EL CIRCUITO INTERNO DE LA CORRESPONDENCIA

COMERCIAL

TEMA 7

RECEPCIÓN DEL CORREO

• Registro de entrada de correspondencia

• Registro de salida de correspondencia

• Entrada de fax

• Salida de fax

• Correo electrónico

De entrada... De salida...

RECEPCIÓN DEL CORREO (esquema)

Recibimos la correspondencia

Seleccionamos, abrimos y comprobamos el contenido

de la correspondencia

Registramos en el libro de entrada de correspondencia

REGISTRO DE ENTRADA DE CORREO

• Número de orden

• Fecha

• Remitente

• Clase de documento

• Anexos

• Extracto de su contenido

• Departamento que recibe la comunicación

RAYADO PARA REGISTRO DE ENTRADA DE CORREO

Nº de orden

Fecha Remitente Clase Anexos Extracto de su contenido

Departamento que recibe la

comunicación

Número de orden

correlativo

Fecha de recepción del documento

registrado

Nombre, razón social y localidad de quien envía el documento

Clase de documento

recibido

Indicaremos si la carta viene

acompañada de otro documento

Motivo de la comunicación

Nombre del departamento destinatario

REGISTRO DE SALIDA DE CORREO

• Número de orden• Fecha• Destinatario• Clase de documento• Anexos• Observaciones

PROCESO DE SALIDA DE CORREO

Recogemos el correo a enviar

Comprobamos si está firmada y le

acompañan los anexos que figuran en la

misma.

Efectuamos las copias necesarias, registramos y

franqueamos

Entregamos o depositamos en la

empresa de mensajería

RAYADO PARA REGISTRO DE SALIDA DE CORREO

Nº de orden

Fecha Destinatario Clase Anexos Observaciones

Número de orden

correlativo a la salida

Fecha de salida

Nombre o razón social a quien se envía el

documento y localidad

Clase de documento

enviado

Especificaremos si la carta va acompañada de

algún documento

Indicaremos si la carta es certificada,

urgente...

REGISTRO DE ENTRADA DE FAX

• Anotaremos todos aquellos fax que reciba la empresa, así como un pequeño resumen de su contenido y departamento que lo recibe.

RAYADO PARA REGISTRO DE ENTRADA DE FAX

Fecha Nº de orden

Remitente

Resumen del

contenidoDepartamento que lo recibe

Firma de la persona que

lo recibeDía Hora

LIBRO REGISTRO DE SALIDA DE FAX

• En este libro anotaremos la fecha, la hora de envío, el

destinatario, un pequeño resumen de

su contenido y el departamento que lo

envía.

RAYADO PARA REGISTRO DE SALIDA DE FAX

Fecha Nº de orden

Destinatario

Resumen del

contenidoDepartamento que lo envía

Día Hora

REGISTRO DEL CORREO ELECTRÓNICO

• Al recibir el correo electrónico, lo primero que debemos hacer es realizar una primera clasificación y eliminar toda la información que no sea importante.

CIRCULACIÓN INTERNA DEL CORREO

• PEQUEÑA-MEDIANA

La persona encargada de recibir el correo será la responsable de abrir la correspondencia, registrarla, hacer las copias necesarias...

• GRANDES

Suelen disponer de una o varias personas encargadas del despacho del correo y cuentan con sistemas mecánicos.

EL ORDENANZA

Para que las funciones desempeñadas en una gran empresa resulten eficaces se deben tener en cuenta:

• Definir los recorridos

• Visitar los puestos de trabajo definidos

• Evitar efectuar recados innecesarios

• Cada punto del recorrido deberá tener al menos dos bandejas portapapeles.

• Clasificar la correspondencia según su destinatario

• Preferencia a las entregas urgentes

SERVICIOS PRESTADOS A LAS EMPRESAS EN LOS

CIRCUITOS DE MENSAJERÍA

A) SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO

PÚBLICO

BÁSICOS

PAQUETERÍA FINANCIEROS

URGENTES

TELECOMUNICACIÓN

CARTAS TARJETAS POSTALES

POSTALEXPRES

NACIONAL

POSTAL EXPRES

INTERNACIONAL

CORREOURGENTE

INTERNACIONAL

CARTAURGENTE

SERVICIO DEVALIJAS

PAQUETE AZUL

PAQUETE POSTAL

INTERNACIONAL

GIRONACIONAL

GIRO INTERNACIONAL

TELEGRAMAS

DINERO EN

MINUTOS

BUROFAX TELÉX

B) SERVICIOS DEL SECTOR PRIVADO

PRIVADO

SERVICIONACIONAL

SERVICIOINTERNACIONAL

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

FIN