BRO YNETM VE TEKNOLOJ KULLANIMI

BRO YNETM VE TEKNOLOJ KULLANIMI

1I. BRO YNETM II. TEKNOLOJ KULLANIMI

BRO YNETM VE TEKNOLOJ KULLANIMI

I. BRO YNETM BRO: Franszca kelimedir. Trke karl alma odas, danma ve yaz ilerinin yrtld i yeridir. YNETM: nceden belirlenmi ama ve hedeflereulaabilmek iin elde bulunan kaynaklar (insan, bilgi, tabiat, sermaye) anlaml bir ekilde bir araya getiren, planlayan, rgtleyen, koordine eden, ynelten ve denetleyen srece ynetim denir.

Ynetim bir insan grubunun, planlanan baz faaliyetlerde bulunarak saptanm olan amalara ynelme ve ulama abasdr. Ynetim srecinde; nceden saptanm amalar Yaplacak iler leri yapacak bir grup insan(rgt) Sz edilen insan grubunun baz ileri yapmasndan doan faaliyetler Bu faaliyetlerde baarl olmas sz konusudur. Baarl almann ls, saptanm olan amaca ynelme ve ulama oran ile bamldr.

Krllk: Amalarn birincisini kr oluturmaktadr. letmenin elde ettii Kr iletme sahiplerini, yneticileri ve dier alanlar harekete geiren en nemli kriterdir. Verimlilik: Verimlilik, elde edilen toplam fiziki gelirin kullanlan fiziki gidere orandr. Yani belirli bir ktnn en az maliyetle retilmesidir Etkinlik: Uygulama sonular ile planlanan amalar arasndaki ilikidir. Sreklilik: Sreklilik konusu iletmelerde farkl deerlendirilebilir. ncelikle iletmelerde mali adan, sermayenin srekli olarak devamn ve artn salayan almalar akla gelmektedir.

YNETMN AMALARI Esneklik ve uyum: Politika, plan, program, bte gibi ynetim aralarnn kesin ve kat esaslara balanmamas, aksine artlarn deime seyri ve eilimine uyabilmelerini salayacak bir esneklikte dzenlenmeleri gerekir. alma hayatnn niteliini gelitirme: Mevcut alma metotlarnda deiiklikler yapmak, daha iyi i ve alma artlar oluturmak ve dolaysyla hayatn niteliini gelitirmek amacna ynelik birok teknikten olumaktadr. Sosyal sorumluluk ve i ahlak: Sosyal sorumluluk kavram, d evreye ynelik olup iletmenin kararlarnda dier kii, grup, rgt ve tm toplumun gz nnde bulundurulmas ile ilgilidir. Bu adan sosyal sorumluluk, iletmenin ekonomik faaliyetlerinin, onunla ilgili taraflarn hibirinin menfaatlerine zarar verilmeden ynetilmesidir.

YNETC: Ynetime ilikin kararlar veren kiidir. Bir insan grubunu, nceden saptanan amalara yneltip ulatrmak ve bir plan gerekletirmek zere, kumanda, koordine ve kontrol eden kiidir. Yneticiler: Yksek ve Orta Kademe Yneticiler ve lk Kademe Amirleri olarak gruba ayrlabilir. Yksek yneticiler; ama saptayan, politika kararlar alan ynetim ilke ve standartlar koyan, stratejik planlama ve rgtlerinin genel ynetimini yapan kiilerdir. Orta Kademe yneticiler ise; yksek yneticinin saptad ama, politika, ilke ve standartlara uygun decek bir plan iinde nceden saptanan amac gerekletirmek iin emrindeki rgt yneten yneticidir, lk kademe amirleri; daha ok rutin (gncel) iler yapan, birka kiilik insan gruplarn yneten ilk kademe amirlerdir.

YNETM FONKSYONLARI

Hedef Saptama Politika TayiniPlanlamargtlendirme KomutaKoordinasyon Kontrol

Ynetici ynetim grevini yaparken eitli kaynaklar kullanr. Bunlar;

A-Beeri kaynak: O hizmet iin gereken yer ve zamanda gerekli nitelik ve nicelikte personel (insan, insan gc) B-Parasal kaynak: Ynetim iin gereken yer ve zamanda yeter miktarda para(denek) C- Maddi kaynak: Bina, alan, makine, ara, gere, krtasiye D-Hukuki kaynak: Hizmet yada projenin gerekletirilmesi iin yetki veren anayasa, yasalar, tzkler, ynetmelikler, genelgeler vb. mevzuat

BRO VE YERLERNDE LERN PLANLANMASI

Planlamada ynetici personelin yetimesi iin tedbirler alr ve hizmet ii eitim yaptrr. Bir plan iinde alan bro yneticisi ani olaylarla karlamaz. leride karsna kabilecek her eyi nceden dnerek tedbirini alm, kaynaklarn salam ve gerekli emirleri vermi, ynetmelikleri hazrlam olur. Bylece gnlk ve ani olaylar bronun amacna ynelen esas almalara engel olmaz. Ayrca planlama aniden kabilecek problemler karsnda aknlk, tela ve baarszla urama olasln batan nlemi olur.

RGT BROLARIN RGTLENMES

rgt;saptanm ortak bir amac gerekletirmek zere bir araya gelmi insanlar bulunan, mali ve maddi kaynaklar ile donatlan ve hukuksal balarla da hiyerarik ilikileri saptanan canl, dinamik ve sosyal bir yap, bir sistemdir.

RGT MODELLER

A-Fonksiyonel (Grevsel) Esasa Gre rgtlenme Modeli: Benzer nitelikteki grevlerin bir araya toplanmasdr, rn. Kamu hizmetlerinin bakanlklar arasndaki dalm, bakanlklarn i kuruluu B-retim Esasna Gre rgt Modeli: Kuruluun rettii madde esasna dayanr. retilen ayn ya da benzer maddeler iin bir birim kurulur. rn. Tekstil fabrikasnda ynl, ipekli kuma servislerinin ayr olmas C- Corafi Blge Esasna Gre rgtlenme Modeli: rgt oluturan birimler belli bir blge halkna yada belli bir blgedeki kurululara hizmet edecek biimde kurulmaktadr. rn. Bakanlklarn blge, il ve ile kurulular, baz kurulularn merkez rgtlerini dou, bat, merkez blge eklinde kurmasRGT MODELLER

D-Hizmet Edilen Kurumlar Esas Alnarak Yaplan rgtlenme Modeli: Bu modelde her birim belli kurulu yada gruplara hizmet edecek bir yapya sahiptir. rnek: Emekli Sand, SSK, OYAK yada AYKUR un ay reticilerine hizmet etmesi gibi E- Karma Model: Bu modelde yukarda aklanan modellerden iki ya da model birlikte kullanlr. Bu modele gre kurulan bir rgtte, her alt (dikey ) kademe iin deiik bir model esas alnr. Gnmzde en ok kullanlan modeldir BASTLETRME VE VERMLLK

Gerek kamu kurulularnda, gerek iletmelerde ilerin insan, malzeme, krtasiye hareketleriyle yapld grlr. Verim aadaki VERM FORML uygulanarak salanabilir. Verim Forml Bro ve iyerlerinde mal yada hizmet retimi: DAHA yada EN;Az Srede(abuk Ve Sratli) Az Para le(Ekonomik, Ucuz) Az nsan(nsan Gc, Emek) Kullanarak Az Alanda(Arazide, Binada, Salonda, Odada)Az Mesafe Katedilerek(Ksa Mesafede) Az Yorularak -Basit Usullerle -Kaliteli Olarak -Yksek Moralle Yaplrsa VERM YKSELR.

VERM ETKLEYEN SORUNLAR

1. Fazla, gereksiz ve yararsz kaytlar 2. Gerek bir yarar salamayan fakat zaman, insan gc, malzeme, krtasiye israfna yol aan biimsel ve fazla tetkik ve kontroller 3. Gereken yetki devrinin yaplmam olmas 4. e uygun malzeme, makine, krtasiye ile allmamas 5. Makine, malzeme ve krtasiyenin alanlara yakn ve uygun yerlerde ve iin srasna gre sralanmamas 6. Personelin bilgi ve uzmanlk alanlarnda altrlmamas 7. Baz personelin sorumluluktan kama abalar VERM ETKLEYEN SORUNLAR

8. lerin grlmesi srasnda zorunluluk olmad halde baz makam ve birimlerin i akm zincirine katlmas 9. Bir iin retilmesine ilgi, katk ve sorumluluu olan birimlerin birbirinden uzak bina, kat yada odalarda almakta bulunmas 10. lemde gereksiz safhalarn yer almas 11. basitletirme yntemleri hakknda ynetici ve ilk kademe amirlerinin bilgi sahibi olmamalar 12. Zaman, emek, para, makine, malzeme, alma yeri (alan) gibi kaynaklarn israfnn nemsenmemesi 13. Tefti sisteminin ynetimi gelitirmeye ve ii basitletirmeye elverili ve dnk olmamas 14. Hizmet ve mal retiminde gereken standartlarn yeterince saptanmam olmas.VERM ETKLEYEN SORUNLAR

15. Tevik ve dl sisteminin yokluu yada iyi ilememesi 16. lerin biriktirilmesi 17. akmnda beklemeler, duraklamalar, ters ve mkerrer gidi geliler 18. Organizasyon ve metod almalarna gerektii kadar bavurulmamas 19. Yenilikten kanma 20. Kt cret sistemi

YNTEM ANALZ ANAHTARLARI ve KULLANILMASI

Gerek Bro, gerek iletmelerde hatrdan karlmamas gereken ok deerli bir klavuz vardr. Bu anahtar takm be (N) bir (K) harfiyle ifade edilir. Bu anahtarlar: NE yaplyor ? NE yaplmaldr ? NN ? NN ? NASIL ? NASIL ? NEREDE ? NEREDE ? NE ZAMAN ? NE ZAMAN ? KM yapyor ? KM yapmaldr ?

VERMLL ETKLEYEN FAKTRLER

-Ynetim Tr (Klasik, Liberal, Demokratik Ynetim) - Blm-Uzmanlk likisi -Zaman Ve Kaynak Kayplar -Moral Durumu -Eitim Durumu -cret Sistemi -Kanun Adedinin ok Ve Bunlarn Bazlarnn Uygulamalarnda Glkler Oluu -Fiziksel Koullar( Ik, Havalandrma, Rutubet, Is, Ses, Grlt) -Estetik Ve Dekoratif Koullar (Brolarda Renk. Mzik, Biblo, Tablo Vb) -alma Yntemlerinin Eskilii

BLMNN YARARLARI

1. Verimi artrr 2. ler daha ksa zamanda renilir. 3. Personel dar bir alanda ustalaacandan kendilerinden daha etkili bir ekilde yararlanlr. 4. Nitelikli (kaliteli) rn, hizmet elde edilir. 5. Karmak amalarn baarlmasn daha kolaylatrr.

BLMNN SAKINCALARI

1. Baz rgtlerde baz iler ok basite indirgenmi olur. 2. Memurlar arasnda can skknl ve yorgunluk dourabilir. 3. Personel baka bir alma blmne getiinde ii yapamayabilir.

yi bir iblmnn verimlilii ykseltecei gereini gz nnde tutarak: BRO YNETCS: A. Emrindeki personelin nitelik ve yetenekleri ile, uzmanlk alanlarn, renim durumlarn, tecrbelerini, cinsiyetlerini, fizik yaplarn ve i eilimlerini, B. Yaplacak ilerin ya da retilecek maddelerin trn, zelliklerini, kalitesini, nem derecesini ve miktarlarn gz nne alarak bro personeli arasnda uygun bir BLM yapmaldr.

Bro yneticilerinin temel grevleriPlanlama ve programlamaKaynaklar salama ve kullanma: dzenleme birlii ve e gdm (liki) salamaalma ekibi kurmayi iliki ve etkili iletiim kurmaResm yazma dosyalama ve arivlemeBro personelini etkili ve verimli ynetme Bro Yneticisin Temel zellikleriini ve i yerini sevmek Kendine gvenmek nsanlar tanmak Anlayl olmak Objektif olmak Grev ve yetkileri adaletli datmak Yerinde karar alabilmek nisiyatif sahibi olmak Sorumluluk sahibi olmak Yeni fikirlere sahip olmak ve desteklemek Ekip kurmak ve organize edebilmek Etkin bir motivasyon salayabilmek Baary paylaabilmek Baary dllendirmek- Baarszl incelemek

HAREKET EKONOMS TEKN

nsan vcudunun hareketlerini en aza indirerek enerji sarfn ve yorulmay en dk dzeyde tutarak, kazanlan enerjinin dier ilere yneltilmesi, sonu olarak ayn srede hizmet ve retim miktarnn artrlmas yntemidir.Hareket ekonomisi salayan baz esaslar yerleri ve brolarda en ok kullanlan ara gere ya da eyann en yakn, az kullanlanlarn uzak yerlerde olmas Srekli ve ahenkli almay salamak iin yaplacak hareketlerin sras dzenlenmelidir. e balamadan nce kullanlacak ara normal alma dzeni iinde dizilmelidir. Ayn ite kullanlan gerelerin tm, mmkn olmazsa birka bir gerete birletirilmelidir.Sandalye ve koltuklar kullanann boyuna, i yerine, yaplan iin kouluna ve i trne gre ykseltilmeli, alaltlmaldr. rnekler; Yryen merdiven ve asansr,-dner raflar -yazc, tarayc, fotokopi vb. bir arada olmas

BROLARDA YERLEMENN NEM

Bir iyerinin seiminde aadaki esaslar gz nnde tutulmaldr. Kuruluun yapt iin nitelii, zellii, i yk Kuruluun bykl ve yaps Kurumun dier kurumlarla ilikisi Halkla iliki durumu ve derecesi Personel miktar, bunun azalma yada artma durumu Kurumun birimleri, brolar arasnda i akm Yerleilecek binann kat ve odalarn ina durumu, yn ve fiziksel koullar

YERNDE FZKSEL KOULLAR

Aydnlatma Istma ve soutma Havalandrma Ses ve grlt Rutubet Mefruat

Bro ynetimi Brolarda sekreterya hizmetlerini koordine eden, iletiim akn salayan ve bunu denetleyen, yazl ve szl iletiim yntemlerini belirleyen faaliyetler topluluudur. Bro ynetimi, bro ilerinin yannda, bro alanlarnn verimlilii iin zaman ve stres ynetimi konusunda almalar yapmay gerektirir. Bro ynetimi brolarda; dosyalama, ariv, kayt, fotokopi, teleks, faks, daktilo ve dier bro ilerinin ahenk iinde yrtlmesiyle ilgili faaliyetleri ierir.

Brolarn Fonksiyonlar Bilginin alnmas: rgte eitli kaynaklardan gelen bilgiyi alr. eitli trde bilgiler, sipariler, faturalar, iletiim aralar ile elde edilmektedir. Bilginin kayt edilmesi (dosyalama): Elde edilen her trl bilginin dkm yaplr ve dosyalanr. Baz durumlarda ise gerekli olmayan bilgiler elenir. Bilgilerin istenildii zaman kolaylkla yeniden kullanlmaya hazr biimde saklanmas gerekmektedir. Bilginin dzenlenmesi: Kullanma sunulmadan nce bilgiler oaltlr, zetlenir veya baka bilgiler ile birletirilerek dzenlenir ve mutlaka denetimden geirilir. Bilginin iletilmesi: Bilgiler rgt iinde veya rgtten rgte iletilir. Bilginin iletilmesi, kiiler tarafndan veya elektronik bro makineleri ile gerekletirilmektedir. letiim ne kadar etkili olursa ynetim de o kadar salkl karar verebilme olanana kavumaktadr. Varlklarn korunmas: Nakit, ek, bro dosyalar ve kaytlar vb. gelerden oluan varlklarn korunmas bronun en belli bal ilevlerinden biridir.Brolar, rgt st sisteminin alt sistemidir. st sisteme ait tm iler brolarda grlr.BRO TRLER VE EKLLER 1. Klasik (Geleneksel) Bro TrleriUzmanlk alanlarna gre brolarAit olduklar kurumlara gre brolarKurulu amalarna gre brolar2. Yerleim Biimlerine Gre BrolarAk Brolarzel BrolarMelez brolar 3. ada Bro TrleriKk brolarube brolarGezici (Mobil) brolarEv brolarSanal brolarYaratc brolarModler brolar

1. Uzmanlk Alanlarna Gre BrolarUzmanlk alanlarna gre brolar, mesleki uzmanlk bilgilerine sahip insanlar tarafndan kurulan brolardr. Uzmanlk alanlarna gre brolar ayn zamanda zel brolardr. Uzmanlk alanlarna gre kurulan brolar genellikle bir veya iki kii tarafndan kullanlmaktadr.Avukatlk, noterlik, mavirlik ve mhendislik, emlak alm satm brolar vb. brolar bu tr brolardr.

2. Ait Olduklar Kurumlara Gre BrolarBunlar kamu kurulularna ait brolar ve zel organizasyonlara ait brolardr. zel organizasyonlara ait brolar, arlkl olarak retim, ticaret ve hizmet ileriyle ilgili faaliyetlerin yerine getirildii brolardr.

Klasik (Geleneksel) Bro Trleri 3. Kurulu Amalarna Gre BrolarKurulu amalarna gre brolar, hizmet retmek amacyla kurulan brolar , kr elde etmek iin kurulan brolar ve yaam standardnn ve toplumsal deerlerin korunmas amacyla oluturulan brolar olarak snflandrabiliriz. Son saydmz bro trleri, vakflar, dernekler, sivil toplum rgtleri ve dier gnll kurululara ait brolardr. Kamu ve zel sektre ait brolarda alanlar belli bir cret alrken gnll kurululara ait brolarda alanlar genel olarak herhangi bir cret almaz.

Klasik (Geleneksel) Bro Trleri Yerleim Biimlerine Gre Brolar

Ak Bro: zellikle rutin iler yaplan kurumlarda, geni salonlarda toplu almada tercih edilir. 5-100 personel alabilir. Alanlar 150-3000m2 arasnda olabilir. Ak bronun yararlar: Binann maliyeti der. Istma, aydnlatma ucuz olur. Daha az alanda, daha kolay ve dzenli yerleme olana verir. Kap adedi ve koridorlar azalr. Dekarasyon ve temizleme maliyeti der. lgililer birbirini daha rahat grebilir. Haberleme ve i akm kolaylar. Makine ve gerelerin ortak kullanm kolayl olur.Daha etkin ynetim ve denetime msaittir Ak bronun sakncalar:

zellikle para ile ilgili gvenirliin nemli olduu ilerde gizlilik azalr.Ziyaretiler ve genel hareketlilik iteki dikkatin dalmasna yol aar. Konumalar sessizlii bozabilir ve ar uultu ve grlt olabilir. Salgn hastaln yaylmasna msaittir. Kiisel prestijin azald kansn yaratr.Yerleim Biimlerine Gre Brolar zel Brolar: 1-4 kiinin birlikte oturup alt kk odalardr. Baz hizmetler iin zel brolar ayrlmas zorunludur. Mdr ve daha st kademe yneticilere, ilgililerle gizli grmesi gerekli olan personele zel bro ayrlmaldr.

Yerleim Biimlerine Gre Brolar Hibrit (melez) brolar: Hem ak bro hem de kapal bro yaklamlarnn zelliklerini kapsadndan, bu ad verilmektedir. rnein duvardan blme yapan paneller ile zel brolar annda kurulabilir ve gerektiinde bu panellerin sklmesiyle hzl bir biimde ak alana dntrlebilir.

ada Bro Trleri Otomasyon ncesi dnemdeki rgt ynetiminde rgtn baarsna dorudan doruya etki eden rgtte alan personel says idi. Otomasyon anda ise rgtn baars, alanlarn verimliliinin arttrlmasna ynelik yaplan faaliyetlerdir. Bu verimlilik arttrma almalar ise mekan asndan merkeziyeti bir yoldan km ve kk ama fonksiyonel bir rgte yerini brakmtr. te bu rgtlerin fonksiyonel olma zellii de otomasyon sayesinde gereklemektedir. Bu nedenle otomasyon asndan brolar 4 gruba ayrlmaktadr. 1-Kk Brolar Bnyesinde 3-12 arasnda eleman alan bamsz iletme brolar ileri teknoloji kullanarak daha byk iletmelerle rekabet edebilir duruma gelmitir. Dinamizm ve esneklik gibi nedenler bu tr brolarn byk brolarla ayn kulvarda yarmalarn salamtr. Kk brolar byk brolara gre kapsaml bir otomasyon sistemi kurmadklarndan yeni gelien bilgi ve iletiim teknolojilerine ayak uydurmas daha kolay ve hzldr. Bu da kk brolarn en nemli zelliklerinden bir tanesidir.

2-ube Brolar Byk rgtlerin bir blm olarak tasarlanan ube brolar, genellikle rgt merkezinden uzaktadr ve ana brodaki benzer otomasyona sahiptirler. ube brolar nce merkezlerindeki ana bilgisayara, oradan da rgtn ana bilgisayarlarna bal bir a yaps ile donatlmaktadrlar. ube brolarn en nemli zellii, rettikleri bilgiden daha fazlasna eriebilir olmalar ve rgtn dier ubeleri ile youn balant kurmalardr. rnekler, ...

3-Gezici Brolar zellikle sat elemanlar, rn tantclar gibi gezici elemanlar, sahip olduklar diz st bilgisayar ile bir sabit broda bulunabilecekleri olanaklar elde etmektedirler. Tanabilir bilgisayarlar ile uzaktan, bronun bilgisayarlarna balanarak elde ettikleri bilgileri bro otomasyonunun alt sistemleri sayesinde iletebilirler.

Gezici (Mobil) BrolarMobil bro uygulamas zellikle pazarlama, reklam, piyasa aratrmas, kamuoyu yoklamalar gibi bir i yerine bal olmadan yrtlebilecek faaliyetler, gelimi teknoloji rnleri olan tanabilir zellikteki diz st bilgisayarlar yardmyla herhangi bir i yerine gerek kalmadan yerine getirilebilmektedir.

4-Ev-Brolar Tipik bir ev-brosu iin, bir kiisel bilgisayar, ona bal bir yazc ve nternet balants gerekli otomasyonu salamaya yetecek bro aralardr. Kullanc nternet balants sayesinde (modem) merkez broya balanarak yaplacak iin listesini ve konuyla ilgili kaynaklar kendi bilgisayarna aktarabilir. Gnmzde iletiim hatlarnn hz nedeni ile evdeki bilgisayara bal bir kamera ile de interaktif bir iletiim kurulabilir ve grntl olarak yz yze iletiim kurulabilir.

Ev Brolar: alma yerine esneklii getiren ev ofis uygulamalar, ayn zamanda alma saatlerinde de bir esneklii getirmektedir. alma saatlerinin alanlar tarafndan belirlenmesi ve retecekleri iin kendi inisiyatiflerine braklmas, bu alma ekline bir ayrcalk kazandrmaktadr. Bylece kiiler kendilerini en ok verimli, daha enerjik ve din hissettikleri zamanlarda ilerini yapmaktadrlar.

Sanal Brolar: Sanal bro kavram, bilgi ve iletiim teknolojileriyle desteklenen ve belli bir fiziksel mekna baml olmay gerektirmeyen ofis anlamna gelmektedir. Sanal ofisler, sanal alan grubun, ortak kullanmna sunulmu bir web sitesi zerinden faaliyetlerin yrtld ofislerdir. Sanal ofiste grlen iler, sanal ilerdir.

Yaratc Brolar: Kltrel deiim, fiziksel meknn deiimiyle dorudan ilikilidir. nsanlarn davranlarn deitirmek iin onlar deiik bir evreye sokmann en etkili yol olduu genel olarak kabul edilmektedir. Hiyerariyi (makam sras) ortadan kaldrmak, piramidi dzletirmek ve bylelikle hem keyifli hem de verimli bir alma ortam elde etmek, ada ofis kavramnn ana amacn oluturmaktadr.Ofis ortamn daha zgr ve yaratc hle getirmek, mekn deerlendirme ve yerletirme ile ilgili eski kurallar bir kenara brakmay gerektirmektedir.

Modler Brolar: Bro mobilyalarnn etkili ekilde dizayndr; yani deiik bro mobilya paralarnn (masa, dolap, kitaplk vb. ) kullanmn kolaylatrmak ve bu paralarn deiik ekilde yerletirilmesine olanak verecek ekilde dizayn etmektir.Bir modler nite mteriye gre dizayn edilmi olup masa, alma alan, depolama alan, dosya dolaplar ve kitaplklardan oluur. Modler dizayn, alma ortamndaki hzl deiime ve alanlarn srekli yer deitirmesine imkn sunmaktadr.

Bro alanlarBrolarda planlama, rgtleme, kadrolama, koordinasyon, yneltme, denetim, iletiim ve halkla ilikiler gibi ynetsel fonksiyonlarn yannda, aratrma-gelitirme (AR-GE), kademe azaltma ve deiim gibi grev ve ilevler yerine getirilir. Sz konusu grev ve ilevler eitli kademelerde farkl unvan ve pozisyonlarda alan kiiler tarafndan yerine getirilir. Ynetici: Bro kaynaklarn (fizikseli mali, beeri) kullanma yetkisine ve sorumluluuna sahip olan kiilerdir. Uzman (danman): Bir konuda bilgi, uygulama ve deneyim yoluyla geni bilgi, beceri kazanm ve ustalam kiilerdir. Bu kiiler emir komuta zincirinde yer almazlar. Bronun kurmay elemanlardr. Grevleri yneticiye ilgili olduklar konuda danmanlk yapmaktr. Hesap uzman, bilgi ilemci, hukuk maviri, istatistiki gibi kiiler genellikle bro ortamnda alan uzmanlardr.Memur: Memur szc resmi bir anlam ifade eder. Kamu kurumlarnda devletin asli ve srekli grevlerini yerine getiren ve aylkla alan kiilerdir.Ynetici sekreter: Bro ynetimi konusunda birikimli, dorudan emir almadan sorumluluk alabilme yetenei gsteren, alnan karar ve sorumluluklar uygulad gibi kendisine verilen yetki snrlar iinde kararlar verebilen, ynetim kadrosu iinde yeri bulunan bir bro grevlisidir. Yardmc hizmet personeli: Bronun temizlii, bakm, onarm, ulam vb. destek grevlerini stlenen kiilerdir. Bro alannn Genel zellikleriBrolarda ilerin aksamadan yryebilmesi iin alanlarn baz zelliklere sahip olmas gerekmektedir. Bu zellikler;Grev paylamna ak olmaOrganizasyonu ve ynetimi temsil etmeBilgi akn salama konusunda dikkatli olmaHiyerarik (makam sras) yapya sayg duymaGrev ve sorumluluktan kanmamastlerin grevlerini kolaylatrmaBROLARDA YERLEME LKELER

1.Birbiriyle ilgili i grenler yan yana masa ya da odalarda oturmaldr. rn. mdrle yardmcs, bakanla sekreteri gibi 2.Halkla i ie olanlar giri katnda ve kapya yakn bulunmaldrlar. 3.Yerleme gr ve denetimi kolaylatrmaldr. 4. Ak brolarda amirler personelini grecek yerlerde (zellikle kelerde) ve caml odalarda oturmaldr. 5.Herkesin kulland gereler kendisine yakn yerde bulunmal, bunlara elini uzatarak yada 1-2 adm atarak ulaabilmelidir. BROLARDA YERLEME LKELER

6. Brolardaki mefruat ve gereler grlen ie uygun, standart ve rahat olmaldr. Lks ve fazla gsterili mefruattan kanmaldr. 7. Yararlanlmayan alan en aza drlmelidir. 8. Herkesin rahat gelip gemesi iin yeter genilikte geitler braklmaldr. 9.Yangna, kazalara ve kaymalara kar i gvenlii salanmaldr. 10.Brolardaki kullanlmayan eyalar bro ve i yerinde tutulmamaldr. Brolar depo deildir. Fazla eyalar toplanarak hepsi bir depoda saklanmaldr. 11.Elektrik ve telefon prizleri inaat srasnda yada binaya tanmadan nce salon ve odalarda 3-4 metrede bir olacak sklkta olmaldr.

BRO OTOMASYONUBro Otomasyonu KavramBro Otomasyonunun AmacBro Otomasyonunun Alt SistemleriKelime leme SistemleriElektronik Posta SistemleriVeri Taban Ynetimi SistemleriElektronik Dosyalama SistemleriSesli Cevaplama SistemleriGrntl letiim SistemleriVideokonferansTeletekstVideotekst

Bro Otomasyonu Kavram Gnmzde brolarn stlendii yeni grevler, ilerin hzl, kolay ve ekonomik bir ekilde yaplmasn zorunlu klmaktadr. Bu zorunluluk teknolojinin brolara girmesi ile ilerin daha hzl, ekonomik, akla dayal yaplmasn salam; yenilikleri takipi ve deien artlara ayak uydurabilecek karakterde brolar oluturmutur. Bro ii gncel faaliyetler gnmze kadar ynetici, sekreter ve memurlar arasnda posta ve dosyalarn gidip gelmesi, gerekli raporlarn aranp bulunmas, telefon mesajlar, ok sayda kat tketimi, gnlk kararlarn alnmas ve bunlarn zaman kayplar yznden gecikmesi eklinde idi. Gelien teknolojik artlardan etkilenen st dzey yneticilerin, ihtiya duyduklar dokman ve bilgilere en ksa zamanda ve en kolay yoldan erime arzular, teknolojik faaliyetlerin brolara girmesini zorunlu klmtr. Gerek iletiim gerekse bilgi teknolojilerinin her geen yl ikiye katlanarak bymesi rgtlerin bu teknolojiden istifade etme ihtiyacn dourmu ve bylelikle otomasyon kavram gndeme gelmitir.Bro Otomasyonu Nedir? Yneticilerin, uzmanlarn, memurlarn ve sekreterlerin ksaca bro ortamnda alan kiilerin brolardaki faaliyetlerinin verimliliini arttrmak amac ile bilgi ilem sistemlerine bal i istasyonlarn kullanmalarna bro otomasyonu denir. Bro Otomasyonunun Amac grenlerin almalarna yardmc olmak sureti ile maliyeti arttrmakszn verimliliin ykseltilmesi amacna yneliktir. Brolardaki mevcut bilgilerin daha ucuz ve daha kolay depolanmasn, verilerin bir yerden bir yere daha hzl ve kayba uramadan transferini, karar verenlerin zaman kaybnn nlenmesi ve i grenler arasnda iletiimi kolaylatrarak verimli olarak almalarnn salanmasdr. Bro iindeki tm fonksiyonlarn gerek sosyal gerekse teknik ynlerini btnletirmeyi amalamaktadr.

Bro Otomasyonunun Alt Sistemleri Bro otomasyonunun alt sistemlerinde zel donanmlar kullanlr ve bunlar gl donanmlarla desteklenirler. Bro otomasyonu, alanlara i retiminde ve ynetimde yardmc olan, tmyle bilgisayar teknolojisi ile hazrlanm aralardr. Bir bro otomasyonu 7 alt sistemden olumaktadr. Bro otomasyonunun baarl bir ekilde yrtlmesi, bu alt sistemlerin btnleik almalar sayesinde mmkndr.

1.Kelime leme Sistemleri Kelime ileme, belgelerin retiminde, yazmalarn, form ve metinlerin hazrlanmasnda, dzeltilmesinde yaygn olarak kullanlan elektronik bir sistemdir. Bu alt sistem gnmz brolarna u katklar salamaktadr:Belgeleri sisteme girmekMetin zerinde deiiklik yaparak yeni belgeler retip oaltabilmekretilen belgelerdeki dilbilgisi yanllklarn otomatik olarak bulup dzeltebilmekretilen metnin birden fazla adrese otomatik olarak yazdrlmasBelgeyi iptal etmekDeiik ktklerdeki bilgileri metin ierisinde kullanabilmekMetin ii bilgi sralamakretilen belgeleri saklamak

1.Kelime leme Sistemleri Metin iersinde verilen adresleri yerletirebilmekBask ncesi metnin son halini grebilmekretilen belgenin ierdii konulara gre anahtar kelimeler tanmlamak ve bunlardan bir tanesine gre metne yeniden eriebilmek (Standart konu balklar yaratmak...)Satr alt izdirmek, koyu renk yazdrmak, yazlarn boyutunda oynama yapabilmekBelgeleri anahtar kelimelere gre alfabetik veya nmerik olarak dizmekMetni sayfalara blmekKelime ilemci ierisinde gnll bir hesaplayc ile gnlk hesaplar yapabilmekBirok terminalden ayn anda kelime ilemciyi kullanabilmek.2.Elektronik Posta Sistemleri Sratli, doru ve gvenli bir haberleme imkan salayan e-posta sistemleri; yazl, rakamsal veya grafiksel bilginin elektronik ve manyetik nakil ortamlarnda, teleks, faksimile, haberleen kelime ilemciler, kamu kamu posta hizmetleri ve bilgisayar tabanl mesaj sistemleridir. Bu yolla iletilip alnan bilgiler, gvenli, hzl ve ucuz olarak alcnn eline ular. Avantajlar: Bir ileti ayn anda birden ok kullancya ulaabilir.Bakalarnn iletiyi okumasn nleyecek ifreleme yaplabilir.letinin kullancya ulap ulamadn ve kullancnn iletiye bakp bakmad renilebilir.

3.Veri Taban Ynetim Sistemleri Bronun ynetiminin kusursuz gereklemesi ve hzl kararlarn alnabilmesi iin gerekli, mantksal olarak birbirleri ile ilikili tm bilgileri, belli bir formatla ve belli bir yapda bilgisayar hafzasnda tutanhtiya duyulduunda st dzey bir programlama dili ihtiya duymakszn kullanclarn istifadesine sunulabilen yazlmlardan oluan sistemlerdir. Veritaban ynetim sistemlerinin yazlm paketleri, genellikle bir sorgu dili eklinde olup programlama bilmeyen kullanclar tarafndan da kolaylkla kullanlabilmektedir.Avantajlar:ok sayda veri ve bilgiyi bir arada bulundurabilir. Deerini yitiren bilgi ve veriler istendii takdirde ayklanabilir.Bilgi ve veriler gncellendirilebilir.Farkl programlama dillerinde yazlm uygulama programlarnn kullanlabilmesine imkan verir.Uygulama programn deitirmeye gerek kalmadan veri taban zerinde deiiklik yaplabilir.Yardmc programlar aracl ile veri transferi gerekletirilebilir.Bilgi ve veriler zerinde deiiklik yaplabilir.

4.Elektronik Dosyalama Sistemleri Belgelerin manuel ortamda dosyalanmas ve arivlenmesi, hem bakmn zorlatrmakta hem de bu belgelerin arivlenmesi sonucu konulacak nemli bir alan tahsisini zorunlu klmaktadr. Elektronik dosyalama sisteminde bilgi ve belgeler, bilgisayar ana bellekleri ya da disk ve teyp gibi ayrca arivlenebilen ortamlarda depolanr. Gerektiinde birden fazla kullancnn ayn anda kulland ve zaman kaybnn snrlandrld bu sistemde, her kullancnn yapaca greve ilikin blmler vardr ve bu blmlere giri izinler sayesinde mmkndr. Avantajlar:

Birden ok kii ayn bilgi ve belgeyi ezamanl olarak kullanabilir. Bilgi ve belgelerin kaybolma olasl manuel ortamda arivlenen bir belgeye gre ok daha azdr.Ham verilerin sratle ilenmesi, depolanmas, geri arlmas ve datlmas mmkn olduundan rgt dinamik tutar.Elektronik ortamda olan bu belgelere kolaylkla yeni konu bal yaratlabilir.Krtasiye masraflarndan feragat edilir.Dosyalanan/Arivlenen bir belgeye ok ynl olarak herhangi bir eriim ucu sayesinde ulalabilir. (Belge Ad, Konusu, Belgenin Tarihi, Anahtar Kelime vb. gibi)

5.Sesli Cevaplama Sistemleri Bu sistem e-postann yeni bir eklidir. Mesajlar dijital devreler sayesinde ses halinde iletilir. letiim ve datm zamandan bamszdr. Sistem e-postann teknik imkanlarn kullanr ancak bu iletiim iin klavyeye gereksinim duyulmaz. Bu sistemin bir dier tr de sesle ifade edilen kelimelerin harflere dklmesini gerekletiren devrelerdir.Sesli cevaplama sistemleri sayesinde, telefona bilgisayar cevap veriyor, sizi istenen dahili numaraya balyor veya kii yerinde yoksa sizin mesajnz kaydedebiliyor.

6.Grntl letiim Sistemleri Elektronik ortamdaki gelimeler iletiim teknolojilerinin gelimesine paralel olarak uydu sistemlerinin de uygulamada eitliliini arttrmtr. Bro otomasyonlar da bu eitlenmeden gereken nasibini almtr. Videokonferans: letiim hatlar yoluyla konferans vermenin gelitirilmi eklidir. Videokonferans ayr mekanlarda toplanan gruplar arasnda belirli bir mesafeye bal kalmakszn birbirini grerek, konuarak, ekiller izerek ve dokman alverii yaparak toplant yapmay salayan gelimi uygu teknolojilerinin kullanld konferans trdr. Bu sistem lkemize 1987 ylnda gelmi ve halen eitli kurumlarda tercih edilmektedir. 7.Tablolama ve Hesaplama Sistemleri

YARARLANILAN KAYNAKLAR YARDIMCI KAYNAKLAR:Ar, Fikret. Bro Ynetimi Teknikleri, Ankara: Yarg yaynevi, 1999.Can, Halil; Doan, Tuncer; Yaar, Ayhan. Genel letmecilik Bilgileri (1. blm), Ankara: Siyasal Kitabevi, 1998.Cemalclar, lhan...[ve bakl.]. letmecilik Bilgisi, Eskiehir: itme zrl ocuklar Eitim ve Aratrma Vakf, 1985.Gral, Glbin. Bro Yneticilii ve Sekreterlik, stanbul: letiim yaynlar, 1995.Karacan Akretim. Bro Ynetimi: 9. Dersin Tamam 2 Yllk nlisans, Ankara: Karacan yaynlar, [19??].zkul, Ali Ekrem ve A. Sermet Anagn ve Serap Benligiray. Bro Sistemleri Tasarm, Eskiehir: Anadolu niversitesi yayn, 1994.Tutar, Hasan. Toplam Kalite Ynetimi erevesinde Bro Ynetimi Teknikleri, stanbul: Aktif Yaynevi, 2000.Tutar, Hasan ve Altnz, Mehmet. Sekreterlik Bilgisi, Anakara: Nobel, 2002.Ediz, Abdlaziz ve Altnz, Mehmet. Bro ve Ynetimi-I, Ankara: [yayl.y.], 1993.Aytrk, Nihat. ada Bro Ynetimi ve Sekreterlik: rgtlerde Baarl Mdrlk, eflik ve Sekreterlik Teknikleri, Ankara: Yarg yaynevi, 2001.Temel Kaynaklar:Topalolu, Melih ve Ko, Hakan. Bro Ynetimi: Kavramlar ve lkeler, Ankara: Sekin Kitapevi, 2002.Sasan, Mustafa ve ztrk, Sinan. Ad Yok levi ok Bir Hizmet Anlay: Ynetim Bilgi Sistemi Stratejik Analiz Dergisi, Say: 26, Haziran 2002, ss.94-100.Binark, smet. Ariv ve Arivcilik Bilgileri. Ankara: Cumhuriyet Arivi Dairesi Bakanl, 1980.(I. Ve IV. Blmler)