PROZESSKOSTENERSPARNIS

e C O M M E R C E

B M E c a t

e C l @ s s

E D I

eProcurement-Serviceswww. s t renge . de

eProcurement – mit Optimierungspotential bei Einkaufs- und Beschaffungsprozessen

Prozesse schlanker machen

In Zeiten dynamischer Veränderungen und sich wandelnder Märkte ist es für alle Unternehmen unerlässlich, Abläufe

und Prozesse zu optimieren und freigewordene Kapazitäten sinnvoll einzusetzen, um im Markt erfolgreich agieren zu

können. In der Folge wächst in der Einkaufsorganisation die Bedeutung des strategischen Einkaufs und die Frage steht

im Raum: wie mehr Kapazitäten für diese wichtigen Aufgaben bereitgestellt werden können. Die Effizienz der Beschaf-

fungsprozesse muss auf den Prüfstand. Erstreckten sich diese Bemühungen bisher meist auf die Optimierung bei

A- und B-Teilen, so rücken die C-Teile mittlerweile immer mehr in den Mittelpunkt des Interesses.

Oftmals stellen MRO-Artikel nur einen geringen Wertanteil dar, sind aber für den Produktionsprozess unverzichtbar.

Aber während diese Güter meist nur ca. 10% der Werte im Materialfluss repräsentieren, entfällt auf sie oft weit mehr

als die Hälfte der Bestellungen im Einkauf. Strenge zeigt Ihnen Möglichkeiten auf, wie Sie zeitintensive Routinearbeiten

und hohe administrative Kosten senken und somit freie Kapazitäten für strategische Beschaffungsaufgaben schaffen.

Bedarfsanforderung

genehmigen | wei ter le i ten

genehmigen | wei ter le i ten

Auftragsverfo lgung

Wareneingang prüfen | ver te i len

Rechnungsverarbe i tung

Zahlungsfre igabe

= 105 Minuten= 129,57 EUR Kosten

x 500 = 64.785 EUR

Daten prüfen

Beste l lung faxen

Der normale E inkaufsp rozess

Bedarfsanforderung

genehmigen | wei ter le i ten

Wareneingang prüfen | ver te i len

Rechnungsverarbe i tung

= 36,5 Minuten= 45,04 EUR Kosten

x 500 = 22.520 EUR

E inkaufen mi t eP rocu rement

eProcurement – Instrument zur Prozesskostenoptimierung

3 gute Gründe

Mit Hilfe von eProcurement-Systemen lassen sich Beschaffungsabläufe für C-Teile optimieren. Für diese

Güter mit geringer strategischer Bedeutung und hohem Automatisierungspotential bietet sich die Abwicklung

betrieblicher Bestellvorgänge vom Arbeitsplatz aus an. eProcurement-Systeme erlauben durch ihre hohe

Benutzerfreundlichkeit die Bedienung durch jeden Mitarbeiter und entlasten dadurch den Einkauf.

Der operative Einkauf vollzieht einen Rollenwechsel, weg von klassischen Bestellabläufen, hin zu strategischen Aufgaben wie Lieferantenauswahl und Lieferantenbewertung.

R e d u k t i o n d e r P r o z e s s k o s t e n

R e d u k t i o n d e r E i n s t a n d s p r e i s e

O p t i m i e r u n g v o n R a h m e n v e r t r ä g e n N e u e P re i sb i l dungsmechan iken

Ve r k ü r z ung v on P r o z e s s en

Au t oma t i s i e r u ng v on P r o z e s s en

Reduk t i o n o pe r a t i v e r Tä t i g k e i t e n

Ve r b e s s e r u ng d e r R eak t i o n s f ä h i g ke i t

S t ä r k u n g d e s s t r a t e g i s c h e n E i n k a u f s

E r h ö h u n g d e r M a r k t t r a n s p a r e n z

O p t i m i e r u n g d e r L i e f e r a n t e n b e z i e h u n g

kostenreduktion zeitersParnis qualitätssteigerung

2 | 3

strenge shop – der WebShop mit eProcurement Tool

Mit dem Strenge Shop stellen wir Ihnen unser Lieferantensystem (Sell-Side-Lösung) zur VerfügungDer Strenge Shop zeichnet sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit aus, bietet Ihnen viele zusätzliche

Funktionen und garantiert eine Vereinfachung Ihres Bestellvorgangs. Nutzen Sie die umfangreiche Produktsuche,

erstellen Sie eigene Favoritenlisten und stellen Sie Artikel in der Vergleichsfunktion gegenüber.Mit der

Zubehörfunktion verweisen wir direkt auf Artikel, die zu dem ausgewählten Produkt passen.

Ihre Workflow-Hilfe Mit unserem eProcurement-Tool, dem Einkäufer-Cockpit, legen Sie eigene User an, weisen Ihnen Kostenstellen

und Budgets zu und behalten durch den Genehmigungsworkflow alle Transaktionen im Überblick.

Genehmigungsworkflow Bestellungen laufen zentral beim Gruppenadministrator auf, welcher diese per

Maus-Klick genehmigen oder (mit Kommentar) ablehnen kann.

einkäufer-Cockpit – das Strenge eProcurement Tool

Kostenstellenverwaltungn Ermöglicht die Verwaltung und Budge-

tierung Ihrer Kostenstellenn Gibt Auskunft über noch offene Bestellungen

oder noch verfügbare Budgets

Userverwaltungn Einzelne User können zentral im

Einkäufer-Cockpit angelegt werden

Bestellübersichtn Im Einkäufer-Cockpit können Sie alle

offenen, abgelehnten und bereits

abgeschlossenen Bestellungen zentral

einsehen

4 | 5

Statistikfunktionn Detaillierte Umsatzabfragen

über verschiedene Zeiträume

Rechteverwaltungn Über das Einkäufer-Cockpit können

dem User unterschiedliche Rechte

zugewiesen werden

einkäufer-Cockpit – das Strenge eProcurement Tool

oCi Connector – die schnelle Anbindung an Ihr ERP-System

Ihre Vorteilen Keine Artikeldatenpflege von Ihnen nötig

n Vereinbarte Preise und Artikel werden im Shop dargestellt

n Der Bestellablauf aus dem ERP-System erfolgt für Sie wie gewohnt n Geringer Integrationsaufwand

Bestellen Sie direkt aus dem ERP-System Die Einbindung in Ihre Warenwirtschaft ist dank der im Strenge Shop integrierten OCI-Schnittstelle

ohne weiteres möglich. Der Inhalt des Warenkorbes wird vom Shopsystem direkt an das ERP-System

übertragen. Dies ermöglicht TradePro gleichzeitig an verschiedene Kunden oder Plattformen zu koppeln.

kunden erP system

strenge shop edi-Connector

strenge erP-system

oCi

B e s t e l l u n g

Auftragsbestätigung

Lieferavisierung

6 | 7

Der BMEcat ist ein XML-basierter Standard zur Übertragung elektronischer Produktkataloge.

Er wurde auf Initiative des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME), des

Dachverbandes der deutschen Einkäufer und Logistiker, in enger Zusammenarbeit mit der Praxis

und Wissenschaftlern entwickelt und basiert auf den Erfahrungen der Anwender und der Mitarbeit

in internationalen Standardisierungsinitiativen.

Strenge stellt Ihnen, Ihren individuellen BMEcat zur Verfügung. Unsere BMEcats sind hochwertig

aufbereitet und erfüllen allen Anforderungen wie Mediadaten, Referenzierungen und Merkmale.

Diese elektronischen Kataloge können, als Beispiel, für folgende Systeme bereit gestellt werden:

BMEcat – standardisiertes Austauschformat für eKataloge

BMecat – standerisiertesAustauschformat für eKataloge

kundensysteme (Buy-side-lösung):

etc.

etc.

Marktplätze:

Gängige Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavisierungen oder Rechnungen können

elektronisch übergeben werden. Unsere EDI-Software ist zuständig für die Umsetzung der Daten aus einem

beliebigen Inhouse-Format in ein standardisiertes EDI-Format (EDIFACT, ODETTE, VDA oder auch XML-EDI

etc.) und umgekehrt.

Die so konvertierten Daten werden dann über ein Netz an den Geschäftspartner versandt.

Durch diese Optimierung der Geschäftsprozesse können sie erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse

realisieren.

kunde

Purchase order

Waren- eingang

eingangs rechnung

strenge

sales order

lieferung

rechnung

B e s t e l l u n g B e s t e l l u n g

Auftragsbestät igungAuftragsbestät igung

L i e f e r a v i s i e r u n gL i e f e r a v i s i e r u n g

R e c h n u n gR e c h n u n g ed

i-k

on

Ver

ter

edi Workflow

8 | 9

edi (Electronic Data Interchange) – elektronischer Dokumentenaustausch

eCl@ss – standardisierte Klassifizierung

Standardisierte Klassifizierung

eCl@ss ist ein hierarchisches System zur Gruppierung von Materialien, Produkten und Dienstleistungen

nach einem logischen Schema in einer Detaillierung entsprechend der produktspezifischen Eigenarten,

die sich mittels normenkonformer Merkmale beschreiben lassen. Produkte und Dienstleistungen lassen

sich der vierstufigen, numerischen Klassenstruktur von eCl@ss zuordnen.

Suchbegriffe und Synonyme ermöglichen ein zielgerichtetes Auffinden von Produkten und Dienstleistungen

innerhalb der Klassifikation.

Merkmalleisten mit genormten Merkmalen und Wertetabellen ermöglichen eine exakte Beschreibung und

spätere Identifikation von Produkten und Dienstleistungen.

Strenge stell jedem Kunden die gewünschte eCl@ss-Version zur Verfügung.

Sachgebiete

Hauptgruppen

Gruppen

Untergruppen

Merkmale zur ProduktbeschreibungStandardmerkmalleisten und Schlagworte

Gutschriftsverfahren - Gegenstück zur klassischen Rechnungsabwicklung Beim Gutschriftsverfahren wird nach erfolgter Eingangsbuchung einer Warenlieferung eine

Gutschrift für die gelieferte Ware vom Empfänger an den Lieferanten gesendet.

Der Vorteil dieser Variante liegt in der vollen Kostenkontrolle bei gleichzeitig reduziertem

administrativen Aufwand. Die Aufgabe der Rechnungsprüfung wird damit an den Lieferanten

übertragen und der interne Verwaltungsaufwand reduziert.

Vorraussetzungen für dieses Verfahren sind eine enge Kooperation zwischen den

beteiligten Partnern sowie oftmals Rahmenverträge, die die rechtlichen Grundlagen regeln.

Das Gutschriftsverfahren kommt häufig im Zuge von EDI (Electronical Data Interchange) zum Einsatz,

da dies die Kommunikation zwischen den Unternehmen standardisiert, vereinfacht und beschleunigt.

gutschriftsverfahren

10 | 11

Strenge GmbH & Co. KG

Nordhorner Str. 35 -45

33335 Gütersloh

Tel: 05241/74 02-0

Fax: 05241/74 02-190

info@strenge.de

www.strenge.de

Haben sie noch Fragen?Ihr Ansprechpartner:

Thomas Venne

0 52 41/ 74 02-550

t.venne@strenge.de

www.strenge.de