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Arqueo: Es una herramienta que permite controlar el manejo de los fondos autorizados, para adquirir bienes y servicios de carácter urgente. Los arqueos se deben realizar periódicamente y en forma sorpresiva.

Certificado de Disponibilidad Presupuesta!: Documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuesta! disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos.

Solicitud de certificado de disponibilidad presupuesta!: Operación mediante la cual un funcionario autorizado solícita que se le expida un certificado de disponibilidad como respaldo para iniciar el proceso de ejecución presupuesta! del gasto.

Apropiación Presupuestal Es la autorización máxima de gastos asignada a una entidad en la ley, ordenanzas o acuerdos de Presupuesto. Esta autorización (apropiación), vence el 31 de diciembre de cada año.

Gastos Urgentes: Se denominan gastos urgentes, la adquisición de bienes y servicios que son imprescindibles para el normal funcionamiento de la entidad y que por lo tanto no son susceptibles de programación; caso contrario, debe tramitarse contratación a través de la modalidad a que haya lugar.

Caja Menor: Es el fondo fijo establecido en efectivo a cargo de servidor público, para atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación, que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles y que no impliquen fraccionamiento.

3. DEFINICIONES

Este procedimiento es válido para la operación de todas las Cajas Menores constituidas en cada vigencia fiscal y aplica a todos los funcionarios y terceros autorizados por la ley y por el Ministerio de Minas y Energía.

2. ALCANCE

Pago oportuno de viáticos y gastos de viaje a los funcionarios y contratistas del Ministerio de Minas y Energía, para que puedan contar con los recursos y así cumplir con las comisiones autorizadas.

Establecer los lineamientos generales para el manejo y control adecuado de los recursos asignados a las Cajas Menores.

1. OBJETIVOS

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Una vez se cuente con el acto administrativo por el cual se constituyen y reglamentan las Cajas Menores del Ministerio de Minas y Energía y previo a la autorización de gastos, los

Al inicio de cada año y de acuerdo con el Decreto emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, que reglamenta la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores, el Profesional de Presupuesto elabora el proyecto de la resolución de constitución de las Cajas Menores del Ministerio de Minas y Energía, previa expedición de las disponibilidades.

5. DESARROLLO

Manual de Retención en la Fuente.

Manual de Impuesto a las Ventas y Timbre.

Estatuto Tributario, en todo lo relacionado con la clasificación de los bienes y servicios gravados así como la determinación de la calidad del contribuyente.

Resolución que adopta el reglamento de comisiones para Empleados Públicos del Ministerio de Minas y Energía y el reconocimiento de gastos de desplazamiento para los contratistas de prestación de servicios

Resolución anual expedida por el Ministerio de Minas y Energía por la cual se constituyen las Cajas Menores del Ministerio de Minas y Energía y se reglamenta su funcionamiento.

Decreto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público por el cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores.

Decreto Emitido anualmente por el Departamento Administrativo de la Función Publica, fijando la escala de viáticos para la vigencia.

Estatuto Orgánico del presupuesto General de la Nación.

4. NORMATIVIDAD

Conciliación Bancaria: Comparación entre los datos informados por el banco de una cuenta bancaria, con la información correspondiente al movimiento de un libro, con explicación de sus diferencias, si las hubiere.

Avances Entregados: Son valores entregados por adelantado a los servidores públicos y que están pendientes de legalización.

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Podrán destinarse recursos de la Caja Menor para atender gastos de alimentación que sean indispensables con ocasión de reuniones de trabajo requeridas para la atención exclusiva de

Igualmente los recursos podrán ser utilizados para el pago de viáticos y gastos de viaje, los cuales sólo requerirán de autorización del Ordenador del Gasto. Los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto.

El dinero que se entregue a cada funcionario responsable del manejo de una Caja Menor del Ministerio de Minas y Energía, debe destinarlo única y exclusivamente para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente.

5.2 Destinación de Fondos de Caja Menor

Cuando el responsable de la Caja Menor se encuentre en vacaciones, incapacidad, licencia o comisión, se podrá mediante resolución encargar a otro funcionario su manejo temporalmente, para lo cual solo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo al recibo y a la entrega de la misma, novedad que debe quedar registrado en el libro correspondiente.

Cuando se cambie al responsable de una Caja Menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha, en la que se efectúa el cambio.

Funcionario responsable del manejo: Guardará y custodiará los dineros recibidos, exigirán los soportes de cada gasto y efectuará los registros correspondientes en los libros destinados para el manejo y control.

Funcionario responsable de la administración: indicará y autorizará por escrito, los gastos urgentes e imprescindibles requeridos y velará por la adecuada utilización y funcionamiento de los fondos.

Los funcionarios designados como responsables de la administración y manejo de la Caja Menor, tendrán las siguientes funciones:

5.1 Responsables de los Fondos de Caja Menor

A. CAJAS MENORES PARA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

funcionarios responsables deben dar cumplimiento a los siguientes lineamientos para garantizar el adecuado manejo de los recursos.

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Tramitar compras de bienes y servicios a crédito con el compromiso de cancelarlos con los recursos de la Caja Menor.

Atender gastos personales o préstamos

Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o elaboración de una planilla de control.

Efectuar gastos de servicios públicos.

Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o deposito del Ministerio

Cambiar cheques o efectuar préstamos.

Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre nómina, cesantías y pensiones.

Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten, deban constar por escrito.

Realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes al Ministerio.

Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.

Los funcionarios responsables de las Cajas Menores no podrán realizar las siguientes operaciones con cargo a los fondos de Caja Menor:

5.3 Prohibiciones

El Ordenador del Gasto deberá constituir las fianzas y garantías que considere necesarias para proteger los recursos del Tesoro Público.

El dinero de la Caja Menor debe manejarse y consignarse separadamente de cualquier otro recurso (oficial o personal).

La legalización de los gastos de Caja Menor deberá efectuarse durante los cinco (5) días siguientes a su realización y no se podrá entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.

la dirección superior y directores del ministerio, siempre que se trate de una reunión a la cual deba asistir el Ministro, los Viceministros, Secretario General o Directores del Ministerio y se autorice el gasto por escrito.

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El monto bruto

El rubro presupuesta! al que pertenece el gasto y la correspondiente cuenta contable

Un registro del movimiento presupuesta! global de la Caja Menor, en el que se relacionen diariamente y en forma cronológica e individual las operaciones de Caja Menor, indicando fecha, imputación presupuesta! del gasto, concepto y valor, según los comprobantes que respalden cada operación.

El responsable del manejo de la Caja Menor deberá proceder a contabilizar diariamente las operaciones realizadas y que afecten la Caja Menor. Cada vez que se realice un pago con cargo a fondos de Caja Menor se debe registrar:

Un registro para el control de los fondos en el banco, que sirva de base para realizar la conciliación bancaria, en el que se indique la fecha, breve descripción del movimiento, movimiento débito, movimiento crédito y saldo.

Un registro para el control del efectivo en el que se indique la fecha, breve descripción del movimiento, movimiento débito, movimiento crédito y saldo.

La tenencia, conservación y custodia de los libros de contabilidad puede efectuarse en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta. Los registros de las operaciones de Caja Menor se deben llevar en tres secciones:

5.5 Apertura de Libros y Registros

Previendo los mecanismos de seguridad necesarios, el responsable del manejo de la Caja Menor podrá manejar en efectivo hasta cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes - SMMLV y hacer pagos de gastos en efectivo por valores que no superen un (1) SMML V. Los pagos que excedan ese monto se deben efectuar con cheque.

El manejo del dinero de la Caja Menor se hará a través de una cuenta corriente oficial de acuerdo a las normas legales vigentes, cuyo titular es el Ministerio de Minas y Energía.

5.4 Manejo de Fondos

Igualmente y cuando se decida la cancelación de una Caja Menor, su titular la legalizara en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió y se deberá saldar la cuenta.

Cuando por cualquier circunstancia la Caja Menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

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La cuenta de reembolso debe cumplir los siguientes requisitos:

Para efectuar el reembolso se deberá contar con certificado de disponibilidad presupuesta! correspondiente al valor de los gastos que se están reembolsando, Los documentos soporte tendrán numeración continua en orden ascendente y cronológico

Al efectuar el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.

El servidor público encargado del manejo de la Caja Menor, deberá solicitar reembolso en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta (70%), lo que ocurra primero, de alguno o todos los valores asignados a los rubros presupuestales afectados.

5.6.Reembolsos de Caja Menor

Los gastos realizados no podrán superar los topes autorizados en la resolución de constitución, para cada rubro; esto es, que cada vez que se solicite la legalización y reembolso de los mismos, el valor máximo por cada rubro es el autorizado en la resolución de constitución de la respectiva Caja Menor.

En caso de presentarse un error, éste se corregirá mediante el registro de un nuevo asiento el cual anula el errado, así mismo debe procederse en caso de una omisión.

Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, para el manejo contable de la Caja Menor se deben tener en cuenta los Principios y Normas Contables, en cuyos apartes establece que ningún documento deberá tener borrones, tachones ni enmendaduras y que además deben estar tramitados con letra legible o a máquina, como tampoco podrán alterarse los asientos (en los libros de contabilidad o de cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico utilizado), ni el orden, ni la fecha de registro, dejarse espacios en blanco que faciliten intercalaciones o adiciones, hacerse raspaduras, desprenderse hojas, alterarse el orden de las mismas o mutilarlas.

Demás datos que considere necesarios

Número de identificación o NIT de beneficiario

Fecha del pago

Monto liquidado pagado

Las deducciones practicadas si hay lugar a ello, la cuantía y el concepto (Por ejemplo retefuente, reteica, reteiva)

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e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de /os artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de Ja operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de Ja factura.

i. Indicar Ja calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con Ja discriminación del /VA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

Las facturas que se reciban como soporte de cada uno de los desembolsos de las Cajas Menores, no deben tener enmendaduras, raspaduras o tachaduras y deben cumplir todos los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario:

La comprobación del gasto se hará por medio de la correspondiente factura o comprobante que expida el proveedor con la firma y cita de su documento de identidad o NIT, observando las siguientes reglas:

La cuenta de reembolso deberá estar acompañada de los originales de los comprobantes de gastos agrupados por rubros presupuestales, junto con la resolución de reconocimiento del gasto, por el valor del reembolso, la cual será presentada por el responsable del manejo, con visto bueno del administrador de cada una de las Cajas Menores, al Coordinador del Grupo Financiero, quien después de revisar y verificar su contenido, procederá a ordenar el registro presupuesta! del gasto.

Valor total de los egresos y descuentos realizados.

Firma del almacenista o de quien controle los devolutivos, con el fin de comprobar que los bienes ingresaron al almacén.

Identificación de la numeración consecutiva de los comprobantes de egreso, facturas y recibos que se adjuntan.

Nombre y cargo del responsable del manejo.

Identificación de la Caja Menor que se va a reembolsar.


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La legalización definitiva, se debe presentar con la relación de gastos y su resolución de reconocimiento, los documentos soporte y el comprobante de consignación correspondiente al dinero no gastado.

La legalización definitiva de las Cajas Menores constituidas para la correspondiente vigencia fiscal, se hará antes del 29 de diciembre, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiese lugar.

Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 O del Estatuto Orgánico del Presupuesto.

Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor, según el caso.

Que la fecha del comprobante de gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad, o NIT, objeto y cuantía.

Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

Que se haya solicitado una solicitud de reembolso en el SllF Nación.

5.7.Legalización de Caja Menor

Para la legalización de los gastos y para efectos de reembolso, se debe cumplir los siguientes requisitos:

Si el proveedor es persona natural y no pertenece al régimen común, debe elaborar su cuenta de cobro con el Nit, derivado de su inscripción al régimen simplificado.

Al momento de la expedición de la factura, los requisitos referenciados en los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

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Autorretenedores no Grandes Contribuyentes: En la factura de venta, deben indicar el número y fecha de la Resolución de autorización expedida por la DIAN que los clasifica como autorretenedores. En este caso se debe deducir y retener el descuento correspondiente a RETEICA y RETEIVA si la compra del bien o servicio

Grandes Contribuyentes no Autorretenedores: En la factura de venta, debe indicarse el número y fecha de la Resolución de autorización expedida por la DIAN que los clasifica como grandes contribuyentes. En este caso se debe aplicar el descuento correspondiente a retención en la fuente y de ICA, si la compra del bien o servicio supera el valor de la Base Gravable establecida en el Estatuto Tributario para aplicar las deducciones.

Autorretenedores y Grandes Contribuyentes: En la factura de venta, deben indicar el número y fecha de la Resolución de autorización expedida por la DIAN que los clasifica como Autorretenedores y Grandes contribuyentes. Si el proveedor cumple este requisito no se debe aplicar ninguna clase de retención; salvo retención de impuesto de Industria y Comercio - ICA.

5.8.2 Clasificación para efectos de los descuentos al momento de realizar los pagos.

Deben acreditar esta clasificación mediante documento expedido por la DIAN, el cual deben presentar antes de establecer su vínculo comercial con el Ministerio.

Régimen Común: Al régimen común pertenecen las personas naturales o jurídicas responsables del IVA y obligadas a expedir factura conforme los requisitos mínimos indicados en el Estatuto Tributario.

Régimen Simplificado: Las personas naturales o jurídicas clasificadas por la DIAN en el régimen simplificado, no son responsables del IVA, no están obligadas a expedir factura y pueden presentar cuenta de cobro.

Las personas naturales o jurídicas están clasificadas por la DIAN en Régimen Común y Régimen Simplificado.

5.8.1 Clasificación Tributaria

Antes de adquirir un bien o servrcio con cargo a las Cajas Menores, el funcionario responsable de su manejo, debe tener la certeza que la persona Natural o Jurídica con quien va a establecer el vínculo comercial, cumpla con los requisitos mínimos exigidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.

5.8.Aspectos Tributarios

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Con el fin de efectuar control sobre el dinero existente y el registro de las operaciones de gasto realizadas, los funcionarios responsables de las Cajas Menores deberán atender los arqueos aleatorios realizados por el Grupo de Gestión Contable y Financiera, la Oficina de

5.10 Arqueos y Vigilancia

El funcionario responsable del manejo de Caja Menor debe registrar la información en el Sistema Integral de Información Financiera - SllF, conforme a las instrucciones impartidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público mediante la GUIA GESTIÓN CAJA MENOR.

5.9 Registro SllF

Retención sobre Impuesto de Industria, Comercio y Avisos y Tableros (RETEICA): Es el valor que se retiene por este concepto, cuyas tarifas hayan sido adoptadas conforme a la actividad económica, para el municipio o ciudad en donde funcione la Caja Menor, como por ejemplo Bogotá.

Retención en la Fuente: Teniendo en cuenta que no se puede liquidar un impuesto sobre otro impuesto, se aplica el porcentaje (%) establecido por la DIAN sobre el subtotal de la factura, antes de incluir el valor del IVA.

Retención de IVA: Del valor liquidado por concepto de IVA, se retiene el porcentaje (%)establecido por la DIAN, de conformidad con la normatividad vigente.

De conformidad con la normatividad vigente para cada año fiscal, el Ministerio de Minas y Energía debe tener en cuenta las bases gravables para aplicar las deducciones tributarias por concepto de compras y servicios en general.

5.8.3 Bases para aplicar deducciones en cada vigencia fiscal

GRANDES CONTRIBUYENTES= No se aplica Reteiva. AUTORRETENEDORES = No se les descuenta Retefuente. REGIMEN COMUN = Son sujeto de TODAS las retenciones siempre y cuando no estén clasificados por la DIAN como Grandes Contribuyentes o Autorretenedores. REGIMEN SIMPLIFICADO = Sí se aplica Reteica y Retefuente pero No Reteiva, siempre y cuando estén clasificados por la DIAN como tal; anexar el Registro Único Tributario (RUT).

supera el valor de la base gravable establecida en el Estatuto Tributario para aplicar deducciones. No se hará descuento por concepto de Retefuente. En síntesis:

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Con la copia de la transferencia electrónica, se les informa a los funcionarios por correo

Seguidamente se verifica que el funcionario, no tenga avances pendientes por legalizar, si no tiene avances, se le realiza la transferencia electrónica, a la cuenta bancaria autorizada, si tiene avances por legalizar, se espera que el funcionario legalice la comisión dentro de los términos establecidos por la normatividad vigente y posteriormente se efectúa la transferencia.

Se recibe de Secretaria General o Subdirección Administrativa y Financiera la resolución de viáticos autorizando la comisión, se verifica que los viáticos estén bien liquidados de acuerdo a la normatividad vigente y se encuentre autorizada por el Jefe de la Dependencia y el Ordenador del Gasto.

5.12 Avances Nacionales

B. CAJA MENOR DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE

Los funcionarios a quienes se les entregue recursos del Tesoro Público, para constituir cajas menores se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo del dinero.

Así mismo se debe tener presente la reglamentación existente, relacionada con la política de austeridad del gasto público.

Para la ejecución de gastos por Caja Menor se deben tener en cuenta toda la normatividad que rige la Función Pública, en especial lo relacionado con los principios de eficiencia, economía y transparencia.

Las Cajas Menores que se constituyan al interior del Ministerio de Minas y Energía, funcionarán conforme a la reglamentación establecida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (Decreto por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores) y los procedimientos internos del Ministerio.

5.11 Generalidades

Los funcionarios responsables y administradores de las Cajas Menores deben adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que competan a los entes de control.

Control Interno y los de control posterior realizados por la Contraloría General de la República.

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Posteriormente se registra en el libro de Bancos de caja menor y en SllF se hace el egreso y pago de caja menor y se genera el comprobante respectivo para su impresión,

Con la copia de la transferencia electrónica, se les informa a los funcionarios por correo electrónico el giro de la comisión.

Al finalizar una comisión, en el termino establecido el funcionario que la realizó, debe realizar la legalización de la misma remitiendo mediante memorando los soportes de la comisión, de acuerdo con lo establecido en las disposiciones vigentes. Se procede a verificar la liquidación y los soportes de la misma, para hacer la transferencia electrónica del dinero a la cuenta bancaria autorizada por el funcionario o contratista.

5.14 Pago Comisiones Legalizadas sin Giro de Avance

Con la copia de la transferencia electrónica, se les informa a los funcionarios por correo electrónico el giro de la comisión. Posteriormente se registra en el libro de Bancos de caja menor y en SllF se hace el egreso y pago de caja menor y se genera el comprobante respectivo para su impresión.

Si tiene avances por legalizar, se espera que el funcionario legalice la comisión dentro de los términos establecidos por la normatividad vigente y posteriormente se efectúa la transferencia en pesos o en dólares con la legalización de la comisión.

Seguidamente se verifica que el funcionario, no tenga avances pendientes por legalizar, si no tiene avances, un día antes de iniciar la comisión, se tramitan los dólares, se llama al banco y se negocia la tasa de cambio, se diligencia el formato establecido por el banco, se elabora la cuenta de cobro respectiva, se revisa y pasa para firma del Coordinador del Grupo financiero, seguidamente se hace oficio solicitando el debito de la cuenta para la adquisición de los dólares, verifica, se firma y se envía al banco, una vez recibidos los dólares, son entregados al funcionario que va a viajar , firmando el comprobante de egreso y cuenta de cobro.

Se recibe de Secretaria General la resolución o decreto autorizando la comisión al exterior, se verifica que los viáticos estén bien liquidados de acuerdo a la normatividad vigente.

5.13 Avances al Exterior

Posteriormente se registra en el libro de Bancos de caja menor y en SllF se hace el egreso y pago de caja menor y se genera el comprobante respectivo para su impresión, Lo anterior con el fin de llevar un control sobre el saldo real de los recursos disponibles. Al finalizar el mes y después de recibido el extracto bancario se realiza la conciliación bancaria.

electrónico el giro de la legalización de comisión.

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Formato Cuenta de Cobro (Avances al Exterior) Formato Comisión del Mes Formato Certificado de Permanencia Formato de Gastos Extraordinarios de Transporte

CAJA MENOR DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE

Formato Solicitud de Pedido por Caja Menor

CAJAS MENORES PARA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

7. ANEXOS

Resolución de constitución de las Cajas Menores en el Ministerio. Resolución de Comisión expedida por el Ministerio de Minas y Energía Resolución de reconocimiento del gasto. Resolución de legalización definitiva de las Cajas Menores. Extracto Bancario. Libros de Contabilidad (En papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta). Cheque Transferencia Electrónica Conciliación Bancaria Egresos y Pagos SllF. Informe mensual de viáticos Declaración de cambio por servicios, transferencias y otros conceptos del Banco de la Republica.

6. REGISTROS

Terminado el mes se relacionan las resoluciones de corrusrones otorgadas, en el formato GF-l-01-F03 indicando los siguientes datos: fecha de comisión, número de días en comisión, nombre del funcionario comisionado, numero de la resolución, destino y valor de los viáticos, se revisa y se elabora oficio remisorio para la verificación y firma del Coordinador del Grupo Financiero, para ser enviado a la Presidencia de la Republica, a la Oficina de Control Interno y a la Coordinación de Servicios Administrativos.

5.15 Informe mensual de viáticos

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FECHA CAMBIO VERSIÓN Se ajustó lineamientos para el manejo y control de

26-12-2012 Cajas Menores; Se eliminó el Procedimiento 01 Apertura, Reembolso, Legalización y Control de Cajas Menores (Código: GF-P-08, Versión: 2, Fecha: 12/04/2011) y Procedimiento para el Manejo de Caja Menor de Viáticos y Gastos de Viaje (Código: GF-P-12, Versión: 3, Fecha: 30/09/2011 ); Se cambió de Procedimientos a Instructivo; Se cambio formatos incluidos en el instructivo.

13-12-2013 Se ajustó por lineamientos para el manejo y control 02 de Cajas Menores y de acuerdo con la nueva estructura de Grupos de la Subdirección Administrativa y Financiera.

8.CONTROL DE CAMBIOS

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