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CCAAPPIITTUULLOO IIVV
AANNÁÁLLIISSIISS YY RREESSUULLTTAADDOOSS DDEE LLAA IINNVVEESSTTIIGGAACCIIOONN
RREESSUULLTTAADDOOSS DDEE LLAA IINNVVEESSTTIIGGAACCIIOONN
Los resultados de la investigación estuvieron dados mediante el
desarrollo de las fases del sistema de información para integrar los
procesos administrativos de las secciones de compra y tesorería de la
contraloría general del estado Zulia, además de la discusión de los
resultados, las conclusiones y recomendaciones
FFAASSEE II:: IINNVVEESSTTIIGGAACCIIOONN PPRREELLIIMMIINNAARR
Esta fase se inició con la Aclaración de la solicitud, hecha por el
encargado de las secciones de compra y tesorería de la Contraloría
General del Estado Zulia, en la cual expuso verbalmente la necesidad de
integrar las actividades realizadas en las mismas, a través de una
aplicación automatizada, que permita una mejor realización de las
actividades concerniente en las secciones de compra y tesorería.
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De acuerdo a la solicitud expuesta se procedió a analizar
minuciosamente las actividades que se realizan en las secciones de
compra y tesorería de la Contraloría General del estado Zulia, para
establecer concretamente cual es la magnitud del problema, con sus
respectivas características y consecuencias. Para esta primera fase fue
fundamental utilizar técnicas efectivas de recolección de datos como
entrevistas grabadas no estructuradas las cuales se muestran en el Anexo
No 1, y la observación directa de todas las actividades desarrolladas en
dichas secciones, todo esto con el fin de obtener información precisa
sobre la situación actual de la empresa.
En referencia a esto, se pudo conocer que las actividades realizadas
en dichas áreas de estudio, son registradas algunas de manera manual, a
través de hojas de formato y otras como el seguimiento de las cuentas
bancarias, las llevan en formato bajo el programa Microsoft Excel, lo que
garantiza rapidez y confiabilidad al momento de solicitar alguna
información que sea de interés para la toma de decisiones dentro de la
empresa.
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De acuerdo a lo analizado, se presentó un Estudio de Factibilidad,
el cual se muestra en el Anexo No. 2, donde se mostró la viabilidad que
ofrece la alternativa planteada, a los intereses de la institución.
Dicho estudio resaltó la importancia de la adquisición de nuevas
tecnologías para toda empresa y se justificó de manera explícita la
Factibilidad Técnica, la cual consistió en realizar un inventario de
hardware y software existentes, en las secciones de compra y tesorería,
para posteriormente compararlo con los requerimientos exigidos en la
investigación. El resultado arrojando se presentan en el cuadro No.6.
Cuadro No. 6 Factibilidad Técnica
A. Descripción Cantidad Requerida
Disponible Empresa
Faltantes
ü Software * Sistema operativo Win 98 1 0 1 *Visual Foxpro Versión 6.0 1 0 1
ü Hardware * 16 Mb RAM (SIMM) 4 1 3 * 64 Mb RAM (DIMM) 2 0 2
* Disco Duro de 2.0 Gb 1 1 0 * Disco Duro de 4.5 Gb 1 0 1 * Monitor de 14´´ (SVGA) 2 1 1 * Tarjeta de video trident con 4 Mb 2 1 1 * Unidad de disco de 3 ½ de 1.44 Mb 2 1 1 * Kit Multimedia de 36X 2 1 1 * Teclado en español 2 1 1 * Mouse Genius de tres (3) botones 2 1 1 * Tarjeta de Red Genius 2 0 2 * Regulador de voltaje 2 1 1 * Impresora Deskjet 1 1 0 * Impresora matriz de punto 1 0 1
ü Otros * Concentrador (hub) 1 0 1 * Cableado 35 mts 0 35 mts
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* Conectores RJ45 6 0 6 89.47 % de Factibilidad Técnica
Fuente: Chacón L. y Delgado J. (2.000)
En dicho cuadro se observa que la organización, no posee todo el
hardware y software requerido, por lo que se recomendó la adquisición
de los mismos, para lograr el objetivo de la investigación. Cabe destacar,
que dichos equipos están conectados en red, bajo un sistema operativo
Windows 98.
Luego de determinar las características técnicas de los equipos
requeridos, se estudiaron varias cotizaciones de presupuestos que forman
parte de una Factibilidad Económica, donde se visualizaron y analizaron
los costos de los equipos, realizando un Análisis Costo/Beneficio de la
adquisición de los mismos se seleccionó la siguiente cotización, la cual
pueden Observarse en el Anexo No. 3. Por adecuarse al presupuesto y la
necesidad de la institución:
Finalmente, se considera la Factibilidad Operativa, en la cual se
utilizó la entrevista al personal involucrado, con el propósito de reunir
sus opiniones y conocer la situación del ambiente en las secciones, y
determinar si la forma de ejecutar todos los procesos administrativos
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actualmente, es la mas veraz, confiable e idónea; es decir, si cubre o no
las necesidades de la institución y los usuarios. Obteniendo como
resultado que dichos procesos se ejecutan eficientemente en forma
manual, pero recomendaron su automatización, reconociendo que se
encuentran en la capacidad de adecuarse al manejo de un nuevo sistema
de procesamiento de información, resultando factible por las siguientes
razones:
ü Proporciona información actualizada, además de procesar de una
manera más rápidas y confiable, manteniendo un acceso
controlado e inmediato, almacenamiento, resguardo optimo y
eficaz.
ü Ofrecer una interfaz muy amigable, y agradable a la vista del
usuario, logrando así una gran aceptabilidad por parte de los
mismos. Además su opinión se consideró a lo largo de toda la
investigación.
24
ü Reducir el tiempo y personal empleado en los procesos,
haciéndolos menos complejos, más operativo, útil y con la
misma seguridad de la información que antes, de manera que el
exceso de estos elementos, sean empleados en otros procesos
que mejoren las operaciones de las secciones y la institución.
Las ventajas que ofrece el sistema son muy beneficiosas para la
organización en general, ya que permite un mejor aprovechamiento del
tiempo y de la información procesada.
Como última actividad involucrada en la primera fase, se encuentra
la Aprobación de la solicitud, donde después de haber hecho una
propuesta concreta y clara de la solicitud y un detallado Estudio de
Factibilidad, el personal designado para tal fin, acordaron que el sistema
de información automatizado es muy importante, porque satisface
plenamente las necesidades existentes, aprobando por tal motivo la
solicitud del proyecto
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FFAASSEE IIII:: DDEETTEERRMMIINNAACCIIOONN DDEE LLOOSS RREEQQUUEERRIIMMIIEENNTTOOSS DDEELL
SSIISSTTEEMMAA
Los Requerimientos del sistema de información se determinaron
mediante entrevistas no estructuradas realizadas al Tesorero de la
contraloría, el cual es el jefe de las secciones de presupuesto, tesorería y
administración (Compra); el cual aportó ideas de cómo debía estar
estructurado el sistema. Posteriormente, se realizaron los Diagramas de
flujo de datos del Sistema Actual (D.F.D) para identificar de una manera
mas amplia todos los procesos que intervienen en las secciones de
estudio (Ver Anexo No.4), la observación directa de todas las actividades
y el estudio de los formatos de Orden de Compra y Orden de Pago (Ver
Anexos 5 y 6) utilizados para la realización de dichos procesos, todo esto
contribuyó en la determinación de las necesidades y problemáticas
existentes, así como los procesos operativos involucrados, el
comportamiento de los datos, la seguridad y el tipo de la información, de
manera que facilitará el planteamiento los siguientes requerimientos:
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ü Mantener un registro actualizado de proveedores de la
institución, con sus respectivas cuentas.
ü Llevar un control de ordenes de compra y pagos generadas.
ü Verificar la disponibilidad financiera al generar las ordenes de
pago, con el propósito de evitar pérdida de tiempo que retrasan
las operaciones de la institución.
ü Control automático de libro de banco, donde se registren los
créditos y débitos de cada cuenta, los movimientos entre
cuentas y las operaciones normales que como banco requiere.
ü Elaboración de conciliaciones bancarias, cuyo objetivo es
cuadrar el libro de banco de cada cuenta, con el estado de
cuenta que envía el banco.
ü Reportes claros y descriptivos de los movimientos de cada
cuenta, de proveedores, cheques emitidos y de cuentas por
pagar.
ü Seguridad de la información almacenada en dichos
departamentos
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FFAASSEE IIIIII:: DDIISSEEÑÑOO DDEELL SSIISSTTEEMMAA
En esta fase se consideró los requerimientos establecidos en la fase
anterior, el volumen de datos, características de los equipos actuales,
rapidez para generar la información, para realizar el estudio lógico
funcional, donde se diseñó los procedimientos precisos para la captura de
datos, en los cuales se desarrollaron: Diagramas de Flujo de Datos
(D.F.D) del sistema propuesto, mostrando como funciona el sistema
propuesto en cuanto a procesos (Ver Anexo No 7), diccionarios de datos
del sistema propuesto donde se detallan explícitamente los flujos y
procesos mencionados en el DFD (Ver Anexo No. 8), también se
diseñaron: la Carta Estructurada de sistemas la cual contienen de forma
ordenada los diversos comandos del menú principal y sus
correspondientes opciones, esta carta facilita la navegación del usuario
entre las alternativas que componen al sistema propuesto (Ver Anexo
No.9), y la carta estructurada del programa donde se presenta los diversos
módulos que lo componen, cada uno de los cuales cumple una función
especifica dentro de la ejecución del sistema, esto facilita la labor del
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usuario, en cuanto a la modificación del sistema para futuras
actualizaciones o mejoras (Ver Anexo No.10).
Seguidamente, se diseñó la interfaz que conecta al usuario con él
sistema (Pantallas), tomando en cuenta los datos que este utilizara y las
opciones principales del sistema para el manejo de dichos datos, las
cuales se muestran a continuación:
1.- PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA
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2.- PANTALLA DE CLAVE DE ACCESO
3.- PANTALLA DE OPCIONES PRINCIPALES DEL MENÚ
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Luego se diseñó una sola Bases de Datos, donde internamente se
hace necesario la utilización de diferentes tablas, que permita la
localización con mayor rapidez y exactitud. Estas tablas proporcionan al
analistas el apoyo directo para la determinación de la estrategia a utilizar
en el desarrollo del sistema de información. Las cuales se pueden
observar a continuación:
ENTORNO DE DATOS DE INPROTECO
31
También se diseñaron las salidas del sistema, llamados también
reportes, donde se muestra la información requerida por los usuarios y la
institución, la cual puede ser presentada por pantalla o por impresora.
(Ver Anexo No. 11)
Finalmente, se seleccionó el lenguaje de programación Microsoft
Visual FoxPro 6.0, debido a que este es un Manejador de Base de datos
robusto orientado a objetos que proporciona en su entorno de datos
flexibilidad de transacciones, soportar un gran volumen de información,
mantiene la integridad y seguridad de los datos, esto aunado a que brinda
una interfaz gráfica a los usuarios permitiendo así un fácil manejo del
sistema y por basarse en plataforma gráficas como Windows 95, 98 y
NT.
FFAASSEE IIVV:: DDEESSAARRRROOLLLLOO DDEELL SSOOFFTTWWAARREE
En esta fase, se construyó el sistema de información, codificando
rutinas y subrutinas, basadas en Visual FoxPro versión 6.0, y tomando en
cuenta los procedimientos y funciones determinados en el análisis lógico
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funcional. La técnica de programación utilizada fue la programación
modular descendente, ya que el sistema parte de una ventana principal,
en cuya parte superior se encuentra una barra de menú que contiene los
comandos del sistema, cada uno de ellos conlleva a otras opciones.
Todas las ventanas y pantallas fueron trabajadas como ventanas
subordinadas, donde la ventana principal del sistema es la que tiene el
control de toda la aplicación en sí.
Además se elaboró la documentación del sistema, la cual está
constituida por el manual del sistema y manual del usuario.
Al culminar con la construcción de las bases de datos con sus
respectivas tablas, relacionadas entre sí, se procedió a elaborar los
formularios, botones, menús, reportes, entre otros. Los cuales tienen
como finalidad crear una interfaz amigable y funcional entre la Base de
Datos y los usuarios.
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FFAASSEE VV:: PPRRUUEEBBAASS DDEELL SSIISSTTEEMMAA
En esta fase, se realizaron las pruebas al sistema de información,
arrojando resultados satisfactorios debido a que funcionó de acuerdo a los
requerimientos establecidos en la fase II. Las pruebas realizadas fueron:
la primera prueba llamada de Código, examinó la lógica empleada para
su desarrollo y consistió en ejecutar una a una cada instrucción del
programa, debido a que el programa al compilar la aplicación verifica la
sintaxis y lógica de programación, logrando así una depuración de
errores.
La segunda, conocida como de Recuperación, determinó la
capacidad del usuario en recuperar los datos o restablecer el sistema
luego de una falla, para esta prueba, se consideró las veces que el usuario
solicitó ayuda al presentarse estos inconvenientes. Estas pruebas se
realizaron de manera conjunta con los usuarios para evaluar los diferentes
módulos mediante los siguientes procedimientos:
• Se crearon datos de prueba.
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• Se corrieron las pruebas.
• Se analizaron los resultados.
Logrando establecer que el sistema cumple con los requerimientos
dterminados, debido a que se manejaron datos reales, es decir, se
introdujeron datos existentes sobre las actividades concernientes a las
secciones de compra y tesorería, con el fin de aprobar la aceptación del
sistema por los usuarios
Finalmente, se aplicó la prueba de Procedimientos, en la cual se
estableció con claridad toda la documentación referente a operación y uso
del sistema, y para la cual se les indicó a los usuarios que llevaran a cabo
exactamente lo que el manual explicaba en su contenido.
Los usuarios dieron validación al sistema, ya que estuvieron
involucrados junto con los datos reales durante un periodo de 3 semanas
para descartar cualquier tipo de falla que ameritara una modificación de
INPROTECO.
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FFAASSEE VVII:: IIMMPPLLAANNTTAACCIIOONN DDEELL SSIISSTTEEMMAA
En esta última fase, primeramente se verificó el equipo para la
implantación del sistema, se realizó la instalación de los equipos
Hardware (Tarjeta de Red, Concentrador, DIMM, entre otros) y se
realizó el cableado requerido para conectar las dos (2) computadoras una
en cada Sección; luego se instaló la aplicación y se adiestró a los
usuarios. Posteriormente, se dedicó un 75% del tiempo, a un ciclo de
mantenimiento, donde el usuario indicó estar conforme con el sistema de
información.
Para esta fase se determinó realizar una implantación de tipo
Paralela, en conjunto al sistema actual de manejo de procesos,
asegurándose que en el caso que el sistema propuesto, genere algún error,
no se detengan los procesos ni actividades ejecutadas por dichas
secciones dentro de la institución. Hasta lograr adaptar y solucionar todos
los inconvenientes del nuevo sistema.
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DDIISSCCUUSSIIÓÓNN DDEE LLOOSS RREESSUULLTTAADDOOSS
Al culminar la implantación del sistema, se determinó que los
procesos administrativos de las secciones de compra y tesorería, fueron
optimizados e integrados al ser automatizados con el uso de
INPROTECO, el cual permitió obtener veracidad, confiabilidad y rapidez
en la generación de reportes solicitados por los usuarios y así dar una
respuesta oportuna al momento de la toma de decisiones, además de, la
reducción en los costos operativos al disminuir el gasto que implica la
compra de artículos de papelería, así como también, el poder manejar en
forma más eficiente la administración de la empresa.
Con estos resultados, se confirman las teorías de los autores
investigadores como Senn (1.997) y Kendall y Kendall (1.997), quienes
dicen que los sistemas de información facilitan la ejecución, operación y
función de las actividades de una organización.
Aunado a ello, se comprueba que las investigaciones realizadas por
Da Silva y Hernández, López y Rondon, tuvieron criterios acertados
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sobre la importancia de la implantación de un sistema automatizado y los
beneficios que ellos aportan a la empresa, como lo es disminución de
posibles errores en la información, llevando un mejor control de los
procesos Administrativos y al mismo tiempo permitiendo obtener la
información de una forma más rápida y segura.
Por otra parte, con las pruebas del sistema se logró detectar los
errores que afectaban su funcionamiento los cuales fueron corregidos, y
al mismo tiempo detectar las deficiencias en los usuarios en cuanto al
conocimiento sobre el manejo del equipo y el software.
Finalmente, se confirma el logro de los objetivos planteados en el
inicio de la investigación como lo son: El análisis de la situación actual
de la empresa, la determinación de los requerimientos, el diseño,
desarrollo e implantación del sistema.