Budgetjusteringar och budget skapar utfall Nekksus

Budgetjusteringar och budget skapar utfall Nekksus

Version A

2012-12-14

Budgetversioner och budgetjusteringar

• Fram till och med 31 januari 2013 pågår budgetprocessen för budget 2013. Efter godkännande på förvaltningsnivå utgör denna Helårsbudget januari 2013 (Ursprunglig budget).

• Under året kan budgetjusteringar göras. Varje månad kommer kommunbidragstillägg att registreras av central systemförvaltning och förvaltningen skall justera budget med dessa och eventuella andra förvaltningsinterna justeringar.

• I Nekksus finns en inmatningsmall för att göra budgetjusteringar. Mallen heter ”Budgetjusteringar” och återfinns under fliken Budget/prognosadministration. Mallen är alltid öppen för inmatning och ingår inte i någon godkännande process.

• Användare som är lokala systemadministratörer kan använda den.

• Mallen för budgetjusteringar används mer som en bokföringsorder med ett ”debet/kredit-tänk”. När en budgetjustering som avser en flytt mellan två ansvar skall läggas in görs denna som en pluspost på ena ansvaret och en minus-post på det andra.

• Får förvaltningen ett tilläggsbeslut skapas budgeten för kommunbidraget (intäkten) av central systemförvaltning medan kostnaden budgeteras av förvaltningen i inmatningsmallen för budgetjusteringar.

NEKK | Utformningsprinciper; budgetjusteringar och budget skapar utfall | Version A 2

• Varje månad blir en budgetversion i Nekksus. Vid registrering kan användaren inte välja månad utan det styrs av när (vilken kalenderdag) budgetjusteringarna görs. Budgetjusteringar kan göras under innevarande månad, dvs en budgetversion är ”öppen” i taget. I februari kan budgetjusteringar göras fram till och med 28 februari för att komma med som budgetjustering i budgetversion februari. Budgetjusteringarna kan dock avse innevarande och kommande månader.

• Brytdatum för att göra budgetjusteringar är den siste i varje månad (även om det är en söndag).

• Inga periodnycklar finns utan användaren får själv dela upp beloppet per månad. Budgetjusteringar kan göras för innevarande månad och för månaderna framåt i tiden. Det finns kontroller att justeringen inte kan läggas in retroaktivt.

• I inmatningsmallen för budgetjusteringar finns ingen knapp för att boka nämndbidrag. Användaren måste själv lägga in budget för nämndbidrag både på det ansvar där justeringen lagts in och motbokningen på det centrala ansvaret för att nämndbidraget ska bli noll på förvaltningen.

• Justeringarna för en månad ”godkänns”, dvs blir klara att publiceras i resultaträkningen när månaden är avslutad (dvs sista kalenderdagen i månaden). I resultaträkningen visas alltid senaste godkända budget. Det innebär att under februari kommer ”ursprunglig budget” att visas. Från 1:a mars kommer ”helårsbudget februari 2013” (ursprunglig budget + gjorda budgetjusteringar i februari) att visas.

Budgetjusteringar


BudgetversionerBudgetversioner Utgörs av:Helårsbudget januari 2013 (Ursprunglig budget) Helårsbudget per 2013-01-31

Helårsbudget februari 2013 Helårsbudget januari+ justeringar under februari

Helårsbudget mars 2013 Helårsbudget februari + justeringar under mars

Helårsbudget april 2013 Helårsbudget mars + justeringar under april

Helårsbudget maj 2013 Helårsbudget april + justeringar under maj

Helårsbudget juni 2013 Helårsbudget maj + justeringar under juni

Helårsbudget juli 2013 Helårsbudget juni + justeringar under juli

Helårsbudget augusti 2013 Helårsbudget juli + justeringar under augusti

Helårsbudget september 2013 Helårsbudget augusti + justeringar under september

Helårsbudget oktober 2013 Helårsbudget september + justeringar under oktober

Helårsbudget november 2013 Helårsbudget oktober + justeringar under november

Helårsbudget december 2013 Helårsbudget november + justeringar under december

44NEKK | Utformningsprinciper; budgetjusteringar och budget skapar utfall | Version A

• I inmatningsmallen för budgetjusteringar finns två flikar. I Fliken ”Översikt” visas hur budgeten är uppbyggd, dvs ”Ursprunglig budget”, tidigare justeringar, justering månad (för innevarande månad) och en total (Ursprunglig budget + alla gjorda justeringar hittills). I fliken ”justering” återfinns inmatningsmallen. Se nedan:

• I inmatningsmallen visas alla koddelar i kolumnerna (dropdown lista finns här som hjälp vid val för varje koddel) och de månader där inmatning är möjlig att göra.

• Inmatning av budgetjusteringar kan ske på två sätt.

1. Manuell inmatningen genom att direkt i mallen välja ansvar, konto osv och mata in belopp i de månader som budgetjusteringen ska gälla.

2. Import via excel till mallen.

Budgetjusteringar - inmatning


• Vid användandet av excelimport ska excelmallen ha samma utseende som inmatningsmallen i Nekksus, dvs antalet kolumner ska vara lika och i samma ordningsföljd.

• Markera området i excelmallen som skall klistras in i Nekksus och kopiera (ctrl C). Gå till inmatningsmallen och välj excelimport. (Man behöver inte stå med markören i någon cell i Nekksus.)

• Om koddelsvärdena i excelmallen inte är giltiga för budget i Nekksus kommer innehållet i cellen att tas bort och istället visas ”välj” i fältet. Användaren måste då komplettera i Nekksus.

• Om någon cell är blank som importeras in i inmatningsmallen kommer Nekksus att välja det första värdet för respektive koddel. Det värdet är för varje koddel ”xxx ej definierad”. Användare får då ändra i Nekksus vid behov.

• Värden som importerats till Nekksus kan justeras direkt i Nekksus. Om en ny excelimport görs kommer denna att addera till redan inlagda värden – inte läsa över en tidigare inläst/inmatad rad.

Budgetjusteringar – inmatning via excel.


• Användaren kan i fliken ”Översikt” se så att budgetjusteringarna har gett korrekt resultat. I denna flik visas också de kommunbidragstillägg som förvaltningen eventuellt har erhållit under månaden (vilka registreras av central systemförvaltning/SLK). Användaren kan även använda sig av budgetanalysrapporten för se hur helårsbudgeten är uppbyggd och vilka budgetjusteringar som har gjorts i vilken månad. Här kommer budgetjusteringarna att synas så snart användaren har sparat inmatningen. I denna rapport finns även möjlighet att se budgetrader (inkl. datum och vem som har sparat raden).

• Eftersom budgetjusteringar måste göras inom månaden måste samordning ske med bokning av kommunbidragstillägg:

• Så här gäller t ex för februari: Budgetjusteringar för februari kan läggas in tom 28/2 i Nekksus. Detta innebär att tilläggsbeslut som skall registreras i februari måste vara beslutade av KS senast den 18:e februari och läggas in kommunbidragsfilen av SLK senast den 19:e februari. Samtidigt som detta sker skall tillägget registreras i Nekksus av central systemförvaltning i god tid före den 28:e. Förvaltningen måste senast den 28:e lägga in en budgetjustering på motsvarande belopp för att få budgeten korrekt på ansvarsnivå.

• När alla budgetjusteringar för månaden är klara (sista dag för att göra en justering är alltid den sista kalenderdagen i månaden) kan de förvaltningar som vill ha utfall på kontot för nämndbidrag göra det med hjälp av rapporten ”Budget skapar utfall”. Se vidare kommande bilder.

Budgetjusteringar – justering av kommunbidrag


• Många förvaltningar använder sig av en resultatmodell som innebär att varje ansvar skall ha ett resultat som är noll när utfallet stämmer med budget. Som hjälp för detta har det funnits en funktion att tillgå i Horisonten som kallas ”budget skapar utfall”. Funktionen har med automatik skapat utfallstransaktioner enligt ett givet regelverk motsvarande de budgeterade värdena för nämndbidrag.

• From 2013 kommer budget endast finnas i Nekksus vilket medför att rutinen måste se annorlunda ut. Istället ska budgeterade belopp för nämndbidrag i Nekksus bokföras via WEBBFO som utfall i Horisonten. Konteringen och periodiseringen av dessa ska vara den samma som den som finns budgeterad i Nekksus. Rutinen i Nekksus för ”budget skapar utfall” för nämndbidraget är att utfall ska skapas för endast en månad i taget, dvs ej för månader framåt i tiden.

• För att kunna tillgodose detta har en rapport skapats i Nekksus. Rapporten heter ”Budget skapar utfall” och återfinns under fliken ”Budget/Prognos adm”. I rapporten väljer användaren budgetversion och månad och kan se budgeterade nämndbidragsbelopp (både ursprungliga och justeringar för månaden). Rapporten kan exporteras till excel och därefter klistras in i en webbfo för att kunna registreras som utfall för månaden i Horisonten. Detta görs första gången direkt efter 31/1 avseende januari.

• Användare som är lokala systemadministratörer kan använda den.

Budget skapar utfall


• Varje förvaltning ansvarar för att utföra denna rutin. Rutinen, dvs att göra bokningen i WEBBFO och stämma av att resultatet i Horisonten blir det önskvärda bör utföras centralt på respektive förvaltning. Rutinen bör köras en gång per månad och då efter att alla budgetjusteringar för månaden är gjorda.

• Om förvaltningen väljer att köra rutinen tidigt i månaden för att ha intäkten tillgänglig i rapporter under månaden är det möjligt. Förvaltningen får då själv hålla reda på om det tillkommer budgetjusteringar efter detta och har då två sätt att hantera det. Antingen ”vänder” förvaltningen bokningen i Horisonten och bokar justeringarna på nytt eller bokar de tillkommande justeringarna manuellt i Horisonten.

• Om budgeten inte uppfyller Horisontens indatakontroller kommer WEBBFO’n att felfällas vid inläsningen i Horisonten. Obligatoriska koddelarna konto, ansvar, motpart och verk måste vara ifyllda vilket ställer krav på att budget är lagd på denna nivå.

• Med nuvarande teknik för budgetinmatning (där verk och motpart inte är obligatoriska på lägsta ansvarsnivå i budget) innebär det att t ex verk kan saknas på nämndbidragskontot. I de fall verk saknas så måste förvaltningen ansvara för att komplettera med en sådan innan bokningen sker i Horisonten. Varje förvaltning ansvarar själva för att se till att eventuella lokala indatakontroller på 8111 kan hanteras.

Budget skapar utfall, forts


Documents

Budgetjusteringar och budget skapar utfall Nekksus