Chef, heb jij een banaan in je oor? Over leiderschap in de gemeente Knokke-Heist

*1. Knokke-Heist5. Toekomst3. Competentie-management2. Beleid en inbedding HRM4. LeiderschapInhoud

*1. Knokke-HeistInhoud

*Wie zijn wij?

34000 inwoners, 5644 ha 31 gemeenteraadsledenincl. 7 schepenen460 personeel + 330 zomerpersoneelincl. 65 leidinggevenden114 personeelsleden onderwijsbrandweer (42 beroeps + 24 vrijwilligers)

Het Gemeentebestuur Knokke-Heist

*1. Knokke-Heist2. Beleid en inbedding HRMInhoud

*ONZE MISSIEWij willen Knokke-Heist uitbouwen als een veilige, uniek-charmante, nette en stijlvolle badplaats waar het eigen gemeenschapsleven en toerisme evenwichtig samengaan op een financieel gezonde basis.

*KWALITEITKLANTGERICHTHEIDTOEKOMSTGERICHTHEIDRESPECTVERANTWOORDELIJKHEID

*Deontologische code VOOR het personeel

* Meerjarenplan2006-2012 :Strategische nota +Financile notaMISSIEOPERATIONELE JAARPROGRAMMASNIVEAU DIENST NIVEAU MEDEWERKERBUDGET=BN+FN PersoonlijkActieplanBN+FN 2007BN+FN 2008BN+FN 2009BN+FN 2010BN+FN 2011BN+FN 2012PAplan 2007-2008Opmaak & opvolging & bijsturingPAplan 2009-2010Opmaak & opvolging & bijsturingPAplan 2011-2012Opmaak & opvolging & bijsturing MISSIE MEERJARENPLAN PERSOONLIJK ACTIEPLAN

*

*Benchmark personeelKnokke-Heist = 11,88

Grafiek7

15.59

11.7

9.15

7.29

7.21

7.18

7.16

6.66

6.2

Aantal VTE per 1.000 inwoners

Blad1

Grootsteden15.59

Centrumsteden11.70

Structuurondersteunend kleinstedelijk gebied9.15

Provinciaal kleinstedelijk gebied7.29

Vlaams stedelijk gebied rond Brussel7.21

Regionaalstedelijk gebied7.18

Grootstedelijke rand7.16

Overgangsgebied6.66

Platteland6.20

Blad1

&A

Page &P

Aantal VTE per 1.000 inwoners

Blad2

Blad3

*1. Knokke-Heist3. Competentie-management2. Beleid en inbedding HRMInhoud

*Waarom competentiemanagement?Personeel kost geld!Daarom is het belangrijk :om hun talenten optimaal te benutten om hen gemotiveerd en tevreden te houden!

*Waarom competenties? Continu begeleiden Op maat van individu (differentiatie) Voldoende nuancering mogelijk Zowel output als inputgericht Competentiegericht werken Integratie in personeelsbeleid Link met beleidsplanningEvaluatiesysteem Begeleidingssysteem

*Wat willen de mensen in ruil voor hun inbreng van talent, tijd en inspanning?JobtevredenheidWaardering voor de geleverde prestatieGroeimogelijkhedenFinancile voordelen

*Nodig?Duidelijke afsprakenPersoonlijke aandachtGoede leidinggevende vaardigheden

*Start = project STARS Februari 2003

*MANAGEMENTTEAMDIRECTEURSDIENSTHOOFDENSTAFMEDEWERKERS CORDINATORENLEI-DERSDEWEDIENSTHOOFDENSTAFMEDEWERKERS CORDINATORENWERK-MEBAZENERSPLOEGRKSTARS1STARS2+/- 60 pers.+/- 400 pers.

*2003-2004 Voorbereidend traject stars1I. Competentieluik :Profielbevraging kaderfuncties (leiderschapsrollen Quinn)Opmaak competentiewoordenboekCompetentieprofiel voor 3 personeelscategorien (HK, MKLG, MKNLG)Aanpassing functiebeschrijvingenII. Nieuw evaluatiesysteem :Uitwerken nieuwe procedure voor personeelsbegeleiding en -evaluatie (dynamische cyclus)Uitwerken 360feedback-toolOpmaak reglementUitwerken geautomatiseerde tool + testenOpmaak infobrochure en voorbereiding vormingssessiesOnderhandeling met vakbond en toezichthoudende overheidInformatiesessie

*2005-2006: Implementatietraject :Eerste begeleidingscyclus 4 vormingssessiesFebruari 05 : Algemene inleiding, werken met competenties en 360feedback April 05 : Planningsgesprek en persoonlijk actieplanMaart 06 : OpvolgingsgesprekOktober 06 : Beoordeling

*Continue begeleiding

*Begeleidingscyclus

1e opvolgingsgesprek

Resultaat evaluatie

Ontwikkelingsobjectieven- Prestatieobjectieven

Ontwikkelingsobjectieven- Prestatieobjectieven

Feedback bevragers

Persoonlijk actieplan

Plannings-Gesprek(ken)

360 feedback bevraging

JAAR 1

JAAR 2

- (1) : Kan gerelateerd worden aan de jaarplanning

(1)

Beeldvorming toetsen

(1)

Beoordelings-gesprek

Opvolging en vernieuwing

Cyclus gunstige beoordeling

*Kerncompetenties kaderledenPlannen en organiserenKwaliteitsvol werkenEffectief communicerenSamenwerken en organisatiebetrokkenheidZichzelf ontwikkelen

Bijkomendekerncompetenties voor middenkader leidinggevenden(cordinatoren )

6/ Beleidsondersteunend werken7/ Resultaatsgericht werken8/ Leidinggeven9/ Delegeren

Bijkomende kerncompetenties voor middenkader niet-leidinggevenden(stafmedewerkers)6/ Beleidsondersteunendwerken7/ Resultaatsgericht werken8/ Creatief zijn

Bijkomendekerncompetenties voor hoger kader (diensthoofden)6/ Visie ontwikkelen7/ Omgevingsgericht handelen8/ Beleidsopvolging en monitoring9/ Leidinggeven10/ Delegeren

*Stars 2 voorbereidend traject2007-2008Voorjaar 2007 : Opmaak woordenboek 22 competentiesKeuze van kerncompetenties voor de 6 personeelscategorienIndeling van alle functies in n van de 6 personeelscategorienNajaar 2007 :Aanduiding van aanvullende competenties in de functiebeschrijving en op punt stellen van de functiebeschrijvingen2008Uitwerken van een werkwijze voor de begeleidingAfstemmen met nieuwe rechtspositieregeling en gemeentedecreetReglement opmakenGeautomatiseerd programma opmaken2009 : start implementatie (eerste tweejaarlijkse cyclus 2009-2010)

*6 personeelscategorien niet-kaderleden

*

*Kwaliteitsvol werkenZelfstandig werkenSamenwerkenKlantvriendelijk handelenZichzelf ontwikkelen= kerncompetenties

*Procedure stars 2

*Stap 1 : = Wat moet ik doen?= Waar moet ik speciaal op letten?

*1. Plannen en sturenStart = bepalen individuele doelstellingen voor de komende cyclusBasis is de functiebeschrijving Rekening houden met doelstellingen van het team en de organisatieWat en hoe kan de individuele medewerker bijdragen aan de doelstellingen van de dienst of organisatie?

*1. Plannen en sturen (vervolg)Twee soorten doelstellingen: Prestatiedoelstellingen (mbt resultaten, de output)Ontwikkelingsdoelstellingen (mbt competenties, de input, om de prestatiedoelstellingen te halen of voor doelstellingen op langere termijn.)Afstemmen welke begeleiding medewerker nodig heeft om de beste resultaten te bereikenPersoonlijk actieplan

*Stap 2 : = Ben ik goed bezig?

*2. Opvolgen en bijsturenRealisatie van de afgesproken doelstellingen op koers houdenKnelpunten aanpakkenBijsturenIntroduceren nieuwe doelstellingenMinstens nmaal per begeleidingscyclus360-feedback als insteekOpvolgingsgesprekKan het personeelslid de uitgestippelde planning uitvoeren en/of moet er bijgestuurd worden?

*2. Opvolgen en bijsturenVoel je je goed in je job?Wat doe je wel/niet graag?Wat is moeilijk/makkelijk? Wat kan ik als leidinggevende nog anders/beter doen? Interesse in taakverbreding/andere taken/ stapje hogerop?OpvolgingsgesprekEnkele loopbaanvragen

*Stap 3 : = weten hoe goed je het hebt gedaan!

*3. EvaluerenOp einde van de cyclusOver de voorbije cyclusOver het functioneren en over de realisatie van de vooropgestelde doelenBeoordelingsresultaatIn welke mate zijn de uitgestippelde doelstellingen bereikt?

*Stap 1 :Evalueren taakafspraken

*Stap 2 : Evalueren competenties

*Stap 3 Evalueren= samenvatting

360feedback

*360feedback

Tool voor meten van competenties ZelfevaluatieInsteek voor opvolgingsgesprekNiet gelinkt aan de formele beoordelingTweejaarlijks voor kaderleden (180 - 90)Optioneel voor niet-kaderleden (bijv. in kader van begeleiding)

*Bevraging competenties (360FB)

*Rapport uit 360feedback

*

*BestuursrapporteringOp niveau van directie/afdeling/dienst/ personeelscategorie/functie : gemiddelde score per competentiePer competentie : medewerkers die daarin uitblinken insteek voor vormingsplanning insteek voor competentiemanagement of talentmanagement

*Competentiemanagement =

De basisarchitectuur (functiebeschrijvingen, competentieprofielen, gedragsindicatoren, )Het gebruik vancompetentiemanagement in de HR processenDe ondersteunende tools (woordenboeken, 360FB, assesment, geautomatiseerde systemen,)Change management (communicatie topmanagement, leidinggevenden, medewerkers, vakbonden, projectmatige aanpak, systeem levend houden)

*1. Knokke-Heist3. Competentie-management2. Beleid en inbedding HRM4. LeiderschapInhoud

*Leiderschap

*Leidinggeven

Leidinggeven is zowel de individuele medewerker als een team aansturen om hen professioneel te laten functioneren en ontwikkelen. Bij de individuele medewerker ligt het accent op de professionele en persoonlijke groei, bij het team op de versterking van hun samenwerking met het oog op een bepaald doel/resultaat.

*Leidinggeven

Zorgt ervoor dat de opdracht en de rollen van de teamleden duidelijk geformuleerd zijnBegeleidt en stimuleert medewerkers in hun functioneren en verdere ontwikkeling Bevordert zelfstandigheid en zelfvertrouwen en stimuleert medewerkers om een actieve bijdrage te leverenHoudt bij het coachen rekening met de eigenheid van elke medewerker en de specifieke situatieStimuleert de onderlinge samenwerking en de goede sfeerHoudt als leidinggevende voeling met wat er bij de medewerkers leeftHeeft oog voor teamprestaties naast individuele prestaties

*Opvolging leidinggevendenCultuur van FeedbackVia 1e en 2e leidinggevendeVia Stars (Planning, Opvolging, Evaluatie)Via 360Via CAFVia Tevredenheidsenqute

Cultuur van Overleg - managementteam, diensthoofdenoverleg, staf, werkoverleg - intervisie ploegbazen, middenkaderoverleg

Cultuur van Begeleiding en Opleiding - cfr. infra

*Personeelsbegeleiding :Het mentorschapOnthaalsessie en terugkomsessie :Voor alle nieuwkomers met contract langer dan 3mOnthaalsessie 6 x per jaar; terugkomsessie 2 x per jaarOnthaalsessie gekoppeld aan collegebezoek en eedaflegging

Begeleiding nieuwe leidinggevenden :Extra vorming rond Stars en de HRM-instrumentenEventuele specifieke opleidingen

Coaching/remediringBij conflicten of specifieke problemen op vlak van aansturing

Exitgesprekken

*Personeelsbegeleiding:Het mentorschap

Voor alle nieuwe personeelsleden :Standaardtraject als contract minstens 6 maand of meer isBeperkt mentorschap in andere gevallen

Begeleidingstraject van 6 maanden :1 md : opvolgingsgesprek3 md : opvolgingsgesprek6 md: proefevaluatie

Mentor is directe chef

Inwerkingsplan en draaiboek als basisinstrumenten

*CompetentiewerkinstrumentINHOUD :Wat is typisch voor deze competentie?Enkele voorbeelden van STAR-vragenBegeleiding (hoe pak je de coaching aan?)Welke info kan de medewerker verder op weg helpen?Hoe kan je als leidinggevende de medewerker verder ondersteunen?Welke andere personen kunnen uw medewerker hulp bieden?Doe-het-zelf tips voor de medewerker22 fiches !

*Actiepunten 2011Knokke-Heist

Aanwezigheid leidinggevenden op de werkvloerNood aan appreciatie/bedanking voor het geleverde werkDienstoverschrijdende samenwerkingPassen de leidinggevenden de instrumenten van personeelsbegeleiding goed toe?Verantwoordelijkheid moet afgestemd zijn op de capaciteitenDuidelijkheid rond functies, taakverdeling en functiebeschrijvingen

OPVOLGING ACTIEPUNTENACTIEPUNTENCAF & LEIDINGGEVEN1. Staf- of werkoverleg2. Caf in je pap3. Caf in 360feedback4. Caf in de opvolgings- gesprekken 5. Caf in de tevredenheids- meting 2012

*1. Knokke-Heist5. Toekomst3. Competentie-management2. Beleid en inbedding HRM4. LeiderschapInhoud

*Nog uitdagingen!

Uitbouw bestuursrapporteringOndersteuning personeelsmobiliteitLoopbaanontwikkeling en carrireplanningTalentmanagementSTARS IIILeidinggevende competentie versterken

*Samengevat

*Alvast bedankt voor jullie luisterend oor!

*******Strategische verankering. *Diversiteit benadrukken***Personeel kost veel geldWerving kost veel geldInwerking kost veel geldZiekteverzuim kost veel geld***STARS1 : kaderfuncties. Ontwerpfase : vanaf februari 2003 tot febr 2005. Implementatie : vanaf april 2005 tot eind januari 2007. STARS 2 : Niet- kaderfuncties Ontwerpfase : vanaf oktober 2006 tot eind 2008 Implementatie : vanaf januari 2009 tot eind 2010= Doelstellingen uit art1 van het reglement1/ Continue begeleiding : ipv tweejaarlijkse evaluatie (verplicht nummertje om de twee jaar)2/ Differentiatie op twee vlakken : a/ competenties , kern en aanvullende : ipv 4 of 5 zelfde criteria voor al het personeel b/ procedure : 3/ tijdelijk tussenresultaat onvoldoende; geen berekeningsprincipes meer. HRMvisie begeleidingssysteem, ook minder presterende medewerkers begeleiden.Niet : wie niet past in het team vliegt eruit!4/ resultaatsgebieden en competenties5/ integratie met werving, selectie, vorming, loopbaanontwikkeling, enz6/ link met beleidsplanning : opmaak 6-jarenplan en jaarplanning7/ geautomatiseerd systeem; toegang voor LG en medewerker tot het systeem.

*******

*

********