Budget och prognos steg för steg · 2019-10-07 · LINKÖPINGS UNIVERSITET INSTITUTION/AVDELNING 2019-10-03 6(62) 2 Behörigheter – logga in För åtkomst till budgetmodulen krävs

1(62)

LINKÖPINGS UNIVERSITET INSTITUTION/AVDELNING

Budget och prognos steg för steg

Innehållsförteckning

1 Inledning .............................................................................................................. 2

1.1 Nyheter hösten 2019 .................................................................................... 4

1.2 Nyheter våren 2019 ...................................................................................... 5

2 Behörigheter – logga in .......................................................................................6

3 Registrera budget/prognos .................................................................................. 7

3.1 Generella funktioner – registrera budget/prognos ..................................... 7

4 Registrera budget ............................................................................................... 10

4.1 Steg 1 Registrera personalbudget .............................................................. 11

4.2 Steg 2 Publicera personalbudget ............................................................... 17

4.3 Steg 3 Registrera INT/KOSTN AKT .......................................................... 18

4.4 Steg 4 Registrera INT/KOSTN VSH/FAK ................................................. 25

4.5 Steg 5 Registrera INV/AVSKR .................................................................. 28

4.6 Steg 6 Fördela parallellförbrukning ........................................................... 33

4.7 Steg 7 registrera balanserat kapital ...........................................................34

4.8 Steg 8 Registrera flerårsplan ..................................................................... 35

4.9 Avstämning – budget ................................................................................. 37

5 Registrera prognos ............................................................................................. 41

5.1 Steg 1 Registrera prognos INT/KOSTN AKT ............................................. 41

5.2 Steg 2 Registrera prognos INT/KOSTN VSH/FAK ...................................43

5.3 Steg 3 Registrera prognos INV/AVSKRIVNINGAR ................................. 44

5.4 Steg 4 Fördela parallellförbrukning .......................................................... 46

5.5 Steg 5 registrera prognos balanserat kapital ............................................ 46

5.6 Avstämning – prognos ............................................................................... 47

6 Korrigera budget/prognos – källa BUDK/PROGK........................................... 49

7 Administrera lokal administration .................................................................... 51

7.1 Lokal admin/start ...................................................................................... 51

7.2 Lokal admin/Ändra OH procent................................................................ 53

7.3 Lokal admin/Ändra status ......................................................................... 61


2019-10-03

2(62)

1 Inledning

Denna beskrivning är uppbyggd med en kort inledning till varje bild, en checklista i

punktform och därefter i förekommande fall tips med mer utförligare beskrivningar

och fältbeskrivning med definitioner. Tanken är att du vartefter kan arbeta med

hjälp av respektive bilds checklista och ha tips och definitioner till hands vid behov.

Budget/prognosmodulen bygger på att du registrerar per Enhet, VSH

(verksamhetskod), FAK (fakultetskod) och kontogrupp KI02. Bilden för personal

bygger på individ och AKT (aktivitet/projekt), det finns även möjlighet att registrera

intäkter och övriga kostnader på AKT där så önskas. Utöver detta ska

stödverksamheten registreras per funktion.

Flöde för registrering av budget

Översikt budget end to end

Cen

tral

t (B

PC

)Ek

.Lo

kal a

dm.

(BP

A)

Ek. (

BP

R)

Stat

us/

bes

lut

(BP

R/B

PA

)

Budget: Förutsättningar till godkänd budget/prognos

StartFörutsättningar

Aktuella perioder

Beslut

Personalinkl IT & L-ryggs.

SlutGemensamma pris och

värderegisterT.ex. lönerev. IT-abg, C-OH, F-OH...

BSLEN pris och värderegisterT.ex. lokalryggsäck

Gemensamma pris och värderegister

T.ex. I-OH

Ladda personaldata

ÖvrigaIntäkter/kostnader/

OH

Investeringar & avskrivningar

Fördeln. parallelleförbrukn

Balanserat kapital

Status Stängd(BPA)

justering

Flerårsplan

Ändrad OH

Ändrad OH

Nollställa p-fördeln. & def.sätta

Status Låst(BPR)

Prognos är en helårsprognos för innevarande år med undantag för registrering av

investeringar och avskrivningar som sträcker sig över en treårsperiod.


2019-10-03

3(62)

Prognosen görs på en mer övergripande nivå än budget. I prognosen registreras inte

lön, IT-abonnemang och lokalkostnader per individ, det sker heller ingen

periodisering av prognosen per månad utan den hanteras som ett helårsvärde.

I prognosen räknas OH enligt innevarande års aktuella OH-% satser (hämtas från

Raindance) för kombinationen av VSH (verksamhetskod), FAK (fakultetskod) och

BSLEN (bokslutsenhet). I prognosen arbetar du företrädesvis med budget som

utgångspunkt och reviderar de poster som har förändrade förutsättningar jämfört

med budgettillfället. Det finns även möjlighet att registrera prognosen per

AKT/projekt där så önskas.


2019-10-03

4(62)

1.1 Nyheter hösten 2019

• Steg personaldata

o Fält Grundomfattning är nu registrerbart. Värdet i detta fält är

som tidigare endast ett informationsfält för dig själv och används

inte i några beräkningar av kostnader.

o Fält Lönetillägg: Tar inte längre hänsyn till fältet fördelning.

Kostnaden blir därmed Lönetillägg*tjänstgöringsgrad*antal

månader. Observera att tillägget kommer från Primula och återfinns

på samtliga aktiviteter en person arbetar på, vilket betyder att detta

behöver nollas ut där det inte ska vara något tillägg.

• Steg int/kostnader AKT har snabbats upp tack vare några förändringar

som är gjorda i t.ex. värderegister. Detta är inget som användaren ser.

Förändringar som syns i bilden är:

o Funktion har flyttats till sidhuvudet

o Bifoga dokument är borttaget på radnivå, dokument bifogas i

sidhuvudet.

• Enhet 3, AVD2 och BSLE3 är tre nya organisationsstruktur-koder som

kommer att finnas i avstämningsbilden budget. Detta är en parallellstruktur

för att temporärt kunna arbeta med uppbyggandet av nya organisationer.

• Exportera till excel: Samma ikon används för att exportera en eller flera

flikar till excel. I dialogrutan bockar du i eller bockar ur Exportera alla

flikar för önskad export.

• Steg Fördelning parallellförbrukning En nyhet avseende

parallellfördelade projekt Tidigare bokades all kostnadsfördelning av

parallellfördelningen på sista kontot i intervallet på KI02 nivån, se

grönmarkerade konton i exemplet nedan. Från och med nu kommer

fördelningen på kostnadssidan att ske konto för konto istället se hur det blir

i den gulmarkerade kolumnen i exemplet nedan.


2019-10-03

5(62)

1.2 Nyheter våren 2019

• Steg Inv/Avskrivningar, fliken befintliga avskrivningar har flyttats som

sista flik då ingen åtgärd krävs i denna flik och de flesta bläddrar förbi för

att komma till pågående och nya investeringar.

• Steg fördelning parallellfördelning Enhet har kodats om från att vara

ett sidfält till ett radfält, vilket möjliggör att du kan göra

parallellfördelningen för flera eller samtliga dina enheter på en gång.

Använd t.ex. 10* i fältet Enhet för att spara fördelningen på IDA:s alla

enheter.

• Vändning av budget/prognos på samfinansierade projekt har fått

en egen källakod. Vändningen bokar bort budget/prognos på VSH *P så att

endast den budget/prognos som är fördelad till FA och FB def-sätts. I

praktiken innebär det att det blir betydligt enklare att öppna upp en

budget/prognos igen som behöver korrigeras efter att den har def-satts.

Källakoder:

o BUDP registrerad budget

o BUDFÖR Parallellfördelning till VSH *A respektive *B

o BUDV motbokar registrerad budget på VSH *P

o PROG registrerad prognos

o PROGF Parallellfördelning till VS *A respektive *B

o PROGV motbokar registrerad prognos på VSH *P

• Nya flöden för reviderad budget. Två nya flöden har skapats för att

kunna revidera budget utan att skriva över originalbudgeten. Rev 1 (januari-

revision) utgår från personal- och investeringsbudget, övriga resultatposter

kan användaren kopiera med Fördela-knappen. Rev 2 (revision om krav på

åtgärd) utgår från personal- och investering Rev 1, övriga resultatposter kan

användaren kopiera med Fördela-knappen.

• BPA låsa och stänga status steget att låsa och stänga status för

avdelning har tagits bort, nu behöver BPA endast låsa och stänga enhet.


2019-10-03

6(62)

2 Behörigheter – logga in

För åtkomst till budgetmodulen krävs särskild behörighet som kan beställas via

[email protected]

Det finns fyra olika roller kopplade till budget/prognos. Rollen i kombination med

vilken/vilka enheter du har behörighet till, styr vad du kan se och göra i

budgetmodulen.

• BPT: Budget tittbehörighet.

– Krävs för att kunna titta på detaljerna i pågående budget-

/prognosprocess. För att kunna jämföra utfall med prognos och

budget krävs ingen tittbehörighet, detta publiceras i ordinarie

uppföljningsbilder under Beslutsstöd\Uppföljning i Raindance.

• BPR: Budget registrering.

– Krävs för att kunna registrera och uppdatera status.

• BPA: Budget administratör.

– Bokslutsenhetens lokala administratör uppdaterar prislistor, låser

status etc.

• BPC: Budget central administratör.

– Öppnar/stänger versioner, uppdaterar gemensamma

förutsättningar.

Budgetmodulen hittar du under Beslutsstöd\Budget & Prognos\Registrering &

Avstämning.

I respektive flik hanteras

• Admin – administration av perioder, pris och värderegister etc.

• Budget – registrering och avstämning av budgetposter.

• Prognos – registrering och avstämning av prognosposter.

mailto:[email protected]


2019-10-03

7(62)

3 Registrera budget/prognos

Under fliken Budget respektive Prognos börjar du i mappen Registrera där du

öppnar Startbild budget.

Tecken och skalning. I budget och prognosmodulen registreras värden i tkr,

intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. Undantagen är i särskilda

formulär för att beräkna en kostnad t.ex. bilden B00 Personalbudget som ligger i

Steg 1 Personalbudget och bilderna i Steg 5 INV/AVSKR dessa bilder registreras i

positiva tal och i kronor. Titta i bildens sidhuvud om vad som gäller för aktuell bild.

3.1 Generella funktioner – registrera budget/prognos

Tooltip ger dig en kortfattad hjälp om vad ett fält innehåller, håll muspekaren över

fältet för att tända en tooltip. Frågetecknet på den övre listen tar dig till Raindance

generella manual. Nedan hittar du exempel på ikoner/knappar, många av dem

återfinns och har samma funktion i flertalet registrerings- och avstämningsbilder.

1. Ladda bild.

2. Filter för att spara dina personliga urval för en bild.

3. Föregående bild – backar ett steg, t.ex. från registreringsbild till

Startbild - ikonen finns i första fliken om registrering ska ske i fler än en flik

för ett Steg.

4. Exportera – exportera till excel eller pdf. Du kan exportera till

excel, uppdatera markerade värdefält och importera uppdaterade värden

enligt samma princip som används för bokföringsorder.

5. Klipp in data från klippbordet. Med hjälp av denna knapp kan du

importera data som du tidigare exporterat till excel.


2019-10-03

8(62)

6. Bläddra till nästa/föregående – t.ex. enhet utan att backa till startbilden.

7. Lägg till kommentarer/ bifoga dokument.

a. Kommentarer och bifogade dokument i sidhuvudet följer med

enhetens alla registreringsbilder.

b. Kommentarer och bifogade dokument på enskild rad syns på aktuell

bild.

8. Klicka på knappen för att registrera.

9. Tar dig tillbaka till icke registrerbart läge utan att spara.

10. Räknar om och sparar registrerade värden.

11. Räknar om och sparar aktuell flik samt efterföljande flikar i

aktuellt steg.

12. Klicka på knappen för att öppna funktionen att kunna kopiera

värden från en kolumn till budget eller prognos.

13. Räknar om baserat på registrerade värden, utan att spara.

14. Klicka på raden där du vill infoga en rad (klicka ej på blå text då

borrar du). Klicka på knappen för att skapa en ny registreringsrad. Ange

antalet rader du vill infoga. Nu får du ett förifyllt förslag på koder från raden

ovanför, skriv över med andra koder vid behov och komplettera de fält som

ej är ifyllda.

15. Återvänder till huvudmenyn Registrering & Avstämning.

16. Status för t.ex. en rad eller en enhet:

a. Grön – öppen för registrering.

b. Gul – låst för registrering enhet och avdelning kan öppnas av lokal

administratör.

c. Röd – stängd, kan endast öppnas av central administratör.

17. Kodguiden kan användas på samma sätt som i Raindance i övrigt, dvs. ställ

dig i fältet och klicka sedan på kolumnens rubrik, alternativt ställ dig i ett

radfält ovanför bilden och klicka på rubriken.

Exportera/importera till/från excel

De fält som blir gulmarkerade när du exporterar filen till excel går att justera.

Normalt får du ett felmeddelande (varning) när du klistrar tillbaka (Rödmarkerade

celler är låsta och får ej ändras) som avser de fält som inte var gulmarkerade, all

ändringsbar information sparas som den ska.

Har du flyttat om kolumnerna i bilden t.ex. flyttat AnstID i personalbudgeten som

första kolumn innan du sände ut bilden till excel måste du sortera kolumnerna

likadant i Raindance när du importerar, annars sparas ingenting. Se detaljerad

beskrivning i bilaga: Instruktion Budget bilaga klistra in från excel metoden

fungerar på samma sätt oavsett registreringsbild.


2019-10-03

9(62)

Fördelafunktionen – återanvända tidigare värden

Med fördelafunktionen kan du kopiera över alla värden från en annan kolumn i

registreringsbilden. En bra funktion för att få ett bra startläge. Har du redan fyllt i

vissa värden och använder funktionen fördela skrivs alla värden över – därför bör

du göra fördela först.

För att använda fördelafunktionen klickar du på knappen Fördela. När du fördelar

hämtar du alla värden från önskad kolumn och uppdaterar aktuell kolumn. Efter att

du har fördelat värden kan du gå in och justera enskilda rader genom att skriva över

värden.

1. Välj vilken kolumn som ska uppdateras.

2. Välj om värdet ska förändras med + eller – och antal procent.

3. Välj från vilken kolumn som värdet ska hämtas ifrån.

4. Klicka på Utför.


2019-10-03

10(62)

4 Registrera budget

Du kan registrera på en öppen aktivitet/projekt fram till och med datumet för sista

dispositionsdag förutsatt att aktiviteten/projektet har status öppen. Därefter får du

budgetera på en annan aktivitet. Alternativt om dispositionsdag ska förlängas kan

du göra det i projektmodulen först och därefter registrera budget.

Under fliken Budget börjar du i mappen Registrera där du öppnar Startbild

budget. Registrera budget i ordning från Steg 1. Behöver du gå tillbaka något steg

behöver spara alla Steg i tur och ordning som du har backat tillbaka, för att de ska

summeras framåt till nästa steg igen. I prognosen finns inte första steget Personal

och sista steget Flerårsplan.

1. Välj Bslen – ange två tecken utan efterföljande *.

2. Välj Enhet – om du vill begränsa urvalet i bilden.

3. Budgetera i ordning från Steg 1.

4. Klicka på önskat steg t.ex. PERSONAL (den blå texten) för att komma

till registreringsbilderna för personal.

5. När du är klar med alla steg för en enhet, klicka på för att ändra

status till låst .

Tips:

• När du registrerar på aktivitetsnivå får du automatiskt koderna för funktion,

VSH och FAK.

• Stödverksamhet ska alltid registreras på AKT-nivå för att få rätt

funktionsindelning.

• Samfinansierade och EU projekt som är registrerade i steg 1-3 och 5,

fördelas automatiskt till anslag och bidrag enligt uppgift från

projektregistret när du kör steg 6.


2019-10-03

11(62)

4.1 Steg 1 Registrera personalbudget

Klicka på Steg 1 Personal för önskad Enhet och du får upp en förteckning över alla

som har fördelad arbetstid (enligt Primula) på de aktiviteter/projekt som styr till

vald Enhet. Uppdatera båda flikarna innan du lämnar personalbudgeten.

I detta formulär registrerar du prisuppgifter som lön, lokal etc. i positiva tal.

Flik 1 – B00 Personaldata

Här registreras personaldata som ligger till grund för att beräkna budgeten för

lön, LKP, IT-abonnemang och lokalkostnad (lokalryggsäck).

Klicka på:

• Spara för att spara personaldata

• Spara flera för att spara både personaldata och personalbudget. Detta

behöver du göra innan du lämnar bilden för att få kostnaderna med dig

till resultaträkningen.

Tips: Knappen Spara är lite snabbare än Spara flera därför kan det vara att

föredra att använda Spara till dess att man är klar med all personaldata för att

sedan starta kostnadsberäkningen genom att klicka på Spara flera.

1. Klicka på Ändra för att uppdatera personaldata.

2. Granska befintliga resurser.

3. Lägg till nya resurser.

4. Sätt fördelning = 0 % för resurser som inte längre ska belasta

enheten med kostnader.

5. Spara – sparar ändringarna i fliken B00 Personaldata.

6. Spara flera - sparar både ändringarna i fliken B00 Personaldata och

fliken B00 Personalbudget. Använd denna knapp innan du lämnar

steg 1 personal.

7. Klicka på pilen för att återgå till Startbild budget .


2019-10-03

12(62)

Flik 2 – B00 Personalbudget

Allt ska vara sparat i och med att du klickade på Spara flera du kan kontrollera

det genom att titta att alla rader har en grön prick i kolumn Diff.

4.1.1 Tips Steg 1 personalbudget.

Ändra sorteringsordning

Raindance sorterar utifrån första kolumnen, därefter kolumn nummer två osv. Om

du t.ex. önskar sortera listan per anställd kan du enkelt flytta kolumnen först.

Högerklicka på rubriken välj i menyn hur du vill flytta kolumnen.

Kolumnerna AKT till och med Dok är möjliga att sortera om i önskad ordningsföljd.

Tjänstgöringsgrad

Tjänstgöringsgrad styr andelen av t.ex. en lön som ska fördelas till en aktivitet.

Exempelvis en person med lön på 20 000 kronor och en tjänstgöringsgrad på 50 %

och fördelning 100 % till en aktivitet: 20 000*0,5*1,0=10 000 kronor i lön

budgeteras på projektet. Även semesterlön, LKP fördelas enligt samma metod.

Fördelning

Styr hur stor del av angiven tjänstgöringsgrad som ska fördelas till aktuell AKT.

Avstämning en persons kostnadsfördelning

Klicka på en person i kolumnen Anstid och du får upp en förteckning över alla

aktiviteter oavsett enhet som personen är fördelad till, nu kan du snabbt se att hen

är fullt konterad. Backa tillbaka till registreringsbilden med .

Lönetillägg

En persons lönetillägg importeras från Primula. Om lönetillägget inte ska belasta

aktuell AKT sätter du tillägget till 0 kronor.

Beräkning av tillägg: Tjänstgöringsgrad*tillägg i kr * antal månader * LKP (socavg).

Exempelvis ett månadstillägg på 5 000kr * tjänstgöringsgrad 75%*12 månader+

53,2% LKP = 68 940 kr per år.


2019-10-03

13(62)

Semester

Kostnaden för semester beräknas som en schablon på 0,48%*lön*antal

semesterdagar*LKP (socavg).

Exempelvis 20 000 kr lön* 50% tjänstgöringsgrad *0,48% schablon*30 dagar

semester* 53,2% LKP=2 206 kr.

Ta bort en resurs

Istället för att ta bort en resurs med soptunnan kan du sätta fördelning till 0 % då

har du all fakta kvar om individen utifall du behöver den i ett senare skede,

samtidigt som alla beräkningar kommer att multipliceras med 0 % och därmed inte

ge några kostnader. Har du tagit bort en person med soptunnan får du infoga en ny

rad och registrera alla värden manuellt.


2019-10-03

14(62)

Registrera resurs med ledighet

Ett exempel: En person med tjänstgöringsgrad 100 % som ska vara tjänstledig 40 %.

Ändra i kolumn tjänstgöringsgrad från 100 % till 60 %.

Placering (koden=enhet)

Fyll alltid i detta fält, även för de resurser som från början hade blankt i fältet. Detta

fält styr om personen kommer med i avstämning av samtliga resurser på en

enhet/avdelning. Blank kod medför att resursen inte återfinns på någon avstämning

utifrån placering.

Inlån av resurser

Du kan efter överenskommelse med utlånande enhet budgetera resurser som

enheten ska låna in. De som är inlånade (enligt fördelning i Primula) vid tillfället då

personalinformationen lästes in i Raindance finns redan i listan, nya inlån lägger du

till genom att infoga en ny rad och registrera uppgifterna för aktuell resurs. Det är

viktigt att registrera rätt kod för placering (enhet där personen är anställd) så att

utlånande enhet får upp personens utlån i sin avstämningsbild. Inlån ska registreras

senast den dag som finns angiven i budgetförutsättningarnas tidsplan. Det är viktigt

ta hänsyn till datumet för att utlånande enhet efter avstämningsdatumet ska kunna

ta ut en komplett bild över sina utlån och färdigställa sin budget.

IT abonnemang

I Raindance finns flera prisnivåer för IT-abonnemang. Välj den kod som

motsvarar kostnaden för den abonnemangsform som individen ska ha. I kodens

benämning ser du priset i kronor så om du använder Tooltip kan du se vilken

kostnad dessa koder motsvarar och välja utifrån pris.

Utdrag ur 2019 års beslut.


2019-10-03

15(62)

Koder i Raindance:

L = X-large

M=Large

S=Medium

X=IT-abg saknas

Y=Small

Lokalkostnader/lokalryggsäck

Priset för lokalkostnaden per person styrs av placering.


2019-10-03

16(62)

4.1.2 Fältbeskrivning Steg 1 personal

Dolda kolumner är markerade med grå bakgrund i tabellen nedan, vid export till

excel kan du välja att visa dolda kolumner.

Kolumn Förklaring

Akt Aktivitet/projekt

Anstid LiU ID och namn

BEFK Befattningskod

Anstnr Anställningsnummer (1-9), samma person kan registreras med flera olika anställningsnummer

IT-abg Prisgrupp för IT-abg L=large, M=medium, S=Small X=inget abonnemang

Placering Där personen har sin hemvist (är anställd)

Text Korta anteckningar på enskild person syns endast i denna bild

Dok Bifogade dokument kopplat till enskild person

Grundomf % Grundomfattning i % enligt Primula (informationsfält styr ej beräkningar)

Tjänstg-grad % Tjänstgöringsgrad är den omfattning som en person arbetar. Detta styr kostnaderna

Månadslön Månadslön räknat i heltid

Semdgr Antal semesterdagar ligger till grund för beräkning av semesterlönekostnad

Lönetillägg Lönetillägg

Fördelning Del av tjänstgöringsgrad fördelad till aktuell aktivitet

Omr t heltid fördeln Fördelad tid omräknad till andel av en heltid

Rev 1 % Lönerevision i % i oktober året före aktuellt budgetår

Korr Rev 1 % Fylls i om personen ska ha annan lönerevision än Rev 1 %. Om värdet är 0 i detta fält hämtas revision från fält Rev 1 %. Tips sätt revision till 0,01 % om du vill minimera lönerevision.

Rev 1 (D) Om Korr rev 1 inte är 0 hämta värdet från Korr Rev 1 % annars hämta från Rev 1 %

Rev 2 % Lönerevision i % i oktober aktuellt budgetår

Korr Rev 2 % Fylls i om personen ska ha annan lönerevision än Rev 2 %. Se även Rev 1 %.

Rev 2 (D) Om Korr rev 2 inte är 0 hämta värdet från Korr Rev 2 % annars hämta från Rev 2 %

Frånvaro J/N Upplysning används inte i beräkningar. Om det finns någon form av långtidsfrånvaro registrerad i Primula den dag då personalinformation laddades till Raindance

Ålder Upplysning används inte i beräkningar. Aktuell ålder då personalinformationen laddades till Raindance

Från Från och med månad

Till Till och med månad


2019-10-03

17(62)

Ant mån Antal månader som kostnaden ska fördelas på

Budg fördelning Tjänstgöringsgrad * fördelning * antal månader

Budg fördeln omr t heltid

Budg fördelning omräknat i antal heltider

Rev1 Lönerevision 1 i kronor (tjänstgöringsgrad*fördelning*månadslön*budget fördelning omräknat till heltid*revision 1)

Rev2 Lönerevision 2 i kronor (tjänstgöringsgrad*fördelning*månadslön uppräknad med revision 1 *3 månader * revision 2)

Årslön (dold) Årslön exklusive LKP och sem. ersättning (tjänstgöringsgrad*fördelning*(månadslön+lönetillägg)*semesterdagar *schablon semesterersättning per dag)*antal månader)

Semesterers Semesterersättning (tjänstgöringsgrad*fördelning*(månadslön+tillägg)*semesterdagar*snitt sem.ers per dag fn 0,48 %)

Socavgifter Sociala avgifter ((lönerevision 1+lönerevision 2+årslön+semesterersättning)*sociala avgifter fn. 53,2 %)

Tot årslön inkl LKP

Årslön inklusive ((lönerevision 1+lönerevision 2+årslön+semesterersättning+sociala avgifter)

Abg pris (dold) Pris IT-abg i kronor per år. Kolumnen kan tas fram vid export till excel

It-kostn Årskostnad IT-abonnemang (fördelning*Abg pris*antal mån/12)

Pris lokal Lokalkostnad per person och år

Korr pris lokal

Fylls i om personen ska ha annan lokalkostnad än övriga på aktuell enhet. Om värdet är 0 i detta fält hämtas lokalkostnaden från Pris lokal. Tips sätt korr pris lokal till 1 krona om enskild person ska belastas med ett minimum i lokalkostnad.

Pris lok (dold) Om Korr pris lokal inte är 0 hämta värdet från Korr pris lokal annars hämta från Pris lokal

Lokalkostn Årskostnad lokal (tjänstgöringsgrad*fördelning*pris lokal*antal månader/12

4.2 Steg 2 Publicera personalbudget

När all personal är fördelad på aktiviteter och personalkostnader, lokalkostnad samt

IT-kostnad per person är sparade genom att du klickat på Spara flera i Steg 1, kör

du Steg 2 Pers Publicera. I Steg 2 klickar du på Spara för att kostnaderna ska föras

över till resultaträkningen som sedan återspeglas i Steg 3 Int/kostn AKT.

Publicera-steget tar en stund därför är tipset att först göra färdigt så mycket så

möjligt i Steg 1 för att slippa köra Steg 2 så många gånger.


2019-10-03

18(62)

4.3 Steg 3 Registrera INT/KOSTN AKT

Registrera intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. Budgetera på

aktivitetsnivå innan du går vidare till Steg 4.

I Steg 3 ser du kostnaderna (i negativa tal) som du registrerade i personalbudgeten,

dessa ligger på stängda rader och kan inte ändras, behöver du justera dessa

poster går du tillbaka till Steg 1.

Här kompletterar du med intäkter och övriga kostnader på aktivitets/projektnivå.

Här registreras all budget för verksamhetsstöd eftersom det krävs AKT för att få

fördelning per funktion (PMFUNK). INT/KOSTN VSH/FAK, budget på

aktivitetsnivå summeras automatiskt till den aggregerade nivån i steg 4.

I Steg 3 arbetar du med budgeten i första fliken, resterande flikar uppdateras i och

med att du klickar på knappen Spara flera.

Flik 1 - B00 Budget intäkter/kostnader AKT

1. Klicka på Ändra.

2. Registrera budget i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa

tal.

3. Period lämnas med fördel blank vilket ger en rakt periodiserad

budget, läs mer om detta under Tips Steg 3… nedan.

4. Infoga ny rad för att registrera på kombination aktivitet och

kontogrupp som saknas.

5. Spara flera, resterande flikar uppdateras automatiskt.


2019-10-03

19(62)

Flik 2 - B00 OH-beräkning budget AKT

Här visas enhetens olika OH-%, budgeterad OH-bas och vad OH-kostnaden blev.


2019-10-03

20(62)

Flik 3 - B00 OH-beräkning publicera AKT

Här visas den summerade OH som sparats till verifikatet.

4.3.1 Tips Steg 3 budget intäkter/kostnader AKT

Koppling till KST, VSH, FAK och funktion

När du budgeterar på aktivitets/projektnummernivå ger systemet automatiskt KST,

VSH, FAK och i förekommande fall (stödverksamheten) funktion. Budgetera

verksamhetsstödet på minst en aktivitet per PM funk som får representera budget

för hela funktionen.

Att budgetera på kontonivå

Du kan budgetera på kontonivå genom att borra på KI02 (klicka på blå texten),

öppna registreringsläget genom att klicka på knappen Ändra. Registrera och spara

enligt samma princip som för KI02 nivån.

Du kan även borra dig ner för vissa låsta kontogrupper och hitta ett unikt konto som

inte är uppdaterat från t.ex. personalbilden. Observera att om du lägger budget på

konto här får det ingen påverkan på personalbilden eller avstämningsbilderna för

personal.

Infoga en kontogrupp om det saknas tidigare värden för kombinationen

Kontogrupper som saknar tidigare utfall/budget visas inte i bilden från början, vid

behov kan du lägga till dem genom att:


2. Markera en rad.

3. Klicka på Infoga för att infoga en ny rad.


2019-10-03

21(62)

4. Skriv in önskad kontogrupp i kolumnen KI02, ta hjälp av kodguiden genom

att ställa dig i cellen och klicka på rubriken KI02.

5. Registrera ett värde på den nya raden och klicka på Spara flera.

6. När du har sparat raden kommer det även att fungera att borra ner till

kontonivå och där kan du med samma princip lägga till en rad för konto om

du behöver den detaljnivån. Det måste dock vara ett konto som hör hemma i

aktuell kontogrupp.

Lägg till ett nytt projekt

Alla projekt måste vara öppna i projektmodulen för att kunna användas för budget

och prognos. Du lägger till en ny rad för projektet på samma sätt som du gör för att

lägga till en ny kontogrupp. Om du skapar ett nytt projekt i projektmodulen blir det

registreringsbart i budgetmodulen dagen efter pga. att det under natten verifieras

mot budgetmodulens attestregister.

Registrering av OH

1. ”Fakturan” för Central-OH (OHC) och Fakultets-OH (OHF), registreras

manuellt på kontonivå på den enhet/projekt där utfallet kommer att

konteras. Detta kan göras innan övrig registrering påbörjas.

2. OH-kostnaden i kärnverksamheten beräknas automatiskt baserat på den

OH-% som den lokala administratören lagt in i pristabellen för OH.

3. Motbokningen till den automatiskt beräknade kostnaden för OH registrerar

du manuellt som intäkt på samma enhet som i punkt 1 ovan. Fördela

intäkten per fakultet och gren. I avstämningsbilden B00 Avstämning OH

budget ser du en summerad bild av kärnverksamhetens budgeterade OH-

kostnader fördelade per fakultet och gren.

Exempel MAI, Forskning, Utbildningsvetenskap:

Beslutad Central-OH och Fakultets-OH hittar du i budgetförutsättningarna.


2019-10-03

22(62)

Automatiskt budgeterad OH på Utbildningsvetenskap – Forskning (gula

markeringar)

Beloppet med beslutad Central-OH och Fakultets-OH är här registrerade manuellt

per aktivitet och på konto (57920 & 57921) understruket i rött nedan. Kostnaden för

institutions-OH faktureras inte utan motsvaras av den budget som registrerats som

nettot av intäkter och kostnader på institutionens verksamhetsstöd, därav noll

kronor på konto 57922.

Motkonteringen till den automatiskt beräknade OH-kostnaden registreras manuellt

per aktivitet på konto (57910, 57911 & 57912), se gula markeringar i bilden ovan.

Periodisering av intäkter och kostnader

Budgeten periodiseras automatiskt i 12-delar jämt över året (nyckel A12 behöver ej

anges), rekommendationen är att budgetera med en rak periodisering. Behöver du

göra en annan periodisering anges nyckeln i kolumnen Period.

Motiv till att konsekvent ha en rakt fördelad budget: Att följa upp ett utfall mot

budget som inte är rakt periodiserad kan bli komplext om det visar sig att utfallet

inte fullt ut följer kurvan för budget. Det ställer höga krav på den som följer upp om

hur budgeten på detaljnivå är periodiserad och varför.


2019-10-03

23(62)

Nedanstående periodiseringsnycklar fungerar i budget medan övriga

periodiseringsnycklar är mer anpassade till t.ex. leverantörsfakta och

bokföringsorder. I budget är innevarande månad januari och därmed blir en

periodisering med nyckeln A12 en rakt periodiserad budget januari-december.

Korrigerad OH-%

Om den lokala administratören ändrar OH-% satserna måste den lokale

administratören spara om Steg 3 Int/kostn AKT, Steg 4 Int/kostn VSH/FAK och

steg 6 fördelning paralllelförbrukning för samtliga enheter på bokslutsenheten för

att den nya OH kostnaden ska slå igenom i budgeten.

4.3.2 Fältbeskrivning Steg 3 budget intäkter/kostnader AKT

Nedan hittar du en kort förklaring till respektive kolumn i Flikarna för budgetering

av intäkter och kostnader per aktivitet.

Kod Benämning Förklaring

A12 TOLV MÅN FROM INNEVA Tolv mån from innevarande måna

BT1 BUDGET T1 JAN-APR Budget T1 rak fördelning

BT2 BUDGET T2 MAJ-AUG Budget T2 rak fördelning

BT3 BUDGET T3 SEP-DEC Budget T3 rak fördelning


2019-10-03

24(62)

Flik 1

B00 Budget intäkter/kostnader AKT

Kolumn Förklaring


KI02 Kontogrupp KI02

S Status

Ant Korta anteckningar på enskild post syns endast i denna bild

Dok Bifogade dokument kopplat till enskild post

Ack utfall INV ÅR Ack. Utfall fg. period. Registrerar du i sept visas ack aug osv.

Utfall FG ÅR Årsutfall föregående år.

Budget INV ÅR Årsbudget innevarande år

Prognos INV ÅR Årsprognos innevarande år

Budget BUDÅR Registrera årsbudget (+intäkter och -kostnader)

Period Periodiseringsnyckel (Blank=A12 rak periodisering 12 månader)

Flik 2

B00 OH-beräkning budget AKT

Kolumn Förklaring

Enhet Enhet

S Status

Kst Kostnadsställe


Fak Fakultet

Finab OH-kod finansieringsform anslag och bidrag

OH % C OH-% Central OH

OH % F OH-% Fakultets OH

OH % I OH-% Institutions OH

Budget OH-bas BUDÅR Budgeterade kostnader/OH bas på aktivitetsnivå *)

Budget OHC BUDÅR OH % C*Budget OH-bas budgetåret

Budget OHF BUDÅR OH % F*Budget OH-bas budgetåret

Budget OHI BUDÅR OH % I*Budget OH-bas budgetåret

OHC v-reg Beräknad central OH att spara till värderegister (OBS spara)

OHF v-reg Beräknad fakultets OH att spara till värderegister (OBS spara)

OHI v-reg Beräknad institutions OH att spara till värderegister (OBS spara)

*) OH bas är summan av KI02: I4121,I4122,I4124,I5121,I5122,I5123


2019-10-03

25(62)

Flik 3

B00 OH-beräkning publicera AKT

Kolumn Förklaring

Enhet Enhet

S Status

Kst Kostnadsställe


Konto Konto där OH budget sparas

OH från värdereg Hämtad beräknad OH från värderegister

Budget BUDÅR OH budget (OBS spara)

4.4 Steg 4 Registrera INT/KOSTN VSH/FAK

Budgeterade värden från PERSONAL och INT/KOSTN AKT summeras till denna

bild. Undantaget är det som är budgeterat på VSH-koden *P, detta visas inte i

INT/KOSTN VSH/FAK. Vill du få en helhetsbild kan du spara steg 6

parallellfördelning innan du går in i steg 4, då får du även med de parallellfördelade

projekten.

Här kompletterar du din intäkts och kostnadsbudget utan aktivitet/projektnummer,

dvs. AKT kommer att bli blankt i budget. Här specificerar du själv VSH och FAK. Du

kompletterar budgeten genom att klicka på Ändra och sedan skriver in önskat

budgetvärde på aktuell rad. Om det redan står ett värde på önskad rad skriver du

över med den totala budgeten, Raindance bokar automatiskt mellanskillnaden

mellan det som är budgeterat på aktivitetsnivå och det belopp du registrerar här.

I Steg 4 arbetar du med budgeten i första fliken och resterande flikar uppdateras i

och med att du klickar på knappen Spara flera. Från och med hösten 2018 är första

fliken kompletterad med en informationskolumn (Förd. Samfin. Budget 20XX)

som visar vad du i Steg 6 har fördelat från VSH-kod *P till *A respektive *B.

Kolumnen Total 20XX summerar kolumnerna Budget 20XX + Fördl.samfin.

Budget 2019 för att ge dig en helhetsbild över budgeterat värde.


2019-10-03

26(62)

Flik 1 – B00 Budget intäkter/kostnader VSH/FAK


2. Registrera total budget i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal, läs mer om detta under Tips Steg 3.

3. Period lämnas med fördel blank vilket ger en rak periodiserad budget, läs mer om detta under Tips Steg 3.

4. Infoga ny rad för att registrera på kombination VSH/FAK/KI02 som saknas.

5. Spara flera. Flik 2-3 fungerar på samma sätt som för B00 Budget intäkter/kostnader AKT.

4.4.1 Tips Steg 4 budget intäkter/kostnader VSH/FAK

Registrera total budget Ett exempel: Du har budgeterat 300 tkr i övriga personalkostnader på AKT-nivå i

steg 2. Den totala budgeten för kombinationen VSH/FAK är 500 tkr.

1. Klicka på Ändra markera -300 skriv -500 i stället samma fält.

2. Klicka på Spara flera.


2019-10-03

27(62)

Om du klickar upp verifikationen genom att klicka på det sparade värdet -500, ser

du att du nu har en verifikationsrad på AKT 291216 på 300 tkr och en rad med

mellanskillnaden 200 tkr på AKT blankt, dvs. totalt 500 tkr i kostnader.

Gå tillbaka genom att klicka på knappen Stäng.

Koppling till KST

När du budgeterar på Enhet, VSH och FAK sparas budgeten på enhetens

kostnadsställe med högst nummer. Om du behöver styra till unikt KST eller

funktion gör du det genom att istället budgetera i Steg 3 på aktivitet/projekt.

Budgetera på kontonivå

Du kan budgetera på kontonivå genom att borra på KI02 (klicka på blå texten),

öppna registreringsläget genom att klicka på knappen Ändra. Registrera och spara

enligt samma princip som för KI02 nivån.

Du kan även borra dig ner för vissa låsta kontogrupper och registrera på ett unikt

konto som inte är uppdaterat från t.ex. personalbilden observera att om du lägger

budget på konto här får det ingen påverkan på personalbilden eller

avstämningsbilderna för personal.

Registrering av OH

Se under rubrik Tips Steg 3 budget intäkter/kostnader AKT.

Periodisering av intäkter och kostnader


Korrigerad OH-%


Hämta budget registrerad på samfinansierade och EU-projekt

För att visa vad du har budgeterat (registrerat i Steg 1, 3 och 5) på de

samfinansierade och EU-projekten behöver du först spara Steg 6 Fördeln

parförbrukn. Du kan spara om Steg 6 flera gånger vilket du behöver göra när du

ändrar något i stegen 1,3 och 5)


2019-10-03

28(62)

4.4.2 Fältbeskrivning Steg 4 budget intäkter/kostnader VSH/FAK

Nedan hittar du en kort förklaring till respektive kolumn i flik 1för budgetering av

intäkter och kostnader per VSH/FAK. Flik 2 och 3 motsvarar samma flikar i steg 3

intäkter och kostnader AKT.

Flik 1

B00 Budget intäkter/kostnader VSH/FAK

Kolumn Förklaring

VSH Verksamhet här visas alla VSH utom *P

FAK Fakultet


S Status (grönt=registrerbart & rött=ej registrerbart)

Not Bifoga anteckningar

Dok Bifoga dokument

Ack utfall 20XX Ack. Utfall fg. Stängda period. T.ex. i sep visas aug

Utfall 20XX Årsutfall fg. År

Budget 20XX Årsbudget innevarande år

Prognos 20XX Årsprognos innevarande år

Budget 20XX Registrera årsbudget (+intäkter -kostnader)

Förd. Samfin.

Budget 20XX

Här visas det som är fördelat i steg 6 fördelning

parallellförbrukning

Total 20XX Registrerad budget + Förd.samfin. Budget 20XX.

Period Periodiseringsnyckel (Blank=A12)

4.5 Steg 5 Registrera INV/AVSKR

I Steg 5 arbetar du i formulär som beräknar avskrivningar utifrån investeringar,

avskrivningskostnaden för budgetåret sparas till budgeten när du publicerar budget.

I formulären registrerar du anskaffningsvärden i kronor och i positiva tal.

I Steg 5 arbetar du igenom de två första flikarna från vänster till höger.

Alla de anläggningar och investeringar som finns registrerade i Steg 5 ligger till

grund för att bedöma bokslutsenhetens framtida tilldelning av

investeringsbudget, därför är det viktigt att du gör en bedömning och även fyller

i investeringar för samtliga år. Det är finansieringsformen lån, anskaffningsvärde,

anskaffningstidpunkt och avskrivningstiden som är avgörande.


2019-10-03

29(62)

Flik 1 – B00 Pågående investeringar sim avskr

Här finns aktuella pågående anläggningar från anläggningsregistret. Om enheten

inte har några pågående anläggningar är sidan blank, då går du vidare till flik 2.

Samtliga registrerbara fält i B00 Pågående investeringar sim avskr är

obligatoriska.


2. Registrera vilket år anläggningen ska tas i bruk – Akt år.

3. Välj vilken månad anläggningen ska tas i bruk – Akt mån.

4. Välj avskrivningstid i antal år – Avskr.tid.

5. Registrera totalt (tidigare+nya anskaffningar) anskaffningsvärde i kronor.

6. Spara.

7. Gå vidare till B00 Nya investeringar sim avskr.

Flik 2 – B00 Nya investeringar sim avskr

Här registrerar du nya planerade investeringar och dess avskrivningar. Du måste

registrera alla investeringar från och med september året före budgetåret för att få

med dessa framtida avskrivningar, budgetåret och samtliga år som finns i bilden.


2019-10-03

30(62)


2. Klicka på Infoga rad.

3. Registrera nedanstående obligatoriska fält - klicka i fältet och sedan på

rubriken för att få fram kodguiden:

a. Aktivitet – om du inte är säker på att AKT tillhör den enhet du

registrerar på, använd kodguiden så får du endast upp enhetens

aktiviteter.

b. Arfin – bidrag eller lån.

c. Anläggningstyp.

d. Benämning – fritext.

e. Akt år – aktivering år.

f. Akt mån – aktivering månad.

g. Avskr tid – antal år för avskrivning.

h. Tot ansk.värde – anläggningens hela anskaffningsvärde.

4. Klicka på Spara flera, denna flik och efterföljande flik dvs. B00 Publicera

avskrivningar sparas automatiskt.

5. B00 Publicera avskrivningar, visar vad som går vidare till budgetverifikatet.

Flik 3 och 4 kräver ingen åtgärd, här ser du vad som förs över till resultaträkningen

från pågående och nya investeringar samt vad som förs över till resultaträkningen

från befintliga anläggningar dvs. de som fanns i anläggningsregistret per augusti

året före budgetåret.

4.5.1 Tips Steg 5 budget INV/AVSKR

Koppling till KST, VSH, FAK och funktion

I och med att investeringsbudget görs på aktivitets/projektnummernivå ger

systemet automatiskt KST, VSH, FAK och i förekommande fall (stödverksamheten)

funktion.

Flera anläggningar på samma aktivitet/projekt

För att registrera två likadana anläggningar på samma aktivitet/projekt

registrerar du dem på två rader och använder olika radnummer i fältet som heter

rad.


2019-10-03

31(62)

4.5.2 Fältbeskrivning Steg 5 budget INV/AVSKR

Nedan hittar du en kort förklaring till respektive kolumn i de fyra flikarna för

budgetering av investeringar och avskrivningar.

Flik 1

B00 Pågående investeringar sim avskr

Kolumn Förklaring

Anläggn.nr Anläggningsnummer enligt anläggningsregistret

Benämning Benämning enligt anläggningsregistret

Konto Balanskonto pågående anläggningar

Kst Kostnadsställe

Anltyp Anläggningstyp enl. anläggningsregistret


Vsh Verksamhet

Fak Fakultet

Arfin bidrag (B) eller lån (L)

Akt år Aktivering år

Akt mån Aktivering månad

Avskr.tid Antal år för avskrivning

Anskv Hittills upparbetade anskaffningsvärden

Tot ansk.värde Planerat totalt anskaffningsvärde inkliusive Anskv

Avskrivn INV ÅR Sep Avskrivning återstående månader innevarande år

Avskrivn INV ÅR Okt Avskrivning återstående månader innevarande år

Avskrivn INV ÅR Nov Avskrivning återstående månader innevarande år

Avskrivn INV ÅR Dec Avskrivning återstående månader innevarande år

Avskrivn INV ÅR Totalt beräknad avskrivning innevarande år

Restvärde INV ÅR Totalt beräknat restvärde innevarande år

Avskrivn BUDÅR mån Avskrivning återstående månader aktuellt budgetår

Avskrivn BUDÅR Totalt beräknad avskrivning aktuellt budgetår

Restvärde BUDÅR Totalt beräknat restvärde aktuellt budgetår

Avskrivn BUDÅR+1 Totalt beräknad avskrivning år 1 efter budgetåret

Restvärde BUDÅR+1 Totalt beräknat restvärde år 1 efter budgetåret




2019-10-03

32(62)

Flik 2

B00 Nya investeringar sim avskr Kolumn Förklaring


Arfin bidrag (B) eller lån (L)

Anltyp Anläggningstyp enl. anläggningsregistret

Radnr "fiktivt" anläggningsnummer för att skilja likadana investeringar

Benämning Fritext

Akt år Aktivering år

Akt mån Aktivering månad

Avskr.tid Antal år för avskrivning

Tot ansk.värde Planerat totalt anskaffningsvärde inklusive Anskv

Avskrivn INV ÅR Sep Avskrivning återstående månader innevarande år

Avskrivn INV ÅR Okt Avskrivning återstående månader innevarande år

Avskrivn INV ÅR Nov Avskrivning återstående månader innevarande år

Avskrivn INV ÅR Dec Avskrivning återstående månader innevarande år

Avskrivn INV ÅR Totalt beräknad avskrivning innevarande år

Restvärde INV ÅR Totalt beräknat restvärde innevarande år

Avskrivn BUDÅR mån Avskrivning återstående månader aktuellt budgetår

Avskrivn BUDÅR Totalt beräknad avskrivning aktuellt budgetår

Restvärde BUDÅR Totalt beräknat restvärde aktuellt budgetår





Flik 3

B00 Publicera avskrivningar Kolumn Förklaring


Konto Konto

Månad Sim Simulerat värde per månad

Månad Bud Sparat värde per månad

HELÅR Sim Simulerat värde per år

HELÅR Bud Sparat värde per år


2019-10-03

33(62)

Flik 4

B00 Avskrivningar från AR Kolumn Förklaring


Vsh Verksamhet

Fak Fakultet

Konto Konto för avskrivning

Sim BUDÅR månad Simulerad avskrivning per månad

Tot sim Totalt årets simulerade avskrivningar

Tot bud Totalt årets budgeterade avskrivningar flyttas hit i.o.m. spara

Diff sim-bud Avvikelse mellan simulerad och sparad avskrivning

Sim BUDÅR+1 Simulerad avskrivning året efter budgetåret

Sim BUDÅR+2 Simulerad avskrivning två år efter budgetåret

4.6 Steg 6 Fördela parallellförbrukning

När all budgetering är klar på aktivitetsnivå ska samfinansierade och EU-projekt

parallell-fördelas, dvs. budget från följande bilder:

• PERSONAL

• INT/KOSTN AKT

• INV/AVSKR

Projekten fördelas ut till verksamhetskod VSH *A (anslag) respektive *B

(bidrag) enligt projektregistrets fördelning. Budgeten kommer även tills

vidare ligga kvar på VSH *P som nollställs i samband med

definitivbearbetning av stängd budget.

Nytt från och med våren 2019 är att du kan göra urval på flera enheter samtidigt

t.ex. skriva 35* för att spara.

Nytt från och med hösten 2019 är att kostnadsfördelningen görs på kontonivå.

Klicka på knappen Spara flera i fliken B00 Budget parallellförbrukning intäkter *P

då fördelas och sparas båda flikarna. Raindance hämtar fördelningen enligt

projektregistret. Dvs. kod med VSH *P, delas upp på *A respektive *B och sparas på

sista kontot i respektive kontogrupp (KI02).


2019-10-03

34(62)

1. B00 Budget parallellförbrukn intäkter *P – bokar den budgeterade intäkten

på rätt verksamhetskod baserat på vilken kontogrupp budgeten ligger på,

t.ex. Intäkter anslag => VSH *A, Intäkter bidrag => *B osv.

2. B00 Budget parallellförbrukn kostnader *P – bokar den budgeterade

kostnaden fördelad per anslag och bidrag enligt projektets fördelning i

projektmodulen.

Budget registrerad på VSH *P nollställs av central administratör först i

samband med att budgetverifikatet definitivsätts, fram till dess kan du söka ut

din budget genom att filtrera avstämningsbilderna med #*P (allt skilt från

verksamhet parallellförbrukning).

4.7 Steg 7 registrera balanserat kapital

Budgeterat balanserat kapital beräknas automatiskt och förs över till budget när du

klickar på Spara.

1. Klicka på Spara.

4.7.1 Tips Steg 7 Budget balanserat kapital

Överskott eller underskott

Värdena i bilden visas i tkr med omvänt tecken jämfört med bokföringstecken,

därmed betyder positiva värden följande.

• Ett positivt IB från tertial 2 prognosen betyder att du har ett överskott.

• Ett positivt resultat i budget betyder att du budgeterar ett överskott.


2019-10-03

35(62)

• Ett positivt budgeterat UB betyder att du har ett överskott i utgående

balans.

Negativa värden i ovanstående poster betyder att du har underskott.

Formeln för beräknat utgående balanserat kapital:

Utgående balanserat kapital från tertial 2 prognosen + budgeterat resultat =

utgående balanserat kapital. Utgående balanserat kapital uppdateras när du klickar

på Spara.

4.7.2 Fältbeskrivning Steg 7 Budget balanserat kapital

Nedan hittar du en kort förklaring till respektive kolumn för budgetering av

balanserat kapital.

4.8 Steg 8 Registrera flerårsplan

Utöver budget ska verksamheten upprätta en flerårsplan för ytterligare två år.

Planen registreras i tkr, intäkter registreras i positiva tal och kostnader i negativa

tal. Alla värden även personalkostnader, OH-kostnader och avskrivningar,

registreras direkt i en resultaträkning på KI02 fördelad per verksamhet och fakultet.

B00 Budget bal.Kap

Kolumn Förklaring

Vsh Verksamhet

Fak Fakultet

Prognos 2017 Resultat från prognos tertial 2 året före budgetåret

IB 2017 Utfall ingående balanserat kapital året före budgetåret

UB beräkn 2017 IB.bal.kap+Prognos tertial 2 resultat=UB bal.kap

IB 2018 IB balanserat kapital för budgetåret = UB beräkn. 2017

Budgeterat

resultat 2018

Budgeterat resultat hämtat från registrerad budget, steg 1-4 +

eventuellt BUDKORR

Budget

2018 UB Budgeterat UB bal.kap=IB 2018+budgeterat resultat


2019-10-03

36(62)


2. Registrera värden för Plan 2019.


4. Registrera värden för Plan 2020.


4.8.1 Tips steg 8 Flerårsplan

Använd knappen Fördela

Om planen ska till större delen se likadan ut som budget, börja med att använda

knappen Fördela, då kan du kopiera en hel kolumn t.ex. budget 2018 och klistra in i

kolumn plan 2019. När du använder fördela skrivs alla värden över i kolumnen

kopiera till därför bör du börja med detta och sedan justera enskilda poster.


2. Klicka på Fördela.

3. Välj vilken kolumn som ska uppdateras.

4. Välj från vilken kolumn värdet ska hämtas.

5. Klicka på Utför.


7. Justera de poster du behöver justera ytterligare i plan 2019.



2019-10-03

37(62)

9. Gör om proceduren för Plan 2020.

10. Glöm inte att klicka på Spara mellan de olika stegen.

4.8.2 Fältbeskrivning Steg 8 plan flera år

Nedan hittar du en kort förklaring till respektive kolumn bilden för flerårsplan.

4.9 Avstämning – budget

Avstämningsbilderna i budgetmodulen uppdateras löpande när någon

publicerar/sparar budget. Budgeten blir synlig i ordinarie uppföljningsbilder där

utfall jämförs mot budget (Beslutsstöd\Uppföljning\Frågor & Analys) när

budgeten är definitiv-satt.

De avstämningsbilder som finns i fliken Budget, visas endast i budgetmodulen,

medan de bilder som finns i fliken 7 Budget o progn är tänkta att kunna speglas

presentation av färdig budget/prognos i Beslutsstöd\Uppföljning när budgeten är

klar och definitiv-satt.

Bilden 7000 Budget och flerårsplan (flik 7 Budget o progn)– att signera skrivs ut för

bokslutsenheten i pdf-format signeras, skannas och sänds till

[email protected] . Kommentarer och handlingsplan upprättas i

Hypergene.

B00 Flerårsplan

Kolumn Förklaring

Vsh Verksamhet

Fak Fakultet


Ack utfall 2017 Ack. Utfall fg. Period. Registrerar du i sept visas ack aug osv.

Utfall 2016 Årsutfall fg. År

Budget 2017 Årsbudget innevarande år

Prognos 2017 Årsprognos innevarande år

Budget 2018 Registrerad årsbudget (+intäkter och -kostnader)

Plan 2019 Registrera plan helår 2019 (+intäkter och -kostnader)

Plan 2020 Registrera plan 2020 (+intäkter och -kostnader)



2019-10-03

38(62)

B00 Avstämning OH budget

Bilden visar bokslutsenhetens budgeterade lön och drift (OH-bas), OH-kostnad och

beräknar utifrån detta hur stor OH-kostnaden är i procent av lön och drift. Den

beräknade procenten ska överensstämma med de procentsatser den lokala

administratören lagt in i pristabellen. Om det inte stämmer tyder det på att allt inte

är sparat i alla steg. När OH-procentsatserna stämmer överens ger bilden dig ett

underlag för att manuellt kunna registrera OH-intäkten, se beskrivning under Tips

Steg 3 budget intäkter/kostnader AKT.

B00 Avstämning budget

Bilden visar budgeterad resultaträkning på KI02 nivå i tkr. Intäkter visas i positiva

tal och kostnader i negativa tal. Avstämningsbilden kan visas i två olika värdemallar

1. B00 Avstämning budget visar ack utfall innevarande år och årsvärden för

föregående år, budget och prognos där sådan finns.

2. B00 Budget månader i tkr visar endast budget men fördelad per månad.

Bilden är borrbar och radfälten kan lyftas ner i tabellen efter behov.

B00 Avstämning budget balanserat kapital

Bilden visar budgeterat balanserat kapital i tkr som är en konsekvens av:

1. Utfall årets ingående balanserade kapital + årets T2 prognos resultat = årets

utgående balanserade kapital

2. Årets utgående balanserade kapital = budgetårets ingående balanserade

kapital

3. Budgetårets ingående balanserade kapital + budgeterat resultat =

budgetårets utgående balanserade kapital

Bilden visas i omvända tecken jämfört med bokföringen vilket betyder att:

• Ett positivt balanserat kapital att det finns ett överskott.

• Ett positivt resultat innebär överskott.

B00 Avstämning flerårsplan

Bilden visar planerat resultat år två och år tre, jämfört med budget, prognos och

tidigare utfall på KI02 nivå i tkr. Intäkter visas i positiva tal och kostnader i negativa

tal.

Bilden bygger på att flerårsplanen är sparad i ett värderegister vilket betyder att vi

inte har samma möjligheter att enkelt aggregera, filtrera eller borra.

B00 Avstämning personal utifrån budgeterad enhet

Bilden visar vilka som är budgeterade och kommer att belasta enheten med

personalkostnad. Här ser du även de resurser som är planerade att vara helt eller

delvis inlånade. Ange enhetskod i fältet Enhet för att söka ut resurserna som


2019-10-03

39(62)

belastar enheten med kostnader. Bilden är behörighetsstyrd så att du endast kan se

Enhet = resurser som belastat din enhet med kostnader.

Fältbeskrivningar hittar du under Steg 1 registrera personalbudget.

B00 Avstämning personal utifrån placering – egen personal

Bilden visar hur samtliga som är anställda som har sin placering på vald Placering

(enhetskod) är budgeterade. Här ser du även hur dina anställda är planerade att

lånas ut helt eller delvis. Ange din enhetskod i fältet Placering för att söka ut dina

anställda. Bilden är behörighetsstyrd så att du endast kan se Placering = egen

enhet.

Fältbeskrivningar hittar du under Steg 1 registrera personalbudget.

B00 Avstämning pris fasta lokaler per enhet

Bilden visar aktuellt budgeterat pris för respektive enhets lokalryggsäck. Priset

uppdateras av bokslutsenhetens lokala administratör och kan korrigeras så länge

budgetmodulen är öppen för registrering, en korrigering av priset återspeglas direkt

i bilden.

B00 Kontroll fördelning personal

Bilden visar utifrån placering (enhet) hur stor andel av varje individs tid som är

fördelad på aktiviteter/projekt i budgeten. Bilden är borrbar på LiU ID och visar

detaljerna fördelningen. En person som har en fördelning som inte är lika med

100 % bör kontrolleras. T.ex. en person som är fördelad till 200 % kan vara

dubbelbudgeterad och då är det fel, men det kan även bero på att personen är

budgeterad till 100 % på ett projekt januari-mars och sedan 100 % på ett annat

projekt april-december och det är korrekt.


2019-10-03

40(62)

B00 Stöd per funktion

Visar budgeterat resultat för verksamhetsgren S (stöd) fördelat per funktion. Du

kan välja att visa per bokslutsenhet, avdelning, enhet, kontogrupp mm.

7010 Avstämning investeringar

Bilden visar budgeterade anskaffningsvärde och avskrivningar per år. Bilden

innehåller även en flik som visar budgeterade framtida avskrivningar för befintliga

anläggningar. Den här avstämningsbilden finns i flik 7 Budget o progn.


2019-10-03

41(62)

5 Registrera prognos

I prognosmodulen registreras värden i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i

negativa tal. Undantaget är Steg 3 där investeringarna registreras i kronor och

positiva tal. Prognos är ett helårsvärde för innevarande år och ingen periodisering

görs mellan månaderna. Prognosen görs två gånger per år ÅÅÅÅ-04 och ÅÅÅÅ-08,

dvs. baserat på april respektive augusti ackumulerat utfall.

Under fliken Prognos börjar du i mappen Registrera där du öppnar Startbild

prognos. Registrera prognosen i ordning från Steg 1 till Steg 5. Behöver du gå

tillbaka något steg behöver du räkna om och spara om de bilder du har backat

tillbaka.

1. Välj BSLEN – två tecken.

2. Välj Enhet – om du vill begränsa urvalet i bilden.

3. Prognostisera i ordning från steg 1-4.

4. Klicka på önskat steg t.ex. INT/KOSTN AKT (den blå texten) för att

komma till registreringsbilden.

5. När du är klar med alla steg för en enhet, klicka på för att ändra

status till låst .

I registreringsbilderna finns två kolumner med rubrik Prognos, se bild nedan.

Kolumnen till vänster som heter Prognos 2017-04 är prognosen från tertial 1 och

kolumnen till höger Prognos 2017-04 är aktuell prognos. Vid tertial 1 kommer dessa

kolumner sammanfalla och avse samma prognos.

5.1 Steg 1 Registrera prognos INT/KOSTN AKT

Registrera i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal.

I Steg 1 arbetar du igenom de tre flikarna från vänster till höger.


2019-10-03

42(62)

Flik 1 - P00 Prognos intäkter/kostnader AKT


2. Registrera prognos i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i

negativa tal.

3. Infoga ny rad för att registrera på kombination aktivitet och

kontogrupp som saknas.

4. Klicka på Spara flera och resterande flikar sparas automatiskt.

För tips se rubrik Tips Steg 3 budget intäkter/kostnader AKT och för

fältbeskrivningar se rubrik Fältbeskrivning Steg 3 budget intäkter/kostnader AKT.


2019-10-03

43(62)

5.2 Steg 2 Registrera prognos INT/KOSTN VSH/FAK

Registrera i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal.

I Steg 2 arbetar du igenom de tre flikarna från vänster till höger.

Flik 1 - P00 Prognos intäkter/kostnader VSH/FAK


2. Registrera total prognos i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa

tal, läs mer om detta under registrera budget, Tips Steg 4 budget

intäkter/kostnader VSH/FAK.

3. Infoga ny rad för att registrera på kombination VSH/FAK KI02 som saknas

4. Klicka på Spara flera och efterföljande flikar sparas automatiskt.

För tips se rubrik Tips Steg 4 budget intäkter/kostnader VSH/FAK och för

fältbeskrivningar se rubrik Fältbeskrivning Steg 4 budget intäkter/kostnader

VSH/FAK.


2019-10-03

44(62)

5.3 Steg 3 Registrera prognos INV/AVSKRIVNINGAR

I Steg 3 arbetar du i formulär som automatiskt beräkningar investeringar och

kostnader som sparas till prognosen först när du publicerar. I formuläret registrerar

du anskaffningsvärden i kronor och i positiva tal.

I Steg 3 arbetar du igenom de fyra flikarna från vänster till höger.

Alla de anläggningar och investeringar som finns registrerade i Steg 3 ligger till

grund för att bedöma bokslutsenhetens framtida tilldelning av

investeringsbudget, därför är det viktigt att du gör en bedömning och även fyller

i investeringar för samtliga år. Det är finansieringsformen lån, anskaffningsvärde,

anskaffningstidpunkt och avskrivningstiden som är avgörande.

Flik 1 – P00 Pågående investeringar sim avskr

Här finns aktuella pågående anläggningar från anläggningsregistret. Om enheten

saknar pågående anläggningar är sidan blank, då går du vidare till flik nya

investeringar sim avskr.

Samtliga registrerbara fält i P00 Pågående investeringar sim avskr är

obligatoriska.

1. Klicka på Ändra. 2. Registrera vilket år anläggningen ska tas i bruk – Akt.

3. Välj vilken månad anläggningen ska tas i bruk – Akt mån.

4. Välj avskrivningstid i antal år – Avskr.tid.

5. Registrera total (tidigare+nya anskaffningar) anskaffningsvärde i kronor.

6. Spara.

7. Gå vidare till P00 Nya investeringar sim avskr.


2019-10-03

45(62)

Flik 2 – P00 Nya investeringar sim avskr

Här registrerar du nya planerade investeringar och dess avskrivningar.


2. Klicka på Infoga rad.

3. Registrera nedanstående obligatoriska fält - klicka i fältet och sedan på

rubriken för att få fram kodguiden:

a. Aktivitet – om du inte är säker på att AKT tillhör den enhet du

registrerar på, använd kodguiden så får du endast upp enhetens

aktiviteter.

b. Arfin – bidrag eller lån.

c. Anläggningstyp.

d. Benämning – fritext.

e. Akt år – aktivering år.

f. Akt mån – aktivering månad.

g. Avskr tid – antal år för avskrivning.

h. Tot ansk.värde – anläggningens hela anskaffningsvärde.

4. Klicka på Spara flera och Publicera avskrivningar sparas automatiskt.

5. P00 Publicera avskrivningar, visar vad som går vidare till

prognosverifikatet. Du behöver inte göra något i flikarna Publicera

avskrivningar och Avskrivningar från AR.

Flik 3 och 4 kräver ingen åtgärd, här ser du vad som förs över till resultaträkningen

från pågående och nya investeringar samt vad som förs över till resultaträkningen

från befintliga anläggningar dvs. de som fanns i anläggningsregistret per augusti

året före budgetåret.

Flik befintliga anläggningar uppdateras per april för P1 och per augusti för P2.

För tips se rubrik Tips Steg 5 budget INV/AVSKR och för fältbeskrivningar se

rubrik Fältbeskrivning Steg 5 budget INV/AVSKR.


2019-10-03

46(62)

5.4 Steg 4 Fördela parallellförbrukning

Består av en flik för att fördela intäkter och en flik för att fördela kostnader som är

prognostiserade på projekt som ska samfinansieras. Klicka på Spara flera för att

skapa och spara fördelning av både intäkter och kostnader.

OBS! Många gånger kan det vara noll i intäktsfliken men kostnader i

kostnadsfliken så glöm inte att spara även om det är noll i intäktsfliken.

Intäkterna fördelas utifrån vilken kontogrupp och kostnaderna fördelas utifrån

projektets fördelningsprocent som är registrerad på projektet i projektmodulen.

Nytt från och med våren 2019 är att du kan göra urval på flera enheter samtidigt

t.ex. skriva 35* för att spara.

Nytt från och med hösten 2019 är att kostnadsfördelningen görs på kontonivå.

5.5 Steg 5 registrera prognos balanserat kapital

Prognos balanserat kapital beräknas automatiskt och förs över till prognos när du

klickar på Spara. Utgående balanserat kapital beräknas på följande sätt: Årets

ingående balanserade kapital (utfall) + prognostiserat resultat = årets utgående

balanserade kapital.


2019-10-03

47(62)

För tips se rubrik Tips Steg 7 Budget balanserat kapital och för fältbeskrivning se

rubrik Fältbeskrivning Steg 7 Budget balanserat kapital.

5.6 Avstämning – prognos

Bilden 6501 Tertialuppföljning – att signera skrivs ut (efter att prognosen är

def.satt) för bokslutsenheten i pdf-format signeras, skannas och sänds till

[email protected] tillsammans med tertial-kommentarerna. Bilden hittar

du i Beslutsstöd\Frågor & Analys\6 Periodisk uppföljning\650 Uppföljning tertial.

Bilden uppdateras med prognosen i och med att den centrala administratören har

definitiv-satt prognosen.

Bild 6501 uppdateras när prognosen definitiv-sätts. Meddela

[email protected] om du är klar före deadline så får du bild 6501 klar

tidigare.

Under 2019 lämnar de bokslutsenheter som är piloter sina kommentarer i

Hypergene och från och med 2020 kommer samtliga bokslutsenheter att lämna sina

kommentarer i Hypergene.




2019-10-03

48(62)

Avstämningsbilderna i prognosmodulen uppdateras löpande när någon

publicerar/sparar prognosen. Nedan finns tillgängliga avstämningsbilder beskrivna.

P00 Avstämning prognos

Bilden visar prognosens resultaträkning på KI02 nivå i tkr. Intäkter visas i positiva

tal och kostnader i negativa tal. Bilden är borrbar och radfälten kan lyftas ner i

tabellen efter behov.

P00 Avstämning prognos Bal. kap

Bilden visar prognostiserat balanserat kapital i tkr som är en konsekvens av:

• Utfall årets ingående balanserade kapital + årets prognos resultat = årets

utgående balanserade kapital

Bilden visas i omvända tecken jämfört med bokföringen vilket betyder att:

• Ett positivt balanserat kapital att det finns ett överskott.

• Ett positivt resultat innebär överskott.

7510 Avstämning investeringar (flik 7 Budget o progn)

Flik 1 visar anskaffningsvärde, avskrivning och restvärde för aktiverade pågående

och nya investeringar. Flik 2 visar framtida avskrivningar på befintliga

anläggningar.


2019-10-03

49(62)

6 Korrigera budget/prognos – källa BUDK/PROGK

För att kunna korrigera på topp när alla enheter är låsta krävs behörighet BPA

Lokal administratör

1. Korrigera resultatet.

2. Öppna alla enheter (från gul till grön status) för att kunna:

a. Räkna om OH per AKT.

b. Räkna om OH per VSH/FAK.

c. Räkna om balanserat kapital.

3. Lås och stäng alla enheter.

Korrigering på topp görs på en helt egen källakod och en ny budget/prognos

verifikation vilket betyder att det som registreras här läggs till som ett tillägg till

redan gjord budget/prognos. I bilden finns inga hjälpmedel för beräkningar som

t.ex. IT-abonnemang, OH-kostnader utan allt registreras direkt i tkr, intäkter i

positiva tal och kostnader i negativa tal.


2. Registrera i kolumnen Budget ÅÅÅÅ BUDK/Prognos ÅÅÅÅ-MM PROGK.


4. Gå tillbaka till budget/prognos och öppna aktuella enheter.

Uppdatera OH i steg INT/KOSTN AKT.

5. Gå in i steg Registrera INT/KOSTN AKT på första aktuella enhet.

6. Gå till flik B00 OH-beräkning budget AKT/ P00 OH-beräkning budget AKT.

7. Klicka på Spara och gå till flik B00 OH-beräkning publicera AKT/P00 OH-

beräkning publicera AKT.


2019-10-03

50(62)


9. Gå tillbaka till flik B00 Budget intäkter/kostnader AKT/P00 Prognos

intäkter/kostnader AKT.

10. Bläddra fram nästa enhet genom att klicka på pil upp, repetera

från punkt 6 till dess att du uppdaterat samtliga enheter.

Uppdatera OH i steg INT/KOSTN VSH/FAK.

11. Gå in i steg Registrera INT/KOSTN VSH/FAK på första aktuella enhet

12. Upprepa samma moment som punkt 6-10 i bilderna INT/KOSTN AKT.

Uppdatera balanserat kapital.

13. Gå in i steg balanserat kapital på första aktuella enhet.

14. Klicka på Spara och bläddra till nästa enhet, klicka på Spara osv.

Lås och stäng alla enheter.

Observera att för budget behöver du sätta BUDK-verifikatet till definitivt, för

PROGK görs den uppdateringen av central administration.


2019-10-03

51(62)

7 Administrera lokal administration

7.1 Lokal admin/start

Innan budgetarbetet påbörjas behöver den lokala administratören uppdatera

tabellerna i mappen Lokal admin/Start

1. B00 Reg lönerevision per enhet styr enhetens generella lönepåslag i

procent per anställd, dvs olika enheter kan ha olika lönepåslag. Vid

budgetering i personalbilden, kan lönepåslaget justeras för enskilda

individer till ett värde skilt från 0,00 %, dvs. det minsta lönepåslaget är

+/-0,01 %.

2. B00 Reg pris fasta lokaler per enhet styr enhetens lokalkostnad per

person för fasta lokaler som t.ex. kontorsrum, dvs. olika enheter kan ha

olika prislappar. Vid budgetering i personalbilden, kan lokalkostnaden

för enskilda individer justeras.


2019-10-03

52(62)

7.1.1 Registrera lönerevision

1. Öppna B00 Reg lönerevision per enhet.

2. Välj föregående budget om du vill kopiera in samtliga enheter från

tidigare version, byt årtal och läs tillbaka på nya budgetåret.

3. Välj Enhet eller ta flera enheter på en gång genom att använda *.

4. Klicka på knappen Ändra längst ner på sidan.

5. Fyll i procent med 2 decimaler.

a. Lönerevision Rev 1 revision i oktober året före budgetåret, denna

får genomslagskraft från januari dvs. hela budgetåret.

b. Lönerevision Rev 2 revision i oktober aktuellt budgetår, denna

får genomslagskraft i oktober, dvs. endast de tre sista månaderna

i budgeten.



2019-10-03

53(62)

7.1.2 Registrera pris fasta lokaler per enhet

I bilden finns tre kolumner Budget (1 dec leverans), Rev1 och Rev2 där

pristabellerna i Rev1 respektive Rev2 är till för att användas om bokslutsenheten

behöver eller åläggs att göra en ny version av budget. Inför höstens budgetarbete

registreras priset för Budget.

1. Öppna B00 Reg pris fasta lokaler per enhet.

2. Välj föregående budget om du vill kopiera in samtliga enheter från

tidigare version, byt årtal och läs tillbaka på nya budgetåret.

3. Kontrollera att datumet är lika med budgetåret ÅÅÅÅ-01-01.

4. Välj Enhet eller ta flera enheter på en gång genom att använda *.

5. Klicka på knappen Ändra längst ner på sidan.

6. Fyll i årskostnaden för fasta lokaler per person i kronor.


7.2 Lokal admin/Ändra OH procent

När budgeteringen av verksamhetsstöd och kärnverksamhet är klar ska du stämma

av att OH-nycklarna ger en korrekt utfördelning av OH-kostnaderna för såväl,

central-, fakultets- och institutions-OH. Bilden för justering av OH ligger i mappen

Lokal admin/Ändra OH procent.

Bilden innehåller fyra flikar, där första fliken är en total sammanställning av

Institutions-, Fakultets och Central-OH. OH-procentsatserna för respektive nivå

uppdateras i respektive flik.


2019-10-03

54(62)

1. B00 Reg korr proc OHC – styr procenten för central-OH. Här ser du

befintlig OH-procent, beslutad central OH-kostnad, budgeterade

kostnader och beräknad OH-procent. Här kan du också korrigera till den

OH-procent som ska gälla för central-OH.

2. B00 Reg korr proc OHF – styr procenten för fakultets OH. Här ser

du befintlig OH-procent, beslutad fakultets OH-kostnad, budgeterade

kostnader och beräknad OH-procent. Här kan du också korrigera till den

OH-procent som ska gälla för fakultets-OH.

3. B00 Reg korr proc OHI – styr procenten för institutions-OH. Här ser

du befintlig OH-procent, institutionens budgeterade fördelningsbas kärnv

(exkl. stöd), budgeterat resultat för institutionens stödverksamhet.


2019-10-03

55(62)

7.2.1 Registrera korrigering central OH-procent

1. Öppna B00 Reg korr proc OHC.

2. Kontrollera att du har rätt nettokostnad fördelade för central OH.

a. Om du önskar att FAB respektive GAB ska fördelas även på

uppdrag (FU respektive (GU) kontakta systemadministratör.

3. Jämför aktuell OH innevarande år (Procent) med beräknad OH (Proc)

och bedöm om du behöver korrigera OH-procenten jämfört med aktuell

OH (Procent).

4. Om OH procenten ska vara något annat än aktuell OH (Procent), klicka

på knappen Ändra.

5. Fyll i institutionens beslutade OH-procent för central OH, med en

decimal i kolumnen Korr proc.


7. Om du har registrerat annan OH i Korr proc måste du gå tillbaka till

registreringsbilderna för att räkna om nya budgeterade OH-kostnader.

Se vidare under rubrik Räkna om budgeterade OH-kostnader.


2019-10-03

56(62)

7.2.2 Registrera korrigering fakultets OH-procent

1. Öppna B00 Reg korr proc OHF.

2. Kontrollera att du har rätt nettokostnad fördelade för fakulteternas OH.

a. Om du önskar att FAB respektive GAB ska fördelas även på

uppdrag (FU respektive (GU) kontakta systemadministratör.



OH (Procent).


på knappen Ändra.

5. Fyll i institutionens beslutade OH-procent för fakulteternas OH, med en







2019-10-03

57(62)

7.2.3 Registrera korrigering institutions OH-procent

1. Öppna B00 Reg korr proc OHI.


3. Fördela om nettokostnaden för stödet från stöd och ut per fakultet och

Finab. Summan av fördelningen ska bli noll, se exempel i ovanstående

bild.




OH (Procent).


på knappen Ändra.

7. Fyll i institutionens beslutade OH-procent för institutionens OH, med en







2019-10-03

58(62)

7.2.4 Fältbeskrivning Lokal Admin/Ändra OH procent

7.2.5 Räkna om budgeterade OH-kostnader

Om/när du har registrerat förändringar av central-, fakultets eller institutions-OH

procent måste du gå tillbaka till registreringsbilderna och räkna om OH-

kostnaderna samt det balanserade kapitalet. Ett tips är att du registrerar färdigt

dina förändringar av OH på alla tre nivåerna innan du går tillbaka och räknar för att

slippa göra om proceduren med att räkna om flera gånger, eftersom du måste räkna

om efter det att du har gjord den sista korrigeringen av OH.

1. Öppna institutionens samtliga enheter i bilden B00 Status budget

Enh, se vidare under Lokal admin/Ändra status.

2. Gå till Startbild budget.

3. Öppna Steg 3 INT/KOSTN AKT för institutionens första (översta) enhet.

a. Klicka på Spara flera.

b. Fortsätt till dess att du har sparat institutionens samtliga

enheter.

4. Öppna Steg 4 INT/KOSTN VSH/FAK för institutionens första (översta)

enhet.


b. Fortsätt till dess att du har sparat institutionens samtliga

enheter.

5. Öppna Steg 6 FÖRDELN PARFÖRBRUKN för institutionens första

(översta) enhet.


B00 Reg korr proc OHC, OHF och OHI

Kolumn Förklaring

Finab Finansieringsform anslag (a) och bidrag (b)

Procent Aktuell OH-procent för kombinationen inst., fak & Finab

Inst förd.bas Inst. Budget OH-grundande kostnadsslag

Netto- kostn Kostnad för central eller faktulteternas stödverksamhet

Proc Beräknad Nettokostnad/Inst förd.bas

Korr proc

Registrera den OH-procent som ska gälla. Räkna därefter om alla

OH- och efterföljande bilder

Inst förd.bas Kärnv

Bild OHI: Inst. Budget OH-grundande kostnadsslag för all

verksamhet exklusive stöd.

Netto-kostn Stöd Bild OHI: Institutionens stödverksamhets nettokostnad

(resultat).

Fördeln netto-

kostn stöd

Bild OHI: I denna kolumn ska nettokostnad Stöd fördelas bort

från stöd till kärnverksamheten mellan faktulet och Finab.


2019-10-03

59(62)

b. Bläddra med pilarna till nästa enhet och klicka på Spara flera.

c. Fortsätt till dess att du har sparat institutionens samtliga

enheter.

6. Öppna Steg 5 BALANSERAT KAPITAL för institutionens första (översta)

enhet.

a. Klicka på Spara.

b. Bläddra till nästa Enhet genom att klicka på pil uppåt.

c. Klicka på Spara.

d. Fortsätt till dess att du har sparat institutionens samtliga

enheter.

7. Gå tillbaka till B00 Status budget Enh för att låsa enheterna igen, se

vidare under Lokal admin/Ändra status.

7.2.6 Registrera kreditposten för utfördelad OH och ”OH-faktura”

Registrering av kreditposten (motbokningen) till kärnverksamhetens budgeterade

OH-kostnad görs manuellt när prognosen/budgeten är klar och du vet vilken

summa du behöver fördela ut. Du registrerar även kostnaden enligt beslut i

budgetförutsättningarna manuellt. Se under rubrik Tips Steg 3 budget

intäkter/kostnader AKT.

Registrering av OH

1. ”Fakturan” för Central-OH (OHC) och Fakultets-OH (OHF), registreras

manuellt på kontonivå på den enhet/projekt där utfallet kommer att

konteras. Detta kan göras innan övrig registrering påbörjas.

2. OH-kostnaden i kärnverksamheten beräknas automatiskt baserat på den

OH-% som den lokala administratören lagt in i pristabellen för OH.

3. Motbokningen till den automatiskt beräknade kostnaden för OH registrerar

du manuellt som intäkt på samma enhet som i punkt 1 ovan. Fördela

intäkten per fakultet och gren. I avstämningsbilden B00 Avstämning OH

budget ser du en summerad bild av kärnverksamhetens budgeterade OH-

kostnader fördelade per fakultet och gren.


2019-10-03

60(62)

Exempel MAI, Forskning, Utbildningsvetenskap:

Beslutad Central-OH och Fakultets-OH hittar du i budgetförutsättningarna.

Automatiskt budgeterad OH på Utbildningsvetenskap – Forskning (gula

markeringar)

Beloppet med beslutad Central-OH och Fakultets-OH är här registrerade manuellt

per aktivitet och på konto (57920 & 57921) understruket i rött nedan. Kostnaden för

institutions-OH faktureras inte utan motsvaras av den budget som registrerats som

nettot av intäkter och kostnader på institutionens verksamhetsstöd, därav noll

kronor på konto 57922.


2019-10-03

61(62)

Motkonteringen till den automatiskt beräknade OH-kostnaden registreras manuellt

per aktivitet på konto (57910, 57911 & 57912), se gula markeringar i bilden ovan.

Borra dig ner på KI02 I5124 OH-kostn ex. OH semsk. Förändr för att kunna

registrera på konto.

7.3 Lokal admin/Ändra status

7.3.1 Ändra och följa upp status

Under mappen Lokal admin/ändra status finns bilderna för att låsa och öppna

enheter för registrering. Alla enheter är per default öppna när en budget eller

prognosprocess börjar. Den som registrerar budget bör ha låst sina enheter direkt i

Startbild budget för att markera att de är klara.

Den lokala administratören kan låsa och stänga, samt öppna en låst enhet i

statusbilden. Det är endast den centrala administratören som kan öppna en stängd

enhet.


2019-10-03

62(62)

1. Öppna P00 Status budget Enh.

2. För att ändra status på en enhet klicka på grön eller gul symbol.

3. För att ändra status på samtliga enheter klicka på atteststämpeln.

Bilagor

Institutions OH

Instruktion Budget

bilaga Institutions OH.docx

Instruktion Budget bilaga klistra in från excel

Instruktion Budget

bilaga klistra in från excel.docx

Documents

Budget och prognos steg för steg · 2019-10-07 · LINKÖPINGS UNIVERSITET INSTITUTION/AVDELNING 2019-10-03 6(62) 2 Behörigheter – logga in För åtkomst till budgetmodulen krävs