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Área Sistema Nacional de Contabilidad V

1 V Actualidad Gubernamental N° 56 - Junio 2013

ÁreaSistema Nacional de

Contabilidad V

I n f o r m e E s p e c i a l

Autor : Dr. C.P.C.C. Marlon Prieto Hormaza*

Título : Administración y registro contable delfondo fijo de caja chica

Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 56 - Junio2013

Ficha Técnica

I. Introducción

2. Base legal

3. Concepto de caja chica

4. Mecanismos de control

5. Administración y uso de la caja chica

6. Monto máximo para cada pago con cargo a la

caja chica

7. Administración de recursos directamente recau-

dados por las municipales

8. Registro de la caja chica en el SIAF-SP

9. Registro contable de la caja chica

10. Modelo de resolución que aprueba el fondo de

caja chica

11. Modelo de directiva para la administración del

fondo de caja chica

Sumario

* Exconsultor del SIAF - MEF. Asesor y consultor de Gobiernoslocales. Docente universitario - Posgrado.

Administración y registro contable del fondo fijode caja chica

1. IntroducciónEl fondo fijo de caja chica es el fondoconstituido con recursos del Estado parael pago rápido y oportuno que ejecutanlas entidades de los Gobiernos nacionales,Gobiernos regionales, Gobiernos locales,empresas del Estado, instituciones públi-cas descentralizadas, unidades ejecutoras,unidades operativas, entre otras. El montode dicho fondo es determinado por lapropia entidad, considerando como re-ferencia el presupuesto institucional. Porotro lado, sobre el manejo del fondo decaja chica existen normas, directivas queorientan su administración, el cual seráanalizado en el presente artículo.

2. Base legal• Resolución Directoral Nº 026-80-

EF/77.15• Directiva Nº 001-2007-EF/77.15

• Resolución Directoral Nº 001-2011-EF/77.15



3. Concepto de caja chicaLa Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15 define de la siguiente manera:se utilizará el fondo para caja chica paraatender el pago de gastos menudos yurgentes; y excepcionalmente viáticosno programables y jornales. Asimismo,señala que el fondo fijo para caja chicaes aquel constituido, con carácter único,por dinero en efectivo de monto fijoestablecido de acuerdo a las necesidadesde la entidad, cuyas acciones a desarrollarson las siguientes:

• Su manejo será centralizado en el encar-go único, a nombre de quien exclusiva-mente deberán ser girados los chequespara la constitución o reposición delfondo. Se justifica el giro de chequesa nombre de otros funcionarios solocuando se trate de oficinas ubicadas enlugar distante de la tesorería y requierenefectuar pagos en efectivo.

• Las oficinas que requieran el uso defondos, ubicadas en el mismo lugar dela tesorería, lo harán como parte delfondo fijo para caja chica, asignado alencargado único.

• Su monto será establecido o modifi-cado, en su caso, mediante resolucióndel director general de administración,o quien haga sus veces, teniendo encuenta el flujo operacional de gastosmenudos.

• Los gastos deben ser sustentadosmediante los documentos de pago,debidamente autorizados, por loscuales se haya entregado dinero enefectivo.

• Se atenderán pagos en efectivo,cuando se trate de gastos menudosy urgentes, tales como refrigerio,portes, movilidad y otros gastos me-nudos, así como el pago de jornalesde servidores iletrados y viáticosurgentes no programables, debida-mente autorizados.

• La autorización de pago correspondeen todos los niveles a la máximaautoridad, la que podrá delegaresta potestad sin desmedro de suresponsabilidad. La autorizaciónserá conferida por escrito o rúbricade los documentos sustentatoriosdel gasto.

• Para poder recibir nuevos fondos enefectivo se rendirá cuenta documen- tada de la utilización, por lo menos,de la penúltima entrega a la direccióngeneral de administración u oficina

que haga sus veces, en el formato quepara el caso utilice la entidad.• La resolución aprobatoria del fondo

fijo para caja chica deberá contener:

a. Nombre del funcionario encargado únicode su manejo.

b. Nombre de los funcionarios u oficinasdistantes de la tesorería, a cuyo nombre

se giran cheques para el fondo.c. Nombre de los funcionarios a quienes se

encomiende el manejo de parte del fondo asignado al encargado único.

d. El monto máximo del fondo, en cada nivelde manejo de fondos en efectivo.

e. El monto máximo de cada pago en efec-tivo.f. El tipo de gastos a ser atendidos con el

fondo.g. La exigencia de rendir cuenta documen-

tada.


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Informe Especial V


4. Mecanismos de controlLa Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15 describe como mecanismo decontrol a las siguientes acciones:

• Se efectuarán arqueos periódicos y

sorpresivos del fondo.• El custodio del fondo será una persona

independiente del cajero y de aquelpersonal que maneje dinero o efectúefunciones contables.

• Se mantendrán debidamente archi-vadas las resoluciones directorales, osimilares, de aprobación o modifica-ción del fondo.

5. Administración y uso de la cajachica

La Resolución Directoral Nº 01-2011-

EF-77.15 en el artículo 10º, respecto almanejo de la caja chica señala que estaes un fondo en efectivo que puede serconstituido con recursos públicos de cual-quier fuente que financie el presupuestoinstitucional para ser destinado única-mente a gastos menores que demandensu cancelación inmediata o que, por sufinalidad y características, no puedan serdebidamente programados.

Excepcionalmente, puede destinarse alpago de viáticos por comisiones de ser-vicio no programados y de los serviciosbásicos de las dependencias desconcen-

tradas ubicadas en zonas distantes de lasede de la unidad ejecutora.

Las unidades ejecutoras y municipalidadespueden constituir solo una caja chica porfuente de financiamiento. Debe estarrodeada de condiciones que impidan lasustracción o deterioro del dinero en efectivo y se mantienen, preferentemente, encaja de seguridad o en otro medio similar.

La administración de la caja chica se sujetaa las Normas Generales de Tesorería 06 y07 aprobada por la Resolución DirectoralNº 026-80-EF/77.15.

El documento sustentatorio para la apertura de la caja chica es la resolución deldirector general de administración, o dequien haga sus veces, en la que se señalela dependencia a la que se asigna la cajachica, el responsable único de su admi-nistración, los responsables a quienes seencomienda el manejo de parte de dichacaja, el monto total de la caja chica, elmonto máximo para cada adquisicióny los procedimientos y plazos para larendición de cuentas debidamente docu-mentada, entre otros aspectos.

El gasto en el mes con cargo a dicha caja

no debe exceder de tres veces el montoconstituido, indistintamente del númerode rendiciones documentadas que pu-dieran efectuarse en el mismo periodo.Los cheques o giros bancarios se emiten anombre del responsable de la administra-

ción de la caja chica o de los responsablesen las dependencias a favor de las cualesse asigne dicho fondo.

Ejemplo 1:

La Municipalidad Provincial de Huancayo,según Resolución Administrativa Nº 005-2013, apertura la caja chica por la sumade S/.7,000.00 a cargo de la fuente definanciamiento Recursos directamenterecaudados. ¿Determinar el monto máxi-mo mensual para la ejecución de gastos acargo de la caja chica?

Tal como se mencionó líneas arriba, elgasto mensual no debe exceder de tresveces el monto constituido; en tal sentido,si el monto aprobado es de S/.7,000.00al multiplicarse por tres resulta la sumade S/.21,000.00, que es el tope para laejecución de gasto.

Ejemplo 2:

La Municipalidad Distrital de Acostambosegún Resolución Administrativa Nº 010-2013, para el ejercicio 2013, constituyeel fondo de caja chica por la suma deS/.1,200.00 a cargo del rubro 08 - Otrosimpuestos municipales. Durante el mes demayo, el responsable de la administraciónde dicho fondo presentó las siguientesrendiciones de gastos solicitando el reem-bolso respectivo.

Rendición Nº 20 por S/.300.00 (03.05.13)Rendición Nº 21 por S/.500.00 (10.05.13)Rendición Nº 22 por S/.800.00 (17.05.13)Rendición Nº 23 por S/.900.00 (23.05.13)Rendición Nº 24 por S/.500.00 (31.05.13)Total rendición mensual S/.3,000.00

¿Determinar si en un mes es correctopresentar cinco rendiciones?

Tal como señala el inciso c) del artículo 10ºde la Resolución Directoral Nº 01-2011-EF-77.15, el gasto en el mes con cargo adicha caja no debe exceder de tres vecesel monto constituido, indistintamente delnúmero de rendiciones documentadas

que pudieran efectuarse en el mismo pe-riodo; en tal sentido, mientras no supereel tope señalado, sí se aceptaría las cincorendiciones. Es decir, lo que importa no escuántas rendiciones se realizan en un messino respetar el límite del gasto que no esotra cosa que el monto constituido por tresveces, tal como se aprecia a continuación:

Monto constituido S/.1,200.00Monto máximo permito S/.3,600.00S/.1,200.00 X 3 veces ___________Total rendición (mayo) S/.3,000.00

La suma de S/,3,000.00 está dentro del tope establecido.

Por otro lado, debemos tener en cuentaque no está permitida la entrega provi-sional de recursos con cargo a la citadacaja, excepto cuando se autorice en forma

expresa e individualizada por el directorgeneral de administración, o quien hagasus veces, en cuyo caso los gastos efectua-dos deben justificarse documentadamentedentro de las 48 horas de la entregacorrespondiente.

El director general de administración, oquien haga sus veces, debe aprobar unadirectiva para la administración de lacaja chica, en la misma oportunidad desu constitución, y disponer la realizaciónde arqueos inopinados sin perjuicio delas acciones de fiscalización y control acargo del Órgano de Control Institucional.Parte de las acciones a ser desarrolladas enlos arqueos debe reflejarse en un estadomensual de las entregas, a que se refiereel inciso precedente, con indicación dela persona receptora, montos, finalidad,período transcurrido entre su entrega yrendición o devolución y nombre del fun-cionario que la autorizó, estableciéndoselas medidas correctivas pertinentes.

Precísase que la denominación “cajachica” es aplicable indistintamente parael “fondo para pagos en efectivo” o el“fondo fijo para caja chica”.

6. Monto máximo para cadapago con cargo a la caja chica

Según la Resolución Directoral Nº 004-2011-EF/77.15, modifica el literal b. del nu-meral 10.4 del artículo 10º de la Resolución

Directoral Nº 001-2011-EF/77.15, quedan-do redactado de la siguiente manera:

El monto máximo para cada pago concargo a la caja chica no debe exceder delveinte por ciento (20 %) de una UIT, salvolos conceptos a que se refiere el segundopárrafo del numeral 10.1 precedente.

Los casos que por razones justificadasrequieran ser atendidos con montosmayores a lo señalado en el párrafo pre-cedente, hasta un máximo de 90 % deuna UIT, deben estar contemplados en ladirectiva a que se contrae el literal f. del

artículo 10º de la Resolución DirectoralNº 001-2011-EF/77.15.

7. Administración de recursosdirectamente recaudados porlas municipales

El artículo 11º de la Resolución DirectoralNº 050-2012-EF/52.03 establece que,excepcionalmente, las Municipalidadescuya captación mensual con cargo ala fuente de financiamiento Recursosdirectamente Recaudados sea inferior al 25% de una UIT y que además por razones delimitación de oferta bancaria en su localidad

se vean imposibilitadas de depositarlos en elplazo de 24 horas señalado en la Directivade Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15,aprobada por la Resolución DirectoralN° 002-2007-EF/77.15 y modificatorias,podrán utilizar dichos recursos directamente


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en la modalidad de caja chica, de acuerdo a las condiciones que seseñale en la directiva que debe aprobar el titular del pliego paragarantizar la transparencia y el adecuado uso de dichos recursosasí como el registro de la información del ingreso y del gasto enel SIAF-SP.

8. Registro de la caja chica en el SIAF-SPLas operaciones de caja chica vinculadas al tipo de operación enel SIAF-SP son: “C” – Caja chica apertura y “RC” – Reembolsode caja chica.

8.1. “C” - Gasto fondo fijo caja chica (apertura y/o am-pliaciones)

Este tipo de operación se utiliza para registrar la apertura y/oampliaciones del fondo fijo de caja chica por toda fuente definanciamiento, Para su registro se puede utilizar las siguientesgenéricas del gasto:

- 23 Bienes y servicios- 25 Otros gastos

- 26 Adquisición de activos no financierosEn el SIAF-SP, se elige el tipo de operación “C” tal como semuestra a continuación:

8.2. ”RC” - Gasto fondo caja chica (rendición y reembolso)

Este tipo de operación, se utiliza para registrar los gastos queatienden la reposición parcial o total del fondo fijo de caja chica,una vez que se ha utilizado este fondo, el sustento para solicitarun reembolso es la rendición de cuentas. El fondo puede repo-nerse hasta por tres (3) veces el monto total de dicho fondo,indistintamente del número de veces o rendiciones de cuentasque se realicen o se registren en el sistema.

Para el uso de este tipo de operación se utiliza la letra “RC” Gastofondo caja chica rendición, las cual está vinculada a las siguientes

genéricas del gasto:- 23 Bienes y servicios- 25 Otros gastos- 26 Adquisición de activos no financierosEn el SIAF-SP, se elige el tipo de operación “RC” tal como semuestra a continuación:

9. Registro contable de la caja chicaA continuación, presentaremos el registro contable por la aperturay rendición del fondo fijo de caja chica.

Ejemplo 3:

Con fecha 5 de enero la Municipalidad de Pilcomayo, segúnResolución Administrativa Nº 005-20130/A, apertura la cajachica por la suma de S/.3,000.00 con cargo al rubro 08 Otrosimpuestos municipales; al momento de realizar la apertura seafecta a los siguientes clasificadores:

- 23199199 Otros bienes S/.1,250.00- 232121 Pasajes S/.500.00- 23271199 Servicios diversos S/.1,250.00

———————————— X ———————————— DEBE HABER

8301 PRESUPUESTO DE GASTOS 3,000.00

830105 Recursos determinados

83010503 impuestos municipales

8401 ASIGNACIONES COMPROMETIDAS 3,000.00 840105 Recursos determinados

84010503 Impuestos municipales

Por el compromiso presupuestal.

———————————— X ————————————

8401 ASIGNACIONES COMPROMETIDAS 3,000.00



8601 EJECUCIÓN DE GASTOS 3,000.00



Por la ejecución presupuestal fase devengada.

———————————— X ————————————

1101 CAJA Y BANCOS 3,000.00

110102 Caja chica

11010202 Fondos de caja chica

1101 CAJA Y BANCOS 3,000.00

110103 Instituciones financieras públicas

11010301 Cuentas corrientes


Por el giro de cheque para el fondo de caja chica.

———————————— X ————————————

9103 VALORES Y GARANTÍAS 3,000.00

910308 Cheques girados

9104 VALORES Y GARANTÍA POR CONTRA 3,000.00

910408 Cheques girados por entregar Por el control del cheque girado.

———————————— X ————————————

9104 VALORES Y GARANTÍAS POR CONTRA 3,000.00

910408 Cheques girados por entregar

9103 VALORES Y GARANTÍA 3,000.00

910308 Cheques girados

Por el registro de la fase del pagado.

Ejemplo 4:

Con fecha 22 de enero, según rendición Nº 001, el respon-sable de la administración del fondo de caja chica solicita elprimer reembolso por la suma de S/.1,000.00 con cargo alrubro 08 Otros impuestos municipales, conforme al siguientedetalle:

- 231111 Alimentos S/.700.00- 2321299 Movilidad local S/.300.00


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Informe Especial V


———————————— X ———————————— DEBE HABER

8301 PRESUPUESTO DE GASTOS 1,000.00 830105 Recursos determinados


8401 ASIGNACIONES COMPROMETIDAS 1,000.00

840105 Recursos determinados 84010503 Impuestos municipales

Por el compromiso presupuestal.

———————————— X ————————————

8401 ASIGNACIONES COMPROMETIDAS 1,000.00 840105 Recursos determinados


8601 EJECUCIÓN DE GASTOS 1,000.00 860105 Recursos determinados


Por la ejecución presupuestal fase devengada.

———————————— X ————————————

5301 CONSUMO DE BIENES 700.00

530101 Alimentos 53010101 Consumo humano

5302 CONTRATACIÓN DE SERVICIOS 300.00 530201 Viajes

53020102 Viajes domésticos

5302010299 Otros gastos

2103 CUENTAS POR PAGAR 1,000.00 210301Bienes y servicios por pagar

21030101 Bienes y servicios por pagar

2103010102 servicios

Por el reconocimiento del gasto.

———————————— X ————————————

2103 CUENTAS POR PAGAR 1,000.00 210301Bienes y servicios por pagar

21030101 Bienes y servicios por pagar 2103010102 Servicios

1101 CAJA Y BANCOS 1,000.00 110102 Caja chica


Por el pago efectuado con la caja chica.

———————————— X ————————————

1101 CAJA Y BANCOS 1,000.00 110102 Caja chica


1101 CAJA Y BANCOS 3,000.00 110103 Instituciones financieras públicas

11010301 Cuentas corrientes

1101030109 Impuestos municipales Por el giro de cheque reembolso de la caja chica.

———————————— X ————————————

9103 VALORES Y GARANTÍAS 3,000.00 910308 Cheques girados

9104 VALORES Y GARANTÍA POR CONTRA 3,000.00 910408 Cheques girados por entregar

Por el control del cheque girad.

———————————— X ————————————

9104 VALORES Y GARANTÍAS POR CONTRA 3,000.00 910408 Cheques girados por entregar

9103 VALORES Y GARANTÍA 3,000.00 910308 Cheques girados

Por el registro de la fase del pagado.

10. Modelo de resolución que aprueba el fondo decaja chica

El presente modelo es utilizado en la Municipalidad Distritalde Chilca.

11. Modelo de directiva para la administración delfondo de caja chica

El modelo de directiva pertenece a la Municipalidad Distritalde Chilca.

RESOLUCIÓN GERENCIAL Nº 2013/MD-GM

Lima, 05 de Enero del 2013Visto, el Informe Nº ___2013-MD/_ de fecha de ______del

2013, presentado por el Sr. Gerente/Sub Gerente de la Geren-cia/Sub Gerencia , solicita la asignación de recursos financieros para la

apertura del fondo para Caja Chica y el Informe Legal Nº …..2013-MD/…..de fecha………, presentado por la Gerencia de Asesoría Jurídica, y;Considerando:Que, con Resolución Gerencial Nº ………………………………….de fecha ……………………………., se aprueba la Directiva Apertura,Manejo y Control de Fondos para Caja Chica de la Municipalidad de_______ por Funcionamiento e Inversiones; a fin de atender en formaoportuna los gastos menudos y urgentes del presente año, concordantecon el Decreto Supremo Nº 035-2012-EF Texto único Ordenado de laLey 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería;Que, mediante Informe Legal Nº ……-2013-MD/….. de fecha………… la Gerencia de Asesoría Jurídica, comunica que el Proyectode la Directiva antes descrito se encuentra enmarcado dentro de lasnormas vigentes y específicas que al tema se relacionan.Que, el Fondo de Caja Chica es un fondo permanente y renovabledestinado para atender los gastos menudos y urgentes que demandan

su cancelación inmediata o que por su finalidad y características no pueden ser debidamente programadas en atención a las necesidadesde la Municipalidad. Que, la Directiva en mención tiene por finalidad establecer los procedi-mientos necesarios para el funcionamiento de los fondos, tendientes

a cautelar el uso racional, eficaz y eficiente de los recursos destinados a los fines creados.Que el Decreto de Alcaldía Nº 001-2011- MD/A de fecha10 de julio de 2011, se delega las funciones en materia presupuestal,financiera y administrativa al Gerente Municipal de la Municipalidad_____________, Artículo 20º de la Ley Orgánica de MunicipalidadesNº 27972,Contando con las visaciones de la Gerencia de Asesoría Jurídica, de laGerencia de Planificación y Presupuesto, de la Gerencia de Administración

y de la Sub Gerencia de Abastecimientos y Servicios Generales.SE RESUELVE:

ARTÍCULO 1º.- APROBAR el Fondo Fijo de Caja Chica porFuncionamiento de la Municipalidad _____________, por la suma deCinco Mil y 00/100 Nuevos Soles(S/.6,000.00).

Artículo 2º.- El monto máximo a ser reconocido en los documentos que señala la directiva de apertura, manejo y control de fondos para CajaChica de la Municipalidad ___________ será de Trescientos y 00/100Nuevos Soles (S/. 300.00) y excepcionalmente hasta Trescientos cincuen-ta y 00/100 (S/. 350.00) previa autorización de la Gerencia Municipal.

Artículo 3º.- DESIGNAR al Servidor…………………………., personalde la Gerencia/Sub Gerencia/Oficina ……………………., para adminis-trar el Fondo para Caja Chica por Funcionamiento de la Municipalidad______________.

Artículo 4º.-Encargar el cumplimiento de la presente Resolución a laGerencia de Administración, Sub Gerencia de Contabilidad y SubGerencia de Tesorería, así como a las demás Unidades de la Munici-

palidad _____________.

Regístrese y Comuníquese y Cúmplase.

APERTURA, MANEJO Y CONTROL DE FONDOSPARA CAJA CHICA

1. Objetivo Tiene como principal objetivo, establecer los procedimientos necesa-

rios para el funcionamiento del Fondo para Caja Chica, para cautelarel uso racional, adecuado y oportuno, y realizar una administracióneficaz y eficiente de los recursos destinados a los fines creados.

2. Finalidad Normar los procedimientos que aseguren una adecuada, oportuna y racionalización en la utilización del Fondo Para Caja Chica.

3. Base legal- Ley 27972 Ley orgánica de municipalidades- Ley 28411 Ley del sistema nacional de presupuesto público.


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Provisional (CEP) con cargo a rendir cuenta documentadadentro de las 48 horas de haberse recibido el efectivo, en casode producirse menor gasto se realizará la devolución utilizandoel Recibo de Ingreso Provisional. (RIP). El desembolso que sedé al Gerente Municipal será dado con autorización expresa dela Alcaldía.

6.2.3. No se realizará el desembolso de efectivo a Funcionarios y/oServidores que tengan rendición pendiente, salvo autorizaciónexpresa de la máxima autoridad administrativa.

6.2.4. El responsable del Fondo realizará el seguimiento de lasrendiciones pendientes, procederá a efectuar por única vez lasnotificaciones respectivas ante los Servidores y Funcionarios queno realicen su rendición e incumplan la justificación del gastodentro de las 48 horas; siendo el procedimiento el siguiente:

Servidores y Funcionarios: La notificación se realizará porúnica vez por el responsable del fondo y visado por el GerenteMunicipal y/o Gerente de Administración, dándole a conocer

su incumplimiento y posterior responsabilidad económica. De persistir el incumplimiento; el responsable del fondo, comu-

nicará a la Gerencia Municipal y/o Gerencia de Administraciónque autorizó el desembolso, en el caso del Gerente Municipal

será comunicado a la Alcaldía.6.2.5. Una vez notificado al rindente y agotado el plazo para efectuar

su rendición el encargo del Fondo para Caja Chica elevará elexpediente a la Gerencia de Administración, adjuntando copiafedateada del Comprobante de Entrega Provisional (CEP) de laentrega de dinero al rindente y de la Notificación en Original

para la autorización del descuento en la Planilla Única de Re-muneraciones a través de la Sub Gerencia de Personal; la SubGerencia de Tesorería realizará el giro a favor del encargado decaja chica para su reposición respectiva.

6.2.6. El procedimiento de justificación del gasto del Fondo para Cajachica para su reposición comprende lo siguiente:• El responsable del gasto, presentará el comprobante de

pago (autorizado por la SUNAT) ante el encargado delfondo, registrando en el dorso la justificación del gasto (si esinversiones, consignar la obra), su nombre completo, DNI,firma del usuario; asimismo el visto bueno de Gerencia de

Administración, Gerencia de Planificación y Presupuesto,Sub Gerencia de Contabilidad, Sub Gerencia de Tesorería y

el responsable del fondo. La Gerencia de Planificación y Pre- supuesto deberá consignar la correspondiente certificación presupuestal.

• El responsable de fondo verificará la conformidad de ladocumentación sustentatoria (facturas, boletas de venta,recibos y otros autorizador por la SUNAT, mediante el portalde SUNAT) su validez de autorización y colocará su firma,

postfirma y sello en el dorso del comprobante de pago como señal de conformidad por la rendición presentada.

• Con la anticipación debida, mediante informe dirigido a laGerencia de Administración se solicita la reposición del Fondo

para Caja Chica, previa justificación del gasto y adjuntandola documentación debidamente ordenada para que esta sea

posteriormente derivada a la Sub Gerencia de Contabilidad.• El responsable del fondo presentará la rendición de cuentas,

a través del Anexo 02, a fin de que la Sub Gerencia de Conta-bilidad a través del Área de Rendición de Cuentas efectúen laslabores de control previo (revisión, sustentación, justificacióndel expediente).

• Todos los documentos sustentatorios de gasto presentadosen la rendición de cuentas, deberán llevar obligatoriamenteel sello de PAGADO, indicando la fecha de cancelación paraevitar la duplicidad de uso o reenvío de los comprobantesde pago. Se tendrá cuidado al sellar el comprobante de

pago SUNAT de no afectar la información consignada, queimpidan las acciones de revisión o fiscalización.

• La rendición contendrá la Meta Presupuestaria, Clasificadorhasta la Específica de Gasto y Rubro; así como el detalle delos comprobantes de pago (impreso y adjuntando archivoen Excel).

6.3. Autorización de egreso de fondosLa autorización de los pagos con cargo al Fondo para CajaChica corresponde a la Gerencia Municipal o a quien este de-legue expresamente por escrito. Adoptando para el efecto las

acciones necesarias de austeridad y racionalidad de los recursos

asignados, sin perjuicio de la calidad del servicio que se brinde.6.4. Responsable del manejo del fondo para caja chica El responsable del Fondo para caja chica deberá llevar un registro

diario de los montos que se otorga con cargo a dicho fondo para conocer el saldo diario y tomar las medidas pertinentes y oportunas, de tal forma que su fondo se mantenga siempre

- Ley 27785 Ley del sistema nacional de control y de la Contraloríageneral de la República

- Ley 27815 Ley del código de ética de la función publica- Ley 28693 Ley general del sistema nacional de Tesorería- Ley 29951 Ley de presupuesto para el ejercicio 2013

- Decreto Supremo Nº 007-2013-EF Establecen monto para elotorgamiento de viáticos- Resolución Directoral Nº 004-2011_EF/77.15 Establecen montos

máximos para cada pago con cargo a la caja chica

4. Alcance Las disposiciones comprendidas en la presente directiva, son de

aplicación a los Gerentes, Sub Gerentes, y servidores en general; asícomo personal por contrato administrativo de servicios (CAS).

5. Disposiciones generales5.1. El Fondo para Caja Chica es una cantidad de dinero en efectivo

constituido con recursos públicos. Su uso es exclusivo pararealizar gastos menudos y urgentes de rápida cancelación que

por sus características no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante cheque.

5.2. El fondo es único, su monto será establecido y/o modificadocon Resolución Gerencial, a propuesta de la Gerencia de Admi-

nistración.5.3. La Gerencia de Administración propondrá el monto máximo a ser reconocido por el Fondo para Caja Chica.

5.4. La resolución contendrá lo siguiente:• Nombre del Responsable o encargado único de su manejo• El monto de habilitación de Fondo para Caja Chica.• Meta, Específica de Gasto, Fuente de Financiamiento y Rubro

del Fondo a ser constituido.• Monto máximo por comprobante de pago autorizado por

SUNAT a ser reconocido.• Otros.

5.5. Correspondiente a la Gerencia Municipal, proponer el Encargo para la Administración del Fondo para Caja Chica, quien serádesignado y autorizado mediante Resolución Gerencial.

5.6. Los encargos del Fondo para Caja Chica serán responsables dela administración, ejecución y rendición de los recursos asigna-dos, debiendo rendir los importes girados a la Sub Gerencia deContabilidad, a través de los formatos correspondientes.

5.7. Una vez recibidas las rendiciones del Fondo, remitidas porlos responsables encargados, el responsable de Rendiciónde Cuentas, verificará la conformidad de la documentación

sustentatoria dentro de los niveles de gastos autorizados y las partidas específicas. Los documentos presentados por gastosque no estén debidamente sustentados o comprendidos en la

presente Directiva serán devueltos a los responsables del gasto para la absolución de las observaciones formuladas.

5.8. Las adquisiciones y/o contrataciones que se efectúen con cargo al Fondo para Caja Chica, deben afectarse y/o desagregarse pormetas, específica, concepto del gasto, fuente de financiamiento yrubro; debiendo la Sub Gerencia de Planificación y Presupuestorealizar la certificación presupuestal y llevar una Estadística delos gastos que se incurran para las acciones de formulación y

programación presupuestal.5.9. Los encargados del Fondo para Caja Chica son responsables ante

cualquier pérdida o sustracción por descuido, salvo inminente y/o flagrante delito, previa investigación, respecto al dinero orecurso administrado.

5.10. Excepcionalmente la Gerencia de Administración podrá autori- zar afectar a través del Fondo para Caja Chica viáticos por Comi- siones de Servicios, previa autorización de la Gerencia Municipal,debiéndose cumplir bajo responsabilidad con las formalidadesde la rendición de cuentas previstas en la presente Directiva.

6. Disposiciones específicas6.1. Apertura y asignación de fondos La asignación del Fondo para Caja Chica de la Municipalidad

_________, se aprobará por Resolución Gerencial de acuerdo a la normativa vigente consignándose el nombre del servidorencargado del manejo, y el monto de la apertura del Fondo enlas específicas y rubros que correspondan.

6.2. Utilización del fondo y su rendición

6.2.1. La reposición del Fondo para Caja Chica asignado, seefectuará hasta en tres oportunidades durante cada mes segúnlas necesidades de la Municipalidad.

6.2.2. Los desembolsos en efectivo realizados por el Fondo paraCaja chica serán efectuados con autorización expresa del GerenteMunicipal y/o Gerente de Administración, una vez autorizadael responsable del fondo emitirá el Comprobante de Egreso


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Informe Especial V


habilitado y cuente con recursos disponibles para cumplir conel objetivo por el que fue autorizado.

6.5. Mecanismos de control y prohibiciones 6.5.1. El fondo para Caja Chica será custodiado en un ambiente

adecuado y seguro; si fuera posible en Caja de Seguridad. 6.5.2. Previniendo circunstancias adversas, el traslado de fondos

cobrado para el Fondo para Caja Chica del Banco de la Nación, podrá solicitar el apoyo de la Dirección de Seguridad Ciudadana, para el resguardo correspondiente.

6.5.3. Los fondos asignados no deberán ser depositados porningún concepto en la cuenta de ahorros o cuenta corriente delencargado, responsable del manejo del fondo u otra persona,bajo responsabilidad administrativa.

6.5.4 La Gerencia Municipal y/o la Gerencia de Administraciónencargarán a la Sub Gerencia de Contabilidad que efectúen

Arqueos sorpresivos al encargado responsable del manejo deFondos para Caja Chica con la finalidad de verificar la adecuada

y oportuna administración de los recursos asignados; indepen-dientemente a los arqueos que pudieran hacer.

6.5.5. Se levantarán actas de los arqueos que se practiquen,como evidencia de la acción y conformidad, las que serán firma-das por el responsable del manejo de Caja Chica, el encargadode realizar el arqueo.

6.5.6. Queda prohibido efectuar los siguientes gastos, con cargo al Fondo por Caja Chica de la Municipalidad ________• Adquirir Bienes de Capital (muebles y enseres), los cuales

deberán ser solicitados a la Sub Gerencia de Abastecimientos y Servicios Generales con la debida anticipación.

• Reparar motores de vehículos debido a que incrementa elvalor de vida útil, por lo que, para su atención es necesariorequerirlo a la Sub Gerencia de Abastecimiento y ServiciosGenerales.

• Entregar dinero bajo la modalidad de Préstamo.• Conformar otros Fondos de Caja Chica.

7. Responsabilidad7.1. El (los) encargado(s) responsable(s) del manejo del Fondo

para Caja Chica, designado(s) mediante Resolución Gerencial, son responsables de la custodia y adecuada utilización de losfondos recibidos; así como, verificar ante el portal de la SUNATque los comprobantes se encuentren debidamente autorizados

por los contribuyentes.7.2. La aplicación de la presente Directiva es de responsabilidad de

los funcionarios, servidores y personal CAS.7.3. La Sub Gerencia de Contabilidad a través del responsable de

Rendición de Cuentas es responsable de la revisión de las rendi-ciones efectuadas por los responsables del Fondo para Caja Chica

para su reposición oportuna; lo que no quiere decir que avale y asuma las revisiones previas que debe hacer el responsabledel Fondo para Caja Chica.

7.4. La Sub Gerencia de Contabilidad es el encargado de la ejecu-ción (Compromiso y Devengado) que se realiza en el SistemaIntegrado de Administración Financiera (SIAF-SP), previa lacertificación presupuestal realizada por la Gerencia de Presu-

puesto y Planificación; asimismo la Sub Gerencia de Tesoreríarealizará el Giro respectivo.

7.5. La Gerencia de Administración es responsable de evaluar laejecución del gasto que se hace a través del Fondo para CajaChica.

7.6. El Órgano de Control Institucional velará por el estricto cumplimiento de lo dispuesto en la presente directiva, pudiendorecomendar mejoras en los procedimientos.

7.7. El responsable del Fondo para Caja Chica llevará un Libro AuxiliarEstándar (Excel) para efectuar el control en forma diaria de losmontos otorgados con cargo a dicho fondo, así como establecerel saldo diario de disponibilidad en moneda, billetes o cheques.

7.8. El responsable del fondo mantendrá un monto intangible del 30 % del monto autorizado, como reserva de contingencia para atender actividades excepcionales requeridas por la Alcaldía yGerencias; asimismo deberá mantener habilitado los recursosdisponibles para la operatividad de la Municipalidad, debiendooportunamente emitir las liquidaciones para la reposición delFondo para Caja Chica.

8. Disposiciones transitorias

8.1. Disposiciones transitorias Comprobante de Egreso Provisional - CEP. (Anexo 3) El desembolso del Fondo para Caja Chica, se realizará a través

del comprobante de Egreso Provisional - CEP, el mismo quedeberá contener lo siguiente:• Nombres y Apellidos del servidor que solicita.

• Numero de Documento de Autorización.• Cantidad que solicita en números y letras.• Concepto específico del gasto.• Fecha que se entrega el dinero.• Firma del solicitante, firma del Jefe inmediato del usuario,

firma del responsable del Fondo para Caja Chica, firma del

Gerente Municipal y/o Gerente de Administración. Recibo de Ingreso Provisional - RIP (Anexo 4) La reversión de fondos por menores gastos o recuperos de

periodos anteriores se efectúa a través del Recibo del IngresoProvisional y deberá contener lo siguiente:• Nombres y Apellidos del servidor que efectúa la devolución.• Cantidad de devolución (en números y letras).• Concepto o detalle.• Fecha en que se efectúa la devolución.• Consignar el número de Comprobante de Egreso Provisional,

Planilla o Resolución de Encargo y/o Anticipo; que origina ladevolución.

Documentos que sustentan el gasto Los documentos que sustentan el gasto deben estar de acuerdo

a lo establecido en el reglamento de comprobantes de pago yestar debidamente visados por los funcionarios responsables de

la gestión, así como debe reflejar la naturaleza de las operaciones siendo válidos los documentos siguientes:• Facturas, Boletas de Venta, Recibos por Honorarios, Tickets

de Cajas Registradoras, siempre en cuando consignen elnombre de la Municipalidad. Así como las Declaraciones

Juradas, Planillas de Movilidad Local, y documentos emitidos por Entidades Públicas.

• Toda Factura presentada como sustento de gasto deberáestar correctamente emitida en cuanto los importes (Valorde venta, I.G.V. y Precio Total) y consignar el RUC de laMunicipalidad.

• En el reverso de los Comprobantes de Pago deberá sustentar- se el motivo que genera el gasto, asimismo deberá contenerla firma del usuario(s); visarán en el adverso el Jefe inmediatodel usuario, del Gerente de Administración, Gerente de Pre-

supuesto y Planificación, Sub Gerente de Contabilidad, SubGerente de Tesorería y el responsable del Fondo para Caja

Chica. El Gerente de Presupuesto y Planificación certificaráel gasto para su posterior reembolso.• Se requerirá otras visaciones de las oficinas que sean compe-

tentes con las adquisiciones o servicios; como en el caso deútiles de oficina, combustible y otros, visará la Sub Gerenciade Abastecimientos y Servicios; en el caso de mantenimientode equipo de cómputo, visará el Área de Estadística e Infor-mática; etc.

• Las Planillas de Movilidad Local debe detallar el itinerario,especificando la Av., Calle y el Distrito tanto del punto de

partida como el de destino, justificación o motivo y resul-tado del mismo. Para efectivizar el cobro de la Planilla deMovilidad Local, deberá estar firmada por el servidor querealiza la comisión, Jefe inmediato Superior, Gerente de

Administración, Sub Gerente de Contabilidad, Sub Gerentede Tesorería y el responsable del fondo. Las Planillas deMovilidad Local serán reembolsables cada fin de semana(viernes) y se sujetan a los montos establecidos.

8.2. Disposiciones complementarias• Podrá efectuarse el Pago de Viáticos con cargo al Fondo para

Caja Chica procederá solamente cuando se trate de viajesno programados y urgentes, para lo cual necesariamentedeberán adjuntarse el requerimiento (con la certificación

presupuestal) y la Planilla de Viáticos debidamente autorizado por los funcionarios responsables. La rendición de cuentas se deberá presentar de acuerdo a los dispositivos legalesvigentes y Directivas de la Municipalidad.

• Los servidores podrán presentar Declaraciones Juradas enlas rendiciones de cuentas, solo cuando en los lugares enlos cuales se realizó la comisión no fuera posible recabarcomprobantes de pago, tal como refiere la Directiva deRendición de Cuentas.

• Los documentos que sustentan el gasto serán presentadosen materia de revisión por parte del responsable Rendiciónde Cuentas de la Sub Gerencia de Contabilidad; de presen-

tarse alguna irregularidad en estos documentos, se elevarámediante informe a la Gerencia de Administración para que adopte las acciones correspondientes.

• Las situaciones no previstas en la presente Directiva seránresueltas por la máxima autoridad administrativa de laMunicipalidad.

Documents

cajachica.pdf