Restructuration du reacuteseau des offices drsquohabitation du Queacutebec ndash Guide drsquoaccompagnement

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CHAPITRE 3 CONCERTATION ET EacuteLABORATION

DrsquoUN PLAN DrsquoAFFAIRES

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

Cette premiegravere phase comporte deux eacutetapes soit la concertation des acteurs municipaux et des OH et le deacutepocirct drsquoun plan drsquoaffaires agrave la SHQ La production du plan drsquoaffaires repreacutesente lrsquoaboutissement de la deacutemarche de concertation

Pour chaque projet de regroupement le CTC aura pour principal rocircle de deacutefinir les modaliteacutes de fonctionnement du nouvel OH et de reacutediger la proposition de regroupement qui sera preacutesenteacutee agrave la SHQ

MISE EN PLACE DU COMITEacute DE TRANSITION ET DE CONCERTATIONLa formation drsquoun CTC constitue la premiegravere eacutetape agrave reacutealiser dans le processus de restructuration des OH Rappelons que crsquoest au sein du CTC que se tiendront les discussions qui concernent les regroupements

Comme la SHQ souhaite que les regroupements se reacutealisent sur la base de consensus elle recommande la formation drsquoun CTC pour chacun des projets de regroupements Agrave cet effet deux approches peuvent ecirctre employeacutees la formation drsquoun CTC au niveau supralocal ou la formation drsquoun CTC au niveau local

Formation drsquoun CTC au niveau supralocal

Eacutetant donneacute que la MRC a le pouvoir de deacuteclarer sa compeacutetence en matiegravere de gestion du logement social et qursquoelle regroupe toutes les municipaliteacutes locales de son territoire ce palier supralocal peut servir de plate-forme pour initier la mise en place du CTC La MRC peut ainsi former un comiteacute de travail en vue drsquoeacutetudier les meilleurs sceacutenarios de regroupements qui satisferont aux besoins du territoire ainsi qursquoaux reacutesultats attendus (preacutesenteacutes au chapitre 1)

Les grandes eacutetapes du regroupement des offices drsquohabitationPhase de concertation et

drsquoeacutelaboration drsquoun plan drsquoaffairesPhase de demande de creacuteation du nouvel OH

Phase de mise en œuvre du nouvel OH

Deacuteclaration decompeacutetence

de la MRC(6 agrave 8 mois)Analyse du plan

drsquoaffaires(1 mois) OU

Eacutetape 2Mise en œuvre

du nouvel OH

(6 agrave 12 mois)

Eacutetape 5

3AEacutetape

Regroupementde plusieurs OH sur un territoire(1 agrave 2 mois)

3BEacutetape

1Concertation des acteurs

municipaux etdes OH(3 agrave 6 mois)

Eacutetape 4Deacutelivrance des

lettres patentes par le

gouvernement(6 agrave 9 mois)

Eacutetape

Communication suivi et accompagnement

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

Cette premiegravere phase comporte deux eacutetapes soit la concertation des acteurs municipaux et des OH et le deacutepocirct drsquoun plan drsquoaffaires agrave la SHQ La production du plan drsquoaffaires repreacutesente lrsquoaboutissement de la deacutemarche de concertation

Pour chaque projet de regroupement le CTC aura pour principal rocircle de deacutefinir les modaliteacutes de fonctionnement du nouvel OH et de reacutediger la proposition de regroupement qui sera preacutesenteacutee agrave la SHQ

MISE EN PLACE DU COMITEacute DE TRANSITION ET DE CONCERTATIONLa formation drsquoun CTC constitue la premiegravere eacutetape agrave reacutealiser dans le processus de restructuration des OH Rappelons que crsquoest au sein du CTC que se tiendront les discussions qui concernent les regroupements

Comme la SHQ souhaite que les regroupements se reacutealisent sur la base de consensus elle recommande la formation drsquoun CTC pour chacun des projets de regroupements Agrave cet effet deux approches peuvent ecirctre employeacutees la formation drsquoun CTC au niveau supralocal ou la formation drsquoun CTC au niveau local

Formation drsquoun CTC au niveau supralocal

Eacutetant donneacute que la MRC a le pouvoir de deacuteclarer sa compeacutetence en matiegravere de gestion du logement social et qursquoelle regroupe toutes les municipaliteacutes locales de son territoire ce palier supralocal peut servir de plate-forme pour initier la mise en place du CTC La MRC peut ainsi former un comiteacute de travail en vue drsquoeacutetudier les meilleurs sceacutenarios de regroupements qui satisferont aux besoins du territoire ainsi qursquoaux reacutesultats attendus (preacutesenteacutes au chapitre 1)

Les grandes eacutetapes du regroupement des offices drsquohabitationPhase de concertation et

drsquoeacutelaboration drsquoun plan drsquoaffairesPhase de demande de creacuteation du nouvel OH

Phase de mise en œuvre du nouvel OH

Deacuteclaration decompeacutetence

de la MRC(6 agrave 8 mois)Analyse du plan

drsquoaffaires(1 mois) OU

Eacutetape 2Mise en œuvre

du nouvel OH

(6 agrave 12 mois)

Eacutetape 5

3AEacutetape

Regroupementde plusieurs OH sur un territoire(1 agrave 2 mois)

3BEacutetape

1Concertation des acteurs

municipaux etdes OH(3 agrave 6 mois)

Eacutetape 4Deacutelivrance des

lettres patentes par le

gouvernement(6 agrave 9 mois)

Eacutetape

Communication suivi et accompagnement

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

Formation drsquoun CTC au niveau local

La formation drsquoun CTC au niveau local est eacutegalement une approche possible Cette approche implique que les municipaliteacutes locales ainsi que les OH drsquoun territoire se reacuteunissent et srsquoentendent sur un projet de regroupement agrave proposer agrave la SHQ Ce dernier doit satisfaire aux reacutesultats attendus (preacutesenteacutes au chapitre 1)

Composition du comiteacute de transition et de concertationLe CTC est formeacute de repreacutesentants deacutesigneacutes par les diffeacuterents intervenants concerneacutes par le regroupement des OH soit

bull les membres deacutesigneacutes par les municipaliteacutes locales et reacutegionales

bull les membres provenant des C A drsquoOH (le preacutesident du C A ou un repreacutesentant deacutesigneacute)

bull au moins un locataire

La LSHQ preacutevoit la preacutesence drsquoau moins deux locataires au C A des OH La SHQ recommande qursquoau moins un locataire choisi parmi les locataires deacutejagrave eacutelus aux C A des diffeacuterents offices concerneacutes par le regroupement par-ticipe aux travaux du CTC Cette participation des locataires permettra au CTC de prendre connaissance au fur et agrave mesure des questions appreacutehensions ou propositions exprimeacutees par les locataires et de leur fournir au bon moment des reacuteponses preacutecises

La participation des directeurs devrait ideacutealement se restreindre agrave des sujets drsquoordre opeacuterationnel afin drsquoeacuteviter les situations qui les mettraient en conflit drsquointeacuterecircts Ainsi les questions concernant notamment lrsquoembauche du nouveau directeur ou le plan drsquointeacutegration des effectifs devraient ecirctre traiteacutees par le C A provisoire du nouvel OH

Ideacutealement le nombre de repreacutesentants deacutesigneacutes pour sieacuteger au CTC ne devrait pas ecirctre trop eacuteleveacute afin de ne pas nuire agrave lrsquoefficaciteacute des travaux

Nomination drsquoun interlocuteur aupregraves de la SHQ

Chaque CTC devra nommer une personne qui agira agrave titre drsquointerlocuteur aupregraves de la SHQ Cette personne sera entre autres responsable drsquoacheminer les documents pour validation et de tenir informeacutes les autres membres du comiteacute de ses discussions avec la SHQ Agrave cet effet un interlocuteur de la SHQ sera attitreacute agrave chaque CTC

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

Rocircle et responsabiliteacutes du comiteacute de transition et de concertationCrsquoest au sein du CTC que se tiendront les discussions qui concernent les regroupements et que les solutions aux situations probleacutematiques seront deacutefinies Le principal rocircle du CTC consiste agrave eacutetablir des consensus et agrave coor-donner les travaux qui megraveneront agrave la concreacutetisation du regroupement Plus preacuteciseacutement le CTC devra reacutealiser les tacircches suivantes

bull planifier les rencontres de concertation aupregraves des diffeacuterents acteurs concerneacutes

bull eacutetablir des consensus autour des sujets eacutetablis dans le plan drsquoaffaires

bull reacutediger un plan de communication et assurer sa mise en œuvre

bull reacutediger les diffeacuterents documents neacutecessaires aux regroupements

ο fiche synoptique du CTC

ο demande drsquoautorisation au ministre

ο plan drsquoaffaires

ο projet drsquoentente de regroupement

ο projet de reacutesolution des OH

ο projet de reacutesolution des municipaliteacutes

ο projet de requecircte au lieutenant-gouverneur

ο projet de lettres patentes

bull coordonner lrsquoadoption des diffeacuterents documents par les C A et les conseils municipaux concerneacutes

bull coordonner lrsquoacheminement des documents agrave la SHQ

bull assurer les suites approprieacutees lorsque des preacutecisions ou des modifications aux documents sont neacutecessaires

bull planifier et preacuteparer la mise en œuvre du nouvel OH (voir chapitre 5 pour les rocircles et responsabiliteacutes du CTC dans la mise en œuvre du nouvel OH)

Au besoin la SHQ et le ROHQ pourront intervenir afin drsquoapporter certaines preacutecisions ou pour trouver des solu-tions agrave certaines situations probleacutematiques

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

PREacutePARATION DU PLAN DrsquoAFFAIRESLe plan drsquoaffaires constitue lrsquoeacutetape qui permettra de mettre en place tous les eacuteleacutements qui megraveneront agrave la creacuteation du nouvel OH Il devra ecirctre eacutelaboreacute par les acteurs qui sont directement toucheacutes par ce changement soit les preacutesidents des OH regroupeacutes ainsi que les repreacutesentants des municipaliteacutes ougrave se trouvent ces offices Comme la SHQ souhaite que ces regroupements se reacutealisent sur la base de consensus elle entend accompagner et soutenir les organismes pour la concreacutetisation de ce projet

Ce chapitre deacutecrit les diffeacuterentes phases drsquoeacutelaboration du plan drsquoaffaires qui devra ecirctre deacuteposeacute agrave la SHQ pour validation Le modegravele que vous trouverez agrave lrsquoannexe 2 preacutesente les sections qui devront le constituer soit

1 - Introduction

2 - Mission vision et valeurs organisationnelles de lrsquoOH

3 - Portrait du projet de regroupement

4 - Gouvernance du nouvel OH

5 - Structure administrative du nouvel OH

6 - Synthegravese du projet de regroupement

1 - Introduction

Lrsquointroduction preacutesente une synthegravese des caracteacuteristiques geacuteneacuterales du projet de regroupement soit le nom du nouvel OH le territoire couvert et le type de regroupement

On y annonce eacutegalement les sections du plan drsquoaffaires

2 - Mission vision et valeurs organisationnelles de lrsquoOH

La mission la vision et les valeurs organisationnelles deacuteterminent la nature et la porteacutee des interventions du nouvel OH Bien formuleacutees la mission la vision et les valeurs deviennent des outils efficaces de mobilisation Elles permettent drsquoorienter les efforts de tous les intervenants vers un mecircme but

Les reacutesultats escompteacutes sont les suivants

bull une orientation commune partageacutee claire significative et mobilisatrice

bull une orientation clairement communiqueacutee aux partenaires et agrave la clientegravele

bull des employeacutes participant activement agrave la reacutealisation du projet collectif

bull des employeacutes travaillant dans une mecircme direction pour un mecircme but

La mission la vision et les valeurs organisationnelles des OH doivent ecirctre en coheacuterence avec la mission de la SHQ qui est de contribuer par ses actions au mieux-vivre des citoyens en leur offrant des conditions adeacutequates de logement en fonction de leurs ressources financiegraveres et de leurs besoins

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

Rocircle et responsabiliteacutes du comiteacute de transition et de concertationCrsquoest au sein du CTC que se tiendront les discussions qui concernent les regroupements et que les solutions aux situations probleacutematiques seront deacutefinies Le principal rocircle du CTC consiste agrave eacutetablir des consensus et agrave coor-donner les travaux qui megraveneront agrave la concreacutetisation du regroupement Plus preacuteciseacutement le CTC devra reacutealiser les tacircches suivantes

bull planifier les rencontres de concertation aupregraves des diffeacuterents acteurs concerneacutes

bull eacutetablir des consensus autour des sujets eacutetablis dans le plan drsquoaffaires

bull reacutediger un plan de communication et assurer sa mise en œuvre

bull reacutediger les diffeacuterents documents neacutecessaires aux regroupements

ο fiche synoptique du CTC

ο demande drsquoautorisation au ministre

ο plan drsquoaffaires

ο projet drsquoentente de regroupement

ο projet de reacutesolution des OH

ο projet de reacutesolution des municipaliteacutes

ο projet de requecircte au lieutenant-gouverneur

ο projet de lettres patentes

bull coordonner lrsquoadoption des diffeacuterents documents par les C A et les conseils municipaux concerneacutes

bull coordonner lrsquoacheminement des documents agrave la SHQ

bull assurer les suites approprieacutees lorsque des preacutecisions ou des modifications aux documents sont neacutecessaires

bull planifier et preacuteparer la mise en œuvre du nouvel OH (voir chapitre 5 pour les rocircles et responsabiliteacutes du CTC dans la mise en œuvre du nouvel OH)

Au besoin la SHQ et le ROHQ pourront intervenir afin drsquoapporter certaines preacutecisions ou pour trouver des solu-tions agrave certaines situations probleacutematiques

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

PREacutePARATION DU PLAN DrsquoAFFAIRESLe plan drsquoaffaires constitue lrsquoeacutetape qui permettra de mettre en place tous les eacuteleacutements qui megraveneront agrave la creacuteation du nouvel OH Il devra ecirctre eacutelaboreacute par les acteurs qui sont directement toucheacutes par ce changement soit les preacutesidents des OH regroupeacutes ainsi que les repreacutesentants des municipaliteacutes ougrave se trouvent ces offices Comme la SHQ souhaite que ces regroupements se reacutealisent sur la base de consensus elle entend accompagner et soutenir les organismes pour la concreacutetisation de ce projet

Ce chapitre deacutecrit les diffeacuterentes phases drsquoeacutelaboration du plan drsquoaffaires qui devra ecirctre deacuteposeacute agrave la SHQ pour validation Le modegravele que vous trouverez agrave lrsquoannexe 2 preacutesente les sections qui devront le constituer soit

1 - Introduction

2 - Mission vision et valeurs organisationnelles de lrsquoOH

3 - Portrait du projet de regroupement

4 - Gouvernance du nouvel OH

5 - Structure administrative du nouvel OH

6 - Synthegravese du projet de regroupement

1 - Introduction

Lrsquointroduction preacutesente une synthegravese des caracteacuteristiques geacuteneacuterales du projet de regroupement soit le nom du nouvel OH le territoire couvert et le type de regroupement

On y annonce eacutegalement les sections du plan drsquoaffaires

2 - Mission vision et valeurs organisationnelles de lrsquoOH

La mission la vision et les valeurs organisationnelles deacuteterminent la nature et la porteacutee des interventions du nouvel OH Bien formuleacutees la mission la vision et les valeurs deviennent des outils efficaces de mobilisation Elles permettent drsquoorienter les efforts de tous les intervenants vers un mecircme but

Les reacutesultats escompteacutes sont les suivants

bull une orientation commune partageacutee claire significative et mobilisatrice

bull une orientation clairement communiqueacutee aux partenaires et agrave la clientegravele

bull des employeacutes participant activement agrave la reacutealisation du projet collectif

bull des employeacutes travaillant dans une mecircme direction pour un mecircme but

La mission la vision et les valeurs organisationnelles des OH doivent ecirctre en coheacuterence avec la mission de la SHQ qui est de contribuer par ses actions au mieux-vivre des citoyens en leur offrant des conditions adeacutequates de logement en fonction de leurs ressources financiegraveres et de leurs besoins

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

PREacutePARATION DU PLAN DrsquoAFFAIRESLe plan drsquoaffaires constitue lrsquoeacutetape qui permettra de mettre en place tous les eacuteleacutements qui megraveneront agrave la creacuteation du nouvel OH Il devra ecirctre eacutelaboreacute par les acteurs qui sont directement toucheacutes par ce changement soit les preacutesidents des OH regroupeacutes ainsi que les repreacutesentants des municipaliteacutes ougrave se trouvent ces offices Comme la SHQ souhaite que ces regroupements se reacutealisent sur la base de consensus elle entend accompagner et soutenir les organismes pour la concreacutetisation de ce projet

Ce chapitre deacutecrit les diffeacuterentes phases drsquoeacutelaboration du plan drsquoaffaires qui devra ecirctre deacuteposeacute agrave la SHQ pour validation Le modegravele que vous trouverez agrave lrsquoannexe 2 preacutesente les sections qui devront le constituer soit

1 - Introduction

2 - Mission vision et valeurs organisationnelles de lrsquoOH

3 - Portrait du projet de regroupement

4 - Gouvernance du nouvel OH

5 - Structure administrative du nouvel OH

6 - Synthegravese du projet de regroupement

1 - Introduction

Lrsquointroduction preacutesente une synthegravese des caracteacuteristiques geacuteneacuterales du projet de regroupement soit le nom du nouvel OH le territoire couvert et le type de regroupement

On y annonce eacutegalement les sections du plan drsquoaffaires

2 - Mission vision et valeurs organisationnelles de lrsquoOH

La mission la vision et les valeurs organisationnelles deacuteterminent la nature et la porteacutee des interventions du nouvel OH Bien formuleacutees la mission la vision et les valeurs deviennent des outils efficaces de mobilisation Elles permettent drsquoorienter les efforts de tous les intervenants vers un mecircme but

Les reacutesultats escompteacutes sont les suivants

bull une orientation commune partageacutee claire significative et mobilisatrice

bull une orientation clairement communiqueacutee aux partenaires et agrave la clientegravele

bull des employeacutes participant activement agrave la reacutealisation du projet collectif

bull des employeacutes travaillant dans une mecircme direction pour un mecircme but

La mission la vision et les valeurs organisationnelles des OH doivent ecirctre en coheacuterence avec la mission de la SHQ qui est de contribuer par ses actions au mieux-vivre des citoyens en leur offrant des conditions adeacutequates de logement en fonction de leurs ressources financiegraveres et de leurs besoins

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

21 Lrsquoeacutenonceacute de mission

Lrsquoune des premiegraveres tacircches drsquoune organisation consiste agrave deacutefinir un eacutenonceacute de mission Ce bref eacutenonceacute deacuteclare dans des termes geacuteneacuteraux ce que lrsquoorganisation compte accomplir Lrsquoeacutenonceacute de mission est la base qui encadre les discussions sur les choix strateacutegiques drsquointervention

Lrsquoeacutenonceacute de mission doit

bull ecirctre clair et concis

bull ecirctre bref quelques lignes ou un petit paragraphe

bull preacutesenter lrsquoidentiteacute de lrsquoorganisation

bull ecirctre motivant ou inspirant

Exemple drsquoeacutenonceacute de mission

LrsquoOH de laquo nom de lrsquoOH raquo a pour mission drsquoameacuteliorer les conditions de vie de personnes et de familles agrave faible revenu ou agrave revenu modeste sur le territoire de laquo nom de la MRC ou du territoire couvert par lrsquoOH raquo en mettant agrave leur disposition des logements abordables de qualiteacute et seacutecuritaires

22 La vision

Doter lrsquoorganisation drsquoune vision lui permet de reacutealiser sa mission en fixant des objectifs reacutealistes qursquoil est pos-sible drsquoatteindre et mecircme de surpasser La vision drsquoune organisation traduit sa perception de lrsquoavenir preacutesente les projets qursquoelle entend reacutealiser pendant les prochaines anneacutees et la place qursquoelle souhaite occuper

Pour la reacutealisation de sa mission lrsquoOH devra miser sur une eacutetroite collaboration avec diffeacuterents partenaires dont la SHQ le ROHQ les municipaliteacutes du territoire couvert par lrsquoOH les groupes socioeacuteconomiques et communau-taires œuvrant sur le territoire couvert par lrsquoOH ainsi que les organismes du reacuteseau de la santeacute de lrsquoeacuteducation et du deacuteveloppement de lrsquoemployabiliteacute

Exemple drsquoeacutenonceacute de vision

LrsquoOH de laquo nom de lrsquoOH raquo agit agrave titre drsquointervenant principal en matiegravere de logement abordable sur le territoire de laquo nom de la MRC ou du territoire couvert par lrsquoOH raquo Il gegravere et deacuteveloppe avec efficaciteacute efficience transpa-rence et creacuteativiteacute son parc de logements sociaux Il voit eacutegalement agrave susciter et agrave entretenir les partenariats qui contribueront au succegraves de ses opeacuterations et agrave la reacutealisation de ses projets en matiegravere de gestion du loge-ment social

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

23 Les valeurs organisationnelles

Les valeurs sont le cadre de reacutefeacuterence de lrsquoorganisation Elles campent la culture organisationnelle et condi-tionnent les actions et les pratiques de gestion quotidiennes Ces valeurs neacutecessitent lrsquoadheacutesion de lrsquoensemble des employeacutes et des administrateurs Elles doivent ecirctre soutenues par des outils performants de communication et la mobilisation de tous les intervenants afin de garantir la coheacuterence des actions

Exemple de valeurs organisationnelles

bull la satisfaction des besoins de la clientegravele

bull la proximiteacute du service offert et lrsquoaccessibiliteacute agrave la direction

bull la qualiteacute du service offert aux diffeacuterents clients

bull la transparence

bull le respect

bull lrsquointeacutegriteacute et lrsquoeacutethique

bull la loyauteacute

3 - Portrait du projet de regroupement

Cette section preacutesente les caracteacuteristiques geacuteneacuterales qui concernent le projet de regroupement soit le parc de logements la clientegravele et les caracteacuteristiques du territoire couvert

La SHQ fournira sur demande les donneacutees requises pour la preacutesentation des eacuteleacutements de cette section

31 Le portrait socioeacuteconomique du territoire

Cette section preacutesente un portrait socioeacuteconomique du territoire sur lequel interviendra le nouvel OH Toute situation particuliegravere devrait ecirctre preacutesenteacutee dans cette rubrique

bull grandes distances entre les municipaliteacutes

bull barriegraveres naturelles (riviegraveres montagnes absence de route etc)

bull caracteacuteristiques culturelles

bull autres particulariteacutes

La SHQ rendra disponibles sur son site Web les plus reacutecentes donneacutees statistiques reacutegionales dont certaines sont neacutecessaires agrave lrsquoeacutelaboration du plan drsquoaffaires par exemple

bull la population

bull le loyer mensuel moyen

bull le taux drsquoinoccupation des logements locatifs

bull le taux drsquoinoccupation des reacutesidences pour aicircneacutes

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

32 Le portrait des OH regroupeacutes

Cette section dresse le portrait des OH qui seront regroupeacutes au sein du nouvel OH Les informations suivantes devront y paraicirctre

bull les noms des OH regroupeacutes et pour chacun

ο le nombre de logements sous gestion par type de programme (HLM Suppleacutement au loyer (PSL) AccegravesLogis Queacutebec (ACL))

ο la clientegravele et le type de logements geacutereacutes

ο un inventaire des ressources mateacuterielles deacutetenues

Ce portrait devrait eacutegalement dresser la liste des services offerts par les diffeacuterents OH concerneacutes par le regrou-pement (centres de services uniteacutes de suppleacutement au loyer geacutereacutees pour drsquoautres municipaliteacutes nrsquoayant pas drsquoOH etc)

Un outil disponible sur le site Web de la SHQ dans la section Reacutepertoire des organismes vous permettra de trou-ver lrsquoinformation neacutecessaire pour cette section du plan drsquoaffaires

33 Le portrait du nouvel OH

Cette section preacutecise le lieu du siegravege du nouvel OH et le cas eacutecheacuteant lrsquoemplacement du ou des points de service Elle preacutesente eacutegalement le territoire couvert par le nouvel OH ainsi que le mode de partage du financement du logement social

Domicile du nouvel OH et points de service

Siegravege du nouvel OH

Le siegravege est le centre administratif de lrsquoOH et constitue eacutegalement lrsquoendroit ougrave doivent se preacutesenter les locataires et citoyens afin de recevoir certains services Lrsquoemplacement du siegravege est donc important puisqursquoil doit ecirctre facile-ment accessible agrave la clientegravele Il revient au CTC de choisir lrsquoemplacement ougrave sera implanteacute le siegravege La couverture optimale du territoire du nouvel OH et lrsquoaccessibiliteacute des services sont des exigences auxquelles devra reacutepondre le projet de regroupement

Points de service

Dans les cas ougrave le territoire du nouvel OH preacutesente des caracteacuteristiques particuliegraveres (vaste eacutetendue particu-lariteacutes geacuteographiques besoins particuliers etc) lrsquoimplantation drsquoun ou de plusieurs points de service pourrait permettre de garantir une offre de service de proximiteacute sur lrsquoensemble du territoire notamment en ce qui a trait aux services de conciergerie de maintenance et de soutien communautaire

Lrsquoaccessibiliteacute agrave un point de service peut ecirctre eacutetablie sur une base reacuteguliegravere ou agrave temps partiel Son emplacement peut ecirctre fixe lorsqursquoil est implanteacute au sein drsquoune municipaliteacute ou variable si lrsquoon choisit drsquooffrir des services laquo volants raquo dans plusieurs des municipaliteacutes couvertes par lrsquoOH Les propositions soumises seront eacutevalueacutees en fonction des distances agrave parcourir et du nombre de logements agrave desservir

Drsquoautres moyens tels un service drsquourgence 24h24 7j7 ou la preacutesence de concierges reacutesidents peuvent ecirctre utiliseacutes pour assurer une offre de service sur lrsquoensemble du territoire Cette couverture du territoire doit ecirctre planifieacutee dans le respect des enveloppes consolideacutees dont lrsquoOH disposera

Territoirecouvertetpartagedufinancement

Le plan drsquoaffaires doit preacutesenter les noms des municipaliteacutes preacutesentes sur le territoire qui sera couvert par le nouvel OH

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23 Les valeurs organisationnelles

Les valeurs sont le cadre de reacutefeacuterence de lrsquoorganisation Elles campent la culture organisationnelle et condi-tionnent les actions et les pratiques de gestion quotidiennes Ces valeurs neacutecessitent lrsquoadheacutesion de lrsquoensemble des employeacutes et des administrateurs Elles doivent ecirctre soutenues par des outils performants de communication et la mobilisation de tous les intervenants afin de garantir la coheacuterence des actions

Exemple de valeurs organisationnelles

bull la satisfaction des besoins de la clientegravele

bull la proximiteacute du service offert et lrsquoaccessibiliteacute agrave la direction

bull la qualiteacute du service offert aux diffeacuterents clients

bull la transparence

bull le respect

bull lrsquointeacutegriteacute et lrsquoeacutethique

bull la loyauteacute

3 - Portrait du projet de regroupement

Cette section preacutesente les caracteacuteristiques geacuteneacuterales qui concernent le projet de regroupement soit le parc de logements la clientegravele et les caracteacuteristiques du territoire couvert

La SHQ fournira sur demande les donneacutees requises pour la preacutesentation des eacuteleacutements de cette section

31 Le portrait socioeacuteconomique du territoire

Cette section preacutesente un portrait socioeacuteconomique du territoire sur lequel interviendra le nouvel OH Toute situation particuliegravere devrait ecirctre preacutesenteacutee dans cette rubrique

bull grandes distances entre les municipaliteacutes

bull barriegraveres naturelles (riviegraveres montagnes absence de route etc)

bull caracteacuteristiques culturelles

bull autres particulariteacutes

La SHQ rendra disponibles sur son site Web les plus reacutecentes donneacutees statistiques reacutegionales dont certaines sont neacutecessaires agrave lrsquoeacutelaboration du plan drsquoaffaires par exemple

bull la population

bull le loyer mensuel moyen

bull le taux drsquoinoccupation des logements locatifs

bull le taux drsquoinoccupation des reacutesidences pour aicircneacutes

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

32 Le portrait des OH regroupeacutes

Cette section dresse le portrait des OH qui seront regroupeacutes au sein du nouvel OH Les informations suivantes devront y paraicirctre

bull les noms des OH regroupeacutes et pour chacun

ο le nombre de logements sous gestion par type de programme (HLM Suppleacutement au loyer (PSL) AccegravesLogis Queacutebec (ACL))

ο la clientegravele et le type de logements geacutereacutes

ο un inventaire des ressources mateacuterielles deacutetenues

Ce portrait devrait eacutegalement dresser la liste des services offerts par les diffeacuterents OH concerneacutes par le regrou-pement (centres de services uniteacutes de suppleacutement au loyer geacutereacutees pour drsquoautres municipaliteacutes nrsquoayant pas drsquoOH etc)

Un outil disponible sur le site Web de la SHQ dans la section Reacutepertoire des organismes vous permettra de trou-ver lrsquoinformation neacutecessaire pour cette section du plan drsquoaffaires

33 Le portrait du nouvel OH

Cette section preacutecise le lieu du siegravege du nouvel OH et le cas eacutecheacuteant lrsquoemplacement du ou des points de service Elle preacutesente eacutegalement le territoire couvert par le nouvel OH ainsi que le mode de partage du financement du logement social

Domicile du nouvel OH et points de service

Siegravege du nouvel OH

Le siegravege est le centre administratif de lrsquoOH et constitue eacutegalement lrsquoendroit ougrave doivent se preacutesenter les locataires et citoyens afin de recevoir certains services Lrsquoemplacement du siegravege est donc important puisqursquoil doit ecirctre facile-ment accessible agrave la clientegravele Il revient au CTC de choisir lrsquoemplacement ougrave sera implanteacute le siegravege La couverture optimale du territoire du nouvel OH et lrsquoaccessibiliteacute des services sont des exigences auxquelles devra reacutepondre le projet de regroupement

Points de service

Dans les cas ougrave le territoire du nouvel OH preacutesente des caracteacuteristiques particuliegraveres (vaste eacutetendue particu-lariteacutes geacuteographiques besoins particuliers etc) lrsquoimplantation drsquoun ou de plusieurs points de service pourrait permettre de garantir une offre de service de proximiteacute sur lrsquoensemble du territoire notamment en ce qui a trait aux services de conciergerie de maintenance et de soutien communautaire

Lrsquoaccessibiliteacute agrave un point de service peut ecirctre eacutetablie sur une base reacuteguliegravere ou agrave temps partiel Son emplacement peut ecirctre fixe lorsqursquoil est implanteacute au sein drsquoune municipaliteacute ou variable si lrsquoon choisit drsquooffrir des services laquo volants raquo dans plusieurs des municipaliteacutes couvertes par lrsquoOH Les propositions soumises seront eacutevalueacutees en fonction des distances agrave parcourir et du nombre de logements agrave desservir

Drsquoautres moyens tels un service drsquourgence 24h24 7j7 ou la preacutesence de concierges reacutesidents peuvent ecirctre utiliseacutes pour assurer une offre de service sur lrsquoensemble du territoire Cette couverture du territoire doit ecirctre planifieacutee dans le respect des enveloppes consolideacutees dont lrsquoOH disposera

Territoirecouvertetpartagedufinancement

Le plan drsquoaffaires doit preacutesenter les noms des municipaliteacutes preacutesentes sur le territoire qui sera couvert par le nouvel OH

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Restructuration du reacuteseau des offices drsquohabitation du Queacutebec ndash Guide drsquoaccompagnement

Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

32 Le portrait des OH regroupeacutes

Cette section dresse le portrait des OH qui seront regroupeacutes au sein du nouvel OH Les informations suivantes devront y paraicirctre

bull les noms des OH regroupeacutes et pour chacun

ο le nombre de logements sous gestion par type de programme (HLM Suppleacutement au loyer (PSL) AccegravesLogis Queacutebec (ACL))

ο la clientegravele et le type de logements geacutereacutes

ο un inventaire des ressources mateacuterielles deacutetenues

Ce portrait devrait eacutegalement dresser la liste des services offerts par les diffeacuterents OH concerneacutes par le regrou-pement (centres de services uniteacutes de suppleacutement au loyer geacutereacutees pour drsquoautres municipaliteacutes nrsquoayant pas drsquoOH etc)

Un outil disponible sur le site Web de la SHQ dans la section Reacutepertoire des organismes vous permettra de trou-ver lrsquoinformation neacutecessaire pour cette section du plan drsquoaffaires

33 Le portrait du nouvel OH

Cette section preacutecise le lieu du siegravege du nouvel OH et le cas eacutecheacuteant lrsquoemplacement du ou des points de service Elle preacutesente eacutegalement le territoire couvert par le nouvel OH ainsi que le mode de partage du financement du logement social

Domicile du nouvel OH et points de service

Siegravege du nouvel OH

Le siegravege est le centre administratif de lrsquoOH et constitue eacutegalement lrsquoendroit ougrave doivent se preacutesenter les locataires et citoyens afin de recevoir certains services Lrsquoemplacement du siegravege est donc important puisqursquoil doit ecirctre facile-ment accessible agrave la clientegravele Il revient au CTC de choisir lrsquoemplacement ougrave sera implanteacute le siegravege La couverture optimale du territoire du nouvel OH et lrsquoaccessibiliteacute des services sont des exigences auxquelles devra reacutepondre le projet de regroupement

Points de service

Dans les cas ougrave le territoire du nouvel OH preacutesente des caracteacuteristiques particuliegraveres (vaste eacutetendue particu-lariteacutes geacuteographiques besoins particuliers etc) lrsquoimplantation drsquoun ou de plusieurs points de service pourrait permettre de garantir une offre de service de proximiteacute sur lrsquoensemble du territoire notamment en ce qui a trait aux services de conciergerie de maintenance et de soutien communautaire

Lrsquoaccessibiliteacute agrave un point de service peut ecirctre eacutetablie sur une base reacuteguliegravere ou agrave temps partiel Son emplacement peut ecirctre fixe lorsqursquoil est implanteacute au sein drsquoune municipaliteacute ou variable si lrsquoon choisit drsquooffrir des services laquo volants raquo dans plusieurs des municipaliteacutes couvertes par lrsquoOH Les propositions soumises seront eacutevalueacutees en fonction des distances agrave parcourir et du nombre de logements agrave desservir

Drsquoautres moyens tels un service drsquourgence 24h24 7j7 ou la preacutesence de concierges reacutesidents peuvent ecirctre utiliseacutes pour assurer une offre de service sur lrsquoensemble du territoire Cette couverture du territoire doit ecirctre planifieacutee dans le respect des enveloppes consolideacutees dont lrsquoOH disposera

Territoirecouvertetpartagedufinancement

Le plan drsquoaffaires doit preacutesenter les noms des municipaliteacutes preacutesentes sur le territoire qui sera couvert par le nouvel OH

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

Les diffeacuterents acteurs concerneacutes par la creacuteation du nouvel OH devront eacutegalement deacutefinir de quelle maniegravere sera partageacute le financement du logement social sur le territoire couvert

Lorsque le regroupement des OH est issu de la deacuteclaration de compeacutetence drsquoune MRC il est possible que le finan-cement du logement social soit mutualiseacute Ainsi chaque municipaliteacute du territoire versera une contribution eacuteta-blie en fonction de paramegravetres deacutefinis par la MRC (richesse fonciegravere population etc) Il est eacutegalement possible que le statu quo soit preacuteserveacute crsquoest-agrave-dire que le financement soit uniquement partageacute entre les municipaliteacutes ayant des logements sociaux

4 - Gouvernance du nouvel OH

Cette section traite essentiellement des mesures qui assureront dans un premier temps la mise en place drsquoun C A provisoire Ce C A provisoire assurera la gestion du nouvel OH jusqursquoagrave ce que les administrateurs du C A permanent soient nommeacutes

La structure de gouvernance drsquoun OH est normalement la suivante

Le C A qui constitue lrsquoentiteacute principale responsable de la gouvernance du nouvel OH est appuyeacute par le comiteacute de seacutelection et par le comiteacute consultatif des reacutesidants (CCR) Ces deux comiteacutes qui doivent ecirctre mis en place par le C A provisoire ont agrave jouer des rocircles speacutecifiques pouvant ecirctre reacutesumeacutes de la faccedilon suivante

bull le comiteacute de seacutelection srsquoassure que le processus drsquoeacutevaluation des demandes et de lrsquoattribution de logements est conforme agrave la regraveglementation

bull le CCR est une instance qui permet aux locataires de participer agrave la gestion de leur immeuble et de faire des recommandations au C A sur toutes les questions qui les concernent

Pour la constitution du CCR la FLHLMQ pourra intervenir agrave titre de facilitatrice et fournir les documents permet-tant drsquoencadrer la deacutemarche

41 Mise en place et composition du C A provisoire

Les administrateurs permanents seront nommeacutes apregraves la constitution du nouvel OH Pendant la peacuteriode qui preacuteceacutedera leur nomination crsquoest le C A provisoire qui assurera lrsquoadministration du nouvel OH

Le CTC devra preacutevoir lors de la reacutedaction de la requecircte pour la deacutelivrance des lettres patentes du nouvel OH les administrateurs provisoires Conformeacutement aux dispositions de la LSHQ chaque OH est administreacute par un C A composeacute de cinq agrave neuf membres dont au moins deux locataires Ces derniers pourront ecirctre choisis parmi les locataires deacutejagrave eacutelus aux C A des diffeacuterents offices concerneacutes par le regroupement Lors de la deacutelivrance des lettres patentes les administrateurs provisoires devront srsquoassurer que les instances repreacutesenteacutees au sein du C A nomment leurs repreacutesentants

Conseil drsquoadministration

Comiteacute de seacutelection

Comiteacute consultatif des reacutesidants (CCR)

Structure de gouvernance drsquoun OH

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

Rocircle et responsabiliteacutes du C A provisoire

Le mandat des administrateurs provisoires deacutebute lors de la deacutelivrance des lettres patentes et se terminera agrave la date qui y est mentionneacutee Le C A provisoire dispose de pouvoirs qui se rapprochent de ceux du C A permanent

Le C A provisoire a comme principale responsabiliteacute de rendre opeacuterationnel le nouvel OH et drsquoassurer une tran-sition harmonieuse des offices actuels vers le nouvel OH De faccedilon geacuteneacuterale le C A provisoire devra reacutealiser les tacircches suivantes

bull assurer la nomination des administrateurs du nouveau C A

bull assurer la mise en place du comiteacute de seacutelection

bull assurer la mise en place drsquoun CCR

bull embaucher le directeur geacuteneacuteral ou la directrice geacuteneacuterale et deacutefinir les mesures drsquointeacutegration des employeacutes

bull approuver la structure administrative proposeacutee par le CTC

bull preacuteparer et adopter les regraveglements obligatoires et facultatifs pour lrsquoobtention du certificat de confor-miteacute eacutemis par la SHQ de mecircme que les regraveglements geacuteneacuteraux et internes pour une gestion adminis-trative efficace

bull uniformiser la gestion financiegravere (fournisseurs comptes bancaires etc)

Certaines tacircches pourraient ecirctre deacuteleacutegueacutees agrave un comiteacute interne constitueacute drsquoemployeacutes du nouvel OH afin de faciliter la transition et drsquoen diminuer la dureacutee Au besoin des repreacutesentants de la SHQ ou du ROHQ pourront ap-porter leur contribution agrave diverses eacutetapes du processus Le chapitre 5 laquo Mise en œuvre du nouvel OH raquo preacutesente plus de deacutetails agrave ce sujet

42 Mise en place et composition du C A du nouvel OH

Chaque OH est administreacute par un C A composeacute de cinq agrave neuf membres dont au moins deux locataires Les membres du C A sont deacutesigneacutes conformeacutement aux dispositions de la LSHQ et selon les modaliteacutes deacutefinies dans les lettres patentes de lrsquoOH

De faccedilon geacuteneacuterale de trois agrave cinq membres sont nommeacutes par les municipaliteacutes ou la MRC deux membres sont nommeacutes par le ministre responsable de lrsquoapplication de la LSHQ apregraves consultation parmi les groupes socioeacuteco-nomiques les plus repreacutesentatifs du territoire du nouvel OH et au moins deux membres sont eacutelus par lrsquoensemble des locataires au cours drsquoune assembleacutee de locataires tenue agrave cette fin selon les modaliteacutes deacutetermineacutees par ces derniers

Dans lrsquoeacuteventualiteacute ougrave le nombre de municipaliteacutes drsquoun territoire donneacute est supeacuterieur au nombre de siegraveges dis-ponibles au sein du C A un mode de repreacutesentativiteacute devra ecirctre deacutefini par le CTC Par exemple il sera possible drsquoeacutetablir un mode de rotation des administrateurs afin drsquoassurer une repreacutesentativiteacute de lrsquoensemble des munici-paliteacutes drsquoun territoire donneacute au sein du C A

RocircleetresponsabiliteacutesduC AdunouvelOH

Le C A est responsable de lrsquoadministration de lrsquoOH et la direction est sous sa gouvernance Il adopte les regrave-glements et gegravere les affaires courantes par reacutesolution il siegravege aussi souvent que les affaires de lrsquoOH lrsquoexigent Le C A doit assurer une gouverne efficace afin de permettre la reacutealisation pleine et entiegravere de la mission du nouvel OH Le C A devra administrer lrsquoOH en accord avec la vision les valeurs organisationnelles les orientations de gestion et de deacuteveloppement retenues dans le respect de lrsquoaccord drsquoexploitation des ensembles immobiliers sous gestion

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

Rocircle et responsabiliteacutes du C A provisoire

Le mandat des administrateurs provisoires deacutebute lors de la deacutelivrance des lettres patentes et se terminera agrave la date qui y est mentionneacutee Le C A provisoire dispose de pouvoirs qui se rapprochent de ceux du C A permanent

Le C A provisoire a comme principale responsabiliteacute de rendre opeacuterationnel le nouvel OH et drsquoassurer une tran-sition harmonieuse des offices actuels vers le nouvel OH De faccedilon geacuteneacuterale le C A provisoire devra reacutealiser les tacircches suivantes

bull assurer la nomination des administrateurs du nouveau C A

bull assurer la mise en place du comiteacute de seacutelection

bull assurer la mise en place drsquoun CCR

bull embaucher le directeur geacuteneacuteral ou la directrice geacuteneacuterale et deacutefinir les mesures drsquointeacutegration des employeacutes

bull approuver la structure administrative proposeacutee par le CTC

bull preacuteparer et adopter les regraveglements obligatoires et facultatifs pour lrsquoobtention du certificat de confor-miteacute eacutemis par la SHQ de mecircme que les regraveglements geacuteneacuteraux et internes pour une gestion adminis-trative efficace

bull uniformiser la gestion financiegravere (fournisseurs comptes bancaires etc)

Certaines tacircches pourraient ecirctre deacuteleacutegueacutees agrave un comiteacute interne constitueacute drsquoemployeacutes du nouvel OH afin de faciliter la transition et drsquoen diminuer la dureacutee Au besoin des repreacutesentants de la SHQ ou du ROHQ pourront ap-porter leur contribution agrave diverses eacutetapes du processus Le chapitre 5 laquo Mise en œuvre du nouvel OH raquo preacutesente plus de deacutetails agrave ce sujet

42 Mise en place et composition du C A du nouvel OH

Chaque OH est administreacute par un C A composeacute de cinq agrave neuf membres dont au moins deux locataires Les membres du C A sont deacutesigneacutes conformeacutement aux dispositions de la LSHQ et selon les modaliteacutes deacutefinies dans les lettres patentes de lrsquoOH

De faccedilon geacuteneacuterale de trois agrave cinq membres sont nommeacutes par les municipaliteacutes ou la MRC deux membres sont nommeacutes par le ministre responsable de lrsquoapplication de la LSHQ apregraves consultation parmi les groupes socioeacuteco-nomiques les plus repreacutesentatifs du territoire du nouvel OH et au moins deux membres sont eacutelus par lrsquoensemble des locataires au cours drsquoune assembleacutee de locataires tenue agrave cette fin selon les modaliteacutes deacutetermineacutees par ces derniers

Dans lrsquoeacuteventualiteacute ougrave le nombre de municipaliteacutes drsquoun territoire donneacute est supeacuterieur au nombre de siegraveges dis-ponibles au sein du C A un mode de repreacutesentativiteacute devra ecirctre deacutefini par le CTC Par exemple il sera possible drsquoeacutetablir un mode de rotation des administrateurs afin drsquoassurer une repreacutesentativiteacute de lrsquoensemble des munici-paliteacutes drsquoun territoire donneacute au sein du C A

RocircleetresponsabiliteacutesduC AdunouvelOH

Le C A est responsable de lrsquoadministration de lrsquoOH et la direction est sous sa gouvernance Il adopte les regrave-glements et gegravere les affaires courantes par reacutesolution il siegravege aussi souvent que les affaires de lrsquoOH lrsquoexigent Le C A doit assurer une gouverne efficace afin de permettre la reacutealisation pleine et entiegravere de la mission du nouvel OH Le C A devra administrer lrsquoOH en accord avec la vision les valeurs organisationnelles les orientations de gestion et de deacuteveloppement retenues dans le respect de lrsquoaccord drsquoexploitation des ensembles immobiliers sous gestion

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

De faccedilon plus speacutecifique le travail du conseil drsquoadministration consiste agrave

bull administrer les affaires de lrsquoOH et exercer un plein controcircle sur celles-ci

bull statuer sur les orientations strateacutegiques et la planification de lrsquoOH

bull favoriser la vitaliteacute et la viabiliteacute financiegraveres de lrsquoOH

bull consulter le CCR et prendre en consideacuteration ses recommandations

bull mettre en place tout comiteacute qursquoil juge utile et superviser le travail desdits comiteacutes

bull approuver annuellement la programmation et le budget de lrsquoOH puis en assurer le suivi

bull favoriser le deacuteveloppement et la mise en marcheacute drsquoune offre adeacutequate et durable de logement social et communautaire reacutepondant aux besoins de la clientegravele

bull adopter les politiques de gestion de lrsquoorganisation (administrative financiegravere en matiegravere de res-sources humaines etc) en concordance avec les lois et les regraveglements en vigueur et srsquoassurer de leur mise en œuvre par la direction de lrsquoOH

bull embaucher le directeur geacuteneacuteral ou la directrice geacuteneacuterale et eacutevaluer peacuteriodiquement son rendement

bull deacutevelopper et maintenir un reacuteseau de contacts avec les diffeacuterentes communauteacutes et les partenaires des milieux

bull repreacutesenter lrsquoOH aupregraves des autoriteacutes gouvernementales ou drsquoautres organismes

5 - Structure administrative du nouvel OH

Cette section deacutefinit et preacutesente la nouvelle structure administrative de lrsquoOH ainsi que les principales eacutetapes qui devront ecirctre reacutealiseacutees afin drsquoen assurer lrsquoopeacuterationnalisation

La deacutefinition de la structure administrative doit prendre en compte les eacuteleacutements suivants

bull la structure de gouvernance

bull la structure administrative

bull un plan drsquointeacutegration des effectifs

51 Organigramme du nouvel OH

Lrsquoorganigramme du nouvel OH doit permettre de visualiser la structure de gouvernance ainsi que la structure administrative En ce qui concerne la structure de gouvernance le C A le comiteacute de seacutelection et le CCR en constituent les principales instances Sur le plan administratif chaque OH preacutesente une structure administrative identique quel que soit le nombre de logements geacutereacutes Elle est normalement diviseacutee selon les grandes fonctions assumeacutees par lrsquoOH soit

bull les services administratifs (gestion des ressources humaines financiegraveres et mateacuterielles)

bull les services agrave la clientegravele (gestion des demandes drsquoattribution plaintes soutien communautaire etc)

bull les services de gestion des immeubles (gestion du personnel ouvrier travaux de reacutenovation entre-tien preacuteventif etc)

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

Le personnel neacutecessaire pour assumer les trois fonctions administratives sera proportionnel agrave la taille de lrsquoOH deacutetermineacute selon le nombre de logements sous gestion Ainsi plus lrsquoOH comprendra de logements plus le nombre drsquoheures libeacutereacutees pour sa gestion sera eacuteleveacute se refleacutetant dans le nombre drsquoemplois eacutequivalents temps complet (ETC) et la diversiteacute de postes disponibles (agent de bureau technicien etc)

Le tableau suivant preacutesente agrave titre indicatif le nombre drsquoETC reconnus en fonction du nombre de HLM sous gestion

Nombre drsquoETC reconnus en fonction du nombre de HLM sous gestion

Nombre de HLM

Personnes acircgeacutees Familles Clientegravele mixte

Charge de travail

en heuresNombre drsquoETC

Charge de travail

en heuresNombre drsquoETC

Charge de travail

en heuresNombre drsquoETC

100 1 40000 077 1 90000 104 1 65000 090

200 2 71667 149 3 71667 204 3 21667 176

300 3 95000 216 5 45000 298 4 70000 257

400 5 13333 281 7 13333 391 6 13333 336

500 6 29167 345 8 79167 481 7 54167 413

600 7 40000 405 10 40000 569 8 90000 487

700 8 45833 463 11 95833 655 10 20833 559

800 9 46667 518 13 46667 737 11 46667 628

900 10 65000 583 15 15000 830 12 90000 706

1000 11 83333 648 16 83333 922 14 33333 785

Selon le modegravele eacuteconomique en vigueur agrave la SHQ un premier poste agrave temps complet est creacuteeacute lorsque lrsquooffice gegravere 100 logements Conseacutequemment il est entendu alors que les trois fonctions de lrsquoadministration sont exerceacutees par le directeur geacuteneacuteral ou la directrice geacuteneacuterale

Ce modegravele eacutetant theacuteorique et optimal nous rappelons que lors des fusions ou de la deacuteclaration de compeacutetence des MRC les employeacutes en poste qui deacutecideront drsquooccuper un poste dans la nouvelle structure administrative y seront inteacutegreacutes indeacutependamment de ce modegravele

Sur demande la SHQ sera en mesure de calculer les ressources optimales consideacutereacutees pour la gestion de lrsquoOH

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

Le scheacutema suivant preacutesente la structure-type de lrsquoadministration drsquoun OH

52Plandrsquointeacutegrationdeseffectifs

Lrsquoarticle 5807 de la LSHQ preacutecise que les laquo employeacutes drsquoun office eacuteteint en vertu de lrsquoarticle 58 ou 5801 de-viennent sans reacuteduction de traitement des employeacutes du nouvel office et [qursquo]ils conservent leur ancienneteacute et leurs avantages sociaux [hellip] Ils ne peuvent ecirctre mis agrave pied ou licencieacutes du seul fait de la constitution du nouvel office raquo

Conformeacutement agrave cette disposition les employeacutes des OH eacuteteints deviendront les employeacutes du nouvel OH Ceux-ci seront reacuteinteacutegreacutes dans le poste deacutetermineacute par le plan drsquointeacutegration des effectifs preacutepareacute par la direction geacuteneacuterale et approuveacute par le C A

Plandrsquointeacutegrationdeseffectifs

Avant lrsquoentreacutee en vigueur du plan drsquointeacutegration des effectifs les employeacutes seront affecteacutes aux tacircches qui eacutetaient habituellement les leurs avant le regroupement des OH sauf en ce qui concerne les directeurs ces derniers se-ront affecteacutes agrave des tacircches qui pourront ecirctre deacutefinies en collaboration avec le CTC dans lrsquoattente de lrsquoadoption du plan deacutefinitif drsquointeacutegration des effectifs

Le plan drsquointeacutegration des effectifs devra prendre en compte les besoins de la clientegravele le respect des regravegles en vigueur et les ressources financiegraveres disponibles

Conseil drsquoadministration

Gouvernance

Administration

Direction geacuteneacuterale

Service administratifService aux immeubles

Conciergerie et entretien Service agrave la clientegravele

Gestion de la locationet de la seacutelection

Soutien communautaire

Service agrave la clientegravele

Comiteacute de seacutelection

Comiteacute consultatif des reacutesidants (CCR)

Structure-type de lrsquoadministration drsquoun OH

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

Mesure drsquoindemniteacute compensatoire

Les directeurs qui occupent un poste agrave temps partiel et qui souhaiteront quitter le reacuteseau pourront beacuteneacuteficier drsquoune mesure de compensation financiegravere Le cas eacutecheacuteant ils renonceront agrave leur inteacutegration au sein du nouvel OH et srsquoengageront par eacutecrit agrave ne pas occuper un poste au sein du reacuteseau des OH pour une peacuteriode de deux ans et ce agrave compter de la date du versement de lrsquoindemniteacute compensatoire

Le C A du nouvel OH pourra disposer des postes eacuteventuellement libeacutereacutes par le deacutepart de directeurs agrave temps partiel et privileacutegier la reacuteallocation de ces heures dans la nouvelle structure organisationnelle dans la mesure ougrave le nombre drsquoETC maximal attribueacute au nouvel OH est respecteacute

53 Mesures transitoires

Cette section concerne les mesures qui peuvent ecirctre mises en place pour assurer le maintien des services agrave la clientegravele pendant la peacuteriode qui preacutecegravedera la constitution de lrsquoOH

Avec lrsquoaccord de la SHQ si la situation le justifie le C A provisoire pourra maintenir les services actuellement offerts sur le territoire des anciens OH le temps que le C A provisoire procegravede agrave lrsquoembauche du directeur geacuteneacute-ral ou de la directrice geacuteneacuterale du nouvel OH Pendant cette peacuteriode les directeurs agrave temps partiel continuent drsquooffrir localement les services sous lrsquoautoriteacute du C A provisoire du nouvel OH Ils conservent eacutegalement les conditions de travail qui preacutevalaient avant la constitution du nouvel OH et continuent de recevoir la prime de disponibiliteacute ainsi que lrsquoallocation pour bureau agrave domicile

Dans lrsquoattente de lrsquoembauche du directeur geacuteneacuteral ou de la directrice geacuteneacuterale le C A provisoire pourra eacutegale-ment nommer un directeur ou une directrice par inteacuterim

6 - Synthegravese du projet de regroupement

Cette derniegravere section du plan drsquoaffaires preacutesente une reacutecapitulation des eacuteleacutements qui megraveneront agrave la constitution du nouvel OH Elle devra contenir les informations suivantes

bull lrsquoemplacement du siegravege et des eacuteventuels points de service

bull le nombre de logements geacutereacutes la clientegravele servie ainsi que le programme en vertu duquel ces loge-ments sont subventionneacutes

bull le territoire couvert par le nouvel OH

bull les modaliteacutes de partage du financement

bull le nom des administrateurs provisoires ainsi que le mode de nomination des administrateurs per-manents et leur repreacutesentativiteacute

bull la composition du C A du nouvel OH

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

Le personnel neacutecessaire pour assumer les trois fonctions administratives sera proportionnel agrave la taille de lrsquoOH deacutetermineacute selon le nombre de logements sous gestion Ainsi plus lrsquoOH comprendra de logements plus le nombre drsquoheures libeacutereacutees pour sa gestion sera eacuteleveacute se refleacutetant dans le nombre drsquoemplois eacutequivalents temps complet (ETC) et la diversiteacute de postes disponibles (agent de bureau technicien etc)

Le tableau suivant preacutesente agrave titre indicatif le nombre drsquoETC reconnus en fonction du nombre de HLM sous gestion

Nombre drsquoETC reconnus en fonction du nombre de HLM sous gestion

Nombre de HLM

Personnes acircgeacutees Familles Clientegravele mixte

Charge de travail

en heuresNombre drsquoETC

Charge de travail

en heuresNombre drsquoETC

Charge de travail

en heuresNombre drsquoETC

100 1 40000 077 1 90000 104 1 65000 090

200 2 71667 149 3 71667 204 3 21667 176

300 3 95000 216 5 45000 298 4 70000 257

400 5 13333 281 7 13333 391 6 13333 336

500 6 29167 345 8 79167 481 7 54167 413

600 7 40000 405 10 40000 569 8 90000 487

700 8 45833 463 11 95833 655 10 20833 559

800 9 46667 518 13 46667 737 11 46667 628

900 10 65000 583 15 15000 830 12 90000 706

1000 11 83333 648 16 83333 922 14 33333 785

Selon le modegravele eacuteconomique en vigueur agrave la SHQ un premier poste agrave temps complet est creacuteeacute lorsque lrsquooffice gegravere 100 logements Conseacutequemment il est entendu alors que les trois fonctions de lrsquoadministration sont exerceacutees par le directeur geacuteneacuteral ou la directrice geacuteneacuterale

Ce modegravele eacutetant theacuteorique et optimal nous rappelons que lors des fusions ou de la deacuteclaration de compeacutetence des MRC les employeacutes en poste qui deacutecideront drsquooccuper un poste dans la nouvelle structure administrative y seront inteacutegreacutes indeacutependamment de ce modegravele

Sur demande la SHQ sera en mesure de calculer les ressources optimales consideacutereacutees pour la gestion de lrsquoOH

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

Le scheacutema suivant preacutesente la structure-type de lrsquoadministration drsquoun OH

52Plandrsquointeacutegrationdeseffectifs

Lrsquoarticle 5807 de la LSHQ preacutecise que les laquo employeacutes drsquoun office eacuteteint en vertu de lrsquoarticle 58 ou 5801 de-viennent sans reacuteduction de traitement des employeacutes du nouvel office et [qursquo]ils conservent leur ancienneteacute et leurs avantages sociaux [hellip] Ils ne peuvent ecirctre mis agrave pied ou licencieacutes du seul fait de la constitution du nouvel office raquo

Conformeacutement agrave cette disposition les employeacutes des OH eacuteteints deviendront les employeacutes du nouvel OH Ceux-ci seront reacuteinteacutegreacutes dans le poste deacutetermineacute par le plan drsquointeacutegration des effectifs preacutepareacute par la direction geacuteneacuterale et approuveacute par le C A

Plandrsquointeacutegrationdeseffectifs

Avant lrsquoentreacutee en vigueur du plan drsquointeacutegration des effectifs les employeacutes seront affecteacutes aux tacircches qui eacutetaient habituellement les leurs avant le regroupement des OH sauf en ce qui concerne les directeurs ces derniers se-ront affecteacutes agrave des tacircches qui pourront ecirctre deacutefinies en collaboration avec le CTC dans lrsquoattente de lrsquoadoption du plan deacutefinitif drsquointeacutegration des effectifs

Le plan drsquointeacutegration des effectifs devra prendre en compte les besoins de la clientegravele le respect des regravegles en vigueur et les ressources financiegraveres disponibles

Conseil drsquoadministration

Gouvernance

Administration

Direction geacuteneacuterale

Service administratifService aux immeubles

Conciergerie et entretien Service agrave la clientegravele

Gestion de la locationet de la seacutelection

Soutien communautaire

Service agrave la clientegravele

Comiteacute de seacutelection

Comiteacute consultatif des reacutesidants (CCR)

Structure-type de lrsquoadministration drsquoun OH

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Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

Mesure drsquoindemniteacute compensatoire

Les directeurs qui occupent un poste agrave temps partiel et qui souhaiteront quitter le reacuteseau pourront beacuteneacuteficier drsquoune mesure de compensation financiegravere Le cas eacutecheacuteant ils renonceront agrave leur inteacutegration au sein du nouvel OH et srsquoengageront par eacutecrit agrave ne pas occuper un poste au sein du reacuteseau des OH pour une peacuteriode de deux ans et ce agrave compter de la date du versement de lrsquoindemniteacute compensatoire

Le C A du nouvel OH pourra disposer des postes eacuteventuellement libeacutereacutes par le deacutepart de directeurs agrave temps partiel et privileacutegier la reacuteallocation de ces heures dans la nouvelle structure organisationnelle dans la mesure ougrave le nombre drsquoETC maximal attribueacute au nouvel OH est respecteacute

53 Mesures transitoires

Cette section concerne les mesures qui peuvent ecirctre mises en place pour assurer le maintien des services agrave la clientegravele pendant la peacuteriode qui preacutecegravedera la constitution de lrsquoOH

Avec lrsquoaccord de la SHQ si la situation le justifie le C A provisoire pourra maintenir les services actuellement offerts sur le territoire des anciens OH le temps que le C A provisoire procegravede agrave lrsquoembauche du directeur geacuteneacute-ral ou de la directrice geacuteneacuterale du nouvel OH Pendant cette peacuteriode les directeurs agrave temps partiel continuent drsquooffrir localement les services sous lrsquoautoriteacute du C A provisoire du nouvel OH Ils conservent eacutegalement les conditions de travail qui preacutevalaient avant la constitution du nouvel OH et continuent de recevoir la prime de disponibiliteacute ainsi que lrsquoallocation pour bureau agrave domicile

Dans lrsquoattente de lrsquoembauche du directeur geacuteneacuteral ou de la directrice geacuteneacuterale le C A provisoire pourra eacutegale-ment nommer un directeur ou une directrice par inteacuterim

6 - Synthegravese du projet de regroupement

Cette derniegravere section du plan drsquoaffaires preacutesente une reacutecapitulation des eacuteleacutements qui megraveneront agrave la constitution du nouvel OH Elle devra contenir les informations suivantes

bull lrsquoemplacement du siegravege et des eacuteventuels points de service

bull le nombre de logements geacutereacutes la clientegravele servie ainsi que le programme en vertu duquel ces loge-ments sont subventionneacutes

bull le territoire couvert par le nouvel OH

bull les modaliteacutes de partage du financement

bull le nom des administrateurs provisoires ainsi que le mode de nomination des administrateurs per-manents et leur repreacutesentativiteacute

bull la composition du C A du nouvel OH

35

Restructuration du reacuteseau des offices drsquohabitation du Queacutebec ndash Guide drsquoaccompagnement

Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

Le scheacutema suivant preacutesente la structure-type de lrsquoadministration drsquoun OH

52Plandrsquointeacutegrationdeseffectifs

Lrsquoarticle 5807 de la LSHQ preacutecise que les laquo employeacutes drsquoun office eacuteteint en vertu de lrsquoarticle 58 ou 5801 de-viennent sans reacuteduction de traitement des employeacutes du nouvel office et [qursquo]ils conservent leur ancienneteacute et leurs avantages sociaux [hellip] Ils ne peuvent ecirctre mis agrave pied ou licencieacutes du seul fait de la constitution du nouvel office raquo

Conformeacutement agrave cette disposition les employeacutes des OH eacuteteints deviendront les employeacutes du nouvel OH Ceux-ci seront reacuteinteacutegreacutes dans le poste deacutetermineacute par le plan drsquointeacutegration des effectifs preacutepareacute par la direction geacuteneacuterale et approuveacute par le C A

Plandrsquointeacutegrationdeseffectifs

Avant lrsquoentreacutee en vigueur du plan drsquointeacutegration des effectifs les employeacutes seront affecteacutes aux tacircches qui eacutetaient habituellement les leurs avant le regroupement des OH sauf en ce qui concerne les directeurs ces derniers se-ront affecteacutes agrave des tacircches qui pourront ecirctre deacutefinies en collaboration avec le CTC dans lrsquoattente de lrsquoadoption du plan deacutefinitif drsquointeacutegration des effectifs

Le plan drsquointeacutegration des effectifs devra prendre en compte les besoins de la clientegravele le respect des regravegles en vigueur et les ressources financiegraveres disponibles

Conseil drsquoadministration

Gouvernance

Administration

Direction geacuteneacuterale

Service administratifService aux immeubles

Conciergerie et entretien Service agrave la clientegravele

Gestion de la locationet de la seacutelection

Soutien communautaire

Service agrave la clientegravele

Comiteacute de seacutelection

Comiteacute consultatif des reacutesidants (CCR)

Structure-type de lrsquoadministration drsquoun OH

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Restructuration du reacuteseau des offices drsquohabitation du Queacutebec ndash Guide drsquoaccompagnement

Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

Mesure drsquoindemniteacute compensatoire

Les directeurs qui occupent un poste agrave temps partiel et qui souhaiteront quitter le reacuteseau pourront beacuteneacuteficier drsquoune mesure de compensation financiegravere Le cas eacutecheacuteant ils renonceront agrave leur inteacutegration au sein du nouvel OH et srsquoengageront par eacutecrit agrave ne pas occuper un poste au sein du reacuteseau des OH pour une peacuteriode de deux ans et ce agrave compter de la date du versement de lrsquoindemniteacute compensatoire

Le C A du nouvel OH pourra disposer des postes eacuteventuellement libeacutereacutes par le deacutepart de directeurs agrave temps partiel et privileacutegier la reacuteallocation de ces heures dans la nouvelle structure organisationnelle dans la mesure ougrave le nombre drsquoETC maximal attribueacute au nouvel OH est respecteacute

53 Mesures transitoires

Cette section concerne les mesures qui peuvent ecirctre mises en place pour assurer le maintien des services agrave la clientegravele pendant la peacuteriode qui preacutecegravedera la constitution de lrsquoOH

Avec lrsquoaccord de la SHQ si la situation le justifie le C A provisoire pourra maintenir les services actuellement offerts sur le territoire des anciens OH le temps que le C A provisoire procegravede agrave lrsquoembauche du directeur geacuteneacute-ral ou de la directrice geacuteneacuterale du nouvel OH Pendant cette peacuteriode les directeurs agrave temps partiel continuent drsquooffrir localement les services sous lrsquoautoriteacute du C A provisoire du nouvel OH Ils conservent eacutegalement les conditions de travail qui preacutevalaient avant la constitution du nouvel OH et continuent de recevoir la prime de disponibiliteacute ainsi que lrsquoallocation pour bureau agrave domicile

Dans lrsquoattente de lrsquoembauche du directeur geacuteneacuteral ou de la directrice geacuteneacuterale le C A provisoire pourra eacutegale-ment nommer un directeur ou une directrice par inteacuterim

6 - Synthegravese du projet de regroupement

Cette derniegravere section du plan drsquoaffaires preacutesente une reacutecapitulation des eacuteleacutements qui megraveneront agrave la constitution du nouvel OH Elle devra contenir les informations suivantes

bull lrsquoemplacement du siegravege et des eacuteventuels points de service

bull le nombre de logements geacutereacutes la clientegravele servie ainsi que le programme en vertu duquel ces loge-ments sont subventionneacutes

bull le territoire couvert par le nouvel OH

bull les modaliteacutes de partage du financement

bull le nom des administrateurs provisoires ainsi que le mode de nomination des administrateurs per-manents et leur repreacutesentativiteacute

bull la composition du C A du nouvel OH

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Restructuration du reacuteseau des offices drsquohabitation du Queacutebec ndash Guide drsquoaccompagnement

Chapitre 3 Concertation et eacutelaboration drsquoun plan drsquoaffaires

Mesure drsquoindemniteacute compensatoire

Les directeurs qui occupent un poste agrave temps partiel et qui souhaiteront quitter le reacuteseau pourront beacuteneacuteficier drsquoune mesure de compensation financiegravere Le cas eacutecheacuteant ils renonceront agrave leur inteacutegration au sein du nouvel OH et srsquoengageront par eacutecrit agrave ne pas occuper un poste au sein du reacuteseau des OH pour une peacuteriode de deux ans et ce agrave compter de la date du versement de lrsquoindemniteacute compensatoire

Le C A du nouvel OH pourra disposer des postes eacuteventuellement libeacutereacutes par le deacutepart de directeurs agrave temps partiel et privileacutegier la reacuteallocation de ces heures dans la nouvelle structure organisationnelle dans la mesure ougrave le nombre drsquoETC maximal attribueacute au nouvel OH est respecteacute

53 Mesures transitoires

Cette section concerne les mesures qui peuvent ecirctre mises en place pour assurer le maintien des services agrave la clientegravele pendant la peacuteriode qui preacutecegravedera la constitution de lrsquoOH

Avec lrsquoaccord de la SHQ si la situation le justifie le C A provisoire pourra maintenir les services actuellement offerts sur le territoire des anciens OH le temps que le C A provisoire procegravede agrave lrsquoembauche du directeur geacuteneacute-ral ou de la directrice geacuteneacuterale du nouvel OH Pendant cette peacuteriode les directeurs agrave temps partiel continuent drsquooffrir localement les services sous lrsquoautoriteacute du C A provisoire du nouvel OH Ils conservent eacutegalement les conditions de travail qui preacutevalaient avant la constitution du nouvel OH et continuent de recevoir la prime de disponibiliteacute ainsi que lrsquoallocation pour bureau agrave domicile

Dans lrsquoattente de lrsquoembauche du directeur geacuteneacuteral ou de la directrice geacuteneacuterale le C A provisoire pourra eacutegale-ment nommer un directeur ou une directrice par inteacuterim

6 - Synthegravese du projet de regroupement

Cette derniegravere section du plan drsquoaffaires preacutesente une reacutecapitulation des eacuteleacutements qui megraveneront agrave la constitution du nouvel OH Elle devra contenir les informations suivantes

bull lrsquoemplacement du siegravege et des eacuteventuels points de service

bull le nombre de logements geacutereacutes la clientegravele servie ainsi que le programme en vertu duquel ces loge-ments sont subventionneacutes

bull le territoire couvert par le nouvel OH

bull les modaliteacutes de partage du financement

bull le nom des administrateurs provisoires ainsi que le mode de nomination des administrateurs per-manents et leur repreacutesentativiteacute

bull la composition du C A du nouvel OH