CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BAIK

Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat dan padat, laras bahasanya bersifat formal- menggunakan kata dan ungkapan bahasa rasmi. Misalnya : BETUL : memandangkan bahawa ............ maka.......SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebab

BETUL: berbangkit daripada ........... SALAH : oleh itu

BETUL : beliau berpendapat .......... SALAH : beliau berfikir ..........

BETUL : beliau atau mereka SALAH : saya, kita, anda atau saudara....

Semasa menulis minit mesyuarat, ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan anggota mesyuarat.

Misalnya: Mesyuarat bersetuju

menerima ................... Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa

……….

Gaya bahasa berbentuk ungkapan- kata- kata tertentu yang dijadikan ungkapan khusus seperti : Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti tanpa sebarang pindaan.

Contohnya : a. Jawatankuasa kecil

penganugerahan...................... telah mengesahkan minit mesyuarat yang telah diadakan pada........................tanpa sebarang pindaan

b. Minit mesyuarat yang diadakan pada ……………….telah disahkan tanpa sebarang pindaan

Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti dengan pindaan.

Contohnya : a). Lembaga pentadbir telah

mengesahkan minit mesyuarat yang diadakan pada ………………dengan pindaan yang berikut :

i) …………………….. ii) ……………………….. iii) ……………………….

b). Minit mesyuarat yang diadakan pada ……………………… telah disahkan dengan pindaan yang berikut :

i) ………………………..ii) …………………………iii) …………………………

Ungkapan yang sering digunakan untuk melaporkan perbincangan semasa mesyuarat ialah :

Mengusulkan, Membahaskan, dibahaskan Mencadangkan, Membincangkan, dibincangkan Mengesyorkan, disyorkan

Contohnya : a). Mesyuarat mengusulkan pihak terbabit

meneliti semula tawaran yang dikemukakan semula.

b). Mesyuarat mencadangkan pihak berkenaan mengkaji hal tersebut dengan teliti

c). Mesyuarat mengesyorkan pihak berwajib melonggarkan syarat kemasukan yang ada sekarang.

Sesuatu ketetapan mesyuarat dilaporkan dengan ungkapan seperti yang berikut :

Bersetuju atau menolak Meluluskan atau tidak meluluskan Memperakukan atau tidak

memperakukan

Contohnya : a). Mesyuarat bersetuju menerima usul

yang dikemukakan b). Mesyuarat bersetuju tidak

meluluskan permohonan penduduk kampung itu

c). Mesyuarat bersetuju tidak memperakukannya kepada pihak pentadbir cadangan berkenaan

Ayat (bahasa) dalam minit mesyuarat berbentuk ayat berlapis, iaitu satu ayat utama dan ayat tambahan yang dihubungkan dengan ungkapan seperti yang berikut :

Bahawa, supaya dan yang Contohnya : a). Mesyuarat bersetuju bahawa semua

peserta yang menghadiri bengkel penulisan cerpen ini diberikan sijil penyertaan.

b). Pengerusi mengumumkan bahawa guru besar pada minggu lalu.......

Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama atau jawatan orang yang dipertanggungjawabkan perlu dicatatkan (lihat contoh minit mesyuarat).

Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat - bukan ditamatkan kerana mesyuarat akan disambung pada masa akan datang, melainkan mesyuarat itu kali yang terakhir.

Contohnya : Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.30 petang.

Pada bahagian akhir / penutup mesyuarat, dicatat nama dan jawatan orang yang menyemak minit itu, Contohnya :

Disediakan oleh Disemak oleh t.t ………………….. t.t …………………. (Nama Penuh Setiausaha) ( Nama Penuh

Pengerusi)