FORMAT SURAT BUSINESS LETTER

NAMA : NUR AZIZAH

NPM : 15210155

KELAS : 4EA21

MATA KULIAH : BAHASA INGGRIS BISNIS 2

Format penulisan business letter (SURAT BISNIS)

Terdapat tiga format penulisan business letter yang penulis tampilkan. Check this out.

1. Format Block (Block Format) : Business Letter

Format block pada business letter merupakan format surat bisnis yang paling sederhana atau

simpel diantara ketiga format surat bisnis yang lain karena semuanya diletakkan pada bagian

kiri surat.

________________________________________________________

Return Address Line 1 1

Return Address Line 2

Date (Month Day, Year) 2

Mr./Mrs./Ms./Dr. Full name of recipient. 3

Title/Position of Recipient.

Company Name

Address Line 1

Address Line 2

Dear Ms./Mrs./Mr. Last Name: 4

Subject: Title of Subject 5

Body Paragraph 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Body Paragraph 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Body Paragraph 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

Closing (Sincerely...), 7

Signature 8

Your Name (Printed) 9

Your Title

Enclosures (2) 10

Typist Initials. 11

________________________________________________________

2. Modified Block Format: Business Letter

Pada Modified block format businses letter, letak penulisan alamat (address), tanggal (date),

closing (penutup), tanda tangan (signature) dan nama (printed name) berada di bagian kanan

surat.

________________________________________________________

Return Address Line 1 1

Return Address Line 2

Date (Month Day, Year) 2

Mr./Mrs./Ms./Dr. Full name of recipient. 3

Title/Position of Recipient.

Company Name

Address Line 1

Address Line 2

Dear Ms./Mrs./Mr. Last Name: 4

Subject: Title of Subject 5

Body Paragraph 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Body Paragraph 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Body Paragraph 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

Closing (Sincerely...), 7

Signature 8

Your Name (Printed) 9

Your Title

Enclosures (2) 10

Typist Initials. 11

________________________________________________________

3. Semi-Block (Indented) Format: Business Letter

Pada semi-block (indented) format business letter, format penulisannya hampir sama dengan

Modified Block Format, tetapi pada bagian isi, paragraphnya dibuat menjorok ke dalam,

sedangkan pada Modified Bock Format tidak.

________________________________________________________

Return Address Line 1 1

Return Address Line 2

Date (Month Day, Year) 2

Mr./Mrs./Ms./Dr. Full name of recipient. 3

Title/Position of Recipient.

Company Name

Address Line 1

Address Line 2

Dear Ms./Mrs./Mr. Last Name: 4

Subject: Title of Subject 5

Body Paragraph 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Body Paragrah 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Body Paragraph 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6

Closing (Sincerely...), 7

Signature 8

Your Name (Printed) 9

Your Title

Enclosures (2) 10

Typist Initials. 11

________________________________________________________

Di bawah ini adalah keterangan dari nomor-nomor yang ada di setiap format business letter di

atas:

1. Your Address (Alamat Penulis)

Ini adalah bagian alamat penulis. Penerima dapat lebih muda untuk menemukan alamt

penulis jika mengirim surat balasan.

2. Date (Tanggal)

Ini adalah bagian tanggal pembuatan surat. Sedangkan format penulisan tanggal adalah

bulan/hari/tahun, misalkan August 30, 2012

3. Inside Address (Alamat Tujuan)

ini berisi nama peneriam surat, jabayanya, dan nama perusahaannya disertai alamatnya. Jika

kamu tidak yakin untuk siapa (nama) surat tersebut ditujuakn, jangan kosongkan, tetapi coba

untuk menguanakan jabatannya, seperti “Director of Human Resources”. Beri jarak antara

tanggal dengan penerima.

4. Salutation (Salam Pembuka)

Dalam bagian ini, istilah yang digunakan adalah “Dear Mr./Mrs./Ms. (nama terakhir

peneriam)”, misalkan “Dear Mr. Fathoni”. Tetapi jika nama penerimanya tidak dikethui, tulis

nama departementnya, misalkan “Dear Director of Department of Human Resource”. Beri

jarak antara salam pembuka dengan isi.

5. Subject Line (Perihal)

Perihal membuat penerima surat lebih mudah menemukan maksud dari surat tersebut,

misalnya Invitation, Apology, dan lain sebagainya. Ini merupakan bagian optional dari

business letter, artinya kita bisa mencantumkannya atau tidak.

6. Body (Isi Surat)

Isi surat merupakan tempat dimana kamu menuliskan hal yang ingin disampaikan. Paragraph

di isi surat harus menggunakan spasi tunggal (single space) dan tanpa adanya jarak pemisah

antara masing-masing paragrap. Beri jarak antara bagian akhir isi dengan penutup.

7. Closing (Penutup)

Bagian ini sebagai penanda bahwa surat anda telah selesai, biasanya diakhiri dengan

penulisan “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Thank you”, dan lain sebaginya. Catat, Terdapat

sebuah koma di akhir penutup dan hanya huruf pertama yang menggunakan huruf kapital.

Beri jarak 3-4 baris antara penutup dengan nama, yang nantinya diguankan untuk tempat

tanda tangan.

8. Signature (Tanda Tangan)

Bagian ini adalah tanda tangan penulis, biasanya mengunakan tinta warna hitam atu biru.

9. Printed Name (Nama Pengirim)

Bagian ini adalah nama penulis surat tersebut, dan jika anda menginginkan, anda bisa

memberikan jabatan atau posisi dibagian bahwah setelah penulisan nama. Beri jarak antara

penulisan nama dengan lampiran.

10. Enclosure (Lampiran)

Jika sebuah surat berisi dokument atau lampiran lain selain surat tersebut, penulis haru

menampilakan jumlah lampiran tersebut yaitu dengan menggunakan “Enclosure (jumah

lampiran)”, misalkan “Enclosure (6)”.

11. Typist Initials (Inisial Penulis)

Jika seseorang selain kamu menulis surat yang kamu tulis, cantumkan inisial anda diikuti

oleh inisial penulis tersebut dibagian bawah format, misalkan AG/gs.

Business Letter

Di bawah ini akan kami jelaskan cara pembuatan Business Letter dalam Bahasa Inggris :

1. POSISI ALAMAT PENGIRIM DAN TANGGAL

Pada British English, alamat dan tanggal diletakkan di sudut kanan atas seperti contoh di

bawah ini:

Indonesia Sejahtera Selalu, PT

99 Jl. Belitung Jaya, Medan

North Sumatra, INDONESIA 20223

Tel +626217335455

25 January 2012

Pada American English, alamat pengirim diletakkan di:

o Sebelah kiri, di bawah tanggal, atau

o Di akhir surat, di bawah tanda tangan

January 25, 2012Indonesia Sejahtera Selalu, PT

99 Jl. Belitung Jaya, Medan

North Sumatra, INDONESIA 20223

Tel +626217335455

atau

SincerelyJames Hutauruk

Indonesia Sejahtera Selalu, PT

99 Jl. Belitung Jaya, Medan

North Sumatra, INDONESIA 20223

Tel +626217335455

2. ALAMAT PENERIMA

Sebelum kita membahas posisi alamat penerima, ada baiknya perhatikan hal-hal berikut ini:

Urutan dalam penulisan Penerima dalam Bahasa Inggris adalah sebagai berikut:

Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr …

Nomor Rumah, jalan

Lokasi

Kode area

NEGARA (huruf besar semua)

Pada British English, letak penerima surat sejajar dengan tanggal seperti di bawah ini:

Mr. James Hunt

46B Park Avenue

London

267BK

GREAT BRITAIN

25 January 2012

Sedangkan pada American English, alamat penerima diletakkan 2 baris di bawah alamat

pengirim (atau 2 baris dibawah tanggal jika alamat pengirim diletakkan dibawah tanda

tangan).

January 25, 2012Indonesia Sejahtera Selalu, PT

99 Jl. Belitung Jaya, Medan

North Sumatra, INDONESIA 20223

Tel +626217335455

Mr. James Hunt

46B Park Avenue

London

267BK

GREAT BRITAIN

atau

January 25, 2012Mr. James Hunt

46B Park Avenue

London

267BK

GREAT BRITAIN

—- isi surat —-

Sincerely

James Hutauruk Indonesia Sejahtera Selalu, PT

99 Jl. Belitung Jaya, Medan

North Sumatra, INDONESIA 20223

Tel +626217335455

3. SALAM PEMBUKA

Di bawah ini akan kami jelaskan tata cara penulisan Salam Pembuka dalam aturan Business

Letter dalam Bahasa Inggris. Ingat sekali lagi, kita harus konsisten, kalau tanggal, dalam gaya

British English, maka keseluruhan surat harus dalam gaya yang sama. Begitu juga

sebaliknya.

JIKA ANDA TAHU NAMA ORANGNYA:

Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + Marga

Contoh: Dear Mr Miller

Anda juga dapat menuliskan nama lengkapnya, namun kita harus menghilangkan gelarnya

(Mr/Mrs). Hal ini sangat berguna apabila Anda tidak mengetahui jenis kelaminnya.

Contoh: Dear Chris Miller

JIKA ANDA TIDAK TAHU NAMA ORANGNYA:

Ada beberapa cara untuk menuliskan Salam Pembuka apabila Anda tidak tahu nama orang

yang Anda tuju, yaitu seperti di bawah ini:

a. British English

o Dear Sir / Dear Sirs = Jika penerimanya laki-laki

o Dear Madam = Jika penerimanya perempuan

o Dear Sir or Madam = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya

b. American English

o Gentlemen = Jika penerimanya laki-laki

o Ladies = Jika penerimanya perempuani

o Ladies and Gentlemen = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya, atau

o To whom it may concern = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya

TANDA BACA

Pada British English, jangan gunakan tanda baca apapun, atau Anda dapat menggunakan

koma

o Dear Mr Miller

o Dear Mr Miller,

Pada American English, gunakan tanda baca “titik dua”

o Dear Mr. Miller:

4. PERIHAL (SUBJEK)

Tujuan dari penulisan “Perihal” adalah agar si penerima surat mendapat gambaran tentang

apa sebenarnya surat yang ia terima. Ada 3 (tiga) hal yang perlu Anda perhatikan dalam

penulisan Perihal, yaitu:

o Gunakan “Subject:” atau “Re:”

o Tuliskan perihalnya dalam “Cetak Tebal”

o Tulis Perihal dalam Huruf Besar

Perhatikan perbedaan penulisan “Perihal” antara British English dan American English

seperti di bawah ini:

a. British English

Letaknya antara Salam Pembuka dan Isi Surat, seperti di bawah ini:

Dear Mr. HuntSubject: Request No. 145

Referring to your …

b. American English

Letaknya sebelum salam pembuka, seperti di bawah ini:

Subject: Request No. 145Dear Mr. Hunt:

Referring to your …

5. ISI

Isi surat merupakan hal yang paling penting dalam Business Letter. Isinya harus betul-betul

mewakili semua apa yang ingin Anda sampaikan. Jangan lupa pula untuk meletakkan tata

krama. Berikut ini adalah panduannya:

o Awali dengan huruf besar setia pawal kalimat.

o Tulisan dalam Business Letter harus rata kiri.

o Berikan 1 spasi untuk tiap paragraf baru.

ISI

o Paragraf pertama: Pengantar dan alasan mengapa Anda menulis surat tersebut.

o Paragraf berikutnya: Jelaskan secara terperinci alasan Anda mengirimkan surat

kepadanya, termasuk latar belakang, dan lain-lain yang dianggap perlu.

o Paragraf Terakhir: Simpulkan sekali lagi alasan Anda dan harapan kepada penerima

surat

6. SALAM PENUTUP

Salam Penutup sangat berhubungan erat dengan Salam Pembuka. Biasanya ada beberapa

aturan main yang harus kita perhatikan. Penyajiannya juga berbeda antara British English dan

American English seperti penjelasan berikut ini:

British English

o Jika Anda memakai nama penerima surat pada Salam Pembuka, maka salam

penutupnya adalah “Yours sincerely” atau “Sincerely yours”.

o Jika Anda tidak menggunakan nama penerima pada Salam Pembuka, maka Salam

Penutupnya adalah “Yours faithfully” atau “Faithfully yours”.

American English

Gunakan “Sincerely” atau “Sincerely yours”, untuk semua kasus, yaitu mau Anda gunakan

nama penerima ataupun tidak.

Dalam Email, Anda dapat gunakan berikut ini untuk Salam Penutupnya:

o Regards

o Kind regards

o Best wishes

7. LAMPIRAN

Kadangkala kita sering mengirimkan surat beserta dengan lampirannya. Setidaknya ada dua

cara untuk menyatakan bahwa surat kita tersebut memiliki lampiran, yaitu:

1. Menyebutkan satu persatu lampirannya, atau

2. Hanya menuliskan “Enclosure” tepat di bawah nama penanda tangan surat.

Indonesia Sejahtera Selalu, PT

99 Jl. Belitung Jaya, Medan

North Sumatra, INDONESIA 20223

Tel +626217335455

Mr. James Hunt

46B Park Avenue

London

267BK

GREAT BRITAIN

25 January 2012

Dear Mr. HuntSubject: Request No. 145

Referring to your request No. 145, we inform you that the materials

you requested are out of stocks. Therefore, we recommend that you

request our new product as we described in the enclosure.

We thank you and look forward to hearing from you soon.

Sincerely,

James Hutauruk

Indonesia Sejahtera Selalu, PT

99 Jl. Belitung Jaya, Medan

North Sumatra, INDONESIA 20223

Tel +626217335455

Enclosure

referensi :

http://www.disukai.com/2013/02/contoh-surat-bisnis-business-letter.html

http://ismihartanti.wordpress.com/2013/01/10/penulisan-surat-resmi-atau-business-letter-

dalam-bahasa-inggris/