PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD ANE 2016

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD ANE 2016

FECHA DE APROBACIÓN:

VIGENCIA: 22 09 17

APROBADO POR COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DE LA AGENCIA NACIONAL DEL ESPECTRO – ANE

Elaborado por:

Karley Dalini Lamk Orozco – Profesional Especializado

Grupo de Soporte Tecnológico y Sistemas ANE

Leyla Alarcón – Siscorp de Colombia S.A.S

Empresa contratista de Gestión Documental

2016

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD

Martha Liliana Suárez

Director General

Juan Francisco Díaz

Coordinador del Grupo de Soporte Tecnológico y Sistemas.

Agencia Nacional del Espectro – ANE

Calle 93 No. 17-45 pisos 4, 5 y 6

Teléfono 6 000030 Fax 6 000090

www.ane.gov.co


CONTENIDO

I. ASPECTOS GENERALES

1. Introducción

2. Aspectos Generales de la entidad

2.1 Naturaleza Jurídica

2.2 Misión

2.3 Visión

2.4 Principios

2.5 Valores

2.5.1 Valores diferenciadores

2.5.2 Valores intrínsecos

2.6.Objetivos estratégicos

2.7 Funciones

2.8 Mapa de Procesos

2.9 Estructura Orgánica

2.10 Normas Orgánicas

2.11 Glosario

3. Alcance

4. Púbico a quien va dirigido

5. Requerimientos

5.1 Normativos

5.1.1 Constitucionales

5.1.2 Leyes, decretos y acuerdos

5.2 Económicos

5.3 Administrativos

5.3.1 Coordinación de la Gestión Documental con otras áreas ANE:


5.3.2 Gestión del Talento Humano destinado a la gestión documental en la ANE.

5.3.3. Responsables del Programa de Gestión Documental – PGD en la ANE.

5.3.4 Plan de Capacitación – Programa de Gestión Documental PGD de la ANE.

5.3.5 Instalaciones de Archivo

5.4 Tecnológicos

5.4.2 Software

5.4.2 Hardware

II. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

1. Planeación

2. Gestión y trámite (distribución)

3. Producción y creación

4. Organización

5. Transferencia

6. Disposición de documentos

7. Preservación a largo plazo

8. Valoración

9. Consulta

III.FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD

1. A corto plazo (2015)

2. A mediano plazo (2016)

3. A largo plazo (2017)

IV. PROGRAMAS ESPECÍFICOS

1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.

2. Programa de documentos vitales o esenciales.

3. Programa de gestión de documentos electrónicos.

4. Programa de reprografía.

5. Programa de documentos especiales.

6. Plan Institucional de Capacitación.


7. Programa de auditoría y control.

V. ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD DE LA ANE

ANEXOS

1. Diagnóstico de Gestión Documental.

2. Cronograma de implementación del Programa de Gestión Documental - PGD.


I. ASPECTOS GENERALES 1. INTRODUCCIÓN

Dando cumplimiento al artículo 21 de la ley 594 de 20001, ley general de archivos y al decreto 2609 de 2012, la Agencia Nacional del Espectro diseña la segunda versión del Programa de Gestión Documental - PGD, entendido como el instrumento archivístico que abarca la gestión de los documentos en todas sus fases o ciclos de vida: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración; el cual requiere de varios instrumentos archivísticos tales como los cuadros de clasificación documental, las tablas de retención documental, los inventarios documentales, los sistemas de gestión documental, los manuales de procesos y procedimientos; así como los manuales de organización, conservación y regulaciones externas e internas que se refieran al adecuado manejo documental para su correcta implementación.

El acelerado avance de las telecomunicaciones ha obligado al estado colombiano a definir políticas públicas en el sector de las TIC, dictando directrices que generan calidad en el servicio, protección del usuario, uso adecuado de las redes y del espectro radioeléctrico.

Todos estos cambios van de la mano con la modernización de la gestión documental al interior de cada una de las entidades del orden nacional, departamental y municipal, en atención a lo normado en la Ley 1712 de 2014, articulo 15, Ley de Transparencia y del Derecho al acceso de la información pública nacional.

En observancia de los lineamientos para la elaboración del Programa de Gestión Documental – PGD emitidos por el Archivo General de la Nación se elabora el Programa de Gestión Documental - PGD de la Agencia Nacional del Espectro – ANE, en procura de disponer de la documentación para el acceso a la información de sus servidores, ciudadanos y entidades públicas y privadas, permitiendo así una gestión transparente y coadyuvando a la conservación de la memoria histórica institucional.

2. ASPECTOS GENERALES DE LA ENTIDAD

2.1 NATURALEZA JURÍDICA

La Agencia Nacional del Espectro, de acuerdo con lo establecido en del decreto 4169 de 2011, es una Unidad Administrativa Especial del orden nacional, con personería jurídica, autonomía técnica, administrativa, financiera y patrimonio propio, adscrita al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

1 Ley 594 de 2000. [ en línea] Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/leyes [en línea]. [Consulta 01-01-2015]

http://www.archivogeneral.gov.co/leyes


2.2 MISIÓN

Realizar la planeación, atribución, vigilancia y control del Espectro Radioeléctrico en Colombia, así como brindar la asesoría técnica para la gestión eficiente del mismo y fomentar su conocimiento.

2.3 VISIÓN

En el 2018, la ANE será reconocida como una entidad especializada e innovadora para la consecución de espectro en banda ancha, la aplicación de nuevas tecnologías para un sistema moderno de gestión, vigilancia y control y la formación de la comunidad en temas de espectro.

2.4 PRINCIPIOS

Los principios que rigen nuestra organización son:

Transparencia: Actuamos con rectitud, honestidad, comunicamos lo que hacemos y facilitamos el acceso a la información. Hacemos uso adecuado y óptimo de los recursos.

Autocontrol: Controlamos nuestro trabajo, detectando desviaciones y efectuando correctivos, lo que evidencia que el autocontrol es inherente a nuestras actuaciones, decisiones y a las tareas de todos.

Calidad: Satisfacemos las necesidades y expectativas de nuestros clientes; promovemos el mejoramiento continuo a través del trabajo basado en procesos y el cumplimiento de las normas.

2.5 VALORES

2.5.1 VALORES DIFERENCIADORES

La ANE promueve en sus colaboradores los siguientes valores:

Liderazgo: Tenemos la capacidad de tomar la iniciativa, convocar, promover, incentivar, inspirar, influir y motivar a los grupos involucrados en nuestras actividades, ejecutando los proyectos de forma eficaz y eficiente, para así alcanzar los objetivos planteados.

Experticia: nuestros colaboradores conocen, entienden y tienen experiencia los temas de competencia de la ANE, lo que contribuye a generar valor en el desarrollo de proyectos y actividades continuas.

Innovación: Nos esforzamos por mantener una mentalidad crítica y abierta al cambio, estando atentos a todo lo que ocurre a nuestro alrededor y dispuestos al cambio, con el fin de convertir las ideas y el conocimiento en procesos nuevos o mejorados para satisfacer a nuestros clientes internos y externos de manera eficiente.

Compromiso y responsabilidad: Cada uno de los colaboradores de la ANE, cumple de manera efectiva con sus obligaciones, poniendo su conocimiento, interés y energías en ello. Actuamos en pos de alcanzar objetivos por encima de lo que se espera. Cada funcionario siente como propios los objetivos y resultados esperados por la entidad.


2.5.2 VALORES INTRÍNSECOS

Honestidad: Trabajamos con la verdad y la justicia, somos auténticos en lo que hacemos, demostrado a través de la actitud, comportamientos y decisiones de nuestro diario vivir.

Comunicación Efectiva: Somos claros y explícitos cuando entregamos información, enfocamos el dialogo en doble dirección lo que nos permite validar la comprensión del mensaje.

Integridad: Enfocamos nuestro trabajo en la ética, moralidad y rectitud; generamos confianza en nuestras acciones diarias a través de la convicción y el ejemplo.

Equidad: Generamos igualdad en condiciones y oportunidades para nuestro personal, promovemos la objetividad y justicia en el actuar, lo que nos consolida como una entidad abierta a nuevas ideas y alternativas.

Coherencia: Actuamos de acuerdo con una línea personal que guía lo que pensamos, hablamos y actuamos. Este valor nos hace ser personas de una sola pieza, actuando siempre de acuerdo con nuestros principios.

Disciplina: Todos los colaboradores de la entidad hacen lo que se debe hacer, en el momento indicado, cumpliendo siempre la palabra para lograr un objetivo. Desarrollan la capacidad de ejercer control sobre sus deseos, carácter, emociones, lenguaje y actitudes, para conseguir las metas que se trazado, convencidos del objetivo final.

Actitud de servicio: Todos los colaboradores realizan las tareas asignadas con disposición e interés, valorando, aceptando y respetando las ideas propias y las de los demás. De esta forma, servimos y atendemos a nuestros clientes internos y externos con amabilidad, agilidad, escuchándolos y brindándoles información exacta para satisfacer sus necesidades de forma eficaz.

2.6. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Disponibilidad de espectro. Uso legal de espectro. Gestión del conocimiento e innovación. Transformación y aprendizaje organizacional.

2.7 FUNCIONES

La Agencia Nacional del Espectro tendrá, entre otras, las siguientes funciones:

1. Asesorar al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el diseño y formulación de políticas, planes y programas relacionados con el espectro radioeléctrico.

2. Diseñar y formular políticas, planes y programas relacionados con la vigilancia y control del Espectro, en concordancia con las políticas nacionales y sectoriales y las propuestas por los organismos internacionales competentes, cuando sea del caso.


3. Estudiar y proponer, acorde con las tendencias del sector y las evoluciones tecnológicas, esquemas óptimos de vigilancia y control del espectro radioeléctrico, incluyendo los satelitales.

4. Ejercer la vigilancia y control del espectro radioeléctrico.

5. Realizar la gestión técnica del espectro radioeléctrico.

6. Investigar e identificar las nuevas tendencias nacionales e internacionales en cuanto a la administración, vigilancia y control del espectro.

7. Estudiar y proponer los parámetros de valoración por el derecho al uso del espectro radioeléctrico y la estructura de contraprestaciones.

8. Notificar ante los organismos internacionales las interferencias detectadas por señales originadas en otros países, previa coordinación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

9. Apoyar al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el establecimiento de estrategias para la participación en las diversas conferencias y grupos de estudio especializados de la Unión Internacional de Telecomunicaciones y otros organismos internacionales.

10. Adelantar las investigaciones a que haya lugar, por posibles infracciones al régimen del espectro definido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones así como imponer las sanciones.

11. Ordenar el cese de operaciones no autorizadas de redes, el decomiso provisional y definitivo de equipos y demás bienes utilizados para el efecto, y disponer su destino con arreglo a lo dispuesto en la ley, sin perjuicio de las competencias que tienen las autoridades Militares y de Policía para el decomiso de equipos.

12. Actualizar, mantener y garantizar la seguridad y confiabilidad de la información que se genere de los actos administrativos de su competencia.

13. Planear y atribuir el espectro radioeléctrico, el establecimiento y mantenimiento actualizado del Cuadro Nacional de Atribución de Bandas de frecuencias (CNABF) y la elaboración de los cuadros de características técnicas de la red (CCTR), para la asignación de frecuencias.

14. Planear y atribuir el espectro radioeléctrico con sujeción a las políticas y lineamientos que determine el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para lo cual establecerá y mantendrá actualizado el Cuadro Nacional de Atribución de Bandas de Frecuencias (CNABF), con base en las necesidades del país, en el interés público, así como en los planes técnicos de radiodifusión sonora que establezca el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,

15. Preparar y proponer al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones los Cuadros de Características Técnicas de la Red -CCTR, junto con los estudios técnicos y documentos de soporte, con excepción de los planes técnicos de radiodifusión sonora,

16. Formular y ejecutar programas de investigación, conocimiento y divulgación del espectro radioeléctrico.


17. Establecer su plan estratégico en concordancia con el marco estratégico del sector, fijado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y dictar su reglamento interno,

18. Las demás que por su naturaleza le sean asignadas o le correspondan por ley.

Parágrafo 1°. La atribución y asignación de frecuencias del espectro radioeléctrico seguirá siendo potestad del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Parágrafo 2°. Para el ejercicio de las funciones de vigilancia y control, la Agencia Nacional del Espectro podrá contar con Estaciones Monitoras fijas y móviles para la medición de parámetros técnicos; la verificación de la ocupación del espectro radioeléctrico; y la realización de visitas técnicas a efectos de establecer el uso indebido o clandestino del espectro, en coordinación y con apoyo del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

2.8 MAPA DE PROCESOS


2.9 ESTRUCTURA ORGÁNICA

2.10 NORMAS ORGÁNICAS Y DE FUNCIONES

Nombre Descripción

Ley 1341 de 2009. Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la Información y la

Organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC, se crea la Agencia Nacional del Espectro y se dictan otras disposiciones

Decreto 093 de 2010 Por el cual se adopta la estructura de la Agencia Nacional del Espectro – ANE y se dictan otras

disposiciones

Decreto 094 de 2010 Por el cual se establece la planta de personal de la Agencia Nacional del Espectro - ANE

Decreto 4169 de 2011 Por el cual se modifica la naturaleza jurídica de la Agencia Nacional del Espectro y se reasignan

funciones entre ella y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Decreto 2618 de 2012 Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2453 de 2013 Por el cual se determina la estructura orgánica, objetivos, funciones y régimen de sanciones de la

superintendencia de vigilancia y seguridad privada y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1991 de 2013 Por el cual se modifica la planta de personal de la Agencia Nacional del Espectro

Plan Vive Digital Plan de Gobierno 2014 – 2018 del sector TIC.


2.11 GLOSARIO

Acceso: Derecho, oportunidad, medio de encontrar, usar o recuperar información.

Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Ley 1753 de 2015 – Plan Nacional de Desarrollo 2014 –

2018 Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018 “Todos por un nuevo país”

Resolución 3484 de 2012 – Mintic

Por la cual se crea el Sistema de Información Integral del Sector TIC Colombia TIC y se dictan otras disposiciones.

Resolución 165 de 2014 Por la cual se modifica el Manual de Contratación de la Agencia Nacional del Espectro.

Resolución 127 de 2015 – Comité financiero

Por medio de la cual se modifica la Resolución 662 de 2012, en lo relativo al Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable

Resolución 662 de 2012 – Grupos

Por medio de la cual se crea el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, se reorganizan los comités y grupos internos de trabajo de la Agencia Nacional del Espectro y se dictan otras

disposiciones.

Resolución 538 de 2011- Delegación

Por la cual se delegan unas funciones en el Subdirector de Soporte Institucional.

Resolución 098 de 2015 – Manual de funciones

Por la cual se modifica y adopta el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal de la Agencia Nacional del Espectro.


Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Archivo histórico: A él se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Autenticidad: Característica técnica para preservar la seguridad de la información que busca asegurar su validez en tiempo, forma distribución. Así mismo, garantiza el origen de la información, validando el emisor para evitar suplantación de identidades.

Captura de los documentos de archivo: Los documentos elaborados o recibidos en el curso de la actividad, se convierten en documentos de archivo cuando se guarda, esto es “se capturan” en el SGDEA. En esta captura se “clasifican”, es decir, se le asignan códigos que hacen referencia a la clase a la que pertenecen, lo que permite que el sistema los gestione.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánica funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Conservación digital: Se refiere generalmente al proceso de establecer y desarrollar a largo plazo, repositorios digitales de referencia actual y futura. Consiste en la selección, la preservación, mantenimiento, recolección y archivo de los objetos digitales.

Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.


Consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

Conservación documental: Conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación – restauración, adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos análogos de archivo.

Conservación preventiva: Conjunto de políticas, estrategias y medidas de orden técnico y administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación – restauración. Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada del patrimonio documental.

Conservación: Proceso de transformación de un documento digital hacia otro objeto digital desde un formato o versión de un formato hacia otro.

Conservación – restauración: Acciones que se realizan de manera directa sobre los bienes documentales, orientadas a asegurar su conservación a través de la estabilización de la materia. Incluye acciones urgentes en bienes cuya integridad material física y/o química se encuentra en riesgo inminente de deterioro y/o pérdida, como resultado de los daños producidos por agentes internos y externos, sean estas acciones provisionales de protección para detener o prevenir daños mayores, así como acciones periódicas y planificadas dirigidas a mantener los bienes en condiciones óptimas.

Contenido estable: Contenido que tiene variabilidad vinculada, y por tanto ese contenido solamente puede tener cambios o permanecer fijo obedeciendo a un conjunto de reglas fijas preestablecidas.

Copia: Reproducción exacta de un documento.

Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.


Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.

Disponibilidad: Característica de seguridad de la información, que garantiza que los usuarios autorizados tengan acceso a la misma y a los recursos relacionados, toda vez que lo requieran asegurando su conservación durante el tiempo exigido por la ley.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Documento electrónico: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.

Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento digital: Información representada por medio de valores numéricos diferenciados – discretos o discontinuo-, por lo general valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con un código o convención preestablecidos.


Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Emulación: La reproducción del comportamiento y resultados de programas y equipos de cómputo obsoletos por medio el desarrollo de nuevos programas y equipos que permiten la ejecución de aquellos en computadores actuales. En informática es sinónimo de encapsulado, estrategia de preservación o envoltura.

Esquemas de publicación: Se refiere a la forma (cuadro, sinopsis, etc.) como los sujetos obligados publican en la página web o medios de divulgación, la información mínima obligatoria.

Estampado cronológico: Mensaje de datos que vincula a otro mensaje de datos con un momento o periodo de tiempo concreto, el cual permite establecer con un prueba que estos datos existían en este momento o periodo de tiempo y que no sufrieron ninguna modificación a partir del momento en que se realizó el estampado.

Expediente documental: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística.

Fiabilidad: Entendida como la capacidad de un documento para “servir de prueba fidedigna” aspecto que hace referencia a la autoridad y veracidad de los documentos como prueba.

Firma electrónica: Metadatos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas. Que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado, respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Folio: Hoja.

Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.


Forma documental: Cualidad de un documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo e inalterado.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Índice electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología reglamentada para tal fin.

Integridad: Característica técnica de seguridad de la información con la cual se salvaguarda la exactitud y totalidad de la información y los métodos de procesamiento asociados a la misma.

Interoperabilidad: La capacidad que tiene programas y/o sistemas para comunicarse y trabajar conjuntamente con otros sin ajustes o cambios especiales. Inventario documental:

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Manual de Gestión Nacional del Espectro Radioeléctrico: Una definición usada en una contribución de la ANE a la UIT dice: El Manual de Gestión de Espectro para Colombia, es un documento de referencia jurídica, económica, científica, administrativa y técnica para proveedores de redes y servicios establecidos en Colombia, posibles nuevos inversionistas o proveedores de redes y servicios interesados en ingresar al mercado colombiano, académicos y demás interesados en temas de espectro.

Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

Patrimonio documental: de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Plan Institucional de Archivos – PINAR: Es un instrumento de la alta dirección, que permite planear, hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos, la función archivística de acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades de cada entidad.

Preservación digital: Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso de la información de los documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los mismos por el tiempo que se considere necesario.

Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su forma y medio de registro o almacenamiento. La


preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Programa de Gestión Documental – PGD: Es un instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Radicación o registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. En la SFC el registro de comunicaciones oficiales es la radicación.

Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.


Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

Sistema integrado de conservación: Es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendientes a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir en cualquier etapa de su ciclo vital.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Tabla de retención documental.

TRD: Instrumento archivístico que contiene un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental TVD: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.


Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.

Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.

Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. (El glosario anterior es tomado de file:///C:/Users/karley.lamk/Downloads/progesdoc.pdf). 3. ALCANCE

El Programa de Gestión Documental – PGD para la Agencia Nacional de Espectro contiene las diferentes actividades administrativas y tecnológicas que se deben cumplir, teniendo en cuenta los procesos de la gestión documental, así como los tipos de información que se producen y/o reciben por la entidad diariamente en el marco de sus funciones.

Por lo anterior, el Programa de Gestión Documental - PGD inicia desde la planeación hasta la valoración, es decir teniendo en cuenta la producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración.

Para poder desarrollar el Programa de Gestión Documental -PGD de la Agencia Nacional del Espectro – ANE, es fundamental enmarcarlo dentro del Plan de Acción y el Plan Estratégico Sectorial 2015-2019.

4. A QUIÉN VA DIRIGIDO

El Programa de Gestión Documental – PGD de la Agencia Nacional del Espectro – ANE, va dirigido a usuarios externos e internos.

Los usuarios externos corresponden a proveedores de redes y servicios, personas capacitadas, investigados, entidades relacionadas, instituciones académicas, entes de control y ciudadanos en general.

Los usuarios internos son los funcionarios y contratistas de la entidad.


5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD

5.1 REQUERIMIENTOS NORMATIVOS:

Se sustenta fundamentalmente en todas las normas constitucionales y de procedimiento relacionadas con la gestión documental para la formulación, aprobación y aplicación del Programa de Gestión Documental - PGD de la Agencia Nacional del Espectro; las cuales se encuentran en el normograma de la entidad publicado en la Página Web (http://ane.gov.co/index.php/2015-12-08-19-09-22/normas-generales).

5.1.1. Constitucionales

Art. 8 Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.

Art. 15 Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Art. 20 Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.

Art. 23 Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Art. 27 El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.

Art. 63 Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Art. 70 El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional. La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación.

Art. 71 La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. El Estado creará incentivos para personas e instituciones que desarrollen y fomenten la

http://ane.gov.co/index.php/2015-12-08-19-09-22/normas-generales


ciencia y la tecnología y las demás manifestaciones culturales y ofrecerá estímulos especiales a personas e instituciones que ejerzan estas actividades.

Art. 72 El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica.

Art. 74 Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

Artículo 75. El espectro electromagnético es un bien público inenajenable e imprescriptible sujeto a la gestión y control del Estado. Se garantiza la igualdad de oportunidades en el acceso a su uso en los términos que fije la ley. Para garantizar el pluralismo informativo y la competencia, el Estado intervendrá por mandato de la ley para evitar las prácticas monopolísticas en el uso del espectro electromagnético.

Artículo 101. Los límites de Colombia son los establecidos en los tratados internacionales aprobados por el Congreso, debidamente ratificados por el Presidente de la República, y los definidos por los laudos arbitrales en que sea parte la Nación. Los límites señalados en la forma prevista por esta Constitución, sólo podrán modificarse en virtud de tratados aprobados por el Congreso, debidamente ratificados por el Presidente de la República. Forman parte de Colombia, además del territorio continental, el archipiélago de San Andrés, Providencia, y Santa Catalina, la Isla de Malpelo y demás islas, islotes, cayos, morros y bancos que le pertenecen. También son parte de Colombia, el subsuelo, el mar territorial, la zona contigua, la plataforma continental, la zona económica exclusiva, el espacio aéreo, el segmento de la órbita geoestacionaria, el espectro electromagnético y el espacio donde actúa, de conformidad con el Derecho Internacional o con las leyes colombianas a falta de normas internacionales.

Artículo 102. El territorio, con los bienes públicos que de él forman parte, pertenecen a la Nación.

5.1.2 Leyes, decretos y acuerdos.

Ley 43 de 1913:

Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales.

Ley 23 de 1982:

Sobre Derechos de Autor. (Artículo 2).

Ley 57 de 1985:

Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales. (Artículos 1, 12, 13, 14, 15, 16 al 27)

Ley 80 de 1989:

Crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.


Ley 80 de 1993:

Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. (Artículos 39 y 55).

Ley 190 de 1995:

Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. (Artículos 27 y 79).

Ley 489 de 1998:

Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. (Artículos 36 y 37).

Ley 527 de 1999:

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. (Artículos 6, 8, 9, 10, 11, 12 y 13).

Ley 594 de 2000:

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 734 de 2002:

Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. (Artículo 34 Núm. 1, 5 y 22. Artículo 35 Núm. 8, 13 y 21).

Ley 951 de 2005:

Por la cual se crea el acta de informe de gestión

Ley 962 de 2005:

Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. (Art. 3 inciso 5, acceso a los registros y archivos de la administración pública en los tiempos previstos por la constitución a las Leyes), y art. 28

Ley 1150 de 2007:

Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. Se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. (Artículos 3 y 8).

Ley 1273 de 2009:

Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos"- y se preservan


integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.

Ley 1341 de 2009:

Por medio de la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones TIC, se crea la Agencia Nacional del espectro y se dictan otras disposiciones, y en el decreto 093 de 2010, Por el cual se adopta la estructura de la Agencia Nacional del Espectro –ANE y se dictan otras disposiciones.

Ley 1507 de 2012:

Por la cual se establece la distribución de competencias entre las entidades del estado en materia de televisión y se dictan otras disposiciones.

Ley 1581 de 2012:

Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Ley 1755 de 2015: Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición

y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Ley 1712 de 2014:

Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto 93 de 2010:

Por el cual se adopta la estructura de la Agencia Nacional del Espectro - ANE, y se dictan otras disposiciones.

Decreto 4169 de 2011:

Por el cual se modifica la naturaleza jurídica de la Agencia Nacional del Espectro y se reasignan funciones entre ella y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.


Por el cual se modifica el Decreto 2618 de 2012. Precisa el alcance y las funciones entre el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la Agencia Nacional del Espectro ANE.


Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.


Por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.


Acuerdo 60 de 2001:

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 05 de 2013:

Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 02 de 2014:

Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 006 de 2014:

“Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000.

5.2. REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS

“Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.” (Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos. Guía para, Óp. Cit., p. 13)

La adopción de estrategias orientadas a una gestión documental eficiente a partir del uso de las TIC´s y la construcción de indicadores como elementos de medición, monitoreo y seguimiento, tendrán en cuenta algunos ejes para ser abordados, como los siguientes:

El impacto que tendrá dentro de la ANE, la estrategia de Cero Papel en la Administración Pública.

El impacto que tendrá dentro de la ANE, la estrategia de Gobierno en Línea - GEL.

Construcción de indicadores que señalen el impacto generado por las medidas adoptadas en la reducción de consumo de papel y la sustitución de procedimientos internos basados en papel por procedimientos electrónicos. Igualmente, se tendrán en cuenta los requerimientos económicos determinados por el monto de los bienes y servicios destinados directamente por cada vigencia fiscal a la gestión documental de la ANE en el rubro “Servicios Especiales” del presupuesto de funcionamiento del Plan Anual de Aquisiciones, lo que a su vez, deberá apuntar al Plan Estratégico de la Oficina de TI enmarcado en el Plan Estratégico Institucional.

En esos términos, en el año 2014 se destinó un presupuesto de 180 millones de pesos para los temas de Gestión Documental, en el 2015 este valor fue de 188 millones de pesos para desarrollar todas las actividades programadas y en el 2016, este valor asciende a la suma de 275 millones.


5.3. REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS:

“Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración.” (Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos. Guía para, Óp. Cit., p. 13)

Dentro de los ejes administrativos del Programa de Gestión Documental - PGD, se deberán tener en cuenta las siguientes situaciones:

5.3.1 Coordinación de la Gestión Documental con otras áreas ANE: El Grupo de Soporte Tecnológico y Sistemas de la Agencia Nacional del Espectro, será el responsable de liderar y coordinar lo relacionado a los diferentes aspectos y componentes, demandando de las diferentes dependencias la participación pertinente. Este requerimiento administrativo, de trabajo con el concurso de las demás dependencias de la ANE, busca hacer realidad y materializar, algunos de los principios del proceso de Gestión Documental, definidos en el Artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, como los siguientes:

a) Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente serán evaluados regularmente por cada una de las dependencias de la entidad.

b) Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos.

c) Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución.

d) Modernización. La dirección general de la ANE, junto con el Grupo de Soporte Tecnológico y Sistemas propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.

5.3.2 Gestión del Talento Humano destinado a la gestión documental en la ANE. Este requisito de tipo requerimiento administrativo, está enfocado en la gestión del talento humano con destinación permanente y exclusiva a ejecutar funciones de gestión documental. Responderá a lo planteado en el Artículo 16, de la Ley 594 de 2.000; y teniendo en cuenta lo señalado el Artículo 4, del Decreto 2609 de 2012, será el Grupo de Soporte Tecnológico y Sistemas, el responsable institucional de coordinar la gestión documental, el cual deberá adelantar los procesos de selección pertinentes para contratar a la empresa idónea encargada de brindar el servicio.

Contamos además con un Comité Institucional de Desarrollo Administrativo que aprueba y/o desaprueba los temas de Gestión Documental, un Ingeniero de Sistemas como supervisor del contrato relacionado y una empresa contratista que deberá aportar un equipo de trabajo con al menos los siguientes perfiles:


Un (1) Director del grupo de la empresa contratista

Profesional en Bibliotecología o Ingeniería de Sistemas con especialización y experiencia certificada como mínimo de 3 años en temas de Gestión documental y/o Implementación de Sistemas de información. Adicionalmente, deberá certificar por parte del Archivo General de la Nación, la asistencia y aprobación a mínimo tres (3) cursos, uno de ellos relacionado con la elaboración e implementación de Tablas de Retención Documental y los otros dos relacionados con la elaboración e implementación de instrumentos archivísticos; además de mostrar experiencia en al menos tres (3) proyectos archivísticos utilizando la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación. Esta persona es de dedicación parcial, acorde a las necesidades que surjan durante la ejecución del contrato.

Un (1) Profesional en Archivo

Profesional en archivística o ciencias de la información y documentación, con experiencia de tres (3) años en elaboración de instrumentos archivísticos (Programa de Gestión Documental - PGD, Tablas de Retención Documental -TRD, Tablas de Valoración Documental - TVD, Plan Institucional de Archivos - PINAR, Sistema Integrado de Conservación - SIC), diseño e implementación de procesos, procedimientos y políticas documentales, y amplios conocimientos en la creación y desarrollo de políticas de cero papel y eficiencia administrativa.

Un (1) Coordinador de Archivo

Profesional en bibliotecología, ingeniería de sistemas y/o afines, con experiencia certificada de dos (2) años en la elaboración y aplicación de tablas de retención, valoración documental y archivo; además de contar con conocimientos certificados en el diseño e implementación de instrumentos archivísticos.

Dos (2) Auxiliares

Técnicos en archivo, bibliotecología, sistemas y/o afines con conocimientos y experiencia mínima certificada de un año (1) en manejo de sistemas de gestión documental y archivo.

Un (1) asistente técnico administrativo

Técnico o profesional con experiencia laboral certificada de mínimo dos años, en labores que contemplen la atención y servicio al público (en forma personal o telefónica) y manejo de correspondencia, con conocimientos de ofimática (Microsoft Office).

Dos (2) secretarios ejecutivos

Profesionales en secretariado ejecutivo y/o afines con experiencia laboral certificada de mínimo un año en atención al público, manejo de herramientas ofimáticas, conocimientos en archivo, normatividad general relacionada con la atención de peticiones, quejas,


reclamos, denuncias y sugerencias (PQRDS), y excelente redacción para desarrollar las siguientes actividades:

Realización de comunicaciones (la información será suministrada por el encargado del acto administrativo a notificar).

Seguimiento con 4-72 para determinar la fecha en que se recibió la comunicación, e intentar todos los re envíos necesarios.

Notificación personal de los actos administrativos (realizar notificaciones por edicto, aviso, electrónicas, publicaciones en la cartelera y página web de la entidad).

Atender las solicitudes radicadas en la entidad relacionadas con la notificación de los diferentes actos administrativos.

Realizar ejecutoria de los actos administrativos, almacenar toda esta información en las carpetas correspondientes.

Diligenciar la base de datos de los abogados de la Subdirección de Vigilancia y Control con la información que tramiten.

Estas personas deben estar disponibles en la entidad de lunes a viernes en horario de 8 a.m. a 5 p.m.

Un (1) Suplente

Técnicos en archivo, bibliotecología, sistemas y/o afines con conocimientos y experiencia mínima certificada de un año (1) en manejo de sistemas de gestión documental y archivo que esté en la capacidad y tenga el conocimiento necesario para suplir a alguno de los perfiles mencionados en caso de ausencia justificada.

5.3.3. Responsables del Programa de Gestión Documental – PGD en la ANE. Requerimiento administrativo, orientado a definir el grupo especial que dentro de la ANE, será responsable del Programa de Gestión Documental - PGD.

Funcionarios Grupo de Soporte Tecnológico y Sistemas: Profesionales en ciencias de la información – Responsables de formular, publicar, capacitar, liderar la implementación y seguimiento del Programa de Gestión Documental - PGD.

Personal externo: Personal de la empresa contratista que actuará en coordinación con los funcionarios del Grupo de Soporte Tecnológico y Sistemas, en las labores de implementación y seguimiento del Programa de Gestión Documental - PGD.

3.4 Plan de Capacitación – Programa de Gestión Documental PGD de la ANE. Requerimiento administrativo, orientado a definir y ejecutar dentro de la ANE en el marco de los planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del Programa de Gestión Documental - PGD, a los diferentes servidores de la entidad, orientado entre otros aspectos a ampliar y mejorar los conocimientos de la gestión documental y la organización de los archivos, además, formación en el área de la auditoría


de información y manejo de procesos. Adicionalmente; se deben tener en cuenta los siguientes tipos de capacitación en relación al manejo de la herramienta:

Capacitaciones grupales por áreas cada vez que se modifica o actualiza el aplicativo de Gestión Documental.

Acompañamiento personalizado por parte del equipo de trabajo encargado de brindar el servicio cuando los usuarios lo requieren o ingresa personal nuevo a la entidad.

Este requerimiento de tipo administrativo, se contemplará de manera integral en el Plan Institucional de Capacitación de que trata el punto IV.

5.3.5 Instalaciones de Archivo

Requerimientos orientados a que las instalaciones inmuebles propios o de terceros, que la ANE, destine para depósito, almacenamiento y consulta de documentos, respondan a lo solicitado en el Capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Acuerdo AGN No. 007 de 199430 de Reglamento General de Archivos, y a lo previsto en el Acuerdo 049 de 2000.

El contratista seleccionado por la entidad para brindar el servicio de Gestión Documental, deberá proveer los siguientes suministros:

-Carpetas yute

-Carpetas 4 aletas blancas

-Cajas X300

-Sticker para marcar carpetas ref 60*30

-Ganchos legajadores

5.4. REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS

Las líneas de acción del Programa de Gestión Documental - PGD estarán orientadas a incluir, verificar y validar que el componente tecnológico permita una gestión documental eficiente dentro de la ANE, teniendo en cuenta, los diversos tipos de información que se generan en variados medios y formatos, y que está alojada en los diferentes sistemas de información de la ANE.

Así mismo se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

5.4.1 Plan Estratégico de TI -PETI

Contamos un PETI estructurado por años hasta 2018, proyectos y subproyectos, donde para cada uno de estos ítems se tiene la descripción, metas, indicadores, actividades y presupuesto. El tema de Gestión Documental se encuentra en el subproyecto ServiANE Virtual y como metas de entrega se requieren para el 2016 todos los instrumentos archivísticos que hacen falta a 2016.


5.4.1 Software

Se requiere contar con una herramienta informática que facilite y garantice la entrega oportuna de la correspondencia de la entidad y que así mismo permita el seguimiento y control del manejo de las comunicaciones enviadas y/o recibidas por la Agencia, siguiendo los procedimientos definidos para el manejo de cada tipo de correspondencia en el Manual de Correspondencia de la entidad y aquellos que se definan de común acuerdo con el contratista.

La aplicación debe cumplir con los requisitos y exigencias de la ley 594 de 2000; las generalidades y características descritas en los artículos 16 y 17 del Capítulo III “El Sistema de Gestión Documental” contenido en el decreto 2609 de 2012 y las demás disposiciones vigentes; además de contar con al menos las siguientes características:

1. Contar con acceso web multimodal y universal (Web based).

2. Debe ser entregada y adaptada a la imagen de la entidad y a las necesidades específicas, funcionales y operativas de la misma.

3. Proveer el acceso a todos los funcionarios y terceros que la ANE solicite (máximo 130 licencias).

4. El sistema de información debe estar basado en arquitectura Web (webbased) o modelo de tres capas, debe permitir conectarse con las bases de datos SQL Server. Debe manejar estándares de comunicación e intercambio de información estándar como XML.

5. Debe ser completamente independiente de la plataforma de correo electrónico para la operación y definición de los procesos.

6. Permitir la definición de diferentes tipos de usuarios con distintos niveles de acceso y/o autorización.

7. Deberá contar con una interfaz gráfica amigable con el usuario final, fácil de usar.

8. En las consultas debe permitir la recuperación rápida y eficiente, por palabras clave en los nombres de los documentos, nombres de las carpetas y dentro de la narrativa de los documentos por sí mismos, mostrando las relaciones o vínculos con sus documentos relacionados, garantizando así que se pueda acceder a la información, aunque se haya catalogado erróneamente. También debe permitir búsquedas por radicados, fechas, tipo de documento, asunto, estado, remitente, cédulas o Nit, etc. Los documentos electrónicos con valor institucional, tales como e-mail institucionales que se reciben por buzones específicos de áreas o procesos (Ej. [email protected], etc.) y fax, deben ser incluidos en la base de datos como documento de radicación de correspondencia, en el caso del e-mail sin impresión previa y sin ser escaneado.

9. El aplicativo debe permitir insertar en la base de datos información suministrada por otros aplicativos (en formato digital: PDF, Word, Excel, etc.), como por ejemplo los desprendibles de pago de la nómina.


10. Debe permitir el almacenamiento y custodia de imágenes en distintas versiones y formatos.

11. Debe permitir escanear e indexar por lotes de documentos y hacer la distribución electrónica del documento

12. Para garantizar la adecuada catalogación de los documentos en las carpetas virtuales, debe contar con un mecanismo que permita direccionar electrónicamente a una carpeta dada, un cierto y determinado tipo de documento o serie documental, por sus características o contenido.

13. Debe permitir buscar archivos y documentos de manera fácil y práctica.

14. Deberá permitir enlazar o vincular para efectos de las consultas dos o más documentos relacionados, por ejemplo una carta recibida y su correspondiente respuesta, una factura y su respectivo comprobante de pago, etc.

15. Contar con una funcionalidad que permita definir e implementar procesos automáticos de flujo por tipo de documento, que cuente con asignación de tareas a los funcionarios, controlando los pasos, las acciones y las fechas de ejecución de cada una de las tareas definidas en el proceso, generando las alarmas del caso.

16. Implementar los procesos para las PQR y para las solicitudes de asignación. Así mismo debe contemplar la implementación de un máximo de 5 procesos documentales adicionales.

17. Permitir la definición de árboles de decisión, prerrequisitos, procesos en serie, procesos en paralelo, procesos anidados y subprocesos.

18. Realizar el enlace del Sistema de Gestión Documental con el aplicativo de investigaciones y PQR de la entidad de acuerdo a las especificaciones técnicas definidas por el proveedor de la misma, con el fin de que la PQR interpuesta por el usuario a través de este módulo embebido en la Página Web de la entidad, reciba el mismo número de radicado que tendrá al interior de la entidad y pueda consultar su estado cuando lo requiera.

19. Proveer escalamiento de tareas a superiores cuando se excedan los tiempos de gestión.

20. Proveer mecanismos de autorización jerárquicos para el trámite de los documentos.

21. Deberá proveer mensajes de verificación de operaciones.

22. Suministrar un número único de radicado para cada tipo de correspondencia (recibida, enviada, interna) y suministrar un sticker o impresión que contenga al menos la siguiente información: número de radicado, fecha, hora, número de folios, remitente, área encargada dentro de la ANE, funcionario responsable del trámite.

23. Permitir el cruce de un documento original con múltiples documentos de respuesta, tanto interna como externa.


24. Proveer integración entre la imagen y el número único de radicado. El visor de las imágenes debe permitir que el usuario visualice e imprima la página que desea sin recorrer todo el documento.

25. Asociar el correo electrónico de cada usuario para recibo de notificaciones.

26. Contar con un módulo que permita generar en forma autónoma los reportes definidos por la ANE. Estos reportes deben poderse exportar a Excel y/o Word.

27. Registro de préstamos y devoluciones de documentos físicos.

28. Prevenir, detectar y reaccionar a acciones no autorizadas de usuarios.

29. Proveer un manual de ayuda en línea.

30. Deberá permitir el control de formatos, múltiples versiones y revisión de documentos para el cumplimiento de los requisitos de ISO 9001-2015.

31. Disponer de un módulo que permita medir en períodos establecidos con el supervisor del contrato, el nivel de satisfacción de los usuarios frente al servicio de Gestión Documental, la eficiencia y la utilidad de la herramienta, reportando periódicamente los resultados.

32. Almacenar todo tipo de documentos (tiff, pdf, doc., xls, avi, wav, etc.), en un repositorio centralizado y operar en conjunto con los visores Web de los mismos.

33. Contener un módulo de seguridad para administración de usuarios y perfiles.

34. Permitir el control y seguimiento al flujo de los documentos de manera manual o vía integración con el Sistema de Gestión por Procesos (BPM)

35. Permitir la parametrización de tipos documentales y la asociación de usuarios a grupos

36. Encriptar los archivos dentro de la plataforma para así asegurar la integridad y confidencialidad de la información.

37. Deberá encontrar los documentos por su nombre, índices, e incluso por su contenido así sean documentos digitalizados (a través de OCR).

38. Deberá exportar todos los expedientes, sus archivos y sus metadatos en cualquier estructura documental desde la interfaz gráfica.

39. Contar con Bandejas de Entrada que permiten a los usuarios visualizar los documentos que han sido radicados o enviados a través de los flujos documentales para su procesamiento

40. Deberá permitir asociar metadatos a partir de tablas con índices planos y bases de datos relacionales.

41. El usuario debe poder acceder a la herramienta desde dispositivos móviles (Android, iOS, Microsoft).

42. Manejar y administrar las versiones de los documentos.

43. Permitir la captura de Documentos y la asociación de metadatos a los mismos.


44. Controlar el acceso y manipulación de los documentos y archivos según los permisos otorgados a cada funcionario.

45. Administrar el ciclo de vida de los documentos.

46. Deberá permitir realizar procesos de colaboración manual entre las Áreas donde se pueda Mover, Compartir, Trasladar, Prestar, Renombrar archivos

47. Permitir la pre visualización de los documentos seleccionados.

48. Debe permitir la creación de la estructura organizacional de la empresa y organización de la información de manera jerárquica, con el fin de crear los expedientes, colecciones y carpetas según la estructura orgánica y las Tablas de retención Documental.

49. El administrador de cada colección deberá poder restringir el acceso a los expedientes o documentos de la misma.

50. Mover documentos y estructuras completas entre Bandejas de Entrada

51. Mover documentos y estructuras completas entre Carpetas de la misma Colección

52. Establecer grupos de usuarios asociados a un conjunto colecciones documentales (Series o Grupos de Expedientes)

53. Contar con un diagramador de formularios electrónicos.

54. Permitir diligenciar los formularios y tabularlos de manera automática generando una tabla en XML con los datos diligenciados y exportar a Excel la información capturada.

55. Disparar flujos automáticos a partir de los formularios permitiendo a los usuarios ver los datos capturados en el formulario.

56. Debe permitir a realizar comentarios compartidos en línea sobre los documentos.

57. Debe permitir realizar reportes de comentarios, indicando usuario, orden cronológico de los comentarios y de las aprobaciones para un documento.

58. Realizar el manejo automatizado de hojas de vida y expedientes electrónicos con accesos restringidos para el personal responsable.

59. Llevar el control automatizado de préstamos de documentos, de los recorridos de correspondencia interna y de los despachos de mensajería externa.

Características específicas de la herramienta informática:

En cuanto al manejo de la correspondencia la herramienta debe estar en capacidad de:

1. Indexar y categorizar los documentos desde la ventanilla de radicación.

2. Radicar emails de entrada y de salida y disparar flujos automáticos a partir de emails de entrada.


3. Cargar el listado de remitentes y destinatarios y asociarlos desde las ventanillas de radicación.

4. Deberá permitir realizar radicación masiva desde hojas de Excel.

5. Deberá permitir la radicación de documentos, archivos, correos electrónicos, fax y otros elementos tanto, de entrada, como de salida e internos a través de las ventanillas de radicación.

6. Deberá permitir la parametrización de las secuencias de numeración de radicación por tipo de comunicación, por tipo de radicado (Entrada, Salida e Interno), entre otras.

7. Mantener asociado el número único de radicado durante todo el ciclo de vida del documento.

8. Capturar y almacenar la información de radicación como Estado, Tipo de Radicado(Entrada, Interna y Salida),Tipo Documental a Radicar, Dependencia que Radica, Fecha y Hora de Radicación, Modalidad (Correo electrónico, Fax, Documento, Expediente, Otro), Radicados asociados (para relacionar radicados anteriores rcon el nuevo radicado, Remitente, Ventanilla de Radicación asociada, Numero de Radicación, Courier, Numero de Guía, Numero de Folios, Asunto, Observaciones, Usuario que radica, Destinatario

9. Permitir para Radicados de Salida de manera manual la asociación de información como Estado, Tipo de Radicado(Entrada, Interna y Salida), Tipo Documental a Radicar , Dependencia que Radica, Fecha y Hora de Radicación, Modalidad (Correo electrónico, Fax, Documento, Expediente, Otro), Radicados asociados (para relacionar radicados anteriores relacionados con el nuevo radicado, Remitente, Ventanilla de Radicación asociada, Numero de Radicación, Courier, Numero de Guía, Numero de Folios, Asunto, Observaciones, Usuario que radica, Destinatario, Prioridad del Envío, Motivo de Devolución, Peso y Costo de Envío.

10. La información de radicación de entrada, salida e interna, guardada en la herramienta, debe poderse actualizar con el fin de corregir cualquier campo que haya sido digitado de manera incorrecta. De igual forma, debe existir un log de acciones del aplicativo, el cual pueda ser activado o desactivado por el administrador del sistema, que permita ver la información de cada radicación (qué usuario hizo la radicación, la información actualizada y qué usuario hizo el cambio).

11. Permitir la asociación de radicados con los Remitentes y Destinatarios.

12. Realizar la captura y actualización de datos de los remitentes y destinatarios como nombre, tipo de identificación, número de identificación, código del cargo, cargo, código de la dependencia, dependencia, dirección, teléfono, celular, ciudad, zona, organización a la que pertenece, mail.

13. Hacer importación de archivos con listas de destinatarios para la radicación masiva de comunicaciones externas oficiales. Para cada uno de los destinatarios se debe asignar un único número de radicación.


14. Realizar la radicación masiva de comunicaciones internas oficiales, en donde exista un único remitente para varios destinatarios (elegidos de una lista de funcionarios), asignando un número de copia al número de radicación original para cada destinatario, que permita el control y seguimiento de la copia del documento integrándose con el correo electrónico.

15. En caso de que exista una equivocación, también debe permitir desasociar radicados asociados.

16. Debe permitir la parametrización de las listas de valores (Ej, Tipos Documentales, Courier, entre otros) para la radicación.

17. Debe tener bandejas de Entrada para cada usuario del sistema y/o dependencias donde le llegan los documentos radicados, trasladados, compartidos, copiados, movidos, entre otras.

18. Integración con sistema de correo SMTP/POP3 para propósitos de radicación de correos de entrada y salida.

19. Integración con el FaxServer para que pueda radicar los faxes.

20. Integración con el software de escaneo para la digitalización de la documentación, ya sea de manera distribuida o centralizada.

21. Envío notificación vía correo electrónico sobre los radicados recibidos y/o enviados

22. Generar un sticker con códigos de barra parametrizables (logo, fecha y hora de radicación, sitio de radicación, tramite, número de elementos, asunto, tipo documental entre otros.)

23. Realizar búsquedas por todos los campos de la radicación.

24. Asignar una o varias imágenes a un documento radicado.

En cuanto a los Flujos de Trabajo, la herramienta debe:

1. Contar con un módulo de gestión por procesos que permite diagramar los flujos que cumplen con el estándar BPMN.

2. Permitir la diagramación de los flujos vía web y permite además importar flujos diagramados en otras herramientas de diagramación de flujos que cumplen con el estándar BPMN.

3. Definir los tiempos límite de ejecución de los flujos y de cada una de sus actividades enviando notificaciones de incumplimiento.

4. Contar con semáforos que muestran el cumplimiento de tiempos en cada una de las actividades de un flujo.

5. Permitir evaluar el cumplimiento de las actividades en días y horas hábiles y/o calendario y asignar dichos calendarios por tipos de usuario.


6. Contar con la funcionalidad de crear flujos de procesos documentales de manera manual y a través del workflow.

7. Permitir la automatización de los procesos para que desde la radicación dispare los flujos de procesos automáticos de trámites como aprobaciones, petición, quejas y reclamos y solicitudes, así como temas que requieren un proceso estándar de solicitud y respuesta.

Para el manejo del archivo físico, la herramienta debe:

1. Permitir el cargue y aplicación de las TRD y las TVD.

2. Generar los reportes de TRD y TVD en el formato establecido por el Archivo General de la Nación (FUID – Formato único de Inventario Documental).

3. Generar los reportes de Inventarios documentales en el formato establecido por el Archivo General de la Nación.

4. Permitir el cargue de los inventarios documentales con sus fechas de cierre de expediente, así no sean digitalizados, con el ánimo de aplicar las TRD y las TVD sobre los mismos.

5. Gestionar una o varias Bodegas de Archivo permitiendo solicitar en préstamo o digitalizar por demanda a través de la herramienta controlando los tiempos de dichas actividades.

6. Realizar y gestionar las transferencias documentales entre el archivo de gestión y el central, así como las disposiciones finales tanto para archivos físicos como electrónicos.

7. Administrar el archivo físico, para saber dónde se encuentra ubicado físicamente cada documento.

8. Permitir la parametrización de campos como ubicación física del archivo, contenedores, unidad documental, bodega, estante, ciudad, dirección, entre otros.

9. Permitir consultar la información asociada a una carpeta, su estado, sus usuarios responsables, fechas de creación o ingreso al sistema y fecha de devolución cuando una carpeta ha sido dada en préstamo.

10. Llevar un registro consolidado de los movimientos de la carpeta y de los procesos en que ha incurrido dicha carpeta.

11. Generar etiquetas para las carpetas en estado archivado con el fin de permitir su asociación al lugar físico en donde reposará.

12. Crear las transferencias documentales y consultarlas utilizando filtros de búsqueda.

13. Asignar los responsables a las transferencias

14. Identificar los documentos a transferir de una bodega al archivo o bodega central, esta transferencia se pude dar por que el tiempo de retención en el archivo de gestión caducó.


15. Llevar un registro de préstamos documentales físicos.

16. Consultar las carpetas que han sido entregadas en préstamos y generar reportes.

17. Permitir definir unidades administrativas para el manejo organizacional de los documentos y archivos digitales, a través del Manejo de Tablas de Retención Documental.

18. Permitir crear, modificar, mantener actualizadas las Tablas de Retención Documental, consultar y generar las alertas de los tiempos de retención y disposición final de los documentos.

19. Permitir transferencias documentales entre el Archivo de Gestión, el Archivo Central y el archivo histórico de acuerdo con TRD; permitiendo control de los expedientes electrónicos y físicos.

20. Administrar y controlar el inventario de documentos, folios y cajas.

21. Permitir imprimir rótulos autoadhesivos de expedientes y cajas para su identificación con información del registro y código de barras.

22. Rastrear la ubicación de un documento, con tan solo leer el código de barras del mismo.

23. Asociar el registro de archivo físico a las imágenes digitalizadas del mismo y administradas directamente.

24. Controlar los tiempos de retención de las series documentales, según lo dispuesto en la Tabla de Retención Documental y generar reportes para los usuarios correspondientes.

25. Permitir la consulta de los documentos prestados.

26. Llevar un registro de entregas y devoluciones de documentos físicos.

Indexación

1. Permitir la indexación y clasificación de documentos y expedientes.

2. Crear índices personalizados de búsqueda por serie, sub-serie, tipo documental.

3. Permitir la personalización de índices de consulta de acuerdo a la categoría de los documentos (Series, subseries y tipos documentales), haciendo que la búsqueda y recuperación de contenidos sea más rápida y eficiente.

4. Realizar indexación de manera masiva utilizando OCR.

Estampado Cronológico y Firma Digital

1. Permitir aplicar firmas digitales y estampas cronológicas sobre documentos.

2. Permitir automatizar la aplicación de las firmas y estampados.


3. Integrar con cualquier entidad certificadora.

Servicios de Integración

1. Permitir integrarse con el directorio activo y el servidor de correo de la entidad.

2. Permitir integrarse vía Web Services y contar con un monitor que garantice un control de todos los mensajes enviados y recibidos por la plataforma vía Web Services.

3. Debe ser orquestable vía Web Services y deberá contar como mínimo con los Web Services básicos de crear carpeta, mover carpeta, indexar carpeta, subir archivo y bajar archivo.

4. Incluir una librería completa de servicios WEB que pueden ser utilizados por otros aplicativos para hacer uso directamente de las funcionalidades.

Reportes

1. Generar reportes y exportarlos a Excel, PDF y archivos planos. 2. Reportes a la medida. de acuerdo a la solicitud del supervisor del contrato. 3. Contar con una batería de reportes de gestión y permitir crear nuevos reportes por

parte del usuario cruzando información de varias tablas del sistema. 4. Contar con Bitácoras de Auditoría que permitan evidenciar todas las acciones

realizadas por los usuarios, desde que IP se realizaron, hora y nombre de usuario.

Seguridad 1. Definición específica de permisos a usuarios, por rol, por colección. 2. Manejo de grupos de usuarios para asignación de seguridad. 3. Bitácoras de seguridad para hacer rastreo y auditoria a cualquier acción que se

realice en el software, a nivel de transacción funcional, transacción de base de datos, por usuario y por fecha.

4. Asignación de Login y Password para cada usuario. 5. Posibilidad de encriptar las imágenes directamente en el repositorio. 6. Operación bajo esquemas de Single Sign On. 7. Contar con herramientas de administración para generación y mantenimiento de

respaldos de información. 8. Definir funciones a cada grupo de usuarios. 9. Ver al principio de cada sesión la información de fecha y hora de la última vez que

el usuario ingreso al sistema, desde que IP, y el número de intentos fallidos de ingreso.

5.4.2 HARDWARE

La ANE requiere que sean provistos como mínimo los siguientes elementos de hardware para la adecuada implementación y puesta en funcionamiento del sistema:


1. Dos (2) escáner, para radicación de correspondencia y para digitalizar los documentos requeridos por la ANE (Características Mínimas)

Velocidad de 70 páginas por minuto en color, blanco y negro.

Resolución de 300 dpi o superior.

Alimentación automática de documentos de mínimo 50 páginas.

Salida en formato TIFF, PDF, JPG, entre otros

Software de digitalización de documentos e imágenes

Manejo formatos de papel desde A7 hasta A0.

2. Dos (2) impresoras láser de red (Características mínimas)(1)(2)

Impresión en blanco y negro.

Velocidad de 50 páginas por minuto.

Manejo de diferentes tamaños de papel (sobres, carta, oficio, etc.)

Bandejas de Papel: Mínimo tres (3), cada una mínimo de cien (100) hojas

Memoria mínima: 256 MB

Velocidad del procesador: 533 MHz o superior

Tecnología de impresión láser.

Impresión automática a doble cara.

Resolución de impresión: 600 x 600 ppp

Bandeja de salida de mínimo seiscientas (600) hojas.

Facilidad de contabilizar de forma automatizada y periódica el número de impresiones realizadas por usuario

3. Dos impresoras de Labels (Características mínimas)

Impresión sobre papel del label o sticker.

Puerto Paralelo – USB

Tecnología de impresión láser

4. Una Fotocopiadora (Características mínimas)(1)

Copias en blanco y negro

Velocidad de mínimo 45 páginas por minuto

Tiempo de precalentamiento de máximo13 segundos

Resolución de copiado mínimo de 600 x 600 ppp


Manejo de diferentes tamaños de papel (carta, oficio, etc.).

5. Equipos de cómputo:

Siete (7) equipos de cómputo que cuenten con las especificaciones técnicas necesarias para garantizar el normal funcionamiento de la herramienta y conexión a internet.

(1) Se permite el uso de máquinas multifuncionales mientras el proveedor garantice la calidad del servicio.

(2) Una de las dos impresoras solicitadas debe imprimir a color.

II. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

El Programa de Gestión documental – PGD está definido como un instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

El decreto 2609 de 2012, determina los procesos de la gestión documental de la siguiente manera:

1. PLANEACIÓN

Definición. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. (COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012).

La planeación de los documentos nace en cada una de las dependencias de la entidad de acuerdo al desarrollo de sus funciones diarias. Para tal fin, cada dependencia debe decidir si el documento es electrónico o físico, si debe ingresarse a un sistema, enviarse por correo electrónico, guardarse en alguna unidad de memoria, archivarse en una unidad documental o publicarse en la Página Web y/o Intranet de la entidad; además de analizar su relación y gestión dentro de alguno de los diferentes procesos del mapa de procesos ANE. Al realizar la planeación, se deben tener en cuenta la utilización de los formatos definidos y actualizados por medio del Sistema de Calidad y las diferentes técnicas de producción del documento.

2. PRODUCCIÓN Y CREACIÓN

Definición. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. (COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de

2012).


Una vez decidida la planeación del documento y teniendo como referente las funciones propias de cada una de las dependencias, éste debe ser generado de acuerdo a los procedimientos establecidos en cada uno de los procesos, determinando a qué tipo documental pertenece, quien lo proyecta, quien lo firma, a quien va dirigido si es el caso, cuantas copias se deben realizar del mismo, entre otros aspectos.

3. GESTIÓN Y TRÁMITE (DISTRIBUCIÓN)

Definición. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. (COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012).

Para que haya legitimidad en el documento producido es indispensable tener claridad sobre el funcionario responsable de su elaboración, el funcionario que lo firma, así como la dependencia a la que pertenece, identificar si es un documento de gestión, interno y/o externo, e ingresarlo a la herramienta de gestión documental según sea el caso para que siga el procedimiento establecido por la entidad; hacer el seguimiento respectivo y finalmente determinar si el documento fue recibido por el destinatario.

Documentos internos:

La radicación de documentos internos a través de la ventanilla de Gestión Documental por parte de los funcionarios, implica el diligenciamiento de la carpeta correspondiente a radicados de entrada; en la cual se verifica el asunto, destino, folios y/o anexos para digitalizar el documento completo y enviarlo a través del sistema al destinatario.

Documentos externos (Oficios de entrada):

La radicación de documentos externos de entrada, implica la verificación del asunto, destino, folios y/o anexos para digitalizar el documento completo, asignarle un número de radicado de entrada y enviarlo a través del sistema al destinatario.

Las comunicaciones y documentos físicos son recibidos en la ventanilla única de radicación, por su parte, los documentos virtuales se reciben por medio del correo electrónico institucional [email protected] y/o a través del formulario de PQR de la Página Web de la entidad.

Documentos externos (Oficios de salida):

La radicación de documentos externos de salida, implica la verificación del asunto, destino, folios, anexos y firmas para digitalizar el documento completo, asignarle un número de radicado de salida, asociarlo al radicado de entrada en el sistema y enviarlo al destinatario por medio del servicio de correo postal contratado por la entidad o entregarlo a la persona responsable de hacerlo llegar vía mail, según sea el caso.

Para lo anterior, ya sea correspondencia interna o externa; en el proceso de radicación se asigna un número consecutivo a los documentos, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de entrega, se imprime un sticker adhesivo de radicación el cual se pega en el original y las copias así como en los anexos en CD.

mailto:[email protected]


Para la salida del documento, es importante que éste se encuentre debidamente firmado por el funcionario responsable de la dependencia a la que pertenece.

4. ORGANIZACIÓN

Definición. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlos adecuadamente. (COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012).

Además de ingresar el documento en la herramienta de gestión documental; se debe asegurar que el documento producido se clasifique, es decir, se ubiqué en la serie y/o subserie documental correspondiente, ordenarlo teniendo en cuenta el principio de orden original. Así mismo, se debe identificar si la serie y/o subserie ya está creada o es necesario crear una nueva. Estas actividades deben tenerse en cuenta tanto para los documentos electrónicos como para los físicos, en lo referente a la organización de las diferentes unidades documentales en la estantería.

5. TRANSFERENCIA

Definición. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conservación, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y metadatos descriptivos. (COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012).

Esta fase se establece de acuerdo a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental de la Agencia Nacional del Espectro, que es la herramienta que determina los tiempos de retención en el archivo de gestión. Aquí es importante aclarar que el tiempo establecido se cuenta a partir de la finalización del trámite.

Por ende, La ANE diseñará un cronograma anual de transferencias primarias que será socializado junto con el procedimiento de transferencia, enmarcado en el proceso de Gestión Documental que se encuentra en el macro proceso de “Administración de la Información” del SIG, publicado en la Intranet.,

Cada área deberá realizar la preparación física de los documentos para desarrollar la transferencia diligenciando el Formato Único de Inventario Documental FUID y firmando un Acta al momento de la entrega.

Por su parte, la empresa contratista de Gestión Documental y la Oficina de TI deberán garantizar el espacio para el desarrollo satisfactorio del proceso de transferencia.

Así mismo, la entidad establecerá un cronograma anual para las transferencias secundarias que incluirá la selección de documentos de conservación total acorde a las TRD, la entrega física con el respectivo inventario y el diligenciamiento de un acta oficial de transferencia.


6. MIGRACIÓN

Definición: Consiste en la transferencia de materiales digitales de un origen de datos a otro, transformando la forma lógica del ente digital de modo que el objeto conceptual pueda ser restituido o presentado por un nuevo equipo o programa informático.

Al tercero que brinda el servicio de Gestión Documental se le exige realizar la migración de la información existente en el sistema actual a la herramienta proporcionada por el nuevo proponente, garantizando que la nueva herramienta cuente con el histórico completo de la información correspondiente a la gestión realizada para cada uno de los documentos; para tal fin debe proveer al futuro contratista la estructura de datos de la información necesaria para realizar el proceso de migración, los registros en formato CSV separado por comas sobre los datos consignados en el aplicativo actual, imágenes y formatos únicos de inventarios en medio físico del archivo central existente.

7. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

Definición. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. (COLOMBIA.

MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012).

En este punto se debe aplicar lo indicado en los campos de tiempos de retención para la fase de archivo central y se adoptará lo establecido en la Tabla de Retención Documental, en lo referente a la disposición final, es decir conservación total, eliminación, selección o la migración a otro soporte técnico.

8. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Definición. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. (COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012).

En este punto se deben establecer políticas y directrices encaminadas a la preservación de la información producida por la Agencia, en concordancia con el cumplimiento de sus funciones.

9. VALORACIÓN

Definición: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). (COLOMBIA. MINISTERIO DE

CULTURA. Decreto 2609 de 2012).

Para el correcto desarrollo de este proceso, es importante mantener actualizada la Tabla de Retención Documental cuando ocurran cambios en las funciones, procesos y/o en la estructura orgánico funcional de la entidad.

https://es.wikipedia.org/wiki/Dato

https://es.wikipedia.org/wiki/Hardware

https://es.wikipedia.org/wiki/Programa_inform%C3%A1tico


10. CONSULTA

Definición: Garantiza el derecho constitucional que tiene todo ciudadano colombiano, entidad pública o privada de acceder a la información pública y de ser necesario obtener copia de los documentos.

Para el cumplimiento de este propósito la Agencia Nacional del Espectro tiene a disposición de los usuarios externos canales de contacto como los siguientes: formulario de PQR en Página web, formulario de contacto en Página Web, formulario de consulta para los investigados, servicio de chat, foros, redes sociales: Facebook, Twitter y Youtube, correo electrónico de contacto, correo para notificaciones, línea telefónica, fax, ventanilla física; a través de los cuales puede ejercer su derecho de consulta, solicitud de información o interposición de una PQR; lo cual llega al aplicativo de Gestión Documental y surte el proceso de gestión y trámite o distribución documental del punto 3.

Así mismo, la consulta de los documentos en los archivos de gestión por parte de los funcionarios de ANE, se puede realizar de manera física y/o virtual; en la primera situación, el usuario solicita el documento y debe diligenciar una planilla física de control de préstamos de acuerdo a la tipología documental, firmando tanto en el momento que lo recibe como en el momento de la devolución. En la consulta virtual, los funcionarios ingresan a la herramienta tecnológica a través de la cual se gestiona el documento y pueden consultar tanto por número de caso como por número de radicado.

III. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD

La implementación del Programa de Gestión Documental – PGD de la Agencia Nacional del Espectro – ANE, se desarrollará a mediano plazo durante 2016-2018.

Se establece como meta para los primeros años, la aplicación en un 100% de la Tabla de Retención Documental y con el fin de asegurar el cumplimiento del Programa de Gestión Documental - PGD se desarrollarán de manera continua las siguientes actividades:

1. A corto plazo (2016):

- Diseñar el Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR. - Actualizar e implementar el banco terminológico de series, subseries y tipos

documentales. - Implementar la aplicación de la tabla de retención documental. - Aplicar tablas de control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas

de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. - 6154209Sensibilizar a los funcionarios mediante jornadas de capacitación sobre los

procesos con miras a la disminución del consumo de papel. - Organización de los archivos de gestión atendiendo lo estipulado en la Tabla de

Retención Documental. - Diseñar y presentar para convalidación al AGN las Tablas de Valoración

Documental-TVD. - Diseñar el Sistema Integrado de Conservación.


- Establecer mejoras en la herramienta de Gestión Documental y en el enlace con el aplicativo de PQR.

- Elaborar el Manual de Archivo, las políticas, procesos y procedimientos de Gestión Documental en la ANE.

2. A mediano plazo (2017): - Establecer un cronograma de transferencias documentales. - Adelantar las transferencias documentales primarias de acuerdo a lo establecido en

la tabla de retención documental. - Establecer un cronograma para jornadas de limpieza de las unidades de

conservación y del mobiliario de archivo. - Realizar jornadas de desinfección y revisión de las instalaciones eléctricas,

luminosidad y aireación. - Adelantar los procesos de eliminación documental, de acuerdo a lo establecido en

la Tabla de Retención Documental. - Sensibilizar a los servidores y contratistas en las buenas prácticas sobre

manipulación de documentos. - Implementación del Plan Institucional de Archivos –PINAR. - Implementación del Sistema Integrado de Conservación. - Implementación de las TVD convalidadas. - Aplicar el proceso y los procedimientos diseñados en la vigencia 2016. - Diseñar e implementar los programas específicos que no encuentren aplicados a

2017.

3. A largo plazo (2018):

- Adelantar las transferencias documentales secundarias de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención Documental.

- Actualizar los instrumentos archivísticos de acuerdo a la normatividad vigente. - Mantener la continuidad en la prestación efectiva de los servicios.

IV. PROGRAMAS ESPECÍFICOS

1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.

Se adelantará con el apoyo del Grupo de Gestión Tecnológica y Sistemas de la Agencia Nacional del Espectro para determinar qué documentos se diligencian y gestionan sin que exista la necesidad de imprimir y/o digitalizar.

Contempla un desarrollo tecnológico, definido en una solución automatizada para la gestión de la información y las comunicaciones; con infraestructura de software y hardware, para la adopción del modelo de gestión documental aplicado al ciclo vital de los documentos.

Actualmente la entidad dispone de tres formularios para los usuarios externos: Formulario de PQR, formulario de contacto y formulario de consulta del curso de las investigaciones que se realizan a través de la Subdirección de Vigilancia y Control.


2. Programa de documentos vitales o esenciales.

Este programa está orientado a identificar en conjunto con las dependencias de ANE, los documentos vitales y esenciales para la agencia, con el propósito de salvaguardarlos ante eventos naturales (terremotos, inundaciones) y ante eventos provocados (terrorismo) con el preservar la información.

Se diligencia por cada una de las dependencias el inventario de aquellos documentos que se consideren vitales o esenciales para el cumplimiento de la función, se hace en el FUID.

3. Programa de gestión de documentos electrónicos

Este programa se concibe teniendo en cuenta las políticas de cero papel y gobierno en línea. Se debe diseñar un procedimiento para la conformación de expedientes electrónicos que contribuyen a la simplificación de trámites y/o procedimientos administrativos.

Es necesario continuar digitalizando los expedientes de los vigilados, pues con esto se logra además de la conservación de la información, la disminución del riesgo de pérdida de documentos y la facilidad de consulta a través de la página web de ANE por parte de los investigados.

Aunque actualmente la entidad digitaliza contratos, historias laborales y expedientes; se debe elaborar a corto plazo un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos que incluya entre otros, elementos de Autenticidad, Integridad, Inalterabilidad, Fiabilidad, Disponibilidad y Conservación, los cuales garantizan que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida de expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. El programa debe apoyarse en el uso de tecnologías tipo de Sistemas Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos – SGDEA, que incluyan el manejo de formas y formularios electrónicos. Se deberán tener en cuenta los estándares de la Ley 1437 de 2011 y los desarrollos y los ajustes a nivel de Acuerdos AGN, Guías AGN MinTic, Normas Técnicas Colombianas, Normas ISO, la Estrategia de Gobierno en Línea –GEL.

Se tendrá en cuenta lo atinente a las políticas y lineamientos que desarrolle el Sistema Nacional de Archivos Electrónicos - SINAE, en concordancia con el Sistema Nacional de Archivos.

4. Programa de reprografía

El programa de reprografía de la ANE debe incluir los sistemas de fotocopiado, impresión y digitalización de documentos que forman parte del acervo documental de la entidad.

Estará determinado por la conservación y preservación de las series misionales y de valor histórico que genera la ANE.

Atendiendo a lo anterior, se formularán estrategias para la reproducción de documentos en lo relacionado con fotocopias, estas se harán cuando sea estrictamente necesario, con el fin de preservar los documentos originales en perfecto estado de conservación.

En lo relacionado con la impresión, se tendrá en cuenta la recomendación dada en el Acuerdo 060 de 2002, Archivo General de la Nación las políticas de cero papel de la entidad.


5. Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales)

El Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, de comunidades indígenas o afrodescendientes, etc.), de la ANE, estará orientado a definir estándares de los documentos en diversos formatos que ha generado a lo largo de su historia y viene generando actualmente, con el fin de garantizar la conservación y preservación de sus contenidos. Para esto es necesario tener en cuenta que en los 5 años de la entidad sólo se han generado documentos audiovisuales (fotografías y videos) y que es necesario actualizar las tablas de retención documental al respecto.

6. Plan Institucional de Capacitación

Consiste en orientar la formación en gestión documental a todos y cada uno de los servidores de ANE para que se actualice y/o perfeccione su conocimiento, adquiera las habilidades y destrezas en la aplicación de la tabla de retención documental, así como lograr la interpretación del Programa de Gestión Documental - PGD, con el fin de asumir los cambios en la entidad.

En cada jornada de capacitación se tratará cualquiera de las siguientes líneas temáticas:

Aplicación de la tabla de retención documental, actualización de la tabla de retención documental, conservación documental, administración de las comunicaciones oficiales, atención al usuario, transferencias documentales, conformación de expedientes electrónicos, entre otros.

Estas temáticas deben ir incluidas y detalladas en el PIC de la entidad definido en cada vigencia.

7. Programa auditoría y control

El Programa de auditoría y control de la ANE en materia de gestión documental, está orientado a que el Grupo de Gestión Tecnológica y Sistemas en trabajo coordinado con la empresa que brinde el servicio de gestión documental; capacite, mida y evalúe periódicamente la consecución de las metas y objetivos del Programa de Gestión Documental - PGD. De igual forma, la Oficina de Control Interno y el encargado de los temas de calidad realizan auditorías por vigencia en este tema, las cuáles se organizan a través del Programa Anual de Seguimientos, Asesoría y Auditorías Internas que se publica al principio de cada año en la Página Web.

V. ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD DE LA ANE

Esta parte del Programa de Gestión Documental - PGD, está orientada a cumplir con lo preceptuado en las siguientes Normas:

Decreto 2609 de 2012, Artículo 15. Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión. El Programa de Gestión Documental - PGD debe armonizarse con los otros


sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro.

Teniendo en cuenta las recomendaciones del DAFP en el documento “Armonización Modelo Estándar de Control Interno MECI:1000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP:1000:2004 para las Entidades Públicas; al interior de la ANE el Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad armoniza; complementa y hace operativos los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y los elementos de control del Modelo Estándar de Control Interno (MECI); con el fin de garantizar eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad en la Gestión de la entidad y optimizar sus recursos y procesos, por lo que sólo se hará la armonización del Programa de Gestión Documental - PGD con el Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad.

Las actividades desagregadas en cada una de los siete Programas Específicos señalados en el Numeral IV y en el ANEXO del Decreto 2609 de 2012, estarán orientados al Macroproceso de Apoyo, Proceso “Administración de la Información” del mapa de procesos de la entidad, publicado en el numeral 2.8 del literal “ASPECTOS GENERALES DE LA ENTIDAD” y las modificaciones a que haya lugar, se reflejarán en los documentos del referido proceso; así mismo, estas actividades inciden en la producción de los documentos de entrada y salida generados por la entidad en cada uno de los procesos definidos en el Sistema de Calidad.


ANEXOS

1. DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1.1 Instalaciones físicas:

-Ventilación del lugar donde se encuentra el archivo: El archivo cuenta con circulación de aire a través de basculantes instalados en las ventanas.

-Iluminación: Se cuenta con luz natural (Solar) y artificial a través de luminarias iltelux 1x4 c r senv esp 12c 2t554

-Seguridad: El archivo y la oficina de gestión documental cuentan con un sistema de agente limpio NOVEC de detención, alarma y extinción contra incendios.

-Tipo de piso: Porcelanato trafico 3.

-Metros lineales del lugar: 125 ML en:

Archivo: 12.48 Mt2 – Altura 2.70 Mts

Oficina Gestión documental: 13.95 Mt2 – Altura 2.70 Mts

-Temperatura promedio: 18 Grados C.

-Calidad y material de los estantes: El archivo consta de 5 trenes y 20 cuerpos de estanterías.

Marcos: Fabricados en lámina de acero H.R calibre 12 calidad estructural, frente columna 55 mm.

Vigas: Fabricadas en lámina H.R calibre 12 calidad estructural, fabricadas en una sola pieza. Alto de la viga 60 mm.

Tendidos: Tendidos en lámina galvanizada calibre 22. Terminado: Pintura en polvo electrostática horneable, Marcos color Azul y Vigas

color Amarillo, con garantía de 100 horas como mínimo en cámara salina

1.2 Equipos para brindar el servicio:

- 1 servidor dell poweredge 2850 (rack) 7b2dm81

- 3 cpu lenovo

- 3 teclados lonovo

- 3 mouses lenovo

- 3 monitores lenovo

- 2 impresoras de stickers tsc ta200

- 1 impresora hp deskjet 3050

- 1 fotocopiadora ricoh aficio mp5000


1.3 Consumo mensual en el 2014 de suministros:

- 200 carpetas yute

- 200 ganchos legajadores

- 3 cajas X300

- 27 resmas tamaño carta

- 5 resmas tamaño oficio

1.4 Aplicativo de Gestión Documental

Actualmente, al entidad cuenta con una herramienta BPM que permite gestionar los procesos operativos de la empresa, así mismo, facilita la creación y manejo de todos los documentos, permite la búsqueda avanzada e histórica de los mismos y da trámite interno y/o externo de toda la correspondencia.

*Flujo de correspondencia entrante: interna y extrema

*Flujo de correspondencia externa


1.5 Servicios y personal

Actualmente se cuenta con 4 personas encargadas de brindar el servicio de Gestión Documental, cada una de ellas cumpliendo con los perfiles requeridos por la entidad en los procesos de licitación y/o selección. Los servicios prestados son los siguientes:

-Radicación

-Fotocopiado

-Impresión

-Digitalización

-Fax – Recepción de llamadas externas.

-Foliación en algunos casos.

-Respuesta a las solicitudes de información presentadas por los funcionarios de la entidad ya sea vía correo electrónico, chat, teléfono o personalmente.

-Recorridos y entrega de documentos: se realizan más de 5 recorridos diarios para la entrega de correspondencia, lo cual se registra en una carpeta con firma de funcionario que recibe el documento. Cuando los documentos son de vital importancia como las tutelas, deben ser entregadas lo antes posible.


1.6 Horarios de atención.

El servicio se brinda de 7 a.m. a 7 p.m. de lunes a viernes para los funcionarios de la entidad, y de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes, para los usuarios externos.

1.7 Conformación del archivo.

El archivo de la entidad se encuentra actualmente organizado por dependencias, así:

-Dirección general: Los documentos están archivados por asunto, año y letra (Existen 30 archivos de gestión).

-Subdirección de Vigilancia y Control:

*Expedientes, los cuales se encuentran debidamente foliados, encarpetados y marcados, su organización se realiza por número consecutivo Ej 1, 2, 1501, 1502, etc. (Existen 1800 archivos de gestión).

*Actas; se encuentran archivadas en AZ por número consecutivo (Existen 77 AZ de gestión).

*Carpetas varias: se encuentran archivadas debidamente foliadas y etiquetadas, su archivo se realiza por orden alfabético. (Existen 20 carpetas de gestión).

-Subdirección de Gestión y Planeación:

Los documentos están archivados por asunto, año y orden alfabético. (Existen 65 archivos de gestión).

-Subdirección de soporte institucional:

*Contratos: archivados por año y por número; debidamente foliados y encarpetados. (510 archivos de gestión).

*Historias laborales de funcionarios activos: archivadas por orden alfabético, debidamente foliadas y encarpetadas.

*Historias laborales de ex funcionarios: archivadas por orden alfabético, debidamente foliadas y encarpetadas.

*Carpetas varias: archivadas debidamente foliadas y marcadas, su archivo se realiza por orden alfabético.

*Archivos financieros: Documento que se archivan foliados y encarpetados, se encuentran por año, por asunto y en orden alfabético o consecutivo numérico (300 archivos de gestión).

-Control interno: Documentos que se archivan foliados y encarpetados, se encuentran por año, por asunto y en orden alfabético (50 archivos de gestión).

-Archivos históricos ANE: Desde su creación en el 2010 hasta la fecha, existen cerca de 20000 radicados de correspondencia interna (oficios internos y externos), los cuales están organizados por consecutivo de menor a mayor y archivados en cajas X300. Cada uno de ellos se encuentra digitalizado.

-Organización documental: se realiza cronológicamente, dentro de las carpetas va del documento más antiguo al más reciente, en carpetas de yute y con ganchos legajadores.


Cada carpeta tendrá un máximo de 200 folios, si el número de folios excede, se abrirá otra carpeta la cual se identifica con el nombre de la carpeta (asunto) y No.2 de 2.

1.8 Planillas de control

El grupo de gestión documental maneja las siguientes planillas de control:

*Planilla de correspondencia (entrega documentos de entrada): esta planilla muestra los documentos que han ingresado a la entidad como correspondencia de entrada, los cuáles son digitalizados y posteriormente entregados a la persona encargada de cada área para que esta lo distribuya según sea el caso. Existe correspondencia que no se entrega y debe ser archivada por orden consecutivo. Los campos que componen la planilla son los siguientes: número de radicado, fecha, remitente, destinatario, folios y firma de la persona que recibe.

*Planilla de préstamos de expedientes: permite llevar un control de los préstamos de expedientes que se realizan a los funcionarios de la Subdirección de Vigilancia y Control, quienes son las únicas personas autorizadas para el retiro de los mismos. Los campos que componen la planilla son los siguientes: abogado, número de expediente, fecha de retiro firma de retiro, fecha de regreso del documento y firma de regreso.

*Planilla de préstamos de contratos: permite llevar un control de los préstamos que se realizan a los funcionarios del grupo de contratación, quienes son las únicas personas autorizadas para el retiro de los contratos. Esta planilla de préstamo muestra el número de carpeta, fecha de retiro, firma de retiro, fecha de regreso del documento y firma de regreso.

*Planillas de préstamos de historias laborales: permite llevar un control de préstamos de historias laborales a los funcionarios de recursos humanos, quienes son los únicos autorizados para el retiro de las mismas. Esta planilla de préstamo muestra el número de carpeta, fecha de retiro, firma de retiro, fecha de regreso del documento y firma de regreso.

1.9 Inventarios y backup

El inventario del archivo físico se realiza en formato Excel por dependencia, año, nombre y número de folios, además se realiza un backup de entrega de correspondencia, de radicados de entrada (interna- externa) y radicados de salida, lo cual permite llevar un control de lo que ingresa o sale de la entidad. De igual forma, se realiza un backup automático de manera semanal al servidor que contiene las imágenes y registros correspondientes a la información que se gestiona en el marco de las funciones diarias de la ANE.

1.10 Cuidado y conservación de los documentos

Siendo la entidad tan nueva, todos los documentos se encuentran en perfecto estado y están archivados ya sea en carpetas de yute, carpetas blancas de 4 aletas (para las historias laborales), az y/o cajas X300; las cuales permiten protegerlos ante cualquier daño o amenaza ambiental.


CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD: La entidad incluirá para cada vigencia el cronograma de implementación respectivo en el Plan de Acción Anual. A continuación se aprecia el cronograma correspondiente a las acciones de corto plazo (vigencia 2016).

1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4

1

Diseñar el Plan Institucional

de Archivos de la Entidad –

PINAR.

2

Actualizar e implementar el

banco terminológico de

series, subseries y tipos

documentales.

3

Implementar la aplicación de

la tabla de retención

documental.

4

Aplicar tablas de control de

acceso para el

establecimiento de

categorías adecuadas de

derechos y restricciones de

acceso y seguridad

aplicables a los documentos.

5

Sensibilizar a los

funcionarios mediante

jornadas de capacitación

sobre los procesos con

miras a la disminución del

consumo de papel.

6

Organización de los archivos

de gestión atendiendo lo

estipulado en la Tabla de

Retención Documental.

7

Diseñar y presentar para

convalidación al AGN las

Tablas de Valoración

Documental-TVD.

8Diseñar el Sistema Integrado

de Conservación.

9

Establecer mejoras en la

herramienta de Gestión

Documental y en el enlace

con el aplicativo de PQR.

10

Elaborar el Manual de

Archivo, las políticas,

procesos y procedimientos

de Gestión Documental en la

ANE.

No. Actividades

DiciembreSeptiembreJulio Octubre NoviembreJunio Agosto

Documents

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD ANE 2016