CIKLI I MENAXHIMIT TË PROJEKTIT

CIKLI I MENAXHIMIT TË PROJEKTIT (PCM)MANUAL TRAJNIMI


5

MANUALI “MENAXHIMI I CIKLIT TE PROJEKTIT (MCP)”

PARATHËNIE

“Manuali Trajnimi i Menaxhimit të Ciklit të Projektit (MCP)” është një dokument i përgatitur nga Europartners Development për punon-jësit publikë brënda institucioneve shtetërore lokale dhe qëndrore në Shqipëri.

Manuali shërben si guidë reference në Menaxhimin e Ciklit të Pro-jektit dhe ka si finalitet të mbështesë rritjen e cilësisë në hartimin e dokumentave dhe propozimeve të projekteve te përgatitura nën mbështetjen e fondeve të Bashkimit Europian. Manuali është i për-gatitur mbi bazë të dokumentave përkatëse të publikuara nga Këshil-li i Europës mbi MCP.

Manuali përbën bazën për disa ditë trajnimi dhe për familjarizimin me projektet e financuara nga BE. Manuali përshkruan shkurtimisht pro-cesin e ndërlikuar të MCP-së që është për tu ndërmarrë në mënyrë që projekti të bëhet kandidat për financim nga BE.

Tiranë, Shtator 2012

Jolanda Trebicka,

Drejtore EkzekutiveEuroPartners Development

Pasqyra e Lëndës

PJESA I

Seksioni 1 – Hyrje në “ Hyrje në “Menaxhimi i Ciklit të Projektit për Menaxhimin e Projekteve të BE” 6

Seksioni 2 – Cikli i Projektit 8

Seksioni 3 – Qasja ndaj Kuadrit Logjik 10

Seksioni 4 – Matrica e Kuadrit Logjik – Faza e Analizës 11

Seksioni 5 – Matrica e Kuadrit Logjik – Faza e Planifikimit 21

5.1 Matrica e Kuadrit Logjik 21

5.2 Rendi në përmbushjen e MKL 23

PJESA II CMP – Pyetje të shpeshta 36

7


PJESA I

8

MANUALI “MENAXHIMI I CIKLIT TE PROJEKTIT (MCP)” PJEsA I

Seksion 1 - HYRJE Cikli i Projektit për Menaxhimin e projekteve të BE

Vështrim i përgjithshëmMenaxhimi i Ciklit të Projektit (MCP) është një term që përdoret për të përshkruar aktivitetet e menaxhimit dhe procedurat e vendimmarrjes të aplikuara gjatë ciklit të jetës së një projekti (përfshirë këtu detyrat kryesore, rolet dhe përgjegjësitë, do-kumentat kryesorë dhe vendimet). Menaxhimi i Ciklit të Projektit është një metodë e prezantuar nga Këshilli i Europës për identifikimin, formulimin (ekspertizën), zbatimin dhe vlerësimin e projekteve dhe programeve. Ajo ofron një qasje kon-sistente ndaj të gjithë komponentëve të ciklit të projektit, duke siguruar orientim ndaj përfituesit, një perspektivë gjithëpërfshirëse për projektet dhe monitorim dhe vlerësim efektiv. Kjo qasje përmirëson fizibilitetin e planeve dhe qëndrueshmërinë e projekteve. Ajo është duke u zbatuar aktualisht si metoda standart për shumë donatorë të dyanshëm në Europë, OJF dhe midis qeverive të ndryshme në shumë vende përfituese. MCP ndihmon për të siguruar që: - projektet mbështesin objektivat politike të Shqipërisë lidhur integrimin nëBE projektet janë relevante në adresimin e problemeve reale të grupeve të synuara (target)/ përfituesve;- projektet kanë fizibilitet, në sensing qëobjektavitat e vëna në to janë realisht

të arritshme Brenda kufizimeve të dhëna nga ambjenti ku operohet dhe nga kapacitetet e agjentëve operues; dhe- përfitimet e gjeneruara nga projektet kanë gjasa të jenë të

qëndrueshëm.

Për të mbështetur arritjen e këtyre synimeve, MCP:- kërkon pjesmarrjen active e palëve të interesuara dhe synon të promovojë pronësinë vendore- përdor Qasjen ndaj Kuadrit Logjik (Logical

Framework Approach, LFA) si dhe mjete të tjera për të mbështetur një numër vlerësimesh/analizash kyçe

- inkorporon kritetere kyçe për vlerësimin e cilësise në secilën faze të ciklit të projektit

- kërkon hartimin e dokumentave kryesorë me cilësi të lartë në secilën faze (mbi bazë konceptesh dhe

përkufizimesh të njohura gjerësisht), për të mbështetur vendimmarrjen e mirëinformuar.

9


Çfarë është projekt?Përkufizimi: Një projekt është një seri veprimtarish të përcaktuara për të prodhuar

një apo më shumë rezultate të orientuara për të arritur objektiva të përcaktuara qartë brënda një periudhe kohe të caktuar me një buxhet të caktuar.

Një projekt duhet gjithmonë të…• Jetë në përputhje me objektivat strat-

egjike ne shkallë më të gjerë të një

programi apo sektori dhe t’i mbështesë

ato, por edhe

• të krijojë/ zhvillojë dicka të “re”, në

vend që thjesht të mbështesë aktiv-

itetet në ecuri e sipër

Dhe të ketë...• Objektiva të përcaktuara mirë të

cilat trajtojnë probleme të përcaktuara mirë

• Një/disa grup/e të synuara(target )

që janë të përcaktuara mirë

• Përgjegjësi menaxhimi të mirëpërcaktuara

• Një datë fillimi dhe mbarimi

• Një numër burimesh dhe një buxhet

të përcaktuar

Politika, Strategjia, Programi, Projekti

Politikat kombëtare dhe sektoriale

Programet e qeverisë

Strategjia e KE për vendin

Aktorët jo-shtetërorë

ProjektProjekt

Projekt

Projektet e KE duhet të jenë pjesë përbërëse dhe në përputhje me:

• Strategjinë Kombëtare të Shqipërisë për Zhvillim dhe Integrim (SKZHI)•Dokumenti Shumëvjeçar Indikativ i Planifikimit dhe MIPD dokumenta të tjera të KE për strategjinë kombëtare•Programe sektoriale (p.sh. në shëndetsi, arsim, drejtësi penale) dhe/ose•Përparësitë/Prioritetet e aktorëve jo-shtetërore

10


Marrëdhënia midis projekteve, programeve dhe politikave:Një projekt i hartuar mirë duhet të vijë nga një vlerësim që u përgjigjet prioriteteve në politikën e zhvillimit të Këshillit Europian dhe prioriteteve në politikën e zhvil-limit të Shqipërisë. Prioritetet politike që udhëheqin projektin e KE në Shqipëri janë të përcaktuara në kontekstin e Dokumentit Shumëvjeçar Indikativ të Planifi-kimit/ Multi-annual Indicative Programming Document (MIPD). Në kuadrin e këtyre prioriteteve politike formulohen fushat e gjera të punës, të quajtura shpesh programe. Për shembull, një program mundet të:

• Të mbulojë një sektor të tërë (p.sh. një program për sektorin e shëndetsisë);• Të fokusohet mbi një pjesë të sektorit (p.sh. i jep përparësi kujdesit shëndetësor);• Të jetë një “paketë” projektesh me të njëjtin fokus/ tematikë (p.sh. Pro-

gramet e Bashkëpunimit Ndërkufitar, të ashtuquajturat CBC Programmes); apo • Të përcaktojë një projekt të madh me një numër të ndryshëm kompo-

nentësh.

Seksioni 2 – CIKLI I PROJEKTIT Cikli i operacioneve për menaxhimin e projekteve të asistencës së jashtme të KE ka gjashtë faza, si tregohet nga figura më poshtë. Cikli i projektit përmban një sërë hapash që duhen ndërmarrë për të kthyer idetë në rezultate të prekshme, për të cilat mund të tregohet që kanë zgjidhur problemin dhe kanë kontribuar në arritjen e objektivave dhe synimeve të politikës. Proceset ne çdo fazë të ciklit janë të rëndësishme në sigurimin që projekti po menaxhohet në mënyrë efektive dhe po përmbush qëllimin e tij. Gjashtë fazat janë:

i) Programimi- është procesi i analizimit dhe i përcaktimit të prioriteteve të po-likës, sektorit dhe kontekstit institucional ku do të zhvillohet projekti

ii) Identifikimi- është procesi për identifikimin e ideve të duhura të projektit, i bazuar në analizën e problemit dhe përligjjen e ndërhyrjeve të projektit

iii) Formulimi- është procesi i vlerësimit të realizueshmërisë socio-ekonomike dhe financiare dhe qëndrueshmërisë së strategjisë së zgjedhur për projektin

iv) Financimi- është faza ku përfundohet propozimi financiar dhe ku merret ven-dimi a të financohet apo jo një projekt

v) Implementimi- është faza ku vihen në zbatim veprimtaritë e projektit dhe dorëzohen rezultatet e tij

vi) Vlerësimi & Rishikimi- është procesi ku rezultatet e projektit kontrollohen përkundrejt asaj që pritej të prodhonte projekti

11


Cikli i Projektit

Programimi

Identi�kimi

Formulimi& Ekspertiza

Financimi

Zbatimi

Vlerësimi& Auditimi

1

2

3

4

5

6

1

PROGRAMIMI ështe procesi i analizimit të kontekstit të gjerë socio-ekonomik, fokusit sektorial dhe ndër-sektorial, kushteve dhe prioriteteve të politikës që do ta bëjnë të nevo-jshëm projektin dhe do ta drejtojnë atë. Programimi është i bazuar në prioritetet e zhvil-limit të vendit dhe në ato fusha ku KE ka vënë theksin për të ofruar ndihmë. Programimi qëndron në analizimin e prioriteteve politike, kontekstit sektorial dhe institucional në të cilat do të zhvillohet projekti. Produkti i Programimit është një Shkresë mbi Strategjinë e Vendit (Country Strategy Paper) që përmban një Dokument Shumëvjeçar Indikativ i Plani-fikimit (MIPD). Procesi i programimit drejtohet zakonisht nga institucionet e KE.

2

DENTIFIKIMI është procesi ku identifikohen idetë e përshtatshme të projektit duke u bazuar në analizimin e problemeve, argumentimin e ndërhyrjeve të projektit në përputhje me prioritetet strategjike. Qëllimi i Identifikimit është të dallojë ide projektesh që janë në përputhje me prioritetet e zhvillimit të Shqipërisë dhe KE-së; të vlerësojë rëndësinë dhe realizueshmërinë e supozuar të ideve të projektit; të përgatisë një skedë identifikimi të projektit; të përcaktojë horizontin për punë të mëtejshme, horizont ky i nevojshëm gjatë fazës së formulimit të projekteve të veçanta.

3

FORMULIMI është procesi ku vlerësohet realizueshmëria ekonomike dhe financiare dhe qëndrueshmëria e strategjisë/alternativës së përzgjedhur për projektin. Qëllimi i fazës së formulimit është të: konfirmojë rëndësinë dhe realizueshmërinë e idesë së projektit ashtu si ishte sygjeruar në fazën e identifikimit; të përgatisë një skicë të detajuar të projektit, duke përfshirë rregullimet në menaxhimin dhe koordinimin, planin financiar, analizën e kost-fitimit, menaxhimin e riskut, monitorimin, vlerësimin dhe rregullimet për kontrol-lin financiar; dhe të përgatisë një propozim financimi (për projektet e veçanta) dhe një vendim financimi.

12


4

FINANCIMI është faza ku është kompletuar propozimi financiar dhe është marrë një vendim nësë do financohet apo jo një projekt. Pas kësaj pike firmoset një marrëveshje formale ndërmjet KE-së dhe qeverisë partnere, përfshirë këtu ndërmarrjen e masave thelbësore në zbatimin e financimit.

5ZBATIMI është faza ku realizohen aktivitetet e projektit dhe dorëzohen produktet e tij.

6

VLERËSIMI është faza ku vlerësohet rendimenti, efikasiteti, ndikimi, rëndësia dhe qëndrueshmëria e programeve dhe veprimeve të lidhura me projektin.

Seksioni 3 - QASJA NDAJ KUADRIT LOGJIK Qasja ndaj Kuadrit Logjik (QKL) është një proces analitik me një seri instrumentash i përdorur për të mbështetur planifikimin dhe administrimin e një projekti. Ai sigu-ron një sërë konceptesh të cilat përdoren si pjesë e një procesi përsëritës për të ndihmuar në formulimin e një analize të strukturuar dhe sistematike të një ideje projekti apo programi. QKL mundëson që informacioni të analizohet dhe organi-zohet në formë të strukturuar, në mënyrë që të mund të bëhen pyetje të rëndë-sishme, të dallohen dobësitë dhe vendimmarrësit të marrin vendime të informuara duke u mbështetur mbi njohjen tashmë të thelluar të bazës logjike të projektit, objektivat që ky i fundit është përpjekur të arrijë, dhe mjetet me anë të të cilave ato objektiva do të arrihen.

MKL njihet gjithashtu me emrin Matrica e Planifikimit. Matrica e Kuadrit Logjik është një mjet planifikimi i orientuar vizualisht i cili përdor katër rreshta dhe katër kolona. Qëllimi i projektit, rezultatet e aktiviteteve dhe hamendësimet përkatëse dhe “parakushtet” e një ndërhyrjeje paraqiten në kolonën e parë dhe të katërt. Kolona e dytë dhe e tretë përdoren për të specifikuar objektivat e përmendur në kolonën e parë me anë treguesish të verifikueshëm dhe mjetesh verifikimi.

Plani i një projekti nën Qasjen e Kuadrit Logjik kalon nëpër dy faza, që janë Faza e Analizës dhe Faza e Planifikimit. Secila fazë ndahet në disa hapa, si vijon:

13


Analiza e palëve të interesuara –identi�kohen& përshkruhen palët kryesore të mundshme; vlerësohen

kapacitetet e tyre Analiza e problemit – identifohen

problemet kryesore, ku�zimet& mundësitë; përcaktohen marrëd-hëniet shkak-pasojë

Analiza e objektivave – zhvillohen zgjidhje nga problemet e identi�-kuara; identi�kohen marrëdhëniet mjet-qëllim

Analiza e strategjisë – identi�kohen strategjitë e ndryshme për të arritur zgjidhje;përzgjidhet strategjia më e e përshtatshme.

Matrica e Kuadrit Logjik –përcakto-het struktura e projektit, qëllimi i tij (objektivat shprehin këtu për�tues të kënaqur), objektiva të përgjithshëm, testohet logjika e tij e brendshme, formulohen indikatorë të matshëm dhe burimi i veri�kimit, identi�kohen rreziqet, aktivitetet dhe premisat për çdo rezultat

Plani�kimi i aktiviteteve – kur do të kryhen aktivitetet?

Plani�kimi i burimeve – cilat burime do të nevojiten?

FAZA E ANALIZËS FAZA E PLANIFIKIMIT

Seksioni 4 LFA – Faza e Analizës

Analiza ParapërgatitorePara se të fillohet puna e hollësishme analitike, është e rëndësishme që kush është i përfshirë në identifikimin ose formulimin e projekteve të jetë i informuar sa duhet për politikën, kontekstin sektorial dhe institucional në të cilin po ndërmerret puna. Për t’u përmendur si dokumenta kyçe janë: dokumentat strategjikë të BE mbi Shqipërinë, MIPD, Strategjia Kombëtare për Zhvillim dhe Integrim (SKZHI), Plani i Zbatimit të MSA-së për Shqipërinë, zhvillimi kombëtar/rajonal dhe/ose strategjite sektoriale, PBA, dhe të tjera dokumenta politike të ngjashme. Si rregull, nuk duhet të jetë detyrë e çdo projekti të vecantë të ndërmarrë një analizë “të re” të zhvillimit/ politikave të sektorit apo strukturës më të gjerë institucionale- më mirë çdo projekt duhet të ketë mundësi për të përdorur informacionin ekzistues dhe të punojë mbi të për të garantuar që zhvillimi i idesë së projektit merr parasysh ato elementë të tjerë të gjendjes në Shqipëri.

14


FAZA E ANALIZËS

Analizat e kryera gjatë identifikimit synojnë të japin një vizion të përgjithshëm të gjendjes dhe problemeve aktuale dhe të identifikojnë qartë nevojat për projektin. Zakonisht faza e identifikimit të nevojave paraprake do të përfshijë një analizë për të përcaktuar qëllimin e çështjeve që do të trajtohen dhe arsyet për ndërhyrjen.

Hapat në Fazën e Analizës janë katër, konkretisht:

Është e rëndësishme që para se të fillohet një analizë për planin e një projekti, administratorët e projektit të kenë njohuri të qarta të gjendjes aktuale në sektor; gjithashtu dhe objektiva politike brenda programit/programeve në fjalë.

Hapi1 – Analiza e Palëve të Interesuara

Çdo individ, grup njerëzish, institucion apo kompani që mund të ketë një interes të konsiderueshëm në suksesin apo dështimin e projektit (si palë përfituese apo kon-tribuese: duke përfshirë palë zbatuese, lehtësuese apo kundërshtare) përcaktohet si “palë e interesuar”. Palë të interesuara mund të jenë institucione dhe organizata qeveritare; grupe të sektorit privat; kompani individuale; grupe të shoqërisë civile

15


Pyetjet kryesore gjatë analizës së palëve të interesuara

?

(OJQ, Organizata të Shoqërisë Civile); anëtarë të komunitetit (fermerë/tregtarë, gra/burra, të rinj/të moshuar, të pasur/të varfër). Një premisë themelore pas analizës së palëve të interesuara është fakti që grupe të ndryshme njerëzish kanë shqetësime, mundësi dhe interesa të ndryshme, dhe që këto aspekte duhet të jenë kuptuar dhe dalluar qartë gjatë procesit të identifi-kimit të problemit, vendosjes dhe përzgjedhjes së qëllimit të investimit.

• Problemet apo shanset e kujt jemi duke analizuar?• Kush do të përfitojë apo humbë nga projekti? Dhe nëse po, në c’mënyrë?Qëllimi përfundimtar është të kontribuohet në rritjen në maksimum të

përfitimit shoqëror, ekonomik dhe institucional nga ndërhyrjet e projektit tek grupet e synuara dhe përfituesit finalë, dhe në uljen në minimum të pasojave të mundshme negative (përshirë këtu dhe konflikte ndërmjet

palëve të interesuara).Kur?...Përgjatë tërë ciklit të projektit!

Hapat kryesorë të përfshirë në analizën e palëve të interesuara janë:

• Të identifikohet zhvilimi i përgjithshëm i problemit të trajtuar/ vëzhguar;• Të identifikohen tërë palet që kanë një interes të konsiderueshëm në një

ndërhyrje (qoftë dhe të mundshme);• Të shqyrtohen rolet përkatëse të secilës palë, interesat e ndryshme, fuqia dhe

mundësia përkatëse për tu angazhuar (pikët e forta dhe të dobëta);• Të identifikohet shkalla e bashkëpunimit apo e konfliktit në marrëdhëniet e

njërës palë të interesuar me tjetrën;• Të interpretohen rezultatet e analizës dhe të përfshihet informacioni me rëndë-

si në planin e projektit për të garantuar që (i) burimet janë të kanalizuara siç duhet për të arritur objektivat dhe nevojat e grupeve që kanë përparësi, (ii) përgatitjet në administrim dhe koordinim janë të përshtatshme për nxitjen e pronësimit dhe pjesmarrjes së palëve të interesuara, (iii) konfliktet ndërmjet palëve të interesuara janë dalluar dhe trajtuar qartë në planin e projektit.

16


Terminologjia Përku�zimi ...çfarë duam të themi me... )?Palët e interesuara Personat apo institucionet që janë palë të interesuara të

cilat munden- në mënyrë direkte apo të tërthortë, për mirë a për keq- të influencojnë apo të influencohen nga një pro-jekt apo program.

Përfituesit Është kush përfiton- në cfarëdo mënyrë- nga zbatimi i pro-jektit. Mund të bëhet dallim midis:Grupeve të synuara : grupimet/ entitetet që do të preken në mënyrë direkte pozitivisht nga projekti në rrafsh të Qëllimit të Projektit. Këtu mund të bëjë pjesë dhe stafi i organizat-ave partnere; p.sh. Stafi i institucioneve në sektorin e shën-detsisë, arsimit, punëve publike, shoqatat e fermerëve etj.Përfituesve përfundimtarë; ata që përfitojnë nga një projekt në terma afatgjatë në nivel të sektorit social në masë të gjerë, p.sh.”fëmijët” ,falë shtimit të shpenzimit në shën-detsi dhe arsim për ta; “konsumatorët”,falë përmirësimit të prodhimit bujqësor dhe të marketingut.

Partnerët në projekt: Ata që zbatojnë projektet në një vend)këta janë gjithashtu palë të interesuara, dhe mund të jenë njëkohësisht dhe “grup i synuar”).

Mjetet për drejtimin e analizës së palëve të interesuara. Ka një sërë mjetesh që mund të përdoren për të ndihmar në analizën e palëve të interesuara. Disa variante të këshilluara janë:matrica e analizës së palëve të interesuara, analiza SWOT (Strengths –Pikat e forta, Weaknesses-Dobësitë, Opportunities-Mundësitë, Threats- Kërcënimet), diagrami merimangë. Duke përdorur një mjet cfarëdo prej këtyre, cilësia e informacionit të përftuar do të ndikohet ndjeshëm nga procesi i mbledhjes së informacionit. Duke marrë para-sysh këtë,përdorimi efikas i metodave të planifikimit me pjesmarrje dhe i mjeteve të lehtësimit të grupeve, ndihmon të sigurojë që qëllimet dhe këndvështrimet e palëve të ndryshme të interesuara të përfaqësohen dhe kuptohen drejt.

17


Hapi 2 - Analiza e Problemit

Analiza e problemit identifikon anët negative të një situate ekzistuese dhe përcakton marrëdhëniet shkakësore midis problemeve të identifikuara. Ajo identifikon prob-lemet konkrete ekzistuese ashtu si perceptohen nga të tëra palët e interesuara; pro-filin e detyrimeve dhe shanseve kryesore të problemit, duke përfshirë ndërtimin e marrëdhënieve shkakësore.

Përkufizimi i një problemi: Me problem kuptohet një situatë ekzistuese negative, e cila është aktuale, reale dhe e rëndësishme.

Janë tre veprime kryesore: 1. Përkufizimi i kornizës dhe i subjektit të analizës;• Kjo synon të evidentojë haptazi problemet, që palet e interesuara i konsiderojnë

prioritete.• Ky veprim mund të specifikojë një problem apo objektiv të rangut të parë “të

njohur” (p.sh. përmirësimin e cilësisë të ujrave të lumenjve) mbështetur në analizën paraprake të informacionit ekzistues dhe konsultimeve paraprake mes palëve të interesuara.

2. Identifikimin e problemeve madhore të hasura nga grupet target dhe përfituesit;• Nga problemet e identifikuara nëpërmjet evidentimit të përzgjidhet një problem

individual fillestar dhe të kërkohet për problemet që janë të lidhura me të.• Pyetja kryesore është: Cili është/ Cilat janë problemet? Dhe të kujt?

3. Paraqitja e problemit në trajtën e një “peme problemi” ose “ problemet në shkallë hierarkike” në ndihmë të analizës dhe të qartësimit të marrëdhënieve shkakësore.

• Të përcaktohet si fillim hierarkia e shkaqeve dhe pasojave. Problemet të cilat shkaktojnë drejtpërdrejt problemin fillestar vendosen poshtë. Ndërsa problemet të cilat janë pasoja të drejtpërdrejta të problemit fillestar vendosen sipër.

• Pyetja kryesore është “Cfarë e shkakton një situatë?”

Në shumë aspekte analiza e problemit është faza më kritike e një projekti pasi është ajo që u hap udhën si analizës edhe vendimmarrjes mbi ndërhyrje të mundshme.

18


Shembull i “pemës së problemeve”

Cilësia e ujrave të lumit është duke u përkeqësuar

Sasi e lartë mbetjesh hidhet në lumë

Ndotësit e ambjentit nuk kontrollohen

Ndotjes së ambjentit i

është dhënë prioritet i ulët

Ka patur nivele jo të përshtatshme investimesh për administrimin e ujrave të zeza

Pjesa më e madhe e familjeve dhe ndërmarrjeve

i shkarkojnë ujrat e zeza direkt në lumë.

PASOJAT

SHKAQET

Popullsia nuk është e vetëdijshme

për rrezikun nga hedhja e

mbeturinave

Hapi 3 – Analiza e Objektivave

Gjatë kësaj faze “situatat negative” të problemeve konvertohen në zgjidhje, të shprehura në “arritje pozitive”. Për shembull, “cilësia e ujrave të lumit është përkeqësuar” kthehet në “cilësia e ujrave të lumenjve është përmirësuar”. Këto arritje pozitive janë ne fakt objektiva dhe paraqiten në një diagram objektivash të cilët paraqesin një hierarki mjet-qëllim. Ky diagram synon të sigurojë një pasqyrë të qartë të situatës së dëshiruar në të ardhmen.

Përkufizimi i një objektivi: Një objektiv është një situatë e përmirësuar në të ardh-men; ai duhet të jetë realist dhe i shprehur në një deklaratë pozitive dhe të arritur.

19


Pema e objektivave duhet të sigurojë një përmbledhje të thjeshtuar por të qën-drueshme të realitetit. Ajo është thjesht një mjet që lehtëson analizën dhe siguron një vizion përmbledhës të situatës së dëshiruar në të ardhmen, duke përfshirë këtu tërë mjetet indikative me anë të të cilave mund të arrihet ajo situatë.

Hapi 1: Riformuloni tërë situatat negative të analizës së problemit në situate pozitive që janë:

- Të dëshirueshme- Realisht të arritshme

Hapi 2: Kontrolloni marrëdhëniet mjet-qëllim për të siguruar vlefshmërinë dhe plotësinë e hierarkisë (marrëdhëniet shkak-pasojë kthehen në lidhje mjet-qëllim)

Hapi 3: Nëse është e nevojshme:- rishikoni formulimet- shtoni objektiva të reja në qoftë se

ata duket të jetë relevante dhe të nevojshëm për

arritjen e objektivit në nivelin e ardh-shëm më të lartë

- fshini objektivat të cilët nuk duken realistë ose të nevojshëm

Si të krijojmë një “Pemë të Objektivave”

Edhe një herë analiza e objektivave duhet të ndërmerret nëpërmjet konsultimeve të përshtatshme me grupet e aktorëve kryesorë. Kjo duhet të ndihmojë në drejti-min e marrjes parasysh të prioriteteve, për të vlerësuar sa realiste mund të jetë ar-ritja e disa objektivave dhe në identifikimin e mjeteve të tjera që mund të kërkohen për të arritur qëllimet e dëshiruara.

Forca kryesore e pemës së objektivave është se ajo i lejon analizës së objektivave të projekteve të mundshme të mbështetet fortë në trajtimin e një sërë problemesh parësore të identifikuara qartë.

20


Shembull i një “peme të objektivave”

Cilësia e ujit të lumit është përmirësuar.

Sasia e mbetjeve të ngurta të hedhura në lum është reduktuar

Popullsia është më e vetëdijshme

për rrezikun e hedhjes së

mbeturinave

Ndotësit kontrollohen në mënyrë efektive

Ndotjes i është dhënë një

prioritet më i lartë

Nivele adekuate të investimit të kapitaleve në

menaxhimin e ujërave të zeza

Numri i shtëpive dhe fabrikave që shkarkojnë ujërat e ndotura në lumë

është reduktuar

QËLLIME

MJETET

Hapi 4- Analiza e Strategjive

Gjatë procesit të analizës së palëve të interesuara, do të jenë diskutuar analiza e problemit dhe identifikimi i objektivave potenciale të projektit, pikëpamjet mbi meritat ose vështirësitë e mundshme lidhur me zgjidhjen e problemeve në mënyra të ndryshme.Këto çështje dhe zgjidhjet alternative (opsionet), duhet të vlerësohen më pas plotë-sisht për të ndihmuar në përcaktimin e fushëveprimit të mundshëm të projektit para se të kryhet një punë e mëtejshme projektimi. Kjo fazë analitike në disa aspekte është më e vështira dhe më sfiduesja, pasi ajo përfshin përftimin e një sasie të konsiderueshme informacioni e më pas dhënien e një gjykimi kompleks në lidhje me strategjinë (ose strategjitë) më të mirë të zbatimit që duhet ndjekur.Në praktikë shpesh duhen bërë një numër kompromisesh për të balancuar intere-sat e ndryshme të palëve të interesuara, kërkesat politike dhe pengesat praktike, të tilla si mundësia e sigurimit të burimeve.

21


Kriteret kryesore për zgjedhjen (ose jo) të ndërhyrjes mund të përf-shijnë:

- Kontributin e pritshëm për objektivat kryesore të politikës, siç janë zhvillimi eko-nomik ose integrimi social, etj;

- Përfitimet për grupet specifike të synuara - p.sh. grave dhe burrave, të rinj dhe të vjetër, me aftësi të kufizuara etj;

- Përputhshmëria me programet ose projekte të tjera në proces apo të planifikuara; - Implikimet e kapitaleve dhe kostove operative dhe në veçanti aftësia e buxhetit të

Shqipërisë për të përballuar kostot e përsëritura ose bashkëfinancimet e nevo-jshme (sipas rregullores së IPA);

- Kostot-përfitimet e mundshme financiare dhe ekonomike;- Kontributi për ndërtimin e kapaciteteve institucionale;- Fizibiliteti (Realizueshmëria) teknik (e);- Ndikimi në mjedis.

Përdorimi i këtyre kritereve do të ndihmojë për të përcaktuar se cila zgjidhje/alterna-tive duhet/mund të përfshihet në fushën e ndërhyrjes, dhe cila duhet/nuk mund të përfshihet.

Përkufizimi i një zgjidhjeje: Një zgjidhje është një alternativë midis të tjerave për të arritur një objektiv.

Pyetjet kryesore që duhen ngritur dhe që kërkohet të marrin përgjigje gjatë analizës së strategjisë mund të jenë:

?• A duhet të trajtohen të gjitha problemet dhe/ose objektivat e identifi-

kuara, apo vetëm disa të zgjedhura?• Cili është kombinimi i ndërhyrjeve i cili ka më shumë gjasa për të sjellë

rezultatet e dëshiruara dhe të nxisë qëndrueshmërinë e përfitimeve?• Cilat janë implikimet e kapitalit dhe kostove të përsëritura nga ndërhyr-

jet e ndryshme të mundshme dhe çfarë mund të përballohet realisht?• Cili është opsioni me kosto më efektive?• Cila strategji do të ndikojë më pozitivisht në adresimin e problemeve të

të varfërve dhe të grupeve të tjera në rrezik të identifikuara?• Si mund të mbështet më mirë projekti në pronësi lokale, duke përfshirë

zhvillimin e kapaciteteve të institucioneve vendore?• Si mund të ndalohen apo shmangen më mirë ndikimet e mundshme

negative mjedisore (nëse ka)?

22


Analiza e Zgjidhjes Alternative (Opsionet)Opsionet duhet të krijohen për të kuptuar nivelin e veprimeve që mund të merren për të arritur objektivin. Fillimisht duhet të krijohet dhe të analizohet një gamë e gjerë opsionesh. Në vijim, një listë e opsioneve mund të krijohet për ta mbajtur të menaxhueshëm procesin. Opsionet duhet të vlerësohen më pas, në mënyrë që të mund të shtjellohet një zgjidhje optimale. Kjo është zakonisht pjesa më e rëndësishme e analizës. Rekomandohet analiza e kosto-përfitimeve, me anë të së cilës vlerësohen shpenzimet dhe përfitimet në terma monetare. Në projektet e investimeve këto parashikime më pas mund të rregullohen duke zbritur vlerat e kostove dhe të përfitimeve të çdo opsioni për të krahasuar kostot dhe përfitimet që ndodhin në periudha të ndryshme kohore. Opsioni më i mirë më pas duhet të zgjidhet dhe të përmirësohet në një zgjidhje të zbatueshme, të volitshme, duke marrë parasysh faktorët jo-monetarë.

Strategjia e zgjedhur më pas do të përdoret për të ndihmuar në formulimin kolonës së parë të Kuadrit Logjik, veçanërisht për të ndihmuar në identifikimin e Objektivit të Përgjithshëm, Qëllimit dhe Rezultateve të mundshme të Projektit.

23


Seksioni 5 Faza e Planifikimit të Matricës së Kuadrit Logjik 5.1 Matrica e Kuadrit LogjikMatrica e kornizës logjike është një tabelë përmbledhëse e projektit të konceptuar. Ajo përmban elementet e identifikuara gjatë fazës së analizës të cilave u shtohen disa aspekte të tilla si supozime dhe treguesit. Ajo është produkti përfundimtar i fazës së formulimit dhe do të përdoret për të kërkuar fonde, për zbatimin dhe verifikimin. Ajo krijon një lidhje të përbashkët dhe të qëndrueshme ndërmjet:

MKL përbëhet nga 4 kolona dhe 4 rreshta (shih tabelën më poshtë).

• Kolona 1 është “përshkrimi i projektit”. Ajo përshkruan objektivat e përgjith-shme (në rreshtin 1), qëllimin e projektit (në rreshtin 2) dhe rezultatet (në rreshtin 3), si dhe veprimtaritë kryesore (në rreshtin 4) që menaxherët e pro-jektit parashikojnë për të zbatuar për të arritur objektivat e vendosura.

• Kolona 2 përmban treguesit për matjen e objektivave të përshkruar të projektit.• Kolona 3 tregon burimet nga ku do të mblidhet informacioni për të matur treg-

uesit.• Kolona 4 përmban supozime.

Objektivat e synuara Problemet për tu zgjidhur

Rezultat e arritura Objektivat e synuara

Aktivitetet e zbatuara Rezultatet e arritura

Mjetet e nevojshme Aktivitetet e zbatuara

Kostot e lidhura me mjetet Mjetet e nevojshme

24


Përshkrimi i Projektit Treguesit (Indikatorët)Burimet

për VerifikimSupozime

Objektivat e përgjith-shëm:Ndikimi më i gjerë i zhvil-

limit ndaj të cilit kontribuon

projekti

- në nivel kombëtar ose

sektorial (siguron lidhjen me

kontekstin e programit të

politikës dhe/ose sektorit)

Mat shtrirjen në të cilën një

kontribut ndaj objektivit të

përgjithshëm është

kryer. Përdoret gjatë vlerësimit.

Megjithatë, shpesh kjo nuk

është e përshtatshme për vetë

projektin për t’u përpjekur dhe

për të mbledhur këtë informa-

cion.

Burimet e in-

formacionit dhe

metodat e për-

dorura për ta

mbledhur dhe

raportuar atë

(duke përfshirë

kush dhe kur/sa

shpesh).

Mjetet dhe shpenzimet (linjat kryesore të buxhetit) lidhur me aktivitetet janë të shkruara në Kolonën 2 dhe 3 përkatësisht, në rreshtin e nivelit të aktivitetit. Para-kushtet që duhen plotësuar para fillimit të projektit janë shënuar në Kolonën 4 më poshtë nën rreshtin e aktiviteteve.

Matrica e Kuadrit LogjikPërshkrimi i projektit

Objektivi i përgjithshëm

Qëllimi i projektit

Rezultatet

Aktivitetet kostotmjetet

parakushtet

Treguesit e verifikueshëm

Supozimet

25


5.2 Rendi në Përmbushjen e MKL

Meqenëse çdo pjesë e matricës është formuluar, logjika e pjesëve të tjera duhet të testohet dhe të rregulluar/rishikuar, siç nevojitet. Ky është një proces “përsëritës”. Janë 10 hapa për të plotësuar Matricën e kornizës logjike (MKL) të Fazës së Planifikimit,

pra, duke përcaktuar:

FAZA

E P

LAN

IFIK

IMIT

Qëllimi i ProjektitObjektivat e PërgjithshmeRezultatetAktivitetetSupozimetParakushtetFaktorët e QëndrueshmërisëTreguesit (Indikatorët)Burimet e VerifikimitMjetet dhe Shpenzimet

Qëllimi: Rezultati i zhvillimit

në fund të projek-

tit – në mënyrë më

specifike përfitimet e

pritshme për grupet e

synuara (target).

Ndihmon për t’iu

përgjigjur pyetjes “Si do

ta dimë nëse është arritur

qëllimi”?

Duhet të përfshijë detaje të

përshtatshme mbi sasinë,

cilësinë dhe kohën.

Burimet e informa-

cionit dhe metodat

e përdorura për ta

mbledhur dhe rapor-

tuar (duke përfshirë

kush dhe kur/sa

shpesh).

Supozimet (fak-

torët jashtë kon-

trollit të menaxhi-

mit të projektit) që

mund të ndikojnë

në lidhjen qëllim-

objektiv.

Rezultatet: Rezultatet direkte/të

prekshme (të mirat

dhe shërbimet) që jep

projekti, dhe të cilat

janë kryesisht nën

kontrollin e menaxhi-

mit të projektit

Ndihmon për t’iu

përgjigjur pyetjes “Si do

ta dimë nëse janë dhënë

rezultatet”?

Duhet të përfshijë detaje

të përshtatshme mbi sa-

sisë, cilësinë dhe kohën.

Burimet e informa-

cionit dhe metodat

e përdorura për ta

mbledhur dhe rapor-

tuar (duke përfshirë

kush dhe kur / sa

shpesh)

Supozimet (fak-

torët jashtë kon-

trollit të menaxhi-

mit të projektit) që

mund të ndikojnë

në lidhjen rezultat-

qëllim

Aktivitetet:Detyrat që duhet të

kryhen për të arritur

rezultatet e planifikuara

(jo domosdoshmërish

brenda vetë matricës)

(ndonjëherë një përm-

bledhje e burimeve/

mjeteve jepet në këtë

kuti)

(ndonjëherë një

përmbledhje e kos-

tove/buxhetit jepet në

këtë kuti)

Supozime (faktorët

jashtë kontrollit të

menaxhimit të pro-

jektit) që mund të

ndikojnë mbi lidhjen

aktivitet-rezultat

26


Shënim: MKL është matematikore në kuptimin se qëllimi i projektit është që të arrihet duke bërë shumën e rezultateve (përshkrimi i projektit dhe supozimet). Kjo është e vërtetë për çdo nivel të përshkrimit të projektit, nëse aktivitetet kryhen dhe supozimet janë të vërteta, atëherë rezultatet do të arrihen. Kjo tregon për një lidhje objektiva- rezultate-aktivitete. Kjo lidhje njihet me emrin “logjikë vertikale”.

Lidhja objektiva-rezultate-aktivitete (logjika vertikale) Lidhja midis hierarkisë se objektivave dhe asaj të supozimeve

Përshkrimi i projektit



Rezultatet

Aktivitetet

parakushtet


Burimet e verifikimit

Supozimet

NËSE sigurohen inpute/burime të mjaftueshme, ATËHERË aktivitetet mund të ndërmerren;NËSE aktivitetet ndërmerren, ATËHERË mund të prodhohen rezultate;NËSE prodhohen rezultate, ATËHERË do të arrihet qëllimi, dheNËSE qëllimi arrihet, ATËHERË kjo duhet të kontribuojnë në drejtim të objektivit të përgjithshëm

27


Nëse kthehet në të kundërt, mund të themi se:NËSE dëshirojmë që të kontribuojmë për objektivin e përgjithshëm, ATËHERË ne duhet të arrijmë qëlliminNËSE dëshirojmë të arrijmë qëllimin, ATËHERË ne duhet të japim rezultatet e specifikuaraNËSE dëshirojmë të japim rezultate, ATËHERË aktivitetet e specifikuara duhet të zbatohen; dhe NËSE dëshirojmë të zbatojmë aktivitetet e specifikuara, ATËHERË ne duhet të ap-likojnë inputet /burimet e identifikuara.

Gjithashtu, çdo rezultat duhet të jetë arritur nga shuma e aktiviteteve të tij.Ka një logjikë horizontale e cila është lidhja mes përshkrimit të projektit, treguesve dhe burimeve të verifikimit.

Kolona e Përshkrimit të ProjektitKolona e përshkrimit të projektit përbëhet nga 4 nivele: objektivat e përgjithshme, qëllimi i i projektit, rezultatet dhe aktivitetet.

Lidhja mes përshkrimit të projektit , treguesve dhe burimeve të identifikimit (Logjika Horizontale)




Rezultatet

Aktivitetet



Supozimet

28


Lidhur me objektivin e gjerë sektorial ose kombëtar ku projekti do kontribojë


Fluksi i vazhdueshëm i përfitimeve për grupet e synuara (apo target) të projektit


Të mirat dhe shërbimet e prodhuara nga projektiRezultatet

Ajo çfarë bën projekti për të prodhuar rezultate (plani i punës/detyrat)

Aktivitetet

Si Plotësohet “MKL”?Plotësimi i MKL në mënyrë ideale duhet të ndërmerret gjatë një veprimtarie në grup me pjesëmarrje

Matrica e Kuadrit Logjik – Rend i i përgjithshëm në përmbushje




Rezultatet

Aktivitetet

parakushtet



Supozimet

kostotmjetet

29


Hapi 1: Përcaktimi i Objektivave të PërgjithshëmZakonisht të paktën një nga këto objektiva gjendet në pemën e objektivave. Pyetja për t’iu përgjigjur këtu është nëse qëllimi i projektit është arritur, cilët do të jenë kontributet e pjesshme më të gjera që do të japë ai për përfituesit përfundimtar dhe shoqërinë? Objektivat e përgjithshëm janë kryesisht deklaratat e zhvillimit të tilla si përmirësimi i shëndetit, integrimi ekonomik, etj

Hapi 2: Formulimi i Qëllimit të ProjektitQëllimi i vetëm i projektit nxirret nga pema e objektivave. Pyetja për t’iu përgjigjur këtu është se çfarë përfitimesh do të marrin përfituesit në qoftë se ata i përdorin rezultatet e projektit duke supozuar se supozimet janë realizuar? Kështu, duke supozuar se projekt është i suksesshëm, çfarë do t’i bëjë përfituesit të lumtur? Një qëllim projekti i formuluar mirë shpreh qartë se me çfarë ka të bëjë projekti:Fitimet bujqësore nga 10 000 familje fermerësh rriten me 15% brenda 6 vjetësh në rajonin X si rezultat i diversifikimit bujqësor i arrave shqeme. Siç mund të lexo-het ekzistojnë aspekte të ndryshme të qëllimit të projektit që përfshijnë grupin përfitues, madhësinë e grupit, përfitimet, nivelin e përfitimeve, kohën dhe zonën gjeografike.

Hapi 3: Rezultatet e formuluara Pyetja të cilës duhet t’i përgjigjemi është se cilat janë shërbimet e vëna në dis-pozicion të përfituesve nga projekti. Në pemën e objektivave këto gjenden fizikisht poshtë qëllimit të projektit.Ato nën kontrollin e menaxherëve të projektit, do të jetë në përshkrimin e projektit. Nëse jo, ato do të kthehen në supozime. Rezultatet zakonisht duhet të kenë një element cilësie si legjislacioni përkatës në fuqi, fermerët të gatshëm për të diver-sifikuar.

Hapi 4: Përcaktimi i Aktiviteteve Pyetja të cilës duhet t’i përgjigjemi është se çfarë do të bëjë projekti për të arritur rezultatet? Këtoaktivitete do të jenë përzgjedhur gjatë analizës së strategjive dhe opsioneve. Ak-tivitetetmund të jenë organizimi i trajnimeve, krijimi i komiteteve drejtuese, riparimi i infra-strukturës. Ata janë tregues pasi do të jenë subjekt i rishqyrtimit të vazhdueshëm gjatë zbatimit dhe mund të ndryshohen nëse kërkohet

30


Hierarkia e objektivave

Shembull se si të shkruajmë deklarata

Objektiva të përgjithshëm:

Shëndeti në familje i përmirësuar, veçanërisht i fëmijëve nën 5vjec, dhe shëndeti i përgjithshëm i eko-sistemit lumor

Qëllimi: 1. Cilësia e ujit të lumit e përmirësuar

Rezultatet: 1.1 Vëllim i reduktuar i mbeturinave të ujit që shkar-kohen direkt në sistemin e lumit nga familjet dhe fabrikat.

1.2 Standardet e trajtimit të mbeturinave të ujit të për-caktuara dhe të zbatuara në mënyrë efektive

Aktivitetet: 1.1.1 Kryerja e studimit bazë të familjeve dhe bizneseve1.1.2 Specifikimet e plota inxhinierike për zgjerimin e

rrjetit të kanalizimit1.1.3 Përgatitja e dokumenteve të tenderit, e tenderit dhe

përzgjedhja e kontraktuesit 1.1.4 Identifikim i stimujve të përshtatshëm për fabrikat

për të përdorur teknologji të pastra. Përgatitje dhe shpërndarje e informacionit publik dhe programit të ndërgjegjësimit, etj

Hapi 5: Identifikimi i SupozimeveSupozimet mund të lidhen me shqetësime të tilla si:• Veprimet e aktorëve të tjerë të përfshirë tërthorazi në menaxhimin e projekteve• Përgjigja e grupeve të synuara për shërbimet e projektit• Koordinimi efektiv i donatorëve dhe lëvrimi në kohë i fondit• Lëvizjet e çmimeve për inputet e projektit apo të rezultateve• Ndryshimet në politikat të rëndësishme qeveritare

Supozimet janë faktorë të jashtëm që kanë potencial për të ndikuar (ose edhe për të përcaktuar)suksesin e një projekti, por qëndrojnë jashtë kontrollit të drejtpërdrejtë e menax-herëve të projektit. Ato janë përgjigjet për pyetjet se cilët faktorë të jashtëm mund të ndikojnë për zbatimin e projektit dhe qëndrueshmërinë afatgjate të përfitimeve, por janë jashtë kontrollit të menaxhimit të projektit? Çfarë mund të shkojnë keq?

31


Meqenëse supozimet janë rreziqe të shprehur si një deklaratë pozitive, realizimi i tyre duhet të jetë mjaftueshëm i mundurNë rast se ky nuk është rasti, atëherë aktivitetet duhet të shtohen si strategji zbutëse. Mundësia e tyre e realizimit do të testohet gjatë formulimit dhe do të monitorohet gjatë zbatimit.

Supozimet e testimit

Është supozimi i rëndësishëm?

Do të rezultojë i vërtetë?

Është e mundur të ridizenjohet projekti me qëllim që të ketë ndikim

në faktorin e jashtëm?

Po

Pothuajse me siguri

Ndoshta

Me shumë pak gjasa

Ridizenjoni projektin duke shtuar aktivitete dhe rezultate; riformuloni

qëllimin e projektit nëse është e mundurprojekti nuk ka fizibilet/ nuk është i realizueshëm

Të mos përfshihet në kornizën logjike

Të përfshihet si supozim

Jo

PoJo

Nëse një supozim nuk është i mundshëm dhe nëse projekti nuk mund të rimodelo-het, atëherë projekti nuk është i realizueshëm.

Hapi 6: Përcaktimi i ParakushtevePara-kushtet janë të një ose më shumë faktorë që duhet të realizohen para se pro-jekti të mund të zbatohet. Në qoftë se një para-kusht nuk është plotësuar projekti duhet të rimodelohet ose të braktiset.Usually pre-conditions relate to:

32


Zakonisht para-kushtet lidhen me:• Disponibilitetin e një linjë buxhetore për të mbuluar shpenzimet operative, pas

përfundimit të projektit• Miratimin e një ligji të ri ose rregulloreje të nevojshme për suksesin e projektit• Studime të rëndësishme për të verifikuar realitetin në terren të tilla si nëse ka

ujë mjaftueshëm.

Hapi 7: Kontrolli i Faktorëve të Qëndrueshmërisë Përvoja ka treguar se ju duhet të integroni në fazën e formulimit faktorët e të qëndrueshmërisë për të siguruar që përfitimet e përfituesve të ruhen, dhe mundë-sisht të rriten, pas përfundimit të mbështetjes financiare të donatorëve të projektit. Faktorët kryesore të mëposhtëm duhet të merren parasysh për të përmirësuar dhe për të plotësuar MKL.

• Pronësia e projektit nga të gjithë aktorët kryesorë në të gjitha fazat e ciklit të projektit duhet të sigurohet. Kjo do të thotë përfshirja e tyre, dhe në veçanti e përfituesve fundorë, në komitetin drejtues , që nga faza e identifikimit deri në formulimin për hartimin e projektit dhe gjatë zbatimit.

• Teknologjia e përshtatshme i referohet aftësisë (potenciale) të përdoruesve për të shfrytëzuar pajisjet, si dhe praninë lokale të teknikëve për riparimin dhe mirëmbajtje dhe të pjesëve të këmbimit, me kosto të përballueshme.

• Respektimi i mjedisit sjell minimizimin e ndikimit negativ të projekteve.• Marrja në konsideratë e kulturës dhe faktorëve sociale.• Integrimi gjinor në të gjitha aspektet e projektit duke siguruar që meshkujt

dhe gratë kanë qasje dhe kontroll të barabartë mbi burimet dhe përfitimet. Një buxhet gjinor duhet të merret parasysh.

• Kapacitetet institucionale dhe të menaxhimi të stafit lokal për të kryer aktiv-itetet për të mbajtur rrjedhshmërinë e përfitimeve.

• Qëndrueshmëria ekonomike dhe financiare si do të financohen kostot opera-cionale dhe investimet në të ardhmen.

• Mbështetja e nevojshme politike është në dispozicion.

Menaxherët e projektit duhet të përpiqen në mënyrë që të gjithë këta faktorë të jenë përmbushur sa më shpejt të jetë e mundshme gjatë zbatimit.

33


Hapi 8: Treguesit e ModelimitKuptimi i Treguesit Objektivisht të Verifikueshëm është që informatat e mbledhura duhet të jenë të njëjta, nëse janë mbledhur nga njerëz të ndryshëm (p.sh. nuk është e hapur ndaj opinionit/paragjykimit subjektiv të një personi). Kjo është më e lehtë të bëhet për masat sasiore se sa për ata që synojnë matjen e ndryshimit cilësor.Ata janë të formuluar duke iu përgjigjur pyetjes “Si do ta dimë nëse ajo që ka qenë e planifikuar është duke ndodhur ose ka ndodhur? Si e verifikojmë suksesin?” Treguesit duhet të jenë SMART: specifik, të matshëm, të arritshëm, relevantë dhe në temp (në kohë) (shih tabelën më poshtë).

Specifik: duke përfshirë (kur është e përshtatshme) objektiva të qarta; Matshëm: në aspektin e cilësisë dhe / ose sasisë Arritshëm: me një kosto të pranueshme at an acceptable cost; Relevant: për atë që ata duhet të masin (logjika horizontale); Në Temp: të jenë prodhuar në kohën e duhur që të jenë të dobishëm për menaxhimin e projektit

Shpesh është e nevojshme për të përcaktuar më shumë se një objektiv për çdo deklaratë. Për shembull një objekt mund të ofrojë informacion të mirë sasior, i cili duhet të plotësohet nga një tjetër objekt i fokusuar në çështjet e cilësisë. Në të njëjtën kohë, kurthi i përfshirjes në shumë objektiva duhet të shmanget. Parimi udhëheqës duhet të jetë për të mbledhur minimumin e informacionit të nevojshëm për të ndihmuar menaxherët e projektit dhe vlerësuesit të përcaktojnë nëse ob-jektivat janë arritur.

Përshkrimi i Projektit Treguesit Burimet e Verifikimit

Objektiva të Përgjithshëm:

Kushtet e jetesës së ven-

dasve janë përmirësuar

Të ardhurat nga turizmi rriten me 30%

deri në vitin 2015 ose niveli i papunë-

sisë zvogëlohet me 5% në vitin 2014

Anketimi socio-ekonomik

Raporti i Ministrisë së Eko-

nomisë

Qëllimi:

Cilësia e ujit të lumit është

përmirësuar

Niveli i ndotjes është zvogëluar me

40% në 2014

Niveli i sëmundjeve që lidhen me

ujërat e lumit bie në 80% në vitin 2013

Spitali rajonal dhe statistikat

mjekësore

Raportet e Autoritetit të Lumit

dhe Kooperativave

Rezultate:

Kontroll më i mirë i shkar-

kimit të ujërave të ndotura

nga shtëpitë dhe fabrikat

70% e ujërave të ndotur të fabrikave

dhe 80% e ujërave të ndotura shtë-

piake trajtohen në vitin 2008

Raporti i anketimit të Komu-

nave

34


Hapi 9: Identifiko Burimet e Verifikimit

Kuadri Logjik kërkon që të parashikohet se si do të mblidhen treguesit:- Me cilat metoda?- Nga kush?- Kur / sa shpesh?

Aktivitetet, burimet dhe shpenzimet e nevojshme për të mbledhur këtë informa-cion duhet të përfshihen në hartimin e projektit. Kur zgjidhen treguesit duhet të jeni të vetëdijshëm se tregues të caktuar janë më të kushtueshëm për t’u matur se sa të tjerët.

Hapi 10: Parashikoni Mjetet dhe Shpenzimet

Identifikoni mjetet njerëzore dhe fizike të nevojshme për kryerjen e aktiviteteve dhe shpenzimet e lidhura.

Seminari me Pjesëmarrje

Seminari me Pjesëmarrje është një takim në të cilin marrin pjesë të gjitha palët e interesuara, që janë kyçi i suksesit të projektit. Ky proces është një nga shtyllat më të rëndësishme të Qasjes ndaj Kuadrit Logjik. Mbledhja e të gjithë aktorëve së bashku lejon një mirëkuptim të përbashkët dhe të plotë të realitetit në terren, si

35


dhe një marrëveshje të përbashkët mbi aspektet e ndryshme të projektit.

Përfituesit përfundimtarë janë grupi i vetëm më i rëndësishëm i aktorëve kryesorë i cili duhet të jetë i përfaqësuar mirë dhe në qendër të seminarit. Pjesëmarrësit duhet të jenë të mirëinformuar, me përfaqësues të mirë të grupit të tyre dhe të kenë aftësinë për të marrë vendimet në emër të grupit të tyre.

Seminaret duhet të organizohen në të gjitha fazat e ciklit të projektit. Gjatë fazës së identifikimit, ekspertët duhet të jenë përgjithësues për të shmangur zgjedhjen e opsioneve të njëanshme, ndërsa gjatë fazës së hartimit, specialistët do të jenë të përfshirë.

Një seminar i drejtuar mirë do të moderohet nga një drejtues profesionist i cili ka përvojë si në grupin e menaxhimit dhe në metodologjinë e MCP. Ai/ajo do të jetë neutral sa i përket përmbajtjes dhe do të sigurojë një nivel të lartë, por të balancuar dhe të strukturuar bashkëveprimi ndërmjet pjesëmarrësve. Shkëmbimi do të ndihmohet nga shfaqje vizuale e prezantimeve duke përdorur për shembull METAPLAN.

Një seminar standard formulimi do të zgjasë tre ditë.

36

MANUALI “MENAXHIMI I CIKLIT TE PROJEKTIT (MCP)” PJEsA II

37


PJESA II

38


MCP- PYETJE Që LINDIN SHPESH

1. MENAXHIMI Pyetje të Përgjithshme - MCP

1.1. Çfarë është Menaxhimi i Ciklit të Projektit (MCP)?1.2. Cilat janë 6 fazat në ciklin e projektit?1.3. Cili është dallimi në mes të një menaxher projekti dhe një menaxheri të ciklit të

projektit?1.4. Cilat janë rolet / detyrat e menaxherit të ciklit të projektit?1.5 Cilat janë karakteristikat e një projekt propozim të mirë?1.6. Pse një standard format përdoret për të gjitha dokumentet në ciklin e projektit?

2. ANALIZA

2.1. Pse keni nevojë për një analizë të palëve të interesuara?2.2. Si kryhet një analizë ndaj palëve të interesuara?2.3. Pse është një analizë gjinore të rëndësishme?2.4. Si mund të përkufizojmë termin ‘problem’?2.5. Çfarë është një zgjidhje e fshehur?2.6. Cili është dallimi në mes të një analize të nevojave dhe një analize problemi?2.7. Problemet e cilit duhet të identifikohen?2.8. Pse është e rëndësishme të identifikohen shkaqet e mundshme të një problemi?2.9. Çfarë është një pemë problemesh?2.10. Çfarë është një pemë e objektivave?

2.11. Cilat janë avantazhet (dhe disavantazhet) e ndërtimit të marrëdhënies shkak-pasojë në analizimin e një (peme) problemesh?

2.12 Çfarë kuptohet me përfituesit?2.13 Çfarë kuptohet me grupet e synuara?2.14 Çfarë kuptohet me marrësit?

2.15 Çfarë kuptohet me furnizuesit?

39


3. FAZA E PROGRAMIMIT

3.1. Cilat janë karakteristikat kryesore të fazës së programimit?3.2. Çfarë lloj problemesh lindin zakonisht gjatë fazës së programimit?

4. FAZA E IDENTIFIKIMIT4.1. Cilat janë karakteristikat kryesore të fazës së identifikimit?4.2. Cilat janë vështirësi më të mëdha që lindin zakonisht gjatë fazës së identifikimit?4.3. Çfarë kuptohet me rëndësinë e një projekti?4.4. Pse faza e përgatitjes së projektit ndahet në fazën e identifikimit dhe në fazën e

formulimit?4.5. Çfarë ekspertize është më e përshtatshme për identifikimin e projekteve / pro-

grameve?

5. FAZA E FORMULIMIT

5.1. Cilat janë karakteristikat kryesore të fazës së formulimit?5.2. Çfarë nënkuptohet me fizibilitetin e një projekti?5.3. Si verifikohet fizibiliteti?5.4. Çfarë kuptohet me një studim të fizibilitetit?5.5. Çfarë është një analizë kosto-përfitim?5.6. Çfarë kuptohet me efektivitet?5.7. Çfarë nënkuptohet me qëndrueshmërinë e një projekti?5.8. Si planifikohet qëndrueshmëria?5.9. Çfarë është një vlerësim ex-ante?5.10. Si vlerësohet cilësia e një propozimi për financim?5.11. Kush duhet të marrë pjesë në një vlerësimi ex-ante?5.12. Çfarë kuptohet me ndikim?

6. MATRICA E KUADRIT LOGJIK

6.1. Çfarë është një Matricë e Kuadrit Logjik?6.2. Çfarë kuptohet me Qasjen e kornizës logjike apo me Analizën e Kuadrit Logjik (LFA)?6.3. Cilat janë pikat e forta e teknikës LFA?6.4. Cilat janë kufizimet e një seminari LFA?

40


6.5. Kur dhe në cilat rrethana mund të përdorni LFA?6.6. Pse përdorimi i LFA ndonjëherë është i detyrueshëm?6.7. Pse Kuadri Logjik ka vetëm një qëllim projekti?6.8. Cili është dallimi mes qëllimit të projektit dhe objektivave të menjëhershëm? 6.9. Çfarë lloj objektivash përfshihen në titullin e qëllimit të projektit (përkufizim)?6.10. Çfarë lloj objektivash janë objektiva të përgjithshëm?6.11. Çfarë lloj objektivash janë rezultate? 6.12. Përse ndonjëherë shihni rezultatet e vendosur nën njëri-tjetrit në një Kuadër Logjik

dhe nganjëherë në krah me njëri-tjetrin?6.13. Pse rezultatet renditen sipas rëndësisë?6.14. Çfarë janë aktivitetet?6.15. Çfarë janë treguesit objektivisht të verifikueshëm (TOV)?6.16. Çfarë nënkuptojnë Mjetet e Verifikimit (MeV)?6.17 Çfarë janë supozimet?6.18 Çfarë janë parakushtet dhe si ndryshojnë ato nga supozimet?6.19. Çfarë janë rreziqet?6.20. Si testohen kushtet në mënyrë që supozimet të mund të identifikohen?

41


PYETJA TË PËRGJITHSHME- MENAXHIMI I CKILIT TË PROJEKTIT

1.MENAXHIMI

1.1 Çfarë është Menaxhimi i Ciklit të Projektit (MCP)?Menaxhimi i Ciklit të Projektit (MCP) është një kombinim i koncepteve, teknikave, instrumenteve dhe praktikave që mundësojnë nëpunësit dhe menaxherët e ciklit të projektit për të udhëhequr projekte dhe programe të ndryshme përmes fazave të ciklit të projektit, në bazën e vendimeve të informuara. Konceptet e menaxhimit: Vlerësimi i rëndësisë, fizibilitetit dhe qëndrueshmërisë së një koncepti me anë të proceseve analitike të caktuara. Teknikat e menaxhimit: Aftësitë që mund të përdoren për të kryer menaxh-imin e ciklit të projektit në mënyrë më efikase ose efektive. Këto përfshijnë teknikën e vlerësimit për projekt propozime dhe planifikimin e projektit si-pas objektivave. Instrumentet e menaxhimit: Ndihma apo udhëzime për të mbështetur një detyrë të veçantë në menaxhimin e ciklit të projektit, p.sh. Format themelore dhe formati për Termat e Referencës.Praktikat e menaxhimit: Një grup procedurash të përdorura gjatë ciklit të ekzistencës së një projekti për të ndihmuar ata që janë përgjegjës për pl-anifikimin dhe zbatimin për të marrë vendime, p.sh. nëse të rrisin apo jo përfshirjen e përfituesve.

1.2 Cilat janë 6 fazat në ciklin e projektit?Fazat janë të programimi, identifikimi, formulimi, financimi, zbatimi dhe vlerësi-mi.

1.3 Cili është dallimi në mes të një menaxheri pro-jekti dhe një menaxheri të ciklit të projektit?Një menaxher i projektit drejton projektin duke kryer ‘ak-tivitete’ që çojnë në ‘rezultate’ gjatë fazës së implemen-timit. Menaxheri i ciklit të projektit, nga ana tjetër, siguron menaxhimin e duhur të secilës prej gjashtë fazave të ciklit të projektit duke formuluar kushtet e referencës për çdo fazë dhe duke verifikuar cilësinë e implementimit në se-cilën fazë.

42


1.4 Cilat janë rolet / detyrat e menaxherit të ciklit të projektit?Një menaxher i ciklit të projektit duhet të sigurojë se procedurat e pranuara të aplikue-shme për çdo fazë të zbatohen si duhet. Ai ose ajo inicion çdo fazë (TeR) dhe vlerëson apo vlerëson përputhjen me termat e referencës duke përdorur dokumentin e prodhuar gjatë çdo faze. Për shembull, gjatë Fazës së Identifikimit, koncepti i projektit vlerësohet në dritën e strategjisë/programit indikativ. Termat e referencës për procesin e identifikimit janë përcaktuar dhe dokumenti i identifikimit ose studimi i fizibilitetit është vlerësuar para fillimit të fazës së formulimit. Shih përmbledhjen e detyrave të menaxherit të ciklit të projektit në kapitullin e Menaxhimi i Ciklit të Projektit.

1.5 Cilat janë karakteristikat e një projekt-propozimi të mirë?Një projekt-propozim i mirë duhet të tregojë, në një numër të kufizuar faqesh (± 10), se projekti i propozuar është i rëndësishëm për përfituesit dhe për shoqërinë në përgjithësi. Ai, gjithashtu, duhet të tregojë se është i plotë dhe i realizueshëm, duke pasur parasysh rrethanat ekzistuese (rrezikun e pranuar), dhe se ai ofron një potencial të mjaftueshëm për përfitime që do të mbeten të qëndrueshme pas heqjes së përkrahjes së jashtme. Hartimi i Projektit duhet të përmblidhet në formën e një Matrice të Kuadrit Logjik.

1.6 Pse përdoret një format standard për të gjitha dokumentet në ciklin e projektit?Përdorimi i një formati standard për të gjitha dokumentet në ciklin e projektit siguron që informacioni thelbësor të verifikohet dhe përpunohet sa herë që vihet në dispozicion. Një format standard lehtëson shkrimin e dokumenteve dhe i bën ata më të lexueshëm dhe transparent për menaxherët e ciklit të projektit.

2.ANALIZA

2.1 Pse keni nevojë për një analizë të palëve të interesuara?Një analizë e palëve të interesuara është esenciale për të kuptuar interesat, pozicionet, rolet dhe përgjegjësitë e aktorëve të ndryshëm në një projekt apo program. Ajo kryesisht do të gjenerojë ide mbi fushat e problemeve të veçanta në funksionimin e disa palëve të interesuara. Si e tillë, ajo është një pikë thelbësore fillimit e analizës.

43


2.2 Si kryhet një analizë ndaj palëve të interesuara?Një analizë ndaj palëve të interesuara rendit të gjitha palët e mundshme që mund të preken, ose që ndikojnë, projektin në një mënyrë ose në një tjetër. Perceptimet e të gjitha nën-grupeve, (p.sh. fëmijët, ata me aftësi të kufizuara, punonjësit me kohë të plotë ose të pjesshme), duhet të përfshihen gjithashtu.Secili aktor i shënuar është përfshirë në një kategori të veçantë, të përcaktuar nga roli i tij në projekt. Dallimet më të rëndësishme janë ato të bëra në mes të furnizuesve dhe marrësit / përfituesve. Shembuj të FURNIZUESIT përfshijnë për shembull ‘nëpunësit doganorë’, ‘terminalet e kontejnerëve’, dhe ‘agjentët’ e marketingut. Shembuj të Mar-rësve përfshijnë p.sh. ‘Eksportuesit’, ‘klientët’, dhe ‘punëtorët’. Pjesa e fundit e analizës identifikon funksionin e çdo pale të interesuar në drejtim të asaj që ata duhet të japin për njësinë e projektit dhe çfarë ata duhet të MARRIN nga njësia e projektit. Ky hap është i rëndësishëm në drejtim të fokusimit të mendjeve të pjesëmarrësve në seminar që janë në gatishmëri për procedurën e ardhshme GOPP. Kjo procedurë ka të bëjë me identifiki-min e problemeve, sfidave, pengesave dhe shkaqeve të një pengesë ndaj marrëdhënies ndërmjet tyre me njëri-tjetrin.

2.3 Pse është një analizë gjinore e rëndësishme?Një analizë gjinore sjell një dimension të ndryshëm në tryeza pasi ajo e sheh “realitetin” nga një kënd tjetër. Perceptimet, interesat, bindjet, përvojat dhe arsyet ndryshojnë midis burrave dhe grave, dhe kjo mund të çojë në një analizë krejtësisht të ndryshme të një situate të dhënë. Dy probleme të perceptuara dhe zgjidhjet e mundshme të propozuara mund të ndryshojnë shumë. Për më tepër, një zgjidhje që është e preferuar nga një gjini mund të ndikojë negativisht ndaj gjinisë tjetër.

2.4 Si mund ta përkufizojmë termin problem?Një problem është përshkrimi i një shteti të varfër ose të një situate negative. Një problem perceptohet si real nga dikush dhe mund të shfaqet ose t’u shpjegohet të tjerëve. Personi i prekur ndjen ‘dhimbjen’ e shkak-tuar nga problemi dhe prandaj është i mo-tivuar fuqimisht që ta zgjidhë atë.

2.5 Çfarë është një zgjidhje e fshehur?Një nga vështirësitë më të shpeshta në

44


identifikimin e problemeve është se një ‘problem’ formulohet shpesh si një ‘zgjidhje e fshehur’. Kjo do të thotë se zgjidhja, e cila tashmë është vendosur, është formuluar mbi negativen dhe prandaj është e fshehur, p.sh. mungesa e .... (financimit), pa .... (trajnime), mungesa e .... (mbështetjes), nuk ka ... .. (objektet e duhura). Pranimi i këtij lloji e formulimi të problemeve fut në qark të shkurtër analizat dhe pengon problemin e vërtetë, dhe potencialisht një zgjidhje më të mirë, për ta zbuluar. Për shembull, mund të kërkohet financim për të zgjidhur produktivitetin e ulët. Produk-tiviteti i ulët, megjithatë, mund të shkaktohet nga shitjet e pakta dhe vlerës së ulët në treg, dhe një zgjidhje më e përshtatshme mund të përqëndrohet në prezantimin diversifikimin e produkteve për të rritur vlerën e tregut.

2.6 Cili është ndryshimi midis një analizë të nevojave dhe analizës së problemit?Duke folur logjikisht, një analizë e nevojave identifikon nevojat. Nevojat janë kushtet, mallrat ose shërbimet që janë të perceptuara si kërkesa themelore nga ana e grupe-ve përfituese. Këto nevoja mund të shihen si zgjidhje për problemet ekzistuese, edhe pse kjo nuk është e nënkuptuar në analizë. Është mjaft e mundshme që zgjidhja e perceptuar nuk është as e vetmja zgjidhje e as një më e mira. Një analizë e problemit identifikon problemet (reale dhe faktet ekzistuese) të hasura nga përfituesit. Fokusi i kësaj lloj analize mbi problemet ose shkaqet themelore, si zgjidhje të mundshme mund të identifikohen vetëm kur ka qartësi në këtë drejtim.

2.7 Problemet e kujt do të duhej të identifikohen?Duket të jetë mjaft e vështirë për të marrë informacion mbi mënyrën në të cilën përfituesit hasin problemet e tyre. Shpesh ata nuk janë konsultuar, pasi iniciatorët e projekteve apo programeve priren - shpesh pa dashje - të ketë në mendje zgjidhjet që gjoja plotësojnë nevojat e përfituesve. Çdo alternativëpër zgjidhjen e propozuar mund të rrezikojë propozimin e iniciatorit dhe të kërkojë kom-petencë shtesë. Për shembull, një ‘qendër trajnimi për detektivët’ nuk mund të jetë zgjid-hja më e mirë për përmirësimin e funksionimit të Shërbimit Policor. Megjithatë konsulenti propozon këtë zgjidhje, sepse ajo është një që konsulenti mund të kryejë.

2.8 Pse është e rëndësishme për të identifikuar shkaqet e mund-shme të një problemi?Duke identifikuar shkaqet e mundshme të një problemi mund të gjenerohen një sërë zgjidhjesh të mundshme. Zgjidhja e parë që njerëzit gjejnë shpesh nuk është zgjidhja më

45


e mirë për situatën e problemit.

2.9 Çfarë është një pemë e problemeve?Një pemë e problemeve është një përfaqësim vizual i lidhjeve shkakësore ndërmjet prob-lemeve të identifikuara gjatë një seminari me pjesëmarrje, ku palët e interesuara dhe kryesisht përfituesit ose përfaqësuesit e tyre janë të pranishëm. Kartat e verdha në të cilat janë shkruar problemet vendosen në një fletë letre ngjyrë kafe duke përdorur një logjikë të shkak-pasojë, shkakun që problemet vendosen më poshtë dhe i ngrenë problemet në krye. Të gjitha problemet e pemës janë të lidhura në mënyrë vizuale me shigjeta e drejtuara lart. Pasi pemë është e ndërtuar, është e mundur për të parë se cilat probleme shkaktojnë probleme të tjera. Pema e problemeve është vizioni mendor i situatës prob-lematike të grupit dhe ofron një strukturë hierarkike që shërben si bazë për të ndërtuar pemën e objektivave.

2.10 Çfarë është pema e objektivave?Pema e objektivave është një përfaqësim pamor i hierarkisë së objektivave si dhe mar-rëdhënieve përfundimtare mes tyre. Ajo është ndërtuar mbi bazën e pemës së proble-meve (ë8ë) dhe mbi riformulimin e problemeve në objektiva,dmth në situata pozitive. Kështu, lidhjet shkak-pasojë janë shndërruar në lidhje përfundimtare, objektivi i një niveli më të ulët për të arritur një objektiv të vendosur në një nivel më lart.Dikush mund të identifikojë kështu nivele të ndryshme hierarkike të objektivave dhe pikërisht nivelet e qëllimit të projektit (35), të objektivave të përgjithshme (36), të rezultat-eve (37) dhe të aktiviteteve (40). Kur pema është e plotë, është e mundur që të rigrupohen në grupe objektivat që i përkasin “familjes së objektivave” ose aftësive të njëjta.Disa nga këto grupe nuk mund të trajtohen nga projekti dhe kështu do të bëhen su-pozime. Kuadri Logjik më pas mund të ndërtohet nga pema e objektivave.2.11 Cilat janë avantazhet (dhe disavantazhet) e ndërtimit të marrd-hënieve shkak - pasojë në një (pemë) analizë të problemit?Avantazhi i ndërtimit të marrëdhënieve shkak - pasojë është që pjesëmarrësit të fitojnë një pasqyrë sa më të plotë dhe koherente të “enigmës” së realitetit të tyre, të cilën ata zakonisht e shohin në një mënyrë jo të plotë dhe / ose subjektive. Ky proces i lidh pjesë-marrësit së bashku, i ndihmon ata të kuptojnë realitetin e njëri-tjetrit më mirë dhe përfor-con angazhimin e tyre për të adresuar çështjet. Marrëdhëniet shkak-pasojë krijojnë një hierarki koherente të problemeve që në vetvete krijon mjetet me të cilat bëhet prioritizimi i problemeve.

46


2.12 Çfarë kuptohet me përfituesit?Përfituesit i referohen atyre problemeve të cilët janë trajtuar nga një projekt i veçantë zhvillimi. Përfituesit nuk duhet të ngatërrohen me stafin në zbatimin e agjencive. Vini re se në zhargonin e BE-së, përfitues do të thotë pala që ka nënshkruar kontratën për një projekt të veçantë të KE.

2.13 Çfarë kuptohet me grupet e synuara?Grupet e synuara janë aktorë ndërmjetësues të veçantë që kryejnë ‘aktivitete’ të projektit dhe ofrojnë “shërbime” të projektit për përfituesit. Roli dhe përgjegjësitë e grupeve të synuara drejtohen shpesh në kuadër të një projekti. Kjo synon të forcojë dhe mbështesë organizatat përgjegjëse për zbatimin e e “veprimtarive” të projektit.

2.14 Çfarë kuptohet me marrësit?Marrësit i referohen atyre që përfitojnë nga një projekt i veçantë. Kjo mund të përfshijë përfituesit, grupet e synuara dhe furnizuesit.

2.15 Cfarë kuptohet me furnizuesit?Furnizuesit janë institucione përgjegjëse për ofrimin e rezultateve vis à vis të përfituesit ose të grupeve të synuara.

3. FAZA E PROGRAMIMIT

3.1 Cilat janë karakteristikat kryesore të fazës së programimit?Faza e programimit përcakton sektorët dhe fushat prioritare për një potencial ndërhyrjeje në një vend të veçantë dhe gjithashtu mund të tregojë ide për projekte apo programe. Programet indikativë përqendrohen më shumë në arritjen e objektivave globalë, në sek-torë të caktuar, në aspektin makro-ekonomik dhe social.

3.2 Çfarë lloj problemesh lindin zakonisht gjatë fazës së progra-mimit?Sfida kryesore është që lidhja e qasjes më të gjerë sektoriale dhe gjeografike të fokusit të donatorit, me struktura të politikave të qeverive të marrësit ose institucioneve. Politikat shpesh diktojnë zgjedhjen e sektorit.

47


4. FAZA E IDENTIFIKIMIT

4.1 Cilat janë karakteristikat kryesore të fazës së identifikimit?Gjatë kësaj faze, rëndësia e projektit përcaktohet duke analizuar Problemet e përfituesve dhe duke formuluar objektivat përkatëse. Përfituesit dhe palët e interesuara mund të bashkohen në seminare pune të udhëhequra nga një moderator i pavarur dhe problemet dhe objektivat mund të identifikohen, diskutohen dhe prioritizohen. Një matricë elemen-tare e Kornizës Logjike është rezultat i kësaj faze. Të gjitha pyetjet e ngritura gjatë kësaj faze gjejnë përgjigje në termat e referencës të studimit të fizibilitetit. Seminare të tilla kanë një dobi shtesë të rritjes së angazhimit të agjencive zbatuese dhe përfituesve duke përfshirë ato në procesin fillestar të planifikimit .

4.2 Cilat vështirësi kryesore lindin zakonisht gjatë fazës së identifi-kimit?Një nga vështirësitë qëndron në identifikimin e përfituesve përkatës dhe në përfshirjen e tyre në procesin e planifikimit. Përfituesit mund të kenë frikë të shprehin mendimin e tyre para autoriteteve lokale, për shembull, dhe mungesa e njohurive të ndërhyrjeve të mëparshme, apo zhgënjimi nga rezultatet mund ti parandalojë ata nga pjesëmarrja në një seminar pune. Një tjetër vështirësi e madhe është se agjencitë implementuese krijojnë zgjidhje që nuk adresojnë problemet reale të përjetuara nga përfituesit

4.3 Çfarë kuptohet me rëndësinë e një projekti?Rëndësia e një projekti nënkupton masën në të cilën e objektivat e projektit adresojë shqetësimet reale dhe problemet serioze të përjetuara nga përfituesit.Rëndësia e projektit për grupet e tjera në shoqëri, qoftë rajonale apo kombëtare, mund të vlerësohet duke kontrolluar, nëse problemet e adresuara nga objektiva të përgjith-shme janë të ndonjë rëndësie nga pikëpamja e tyre. Rëndësia e projektit në shoqëri në përgjithësi mund të ndihmojë justifikimin e investimit të fondeve publike

4.4 Pse është faza e përgatitjes së projektit e ndarë në fazën e identifikimit dhe në atë të formulimit?Faza e identifikimit kryesisht kërkon pjesëmarrjen aktive të përfituesve dhe palëve të tjera të interesuara në aspektin e artikulimit dhe sqarimit të problemeve të tyre. Kështu aftësitë e nevojshme për të pasur sukses gjatë kësaj faze janë dëgjimi dhe aftësitë analitike, në vend të ekspertizës teknike.

48


Pasi rëndësia e një projekti të veçantë është krijuar, ekspertizë e veçantë teknike kërkohet gjatë fazës së formulimit për vlerësimin e fizibilitetit dhe qëndrueshmërisë së projektit. Faza e identifikimit mbledh informacion mbi gjendjen aktuale të përfituesve, ndërsa faza e formulimit kërkon informacion për zgjidhjet e mundshme teknike.

4.5 Cila ekspertizë është më e përshtatshme për identifikimin e projekteve apo programeve?Për identifikimin me sukses të projekteve, është thelbësore trajtimi i problemeve të për-fituesvemë hapur dhe në një mjedis jo të njëanshëm. Një seminar i udhëhequr nga një modera-tor i jashtëm, është shpesh një opsion i preferuar. Moderatori në thelb dëgjon, ndihmon njerëzit të kuptojnë problemet që ekzistojnë dhe i udhëzon ata në drejtim të zgjidhjeve të mundshme

5. FAZA E FORMULIMIT

5.1 Cilat janë karakteristikat kryesore të fazës së formulimit?Gjatë fazës së formulimit, është me rëndësi jetike kontrollimi nëse faza e identifikimit ka ndodhur dhe nëse po, nëse projekti është ende relevant, ose nëse koha ka kaluar dhe situata ka ndryshuar. Nëse rëndësia nuk vërtetohet, duhet të ri-krijohet. Detajet e projektit përcaktohen në bazë të një studimi fizibiliteti. Matrica e kornizës logjike më pas përfun-dohet dhe rafinohet.Në fund të kësaj faze, një vlerësim ex-ante iniciohet nga menaxheri i ciklit të projektit / zyrtari, para nënshkrimit të një marrëveshjeje financimi

5.2 Çfarë nënkuptohet me fizibilitet i një projekti?Fizibiliteti i një projekti tregon shkallën në të cilën një projekt është teknikisht, nga ana shoqërore, financiarisht, i mundshëm nga ana mjedisore dhe në çfarë mase aktivitetet, kostot, kompetencat dhe kushtet janë të mjaftueshme për të dhënë rezultate të për-fituesit. Megjithatë, një projekt mund të jetë i mundur, p.sh.spital mund të ndërtohet, por jo relevant në kuptimin që një spital nuk mund të jetë zgjidhja për një problem lidhur me shëndetin

49


5.3 Si kontrollohet fizibiliteti?Së pari, shqyrtimi i “shërbimeve” dhënë në ‘rezultatet’ do të tregojë nëse ata janë ose nuk janë mjaftueshëm të plotë për përfituesit që të nxjerrin përfitimet e artikuluar në “qëllimin e projektit”.Kjo mund të bëhet duke verifikuar se kushtet e jashtme për sukses janë identifikuar dhe kanë gjasa të përmbushen. Së dyti, ‘aktivitetet’ mund të ekzaminohen për të parë nëse ato janë të mjaftueshme për të ofruar nivelin e kërkuar të “shërbimeve” të përshkruara në ‘rezultatet’.Së fundi, agjencitë zbatuese mund të analizohen për të përcaktuar nëse ato mund të mobilizojnë burimet e nevojshme dhe ekspertizën në kohë dhe nëse ato do të jenë në gjendje për të menaxhuar procesin e shpërndarjes në mënyrë adekuate.

5.4 Çfarë kuptohet me një studim fizibiliteti?Një studimi i fizibilitetit kryhet gjatë fazës së formulimit. Pyetjet e gjeneruara nga vlerësimi i propozimit të projektit gjejnë përgjigje në termat e referencës.Studimi i fizibilitetit verifikon rëndësinë dhe testet e fizibilitetit dhe qëndrueshmërinë e ndërhyrjeve duke identifikuar rreziqet dhe pengesat.Një analizë e mjetet me të cilat mund të kapërcehen pengesat e mundshme dhe mund të minimizohet rreziku, mund të çojë në përshtatjen e planit të tanishëm nëpërmjet veprimit të ndërmjetëm për të zhvilluar zgjidhje të tjera.

5.5 Çfarë është një analizë kosto-përfituese?Një analizë kosto-përfituese është një formë e veçantë e analizës së kosto-efektivitetit, e cila krahason shpenzimet monetare dhe socio-ekonomike të ‘aktiviteteve’ të ndryshme me përfitimet e gjeneruara (dmth. ‘rezultatet’).

5.6 Cfarë kuptohet me efektivitet?Efektiviteti është shkalla në të cilën “shërbimet” e ofruara nga projekti i kanë mundësuar përfituesit për të arritur përfitimet e synuara. Vlerësimi i efektivitetit të një projekti fillon me një vlerësim të masën në të cilën përfituesit përdorin “shërbimet” e ofruara nga pro-jekti, dhe përfundon me një vlerësim të vetë përfitimeve.

5.7 Çfarë nënkuptohet me qëndrueshmëri e një projekti?Qëndrueshmëria merret me shkallën në të cilën përfitimet e projektit do të jenë vazhdi-misht në dispozicion të përfituesve pas asistencës së jashtme ose pasi projekti ka për-funduar (shih pyetjet më poshtë).

50


5.8 Si planifikohet qëndrueshmëria?Qëndrueshmëria është shkalla në të cilën përfitimet e dorëzuara nga një projekt vazhdojnë pasi asistenca e jashtme ka përfunduar. Një listë e plotë që përmban faktorët kryesorë që do të merren në konsideratë është zhvilluar; Mbështetja e poli-tikave, teknologjia e përshtatshme, mbrojtja e mjedisit, aspektet socio-kulturore, çështjet gjinore, kapaciteti institucional dhe menaxhues publike dhe privat, pronësia, arsyetimi ekonomik dhe financiar. Gjatë një sesioni të planifikimit, këta. Testi mund të çojë në përfshirjen e “veprimtarive” ose ‘rezultateve’ shtesë, apo këta faktorë mund të mbeten thjesht ‘supozime për tu monitoruar gjatë zbatimit.

5.9 Çfarë ështe\ë një vlerësim ex-ante?Një vlerësim ex-ante është vlerësimi i cilësisë së një propozim projekti/ programi para financimit. Vlerësimi kryhet në një seminar të moderuar që mbledh së bashku aktorë të ndryshëm në projekt dhe kontrollon se qasja ndaj problemeve të për-fituesve bazohet në ‘objektiva/’ aktivitete ‘ realiste.Rëndësia, fizibiliteti dhe qëndrueshmëria verifikohen gjithashtu.

5.10 Si vlerësohet cilësia e një propozimi për financim?Një propozim për financim vlerësohet duke nxjerrë problemet dhe objektivat e cak-tuara në dokument dhe duke bërë krahasimin e tyre për të parë nëse ato përpu-then me njëra- tjetrën. Teknika e vlerësimit verifikon nëse projekti ofron zgjidhjet përkatëse për problemet ekzistuese, ashtu sic përjetohen nga përfituesit, dhe nëse dizajni i intervenimit të propozuar ka potencial të mjaftueshëm në aspektin e fizibil-itetit dhe qëndrueshmërisë.

5.11 Kush duhet të marrë pjesë në një vlerësim ex-ante?Një vlerësim ex-ante projektohet për ti marrë hapur faktorët e mundshëm të rrezikut dhe pengesat e zbatimit. Kjo do të thotë se ata me këtë lloj njohurie- p.sh sektori i specialistëve dmth, zyrtarët, vlerësuesit dhe zbatuesit e projektit- duhet të marrin pjesë në vlerësimin ex ante.

5.12 Çfarë kuptohet me impakt?Impakti mund të jetë pozitiv dhe negativ, i qëllimshëm dhe i paqëllishëm. Impakti pozitiv i qëllimshëm formulohet shpesh si “objektivat e përgjithshme” të projektit. Të tre llojet e tjera të ndikimit duhet të hulumtohen. Impakti verifikohet më mirë në bashkëpunim me përfituesit dhe grupet e lidhura në shoqëri.

51


6. MATRICA E KUADRIT LOGJIK

6.1 Çfarë është Matrica e Kuadrit Logjik?Matrica e kuadrit logjik është një mjet planifikimi i orientuar vizualisht që përdor katër rreshta dhe katër shtylla. Qëllimi i projektit, rezultatet e aktiviteteve, supozimet për-katëse dhe ‘para-kushtet’ e një ndërhyrjeje janë paraqitur në kolonën e parë dhe në kolonën e katërt. Kolona 2 dhe 3 përdoren për të specifikuar objektivat e përmendura në kolonën e parë me tregues objektivisht të verifikueshëm dhe mjetet e verifikimit. Prezantimi në matrica mund të ndryshohet duke vendosur rezultatet pranë njëri-tjetrit në kolonën 1, dhe”treguesit” përkatës dhe listën e ‘aktiviteteve’ nën secilin “rezultat”.

6.2 Çfarë nënkuptohet nga Metoda e Kuadrit Logjik ose Analiza e Kuadrit Logjik (LFA)?Termi Metoda e Kuadrit Logjik apo Analiza (LFA) përdoret në mënyrë të ndryshme. Ai përbëhet, në të gjitha rastet, nga të dyja analizat dhe fazat e planifikimit. LFA e për-dorur në një situatë planifikimi është sinonim me GOPP (Goal-Oriented Project Plan-ning= projekt, planifikimi i të cilit orientohet drejt përmbushjes së qëllimit). LFA shpesh ngatërrohet me matricën e kuadrit logjik. Matrica është thjesht vizualizim ‘4 x 4’ i produktit përfundimtar

6.3 Cilat janë pikat e forta të teknikës së LFA?Forca kryesore e teknikës konsiderohet të jetë bazimi i të gjithë planifikimit në analizën e problemeve ekzistuese, ashtu siç perceptohet nga ata që në fakt duhet të merren me to. Kjo e përqendron çdo plan në të realitetin, siguron rëndësinë e tij dhe siguron që interesat e “përfituesve” të jenë shërbyer përpara atyre të “furnizuesve”.

6.4 Cilat janë kufizimet e një seminari mbi LFA?Aftësia e moderatorit dhe cilësia e Termave të Referencës përcaktojnë suksesin e një seminari mbi QKL. Komunikimi mendjehapur me individë të pranishëm në seminar- secili prej tyre përfaqëson një pikë të veçantë këndvështrimi- është një proces kom-pleks dhe kërkon një individ të fortë, të vendosur, i cili është gjithashtu fleksibël, krijues, objektiv dhe i pavarur.Keqmenaxhimi i një seminari të tillë ka të ngjarë të çojë në kaos, konflikt, zhgënjim, dhe demoralizim, dhe prandaj është i nevojshëm një person “i jashtëm” që të veprojë si një moderator profesionist. Një seminar planifikimi të QKL bën thirrje për praninë e

52


individëve të cilët jo vetëm që përfaqësojnë aktorët / përfituesit kryesorë, por sjellin me vete njohuritë thelbësore të situatave problematike. Ai gjithashtu i bën thirrje të pranishmëve që të kenë autoritet për të marrë vendime operative në emër të subjektit që ata përfaqësojnë. 6.5 Kur dhe në cilat rrethana mund të përdorni LFA (Analiza e Kuadrit Logjik/ Logical Framework Analysis)?Në parim LFA mund të përdoret për të analizuar një situatë problematike dhe për të identifikuar “Objektivat” dhe “Zgjidhjet” përkatëse pavarësisht nga rrethanat ose mje-disi. LFA mund të përdoret gjatë çdo faze të ciklit të projektit, si për të hartuar dhe për të të vlerësuar logjikën e ndërhyrjes. Gjatë fazës së zbatimit, LFA mund të përdoret për të bërë marrëveshje transparente mbi menaxhimin dhe monitorimin e projektit.

6.6 Pse është përdorimi i LFA (Analiza e Kuadrit Logjik/ Logical Framework Analysis) ndonjëherë i detyrueshëm?QKL është bërë shpesh e detyrueshme nga donatorët, sepse supozohet të ndihmojë në kryerjen e propozime të cilësisë më të lartë, duke qenë se dizajni i tyre është më i rëndësishëm për përfituesit, ata kanë gjasa të jenë më të realizueshëm dhe mundësia për qëndrueshmëri është më e madhe. Përveç kësaj, për shkak se dokumentacioni duhet të ndjekë udhëzime të mirë-projektuara, propozimet janë më të fokusuara dhe transparente, dhe administratorët munden ti vlerësojnë dhe ti menaxhojnë ato më lehtë.

6.7 Pse Kuadri Logjik ka vetëm një qëllim të projektit?Parimi i Matricës së Kuadrit Logjik është se rezultatet plus supozimet korresponduese çojnë në qëllimin e projektit. Vlera kryesore e kuadrit logjik, në kushtet e zhvillimit, është fakti se plani sipas kuadrit logjik fokusohet në “vetëm një, dhe mundësisht një grup të veçantë përfituesish”. Një qasje e tillë e fokusuar rrit efektivitetin dhe suksesin e planifikimit dhe krijon sinergjinë e nevojshme për të ndihmuar njerëzit të ndihmojnë veten e tyre për të zgjidhur situata të vështira. Hartimi i një planifikimi, pra fillon me identifikimin e përfituesve dhe përcaktimin e shërbimeve jetike për mbijetesën e tyre.

6.8 Cili është dallimi ndërmjet qëllimit të projektit dhe objektivave të menjëhershme?Zhargoni i kuadrit logjik përdor terma të ndryshme me kuptime paksa të ndryshme. ‘Objektiva të menjëhershëm’ nënkupton përfshirjen e një faktori-kohë dhe janë të dal-

53


lueshme nga ‘objektivat afatgjata’. Kuadri logjik, megjithatë, është ndërtuar mbi bazën e shkak-pasojë dhe jo në një sekuencë kohe. Një tjetër ndryshim është se “qëllimi” është formuluar nga pikëpamja e përfituesve të tyre, ndërsa ‘objektivat’ (e menjëher-shëm) mund të formulohen nga dikush tjetër (furnizuesit). Kjo mund të shpjegojë se përse ‘qëllimi i projektit’ mbahet në njëjës, kurse ‘objektivat e menjëhershme’ janë formuluar në shumës. Edhe pse ‘Objektivat e menjëhershëm’ janë menduar për të siguruar informacion për “qëllimin e projektit”, në propozime ato shpesh përshkruajnë disa objektiva që janë në fakt ‘rezultate’ ose ‘aktivitete’. 6.9 Çilat objektiva përcaktohen si qëllime të projektit?“Qëllimi i projektit” duhet të jetë një objektiv që është në dobi të qartë për përfituesit. “Qëllimi i projektit” mbulon jo vetëm furnizimin e “shërbimeve”, por edhe shfrytëzimin e “shërbimeve”. Me fjalë të tjera “qëllimi i projektit ‘duhet të shprehë qartë PSE për-fituesit KANË NEVOJË për projektin / programin. Përfituesit janë përgjegjësit e vetëm për arritjen e “qëllimit të projektit ‘dhe duhet të jenë në gjendje të përdorin ‘rezultatet’ e dorëzuara nga projekti për ta bërë këtë. Me fjalë të tjera, projekti konsiderohet të ketë përmbushur përgjegjësitë e tij sa më shpejt që ‘rezultatet’ të jenë dorëzuar. Shembuj të qëllimeve të mirë-formuluara përfshijnë për shembull ‘Performancën e përmirësuar të përfituesve “; “rritjen e të ardhurave të përfituesve”; “përfituesit e fuqizuar”.

6.10 Çfarë lloj objektivash janë objektivat e përgjithshme?“Qëllimi i projektit ‘kontribuon në “objektivat e përgjithshme”, të cilat mund të jenë të shumta.“Objektivat e përgjithshme” janë objektivat që përshkruajnë pse projekti është i rëndë-sishëm për përfituesit, fshatin, shoqërinë, rajonin, vendin, qeverinë, donatorët, etj. Këto objektiva shpesh reflektojnë politikën e qeverisë dhe/ose të donatorëve, dhe si të tilla justifikojnë angazhimin e tyre për projektin. “Objektivat e përgjithshëm” janë shpesh sinonime me deklaratat politike.

6.11 Çfarë lloj objektivash janë rezultatet?“Rezultatet” përshkruajnë objektivat në aspektin e shërbimeve, produkteve, apo dërgesave që përfituesit do të marrin nga agjencia zbatuese sipas kushteve të pro-jektit. Shembuj të rezultateve janë të “ rreziqet e reduktuara shëndetësore; “qasje të garantuar të ujit të pijshëm”, “çmimet konkurruese të garantuara”; “të drejta të tokës të siguruara”.

54


6.12 Përse ndonjëherë i shohim rezultatet e vendosura nën njëri-tjetrin në një MKL dhe nganjëherë pranë njëri- tjetrit?Struktura e Kuadrit Logjik ndërtohet nga katër rreshta me katër kolona. Në kolonën e parë, logjika e ndërhyrjes është formuluar me anë të vendosjes së”objektivave të përgjithshëm në qelizën më të lartë, “qëllimi i projektit” në qelizën më poshtë, dhe “rezultatet” në qelizën më poshtë. Qeliza e poshtme përmban “aktivitetet”.Kolonat 2 dhe 3 janë përdorur për të përcaktuar objektivat me “treguesit dhe metodat e të provuarit”. Prezantimi i objektivave në matricë mund të ndryshohet duke vendosur “rezultatet” pranë njëri-tjetrit në kolonën 1, dhe “treguesit” dhe listën e “veprimtarive” përkatëse nën secilin prej “rezultateve”

6.13 Pse rezultatet renditen sipas rëndësisë?Për sa i përket buxhetit ose burimeve njerëzore, nuk mund të jetë e mundshme për t’u marrë me secilin “rezultat”. Kjo do të thotë se “rezultatet” duhet të prioritizohen në bazë të kontributit të tyre në arritjen e “qëllimit të projektit”.

6.14 Çfarë janë aktivitetet?“Aktivitetet” në matricën e kornizës logjike janë veprime të planifikuara të kryhen nga organizata e projektit për të dhënë “rezultatet” – dmth. shërbimet e kërkuara nga për-fituesit. “Aktivitetet” janë shprehur zakonisht si një veprim.

6.15 Çfarë jane treguesit objektivisht të verifikueshëm (TOV)?Gjatë ekzekutimit të projektit, duhet të jemi në gjendje për të verifikuar nëse objektivat janë arritur dhe në çfarë mase. Duhen përcaktuar kështu, që në fazën e identifikimit, treguesit (indikatorët) për matjen e rezultateve dhe qëllimin e projektit. Treguesit e cilë-sisë kanë të bëjnë me reduktimin e problemit ekzistues të perceptuar. Treguesit janë të kualifikuar si objektivisht të verifikueshëm për shkak se ata nuk duhet të mbështeten në vlerësime të paqarta dhe subjektive.Një OVI e plotë përmban këto katër aspekte: Cilësia: një variabël që përshkruan saktësisht se çfarë do të ndryshojë ose të dorëzohet; Sasia: Sa cilësi do të ndryshohet ose të dorëzo-het; Grupi i synuar (target): nga kush ose për kë do të ndryshojë ose do të realizohet shërbimit? Koha: Kur do të ndryshojë ose kur do të realizohet shërbimi?

6.16 Çfarë kuptojmë me Mjetet e verifikimit (MOV)?Metodat e verifikimit, ose burimi i verifikimit (kolona 3 e Kuadrit Logjik) tregojnë se ku mund të merren të dhëna objektivisht të verifikueshme. Në mënyrë tipike, këto janë an-keta, pyetësorë, regjistrat spitalorë, rezultatet statistikore etj.

55


6.17 Çfarë janë supozimet?‘Supozimet “janë faktorë të rëndësishëm të jashtëm që mund të ndikojnë në përparimin apo suksesin e projektit, por mbi të cilat menaxhimi i projektit nuk ka kontroll të drejt-përdrejtë. “Supozimet” duhet të identifikohen në nivelet e “ aktiviteteve’, ‘rezultatet’ dhe ‘qëllimin e projektit”. “Supozimet” duhet të formulohen si inpute pozitive dhe duhet të të monitorohen nga afër, pasi ato janë kritike për suksesin e projektit / programit. Vështirësia qëndron në vënien në dispozicion të ekspertizës lidhur me supozimin gjatë ciklit të jetës së projektit.

6.18 Çfarë janë parakushtet dhe si ato ndryshojnë nga supozimet?‘Parakushtet’ janë ‘supozime’ të cilat duhet të arrihen para se projektit të mund të fillojë.

6.19 Çfarë janë rreziqet?Rreziqet janë të formuluara zakonisht si supozime negative dhe janë identifikuar në një situatë tëku një planifikim (‘ëndërr’) për të krijuar përmirësimin e gjendjes në të ardhmentestohet për fizibilitet. Vlerësimi i rreziqeve ka për qëllim krijimin eaktiviteteve shtesë për të minimizuar ose shmangur pasojat e faktorëve të rrezikut.

6.20 Si testohen kushtet në mënyrë që supozimet të mund të iden-tifikohen?Nga një këndvështrim teknik ndërhyrja nuk është e mundshme derisa autoritetet politike të gjejnë një zgjidhje për të arritur “supozimin” apo transformuar atë në një “supozim” të pranueshëm. Riformuloni “qëllimin e projektit”, nëse është e nevojshme.


Documents

CIKLI I MENAXHIMIT TË PROJEKTIT