Caracterizacion Del Proceso GR

CARACTERIZACION DE PROCESOS Cdigo: DE-F-001

Proceso: Gestin del Recurso Fsico

Cdigo Proceso: GR Versin: 001

Lder (es) del Proceso: Secretaria Administrativa, Jefe Oficina de Bienes, Jefe Direccin de Informatica, Jefe de Seccin de Servicios y Apoyo

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Objetivo: Garantizar la disponibilidad del recurso logstico y tecnolgico requerido para la gestin de todos los procesos de la Administracin Municipal.

Requisitos ISO 9001, NTCGP 1000: 6.3

Alcance: Este proceso comprende desde la actualizacin del inventario y caracterizacin de los sistemas de informacin hasta el aseguramiento, mantenimiento y legalizacin de los bienes muebles e inmuebles.

Elementos del MECI: 1.3, 2.1, 2.2.3, 3.1, 3.3.2

Proveedores

Insumos

Actividades

Salidas

Clientes

Entes de Control, regulacin y legislacin

Normatividad P 1. Identificar requisitos legales y reglamentarios

Solicitud de actualizacin y modificacin de la documentacin o normograma

Gestin Documental

Proveedores

Insumos

Actividades

Salidas

Clientes

Planeacin Administrativa y Financiera

Directrices del Banco de Proyectos e Informacin presupuestal

2. Elaborar el plan de accin y/o proyectos para la vigencia

Propuesta de plan de accin anual y/o proyectos Planeacin

Administrativa y Financiera

Direccionamiento Estratgico

Plan de Desarrollo Municipal

P

Plan de Trabajo del SGI

Mejoramiento de la Gestin, Comunidad y Partes Interesadas

Mapa de Procesos

Sistema SRF Informacin 3. Realizar el Inventario de la Infraestructura

Inventario Gestin del Recurso Fsico

Proveedores Manuales Tcnicos

4. Caracterizar los sistemas de Informacin

Caracterizacin de los sistemas de Informacin

Gestin del Recurso Fsico

Proveedores

Insumos

Actividades

Salidas

Clientes

Dependencias

Informacin de la Infraestructura

P

5. Diagnosticar el estado y necesidades de infraestructura

Diagnstico Gestin del Recurso Fsico


Inventario

6. Elaborar planes de Mantenimiento

Planes de Mantenimiento



Presupuesto de ingresos y egresos

7. Asegurar la disponibilidad de recursos

Anteproyecto de Presupuesto


Proveedores Insumos Actividades Salidas Clientes

Procesos del SGI

Solicitud de Soporte o apoyo Tecnolgico, Infraestructura, Bienes

H

8. Atender Solicitudes

Solicitud de capacitacin Contratacin del Recursos Humano

Gestin y Desarrollo Humano

Compras y Contratacin

Relacin de Compras de Bienes

Soporte o Apoyo Tecnolgico, Infraestructura, Bienes

Procesos del SGI


Inventario

Solicitud de legalizacin de Compras y/o Contratacin



Presupuesto aprobado para la vigencia

9. Administrar y asegurar los Bienes

Bienes Asegurados

Dependencias y partes interesadas

Plan de Compras

Solicitud de legalizacin de Compras y/o Contratacin


Banco de Proyectos

10. Ejecutar el plan de accin y/o proyectos para la vigencia

Solicitud de CDP, RDP, CxP, o ajustes presupuestales

Administracin de Rentas Municipales


Comunicaciones

Material Informativo Apoyo a Eventos y a procesos comunicacionales

Informes del plan de Accin Anual

Entes de Control Planeacin Administrativa y Financiera

Gestin Jurdica Conceptos Jurdicos

Necesidades de Comunicacin, apoyo a eventos y asesora de publicacin

Comunicaciones


Documentacin Solicitud de Apoyo Jurdico

Procesos del SGI

Informes H

Indicadores Acciones C-P-M Actas de Grupo Primario

Mejoramiento de la Gestin

Planes de Mejoramiento

11. Realizar el seguimiento y medicin a la Gestin

Solicitud de Modificaciones de la documentacin del Sistema

Gestin Documental

Revisin del proceso

Informes Entes de Control o Partes Interesadas


Quejas, Reclamos, Sugerencias

Seguimientos a los proyectos



H 12. Atender las Quejas, Reclamos

y Sugerencias Q,R, S atendidas

Mejoramiento de la Gestin, Comunidad y Partes Interesadas


Recoleccin de la Informacin

V

Controles Preventivos: 13. Actualizacin de la Normatividad vigente 14. Actualizacin del Inventario 15. Seguimiento a los planes de Mantenimiento 16. Administracin de plizas de seguros

Acta de Reunin de Grupos Primario y expectativas de auditoras

Mejoramiento de la Gestin Evaluacin Independiente Partes Interesadas

Controles Correctivos: 17. Ajustar los planes de Mantenimiento 18. Realizar acciones de Mantenimiento Correctivo


V

Anlisis de Datos: 23. Analizar los informes de gestin 24. Analizar los resultados de los indicadores de gestin 25. Analizar los riesgos sobre el proceso 26. Analizar los informes de auditoras 27. Analizar los planes de mejoramiento 28. Analizar los resultados de las QRS


Acta de Reunin de Grupos Primario

A

29. Tomar acciones para el mejoramiento

Planes de Mejoramiento

Procesos del SGI

Recursos Documentos Internos Documentos Externos

Fsicos: Oficinas dotadas, Hardware y Software comercial, Software antivirus, herramientas y equipos para el mantenimiento. Humanos: Secretarios Administrativo, Jefe Oficina Direccin de Informtica, Jefe Oficina de Bienes, personal de apoyo. Ambiente de Trabajo: Temperatura Ambiente, Iluminacin adecuada, Fuera de ruido, si aplica.

P: Mantenimiento preventivo y correctivo de ascensores-aires-planta telefnica y elctrica P: Administracin de bienes muebles e inmuebles P: Adquisicin y mantenimiento de hardware P: Adquisicin y mantenimiento de Software P: Aseguramiento de Bienes P: Salidas a Produccin infraestructura

Ver listado Maestro de Documentos Externos Ver Normograma

Indicadores (Cuadro de Mando Tctico)

Riesgos (Matriz Institucional)

Servicios (No aplica para este Proceso)

Porcentaje de procesos automatizados Deterioro

Oportunidad del servicio de informtica Fallas de hardware

Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de Equipos de Computo

Fallas de software

Oportunidad del Servicio de Bienes

Recursos Documentos Internos Documentos Externos

Porcentaje de Actualizacin del Inventario

Oportunidad del Servicio en Servicios y Apoyo

Cumplimiento de Mantenimientos Preventivo y/o Correctivo de Bienes

Cobertura del programa de seguros

Documents

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