Código FO-PGD-01 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL GESTIÓN ...transcauca.com/media/tabla_retencion_documental.pdf · SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Código FO-PGD-01 Fecha 20/06/2017 Versión

Entidad productora:

Oficina productora

A.G. A.C. C.T. M S E

11.01.

11.01.04 1 5 x x

Se seleccionan las actas que formen parte de un

proceso vigente y se conservan hasta que el proceso

prescriba, el resto se elimina

11.04.

11.04.01 1 10 x Eliminación total

11.04.02 1 5 x x

Conservar aquellos memorandos que estén vinculados a

un proceso judicial hasta que el este finalice.

Posteriormente se eliminará.

11.05.

11.05.01 1 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente




11.05.05 Convenios de colaboración empresarial 1 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente

11.09.

11.09.03 1 3 x x Digitalizar y eliminar

11.13

11.13.01 2 18 x xMantener en el archivo central mientras estén vigentes

y luego pasar al histórico. Eliminar

1 de 2

INFORMES

Informes de gestión

LICENCIAS

Licencias y habilitaciones

Contratos de arrendamientos

Contratos de prestación de servicios

Contratos laborales

Circulares

- Circulares Informativas

Memorandos

CONTRATOS

Contratos de servicios de transporte

COMUNICACIONES

Actas de reuniones de junta directiva y

asamblea de socios

Código Series y Tipos Documentales

Retención

Documental Disposición Final

Procedimiento

ACTAS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS

Gerencia

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD

Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1

Página

Entidad productora:

Oficina productora










11.21



11.21.031 20 x x

Digitalizar y eliminar. Conservar cuando esté vinculado a

un proceso judicial

Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha

Disposición FinalProcedimiento


Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1

GESTIÓN DOCUMENTAL Página 2 de 2

SEGUROS

Responsabilidad civil contractual

Responsabilidad civil extracontractual

Accidentes personales

Licencia de software contable

Licencia de sistema de vigilenica

Licencias otorgadas por el ministerio de

transporte

Licencias otorgadas por el tránsito municipal

Transcauca SAS

Gerencia


Código Series y Tipos DocumentalesRetención

Entidad productora:

Oficina productora


12.01.



12.04.

12.04.03 1 5 x x

Conservar aquellas vinculadas a procesos con el Ministerio de

Transporte, procesos judiciales, investigaciones

administrativas.

12.11


Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha

Página 1 de 1

Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1

Procedimiento

INVENTARIO

Inventario documental

Correspondencia

COMUNICACIONES

Actas de recibimiento

Actas de programación de trabajo

ACTAS


GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS

Subgerencia



Retención

Documental Disposición Final

Entidad productora:

Oficina productora


21.09.

21.09.02 Informes de estados financieros 5 20 x Eliminación total

Informes Financieros del Periodo Contable.

Balance General.

Estado de resultados

21.09.


Conciliación Bancaria

Informe de Caja Diario

Informe de Cartera.

Consolidado cuentas bancarias.

Movimientos bancarios.

Extractos bancarios.

Notas créditos y débitos.

Consignaciones.

21.09.02 Informes de estados financieros 5 20 x Eliminación total

Informes Financieros del Periodo Contable.

Balance General.

Estado de resultados

Fecha

Jefe de Archivo

Firma Responsable

INFORMES

Informes contables

Código Series y Tipos Documentales Procedimiento


GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS

Asesoría Contable


Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1

Página 1 de 1

Retención Documental

INFORMES

Disposición Final

Entidad productora:

Oficina productora


22.10


22.17




Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha

PROCESOS

Procesos judiciales

Procesos civiles

Procesos laborales

Investigaciones y/o sanciones administrativas

INVESTIGACIÓN

Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final

Procedimiento


GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS

Asesoría Jurídica


Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1

Página 1 de 1

Entidad productora:

Oficina productora


31.19 PUBLICIDAD

31.19.01 Material publicitario 1 1 X Eliminación total

Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha


Procedimiento



GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS

Coordinador Comercial

Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1

Página 1 de 1

Entidad productora:

Oficina productora


32.01.

32.01.01 1 5 x x

Cumplido un (1) año en el Archivo de

Gestión se transfiere al Archivo Central para

un tiempo de retención de cinco (5) años,

cumplido este tiempo se microfilma para la

conservación permanente de ambos

soportes por ser documentos de

importancia histórica.

32.02.

32.02.01 3 5 x x Eliminación total



32.06. 1 10 x x

Pasados 10 años en archivo histórico se

destruye, cuando el documento sea parte

de un proceso judicial, se guardará el

documento digitalizado.

ELECCIONES

Auditorías de Certificación

AUDITORÍA

Auditorías Internas

Auditorías Externas

Actas de comité

- Actas Copasst

- Actas Comité de Convivencia Laboral

- Actas Comité de Seguridad Vial

- Actas de gestión para la sostenibilidad

- Actas del comité de archivo


Procedimiento

ACTAS


GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS

Coordinador SGI


Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1

Página 1 de 11

Entidad productora:

Oficina productora


32.06.01 1 10 x x





32.06.02 1 10 x x





32.06.03 1 10 x x





32.06.04 1 10 x x





32.07.

32.07.01 5 20 x x Digitalizar y luego elimintar totalmente





1


Procedimiento

Encuestas autorreporte de cond. de salud

Encuestas autorreporte de cond. de trabajo

Elecciones miembros del Comité de Seguridad Vial

Elecciones miembros de las Brigadas de Emergencias

ENCUESTAS

Encuestas de calidad del servicio

Encuestas de riesgo psicosocial

Encuestas osteo muscular sentida

Elecciones miembros del COPASST

Elecciones miembros del Cocola


Transcauca SAS

Coordinador SGI



Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión

Entidad productora:

Oficina productora



32.15

32.15.01 5 30 x Eliminar

32.15.025 30 x

Eliminar

32.15.03 5 30 x Eliminar

32.15.04 5 30 x Eliminar

32.15.05 5 30 x Eliminar

32.16

32.16.01 2 10 x Eliminar

32.16.02 2 10 x Eliminar

32.16.03 2 10 x Eliminar

32.16.04 2 10 x Eliminar

32.16.05 2 10 x Eliminar

32.16.06 2 10 x Eliminar

32.16.07 2 10 x Eliminar

32.16.08 2 10 x Eliminar

32.16.09 2 10 x Eliminar

32.16.10 2 10 x Eliminar

32.16.11 Plan de gestión para la sostenibilidad 2 10 x Eliminar

Procedimiento

Plan de mediciones ambientales

MANUALES

Manual De gestión IntegralManual para el tratamiento de datos

personales

Manual de funciones

Encuestas de perfil sociodemográfico


Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1


Plan de gestión de riesgo en los procesos

Plan anual de trabajo PAT

Plan de gestion del conocimiento

Plan de gestion para la sostenibilidadPlan de prevención, preparación y respuesta

ante emergencia

Plan de capacitación y entrenamiento

Manual de turismo sostenible

Manual del contratista

PLANES

Plan estratégico de seguridad vial

Plan de mantenimiento vehicular

Plan estratégico

Transcauca SAS

Coordinador SGI



Entidad productora:

Oficina productora


32.18

32.18.01 5 10 x Eliminar

Procedimiento


Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1


- Programa de detección de caídas

- Programa de mantenimiento vehicular

- Programa de estilos de vida saludable

- Programa de simulacros

- Programa de inspecciones - Programa de vigilancia epidemiológica

cardiovascular - Programa de vigilancia epidemiológica

osteomuscular

- Programa de capacitación y entrenamiento

- Programa de orden y aseo - Programa de gestion de riesgo de actividades

críticas

Programas SGI

- Programa de control de infracciones PCI

- Programa de gestión documental

- Programa de reposición vehicular

- Programa para la gestion de la sostenibilidad

- Programa de auditoría

PROGRAMAS

Transcauca SAS

Coordinador SGI



Entidad productora:

Oficina productora


32.18.02 Programas Sostenibilidad 5 10 x Eliminar

- Programa de flora y fauna

- Programa de uso de productos químicos

- Programa de gestión de residuos

- Programa Sociocultural

- Programa económico

32.20

32.20.05 2 10 x EliminarRegistros PESV

Procedimiento


Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1


- Instructivo dinámico de calificación PESV

- Programa de prevención de la fármaco

dependecia

REGISTROS

Transcauca SAS

Coordinador SGI



- Programación de sensibilización e

información

- Programa de ahorro y uso de eficiente del

agua - Programa de ahorro y uso de eficiente de la

energía

- Programa integral de mitigación de la

contaminación - Programa de mantenimiento vehicular

sostenible

- Programa para la gestión para la

sostenibilidad

Entidad productora:

Oficina productora


- Estándares para conductor de volqueta

- Estándares generales de seguridad vial

- Estándares de seguridad vial para peatones

- Estándares para conductores de vehículos - Estándares para el transporte de carga y

sustancias peligrosas

Transcauca SAS

Coordinador SGI



Procedimiento

Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1


- Estándares para motociclistas

- Estándares para ciclistas

- Indicadores PESV

- Pruebas de ingreso

- Lista de EPP - Control de la documentacion vehicular y plan

de rodamiento

- Rutas

- Leccionres aprendidas

- Control de capacitaciones

- Comunicación de políticas PESV - Cuestionario para el diagnóstico de la

situación de la empresa

- Evaluación del riesgo

- Plan de Acciones del PESV


Entidad productora:

Oficina productora


32.20.06 5 10 x Eliminar

- Diagnóstico organizacional

- Caracterización de los procesos

- Ficha técnica de capacitación

- Auditoría al PESV

- Control de la documentación PESV

Procedimiento

- Estudio de seguridad - Selección, evaluación y reevaluación de

proveedores

- PQRS

- Listado de chequeo de manual de imagen

- Programación

- Registros de los preoperativos

Calidad


Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1


- Inducción y reinducción

- Listado de asistencia a capacitaciones

- Plan de capacitaciones

- Acciones correctivas y preventivas

- Gestión de acciones para la mejora continua

- Matriz de comunicación

- TransCauCO2

- Planos de vías internas

Transcauca SAS

Coordinador SGI



Entidad productora:

Oficina productora


32.20.07 5 10 x Eliminar

- Evaluación de auditores

- Evaluación de eficacia de capacitaciones

- Evaluación de desempeño

- Orden de compra

- Organigrama

Procedimiento

- Tabulación encuesta de calidad de servicio

Sostenibilidad

- Certificación RUE

- Declaración primera parte NTS-TS 005

- Matriz de requisitos legales sector turismo - Matriz de identificación y evaluación de

requisitos legales

- Formato de autoaprendizajes


Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1


- Lista de chequeo de requisitos legales sector

turismo

- Matriz de evaluación de impactos

- Consumo de lubricante y detergente

- Consumo de agua y energía

- Evaluación de competencias

- Informe de revisión por la dirección

- Evaluación de operadores de transportes

Transcauca SAS

Coordinador SGI



Entidad productora:

Oficina productora


32.20.08 5 10 x Eliminar

- Permisos

- Código de conducta

- Código de conducta preventiva ESCNNA

- Información de la solicitud de inscripción

SG-SST

Procedimiento

- Inspección bodega y archivo

- Inspeción áreas comunes

- Diagnóstico de las condiciones de salud

- Criterios de contratistas y proveedores

- Lista autorizados trabajo de alto riesgo

- Informe de accidente de trabajo

- Investigación de accidente de trabajo


Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1


- Entrega de EPP

- Inducción y reinducción

- Inspección de extintores

- Inspección de botiquin I y II

- Inspección de oficinas

- Inspección de Aseo

- Bitácora simulacro

- Control de exámenes médicos

- Análisis de impacto de compras

- Registro de equipos contaminantes

Transcauca SAS

Coordinador SGI



Entidad productora:

Oficina productora


- Inspección a puestos de trabajo en oficina

- Tabla de peligros

- Evaluación y valoración de riesgos - Matriz de identificacion de peligros,

evaluación y valoración del riesgo

Procedimiento

- Evaluación inicial

- Autorreporte de condiciones de salud

- Autorreporte de condiciones de trabajo

- Indicadores SST

- Informe trimestral incidentes y accidentes

- Matriz de requisitos legales


Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1


- Chequeo de orden y aseo

- Plan anual de trabajo PAT

- Queja ante comité de convivencia laboral

- Lista de chequeo de responsabilidades - Lista de chequeo de responsabilidades

servicio general - Variables diagnóstico de las condiciones de

salud

- Gestión del cambio

Transcauca SAS

Coordinador SGI



Entidad productora:

Oficina productora


Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha

Procedimiento


Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1


- Reglamento de higiene y seguridad industrial

- Profesiograma

- Matriz de seguimiento a exámenes médicos

- Listado de comités y brigadas

- Evaluacion de simulacros

- Mantenimiento de equipos

Transcauca SAS

Coordinador SGI



Entidad productora:

Oficina productora


33.08.

33.08.01 2 98 x x

Una vez desvinculado de la

empresa, se conservará en el

histórico por 5 años, luego

digitalizar y eliminar

Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha

HISTORIAS

Historias laborales


Procedimiento


GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS

Coordinador de Talento Humano


Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1

Página 1 de 1

Entidad productora:

Oficina productora


41.09.


41.20



41.20.03 2 8 x

Eliminación total. Se debe

conservar cuando exista

vinculación con un proceso

judicial

41.20.04 2 8 x

Eliminación total. Se debe

conservar cuando exista

vinculación con un proceso

judicial

Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha

20/06/2017

Versión

Procedimiento

Fuec

REGISTROS

INFORMES

Reportes

- Reportes control de infracciones en vigia

Arqueos de caja

Planillas de servicio de transporte

- Planilla de servicio ocasional

Planilla de despacho servicio mixto

1

Página


1 de 1


GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS

Asistente Administrativo y de Despacho


Código FO-PGD-01

Fecha

Entidad productora:

Oficina productora


42.08.

42.08.02 2 98 x xUna vez desvinculado de la empresa, se

conservará en el histórico por 5 años,

luego digitalizar y eliminar

42.14


Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha

Procedimiento

1 de 1

Mantenimientospreventivos y correctivos


HISTORIAS

Historia Vehicular


GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS

Asistente Operativo


Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

1

Página


Versión

Entidad productora:

Oficina productora


43.03. 1 10 x x Eliminación total


43.03.02 Comprobantes de egreso 1 10 x x Eliminación total

43.03.03 Comprobantes de ingreso 1 10 x x Eliminación total

- Comisiones de viajes

- Venta de inventario (Planillas de viaje ocasional)

- Factura de administración de servicios


43.09.


Conciliación Bancaria

Informe de Caja Diario

Informe de Cartera.

Consolidado cuentas bancarias.

Movimientos bancarios.

Extractos bancarios.

Notas créditos y débitos.

Consignaciones.

INFORMES

Informes contables

Comprobantes de nómina


COMPROBANTES

Comprobantes de ajustes contables

- Comprobante de ajustes

Procedimiento


GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS

Asistente Contable y Administrativo


Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1

Página 1 de 2

Entidad productora:

Oficina productora


43.12 LIBROS

43.12.01 Libros Contables 1 10 x x Digitalizar y eliminar

Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha

Procedimiento


Código FO-PGD-01

Fecha 20/06/2017

Versión 1


- Libro auxiliar

- Libro diario

- Libro mayor y balance

Transcauca SAS

Asistente Contable y Administrativo



Código

Fecha

Versión

Página

Entidad productora:

Oficina productora

Retención

A.C. C.T. M S E

11.01.

11.01.04 5 x x

Se seleccionan las actas que formen parte de un

proceso vigente y se conservan hasta que el proceso

prescriba, el resto se elimina

11.04.

11.04.01 10 x Eliminación total

11.04.02 5 x x

Conservar aquellos memorandos que estén

vinculados a un proceso judicial hasta que el este

finalice. Posteriormente se eliminará.

11.05.

11.05.01 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente




11.05.05 Convenios de colaboración empresarial 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente

11.09.

11.09.03 3 x x Digitalizar y eliminar

11.13

11.13.01 18 x xMantener en el archivo central mientras estén

vigentes y luego pasar al histórico. Eliminar



LICENCIAS

Licencias y habilitaciones

Licencia de software contable

Memorandos

CONTRATOS

Contratos de servicios de transporte

INFORMES

Informes de gestión

Contratos de arrendamientos

Contratos de prestación de servicios

Contratos laborales

COMUNICACIONES

Actas de reuniones de junta directiva y

asamblea de socios


Circulares


ACTAS


GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS

Gerencia

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD

FO-PGD-02

20/06/2017

1

1 de 2

Código

Fecha

Versión

Página

Entidad productora:

Oficina productora

Retención

A.C. C.T. M S E







11.21



11.21.03 20 x xDigitalizar y eliminar. Conservar cuando esté

vinculado a un proceso judicial

Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha

Series y Tipos DocumentalesDisposición Final

Procedimiento

FO-PGD-02

20/06/2017

1

GESTIÓN DOCUMENTAL 2 de 2

SEGUROS

Responsabilidad civil contractual

Responsabilidad civil extracontractual

Accidentes personales

Licencia de sistema de vigilenica

Licencias otorgadas por el ministerio de

transporte

Licencias otorgadas por el tránsito municipal


Transcauca SAS

Gerencia


Código

Código

Fecha

Versión

Página

Entidad productora:

Oficina productora

Retención

A.C. C.T. M S E

12.01.



12.04.

12.04.03 5 x x

Conservar aquellas vinculadas a procesos con el

Ministerio de Transporte, procesos judiciales,

investigaciones administrativas.

12.11


Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha

Procedimiento

INVENTARIO

Inventario documental

Correspondencia

COMUNICACIONES

Actas de recibimiento

Actas de programación de trabajo

ACTAS


Código Series y Tipos DocumentalesDisposición Final

FO-PGD-02

20/06/2017

1

1 de 1


GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS

Subgerencia

Código

Fecha

Versión

Página

Entidad productora:

Oficina productora

Retención

A.C. C.T. M S E

21.09.

21.09.02 Informes de estados financieros 20 x Eliminación total

21.09.


21.09.02 Informes de estados financieros 20 x Eliminación total

Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha

INFORMES

Informes contables


INFORMES



GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS

Asesoría Contable


FO-PGD-02

20/06/2017

1

1 de 1

Código

Fecha

Versión

Página

Entidad productora:

Oficina productora

Retención

A.C. C.T. M S E

22.10


22.17




Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha

Procesos civiles

Procesos laborales

Investigaciones y/o sanciones administrativas

FO-PGD-02

20/06/2017

1

1 de 1

INVESTIGACIÓN


GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS

Asesoría Jurídica



PROCESOS

Procedimiento

Procesos judiciales

Código

Fecha

Versión

Página

Entidad productora:

Oficina productora

Retención

A.C. C.T. M S E

31.19 PUBLICIDAD

31.19.01 Material publicitario 1 X Eliminación total

Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha


Procedimiento

FO-PGD-02

20/06/2017

1

1 de 1


SISTEMA DE GESTIÓN

INTEGRAL

GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS

Coordinador Comercial

Código

Fecha

Versión

Página

Entidad productora:

Oficina productora

Retención

A.C. C.T. M S E

32.01.

32.01.01 5 x x

Cumplido un (1) año en el Archivo de

Gestión se transfiere al Archivo

Central para un tiempo de retención

de cinco (5) años, cumplido este

tiempo se microfilma para la

conservación permanente de ambos

soportes por ser documentos de

importancia histórica.

32.02.

32.02.01 5 x x Eliminación total



32.06. 10 x x

Pasados 10 años en archivo histórico

se destruye, cuando el documento

sea parte de un proceso judicial, se

guardará el documento digitalizado.

FO-PGD-02

20/06/2017

1

1 de 4


ELECCIONES

Auditorías de Certificación

AUDITORÍA

Auditorías Internas

Auditorías Externas

Actas de comité



GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS

Coordinador SGI

Procedimiento

ACTAS

Código

Fecha

Versión

Página

Entidad productora:

Oficina productora

Retención

A.C. C.T. M S E

32.06.01 10 x x





32.06.02 10 x x





32.06.03 10 x x





32.06.04 10 x x





32.07.

32.07.01 20 x xDigitalizar y luego elimintar

totalmente

Elecciones miembros del COPASST

Elecciones miembros del Cocola

Transcauca SAS

Coordinador SGI


Código


FO-PGD-02

20/06/2017

1


Series y Tipos DocumentalesDisposición Final

Procedimiento

Elecciones miembros del Comité de Seguridad Vial

Elecciones miembros de las Brigadas de Emergencias

ENCUESTAS

Encuestas de calidad del servicio

Código

Fecha

Versión

Página

Entidad productora:

Oficina productora

Retención

A.C. C.T. M S E


totalmente


totalmente


totalmente


totalmente


totalmente

32.15

32.15.01 30 x Eliminar





32.16






Encuestas osteo muscular sentida

Plan de gestión de riesgo en los procesos

Manual de turismo sostenible

Manual del contratista

PLANES

Plan estratégico de seguridad vial

Plan de mantenimiento vehicular

Plan estratégico

Plan anual de trabajo PAT

Encuestas de riesgo psicosocial

Transcauca SAS

Coordinador SGI



MANUALES

Manual De gestión Integral

Manual para el tratamiento de datos personales

Manual de funciones

Encuestas autorresporte de condiciones de salud

Encuestas autorresporte de condiciones de trabajo

Encuestas de perfil sociodemográfico

Procedimiento


FO-PGD-02

20/06/2017

1


Código

Fecha

Versión

Página

Entidad productora:

Oficina productora

Retención

A.C. C.T. M S E






32.16.11 Plan de gestión para la sostenibilidad 10 x Eliminar

32.18


32.18.02 Programas Sostenibilidad 10 x Eliminar

32.20





Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha

Procedimiento

FO-PGD-02

20/06/2017

1

4 de 4

SG-SST

Programas SGI

Registros PESV

REGISTROS

Calidad

Sostenibilidad

Plan de mediciones ambientales

PROGRAMAS

Disposición Final

Plan de gestion del conocimiento

Plan de gestion para la sostenibilidadPlan de prevención, preparación y respuesta ante

emergencia

Plan de capacitación y entrenamiento




Transcauca SAS

Coordinador SGI

GESTIÓN DOCUMENTAL

Código

Fecha

Versión

Página

Entidad productora:

Oficina productora

Retención

A.C. C.T. M S E

33.08.

33.08.01 98 x x

Una vez desvinculado de la empresa, se conservará

en el histórico por 5 años, luego digitalizar y

eliminar

Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha

HISTORIAS

Historias laborales


FO-PGD-02

20/06/2017

1

1 de 1



GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS

Coordinador de Talento Humano


Código

Fecha

Versión

Página

Entidad productora:

Oficina productora

Retención

A.C. C.T. M S E

41.09.


41.20



41.20.03 8 x

Eliminación total. Se debe conservar

cuando exista vinculación con un proceso

judicial

41.20.04 8 x

Eliminación total. Se debe conservar

cuando exista vinculación con un proceso

judicial

Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha

Arqueos de caja

Planillas de servicio de transporte

Planilla de despacho servicio mixto

Fuec

FO-PGD-02

20/06/2017

1

1 de 1

REGISTROS

INFORMES

Reportes


Procedimiento


GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS

Asistente Administrativo y de Despacho


Código

Fecha

Versión

Página

Entidad productora:

Oficina productora

Retención

A.C. C.T. M S E

42.08.

42.08.02 98 x x

Una vez desvinculado de la empresa, se

conservará en el histórico por 5 años, luego

digitalizar y eliminar

42.14


Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha



HISTORIAS

Historia Vehicular


Procedimiento


GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS


FO-PGD-02

20/06/2017

1

1 de 1

Código

Fecha

Versión

Página

Entidad productora:

Oficina productora

Retención

A.C. C.T. M S E

43.03. 10 x x Eliminación total


43.03.02 Comprobantes de egreso 10 x x Eliminación total

43.03.03 Comprobantes de ingreso 10 x x Eliminación total


43.09.


43.12 LIBROS

43.12.01 Libros Contables 10 x x Digitalizar y eliminar

Firma Responsable

Jefe de Archivo

Fecha

INFORMES

Informes contables

FO-PGD-02

20/06/2017

1

1 de 1

COMPROBANTES

Comprobantes de ajustes contables

Comprobantes de nómina


Procedimiento


GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcauca SAS


Documents

Código FO-PGD-01 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL GESTIÓN ...transcauca.com/media/tabla_retencion_documental.pdf · SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Código FO-PGD-01 Fecha 20/06/2017 Versión