Brukerveiledning 3CX Telefonsystem

Innhold Ringe og motta samtaler med 3CX Telefon (Softphone)......................................................................... 2

Ringe med Apparat Yealink T 46 ............................................................................................................. 6

Ringe med Apparat Yealink T42 .............................................................................................................. 7

Ringe med hurtigvalg Windows på 3CX Telefon (Softphone) ................................................................. 8

Overføre samtaler med 3CX Telefon (Softphone) ................................................................................. 10

Direkte og kontrollert overføring til Yealink T42 ................................................................................... 12

Direkte og kontrollert overføring med Yealink T48-T46 ....................................................................... 14

Kontroller IP telefon fra PC – skjerm ..................................................................................................... 16

Samtale logg .......................................................................................................................................... 19

Sjekke talepost fra 3CXPhone (SoftPhone) ........................................................................................... 20

Sjekke mobilsvareren fra en annen IP telefon ...................................................................................... 23

Sjekke talepost med Yealink T42G ....................................................................................................... 24

Sjekke talepost med Yealink T46G ........................................................................................................ 25

Skreddersy Talepost (SoftPhone, Windows Phone) .............................................................................. 26

Administrere talepost med fasttelefon ................................................................................................. 28

Chat med 3CX Phone ............................................................................................................................. 29

Konferanse 3CXPhone – Windows (Soft Phone) ................................................................................... 31

Endre fra samtale til konferanse 3CXPhone – Windows (Soft Phone) .................................................. 34

Konferanse Yealink T42G ....................................................................................................................... 35

Konferanse Yealink T46G ....................................................................................................................... 38

Endre status tilstedeværelse (Fraværsmarkering) ................................................................................ 40

Unntak viderekobling ............................................................................................................................ 43

3CX Kontakter ........................................................................................................................................ 45

Ringe og motta samtaler med 3CX Telefon (Softphone)

3CXPhone lar deg enkelt foreta anrop med en rekke alternativer. Du kan ringe et nummer direkte fra

tastaturet, kopiere og lime inn et nummer i 3CXPhone, bruke selskapets telefonbok eller personlige

kontakter for å ringe et nummer og til og med returnere samtaler eller repetere et nummer fra

anropsskjermen.

Ringe offentlig eller internnummer direkte

1. Ved hjelp av musen, slå nummeret med tastaturet på skjermen.

2. Klikk på "Call" -knappen for å utføre samtalen.

3. Ved hjelp av nummertastene på tastaturet og til slutt Enter.

4. Hvis du er i CTI-modus(Softphone styrer fysisk telefon), vil du bli ringt opp på din fysiske

telefon og anropet gjennomføres der. Hvis du er i Softphone-modus, vil samtalen

gjennomføres ved hjelp av hodesettet eller datamaskinens høyttalere og mikrofon.

Ringe fra telefonboken

Klikk på "Contacts" knappen nederst i menyen for å få tilgang til telefonboken. Du vil se

telefonbokinnføringene sammen med sine respektive ikoner som viser typen for hver kontakt. Det

finnes fire typer kontakter i 3CX Telefonbok (kontaktliste):

Firmaets Kontakter: Windows, Mac: , iPhone: , Android:

Personlige Kontakter: Windows, Mac: , iPhone: , Android:

Internnummer: Windows: , iPhone, Mac: , Android:

Mobiltelefon Kontakter: Android: , iPhone:

Ringe til en av disse kontaktene

1. Dobbeltklikk, høyreklikk eller trykk på kontakten du vil ringe.

2. På kontaktinfo -skjermen velg "Call".

Ringe med kopier og lim inn

Du kan også ringe ved å kopiere og lime inn:

1. Velg nummeret du ønsker å ringe.

2. Trykk CTRL + C (på PC), cmd + C (på Mac) på tastaturet eller høyreklikk og kopier ved hjelp av

musen.

3. Åpne 3CX telefonen (Softphone).

4. Klikk på "Keypad" -knappen.

5. Trykk CTRL + V (på PC), cmd + V (på Mac) for å lime inn nummeret.

6. Klikk på "Call" -knappen for å gjøre samtalen.

Ringe fra anropsloggen (Sist brukte)

1. Klikk på "Call History" -knappen i menyen.

2. Finn samtale oppføringen du vil ringe.

3. Dobbeltklikk eller trykk på kontakten for å ringe tilbake. Trykk ">" (kun på PC) for å få tilgang

til kontaktdetaljer.

Motta samtaler med 3CX Telefon (Softphone)

Når du mottar en telefonsamtale, vil 3CXPhone automatisk dukke opp på skjermen din og vise

innringer.

Tre alternativer er tilgjengelige:

Besvare anropet. (Answer)

Avvis samtalen. (Decline)

Viderekoble anrop til mobilsvar. (Divert to voicemail)

Automatisk Svar

Med 3CX for Windows har du muligheten til å automatisk svare på innkommende anrop. For å gjøre

dette gå til "Settings" og deretter "Advanced Settings". Klikk på "Auto Answer". Når du har et

innkommende anrop vil 3CX for Windows automatisk svare på anropet.

Ringe med Apparat Yealink T 46

I dette eksemplet skal vi demonstrere hvordan du kan starte en samtale når du bruker Yealink

T46 / T48.

Starte en samtale

Tast inn nummeret du ønsker å ringe ved å bruke nummertastene og trykk på ”Send” på

Berøringsskjermen eller løft av røret. Telefonen vil taste inn nummeret og samtalen din vil bli

tilkoblet.

Ringe med Apparat Yealink T42

I dette eksemplet skal vi demonstrere hvordan du kan starte en samtale når du bruker Yealink

T42 og T41.

Starte en samtale

Slå nummeret du ønsker å ringe ved å bruke nummertastene og trykk på ”Send”

knappen under send på skjermen.

Ringe med hurtigvalg Windows på 3CX Telefon (Softphone)

Hurtigtastfunksjonen lar deg kontrollere 3CX telefon ved å bruke snarveier på tastaturet.

hurtigtastfunksjonen lar deg starte, svare, sette over eller sette samtaler på vent.

Konfigurere hurtigtaster

1. Trykk på ”Utstyr” knappen for å komme til innstillinger.

2. Trykk på ”Hurtigtaster” for å komme til innstillinger for hurtigtaster.

3. Som standard hurtigtastfunksjonen er ikke aktivert. Trykk på den hurtigtasten du ønsker

å aktivere og sjekk ”Aktiver Tastatur Snarveier.”

4. Velg tastekombinasjonen du ønsker at skal fungere som din hurtigtast. Du kan

kombinere Ctrl, Alt og Shift sammen med tall og bokstaver. Tall, bokstaver og

spesialtegntaster (insert, slett, side ned, side opp med flere) må være kombinert med Ctrl,

Alt og Shift for å kunne lage en hurtigtast. F1 – F12 har ikke denne begrensningen.

5. Trykk på ”OK” for å svare.

Starte en samtale ved å bruke ”Kopier nummer fra utklippstavlen” hurtigtasten

1. Åpne opp en nettside, tekst eller en annen fil og fremhev nummere du ønsker å taste

inn.

2. I dette eksemplet har vi valgt Shift+V som hurtigtast. Trykk ”Shift+V.” Nummeret vil nå

bli kopiert automatisk på din 3CX telefon for Windows nummertastskjerm.

Trykk på ”Ring” knappen, eller enter for å ringe nummeret.

Overføre samtaler med 3CX Telefon (Softphone) 3CX for Windows gjør det enkelt å overføre samtaler til andre brukere ved hjelp av enten "Blind" (direkte viderekobling) eller "Attended" (spørreanrop). En direkte viderekobling overføres uten å varsle mottakeren. I et spørreanrop vil mottakeren bli varslet av den som utfører overføringen (mens innringeren står på vent) og hvis mottakeren godtar å ta samtalen gjennomføres viderekoblingen.

Direkte Viderekobling (Blind Transfer) Utføre en direkte viderekobling:

1. Mens du er i en samtale, klikk på "Blind Transfer" -knappen.

2. Tast inn nummeret du vil overføre samtalen til. Alternativt kan du søke etter en kontakt ved å skrive inn navn eller nummer på kontakten du leter etter. 3CX vil filtrere kontaktlisten din og foreslå brukere.

3. Klikk på "Transfer" -knappen for å overføre samtalen.

Spørreanrop (Attended Transfer) Utføre et spørreanrop:

1. Mens du er i en samtale, klikk på "Attended Transfer" -knappen. 2. Tast inn nummeret du vil overføre samtalen til, klikk på "Call" -knappen, og kunngjør

overføringen til mottaker. Alternativt kan du søke etter en kontakt ved å skrive inn navn eller nummer på kontakten du leter etter. 3CX vil filtrere kontaktlisten din og foreslå brukere.

3. Etter å ha bekreftet at mottakeren ønsker å ta samtalen, klikker du på "Transfer" –knappen.

Samtalen vil bli overført til mottakeren.

Direkte og kontrollert overføring til Yealink T42

I dette eksemplet skal vi demonstrere hvordan man setter over direkte og setter over kontrollert.

ved bruk av Yealink T42.

Husk: En direkte videreføring er en oversettelse til en annen viderekobling uten å starte en

samtale med den endelige personen innringeren snakker med. Samtalen blir direkte satt over til

destinasjonen. For å sammenligne, er en kontrollert overførsel en videreføring hvor innringeren

blir satt på hold for å kunne ringe agenten innringeren skal bli viderekoblet til for å påse at

han/henne har mulighet til å ta samtalen. Deretter blir de to samtalene koblet sammen.

Hvordan sette over direkte

Trykk på ”Besvar” berøringsknapp for besvare samtalen.

Trykk på ”Sette Over” berøringsknapp for å starte den direkte videreføringen. Tast inn

nummeret til personen du ønsker å sette samtalen over til. Trykk på ”Sett Over” for å

gjøre ferdig prosessen.

Hvordan sette over konsultert

Trykk på ”Besvar” berøringsknapp for å besvare en innkommende samtale.

Trykk på ”Sett Over” for å starte den konsulterte videreføringen. Dette vil automatisk

sette innringeren på vent. Tast inn videreføringsnummeret til personen du ønsker å sette

samtalen over til. Trykk på ”OK” for å ringe.

Mottakeren av videreføringen tar imot samtalen og aksepterer å ta imot samtalen.

Trykk på ”Sett Over” berøringsknapp for å sette over samtalen.

Innringeren og mottakeren av videreføringen er nå koblet sammen.

Direkte og kontrollert overføring med Yealink T48-T46

I dette eksemplet skal vi demonstrere hvordan man setter over direkte, og sette over kontrollert.

ved bruk av Yealink T48. Samme metode kan brukes for Yealink T46.

Husk: Å sette over direkte til en annen videreføring uten å starte en samtale med den endelige

personen innringeren snakker med. Samtalen blir blindt satt over til destinasjonen. For å

sammenligne, er en konsultert overførsel en videreføring hvor innringeren blir satt på hold for å

kunne ringe agenten innringeren skal bli viderekoblet til for å påse at han/henne har mulighet til å

ta samtalen. Deretter blir de to samtalene koblet sammen.

Hvordan sette over i blinde

Trykk på ”Besvar” på berøringsskjermen, eller løft av røret for besvare samtalen.

Trykk på ”Overfør” knappen eller Transfer og tast inn nummeret til personen du ønsker å

sette samtalen over til. Trykk ”Sette over.”

Samtalen har blitt satt over til den gitte videreføringen.

Hvordan sette over konsultert

Trykk på ”Besvar” på berøringsskjermen for besvare samtalen.

Sett innringeren på vent ved å trykke på ”På Vent” knappen på berøringsskjermen.

Trykk på ”Ny Samtale” knappen for å starte en ny samtale. Tast inn

videreføringsnummeret til personen du ønsker å sette samtalen over til. Trykk på ”Send”.

Mottakeren av videreføringen tar imot samtalen og aksepterer å ta imot samtalen.

Trykk på ”Sett over” knappen på berøringsskjermen og velg samtalen som er på vent på

berøringsskjermen.

De to samtalene er nå koblet sammen.

Kontroller IP telefon fra PC – skjerm

3CX telefon for Windows lar deg kontrollere din IP-telefon fra din PC-skjerm. Når 3CX telefon

kontrollerer din IP-telefon er 3CX telefon i CTI-modus.

Husk: CTI-modus er bare tilgjengelig i 3CX telefon for Windows og bare med Fanvil, Htek Snom

og Yealink IP-telefoner.

Følgende handlinger kan bli fjernstyrt på IP-telefoner:

Starte samtaler med ett museklikk.

Lett å sette over samtaler.

Lage telefonkonferanser med noen få museklikk.

Viktig å huske på: Når du bruker CTI-modus vil alle innkommende samtaler på din IP-telefon

(apparat) og alle nummere tastet fra 3CX telefon bli sent til ditt apparat.

CTI eller Softphone-modus?

Når du bruker Softphonemodus vil alle innkommende og utgående samtaler komme til og fra 3CX

telefon kunden personlig. Lyd vil gå gjennom den oppdagete audio driveren som er konfigurert for

3CX telefon for Windows eller standard Windows lydenheten som blir brukt til opptak eller

avspilling. Hardware hodetelefoner er kun tilgjengelig til bruk av 3CX telefon for Windows i

softphone-modus.

Bytte til CTI-modus

Viktig: For å kunne bruke CTI-modus må du både 3CX telefon kunden og en IP-telefon

konfigurert for den samme viderekobling.

Etter at du har byttet til CTI-modus for første gang, tast

et nummer på 3CX telefon nummertastskjermen. Det vil da komme opp en dialogboks på

skjermen til IP-telefonens rør. Den spør om du vil tillate fjernstyring, trykk på ”Ja.”

Får å bytte til CTI-modus fra Softphone-modus:

Fra nummertastmenyen, trykk på telefonknappen og velg ”CTI” fra rullegardinmenyen (Slik som

på bildet ovenfor).

Starte en samtale i CTI-modus

1. Som beskrevet ovenfor, sett 3CX telefon i CTI-modus.

2. Tast videreføringsnummeret eller nummeret du ønsker å ringe med 3CX

nummertastene.

3. Trykk på ”Ring” knappen. Din IP-telefon vill nå taste nummeret du ønsker å ringe og

starte samtalen.

Ta i mot en samtale i CTI-modus

Du har tre valgmuligheter:

Besvar samtalen.

Avvis samtalen.

Sett samtalen over til talepostkassen.

Blind viderekobling i CTI-modus

1. Besvar den innkommende samtalen.

2. Trykk på ”Sette Over” knappen.

3. Tast inn videreføringsnummeret du ønsker å sette samtalen over til.

4. Trykk på ”Sette Over” knappen for å gjøre ferdig viderekoblingen.

Konsultert viderekobling i CTI-modus

1. Besvar den innkommende samtalen.

2. Trykk på ”Konsultert Viderekobling” knappen.

3. Tast inn videreføringsnummeret du ønsker å sette samtalen over til.

4. Gi beskjed om samtalen til mottakeren av samtalen.

5. Trykk på ”Sette Over” knappen for å gjøre ferdig viderekoblingen.

Samtale logg

Anropslogg

Anropsloggfanen viser alle innkommende, utkommende og ubesvarte samtaler. Du kan se dato,

tid, nummer, navnet på personen som ringe og samtaletypen for hver samtale.

For å se anropsloggen, klikk på ”anropslogg” på bunnen av menyen på 3CX telefonen for

Windows. Det er tre typer samtaler:

Innkommende samtaler

Utgående samtaler

Ubesvarte samtaler

Samtaler kan filtreres ved å bruke knappene på bunnen (Windows, iOS) eller på toppen (Android)

av anropslogglisten. Det valgte filtre (Alle, innkommende, utgående, ubesvarte) er fremhevet for å

indikere hvilket filter som er valgt.

Du kan slette eller oppdatere anropsloggen ved å trykke på eller knappene.

Sjekke talepost fra 3CXPhone (SoftPhone)

Sjekke og administrere mobilsvareren din fra 3CX telefonen

Når din viderekobling er opptatt eller er utilgjengelig eller velger å avvise en samtale får

innringeren valget å legge igjen en talemelding. Disse meldingene blir lagret i kronologisk

rekkefølge og du kan få tilgang til dem gjennom din IP telefon, smarttelefon eller direkte fra din

3CX telefon. Hvis du har talemeldinger du ikke har hørt vil et blått konvoluttsymbol vises på din

3CX telefon.

Hvordan sjekke din mobilsvar:

1. Fra skjermen, klikk på mobilsvarknappen for å se listen over dine uhørte

talemeldinger.

2. Denne fanen viser alle talemeldingene i din innboks.

a. Windows, Mac og Android: Ikke hørte talemeldinger vises i blått. Talemeldinger du

har hørt på vises i grått.

b. iOS: Ikke hørte talemeldinger vises i rødt. Talemeldinger du har hørt på vises i

sort.

3. Dobbeltklikk, høyreklikk eller klikk på en talemelding for å få den opp i alternativmenyen

og velg:

a. Spill av – dette laster ned talemeldingen som en a.WAV fil og vil

automatisk spille den av på din PC

b. Spill av på din Softphone eller CTI modus.

c. I Softphone mode vill 3CX telefonen motta en innkommende samtale fra

innringeren ”Playfile”. Det er gjennom denne innringeren talemeldingen vil

bli avspilt, etter at du har besvart samtalen.

d. På Mac, dobbeltklikk på talemeldingen, den vil da spille den av direkte fra

mobilsvarvinduet.

4. På skjermen, den blå konvolutten vil bli hvit. Dette betyr at du ikke har noen nye

talemeldinger.

Husk: Du kan også sjekke mobilsvareren ved å ringe ”999” fra din 3CX telefon og følge

stemmens instruksjoner.

Administrer din mobilsvar

I tillegg til avspillingsalternativene så kan du også administrere din mobilsvar ved hjelp av de

følgende midlene:

Ring – dette alternativet vil ringe tilbake nummeret som la igjen en talemelding

Marker som hørt – markerer den valgte talemeldingen som avlyttet

Marker som ulyttet – markerer den valgte talemeldingen som ulyttet

Slett talemelding – sletter den valgte talemeldingen

Legg igjen en talemelding til en bestemt overføring:

For å legge igjen en talemelding i mobilsvareren til en bestemt overføring:

Trykk *4 <overføringsnummer>

Eksempel: *4100 vill legge igjen en talemelding til overføring 100

Sjekke mobilsvareren fra en annen IP telefon

For å sjekke mobilsvareren din fra hvilken som helst telefon på kontoret:

1. Plukk opp røret og ring ”999”

2. Tast ”#”

3. Du vil bli spurt om å taste videreføringsnummeret, tast inn videreføringsnummeret.

4. Du vil deretter bli bedt om pinkoden til din mobilsvar. Tast inn pinkoden til din

mobilsvar, tast så ”#”.

5. Følg instruksjonene til stemmen i røret for å sjekke eller slette dine talemeldinger.

Sjekke mobilsvareren utenfor kontoret

For å sjekke mobilsvareren på mobilen eller en annen ekstern telefon når du ikke har WiFi eller

3G, følg disse trinnene:

1. Tast nummeret administratoren din har gitt deg.

2. Når du er koblet til, vent til du hører ”tast videreføringsnummeret”, tast deretter inn

videreføringsnummeret.

3. Du vil bli spurt om din videreføres pinkode. Tast inn pinkoden til din mobilsvar, tast så

”#”.

4. Du vil få tilgang til din mobilsvarer. Følg instruksjonene til stemmen for å sjekke, slette

eller høre på dine talemeldinger.

Sjekke talepost med Yealink T42G

I dette eksemplet vil vi demonstrere hvordan du sjekker talepostkassen når du bruker Yealink

T42G

Sjekke din Talepostkasse

For a sjekke din talepostkasse, trykk på ”Beskjeder” knappen og følg stemmens

instruksjoner.

Sjekke talepost med Yealink T46G

I dette eksemplet vil vi demonstrere hvordan du sjekker talepostkassen din når du bruker Yealink

T46 G.

Sjekke din Talepostkasse

For å sjekke din talepostkasse, løft av røret og trykk på ”Message” knappen

Skreddersy Talepost (SoftPhone, Windows Phone)

3CX telefon lar deg personlig gjøre dine talepostkassehilsener avhengig av din status. Ved standard vil 3CX telefon bruke hilsenen som er laget av systemet. For å lage dine egne talepostkassehilsener:

1. Fra nummertastene, trykk på en av talepostkasseknappene.

2. Trykk på mappeknappen for å komme til ”Lage Talepostkassehilsener” fanen.

Ta opp en personlig hilsen

1. I ”Lage Talepostkassehilsener” fanen, trykk på opptaksknappen.

2. Du vil bli instruert til å taste inn et filnavn for din hilsen. Trykk ”OK” etter du har gjort

dette.

3. Du vil motta en samtale fra innringer-ID ”Ta Opp Fil”

4. Besvar samtalen og følg samtalens instruksjoner. Du vil bli instruert til å taste ”#” for å

avslutte opptaksprosessen og å taste ”0” for å lagre opptaket. Når du er i samtalen, trykk

på tastaturknappen for å få opp nummertastene.

5. Når samtalen avsluttes blir du satt tilbake til hovedskjermen for 3CX telefon for

Windows skjermen.

6. Opptaket vil være tilgjengelig for alle statuser. Velg den statusen du ønsker at skal

høre med den personlige meldingen, ved å trykke på feltet ved siden av statusen.

7. Trykk på ”Talepostkasse” knappen for å lagre endringer og komme tilbake til

talepostkasselisten. For å ta opp en hilsen til, gjenta prosessen.

Administrere talepost med fasttelefon

Du kan administrere din talepostkasse ved bruk av hvilken som helst fasttelefon, lage eller

modellere, konfigurert på din videreføring, ved å taste ”999” (3CX telefonsystem standard).

Du vil nå høre et stemmebasert menysystem som vil be deg taste inn ditt personlige

identifiseringsnummer (Pinkode) etterfulgt av ”#”. De første valgene du vil få presentert er

følgende:

Tast * for å spille av dine meldinger.

Tast 9 for å gå til alternativer.

Tast # for å avslutte.

Hvis du taster ”9” for flere alternativer, vil følgende alternativer bli presentert av det

stemmebaserte systemet. Tast de respektive numrene for å endre eller oppdatere følgende

funksjoner:

Ved å taste ”1” kan du endre din profilstatus.

Ved å taste ”3” kan du taste et telefonnummer.

Ved å taste ”4” kan du slette alle leste meldinger.

Ved å taste ”5” kan du endre din selvidentifikasjons melding.

Ved å taste ”6” kan du spille av postkasseinformasjon.

Ved å taste ”7” kan du endre Pinkoden til din talepostkasse.

Ved å taste ”8” kan du endre din velkomsthilsen.

Ved å taste ”9” kan du re-starte stemmesystemets instruksjoner.

Chat med 3CX Phone

Bedrifts chat

3CX telefon inkluderer en praktisk chattefunksjon. Du kan både sene meldinger til kollegaer og

oppgradere chatten din til en WEB RTC samtale med lyd og video eller et 3CX nettmøte med et

museklikk.

Start en chat

1. Trykk på ”Chat” knappen på den nederste raden med ikoner. På Androidenheter,

scroll den nederste linjen med ikoner til venstre for å se Chat ikonet.

2. Velg ”Opprett chat” .

3. Dette vil få opp bedriftens videreføringsliste. Søk eller scroll for å finne videreføringen du

ønsker å chatte med og velg den. Trykk på ”OK” for å få opp chatvinduet. Du kan også

velge flere kontakter, og ha en gruppechat.

4. Trykk på inntastningsfeltet på bunnen av chatvinduet og skriv inn din melding. Trykk på

”Enter/Send” på tastaturet ditt for å sende meldingen.

Oppgrader din chat til en WebRTC samtale

Når du har en en-til-en chat kan du oppgradere chatten din til en WebRTC samtale med lyd og

video. For å gjøre dette trykk på ”Send WebRTC oppringelink” knappen. Din personlige

oppringelink vil bli sent til dit chatvindu. Kollegaen din kan trykke på linken og ringe deg rett fra

sin nettleser.

Oppgrader din chat til et nettmøte

Når du har en gruppe Chat kan du oppgradere chatten til et nettmøte og alle deltagerne i chatten

kan delta med lyd og video. For å opprette et nettmøte, trykk på ”Opprett 3CX nettmøte”

knapen. Nettleseren vil starte opp møte og du vil automatisk bli logget inn i møtet. En link med

tilgang til nettmøtet vil bli sent til Chat vinduet slik at kollegaene dine kan ta del i møtet.

Slette Chat logg

1. Trykk på ”Chat” knappen for å få tilgang til din Chat logg.

2. Høyreklikk (Windows, Mac) eller klikk lenge (Android) på en chat. Velg ”Slett”.

3. Et vindu som ber deg bekrefte slettingen vil komme opp, trykk ”OK”.

Konferanse 3CXPhone – Windows (Soft Phone)

Lag en telefonkonferanse (Windows)

Med 3CX telefon for Windows er det lett å lage, administrere og bli med i en konferansesamtale

fra din stasjonære eller bærbare datamaskin. Ta nytte av fordelene en fler-deltager samtale

bringer ved å følge trinnene nedenfor:

Lag en telefonkonferanse

1. Trykk på ”telefonkonferanse” knappen.

2. Trykk på ”Opprett Telefonkonferanse”.

3. Velg kontakter ved å trykke på avkrysningsboksen ved siden av kontaktnavnet.

4. For å legge til nummere som ikke er i kontaktlisten din, trykk på ”Legg Til Nummer”.

Tast inn nummeret til den eksterne deltageren i inntastningsfeltet og trykk på ”Pluss”

knappen . For å fjerne et nummer fra telefonkonferansen trykk på ”Papirkurv”

knappen .

5. Trykk på ”Tilbake Pilen” for å komme tilbake til listen over interne deltagere.

6. Trykk på ”Start Telefonkonferanse” for å starte konferansen. Du vil motta en

innkommende samtale fra 3CX telefonsystemet. Besvar samtalen for å starte

telefonkonferansen.

Telefonkonferansen begynner når minst en av deltagerne har blitt med.

Andre inviterte deltagere kan nå ta del i samtalen når som helst.

Legg til flere deltagere i en påbegynt telefonkonferanse

1. Trykk på ”Telefonkonferanse” knappen, velg deretter ”Vis Telefonkonferanser”

2. Trykk på ”Blyanten” og deretter ”Neste.”

3. Velg kontakter ved å trykke på avkrysningsboksen ved siden av kontaktnavnet. For å

legge til telefonnummer som ikke er i din kontaktliste, trykk på ”Legg til Nummer”. Tast

inn nummeret til den eksterne deltageren i inntastningsfeltet og trykk på ”Pluss”

knappen. For å fjerne ett nummer, trykk på ”papirkurv” knappen.

4. Trykk på ”Tilbake Pilen” . De nye deltagerne vill bli kontaktet for å ta del i

telefonkonferansen.

Innenfor telefonkonferansen, vil du ha følgende alternativer:

Trykk på for å frakoble en deltager fra din telefonkonferanse.

Trykk på koble en deltager til telefonkonferansen på nytt.

Trykk på for å kutte lyden til en av deltagerne i telefonkonferansen.

Trykk på for å avslutte telefonkonferansen.

Lag en planlagt telefonkonferanse

1. Trykk på ”Telefonkonferanse” knappen.

2. Trykk på ”Planlegg Telefonkonferanse.”

3. Fyll ut et navn på telefonkonferansen, beskrivelse og DID nummeret som de eksterne

deltagerne må taste for å få tilgang til konferansen.

4. Bestem et tidspunkt for begynnelse og slutt av telefonkonferansen

5. Aktiver kunngjøringer for å høre en kunngjøring når en deltager blir med i

telefonkonferansen. Trykk på ”Neste” for å gå videre.

6. Trykk på ”Neste” for å legge til eksterne deltagere. Tast inn epostadressene til de

eksterne kontaktene og trykk på ”Pluss” knappen for å legge til disse epostadressene til

listen.

7. For å inkludere kontakter fra din firmakontaktliste, trykk på ”Legg til fra Adressebok”

knappen. Velg kontaktene du ønsker at skal delta i telefonkonferansen og trykk på

”Avtal” knappen.

Alle deltagere vil motta en epost med konferansens telefonnummer og pinkoden

de må bruke for å få tilgang til telefonkonferansen.

8. Trykk på ”Avtal” for å avtale konferansen.

9. For å se, redigere eller slette avtalte telefonkonferanser, gå til telefonkonferansefanen og

trykk på ”Avtalte Konferanser.”

Trykk på for å redigere telefonkonferansen.

Trykk på for å slette telefonkonferansen.

Endre fra samtale til konferanse 3CXPhone – Windows (Soft Phone)

Gjøre en samtale om til en telefonkonferanse (Windows)

Mens du er i en samtale kan en samtale bli gjort om til en telefonkonferanse, slik kan flere

deltagere ta del i samtalen.

1. Mens samtalen pågår, trykk på ”Telefonkonferanse” knappen.

2. Legg til flere deltagere ved å trykke på ”Legg til Flere Deltagere” knappen.

3. Velg deltagere ved å trykke på avkrysningsboksen ved siden av kontaktnavnet deres og /

eller legg til nummere som ikke er i kontaktlisten din ved å trykke på ”Legg til

Nummere.”

4. Tast inn nummeret i inntastningsfeltet og trykk på . For å fjerne deltagere trykk på

“Papirkurv” knappen.

5. Trykk på “Start Telefonkonferanse” for å legge de til i konferansen.

6. For å avslutte telefonkonferansen, trykk på “Avslutt Telefonkonferanse” knappen.

Konferanse Yealink T42G

I dette eksemplet skal vi demonstrere hvordan man setter opp en telefonkonferanse når man

bruker Yealink T42

Telefonkonferanse

Ring et nummer eller besvar en samtale.

Trykk på ”Konferanse” knappen på skjermen. Den første innringeren vil bli satt på

vent.

Slå nummeret til innringeren du ønsker å legge til i telefonkonferansen og trykk på

”Konferanse”.

Når innringeren har svart trykk på ”Konferanse” igjen. Innringerne vil nå bli lagt til i

telefonkonferansen.

Når du er i en telefonkonferanse, kan du utføre følgende handlinger:

Trykk på ”Del” knappen på skjermen for å dele telefonkonferansen inn i to individuelle

samtaler.

Trykk på ”Vent” knappen på skjermen for å sette telefonkonferansen på vent.

Trykk på ”Administrer” knappen på skjermen og velg deltagere ved å bruke ”Venstre”

og ”Høyre” knappene til å:

Kutte lyden til deltageren ved å trykke på ”Far Mute” soft key

Fjerne en deltager ved å trykke på ”Fjern” knappen på skjermen.

Lage en ny samtale ved å trykke på ”Ny Samtale” knappen på skjermen.

Telefonkonferansen vil da bli satt på vent.

Trykk på ”Tilbake” knappen på skjermen for å gå til den forrige skjermen.

Trykk på ”Avslutt” knappen på skjermen for å avslutte telefonkonferansen.

Denne metoden fungerer for telefonkonferanser med opptil tre deltagere (deg og to andre).

Konferanse Yealink T46G

I dette eksemplet skal vi demonstrere hvordan man setter opp en telefonkonferanse når man

bruker Yealink T46G

Telefonkonferanse

Ring et nummer eller besvar en samtale.

Trykk på ”Konferanse” knappen.

Tast inn nummeret du ønsker å legge til i telefonkonferansen og trykk på ”Send” .

Når den oppringte parten svarer, trykk på ”Konferanse”. Samtalen

vil da bli lagt til i telefonkonferansen.

Når du er i en telefonkonferanse, kan du utføre følgende handlinger:

Trykk på ”Del” for å dele telefonkonferansen inn i to individuelle samtaler.

Trykk på ”Vent” for å sette telefonkonferansen på vent.

Trykk på ”Avslutt samtale”, eller på ”Avslutt” for å avslutte telefonkonferansen.

Denne metoden fungerer for telefonkonferanser med opptil tre deltagere (deg og to andre).

Endre status tilstedeværelse (Fraværsmarkering)

Bruk Tilstedeværelse/Status

Tilstedeværelse/status funksjonen lar deg lage en status som dine kollegaer kan se. Hvordan

dine samtaler blir administrert, avhenger av din status.

For eksempel, hvis du er i et møte, kan du sette statusen din som ”Borte”, slik at samtaler

automatisk blir omdirigert til en annen videreføring eller til din talepostkasse. Din status vises i

dine kollegaers tilstedeværelsesskjerm.

I tilstedeværelsesskjermen kan du se statusen til andre 3CX telefon brukere. Hvis du, for

eksempel videreføre en samtale til en annen videreføring, kan du se hvis den videreføringen er

opptatt før du setter over samtalen.

Oppdater din tilstedeværelsesstatus

1. Trykk på statusfeltet i det øverste, venstre hjørnet.

2. Fra menyen kan du velge den riktige statusen ved å klikke på den.

På en iOSenhet, trykk på ”Ferdig” for å ta i bruk:

Tilgjengelig

Borte

Ikke forstyrr

Lunsj – en spesial laget tilgjengelig-status som kan bli konfigurert når man

setter opp regler for å sette over samtaler.

Forretningsreise – en spesial laget ”ute av kontoret” status som kan bli

konfigurert når man setter opp regler for å sette over samtaler.

3. Trykk på ”>”. Fra denne skjermen kan du velge statusmeldinger, når statusen din

skal bli stilt tilbake til den forrige statusen, for eksempel etter 1 time, og hvor dine

samtaler skal bli satt over i dette tidsrommet.

Opprette en spesiallaget status

I tillegg til tilstedeværelse kan du opprette spesiallagete statuser for alle de tilgjengelige

statusene. For eksempel, oppdater statusen din til ”Borte” og legg til ”I Et Møte”

For Windows velg din status og trykk deretter på ”>”. Skriv inn din spesiallagete

status og trykk på ”OK”.

For Android og iOSenheter trykk på statusen din og skriv inn din spesiallagete

melding i dialogen.

Husk: Du kan skrive inn navnet på forretningsreisen eller lunsjen ved å trykke på ”>” og taste inn

det spesiallagete tilstedeværelsesnavnet.

På eller utenfor kontoret?

3CX for Windows kan oppdage automatisk om du er på eller utenfor kontoret (basert på

din IP) og vil automatisk bytte til den riktige statusen.

Automatisk oppdatere din tilstedeværelsesstatus

Du kan automatisk oppdatere statusen din til ”Ikke Forstyrr”, ”Tilgjengelig” basert på

din arbeidstid. Dette må gjøres av administratoren gjennom 3CX telefonsystem

administratorkonsoll. Spør din administrator om denne funksjonen. I arbeidstiden vill du

være logget inn som ”Tilgjengelig” og når arbeidsdagen din er slutt vil din 3CX telefon

endre status til ”Ikke Forstyrr” automatisk. Administratoren kan også være satt til å bli

logget ut av køer og innkommende samtaler kan bli blokker fra 3CX telefonsystem når

statusen endrer seg.

Se tilstedeværelsen/statusen til dine kollegaer

Tilstedeværelse lar deg sjekke statusen til en videreføring sa du vet hvem som er opptatt,

hvem som er tilgjengelige og hvem som er borte. At du kan se dette gjør det lettere å

sette over samtaler.

Tilstedeværelsesmenyen lar deg også kommunisere med andre videreføringer:

1. Trykk på ”Tilstedeværelse” knappen i menyen på bunnen.

2. Du vil få opp listen med 3CX telefonsystem videreføringer og deres statuser.

3. Velg videreføringen du vil kommunisere med og dobbeltklikk eller trykk for å ringe

videreføringen. Trykk på ”>” for å se kontaktdetaljer for flere valg.

Unntak viderekobling

Unntak til videresendereglene (Windows)

3CX telefon for Windows gir deg muligheten til å opprette unntaksregler for visse

forhåndsbestemte nummere. Disse forhåndsbestemte numrene vil få en annen behandling enn

andre numre.

For eksempel: Du kan få samtalene fra gitte nummere til å bli satt over til din mobil eller en annen

videreføring når du er borte fra kontoret.

Husk: Det er en maksgrense på 15 unntak per videreføring.

1. Trykk på innstillingers ”Utstyr” knapp.

2. Velg ”Viderekoble Samtaler”

3. Trykk på ”Unntak”

4. Trykk på knappen på bunnen av skjermen for å komme til unntaksregelskjermen.

5. I feltet for ”Anrop fra Innringer ID”, tast inn nummeret du vil at skal få en unntaksregel.

6. Feltet ”Mottatt Under” lar deg spesifisere når unntaksregelen skal være gjeldende. Du

kan velge mellom:

Alltid

Kontortid

Utenfor kontortid

Spesifiserte tider: De spesifiserte tidene.

Spesifiserte tider, bortsett fra ferier: Tider du har spesifisert, ikke inkludert ferier.

Utenom spesifiserte tider: Unntaksregelen gjelder utenom tidene du har

spesifisert.

Utenom spesifiserte tider: Unntaksregelen gjelder utenom tidene du har

spesifisert, inkludert ferier

7. Trykk på ”Konfigurer” for å konfigurere tiden for de valgte unntaksreglene.

8. Velg det tidsintervallet du ønsker at unntaksregelen skal gjelde. Dette gjør du ved fylle inn

”Til” og ”Fra” feltene for dagene du ønsker at unntaksregelen skal være aktiv.

9. Trykk på for å legge det til i dagen du har valgt. Du kan velge flere tidsintervall for

flere dager ved å gjenta prosessen.

10. Når du har spesifisert dagene og tiden for unntaksregelen, trykk på ”OK” for å komme

tilbake til ”Unntaksregler” skjermen.

11. Utvid listen under ”Sette Over” og velg ”Videreføring.”

12. En ny rullegardinmeny vil komme til syne. Utvid listen og velg videreføringen du vil sette

samtalen over til. For å videreføre samtalen til talepostkassen til en videreføring, se i

”Talepostkasse” alternativet.

13. Trykk på ”OK” for å komme tilbake til unntaksregellisten. Du vil da se en

unntaksregelliste som har blitt konfigurert på nytt.

14. 14. Trykk på ”Diskett” knappen for å lagre.

3CX Kontakter

Bruk 3CX telefonboken

Telefonboken lar deg raskt starte en samtale uten å kaste bort tid med å finne en kontakts

telefonnummer for å deretter taste det inn på telefonen. Du kan både taste telefonnummer rett fra

telefonboken, du kan også utføre flere tidsbesparende handlinger.

Trykk på ”Kontakter” knappen på menyen på bunnen for å komme til telefonboken. Det er

4 typer kontakter i 3CX telefonboken (kontaktlisten):

Bedriftskontakter . Dette er kontakter innhentet fra 3CX telefonsystem.

Personlige kontakter . Dette er kontakter som er lagt til av brukeren, de

kan bare bli sett av brukeren.

Videreføringer . Din bedrifts videreføringer.

Mobiltelefonkontakter Android , iPhone : kontakter innhentet fra

brukerens

mobiltelefon.

Husk: For å kunne legge til eller redigere bedriftskontakter må du ha fått rettighetene til det av

3CX telefonsystem administratoren.

Legge til kontakter:

1. Når du er inne i telefonboken, trykk på i det øverste høyre hjørnet.

2. På den nye 3CX kontaktskjermen fyll inn kontaktdetaljene.

3. Hvis du har rettighetene til å lage nye bedriftskontakter kan du velge ”Legg til i

bedriftstelefonbok” alternativet. Dette alternativet vil lagre kontakten i

bedriftstelefonboken, som lar alle brukere få tilgang til kontakten.

4. Trykk på ”OK” for å lagre kontakten.

Søke etter en kontakt i 3CX telefon telefonboken

1. I søkefeltet på toppen av kontaktlisten, begynn å skriv inn hvilken som helst av

kontaktdetaljene til kontakten du leter etter. Dette kan være navnet, epostadressen, eller

telefonnummeret. Kontaktlisten vil begynne filtreringen og vise resultater mens du taster.

2. å dobbeltklikke på en kontakt vil ta deg til skjermen med kontaktens detaljer, eller

høyreklikk på kontakten og velg den ønskede handlingen fra rullegardinmenyen.

Administrere din telefonbok innhold

Redigere dine kontakter

1. I kontakter , scroll nedover listen eller søk og finn den personlige kontakten du

ønsker å redigere.

2. Dobbeltklikk, høyreklikk eller trykk på kontakten for å få opp siden med kontaktens

detaljer. Velg ”Rediger”.

3. Oppdater eller endre kontaktdetaljene og trykk på ”OK” for å lagre endringene.

Slette kontakter

1. I kontakter, scroll ned listen eller søk og finn den personlige kontakten du ønsker å

slette.

2. Dobbeltklikk, høyre klikk eller klikk på kontakten for å få opp kontaktens detaljer. Velg

”Slett”.

3. Kontakten vil bli slettet og du vil komme tilbake til kontaktlisten.