BUKU PANDUAN (Reference Manual) SISTEM INFORMASI ... · yang mudah, fasilitas pencetakan katalog, barcode, kartu anggota, ... Tgl Masuk : Diisi sesuai dengan saat buku tersebut diterima,

BUKU PANDUAN (Reference Manual) SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN (SIP)

JURUSAN TEKNIK PERKAPALAN FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS DIPONEGORO SEMARANG

2011

1

KATA PENGANTAR

Terima kasih atas kepercayaannya menggunakan Sistem Informasi Perpustakaan

ini yang dikembangkan oleh Team Teknologi Informasi Jurusan Teknik Perkapalan

Fakultas Teknik Undip Semarang. Semoga dengan menggunakan program ini akan

diperoleh manfaat yang besar dalam pengelolaan perpustakaan.

Sistem Informasi Perpustakaan merupakan sistem manajemen terpadu yang

diperuntukkan bagi pengelolaan perpustakaan. Konsep terpadu ini memungkinkan Sistem

Informasi Perpustakaan dapat digunakan secara luas oleh perpustakaan atau unit kerja

yang ingin meningkatkan efisiensi pelayanan dan transaksi. Beberapa fasilitas yang

digunakan di sini antara lain fasilitas barcode scanner yang memudahkan pencatatan

transaksi, sistem pencarian dengan berbagai macam pilihan pencarian, sistem transaksi

yang mudah, fasilitas pencetakan katalog, barcode, kartu anggota, dll yang terpadu akan

memudahkan dalam mengelola perpustakaan.

Salah satu keistimewaan perangkat-lunak ini adalah bahwa pengembangannya

dibangun dari perangkat-lunak yang berbasis open source alias gratis sehingga tidak perlu

khawatir mengenai lisensi atau hak cipta. Model open source ini dikembangkan secara

terus-menerus oleh berbagai kalangan di seluruh dunia sehingga memungkinkan untuk

mengembangkan perangkat-lunak yang fleksibel sesuai dengan kebutuhan.

Namun demikian sebagai manusia biasa tentu tak luput dari salah dan

kekurangan, sehingga saran dan kritik yang membangun demi semakin sempurnanya

program ini akan tetap kami nantikan. Akhirnya selamat menggunakan program ini

semoga bermanfaat dan terima kasih atas kerja sama dan kepercayaan yang telah

diberikan.

Semarang, 01 Nopember 2010

Team TI Teknik Perkapalan

Lib.kapal.undip.ac.id

2

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ……………………………………………………….. 1

DAFTAR ISI ………………………………………………………….......... 2

BAB I PENDAHULUAN ………………………………………….. 3

BAB II MENU UTAMA …………………………………………….. 4

BAB III BUKU ………………………………………………………… 5

3.1 Daftar Buku …………………………………………… 6

3.2 Mencari Buku …………………………………………. 8

3.3 Statistik ……………………………………………….. 10

3.4 Tambah Asal Buku …………………………………… 10

BAB IV JURNAL …………………………………………………….. 11

4.1 Daftar Paper ………………………………………….. 13

4.2 Mencari Paper ………………………………………… 14

4.3 Daftar Jurnal …………………………………………. 15

BAB V SKRIPSI …………………………………………………….. 17

5.1 Daftar Skripsi ………………………………………… 18

5.2 Mencari Skripsi ……………………………………… 19

5.3 Pembimbing …………………………………………. 20

BABA VI ANGGOTA …………………………………………………. 21

6.1 Anggota Aktif ……………………………………….. 22

6.2 Mencari Anggota Aktif ………………………………. 24

6.3 Mencari Seluruh Anggota …………………………… 25

6.4 Master Anggota ……………………………………… 26

6.5 Non-anggota ………………………………………… 26

BAB VII PEMINJAMAN ……………………………………………. 29

BAB VIII PENGEMBALIAN ………………………………………… 31

BAB IX MENCARI …………………………………………………. 33

BAB X LAPORAN …………………………………………………. 34

10.1 Buku-buku dipinjam ………………………………... 34

10.2 Buku-buku Jatuh Tempo …………………………… 35

10.3 Buku-buku terlambat dikembalikan ………………… 36

10.4 Sub-menu yang lain …………………………………. 36

BAB XI PILIHAN …………………………………………………… 37

BAB XII PASSWORD ……………………………………………….. 39

BAB XIII PENGUNJUNG ……………………………………………. 40

BAB XIV LOGOUT ………………………………………………….. 41

3

BAB I

PENDAHULUAN

Sistem Informasi Perpustakaan merupakan perangkat-lunak yang ditujukan untuk

pengelolaan perpustakaan. Sistem ini berbasis web client-server, sehingga untuk dapat

menggunakannya minimal harus ada satu buah komputer sebagai server dan satu buah

sebagai client. Untuk kondisi minimal komputer server dan client bisa menjadi satu

meskipun dengan hasil yang kurang optimal. Komputer yang tersedia di sisi client

sebaiknya dari jenis Pentium II ke atas dengan Sistem Operasi Windows atau Linux atau

sistem operasi lain dengan fasilitas web browser.

Pengguna atau username dari Sistem Informasi Perpustakaan ini dibagi menjadi 4

grup yaitu Admin, Pustaka, Eksekutif dan Operator. Grup Admin adalah yang paling

tinggi tingkatannya karena seluruh menu yang ada dapat diakses. Demi keamanan, grup

ini sebaiknya hanya diberikan secara terbatas saja. Grup berikutnya adalah Pustaka yang

dimaksudkan bagi kegiatan operasional perpustakaan seperti transaksi peminjaman dan

pengembalian dan pemasukan data. Grup Eksekutif sesuai namanya tidak perlu menu

operasional, tetapi cukup menu Laporan dan Pencarian. Grup Operator dimaksudkan bagi

pemasukan data-data buku perpustakaan yang bisa dilakukan oleh mahasiswa atau

lainnya dan tidak perlu mempunyai akses dalam transaksi.

Buku Petunjuk ini berisi seluruh menu yang ada atau menu yang bisa diakses oleh

username Admin, untuk username yang lain menunya menyesuaiakan dengan tingkat

kewenangannya masing-masing.

Untuk memulai menggunakan Sistem Informasi Perpustakaan komputer harus

sudah terhubung ke jaringan SIP, dengan pertama-tama membuka aplikasi dengan cara:

1. Membuka web browser seperti Internet Explorer, Opera dll.

2. Mengetikkan alamat IP tempat aplikasi dan data SIP di-link-kan, misalnya alamat

http://192.168.0.254/ ataupun alamat lain sesuai dengan yang ditetapkan oleh

administrator jaringan.

3. Selanjutnya memasukkan username dan password yang dimiliki, dan jika semua

benar dan login berhasil maka sudah bisa menggunakan menu-menu yang ada di

Sistem Informasi Perpustakaan.

4

BAB II

MENU UTAMA

Setelah mengisi username dan password dengan betul maka akan tampil menu utama seperti di bawah ini.

Menu Utama terdiri dari beberapa menu yaitu :

1. Buku : Berisi operasi pengolahan buku, antara lain mengisi data buku baru,

mengedit, mencari dll.

2. Jurnal : Berisi operasi pengolahan Jurnal dan Paper, antara lain mengisi data

baru, mengedit, mencari dll. Di sini Paper merupakan bagian dari

Jurnal artinya satu Jurnal bisa terdiri dari beberapa Paper.

3. Skripsi : Berisi operasi pengolahan skripsi, antara lain mengisi data skripsi

baru, mengedit, mencari dll.

4. Anggota : Berisi operasi pengolahan anggota, antara lain mengisi data anggota

baru, mengedit, mencari, mengaktifkan keanggotaan dll.

5. Peminjaman : Untuk melakukan transaksi peminjaman.

6. Pengembalian : Untuk melakukan transaksi pengembalian.

7. Mencari : Berisi operasi pencarian yang meliputi pencarian buku, paper, skripsi

dan anggota.

8. Laporan : Berisi tentang informasi transaksi peminjaman dan pengembalian.

9. Pilihan : Berisi tentang pengaturan yang akan diterapkan dalam Sistem

Informasi Perpustakaan ini dan juga untuk mem-backup database.

10. Password : Berisi tentang penggantian password dan membuat username baru.

11. Pengunjung : Digunakan untuk mencatat pengunjung.

12. Logout : Digunakan untuk keluar dari Sistem Informasi Perpustakaan.

BAB III

BUKU

5

Menu Buku ini terdiri dari beberapa sub-menu, yaitu : Daftar Buku, Mencari

Buku, Statistik, Tambah Asal Buku seperti gambar di bawah ini.

Pada menu Buku yang pertama tampil adalah form isian untuk mengisi data-data

buku baru. Untuk berpindah dari satu item (field) ke item yang lain dapat dilakukan

dengan menekan tombol Tab atau mengarahkan mouse ke item yang akan dituju. Adapun

item yang harus diisi adalah :

a. Klasifikasi : Diisi dengan nomer DDC sesuai dengan isi buku tersebut

b. Copy : Diisi jika buku tersebut adalah buku yang kedua dan seterusnya,

misalnya C.1.

c. Bahasa : Diisi sesuai dengan bahasa yang digunakan pada buku tersebut.

d. No. Inventaris : Diisi sesuai dengan nomer inventaris buku.

e. Tgl Masuk : Diisi sesuai dengan saat buku tersebut diterima, format penulisan

harus sesuai dengan contoh.

f. Judul : Diisi sesuai dengan judul buku tersebut.

g. Volume/Jilid : Disi jika buku tersebut terdiri dari beberapa jilid/volume, misalnya

V.1 atau J.1.

h. Pengarang I : Diisi nama pengarang pertama buku tersebut dengan format nama

keluarga di depan diikuti dengan namanya sendiri, misalnya :

McDowell, Ian.

i. Penerbit : Diisi nama penerbit buku tersebut.

j. Pengarang II : Diisi nama pengarang kedua (bila ada) dan seterusnya (bila lebih dari

dua) dengan format seperti pada pengarang pertama, jika pengarang

6

lebih dari dua diberi tanda ‘;’ untuk memisahkan pengarang kedua

dan seterusnya. Misalnya : Hilgard, Ernest; Stark, Evan.

k. Kota Penerbit : Diisi nama kota penerbit.

l. Kata Kunci : Diisi kata kunci yang nanti akan digunakan untuk melakukan

pencarian buku.

m. Tahun Terbit : Diisi tahun terbit buku itu.

n. Subyek : Diisi subyek buku tersebut.

o. Letak : Diisi letak buku tersebut dalam ruang perpustakaan misalnya

Referensi jika terletak di ruang referensi (tidak boleh dipinjam).

p. Kolasi : Diisi dengan data-data fisik buku tersebut yang meliputi jumlah

halaman ukuran buku dan informasi lain, misalnya : 448 hlm.: ind.;

22 cm.

q. Catatan : Diisi dengan catatan-catatan yang mungkin timbul saat mengolah

buku tersebut.

r. Kolasi 2 : Diisi tambahan data buku seperti : ada index, ada bibilografi dsb.

s. Asal Buku : Diisi dari mana buku tersebut berasal. Pengisian dilakukan dengan

memilih opsi yang ada, jika opsi belum ada bisa ditambahkan opsi

dengan menekan tombol “Tambah Asal Buku”.

t. Edisi : Diisi edisi buku tersebut, misalnya jika edisi kedua ditulis “Ed.2”

atau jika second edition ditulis “ 2.nd” dsb.

u. ISBN : Diisi nomer ISBN buku Tersebut.

v. Abstrak : Diisi abstrak buku tersebut (jika ada).

Setelah semua isian terisi kemudian hasil tersebut disimpan dengan menekan

tombol “Simpan” atau tombol “Enter”. Tombol “Bersihkan” digunakan untuk

membersihkan isian jika dirasa terlalu banyak kesalahan dalam pengisian sebelum

disimpan.

3.1 Daftar Buku

Jika tombol “Daftar Buku” ditekan maka akan muncul gambar dibawah ini.

7

Yang berisi daftar seluruh buku yang ada diperpustakaan berikut data-data yang ada.

Pada kolom header/judul bisa digunakan untuk mengurutkan data buku sesuai dengan

header tesebut dengan menekan mouse pada header tesebut, misalnya dengan menekan

tombol “Pengarang”, maka daftar buku yang ditampilkan adalah berdasarkan urutan

nama pengarang. Jika daftar buku lebih dari 100 buah maka akan ditampilkan dalam

beberapa halaman. Untuk berpindah dari satu halaman ke halaman berikutnya bisa

dilakukan dengan menekan tombol angka yang muncul di atas maupun dibawah atau

dengan menekan tombol “Next” dan “Prev”. Untuk berpindah ke halaman terakhir

dilakukan dengan menekan tombol “Last” dan untuk berpindah ke halaman pertama

dilakukan dengan menekan tombol “First”.

Jika akan mengedit salah satu buku yang ada pada daftar buku dapat dilakukan

dengan menekan tombol pada nomer barkode buku yang bersangkutan. Tampilan sub-

menu edit adalah sebagai berikut.

8

Editlah item-item pada buku yang mungkin perlu diubah datanya, setelah selesai

dapat disimpan dengan menekan tombol “Update”.

Dalam sub-menu Daftar Buku dapat dilakukan beberapa operasi, yaitu Hapus,

Print dan Copy. Tombol “Hapus” digunakan jika akan menghapus buku tersebut dari

database. Operasi pencetakan yang dapat dilakukan adalah untuk mencetak katalog, label

buku and kartu buku. Sebelum melakukan pencetakan terlebih dahulu dicentang buku-

buku yang akan dicetak kemudian menekan tombol pencetakan yang diinginkan. Jika

tombol pencetakan ditekan maka akan muncul tampilan dalam format pdf (Acrobat

Reader) yang berisi pilihan yang akan dicetak. Sebelum dilakukan pencetakan terlebih

dahulu ukuran kertas harus diubah dahulu menjadi folio (21 x 33 cm) karena default

format pdf adalah ukuran A4. Karena jika tidak diubah ke ukuran folio hasil pencetakan

lebih kecil. Untuk kembali ke menu asal dapat dilakukan dengan menekan tombol “Back”

pada browser. Di bawah ini adalah salah satu contoh pencetakan label buku.

Sub-menu Copy digunakan untuk melakukan duplikasi data buku yang ada. Hal

ini biasanya dilakukan untuk mengisi data buku jika buku yang sama lebih dari satu buku.

Setelah duplikasi berhasil, segera lakukan pengeditan untuk disesuaikan dengan data

buku sebenarnya.

3.2. Mencari Buku

Jika tombol “Mencari Buku” ditekan maka akan muncul tampilan berikut.

Isilah item-item yang ada sesuai dengan pencarian yang diinginkan. Untuk item

pencarian yang bertanda “*)” artinya pencarian diawali dengan kata seperti pada isian,

sedangkan untuk pencarian yang bertanda “#)” artinya pencarian dilakukan yang

mengandung sembarang kata seperti pada isian. Pencarian dapat dilakukan hanya untuk

satu keyword saja atau untuk semua keyword. Satu keyword artinya metode pencarian

dilakukan berdasarkan salah satu isian saja yang sesuai (seperti fungsi OR pada logika),

sedangkan Semua Keyword artinya metode pencarian dilakukan berdasarkan semua isian

yang sesuai (seperti fungsi AND pada logika). Setelah semua isian yang dimaksud terisi

pencarian dilakukan dengan menekan tombol “Mulai mencari”. Jika berhasil maka akan

muncul tampilan di bawah ini.

9

Dari hasil pencarian tersebut dapat dilakukan operasi seperti pada menu Daftar

Buku, seperti mengurutkan, mengedit, menghapus, mencetak dan menduplikasi.

3.3. Statistik

Sub-menu Statistik digunakan untuk mengetahui beberapa informasi mengenai

database buku seperti jumlah buku, judul buku dan item lain yang ingin diketahui

berdasarkan pilihan yang ditentukan. Tampilan menu ini adalah sebagai berikut.

Menu Pilihan digunakan untuk mengetahui statistik buku berdasarkan kata kunci

tertentu. Misalkan untuk mengetahui jumlah buku dengan tahun terbit 1998 dapat

dilakukan dengan memilih menu pilihan pada “Tahun Terbit” dan mengisi dengan angka

yang bersesuaian (1998) dilanjutkan dengan menekan tombol “Hitung”. Hasilnya seperti

gambar berikut.

10

3.4. Tambah Asal Buku

Sub-menu ini digunakan untuk menambah item asal buku yang digunakan pada

pengisian data buku.

11

BAB IV

JURNAL

Menu Jurnal ini terdiri dari beberapa sub-menu, yaitu : Daftar Paper, Mencari

Paper, dan Daftar Jurnal seperti gambar di bawah ini.

Pada menu Jurnal yang pertama tampil adalah form isian untuk mengisi data-data

Paper. Paper adalah salah satu bagian dari isi Jurnal, sehingga Paper ini nanti dapat di-

link ke Jurnal yang bersangkutan dengan syarat isian Paper pada item Jurnal harus sesuai

dengan Jurnal yang akan di-link. Untuk berpindah dari satu item (field) ke item yang lain

dapat dilakukan dengan menekan tombol Tab atau mengarahkan mouse ke item yang

akan dituju. Adapun item yang harus diisi adalah :

a. Judul : Diisi sesuai dengan judul Paper tersebut.

b. Halaman : Diisi sesuai dengan halaman jurnal yang memuat paper tersebut.

c. Penulis I - III : Diisi sesuai dengan penulis paper dengan format nama keluarga di

depan diikuti dengan namanya sendiri, misalnya : McDowell, Ian.

d. Universitas I-III : Diisi sesuai dengan asal universitas penulis paper.

e. Jurnal : Diisi sesuai dengan Jurnal yang memuat paper tersebut, jika paper

merupakan tulisan tunggal misalkan tidak dipublikasikan ke jurnal

atau merupakan hasil penelitian maka isian jurnal tidak perlu diisi.

f. Catatan : Diisi dengan catatan-catatan yang mungkin timbul saat mengolah

paper tersebut.

g. Subyek : Diisi subyek paper tersebut.

h. No. Klasifikasi : Diisi dengan nomer DDC sesuai dengan isi paper tersebut

i. Kata Kunci : Diisi kata kunci yang nanti akan digunakan untuk melakukan

pencarian paper.

12

j. Abstrak : Diisi abstrak paper tersebut (jika ada).

k. Nama File : Opsi ini digunakan untuk menaruh file di server agar dapat dibaca

oleh anggota, file sebaiknya berformat pdf (Acrobat). Pertama tekan

tombol “Browse” kemudian arahkan file yang akan ditaruh di server,

kemudian tekan “OK” maka nama file akan muncul di kotak isian.


tombol “Simpan”. Tombol “Bersihkan” digunakan untuk membersihkan isian jika dirasa

terlalu banyak kesalahan dalam pengisian sebelum disimpan.

4.1 Daftar Paper

Jika tombol “Daftar Paper” ditekan maka akan muncul gambar dibawah ini.

Yang berisi daftar seluruh paper yang ada di perpustakaan berikut data-data yang ada.

Pada kolom header/judul bisa digunakan untuk mengurutkan data buku sesuai dengan

header tesebut dengan menekan mouse pada header tesebut. Misalnya dengan menekan

tombol “Penulis”, maka daftar buku yang ditampilkan adalah berdasarkan urutan nama

penulis. Jika daftar paper lebih dari 30 buah maka akan ditampilkan dalam beberapa

halaman. Untuk berpindah dari satu halaman ke halaman berikutnya bisa dilakukan

dengan menekan tombol angka yang muncul di atas maupun di bawah atau dengan

menekan tombol “Next” dan “Prev”. Untuk berpindah ke halaman terakhir dilakukan

dengan menekan tombol “Last” dan untuk berpindah ke halaman pertama dilakukan

dengan menekan tombol “First”.

Dalam sub-menu ini dapat dilakukan beberapa operasi, yaitu Edit, Hapus, Print.

Tombol “Hapus” digunakan jika akan menghapus paper tersebut dari database. Operasi

pencetakan yang dapat dilakukan dengan mencentang terlebih dahulu paper yang akan

13

dicetak kemudian menekan tombol “Print Label”. Jika tombol pencetakan ditekan maka

akan muncul tampilan dalam format pdf (Acrobat Reader) yang berisi pilihan yang akan

dicetak. Sebelum dilakukan pencetakan terlebih dahulu ukuran kertas harus diubah

dahulu menjadi folio (21 x 33 cm) karena default format pdf adalah ukuran A4. Karena

jika tidak diubah ke ukuran folio hasil pencetakan lebih kecil. Untuk kembali ke menu

asal dapat dilakukan dengan menekan tombol “Back” pada browser.

Jika akan mengedit salah satu paper yang ada pada daftar paper dapat dilakukan

dengan menekan tombol pada nomer barkode paper yang bersangkutan. Tampilan sub-


Editlah item-item pada paper yang mungkin perlu diubah datanya, setelah selesai

dapat disimpan dengan menekan tombol “Simpan”.

Jika ingin melihat tampilan paper dari file yang disimpan pada server dalam

format pdf bisa dilakukan dengan menekan tombol judul paper yang akan dilihat.

4.2 Mencari Paper

Jika tombol “Mencari Paper” ditekan maka akan muncul tampilan berikut.



sedangkan untuk pencarian yang bertanda “#)” artinya pencarian dilakukan dengan

14

mencari sembarang kata seperti pada isian. Pencarian dapat dilakukan hanya untuk satu

keyword saja atau untuk semua keyword. Satu keyword artinya metode pencarian







Buku, seperti mengurutkan, mengedit, menghapus, mencetak dan melihat tampilan paper

dalam format pdf.

4.3 Daftar Jurnal

Jika tombol “Mencari Paper” ditekan maka akan muncul Daftar Jurnal yang ada

seperti tampilan berikut.

Daftar Jurnal berisi seluruh Jurnal yang ada di perpustakaan berikut data-data

yang ada. Jika daftar jurnal lebih dari 30 buah maka akan ditampilkan dalam beberapa

15

halaman. Untuk berpindah dari satu halaman ke halaman berikutnya bisa dilakukan

dengan menekan tombol angka yang muncul di atas maupun di bawah atau dengan

menekan tombol “Next” dan “Prev”. Untuk berpindah ke halaman terakhir dilakukan

dengan menekan tombol “Last” dan untuk berpindah ke halaman pertama dilakukan

dengan menekan tombol “First”.


Tombol “Hapus” digunakan jika akan menghapus jurnal tersebut dari database. Operasi

pencetakan dapat dilakukan dengan mencentang terlebih dahulu jurnal yang akan dicetak

kemudian menekan tombol “Print Label”. Jika tombol pencetakan ditekan maka akan

muncul tampilan dalam format pdf (Acrobat Reader) yang berisi pilihan yang akan


dahulu menjadi folio (21 x 33 cm) karena default format pdf adalah ukuran A4. Karena

jika tidak diubah ke ukuran folio hasil pencetakan lebih kecil. Untuk kembali ke menu

asal dapat dilakukan dengan menekan tombol “Back” pada browser.

Jika akan mengedit salah satu jurnal yang ada pada daftar jurnal dapat dilakukan

dengan menekan tombol pada nomer barkode jurnal yang bersesuaian. Tampilan sub-


Editlah item-item pada jurnal yang mungkin perlu diubah datanya, setelah selesai

dapat disimpan dengan menekan tombol “Update”. Jika tombol “Daftar Jurnal” ditekan

maka akan muncul daftar jurnal yang ada.

Jika ingin melihat paper apa saja yang ada dalam jurnal tersebut dapat dilakukan

dengan menekan tombol judul jurnal.

16

BAB V

SKRIPSI

Menu Skripsi terdiri dari beberapa sub-menu, yaitu : Daftar Skripsi, Mencari

Skripsi, dan Pembimbing seperti gambar di bawah ini.

Pada menu Sripsi yang pertama tampil adalah form isian untuk mengisi data-data

Skripsi. Untuk berpindah dari satu item (field) ke item yang lain dapat dilakukan dengan

menekan tombol Tab atau mengarahkan mouse ke item yang akan dituju. Adapun item

yang harus diisi adalah :

a. Judul : Diisi sesuai dengan judul Skripsi tersebut.

b. Tanggal Masuk : Diisi sesuai dengan tanggal pencatatan skripsi tersebut, format sesuai

dengan contoh.

c. Penulis : Diisi sesuai dengan penulis Skripsi.

d. NIM : Diisi sesuai dengan NIM penulis skripsi.

e. Kata Kunci : Diisi kata kunci yang nanti akan digunakan untuk melakukan

pencarian skripsi

f. Tahun Lulus : Diisi tahun lulus penulis skripsi.

g. Email : Diisi email penulis skripsi (bila ada).

h. Pembimbing I-II: Diisi sesuai dengan pembimbing skripsi, bila pembimbing belum ada

bisa ditambahkan melalui sub-menu Pembimbing.

i. Catatan : Diisi dengan catatan-catatan yang mungkin timbul saat mengolah

skripsi tersebut.

j. Kolasi : Diisi dengan data-data fisik skripsi tersebut yang meliputi jumlah

halaman ukuran buku dan informasi lain, misalnya : 448 hlm.: ind.;

22 cm.

k. Abstrak : Diisi abstrak skripsi tersebut (jika ada).

l. Nama File : Opsi ini digunakan untuk menaruh file di server agar dapat dibaca

oleh anggota, file sebaiknya berformat pdf (Acrobat). Pertama tekan

17

tombol “Browse” kemudian arahkan file yang akan ditaruh di server,

kemudian tekan “OK” maka nama file akan muncul di kotak isian.




5.1 Daftar Skripsi

Jika tombol “Daftar Skripsi” ditekan maka akan muncul gambar dibawah ini.

Yang berisi daftar seluruh skripsi yang terdapat di perpustakaan berikut data-data yang

ada. Pada kolom header/judul bisa digunakan untuk mengurutkan data skripsi sesuai

dengan header tesebut dengan menekan mouse pada header tesebut. Misalnya dengan

menekan tombol “Penulis”, maka daftar buku yang ditampilkan adalah berdasarkan

urutan nama penulis. Jika daftar skripsi lebih dari 30 buah maka akan ditampilkan dalam

beberapa halaman. Untuk berpindah dari satu halaman ke halaman berikutnya bisa

dilakukan dengan menekan tombol angka yang muncul di atas maupun di bawah atau

dengan menekan tombol “Next” dan “Prev”. Untuk berpindah ke halaman terakhir

dilakukan dengan menekan tombol “Last” dan untuk berpindah ke halaman pertama

dilakukan dengan menekan tombol “First”.


Tombol “Hapus” digunakan jika akan menghapus skripsi tersebut dari database. Operasi

pencetakan yang dapat dilakukan dengan mencentang terlebih dahulu skripsi yang akan

dicetak kemudian menekan tombol “Print Label”. Jika tombol pencetakan ditekan maka

akan muncul tampilan dalam format pdf (Acrobat Reader) yang berisi pilihan yang akan


18

dahulu menjadi folio (21 x 33 cm) sedangkan default format pdf adalah ukuran A4.

Karena jika tidak diubah ke ukuran folio hasil pencetakan menjadi lebih kecil. Untuk

kembali ke menu asal dapat dilakukan dengan menekan tombol “Back” pada browser.

Jika ingin melihat tampilan paper dari file yang disimpan pada server dalam format pdf

bisa dilakukan dengan menekan tombol judul paper yang akan dilihat.

Jika akan mengedit salah satu skripsi yang ada pada daftar skripsi dapat dilakukan

dengan menekan tombol pada nomer barkode skripsi yang bersesuaian. Tampilan sub-


Editlah item-item pada skripsi yang mungkin perlu diubah datanya, setelah selesai

dapat disimpan dengan menekan tombol “Simpan”.

5.2 Mencari Skripsi

Jika tombol “Mencari Skripsi” ditekan maka akan muncul tampilan berikut.



sedangkan untuk pencarian yang bertanda “#)” artinya pencarian dilakukan dengan

mencari sembarang kata seperti pada isian. Pencarian dapat dilakukan hanya untuk satu

19

keyword saja atau untuk semua keyword. Satu keyword artinya metode pencarian







Skripsi, seperti mengurutkan, mengedit, menghapus, mencetak dan melihat tampilan

paper dalam format pdf.

5.3 Pembimbing

Jika tombol “Pembimbing” ditekan maka akan muncul Tambah Dosen

Pembimbing dan Daftar Dosen Pembimbing yang ada seperti tampilan berikut.

Dosen Pembimbing dapat ditambahkan dengan mengisi kolom yang tersedia

kemudian dilanjutkan dengan menekan tombol “Simpan”. Jika berhasil maka nama dosen

pembimbing akan langsung terlihat di Daftar Dosen Pembimbing.

20

BAB VI

ANGGOTA

Menu Anggota terdiri dari beberapa sub-menu, yaitu : Daftar Anggota Aktif,

Mencari Anggota Aktif, Mencari Seluruh Anggota, Master Anggota, Non-Anggota

seperti gambar di bawah ini.

Pada menu Anggota yang pertama tampil adalah form isian untuk mengisi data-

data Anggota. Untuk berpindah dari satu item (field) ke item yang lain dapat dilakukan

dengan menekan tombol Tab atau mengarahkan mouse ke item yang akan dituju. Adapun

item yang harus diisi adalah :

a. Nama : Diisi sesuai dengan nama anggota.

b. L/P : Diisi sesuai jenis kelamin anggota.

c. Alamat kantor/ : Diisi sesuai dengan alamat anggota, jika anggota adalah dosen

Kos diisi alamat kantor, jika anggota adalah mahasiswa diisi alamat kos

mahasiswa.

d. Telp/HP : Diisi nomor telepon anggota.

e. Kode Pos : Diisi kode pos alamat anggota.

f. Bergabung : Diisi tanggal bergabung anggota dengan format penulisan sesuai

contoh.

g. Kuota pinjam : Diisi jumlah maksimum peminjaman yang diijinkan.

h. Anggota Khusus: Diisi apakah anggota tersebut termasuk anggota khusus, yaitu

dengan masa pinjam berbeda dari anggota biasa. Diisi “T” atau “Y”.

i. Bergabung : Diisi tanggal kadaluarsa keanggotaan dengan format penulisan

sesuai contoh.

j. NIP/NIM : Diisi NIP/NIM anggota.

k. Kode Dosen Wali : Diisi kode dosen wali anggota.

l. Tempat/tgl Lahir: Diisi tempat dan tanggal lahir anggota.

21

m. Catatan : Diisi dengan catatan-catatan yang mungkin timbul saat mengolah

anggota tersebut.

n. Nama Org Tua : Diisi nama orang tua anggota.

o. No. Telp/HP : Diisi nomer telepon orang tua anggota.

p. Alamat Org Tua: Diisi alamat orang tua anggota.




Sistem manajemen keanggotaan dalam program Sistem Informasi Perpustakaan

ini mengasumsikan bahwa seluruh mahasiswa terdaftar sebagai anggota perpustakaan.

Untuk dapat melakukan peminjaman maka keanggotaan harus diaktifkan terlebih dahulu.

Hal ini dimaksudkan supaya tidak perlu menulis dan menghapus keanggotaan berkali-kali

saat yang bersangkutan sedang tidak menjadi anggota perpustakaan. Oleh karena itu

keanggotaan dibagi menjadi dua macam, yaitu anggota aktif dan anggota keseluruhan

(Master anggota). Anggota aktif adalah anggota yang berasal dari master anggota dan

telah diaktifkan keanggotaannya, sedangkan master anggota defaultnya adalah seluruh

mahasiswa jurusan, sehingga terdiri dari anggota aktif dan non-aktif. Di samping itu

terdapat pula Non-anggota yaitu orang-orang dari luar jurusan yang tidak bisa menjadi

anggota (sehingga tidak bisa pinjam buku) tetapi masih diperbolehkan membaca di ruang

perpustakaan, biasanya adalah mahasiswa dari universitas lain.

6.1 Daftar Anggota Aktif

Daftar anggota aktif adalah daftar anggota yang aktif menjadi anggota

perpustakaan dan bisa meminjam buku di perpustakaan. Untuk menjadi anggota aktif

syarat utamanya adalah batas akhir masa keanggotaannya belum berakhir. Masa

keanggotaannya akan berakhir secara otomatis jika masa aktif keanggotaannya telah

terlewati. Tampilan Daftar Anggota Aktif adalah seperti gambar di bawah ini.

22

Yang berisi daftar seluruh anggota aktif berikut data-data yang ada. Pada kolom

header/judul bisa digunakan untuk mengurutkan data anggota aktif sesuai dengan header

tesebut dengan menekan mouse pada header tesebut. Misalnya dengan menekan tombol

“Bergabung”, maka daftar anggota yang ditampilkan adalah berdasarkan urutan saat

menjadi anggota aktif perpustakaan. Jika daftar anggota lebih dari 50 buah maka akan

ditampilkan dalam beberapa halaman. Untuk berpindah dari satu halaman ke halaman

berikutnya bisa dilakukan dengan menekan tombol angka yang muncul di atas maupun di

bawah atau dengan menekan tombol “Next” dan “Prev”. Untuk berpindah ke halaman

terakhir dilakukan dengan menekan tombol “Last” dan untuk berpindah ke halaman

pertama dilakukan dengan menekan tombol “First”.

Dalam sub-menu ini dapat dilakukan beberapa operasi, yaitu Edit, Non-aktifkan

dan Print. Tombol “Non-aktifkan” digunakan jika akan menonaktifkan anggota secara

manual misalnya karena sudah lulus. Keanggotaan akan dinon-aktifkan seara otomatis

jika masa berlaku keanggotaan telah berakhir. Operasi pencetakan yang dapat dilakukan

dengan mencentang terlebih dahulu anggota yang akan dicetak kemudian menekan

tombol yang tersedia di bawah. Pencetakan yang bisa dilakukan adalah pencetakan Kartu

Anggota dan Kartu Pinjam. Jika tombol pencetakan ditekan maka akan muncul tampilan

dalam format pdf (Acrobat Reader) yang berisi pilihan yang akan dicetak. Sebelum

dilakukan pencetakan terlebih dahulu ukuran kertas harus diubah dahulu menjadi folio

(21 x 33 cm) sedangkan default format pdf adalah ukuran A4. Karena jika tidak diubah

ke ukuran folio hasil pencetakan menjadi lebih kecil. Untuk kembali ke menu asal dapat

dilakukan dengan menekan tombol “Back” pada browser. Di bawah ini adalah salah satu

tampilan menu pencetakan anggota.

23

Untuk mengedit salah satu anggota yang ada pada daftar anggota dapat dilakukan

dengan menekan tombol pada nomer barkode anggota yang bersesuaian. Tampilan sub-


Editlah item-item pada anggota yang mungkin perlu diubah datanya, setelah

selesai dapat disimpan dengan menekan tombol “Simpan”.

Untuk mengetahui bio data anggota sekaligus rekapitulasi keanggotaan dapat

dilakukan dengan menekan tombol nama anggota yang bersesuaian dari daftar anggota,

tampilannya adalah sebagai berikut.

6.2 Mencari Anggota Aktif

Sub-menu ini digunakan untuk mencari anggota yang aktif. Jika tombol “Mencari

Anggota Aktifi” ditekan maka akan muncul tampilan berikut.

24

Isilah item-item yang ada sesuai dengan pencarian yang diinginkan. Setelah semua isian

yang dimaksud terisi pencarian dilakukan dengan menekan tombol “Mulai mencari”. Jika

berhasil maka akan muncul tampilan di bawah ini.

Dari hasil pencarian tersebut dapat dilakukan operasi mengurutkan, mengedit, dan

menon-aktifkan anggota.

6.3 Mencari Seluruh Anggota

Sub-menu ini digunakan untuk mencari seluruh anggota baik yang aktif maupun

yang tidak aktif. Isiannya sama seperti pada sub-menu Mencari Anggota Aktif. Setelah

semua isian yang dimaksud terisi pencarian dilakukan dengan menekan tombol “Mulai

mencari”. Jika berhasil maka akan muncul tampilan di bawah ini.

25

Dari hasil pencarian tersebut dapat dilakukan beberapa operasi, yaitu mengedit,

menonaktifkan anggota (jika sebelumnya aktif), mengaktifkan anggota (jika sebelumnya

tidak aktif) dan menghapus secara permanen anggota dari database.

6.4 Master Anggota

Sub-menu Master Anggota berisi daftar seluruh anggota perpustakaan baik yang

aktif maupun yang tidak aktif. Tampilan Sub-menu Master Anggota adalah sebagai

berikut.

Ada beberapa operasi yang dapat dilakukan dalam sub-menu ini, yaitu mengedit,

menonaktifkan anggota (jika sebelumnya aktif), mengaktifkan anggota (jika sebelumnya

tidak aktif) dan menghapus secara permanen anggota dari database.

6.5 Non-Anggota

Sub-menu ini digunakan untuk mengisi data dari non-anggota perpustakaan. Non-

anggota adalah seseorang yang tidak bisa menjadi anggota perpustakaan, biasanya orang

dari luar jurusan atau dari universitas lain. Sehingga non-anggota tidak bisa pinjam ke

perpustakaan tetapi masih diperbolehkan untuk membaca di perpustakaan. Tampilan

pertama dari sub-menu Non-anggota seperti gambar di bawah ini.

26

Isilah sesuai dengan data non-anggota yang bersangkutan, setelah selesai dapat

disimpan dengan menekan tombol “Simpan”.

Dari sub-menu ini dapat juga dilihat daftar non-anggota dengan menekan tombol

“Daftar Non-Anggota”.

Ada beberapa operasi yang dapat dilakukan dalam sub-menu ini, yaitu mengedit,

menghapus dan mencetak Kartu Baca. Hasil dari pencetakan kartu baca seperti gambar

berikut.

27

Sebelum dilakukan pencetakan terlebih dahulu ukuran kertas harus diubah dahulu

menjadi folio (21 x 33 cm) sedangkan default format pdf adalah ukuran A4. Karena jika

tidak diubah ke ukuran folio hasil pencetakan menjadi lebih kecil. Untuk kembali ke

menu asal dapat dilakukan dengan menekan tombol “Back” pada browser.

28

BAB VII

PEMINJAMAN

Menu ini digunakan untuk melakukan transaksi peminjaman, dan hanya anggota

yang aktif saja yang boleh meminjam. Tampilannya seperti gambar di bawah ini.

Pertama masukkan nomer barkode buku yang akan dipinjam. Cara memasukkan

nomer bisa menggunakan barcode scanner atau secara manual. Jika menggunakan

barcode scanner arahkan barcode scanner ke arah nomer barkode buku sampai terdengar

nada beep yang menandakan pembacaan oleh barcode scanner berhasil. Maka pada kotak

layar barcode buku akan tampil nomer barkode buku. Kemudian dilanjutkan dengan

pembacaan barcode anggota sama seperti pada pembacaan barcode buku. Jika oleh

sesuatu hal sehingga barcode scanner tidak bisa digunakan, maka dapat dilakukan secara

manual dengan memasukkan nomer barkode buku kemudian tekan “Enter” dilanjutkan

dengan memasukkan nomer barkode anggota dan diakhiri dengan menekan tombol

“Enter”.

Jika semua ini berhasil maka akan tampak seperti gambar di bawah ini.

29

Pada tabel bagian bawah terlihat data-data mengenai peminjaman yang baru saja

dilakukan. Proses peminjaman dapat dilanjutkan dengan buku dan anggota yang lain, dan

jika berhasil tabel bagian bawah akan terlihat transaksi peminjaman yang telah dilakukan.

Bila proses peminjaman akan dibatalkan dapat dilakukan dengan menekan tombol

“Hapus”.

Dalam menu ini dapat juga digunakan untuk melihat transaksi peminjaman pada

waktu-waktu terdahulu dengan menekan tombol “<” disamping menu “Lihat transaksi

peminjaman pada tanggal ini” untuk melihat ke belakang dan tombol “>” untuk melihat

ke depan.

Documents

BUKU PANDUAN (Reference Manual) SISTEM INFORMASI ... · yang mudah, fasilitas pencetakan katalog, barcode, kartu anggota, ... Tgl Masuk : Diisi sesuai dengan saat buku tersebut diterima,