cahier des charges entier1 - CENTRE DE GESTION 53 cahier_des_charges_definitif 2013-04-02.pdf · rue louis de broglie, bât e 53810 changÉ ... a. creation et qualification des documents

Parc Tertiaire TechnopolisParc Tertiaire TechnopolisParc Tertiaire TechnopolisParc Tertiaire Technopolis Rue Louis de Broglie, Bât E 53810 CHANGÉ Tél : 02 02 02 02 43 59 09 0943 59 09 0943 59 09 0943 59 09 09 Fax : 02 43 53 16 74 Mail : [email protected] www.cdg53.frwww.cdg53.frwww.cdg53.frwww.cdg53.fr

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GED

Marché à procédure adaptée – acquisition d’une solution GED/RM (Gestion Electronique

de Documents / Record Management) (art 28 du code des marchés publics)

Cahier des charges

I. CONTEXTE .................................................................................................................................. 2

A. PRESENTATION DU CDG 53................................................................................................................... 2

B. PRESENTATION DES SERVICES ................................................................................................................. 5

C. PRESENTATION DU SERVICE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES (GRH) ...................................................... 7

II. ANALYSE FONCTIONNELLE ........................................................................................................ 9

A. CREATION ET QUALIFICATION DES DOCUMENTS .......................................................................................... 9

B. CLASSEMENT DES DOCUMENTS ............................................................................................................... 9

C. GESTION AUTOUR DES DOCUMENTS ....................................................................................................... 10

D. FONCTIONNALITES ATTENDUES ............................................................................................................. 11

E. PRE-ARCHIVAGE ET ARCHIVAGE ELECTRONIQUE (DEVELOPPEMENT ATTENDU ULTERIEUREMENT) ........................ 13

III. SUIVI, MAINTENANCE ET FORMATION................................................................................... 14

A. INSTALLATION, ASSISTANCE ET MAINTENANCE ......................................................................................... 14

B. FORMATION ..................................................................................................................................... 14

IV. DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES ..................................................................... 15

A. PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE ....................................................................................................... 15

B. OFFRE ............................................................................................................................................. 15

V. CRITERES D’EVALUATION DES OFFRES .................................................................................... 16


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Le marché a pour objet l’acquisition et la mise en place d’un projet de Gestion Électronique de Documents / Record Management (GED/RM) qui intégrera le travail collaboratif entre les différents services du Centre de gestion de la fonction publique territoriale de la Mayenne (CDG 53). Les objectifs de cette acquisition sont essentiellement : - un gain de place physique, - un gain de temps dans le classement, la recherche… , - une mutualisation et un travail collaboratif entre les différents services, - une confidentialité et une sécurisation des données, - une facilité d’accès aux données, - une compatibilité avec les logiciels métiers du CDG, - une solution évolutive (notamment le développement à terme d’un SAE – Système d’Archivage Electronique)

I. CONTEXTE

A. Présentation du CDG 53

Le Centre de gestion de la fonction publique territoriale de la Mayenne est un établissement public local à caractère administratif créé par la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984. Il existe un centre de gestion (CDG) par département, ceux-ci sont gérés par un conseil d’administration composé d’élus locaux. 20 élus titulaires siègent au conseil d’administration du CDG 53 présidé par M. Olivier RICHEFOU. Affiliation des collectivités Toutes les collectivités et établissements publics locaux de moins de 350 agents sont obligatoirement affiliés, les autres peuvent y adhérer de manière volontaire. Dans le département de la Mayenne, 333 collectivités sont affiliées obligatoirement, ce qui représente environ 4500 agents. Aucune ne l’est de manière volontaire. Seules 3 collectivités ne sont pas affiliées au CDG (le conseil général 53, la mairie de Laval et le Service Départemental d’Incendie et de Secours (SDIS 53)). Missions Le CDG 53 a pour mission principale d’assister les collectivités et établissements publics locaux pour toutes les questions liées à la gestion des personnels territoriaux.


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Il assure deux types de missions. - Des missions obligatoires :

o Gestion des carrières : le CDG tient à jour le dossier individuel de carrière de l’ensemble des agents des collectivités affiliées.

o Conseil statutaire : Le CDG apporte des réponses quant à l’application du statut au sein des collectivités.

o Gestion des instances paritaires (Commissions Administratives Paritaires pour l’ensemble des collectivités affiliées, Comité Technique pour les collectivités de + de 50 agents)

o Conseil en recrutement o Organisation des concours et examens professionnels o Gestion de l’emploi territorial : Bourse de l’emploi : le CDG gère la

parution des offres d’emplois des employeurs territoriaux de l’ensemble du département, GPEC (Gestion Prévisionnel des Emplois et des Compétences)

o Gestion des secrétariats de la commission de réform e et du comité médical

o Gestion des décharges d'activité de service pour le compte des collectivités affiliées.

o Gestion des reclassements professionnels

- Des missions facultatives o Assistance à l’archivage communal : une archiviste se déplace dans

les collectivités afin de classer leurs archives. o Assistance technique informatique o Intérim territorial : le CDG 53 assure la gestion d'un service d’intérim

en vue d'assurer le remplacement d'agents momentanément indisponibles ou d'assurer des missions temporaires.

o Gestion de contrat d’assurance statutaire : le CDG a souscrit pour le compte des collectivités et établissements qui le demandent, des contrats d'assurance les garantissant contre les risques financiers découlant des dispositions statutaires en matière d'arrêt de maladie, longue maladie, maternité, accident du travail.

o Réalisation de la paie o Conseil en matière d’hygiène et sécurité o Médecine professionnelle

Ces deux derniers services sont regroupés au sein du SPAT (Santé Professionnelle des Agents Territoriaux). Le SPAT est le service de santé professionnelle du Centre de gestion composé d’une équipe pluridisciplinaire. Il compte 3 médecins, 2 infirmières, 2 secrétaires, 2 techniciens Hygiène et Sécurité, un assistant social et une psychologue clinicienne.

Au 1er janvier 2013, le CDG 53 est composé de 24 agents (des recrutements sont prévus courant 2013). Les missions du CDG 53 sont réparties selon l’organigramme suivant.


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B. Présentation des services

Un pré-diagnostic a déjà été effectué auprès de chaque service du CDG 53. Vous trouverez ci-dessous une synthèse du dépouillement des grilles complétées par les agents.

MISSIONS SUPPORT UTILISE

FORMAT INFORMATIQUE

CIRCUIT DE VALIDATION VOLUMETRIE LOGICIEL

GRH

Papier /

Numérique /

Téléphone /

Télécopie /

Mail

.doc / .xls / mail / .rtf / .pdf oui

4500 dossiers agents CARRUS / office 2010 / plate forme Internet CNRACL / adobe

CONSEIL STATUTAIRE

.doc / .xls / mail / .pdf non Quotidien (+ 1000

questions annuelles) Office 2010 / adobe

CONCOURS ET EXAMENS

.doc / .xls / mail / .pdf oui

Selon le nombre de concours organisés dans l’année

Office 2010 / logiciel agirhe / site Internet admin CDG 53 / adobe

BOURSE DE L’EMPLOI


2 bourses de l’emploi par mois / environ 1800 formulaires de déclaration par an

Office 2010 / site Internet admin CDG 53 / adobe

INSTANCES PARITAIRES


4 comités techniques par an, environ 300 demandes d’avis par an / 10 CAP par an, environ 500 formulaires par an

Site Internet CDG 53 en admin / office 2010 / CARRUS / adobe

COMITE MEDICAL / COMMISSION DE

REFORME


Nouveau service créé en 2013

ACTIVITES SYNDICALES

.doc / .xls / mail / .pdf non occasionnel Office 2010 / adobe

ARCHIVAGE .doc / .xls / mail / .pdf / .pps / .ppt /

.jpeg oui

Entre 20 et 25 devis par an, 2 inventaires par mission, selon le nombre de missions effectuées par an

Office 2010, synchronisation sur le serveur des Archives départementales (Conseil général 53) / adobe


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MISSIONS SUPPORT UTILISE

FORMAT INFORMATIQUE

CIRCUIT DE VALIDATION VOLUMETRIE LOGICIEL

INFORMATIQUE

Papier /

Numérique /

Téléphone / Télécopie

/ Mail


Environ 60 Infowin par an / Environ 20 dévis par an / Téléassistance quotidienne avec les collectivités

Office 2010 / Logiciels Cegid Public / Magnus / Xémélios / ixbus / adobe

INTERIM TERRITORIAL


Environ 400 conventions et 400 contrats, 80 factures par mois

Office 2010 / CARRUS / Xémélios / ixbus / adobe

CONTRAT ASSURANCE STATUTAIRE

.doc / .xls / mail / .pdf non

Quotidien, selon le nombre de dossiers maladie à traiter

Office 2010 / interface CNP par Internet / adobe

RECRUTEMENT .doc / .xls / mail / .pdf non Entre 5 et 10 par an Office 2010 / adobe

PAYE .doc / .xls / mail / .pdf oui

Environ 3100 par an, 10 états de cotisation par mois

CARRUS / adobe

SPAT .doc / .xls / mail / .pdf / .jpeg oui

Surveillance d’environ 6800 agents territoriaux par an

Logiciel médecine agirhe (en cours de modification) / adobe

COMPTABILITE .doc / .xls / mail / .pdf oui Environ 1400 mandats et

2000 titres par an Logiciel comptabilité Gestion financière CEGID / ixbus

DOCUMENTATION .doc / .xls / mail / .pdf/ .jpeg / .indd oui

11 publications Clin d’œil par an et environ 30 publications Point sur par an

Office 2010 / Indesign / adobe / site Internet Admin


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C. Présentation du service Gestion des Ressources Humaines (GRH)

L’installation de la solution retenue se fera en plusieurs étapes. La première concerne le service GRH avec l’intégration de l’ensemble des dossiers papiers des agents des collectivités territoriales affiliées au CDG. Etat des lieux du service Le service Gestion des Carrières du CDG 53 tient à jour la liste nominative des fonctionnaires stagiaires, titulaires et non titulaires à temps complet et temps non complet qui relèvent des 333 communes et établissements publics. Pour ce faire, le service GRH détient une copie du dossier individuel de chaque agent indépendamment du dossier tenu par la collectivité. Le service effectue le suivi informatisé du déroulement de carrière d’environ 4 500 agents en fonction dans les collectivités affiliées, du recrutement à la retraite. Il assiste les collectivités dans la gestion administrative de leurs agents (nomination, titularisation, déroulement de carrière…). Ainsi, les arrêtés, les tableaux d'avancement d'échelon et de grade sont préparés et envoyés aux collectivités via l’application métier de CARRUS – Cegid Public qui permet également d'extraire des données pour le bilan social ainsi que diverses statistiques à la demande. Description du projet GED/RM Le projet qui concerne le service GRH est la dématérialisation du dossier agent. Il se décline en deux volets : - la numérisation des dossiers "agent" conservés actuellement sur support

papier. La composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique est précisée dans le décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique (JO du 17 juin 2011) et l’arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics gérés sur support électronique (JO du 1er janvier 2013). En ce qui concerne la reprise de l’existant, le volume des dossiers est estimé à environ 200 000 documents. Les dossiers sont composés de différents formats de papier (A4, A3 plié en deux, format plus petit…), mais aussi de qualités diverses (papier très fin et ancien). La numérisation devra se faire dans les locaux du Centre de Gestion afin de laisser la disponibilité des dossiers aux gestionnaires du service GRH. Concernant la reprise de l’antériorité, le prestataire pourra faire une proposition financière en précisant les modalités de sa démarche.


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- La mise en place de la solution GED/RM doit permettre d’enregistrer, de stocker,

de classer, de rechercher les documents nécessaires produits par le service. Au-delà du gain de temps et de place, la solution recherchée doit également aller plus loin et s’insérer dans une démarche de travail collaboratif avec les autres services et développer un système de workflow (modification, validation, diffusion de l’information) Dans le cadre de la reprise de l’antériorité ainsi que dans le logiciel de GED/RM, les documents devront s’organiser au sein d’un déploiement de dossiers et de sous-dossiers. Ce classement se présentera de la façon suivante :


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II. Analyse fonctionnelle Après avoir délimité le contexte du projet, il convient de préciser les éléments techniques attendus dans la solution GED/RM proposée.

A. Création et qualification des documents

Référencement utilisateurs On distinguera 4 profils : - les administrateurs (qui paramètrent la base et attribuent les droits, alimentent, modifient et consultent, etc.) - les gestionnaires (qui alimentent, modifient, suppriment, mettent à jour et consultent) - les utilisateurs internes (qui consultent uniquement) - les collectivités affiliées (qui consultent une partie de la base, via le site Internet du CDG 53 ou un portail collaboratif). Modèles de documents La solution doit permettre la production de documents à partir de modèles établis au sein du Centre de gestion de la Mayenne. Ces modèles comprennent des métadonnées prédéfinies comme les durées de conservation et le sort final par type de document. Un administrateur devra pouvoir enrichir la liste des modèles de documents par la suite. Des documents numérisés pourront être intégrés dans la solution retenue. Nommage des documents Lors de la production d’un document, un nom (identifiant) lui sera attribué de manière automatique ou à défaut manuelle mais contrôlée. L’identifiant devra être différent du titre/intitulé du document ou du dossier. Métadonnées des documents La solution devra prendre en compte des métadonnées pour chacun des documents et des dossiers du système. Ces métadonnées devront être générées automatiquement et pourront être modifiées manuellement par l’administrateur.

B. Classement des documents

Classement des documents Les administrateurs auront la possibilité de créer des dossiers de classement arborescents en suivant un plan de classement préalablement défini par les services auxquels ils appartiennent. Un document pourra être associé à plusieurs dossiers de classement et sera donc visible à plusieurs endroits. Cependant, un document ne doit exister qu’une seule fois physiquement et les droits d’accès aux dossiers doivent être respectés.


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Indexation des documents La solution intègrera un thésaurus qui permettra l’indexation, la qualification et la recherche des documents. Les axes de ce thésaurus seront définis lors des spécifications fonctionnelles. Consultation et accès aux documents La consultation, la modification et l’enregistrement des documents se feront directement depuis les applications proposées par Office sous Windows standard en fonction des droits de chaque utilisateur. Un moteur de recherche devra être intégré à la solution. Elle devra prévoir un outil de conversion au format de PDF. Modification des documents Les utilisateurs autorisés pourront modifier un document en verrouillant ce dernier afin d’éviter toute modification concurrente par un autre utilisateur. La modification d’un document entraîne automatiquement la création d’une nouvelle version et l’envoi d’une notification aux utilisateurs qui partagent le même document. Ajout de commentaires La solution devra permettre l’ajout de commentaires à un document. Chaque commentaire sera daté, signé et classé par ordre chronologique afin de créer un fil de discussion. Export de documents La solution devra permettre l’export de documents et des métadonnées associées. Elle permettra également de conserver ou de détruire les données exportées. Les données devront être exportées au format PDF/A, XML ou format d’origine. La solution devra garantir une destruction sécurisée des données tout en conservant dans son système les métadonnées leur correspondant.

C. Gestion autour des documents

Gestion du versionning Un historique des versions devra être disponible pour chaque document ainsi qu’une trace des différentes interventions des agents. Gestion du cycle de vie des documents La solution devra permettre la gestion du cycle de vie des documents et des dossiers. Celle-ci s’appuie sur les métadonnées de chaque document et dossier par croisement de critères : type de document, date, auteur, service, durée de conservation / Durée d’Utilité Administrative (DUA), sort final. Le cycle de vie des documents s’applique conformément aux tableaux de gestion validés par les Archives départementales qui seront intégrés progressivement dans le système. La sélection devra pouvoir être paramétrée différemment d’un service à un autre pour un même type de document.


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Workflow et circuit de validation des documents Plusieurs workflows (chemins de validation) standards autour de la gestion électronique de documents seront définis par le prestataire avec modification et ajout possibles de workflows par le CDG : workflow de validation, workflow de mise à jour, etc. Dès la validation, le document devra être conservé au format PDF afin d’en assurer son intégrité. Les acteurs pourront suivre, à l’aide d’un tableau de bord, la liste des documents sur lesquels une action de leur part est attendue. Ils pourront aussi être alertés lorsqu’un nouveau document s’ajoute à cette liste. Signature électronique La solution intègrera un mécanisme de signature électronique respectant les standards PKCS et XAdES garantissant la compatibilité avec la Directive 1999/93/EC du Parlement Européen et du Conseil du 13 décembre 1999 sur le cadre communautaire des signatures électroniques.

D. Fonctionnalités attendues

Etat de l’existant et contraintes techniques Le réseau local est composé de 30 postes de travail qui sont des clients légers fonctionnant en TSE. Le CDG dispose de 3 photocopieurs/ scanner

- Kyocera 4550ci - Kyocera 5500i KX - Ricoh Aficio MP C2051 PCL 5c

La solution devra fonctionner sur la technologie du 64 bits. La base de données devra être installée sur un serveur Windows 2008 R2. Le serveur applicatif devra être un serveur Windows 2008 R basé sur une architecture virtualisée (Vmware ESX). La solution devra impérativement être compatible avec les logiciels métiers du CDG par le biais de connecteurs. Dans un premier temps, il faudra prévoir celui compatible avec le logiciel de GRH (CARRUS). Le prestataire précisera la capacité nécessaire au stockage des données et la place prise par le logiciel sur le serveur. A titre de fonctionnalités complémentaires, il serait utile de pouvoir effectuer régulièrement des statistiques d’utilisation de façon à déterminer les éventuels points à améliorer mais aussi de connaître l’état du catalogue à un instant T. L’évaluation porterait notamment sur les points suivants : - le nombre de références (global et par type de documents) - les types de documents les plus souvent consultés - la façon dont les recherches sont formulées, les critères les plus souvent saisis - les mots-clés les plus utilisés, etc.


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Les outils de numérisation Scanner : Le CDG dispose actuellement de scanner intégré aux photocopieurs mais il souhaite acquérir des scanners de bureau (dans un premier temps, seule la GRH sera équipée). Les caractéristiques attendues pour les scanners de bureau sont les suivantes :

- Détection des agrafes - Détection de double alimentation - Vitesse de numérisation : autour de 50 pages par minute - Formats multiples (A3, A4, A5 …), format spécifique (carte identité,

RIB, - Qualité de papier variable (papier pelure, épais, froissé …) - Résolution à 300 dpi minimum - Préciser la durée de vie moyenne du scanner - Préciser la clarté, la facilité des menus. - Préciser le poids et la taille du scanner et son niveau sonore. - Préciser aussi la capacité du chargeur de documents.

Logiciel de capture : Les photocopieurs du CDG sont également équipés d’un logiciel de capture et de traitement (kyocapture). Mais il est nécessaire de prévoir l’installation de ce type de logiciel sur les postes utilisateurs non équipés à ce jour et si besoin sur les scanners de bureau. Les fonctionnalités attendues du logiciel de capture et de traitement des images

- reconnaître automatiquement l’orientation du texte - Ignorer les pages blanches - Intégrer un code à barre pour la numérisation des lots de documents

(soit en feuille à feuille, soit intégré directement sur le document sorti du logiciel métier par le biais du connecteur)

- Détourer automatiquement l’image - Scanner en nombre et découper en fichier de tailles aléatoires - Convertir un document papier en format numérique (PDF, jpeg, word,

excel, …) Sécurité et conformité Le prestataire devra se reporter au référentiel général de sécurité (RGS) qui définit les standards recommandés dans l’administration pour assurer la sécurité. La solution devra notamment permettre de gérer les droits d’accès des utilisateurs, de contrôler les actions sur le contenu des documents. Le système de sécurité devra être basé sur le chiffrement ou le cryptage des données. La solution devra garantir la confidentialité des échanges entre les différents utilisateurs mais aussi avec les contacts extérieurs. La solution doit être conforme à la loi Informatique et liberté (loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, JO du 7 janvier 1978) qui assure la sécurité des données à caractère personnel. Dans le cadre des démarches administratives y compris au niveau de la CNIL, le prestataire fait son affaire de l’ensemble des déclarations obligatoires.


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E. Pré-archivage et archivage électronique (développement attendu ultérieurement)

Principes La GED/RM doit permettre de préparer l’archivage (métadonnées, version, …) et d’assurer un premier niveau d’intégrité des données. La mise en place d’un SAE (Système d’Archivage Electronique) conforme au SEDA (Standard d’Echange de Données pour l’Archivage) permettra à terme des échanges d’information et le versement d’archives électroniques. A l’avenir, les fonctions d’export de la solution devront donc permettre : - Le versement définitif des groupes de documents avec leurs métadonnées dans un SAE (Système d’Archivage Electronique) ; - L’export et la réalisation de bordereaux de versement électronique correspondants : - L’édition de listes électroniques des documents destinés à l’élimination. Les documents et dossiers pourront être archivés et exportés au format PDF/A en y intégrant les informations sur le circuit de validation, la signature électronique et la mention du certificat de signature en complément des métadonnées d’origine. Normes de gestion documentaire et d’archivage Afin de permettre la mise en œuvre du pré-archivage et de l’archivage électronique, la solution devra être compatible avec les normes suivantes : - Le Référentiel Général d’Interopérabilité (RGI) recommande un certain nombre de standards pour faciliter le fonctionnement de l’administration française et de ses systèmes d’information (formats, structures, métadonnées, etc.). Ce référentiel recommande notamment de définir dès l’origine le cycle de vie des documents produits, de fonder tout système d’archivage électronique sur le modèle OAIS (Open Archive Information System), de se référer au SEDA (Standard d’Echange de Données pour l’Archivage) et d’utiliser des métadonnées pour caractériser les informations. - Le Référentiel Général de Sécurité (RGS) définit les standards recommandés dans l’administration pour assurer la sécurité. - Le standard SEDA (Standard d’Echange de Données pour l’Archivage) permet les échanges entre les applications métiers, l’application de travail collaboratif et le système d’archivage électronique. - La norme NF Z42-013 énonce un ensemble de spécifications de l’AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d’en assurer la conservation, la pérennité et l’intégrité. Norme complétée par la norme ISO 14-641-1 - L’OAIS (Open Archive Information System) est un système conceptuel destiné à la gestion, l’archivage et la préservation longue des documents numériques. Il correspondant à la norme ISO 14721. - La norme internationale ISO 15489 propose des principes directeurs, des procédures et une démarche relatifs à l’archivage électronique. - Le modèle européen MoReq2 détaille les spécifications fonctionnelles d’un système d’archivage électronique. - Les normes de description des archives ISAD(G) et ISAAR(CPF) - Le décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique (JO du 17 juin 2011) et l’arrêté du


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21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics gérés sur support électronique (JO du 1er janvier 2013)

III. SUIVI, MAINTENANCE ET FORMATION

A. Installation, assistance et maintenance

Le prestataire se chargera de la mise en place de la solution. Il proposera les mises à jour et assurera l’assistance technique. Le prestataire devra préciser la marche à suivre pour contacter les services d’assistance technique (nom du contact, délai de prise en charge, heures d’ouverture du service assistance …). Dans le cadre de la maintenance, le prestataire assurera l’installation des nouvelles versions de la solution et patchs correctifs. Il assurera également un suivi technique régulier et fiable. Dans le cadre d’un Plan de Reprise d’Activités (PRA), le prestataire précisera les coûts inhérents à cette mise en œuvre si ces derniers ne sont pas inclus dans le prix de base ainsi que le délai d’intervention nécessaire. Le prestataire s’engage à remettre les données et le réseau informatique en l’état initial si toutefois des problèmes techniques devaient survenir ou si un reset se devait d’être effectué.

B. Formation

La formation permettra aux utilisateurs de s’approprier la solution pour pouvoir ensuite l’utiliser de manière la plus efficace. Le prestataire formera selon le découpage des profils des utilisateurs. Le cycle de formation sera planifié et permettra après 3 mois d’utilisation d’avoir une journée avec le prestataire afin de faire le bilan des diverses problématiques rencontrées. Des guides d’utilisation (en version papier et électronique) seront fournis décrivant les fonctionnalités du système. Les sessions de formation auront lieu dans les locaux du CDG en plusieurs groupes.


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IV. DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES

A. Pièces constitutives du marché

Les candidatures et les offres devront être rédigées en langue française. Le marché sera constitué des pièces suivantes dans l’ordre ci-après : 1- DC3 : acte d’engagement 2- DC2 : déclaration du candidat individuel 3- DC1 : lettre de candidature 4- Cahier des charges (à télécharger sur le site Internet www.cdg53.fr rubrique

marchés publics) 5- Bordereau de prix unitaires (à télécharger sur le site Internet www.cdg53.fr

rubrique marchés publics)

Le candidat peut produire toutes pièces qu’il estime de nature à appuyer sa candidature. Toutes les pièces doivent obligatoirement être paraphées, datées et signées par le candidat avec le cachet de l’entreprise.

B. Offre

Le prestataire apporta également dans sa candidature les éléments suivants :

- un planning de réalisation détaillé allant jusqu’à la fin de la phase de déploiement.

- une note détaillée de la solution GED/RM présentant la démarche pour la conduite du projet, les méthodes et outils qui lui serviront d’appui

- une description des caractéristiques techniques et une évaluation financière détaillée du produit

- la durée de la période de garantie - les garanties en matière d’évolutivité du produit (SAE, …) - les moyens humains mobilisés pour la mise en place de la solution - le matériel à prévoir pour une utilisation optimale de la solution

GED/RM (nombre d’écran par ordinateur, capacité du serveur, …) - ses références quant à la mise en place d’un produit identique au sein

d’établissements similaires au CDG 53

Précisions complémentaires :

- la durée de validité du devis sera de 90 jours à compter de la date limite de réception des offres

- le CDG se réserve le droit de négocier les éléments annoncés - une démonstration possible de la solution adaptée aux caractéristiques

du CDG pourra être organisée à l’initiative de celui-ci dans les locaux du CDG


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Le prestataire devra déposer son offre, par courrier (avec la mention « confidentiel, ne pas ouvrir ») et/ou par mail, avant le 14 mai 2013, 17h30 pour un déploiement de la solution GED/RM prévu à compter de fin 2013 à l’adresse suivante :

M. Olivier RICHEFOU, Président du CDG 53 Marché public GED / RM

CONFIDENTIEL NE PAS OUVRIR Parc tertiaire technopolis, rue Louis de Broglie, B âtiment E

53810 CHANGE [email protected] 02 43 59 09 09

V. CRITERES D’EVALUATION DES OFFRES Les offres seront classées en prenant en compte les critères suivants affectés d’une pondération : 1- Prix : 50 % 2- Valeur technique : 50 %

a. Exigence fonctionnelle et archivistique : 20 % (cf. II A, B, C *) b. Exigence technique : 15 % (cf. II D, E *) c. Assistance, maintenance et formation : 15 % (cf. III *)

* Se reporter au sommaire du présent cahier des charges Le jugement des offres donnera lieu à un classement. L’offre la mieux classée sera donc retenue à titre provisoire en attendant que le candidat produise le NOTI 2 dans les 7 jours.