Butlletí ITGD. Núm. 113. Febrer 2016

1

Innovació tecnològica i gestió documental

FEBRER 2016 I Nº 113

2

06 Notícies

04 Editorial

07 Jornades

3

08 Publicacions

SUMARI

10 Estàndards

12 Normativa

15 Licitacions

16 http://

4

EDITORIAL

Primeres passes dels grups de treball

multidisciplinaris (GTM) Al número 109 del Butlletí ITGD del mes d’octubre de 2015 us

anunciàvem la creació dels grups de treball multidisciplinaris (GTM) per

a la implementació del Protocol de gestió de documents electrònics i

arxiu de la Generalitat i en descrivíem les funcions que han de dur a

terme.

Actualment hi ha actius 8 GTM. En concret els corresponents als

departaments de Vicepresidència, Economia i Hisenda; Treball, Afers

socials i Famílies; Interior; Justícia; Governació, Administracions públiques

i Habitatge; Salut, així com de l’Agència Catalana de l’Aigua i de

l’Escola d’Administració Pública de Catalunya. En aquest moment,

estem a l'espera que, un cop dut a terme la reestructuració del Govern i

dels equips directius dels departaments, es procedeixi a la constitució

dels grups dels departaments i ens que falten.

Tot i això, els GTM creats ja són actius i en tots els casos han iniciat les

primeres sessions de treball. Aquest fet respon a que hi ha factors,

relacionats amb la implementació efectiva de l'administració

electrònica, que pressionen. En aquest sentit, el factor més destacat és

l'entrada en vigor de la Llei 39/2015 del procediment administratiu comú

de les administracions públiques que, entre els diversos aspectes que

regula, obliga a una tramitació dels procediments administratius

íntegrament electrònica. Una data clau és el proper mes d'octubre de

5

2016, moment en el qual els tràmits relacionats amb els ciutadans han

de ser tramitats electrònicament. Aquesta data afegeix pressió a tots els

equips responsables d'implementar aquest manament legal. Un segon

factor, directament vinculat amb el primer, és l'ineludible necessitat que

tenen, ara ja sí, els departaments i ens de disposar d'aplicacions

informàtiques per a poder gestionar aquests tràmits i els documents i

evidències que es van generant en el decurs d'aquesta tramitació.

D'aquests dos factors, és el segon el que requerirà de major atenció per

part dels GTM, ja que en poc temps han d'identificar les aplicacions

amb les que gestionen procediments i si aquestes estan gestionant tot el

tràmit o parts d’ell, és a dir, si abasten, o no, tota la tramitació de

l'expedient. També han de valorar des de les vessants tecnològica,

econòmica i funcional si és justificada la continuïtat d'aquestes

aplicacions. Si existeix continuïtat hauran de treballar amb el perfil de

metadades de l'aplicació, i si escau modificar-lo per tal que compleixi

amb l'esquema de metadades e-SIGeDA, amb la finalitat que es puguin

transferir els expedients electrònics de l'aplicació a ARESTA (arxiu

electrònic). Un altre escenari que han de valorar els GTM és l'ús de les

eines corporatives que la Generalitat els posa a la seva disposició. Les

més destacades són el Tramitador Genèric (TG) i el Tramitador d'Ajuts i

Subvencions (TAIS). Actualment TG té l'avantatge que compleix amb el

Protocol de gestió de documents electrònics i si els GTM l’empren

hauran de centrar la seva tasca en la mínima configuració dels seus

tràmits. Un cop s'ha fet l'aproximació a la tecnologia que es pot emprar

en cada cas, els GTM han d'analitzar cadascun dels tràmits amb

l’objectiu que acompleixin els requisits documentals exigibles en cada

moment. Posteriorment, es pujarà el tràmit a preproducció, es testejarà,

es formarà als usuaris i es posarà en producció.

Encara que en aquesta succinta descripció pugui donar la impressió

que estem davant d'un procés senzill, la realitat és que coexisteixen dins

6

l'Administració de la Generalitat situacions molt diverses tant pel que fa

a recursos disponibles com a l’experiència prèvia dels equips a l'hora

d'afrontar aquest repte; fet que requerirà el suport dels òrgans

transversals.

Des de la Subdirecció General d'Arxius i Museus, amb la voluntat de

donar el suport més directe possible als responsables d'arxius centrals

que participen als GTM dels seus organismes, s'han iniciat unes reunions

mensuals de coordinació que serveixin per posar al damunt la taula tant

els elements crítics dels projectes en els que cadascun d'ells participa,

com oferir solucions molt més ajustades a les necessitats concretes que

impliquen els processos d'implementació del Protocol de gestió de

documents electrònics. També es persegueix un intercanvi

d'experiències derivades dels projectes en els qual s’està treballant,

amb l’objectiu d’anar constituint una comunitat GTM, de forma que els

diversos GTM dels organismes trobin un fòrum de treball i de

comunicació professional.

7

NOTÍCIES

Premi a l’excel·lència digital Es publiquen els premis National Archive Award for Digital Excellence

sobre innovació tecnològica en matèria de gestió documental. Al e-

butlletí GAIN Australia núm.1 de 2016 dels Arxius Nacionals d’Austràlia es

descriuen els guanyadors i s’expliquen les passes que han seguit les

diferents agències per aconseguir l’excel·lència en la reutilització de les

dades, la innovació i la gestió electrònica. Per a obtenir més informació:

http://email.synergymail.com.au/t/ViewEmail/r/75B729A1F0AB30972540E

F23F30FEDED/4C0D815F6FFBD296FE6194DE962A274B

Estonian e-Residency. Mobile World Congress.

A l’estand d’Estònia al Mobile

World Congress, celebrat a

Barcelona la setmana passada,

s’oferia la possibilitat de tramitar el

certificat digital e-Residency

mitjançant el qual, un cop validat

el procés d’inscripció, el govern d’Estònia assumeix i certifica la

personalitat digital del sol·licitant i li permet fer servir el seu certificat i els

serveis electrònics associats. e-Residency no atorga la ciutadania, ni la

residència, la residència fiscal o el dret d’entrar a Estònia o a la UE; però

sí la possibilitat de signar digitalment documents i contractes, verificar

l’autenticitat dels documents signats, crear un empresa on-line i

administrar-la des de qualsevol lloc del món, transferències de diners, e-

commerce, declarar impostos a Estònia on-line, etc.

Per a més informació: https://e-estonia.com/e-residents/about/

8

Gestió del canvi en la disposició Tal com indicàvem al butlletí ITGD núm. 105, els Arxius Nacionals dels EUA

estan implantant una nova aplicació de les polítiques de disposició,

General Records Schedule (GRS). Per aquest motiu, han publicat una

guia d’actualització del GRS, per ajudar als organismes a dur a terme la

gestió del canvi de GRS i identificar la documentació que pertany al

Govern Federal de la que no ho és. La guia es caracteritza per tenir un

caràcter transversal que permet consultar la traçabilitat per a cada ítem

i consultar les correspondències des de l’antic període de retenció al

nou i a l’inrevés. Per accedir a més informació:

http://records-express.blogs.archives.gov/

Canadà. Digital Privacy Act

Canadà aprova una nova la Llei sobre privacitat en entorns electrònics

(Digital Privacy Act), modificant la Llei sobre protecció de la informació

personal i documents electrònics (Personal Information Protection and

Electronic Documents Act, PIPED), on s’estableixen canvis en relació al

consentiment sobre l’ús de dades personals o la seva utilització -sense

consentiment individual- quan preval l’interès col·lectiu, ciberseguretat,

etc. Podeu consultar les dues lleis, així com quatre reflexions sobre

aquests canvis als següents enllaços:

Digital Privacy Act

Personal Information Protection and Electronic Documents Act

Part 1 ; Part 2 ; Part 3 ; Part 4

Situació de la gestió documental a Corea del

Sud El govern sudcoreà s’està implicant cada cop més en la gestió dels

documents electrònics, alineant-se amb l’augment d’iniciatives

vinculades a l’administració electrònica existents tant a nivell nacional

9

com a nivell internacional i amb la necessitat de donar una solució

l’increment exponencial del volum de documentació generada en

suport electrònic. En aquest context, s’han iniciat diferents projectes

com és el desenvolupament del sistema de gestió de documents dels

ministeris del govern de Seul o la preservació permanent de e-

documents als Arxius nacionals. Per a més informació i per accedir a la

web dels arxius nacionals:

http://koreajoongangdaily.joins.com/news/article/article.aspx?aid=3009

024&cloc=etc%7Cjad%7Cgooglenews

http://www.archives.go.kr/english/

Preservació digital al Regne Unit Els Arxius Nacionals del Regne Unit inicien un programa per transferir a les

seves instal·lacions documentació nascuda digital en el si

d’organitzacions d’arreu del país i en el desenvolupament de les

activitat dels diferents departaments del govern. L’objectiu és preservar-

los a llarg termini i que siguin accessibles independentment de la

tecnologia que els va crear. Per a més informació:

http://www.ukauthority.com/news/5460/national-archives-kicks-off-born-

digital-transfer

10

JORNADES

Jornada de museus, gestió documental i arxiu Dates: 16 de març de 2016

Lloc: Barcelona (Catalunya)

Més informació: http://mmb.cat/img/admin/activitats/arxiu_292_1.pdf

IS&T Archiving Conference Dates: 19 a 22 d’abril de 2016

Lloc: Washington DC (EUA)

Més informació:

http://www.imaging.org/ist/Conferences/archiving/index.cfm

AIIM Conference 2016. Digital Transformation in

Action Dates: 26 a 28 d’abril de 2016

Lloc: New Orleans (EUA)

Més informació:

http://www.aiimevents.com/events/aiim-conference-2016/event-

summary-981cb8aa25d64787b08466904f21a986.aspx

Research Data Access and Preservation Summit Dates: 4 a 6 de maig de 2016

Lloc: Atlanta (EUA)

Més informació: http://www.asis.org/rdap/

11

PUBLICACIONS

Frascati Manual 2015 Es publica la setena edició del Manual

de Frascati, una eina essencial per a

recollir dades estadístiques de recerca.

Inclou definicions de conceptes bàsics,

directrius per a la recopilació de dades

i noves propostes de classificació de

dades d’R+D.

http://www.oecd.org/publications/frascati-manual-2015-9789264239012-

en.htm

Documenting your public service Els Arxius Nacionals dels Estats Units (NARA) publiquen l’actualització de

la guia ‘Documenting your public service’, dirigida a tots els empleats

públics dels EUA. Aquesta guia assenyala les responsabilitats dels

treballadors a l’hora de gestionar documents públics i explica com

distingir-los d’altra informació tractada, incloent-hi els documents

personals.

http://www.archives.gov/records-mgmt/publications/documenting-

your-public-service.html

12

Guide pratique de mise en

œuvre du relevé d'identité de

coffre-fort numérique Els Arxius Nacionals de França publiquen

aquesta guia amb la que pretenen assessorar

les organitzacions que treballen amb documents

electrònics, incidint en les estratègies de

seguretat en el repositori digital. Per accedir al document:

https://www.fntc.org/fr/actualites/fntc/item/2552-guide-pratique-de-

mise-en-oeuvre-du-releve-d-identite-de-coffre-fort-numerique-un-

referentiel-essentiel-pour-les-acteurs-de-la-relation-client-digitale/

13

ESTÀNDARDS

Guidance on the requeriments for Documented

Information of ISO 9001:2015 Per la seva banda, el TC176/2 Quality systems d’ISO publica aquesta

guia sobre la informació documentada a l’entorn d’un sistema de gestió

de la qualitat d’acord amb la nova versió de la norma ISO 9001.

http://isotc.iso.org/livelink/livelink/fetch/2000/2122/-8835176/-

8835848/8835872/8835883/Documented_Information.docx

Lliurables 2016 del projecte E-ARK El projecte E-ARK (European Archival Records

and Knowledge Preservation), cofinançat

per la Comissió Europea, acaba de publicar

en data 1 de febrer de 2016 quatre lliurables:

especificacions preliminars, especificació E-

ARK AIP, components del programari

d’implementació de la plataforma i serveis

desenvolupats en el marc del projecte.

Per a més informació: http://www.eark-project.com/

14

NORMATIVA

Accés Al BOE núm. 42 de 18 de febrer de 2016 es publica l’Acord entre el

Gobierno Espanyol i el Govern Macedoni per l’intercanvi i protecció

recíproca d’informació classificada, fet a Madrid el 5 de novembre de

2014. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-1638

Al BOP de Barcelona de 15 de febrer de 2016 es publica la Instrucció

sobre tramitació de sol·licituds per a l’exercici de drets d’accés a les

informacions públiques de l’Ajuntament de Sant Fruitós de Bages.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&02/02201600189

5.pdf&1

Al BOP de Barcelona de 22 de febrer de 2016 es publica l’aprovació

definitiva del procediment abreujat i models de documents per a

l'accés a documents de l'Arxiu Municipal de Castellbisbal.


1.pdf&1

Administració electrònica Al BOP de Girona núm. 21 de 2 de febrer de 2016

es publica l’edicte d’aprovació inicial de

l’Ordenança reguladora de l’administració

electrònica de l’Ajuntament de Corçà.

https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/21/2016210

640.pdf

15

Al BOP de Girona núm. 26 de 9 de febrer de 2016 es publica l’anunci

d’aprovació provisional de l’Ordenança reguladora de l’administració

electrònica de l’Ajuntament de Sant Martí de Llémena.

https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/26/2016260844.pdf

Al DOGC núm. 7056 de 10 de febrer de 2016 es publica l’anunci de

l’Ajuntament de Palau-Solità i Plegamans sobre l’aprovació definitiva de

l'Ordenança municipal d'administració electrònica.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=717062&language=ca_ES

Al BOP de Tarragona núm. 31 de 16 de febrer de 2016 es publica

l’anunci d’aprovació inicial de l’Ordenança reguladora de

l’administració electrònica de l’Ajuntament de la Canonja.

https://www.diputaciodetarragona.cat/ebop/index.php?op=anunci&id

=1305&ebop_any=2016


l’Ajuntament de Celrà sobre aprovació inicial de l'Ordenança

reguladora de l'administració electrònica.



Al DOGC núm. 7060 de 17 de febrer de 2016 es publica l’edicte de

l’Ajuntament de Vilanova de Segrià sobre aprovació definitiva de

l'Ordenança reguladora de l'administració electrònica.



16

Al BOP de Tarragona núm.33 de 18 de febrer de 2016 es publica l’edicte

d’aprovació inicial de l’Ordenança reguladora de l’administració

electrònica de l’Ajuntament de la Nou de Gaià.


=1391&ebop_any=2016


l’Ajuntament de Mont-roig del Camp sobre aprovació definitiva de

l'Ordenança de l'administració electrònica.



Al BOP de Barcelona de 26 de febrer de 2016 es publica l’anunci

d’aprovació definitiva de l'Ordenança reguladora de l'Administració

electrònica i la transparència de l’Ajuntament de Rubí.


7.pdf&1

Avaluació Al BOE núm. 29 de 3 de febrer de 2016 es publica la Resolució de 26 de

gener de 2016, de la Subsecretaría del Ministerio de Hacienda y

Administraciones Públicas, per la qual s’autoritza l’eliminació de

determinades sèries documentals generades pels Tribunales Económico-

Administrativos i que es conserven al Archivo General del

Departamento, els arxius dels Tribunales Económico Administrativos i als

arxius històrics provincials.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-1029

Al BOE núm. 33 de 8 de febrer de 2016 es publica la Resolución del

Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de 28 de gener de 2016, de

17

la Susbsecretaría per la qual s’aprova l’eliminació de sèries documentals

custodiades al Archivo Central de la Secretaría de Estado de

Educación, Formación Profesional y Universidades i al Archivo del Museo

Nacional del Prado, així com la modificació parcial del dictamen

9/2014, de la Comisión Superior Calificadora de Documentos

Administrativos. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-

1227

Gestió Documental Al DOGC núm. 7058 de 15 de febrer de 2016 es publica l’edicte de

l’Ajuntament de Bigues i Riells sobre aprovació inicial del Reglament

regulador de la política de gestió documental, accés als documents i

arxiu municipal.



Al BOP de Barcelona de 22 de febrer de 2016 es publica l’anunci de

l’exposició pública del text íntegre del Quadre de Classificació

Funcional Corporatiu de l’Ajuntament de Castellbisbal aprovat

definitivament.


0.pdf&1

Signatura electrònica Al BOP de Barcelona de 9 de febrer de 2016 es publica l’aprovació del

Protocol d'identificació i signatura electrònica de l’Ajuntament de

Castellar del Vallès.


3.pdf&1

18

Transparència Al BOP de Tarragona núm. 23 de 4 de febrer de 2016 es publica l’anunci

d’aprovació inicial de l’Ordenança municipal sobre transparència i lliure

accés a la informació de l’Ajuntament de Falset.


=871&ebop_any=2016


l’aprovació inicial, entre altres, de l'Ordenança de transparència i

administració electrònica de l’Ajuntament de Manlleu.




l’Ajuntament de Moià sobre aprovació inicial de l'Ordenança municipal

reguladora de transparència, administració electrònica, accés a la

informació i reutilització.




l’Ajuntament de Viladecavalls sobre aprovació inicial de l'Ordenança

de transparència i administració electrònica.




l’Ajuntament de Torà sobre aprovació de l'Ordenança reguladora de

transparència i administració electrònica.



19

Al DOGC núm. 7063 de 22 de febrer de 2016 es publica la Resolució per

la qual es dóna publicitat a la normativa per la que es desenvolupa la

legislació de la transparència i el dret d'accés a la informació pública a

la Universitat Pompeu Fabra.




l’Ajuntament de Sant Cugat de Sesgarrigues sobre aprovació definitiva

de l'Ordenança municipal reguladora de transparència i administració

electrònica.



20

LICITACIONS

Administració electrònica Al BOP de Girona núm. 40 de 29 de febrer de 2016 es publica l’edicte de

licitació del contracte del servei d’assistència tècnica i suport jurídic i

logístic en protecció de dades i administració electrònica de

l’Ajuntament de Palamós.

https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/40/20164001420.pdf

Digitalització i custòdia de documentació Al BOE núm. 35 de 10 de febrer de 2016 es

publica l’anunci de licitació per a la

contractació del servei d’emmagatzematge

i custòdia dels arxius del Defensor del

Pueblo.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-4233

Al BOE núm. 51 de 29 de febrer de 2016 es publica la Resolució del

Servicio Vasco de Salud-Osakidetza per la qual es publica la licitació del

servei de digitalització i posterior custòdia dels expedients personals de

la Osi Donostialdea.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-7073

21

http://

Projecte ARPAD

Aquest mes destaquem la web del projecte ARPAD: Archivo digital,

conservación del patrimonio documental y eliminación de papel en las

relaciones administrativas. Un projecte dut a terme per la Xunta de

Galicia en el context d’una iniciativa de cooperació interadministrativa

amb l’estat de Portugal per desenvolupar serveis digitals i

d’interoperabilitat i millorar la gestió de documents amb la creació de

l’Archivo Digital de Galicia. Per assolir aquest objectiu el projecte ha

definit 4 eixos principals: Disseny i construcció de l’Archivo Digital

Integrado de Galicia (Eix 1), Serveis d’interoperabilitat transfronterera (Eix

2), Serveis digitals d’eliminació del paper (Eix 3) i Conservació i promoció

del patrimoni documental (Eix 4).

En aquest lloc web l’usuari pot consultar material i documentació

específica de la iniciativa, entre la que destaca el Pla d’acció 2015, en

el qual s’assenyalen les línies estratègiques per a l’impuls de la

modernització de l’administració gallega, o el contracte de gestió de

l’òrgan promotor, l’Axencia para a Modernización Tecnolóxica

(Amtega), que recull els compromisos establerts per a la definició,

desenvolupament i execució dels instruments de la política de la Xunta

de Galicia en matèria TIC, d’innovació i evolució tecnològica.

http://amtega.xunta.gal/colectivos/entidades-

locais/arpad/proxecto_arpad.html?__locale=es

22

BUTLLETÍ ITGD

El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una

publicació de caràcter mensual, editada per la Subdirecció General

d’arxius i Museus. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió

documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de

continguts relatius a:

- La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i

preservació

- L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i

aplicacions informàtiques que la fan possible

- Els diferents processos associats a la gestió de documents

- L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat

d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva,

etc.

Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu

sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats,

adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i

comentar aspectes rellevants per als professionals del sector.

El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de

forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es

pot consultar via web.

23

QUI SOM?

La Subdirecció General d’Arxius i Museus, pel que fa al Sistema

d’Arxius de Catalunya, exerceix entre altres les següents

competències:

- Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de

la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en

l’àmbit d’arxiu i gestió documental

- Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius

Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de

Catalunya

- Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats

amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la

comunicació.

24

SUBSCRIPTORS

Si estàs interessat en rebre aquest butlletí,

omple el breu formulari que trobaràs al

següent enllaç:

https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU

tAYhycfEoqiF2geK8sutEWC-

gnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1

Per a qualsevol modificació de les teves

dades o per donar-te de baixa, pots

adreçar-te a la bústia del Butlletí:

[email protected]

DADES I PRIVACITAT

Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són

en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat

de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999,

de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots

exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició adreçant-

te a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm.

1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu

electrònic: [email protected]

25