導入から定着へ。ナレッジツール初期運用のポイントとは · 初期運用のポイントと ... 似たようなドキュメント ... や分類の設定を行った。

導入から定着へ。ナレッジツール初期運用のポイントとは

株式会社ウェッズ

情報システム部

石井彌行

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Copyright (C) 2014 weds co.,ltd. All Rights Reserved.

Agenda 1.会社紹介

(1)会社紹介

(2)主要取扱製品の紹介

(3)ブランド紹介

2.BizAntenna導入以前の業務

(1)受注体制

(2)取り巻く環境の変化

(3)社内の情報の流れと偏在

3.BizAntenna選定理由


4.ツール定着まで

(1)導入後の利用伸び悩み

(2)利用促進策とその効果

(3)見えはじめた変化

5.まとめ

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1-1）会社概要

•株式会社ウェッズ会社名

• 1965年10月12日設立

• 852,750,000円資本金

• 26,997 百万円（26年3月期）売上高

• 2,118 百万円（26年3月期）経常利益

• 134人従業員数

•自動車用アルミホイール・スチールホイールを中心とした自動車部品・用品の販売事業内容

•東京証券取引所 JASDAQ 証券コード 7551 上場市場


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1-1）会社概要

•約15,000件取引先数

全国12拠点

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1-2）主要取扱製品

アルミホイール

スチールホイール

GTパーツ


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1-3）ブランド紹介


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1-3）フラッグシップブランド『クレンツェ』


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1-3）WedsSports

モータースポーツ活動自社製品を実戦で試したいという思いから、ウェッズはモータースポーツへチャレンジし続けてきました。 wedssportでは、1985年からのGr.A、JTCC（全日本ツーリングカー選手権）を経て、現在のSUPER GT RACEへと25年以上に渡り、継続的に全日本選手権に参戦しています。 2011年からは国内ツーリングカーレースの最高峰である「GT500 Class」へとステップアップし、勝利に向けチャレンジしています。


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弊社グランドカタログの表紙モデルになった女性は、高確率でその後ブレイクする、との噂があり、テレビ番組で取り上げられたことも。 2014年のモデルは筧美和子さんです。

1-3）

こんな話題も

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２ BizAntenna導入以前の業務

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2-1）受注体制全国12ヶ所の営業拠点に約80名の営業担当者と約50名の内務担当者を配置。このほかに業務アシスタントとして30名前後のアルバイト従業員が受注や出荷、配送業務に従事している。お客様からの問い合わせや注文は電話やFAXが中心であり、月曜日や祝日明けにはそれらが殺到。

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2-1）日々さまざまな問い合わせが

【ホイール、パーツ装着情報】

Ａ車にＢホイールは取付できるの？

（推奨サイズをオーバーして取り付けたい）

【仕入ルート】

C社の商品は取扱いできるの？

それでいくらなんですか？

わからないことがあっても、聞きたい人や担当部署は話し中だし・・

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2-２）取り巻く環境の変化

【お客様の単品管理化の流れ】あるお客様は70万件の商品データを作成、一物一価の運用を要請、しかし価格情報の照会機能までは提供していただけない。そのため、他社製品の受注に大変な手間が掛かるようになってきています。簡単に照会できる仕組みが必要に。

放置すると仕事量と利益が比例しないケースが発生することに。

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2-３）情報の流れと偏在（ツール導入前）

【社内の通達はグループウェアかe-mailが基本】

必要な情報が個人の受信トレイで止まっていて共有できなかったり、本来必要とする人まで届かないケースも。

【共有ファイルサーバー】

目当てのドキュメントになかなかたどり着けない。

似たようなドキュメントが複数存在する。

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【ホイール装着情報】組織図通りに本社→各拠点に情報が流れる。（本社発信のデータは車両がノーマル状態で計測されるため、現場のカスタマイズ時のデータも欲しいが・・・）

本社

営業所A

営業所B

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【欲しい情報が見つけにくい、または共有できないため】

・全国から本社へ同じ問い合わせが何度も来る。・二次代理店商品の仕入価格がエリアによってバラバラ。競争力に一貫性がない。・一部エリアの担当者が情報を囲い込んでいることも。

EXCEL管理の限界を実感ナレッジツール導入へ。

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３ BizAntenna選定理由

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３ BizAntenna選定理由・優れた検索性とレスポンス。「担当者の交替」や「新製品情報」など変化にも対応できる。

・クラウドサービスでありサーバーのお守が必要ない。 ※現在オンプレ型のサービスも提供されているようです。

・タグ付けによって「誰でも、きわめて簡単に、あとからでも」情報を整理・分類できる。

・スマートデバイス使用時にタグやドリルダウンナビをタップすることで情報を絞り込めるため、面倒なキーワード入力を最低限に抑えられる。

・誰もが情報発信できること。簡単にコメント投稿ができ、本社からの一方通行ではないコミュニケーションが可能である。

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4 ツール定着まで

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４-１）導入直後の利用者数

前月比７７%

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４-１）伸び悩みの背景

徐々に足が遠のく

多少不便でも慣れた方法で情報が入手できる

ログインが手間だし、わざわざナレッジツールを使わないでも仕事はできる。

そのためナレッジツール以外にも同じ情報を公開する必要が生じた

グループウェアファイルサーバー

全員にユーザーアカウントを割り振れなかった

主要メンバーのみアカウント付与（全体の約70%に割振り）

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・欲しい情報が見つからなかった。（再訪なし）・投稿しても「あしあと」が少なく、過疎ってる感じがイヤ

４-１）伸び悩みの背景現場の声

このころの利用状況は・・・・・

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・「自由に手持ちの情報を投稿してください」との呼びかけに対し →投稿者たったの4％・毎日ログインをしているユーザー → たったの１２％（2013年 11月初旬）

４-１）導入直後の利用状況

このままでは宝の持ち腐れになりかねない！

テコ入れをすることに。

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・まず関係者全員のアカウントを作成（11/20に実施）。グループウェアなどとのダブルメンテを回避し、BizAntennaのみに投稿する情報を増やした。また、グループウェア掲示板にBizAntennaコンテンツのURLを貼り付けての誘導も行った。 →毎日ログインするユーザー数、3倍近くに。

・「欲しい情報が見つからなかった」とならないために、情報を保有している部署に積極的な投稿を依頼した。・ BizAntenna上にある情報をファイルサーバーから退避させた。・定期的な集合会議で、全国からの代表者にツールの説明（10分ほど）を行い現場でも同様の説明を展開するよう依頼した。 →翌日以降の利用者20%増

４-2）利用促進策の打ち出し

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４-2）第１回テコ入れ後の利用者推移

前月比204%

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ヒアリングを実施

４-2）利用促進策は正しかったのか？

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・現地訪問説明会（２０１４年２月にかけて全国１２拠点で実施）・ログインするとトクをする？PCの小ワザなどの不定期掲載・一部ファイルサーバーのデータを戻し、ナレッジツールと住み分けた。（最初からありかの分かるデータは直に見に行けたほうがよい）・情報提供者を評価してくれるよう、経営層に依頼金一封 → × あっさり却下ただしコンテンツに対してコメント等の「承認」を依頼 → OK ・優秀な社員や製品開発のバックストーリーを持っている人材に積極的に情報発信してもらうように依頼をした。・はじめて投稿した人には個人的にお礼の一言メールを送信。

４-2）利用促進策第２段

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４-3）見えはじめた変化①

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４-3）見えはじめた変化②

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４-3）見えはじめた変化③

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４-3）第2段テコ入れ後の利用者推移

現在、昨年10月比300%前後で推移しています

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【ナレッジツール定着のためのポイント】・関係者全員のアカウントを必ず作ること。主要メンバーのみにアカウントを作って横展開を期待すると失敗する。・既存ツールとの住み分けのルールを明確にする。・情報洪水にならないように、現場と現場担当者主導の議論をしてタグや分類の設定を行った。・コンテンツの質と量が重要。欲しい情報がないと使ってもらえない。自部署だけでは必要なコンテンツは用意できないので他部署を巻き込んでの調整、交渉が不可欠。特に現場からボトムアップ型のプロジェクトで導入した場合は経営層の理解、協力が重要。

５まとめ ①

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・導入前後はユーザーと極力フェイスtoフェイスでの説明を心がけることで、解ける誤解や見えてくる要望、不満がある。マニュアル配布だけでは、直感的なツールでも「使い方がわからない」と思われて敬遠されることがある。・「コンセプトの周知徹底」が重要。今回のように現場情報の吸い上げも目的にした場合、発信することの重要性が伝わらないと「常に受け身」の姿勢で閲覧のみに利用されてツールの真価を最大限発揮できない。・定着、活性化には時間も必要。それまでは手を出しすぎない程度に情報の鮮度維持を意識する。

５まとめ ②

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ご清聴ありがとうございました

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