrana. Na

ilustraciji ispod, je dat primer kada je izabrana opcija Otpad, tj. želimo da vidimo koji su

dokumenti poslati na brisanje (ali ne još potpunosti obrisani).

Predhodna strana objašnjava naznačene opcije za prikaz dokumenata na Ilustraciji

br.15. Pored mogućnosti koje su pomenute, tri oblasti, koje su naznačene na slici još nisu

dotaknuta: paleta alatki za organizovanje fajlova, polja za sortiranje fajlova i polje za prikaz

dokumenata.

Polja za sortiranje fajlova Omogućuju nam dodatnu kontrolu, šta će i kako biti pokazano u polju za prikaz

dokumenata. Primer upotrebe ovog polja biće izložen na dokumentima koji se nalaze u

folderu Slike.

Ako želimo u potpunosti da obrišemo

dokumenta koja su poslata na brisanje

ili da opozovemno njihovo brisanje Izabrana opcija

Ilustracija 16 – Izabrana opcija za prikaz dokumenata

U polju za prikaz dokumenata je

prikazano 12 od mogućih 12 fajlova

Izbor, da li fajlove prikazivati

kao liste imena ili kao ikone

Ilustracija 17 - Polje za sortiranje fajlova


strana 22

Kada je izabrana mogućnost da dokumenta budu prikazana kao ikone ili sličice. Gugl će

promeniti njihov položaj od oblika liste u tabelarni raspored. Takođe, Gugl će pročitat

dokument i dati nam umanjrni prikaz tog fajla. Ako je u pitanju slika kao u gornjem primeru,

slika će biti prikazana umanjeno, ako se radi tekstualnim dokumentima, obično se na ikoni

(slici) prikazuje prva strana. Pokazivačem miša pređemo preko jednog od fajlova i kratko se

zadržimo pojaviće se pravouganik sa dodatnim informacijama.

U konktetnom primeru u folderu Slike ima samo 12 fajlova, međutim često je slučaj

da u foledrima imamo desetine i desetine dokumenata, pa je prikaz istih potrebno

organizovati. Klik miša nam otkriva padajući meni sa 4 mogućnosti. Da se prikažu samo oni

fajlovi označeni zvezdicom, da se fajlovi sortiraju po imenu, da se sortiraju po datumu kada

su poslednji put promenjeni ili po datumu kada ih je korisnik poslednji put pogledao. Opcija

Poslednji put promenjeno je izabrana automatski od strane aplikacije.

Ilustracija 18 - Prikaz fajlova kao ikone

Ilustracija 19 - Padajući meni za sortiranje


strana 23

Polje za prikaz fajlova

Bilo koje opcije ili komande da zadamo u Gugl Doksu one će biti prikazane u polju za prikaz

fajlova. U gornjoj ilustraciji prikazan je osnovni izgled ovog polja sa izdvojenim detaljima.

U prvom izdvojenom detalju jasno se vidi Ime i zvezdica. Ovi objekti predstavljaju

mogućnosti sortiranja prikazanih fajlova. Jednim klikom na ime, odnosno zvezdicu Gugl

Doks će poređati sve fajlove po abecednom redu (rastuće ili opadajuće – videti malu strelicu

koja se pojavi pored polja ime), odnosno poređati sve fajlove koji su označeni sa zvezdicom.

Na slične mogućnosti prosečni korisnik je već navikao u WINDOWS okruženju.

U drugom izdvojenom detalju vidimo imena četiri fajla, sleva se nalaze male ikone

koje odslikavaju tip fajla, a opet sleva se nalaze prazni kvadratići (CHECK BOX). Ovi

kvadratići, kada su ispunjeni označavaju da je fajl pored koga se nalaze selektovan za dalju

obradu. Upravo tu se nalazi mana Gugl Doksa, jedini način da se selektuju fajlovi je da se

klikne u čekboksove, ili da se putem pretrage početni skup fajlova svede na željeni. Veliki je

nedostatak mogućnosti selekciom mišem, na koju je većina korisnika veoma naviknuta.

Treći izdvojeni detalj je sličan prvom, jer u sebi sadrži polje Datum, koja kada

kliknemo sortira dokumente po kriterijumu datuma (opadajuće ili rastuće). U ovom trećem

detalju je vidljiv i datum, koji označava datum kada je poslednji put neki dokument menjan,

Ilustracija 20 - Polje za prikaz dokumenata


strana 24

odnosno otvara. Pored datuma se nalazi reč Ja, koja označava ko je vršio zadnje izmene na

dokumentu u pitanju. Reč Ja, podrazumeva da je vlasnik Gugl Doks naloga vršio izmene, da

je to radio neko od saradnika sa kime delimo fajl, ime tog saradnika bi bilo naznačeno.

Poslednji izdvojeni detalj pokazuje kojim direktorijumima i sa kime su deljeni

dokuneti u pitanju. Jasno se vide tri različita direktorijuma: Bankarski Modeli Eksel (zelena

boja), Prezentacije (tamno žuto), Obrada Teksta Files (plava boja). Pored imena foldera

naznačeno je i ko je sve korisnik tog fajla. Reč Ja, naravno označava vlasnika Gugl Doks

naloga. Oznaka Nije deljeno, znači da pristup ovom fajlu ima samo korisnik naloga.

Odrednica 1 saradnik, znači da jedna osoba ima pristup ovom dokumentu i to sam pravom da

unosi izmene u dokument. Odrednica sa svima, znači da je ovaj dokument publikovan i da

njemu imaju pristup svi koji imaju odgovarajući pozivni kod (ne moraju da budu ulogovani,

ili da budu korisnici Gugla) (konkretno kod u ovom pitanju je:

https://docs.google.com/fileview?id=0B9k4Xk3Stw0DZmYzMTk2ZjUtNjc5My00NDM5LT

gxZjMtNjI3OWU4NjY2ODgx&hl=sr). Svi imaju pristup, ali samo da gledaju, a ne i da unose

izmene u dokument. Ako ne želimo da baš svi imaju pristup, već hoćemo da znamo ko tačno

ima pravo da gleda dokument, onda fajl neće biti deljen sa svima, već ćemo odabrati osobe sa

kojima ćemo da podelimo ovaj dokument. Odrednica 24 gledalaca znači da 24 osobe imaju

pravo da gledaju ovaj dokument.

U predhodnim redovima, pominjani su direktorijumi označeni bojom, dokumenti koji

se dele sa drugim ljudima, drugi fajlovi koji su javno publikovani. Ove i mnoge druge opcije

su objašnjene u sledećem poglavlju, Paleta alatki za organizovanje fajlova.

https://docs.google.com/fileview?id=0B9k4Xk3Stw0DZmYzMTk2ZjUtNjc5My00NDM5LTgxZjMtNjI3OWU4NjY2ODgx&hl=sr

https://docs.google.com/fileview?id=0B9k4Xk3Stw0DZmYzMTk2ZjUtNjc5My00NDM5LTgxZjMtNjI3OWU4NjY2ODgx&hl=sr


strana 25

Paleta alatki za organizovanje fajlova Paleta alatki za organizovanje fajlova je zajedno sa opciom za kreiranje novih

dokumenata najvažnija grupa komandi u celom Gugl Doksu. Upravo ova grupa komandi

ispunjava funkciju Gugl Doksa kao programa za upravljanje dokumentima.

Počnimo od jednostavnije mogućnosti, Izbriši i Preimenuj. Po selektovanju fajla, a u

svrhe ilustracije palete alatki za organizovanje fajlova je to fajl Finansijska Analiza.xls jedan

klik na dugme Izbriši će poslati dokument u folder Otpada (slično RECYCLE BIN u WINDOWS

okruženju). Slično po odabiru opcije Preimenuj u liniji sa imenom dokumenta otvoriće se

mali okvir za dijalog u koji treba da upišemo novo ime fajla.

Dugme Direktorijumi, koje

otvara padajući meni u kome se nalaze

svi formirani folderi, od nas traži kom

sledećem direktorijumu da dodelimo

izabrani fajl. Fajl finansijska analiza je već u folderu Bankarski Modeli Excel što je jasno

prikazano na padajućem meniju. Kao što smo već rekli u Gugl Doksu jedan fajl može biti u

više foldera u isto vreme, popunjavanjem CHECK BOX-a pored bilo kog drugog direktorijuma

fajl se momentalno dodeljuje i tom folderu.

Nešto veći broj opcija sadrži padajući meni Još radnji. Opcije kao što su: Označi

zvezdicom, Sakrij, Označi kao nepogldano, Pošalji u galeriju šablona i Prikaži detalje su

važne opcije čiji sam naziv objašnjava njihovu fukciju. Opcija promeni vlasnika istoimenu

komandu izvršava tako što otvara okvir za dijalog prikazan na ilustraciji 22 koji od nas traži

da ukucamo e-mail adresu novog vlasnika fajla ili istu izaberemo sa liste kontakata. Tom

prilikom se šalje i poruka za novog vlasnika dokumenta.

Ilustracija 21 - Paleta alatki za organizovanje fajlova

Ilustracija 22 - Odabir novog vlasnika fajla


strana 26

Sledeća od važnih opcija iz padajućeg menija Još je i komanda Izvezi. Ona otvara

okvir za dijalog čijim popunjavanjem možemo da prebacimo jedan ili sve fajlove sa Gugl

Doksa na svoj računar. Kod ponuđene kartice Izabrane stavke, ali i kod kartice Sve stavke

imamo mogućnost da Gugl Doks selektovane dokumente pretvori u fajlove nekog drugog

formata. Te mogućnosti biramo na padajućim menijima. Ova mogućost je ukljiučena samo

ako je prilikom otpremanja dokumenata bila izabrana opcija da Gugl konvertuje otpremana

dokumenta u formate koje prepoznaje.

Mali padajući meni, koji se dobija klikom na dugme na krajnjoj levoj poziciji ove

palete za organizovanje fajlova, može da bude veoma koristan kada želimo da izaberemo sve

prikazane dokumente, odnosno nismo zadovoljni učunjenim izborom. Ova opcija samo malo

ublažuje nepostojanje mogućnosti selekcije

dokumenata jednostavnim potezom miša

ili kombinaciom tastera SHIFT i strelica na

dole ili gore, koja je prisutna u klasničnom

WINDOWS okruženju.

Na kraju, možda najvažnije, ali

svakako najkorisnije dugme u celom Gugl

Doksu je Deli. Malo dugme otkriva

padajući meni sa četiri opcije, koje po odabiru svaka otvarju svoje okvire za dijalog. Možda je

to propust od strane kreatora, ali opcije Pozovi osobu i opcija Prikaži ko ima pristup otvaraju

isti okvir za dijalog, ali sa izabranom drugom karticom.

Ilustracija 23 - Konvertovanje i preuzimanje dokumenata

Ilustracija 24 - Deljenje dokumenata


strana 27

Izmenjen način za slanje

elektronske poruke sa atačmentom

predstavlja opcija Pošalji kao prilog e-

poruke. Od korisnika se traži da

odabere kome šalje ovu poruku, da

ukuca sadržaj te poruke i da odabere da

li će fajl u pitanju poslati u orginalnom

formatu ili će isti promeniti. Redovno

je u poundi pretvaranje u PDF format

pre svega zbog opcije štampe.

Veoma zanimljiva opcija je Preuzmanje veze za deljenje. To predstavlja svojevrstan način da

okačimo naš dokument svima za preuzimanje, slično kao što se to radi preko sajtova za

deljenje fajlova kao RAPIDSHARE ili MEGAUPLOAD. Odabirom da dozvoljavamo svima da

preuzmu fajl bez prethodnog prijavljivanja, sve što je potrebno nekoj osobi da skine taj

dokument na svoj računar je kod koji je prikazan. Možemo odabrati i mogućnost da se

dozvoli i vršenje izmena, ali u tom slučaju nikad se ne zna kad će neko promeniti fajl po svom

nahođenju. Do naših kontakata ova veza za preuzimanje biće prosleđena elektronskom

poštom ili preko instant poruke.

Ilustracija 25 - Slanje fajla kao e-mail atačment

Ilustracija 26 - Deljenje dokumenta putem preuzete veze


strana 28

Komanda koja čini suštinu kolaborativnog rada preko Gugl Doksa se odvija

jednostavnim ukucavanjem elektronske adrese željene osobe ili izborom iste sa liste

kontakata. Odabirom opcija za izmene ili za prikaz odlučujemo da li će ta osoba imati

mogućnost da menja izabrani dokument. Omogućeno nam je da istoj pošaljemo i poruku, a da

se ista poruka pošalje i korisniku naloga, zbog lakšeg praćenja kome je dozvoljen pristup.

Ilustracija 28 - Deljenje dokumenta sa drugima

Ilustracija 27 - Pregled sa kime delimo izabrani dokument


strana 29

Ko sve ima pristup našim dokumentima i koji nivo pristupa je toj osobi dodeljen

jednostavno kontrolišemo na drugoj kartici (Osobe sa pristupom). Jasno je prikazano ko je

vlasnik dokumenta i (u slučaju dokumenta finansijska analiza) Bojana Bobanović ima pravo

da gleda ali i da menja fajl. Taj status se naravno može izmeniti. Svim osobama kojima je

dozvoljen neki vid pristupa možemo poslati e-mail, a što je još važnije možemo napraviti

događaj.

Pravljenje događaja podrazumeva da sa saradnicima dovogovorimo vreme kada

ćemo svi zajedno raditi na jednom dokumentu, kako bi povećali efikanost koraborativnog

rada. Pravljenje događaja je posebno povoljno za kompanije, čiji zaposleni mogu jednostavno

da sarađuju i da za kraće vreme završe preuzete obaveze. Što je Gugl i predivideo i ponudio

link sa dodatnim informacijama o podešavanjima i dodatnim mogućnostima te usluge.

Korisnik ima na raspolaganju i dodatne mogućnosti podešavanja sa kime i na kakav

način deli dokumenta. Ponuđene su dve opcije. Da dozvolimo saradnicima koji imaju pravo

da menjaju dokumenta (urednicima) da mogu da pozovu i druge osobe da menjaju ili da

pregledaju dokument. Postoji mogućnost i prosleđivanja pozivnica koje obaveštavaju o

dokumentima koji se dele ili o predstojećim događajima

Ilustracija 29 - Napredne dozvole


strana 30

Kreiranje novih dokumenata Kreirati novi dokument u Gugl Doksu je veoma

jednostavno. Jedan klik na Napravi novo dugme pokreće padajući

meni koji od korisnika traži da odabere tip fajla koji kreirati.

Kada odaberemo vrstu dokumenta koju hoćemo da

kreiramo, Gugl Doks odmah otvara poseban prozor u kome

možemo da nastavimo sa radom. „Guglov Ofis“ nije tako

sveobuhvatan kao MICROSOFT-ov, ili OPENOFFICE.ORG, ali sve

glavne funkcije su prisutne.

Vreme prilagođavanja na novo okruženje zapravo ne

postoji, jer je okruženje u kome se kreiraju novi dokumenti

poznato i korisniku početniku. Sve opcije su standardizovane i

imaju očekivane posledice. Videti u narednim ilustracijama.

Ilustracija 30 - Kreiranje novog dokumenta

Ilustracija 31 - Primer klasičnog izleda komandi


strana 31

Kao što se da videti iz ilustracija 31 i 33, komande su veoma slične, ako ne i iste sa

odgovarajućim komandama u klasičnom MICROSOFT OFFICE okruženju. Može se izdvojiti

Ilustracija 33 - Primer klasičnog izgleda komandi

Ilustracija 32 - Komande za kreiranje novog formulara (upitnika)


strana 32

korisnički interfejst za kreiranje novog formulara (upitnika), videti ilustraciju 32. On jeste

drugačiji i na njega se korisnik mora navići, ali kako postoje samo osnovne komande i ako

uzmete u obzir da su one prilično intuitivne, vreme prilagođavanja će zaista biti svedeno na

minimum.

U prethodnim redovima i ilustracijama su navedene sličnosti Gugl Doksa sa radnim

okruženjem MICROSOFT OFFICE paketa ili OPENOFFICE.ORG, ali koje su razlike. Jedna od

osnovnih razlika je da dokument ne morate čuvati, čak ni davati mu ime. Čim počnete da

kucate, da dajete komande, Gugl Doks pravi bekap kopiju i imenuje vaš novi dokument ili

kao Nenaslovljen ili mu daje kao ime reč ili grupu reči koju ste prvu ukucali. U gornjem

desnom uglu korisnik može naći potvrdu izrečenih tvrdnji, jer čim počnete sa radom javiće se

poruka da je dokument sačuvan. U istom gornjem desnom uglu, korisnik će ponovo naići na

dugme Deli sa padajućim menijem. Naravno pošto je Gulg Doks onlajn program za

upravljanje dokumentima, veliki je akcenat dat na kolaboraciju među saradnicima, pa je

mogućnost razmene dokumenata pristuna svuda.

Tu postoji mogućnost pretraživanja definicije pojma. Gugl Doks koristi činjenicu da

morate da budete priključeni na Internet da biste koristili njegovu uslugu i to vam omogućava

da recimo pretražujete rečinike za definicije ili sinonime. Slična situacija je i sa,

pretraživanjem šablona ili ubacivanjem klip art sličica, koje se preuzimaju sa onlajn

biblioteka. Naravno, opcija Otpremi, postoji u Gugl Doksu jer se radi na Internetu i mora

postojati mogućnost da se dokument prebaci na korisnikov računar. Ono što je zgodno možete

svoj dokument odmah otpremiti u drugom formatu (ODT, PDF, RTF, Tekst, Word, HTML –

zipovano).

Navedeno su sitne razlike. Zaista krupna razlika predstavlja prikazivanje istorije

revizije. Gugl Doks čuva svaku verziju koja je ikad postojala dokumenta kog ste kreirali.

Jednim klikom možete se vratiti unatrag u prošlost koliko vam je potrebno. Radi ilustracije

ove funkcije kreiran je dokument sa naslovom Revizija. Ono što je specifično kod tog

dokumenta je da je svaki red ovog teksta ukucan u različitim vremenskim intervalima, na taj

način je Gugl sačuvao svaku verziju ovog dokumenta, što se može videti na ilustraciji 34.

Tri osnovne komande su važne. Dugme Nazad na izmene, signalizira Gugl Doksu da

ste izabrali željenu verziju i da želite da se vratite obradi dokumenta. Dugme Starija – Novija,

predstavlja jednostavan način prolaženja kroz verzije dokumenta. U ovom primeru sa svakim

klikom na stariju verziju grupa po grupa reči bi nestajala skraćivajući dokument odozdo ka

gore. Naravno kod komplikovanijih dokumenata, sa više strana nećete moći tako jednostvano

da pratite izmene. U situaciji gde postoji veliki broj izmena a korisnik želi da se vrati na dosta


strana 33

raniju verziju dokumenta, željenu reviziju je jednostavnije tražiti iz padajućeg menja, koji se

nalazi sa desne strane dugmeta Starija – Novija. Na taj način korisnik vidi i vremena kada je

izvršena revizija u konktetnom dokumentu i može jednostavno da se vrati na raniju verziju.

Ista mogućnost je na raspolaganju i kada je dokument kreiran u kolaboraciji sa saradnikom. U

tom slučaju pored vremena izvršenih revizija u padajućem meniju bi bilo naglašeno i ko je te

revizije vršio.

Istorija revizija posebno je korisna, jer prilikom zajedničkog kreiranja dokumenta, ne

morate da brinete da li vaš saradnik ima poslednju verziju dokumenta na kome ste radili.

Odnosno, ako želite da poništite izmene koje su napravljene od vas se traži samo da izaberete

vreme u prošlosti na koje hoćete da se vratite.

Kao što je već rečeno jedna od važnih mogućnosti koju Gugl Doks pruža je i

zajednički rad na dokumentu i to u isto vreme. To je karakteristična situacija, jer korisnik na

ekranu može videti dva kursora i u realnom vremenu videti promene koje drugi korisnik

pravi. Pošto su oba korisnika u isto vreme onlajn, moguća je uživo komunikacija preko polja

za razgovor (CHAT BOX).

Dugme

Starija –

Novija

Vraćanje na prozor

za obradu teksta.

Ponuđena

istorija

revizija.

Ilustracija 34 - Istorija revizija dokumenta


strana 34

Dva korisnika rade u

isto vreme

Ponovo kao ilustraciju mogućnosti

koristimo EXCEL dokument finansijaka analiza.

Jasno se vidi da u tabeli rade dva korisnika.

Što je i označeno zelenim i plavim

pravougaonikom za unos podataka. Sa desne

strane nalazi se i CHAT BOX, koji omogućava

momentalnu komunikaciju sa saradnikom, a

sve u cilju bolje koordinacije u vršenju izmena

na dokumentu. Gugl Doks dozvoljava da u isto

vreme maksilano bude 50 saradnika koji vrše

izmene, a njih može maksimalno da posmatra

drugih 200 saradnika i sve to u isto vreme.

Ilustracija 35 - Istovremeni rad saradnika na jednom dokumentu


strana 35

Politika privatnosti za Gugl Doks Gugl politika privatnosti opisuje način na koji postupamo sa ličnim podacima kada

koristite Gugl usluge, uključujući informacije koje pružate Gugl dokumentima. Za pravljenje

datoteka u Gugl dokumentima vam je potreban Gugl nalog. Gugl zahteva neke lične podatke

kada otvarate Gugl nalog, uključujući alternativne kontakt informacije i lozinku, koje se

koriste za zaštitu vašeg naloga od neovlašćenog pristupa. Gugl serveri automatski evidentiraju

određene informacije o korišćenju okumenata. Slično drugim veb uslugama, evidentira

informacije kao što su aktivnost naloga (npr. korišćenje skladišnog prostora, broj

prijavljivanja, preduzete radnje), podatke koje ste prikazali ili na koje ste kliknuli (npr.

elemente korisničkog interfejsa, veze) i druge evidencione informacije (npr. tip pregledača, IP

adresu, datum i vreme pristupa, ID kolačića, posrednu URL adresu).

Gugl dokumenti skladište, obrađuju i održavaju datoteke (kao i prethodne verzije

datoteka), liste za deljenje i druge podatke u vezi sa vašim nalogom da bi vam pružili uslugu.

Upotreba, ove informacije koristimo interno da bismo vam pružili najbolju moguću

uslugu, na primer poboljšavanje korisničkog interfejsa Gugl dokumenata i održavanje

doslednog i pouzdanog korisničkog doživljaja.

Datoteke koje napravite, otpremite ili kopirate u Gugl dokumente mogu, po vašem

izboru, da čitaju, kopiraju, koriste i redistribuiraju osobe koje poznajete ili, opet po vašem

izboru, osobe koje ne poznajete. Informacije koje otkrijete pomoću funkcije ćaskanja Gugl

dokumenata mogu da čitaju, kopiraju, koriste i redistribuiraju osobe koje učestvuju u

ćaskanju. Budite pažljivi kada u datoteke koje delite ili sesije ćaskanja uključujete osetljive

lične podatke, npr. matične brojeve, informacije o finansijama, kućnu adresu ili brojeve

telefona.

Neke funkcije (npr. gadžeti) obezbeđuju treće strane, koje mogu da dobiju i obrade

vaše podatke. Kada koristite neku od tih funkcija, možda ćete deliti podatke sa trećom

stranom, uključujući omogućavanje trećoj strani da obradi vaše podatke. Pristup tih trećih

strana vašim podacima nije regulisan ovom politikom privatnosti.

Korišćenje Gugl dokumenata možete da okončate u bilo kom trenutku. Sve datoteke

koje napravite u Gugl dokumentima možete trajno da izbrišete. Zbog načina na koji

održavamo ovu uslugu, za brisanje preostalih kopija datoteka sa naših aktivnih servera može

biti potrebno do 30 dana i one mogu da ostanu u našim sistemima kao rezervne kopije van

mreže do dodatnih 60 dana.

http://www.google.com/intl/sr/privacy_faq.html#toc-terms-server-logs


strana 36

Zaključak Dominacija personalnog računara je pretvorila „papirnu“ kancelariju u

„elektronsku“, a sa time i promenila osnovni fokus dotadašnjih sistema za upravljanje

dokumentima sa hartije na ekran. Računar je omogućio pristup daleko većem broju

informacija, ali i stvorio potrebu da se te informacije organizuju.

Sledeći revolucioni korak je implementacija Interneta, od tajne vojne instalacije

(ARPANET), do alata koji koriste samo visokoobrazovne institucije i kompanije do opšteg

javnog dobra. Internet je omogućio gotovo trenutni pristup neslućenim količinama

informacija. To je prestavljao novi izazov za programe za upravljanje dokumentima. Danas se

dokumenti ne samo dele putem mreže, već i kreiraju. U modernom preduzeću neophodna je

stalna dostupnost najnovijim informacijama, što stvara veliki pritisak da se kreirani

dokumenti međusobno dele, sigurno pothranjuju i organizuju.

Veliki broj komapnija je počeo da se utrkuje za novo tržište. Rađanje Oblak

računarstva je uveliko u toku. Gugl kao nezaobilazna kompanija koja se bavi Internetom

ponudila je svoje besplatno rešenje za upravljanje dokumentima. Gugl Doks je pre svega

namenjen prosečnom korisniku, koji nema sofisticirane potrebe, ali ne želi ni da plati. Doks

obezbeđuje za početak dovoljnih gigabajt slobodnog prostora i osnovne mogućnosti pri

kreiranju novih dokumenata (teksta, tabela, prezenzacija, crteža i obrazaca). Ta osnovna

mogućnost u kreiranju je više nego prevaziđena odličinim i jednostavnim mogućnostima

saradanje.

Gugl dokumenti obezbeđuju da prosečni korisnik više nikada neće morati sa sobom

da nosi bilo kakav CD ili USB, njegovi dokumenti će mu uvek biti dostupni dok je god

Interent konekcije. Neće morati da brine o sigurnosti svojih dokumenata, jer su oni

pothranjeni u profesionalno održavanim serverima, zaštićenim od napada virusa. Brige o

kojoj verziji dokumenta se radi su razrešene jer Gugl memoriše svaku promenu koju ste vi ili

neko od vaših saradnika uradili na bilo kom dokumentu i pruža vam mogućnost da se vratite

na trenutak pre nego što su te promene učinjene. Na kraju, nikada nije bilo jednostavnije

publikovanje dokumenta. Jednim klikom i vaš dokument može biti dostupan jednom, desetini,

svim saradnicima sa liste kontakata ili celom svetu uz pristupni kod.

Ograničenja Gugl Doksa se pre svega nalaze u brzini pristupa Internetu (konkretno

Upload brzini), u nemogućnosti da prepozna komplikovanije oblike dokumenata, kao i

činjenici da morate da imate Internet konekciju kako bi pristupili vašim fajlovima.


strana 37

Indeksi

C chat box, 33 cloud, 6

D deli, 27, 29, 32

G gledalac, 24

I internet marketing, 1 izabrane stavke, 26

K ko ima pristup, 27

L latex, 6

M mainframe, 1 mobilni pristup, 6

N novi dokument, 30, 32

O oblak, 1, 36

osobe sa pristupom, 29 otpremanje, 18

P papirna kancelarija, 2 pozovi osobu, 27 pravljenje događaja, 29 prezentacije, 4, 6, 24 privatnost, 35

R revizija, 32, 33

S saradnik, 24, 33, 36 sortiranje, 21

T Tonic Systems, 4

U upitnik, 32 upload, 17 urednici, 29

V verzija, 1, 2, 5

W writely, 4


strana 38

Literatura

[1] Nancy Conner, GUGL APS – UPUTSTVO KOJE NEDOSTAJE (Google Apps – The

Missing Mannual), O’Reilly Publishing, maj 2008.godine.

[2] Ryan Teeter, Karl Barksdale, GUGL APS – UPUTSTVO ZA NEUPUĆENE (Google

Apps for Dummies), Wiley Publishing, Inc., Hoboken, Njudžersi, SAD, 2008.godine.

[3] Philipp Lenssen, GUGL APS HAKOVAN (Google Apps Hacks), O’Reilly Publishing,

april 2008.godine.

[4] „5 odličnih alernativa za Gugl Doks koje bi trebalo da razmotrite“ (5 Great

Alternatives To Google Docs You Should Consider) (Onlajn), Dostupno na:

http://www.makeuseof.com/tag/5-great-alternatives-to-google-docs-you-should-

consider/ (Pristupljeno maj 2010.godine)

[5] „Softver koji omogućava saradnju“ (Collaborative Software) (Onlajn), Dostupno na:

http://en.wikipedia.org/wiki/Collaborative_software, (Pristupljeno maj 2010.godine)

[6] Sistem za upravljanje dokumentima (Dociment management system) (Onlajn),

Dostupno na: http://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system,

(Pristupljeno maj 2010.godine)

[7] Oslobodite se Guglovog zahvata: najboljih10 odličnih alternativa (Getting free of

Google’s grip: the top 10 alternatives) (Onlajn), Dostupno na:

http://www.lifehack.org/articles/technology/getting-free-of-googles-grip-the-10-top-

alternatives.html, (Pristupljno maj 2010.godine)

[8] Gugl Doks (Google Docs) (Onlajn), Dostupno na: http://en.wikipedia.org/wiki/

Google_docs, (Pristupljeno maj 2010.godine)

[9] Alternativa Gugl Doksu (Onlajn), Dosupno na: http://alternativeto.net/SearchResult

.aspx?profile=all&search=google+docs&category=d esktop, (Pristupljeno maj

2010.godine).

http://www.makeuseof.com/tag/5-great-alternatives-to-google-docs-you-should-consider/

http://www.makeuseof.com/tag/5-great-alternatives-to-google-docs-you-should-consider/

http://en.wikipedia.org/wiki/Collaborative_software

http://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system

http://www.lifehack.org/articles/technology/getting-free-of-googles-grip-the-10-top-alternatives.html

http://www.lifehack.org/articles/technology/getting-free-of-googles-grip-the-10-top-alternatives.html

http://en.wikipedia.org/wiki/%20Google_docs

http://en.wikipedia.org/wiki/%20Google_docs

http://alternativeto.net/SearchResult%20.aspx?profile=all&search=google+docs&category=d%20esktop

http://alternativeto.net/SearchResult%20.aspx?profile=all&search=google+docs&category=d%20esktop

Documents

Bosiljčić igor seminarski rad - google docs