Centar za pružanje pravne pomoći u borbi protiv korupcije

- Interne procedure -

Registracija klijenata

• (1)Registracija klijenata se vrši u centru popunjavanjem fajla klijenta, zajedno sa žalbom i ostalim potrebnim dokumentima.

• (2) Nakon što je slučaj zaprimljen putem telefonske linije, asistent će privremeno registrovati slučaj i opisati ukratko problem o kome se radi. Nakon analize slučaja od strane savjetnika biće zakazan prvi sastanak sa klijentom, nakon kojeg će se slučaj trajno registrovati.

Registracija klijenata

• (3) Registracija klijenta se sačinjava u oba

formata – elektronskom i u arhivi centra. • (4) Savjetnici se ne moraju registrovati zajedno sa

klijentom, osim u slučaju izostanka asistenta. • (5) Svi postupci i radnje, preduzeti u cilju pomoći

klijentu, asistent će takođe unijeti u registar, obavezno unoseći datum i svojeručni potpis.

Vođenje evidencije i fajliranje slučajeva

• (1) Fajliranje određenog slučaja rade asistenti. Svaki fajl se sastoji od sledećih elemenata: registracijska forma klijenta, kopija dokumenta kojim se utvrđuje identifikacija klijenta, opservacije i mišljenja pravnog savjetnika koji vodi slučaj, prijedlozi o tome kojim partnerima proslijediti slučaj (npr. organima vlasti, NGO-ima, medijima itd.), ostala dokumentacija dostavljena od strane klijenta, činjenice koje je klijent iznio tokom sastanaka sa savjetnikom, potpisan sporazum o zaštiti podataka i druga dokumenta.

Vođenje evidencije i fajliranje slučajeva

• (2) Kada je slučaj zatvoren slijedeće napomene će biti pridodate fajlu: konačni ishod procedura, troškovi (ukoliko je npr. bilo potrebe za angažovanjem spoljnih eksperata, konferencije za štampu, putni troškovi, štampanje brošura, letaka i sl.), ukupan iznos radnih sati provedenih na slučaju, preduzete mjere, indeks dodatnih izvještaja ili studija, izvještaji savjetnika i zaključci po osnovu slučaja.

Vođenje evidencije i fajliranje slučajeva

• (3) Sve izmene fajla, na papiru ili u elektronskom formatu, moraju sadržati datum izmjena i potpis osobe koja je unijela izmjene.

• (4)Ukoliko pravni savjetnik zaključi da su problemi sadržani u određenom slučaju van njegove kompetentnosti (administrativne procedure ili pravna pomoć), on će popuniti odgovarajući formular i dostaviti ga kompetentnom savjetniku, zajedno sa svim ostalim dokumentima.

Vođenje evidencije i fajliranje slučajeva

• (5) U slučajevima razlike u mišljenju članova ALAC tima po pojedinom slučaju, odluka o nastavku rada na određenom slučaju će biti donijeta tokom tematskih sastanaka uz prisustvo svih savjetnika.

Zakazivanje i frekvencija sastanaka • (1) Termine sastanaka određuju pravni savjetnici, a zakazuju se

u korespondenciji između asistenata i stranki.

• (2) Termini zakazivanja sastanaka bi trebali da su u skladu sa generalnim pravilima i radnim vremenom centra ali se isto tako trebaju uvažiti i potrebe i mogućnosti klijenata.

• (3) Kao generalno pravilo, sastanci se ne bi trebali zakazivati u terminima kraćim od jedne sedmice i dužim od mjesec dana, osim u hitnim slučajevima, ili kada je drugačiji period neophodan zbog dužine pravnih procedura i zakonskih rokova za dostavljanje informacija od strane organa vlasti.

Zakazivanje i frekvencija sastanaka • (4) Zakazivanje narednog sastanka može se dogovoriti

i tokom tekućeg sastanka, kom prilikom asistent unosi termin u planer pravnog savjetnika.

• (5)Dva sastanka u jednom danu za istog pravnog savjetnika ne bi trebalo zakazivati.

• (6) Otkazivanje sastanaka ne bi trebalo vršiti kasnije od 24 časa prije sastanka, a ukoliko nije moguće otkazati sastanak, pravni savjetnik je u obavezi da prisustvuje istom.

Interna uputstva

• (1) Interna uputstva se sačinjavaju nakon svakog sastanka ili svaki put kada pravni savjetnik proučava slučaj.

• (2) Interna uputstva ostaju u arhivi ALAC-a, u fizičkom i elektronskom formatu, sa datumom i potpisom savjetnika.

• (3) Interna uputstva se ne dostavljaju na uvid klijentima niti partnerskim organizacijama.

• (4) Način stavljanja internih uputstava biće dogovoren tokom tematskih sastanaka i primjenjivan uniformno na sve slučajeve.

Interna uputstva

• (5) Interno uputstvo sadrži sledeće informacije:• Broj fajla;• Ime i prezime stranke;• Problematiku konkretnog slučaja (prema indeksu mogućih

povreda zakona);• Datum obraćanja/zaprimanja žalbe;• U okviru naslova “zabilješke”: zabilješke sa sastanaka,

zabilješke sačinjene tokom analize novih dokumenata, bilješku o slanju pisma partnerskim organizacijama itd.

• Ime savjetnika i njegova oblast ekspertize; • Potpis.

Zatvaranje i ponovno otvaranje slučajeva

(1) Slučaj će biti okončan u slijedećim situacijama, kada:

• Problematika konkretnog slučaja izlazi van okvira mandata projekta;

• Nikakve mjere nisu preduzete do utvrđenog roka, datih vremenskih ograničenja za podnošenje žalbi nadležnim institucijama;

• Stranka uzastopno propušta zakazane sastanke, ili ne podnosi traženu dokumentaciju, a u mogućnosti je da je podnese;

• Stranka krši obavezu prema centru, iako je ista jasno naznačena, u pismenoj formi, prilikom održavanja prvog sastanka.

Zatvaranje i ponovno otvaranje slučajeva

(2) Slučajevi se mogu ponovno otvoriti kada:

• Stranka prezentuje traženu dokumentaciju;• Stranka dostavi dokumentaciju modifikovanu u odnosu

na prvobitni zahtjev koji je prelazio okvire mandata za rješavanje slučajeva od strane centra.

Sporazum o zaštiti podataka

• (1)Prilikom registracije slučaja klijenta, obe strane će potpisati sporazum o zaštiti podataka;

• (2)Sporazumom o zaštiti podataka će se predvidjeti mogućnost objavljivanja podataka samo u slučaju pismene saglasnosti stranke. Takođe će se predvidjeti obaveze stranke, ukoliko centar prihvati njen slučaj.

Javna istupanja Centra za pružanje pravne pomoći

• (1) Javna istupanja centra može da vrši samo koordinator projekta.

• (2) Prilikom javnih istupanja centra poštovaće se sporazum o zaštiti podataka.

• (3) Javna istupanja centra moraju biti u saglasnosti sa mandatom.

Ograničenja predstavljanja

• (1) Savjetnici centra neće slati pisma u ime stranke vezana za dokumentaciju koju je lice, lično, ovlašteno da traži.

• (2) Pravni savjeti će biti davani samo u svrhu usmjeravanja stranaka ka korištenju svojih zakonskih prava, ili prijavljivanja korupcije čije su bili žrtve ili svjedoci.

• (3) Savjetnici ne smiju pripremati za stranku proceduralnu dokumentaciju za podnošenje sudu, ali će pomoći u pravilnom formulisanju dokumentacije i uspostavljanja pravne osnove.

Ograničenja predstavljanja

• (4) Centar neće pružati pomoć slučajevima koji su trenutno u proceduri pred krivičnim sudom.

• (5) Centar neće predstavljati stranku pred sudom.• (6) Centar ima pravo da preusmjeri slučajeve

institucionalnim partnerima te da nadgleda daljnje rješavanje slučaja.

Protok dokumentacije

• (1) Centar može započeti sa rješavanjem slučaja nakon što je registrovan od strane asistenta prijavom na telefonsku liniju ili posjete lica centru.

• (2) Registracija se vrši popunjavanjem registracionog formulara od strane asistenta te izdavanja registracionog broja koji će biti upisan u registar.

• (3) Slučajevi će naknadno biti klasifikovani i usmjereni odgovarajućem savjetniku, sa odgovarajućom naznakom u registru.

• (4) Savjetnik u registar unosi datume vođenja postojećih slučajeva.

Protok dokumentacije

(5) Nakon analize slučaja i razgovora sa strankom, savjetnik može:

• U pismenoj formi odgovoriti podnosiocu zahtjeva, unijeti odgovor u slučaj i dati identifikacioni broj naznačen u registru centra i registru trenutno vođenih slučajeva od strane savjetnika;

• Napisati pismo partnerskim institucijama podnoseći im slučaj na uvid. Pismo će nositi isti identifikacioni broj, biti unijeto u slučaj i registrovan kao što je to gore navedeno;

• Preusmjeriti slučaj drugom savjetniku. Naznaka preusmjeravanja slučaja će biti uvedena u iste registre i unesena u slučaj;

• Zatvoriti slučaj. Napomena o zatvaranju slučaja će na isti način biti uvedena u registre i unesena u slučaj.

Protok dokumentacije

• (6) Ukoliko savjetnik zatraži dodatni sastanak sa strankom, od asistenta će zatražiti da isti zakaže. Napomena o dodatnom sastanku će sadržavati razloge ponovnog sastanka kao i listu potrebne dokumentacije. Napomena će takođe biti poslana volonteru koji će obavijestiti asistenta o ciljevima ponovnog sastanka.

• (7) Zatvoreni slučajevi će biti registrovani u specijalnu arhivu.

• (8) Riješeni slučajevi će biti arhivirani u arhivu opštih slučajeva.

Protok dokumentacije

• (9) Slučajevi u toku se drže u arhivi nerješenih slučajeva i konačno će biti arhivirani nakon dobijanja odgovora od nadležne partnerske institucije ili u slučaju kada na dva zahtjeva podnesena od strane centra nije dobijen odgovor.

• (10) Sve aktivnosti arhiviranja će biti evidentirane u gore spomenutim registrima.

• (11) Slučajevi koji se trenutno rješavaju neće biti arhivirani, ali će biti evidentirani u registru slučajeva.

Odluka vezana za problem određivanja

prioriteta • (1) Kada lice prezentuje više problema, centar će

sukcesivno izvršiti njihovu analizu. Stranka donosi odluku o prioritetu rješavanja.

• (2) Ukoliko stranka zatraži nadgledanje dva problema za koje smatra da su međusobno vezani, savjetnik će pristati na monitoring samo ukoliko smatra da se slučajevi, ukoliko budu izneseni na sud, mogu rješavati zajedno.