CHCANYS Data Warehouse: Center for Primary Care Informatics (CPCI)

NYS HIMSS Chapter ConferenceApril 23, 2014

Amy Grandov, Managing Director NYS‐HCCN, CHCANYSJeff Brandes, CEO, Azara Healthcare

Agenda

• CHCANYS’ CPCI Program Overview• CPCI Key Features• Beyond New York – Azara DRVS roadmap

CHCANYS CPCI Program Overview

About CHCANYS• Community Health Care Association of New York State 

(CHCANYS) is the state’s Primary Care Association (PCA)• Mission to ensure that all New Yorkers have access to high 

quality community‐based primary health care services • Serve all Federally Qualified Health Centers (FQHCs) across 

the state; 61 member organizations operating over 500 sites

• Supports FQHCs through advocacy, policy leadership, education, programs and initiatives across broad functional areas, including Health IT and Quality Improvement

4

• Federally designated and regulated primary care programs located in all 50 states and US territories

• Serving 1.6 million patients, 7 million + visits; comprehensive model of care; high performing₋ 23% uninsured; 52% covered by Medicaid or CHPlus₋ 70% at or below 100% Federal Poverty Line₋ 115,000 homeless or migrant/seasonal workers; 100,000 

over 65 yrs₋ 3/4ths are racial and ethnic minorities₋ 1 in 4 best served in language other than English

5

About FQHCs in NYS ‐ 2013

• Federal and State health reform require expanded primary care capacity which addresses population health goals in fully integrated settings• In New York State, FQHCs are expected to double capacity to serve 

nearly 3 million New Yorkers by 2015

• New York’s FQHCs have one of the highest adoption rates for EHRs in the country (97%) – but technology is not a guarantee that quality outcomes will improve

• New models of care delivery and payment (e.g., accountable care organizations/ACOs)

Healthcare Landscape

6

• CHCANYS has developed the New York State Center for Primary Care Informatics (CPCI) – Priority goal in CHCANYS Strategic Plan– Supports improvements in quality, patient and population health outcomes

– Supports growth & success in a changing environment

Center for Primary Care Informatics 

7

CPCI: Three Components1. A statewide reporting and analytics solution for NY’s FQHCs

– Collects and normalizes data from multiple sources to create an integrated database for enhanced analysis & reporting. 

– Provides actionable data and valuable reporting at individual health centers.

2. Program of technical assistance delivered by CHCANYS staff ‐ Supported through several high profile partnerships‐ Federal, state and private funding

3. Planning toolkit with centralized access to geographically‐relevant data

8

Phase 1 Phase 2Practice managementHealth records (EHR)

PayerFederal (e.g., census, labor)State (e.g., SPARCS)

Analysis and reporting for:Quality Improvement Care Management ToolsPatient Centered Medical Home (PCMH)Health HomesMeaningful UseUDS (Uniform Data System)

Analysis & reporting for:Pay‐for‐Performance (P4P)Partnerships, New Care ModelsPlanning for growthFund developmentAdvocacyDemonstration of VALUE delivered by the FQHC model ‐ the Triple Aim: higher quality, better outcomes, lower cost

Scope

Benefits

9

CPCI TechnologyPre‐built set of 50+ “one click” reportsMandated & Regulatory (UDS, Meaningful Use, Quality Measures)Grants  (Cancer and Preventative Health Screening)PCMH SupportChronic Disease ManagementUser driven dashboards and charting

Wide range of data views Enterprise LevelHealth CenterIndividual Care ProviderPatient Level detail

SaaS Model (Software as a Service)Browser based User Interface, No on‐premise infrastructure Regular updates keep reporting criteria current and evolve to support changing needs

Site Comparisons

Individual Site

Provider Benchmarks

Actionable Patient Detail

10

BenefitsEasy and Efficient

– Free up analyst time for analysis vs. data collection

Quality Improvement Tools & Reports–Benchmark & collaborate with peers– Identify best practices & areas of opportunity

11

BenefitsTools to Improve Population Health

–Patient Registries

Care Coordination and Care Management–Visit planning tools to make care team more efficient & support providers

12

Grant Funding and the CPCICDC Cancer Prevention Grant

CPCI is the foundation behind the Cancer Prevention Quality Improvement program

Performance reporting supports design & development of Improvement efforts

Evaluation and measurement in screening & follow‐up for 3 cancers: 

• Cervical• Breast • Colorectal 

HRSA HCCN GrantCHCANYS’ new health center controlled network

• 33 FQHCs participating• Financial support to offset 

CPCI costs• CPCI performance reporting 

will identify areas of opportunity and best practices

13

NYS Cancer Screening Registry of the CPCI:Project Overview

• A collaborative demonstration project of the NYS Department of Health/Community Health Care Association of New York State/IPRO

• NYS DOH one of only two health departments in the nation to receive this five‐year grant

• Working in collaboration with NYSDOH and IPRO to develop a cancer screening registry within CPCI

• Implementing a large‐scale, innovative demonstration project to contribute to building organized cancer screening efforts that impact population level cancer screening rates.

• Funding for connections to CPCI 

14

NYS‐HCCN Grant GoalsGrant goals: 100% ofParticipating health centers’ sites have implemented a certified EHREligible providers (EPs) use a certified EHREPs attest & receive EHR Incentive Program paymentsParticipating health centers meet HP 2020 goals on two UDS clinical quality measuresParticipating health centers have achieved/ maintained/increased Patient Centered Medical Home (PCMH) recognition

15

1. Community Healthcare Network (eCW)2. Greater Hudson Valley Family Health Center (GE Centricity)3. Institute for Family Health (EPIC)

HCNNY (all eCW) 4. Anthony Jordan Health Center5. Open Door Family Medical Center6. CHC of the North Country7. Schenectady Family Health Services8. Hudson River HealthCare 9. Whitney Young Jr. CHC10. Oak Orchard  CHC

11. Ezras Choilim Community HealthCenter (Allscripts) 12. Morris Heights Health Center (GE Centricity)13. Lutheran Family Health Centers (eCW)14. Access Community Health Center (NextGen)

15. Regional Primary Care Network (eCW)

16. Betances (eCW) 17. Settlement (GE Centricity)  18. CHC Richmond (eCW)19. Brownsville (NextGen)20. Damian Family Care Center (eCW)21.  William F. Ryan Health Center (eCW)22. NOCHSI (Vitera)23.  Bedford‐Stuyvesant (eCW)

24. Housingworks(eCW)25. Project Renewal             (eCW)

CPCI Pilot & Roll Out

April ‘12

October ‘12

December ‘12 – February’13

March ‐ December ‘13

January – March‘14

26. HealthCare Choices  (eCW)27. Finger Lakes (eCW) 28. Acacia (NextGen)

16

17

Participationis Statewide

NYC Detail

Admin SiteService Sites

Architectural Overview

18

• Data from disparate EHR and EPM systems refreshed daily

• Extensive data quality analysis

• Data unified in EHR‐agnostic Data Warehouse for apples to apples comparison

• Simple, web‐based reporting interface from any major browser

• User role differentiation and data blinding

• Graphical and text based depictions of datasets

• External data links geographic characteristics to patients & providers

18

Challenge: Data quality

19

This measure doesn’t seem 

right…”  

Data missing in EHR

Data not captured in structured fields in EHR

Mapping incomplete or not updated Measure 

specifications vary between 

reports

Connectivity issues

Response: Data Quality Initiative• CHCANYS launched a Data Quality Initiative to explain and 

improve clinical data quality for all CHCANYS health centers connected or preparing to connect to the CPCI– “Data Validation 101” curriculum & webinar– Data Quality Collaborative

• Data Validation process an unexpected benefit of connecting to CPCI– Quality of Documentation = Quality of Clinical Care

20

CPCI Key Features

Types of Reporting

DA

SH

BO

AR

DS

ME

AS

UR

EA

NA

LYZE

R

RE

GIS

TRY

RE

PO

RTS

VIS

ITP

LAN

NIN

G

Data represents a fictitious environment of 4 health centers.  No PHI is being revealed.22

CPCI Home Screen

Data represents a fictitious environment of 4 health centers.  No PHI is being revealed.

23

Compliance Reports – Quality Measures

Data represents a fictitious environment of 4 health centers.  No PHI is being revealed.

24

Compliance Reports ‐Meaningful Use

Data represents a fictitious environment of 4 health centers.  No PHI is being revealed.

25

Measure Analyzer• View details of any measure including report parameters, measure 

specification, provider‐level detail, patient detail and more• Launch the Measure Analyzer by selecting the measure name or selecting 

from the Measures menu

26

Measures

26

27

Drill down in OWN data only

Green line = target

Measure Analyzer

Blue line = results

Benchmark against other centers

Data represents a fictitious environment of 4 health centers.  No PHI is being revealed.

Patient‐Level Detail

• To further understand a provider’s performance on a particular measure, select the Detail List button from the Measure Analyzer menu to drill into the patient level details

28

Display patient‐level detail for this providerDisplay patient‐level detail for this provider

28

Patient‐Level Detail Spot‐Check• Spot check about 10 patients against data in EHR

• 5 patients in the numerator ( ‘1’ in the Numerator column)• 5 patients in the denominator only (‘0’ in the Numerator column)• Consider exclusions if applicable (‘1’ in the Exclusion column)

• Export to Excel for further analysis

29

Export list to Excel

Page through results

Hover over a name to display patient 

details

29

Dashboards

30

Data represents a fictitious environment of 4 health centers.  No PHI is being revealed.

Registry Reports.

31

Data represents a fictitious environment of 4 health centers.  No PHI is being revealed.

Patient Visit Planning Report

32

Data represents a fictitious environment of 4 health centers.  No PHI is being revealed.

Provider Report Card

33

Data represents a fictitious environment of 4 health centers.  No PHI is being revealed.

Azara DRVS Beyond New York

Azara Healthcare Our History

– Large investments via formal partnership with Mass League – Specialty in large scale data reporting & analytics 

Customers and Patients– Data on 9 million+ patients– Nearly 100 CHC’s live 

Key Relationships– 4 Primary Care Associations– 6 Networks– 12 states

Focus on Community Health– Set up specifically to deliver DRVS to the Community Health marketplace 

using a Software as a Service (SaaS) model

35

420

4142342

41

428

41

47

35

42

41 41

35

Our PerspectiveThe future leaders in healthcare will be successful in aggregating and organizing clinical, operation and financial data to quantitatively demonstrate the value and 

efficacy of their care.

• The depth, quality and accessibility of your data is critical to your success• EHR will always be the system of record

36

Driving Performance at the CenterAppetite for Data ‐ Shift perspective from data creation for external requirements to regularinternal consumption

37

DRVS

• Compliance• Quality • Visit Planning• Efficiency

PatientExperience

• P4P• Cost/Risk• Provider Continuity

• Transition of Care

• Risk Stratification

DRVSReporting &Analytics

Clinical, Financial and Operational Data from Health 

Center EHR

Inpatient and Emergency ADT 

Data

Claims Data from Payers

Patient Survey Data

Azara’s Vision for DRVS

38

• Statewide Data Warehouse to support QI initiatives priority goal in 2010 • Established statewide QI network, MOQuIN, in 2011• Installed Data Aggregation and Reporting Solution in late 2011• Focused MOQuIN effort on 6 Diabetes related metrics

• Improved a1c under control by 25% in first year• Leveraged infrastructure to win contract to administer State Health Home 

Plan Amendment (2703B)• Increased payments to CHC’s of $65 PMPM

• 2012 HCCN Grant Awardee• Infrastructure will serve as basis for IPA comprised of community health 

centers• Key element of demonstrating clinical integration

Case Study: Missouri PCA

39

39

Case Study: Indian Health Center• Strategic Goals for Data Usage

• PATIENT CENTERED Health Care• Manage Population Health• Manage Patient Health• Identify Access Issues• Identify Disparity Issues• Regional, State & Federal Reporting • Quality Management

• Meaningful Results in a short time across a variety of areas• Chronic Disease Management

• Diabetes Foot Exams increased 19% over 120 day period

• Preventative Cancer Screenings increased 7‐15%• Providers teams lagging the average were identified and assisted

40

Leveraging the Platform

• Immunization Registry• MA Payment Reform CQI Reporting• Integrating Acute Care Data• Centralized Countywide Reporting

41

Questions or Further InformationCHCANYS Health IT ProgramLisa Perry, Senior VP Quality and Technology Initiatives 

lperry@chcanys.orgAmy Grandov, Managing Directory NYS‐HCCN agrandov@chcanys.orgCHCANYS website: www.chcanys.org

Azara HealthcareJeff Brandes, CEO Azara Healthcare jeff.brandes@azarahealthcare.comAzara website: www.azarahealthcare.com

43