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Qu es Excel?

Ms Excel es una herramienta ofimtica perteneciente al conjunto de

programas denominados hoja de clculo electrnica, en la cual se

puede escribir, almacenar, manipular, calcular y organizar todo tipo de

informacin numrico o de texto.

Ms Excel se encuentra dentro del paquete de herramientas o

programas ofimticos llamados Office, el programa ofimtico Excel es

la hoja de clculo electrnica ms extendida y usada a nivel global,

siendo en la actualidad la herramienta complementaria en las

diferentes especialidades, ingeniera, finanzas, matemtica, fsica o

contabilidad

Para que sirve EXCEL? Finanzas

Estadstica

La primera incursin de Microsoft con las hojas de clculo tuvo lugar en 1982, con la presentacin de Multiplan.

Versiones de Excel para Microsoft Windows

Novedades de Excel 2013

Inicio Rpido

Las plantillas realizan la mayora del trabajo de diseo y

configuracin por usted, por lo que se puede centrar en sus datos.

Al abrir Excel 2013, ver plantillas para presupuestos, calendarios,

formularios, informes. etc.

Anlisis de Datos Instantneos

La nueva herramienta Anlisis rpido permite convertir los datos en

un grfico o tabla en dos pasos o menos. Obtenga una vista previa

de los datos con formato condicional, mini grficos o grficos, y

haga que su eleccin se mantenga con solo un clic del ratn.

Novedades de Excel 2013

Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de

ojos

Relleno rpido es como un asistente de datos que termina el

trabajo por usted. Tan pronto como detecta lo que desea hacer,

Relleno rpido introduce el resto de los datos de una sola vez,

siguiendo el patrn que reconoce en los datos.

Crear un grfico adecuado para los datos

Excel recomienda los grficos ms adecuados para los datos. Elija

aquel en el que se muestren mejor las ideas que desea presentar

Novedades de Excel 2013

Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos

Introducida en Excel 2010 para filtrar datos de manera interactiva

en una tabla dinmica, la segmentacin de datos puede filtrar

datos de manera sencilla, en donde se muestra el filtro actual para

saber exactamente qu datos se estn mirando.

Un libro, una ventana

En Excel 2013 cada libro tiene dentro su propia ventana, facilitando

el trabajo en dos libros a la vez. Hace la vida ms sencilla cuando

trabaja en dos monitores.

Dos importantes funcionalidades

Administracin de datos en Excel

Referencias

Identifican una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e

indica a Excel dnde debe buscar los valores que desea utilizar en

una frmula. Puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas

en el mismo libro y de otros libros. Las referencias a celdas de otros

libros se denominan vnculos o referencias externas.

Tipos de Referencias

Referencias Relativas Referencias Absolutas Referencias Mixtas

Referencias Relativas

Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la

posicin relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a

la que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que

contiene la frmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena

la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta

automticamente.

Referencias Absolutas

Una referencia absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace

referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la

posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta

permanece invariable.

Administracin de datos en Excel

Referencias Mixtas

Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila

relativa, o viceversa. Una referencia de columna absoluta adopta la

forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la

forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene

la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta

permanece invariable Por ejemplo, si se copia o rellena una

referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

Leer: Referencias Externas y Referencias en Macros

Administracin de datos en Excel

Filtros avanzados

Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros

almacenados en una tabla, seleccionar aquellos que correspondan

con algn criterio determinado por el usuario.

Excel ofrece dos formas de filtrar informacin:

- Utilizando el Filtro (autofiltro).

- Utilizando filtros avanzados.

Recordemos que:

Para un filtrado rpido, tenemos;

Filtros avanzados

Los filtros avanzados son tiles, en especial, cuando estamos

trabajando con bases de datos en Excel; y se nos requiere localizar

registros en funcin de ciertos criterios; ser necesario usar filtros

avanzados cuando los Autofiltros se nos quedan cortos relacin a los resultados requeridos.

Filtros avanzados

Para poder aplicar esta herramienta avanzada debemos saber que

adems de nuestra base de datos, necesitamos un rango de celdas a

parte en donde indicar cules son los criterios de filtro, es decir,

dos rangos:

Rango de la lista, y Rango de criterios.

Filtros avanzados

Filtros avanzados

Segmentacin de datos

Microsoft Excel 2010 incorpor segmentaciones de datos como una

nueva manera de filtrar datos de tabla dinmica. En Excel 2013,

tambin se puede crear segmentaciones de datos para filtrar sus

datos de tabla.

Segmentacin de datos

Observacin: Para cambiar el aspecto de las segmentaciones de

datos, haga clic en la segmentacin de datos para mostrar las

Herramientas de segmentacin de datos en la cinta de opciones y, a

continuacin, aplique un estilo de segmentacin de datos o cambie

la configuracin de la pestaa Opciones.

Ejemplo:

Para facilitar la administracin y el anlisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un rango de celdas en una tabla de Excel. Una tabla generalmente contiene datos relacionados en una serie de filas y columnas de hoja de clculo que tienen formato de tabla. Al usar las caractersticas de tabla, puede administrar los datos en las filas y columnas de la tabla de manera independiente de los datos de las otras filas y columnas de la hoja de clculo.).

Tablas Si an no conoces sobre tablas . Entrate aqu.

Fila de encabezado De forma predeterminada, una tabla tiene una fila de encabezado. Cada columna de la tabla tiene filtrado habilitado en la fila de encabezado para poder filtrar u ordenar los datos de la tabla rpidamente.

Filas con bandas De manera predeterminada, se ha aplicado sombreado o bandas a las filas de una tabla para distinguir mejor los datos.

Tablas

Columnas calculadas Al especificar una frmula en una celda en una columna de tabla, puede crear una columna calculada, en cuyo caso se aplica instantneamente la frmula a las otras celdas de esa columna de la tabla..

Fila de totales Puede agregar una fila de totales a la tabla que proporcione acceso a funciones de resumen (como PROMEDIO, CONTAR o SUMAR). Aparece una lista desplegable en cada celda de la fila de totales para permitir el clculo rpido de los totales.

Tablas

Administrar datos en una tabla

Ordenar y filtrar A la fila de encabezado de una tabla se agregan automticamente listas desplegables de filtros. Puede ordenar las tablas en orden ascendente o descendente o por colores, o puede crear un criterio de ordenacin personalizado. Puede filtrar las tablas para que slo muestren los datos que satisfacen los criterios que especifique, o puede filtrar por colores.

Aplicar formato a los datos de la tabla Puede dar formato rpidamente a los datos de la tabla si aplica un estilo de tabla predefinido o personalizado. Tambin puede elegir opciones de estilos de tabla para mostrar una tabla con o sin encabezado o una fila de totales, para aplicar bandas a filas o columnas para facilitar la lectura de una tabla o para distinguir entre la primera o la ltima columna y otras columnas de la tabla.

Administrar datos en una tabla

Insertar y eliminar filas y columnas de la tabla Existen varios modos de agregar filas y columnas a una tabla. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas adyacentes a la hoja en la tabla, o insertar filas y columnas de tabla en el lugar que desee. Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario. Tambin puede quitar rpidamente filas que contengan datos duplicados de una tabla.

Usar una columna calculada Para usar una frmula que se adapte a cada fila de una tabla, puede crear una columna calculada. La columna se ampla automticamente para incluir filas adicionales de modo que la frmula se extienda inmediatamente a dichas filas.

Mostrar y calcular totales de datos de una tabla Puede hallar el total rpidamente de los datos de una tabla mostrando una fila de totales al final de la tabla y utilizando las funciones incluidas en las listas desplegables para cada una de las celdas de la fila de totales..

Modificar la estructura de la tabla

Pulsando en el icono Cambiar tamao de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posicin, as que slo podremos aumentar y disminuir filas.

Ordenar y Filtrar una tabla de datos

Estilo de Tablas

FUNCIONES LGICAS

Funcin Y:

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalan como

VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos se

evalan como FALSO.

Un uso comn de la funcin Y es expandir la utilidad de otras

funciones que realizan pruebas lgicas.

Con la funcin Y como argumento prueba_lgica de la funcin SI,

puede probar varias condiciones diferentes en lugar de slo una.

Funcin O: Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO.

O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)

Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO o FALSO, o bien deben ser matrices o referencias que contengan valores lgicos. Si un argumento de matriz o de referencia contiene texto o celdas vacas, esos valores se pasarn por alto. Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor de error #VALOR!.

FUNCIONES LGICAS

La funcin =SI( ) es una de las ms potentes que tiene Excel. Esta funcin comprueba si se cumple una condicin. Si sta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condicin no se cumple, da como resultado FALSO.

Sintaxis;

=SI(P_Lgica; Valor_si_Verdadero;Valor_si_Falso)

FUNCIN SI

Con el diseo de la funcin Si en Microsoft Excel, se han derivado

muchas otras funciones que parten de esta, tal es el caso de:

Funciones derivadas del si

Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento

criterio.

=SUMAR.SI (rango,criterio,rango_suma)

En donde;

Rango: Es el Rango de celdas que desea evaluar. Criterio: es el criterio en forma de nmero, expresin o texto,

que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los

criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas".

Rango_Suma: Son las celdas que se van a sumar.

Sumar.si

Agrega las celdas de un rango que cumpla con varios criterios.

=SUMAR.SI.CONJUNTO

(rango_suma,rango_criterios1,criterios1,rango_criterios2,criterios2,...)

En donde;

RANGO_SUMA: Una o ms celdas para sumar, incluidos nmeros o nombres, rangos o referencias de celda que contengan nmeros. Se

omiten los valores en blanco o de texto.

RANGO_CRITERIOS1: El primer rango en el que se evalan los criterios asociados.

CRITERIOS1: Los criterios en forma de nmero, expresin, referencia de celda o texto que define qu celdas del argumento rango_criterios1 se

agregarn.

RANGO_CRITERIOS2, CRITERIOS2 Rangos adicionales y sus criterios asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios.

Sumar.si.conjunto

Cuenta el nmero de celdas dentro de un rango que cumplen un solo

criterio especificado por el usuario. Por ejemplo, suponga que tiene una

hoja de clculo que contiene una lista de tareas en la columna A y el primer

nombre de la persona asignada a cada tarea en la columna B. Puede usar

la funcin CONTAR.SI para contar cuntas veces aparece el nombre de

una persona en la columna B y, de esa forma, determinar cuntas tareas

tiene asignadas.

=CONTAR.SI(rango,criterios)

En donde;

Rango: Una o ms celdas que se van a contar, incluidos nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en

blanco y los de texto no se tienen en cuenta.

Criterio: es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios

pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas".

Contar.si

Aplica criterios a las celdas en varios rangos y cuenta cuntas veces se

cumplen dichos criterios.

=CONTAR.SI.CONJUNTO

(rango_criterio1,criterio1,rango_criterio2,criterio2,...)

En donde;

RANGO_CRITERIOS1: El primer rango en el que se evalan los

criterios asociados.

CRITERIOS1: Los criterios en forma de nmero, expresin, referencia

de celda o texto que define qu celdas del argumento rango_criterios1

se agregarn.

RANGO_CRITERIOS2, CRITERIOS2 Rangos adicionales y sus

criterios asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios.

Contar.si.conjunto

=HOY()

=AO(nm_de_series)

=MES(nm_de_series)

=DIA(nm_de_series)

=Entero(nmero)

=Truncar(nmero, nm_decimales)

=Fechanumero(texto_de_fecha)

=Valor(texto)

=Valor (Texto)

=Largo(Texto)

=Izquierda(texto, nmero de caracteres)

=Derecha(texto, nmero de caracteres)

=Extrae(texto, posicin inicial, nm_caracteres)

Otras funciones Debes manejar

El formato condicional sirve para Excel dependiendo del valor de la celda, se aplique un formato especial o no sobre dicha celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc. Mediante la aplicacin de formato condicional a los datos, es posible identificar rpidamente varianzas en un intervalo de valores con solo echar un vistazo.

Cmo?

Seleccione los datos a los cuales desea aplicar un formato condicional.

En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional

Seleccione la condicin o regla a ser aplicada en

la celda

6 diferentes reglas