CAPITULO IV DISEÑO DE UN SISTEMA DE …ri.ufg.edu.sv/jspui/bitstream/11592/6515/5/657.45-C967p-CAPITULO IV... · EMPRESA INDUSTRIAL DEDICADA A LA RAMA DEL ALUMINIO UBICADAS ... 1

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CAPITULO IV DISEÑO DE UN SISTEMA DE AUDITORIA FINANCIERA PROSPECTIVA PARA EL CONTROL PRESUPUESTAL DE LA MEDIANA EMPRESA INDUSTRIAL DEDICADA A LA RAMA DEL ALUMINIO UBICADAS EN EL AREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR. 1. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA Este capítulo presenta el Sistema de Auditoria Financiera Prospectiva, enfocado

al control presupuestal para el sector de las medianas empresas industriales

dedicadas a la rama del aluminio, de tal forma que cada empresario industrial del

área Metropolitana de San Salvador, implemente este sistema como herramienta

de control financiero y administrativo que le ayude al análisis y control de las

operaciones, permitiéndoles tomar decisiones de forma eficiente y eficaz.

Este Sistema de Auditoria Financiera Prospectiva consta de cinco fases

interrelacionadas entre si, que servirán de base para la realización de un análisis

y control de la información Presupuestal, de manera que las medianas empresas

dedicadas a la rama del aluminio posean una herramienta útil que facilite la

gestión empresarial y la visión hacia el futuro mas probable.

2. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

2.1 General

Elaborar un Sistema de Auditoria Financiera Prospectiva, para el control

presupuestal de las medianas empresas industriales que se dedican a la rama del

aluminio ubicada en el área metropolitana de San Salvador

2.2 Específicos

1. Brindar al mediano empresario industrial una herramienta para el control de los

presupuestos.

2. Proporcionar al mediano empresario los programas, procesos y

procedimientos sobre auditoria financiera prospectiva.

3. Proporcionar un modelo de informe gerencial sobre auditoria financiera

prospectiva al mediano empresario para que ejerza el control presupuestal.

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3. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA La importancia del Sistema de Auditoria Financiera Prospectivo para al control

presupuestal de las medianas empresas Industriales que se dedican a la rama

del aluminio ubicadas en el área metropolitana de San Salvador, es el desarrollo

de una gestión empresarial eficiente, mediante la aplicación y evaluación de

controles presupuestales, verificación del cumplimiento de políticas y

procedimientos de auditoria aplicados a la información financiera prospectiva; la

evaluación de las operaciones y el análisis de los resultados; lo que permitirá a las

medianas empresas hacerle frente a la complejidad de un entorno

permanentemente cambiante y competitivo.

4. JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA

Dado que en El Salvador, el Sector Industrial de las medianas empresas, carece

de apoyo técnico en materia de controles financieros y administrativos, que le

permitan ejecutar sus actividades, en forma eficiente y oportuna; y aunado a que

los propietarios y administradores poseen poco conocimiento sobre los controles

presupuéstales bajo el enfoque de la auditoria financiera prospectiva, el sector no

logra un crecimiento y desarrollo equilibrado y sostenible.

El sector industrial de las medianas empresas es importante para la economía

nacional, ya que es generadora de empleos, lo que hace necesaria su

capacitación no sólo en aspectos productivos-industriales sino también en áreas

básicas tales como las finanzas y la administración; las cuales contribuyen al éxito

empresarial del sector. La propuesta busca fundamentalmente orientar al sector

industrial de las medianas empresas dedicadas a la rama del aluminio, a la

aplicación del sistema de auditoria financiero prospectivo como una herramienta

facilitadora en la ejecución y control de la gestión empresarial, la cual logrará

eficiencia en las operaciones y por lo tanto al crecimiento y desarrollo del sector.

150

Las Medianas Empresa Industriales dedicadas a la rama del Aluminio en nuestro

país en su mayoría cuenta con presupuestos para el manejo de sus operaciones,

pero carecen de herramientas técnicas y operacionales para el análisis y

evaluación de la información presupuestal, limitándose a realizar únicamente

comparaciones entre las cifras reales y las proyectadas, sin trascender a la

evaluación técnica de la información del futuro, de manera que; permita reorientar

la información presupuestal sirviendo de base para la toma de decisiones sobre

las proyecciones presupuéstales, el cual es el objetivo principal de esta

propuesta.

El análisis y evaluación de la información financiera prospectiva representa la

posibilidad de extensión de la contabilidad y de la auditoria a la dimensión

temporal del futuro, situación que permitirá a las Mediana Empresas Industriales

dedicadas a la rama de Aluminio a medir no solo la capacidad de previsión y

concretización de objetivos, sino también la capacidad de gestión de los recursos

humanos, organizacionales y técnicos de la unidad económica.

Esta propuesta de un sistema de auditoria financiera prospectiva servirá a las

Medianas Empresas Industriales dedicadas a la rama de Aluminio a realizar una

auditoria que englobe la evaluación de la información financiera prospectiva ó el

examen de los presupuestos de la empresa de conformidad a Normas

Internacionales de auditoria y contabilidad.

5. BENEFICIOS DE LA PROPUESTA

El sistema de auditoria financiera prospectiva traerá a las medianas empresas

industriales dedicadas a la rama del aluminio los siguientes beneficios:

a) Proporcionar un panorama general de la situación operativa de la mediana

empresa, mediante un análisis de factibilidad y aceptabilidad.

b) Señalar las áreas que presenten deficiencias de control interno

presupuestal.

151

c) Presentar una herramienta de análisis para medir la eficiencia de las

operaciones, generando un ambiente de proyección para el crecimiento y

desarrollo del negocio.

d) Establecer los presupuestos planteados acorde a los objetivos estratégicos.

e) Identificación y evaluación de riesgos intangibles generados en la

presupuestación.

f) Planteamiento de estrategias de auditoria financiera prospectiva que

ayuden a mitigar los riesgos.

6. CONTENIDO DEL SISTEMA DE AUDITORIA FINANCIERA PROSPECTIVA PARA LAS MEDIANAS EMPRESAS INDUSTRIALES DEDICADAS A LA RAMA DEL ALUMINIO

El sistema de auditoria financiera prospectiva para el control presupuestal se

desarrolla en cinco fases interrelacionadas entre si; de las cuales describiremos

los componentes que integran cada una de ellas.

6.1. Esquema del Sistema de Auditoria Financiera Prospectiva Para poder establecer mayor coordinación y relación en las fases de la auditoría

financiera prospectiva se presenta en forma esquematizada, así:

152

153

6.2. Definición del Sistema de Auditoria Financiera Prospectiva

Sistema auditoria financiera prospectiva es la realización e implementación de

una auditoria especial, que consiste en determinar la razonabilidad de las cifras

contenidas en los presupuestos por medio de las proyecciones presentados por la

administración de una entidad en un periodo determinado; además verificar si la

información esta preparada sobre la base de los estados financieros históricos,

usando principios contables apropiados y técnicas que soporten la teoría

prospectiva aplicada en ellos.

6.3. Alcance del Sistema de Auditoria Financiera Prospectiva

El accionar o alcance de un Sistema de auditoria financiera prospectiva para el

logro de los objetivos expuestos, comprenderá las siguientes áreas:

• El Contexto: El cual comprenderá el análisis previo del entorno de las

empresas en estudio; así como también la solidez de las estrategias o criterios

de valor y el control interno con el que cuentan estas en la actualidad.

• Planeamiento: El cual servirá para poder preparar los objetivos, alcances y

nuevas estrategias que se consideren necesarias después del conocimiento

que se ha obtenido con el item anterior; en el cual se tomarán como base los

tipos de riesgos que la empresa presente para diseñar los programas a utilizar

durante el proceso de ejecución.

• Técnicas: Se establecerán los tipos de indicadores y métodos a utilizar en la

elaboración, revisión, ejecución y evaluación del proceso.

• Evaluación y control: Que determinará el método que se deberá implantar

después de presentado el informe de auditoria financiera prospectiva ante la

administración de la empresa.

154

6.4. Carta Compromiso Esta carta tendrá como objetivo mostrarle al auditado el alcance de la auditoria,

así como también la documentación que se requerirá para la ejecución de esta;

no obstante a lo anterior es importante mencionar en esta que dependerá del

desarrollo de la auditoria si se aplicarán nuevas pruebas o se ampliará el alcance

establecido en ella. Un modelo de esta es el siguiente:

Modelo de Carta Compromiso A: Cc: De: Fecha:

Carta Compromiso para la revisión y análisis de LOS PRESUPUESTOS DEL ÁREA DE____________________

Antecedente De manera concisa describa porqué se evaluarán los presupuesto. Por ejemplo: es un proceso importante para la compañía y la Administración está interesada en conocer si los riesgos principales están bajo control.

Objetivos Explique brevemente los objetivos de la auditoría. Asegúrese que son específicos para la auditoría y no genéricos o generales.

Alcance Explique qué presupuestos abarcará la auditoría. Haga constar en particular las áreas que NO se evaluarán durante la auditoría; así mismo considere añadir el siguiente párrafo: AI podría ampliar o reducir el alcance de la auditoría si durante el trabajo de campo hay modificaciones importantes de la evaluación de riesgos que lo requieran.

Planteamiento Explique como se llevará a cabo el trabajo. Mencione en particular el alcance y el tipo de pruebas que se realizarán. Por ejemplo:

• Se realizarán análisis de factibilidad y aceptabilidad • Pruebas de cumplimiento para confirmar que los principales controles están en

operación. • Realización de un número limitado de pruebas para confirmar que se llevan a

cabo los principales controles. • No se realizarán pruebas. • U otras que el personal al momento de ejecutar la auditoria considere necesario.

Trabajo a entregar Exponga como se entregaran los resultados de la auditoría (tipo y formato). Por ejemplo:

• Una presentación oral Gerencia General, Accionistas, Propietario, etc. • Un informe escrito describiendo las buenas prácticas, los principales riesgos y las

posibilidades de mejora de los controles. • Un breve memurandum que detalle las principales brechas observadas en el

control.

155

Especifique a quien se entregará el informe. Por ejemplo, el informe se distribuirá a todos los destinatarios de esta carta de alcance.

Calendario Esta auditoría tiene programadas [X] días hombre.

Actividad Fecha

Acuerdo de la Carta compromiso

Reunión inicial del trabajo de campo

Reunión final del trabajo de campo

Borrador de informe

Respuesta de los auditados

Revisión del borrador final del informe

Presentación del Informe Final

Principales personas de contacto Audittado Auditoría Interna

Responsable del presupuesto: Persona encargada de realizar la Auditoría:

[Nombre/Título/detalles de contacto] [Detalles de contacto]

Supervisor:

[Nombre] [Detalles de contacto]

Aceptación Para confirmar que acepta las condiciones de la auditoría tal y como se establecen en esta carta, firme la confirmación siguiente y reenvíe una copia de la misma a mi persona antes de la fecha de la realización de la auditoria. No omito manifestarle que su colaboración será de mucho beneficio para el desarrollo de la auditoría, del cual conocerá de los resultados.

Estoy a su disposición por cualquier pregunta o inquietud referente a la auditoría.

Atentamente,

_____________________________ Responsable de ejecutar la auditoria

Confirmación de la Carta Compromiso Confirmo que acepto las condiciones de la auditoría interna establecidas en la Carta Compromiso de fecha_____. Firma: __________________

Cargo:

Fecha: FUENTE: Tesis “Diseño de un Sistema de Auditoria Financiera Prospectiva” – Melvis Cruz, Guadalupe Quijada y Claudia Sánchez

156

6.5. PRIMERA ETAPA: Análisis Prospectivo La primera etapa comprende el estudio de la situación financiera, administrativa y

operativa de las medianas empresas a través del análisis prospectivo.

Primera Etapa:

ANÁLISIS PROSPECTIVO

NO

SI

Para poder establecer cual es el desarrollo de este análisis se describen a

continuación:

6.5.1. Análisis de Factibilidad Este análisis se utiliza para verificar la capacidad técnica y financiera de las

medianas empresas industriales en estudio, de manera que nos permita tener un

conocimiento sobre la base fundamental de la información utilizada para la

elaboración del presupuesto.

INICIO

Análisis de Aceptabilidad

Análisis de Factibilidad

Solicita información de la

empresa

Cumple los requisitos para su análisis

Finalizó Etapa I

157

6.5.1.1 Objetivos del análisis de factibilidad

- Ser un auxiliar de la empresa para lograr sus objetivos.

- Cubrir las metas con los recursos financieros disponibles.

6.5.1.2 Aspectos básicos del análisis de factibilidad

Para el desarrollo del análisis de factibilidad se consideran tres aspectos básicos

que se interrelacionan entre sí:

a) Factibilidad Técnica

En este aspecto es donde se considera si los recursos técnicos actuales son

suficientes o deben complementarse; es por ello que se analizan aquellos

recursos necesarios para efectuar las actividades o procesos que se requieran y

que sean medibles.

Para la ejecución de este análisis se utilizará como herramienta una guía de

entrevista preparada con preguntas técnicas dirigidas a los dueños de los

procesos.

REFERENCIA: AUDITOR: REVISADO:

AAAUUUDDDIIITTTOOORRRÍÍÍAAA IIINNNTTTEEERRRNNNAAA

AAAUUUDDDIIITTTOOORRRÍÍÍAAA FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPRRROOOSSSPPPEEECCCTTTIIIVVVAAA FECHA:

GGGUUUIIIAAA DDDEEE EEENNNTTTRRREEEVVVIIISSSTTTAAA PPPAAARRRAAA AAANNNÁÁÁLLLIIISSSIIISSS DDDEEE FFFAAACCCTTTIIIBBBIIILLLIIIDDDAAADDD TTTÉÉÉCCCNNNIIICCCAAA

DDDEEE LLLAAA MMMEEEDDDIIIAAANNNAAA EEEMMMPPPRRREEESSSAAA IIINNNDDDUUUSSSTTTRRRIIIAAALLL OBJETIVO: Conocer si los recursos técnicos con los que cuenta las medianas empresas

son suficientes para desarrollar las actividades o procesos.

IIITTTEEEMMM PPPRRREEEGGGUUUNNNTTTAAASSS RRREEESSSPPPUUUEEESSSTTTAAASSS RRREEE SSS PPP UUU EEE SSS TTT AAA BBB AAASSS AAADDD AAA EEE NNN::: PPPRRR EEE GGG UUU NNN TTT AAA,,, OOO BBB SSS EEE RRR VVV AAACCC III ÓÓÓ NNN

SSSIII NNNOOO NNNAAA 1. Cuenta con un procedimiento

escrito del proceso bajo su responsabilidad? (Documente)

158

IIITTTEEEMMM PPPRRREEEGGGUUUNNNTTTAAASSS RRREEESSSPPPUUUEEESSSTTTAAASSS RRREEE SSS PPP UUU EEE SSS TTT AAA BBB AAASSS AAADDD AAA EEE NNN::: PPPRRR EEE GGG UUU NNN TTT AAA,,, OOO BBB SSS EEE RRR VVV AAACCC III ÓÓÓ NNN

SSSIII NNNOOO NNNAAA 2. ¿Cuenta con un flujograma del

proceso a su cargo? (Documente)

3. Describa brevemente el procedimiento

4. ¿Cuenta con el equipo tecnológico necesario para la ejecución del proceso?

5. ¿El equipo tecnológico tiene la capacidad para soportar los datos requeridos para el óptimo desarrollo del proceso?

6. ¿Existen garantías técnicas de exactitud, confiabilidad, facilidad, de acceso y seguridad de los datos?

7. ¿El proceso ofrece respuestas adecuadas a las operaciones que realiza la empresa?

8. ¿De acuerdo a su experiencia en qué debería mejorar el aspecto técnico de su proceso?

____________________________ Nombre – Firma del Auditado

FUENTE: Tesis “Diseño de un Sistema de Auditoria Financiera Prospectiva” – Melvis Cruz, Guadalupe Quijada y Claudia Sánchez

b) Factibilidad financiera y económica

Dentro de este aspecto se consideran los recursos económicos y financieros

necesarios para desarrollar las actividades o procesos y obtener recursos básicos

que deben considerarse tales como: Costo del tiempo, costo de realización y el

costo de adquirir nuevos productos.

Para este análisis deben considerarse las razones financieras citadas en anexo

cuatro.

c) Factibilidad operativa

Se refiere a todos aquellos recursos donde interviene algún tipo de actividad en

proceso dependiendo del recurso humano disponible; acá es donde se identifican

todas aquellas actividades que no son necesarias para lograr el objetivo

evaluando y determinando todo lo necesario para llevarlo acabo.

159

Para la ejecución de este análisis se utilizará como herramienta una guía de

entrevista que contiene preguntas técnicas dirigidas a los involucrados de las

operaciones de la mediana empresa.




GGGUUUIIIAAA DDDEEE EEENNNTTTRRREEEVVVIIISSSTTTAAA PPPAAARRRAAA AAANNNÁÁÁLLLIIISSSIIISSS DDDEEE FFFAAACCCTTTIIIBBBIIILLLIIIDDDAAADDD OOOPPPEEERRRAAATTTIIIVVVAAA

DDDEEE LLLAAA MMMEEEDDDIIIAAANNNAAA EEEMMMPPPRRREEESSSAAA IIINNNDDDUUUSSSTTTRRRIIIAAALLL

OBJETIVO: Conocer si los recursos disponibles con los que cuenta la mediana empresa son

los adecuados a las operaciones realizadas para lograr los objetivos

propuestos.

IIITTTEEEMMM PPPRRREEEGGGUUUNNNTTTAAASSS RRREEESSSPPPUUUEEESSSTTTAAASSS RRREEE SSS PPP UUU EEE SSS TTT AAA BBB AAASSS AAADDD AAA EEE NNN::: PPPRRR EEE GGG UUU NNN TTT AAA,,,

OOOBBBSSSEEERRRVVVAAACCCIIIÓÓÓNNN SSSIII NNNOOO NNNAAA

1. ¿Existe apoyo suficiente para la elaboración de presupuestos por parte de la administración?

2. ¿Se han considerado los objetivos estratégicos para la elaboración de los presupuestos?

3. ¿Cuál es el objetivo de su área para la presupuestación?

4. Explique el método que utiliza para la elaboración de los presupuestos.

5. ¿Los usuarios han participado en la planeación y desarrollo de los presupuestos?

6. ¿Los presupuestos están interrelacionados con todas las operaciones que realiza la empresa?

7. ¿Qué controles existen en las diferentes etapas de la elaboración de lo presupuestos?

160


OOOBBBSSSEEERRRVVVAAACCCIIIÓÓÓNNN SSSIII NNNOOO NNNAAA

8. ¿Se obtiene con facilidad la información para la elaboración de los presupuestos?

9. ¿La productividad presupuestada esta acorde a los recursos humanos disponibles de la empresa?

10. ¿Los presupuestos están acordes a la demanda de los clientes?

Nombre –Firma del Auditado


6.5.2. Análisis de Aceptabilidad En este análisis se determinará la probabilidad del logro de los objetivos

generales de las medianas empresas industriales en estudio, a través de la

sincronización de los objetivos individuales de las áreas involucradas.

6.5.2.1 Objetivos del análisis de aceptabilidad - Identificar los objetivos que son deseables o realizables

- Identificar diferentes etapas de medios – fines.

- Probabilidad de alcanzar objetivos.

Aspectos básicos del análisis de aceptabilidad Para el desarrollo de este análisis hemos considerado los siguientes aspectos:

a) Cuestionario para la determinación de la probabilidad de los objetivos.

161




GGGUUUIIIAAA DDDEEE EEENNNTTTRRREEEVVVIIISSSTTTAAA PPPAAARRRAAA DDDEEETTTEEERRRMMMIIINNNAAARRR LLLAAA PPPRRROOOBBBAAALLLIIIDDDAAADDD DDDEEELLL

CCCUUUMMMPPPLLLIIIMMMIIIEEENNNTTTOOO DDDEEE LLLOOOSSS OOOBBBJJJEEETTTIIIVVVOOOSSS... OBJETIVO: Identificar los objetivos estratégicos por área, de la empresa para determinar la

probabilidad de cumplimiento en el plazo establecido.


OOOBBBSSSEEERRRVVVAAACCCIIIÓÓÓNNN SSSIII NNNOOO NNNAAA 1. ¿Conoce los objetivos estratégicos de

su área? (Documentar)

2. ¿Cual es la base para la determinación de los objetivos?

3. ¿Para cuanto tiempo se han establecido estos objetivos?

4. ¿Considera si estos objetivos son realizables en el tiempo que han sido estipulados?

5. Si la respuesta a la pregunta anterior es no. Mencione los problemas que considere que se presentaran en el futuro.

6. Si la respuesta a la pregunta 4 es si. ¿Cuales son los planes contingenciales de solución si se presentara algún problema?.

7. ¿Cuáles son los medios con que cuenta para alcanzar los objetivos?

8. ¿Qué factores externos son imprescindibles para el éxito de los objetivos?

9. ¿Cuáles son los medios que utiliza para medir el logro de los objetivos? (Documentar)

10. ¿Existe un registro de verificación de logros de objetivos? (Documente)

11. ¿Los resultados de los objetivos de su área, que impacto tendrán en el logro de los objetivos generales de la empresa?

Nombre – Firma del Auditado


162

b) Elaboración de matriz de probabilidades.

De acuerdo a los resultados obtenidos de las entrevistas efectuadas a las

diferentes áreas de la empresa, complete la siguiente matriz:

Matriz de Resultados del análisis de aceptabilidad MISION

VISION

OBJETIVO GENERAL DE LA EMPRESA

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

PROBABILIDAD PROBABILIDAD PROBABILIDAD PROBABILIDAD OBJETIVO AREA 1 A M B

OBJETIVO AREA 2 A M B




c) Árbol de objetivos.

Con los fines y los medios obtenidos en la entrevista que la empresa utilizará para

el logro de los objetivos se elaborará el árbol de objetivos; para presentarlos en

forma gráfica de manera que facilite su análisis.


FINES FINES

MEDIOS MEDIOS

ARBOL DE OBJETIVOS

Objetivo

Fin 3

Fin 1 Fin 2

Medio 1 Medio 2 Medio 3

Medio 2.1 Medio 2.2

163

6.6. SEGUNDA ETAPA: Planeación de la Auditoria Financiera Prospectiva

Al igual que la auditoria tradicional la auditoria financiera prospectiva deberá

planear el trabajo del auditor de modo que la auditoria sea desempeñada de una

manera efectiva, es por ello que se presenta a continuación en forma

esquemática, así:

Segunda Etapa: PLANEACIÓN

NO SI

Luego de establecer esquemáticamente la planeación de la auditoria se presentan

los siguientes pasos para poder desarrollar cada uno de los apartados que

integran esta etapa.

Análisis del Riesgo

Identificar el Riesgo

Modelo Programas Auditoria Financiera Prospectiva

Evaluación del Riesgo

Modelo de Presupuesto de tiempo y planeación

del personal de Auditoría

Estrategias de Auditoria Financiera Prospectiva

Prevenir el Riesgo

Reducción del Riesgo

Evitar el Riesgo

Traslado del Riesgo

Retención del Riesgo

Se realizó análisis

prospectivo

164

6.6.1. Objetivos de la Planeación de Auditoria Financiera Prospectiva Obtener suficiente conocimiento del negocio para poder identificar los

supuestos importantes requeridos para la preparación de la información

financiera prospectiva.

Evaluar si la información financiera prospectiva fue preparada bajo una base

consistente con la información financiera histórica para poder determinar los

supuestos de la administración de la empresa.

Verificar si la evaluación presupuestaria, determina los indicadores de eficacia,

eficiencia, desempeño y operación en la ejecución de los presupuestos

6.6.2. Alcance de la Auditoria Financiera Prospectiva El período a examinar podrá ser determinado por el auditor dependiendo de la

base razonable que la administración ha determinado para los supuestos

presupuestales y comprende el análisis de la información generada,

correspondiente al proceso de programación, formulación, aprobación, ejecución,

control y evaluación presupuestaria.

6.6.3. Análisis del Riesgo de Auditoria Financiera Prospectiva Toda Auditoria Financiera Prospectiva debe tener un análisis de riesgos que

ayude al desarrollo de la auditoria, con el objeto de hacer más eficaz el trabajo del

auditor; sin embargo por el tipo de auditoría en estudio se ha incluido apartados

nuevos de mucho interés para el desarrollo de este apartado.

6.6.3.1. Definición de riesgo de auditoria Financiera Prospectiva Es el riesgo de que la información financiera prospectiva no esta preparada sobre

una base consistente con los estados financieros históricos y todos los supuestos

de importancia relativa.

6.6.3.2. Identificación de los riesgos de la Auditoria Financiera Prospectiva Para que la auditoria financiera prospectiva pueda lograr sus objetivos es

necesario incluir ciertos tipos de riesgos que permiten detectar y prevenir

acontecimientos futuros, es por ello que se establece la siguiente clasificación que

incluye la Administración de Riesgos Intangibles, con el objeto de ayudar en la

165

mejora de la atención al cliente, eficiencia, productividad, ganancias y valor para

los accionistas o propietarios de las empresas. Estas categorías incluyen:

"Riesgo de detección" es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de la

auditoria financiera prospectiva no detecten una representación errónea que

exista en los montos presupuestados que podría ser de importancia relativa, dicho

riesgo no es que este inmerso en las operaciones de la empresa sino en el

proceso de ejecución de la auditoria, considerando que la persona que realiza la

auditoria se basa en un muestreo.

"Riesgo inherente" es la susceptibilidad de que la información financiera

prospectiva ser presentada erróneamente y que pudiera ser de importancia

relativa.

"Riesgo de control" es el riesgo de que la información financiera prospectiva

errónea no haya sido prevenida, detectada y corregida con oportunidad por los

sistemas de presupuestación.

“Riesgos Intangibles” que es aquel que no se puede tocar pero que si son

importantes para la información financiera prospectiva. Y dentro de ellos tenemos:

• Riesgo de Información – El riesgo de no tener la información financiera

prospectiva correcta en el lugar y tiempo apropiado.

• Riesgo de Conocimiento – El riesgo de que los empleados exhiban

deficiencias en el conocimiento al momento de la elaboración de los

presupuestos.

• Riesgo Estructural – El riesgo que no puede apoyar iniciativas

administrativas actuales debido a una estructura deficiente.

• Riesgo de Estrategia – El riesgo de que la empresa persiga una

estrategia inapropiada para el logro de los objetivos.

166

Estos nuevos riesgos pueden ser identificados, valorados, administrados y

controlados para incrementar utilidades y valor para los medianos empresarios

mediante el uso de herramientas, tales como:

• Administración de Conocimientos,

• Administración de Capital Intelectual, y

• Análisis de Costos Intangibles. 6.6.3.3. Evaluación del riesgo de Auditoria Financiera Prospectiva

Cada riesgo debe de ser identificado dentro de una de las categorías detalladas y

deben ser documentados conforme al control correspondiente (si existiese) y

serán ordenados de acuerdo a su prioridad, en términos de la frecuencia en la

que ocurren, la severidad o consecuencia, que resultará si ocurriesen.

Una matriz tal como la siguiente puede ser utilizada para clasificar estos riesgos

en Mayor, Medio o Menor y deben ser confirmadas para cada riesgo, y así

proveer una revisión final sensata. Se lleva a cabo una segunda valoración de

cada riesgo – para crear una calificación de ‘riesgo inherente’. Esta es una

medida de la posibilidad y consecuencia de que cada riesgo ocurriese – si los

controles documentados no funcionasen como estaban previstos. Esto también es

registrado en términos de Mayor, Medio y Menor.

A

B MAYOR

C MEDIO

D MENOR

FREC

UEN

CIA

E

E D C B A

SEVERIDAD Ó PROBABILIDAD

167

Una manera adicional recomendada de análisis es intentar cuantificar la

pérdida/costo potencial (u oportunidad) en la cual el riesgo expone a la empresa,

junto con el costo de la estrategia de tratamiento. El método para derivar este

monto es ampliamente subjetivo, y en algunos casos no será posible cuantificar

un riesgo.

El objetivo de asignar este número no es introducir algo preciso, sino suministrar

más información a la gerencia para ser utilizada en la decisión de:

• Retener el riesgo, dadas las pérdidas/los costos potenciales;

• Establecer un precio al proyecto/licitación;

• Adquirir un seguro adecuado, si fuese posible;

• Establecer una estrategia de tratamiento, asegurándose que exista costo-

beneficio, etc.

6.6.3.3.1. Escala de probabilidades y consecuencia De acuerdo a la propuesta anterior y con el objeto de facilitar el control de los

riesgos se establece una escala de probabilidades y consecuencias, así:

Clasificación Financiamiento Seguridad Reputación e Imagen Publica

Desempeño Ambiente y Comunidad

Empleados

A

Bien Alta

B

Alta

C

Moderada

D

Baja

E

Muy Baja


168

TABLA DE PROBABILIDADES

Clasificación Probabilidad – Potencialidad de riesgo de impacto en el Negocio

A Bien Alta

Casi segura: ocurrirá varias veces al año

B Alta

Probable que ocurra una vez al año

C Moderada

Posible: se puede esperar por lo menos una vez dentro el período para el que se han elaborado los presupuestos.

D Baja

Improbable, pero no imposible, se puede esperar que ocurra durante el período de presupuestación.

E Muy Baja

Raro: muy improbable que suceda durante el período de presupuestación.


6.6.4 Estrategias de Auditoria Financiera Prospectiva A continuación se proponen algunas estrategias de Auditoria Financiera

Prospectiva, las cuales se han desarrollado con base a los resultados obtenidos

en los análisis de factibilidad y aceptabilidad de la Mediana Empresa dedicada a

la rama del Aluminio, así:

6.6.4.1 Prevención de Riesgo Eliminando las fuentes de riesgo o reduciendo la frecuencia en que ocurren. Esto

ayudaría a asegurar los procedimientos de calidad, revisiones e inspecciones,

investigación de mercado, mantenimiento preventivo y controles de procesos y

gerenciales.

6.6.4.2 Reducción de Riesgo Minimizar la severidad de los riesgos. Esto es efectivo para los riesgos que,

aunque fuesen reducidos, no pueden ser evitados y el tratamiento esta dirigido a

lidiar con sus impactos, e incluye planificación de contingencia, términos y

condiciones de contratos, planificación de recuperación de desastres y manejo de

crisis.

169

6.6.4.3 Evitar Riesgos Caso extremo de reducción de riesgo, en donde eventos no deseados son

evitados tomando un plan de acción distinto. 6.6.4.4 Traslado de Riesgo Cambiando la responsabilidad (y por lo tanto las consecuencias) del riesgo a

otros. Esto usualmente resulta en un costo (así como primas de seguros), o una

empresa conjunta de retorno reducido (compartir ganancias). Esto también es

conocido como ‘compartir riesgos’. 6.6.4.5 Retención de Riesgo Ocurre cuando los costos de los métodos anteriores con prohibitivamente altos, y

la compañía decide aceptar el impacto potencial del riesgo. Esto usualmente

ocurrirá donde la oportunidad de ganancia es alta, y la entidad esta lo

suficientemente confiada que puede administrar el riesgo. Las opciones de

retención incluyen capturados, reservas con fondos o sin fondos, y deducibles.

6.6.5 Procedimientos del Examen de Auditoria Financiera Prospectiva El auditor deberá evaluar la fuente y confiabilidad de la evidencia que sustenta los

supuestos de mejor-estimado de la administración; obteniendo así suficiente

evidencia apropiada que sustente dichos supuestos de fuentes internas y

externas incluyendo la consideración de los supuestos a la luz de información

histórica y de una evaluación de si están basados en planes que están dentro de

la capacidad de la entidad. Además se deberá considerar si, cuando se usan

supuestos hipotéticos, han sido consideradas todas las implicaciones importantes

de dichos supuestos.

Aunque la evidencia que soporta los supuestos hipotéticos no necesita ser

obtenida, el auditor deberá estar satisfecho de que son consistentes con el

propósito de la información financiera prospectiva y que no hay razón para creer

que sean claramente no realistas, enfocándose sobre el grado al cual aquellas

áreas que son particularmente sensibles a variación tendrán un efecto de

importancia relativa sobre los resultados mostrados en la información financiera

170

prospectiva influyendo esto en el grado al cual el auditor buscará evidencia

apropiada, evaluación del auditor de la propiedad y adecuación de la revelación;

así como también es importante que se considere la interrelación de otros

componentes en los estados financieros.

Por otra parte se debe incluir cualquiera porción transcurrida del periodo corriente

en la información financiera prospectiva, considerando el grado al cual los

procedimientos necesitan ser aplicados a la información histórica en donde los

procedimientos variaran dependiendo de las circunstancias. Adicional, se deberá

obtener representaciones escritas de la administración respecto del uso que se

piensa dar sobre la información financiera prospectiva, la integridad de los

supuestos importantes de la administración, y la aceptación de la administración

de su responsabilidad por la información financiera prospectiva.

6.6.6 Programas de Auditoria Financiera Prospectiva para el Control

presupuestal

Para la elaboración de los programas de auditoria financiera prospectiva se debe

considerar la naturaleza del negocio, oportunidad y alcance de los procedimientos

del examen, por lo que se debe incluir:

a) La probabilidad de representación errónea de importancia relativa;

b) Conocimiento obtenido durante cualquier trabajo previo;

c) Competencia de la administración respecto de la preparación de la

información financiera prospectiva;

d) El grado al cual la información financiera prospectiva es afectada por el juicio

de la administración; y

e) La adecuación y confiabilidad de los datos subyacentes.

171

A continuación se presentan los diferentes tipos de programas considerados en la

propuesta, es preciso mencionar que estos pueden variar dependiendo de los

presupuestos establecidos en cada empresa y el criterio del auditor.




PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA EL ÁREA DE:

PRESUPUESTOS DE VENTAS

OBJETIVO: Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las

diferentes dependencias de la empresa para lograr el cumplimiento de las metas previstas; así

mismo verificar la razonabilidad de las ventas proyectadas y su base de proyecciones.

IIITTTEEEMMM PPPRRROOOCCCEEEDDDIIIMMMIIIEEENNNTTTOOOSSS DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA RRREEEFFF... HHHEEECCCHHHOOO PPPOOORRR

FFFEEECCCHHHAAA

EEETTTAAAPPPAAA DDDEEE PPPRRREEEVVVIIISSSIIIÓÓÓNNN 1. Efectúe entrevistas a los encargados de las áreas

de presupuestación según guías contempladas en

el análisis de factibilidad y aceptabilidad.

2. Obtenga los presupuestos de venta y toda la

información relacionada. Tales como:

- Pronósticos de venta

- Catálogos de productos

- Listados de precios de productos

- Estadísticas de ventas del período anterior

- Otros que considere necesario

3. Verifique que los presupuestos estén autorizados

por la Administración Superior.

4. Solicite las políticas y procedimientos que regulen

la elaboración y evaluación de los presupuestos de

venta

5. Prepare un memorándum que describa las

políticas y procedimientos y el control interno del

área de presupuestos.

6. Discuta estos procedimientos con el Gerente

General de la empresa para asegurarse que son

los correctos.

172


FFFEEECCCHHHAAA

7. Prepare los puntos de sugerencias para el

mejoramiento del control interno que procedan

para esta revisión.

8. Solicite y revise análisis de mercado de los

diferentes productos.

9. Analice y evalué el ciclo de vida de los productos.

10. Solicite y revise los cálculos de volúmenes de

ventas por productos, por regiones o por clientes.

11. Solicite y revise el plan estratégico de distribución

y publicidad.

12. Verificar si existe un programa de desarrollo de

nuevos mercados.

13. Compare los presupuestos a ser auditados con el

período anterior.

14. Determine variaciones contra el año anterior

15. Investigue variaciones importantes.

16. Determine el método que sustentan las

proyecciones de ventas, y verifique si se apegan a

la realidad.

17. Describa el criterio utilizado para pronosticar las

ventas.

18. Solicite un cuadro comparativo de clientes de la

empresa de los últimos seis meses para

determinar su volumen de compra.

19. Realice un resumen de las principales estrategias

de ventas para el logro de las proyecciones.

20. Verifique si las ventas presentadas en el

presupuesto son las mismas reflejadas en el

estado de resultados proforma.

EEETTTAAAPPPAAA FFFIIINNNAAALLL 21. Analice el diseño del presupuesto de ventas

22. Revise el origen de las variaciones y considere la

posibilidad de ampliar la investigación o pruebas

de detalle de la auditoria original.

173


FFFEEECCCHHHAAA

23. Determine reclasificaciones y datos para elaborar

notas al presupuesto de ventas.

24. Conteste las siguientes conclusiones

EEETTTAAAPPPAAA DDDEEE CCCOOONNNCCCLLLUUUSSSIIIOOONNNEEESSS

CCCOOONNNCCCLLLUUUSSSIIIOOONNNEEESSS RRREEESSSPPPUUUEEESSSTTTAAASSS 25. ¿Se comprobó que los datos vaciados en los

presupuestos representan transacciones que

corresponden al giro de la empresa?

26. ¿Se determinó que las cifras mostradas en los

presupuestos de venta están acorde a las

operaciones de la empresa y que se incluyen en

los estados financieros básicos proforma?

27. ¿Se estableció que se cuenta con información para

la prevención de hechos a futuros y que puedan

afectar a la empresa?

28. Verifique que se lleve a cabo la revelación de los

saldos importante entre las cuentas relacionadas,

considerando:

a) Descripción de lo que se haya presupuestado

incluyendo su importancia en el giro del negocio

b) Monto de las transacciones individuales

FIRMA DE QUIEN LLEVO A CABO LA CONTESTACIÓN

FECHA


174




PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRÍÍÍAAA PPPAAARRRAAA EEELLL ÁÁÁRRREEEAAA DDDEEE

PPPRRREEESSSUUUPPPUUUEEESSSTTTOOOSSS DDDEEE CCCOOOMMMPPPRRRAAASSS

OBJETIVO: Medir las estimaciones de compras para determinar la razonabilidad de las cifras mostradas en

el presupuesto.


FFFEEECCCHHHAAA

EEETTTAAAPPPAAA PPPRRREEELLLIIIMMMIIINNNAAARRR 1. Efectúe entrevistas a los encargados de las áreas

de presupuestación según guías contempladas en

el análisis de factibilidad y aceptabilidad.

2. Obtenga los presupuestos de compra y toda la

información relacionada.

3. Verifique que los presupuestos de compras estén

autorizados.

4. Compare los presupuestos de compra a ser

auditados con el período anterior.

5. Determine variaciones contra el año anterior.

6. Investigue variaciones importantes.

7. Solicite las políticas y procedimientos que regulen

la elaboración y evaluación de los presupuestos de

compras.

8. Prepare un memorándum que describa las políticas

y procedimientos del área de presupuestos.

9. Discuta estos procedimientos con el Gerente

General de la empresa para asegurarse que son

los correctos

10. Analice el diseño del presupuesto de compras.

11. Solicite las compras de los últimos seis meses por

tipo de producto y elabore un cuadro comparativo

por mes.

12. Determine el método que sustenta las proyecciones

de compras y deje constancia de este.

175


FFFEEECCCHHHAAA

13. Describa el criterio utilizado para realizar las

proyecciones sobre las compras

14. Determine el volumen de compras por producto

15. Determine si las compras proyectadas son en base

al índice de rotación de inventarios

16. Compruebe que si los inventarios reflejados en el

balance general proyectados corresponden a las

proyecciones de compras

EEETTTAAAPPPAAA FFFIIINNNAAALLL

17. Determine reclasificaciones y datos para elaborar

notas al presupuesto.




presupuestos de compras representan

transacciones que corresponden al giro de la

empresa?


presupuestos de compras están acorde a las

operaciones de la empresa y que se incluyen en los

estados financieros proforma?

21. ¿Consideran los presupuestos de compras

problemas de intervención de fenómenos

económicos como la inflación y devaluación en el

cumplimiento de los pronósticos monetarios?

22. ¿Se estableció que se cuenta con información para

la prevención de hechos futuros y que puedan

afectar a la empresa?


FECHA


176




PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRÍÍÍAAA PPPAAARRRAAA EEELLL ÁÁÁRRREEEAAA DDDEEE:::

PPPRRREEESSSUUUPPPUUUEEESSSTTTOOOSSS DDDEEE PPPRRROOODDDUUUCCCCCCIIIÓÓÓNNN

OBJETIVO: Determinar los tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y

disponibilidad de los materiales que la empresa debe proyectar para lograr el cumplimiento de

las planes de producción previstas.


FFFEEECCCHHHAAA

EEETTTAAAPPPAAA PPPRRREEELLLIIIMMMIIINNNAAARRR 1. Efectúe entrevistas a los encargados de las áreas de

presupuestación según guías contempladas en el

análisis de factibilidad y aceptabilidad.

2. Obtenga los presupuestos de producción y toda la

información relacionada

3. Verifique que los presupuestos estén autorizados por la

Administración Superior

4. Compare los presupuestos a ser auditados con el

período anterior

5. Determine variaciones contra el año anterior

6. Investigue variaciones importantes

7. Solicite las políticas y procedimientos que regulen la

elaboración y evaluación de los presupuestos de

producción

8. Prepare un memorándum que describa las políticas y

procedimientos y el control interno del área de

presupuestos

9. Discuta estos procedimientos con el Gerente General de

la empresa para asegurarse que son los correctos

10. Analice el diseño del presupuesto de producción

11. Efectúe un flujo de producción que describa el proceso

productivo

177


FFFEEECCCHHHAAA

EEETTTAAAPPPAAA PPPRRREEELLLIIIMMMIIINNNAAARRR 12. Solicite la producción por línea de producto de los

últimos seis meses

13. Elabore cuadro comparativo de producción de los

últimos seis meses

14. Verifique si la capacidad instalada de la planta puede

producir lo proyectado

15. Efectúe cruce de información con el presupuesto de

compras y los estados financieros proyectados.

16. Revise con el personal de costos los procedimientos

que se están siguiendo para determinar los costos de

producción.

17. Observe y discuta con el personal de producción el

proceso real de la manufactura, con el objeto de

conocerlo con la mayor claridad y estar en posición de

relacionarla con la forma en que se determinan los

costos de producción.

18. A través de la documentación y formas que se usan en

la compañía para acumular y controlar los elementos del

costo, por el período que se seleccione, haga lo

siguiente:

a) Revise los consumos de materia prima,

asegurándose de su correcta valuación y distribución a

la producción en proceso, cuidando que se sigan los

procedimientos de autorización y control establecidos.

b) Revise la correcta aplicación de la mano de obra en

el proceso de producción; asegurándose de que las

bases son adecuadas.

c) Examine lo presupuestado en los gastos de

fabricación asegurándose de su corrección.

d) Revise los métodos empleados en la acumulación de

costos indirectos y la determinación de los porcentajes

resultantes.

19. Compare los costos unitarios revisados con los

determinados en períodos anteriores y con los

mostrados en el presupuesto. Obtenga una explicación

satisfactoria de las variaciones.

178

EEETTTAAAPPPAAA FFFIIINNNAAALLL

20. Determine reclasificaciones y datos para elaborar notas

al presupuesto de producción.




presupuestos de producción representan transacciones

que corresponden al giro de la empresa?


presupuestos de producción están acorde a las


estados financieros proforma?

24. ¿Se estableció que se cuenta con información para la

prevención de hechos futuros y que puedan afectar a la

empresa?

25. ¿Se comprobó su correcta valuación, reconociendo en

su caso la pérdida de su valor?

26. ¿Hay consistencia en la aplicación de los sistemas y

métodos de valuación?

27. ¿Se ha considerado el nivel de desperdicio en el

presupuesto de producción?

28. ¿Se ha considerado innovar o mejorar los productos?

29. ¿Se realizo cruce de información con los pronósticos de

venta?


FECHA


179




PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRÍÍÍAAA PPPAAARRRAAA EEELLL ÁÁÁRRREEEAAA DDDEEE:::

PPPRRREEESSSUUUPPPUUUEEESSSTTTOOOSSS DDDEEE EEEFFFEEECCCTTTIIIVVVOOO

OBJETIVO: Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y la base de proyecciones del

presupuesto del efectivo.

IIITTTEEEMMM PPPRRROOOCCCEEEDDDIIIMMMIIIEEENNNTTTOOOSSS DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA RRREEEFFF HHHEEECCCHHHOOO PPPOOORRR

FFFEEECCCHHHAAA

EEETTTAAAPPPAAA PPPRRREEELLLIIIMMMIIINNNAAARRR 1. Obtenga los presupuestos de efectivo y toda la

información relacionada

2. Verifique que los presupuestos de efectivo estén

autorizados

3. Solicite las políticas y procedimientos que regulen la

elaboración y evaluación de los presupuestos de

efectivo

4. Prepare un memorándum que describa las políticas y

procedimientos y el control interno del área de

presupuestos

5. Discuta estos procedimientos con el Gerente General de

la empresa para asegurarse que son los correctos

6. Identificar los indicadores financieros más importantes

de la empresa.

7. Identifique las fuentes principales de financiamiento

para el periodo presupuestal

8. Identifique y análisis alternativas de inversión

establecidas en el presupuesto (si las hay)

9. Solicite y analice el Flujo de efectivo proyectado

10. Efectúe cruce de información con el presupuesto de

compras, ventas y los estados financieros proyectados.

11. Verifique que las cifras contenidas en el presupuesto de

efectivo fueron calculados en forma correcta.

12. Verifique si han sido consideradas las políticas de

ventas al crédito y determine el índice de recuperación

para la elaboración del presupuesto de efectivo

180

IIITTTEEEMMM PPPRRROOOCCCEEEDDDIIIMMMIIIEEENNNTTTOOOSSS DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA RRREEEFFF HHHEEECCCHHHOOO PPPOOORRR

FFFEEECCCHHHAAA

13. Efectúe cruce de información con los presupuestos

relacionados (Presupuestos de compras y ventas)

14. Solicite los controles que se ejercen sobre el flujo de

efectivo para maximizar su utilización.

15. Solicite los informes, métodos y técnicas usados para la

prospectiva de efectivo y criterios financieros.

EEETTTAAAPPPAAA FFFIIINNNAAALLL 16. Analice el diseño del presupuesto de efectivo.

17. Determine reclasificaciones y datos para elaborar notas

al presupuesto de efectivo.

18. Cerciórese de que no hay saldos restringidos o

comprometidos, que ameriten mencionarse en el

presupuesto.




presupuestos de efectivo representan transacciones

que corresponden al giro de la empresa?


presupuestos de efectivos están acorde a las


estados financieros pro forma?

22. ¿Se estableció que se cuenta con información para la

prevención de hechos a futuros y que puedan afectar

a la empresa?

23. Verifique que se lleve a cabo la revelación de los

saldos importante entre las cuentas relacionadas,

considerando:

a) Descripción de lo que se haya presupuestado

incluyendo su importancia en el giro del negocio

b) Monto de las transacciones individuales

c) Saldos con las partes relacionadas y sus

características

FIRMA DE QUIEN LLEVO A CABO LA CONTESTACIÓN FECHA


181

Para efectos de la propuesta se han elaborado los programas de Auditoria

Financiera Prospectiva para la revisión y evaluación de los cuatro presupuestos

considerados básicos, sin embargo; las empresas pueden elaborar otros

programas tomando como base estos para otros tipos de presupuestos.

6.6.7 Presupuesto de tiempos y planeación del personal de Auditoria Para el desarrollo de la auditoria financiera prospectiva el auditor deberá elaborar

un programa de ejecución de la misma. A continuación se presenta un modelo:

CCCLLLIIIEEENNNTTTEEE:::___________________________________________________________________________

AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAALLL:::____________________________________________________________

NNNOOOMMMBBBRRREEE FFFIIIRRRMMM AAA FFFEEECCCHHHAAA

PPPRRREEEPPP AAARRR AAADDDOOO PPPOOORRR::: _____________________ __________________ __________________

RRREEEVVVIIISSS AAADDDOOO PPPOOORRR::: _____________________ __________________ __________________

AAAPPPRRROOOBBB AAADDDOOO PPPOOORRR::: _____________________ __________________ __________________ PP PRR R

EE ESS S

UU UPP P

UU UEE E

SS STT T O

O O AA A

UU UDD D

II I TT TOO O

RR RII I AA A

RR REE E

SS SPP P

OO ONN N

SS SAA A

BB BLL L E

E E AA A

UU UDD D

II I TT TOO O

RR RII I AA A

PP PRR R

OO OPP P

II I EE ETT T A

A A RR R I

I I OO O

GG GEE E

RR REE E

NN NTT T E

E E GG G

EE ENN N

EE ERR R

AA ALL L

TT T OO O T

T T AA A L

L L

GENERAL (ADMON. DE LA AUDITORIA)

I. Presenta carta compromiso de la auditoria

II. Solicita información de la mediana empresa

III. Realiza cédulas de análisis prospectivo

- Análisis de Factibilidad

- Análisis de Aceptabilidad

IV. Realiza cédulas de análisis de riesgo

V. Elabora estrategias de auditoria financiera

prospectiva

VI. Elabora los programas de auditoria financiera

prospectiva que considera necesario

DESARROLLO DE AUDITORIA

VII. Realiza la auditoria para cada uno de los

presupuestos acordados en el alcance

Pasa a la siguiente página…….

182

CCCLLLIIIEEENNNTTTEEE:::___________________________________________________________________________

AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAALLL:::____________________________________________________________

NNNOOOMMMBBBRRREEE FFFIIIRRRMMM AAA FFFEEECCCHHHAAA

PPPRRREEEPPP AAARRR AAADDDOOO PPPOOORRR::: _____________________ __________________ __________________

RRREEEVVVIIISSS AAADDDOOO PPPOOORRR::: _____________________ __________________ __________________

AAAPPPRRROOOBBB AAADDDOOO PPPOOORRR::: _____________________ __________________ __________________ PP PRR R

EE ESS S

UU UPP P

UU UEE E

SS STT T O

O O AA A

UU UDD D

II I TT TOO O

RR RII I AA A

RR REE E

SS SPP P

OO ONN N

SS SAA A

BB BLL L E

E E AA A

UU UDD D

II I TT TOO O

RR RII I AA A

PP PRR R

OO OPP P

II I EE ETT T A

A A RR R I

I I OO O

GG GEE E

RR REE E

NN NTT T E

E E GG G

EE ENN N

EE ERR R

AA ALL L

TT T OO O T

T T AA A L

L L

VIII. …….. viene página anterior

IX. Establece entrevistas con los responsables o

personal involucrados en la elaboración de los

presupuestos y ejecuta los cuestionarios

establecidos para cada uno de ellos

X. Reúne evidencia de los hallazgos encontrados

XI. Archiva papeles de trabajo conforme a las

reglas establecidas para su preparación

EVALUACIÓN DE TRABAJO DE AUDITORIA

XII. Prepara informe

XIII. Analiza y revisa desviaciones

INFORMES

XIV. Genera informe de desviaciones con sus

explicaciones

XV. Realiza matriz de recomendaciones

XVI. Realiza seguimiento de recomendaciones

XVII Genera otro informe con nuevo estatus de recomendaciones

XVII Envía a los involucrados o a quienes se hayan establecido en la carta compromiso

XIX. TOTAL DEL PRESUPUESTO

FIRMA DEL ENCARGADO DE AUDITORIA FUENTE: Tesis “Diseño de un Sistema de Auditoria Financiera Prospectiva” – Melvis Cruz, Guadalupe Quijada y Claudia Sánchez

183

6.7 TERCERA ETAPA: Ejecución y Evaluación de la Auditoria Financiera Prospectiva

Durante la etapa de ejecución de la auditoria se llevara a cabo varias pruebas de

auditoria; las cuales son documentadas y conforman los papeles de trabajo, que

ayudara al personal de auditoria a adoptar un enfoque ordenado de su trabajo;

facilitando así la revisión al gerente de la empresa y servirá como evidencia del

trabajo realizado y de las conclusiones alcanzadas que se exponen en el informe

gerencial. Tercera Etapa:

EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN NO SI

Para el desarrollo de esta etapa se consideran los siguientes pasos:

6.7.1 Evidencia de Auditoria Financiera Prospectiva. En una Auditoria Financiera Prospectiva, el auditor deberá obtener suficiente

evidencia apropiada que contenga:

a) Las mejores estimaciones de la administración sobre la información financiera

prospectiva considerando que su base no sea irrazonable y, en el caso de

supuestos hipotéticos, si los mismos son consistentes con el propósito de la

información;

Evidencia de Auditoria y Papeles

de Trabajo

Se ejecuto Etapa II

Reglas para la preparación de los papeles de trabajo

Jerarquía de los papeles

Archivo de papeles de Trabajo

Marcas de Auditoria

184

b) La información financiera prospectiva este preparada en forma apropiada

sobre la base de los supuestos;

c) La información financiera prospectiva este propiamente presentada y todos los

supuestos de importancia relativa están adecuadamente revelados, incluyendo

una clara indicación sobre si son o no las mejores estimaciones o supuestos

hipotéticos; y

d) La información financiera prospectiva está preparada sobre una base

consistente con los estados financieros históricos, usando principios contables

apropiados.

6.7.2 Papeles de Trabajo de la Auditoria Financiera Prospectiva Los papeles de trabajo del auditor constituyen los medios de recopilación del

trabajo desarrollado o los diferentes tipos de evidencia acumulada por el auditor;

así como también son registros que mantienen al auditor de los procedimientos

aplicados, pruebas desarrolladas, información obtenida y conclusiones pertinentes

a que se llego en el trabajo.

Por lo anterior se deben considerar los siguientes aspectos:

6.7.2.1 Reglas para la preparación de los papeles de trabajo. Los papeles de trabajo se deben identificar claramente mediante un

encabezamiento que incluya:

El nombre de la Empresa,

Nombre de los presupuestos a examinar y

El período cubierto y fecha en la cual se practica el examen.

El legajo de papeles de trabajo deberá llevar la siguiente estructura:

185

Referencia

Principal Descripción

Titulo de la Planilla o Cédula PA Definición del alcance del examen y

Programas de Trabajo

PB Presupuesto de Tiempo

PC Informe de Auditoria

PD Cédulas de Trabajo

PE Cédula de observaciones

PF Cédula de Marcas

Se deben elaborar de manera legible, ordenada, completa, clara y concisa y

se deben codificar para fines de archivo e identificación de acuerdo con los

índices establecidos.

Deben indicar claramente la fuente de donde se tomo la información, ejemplo:

Libros, documentos, movimientos de cuentas, etc.

Se debe evitar el uso de abreviaturas.

Deben incluir la extensión y alcance de las pruebas aplicadas, indicando los

procedimientos y el porcentaje de transacciones o información examinada del

total.

Se deben anotar claramente en la cédula de notas las observaciones,

conclusiones y recomendaciones derivadas de la evaluación del control interno

y del examen practicado con el fin de facilitar la redacción y revisión del

informe final

Los índices, la referenciación y las marcas de auditoria se deberán efectuar en

lápiz rojo o azul según la definición de las marcas.

186

Se deben incluir solamente datos relevantes, evitando la inclusión de

información sin importancia. Para decidir sobre la conveniencia de mostrar

determinados datos en los papeles de trabajo, debemos plantearnos las

consideraciones siguientes:

Si los datos son necesarios para preparar el informe y para presentar el

contenido del mismo

Si los datos son necesarios para justificar alguna observación,

comentario o recomendación en el informe

Si los datos son necesarios para cualquier investigación futura

Si los datos son necesarios para verificar la integridad de la información

analizada

Si la omisión de los datos podría originar consecuencias de importancia

Los índices se deben anotar en la parte superior derecha de los papeles de

trabajo. La referenciación se debe mostrar al lado de la cifra o dato que se

tenga que cruzar con la información contenida en otros papeles de trabajo.

Las marcas de auditoria se utilizaran dependiendo de las pruebas que se

realicen, debiendo en cada caso dejar anexo a los papeles de trabajo la cédula

de marcas que contiene el concepto de que expresa cada una de ellas.

Los responsables de la elaboración de los papeles de trabajo deberán anotar

sus iniciales y la fecha en que se elaboro el documento, en la parte superior

derecha de los papeles de trabajo.

No se deben registrar una marca de auditoría antes de haber realizado el

trabajo completamente. Una interrupción puede dar lugar a que no se cumpla

con el mismo y sin embargo la marca indicara erróneamente que se ha

cumplido con él.

Los asuntos que deban ser resueltos antes de finalizada la auditoria y que se

reflejan en las cédulas de notas recordatorias, serán identificados con el índice

que corresponda.

Los papeles de trabajo deben permanecer en poder del auditor. Por ningún

motivo deben ser dejados en las oficinas del área auditada.

El auditor encargado del examen será el responsable del ordenamiento

adecuado del archivo de los papeles de trabajo resultante del examen.

187

6.7.2.2 Jerarquía de los papeles de trabajo y orden de referencia La auditoria, clasificara los papeles de trabajo de la siguiente manera: La letra o

número que se le asigne a cada papel de trabajo se colocará en el extremo

superior derecho y debe identificar el nombre del papel de trabajo.

En la cédula sumaria y cédulas resumen, en la primera columna de la izquierda,

se debe colocar la referencia de salida y la referencia cruzada ira siempre en los

papeles de trabajo de menos jerarquía hacia uno o varios de mayor jerarquía y

para indicarlo se colocara entre paréntesis.

Para facilitar el manejo de los papeles de trabajo se asignara un índice que nos

permita encontrar cualquier documento de acuerdo con un orden preestablecido.

Después de preparados los papeles de trabajo y anotados los índices respectivos,

se deben agrupar en los archivos de papeles de trabajo de acuerdo con la

frecuencia de su utilización para respaldar la evidencia en auditoria.

6.7.2.3 Archivos de papeles de trabajo Concluida la auditoria, el auditor encargado del examen, es el responsable de

archivar los papeles de trabajo y demás información que sustenten las auditorías

practicadas, estas deberán ser en un orden lógico e identificable, clasificándose

de la siguiente forma:

• Archivo Permanente Debe contener la información importante que conserve interés para el ejercicio de

futuras auditorias; así:

- Estructura organizativa

- Planes y políticas gerenciales

- Copias de actas si se consideran necesarios

- Informe relevante de control interno

188

Archivo Corriente Este archivo esta compuesto básicamente por el programa de auditoria, y los

papeles de trabajo que muestran la evidencia obtenida durante la auditoria; en el

se conservan los papeles originados en el estudio de los presupuestos. Para el

tipo de auditoria propuesta se debe dejar como mínimos los siguientes papeles de

trabajo:

• Misión y visión de la empresa

• Objetivos Generales y Estratégicos de la empresa

• Árbol de objetivos

• Presupuestos auditados

• Análisis de Factibilidad y Aceptabilidad

• Programas ejecutados durante el proceso

• Lineamientos a los propietarios para la elaboración de los presupuestos

• Matrices realizadas e,

• Informe final

A continuación se muestran algunos modelos a utilizar en el desarrollo de la

auditoría financiera prospectiva, así:

NOMBRE DE LA EMPRESA

Informe: Asunto: Fecha: Auditor:

INDICE DE PAPELES DE TRABAJO CONTENIDO REF P/T


189

Nombre de la Empresa REFERENCIA: ELABORADO: CEDULA DE NOTAS NOTA DESCRIPCION DE LA OBSERVACION REF P/T

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ELABORÓ LAS NOTAS


190

NOMBRE DE LA EMPRESA FECHA:

AUDITOR: REVISADO: CEDULA DE CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES REFERENCIA NOTA CONCLUSIÓN RECOMENDACIÓN


191

No obstante a lo anterior, queda a criterio del auditor utilizar el formato que más

se adecue a sus necesidades.

6.7.2.4 Marcas de Auditoría Financiera Prospectiva

Las Marcas de auditoria son los símbolos utilizados en los papeles de trabajo,

para explicar el trabajo realizado, cuya cédula resumen deberá quedar al final de

los papeles de trabajo. Los índices que se utilizaran para referencias los papeles

de trabajo en el área financiera prospectiva es el siguiente:

= Cotejado contra estados financieros.

N/A = No aplica.

A1A2 = Comparación entre un año y otro.

∑ = Cálculos aritméticos verificados.

AFc = Se aplicó análisis de factibilidad

AAc = Se aplicó análisis de aceptabilidad

= Examinado físicamente.

® = Se aplicaron razones financieras.

© = Conforme con objetivos de la empresa.

Obs = Observación para Informe

ER = Se realizó evaluación de riesgo

VD = Verificado y de acuerdo

Dvr = Documentos de soporte verificado correcto

No obstante a lo anterior, queda a criterio del auditor utilizar las marcas que más

se adecue a sus necesidades.

192

6.8. CUARTA ETAPA: Resultados de la auditoria financiera prospectiva. Una vez presentado el informe gerencial de auditoria financiera prospectiva se

deberá de discutir con la administración o propietarios sobre los hallazgos e

irregularidades encontradas en el examen para aceptar y determinar las acciones

correctivas. Cuarta Etapa:

RESULTADOS

NO SI

Para desarrollar esta etapa en forma efectiva, se deben considerar los siguientes

aspectos y se proponen algunos modelos.

6.8.1. Informes de Auditoria Financiera Prospectiva El informe de Auditoria Financiera Prospectiva deberá realizarse en forma breve y

concisa que en el cual los medianos empresarios puedan comprenderlo con

facilidad, por lo que se ha preparado de la siguiente manera:

Informe de auditoria Financiera Prospectiva

Análisis y revisión de desviaciones

Generación de informe de desviaciones con

explicaciones

Realiza matriz de recomendaciones

Se ejecuto etapa III

193

a) Informe Gerencial en forma resumida y conclusiva INFORME GERENCIAL DE AUDITORIA INTERNA No.

Asunto: (Identificación de la Auditoria) Área Responsable:

Ejecutivo Responsable: (Destinatario)

Equipo de Auditoria:

LOGO DE LA EMPRESA

Objetivo y Alcance de Auditoria: Define cortamente los objetivos de la auditoria, y estos pueden ser los declarados en la carta del alcance (cuando se comunica previamente la auditoria). Incluya en este párrafo el alcance de la intervención en procesos, lugar y tiempo cubierto por el examen; así como también una referencias a NIAS y otras Normas aplicables al examen de la auditoria financiera prospectiva y una declaración de que la administración es responsable por la información financiera prospectiva proporcionada y cuando sea aplicable referencia al propósito y o distribución restringida de la información financiera prospectiva. Las limitaciones al alcance de la revisión deben ser también mencionadas en este espacio. Impacto Riesgo: Alto Medio Bajo

Resumen Ejecutivo: Contexto y descripción del área auditada. Debe darse suficiente información para el entendimiento de los descubrimientos.(en Media o Max. Una pagina). Si se incluyen tablas o gráficos que detallan los datos claves informados, puede incluirlos como anexos. Para los hallazgos se utilizara el formato adjunto el cual servirá de base para el seguimiento. Conclusión de Auditoría: La ultima parte de esta sección debe reflejar nuestra opinión por toda el área auditada Ejemplos:

1. Basado en los resultados de nuestra auditoria, opinamos que (Una declaración de certeza negativa sobre si los supuestos proporcionan una base razonable para la información financiera prospectiva).

2. Basado en los resultados de nuestra auditoria, opinamos (sobre si la información financiera prospectiva esta apropiadamente preparada sobre la base de los supuestos y esta presentada de acuerdo con el marco conceptual para informes financieros relevantes)

3. Basado en los resultados de nuestra auditoria, opinamos que (Advertencias apropiadas concernientes a la posibilidad del logro de los resultados indicados por la información financiera prospectiva).

Recomendaciones de Auditoría Financiera Prospectiva: Párrafo a ser utilizado para aquellas recomendaciones identificadas a partir de las conclusiones de la auditoria y para que el responsable de área de atención a los hallazgos identificados y defina acciones, responsables y fecha para el cumplimiento. Fecha de Implementación:

Responsable de Implementación:

Fecha Discusión del Reporte: Fecha Emisión del Reporte:

________________________ Firma de la persona que

elaboro el informe

CC:


194

b) Preparación de Matriz por subprocesos y controles Preparación de matriz de ejecución parcial y acumulativa que incorpore comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo

presupuestado.

MATRIZ DE SUB PROCESOS Y CONTROLES QUE MITIGAN EL RIESGO EN EL AREA DE PRESUPUESTOS DE _______________________

Responsables: Fecha Revisión:

Detalle de los riesgos Nombre del control que

minimiza las causas del riesgo

Existen Normativas que regulen el proceso

Valoración del control Evaluación del control

Política

Procmto. Observaciones y/o deficiencias identificadas Recomendaciones

SI

NO

SI

NO

Rank

ing

Defic

iente

Efec

tivo

Nombre y Firma del Auditor

Nombre y Firma del Ejecutivo Responsable


195

c) Análisis y revisión de desviaciones Analizar y revisar las razones de desviaciones considerando que estas deben distinguir dos tipos de errores, si se dieron al

realizar la previsión o durante la ejecución del presupuesto e implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea

necesario. Lo anterior nos permitirá establecer si las desviaciones o variaciones están o no bajo control o están sujetos a

decisiones propias de las operaciones de la empresa. EMPRESA “X REFERENCIA No.___________

C O D I G O N O M B R E C U E N T A T o t a l P r o m e d i o C O N T A B L E C O N T A B L E M E S 1 M E S 2 M E S 3 M E S 1 M E S 2 M E S 3 m e n s u a l M E S 1 M E S 2 M E S 3

1 0 . 0 0 3 0 . 0 0 1 5 . 0 0 8 . 0 0 8 0 . 0 0 7 . 5 0 1 5 0 . 5 0 1 2 . 5 4 2 . 0 0 - 5 0 . 0 0 7 . 5 0 - 2 0 . 0 0 6 0 . 0 0 3 0 . 0 0 1 9 . 0 0 1 1 0 . 0 0 1 5 . 0 0 2 5 4 . 0 0 2 1 . 1 7 1 . 0 0 - 5 0 . 0 0 1 5 . 0 0 - 3 0 . 0 0 9 0 . 0 0 4 5 . 0 0 7 8 . 0 0 1 4 0 . 0 0 2 2 . 5 0 4 0 5 . 5 0 3 3 . 7 9 4 8 . 0 0 5 0 . 0 0 2 2 . 5 0 - 4 0 . 0 0 1 2 0 . 0 0 6 0 . 0 0 3 9 . 0 0 1 2 0 . 0 0 3 0 . 0 0 4 0 9 . 0 0 3 4 . 0 8 1 . 0 0 - - 3 0 . 0 0 - 5 0 . 0 0 1 5 0 . 0 0 7 5 . 0 0 4 9 . 0 0 2 0 0 . 0 0 3 7 . 5 0 5 6 1 . 5 0 4 6 . 7 9 1 . 0 0 - 5 0 . 0 0 3 7 . 5 0 - 6 0 . 0 0 1 8 0 . 0 0 9 0 . 0 0 5 9 . 0 0 2 3 0 . 0 0 4 5 . 0 0 6 6 4 . 0 0 5 5 . 3 3 1 . 0 0 - 5 0 . 0 0 4 5 . 0 0 - 7 0 . 0 0 2 1 0 . 0 0 1 0 5 . 0 0 6 9 . 0 0 2 6 0 . 0 0 5 2 . 5 0 7 6 6 . 5 0 6 3 . 8 8 1 . 0 0 - 5 0 . 0 0 5 2 . 5 0 - 8 0 . 0 0 2 4 0 . 0 0 1 2 0 . 0 0 7 5 . 0 0 1 6 5 . 0 0 6 0 . 0 0 7 4 0 . 0 0 6 1 . 6 7 5 . 0 0 - 7 5 . 0 0 - 6 0 . 0 0 - 9 0 . 0 0 2 7 0 . 0 0 1 3 5 . 0 0 8 9 . 0 0 3 2 0 . 0 0 6 7 . 5 0 9 7 1 . 5 0 8 0 . 9 6 1 . 0 0 - 5 0 . 0 0 6 7 . 5 0 -

1 0 0 . 0 0 3 0 0 . 0 0 1 5 0 . 0 0 9 9 . 0 0 3 5 0 . 0 0 7 5 . 0 0 1 , 0 7 4 . 0 0 8 9 . 5 0 1 . 0 0 - 5 0 . 0 0 7 5 . 0 0 - 1 1 0 . 0 0 3 3 0 . 0 0 1 6 5 . 0 0 1 0 9 . 0 0 2 6 6 . 0 0 8 2 . 5 0 1 , 0 6 2 . 5 0 8 8 . 5 4 1 . 0 0 - 6 4 . 0 0 - 8 2 . 5 0 - 1 2 0 . 0 0 3 6 0 . 0 0 1 8 0 . 0 0 1 1 1 . 0 0 4 1 0 . 0 0 9 0 . 0 0 1 , 2 7 1 . 0 0 1 0 5 . 9 2 9 . 0 0 - 5 0 . 0 0 9 0 . 0 0 - 1 3 0 . 0 0 3 9 0 . 0 0 1 9 5 . 0 0 1 2 9 . 0 0 4 4 0 . 0 0 3 9 0 . 0 0 1 , 6 7 4 . 0 0 1 3 9 . 5 0 1 . 0 0 - 5 0 . 0 0 1 9 5 . 0 0 1 4 0 . 0 0 4 2 0 . 0 0 2 1 0 . 0 0 1 3 9 . 0 0 4 2 0 . 0 0 1 0 5 . 0 0 1 , 4 3 4 . 0 0 1 1 9 . 5 0 1 . 0 0 - - 1 0 5 . 0 0 - 1 5 0 . 0 0 4 5 0 . 0 0 2 2 5 . 0 0 1 4 9 . 0 0 5 0 0 . 0 0 1 1 2 . 5 0 1 , 5 8 6 . 5 0 1 3 2 . 2 1 1 . 0 0 - 5 0 . 0 0 1 1 2 . 5 0 - 1 6 0 . 0 0 4 8 0 . 0 0 2 4 0 . 0 0 1 5 6 . 0 0 5 3 0 . 0 0 1 2 0 . 0 0 1 , 6 8 6 . 0 0 1 4 0 . 5 0 4 . 0 0 - 5 0 . 0 0 1 2 0 . 0 0 - 1 7 0 . 0 0 5 1 0 . 0 0 2 5 5 . 0 0 1 6 9 . 0 0 5 6 0 . 0 0 1 2 7 . 5 0 1 , 7 9 1 . 5 0 1 4 9 . 2 9 1 . 0 0 - 5 0 . 0 0 1 2 7 . 5 0 - 1 8 0 . 0 0 5 4 0 . 0 0 2 7 0 . 0 0 1 7 9 . 0 0 5 9 0 . 0 0 5 4 0 . 0 0 2 , 2 9 9 . 0 0 1 9 1 . 5 8 1 . 0 0 - 5 0 . 0 0 2 7 0 . 0 0 1 9 0 . 0 0 5 7 0 . 0 0 2 8 5 . 0 0 1 4 5 . 0 0 3 9 5 . 0 0 1 4 2 . 5 0 1 , 7 2 7 . 5 0 1 4 3 . 9 6 4 5 . 0 0 - 1 7 5 . 0 0 - 1 4 2 . 5 0 -

1 , 9 0 0 . 0 0 5 , 7 0 0 . 0 0 2 , 8 5 0 . 0 0 1 , 8 7 0 . 0 0 6 , 0 8 6 . 0 0 2 , 1 2 2 . 5 0 2 0 , 5 2 8 . 5 0 1 , 7 1 0 . 7 1 3 0 . 0 0 - 3 8 6 . 0 0 7 2 7 . 5 0 -

N O M B R E Y F I R M A D E P E R S O N A Q U E E L A B O R Ó N O M B R E Y F I R M A D E L A P E R S O N A Q U E R E V I S Ó

M A T R I Z C O N T R O L D E P R E S U P U E S T O _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ P A R A E L P E R I O D O _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _R E A L P R E S U P U E S T O V A R I A C I O N E S


196

6.8.2. Matriz de Recomendaciones

Esta servirá para vaciar todas aquellas recomendaciones que se consideren necesarias

para solventar el hallazgo encontrado; así mismo será una herramienta de compromiso

para el área auditada en donde se establecerán las fechas en que se realizarán dichas

recomendaciones, para lo que se deberá utilizar el siguiente modelo:

MATRIZ DE RECOMENDACIONES PARA EL AREA DE PRESUPUESTOS DE _________________

Ref: Hallazgo de la Auditoría y

Exposición Potencial Evaluación Recomendación de Auditoría y

Respuesta de la Gerencia

Responsable, fecha de realización y medidas tomadas

por la Gerencia

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

27.

28.

29.

30.

31.

32.


197

6.9. QUINTA ETAPA: Control

El control presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de unos

limites razonables, mediante él se comparan unos resultados reales frente a los

presupuestos, se determinan variaciones y se suministran a la administración elementos

de juicio para la aplicación de acciones correctivas.

El presupuesto es una herramienta para medir la ejecución de todas y cada unas de las

actividades de la empresa, podría decirse que seria parcial al no incorporar esta etapa en

la cual es viable determinar hasta que punto puede marchar la empresa con el

presupuesto como patrón de medida.

Quinta Etapa:

CONTROL NO

SI

Seguimiento a Recomendaciones

Generación de nuevo estatus de recomendaciones

FIN

Se ejecuto etapa IV

198

Dentro de esta se consideran las siguientes fases:

6.9.1. Seguimiento a Recomendaciones Para evaluar la efectividad del seguimiento, los encargados de la auditoria financiera

prospectiva deberán verificar lo siguiente:

• Disponer de un registro o base de datos sobre los hallazgos y recomendaciones

incluidos en el informe gerencial, el cual indique la fecha de entrega del informe y los

compromisos asumidos por la máxima autoridad para implantar las recomendaciones.

• Realizar visitas periódicas a las distintas áreas de la entidad involucradas en la

elaboración del presupuesto para establecer que las recomendaciones aceptadas y

que se encuentren en vía de implementación. De ello se deberá dejar constancia en

un registro de seguimiento, indicando además cualquier dato sobre incumplimientos y

sus motivos, acuerdos posteriores de aplazamiento y acciones finales tomadas

respecto a asuntos que no hayan sido acatados.

• Emitir informes periódicos dirigidos a los dueños, informando sobre recomendaciones

no implementadas o el atraso en las labores respectivas, con el propósito de que se

realicen ajustes del caso para asegurar su adopción y culminación.

Para desarrollar este seguimiento y cumplir con los requisitos antes expuesto se

propone la siguiente forma:

199

Matriz de Generación de nuevo estatus de Observaciones y Recomendaciones

Ref: Hallazgo de la Auditoria Evalua

ción Estatus

Recomendación Respuesta de la Dirección Medidas tomadas por

la Dirección Responsable y fecha de

realización

1.

2.

3.

4.

5.

6.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

9.

10.

11.

12.


200

Nombre de la Empresa Giro de la Empresa PRIVADO Y CONFIDENCIAL Reporte de Auditoria

Estatus a Recomendaciones no implementadas Tipo de Presupuesto: __________________________ Fecha de Seguimiento:_________________________

Clasificación de la auditoria: Reporte No.:

Nombre y Cargo del personal que realizó el seguimiento

Nombre y cargo de personal a quien se le entregará informe

201

1. Resumen ejecutivo

1.1 Antecedentes

Explique el contexto de la auditoria, datos anteriores del área, presupuesto revisado y porque se llevo a cabo la auditoria, por ejemplo es un área de alto riesgo o importante, forma parte o no del plan anual acordado. Explique al lector por qué debería de leer el informe.

1.2 Objetivos y Alcance de la Auditoria

Explique brevemente los objetivos y el alcance del trabajo llevado a cabo.

1.3 Conclusión Indique la clasificación del informe, debe ser una conclusión equilibrada, que incluya tanto aspectos positivos como negativos.

1.4 Observaciones y Recomendaciones no atendidas.

Resumen de las principales observaciones, recomendaciones medidas acordadas y plazos para llevarlas a cabo. Indique si hay planes para el seguimiento, nuevas visitas de la auditoria. No cite todos los hallazgos, solamente aquellos importantes que tengan un impacto sobre la evaluación general. La observación debería también de mencionar el impacto o exposición siempre y cuando sea posible.

Atentamente, Nombre y Firma de la persona que realizó la auditoria


202

7. Plan de Implementación

El plan de implementación, comprende el cronograma de las actividades a

ejecutar para dar a conocer el Sistema de Auditoria Financiera Prospectiva, así

como los recursos necesarios para su aplicación en la mediana empresa; por otra

parte dar a conocer el análisis y evaluación de la información financiera

prospectiva representada en la posibilidad de extensión de la contabilidad y de la

auditoría a la dimensión temporal del futuro, situación que permitirá a priori medir

no sólo la capacidad de previsión y concretización de objetivos, sino también la

capacidad de gestión de los recursos humanos, organizacionales y técnicos de la

unidad económica.

En consecuencia, el Sistema de Auditoria Financiera Prospectiva incorpora el

modelo de evaluación de la información financiera histórica, pero que por ser más

restringido en sus objetivos tendrá que ser complementado con la adopción de

técnicas específicas de análisis de la información financiera prospectiva y con la

introducción del análisis del contexto en que se desarrolla este tipo de

información.

7.1. Objetivo de la implementación

Presentar a los medianos empresarios el Sistema de Auditoria Financiero

Prospectivo, el cual servirá para el análisis e interpretación de los resultados de

la operatividad de su negocio encaminados a la toma de decisiones que a su vez

permitirán desarrollar una eficiente gestión empresarial; así como le servirá

como una herramienta interna de la administración para ayudar a evaluar una

posible inversión de capital y poder solventar con anticipación aquellos

acontecimientos futuros con que la mediana empresa se pueda enfrentar ante un

mundo globalizado y cambiante como el que se ve venir en nuestro país.

203

7.2. Procedimientos para la presentación de la propuesta

La Implementación del Sistema de Auditoria Financiero Prospectiva enfocado al

control presupuestal del sector industrial de las medianas empresas, requiere el

desarrollo de actividades que ayuden a que dicha implementación se realice en

una forma eficiente. Las actividades son las siguientes:

• Invitar al sector de medianos empresarios industriales dedicados a la rama del

aluminio a la presentación del sistema de Auditoria Financiera Prospectiva y

darles una explicación a fondo del contenido, la forma de como funciona y los

beneficios que obtendrá por su aplicación.

• Capacitar a los medianos empresarios en la adopción del Sistema de Auditoria

Financiera Prospectiva, ya que la implementación de los controles así como su

éxito, dependerá de su responsabilidad, voluntad y posibilidades.

• Supervisar el proceso de adaptación al Sistema de Auditoria Financiera

Prospectivo, con énfasis en la periodicidad, lo que permitirá medir su

efectividad. El control estará bajo la responsabilidad de los propietarios o

administradores, ya que serán estos los encargados de realizar la gestión

administrativa del negocio y por ende responsable en la toma de decisiones

viables que favorezcan la operatividad de dicho negocio.

7.3. Recursos a utilizar y presupuesto para la implementación

La implementación del Sistema de Auditoria Financiera Prospectiva requiere de

recursos humanos y económicos, los cuales deben ser costeados por cada uno

de los medianos empresarios que los implementen, para ello se presenta un

presupuesto estimado que incluye materiales y costos, dicho presupuesto será

proporcionado directamente a los medianos empresarios industriales dedicados a

la rama del aluminio en el área metropolitana de San Salvador.

204

PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE AUDITORIA FINANCIERA PROSPECTIVA

PARCIAL TOTAL $ GASTOS EN CAPACITACIÓN

Recurso Humano 785.721 Técnico para elaboración de presupuestos (Dentro de la empresa)

…………..

285.72

1 Técnico para capacitaciones del sistema de auditoria financiera prospectivo (48 horas hábiles)

………….. 500.00

GASTOS DE OPERACIÓN

Papelería y Utiles 346.65 Diskettes …………… 40.00 Papel Bond …………… 60.00 Toner para impresor …………… 45.00 Lápices y Lapiceros …………… 5.00 Fastener y Clips …………… 2.00 Folders y Cartapacios …………… 20.37 Borradores …………… 2.28 Compra de Folletos …………… 120.00 Copias …………… 40.00 Anillado y Empastado …………… 12.00

Energía 40.00 Energía Eléctrica …………… 40.00

Depreciación 75.00 Depreciación de PC (6 meses) …………… 75.00

Honorarios Adquisición Sistema de Auditoria Financiera Prospectiva ……………

3,300.00

Ejecución e implementación del Sistema …………… 4,000.00

SUB - TOTAL PRESUPUESTADO 8,547.37

Gastos en la Etapa de implementación (100% sobre lo presupuestado)

8,547.37

Imprevistos (30% sobre lo presupuestado) 2,564.21

TOTAL PRESUPUESTADO 11,111.58

205

7.4. Divulgación La implementación del Sistema de Auditoria Financiera Prospectiva deberá ser

realizado por una persona o personas que tengan capacidad técnica y estén

preparados para trabajar como auditores, no sólo se determina por su nivel

académico y experiencia práctica, sino también por la habilidad, cuidado y

diligencia que muestre al realizar su trabajo.

7.5. Cronograma del Plan de implementación

S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4

Invitación a los medianos empresarios

Presentación de la propuesta a losmedianos empresarios del sector industrialdedicados a la rama del aluminio

Dar a conocer en forma específica elcontenido de la propuesta a los medianosempresarios industriales dedicados a larama del aluminio.

Colaborar con los medianos empresariosque adopten el Sistema de AuditoriaFinanciera Prospectiva, ya que laimplementación de los controles así comosu éxito, dependerá de su responsabilidad,voluntad y posibilidades.

Adopción del Sistema y proceso deimplementación en las medianasempresas industriales

Capacitación para el personal involucrado

Supervisar el proceso de adaptación alSistema de Auditoria FinancieraProspectivo, con énfasis en laperiodicidad, lo que permitirá medir suefectividad. El control estará bajo laresponsabilidad de los propietarios oadministradores, ya que serán estos losencargados de realizar la gestiónadministrativa del negocio y por enderesponsable en la toma de decisionesviables que favorezcan la operatividad dedicho negocio

CRONOGRAMA PLAN DE PRESENTACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DELSISTEMA DE AUDITORIA FINANCIERA PROSPECTIVA

MES 01 MES 02 MES 03FECHAACTIVIDAD

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CAPITULO IV DISEÑO DE UN SISTEMA DE …ri.ufg.edu.sv/jspui/bitstream/11592/6515/5/657.45-C967p-CAPITULO IV... · EMPRESA INDUSTRIAL DEDICADA A LA RAMA DEL ALUMINIO UBICADAS ... 1