Claim Management - · PDF fileDie Behandlung von Claims ist Bestandteil von jedem Projekt Claim Management ... des Claim Management. Claim Strategie Zu meiner Person Claim Management

Claim Management

Dr. Wolfgang Bruns

Braunschweig, 14.04.2010

.

Integraler Bestandteil des Project Management

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Claim Management Dr. Wolfgang Bruns, Braunschweig 14.04.2010

Claim Management

Dr. Wolfgang Bruns

Motivation und Begriffe

Ausgewählte Aspekte

Rollen, Phasen und Prozesse

Zusammenfassung

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Claim Management

Dr. Wolfgang Bruns




Zusammenfasung

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Dr. Wolfgang Bruns

Siemens IT Solutions and Services IT Dienstleister mit ca. 40.000 Mitarbeitern weltweit

Dr.

Wo

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Bru

ns

Programmier-umgebung X/SDE

ERP Software ALX Comet

Community Visual Framework

Mobile Life

CCIS FüInfoSys SK

Claim Management Integraler Bestandteil des Project Management

1981 – 1987 Studium der Informatik an der TU Braunschweig

1987 -1991 Wissenschaftlicher Mitarbeiter am Institut für Programmiersprachen und Informationssysteme der TU Braunschweig

seit 1991 Mitarbeiter der Siemens AG in Paderborn

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Claim Management

Dr. Wolfgang Bruns




Zusammenfassung

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Claim: Forderung (finanzielle, terminliche oder sachliche) eines Vertragspartners infolge von Handlungen, Unterlassungen oder Abweichungen etc in Zusammenhang mit Verträgen

Claim Management:Summe aller Maßnahmen, um berechtigte eigene Forderungen durchzusetzen und unberechtigte Fremdforderungen abzuwehren

Grundsätzliche Unterscheidung zwischen:Incoming Claims: Fremdforderungen, die von Vertragspartner

eingehen (Fremd-Claim)Outgoing Claims: eigene Forderungen, die sich gegen

Vertragspartner richten (Eigen-Claim)

Vertragspartner können sein:der Kunde, Subunternehmer, Konsortialpartner

Claim Management Motivation und Begriffe

Die Behandlung von Claims ist Bestandteil von jedem Projekt

Cla

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emen

t

Gregorc, Walter; Weiner, Karl-Ludwig

Claim Management Ein Leitfaden für Projektmanager und Projektteam

Publicis PublishingISBN 978-3-89578-335-7

Claim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung

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Arten von Claims

Handlungsorientierte Forderungen:

Abnahme oder Zustimmung in der vertraglichen Frist

Unterlassung von Vertragsverletzungen wie Nutzung ohne die vertraglichen Rechte

Ansprüche oder Forderungen wegen äußerer Umstände, die nicht vom betroffenen Vertragspartner zu verantworten sind (z.B. höhere Gewalt)

Finanzielle Forderungen:Mehrkosten

Preisminderung

Schadenersatz

Vertragsstrafe

Terminliche Forderungen:Zeitverlängerung oder -verkürzung

Unterbrechung

Termineinhaltung

Sachliche Forderungen:

Erfüllungen von Lieferungen oder Beistellungen in der vereinbarten Menge und Qualität, Mängelbeseitigung

Erfüllung von Spezifikationen, Performance, Verfügbarkeit, Sicherheit oder Service Level Agreements

Forderungen zum Vertragsumfang:

nicht im Vertragsumfang enthaltene Leistungen als Vertragsänderung / Change Request zu vereinbaren


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NCC:Non Conformance Costs (NCC) sind alle Kosten, die über den kalkulatorischen Kostenansatz zur Erfüllung von vereinbarten Anforderungen hinausgehen. Sie sind Teil der Gesamtkosten und damit ergebniswirksam.

Change Request:Antrag auf Änderung des vertraglich vereinbarten Liefer- und Leistungsumfangs.

Change Order:Änderungsvertrag zu einem bestehenden Vertrag in Folge von Anpassungen und Ergänzungen des Liefer- und Leistungsumfangs.

Abgrenzung der Begriffe

Für die Behandlung von NCC und Change Requests gibt es eigene Prozesse im Project Management

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Eigenes Verschulden, nicht durchgesetzte Claims und schlecht verhandelte Change Requests führen zu Non Conformance Costs


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Abgrenzung Claim / Change Request

Claims sind Forderungen im Zusammenhang mit einer Vertragsabweichung

Geltendmachung liegt in der Verantwortung des Anspruchstellers (Beweispflicht)

Vertragliche / gesetzliche Grundlage

Beweispflicht in der Regel beim Anspruchssteller

Claim Management

Change Requests sind Anforderungen einer Vertragspartei zur Änderung des zwischen den Parteien bestehenden Vertrages

Die Partei, die eine Vertragsänderung wünscht, geht auf die andere zu

Beide Parteien einigen sich auf eine Änderung / Anpassung des Vertrags Change Order

Change Request Management


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Finanzielle Auswirkung des Claim Management

Ein erfolgreiches Claim Management ist direkt ergebniswirksam

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emen

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Pushing through

justified claims against

customers

• Increased

EBIT

w/out* with*

Countering unjustified

claims from contract

partners

Avoid

• Reduced

EBIT

w/out* with*

Pushing through

justified claims against

suppliers regarding

open services, which the

supplier must provide

Avoid

• Reduced

EBIT

w/out* with*

Claim Management aus kaufmännischer Sicht:

Geltendmachung von Ersatz von Schäden aus nicht vertragskonformer Leistung


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Claim Dreieck

Das Claim Dreieck, das Spannungsfeld bzw. Arbeitsfeld des Claim Managers

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Claim Dreieck

Sachverhalt

Durchsetzung/AbwehrAnspruchsgrundlage

SachverhaltFaktenDokumentation

AnspruchsgrundlageVerträgeGesetzeNormen

Durchsetzung/AbwehrVerhandlungMediationSchiedsgericht


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Zusammenfassung

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Projektphasen

„Sage mir, wie ein Projekt anfängt, und ich sage Dir, wie es aufhört!“

Pro

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Wird die Rolle des Claim Managers nicht mit einer eigenen Person besetzt, kann in der Sales Phase der Contract Manager und in der Delivery Phase der Project Manager diese Aufgabe wahrnehmen.


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Rollen Modell der Sales Phase

Zu meiner Person Claim ManagementC

ust

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Par

tner

Sales Solution Commercial Management

Consultants

Sales / Proposal Team

Executive

Management

Account Manager

Proposal ManagerProject Manager Candidate / Account Executive Candidate

QualityManager

Service ArchitectSales Manager

Partner Representative

CommercialManager

ContractManager

ProposalConsultant

Bid Control BoardEntrepreneur

Customer Representative

Proposal ProductionManager

Partner/Alliance Manager

DeliveryManager


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Rollen Modell der Delivery Phase

Zu meiner Person Claim Management

Sales Support Solution Commercial Management

QualityManager

Business Architect/System Architect

Client RelationsManager

PartnerProject Staff

CommercialManager

Contract Manager

CustomerProject Staff

ConfigurationManager

Partner/ Alliance Mgr

Solution Design &- Development

User Representa-tives & otherStakeholder

ProjectManager

Project OfficeProject

ResponsiblePartner Project

ManagerTeam

Leader

ProjectSponsor

Partner Management

Customer PartnerExecutive

Project Team

Entrepreneur Review Experts

Steering Committee• Project Sponsor• Project Responsible• Entrepreneur• Project ManagerChange Control Board• Project Responsible• Project ManagerProject Control Board• Entrepreneur• Project Manager• Client Relations Manager

Governance Roles

Consultants Roles::HW Specialist, SW Specialist, Application Manager, Inventory Specialist, Management Consultant, Purchasing Manager, Process Consultant, Service Consultant, Change Request Manager,Claim Manager, Risk Manager, Assignment Manager, Data Storage Manager

Service AccountManager


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AnalysisAnalysisIdentificationof changes

Identificationof changes

Change negotiation

Change negotiation

Changecontrolling

Changecontrolling

Contract

Claim Management ProcessClaim Management Process

Claim contingency

(inc. planning)

Claim contingency

(inc. planning)

Claimprocessing

Claimprocessing

Identificationof claims

Identificationof claims

Claim negotiation

Claim negotiation

Definingprocedure

Identifyingpot. changes

Change strategy

development

Change strategy

development

Change Request Management ProcessChange Request Management ProcessChangeplanningChangeplanning

Change

specificationChange

specification

Change

evaluationChange

evaluation

Claim strategy development

Claim strategy development

Monitoring claim

processing

Monitoring claim

processing

Delivery managementDelivery managementSalesSales. . .. . .

Project Mgmt

Project Mgmt

Aktivitäten des Claim Management in den verschiedenen Projektphasen


Reaktives Claim ManagementProaktives Claim Management

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Überblick über die Rollen und Verantwortlichkeiten im Claim Management Process


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Ergebnisse des Claim Management in den verschiedenen Projektphasen


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Claim Strategy DevelopmentProcess steps / activities


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Zusammenfassung

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Claim Strategie

Eine ständiger Strategiewechsel oder gar keine Strategie gefährdet den Erfolg des Claim Management.

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Zu meiner Person Claim Management

Die Strategie bestimmt die Anwendung des Claim Management im Projekt.

Die Festlegung der Strategie für die Anwendung des Claim Management in der Delivery Phase erfolgt im Rahmen des Contracting in der Sales Phase.

Mit den Strategien sind unterschiedliche Ziele verbunden.

Defensives Claimverhalten

Umfassende Prüfung von Eigen- und Fremd-Claims auf deren Berechtigung und zurückhaltende Durchsetzung / Abwehr von Forderungen

Offensives Claimverhalten

Umfassende Prüfung von Eigen- und Fremd-Claims auf deren Berechtigung und konsequente Durchsetzung / Abwehr von AnsprüchenGenerierung zusätzlichen Ergebnisbeitrags


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Vertragsarten:

Standardverträge (VOB, FIDIC)

…

Vertragsinhalte:

Rangfolge der Dokumente - Ranking of Documents

Leistungsumfang - Scope of Work

Lieferumfang - Scope of Supply

Termin- und Lieferplan

Liefertermin - Delivery Period/Date

Verzug und Fristverlängerung - Delay and Extension of Time

Preis und Preisgleitklausel - Price and Price Escalation

Zahlungsbedingungen/Fakturierung - Terms of Payment/Invoicing

Claim-Prozedere - Claim Procedure

Höhere Gewalt - Force Majeure (Acts of God)

…

Vertragsarten und Vertragsinhalte

Der Claim Manager ersetzt nicht den Juristen!

Ver

trag

Nicht nur für die Prüfung, sondern bereits fürdie Gestaltung komplexer Verträge und deren Inhalteist ein erfahrener Jurist notwendig

Zu meiner Person Claim ManagementClaim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung

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Prüfpunkte der Vertragslesung

1. Wer ist/sind der Kunde, Endkunde und Ansprechpartner, Rechnungsempfänger, Auftraggeber, interne Ansprechpartner, Berater/Consultants, Konsorten, Konsortialführer, genehmigte Lieferanten

2. Meilensteine und Terminpläne

3. Ausschlüsse und Abweichungen zur Ausschreibung

4. Gesamt- und Schnittstellenverantwortung

5. Kommunikationswege

6. Liefer- und Leistungsumfang (Kurzbeschreibung)

7. Patente, Nutzungsrechte

8. Fertigungszeichnungen, Know-how-Transfer

9. Lizenzen, kaufmännische Prüfpunkte

10. Vertragsarten und Vertragsstruktur

11. Vertragsdokumente

…

Vertragslesung

Nur wer den Vertrag kennt, kann auch Claims erkennen.

Ver

trag

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sun

g

Workshop, in dem das Delivery-Team mit den Vertragsbedingungen und Vertragspartnern vertraut gemacht wird.


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Zur Claim Dokumentation gehören:

Datum des Eintritts des Ereignisses,

Beschreibung & Begründung des Claims,

Bewertung / Kalkulation,

Nachweise, Beweise:Rechnungen, Zeugen, Fotos, Schriftwechsel,

Gutachten

Claim Dokumentation

Die Claim Dokumentation muss gerichtsfest (beweissicher) sein

Cla

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men

tati

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Die Claimdokumentation enthält die möglichst vollständige Beschreibung eines Claims (u.a. Anspruchsgrundlagen, Vertragsgrundlagen, Beweismittel, Rechtslage, finanzielle Bewertung).


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Claim Register und Claim Status

Auf Basis des Claim Registers wird am Ende des Projektes die Claim Bilanz erstellt

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egis

ter

Das Claim Register enthält alle Claims mit

Claim Identifikation,

Claim Status,

Claim Bewertung,

Claim Dokumentation,

Aktivitäten und

Claim Owner

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Abweichung des IST von Soll Zustand / Sachverhalt wird erfasst und als Claim dokumentieren

Claim Ereignis ist eingetretenProjektleiter / Claim-Manager wird über Claim- Ereignis informiert Claim verdächtige Sachverhalte werden im Claim-Register festgehaltenHinweis: Um Fristen zu wahren muss ein Claim ggf. frühzeitig beim Claim-Gegner angemeldet werden.

Sachverhaltsaufarbeitung, Zusammenstellung von Beweisen und Anspruchsgrundlage des Claims (inklusive Analyse)

Claim Sachverhalt wird detailliert dokumentiert und aufgearbeitetBeweise werden gesichert (Zusammenhänge, Ursachenermittlung und Vollständigkeit der Aufarbeitung)Anspruchsgrundlage ermitteln (Vertrag / Gesetz)Abschätzung Claim Folgen:Claim-Höhe / AufwendungenAufwand-Nutzen-Verhältnis wurde geprüftTerminliche Auswirkungen Einschätzung der Erfolgsaussichten und Sicherstellung der Beweisbarkeit

• Entscheidung ob der Claim gestellt wird

Eigen-Claim ist an den Claim Verursacher gestellt / Eingang eines Fremd-Claims

Claim Schreiben / Erwiderung wurden an den Claim-Gegner verschicktEntscheidung ein Fremd-Claim abgewehrt werden sollClaim-Verhandlung werden geführtbei Nichteinigung: Eskalation an ein Steering-Board, bzw. Schlichtung, Schiedsgericht oder ein ordentliches Gericht

Die Claim-Streitigkeit ist beigelegt

Schriftliche Einigung oder Vergleich mit dem Claim-Gegner wurde erzielt Schriftliche Change Order wurde abgeschlossen Claim kann gebucht werden (ggf. Stellung einer Rechung)

Claim-Folgen: Claim ist ergebniswirksam abgeschlossen/ Erfolgskontrolle

Vollständige Zahlung oder Zahlungseingang der in der Einigung / im Vergleich festgelegten SummeKostenbilanz erstelltMitkalkulation des Claims

die Leistungen einer Changeorder wurden erbrachtdie kaufmännische Abwicklung ist abgeschlossenErgebnissicherung mittels Lessons LearnedAbschluss im Claim-Register / -Reporting dokumentiert


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Erfahrungen und Fähigkeiten des Claim Managers

Dem Claim Manager muss neben Erfahrungen und Fähigkeiten über hinreichende Kompetenzen verfügen

Cla

im

Man

ager

Der Claim Manager steuert und treibt alle im Prozess Claim Management durch-zuführenden Aufgaben bzw. führt diese selbst aus.


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Zusammenfassung

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Zusammenfassung

Aufgabe des Claim Management:

Sicherstellung des vertragsgemäßen Verhaltens aller Vertragspartner. Geltendmachung von Ersatz von Schäden aus nicht vertragskonformer Leistung. Abwehr von unberechtigte Ansprüche der anderen Vertragspartner.

Oberstes Ziel des Claim Management:

Frühzeitiges Analysieren, Aufbereiten, Dokumentieren und Verfolgen vertraglich relevanter Ansprüche um vertraglich nicht begründeten Forderungen der Vertragspartner besser begegnen und drohenden vertraglichen Abweichungen frühzeitig entgegenwirken zu können.

Claim Management bedeutet nicht:

Ungerechtfertigte Forderungen gegenüber anderen Vertragspartnern durchsetzen oder die Erfüllung gerechtfertigter Forderungen anderer Vertragspartner verweigern zu wollen.

Claim Management bedeutet die Nutzung aller Möglichkeiten, mit Eigen-Claims vertragsgemäßes Verhalten aller Vertragspartner sicherzustellen, bzw. potenziellen Fremd-Claims frühzeitig entgegenzuwirken.

Zu meiner Person Claim ManagementClaim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phase und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung

Claim ManagementIntegraler Bestandteil des Project Management

Fragen?

Dr. Wolfgang Bruns

[email protected]

Braunschweig, 14.04.2010

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!