Gua de Integracin

eProcurement

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NDICE

1. ACERCA DE ESTA GUA. ____________________________________________________ 3

2. MEJORES PRCTICAS PARA UN PROYECTO EXITOSO. __________________________ 3

2.1 OFFICEMAX COMPROMETIDO CON EL XITO ______________________________ 3

2.2 SU COMPROMISO CON EL XITO _________________________________________ 3

2.2 SUPUESTOS DE NEGOCIO Y TCNICOS ___________________________________ 4

2.3 MEJORES PRCTICAS: PUNCHOUT CTALOGO/FLUJO ELECTRNICO DE RDENES

____________________________________________________________________________ 4

3. OPCIONES DEL CTALOGO. _________________________________________________ 5

3.1 CATLOGO PUNCHOUT _________________________________________________ 5

3.2 CATLOGO LOCAL._____________________________________________________ 6

4. PROCESO DE ADMINISTRACIN DE PEDIDOS __________________________________ 6

4.1 LOS PEDIDOS ELECTRNICOS _____________________________________________ 7

5.0 PLAN DE ABORDAJE Y PROGRAMA DE IMPLEMENTACIN _______________________ 7

5.1 QU QUEREMOS DECIR CON ABORDAR ____________________________________ 7

5.2 APOYO DEL EQUIPO DE IMPLEMENTACIN DE OFFICEMAX _____________________ 8

6. SEGURIDAD _________________________________________________________________ 8

6.1 PROTOCOLO HTTPS _______________________________________________________ 8

6.2 CERTIFICADOS DIGITALES _________________________________________________ 8

7. SOPORTE TCNICO ___________________________________________________________ 9

7.1 MESA DE AYUDA Y REPORTE DE PROBLEMAS ________________________________ 9

APNDICE A - APLICATIVOS Y PROTOCOLOS SOPORTADOS ________________________ 10

APNDICE B SITIOS DEMO PARA PUNCHOUT ____________________________________ 11

APNDICE C IMGENES DE NAVEGACIN EN EL PROCESO DEL CATLOGO PUNCHOUT

_____________________________________________________________________________ 12

APNDICE D EJEMPLO DE UN CATLOGO CIF ___________________________________ 13

APNDICE E CDIGOS HTTP __________________________________________________ 14

APNDICE F INFORMACIN DE CONTACTO MESA DE AYUDA ____________________ 15

APNDICE G DEFINICIONES DE SEVERIDAD REPORTADA Y TIEMPOS DE RESPUESTA 16

APNDICE H PLANTILLA DE CAPTURA DE INCIDENTES ___________________________ 17

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1. ACERCA DE ESTA GUA.

El propsito de este documento es guiar a nuestros clientes sobre el proceso de

implementacin de transacciones electrnicas seguras mediante nuestra solucin de

eProcurement. Esta gua describe las actividades a realizar para la integracin,

considerando las mejores prcticas de la industria. A medida que trabajemos juntos en el

proceso, usted tendr todo el apoyo de OfficeMax.

Para cumplir con las necesidades de nuestros clientes, OfficeMax ha desarrollado una

solucin B2B para la integracin con nuestros clientes. Con esta gua podr entender

mejor los detalles tcnicos sobre; pre-requisitos y datos de conectividad necesarios para

llevar a cabo la integracin con OfficeMax. Tendr un panorama ms completo de los

pasos para llevar acabo la integracin as como los pros y contras de la opcin que elija

para integrar los catlogos y la administracin de pedidos. El enfoque de integracin de

esta gua es sobre los sistemas de eProcurement y los protocolos de integracin

soportados como son; cXML y OCI.

2. MEJORES PRCTICAS PARA UN PROYECTO EXITOSO.

2.1 OFFICEMAX COMPROMETIDO CON EL XITO

Nuestro compromiso es ofrecerle un proceso de integracin confiable y eficiente,

proporcionndoles a sus usuarios una experiencia personalizada y de fcil manejo. El

representante de ventas de OfficeMax es su principal punto de contacto y trabajar

estrechamente con usted, nuestro equipo tcnico le ayudara en optimizar su experiencia

de integracin con nosotros. De manera conjunta nuestro equipo de trabajo le orientara

sobre temas como: catlogos punchout, catlogos locales, catlogos especiales,

rdenes de compra / repuesta a rdenes de compra y facturas.

2.2 SU COMPROMISO CON EL XITO

Los comentarios de nuestros clientes han demostrado que el compromiso de las reas

internas involucradas son la clave para una implementacin exitosa. Con el fin de lograr

un el xito en el proyecto sugerimos:

Asignar personal tcnico con el que podamos trabajar en su implementacin

Elaborar un plan de trabajo de mutuo acuerdo.

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2.2 SUPUESTOS DE NEGOCIO Y TCNICOS

El pre-requisito para iniciar con la integracin es tener acordadas la condiciones o

trminos en los que operara el proceso va electrnica. En caso de requerir condiciones

adicionales a las acordadas le ayudaremos a plasmarlas de manera apropiada en un

addendum al contrato.

Para la operacin de transacciones electrnicas requerimos que cuente con lo siguiente:

Capacidad HTTPS para acceder a los catlogos punchout utilizando OCI o

cXML.

Capacidad y experiencia en l envi de rdenes electrnicas utilizando alguno de

los siguientes formatos de la industria; OCI o cXML.

Estndares de conectividad para datos, mensajes y certificados.

2.3 MEJORES PRCTICAS: PUNCHOUT CTALOGO/FLUJO ELECTRNICO DE

RDENES

La experiencia de OfficeMax de haber colaborado con clientes de mltiples sectores,

ubicaciones y de diferentes tamaos, nos indica una necesidad en comn: nuestros

clientes requieren optimizar y automatizar su proceso de compra para reducir costos. Para

alcanzar dicho objetivo, recomendamos una solucin completamente automatizada que

se caracteriza por su bajo mantenimiento y dos componentes bsicos para lograrlo:

Catlogo Punchout: Con nuestro catlogo punchout, su empresa recibir un catlogo

dinmico en tiempo real, que contiene informacin detallada del producto, precios e

imgenes de los mismos.

Flujo electrnico de rdenes: Con nuestra solucin tendr un flujo electrnico de sus

rdenes beneficindose de las bondades que ofrece de un flujo completamente

automatizado donde los puntos de contacto manuales se reducen al mnimo y el

cumplimiento de pedidos es ms eficiente.

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3. OPCIONES DEL CTALOGO.

Nuestra solucin se puede integrar va nuestro catlogo punchout basado en la mejores

prcticas de la industria o un va un catlogo con el que actualmente cuente su empresa

(catalogo local).

3.1 CATLOGO PUNCHOUT

Con nuestro catlogo punchout, le ofrecemos un sitio web que puede comunicarse

directamente con su sistema de eProcurement mediante los protocolos OCI y cXML. El

proceso de compra se realiza de manera muy sencilla, haciendo click en un botn dentro

de su aplicacin eProcurement el cual se conoce comnmente como "Punchout" o Link

out".

El catlogo Punchout es el mtodo recomendado por OfficeMax, ya que es un catlogo

vivo e interactivo. Nuestros clientes tienen la posibilidad de enlazarse con estos catlogos

a travs de Internet utilizando sus sistemas de eProcurement. Su empresa designa los

empleados que pueden comprar en el catlogo de OfficeMax. Una vez que nuestro carrito

de la compra se encuentra en su sistema eProcurement usted tiene el control del envi y

aprobacin de rdenes. Al final del proceso el carrito de compra se traduce en una orden

electrnica y es enviada a OfficeMax.

Nuestra solucin Punchout le ofrece a sus compradores las siguientes caractersticas

asociadas a una compra va internet como:

Navegacin sencilla, ya que permite visualizar productos, precios, y comprar y

guardar en su carrito de compras, as como iniciar transacciones en lnea

La eleccin de los mtodos de pago acordados.

Catalogo adaptado a sus necesidades y que fue previamente acordado con

OfficeMax.

Tambin contamos con los controles de acceso que requiere para protegerlo contra los

usuarios no autorizados de realizar ciertas tareas dentro del sitio.

Los principales beneficios que tiene al elegir nuestro catlogo Punchout son:

1. Los catlogos Punchout son fciles de manejar ya que cuentan con una interfaz

amigable para el usuario y proporciona funciones de bsqueda.

2. Proporciona especificaciones e informacin detallada del producto.

3. La realizacin de pedido se realiza de una manera ms precisa.

4. Mantenimiento mnimo para ambas partes.

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5. Se capitaliza la inversin realizada en su sistema de eProcurement ya que en l

se consolida el proceso de compra con un proceso confiable y consistente.

6. OfficeMax crear y actualizar el catlogo punchout con los productos y precios

negociados.

8. La actualizacin del catlogo punchout se actualiza en tiempo real

9. Los usuarios de su empresa podrn navegar solo en las opciones que usted

indique.

El Apndice B contiene la informacin para el acceso a un catlogo punchout de

demostracin para cada uno de los protocolos soportados por OfficeMax.

3.2 CATLOGO LOCAL.

Los catlogos locales son una alternativa al catlogo Punchout. Los catlogos locales son

archivos planos u hojas de clculo que se alojan ya sea dentro de su sistema de

eProcurement o de un tercero que realiza el hosting de su operacin. El catlogo local se

puede integrar en una variedad de formatos, incluyendo CIF 3.0, hoja de clculo y texto

delimitado.

El Catalog Interchange Format (CIF) es el formato estndar que puede ser proporcionado

por OfficeMax. El CIF es un formato de propsito general utilizado comnmente por

muchos tipos de Sistemas de eProcurement. Se puede entregar en formato hoja de

clculo o delimitada por caracteres a su sistema eProcurement para su carga de manera

mensual, trimestral, anual o en el periodo de tiempo que su empresa lo requiera.

Nota: En el Apndice D, puede encontrar el formato de catlogo CIF.

4. PROCESO DE ADMINISTRACIN DE PEDIDOS

Para empezar a comprar, los usuarios de su empresa ingresarn a su sistema

eProcurement e iniciar la compra de los productos de su catlogo OfficeMax (puede

utilizar el catlogo Punchout prestablecido o el catlogo local). Una vez que el usuario ha

seleccionado productos, su sistema eProcurement el carrito de compras y realiza

cualquier aprobacin prestablecida. OfficeMax recibe la orden de compra electrnica

directamente de su aplicacin de eProcurement o a travs un tercero, nuestra solucin

puede trabajar con sistemas tales como:

Ariba Supplier Network (ASN).

SciQuest.

Hubwoo.

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Ketera.

Maximo.

SAP OCI.

4.1 LOS PEDIDOS ELECTRNICOS

Un flujo tpico de una orden considera bsicamente seis pasos.

1. El comprador inicia una transaccin mediante el envo de un pedido a OfficeMax a

travs de su sistema de eProcurement.

2. Su sistema de eProcuremet enva la orden de compra a nuestra solucin a travs de

una URL segura asociada con las rdenes de compra.

3. Al recibir la peticin, nuestra solucin autentica los datos enviados y enva un acuse de

recibo al su sistema de eProcurement.

4. Nuestra solucin enva la transaccin a nuestro sistema logstico.

5. Nuestro sistema logstico despacha, enva y factura la orden.

6. La confirmacin de pedido es enviada a su sistema de eProcurement.

5.0 PLAN DE ABORDAJE Y PROGRAMA DE IMPLEMENTACIN

5.1 QU QUEREMOS DECIR CON ABORDAR

Al utilizar el trmino "Abordar", nos estamos refiriendo al cumplimiento de los pasos

necesarios para la integracin con OfficeMax. Indica que la conectividad entre su sistema

de eProcurement y nuestra solucin de integracin funciona correctamente.

Nuestro enfoque de abordaje abarca tres pasos principales para garantizar el intercambio

de mensajes de una manera segura, precisa y confiable entre ambas partes:

Su catlogo de productos est configurado adecuadamente (local, Punchout o

ambos).

Usted tiene la habilidad para navegar en el catlogo y la tienda de OfficeMax.

Est listo tcnicamente para la integracin y el envi de mensajes entre su sistema

de eProcurement y nuestra solucin.

Si alguna de sus necesidades cambia despus de que la implementacin tiene lugar,

como puede ser una actualizacin o cambio en su tecnologa de eProcurement, podemos

trabajar en sus cambios.

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5.2 APOYO DEL EQUIPO DE IMPLEMENTACIN DE OFFICEMAX

OfficeMax cuenta con un equipo experimentado que puede apoyarle tcnicamente y

orientarlo a lo largo de todo el proceso de integracin. El primer paso del equipo de

trabajo ser realizar la configuracin necesaria en ambas partes para compartir los datos

necesarios para la integracin de catlogos y el proceso de gestin de pedidos. Nuestro

equipo le ayudara a establecer un plan de pruebas para checar todos los elementos de la

integracin e implementacin, asegurando que los flujos interactan apropiadamente.

Las actividades del equipo de implementacin abarcan lo siguiente:

La evaluacin de los datos de conectividad (en el intercambio de los datos).

Actuar como un enlace tcnico para establecer y confirmar la conectividad

Coordinacin y puesta en marcha del plan de pruebas

Apoyo en los casos de prueba y el estatus de las mismas.

Coordinacin y puesta en marcha del plan de salida a produccin

Monitorear los sistemas y las rdenes iniciales.

Gestin los certificados de seguridad necesarios

Gestin y actualizacin de los perfiles requeridos por el cliente.

6. SEGURIDAD

6.1 PROTOCOLO HTTPS

OfficeMax soporta el protocolo de seguridad HTTPS (Protocolo de transferencia de

hipertexto sobre Secure Socket Layer). Este protocolo es ampliamente reconocido como

la versin segura de HTTP. El protocolo HTTPS ofrece una conexin segura entre su

empresa y OfficeMax, en el que datos confidenciales se pueden enviar de forma segura a

travs de Internet. HTTPS implica la interaccin normal HTTP a travs de un cifrado

Secure Sockets Layer (SSL).

6.2 CERTIFICADOS DIGITALES

HTTPS y SSL soportan el uso de certificados digitales del servidor de forma que, si es

necesario, un usuario puede autenticar el remitente. SSL es una forma nica y efectiva

para conseguir los datos y la seguridad del comercio electrnico. SSL utiliza un sistema

criptogrfico que emplear dos claves para cifrar los datos, en primer lugar, una llave

pblica que conoce al emisor y receptor del mensaje. La segunda es una llave privada

conocida slo para el destinatario del mensaje.

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Para completar la conexin entre ambas partes hay un conjunto de cinco certificados de

seguridad necesarios en nuestros ambientes de pruebas y produccin: Certificado del

Servidor, Certificado Root, Certificado del Cliente, Certificado de Verificacin de Firmas y

Certificado de Credenciales.

7. SOPORTE TCNICO

7.1 MESA DE AYUDA Y REPORTE DE PROBLEMAS

Como parte del compromiso de OfficeMax con sus clientes, usted tiene derecho a dos

niveles de soporte tcnico de manera continua a travs de nuestra Mesa de ayuda -

Centro de Respuesta de OfficeMax. En caso de presentarse cualquier problema tcnico

el primer punto de contacto es la Mesa de Ayuda de OfficeMax. Su Representante de

ventas de OfficeMax puede ayudarlo con asuntos relacionados a precios y catlogo de

productos y la Mesa de ayuda est a su servicio por cuestiones tcnicas.

La Mesa de Ayuda de OfficeMax puede ser contactada va correo electrnico

:xxxx@xx.com

Cuando contacte a la Mesa de Ayuda, asegrese de identificarse como "Cliente B2B" y

use "B2B" como palabra clave en la descripcin del problema. Esto ayudar al personal

de la Mesa de Ayuda a dirigir el problema a los tcnicos de soporte adecuados.

El formato para el correo electrnico se pone de relieve en el Apndice H: Plantilla para

el reporte de incidentes. Una vez contactado, el personal de la mesa de ayuda abrir un

ticket de problema para la investigacin y solucin del incidente. En cualquier momento

usted puede ponerse en contacto con la mesa de ayuda para obtener una actualizacin

del estado en la resolucin de problemas, es necesario tener a la mano el nmero de

ticket para una mejor referencia.

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APNDICE A - APLICATIVOS Y PROTOCOLOS SOPORTADOS

Aplicativo-Proveedor Protocolo/Formato SOPORTADO

Ariba cXML

Ketera cXML

SciQuest cXML

Maximo cXML

Ejemplos de documentos de mapeo de datos:

Protocolo rdenes Respuesta de

orden Factura

cXML

Mensaje cXML: A. Qu es cXML? cXML es un protocolo destinado a la comunicacin de documentos de negocio entre aplicaciones eProcurement y B2B. cXML se basa en XML y proporciona esquemas XML formales para las transacciones comerciales, permitiendo a los programas validar documentos sin previo conocimiento de su forma. B. Requisitos cXML: 1. Algunos de nuestros productos no tienen un cdigo UNSPSC de 8 dgitos, por lo que utilizamos el cdigo de 6 dgitos ms cercano y agregamos "00" como el sptimo y octavo dgito. 2. No proporcionamos cdigos UNSPSC de nueve y diez dgitos. 3. Proporcionamos UNUOM (unidad de medida) para todos nuestros productos. 4. Evaluamos campos personalizados de forma individual. 5. No proporciona imgenes o URLs con el detalle del producto para los catlogos locales. 6. No acepta rdenes de cambio. 8. No acepta pedidos que tienen archivos adjuntos. 9. No proporciona el precio de mercado. 10. No considera rdenes con mltiples direcciones de entrega o mltiples mtodos de pago por pedido

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APNDICE B SITIOS DEMO PARA PUNCHOUT Las Credenciales para acceder al Demo de Punchout son las siguientes: A. Protocolo cXML La URL para el Punchout cXML es https://dataservices.wcaas.net/cxml

cXMLDemo-T 009999999-T sysadmin@ariba.com ariba2003 CatalogTester

B. Protocolo OCI

La URL para el Punchout OCI es: https://dataservices.wcaas.net/oci

USERNAME = demouser PASSWORD = demopassword5763

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APNDICE C IMGENES DE NAVEGACIN EN EL PROCESO DEL CATLOGO PUNCHOUT

Las siguientes imgenes muestran la navegacin y configuracin de una pgina tpica de Punchout.

Imagen 1. Navegacin en el catlogo de productos

Imagen 2. Informacin y caracteristicas del producto

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APNDICE D EJEMPLO DE UN CATLOGO CIF Los atributos de un registro en un catlogo local estndar (CIF) son los siguientes: Supplier ID

Supplier ID (ID del Proveedor) Supplier Part ID (ID Nmero de parte del proveedor) Manufacturer ID (ID del fabricante) Item Description (Descripcin del Producto) UNSPSC Code (Cdigo UNSPSC) Unit Price (Precio unitario) Unit of Measure (Unidad de medida) Lead Time (Tiempo de espera) Manufacturer Name (Nombre del fabricante) Supplier URL (URL del proveedor) Manufacturer URL (URL del fabricante Market Price (Precio al publico)

Supplier Part Auxiliary ID (ID Auxilar )

El siguiente es un ejemplo de un catlogo local en el formato CIF:

CIF_I_V3.0 LOADMODE:F CODEFORMAT:UNSPSC CURRENCY:USD DUNS:TRUE UNUOM:TRUE CHARSET:iso-8859-1 COMMENTS:This is a local file for Acme Storm Door Company ITEMCOUNT:3 TIMESTAMP:2005-07-25 02:41:14.000474 FIELDNAMES:Supplier ID,Supplier Part ID,Manufacturer Part ID,Item Description,SPSC Code,Unit Price,Unit of Measure,Lead Time,Manufacturer Name,Supplier URL,Manufacturer URL,Market Price,Supplier Part Auxiliary ID DATA 153345173,1871D33,1871D33,Lenovo ThinkPad T43 PM 740 1.73 GHz, 2x512MB, 60GB 7200rpm, Intel 2200abg wireless, DVD/CDRW Combo Drive, XPPro OS,43171801,1,140.00,E A,14,Lenovo,,,0,contract=4995015751 salesOrgID=9147 salesOffice=9147 153345173,2672A43,2672A43,Lenovo ThinkPad X32 PM 735 1.7GHz, 1GB (2x512), 60GB 5400rpm, Intel 2200abg wireless, USB DVD/CDRW Combo Drive, XPPro OS,4317 1801,1,320.00,EA,14,Lenovo,,,0,contract=4995015751 salesOrgID=9147 salesOffice=9147 153345173,2668C54,2668C54,Lenovo ThinkPad T43P PM 740, 2GB RAM, 14.1 inch SXGA display, 60GB 7200RPM hard drive, Intel 2200bg wireless, DVD recordable drive, WinXP Pro ,43171801,1,999.00,EA,14,Lenovo,,,0,contract=499501575 1 salesOrgID=9147 salesOffice=9147 ENDOFDATA

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APNDICE E CDIGOS HTTP

Nmero de Cdigo

Tipo Mensaje del navegador Descripcin

200 xito OK

201 xito Created

202 xito Accepted

301 Redireccin Moved Permanently

302 Redireccin Ninguno

304 Redireccin Ninguno

400 Error de cdigo (cliente) Bad Request

401 Error de cdigo (cliente) Unauthorized User

403 Error de cdigo (cliente) Forbiden

404 Error de cdigo (cliente) Page not Found

405 Error de cdigo (cliente) Method not Allowed

406 Error de cdigo (cliente) Not Acceptable

407 Error de cdigo (cliente) Proxy Authentication Required

408 Error de cdigo (cliente) Request Timed Out

409 Error de cdigo (cliente) Conflict

410 Error de cdigo (cliente) Gone

411 Error de cdigo (cliente) Length Required

412 Error de cdigo (cliente) Precondition Failed

413 Error de cdigo (cliente) Request Entity Too Large

414 Error de cdigo (cliente) Request URL Too Long

415 Error de cdigo (cliente) Unsupported Media Type

500 Error de cdigo (server) Internal Server Error

501 Error de cdigo (server) Not Implemented

502 Error de cdigo (server) Bad Gateway

503 Error de cdigo (server) Server Unavailable

504 Error de cdigo (server) Gateway Timeout

505 Error de cdigo (server) HTTP Version Not Supported

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APNDICE F INFORMACIN DE CONTACTO MESA DE AYUDA 1.- Ventas y catlogo de productos: 2.- Estatus de rdenes: 3.- Dudas tcnicas sobre B2B:

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APNDICE G DEFINICIONES DE SEVERIDAD REPORTADA Y TIEMPOS DE RESPUESTA

Los niveles de severidad y los tiempos de respuesta para cada nivel se describen a continuacin.

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APNDICE H PLANTILLA DE CAPTURA DE INCIDENTES Esta plantilla de reporte de incidentes B2B, ser utilizada por nuestros clientes para reportar problemas de cualquier severidad a la mesa de ayuda de OfficeMax. Utilice la siguiente informacin al levantar un ticket:

1. Resumen del problema: Breve Descripcin del problema.

2. Informacin de la persona que reporta:

Nombre:

Direccin de correo electrnico:

Telfono de contacto (s):

Si es necesario - persona de contacto alternativo y nmero telefnico:

3. Nombre de la aplicacin que reporta / ID de la cuenta B2B.

4. Descripcin del problema: Utilice la palabra clave B2B en la descripcin del problema. Incluya los pasos para reproducir el problema, capturas de pantalla, nmeros de rdenes de compra, nmero de pedido principal, cdigos de error - la mayor cantidad de informacin posible.

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