Upload
dnsunarya
View
376
Download
41
Embed Size (px)
DESCRIPTION
panduan seluk beluk dunia organisasi
Citation preview
Panduan Organisasi 1
PENDAHULUAN
Sebelum mengetahui lebih lanjut tentang keorganisasian, amatlah perlu untuk diteliti dan diperhatikan kembali perkembangan hidup manusia dari masa ke masa. Setiap manusia sewajarnya mempunyai cita-cita hidup yang menjadi angan-angan, baik yang berhubungan dengan soal-soal duniawi atau kebendaan ataupun soal ukhrowi atau metafisik.
Dalam mencapai cita-cita ini ada yang bisa dicapai secara perorangan, ada yang bisa dicapai oleh sekelompok manusia yang merupakan gabungan dalam menempuh cita-cita bersama itu. Dalam hal ini tentunya harus disesuaikan dengan kebutuhannya sendiri-sendiri.
Perkumpulan bersama yang mempunyai cita-cita yang sama tertentu di era modern ini disebut “ORGANISASI”. Suatu perkumpulan/organisasi sering didirikan karena terdorong oleh hasrat untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Organisasi yang sudah mencapai tujuannya harus dibubarkan, umpamanya Organisasi Pemberantasan Buta Huruf, organisasi tersebut akan tidak ada lagi setelah semua orang bisa membaca dan menulis. Ringkasnya organisasi bukanlah suatu tujuan, tetapi hanyalah merupakan alat untuk mencapai suatu tujuan.
Semakin rapih alat ini bekerja, semakin dekat tercapainya cita-cita yang dituju, dengan demikian suatu tujuan organisasi yang rapih dan teratur tidak akan mengalami kesulitan dalam mencapai tujuannya. Suatu organisasi dapat dikatakan teratur kalau sudah ada keserasian antara semua pengurus, antara pengurus dengan anggota dan adanya rasa tanggung jawab, serta pengertian yang mendalam atas organisasi tersebut, berjalan secara paralel dengan dasar dan tujuannya.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 2
Organisasi ini bagaikan sebuah mobil yang mengantar para penumpang ke arah tujuannya, pengurus organisasi merupakan sopir yang mengemudikannya, anggota organisasi sebagai penumpang, mereka harus selalu taat dan patuh kepada ketentuan-ketentuan yang berlaku di atas mobil itu. Ketiga unsur ini mempunyai tugas sendiri-sendiri.
Empat masalah yang penting dalam lingkungan perkumpulan adalah:1. Masalah organisasi 2. Masalah administrasi3. Masalah management4. Masalah leadership/kepemimpinan
Antara keempat unsur ini berhubungan erat yang satu dengan yang lain. Sebagai ilustrasi dari hubungan antara keempat unsur ini dapat disimpulkan sebagai berikut:
Organisasi sebagai alat atau wadah yang akan mengantarkan cita-cita tertentu tersebut, perlu status proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang telah diterapkan. Di dalam mengendalikan tidak akan lepas dari kegiatan-kegiatan, surat menyurat, mengatur pembukuan dan lain-lain, segala masalah yang bersangkutan dengan surat menyurat serta mengatur jalur keuangan dinamakan “ADMINISTRASI”.
Dalam melaksanakan administrasi ini tentu memerlukan ilmu tersendiri baik tentang tehnik pelaksanaan, maupun yang akan melaksanakannya sebagai pelicin jalan demi tertibnya administrasi dalam setiap aktivitas, hal ini akan dibahas dalam “MANAGEMENT”.
Kelancaran suatu organisasi dan beresnya administrasi tercapai bila pelaksananya (pengurus organisasi) mempunyai sifat-sifat kepemimpinan yang memadai sesuai dengan volume pekerjaan organisasi sehingga dengan mudah dan
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 3
tepat dapat mengendalikan organisasi tersebut. Hal ini akan dibahas dalam masalah “LEADERSHIP”
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 4
ORGANISASI
Dalam kehidupan sehari-hari, tolong menolong atau bantu-membantu adalah merupakan suatu manifestasi dari pergaulan hidup yang wajar untuk mencapai suatu kehendak atau tujuan yang dihajatkan oleh manusia itu, masalah yang mendetail dalam tolong menolong itu didasari oleh suatu ide atau cita-cita yang sama, maka dapat disimpulkan bahwa organisasi itu ialah suatu perkumpulan dimana segenap warga di dalamnya mempunyai kepentingan atau pandangan hidup yang sama kemudian menyatukan diri pada suatu wadah.
Persoalan yang menyangkut kepentingan mereka bersama dibicarakan bersama-sama dalam suatu rapat, kata sepakat diperoleh dengan jalan pemungutan suara.
Suatu perkumpulan dapat berjalan dengan lancar apabila ada keserasian, saling ada pengertian dan menyadari fungsi masing-masing, baik sebagai anggota atau pun pengurus.
A. Pengertian Organisasi Hampir setiap ahli keorganisasian memberikan
definisinya sendiri-sendiri. Dari definisi-definisi tersebut dapat kita peroleh beberapa kesimpulan antara lain:1. Organisasi adalah sekelompok orang yang bersatu bekerja
untuk suatu tujuan bersama, di bawah kepemimpinan bersama dengan alat yang tepat.
2. Organisasi adalah orang-orang yang bekerjasama dan dengan demikian ini mengandung ciri-ciri dari hubungan manusia yang timbul dalam kegiatan kelompok.
3. Organisasi ialah satuan orang-orang yang tersusun secara sistematis untuk mencapai maksud khusus yang mana
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 5
dalam masing-masing orang mempunyai suatu peranan yang ditetapkan secara resmi.
4. Organisasi ialah wadah dan proses kerjasama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Dalam membentuk organisasi makan unsur-unsur organisasi harus diperhatikan. Adapun unsur-unsur dari organisasi itu ialah:1. Sekelompok orang2. Kerjasama3. Tujuan tertentu.
Istilah organisasi dapat dibedakan dalam tiga arti:1. Organisasi dalam arti badan
Ini dapat dirumuskan sebagai kelompok manusia yang berkeinginan untuk mencapai tujuan tertentu di mana antara mereka ada bagian tugas masing-masing.
2. Organisasi dalam arti kegiatanAdalah perbuatan untuk membedakan atau
mengadakan departemen bagian serta hubungan satu departemen dengan departemen yang lain.
3. Organisasi dalam arti struktur atau susunan hierarchie kepengurusan.
Disebut juga skema organisasi atau gambaran skematis tentang bagian-bagian, seksi-seksi, dengan penejalasan tentang segala tuga tiap seksi-seksi, dan hubungan masing-masing bagian atau seksi yang satu dengan yang lain.
Organisasi dalam arti yang ketiga ini dimaksudkan sebagai struktur, misalnya: susunan yang terdiri dari satuan organisasi berseta pengaturan kekuasaan, tugas
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 6
dan hubungan satu bagian dengan bagian yang lainnya dalam mencapai tujuan tertentu.
B. Masalah Organisasi Dalam membahas organisasi secara keseluruhan
terdapat tiga masalah yang sangat penting, yaitu:1. Masalah teorinya2. Masalah kegiatannya3. Masalah problematikanya
C. Identitas dan Tujuan Organisasi Meskipun dikatakan bahwa struktur dan fungsi suatu
organisasi mengikuti suatu pola umum seperti yang digambarkan oleh teori managemen ternyata sangat ditentukan pula oleh sifat, cara, pedoman dan lain-lain dari organisasi yang bersangkutan. Tiap-tiap organisasi mempunyai “Ciri” masing-masing berbeda.
Suatu organisasi ketentaraan mempunyai ciri-ciri, yang berbeda dengan organisasi sosial atau organisasi pendidikan. Suatu organisasi pendidikan berlainan satu dengan lainnya menurut jenjang kedewasaan siswanya. Umpamanya: organisasi anak Sekolah Dasar, organisasi Mahasiswa di perguruan tinggi.
Apakah yang menentukan perbedaannya? Dalam teorinya dikatakan bahwa yang menentukan perbedaan tersebut ialah karena banyak hal, tetapi salah satu hal yang menyolok adalah sifat produknya atau hasilnya.
Hasil suatu organisasi Lembaga Perguruan Tinggi adalah sarjana dengan ketentuan-ketentuan, seperti harus capak secara akademiis, harus kreatif, harus berorientasi kepada masyarakat dan lain-lain.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 7
Perbedaan hasil atau produk atau out put inilah merupakan salah satu hal yang membedakan “Ciri” organisasi tersebut.
D. KomunikasiDalam organisasi, hubungan antara satu pengurus
organisasi dengan yang lain, antara pengurus dan anggota sangat menentukan lancar tidaknya perjalanan organisasi. Dalam hal ini komunikasi adalah sarana yang sangat menentukan harmonisnya hubungan antar mereka. Pada dasarnya dalam melakukan komunikasi ada tiga cara yang dapat dilakukan yaitu: tertulis, lisan dan dengan gambar.
Salah satu syarat utama dalam komunikasi berjalan dengan baik harus dilandasi dengan rasa saling pengertian antara pemberi dan penerima komunikasi tersebut. Di samping itu beberapa syarat yang harus diperhatikan di antaranya:1. Bahasa, dalam berkomunikasi hendaknya bahasa yang
dipakai jelas, singkat, mudah dipahami, enak didengar (tidak menyinggung).
2. Situasi dan kondisi saat kita melaksanakan komunikasi. 3. Dengan siapa berkomunikasi.4. Waktu yang tepat dalamm berkomunikasi.
Di samping dengan ketiga bahasa komunikasi (tulisan, lisan dan gambar) komunikasi juga dapat dilaksanakan dengan kode-kode tertentu dengan syarat kode-kode tersebut difahami oleh kedua belah pihak yang sedang berkomunikasi.
E. Tugas dan Kewajiban Anggota Organisasi Kekuasaan dan tugas adalah dua hal yang tidak dapat
dipisahkan. Di mana ada kekuasaan di situ ada tugas, maka secara langsung kekuasaan muncul bersamaan dengan pelaksanaan tugas tersebut. Tugas dan kekuasaan dalam
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 8
suatu organisasi harus berdampingan. Agar tercapai maksud yang dituju tiap-tiap rencana organisasi, maka tugas pada anggota harus ditentukan secara jelas. Hal ini menghindari kemungkinan adanya tugas tanpa adanya tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas yang telah ditentukan.
Begitu juga di mana ada hak di situ ada kewajiban, kekuasaan dapat dimisalkan sebagaimana wewenang. Sedangkan kewajiban disamakan dengan tanggungjawab. Tiap-tiap anggota suatu organisasi mempunyai tugas-tugas yang harus dijalankan.
Tetapi kadang-kadang anggota organisasi itu tidak mengetahui dan mengerti akan tugas-tugas kewajibannya. Hal ini akan merugikan suatu organisasi dan mengambat serta memperlambat kelancaran jalannya organisasi tersebut dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.
Pada pokoknya tugas dan kewajiban tiap-tiap anggota suatu organisasi terbagi menjadi dua bagian, yaitu:1. Tugas dan kewajiban yang telah ditetapkan dalam
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga organisasi itu serta peraturan-peraturan dan keputusan yang telah ditetapkan oleh organisasi tersebut.
2. Tugas dan kewajiban yang berdasarkan pangkat atau jabatan atau jenjang hierarchie kewenangan dalam organisasi tersebut.
F. Pembagian Departemen Suatu organisasi memiliki segudang permasalahan dan
pekerjaan yang harus diselesaikan. Dalam hal ini perlu adanya pembagian tugas dan penanganan setiap macam pekerjaan sehingga dalam pelaksanaan tugas-tugas organisasi tidak terjadi percampuran yang tidak karuan. Pembagian tugas yang demikian disebut pembagian departemen.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 9
Departemen sangat penting dalam suatu organisasi sebab departemen yang dilaksanakan dengan pertimbangan yang masuk dapat menghasilkan efisiensi dan efektifitas kerja sebuah organisasi.
Seseorang pemimpin yang cakap akan pandai dan mampu mendelegasikan wewenang kepada anggotanya. Pendelegasian wewenang adalah wujudnya departemen dalam suatu organisasi.
Dalam organisasi perusahaan, departemen didasarkan pada beberapa hal di antaranya: proses produksi, jenis produksi, lokasi, fungsi, jenis pembeli, waktu berproduksi dan jumlah personil.
Sedangkan departemen dalam organisasi kemasyarakatan didasarkan atas perkembangan masalah yang dihadapi oleh organisasi tersebut.
G. Instruksi / PerintahDalam organisasi instruksi sangat diperlukan, tanpa
dilaksanakannya fungsi ini maka semua perintah/intruksi hanya akan tinggal di atas kertas. Perintah/instruksi yang baik dan efektif adalah yang dilandasi dengan komunikasi yang baik dan dengan kedisiplinan pihak pemimpin. Tidak ada kepastian mana yang terbaik antara instruksi tertulis dan instruksi lisan, namun meskipun demikian keduanya harus diberi kekuatan yang sama.
Walaupun tidak semua perintah harus dilandasi partisipasi, namun bila itu memungkinkan akan sangat melancarkan tugas-tugas yang dibebankan kepada anggota.
H. KoordinasiKoordinasi bertujuan agar double pekerjaan dan
kesimpangsiuran antara seorang atau pihak dengan orang atau pihak lain dapat dihindari. Tanpa koordinasi yang baik
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 10
antar bagian, suatu organisasi akan mengalami keruwetan dalam melaksanakan tugas untuk mencapai tujuan.
Dalam pelaksanaan koordinasi yang baik, perlu adanya komunikasi dan kedisiplinan yang baik pula dan untuk menunjang ke arah tersebut maka dalam perencanaan dan penyusunan aturan kerja, unsur koordinasi harus dimasukkan ke dalamnya.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 11
TINGKATAN ORGANISASI MENURUT TERITORIAL (DAERAH KERJA)
Organisasi dapat dibedakan dalam empat tingkatan ditinjau dari daerah kerjanya, yaitu:1. Organisasi Tingkat Internasional
Seperti: PBB, OPEC, ASEAN, dll.2. Organisasi Tingkat Nasional
Seperti: PSSI, NU, Golkar, PPP, PDI, dll3. Organisasi Tingkat Daerah
Seperti: Persebaya, Persipura, dll 4. Organisasi Setempat
Seperti: sekolah, arisan, karang taruna, dll.Kalau ditinjau dari tujuan organisasi tersebut maka
dapatlah dibedakan dalam empat macam, yaitu:1. Organisasi Bertujuan Sosial
Seperti: perkumpulan kematian, mengurusi anak yatim, dll.
2. Organisasi Bertujuan Ekonomi Seperti: koperasi usaha dagang, dll.
3. Organisasi Bertujuan PolitikSeperti: PPP, Golkar, PDI, dll
4. Organisasi Bertujuan Pendidikan dan KebudayaanSeperti: OSIS, HMI, PMII, dll.
A. Organisasi SekolahOrganisasi sekolah yang disebut Organisasi Siswa Intra
Sekolah adalah organisasi yang dibentuk oleh para pelajar sebagai siswa dari sekolah tersebut dimana kegiatan organisasi itu berlangsung terutama di luar jam-jam sekolah dan dalam lingkungan sekolah itu sendiri. Tetapi berbeda halnya dengan organisasi yang ada di pesantren-pesantren dimana siswa berada di komplek sekolah selama 24 jam
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 12
sehari seperti Organisasi Siswa Darul Ulum dan di pondok pesantren lainnya.
Pada umumnya organisasi yang ada di pesantren menitikberatkan tujuannya terhadap disiplin dalam pendidikan, bukan semata-mata pengajaran di dalam organisasi siswa intra sekolah dengan tidak membedakan pandangan agama, bangsa, keturunan, kaya atau miskin, semua menjadi anggota organisasi. Mereka mempunyai kedudukan yang sama, mempunyai hak yang sama selaku siswa dan selau anggota dari organisasi sekolah tersebut.
Di samping hal-hal yang dipunyai oleh anggota, maka para anggota organisasi sekolah itu terikat pula dengan kewajiban-kewajiban sebagai anggota organisasi itu. Dan setiap anggota wajib menjaga nama baik organisasi itu. Wajib membayar iuran pada waktu-waktu yang telah ditentukan, wajib menghadiri perkumpulan yang diadakan oleh organisasi itu serta wajib membantu kelancaran kerja, dll.
B. Organisasi Luar SekolahOrganisasi luar sekolah disebut juga Organisasi Extra
Sekolah yaitu organisasi yang dibentuk oleh beberapa pelajar atau pemuda yang sifatnya mempunyai kepentingan pribadi sendiri seperti sepakbola bagi yang gemar main sepak bola saja, juga pramuka, karate, renang, dll.
Keutungan masuk sebagai anggota organisasi extra ini adalah mendapatkan tambahan pengetahuan dan pengalaman yang tidak dapat dijumpai di bangku sekolah, di samping itu secara tidak langsung memperluas pergaulan, dan dengan pergaulan itu akan mempengaruhi apa yang belum diketahui.
C. Organisasi KelasKelas sebagai tempat belajar bersama-sama adalah juga
merupakan sebuah organisasi, yaitu organisasi anak-anak
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 13
dalam kelas itu yang sama-sama mempunyai kepentingan bersama, kehendak bersama, cita-cita bersama yaitu menuntut ilmu pengetahuan dengan cara yang tertentu dan tertib. Suatu kelas yang teratur dan tertib menunjukkan adanya organisasi kelas yang baik. Kalau organisasi itu baik, maka keadaan atau suasana kelasnya pun baik dan akhirnya tujuan dari organisasi kelas itu dapat tercapai dengan mudah dan baik.
Ketua kelas selaku pimpinan dalam organisasi kelas itu haruslah berusaha agar kelasnya selalu dalam keadaan tertib. Ketua kelas bersama-sama wali kelasnya dalam hal ini berfungsi sebagai pengurus dalam organisasi kelas itu.
Pimpinan dalam kelas biasanya ditunjuk atas dasar pemilihan atau pemungutan suara. Seorang ketua kelas hendaknya mempunyai sifat kepemimpinan yang baik sebagai seorang pemimpin yang diidam-idamkan.
Dia harus pandai bergaul dengan anggota dalam kelas itu. Berkat sifat-sifat kepemimpinan yang ada dalam dirinya dan kepribadiannya yang patut ditiru dia dapat bertindak sedemikian rupa, sehingga anggota dalam kelas itu mudah dan suka menurutinya.
Demi ketertiban kelas seorang ketua kelas yang cakap bijaksana memperingati anggota yang berbuat salah dengan cara yang halus tapi tegas. Suatu organisasi kelas akan memperoleh seorang ketua kelas cakap dan berhasil menjalankan fungsinya jika ia bekerjasama dengann anggota kelas itu dengan baik, meskipun cakap tapi jika anggota dari kelas itu tidak memberikan kesempatan atau bantuan kepadanya, serta tidak memberikan kepercayaan yang diperlukan dalam menjalankan tugasnya maka ia pun akan gagal pula.
Menjadi ketua kelas hendaknya selalu mengetahui serta mengikuti semua kegiatan dan kepentingan kelasnya, selain
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 14
itu ketua kelas mewakilli organisasi keluar, yang dalam persoalan ini ia harus bertindak dengan hati-hati dan bijaksana untuk menjaga baik kelasnya.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 15
MANAGEMENT
A. Pengertian ManagementManagement berasal dari kata “to manage” yang artinya:1. Mengemudikan2. Mengelola3. Membimbing4. Mendorong5. Mengatur
Pengertian management menurut unsurnya ialah:1. Kegiatan dan kecakapan seseorang dalam
mengendalikan, menjuruskan serta membimbing suatu organisasi ke arah tercapainya tujuan organisasi.
2. Kepemimpinan dalam suatu organisasi yang bertanggungjawab atas terselenggaranya hubungan (komunikasi) yang efektif dalam mencapai tujuan organisasi.
B. Sifat-Sifat Manager 1. Mempunyai budi pekerti yang baik sebagai contoh bagi anggotanya.2. Technical know-how: kecapakan teknis dalam arti kata,
ketrampilan dalam melaksanakan tugas organisasi beserta seluruh penyelesaian dalam segala persoalannya.
3. Managerial know-how: kecapakan praktis untuk dapat memerintah orang lain dalam melaksanakan suatu tugas dan bagaimana caranya agar yang diperintah itu dapat melaksanakan dengan konsekwen.
4. Intelegensia: kecerdasan fikiran dalam memecahkan atau mengatasi setiap masalah.
5. Inisiatif: kemampuan menciptakan segala karya dan kerja.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 16
C. Sasaran Management 1. Metode
Kemampuan menggunakan cara bagaimana agar usahanya berhasil dengan baik, ekonomis, praktis, harmonis dalam mencapai tujuan.
2.ManusiaKemampuan mengendalikan dan menggerakkan
manusia untuk melaksanakan tugas dalam usaha mencapai tujuan bersama.
3.PeralatanKemampuan menggunakan alat perlengkapan yang ada
(tidak ada rotan akar pun jadi)4. Biaya
Kemampuan mengggunakan dana yang ada seefisien mungkin dalam usaha mencapai tujuan.
D. Tujuan Management1. Mencapai tujuan organisasi 2. Memberikan amal sholeh yang kongkrit dan positif3. Melaksanakan usaha organisasi
E. Pola ManagementPola management terdapat perbedaan di kalangan para
sarjana dalam perumusannya. Menurut George R. Terry dalam bukunya yang berjudul “Principle of Management”: yang dirumuskan dengan singkatan “POAC” yaitu:
1. Planning (Perencanaan Program)2. Organizing (Pengorganisasian)3. Actuating (Pergerakan)4. Controlling (Pengawasan)5. Evaluation (Pengevaluasian)
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 17
A. PlanningPlanning adalah perencanaan tentang apa yang akan
dicapai yang merupakan pedoman atau garis-garis besar untuk mencapai tujuan. Planning merupakan suatu perumusan tentang apa dan bagaimana suatu perumusan pekerjaan yang hendak dilaksanakan.
Dalam pembuatan planning tidak mutlak harus tertulis, boleh juga merupakan angan-angan dalam fikiran, lebih-lebih planning suatu screet (rahasia), seperti: planning untuk pertemuan di mana hal ini jika tertulis, besar kemungkinan dapat diketahui oleh musuh.
1.Langkah-langkah pembuatan planning Dalam planning harus dipikirkan betul-betul dan teliti
akan sebab dan akibatnya. Untuk itu diperlukan keuletan, ketelitian, ketabahan dan pengalaman, karena planning adalah rumusan karya yang akan menjadi pedoman dan petunjuk dalam menempuh tujuan organisasi. Planning sangat menentukan sekali sukses atau tidaknya tujuan organisasi, karena boleh dikatakan planning merupakan sendi yang akan dikembangkan.
Dalam pembuatan planning yang baik terlebih dahulu harus menjawab rumusan di bawah ini:
a. What : Apakah tujuan rencana itu (faktor motif) b. How : Bagaimana pelaksanaanya (faktor metode)c. Why : Mengapa begitu (faktor penilaian)d. Where : Di mana dilaksanakan rencana (faktor
tempat)e. Who : Siapakah pelakunya (faktor subjek)
Kalau unsur-unsur ini telah bisa terjawab, tinggal mengambil suatu keputusan untuk membuat susunan planning.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 18
2.Tiga syarat pokok dalam pembuatan planninga. Rasional
Planning harus berdasarkan pemikiran yang objektif dan matang, bukan hanya merupakan khayalan semata-mata, yang tidak mungkin bisa dibahas secara logis.
b.FlexiblePlanning harus bersifat flexible artinya seuai
dengan keadaan bagaimana pun, bisa dilaksanakan kapan saja, dan dapat ditetapkan pada tempat, waktu dan keadaan bagaimana pun juga.
c. ContinuitasPembuatan planning harus continue, artinya terus
menerus tidak hanya satu kali untuk selama-lamanya, akan tetapi yang lebih baik bertahap, untuk mengetahui prestasi yang dicapai dalam tiap-tiap tahap, dengan demikian mudahlah diadakan penilaian secara kongkrit dan yang yang lebih penting lagi ialah untuk meningkatkan prestasi di masa berikutnya.
3.Tingkatan planning Menurut tingkatan pembuatan, planning dapat
dibedakan dalam tingkatan yaitu:a. Policy Planning : ini dibuat oleh Top Managerb. Program Planning : ini dibuat oleh Middle Manager
(Ketua Bagian)c. Operational Planning : ini dibuat oleh Lower Manager
(Ketua Seksi).
4.Sebab-sebab gagalnya planning a. Planner yang tidak cakap. Hal ini mungkin
dikarenakan1) Tidak ada kesanggupan berkreasi.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 19
2) Tidak mengerti persoalan yang direncanakan.b. Kekuasaan yang diberikan untuk membuat planning
tidak tegas.c. Kurang pembiayaan.d. Pelaksana tidak cakap. Walaupun planning telah
tersusun dengan baik dan pembiayaan cukup tersedia, tapi kalau pelaksananya tidak cakap, maka planning tersebut tidak akan dilaksanakan dengan baik.
e. Tidak ada dukungan moril dari masyarakat sekitar.
B. OrganizingYang dimaksud dengan organizing ialah peraturan
setelah adanya rencana yang di dalamnya meliputi:1. Pembagian tugas pekejaan.2. Macam/jenis dan sistem pekerjaan.3. Menentukan siapa yang akan melakukan pekerjaan.4. Alat-alat yang dibutuhkan.
C. ActuatingYang dimaksud “actuating” ialah suatu penggerak,
setelah adanya rencana yang telah diatur atau diorganisir agar seseorang yang diberi beban itu mempunyai rasa tanggung jawab yang diberikan kepadanya, sehingga timbul kemauan untuk mengerjakan dengan penuh keinsyafan. Untuk menimbulkan hal semacam ini tidak mudah, hal ini memerlukan kemampuan dan pengalaman yang cukup di pihak manager atau pemimpin, minimal harus mengetahui sifat dan tabiat bawahannya atau anggotanya, hal serupa ni membutuhkan pengetahuan tentang ilmu jiwa (psychology).
D. ControllingWalaupun rencana telah diatur dan digerakkan, hal ini
belum dianggap cukup, sebab untuk memperoleh hasil karya
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 20
atau produksi masih membutuhkan pengawasan dari pihak manager. Adanya pengontrolan sangat penting bagi organisasi, karena segala kekurangan dan kekeliruan akan cepat diketahui dan segera dapat diarahkan, maka dapatlah dibuat penilaian dan evaluasi terhadap proses kerja yang lalu dan untuk mengetahui apakah yang diberikan itu sudah dapat terlaksana sesuai dengan yang direncanakan.
Yang lebih penting lagi, dengan adanya pengontrolan itu kelancaran organisasi akan tetap terjamin. Hal seperti ini agar jangan sampai disalahgunakan umpamanya digunakan untuk mencari kesalahan orang lain, karena timbul kebencian dan permusuhan antara manager dan anggota.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 21
CARA YANG BAIK DALAM MEMBERIKAN PERINTAH
Pada umumnya orang akan merasa senang apabila kebutuhan pokok dasar mansuai secara minimal dapat dipenuhi. Pada pokoknya kebutuhan manusia ialah:a. Yang bersifat materib. Yang bersifat non-materi
Yang bersifat materi pada dasarnya terdiri dari kebutuhan sandang dan pangan. Sedangkan yang bersifat non-materi (psikologis) meliputi:a. Kebutuhan akan harga diri.b. Kebutuhan akan rasa aman.c. Kebutuhan akan rasa bilongness dan love.d. Kebutuhan akan rasa berfartisipasi.e. Kebutuhan akan rasa aktualisasi.
A. Kebutuhan Akan Rasa Harga DiriMengingat bahwa manusia pada dasarnya terdiri dari
unsur cipta rasa dan karsa, maka dengan adanya unsur ini manusia memiliki rasa harga diri, yang senantiasa dijaga, dipelihara dan dipertahankan agar supaya harga dirinya tetap.
Perasaan naluri manusia bila terapkan pada management dapat diambil suatu kesimpulan bahwa seorang manager atau pemimpin apabila hendak memberi perintah kepada anggotanya selain perintah harus jelas dan dapat difahami oleh yang diperintah maka faktor utama ialah bagaimana cara memerintah atau memberi intruksi yang baik agar tidak menyinggung perasaan yang diperintah, dengan kata lain bagaimana cara agar yang diberi perintah merasa senang menerima perintah itu jauh dari perasaan terpaksa. Dengan adanya kesenangan kepada apa yang diperintahkan, perintah itu akan dijalankan dengan sebaik-baiknya.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 22
B. Kebutuhan Akan Rasa AmanRasa aman mengandung pengertian yang sangat luas
dan komplek, dan juga mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap kelancaran bekerja. Rasa aman meliputi aman fisik dan mental, aman tempat bekerja, aman dengan teman sejawat, dsb. Kalau rasa aman ini tidak dimiliki oleh tiap individu lebih-lebih bila seorang manager atau pemimpin tidak berusaha menanamkannya kepada anggotanya jangan diharap pekerjaan itu akan membawa hasil yang baik.
Dalam mengerjakan pekerjaan tidak dihinggapi rasa ditekan atau dipaksa oleh atasannya dimana perasaan semacam ini membawa pengaruh yang sangat buruk kepada kelancaran bekerja.
D. Kebutuhan Akan Rasa Belongness dan LovePada prinsipnya organisasi terdiri dari satu kesatuan
atau bagian-bagian yang semuanya harus mendapatkan perhatian. Pengurus dan anggota organisasi mempunyai tanggung jawab akan kemajuan organisasinya. Sebab arti maju dalam suatu organisasi bukan berarti majunya suatu bagian atau departemen saja, akan tetapi organisasi yang dianggap maju kalau tiap-tiap bagian dari organisasi itu mencapai prestasi yang baik. Prestasi yang baik bisa dicapai bila seluruh bagian dari departemennya mempunyai rasa bahwa kemajuan untuk kepentingan bersama. Sehingga perasaan belongness atau rasa memiliki harus betul-betul tertanam di tiap-tiap individu dalam arti yang sebenarnya.
Untuk mencapai hal ini seorang manager atau pemimpin harus pandai-pandai menanamkan, memupuk dan mengembangkan ketrampilan di kalangan anggotanya dengan memberi contoh yang baik.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 23
E. Kebutuhan Akan Rasa BerpartisipasiSudah menjadi keharusan di kalangan organisasi
adanya perasaan berpartisipasi baik antara anggota dengan anggota atau pun anggota dengan pemimpin, hal ini untuk lebih meresapkan rasa kekeluargaan di kalangan organisasi itu dan yang lebih penting lagi untuk memupuk rasa tanggung jawab terhadap organisasinya. Seeorang anggota berkewajiban menerima dan menjalankan perintah pemimpinnya dengan sebaik-baiknya, melaporkan hasil pelaksanaanya dan mempertanggungjawabkan kepada yang memberi perintah. Ada baiknya seorang manager atau pemimpin pada waktu tertentu mengadakan perkumpulan dengan anggotanya untuk memperbincangkan dan bertukar pikiran mengenai masalah-masalah tertentu yang dihadapi.
Dengan adanya perkumpulan semacam ini tentu akan segera diketahui tinggi rendahnya alam fikiran anggota dan filsafat yang dijadikan pandangan hidup mereka. Lalu dari itu, dengan diikutsertakannya dalam memecahkan masalah akan timbul dua kemungkinan:
1. Dengan diikutsertakan dalam memikirkan persoalan-persoalan yang harus dihadapai oleh manager atau pemimpin dalam memecahkan persoalan dan tentunya ide atau pendapat dari anggotanya sedikitnya akan memberi pertolongan atau menimbulkan tambahan pertimbangan.
2. dengan diikutsertakannya dalam suatu perkumpulan semacam ini merupakan pendidikan untuk ikut serta bertanggungjawab terhadap organisasinya. Bagi anggota yang diterima idenya akan merupakan suatu kebanggaan bagi dirinya bahwa buah pikirannya berguna, sehingga diharapkan bahwa anggotanya akan berlomba dalam mengembangkan kreasinya.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 24
F. Kebutuhan Akan Rasa AktualisasiMeskipun prestasi yang telah dicapai oleh anggotanya
kecil akan tetapi anggotanya sangat menginginkan perhatian dari pemimpinnya. Dalam hal ini seorang pemimpin harus mempunyai anggaran yang obyektif atas prestasi yang telah dicapai walaupun kelihatannya kurang penting. Seorang pemimpin tidak boleh menganggap kurang berguna hasil usaha anggotanya, bahkan sebaliknya harus mengganggap penting dan harus berani melontarkan penilaian dan kalau perlu diucapkan di depan bawahan yang lainnya, dengan tujuan agar semuanya bisa melakukan dengan harapan agar yang bersangkutan lebih meningkatkan kegiatan kerjanya.
Dan bagi yang lain agar menjadi pendorong dan pembakar semangat untuk lebih giat berusaha mencapai prestassi yang baik. Dengan demikian akan terjadi kompetisi yang akan menguntungkan bagi kemajuan organisasi yang akhirnya organisasi akan maju secara keseluruhan.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 25
FAKTOR ALAT KERJA
Yang dimaksud dengan alat atau perkakas kerja ialah semua alat yang dihajatkan oleh organisasi itu, seperti sekretaris membutuhkan mesin tik, maka harus diadakan bahan-bahan seperti karbon, pita, kertas, dll. Alat-alat tidak dipetingkan barunya, akan tetapi yang penting adalah alat-alat tersebut bisa digunakan. Supaya alat-alat organisasi tetap baik perlu sekali adanya pemeliharaan dengan sebaik-baiknya dan kontinyu. Meskipun bagaimana baiknya alat-alat, tanpa pemeliharaan yang wajar dan teratur akhirnya akan segera rusak juga. Sebaiknya meskipun alat-alatnya kurang baik, apabila mendapat pemerliharaan dengan sebaik-baiknya hasilnya akan lebih baik.
Menyinggung masalah pemeliharaan alat-alat ada dua kemungkinan:1. Memeliharan alat-alat sejak mulai digunakan, baik alat-
alat yang baru dibeli ataupun yang sudah terpakai. 2. Memperbaiki setelah alat tersebut diketahui mengalami
kerusakan. Pemegang alat-alat organisasi sedikitnya harus
mengetahui cara pemakaiannya dan pemeliharaannya meskipun yang bersangkutan belum dikatakan ahli dalam menggunakan alat-alat tersebut. Adanya alat-alat yang baik dan terpelihara, sangat menentukan sekali kelancaran organisasi, sebaliknya sering terjadi kerusakan alat-alat akan menghambat jalannya organisasi.
A. Keadaan Tempat KerjaKeadaan tempat bekerja yang menyenangkan akan
menimbulkan kegairahan dalam bekerja dan dapat menjadi pendorong semangat untuk bekerja. Karena dengan adanya tempat bekerja yang teratur baik posisi tempat maupun cara
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 26
pengaturan alat-alat akan mempengaruhi kerapihan pekerjaan. Oleh karena itu seorang pemimpin harus pandai memilih tempat untuk bekerja yang sesuai dalam segala seginya baik mengenai kesehatan ataupun mengenai kerapihannya.
Dalam persoalan ruang dan alat kerja. Bukan soal mewahnya bangunan dan bukan serba luxnya alat-alat akan tetapi yang penting bagaimana cara pengaturan ruangan dan cara peletakan alat-alat. Hal ini akan memberikan kesan baik kepada siapa saja yang mengunjungi. Dan dengan pengaturan serupa itu, akan bisa dinilai prestasi yang didapat oleh organisasi tersebut.
B. Ketrampilan KerjaBetapapun kecilnya tugas tetap dibutuhkan pelaksanaan
yang baik, cepat dan hemat. Hal ini bisa dicapai kalau pelaksanaannya mempunyai faktor ketrampilan. Untuk itu diperlukan latihan-latihan secara kontinue karena perkembangan manusia secara langsung atau tidak akan mempengaruhi oleh latihan-latihan.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 27
LEADERSHIP
A. Tehnik KepemimpinanUntuk melaksanakan kepemimpinan dalam
mengarahkan orang digunakan beberapa tehnik kepemimpinan. Tehnik ini dihubungkan dengan relasi antara pemimpin dan anggota. Untuk ini diperlukan pembahasannya pula tentang sikap mental anggota yang dikaitkan dengan tehnik kepemimpinan sebagai berikut:
1.Tehnik OtokratisDalam hal ini pemimpin memberikan perintah kepada
anggota dengan memberikan pula policy (kebijakan) dan pengarahan yang lengkap. Pemimpin yang otokratis mengambil keputusan sendiri dengan mengabaikan pendapat anggota. Maka anggota akan menggantungkan diri kepada pemimpin secara keseluruhan. Bila pemimpin absen, maka semua aktivitas akan berhenti. Tehnik otokratis menghendaki ketaatan dari pihak anggota.
2.Tehnik Demokrasi Pemimpin akan membuat keputusan dengan
berkonsultasi anggota. Tetapi anggota mendapat kesempatan untuk mengutarakan pendapatnya. Jika pada suatu peristiwa pemimpin berhalangan hadir, pekerjaan itu tetap berjalan lancar.
3.Tehnik BebasPemimpin bertehnik bebas memberikan
informasi/saran kepada anggota untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Seluruh keputusan diserahkan kepada anggota. Maka tehnik bebas membutuhkan anggota yang penuh inisiatif.
B. Tehnik Kepemimpinan dan Sikap Mental Anggota
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 28
1.Tehnik kepemimpinan berlawanan dengan sikap mental anggota
Sebagaimana telah dikatakan di atas, maka ada hubungan antara tehnik kepemimpinan dengan sikap mental anggota yaitu:a. Tehnik Kepemimpinan
1) Otokratis2) Demokratis3) Free Reign
b. Sikap Mental Anggota a. Ketaatanb. Partisipasic. InisiatifAnggota ternyata taat, maka tehnik yang digunakan
adalah otokratis, jika dikehendaki partisipasi dari pihak anggota, maka tehnik yang diambil adalah demokratis, dan yang berdekatan dengan free reign digunakan inisiatif anggota dalam menentukan keputusan.
2.Relasi kepemimpinan dan sikap mental anggota Relasi antara tanggung jawab pemimpin dan sikap
mental anggota dapat digambarkan sebagai berikut:a. Bila pemimpin menghendaki ketaatan anggota, ia
memikul tanggung jawab yang beratb. Bila pemimpin menghendaki partisipasi anggota, ia
membagi wewenang tanggung jawab berbagai persoalan kepada anggota
c. Bila pemimpin menghendaki inisiatif, ia melimpahkan sebagian besar tanggung jawab kepada anggotanya.
3.Penggunaan tehnik kepemimpinan Pendekatan untuk menggunakan tehnik perlu adanya
beberapa pertimbangan yang seharusnya diperhatian
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 29
tentang kondisi yang sekiranya cocok bagi salah satu metode seperti:a. Anggota secara individu tidak ada yang sama.b. Ciri-ciri kelompok satu dengan lainnya menentukan
kegunaan tehnik tertentu. c. Kondisi kepribadian yang dimiliki oleh pemimpin juga
mempengaruhi tehnik kepemimpinan d. Situasi kelompok yang sering mengalami pasang surut.
Situasi kepemimpinan harus selalu diganti sesuai dengan keadaan.
4.Keadaan Individu Anggota yang Memerlukan Tehnik Otokratis
a. Anggota yang selalu bertangung pada orang lain dan menghendaki tindakan tegas. Ketegasan ini memberikan keyakinan perlindungan.
b. Anggota yang memppunyai sifat bermusuhan harus dihadapi dengan otokrasi untuk menyalurkan keagresifannya pada tujuan-tujuan yang membangun.
5.Keadaan Individu Anggota yang Tidak Memerlukan Tehnik Otokratisa. Bila anggota mempunyai sifat kooperatif (kerja sama)
diperlukan metode demokratis. Sifat kooperatif ini dapat juga disebut agresif, tetapi keagresifannya mengarah pada hal-hal yang menguntungkan.
b. Anggota yang suka bekerja, dalam hal ini diperlukan tehnik demokratis.
6.Keadaan Individu Anggota yang Memerlukan Tehnik Free Reign. a. Tehnik Free Reign akan dipakai untuk menghadapi
anggota yang suka bekerja sendiri.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 30
b. Anggota yang memerlukan gerakan sosial yang terpisah dan tak mempunyai kontak dengan dunia luar.
c. Anggota yang memiliki tanggung jawab dan kemampuan yang cukup.
7. Kondisi yang Memberikan Kebebasan Lebih Besar Kepada Anggota a. Bila anggota terpaksa memerlukan kebebasan.b. Bila anggota mempunyai toleransi yang cukup
terhadap masalah yang kurang jelas.c. Bila anggota mempunyai kesanggupan untuk memikul
tanggung jawab.d. Bila anggota mempunyai minat pada problem dan
merasakan problem itu penting.e. Bil anggota memahami tujuan organisasi.f. Bila anggota mempunyai pengetahuan yang diperlukan
dan pengalaman yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah problem.
g. Bila anggota dapat belajar ikut serta dalam pengambilan. Pemimpin akan menggunakan wewenangnya penuh, bila kondisi-kondisi di atas tidak menguntungkan.
C. Gaya Kepemimpinan Dalam hal ini ada empat macam:
1. Gaya I : pemimpin mengambil keputusan dengan penjelasan kepada anggota (terdapat ciri otokrasi yang agak lama).
2. Gaya II : pemimpin mengambil keputusan dengan berembuk terlebih dahulu dengan anggota (otokrasi mulai ditinggalkan menuju demokrasi)
3. Gaya III : pemimpin mengambil keputusan bersama dengan anggota (tehnik demokrasi digunakan)
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 31
4. Gaya IV : pelimpahan wewenang keputusan kepada anggota (tehnik free reign digunakan).
D. Faktor-Faktor Partisipasi Anggota Faktor-faktor yang memungkinkan anggota
mengadakan partisipasi dalam keputusan ialah:1. Waktu yang disediakan : ketepatan waktu yang
diperlukan bila harus diambil keputusan yang tepat2. Keuangan : biaya partisipasi tidak tinggi3. Strategi Instansi : adanya rahasia instansi yang
bersangkutan tidak boleh diketahui anggota 4. Saluran Komunikasi : anggota harus mampu dalam
pemikiran untuk tingkat yang lebih tinggi.
E. Kepribadian Pemimpin Tingkah laku pemimpin sebagian besar dipengaruhi
oleh pribadinya sendiri. Tentu saja kepemimpinannya akan didasarkan pada background, pengetahuan dan pengalamannya. Adapun kekuatan intern yang mempengaruhi adalah:
1.Volume sistim yang dimilikiHal ini amat penting untuk mengetahui perasaannya tentang kemampuan anggota untuk memikul tanggung jawab.
2.Tingkat kepercayaan pada bawahanDalam hal ini harus dapat dijawab siapakah kiranya yang dapat dipercaya untuk menyelesaikan sebuah problem.
3.Kecenderungan sendiri dalam tehnik leadershipPemimpin dapat mempunyai kecenderungan untuk bertindak otokratis atau demokrasi atau free reign.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 32
4.Perasaan tenang dan aman dalam situasi yang tak menentuDalam hal ini toleransi tentang ketidakjelasan harus diperhatikan sewaktu proses pengambilan keputusan dilimpahkan kepada anggota. Ia akan merasa kekurangpastian bagaimana tentang hasil proyek yang akan datang bertalian dengan sifat dan typenya.
F. Situasi KepemimpinanSituasi kepemimpinan juga mempengaruhi prilaku
pemimpin antara lain adalah: bentuk organisasi, kelompok kerja, sifat problem yang dihadapi dan tekanan waktu.
G. Sifat-Sifat Pemimpin Memimpin ialah menerangkan untuk bekerja bersama-
sama menuju suatu tujuan yang diingini oleh semuanya. Pemimpin hrus menyadari sepenuhnya bahwa yang dihadapinya adalah manusia dengan segala tingkah laku/sifat yang baik maupun yang kurang baik.
Di bawah ini adalah uraian Tesenture Vital yang menyebutkan beberapa sifat yang penting sekali bagi seorang pemimpin:
1. Penuh energik baik rohani maupun jasmani dan giat terus menerus.
2. Seorang pemimpin tidak boleh berprasangka, berpikiran apriori/jelek tentang bawahannya, tidak boleh lekas naik darah dan sebaliknya rasa percaya pada diri sendiri harus ada.
3. Mempunyai pengetahuan yang luas tentang hubungan manusia, karena pekerjaannya yang utama memerlukan pengetahuan banyak tentang manusia dan hubungan antara mereka.
4. Keinginan untuk menjadi pemimpin haruslah menjadi daya pendorong yang berasal dari dalam diri dan tidak
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 33
ada desakan dari luas. Maka ia harus memancarkan semangat bekerja.
5. Mempunyai kecakapan mengajar, karena seorang pemimpin tulen harus pula memberi semangat kepada anggota. Ia harus dapat memperkembangkan orang lain dan memajukannya.
6. Mempunyai kemahiran dalam mengadakan komunikasi secara lisan ataupun tulisan atau surat.
7. Mempunyai kemahiran dalam bidang sosial supaya terjamin kepercayaan dan kesetiaan anggotanya. Ia harus bersifat ramah, suka menolong, senang jika anggotanya maju dan menghargai pendirian orang lain.
8. Mempunyai kecakapan tehnis untuk merencanakan, menyusun organisasi, mengambil keputusan, mendelegasikan kekuasaan, mengawasi, meneliti dan sebagainya. Yang dimaksud kecakapan memimpin adalah berfikir dinamis dan aktif.
Di samping sifat-sifat yang ada itu, masah ada yang lebih penting lagi yaitu sifat-sifat dari segi kerohanian. Hendaknya setiap pemimpin selalu berdasarkan pada iman yang kuat, segala tingkah lakunya, pekerjaannya harus selalu diperhatikan karena inilah yang lebih menaruh kesadaran dan keinsyafannya kepada anggota.
H. Type-Type Pemimpin 1. Type Pribadi
Kepemimpinan pribadi dibuktikan oleh adanya kontak pribadi yang langsung dari pemimpin kepada anggotanya. Kepemimpinan semacam ini biasanya sangat efekif di dalam usaha apapun baik yang kecil atau pun yang besar.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 34
2.Kepemimpinan Non-Pribadi Tidak dirasakan langsung, melainkan lewat
anggotanya, atau melalui non personal seperti rencana, instruksi, sumpah atau janji. Hubungan pemimpin dan anggotanya berjalan tidak langsung.
3. Kepemimpinan Otoriter Pemimpin seperti ini menganggap leadership
sebagai haknya, ia berpendapat bahwa ia dapat menentukan apa dan bagaimana sesuatu harus dikerjakan. Pengawasan sangat tegang pula.
4.Kepemimpinan DemokratisGolongan anggotanya ikut serta memberikan
pendapat mereka. Ini baiknya terutama jika anggota golongan itu terdiri dari orang-orang yang cakap dan cerdas. Jika mereka tidak mempunyai keinginan untuk bekerja sama dan mengejar cita-cita yang murni, maka tipe ini akan gagal.
5. Kepemimpinan PaternalisticPemimpin menjaga kepentingan anggota seperti
seorang datuk mengasuh kemenakannya atau anak semangnya, melindungi, menjuruskan dan memimpin. Biasanya kepercayaannya akan diri sendiri dan kesanggupan atas anggota tidak dapat berkembang.
6. Kepemimpinan Kelompok yang setujuanSeperti suatu perkumpulan sepakbola yang sedang berlatih.
I. Teori Kepemimpinan
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 35
Sifat-sifat dan kwalitas yang perlu ada pada pemimpin, yaitu:
1. Energi jasmani dan rohaniPemimpin pada umumnya mempunyai semangat
yang besar, keuletan yang mengagumkan, aktivitas dan kecerdasan yang melebihi lainnya.
2. Gairah Memimpin Selera akan tujuan dan jurusan memimpin. Ia akan
memiliki kekuatan dan keyakinan tentang apa yang dilaksanakan dan dengan cara bagaimana mencapainya.
3. Semangat Tujuan yang sehat dan baik belum cukup untuk
menimbulkan semangat. Untuk itu pada anggotanya harus digerakkan emosinya, harapannya, tekadnya. Semangat adalah alat yang penting untuk seorang pemimpin yang harus dapat membangkitkan semangat anggotanya.
4. Ramah Tamah
Ini perlu untuk dapat menimbulkan rasa hormat dan simpati anggotanya.
5. Tanggung JawabOrang yang memberi kepercayaan kepada seorang
pemimpin, bila mereka yakin dan percaya bahwa ia akan menetapi janjinya, pemimpin haruslah berani menanggung resiko dari kepemimpinannya jika perlu dengan pengorbanan.
6. Intelligensia atau kecerdasan
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 36
Setiap pemimpin hendaknya berpengetahuan cukup untuk mencapai tujuannya dan guna melaksanakan kepemimpinannya.
7. Sanggup mengambil keputusanProses dalam mengambil keputusan itu adalah
dengan menimbang-nimbang berbagai faktor meskipun berasal dari berbagai pendapat anggotanya. Dengan adanya pengumpulan segala bahan keterangan dan factor yang cukup, seorang pemimpin dapat dengan bijaksana mengambil keputusan.
J. Bagaimana Seseorang Menjadi Pemimpin Dalam hal ini tiga cara, yaitu:
1. Membentuk diri sendiri.2. Dipilih oleh segolongan manusia.3. Ditunjuk oleh pemimpin yang dipilih oleh anggota
organisasi.
K. Kewibawaan dan Tanggung Jawab1. Asal-usul kewibawaan
a. Menurut Weber, kewajiban dalam susunan masyarakat ada tiga macam:1)Kewibawaan menurut undang-undang. Jadi yang
sifatnya percaya pada sahnya susunan dan peraturan-peraturan menurut hukum
2)Kewibawaan yang serta tradisional yang percaya pada sucinya tradisi dan adat istiadat yang mengesahkan kewibawaan.
3)Kewajiban orang yang mendapat rahmat dari Allah SWT.
b. Sumber kewibawaan itu adalah:
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 37
1)Tehnik. Kewibawaan diperoleh secara keahlian khusus.
2)Moril. 3)Pribadi. Kewibawaan pribadi beasal dari
kepribadian seseorang.
2. Tanggung JawabAlvin Brown membahas wujud dan sifat dari
tanggung jawab sebagai berikut: “Tanggung jawab “responsibility” adalah suatu beban dimana seorang dapat diminta pertanggungjawabannya”.Tanggung jawab mempunyai beberapa aspek, yaitu:a. Tanggung jawab sebagai kewajiban yang harus
dilaksanakanb. Tanggung jawab sebagai penentu kewajiban. c. Tanggung jawab sebagai kewibawaan.
Ketiga aspek ini merupakan sebagai alat yang dapat dipisahkan satu sama lainnya, dan ketiga-tiganya disebut dengan tanggung jawab. Setiap anggota organisasi dianggap telah menerima tugas yang harus dilaksanakannya menurut kecapakannya dengan sebaik-baiknya. Yang demikian itu akan menciptakan rasa tanggung jawab melasanakan tugas dan kewajibannya. Rasa tanggung jawab ini dapat pula dilihat dari dua fase:Fase I : Bagaimana proses pelaksanaan kewajiban
yang dibebankan kepadanya untuk mencapai tujuan/hasil tertentu
Fase II : Sampai dimana kewajiban yang dibebankan kepadanya dicapai serta bagaimana mempertanggung-jawabkan kepada pemimpinnya.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 38
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 39
PANITIA
A. Pedoman Menentukan Panitia atau KomitePikiran pokok yang mendorong dibentuk suatu panitia
atau komite untuk suatu tugas tertntu adalah jika jelas nyata bahwa sebuah panitia akan memberikan lebih banyak faedah, baik dipandang dari hasil, cara kerja maupun dari sudut lain. Beberapa patokan dimana pekerjaan pantia lebih bermanfaat antara lain:
1. Bila ada suatu masalah yang akan ditangani dibutuhkan keterangan dan pendapat dari tenaga ahli, misalnya akan mengadakan perencanaan yang memerlukan pendapat dan pertimbangan dan pengalaman mereka dalam masing-masing bidang keahlian.
2. Untuk suatu hajat yang membutuhkan kerja sama dari beberapa bagian. Misalnya, dalam suatu perusahan yang sedang berkembang. Pada suatu ketika keuangan mengahdapi kesulitan karena macet, maka untuk mencari jalan keluar perlu dibentuk suatu komite yang terdiri dari manager penjualan, pembelian, produksi dan keuangan
3. Tujuan komite tersebut adalah untuk mengadakan koordinasi antara keuangan perusahaan dengan kebijaksanaan penjualan, pembelian dan produksi sehingga dapatlah diatasi kemacetan keuangan tersebut.
4. Bila sebuah organisasi menghadapi persoalan yang akibat buruknya akan dirasakan oleh seluruh anggota organisasi, maka perlu sekali untuk membentuk suatu komite guna memecahkan persoalan yang khusus.
5. Yang dipilih menjadi panitia atau komite hendaknya yang representatif, perlu diperhatikan bahwa pekerjaan yang akan dikerjakan oleh panitia itu memerlukan
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 40
kecakapan dan ketangkasan, karena pekerjaan ini memerlukan waktu yang sangat singkat serta kerapihan kerja, maka anggota yang duduk dalam panitia mewakili sebagai atau golongan yang berkepentingan.
C. Aspek-Aspek Yang Merugikan Dalam KepanitiaanAspek yang merugikan antara lain:
1. Karena terdiri dari beberapa anggota dengan tanggung jawab yang beraneka ragam serta latar belakang yang berbeda pula, maka pekerjaan panitia itu dapat tersesat jalannya, apabila dalam panitia terdapat beberapa pendapat yang berbeda-beda atau bertentangan yang didukung oleh sebagian anggota, maka pendapat-pendapat inilah yang mungkin tidak menghasilkan keputusan, bahkan melahirkan tiga fikiran berbeda.
2. Waktu yang harus disediakan dan ongkos yang dikeluarkan merupakan hal-hal yang perlu diperhatikan dan selalu diperhitungkan. Mungkin sekali anggota panitia harus mengadakan perjalanan ke berbagai tempat untuk memperoleh lebih banyak keterangan.
3. Terpecahnya tanggung jawab. Suatu delegasi mempunyai tanggung jawab yang tidak hanya diberikan kepada seseorang saja, tetapi kepasa suatu kelompok. Mereka masing-masing mempunyai rasa tanggung jawab yang berbeda. Berbeda kalau kekuasaan itu diberikan kepada seseorang. Akibat dari itu semua, mereka tidak akan selalu merasa memikul beban atau tanggung jawab jawab jika sebagian usaha gagal sama sekali. Bahkan mereka mungkin menyalahkan satu sama lain. Dengan demikian mereka mengalihkan tanggung jawab itu.
D. Petunjuk Menjalankan Panitia Dengan Efektif
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 41
1. Rumuskanlah kewajiban dan tanggung jawab panitia yang akan dibentuk itu dengan tegas dan terang.
2. Pilihlah anggota panitia sesuai dengan tugas panitia tersebut.
3. Berikanlah bantuan yang cukup kepada panitia.4. Rumuskanlah prosedur yang tepat sehingga gerak yang
efektif dapat diharapkan.5. Tentukanlah ketua panitia dan ketua rapat yang tepat. 6. Adakanlah penilaian dengan mengontrol konklusi yang
diambil oleh panitia.7. Ongkos-ongkos yang dikeluarkan hendaknya dapat
dipertanggung-jawabkan dengan hasil yang diperoleh.8. Biasakanlah mendokumentasikan rumus-rumus yang
telah disepakati sehingga dapat merupakan bahan yang penting untuk organisasi kelak di kemudian hari.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 42
RAPAT
Rapat adalah suatu pertemuan organisasi yang resmi dengan tata tertib yang agak mengikat. Sehingga keputusan-keputusan yang ditetapkan dalam rapat tersebut bersifat mengikat.
Agar supaya rapat itu berfaedah dalam arti kata dapat mengembangkan sifat kepemimpinan, maka hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 43
A. Macam-Macam RapatRapat terdiri dari:
1. Rapat Pleno, adalah rapat yang dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Rapat ini diadakan untuk:a. Pemilihan pimpinan rapat pleno yang terdiri dari
seorang ketua, seorang wakil ketua dan seorang sekretaris.
b. Pencalonan Ketua Umum OSDU. c. Pemilihan Ketua Umum OSDU.d. Penilaian laporan pertanggungjawaban pengurus
OSDU pada akhir masa jabatannya.e. Acara, waktu dan tempat rapat pleno dikonsultasikan
dengan pembina OSDU. 2. Rapat Pengurus, adalah rapat yang dihadiri oleh seluruh
pengurus organisasi. Rapat ini diadakan untuk:a. Rapat Pleno pengurus, untuk
1)Penyusunan Program Kerja Tahunan OSDU2)Penilaian pelaksanaan program kerja OSDU tengah
tahunan dan akhir tahun.3)Membahas laporan pertanggungjawaban OSDU
pada akhir masa jabatan.b. Rapat Pengurus Harian, adalah rapat pengurus yang
dihadiri oleh para pengurus harian OSDU untuk membicarakan dan mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan harian.
c. Rapat Koordinasi, adalah rapat yang dihadiri oleh Ketua dan para Ketua Bagian.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 44
B. Perencanan Rapat1. Rencanakanlah waktu tertentu untuk mengadakan rapat,
berikanlah kesempatan kepada anggota yang akan mengikuti rapat.
2. Acara rapat hendaknya disusun berdasarkan usul-usul yang dikemukakan oleh anggota pengurus. Usul-usul dapat bersifat resmi dapat juga tidak resmi, untuk kepentingan ini hendaknya dibentuk panitia khusus yang menyusun acara rapat.
3. Panitia ini bersama-sama dapat menghubungi anggota lain dalam usaha mengumpulkan usul-usul acara rapat.
4. Konsep rapat yag telah disusun oleh panitia ini hendaknya disahkan oleh ketua terlebih dahulu. Apabila dianggap perlu konsep acara tersebut dapat ditinjau kembali dengan mengadakan perubahan sedikit oleh ketua.
C. Pimpinan Rapat1. Pimpinan rapat hendaknya bijaksana agar persoalan yang
dibahas dapat dengan jelas dan terang dapat diikuti oleh semua anggota peserta rapat. Segala persoalan yang penting untuk dibicarakan.
2. Usahakan agar semua peserta rapat ada kesempatan untuk mengemukakan pendapat dan fikiran mereka.
3. Pimpinan rapat harus sanggup dan dapat membedakan pembiraan yang bersifat:a. Mengemukakan fakta.b. Mengemukakan pendapat.
4. Pimpinan rapat hendaklah menjaga agar pembicaraan tidak hanya dimonopoli oleh salah seorang peserta tertentu.
5. Pimpinan rapat harus cakap, dengan cepat dan tepat dapat menyimpulkan hasil pembicaraan dalam rapat,
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 45
sebelum diambil keputusan hendaknya diperhatikan atau dipertimbangkan secara masak. Segala fikiran, pendapat dan pengalaman yang dikemukakan oleh peserta rapat dikembangkan dengan sebaik-baiknya dan teliti, dengan demikian dihindarkan keputusan yang kurang obyektif dan kurang memuaskan. Demi untuk menambah pengetahuan, kecakapan dan pengalaman dalam seluk beluk mengenai rapat, pimpinan dapat diusahakan secara bergiliran, baik yang memimpin ataupun yang mencatat.
C. Cara-Cara Rapat Yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat
adalah:1. Tempat/Posisi Ruangan
a. Meja pimpinan di sebelah kiri.b. Mimbar di sebelah kanan.
2.CorumYaitu jumlah anggota atau pengurus penuh yang
oleh organisasi telah ditetapkan harus hadir dalam suatu sidang guna memutuskan atau merundingkan apa yang harus dirumuskan atau dilaksanakan oleh suatu organisasi.
3.Jalannya Rapat Rapat dipimpin oleh seorang ketua dan sekretaris.
Pimpinan rapat membuka rapat dengan bacaan basmalah. Kemudian mempersilahkan sekretaris untuk melaporkan undangan yang telah disebarkan dan membaca acara rapat sebelum dimulai sidang. Pimpinan sidang menjelaskan tentang susunan acara dan meminta persetujuan hadirin. Keadaan harus dijaga dengan baik begitu pula tata tertib dan disiplin sidang.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 46
4.Persiapan Pimpinan a. Catatan dan ikhtisar rencana yang akan dibicarakan
dalam sidang. b. Menampung segala pendapat atau usul yang
dikemukakan oleh peserta sidang dan menghormatinya.
c. Menyimpulkan pendapat-pendapat yang dikemukakan oleh peserta sidang.
d. Bertindak tegas dan tidak mengakibatkan norma demokrasi disalahgunakan.
e. Bijaksana dalam mempertemukan pendapat yang kontradiksi atau berlawanan.
5.Tugas Sekretaris Sidang a. Mengabsen para hadirin
(mengadakan daftar hadir sebelum sidang dimulai).b. Mencatat atau membuat notulen
rapat.c. Membacakan hasil-hasil rapat
atau notulen.d. Membuat laporan hasil rapat
dan dikirim kepada instansi yang bersangkutan.
6.Tindakan Pimpinan Sidang Dalam Menyambul Usul-Usul yang Diajukan Oleh Peserta Sidang. a. Mengulangi bunyi usul dan
mengajukannya kepada hadirin atau para peserta.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 47
b. Menanyakan kepada hadirin atau para peserta siapa yang mendukung usul tersebut.
c. Mempersilahkan usul tersebut (bila perlu) agar usul tersebut dibahas atau diperdebatkan.
d. Mengadakan pemungutan suara.
7.Membahas atau Memperdebatkan Suatu Usula. Jangan membolehkan anggota
sidang untuk berbicara dua kali jika ada yang lain belum berbicara.
b. Menghentikan pembicaan yang tidak pada point/pokok masalah yang telah ditentukan dan yang berbicara bertele-tele. Bagi pembicara yang kontradiksi jangan menghadapkan mukanya waktu berbicara kepada kawan yang dilawannya, hal ini untuk menghindari timbulnya suasana permusuhan antara dua orang anggota yang kontradiksi dan untuk memudahkan peserta yang lain dalam mendengar dan menimbang alasan-alasan yang dikemukakan.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 48
AD DAN ART ORGANISASI
A. Anggaran Dasar Organisasi Setiap negara yang mempunyai pemerintahan bercorak
demokrasi, tentu memberikan berbagai macam hak kepada penduduknya yaitu hak untuk berhimpun dan berapat atau lazimnya disebut dengan hak berorganisasi. Pada saat ini banyak diketahui berbagai macam perhimpunan yang bertujuan politik, sosial, ekonomi, kebudayaan, dll.
Bagi suatu negara yang mempunyai pemerintahan teratur, berlakulahh Undang Undang Dasar untuk menjamin keselamatan negara dan penduduknya. Undang-undang atau peraturan yang berlaku di organisasi atau perhimpunan disebut Anggaran Dasar (AD) yang dibuat oleh tim tertentu yang disahkan oleh rapat atau sidang anggota yang diadakan untuk pertama kali.
Anggaran Dasar yang disahkan dan diakui itu mempunyai kekuatan dan kekuasaan terbesar dan tertinggi. Semua pengurus dan anggota dari masing-masing perhimppunan atau organisasi yang mempunyai AD wajib tunduk terhadap apa yang dinyatakann oleh AD tersebut.
Penyusunan pasal demmi pasa untuk membuat AD tidaklah mudah, karena inilah yang akan menetapkan tujuan dan cara dari organisasi tersebut. AD dalam suatu organisasi yang teratur rapi dan baik tentu akan memuat antara lain:
1. Dasar dan Tujuan Organisasi. 2. Uraian mengenai cara mencapai tujuan organisasi. 3. Syarat-syarat yang diperlukan untuk menjadi anggota
organisasi itu beserta hak dn kewajibannya masing-masing.
4. Cara memperoleh sumber keuangan.5. Peraturan dan kewajiban pengurus organisasi.6. Peraturan tentang rapat organisasi.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 49
7. Pedoman atau petunjuk tentang masalah-masalah yang harus diatur dalam Anggaran Rumah Tangga (ART) organisasi.
8. Peraturan tentang perubahan Anggaran Dasar.9. Peraturan tentang cara pembubaran organisasi.10. Peraturan lain yang memperbolehkan pengurus
organisasi mengambil keputusan yang tidak disebut dalam AD dan ART.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 50
B. Anggaran Rumah Tangga Organisasi Telah ditegaskan bahwa dalam Anggaran Dasar suatu
organisasi hanya dicantumkan hal-hal yang penting-penting saja, sedangkan dalam Anggaran Rumah Tangga ini disebutkan dan ditentukan hal-hal yang sewaktu-waktu dapat diubah yang antara lain tergantung kepada maju mundurnya suatu organisasi ataupun juga dikarenakan oleh perkembangan zaman (kalau memang hal tersebut mempengaruhi pertumbuhan organisasi).
Anggaran Rumah Tangga harus dibuat sedemikian rupa, sehingga coraknya tidak bertentangan dengan Anggaran Dasar organisasi tersebut yang dimuat dalam Anggaran Rumah Tangga ialah:
1. Hal-hal yang mengenai fungsi, wewenang dan tugas pengurus dan anggota organisasi.
2. Tentang pemberhentian dan pemecatan pengurus atau anggota.
3. Tentang dapat dan tidaknya sesuatu keputusan yang diambil dalam rapat disahkan atau tidak disahkan berdasarkan jumlah anggota yang hadir dalam rapat atau sidang.
4. Hak mengeluarkan pendapat atau suara.5. Urusan pemakaian keuangan organisasi.6. Acara yang harus dibicarakan dalam rapat-rapat dn
sidang musyawarah organisasi dan lain-lain yang dianggap penting selain dari yang tersebut di atas.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 51
ADMINISTRASI
Dari kalangan ilmuwan, ilmu administrasi masih selalu diperselisihkan tentang arti atau namanya. Administrasi dalam bahasa Belanda adalah tata usaha, yaitu segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, mengetik, korespondensi, kearsipan dan lain-lain yang berupa pekerjaan kantor.
Kalau diambil dari bahasa Yunani, berasal dari suku kata AD dan MINISTRASI yang berarti pengabdian atau service atau pemberian jasa di dalam suatu usaha guna mencapai suatu tujuan. Drs. The Liang Gie mengartikan administrasi ialah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Segi-segi administrasi ada tiga macam, yaitu:1. Administrasi dalam arti institusional adalah merupakan
kelompok orang yang menjalankan proses kegiatan ke arah tercapainya suatu tujuan bersama.
2. Administrasi dalam arti fungsional adalah segala kegiatan yang mendahulukan ke arah mencapai suatu tujuan.
3. Administrasi dalam arti proses adalah segala kegiatan sejak dari rumusan tujuan sampai penyelenggaraan sehingga tercapai suatu tujuan.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 52
Menurut Drs. The Liang Gie, ilmu administrasi di Indonesia ini dapat diperinci dari dua sudut: 1. Perincian menurut unsur administrasi.
a. Organisasi. b. Management. c. Tata Hubungan. d. Administrasi Kepegawaian.e. Administrasi Keuangan.f. Administrasi Perbekalan. g. Administrasi Perkantoran. h. Administrasi Humas.
2. Perincian menurut suasana lingkungan serta tujuannya. a. Administrasi Negara
Administrasi negara dapat diperinci dalam cabang pengetahuan khusus seperti:1) Administrasi tentang pajak2) Administrasi tentang pengajaran3) Administrasi tentang kesehatan4) Administrasi tentang kemiliteran atau
administrasi militerSegala proses dalam penyelenggaraan wewenang
untuk kepentingan penduduk dalam suatu negara adalah kegiatan administrasi negara, ada tiga unsur penting dalam suatu administrasi negara, yaitu:a) Organisasi b) Management c) Keuangan
Berorganisasi adalah mengatur suatu usaha dengan jalan bekerja sama di antara sekelompok manusia dalam lingkungan masyarakat.
Maksud berorganisasi di sini adalah:
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 53
a) Menghimpun tenaga sebanyak mungkin menjadi satu kekuatan.
b) Menghimpun tenaga yang berbakat. Untuk bisa berorganisasi dan supaya dapat
menjalankan tindakan. Harus mempunyai pegangan hukum yaitu yang tercantum dalam asas-asas yang dijadikan dasar untuk menjalankan atau melakukan pekerjaan sehari-hari.
b. Administrasi Swasta.1) Administrasi perusahaan2) Administrasi kemasyarakatan3) Yang terdiri dari macam-macam golongan
atau partai4) Administrasi internasional
c. Administrasi SosialContoh: UNESCO, UNO
SURAT
Surat ialah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan, berita, pertanyaan atau segala sesuatu yang dinyatakan, diberitakan kepada orang lain. Surat dapat digolongkan menurut:1. Golongan yang berbentuk kartu pos.2. Golongan yang berbentuk warkat pos3. Golongan yang berbentuk bersampul.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 54
Korespondensi ialah segala aktivitas mulai dari menyusun surat sampai surat ditandatangani dan siap untuk dikirimkan.
A. Penyelenggaraan SuratSebelum menulis surat kepada orang lain hendaklah
difikirkan dahulu apa yang hendak dituliskan di atas surat itu dan kepada siapa surat itu akan dikirimkan. Hendaklah diperhatikan pribadi seseorang yang akan dikirimi, maka terlebih dahuluh hendaklah surat itu dalam bentuk konsep atau kertas sebelum dicantumkan di atas kertas surat.
Yang dimaksud dengan surat berkepala adalah kertas yang dibubuhi:
1. Nama dan alamat pengirim atau nomor telepon2. Nama (nama bagian), alamat pengirim dan ruangan
untuk nommor, hal dan lampiran surat. Kertas surat berkepala seperti yang dimaksudkan di
atas biasa didapati pada surat-surat perorangan yang gemar memakai kepala. Sedangkan macam surat pada bagian (b) sering dipakai oleh jawatan pemerintah, instansi, perusahaan atau organisasi lainnya.
B. Nomor Surat Tidaklah semua surat memakai dan memerlukan nomor.
Nomor surat hanya lazim dipakai untuk surat-surat resmi yang diselenggarakan oleh jawatan, badan pemerintah, swasta, atau organisasi lainnya. Ini disebabkan besarnya faedah yang diambil dari surat itu, antara lain:
1. Memudahkan pencarian surat itu dari tempat penyimpanannya.
2. Dapat diketahui banyak sedikitnya surat yang masuk dan surat yang keluar dalam setahunnya atau sebulannya.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 55
Nomor surat itu ada dua macam, yaitu:1. Nomor surat lengkap, yaitu terdiri dari:
a. Nomor urut surat.b. Code bagian, bendel, bulan dan periode pengurusc. Tahun. Contoh : 088/UP/F/III/2006088 : Nomor surat yang dibuatUP : Code bagian kantor yaitu Urusan Pegawai
berarti bersangkut paut dengan kepegawaian
F : Code bendel, arsip surat tersebut dimasukkan dalam bendel F.
III : Code bulan, surat itu dibuat pada bulan Maret, atau surat tersebut dibuat oleh pengurus periode yang ke III.
2006 : Tahun pembuatan surat tersebut.
Untuk surat-surat dinas militer, laporan dan lain-lain biasanya dibawah nomro surat dan lampiran diberi perkataan : SIFAT
Contoh : a. Nomor : 359/D-I/A/III/2006 Lamp : Sifat : Rahasia Hal : Penangkapan Terorisb. Nomor : 013/BP/E-a/XX/2006 Lamp : Sifat : Mohon Perhatian Hal : Laporan Umum
2. Nomor surat yang tidak lengkap terdiri dari:a. Nomor/Codeb. Nomor/Tahun
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 56
C. Jenis Surat1. Surat Partikelir2. Surat Dinas3. Surat Dagang
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 57
D. Isi Surat 1.Pembukaan Surat
Pembukaan surat sering berlainan dan dibuat sesuai dengn selera dari siapa saja yang akan mengirimkan surat. Tetapi tidak semua surat dapat memakai pembukuan menurut sekehendak hati, untuk korespondensi resmi banyak pula istilah-istilah dan kalimat tertentu seperti surat dagang, surat permohonan surat keputusan, surat keterangan dan lain-lain.
2.Isi Surat Isi surat banyak macam ragamnya. Untuk menyusun
isi surat, orang dapat leluasa sekali dan boleh memakai caranya sendiri tergantung pada pokok hal yang akan dijadikan isi surat.
Agar suapa penerima surat itu dapat memahami maksud kandungan isi surat, maka kalimat yang dipakai harus sederhana, tepat, singkat, ringkas, tetapi jelas dan terang. Bahasa yang dipakai hendaknya bahasa yang baik susunannya. Kalimatnya pun harus teratur, sesuai dengan golongan surat yang dibuatnya, seperti surat korespondensi, surat kepputusan, surat keterangan, dan lain sebagainya.
3.PenutupSemua surat harus ada penutupnya, sebab kalau
tidak ada penutupnya dapat meniimbulkan prasangka yang tidak-tidak. Sudah selesaikan surat itu? Apa lanjutan dari persoalan yang dimaksudkan dalam surat itu? Dan lain sebagainya.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 58
4.Lampiran Surat Kadang-kadang ada surat yang disertai surat lain
atau turunan surat, seperti pokok acara sidang, susunan pengurus, surat keterangan, dsb. Kalau ada surat yang diberi lampiran surat ini, harus diterangkan dalam surt dengan kata-kata. Contoh: Lampiran : 3 helai. Ini berarti selain surat resmi ada 3 buah surat sebagai lampirannya.
5.Tembusan Surat atas Tindasan Surat Surat diberi tembusan bial persoalan yang
dimaksudkan dalam surat tersebut menyangkut atau ada hubungan dangan pihak atau instansi lain. Surat yang dikirim ke Kantor Pendidikan Agama misalnya, masih ada hubungan dengan kantor Lembaga Perbendaharaan Negara dalam masalah keuangan, maka dikirimlah surat tembusan ke kantor tersebut agar supaya dapat ikut mengetahui persoalan yang dimaksudkan di dalam surat tersebut.
Kepada siapa tembusan itu dikirimkan harus disebutkan juga dalam surat resmi itu, yang biasanya ditulis di bagian bawah sebelah kiri.
Surat resmi paling sedikit dibuat rangkap dua, yang asli atau paling atas dikirimkan dan yang lain dibawahnya sebagai duplikat, simpan sebagai arsip.
6.Stempel a. Di sebelah kiri tnda tangan sekretaris (jika memang
ada ketuanya).b. Sebagian tanda tangan harus terkena stempel.c. Tidak di atas tanda tangan dan tidak pula menutupi
tanda tangan. d. Tidak diulangi walaupun kurang jelas/terang.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 59
Contoh surat resmi:
YAYASAN PENDIDIKAN ISLAM PONDOK PESANTREN DARUL ULUM
Jl. Marsekal Surya Darma – Selapajang Jaya – Neglasari – Kota Tangerang
Nomor : 088/DUCS/B-a/IX/2008 Tangerang, 14 Juli 2008Lamp : 1 lembar Hal : Pemberitahuan Kepada Yang Terhormat,
Pimpinan Ponpes Darul UlumDi
Tempat Bismillahirrahmanirrahim. Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Bersama ini kami memberitahukan dengan segala hormat bahwa dalam rangka peningkatan mutu Pelatihan Komputer di Pondok Pesantren Darul Ulum, perlu diadakan perlombaan komputer cepat.
Maka dengan ini kami akan mengadakan perlombaan tersebut pada:
Hari : Jum’at Tanggal : 20 Juli 2008Waktu : Pukul 08:00 WIBTempat : Aula Pondok Pesantren Darul Ulum Acara : Terlampir
Demikianlah surat ini kami sampaikan, semoga dapat menjadikan maklum adanya.
Bagian Pelatihan Komputer Pondok Pesantren Darul Ulum
Ketua Sekretaris
Muhammad Najib Akmal Fielya Maharani Mumtazah
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 60
Tembusan 1. Yth. Pembimbing2. Yth. Bagian Pengasuhan Santri3. Yth. Penasehat4. Arsip
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 61
ARSIP
Arsip ialah suatu kumpulan catatan yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara mudah dan cepat ditemukan.
Istilah lain dari arsip ialah segala sesuatu yang berkenaan dengan penyimpanan segala surat yang meliputi korespondensi, surat-surat instruksi, surat edaran, akte. Atau singkatnya arsip adalah pembendaharaan surat-surat termasuk di dalamnya surat-surat yang telah dijadikan buku atau kitab, baik mendani benda-benda surat maupun mengenai tempat penyimpanan surat-surat.
Kata arsip berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang artinya simpanan dan dalam bahasa Inggris “File”. Dalam bahasa latin “Archievum” yang berarti penyimpanan (gedung penyimpanan) surat-surat, peraturan-peraturan, undang-undang, dll.
Terdapat dua macam arsip,1. Arsip surat keluar2. Arsip surat masuk
Adapun tempat untuk menyimpan arsip disebut “MAP” dengan berbagai macamnya, antara lain:1. Stopmap Folio untuk menyimpan surat yang akan
ditandatangani oleh kepala.2. Snelhecter Map untuk menyimpan surat-surat berharga
seperti kwitansi, nota pembelian dan sebagainya.3. Order Map. Ini dua macam:
a. Yang besar berukuran 28.5 x 34.5 cm untuk menyimpan laporan daftar gaji, dll.
b. Yang kecil berukuran 28.5 x 17.5 cm untuk menyimpan surat-surat berharga seperti kwitansi, nota pembelian dan sebagainya.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 62
A. Sistem Kearsipan Ada dua macam sistem kearsipan
1. Berdasarkan “nomor surat” ialah dimana surat disimpan berdasarkan urusannya masing-masing seperti: surat-surat yang berhubungan dengan keuangan diarsipkan sesuai dengan arsip keuangan.
2. Berdasarkan perihal ialah kearsipan dimana penyimpanan surat-surat itu berdasarkan perihal surat.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 63
B. Bagian-Bagian Arsip1. Arsip Permanent ialah arsip surat-surat penting yang ada
hubungnnya dengan kantor atau perusahaan yang bersangkutan.
2. Arsip Active ialah surat-surat yang setiap waktu masih dibutuhkan.
3. Arsip inactive ialah arsip dari surat yang sudh jarang dipakai, umumnya surat-surat yang lebih dari satu tahun.
4. Arsip mati ialah arsip dari surat yang sudah tidak pernah dipakai lagi (umumnya surat-ssurat yang lebih dari 5 tahun).
Masalah kearsipan sangat penting sebab pada kantor besar umumnya diadakan suatu tempat khusus yang merupakan pusat penyimpanan arsip dengan staff khusus, dimana surat seluruh bagian kantor ditetapkan menjadi satu.
Keuntungan pemusatan arsip sebagai berikut: 1. Pertanggungjawaban seluruh arsip dipikulkan kepada
seorang pegawai atau staf2. Arsip dapat dipakai oleh semua bagian pada tempat yang
tertentu.3. Surat-surat itu tidak tersebar pada masing-masing bagian
yang kadang-kadang bisa hilang terlupakan dan lain sebagainya.
4. Segala rahasia kantor, perusahaan atau suatu organisasi dapat terjamin.
C. Cara Menyimpan Arsip1. Bagian arsip menerima arsip surat masuk dan keluar dari
semua bagian kantor.2. Sebelum surat-surat itu masuk bendel arsip, harus
dipisahkan antara surat masuk dan surat keluar.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 64
3. Setelah dipisahkan menurut surat masuk dan keluar kemudian dipisahkan menurut bagian-bagian (bagian keuangan, kepegawaian, dsb). Jadi arsip bagian yang mempunyai bundel tersendiri.
4. Setelah penggolongan menurut bagian-bagian kantor, baur sudat disusun. Biasanya tiap bendel dimana induk (nomor polite) yang bersifat code, yakni yang memudahkan pemeriksaan.
5. Selesai dengan penggolongan kemudian arsip disusun menurut tanggal masuk keluarnya surat. Lalu dimasukkan dalam bendel arsip setelah dilobangi dengan alat yang dinamakan “Ferforator”.
6. Jika surat-surat sudah masuk dalam bendel itu lalu disusun lagi dalam rak yang disebut rak arsip.
D. Perumusan ArsipSurat yang tidak dipakai karena sudah lebih kwatunya
tidak boleh dibuang tetapi harus disimpan sebagai benda-benda arsip. Tempat penyimpanan itu harus terjammin keselamtannya dan keamanannya. Bila benda-benda itu sudah waktunya dimusnahkan harus memenuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh peraturan negara, organisasi, perusahaan, dll.
E. Surat Yang Segera Disimpan 1. Surat yang tidak memerlukan jawaban 2. Surat yang tidak penting untuk dipelajari karena isi surat
itu tidak mempunyai hubungan sama sekali dengan urusan pekerjaan atau kantor atau perusahaan.
3. Surat yang sudah merupakan suatu yang basi atau tidak penting.
F. Surat Yang Tidak Segera Disimpan1. Surat yang memerlukan jawaban atau balasan
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 65
2. Surat yang mengandung permintaan yang bersangkutan dengan urusan pekerjaan dari jawatan, kantor atau perusahaan.
3. Surat edaran yang bertalian dengan urusan pekerjaan. 4. Surat apa saja yang harus dipelajari dahulu sebelum
disimpan. 5. Surat instruksi yang berhubungan dengan urusan
pekerjaan. 6. Surat yang memuat peraturan perundang-undangan.
Setelah surat-surat tersebut sudah tidak terpakai lagi disediakan suatu tempat yang khusus terpisah satu dengan lainnya.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 66
BUKU AGENDA SURAT
Buku agenda ialah buku catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor jawatan. Cara penggunaan buku agenda ini ada 2 macam, yaitu:1. Secara Double (berganda)
Surat yang diterima dan yang dikirim dicatat dalam dua buku agenda. a. Agenda keluar, untuk mendata surat-surat yang dikirim.b. Agenda masuk, untuk mencatat surat-surat yang
diterima.
2. Secara Single (tunggal)Surat yang diterima dan yang dikirim diagendakan/dicatat dalam sebuah buku agenda saja. a. Buku Agenda Umum, buku agenda yang digunakan
untuk mencatat surat-surat yang dikirim dan diterima oleh semua kantor.
b. Buku Agenda Bagian, buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang dikirimkan oleh bagian-bagian kantor.
A. Mengagendakan Surat 1. Mengagendakan surat dimulai pada saat mengadakan
pembukuan surat-surat.2. Pada awal bulan dalam satu tahun.
B. Menutup AgendaBuku agenda ditutup tiap-tiap akhir tahun atau pada
saat jawatan kantor tidak bekerja lagi. Caranya:1. Garis berikutnya harus digaris tebal sebagai garis
tertutup.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 67
2. Dua garis setelah garis penutup itu dicantumkan kata-kata:
…………. tgl : ……………… th : …….Agendaris
Cap
(Nama Terang)
Agendaris biasanya termasuk dari bagian Tata Usaha, maka kadang-kadang sekretaris juga menyatakan legalisasinya (pengesahannya) dengan mencantumkan:
Mengetahui,Kepala Bagian Tata Usaha
Sekretaris
Muhammad Nahwan Abyan
C. Kewajiban Agendaris1. Mengagendakan surat-surat yang masuk dan surat keluar
dan membutuhkan catatan tentang pengagendaan masing-masing surat.
2. Mengusahakan supaya buku-buku yang dipegang itu dapat menjadi buku petunjuk tempat dimana surat-surat itu diagendakan.
3. Bekerja sama secara administrasi sebaik-baiknya dengan semua pejabat baik di bagian/lingkungan sendiri atau di bagian lain.
Contoh agenda surat secara double
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 68
Tgl Nomor Agenda
Surat Masuk
Ket
Tanggal
Nomor Lamp.
Dari Hal
17/7/06
03/B/VII/2006
16/7/06
02/BPS/DU/VII/2006
1 lemb
ar
Bag. Pengasu
han Santri
Pemberitahua
n
Tgl Nomor AgendaSurat Keluar Ket
Kepada Perihal Lampiran 18/7/0
606/BPS/DU/VII/
2006OSDU Undangan 1 lembar
Contoh agenda surat secara singleNo. Urut Tanggal Surat Lamp Alamat Hal Ket
Masuk
Keluar
Masuk
Keluar
Tgl
No.
a.1 a.2 b.1 b.2 c.1
c.2 d e F g
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 69
Keterangan agenda:a. Untuk mencatat nomor urut surat dari surat yang masuk
(a.1) atau surat yang keluar (a.2)b. Untuk mencatat tanggal masuknya surat (b.1) atau tanggal
pengiriman surat yang akan dikeluarkan (b.2)c. c.1 mencatat tanggal yang tercantum pada surat
masuk/keluar tersebutc.2 mencatat nomor dari surat yang masuk/keluar dengan menuliskan seluruhnya.
d. Untuk mencatat berapa lembar lampiran yang dilampirkan pada surat tersebut.
e. Untuk mencatat alamat/nama pengirim dari surt masuk atau nama/alamat dari yang dituju oleh surat yang keluar
f. Untuk mencatat perihal/isi surat masuk/keluarg. Hanya diisi keterangan yang diperlukan dari surat
masuk/keluar
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 70
BUKU EKSPEDISI
Buku Ekspedisi disebut juga “Buku Pengantar Surat” untuk mencatat pengiriman surat kepada pihak lain. Orang yang melaksanakan pekerjaan ekspedisi disebut ekspeditur. Buku ekspedisi terbagi tiga, yaitu: 1. Buku ekspedisi extern (luar kota) ini digunakan untuk
mengirim surat kepada kantor atau jawatan dengan melibatkan kantor pos.
2. Buku ekspedissi intern (dalam kota) ini digunakan untuk mengirim surat kepada kantor atau jawatan dalam kota saja.
3. Buku ekspedisi local yang digunakan untuk membagi surat di dalam kantor masing-masing pihak yang di dalam sebuah kantor.
Kegunaan buku ekspedisi antara lain:1. Untuk menjamin keselamatan surat-surat yang dikirimkan
ke kantor yang dituju.2. Untuk tanda bukti bagi pengantar surat, bahwa surat itu
benar-benar disampaikan kepada yang bersangkutan3. Untuk menghormati yang dikirim.
Contoh buku ekspedisi:
No.
Tanggal Kirim
Surat yang diserahkan
Alamat
Tanda Tangan
PenerimaTgl Nomor Banyak
a b c d e f g
Keterangan:a. Untuk menulis nomor surat yang diserahkan b. Untuk menulis tanggal pembuatan surat yang dikirim c. Untuk menulis tanggal pembuatan surat yang diserahkan
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 71
d. Diisi dengan nomor surat yang diserahkane. Diisi menurut banyaknya surat yang diserahkanf. Untuk menulis kepada siapa surat itu diserahkang. Tempat untuk membubuhkan tanda tangan bagi yang
meneriam penyerahan, kadang-kadang pada kolom ini dibubuhi stempel dinas dan juga tanggal penerimaan.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 72
DISPOSISI
Disposisi berarti catatan singkat atau petunjuk kepala kantor/direktur/ pimpinan kepada karyawannya. Contoh memberi disposisi:
1. Ditulis dengan singkat di tempat surat yang kosong.2. Kemudian diparaf/ditandatangani.3. Diberi tanggal waktu di bawahnya.
1. Ketiklah 10 x 2. Balas, tidak ada lowongan
16/6/2006 10/9/20061. diperintah mengetik 10 lembar
2. diperintahkan membalas surat tersebut yang menyatakan tidak ada lowongan
Tanda tangan tersebut adalah tanda tangan yang mendisposisiTanggal adalah tanggal waktu mendisposisi.Catatan:
f. Disposisi direktur biasanya merupakan petunjuk beleid (kebijaksanaan dalam penyelesaian suatu pekerjaan.
g. Disposisi kepala bagian merupakan perintah kepada bawahannya untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 73
BUKU KAS
Buku kas ialah buku yang dipergunakan untuk mencatat masuk keluarnya uang dalam kas. Buku kas dapat dikerjakan dengan:A. Cara folio (scontro)
1.Cara folio dwi halaman Buku kas yang dikerjakan secara dwi halaman terdiri
dari 2 buah muka halaman, yaitu:a. Halaman debet, yang dipergunakan untuk mencatat
pemasukan atau penerimaan uang dengan menyebut asal uang itu. Halaman debet terdiri dari beberapa kolom antara lain:1) Untuk mencatat tanggal pemasukan
uang tersebut.2) Untuk mencatat keterangan dari mana
saja yang didapati, singkat tapi jelas.3) Untuk mencatat nonor urut dari bukti
penerimaan uang.4) Untuk mencatat jumlah uang yang
diterima oleh kas pada tanggal itu.b. Halaman credit, yang dipergunakan untuk mencatat
pengeluaran uang dengan menyebut sebab/alasan dikeluarkannya uang tersebut.Halaman kredit itu terdiri dari beberapa kolom antara lain:1)Untuk mencatat tanggal ketika pengeluaran uang
tersebut.2)Untuk mencatat segala keterangan untuk apa dan
kepada siapa saja uang dikeluarkan 3)Untuk mencatat nomor urut dari buku pengeluaran
uang.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 74
4)Untuk mencatat jumlah uang yang dikeluarkan pada tanggal itu
Catatan:Buku kas dapat berupa kwitansi, faktur, bon kontan, nota pembayaran dan sebagainya. Nomor-nomor urut dibubuhkan pada bukti-bukti kas disebut nomor bukti kas. Selisih antara jumlah penerimaan dengan pengeluaraan disebut saldo kas.
2. Cara folio satu halaman (camera)Buku kas secara halaman (camera) adalah pembukuan
keluar masuknya uang di dalam satu halaman. Biasanya pembukuan dengan cara ini dilakukan oleh kantor-kantor kecil.Buku kas secara camera terdiri dari beberapa kolom, yaituKolom 1, dipergunakan untuk mencatat tanggal
penerimaan maupun pengeluaran keuangan.Kolom 2, dipergunakan untuk menuliskan
a. Penerimaan uang dengan menyebutkan sumbernya
b. Pengeluaran uang dengan menyebutkan keperluannya.
Kolom 3, dipergunakan untuk menulis nomor urut dari bukti kas yang ada, baik bukti kas penerimaan maupun pengeluaran.
Kolom 4, dipergunakan untuk menuliskan jumlah penerimaan uang. Kolom 5, dipergunakan untuk menuliskan jumlah pengeluaran uang.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 75
Contoh: Buku kas folio dwi halaman bulan Desember 2005Tangg
alUraian NBK Jumlah Tangg
alUraian NB
KJumlah
Des, 1 Saldo Kas bulan lu
- Rp. 12.000,-
Des, 2 Gula 1 kg 1 Rp. 3.000,-
Des, 2 Iuran anggota 1 Rp. 5.000,-
Des, 5 2 lampu 2 Rp. 1.700,-
Des, 5 Uang olah raga
2 Rp. 7.000,-
Des, 6 Obat-obatan 3 Rp. 700,-
Des, 7 Café 3 Rp. 2.500,-
Des, 9 Kertas Rp. 400,-
Jumlah Rp. 6.500,-
Saldo Rp. 20.000,-
Rp. 26.500
Rp. 26.500
Contoh: Buku kas folio satu halaman bulan Desember 2005
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 76
Tanggal
Uraian NBK
JumlahPemasuk
anPengelua
ranDes, 1 Saldo kas bulan lalu - Rp.
12.000,--
Des, 2 Membeli bola sepak a - Rp. 3.000,-
Des, 13
Iuran anggota 1 Rp. 5.000,-
-
Des, 14
Uang olahraga 2 Rp. 7.000,-
-
Des, 15
Membeli lampu b - Rp. 1.500,-
Des, 16
Uang dari koperasi 3 Rp. 2.500,-
-
Des, 27
Membeli kaos lampu c - Rp. 500,-
Des, 28
Membeli kertas d - Rp. 400,-
Des, 30
Membeli obat-obatan e - Rp. 1.100,-
Jumlah Rp. 26.500,-
Rp. 6.500,-
Saldo bulan lalu Rp. 20.000,-
Jumlah semua Rp. 26.500,-
Rp. 26.500,-
3.Cara TabelarisBuku kas tabelaris disebut juga buku kas berlajur-lajur
atau bergolong-golong. Dikatakan begitu karena di dalamnya berisi kolom/lajur menurut keperluan kantor yang bersangkutan.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 77
Pada dasarnya merupakan perluasan dari buku kas secara folio, dimana halaman yang disebelah kiri disebut hlam debet, sedangkan halam yang ada sebelah kanan disebut kredit.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 78
ORGANISASI SISWA DARUL ULUM (OSDU)
A. PendahuluanOSDU adalah suatu organisasi yang mempunyai
peranan untuk mengemban aspirasi siswa, menyalurkan kreatifitas, jiwa kepemimpinan serta minat dan bakat mereka. Di Darul Ulum, OSDU memberikan andil yang cukup besar dalam upaya melaksanakan visi dan misi sekkolah, yaitu mewujudkan sumber daya yang unggul dalam iptek dan imtak sebagai bekal utama untuk menjadi pemimpin bangsa di masa yang akan datang.
Sebagai wadah aspirasi siswa, OSDU dengan berabgai divisi yang ada merupakan sarana untuk mengembangkan kreatifitas mereka, khususnya dalam pengembangan ranah afektif dan psikomotorik.
Mengingat sistem sekolah di Pondok Pesantren Darul Ulum yang berpola asrama (boarding school) maka lingkup kerja para anggotanya selama berada di sekolah dan berlangsung selama mereka berada di lingkungan asrama. Untuk itulah sistem organisasi yang dibangun mencakup seluruh aspek aktivitas siswa di Pondok Pesantren Darul Ulum.
B. Pengertian OSIS1. Secara Semantis
Di dalam Surat Keputusan Direktur Jendral Pendidikan Dasar dan Menengah Nomor 226/C/Kep/0/1993 disebutkan bahwa organisasi kesiswaan di sekolah adalah OSIS. Kepanjangan OSIS terdiri dari: Organisasi, Siswa, Intra dan Sekolah. Masing-masing mempunyai pengertian:
a. Organisasi adalah kelompok kerjasama antara pribadi yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi dalam hal ini dimaksudkan satuan atau
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 79
kelompok kerjasama para siswa yang dibentuk dalam usaha mencapai tujuan bersama, yaitu mendukung terwujudnya pembinaan kesiswaan.
b. Siswa adalah peserta didik pada satuan pendidikan dasar dan menengah.
c. Intra adalah berarti terletak di dalam dan di antara. d. Sekolah adalah satuan pendidikan termpat
menyelenggarakan kegiatan belajar mengajar sehingga berjenjang dan berkesinambungan. Dengan sistem boarding school, maka terminologi sekolah yang dimaksud adalah pola kesatuan baik di sekolah maupun di asrama. OSIS berarti suatu organisasi yang ada di dalam dan di
lingkungan sekolah yang bersangkutan. 2. Secara Organisasi
OSDU adalah salah satu wadah organisasi siswa yang sah di Pondok Pesantren Darul Ulum, mencakup pola pembinaan siswa di sekolah dan asrama, yang tidak mempunyai hubungan organisatoris dengan OSIS di sekolah lain dan tidak menjadi bagian/alat dari organisasi lain yang ada di luar sekolah.
3. Secara FungsionalDalam rangka pelaksanaan kebijaksanaan pendidikan
khususnya di bidang pembinaan kesiswaan di sekolah dan asrama.
4. Secara SistemApabila OSDU dipandang sebagai sistem berarti OSDU
sebagai tempat kehidupan berkelompk siswa untuk berkejasama dalam mencapai tujuan bersama.
Dalam hal ini OSDU dipandang sebagai suatu sistem, dimana sekumpulan siswa mengadakan koordinasi dalam
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 80
upaya menciptakan satu organisasi yang mampu mencapai tujuan pembinaan kesiswaan di sekolah dan asrama. Oleh karena itu organisasi sebagai suatu sistem ditandai beberapa ciri pokok, yaitu:
a. Berorientasi pada tujuanb. Memiliki susunan kehidupan kelompokc. Memiliki sejumlah peranand. Terkoordinasie. Berkelanjutan dalam waktu tertentu.
C. Tujuan1. Menghimpun ide, pemikiran, kreativitas, bakat dan
minat siswa ke dalam salah satu wadah yang bebas dari pengaruh negatif dari luar sekolah.
2. Mendorong sikap, jiwa dan semangat kesatuan dan persatuan di antara para siswa, sehingga timbul satu kebanggaan untuk mendukung peran sekolah sebagai tempat terselenggaranya proses belajar mengajar.
3. Sebagai tempat dan sarana untuk berkomunikasi, menyampaikan pikiran dan gagasan dalam usaha untuk lebih mematangkan kemapuan berpikir, wawasan dan pengambilan keputusan.
D. PerananSebagai salah satu jalur dari pembinaan kesiswaan, peranan OSDU adalah.
1. Sebagai WadahOSDU merupakan wadah kegiatan para siswa di
Pondok Pesantren Darul Ulum bersama dengan jalur
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 81
pembinaan yang lain utnuk mendukung tercapainya tujuan pembinaan kesiswaan. 2. Sebagai Penggerak atau Motivator
Motivator adalah perangsang yang menyebabkan keinginan dan semangat para siswa untuk berbuat dan melakukan kegiatan bersama dalam mencapai tujuan. OSDU tampai sebagai penggerak apabila para
pembina dan pengurus mampu membawa OSDU untuk dapat menyesuaikan dan memenuhi kebutuhan yang diharapkan, yaitu: menghadapi perubahan, memiliki daya tangkat terhadap ancaman, memanfaatkan peluang dan perubahan, dan yang penting kepuasan kepada anggota.
Awal periode kepengurusan dimulai pada bulan September di setiap tahunnya. Upacara pelantikan pengurus baru dilaksanakan usai LDKS (Latihan Dasar Kepemimpinan Siswa) sekaligus serah terima dari pengurus lama dan pengambilan sumpah jabatan bagi pengurus baru. Para pengurus baru dilantik langsung oleh Kepala Madrasah dengan disaksikan oleh Dewan Guru dan seluruh siswa.
E. Pengelolaan Pelaksanaan Pengelolaan merupakan suatu rangkaian kegiatan,
mulai dari proses merencanakan, mengatur atau mengorganisasikan, melaksanakan, mengendalikan, menvaluasi dan mengembangkan sesuatu dalam rangka mencapai tujuan yang diharapkan.
Pengelolaan OSDU selalu mengacu kepada buku Pedoman Santri dan buku Pekan Perkenalan dalam rangka mewujudkan visi dan misi sekkolah. OSDU yang dibentuk adalah wadah organisasi siswa, baik di sekkolah maupun di
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 82
asrama. Oleh karena setiap siswa menjadi anggota OSDU selama masih di Pondok Pesantren Darul Ulum, maka keanggotaanny secara otomatis berarkhir dengan keluarnya siswa dari Darul Ulum.
F. Perangkat Osdu Peraangkat OSDU terdiri dari: Penasehat OSDU,
Pembina OSDU, dan Pengurus OSDU.1. Penasehat OSDU terdiri dari:
a. Kepala Sekolahb. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan.
Rincian tugas:1) Menugaskan guru sebagai pembina OSDU dengan
Surat Keputusan Kepala Madrasah. 2) Memberikan arahan kepada Pembina dalam
pengelolaan, pembinaan dan pengembangan OSDU. 3) Mengesahkan dan melantik Pengurus OSDU dengan
Surat Keputusan Kepala Madrasah.
2. Pembina OSDU Pembina OSDU adalah guru yang ditugaskan oleh Kepala Madrasah yang disahkan dengan Surat Keputusan. a. Bertanggung jawab atas seluruh pengelolaan,
pembinaan dan pengembangan OSDU.b. Memberikan arah kepada Ketua Umum OSDU dan Tim
Formatus dalam penyusunan Pengurus OSDU.c. Mengarahkan penyusunan Anggaran Rumah Tangga
dan Program Kerja OSDU.d. Menghadiri rapat-rapat.e. Mengadakan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas
OSDU.
3. Pengurus OSDU
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 83
Syarat Pengurus OSDU:a. Takwa kepada Allah SWT b. Memiliki budi pekerti yang baik dan sopan santun
terhadap orangtua, guru dan teman.c. Memiliki kemauan, kemampuan dan pengetahuan yang
memadai.d. Dapat mengatur waktu dengan sebaik-baiknya,
sehingga pelajarannya tidak terganggu karena menjadi pengurus OSDU.
e. Tidak duduk di Kelas 6 MA
G. Kewajiban Pengurus Osdu 1. Menyusun dan melaksanakan Program Kerja sesuai
dengan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga OSDU.
2. Selalu menjunjung tinggi nama baik, kehormatan dan martabat Pondok Pesantren Darul Ulum.
3. Kepemimpinan pengurus OSDU bersifat kolektif.4. Menyampaikan laporan pertanggungjawaaban kepada
seluruh anggota pada akhir masa jabatan. 5. Selalu berkonsultasi dengan Pembina.
H. Struktur dan Rincian Tugas Pengurus1. Ketua Umum
a. Memimpin organisasi dengan baik dan bijaksana.b. Menggkoordinasikan semua anggota kepengurusanc. Menetapkan kebijaksanaan yang telah dipersiapkan
dan direncanakan oleh anggota kepengurusan. d. Memimpin rapat.e. Menetapkan kebijaksanaan dan mengambil keputusan
berdasarkan musyawarah dan mufakat.f. Setiap saat mengevaluasi kegiatan anggota
kepengurusan.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 84
2. Sekretarisa. Memberi masukan/saran kepada Ketua Umum dalam
mengambil keputusan.b. Mendampingi Ketua Umum dalam memimpin setiap
rapat. c. Menyiapkan, mendistribusikan dan menyimpan surat
serta arsip yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan.
d. Menyiapkan laporan, surat, hasil rapat dan evaluasi kegiatan.
e. Bersama Ketua Umum menandatangani setiap surat. f. Bertanggung jawab atas tertib administrasi
organisasi.g. Bertindak sebagai notulis dalam rapat atau
diserahkan kepada Wakil Sekretaris.
3. Bendaharaa. Bertanggung jawab dan mengetahui segala
pemasukan atau pengeluaran uang atau biaya yang diperlukan.
b. Membuat tanda bukti kwitansi setiap pemasukan atau pengeluaran uang untuk pertanggungjawaban.
c. Bertanggung jawab atas inventaris dan perbendaharaan.
d. Menyampaikan laporan keuangan secara berkala.
4. Ketua Bagiana. Bertanggung jawab atas seluruh kegitan bagian yang
menjadi tanggung jawabnya. b. Melaksanakan kegiatan bagian yang telah
diprogramkan.c. Memimpin rapat bagian.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 85
d. Menetapkan kebijakan bagian dan mengambil keputusan berdasarkan musyawarah dan mufakat.
e. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan bagian kepada Ketua Umum.
5. Bagian IMTAK (Iman dan Takwa)Program Kerja Rutina. Penulisan Haditsb. Perawatan dan Pengelolaan Perpustakaan c. Puasa Sunnah (Senin dan Kamis)d. Kulma (Kuliah Lima Menit) ba’da Dzuhur.e. Yasinan.f. Barzanji malam Jum’at
Program Kerja Insidental a. Peringatan Isro’ Mi’rojb. Peringatan Hari Raya Idul Adhac. Peringatan 1 Muharramd. Syiar Ramadhan
6. Bagian IPTEK (Ilmu Pengetahuan dan Teknologi)a. Lomba cerdas cermatb. Lomba Madingc. Penerbitan Darul Ulum Post
7. Bagian Hubungan Sosial dan Kemasyarakatana. Camping sambil berdakwahb. Buka puasa bersama guru dan siswa.c. Kotak Dana Sosiald. Bakti Sosial e. Studi Bandingf. Pengiriman Darul Ulum Post ke sekolah laing. Papan informasi di gedung sekolah dan asrama
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 86
8. Bagian Kebersihan Lingkungan a. Lomba kebersihan kamar, asrama dan kelasb. Lomba poster lingkunganc. Penambahan tempat sampah d. Daur ulange. Penempelan slogar/moto tentang kebersihan
9. Bagian Bahasaa. Muhadloroh Tiga Bahasab. Lomba Pidato Tiga Bahasac. Month of Language
10. Bagian Kepanduana. Kegiatan Pramuka Mingguanb. Lomba baris berbarisc. Pelantikan Paskibra (Pasukan Pengibar Bendera)d. Camping Outbound
11. Bagian Olahragaa. Pelatihan Bola Basket dan Sepakbolab. Mengadakan Darul Ulum Cup c. Senam Jum’at d. Pemeliharaan dan perawatan inventaris olahragae. Pencatatan peminjaman barang invetaris olahraga.
12. Bagian Keamanana. Apel/Upacara Seninb. Pelaksanaan sholat lima waktuc. Pengawasan piket asrama, kelas dan halamand. Pengawasan Muhadloroh, Pramuka dan Muhadatsahe. Pengawasan rambutf. Pemberian penghargaan terhadap siswa terdisipling. Menjaga inventaris keamanan.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 87
I. Pengesahan Dan Pelantikana. Berdasarkan lapooran pembina OSDU tentang
terbentuknya susunan pengurus OSDU yang baru, Kepala Madrasah mengesahkan dengan mengeluarkan Surat Keputusan Kepala Madrasah tentang susunan pengurus OSDU tersebut.
b. Kepala Madrasah melantik seluruh pengurus OSDU secara terbuka di hadapan dewan guru dan seluruh siswa.
STRUKTUR KEPENGURUSAN OSDU Pembina
Ketua Umum
Bendahara Sekretaris
Bagian IMTAK
Bagian IPTEK Bagian Humas
Bagian Bahasa
Bagian Lingkungan
Bagian Olahraga
Bagian Keamanan
Bagian Kepanduan
Siswa/Siswi
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 88
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN SISWA(LDKS)
A. Dasar Pemikiran 1. Patah tumbuh hilang berganti. Begitulah motto OSDU
dalam mengantisipasi bergantinya kepengurusan yang lama kepada kepada kepengurusan yang baru, karena telah berakhirnya masa jabatan selama satu tahun dan kenaikan kelas para pengurus lama ke kelas enam.
2. Di samping itu dalam rangka mengembangkan partisipasi siswa untuk mengatur setiap aktivitas yang dilakukan, baik dalam pengaturan waktu, pemikiran dan kreativitas yang positif.
3. Pengurus OSDU merupakan kader dan calon pemimpin yang diharapkan peka terhadap aspirasi masyarakat dan dinamika lingkungannya. Untuk itu dirasa perlu untuk memberikan bekal kepada siswa/siswi dalam menghadapi masalah dalam organisasi khususnya dan masyarakat pada umumnya. Semoga dengan LDKS ini melahirkan kader pemimpin yang tangguh secara akhlak dan intelektual.
B. Tujuan Kegiatan Tujuan Kegiatan ini adalah:
1. Terciptanya santri/pelajar yang berakhlak mulia, handal, kreatif, inovatif dan bertanggung jawab.
2. Membentuk karaktek pemimpin yang kuat dan terarah.3. Meningkatkan potensi individu dan kelompok dan
menggapai tujuan bersama.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 89
C. PesertaPeserta yang mengikuti Latihan Dasar Kepemimpinan
Siswa adalah seluruh pengurus OSDU serta seluruh siswa MTs-MA Darul Ulum.
D. Metode Latihan Untuk mencapai tujuan maka diupayakan pelaksanaan
kegiatan ini dengan metode variatif, yaitu:1. Ceramah2. Dialog3. Diskusi Kelompok4. Simulasi5. Penugasan6. Latihan Kepemimpinan7. Outbond training for team building
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 90
DISKUSI
A. DefinisiDiskusi adalah tukar pikiran antara peserta diskusi
untuk memperoleh pengertian yang lebih tepat mengenai suatu masalah. Sebenarnya diskusi adalah kegiatan manusia yang ilmiah. Suatu kegiatan yang mencari kreativitas dan menyenangkan. Diskusi itu diikuti oleh bebagai tingkatan ilmu yang dimiliki. Dengan demikian penyelenggaraannya akan selalu ada perbedaan karena berbagai perbedaan karena perbedaan pola pikir. Dalam suatu diskusi para pesertanya berpikir bersama dan mengungkapkan pikirannya sehingga menambah pengertian dirinya karena beraneka pandangan kawan-kawan diskui, pada masalah yang didiskusikan, melalui diskusilah pribadi-pribadi tumbuh pada kelompok dan terbentuk.
B. Kegunaan Diskusi
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 91
1. Melatih untuk berani mengungkapkan pendapat sendiri dan berpikir secara tepat, kritis, logis dan obyektif.
2. Belajar menghargai pendapat orang lain untuk mencapai kesimpulan yang benar.
3. Diskusi mampu membentuk diri peserta, sebab tidak hanya mampu menambah ilmu pengetahuan dan pengalaman serta kecapakan, tetapi sikap toleransi juga terus berkembang.
4. Dengan diskusi kita akan terbuak kenyataan di sekeliling kita, keadaan ini menggugah kita untuk memperkembangkan ilmu ndan pengertian kita menurut prinsip yang benar dan mendorong kita untuk menyelesaikan masalah yang kita hadapi.
C. Tujuan Diskusi 1. Menggali nilai-nilai di sekitar kita dengan seksama,
terutama persoalan-persoalan yang berhubungan dengan manusia dan sikap mereka dalam menghadapi suatu masalah.
2. Merencanakan tindakan atau langkah supaya dapat menyelesaikan sesuatu masalah yang dihadapai.
3. Dapat bertindak bersama sesuai dengan rencana.
D. Macam-Macam Diskusi 1. Diskusi Panel, adalah suatu diskusi untuk menilai
suatu masalah dimana seorang pemimpin bertindak sebagai moderator yang mengatur jalannya diskusi antara beberapa orang penulis. Tanya jawab dapat pula berlangsung bersama hadirin. Dalam diskusi ini ditetapkan juri yang menilai kebenaran dan kesimpulan-kesimpulan dapat diambil.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 92
2. Simposium, adalah suatu diskusi dimana pihak penyelenggara mengharapkan simposium beberapa ahli menyampaikan prasarat singkat dilanjutkan diskusi atau tukar pikiran di hadapan sejumlah hadirin. Hadirin dapat mengajukan pertanyaan. Pandangan dan pendirian yang berbeda terungkapkan dan kesimpulan-kesimpulan dapat diambil.
3. Seminar adalah suatu bentuk diskusi dimana pihak penyelenggara mengharapkan agar masalah yang didiskusikan tersebut memperoleh perhatian dari pihak-pihak yang bersangkutan dan mengharapkan agar masalah tersebut segera ada penyelesaiannya.
4. Cara Studi, mempelajari suatu kasusu yang telah diketahui sebab-sebab terjadinya, yang selanjutnya diperlukan tindak lanjut untuk menghadiri atau menyelesaikan kasus t ersebut disini pembimbing mengemukakan kasus, yakni suatu rangkaian kejadian dengan segala liku-likunya, segala datanya yang merupakan suatu permasalahan yang memerlukan pemecahan.
5. Insiden studi (Mempelajari peristiwa), mirip dengan cara studi tetapi kasusnya belum tersusun rapi dan jelas.
E. Pedoman Untuk Peserta Diskusi 1. Mempersiapkan diri dengan sebaik-baiknya.2. Berani berbicara.3. Jangan saling berbisik.4. Berbicaralah dengan jelas dan objektif..5. Tenang menghadapi kritik.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 93
6. Cari kebaikan dan kebenaran..7. Tetap pada tema, jangan keluar dari persoalan yang
didiskusikan.8. Tanyakan hal yang masih kabur.9. Memperdalam bahan-bahan atau materi yang
didiskusikan.
F. Ciri-Ciri Peserta Diskusi yang Baik1. Dia berusaha melihat persoalan:
a. Dari surut yang berguna bagi seluruh kelompok.b. Dari sudut pandangan orang lain pula.
2. Dengan demikian, sekali ditemukan idenya akan menjadi milik bersama, rela dikritik, diperbaiki dan dirubah.
3. Tahu membatasi bicara tetapi berani mengungkapkan pendapatnya bila yang masih diam tanpa reaksi.
G. Pimpinan DiskusiSifat-sifat dan peranannya:1. Pemimpin diskusi terdiri dari seorang ketua dan
penulis.2. Pemimpin sidang dipimpin atau dipegang oleh ketua
dan diharapkan dapat menguasai lalu lintas pertukaran pikiran.
3. Pemimpin harus memberikan analisa tentang suatu hal yang agak kompleks.
4. Pemimpin harus tegas dan berani. 5. Peimpin harus tetap zakelijk, obyektif, adil tidak berat
sebelah, tidak keras kepala atau malah salah faham.6. Pemimpin diskusi adalah jiwa seluruh peserta diskusi.
Dialah yang menghidupkan, mengaktifkan dan mendorong para peserta, menjaga kelancaran diskusi.
7. Penulis adalah pita rekaman dari pada diskusi.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 94
H. Tehnik Pelaksanaan Diskusi 1. Moderator memulai jalannya diskusi, menjelaskan tema
secara global guna memudahkan pemrasaran untuk menyampaikan masalah.
2. Pemrasaran menyampaikan makalah dengan jelas dan memberi waktu bagi peserta untuk bertanya.
3. Moderator memberikan rangsangan dan pandangan agar timbul pendapat pro dan kontra serta benturan yang tajam dari para peserta.
4. Moderator mempersilahkan peserta diskusi untuk menyampaikan pendapatnya, tanggapannya. Apabila dipandang perlu moderator boleh mempergunakan termin-termin demi tertibnya diskusi.
5. Seluruh pendapat dalam diskusi ditulis oleh penulis.
I. Istilah-istilah dalam Diskusi 1. Moderator : pemimpin sidang diskusi. 2. Pemrasaran : pembawa makalah dalam diskusi.3. Panelis : pembawa makalah dalam diskusi
panel. 4. Diskusan : peserta diskusi.5. Tutor : pembimbing dalam diskusi (dalam
latihan).6. Termin : pembatasan dan pembagian waktu.
J. Pengaturan Penyelenggaraan Diskusi Penyelenggaraan diskusi harus diatur sedemikian rupa hingga dapat menghasilkan permasalahan yang diharapkan:1. Menetapkan makalah dari pihak pemrasaran,
penyanggah.2. Menetapkan permasalahan yang didiskusikan.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 95
3. Menentukan para petugas moderator, notulis, pemrasaran dan pembimbing.
4. Makalah-makalah dari pihak pemrasaran penyanggah atau pembanding sebaiknya jauh sebelum diskusi diselenggarakan, sudah dibagikan kepada peserta diskusi sehingga mereka dapat mempersiapkan diri dari sempurna.
5. Tempat diskusi diatur sedemikian rupa, sehingga memudahkan komunikasi antar moderator, pemrasaran, pembanding penyanggah dengan peserta.
6. Semua peserta dibuat merasa dekat dengan moderator dan tidak kesulitan apa-apa kalau memerlukan sesuatu kekurangan dari pihak moderator, maupun dari pihak pemrasaran, pembanding atau penyanggah.
7. Adanya ketetapan diskusi yang sudah disampaikan oleh pihak penyelenggara kepada semua peserta diskusi sebelum diskusi dimulai.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 96
MOTTO
SIAP MEMIMPIN DAN SIAP DIPIMPIN
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 97
PATAH TUMBUH HILANG BERGANTI
SEBESAR KEINSYAFANMU
SEBESAR ITU PULA KEUNTUNGAN MU
HIDUP SEKALI HIDUPLAH YANG BERARTI
LAMBAN KETINGGALAN, MALAS TERGILAS
BERHENTI MATI
BERANI HIDUP TAK TAKUT MATI
TAKUT MATI JANGAN HIDUPTAKUT HIDUP MATI SAJA
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 98
PEKERJAAN ITU KALAU DICARI BANYAK
TAPI KALAU DIKERJAKAN KURANG
PERJALANAN 1000 KM HARUS DIMULAI
DARI AYUNAN LANGKAH KAKI YANG PERTAMA
SEDIKIT BICARA BANYAK KERJA
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 99
DAFTAR ISIKATA SAMBUTANKATA PENGANTARDAFTAR ISIPENDAHULUANORGANISASI
A. Pengertian Organisasi...................................... 3B. Masalah Organisasi.......................................... 4C. Identitas dan Tujuan Organisasi ..................... 4D. Komunikasi....................................................... 4E. Tugas dan Kewajiban Anggota Organisasi ...... 4F. Pembagian Departemen................................... 6G. Instruksi/Perintah............................................. 7H. Koordinasi........................................................ 7
TINGKATAN ORGANISASI MENURUT TERITORIALNYA A. Organisasi Sekolah ......................................... 8B. Organisasi Luar Sekolah ................................ 9C. Organisasi Kelas ............................................. 9
MANAGEMENTA. Pengertian Management.................................. 11B. Sifat-sifat Manager........................................... 11C. Sasaran Management....................................... 11D. Tujuan Management........................................ 12E. Pola Management (POACE).............................. 12
a. Planning ...................................................... 12b. Organizing.................................................... 14c. Actuating ..................................................... 14d. Controlling................................................... 14
CARA YANG BAIK DALAM MEMBERIKAN PERINTAH A. Kebutuhan Akan Rasa Harga Diri.................... 16B. Kebutuhan Akan Rasa Aman ........................... 16C. Kebutuhan Akan Rasa Belongness dan Love.... 17D. Kebutuhan Akan Rasa Berpartisipasi .............. 17E. Kebutuhan Akan Rasa Aktualisasi ................... 18
FAKTOR ALAT KERJA A. Keadaan Tempat Kerja.................................... 19B. Ketrampilan Kerja............................................ 20
LEADERSHIP
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 100
A. Teknik Kepemimpinan .................................... 21B. Teknik Kepemimpinan dan Sikap Mental Anggota
.........................................................................21C. Gaya Kepemimpinan........................................ 23D. Faktor-faktor Partisipasi Anggota.................... 24E. Kepribadian Pemimpin..................................... 24F. Situasi Kepemimpinan...................................... 25G. Sifat-sifat Pemimpin......................................... 25H. Type-type Pemimpin ........................................ 26I. Teori Kepemimpinan........................................ 27J. Bagaimana Seseorang Menjadi Pemimpin ...... 28K. Kewibawaan dan Tanggung Jawab................... 28
PANITIA A. Pedoman Menentukan Panitia/Komite............ 30B. Aspek-aspek yang Merugikan dalam Kepanitiaan
.........................................................................30C. Petunjuk Dalam Menjalankan Panitia dengan Efektif
.........................................................................31RAPAT
A. Macam-macam Rapat ...................................... 32B. Perencanaan Rapat.......................................... 33C. Pimpinan Rapat................................................ 33D. Cara-cara rapat................................................ 34
AD DAN ART ORGANISASIA. Anggaran Dasar Organisasi............................. 37B. Anggaran Rumah Tangga Organisasi .............. 38
ADMINISTRASI ....................................................... 39SURAT
A. Penyelenggaraan Surat ................................... 41B. Nomor Surat .................................................... 41C. Jenis Surat ....................................................... 42D. Isi Surat ........................................................... 42
ARSIPA. Sistem Kearsipan ............................................ 46B. Bagian-bagian Arsip ........................................ 48C. Cara Penyimpanan Arsip ................................. 48D. Perumusan Arsip ............................................. 49E. Surat Yang Segera Disimpan .......................... 49
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 101
F. Surat Yang Tidak Segera Disimpan ................. 49BUKU AGENDA SURAT
A. Mengagendakan Surat .................................... 50B. Menutup Agenda ............................................. 50C. Kewajiban Agendaris ....................................... 51
BUKU EKSPEDISI.................................................... 53DISPOSISI................................................................. 54BUKU KAS................................................................. 55ORGANISASI SISWA DARUL ULUM (OSDU)
A. Pendahuluan..................................................... 58B. Pengertian OSIS .............................................. 58C. Tujuan ............................................................. 59D. Peranan ........................................................... 60E. Pengelolaan Pelaksanaan ................................ 60F. Perangkat OSDU ............................................. 61G. Kewajiban OSDU ............................................. 26
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN SISWA (LDKS)B. Dasar Pemikiran............................................... 67C. Tujuan Kegiatan............................................... 67D. Peserta ............................................................ 67E. Metode Latihan ............................................... 67
PEDOMAN BERDISKUSIA. Definisi ............................................................ 69B. Kegunaan Diskusi............................................. 69C. Tujuan Diskusi ................................................. 69D. Macam-macam Diskusi .................................... 70E. Pedoman Untuk Peserta Diskusi ..................... 70F. Ciri-ciri Peserta Diskusi Yang Baik ................. 70G. Pimpinan Diskusi ............................................. 70H. Teknik Pelaksanaan Diskusi ............................ 70I. Istilah-istilah Dalam Diskusi ............................ 72J. Pengaturan Penyelenggaraan Diskusi ............. 72
MOTTO.......................................................................Identitas Pemilik ........................................................
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 102
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT atas
karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan Buku
Panduan Organisasi untuk santri Pondok Pesantren Darul
Ulum khususnya dan bagi umat Islam pada umumnya.
Buku ini disusun berdasarkan sumber aslinya yang
berasal dari Pondok Modern Gontor dengan berjudul
“Tuntunan Berorganisasi” yang dilengkapi dengan buku dari
MA Unggul (Insan Cendikia). Buku ini dapat dipergunakan
sebagai bekal praktis Latihan Dasar Kepemimpinan dan
Organisasi siswa di dalam kampus Pondok Pesantren Darul
Ulum.
Bila pada cetakan kedua ini terdapat kekeliruan dan
kesalahan dalam penulisan atau apapun bentuknya, kami
mohon untuk dikoreksi dan ditegur agar dapat
disempurnakan dan menjadi manfaat bagi kita semua.
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 103
Wassalamu’alaikum Wr.Wb.
Tangerang, 15 September 2008
Pengasuh Pondok Pesantren Darul Ulum
Ahmad Fauzi al-Mubarok, M.Ag
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 104
Identitas Santri
Nama lengkap :
……………………………………………………
Nama panggilan : ……………………………………………………
Tempat, tanggal lahir :
……………………………………………………
Hobby :
……………………………………………………
Alamat lengkap : ……………………………………………………
……………………………………………………
Kode Pos……………Telp/Hp…………………..
Tangerang, ………………………
(…………………………………………..)
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 105
Panduan Berorganisasi
Edisi Kedua September 2008
Penyusun:Ahmad Fauzi al-Mubarak, M.Ag
Sumber:* Buku Tuntunan Berorganisasi
Pondok Modern Darussalam Gontor* Buku Madrasah Aliyah Unggul
Departemen Agama RI
Penerbit:Pondok Pesantren Darul Ulum
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 106
* Untuk kalangan sendiri
UNTUK KALANGAN SENDIRI
Pondok Pesantren Darul Ulum Jl. Marsekal Surya Darma – Rawa Rotan
Kel. Selapajang Jaya – Kec. Neglasari - Kota Tangerang
Pondok Pesantren Darul Ulum
Panduan Organisasi 107
Propinsi Banten – Indonesia (021) 5503103 / 5590952
Pondok Pesantren Darul Ulum