Butlletí ITGD núm. 115 abril 2016

1

Innovació tecnològica i gestió documental

ABRIL 2016 I Nº 115

2

06 Notícies

04 Editorial

10 Jornades

3

11 Publicacions

SUMARI

12 Estàndards

13 Normativa

18 Licitacions

19 http://

4

EDITORIAL

Nova versió de l’estàndard ISO 15489-1:2016

Aquest mes de maig l’organització ISO ha publicat ISO 15489-1:2016 Informació i documentació, Part 1: conceptes i principis. Com bé sabeu la primera edició d’aquest estàndard va ser publicada l’any 2001. Actualment aquesta norma ha estat adoptada per més de cinquanta països i traduïda a més de quinze llengües, entre elles el català. De facto s’ha convertir en un estàndard global i potser aquest factor ha estat un dels motius que expliquen el fet que s’hagi hagut d’esperar quinze anys a poder dur a terme la seva revisió en profunditat. ISO estableix que les normes publicades han de ser revisades cada quatre anys. Quan venç aquest període els comitès d’estandardització nacionals han de votar si mantenen la norma o bé si es procedeix a la seva revisió, una revisió que pot ser parcial o general. En el cas d’ISO 15489 els comitès internacionals van anar votant la continuïtat de la norma, bàsicament pel fet que aquesta va necessitar un llarg període per ser coneguda i adoptada a nivell general. Com exemple, esmentar que la versió espanyola no va ser publicada fins l’any 2008. Per tant estàvem davant unes realitats d’implantació molt dispars a nivell internacional. Finalment, quan els comitès internacionals decideixen iniciar la seva revisió s’obre un altre debat: calia publicar una revisió de l’estàndard ISO 15489 quan ja s’havia publicat la família ISO 30300? Estaríem davant d’una competència entre normes en un “mercat” encara molt reduït com és el món de la gestió documental? Es fagocitarien les normes? Davant d’aquesta situació alguns comitès van advocar per no renovar ISO 15489 i concentrar els esforços en 30300. En canvi el corrent majoritari liderat pels comitès amb major pes, i que coincideixen amb els que havien impulsat ISO 15489 en el seu inici, consideraven que l’esforç fet per implantar ISO 15489 fins el moment podia veure’s qüestionat si es produïa aquest canvi tan radical. L’actual ISO 15489-1:2016 ha fet un remarcable canvi conceptual en relació a la versió de 2001 ja que aquesta està molt més orientada a l’establiment de la política de gestió de documents en una organització, mentre que l’anterior eren molt més presents els processos i els instruments de gestió documental. De la versió de 2016 destacar-vos

5

que estableix els conceptes nuclears i els principis vinculats tant a la creació, la captura i la gestió dels documents com els referits als documents, les metadades i els sistemes de gestió de documents; també es fa especial atenció als aspectes referits a les polítiques, assignació de responsabilitats, seguiment, recolzament i formació per aconseguir una gestió de documents efectiva o a la reutilització de la informació. Incideix en els aspectes vinculats a l’anàlisi del context de negoci i a la identificació dels requisits de documentació. En aquest sentit subratllar el canvi significatiu que s’ha produït en la valoració documental (l’appraisal). Ara aquesta apareix vinculada directament a la fase d’anàlisi esmentada i no, com en l’anterior versió, associada al final del cicle de la documentació. Així mateix, ressaltar que ISO 15489-1:2016 té un clar vincle amb ISO 30300 en allò referit als controls documentals (esquemes de metadades, quadre de classificació, permisos d’accés i normes de disposició). Com a nota final indicar-vos que és molt probable que en els propers mesos també sigui modificada completament l’actual ISO 15489-2 (que passaria a ser una Guia pel disseny, implementació i manteniment d’un sistema de gestió documental) i aparegui una nova ISO 15489-3, que seria una Guia de valoració documental. En tot cas aquests documents encara estan en fase d’esborrany i manquen encara els processos d’opinió i votació dels comitès; tot i així en fem esment amb la finalitat que pugueu disposar d’una primera notícia de per on està evolucionant ISO 15489. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=62542

6

NOTÍCIES

Administració electrònica a la Xunta de Galícia

L’Axencia para a Modernización

Tecnolóxica aprova el Pla d’acció

2016 amb 35 punts clau per consolidar

l’e-Administració, promocionar sectors

estratègics de l’economia gallega i desplegar xarxes de comunicacions

ultra ràpides. Pel que fa al primer aspecte, s’expressa la voluntat de fer

possible la tramitació electrònica integral de 200 procediments amb la

posada en funcionament de l’Arquivo Dixital Integrado i desenvolupar

també l’Expedient judicial electrònic, implantar el Plan de Inclusión

Digital i potenciar la seu electrònica de la Xunta. Per a més informació:

http://amtega.xunta.gal/actualidade/novas/2016-03-28-amtega-

aproba-plan-accion-2016-con-35-programas-para-consolidar-

dixitalizacion.html

Dret d’accés a la informació pública

La Secretaria de Transparència i Govern Obert publica un anàlisi dels sis

primers mesos (de juliol a desembre 2015) de la posada en marxa del

procés de recepció, tramitació i resolució de les sol�licituds d’accés a la

informació pública, d’acord amb el dret reconegut en la legislació

vigent, i que es pot realitzar via telemàtica o presencialment. L’informe

ofereix indicadors i dades que permeten conèixer informació sobre les

sol�licituds, la seva resolució diferenciant entre les estimades i les

desestimades, el promig de temps per donar resposta, el perfil mitjà del

sol�licitant, etc. Per a més informació i accedir a l’informe:

http://governacio.gencat.cat/web/.content/transparencia/accesinfop

ublica/Informes/Informe-6-mesos-SAIP_Vfinal.pdf

7

Acreditació d’entitats de certificació de

l’Esquema Nacional de Seguretat

La Entidad Nacional de Acreditación posa a disposició l’Esquema

d’acreditació d’entitats, desenvolupat juntament amb el Ministerio de

Hacienda y de Administraciones Públicas i el Centro Criptológico

Nacional, amb l’objectiu que, des d’aquest moment, les entitats

s’acreditin com a certificadores del compliment de l’Esquema Nacional

de Seguretat per poder desenvolupar les seves activitats. S’ha establert

un període de transició d’un any, a partir del qual si no s’han acreditat

no podran continuar certificant. Per a més informació i accés a

l’esquema d’acreditació:

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Actualidad/p

ae_Noticias/Anio2016/Abril/Noticia-2016-04-06-Esquema-acreditacion-

entidades.html#.Vw3rwzFKU_w

Codificacions unitats orgàniques DIR3

El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas actualitza la

Codificació de les unitats orgàniques (DIR3) que gestionen l’Oficina

Comptable, l’Òrgan Gestor i la Unitat Tramitadora, incorporant els canvis

produïts per la reestructuració de

l’Administració de la Generalitat de

Catalunya i de les entitats del seu sector

públic. S’incideix especialment en

determinats documents presentats a

l’Administració general de l’estat (les

factures electròniques, per exemple).

http://economia.gencat.cat/ca/70_ambit

s_actuacio/tresoreria_i_pagaments/factura-electronica/

8

Interoperability implementation and monitoring

across Europe in 2015

El National Interoperability Framework Observatory fa una valoració

sobre la implementació i el monitoratge d’iniciatives derivades del Marc

Eureopeu d’Interoperabilitat i els Marcs Nacionals d’Interoperabilitat per

conèixer la situació dels estats membres durant el 2015. Per elaborar

aquest informe, s’ha consultat les dades recollides l’any passat,

juntament amb la informació proporcionada per experts nacionals i

investigació complementària. Dels 24 països avaluats, el grau

d’aplicació de les estratègies establertes en aquest sentit és del 45%,

tenint en compte que el 80% d’aquest percentatge recau en només

quatre països, entre els quals es troba l’estat espanyol.

Per a més informació i accedir a l’informe:

https://joinup.ec.europa.eu/community/nifo/news/interoperability-

implementation-and-monitoring-across-europe-2015-main-trends

https://joinup.ec.europa.eu/sites/default/files/2015_report_implementati

on_monitoring_final_0.pdf

What hope is there for transparency and

integrity of Government in the Digital Age

El director general dels Arxius Nacionals d’Austràlia, en una conferència

el passat 29 de febrer, va parlar sobre la transparència i la integritat del

govern en l'era digital. Segons ell els arxius estan en primera línea de la

gestió de la informació digital i s’ha d’implementar l'estàndard per a la

transparència i la integritat a través de totes les institucions de la

Commonwealth. Els arxius veuen la política Digital Continuity 2020 com a

base d'informació de l'agenda de transformació digital, complementant

el paper de la Transformació Digital Office i d’altres. Podeu trobar el text

íntegre en anglès en el següent enllaç

http://www.naa.gov.au/about-us/media/speeches/what-hope.aspx

9

Wallot-Sylvestre Seminar: David Fricker, Director

General of the National Archives of Australia,

Wednesday, March 11, 2015

Els arxius nacionals del Canada han publicat el

vídeo del seminari (març 2015) que va impartir

el director dels Arxius Nacionals d’Austràlia amb

el títol “e-Government: Policy Responses from the National Archives of

Australia”. Podreu veure com explica la política del govern electrònic

adoptada pel govern australià per donar millor serveis al ciutadans i a

les empreses i com s’està treballant amb les agencies governamentals

de la Commonwealth per transformar a digital processos i sistemes

d'informació. Mes informació al següent enllaç:

http://www.bac-lac.gc.ca/eng/news/Pages/2015/wallot-sylvestre-

david-fricker.aspx

Enllaç directe al vídeo: Video of The Wallot-Sylvestre seminars with David

Fricker

Finland National Archives 2020

L’Arxiu Nacional de Finlàndia publica la seva estratègia 2020, on parla

de promoure la digitalització com a part del procés de transferència,

l’arxivament electrònic, el lliure accés a la informació i els serveis de

reutilització de la informació de la documentació arxivada en repositoris

digitals. Podeu trobar el text en el següent enllaç.

http://www.arkisto.fi/en/the-national-archives-service/strategy-2020

10

JORNADES

Jornada de interoperabilidad y archivo

electrónico en el marco europeo

El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas publica un balanç

d’aquesta jornada sobre interoperabilitat i arxiu que va tenir lloc el

passat 1 de març de 2016 a Madrid.

http://www.minhap.gob.es/Documentacion/Publico/GabineteMinistro/

Notas%20Prensa/2016/S.E.%20ADMINISTRACIONES%20P%C3%9ABLICAS/0

1-03%2016%20NP%20Jornada%20Archivo%20Electr%C3%B3nico.pdf

Association of Canadian Archivists 2016. ‘Futur

proche’: Archives & Innovation

Dates: 2 a 4 de juny de 2016

Lloc: Quebec (Canadà)

Més informació: http://archivists.ca/content/annual-conference

11th Annual Conference on Open Repositories

Dates: De 13 a 16 de juny de 2016

Lloc: Dublin (Gran Bretanya)

Més informació: http://or2016.net/

11

PUBLICACIONS

Guide de gestion des documents et des

archives pour les communes valaisannes

Els Archives de l’état del Canton du Valais de Suïssa han publicat la seva

guia de gestió de documents per donar compliment a nous

requeriments normatius i tecnològic. Per accedir a

l’informe:

https://www.vs.ch/documents/249470/387735/Guide+c

omplet+-+communes_1.1.pdf/2198c59b-5cde-4212-

a99e-ba669d25d7b7

12

ESTÀNDARDS

Digital preservation sound and vision: policy,

standards and procedures

L’organització Netherlands Institute for Sound and Vision (Nederlands

Instituut voor Beeld en Geluid) publica un estàndard

sobre la preservació digital dels documents

audiovisuals. Aquest document descriu

detalladament els principis i opcions essencials per

a realitzar correctament aquesta tasca, concretant

la política actual de l’institut, els procediments que

s’apliquen i els requeriments tècnics necessaris.

http://publications.beeldengeluid.nl/pub/388/

Informació pública normes UNE

Al BOE núm. 86 de 9 d’abril de 2016 es publica la Resolució de 6 d’abril

de 2016, de la Dirección General de Industria y de la Pequeña y

Mediana Empresa, per la qual se sotmeten a informació pública els

projectes de normes europees i internacionals que han estat tramitats

com a projectes de norma UNE, corresponents al mes de març de 2016.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-3420

13

NORMATIVA

Administració electrònica

Al BOP de Girona núm.65 de 6 d’abril de 2016 es publica l’edicte

d’aprovació definitiva de l’Ordenança reguladora de l’administració

electrònica de l’Ajuntament de Sant Martí de Llémena

https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/65/20166502596.pdf

Al BOP de Lleida núm.73 de 18 d’abril de 2016 es

publica l’edicte d’aprovació inicial de

l’Ordenança reguladora de l’administració

electrònica de l’Ajuntament d’Alt Àneu .

https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/se

rvlets/donarEdicte/?id=2016_73_2563

Al DOGC núm. 7101 de 18 d’abril de 2016 es publica l’ Edicte de

l’Ajuntament de Berga sobre aprovació de l'Ordenança reguladora de

l’administració electrònica.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=723050&language=ca_ES

Al BOP de Lleida núm.78 de 25 d’abril es publica l’edicte d’aprovació

definitiva de l’Ordenança d'administració electrònica, transparència,

accés, reutilització i bon govern de l’Ajuntament de Constantí

https://www.diputaciodetarragona.cat/ebop/index.php?op=anunci&id

=3488&ebop_any=2016


de 2016, del Servicio Público de Empleo Estatal, per la qual s’aprova el

14

sistema de signatura electrònica mitjançant captura de signatura

digitalitzada amb dades biomètriques per relacionar-se presencialment

amb el Servicio Público de Empleo Estatal.


Al BOP de Lleida núm. 80 de 27 d’abril de 2016 es publica l’edicte

d’aprovació definitiva de l’Ordenança d’administració electrònica de

l’Ajuntament de Torrefarrera

https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i

d=2016_80_2834

Avaluació

Al DOGC núm. 7097 de 12 d’abril de 2016 es publica l’Edicte de 24 de

març de 2016, pel qual se sotmet a informació pública el Projecte

d’ordre per la qual s’aproven, es modifiquen i es deroguen taules

d’accés i avaluació documental.



Al BOE núm. 100 de 26 d'abril es publica la Resolució de 21 d'abril, de la

Sotssecretaria, per la qual s'autoritza l'eliminació de la sèrie documental

comú de l'Administració General de l'Estat ‘Comptes justificatius per a

reposició de fons de bestretes de caixa fixa i fons de maniobra’ (1988-

sèrie oberta), del Ministerio de Industria, Energía y Turismo.



de 2016, de la Subsecretaría de Economía y Competitividad, per la qual

s’autoritza l’eliminació de determinades sèries documentals relatives a

gestió dels recursos humans.


15

Gestió documental

Al DOGC núm. 7095 de 8 d’abril de 2016 es publica l’anunci sobre

aprovació inicial del Reglament municipal de gestió documental de

l’Ajuntament d’Almenar.



Al BOP de Barcelona d’11 d’abril de 2016 es publica l’aprovació

definitiva del Reglament regulador de la política de gestió documental,

accés als documents i Arxiu Municipal de l’Ajuntament de Bigues i Riells.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600513

6.pdf&1

Al Boletín Oficial de Aragón núm. 71 de 14 d’abril de 2016 es publica el

Decret 38/2016, de 5 d’abril, del Gobierno de Aragón, pel qual s’aprova

la Política de gestión y archivo de documentos electrónicos de la

Comunidad Autónoma de Aragón y de sus Organismos Públicos.

http://www.boa.aragon.es/cgi-

bin/EBOA/BRSCGI?CMD=VEROBJ&MLKOB=902540023535

Transparència

Al BOE núm. 81 de 4 d’abril de 2016 es publica la Llei 1/2016, de 18 de

gener, de transparència i bon govern de Galícia.


Al BOP de Barcelona de 4 d’abril de 2016 es publica l’aprovació inicial

de l'Ordenança reguladora sobre transparència i accés a la informació

pública de l’Ajuntament de Sant Salvador de Guardiola.


1.pdf&1

16

Al mateix BOP de Barcelona es publica l’aprovació inicial de

l'Ordenança municipal reguladora de l'Administració electrònica de

l’Ajuntament de Teià.


7.pdf&1

Al BOP de Barcelona d’11 d’abril de 2016 es publica l’anunci

d’aprovació definitiva de l'Ordenança de transparència i Administració

electrònica de l’Ajuntament de Manlleu.


1.pdf&1

Al BOP de 15 d’abril de 2016 es publica l’aprovació definitiva de

l'Ordenança de transparència i administració electrònica de

l’Ajuntament de Viladecavalls.


6.pdf&1

Al BOP de Lleida núm. 73 de 18 d’abril de 2016 es publica l’anunci

d’aprovació definitiva del Reglament regulador de Transparència

i Administració Electrònica de l’Ajuntament de Les Valls de Valira.

https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i

d=2016_73_2556

Al DOGC núm. 7100 de 15 d’abril de 2016 es publica l’AnuncI de

l’Ajuntament de Manlleu sobre aprovació definitiva de l'Ordenança de

transparència i administració electrònica.



17

Al DOGC núm. 7102 de 19 d’abril de 2016 es publica l’AnuncI del Consell

Comarcal del Tarragonès sobre aprovació de l'Ordenança de la seu

electrònica i el portal de la transparència.



Al BOP de Barcelona de 22 d’abril de 2016 es publica l’anunci de

l'Ordenança municipal de transparència, administració electrònica,

accés a la informació i reutilització de l’Ajuntament de Moià.


9.pdf&1

18

LICITACIONS

Custòdia de documentació

Al BOE núm. 90 de 14 d’abril de 2016 es

publica la Resolució del Complejo

Asistencial Universitario de León pel qual

es convoca la licitació del servei de

custòdia, dipòsit i gestió de l’arxiu central

d’històries clíniques.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-14471

19

http://

Share-PSI. The network for

innovation in European public

sector information

Aquest mes destaquem aquest lloc web especialitzat en informació i

eines de suport per facilitar la implantació de la Directiva europea sobre

la informació del sector públic (més coneguda com a Directiva PSI).

Aquest lloc web s’estructura en diferents apartats on podeu trobar

l’estratègia d’implantació d’aquesta directiva (revisada l’any 2013),

projectes concrets des de diferents enfocaments, bones pràctiques

(polítiques, legislació, plataformes, formats, etc), informació de trobades

i tallers, i també accés al darrer informe de seguiment del progrés

d’aquestes iniciatives (octubre 2015).

Esperem que pugui ser del vostre interès.

https://www.w3.org/2013/share-psi/

20

BUTLLETÍ ITGD

El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una

publicació de caràcter mensual, editada per la Subdirecció General

d’arxius i Museus. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió

documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de

continguts relatius a:

- La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i

preservació

- L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i

aplicacions informàtiques que la fan possible

- Els diferents processos associats a la gestió de documents

- L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat

d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva,

etc.

Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu

sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats,

adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i

comentar aspectes rellevants per als professionals del sector.

El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de

forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es

pot consultar via web.

21

QUI SOM?

La Subdirecció General d’Arxius i Museus, pel que fa al Sistema

d’Arxius de Catalunya, exerceix entre altres les següents

competències:

- Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de

la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en

l’àmbit d’arxiu i gestió documental

- Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius

Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de

Catalunya

- Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats

amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la

comunicació.

22

SUBSCRIPTORS

Si estàs interessat en rebre aquest butlletí,

omple el breu formulari que trobaràs al

següent enllaç:

https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU

tAYhycfEoqiF2geK8sutEWC-

gnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1

Per a qualsevol modificació de les teves

dades o per donar-te de baixa, pots

adreçar-te a la bústia del Butlletí:

[email protected]

DADES I PRIVACITAT

Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són

en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat

de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999,

de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots

exercir els drets d’accés, rectificació, cancel�lació i oposició adreçant-

te a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm.

1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu

electrònic: [email protected]

23

Documents

Butlletí ITGD núm. 115 abril 2016